Communicatieplan Certificering van de CO2-prestatieladder en CO2-reductie
Auteur: L. Dams Datum: mei 2013
1
1. Introductie Voor u ligt het communicatieplan in het kader van certificering van de CO2-prestatieladder en CO2reductie. Naast het hebben van een CO2-beleid en (reductie)doelstellingen op dit gebied, is het van belang om hierover te communiceren. Interne en externe communicatie over de CO2- prestatieladder en de reductiedoelstellingen worden middels dit plan vastgelegd. Het energiebeleid, mogelijkheden tot individuele bijdrage tot reductie, huidig energieverbruik en trends in het bedrijf zullen worden opgenomen in de verschillende communicatie-uitingen. De eigen website (www.armadajanse.nl/armadamobility.nl/armadarail.nl) is hierbij een belangrijk communicatiemiddel. In het communicatieplan worden de verantwoordelijkheden, de wijze van communicatie en de daarbij behorende taken uitgeschreven. Interne communicatie Open en transparante communicatie (2.C.1., 3.C.1., 3.C.2.) kan bijdragen in het bewust maken en betrekken van de medewerkers. Om de doelstellingen te kunnen behalen, is het namelijk van belang dat iedere medewerk(st)er, ongeacht zijn of haar positie in de organisatie, zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid op dit gebied. Het terugbrengen van de CO2-uitstoot is immers in het belang van iedereen. Externe communicatie Ook externe communicatie over het CO2-(reductie)beleid speelt een belangrijke rol. Door externe partijen te informeren, draagt Armada haar maatschappelijke betrokkenheid uit en neemt zij daarmee een voortrekkersrol op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) binnen haar marktsectoren. Maatschappelijke betrokkenheid kent ook een commerciĂŤle kant. Enerzijds doordat een reductie van de CO2-uitstoot (door het terugdringen van het energiegebruik) kostenbesparing kan opleveren. Anderzijds doordat een actief CO2-reductiebeleid bijdraagt aan een positief imago van Armada binnen de sectoren waarin zij werkzaam is, wat voordeel op kan leveren bij toekomstige gunningen. Dit communicatieplan (3.C.2.) is dan ook opgedeeld in twee hoofdstukken: interne en externe communicatie. Deze twee delen worden achtereenvolgens behandeld.
2. Interne communicatie 2.1. Doel en doelstellingen Het doel van de (interne)communicatie is het bewust maken van het belang van het reduceren van de CO2-emissie. Om deze reductie namelijk te realiseren, is de medewerking van de medewerkers nodig. Door communicatie worden de medewerkers geĂŻnformeerd en aangespoord om een bijdrage te leveren aan de reductie van de CO2-emissie. Een doelstelling is de medewerkers periodiek te informeren over het beleid van Armada ten aanzien van CO2-emissie en CO2-reductie. Communicatie over CO2-Prestatieladder vindt plaats op de vaste overlegmomenten (directieoverleg, managementteam-overleg, afdelingsoverleg). Tijdens deze bijeenkomsten komen zaken als doelstellingen, verbeterprojecten en voortgang aan de orde. Verder worden alle medewerkers per kwartaal geĂŻnformeerd over de stand van zaken en waar nodig worden zij aangespoord een bijdrage te leveren.
2
2.2. Situatie analyse Armada heeft duurzaamheid en CO2-reductie hoog op de agenda staan en streeft dan ook naar een duurzame manier van ondernemen. In haar ondernemingsprincipes staat het volgende beschreven: “Armada is zich bewust van de milieuaspecten van haar activiteiten en producten en de verantwoordelijkheid daarvoor. Zij zal alles doen, wat redelijkerwijs binnen haar vermogen ligt, om materiële schade en milieuschade te voorkomen”. Om dit binnen de eigen organisatie te bereiken, heeft Armada een aantal doelstellingen en acties in gang gezet om op deze manier tot CO2-reductie te komen. Dit is gedaan onder verantwoordelijkheid van de KAM/Duurzaamheids-coördinator in samenspraak met de directie. Duurzaamheid gaat het hele bedrijf aan. Het hele bedrijf zal dan ook te maken krijgen met de acties die voortvloeien uit het beleid en uit dit communicatieplan. CO2-reductie is dan ook een voortdurend proces, waarvoor blijvend bewustzijn moet ontstaan. 2.3. Knelpunten Belangrijk knelpunt bij de interne communicatie is het bereiken van alle medewerkers. Een groot deel van de medewerkers heeft een buitenfunctie en komt weinig op de kantoorlocaties. Zij beschikken inmiddels wel allemaal over een (zakelijk) e-mailadres. Medewerkers met een buitenfunctie zijn, vanwege de aard van de werkzaamheden, overdag niet altijd via de digitale communicatiekanalen bereikbaar. 2.4. Strategie Gelet op het belang van het bewust omgaan met CO2(-reductie) is het belangrijk dat het voltallige personeel van Armada hier een bijdrage aan levert. Het totale personeelsbestand zal dus moeten worden bereikt met de communicatie over CO2-reductie. Zij vormt dan ook de belangrijkste doelgroep van de interne communicatie. Onder de interne communicatie wordt ook de communicatie naar het hoofdkantoor van Andus Group verstaan. Het betreft hier bijvoorbeeld kwartaalrapportages gericht aan de hoofddirectie. 