Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 1 из 15
Высылаю Положение, как договаривались Понятно, что всякие коэфициенты и т.п. нужно адаптировать под компанию. Также в орг.структуре управления проектом был РП (нач. отдела, курирующего проект) и был МП (менеджер проектного офиса). Возможно что у вас будет другая орг.структура, нужно тоже будет изменить.
Приложение № 1 к Приказу №
от
20 г.
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
20 г.
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 2 из 15
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 3 из 15
Лист согласования Должность Согласовано:
Автор:
Подпись
Дата
ФИО
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 4 из 15
Содержание ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ............................................................................................................................................... 3 1.
НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛЬ ........................................................................................................................................ 5
2.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ........................................................................................................................................ 5 2.1. 2.2. 2.3.
3.
ОБЛАСТЬ ДЕЙСТВИЯ .......................................................................................................................................... 5 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ........................................................................................................................................... 5 ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ ......................................................................................................... 5
МОТИВАЦИОННАЯ СХЕМА ............................................................................................................................. 5 3.1.
ПОРЯДОК РАСЧЕТА И УТВЕРЖДЕНИЯ ПРЕМИАЛЬНОГО ФОНДА ПРОЕКТА. ......................................................... 6
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ........................................................................................................................................................... 11 ПРИЛОЖЕНИЕ 2 ........................................................................................................................................................... 13 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ........................................................................................................................................................... 13 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ ..................................................................................................................... 15
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
1.
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 5 из 15
Назначение и цель
1.1. Целью настоящего документа является описание системы материального стимулирования сотрудников за участие в проектной деятельности. 1.2. Данное положение описывает процедуру формирования премиального фонда проекта, порядок его начисления и распределения, а так же рекомендуемые шаблоны документов. 2.
Общие положения
2.1. Область действия 2.1.1. Порядок определяет общую терминологию, устанавливает логику и включает описание основных процессов, подходов и методов стимулирования участников проектов. 2.1.2. Положение логически связано с Инструкцией по планированию проектных работ в и «Инструкцией по завершению проектных работ в . 2.2. Ответственность 2.2.1. Требования Порядка должны знать и выполнять сотрудники, реализующие проектную роль менеджера проекта. 2.2.2. Владельцем процесса является Дирекция по работе с персоналом. 2.3. Термины, определения, сокращения Проект – уникальное мероприятие, предполагающее координированное выполнение взаимосвязанных действий для достижения определенных целей в условиях временных и ресурсных ограничений. Премиальный фонд проекта (ПФП) –утвержденный плановый объем денежных средств, предназначенный для осуществления премиальных выплат участникам проекта в целях мотивации на достижение целей проекта в рамках запланированных сроков и с требуемым уровнем качества. ОПУ – отдел проектного управления (проектный офис уровня предприятия). 3.
Мотивационная схема За участие сотрудников в проектной деятельности предусмотрена система мотивации, главной целью которой является: - стимулирование руководителей проектов к повышению точности календарного планирования, а также исполнению сроков и бюджета проекта; - стимулирование участников проекта к исполнению поставленных задач точно в запланированные сроки с требуемым качеством. Система мотивации включает: - материальную мотивацию - выплата денежных премий; - моральную мотивацию – объявление благодарности на корпоративном портале компании.
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 6 из 15