2.5. Aanpak Overeenkomstig de doelstellingen en strategie zullen alle medewerkers periodiek worden geïnformeerd over het CO2-beleid, -doelstellingen en CO2-reductie. Zij zullen op de hoogte (moeten) worden gebracht van het beleid van het bedrijf, en dan vooral voor die onderdelen die voor hen van belang zijn en waar zij invloed op hebben om de uiteindelijke doelstelling(en) te bereiken. Om CO 2reductie te realiseren, is immers de medewerking/bijdrage van alle medewerkers noodzakelijk. Milieubeleid en CO2 in het bijzonder hebben vaak een wollig imago en voor veel mensen zal het onderwerp dan ook een afstandelijk karakter hebben. Daarom is het van belang om de communicatie laagdrempelig te houden en mensen te prikkelen om een bijdrage te leveren. Naast de genoemde overlegmomenten in punt 2.1. is het wenselijk mee te gaan met bestaande communicatiemiddelen zoals onderstaand genoemd. Middelen Het streven is om zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande communicatiemiddelen. Voor interne communicatie zet Armada de volgende communicatiemiddelen in: - Werkoverleg: mondelinge communicatie, top-down - Eigen website: schriftelijke communicatie met informatief karakter - Managementrapportages: schriftelijke rapportage aan hoofddirectie Andus Group, bottum up - E-mail: schriftelijke communicatie, top-down - Interne memo’s en nieuwsbrieven: schriftelijke communicatie, top-down - Personeelsbijeenkomsten: tijdens gemeenschappelijke bijeenkomsten zoals personeelsfeesten, kerstvieringen en andere sessies voor het personeel staat het thema CO2 vast op de agenda. - Toolboxen en VGM-bijeenkomsten
3
Planning Uitgangspunt is dat de communicatie parallel loopt aan de kwartaalrapportages. Dat wil zeggen, dat de communicatiemomenten telkens volgen na het afronden van een kwartaal en de daarbij behorende rapportage. Op deze manier kan men bij elk communicatiemoment beschikken over de actuele gegevens en dus ook over de behaalde CO2-reductie.
2.6. Organisatie De volgende taken zijn vastgesteld voor de interne communicatie omtrent CO 2: Taak Opstellen reductiedoelstellingen Aanleveren informatie m.b.t. CO2-emissie Vaststellen inhoud communicatie
(eind)verantwoordelijke Directie Armada en KAM/Duurzaamheids-coördinator Duurzaamheids-coördinator & administratie Directie Armada en KAM/Duurzaamheids-coördinator (in overleg met communicatieafdeling van Andus Group)
Uitvoeren communicatie
Management assistente (in overleg met communicatieafdeling van Andus Group)
2.7. Evaluatie Per kwartaal zullen de resultaten van het communicatiebeleid worden geanalyseerd en geëvalueerd. Als blijkt dat de doelgroep niet (volledig) is bereikt, of als blijkt dat de doelstellingen niet zijn gehaald, zal worden bekeken in welke opzichten de communicatie moet worden aangepast.
3. Externe communicatie 3.1. Doel en doelstellingen Het doel van de (externe) communicatie is, evenals bij de interne communicatie, het rapporteren omtrent zaken als beleid, doelstellingen en voortgang van de reductiemaatregelen.Om deze reductie namelijk te realiseren, is niet alleen de medewerking van de medewerkers nodig, maar ook de medewerking van overige stakeholders (externe partijen) zoals opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers. De doelstelling is deze stakeholders periodiek te informeren over het beleid van Armada ten aanzien van CO2-emissie en CO2-reductie. Tenminste twee keer per jaar, bij voorkeur gelijkmatig verspreid over het jaar, zullen externe partijen worden geïnformeerd over de stand van zaken en waar nodig worden aangespoord een bijdrage te leveren. 3.2. Situatie analyse Armada heeft duurzaamheid en CO2-reductie hoog op de agenda staan en streeft dan ook naar een duurzame manier van ondernemen. In de ondernemingsprincipes staat het volgende beschreven: “Armada is zich bewust van de milieuaspecten van haar activiteiten en producten en de verantwoordelijkheid daarvoor. Zij zal alles doen, wat redelijkerwijs binnen haar vermogen ligt, om materiële schade en milieuschade te voorkomen”. Om dit binnen de eigen organisatie te bereiken, heeft Armada een aantal doelstellingen en acties in gang gezet om op deze manier tot CO2-reductie te komen. Dit is gedaan onder verantwoordelijkheid van de KAM/Duurzaamheids-coördinator in samenspraak met de directie. Duurzaamheid gaat het hele bedrijf aan. Het hele bedrijf zal dan ook te maken krijgen met de acties die voortvloeien uit het beleid en uit dit communicatieplan. CO2-reductie is dan ook een voortdurend proces, waarvoor blijvend bewustzijn moet ontstaan.
4
Externe communicatie vindt altijd in overleg met de centrale afdeling communicatie (Andus Group) plaats. Externe communicatie kan van invloed zijn op de positie en het imago van Armada en/of Andus Group. Hierbij moet gedacht worden aan (potentiële) klanten, leveranciers en overige externe partijen waarmee Armada contact heeft. 3.3. Knelpunten Belangrijk aandachtspunt bij de externe communicatie is het feit dat Armada onderdeel uitmaakt van Andus Group BV. Dit houdt in dat deze externe communicatie in overleg met de centrale afdeling communicatie verloopt. Alle externe communicatiemiddelen worden in overleg met de communicatieverantwoordelijke ontwikkeld en geproduceerd. 3.4. Strategie en doelgroepen Gelet op het belang van de CO2-reductie is het belangrijk dat dit breed wordt gedragen, zowel binnen als buiten Armada. Alleen op deze manier kan een optimale reductie worden behaald. De voornaamste doelgroepen (belanghebbenden) zijn onder meer: (potentiële)klanten, leveranciers, onderaannemers, opdrachtgevers en toezichthouders. De insteek van de externe communicatie verschilt van de interne communicatie. Waar bij de interne communicatie de focus vooral ligt op het bewustzijn/informeren van de medewerkers en het bereiken van de doelstellingen, ligt de nadruk bij de externe communicatie vooral op het benadrukken van de maatschappelijke betrokkenheid en de (voortrekkers)rol van Armada op het gebied van MVO en CO2reductie in het bijzonder. De communicatie zal dus een iets ander karakter hebben dan de interne communicatie. De boodschap zal officiëler van aard zijn en de positie van Armada op een relevante wijze presenteren. 3.5. Aanpak Overeenkomstig de doelstellingen en strategie zal Armada periodiek naar buiten treden over het CO2-beleid en CO2-reductie. In deze communicatie kan worden ingegaan op de rol van Armada of de mogelijkheden die er voor de externe partijen zijn om reductie te behalen binnen de keten. Om CO2reductie te realiseren, is immers medewerking vanuit de gehele keten wenselijk. Middelen Het streven is om zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande communicatiemiddelen. Voor externe communicatie zet Armada de volgende communicatiemiddelen in: - Eigen website: rapportage aangaande CO2-doelstellingen en reducties worden op de site geplaatst. - Banners in e-mail: middels het plaatsen van banners, in het mailverkeer met stakeholders, worden zij geattendeerd op de CO2 -ontwikkelingen. - Nieuwsbrieven/persberichten - Deelname aan vakbeurzen, congressen en/of symposia Planning Uitgangspunt is dat de communicatie parallel loopt aan de kwartaalrapportages. Dat wil zeggen, dat de communicatiemomenten telkens volgen na het afronden van een kwartaal of halfjaar en de daarbij behorende rapportage. Op deze manier kan men bij elk communicatiemoment beschikken over de actuele gegevens en dus ook over de behaalde CO2-reductie. 3.6. Organisatie De volgende taken zijn vastgesteld voor de externe communicatie omtrent CO 2: Taak Opstellen reductiedoelstellingen Aanleveren informatie m.b.t. CO2-emissie Vaststellen inhoud communicatie
(eind)verantwoordelijke Directie Armada en KAM/Duurzaamheids-coördinator Duurzaamheids-coördinator & Administratie Directie Armada en KAM/Duurzaamheids-coördinator (in overleg met communicatieafdeling van Andus Group)
Uitvoeren communicatie
Management assistente (in overleg met communicatieafdeling van Andus Group)
5
3.7. Evaluatie Per kwartaal zullen de resultaten van het communicatiebeleid worden geanalyseerd en geĂŤvalueerd. Als blijkt dat de doelgroep niet (volledig) is bereikt, of als blijkt dat de doelstellingen niet zijn gehaald, zal worden bekeken in welke opzichten de communicatie moet worden aangepast.
6