Для осуществления материальной мотивации на этапе планирования проекта определяется премиальный фонд проекта, который является составляющей частью бюджета проекта. Объем премиального фонда проекта зависит от объема задач, выполняемых подразделениями и сложности задач по управлению проектом. Объем премиального фонда проекта рассчитывается Руководителем проекта в соответствии с рекомендациями, изложенными в п. 3.1. настоящего документа. 3.1. Порядок формирования годового премиального фонда по проектам компании. По результатам разработки Планов проектов по направлениям деятельности на этапе инвестиционного планирования бюджета компании руководители направлений (директора дирекций) формируют плановый бюджет премии за выполнение проектов как сумму плановых бюджетов премии за выполнение каждого из проектов. Бюджет премии за выполнение конкретного проекта определяется исходя из плановой трудоемкости работ подразделений компании в проекте, определенный в ТЭО. Плановый бюджет премии за выполнение проектов по направлению подается в отдел по развитию персонала в рамках процедуры планирования бюджета на следующий год. В случае реализации проекта в матричной структуре (при участии ОПУ), премиальный фонд по данным проектам формирует ОПУ. 3.2. Порядок расчета и утверждения премиального фонда проекта. 3.2.1. Для расчета премиального фонда менеджер проекта направляет начальникам отделов, участвующих в выполнении работ по проекту по электронной почте запрос о предоставлении данных о трудоемкостях работ, выполняемых сотрудниками отдела на проекте. В запросе указывается наименование работы, планируемый период выполнения (форма запроса в Приложении №1) 3.2.2. Начальники отделов обязаны в срок не позднее 2 рабочих дней предоставить менеджеру проекта запрашиваемую информацию в бумажном и электронном виде. 3.2.3. На основании полученных данных о трудоемкостях отделов, а так же утвержденной средней ставки оплаты труда по отделам (предоставляется отделом кадров) менеджер проекта рассчитывает плановый премиальный фонд проекта, как сумму: - стоимости работ (на основе трудоемкости и средней стоимости часа), умноженную на поправочный коэффициент сложности проекта; - стоимости работ (на основе трудоемкости и средней стоимости часа), умноженную на поправочный коэффициент затрат на реализацию функций управления проектом; - стоимости работ по взаимодействию с подрядчиками, определяемую пропорционально стоимости договоров на услуги подрядчиков (если есть). Для расчета планового премиального фонда используется следующая формула: ПФПпл=Ку*Ксл*Сработ + Кк*Cдог, где
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 7 из 15
Ку– коэффициент доли затрат на реализацию функций по управлению проектом (может варьироваться от 0,05 до 0,2). В зависимости от отраслевой специфике управления проектами доля затрат на управление проектом составляет для телекоммуникаций и ИТ около 10% от бюджета проекта (Ку=0,1). Ксл– коэффициент сложности проекта (может варьироваться от 0,1 до 0,3). Определение дано ниже в таблице. Сработ=∑(Трi*Сi), ), где Тi – суммарная трудоемкость работ отдела по проекту; Сi - средняя часовая ставка по отделу; Кк – коэффициент, учитывающий затраты на взаимодействие по Контрактам с Исполнителями. Кк=0,01-0,03 в зависимости от сложности организационной структуры (схемы) управления проектом; Cдог – суммарная стоимость контрактов на работы и услуги по проекту. Стоимость договоров на закупку оборудования, лицензий и т.п. материальные активы не учитывается. Для определения коэффициента сложности проекта используется следующая таблица (в соответствии с классификацией проектов согласно п.3.2. Положения о проектном управлении. Категория проектов Обычные (новые условия исполнения проектов, уже реализовавшихся в компании) Сложные (сложное развитие текущей функциональности, задействовано более 2х подразделений компании, привлечен подрядчик) Очень сложные (не известная функциональная область, задействовано более 3х подразделений компании, привлечено более 2 подрядчиков)
Величина коэффици ента Ксл 0,1 0,2
0,3
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 8 из 15
3.2.4. Результаты расчетов менеджер проекта оформляет в форме служебной записки и передает ее Директору дирекции по работе персоналом (шаблон в Приложении №2) для согласования и резервирования в бюджете. 3.2.5. Окончательное утверждение размера премиального фонда производится Генеральным Директором в Приказе об открытии проекта. 3.3. Порядок корректировки и выплаты премиального фонда проекта 3.3.1. Выплаты премиального фонда проекта происходит по завершении проекта (в отдельных случаях – по окончанию значимых фаз проекта). 3.3.2. Менеджер проекта корректирует сумму премиального фонда проекта в зависимости от эффективности исполнения проектных работ с точки зрения исполнения сроков. Сумма фактических выплат рассчитывается по формуле: ПФПфакт = ПФПпл*Кср*Коб*Кбд, где ПФПпл – плановая величина премиального фонда по проекту; Кср– коэффициент соблюдения сроков проекта; Коб – коэффициент соблюдения объема проекта; Кбд - коэффициент соблюдения бюджета проекта; Коэффициент исполнения сроков проекта рассчитывается как соотношение фактической продолжительности проекта и плановой продолжительности проекта. При этом в случае превышения сроков завершения проекта более чем на 20%, премиальный фонд не выплачивается. Коэффициент соблюдения сроков проекта определяется менеджером проекта: Кср= 1, если Дфакт<=Дплан Кср=6-(Дфакт/0,2*Дплан), если Дфакт<=1,2*Дплан Кср=0, если Дфакт>=1,2*Дплан где Дплан – плановая продолжительность проекта, закрепленная в приказе об открытии проекта либо в утвержденном запросе на изменение (в календарных днях); Дфакт – фактическая продолжительность проекта (в календарных днях); Коэффициент соблюдения объема проекта отражает степень выполнения Технического Задания на проект. Коэффициент соблюдения объема проекта имеет дискретные значения и определяется Куратором проекта на основе отзывов Заказчика и Пользователя результатов проекта. Коб=1 - при выполнении проекта с несущественными отклонениями от ТЗ; Коб=0.8 - при выполнении ТЗ с отклонениями, требующими дополнительных работ в будущих проектах (за рамками данного проекта). Такого рода отклонения чаще всего связаны с недостаточной проработкой ТЗ;
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 9 из 15
Коб=0.6 - при не достижении одного и более значимых для Заказчика результатов проекта (значимость оговаривается в ТЗ), но при этом Заказчик и Пользователь пользуются другими результатами проекта. Коэффициент соблюдения бюджета проекта отражает степень исполнения бюджета проекта (с учетом утвержденных запросов на изменения). Кбд= 1, если БЮДЖЕТфакт<=БЮДЖЕТплан Кбд=6 - (БЮДЖЕТфакт /0,2* БЮДЖЕТплан), если БЮДЖЕТфакт <=1,2* БЮДЖЕТплан Кбд=0, если БЮДЖЕТфакт >=1,2* БЮДЖЕТплан где БЮДЖЕТплан – плановый бюджет проекта, закрепленный в приказе об открытии проекта либо в утвержденных запросах на изменение; БЮДЖЕТфакт – фактический бюджет проекта; 3.3.3. После определения подлежащего к выплате премиального фонда менеджер проекта готовит предложения по премированию участников проекта. Расчет премиальных выплат участников проекта производится исходя из степени их вклада в проект (по оценке менеджера проекта): ПФП факт*В учi Пучi = , где В учi Вучi – степень вклада участника в результат проекта; ПФПфакт – подлежащий к выплате размер премиального фонда. При этом устанавливаются следующие ограничения: - премия менеджера проекта составляет не более 10% премиального фонда; - если расчетная премия участника проекта составляет менее 3 000 рублей, то участник поощряется объявлением благодарности и размещением на корпоративном портале, а сумма расчетной премии перераспределяется между остальными участниками проекта. 3.3.4. Подготовленные предложения по премированию менеджер проекта передает на рассмотрение управляющему комитету (при его отсутствии - Куратору проекта). Управляющий комитет (Куратор) может откорректировать как общую сумму выплачиваемой премии, так и перераспределение ее между участниками проекта. Решение Управляющего комитета о размерах премиальных выплат фиксируется менеджером проекта в протоколе совещания УК. 3.3.5. На основании утвержденных управляющим комитетом размеров выплачиваемых премий, менеджер проекта готовит служебную записку с предложением о премировании и направляет ее Директору дирекции по работе с персоналом (с приложением копии протокола совещания УК).
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 10 из 15
3.3.6. Директор дирекции по персоналу отвечает за подготовку приказа о начислении премий участникам проекта. 3.3.7. Менеджер проекта устно сообщает премированным сотрудникам размер премиальной выплаты.
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № К Приказу №
Автор: Дата утв.:
Редакция № 01 Стр. 11 из 15
Приложение 1 Форма запроса трудоемкостей по подразделениям
Директору дирекции по Название подразделения И.О. Фамилия
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА Согласование трудоемкостей по проекту сокращенное название проекта № от ДД.ММ.ГГГГ
Уважаемый Имя Отчество! В рамках придания официального статуса работам по проекту «Название проекта», в виде выпуска приказа об открытии данного проекта, прошу Вас в срок до ДД.ММ.ГГГГ г. согласовать состав, результаты и трудоемкость работ, по проекту для расчета премиального фонда. После утверждения приказа об открытии проекта данные работы необходимо будет занести в ежемесячные планы Ваших подразделений
Менеджер проекта
Исп. ФИО Тел. ХХ-ХХ
ФИО
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 12 из 15
Состав и трудоемкость работ по проекту «Название проекта» Название подразделения № Работа
1
Названии работы, в которой участвует подразделение
Результат
Период выполнения работы
Длитель ность (дни)
Плановая трудоемкость (чел/час)
Результат данной работы
ИТОГО по Название подразделения
Согласовано: Начальник отдела Название отдела
Суммарная Трудоемкость подразделения
И.О.Фамилия
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 13 из 15
Приложение 2 Шаблон СЗ на резервирование премиального фонда
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Директору по работе с персоналом
Согласование премиального фонда по проекту сокращенное название проекта № от ДД.ММ.ГГГГ
Прошу Вас выделить из бюджета премиальный фонд на проект «Название проекта» в соответствии с данными по трудозатратам, предоставленными подразделениямиисполнителями проекта и коэффициентом сложности проекта ____ в размере итоговая сумма. Сроки проекта: начало – месяц 200_, окончание – месяц 200_.
№ п/п
Работа
Наименование подразделения
1
Название проекта
2
Управление проектом
3
Взаимодействие и обеспечение работ Подрядчика (1 % от стоимости работ по договору на услуги)
Трудоемкость (чел.-час.)
Стоимость часа (руб.)
Размер премиального фонда (руб.)
1%
Итого размер премиального фонда (руб.)
Менеджер проекта
ФИО Приложение 3 Шаблон СЗ о премировании за участие в проекте
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 14 из 15
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Директору по работе с персоналом
О премировании работников по проекту
сокращенное название проекта № от ДД.ММ.ГГГГ В соответствии с Приказом № ____ от __.__.____ «Название проекта», а также в соответствии с п. 3 положения о премировании работников за производственные результаты работы по проекту и выполнение работ в сроки в соответствии с Приказом, прошу выплатить премию следующим работникам: Ф.И.О.
Сумма премии
Наименование должности
(в рублях) Итого: 1
2
3
Должность Председателя УК
ФИО
Согласовано: Должность руководителя проекта
ФИО
Менеджер проекта
ФИО.
Исп. ФИО Тел. ХХ-ХХ
Положение о премировании за участие в проектной деятельности
Приложение № 1
Автор:
Редакция № 01
К Приказу №
Дата утв.:
Стр. 15 из 15
Лист регистрации изменений № Изм.
Номера листов (страниц) измененных
замененных
новых
аннулир.
Номер экземпляра
Подпись
Дата
Срок введения изменения