Acordo de convivência No dia 17 de dezembro de 2013 realizamos o encontro da Diretoria de Relações do Trabalho e Atendimento com a participação dos Consultores, Coordenadores, Gestores e Gerentes e uma retrospectiva do ano. Encontramos nossos pares, e pudemos olhar nos olhos dos que nos ajudam a distância, apenas por e-mail, moc, telefone. Assistimos as apresentações dos gerentes, compartilhando as realizações e fazendo uma marca positiva em nós da missão cumprida, dos sucessos alcançados, de vitória. Tivemos a apresentação dos trabalhos dos grupos de Comunicação, Treinamento e Atendimento, concluindo um ciclo de atividades, e tirando aprendizados importantes para os próximos projetos. Novas posturas a adotar de comprometimento pelos componentes dos grupos. Com o objetivo de aperfeiçoar nossas atividades e como fechamento do evento, realizamos um trabalho com o apoio da Ângela Fuga da equipe da Academia, e a participação de toda a equipe de Relações Trabalhistas e Adm. RH para a construção do contrato de “Acordo de Convivência”. Como uma ferramenta dinâmica, este acordo deverá ser divulgado para todos, validado e deveremos complementá-lo sempre que necessário. Será um acordo para alinhar a conduta dos profissionais da Diretoria de Relações do Trabalho e Atendimento em todos os site do Brasil, com a mesma régua para gerir.
Ao construir, tivemos a participação dos presentes. Assim como em um brainstorming, não houve crivos de cerceamento, mas como em uma curva de aprendizado, ainda precisamos amadurecer e nos envolver mais nas construções, para que tenham mais contribuições. O contrato consta dos assuntos discutidos durante nossa reunião, e o que no consenso é esperado na postura profissional de cada um. Acreditamos que este contrato seja um projeto em desenvolvimento, em construção, e que será enriquecido continuamente. Durante a sua leitura, avalie suas possíveis contribuições e anote. Elas serão apresentadas, discutidas e inseridas na próxima revisão. 1. Metas - Um objetivo é uma meta a cumprir. Fixamos objetivos para apoiar o atingimento das metas da organização através de cada um dos empregados. Fixar objetivos com o sistema apropriado é uma forma de clarear as coisas, e ter especificado o que esperam uns dos outros. a. Smart (eSpecífico, Mensurável, Alcançável, Realista, Temporal) b. Compromisso com a estratégia da empresa/área c. Buscar Melhorias para transformar/aprimorar/Inovar d. Conhecer o direcionamento e engajar-se
2. Reuniões – Definir o que deve ser alcançado quando a reunião terminar (objetivo) e os itens que ajudarão a tornar isso possível (pauta). Envie aos participantes na convocação e durante a reunião mantenha visível a todo o momento a. Papel do condutor ou líder - Escolher uma pessoa para conduzir a reunião, de forma que organize a conversa, as ideias, registre as ações posteriores e corte conversas paralelas i. Pré-reunião 1. Cuidar da Organização ou delegar 2. Antes do início da reunião firmar as regras (Ex: desligar celulares, evitar conversas paralelas, participação ativa, saber ouvir, etc) 3. Logística a. Data e horário de início e fim - Controlar o tempo é dever de todos na reunião, quando o tempo fica visível (um cronometro) é mais fácil de conseguir manter o controle do tempo. b. Convocação com a agenda da reunião pré-definida, esta simples ação permite que os participantes se preparem
c. Ambiente com água disponível d. Equipamentos – devemos aproveitar e utilizar toda tecnologia a nosso favor, e buscar novas a desenvolver e. Fazer a reserva de sala condizente com o número de participantes (local, cadeiras, tamanho, temperatura, etc) ii. Durante 1. Manter o foco da reunião - Se não for uma reunião aonde algum trabalho deva ser feito, mas apenas discutido, não caia no erro de agir durante a reunião, além de tomar tempo acaba perdendo o foco da discussão. iii. Pós-reunião - Ao terminar a reunião enviar um e-mail aos participantes contendo: 1. Agradecimento da presença 2. Ata com definições, prazos das tarefas e responsáveis 3. Nova agenda de continuidade, caso necessário b. Papel do participante 1. Ser pontual 2. Contribuir ativamente e envolver-se nos temas abordados 3. Ter disposição e pró-atividade 4. Seguir as regras firmadas no início da reunião 5. Tomar notas 6. Cumprir prazos e ações demandadas
3. Gestão de equipes a. Timesheet i. Seguir as regras com impessoalidade e imparcialidade
ii. Alinhando com todos os líderes sempre que houver qualquer divergência ( ex: Ponte de feriados, banco de horas) iii. Conhecer e aplicar a Instrução de trabalho iv. Fazer a gestão do conhecimento para que todas as informações sejam repassadas de forma completa e uniforme 1. Taxonomia – organizar arquivos na rede (ex: V1, V2 ou data, evitar duplicidade de pastas e arquivos) 2. Divulgar os locais na rede com as informações relevantes sempre que houver mudanças b. Manutenção do clima i. Avaliação de competência (PDI) ii. Manter a Comunicação clara e respeitosa iii. Estimular a Integração das equipes iv. Estar atento ao nível de satisfação da equipe v. Fazer a Gestão de conflitos (Livro: Como chegar ao sim- Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton) vi. Ter Proximidade com equipes e pares vii. Ser Transparente viii. Fornecer Feedback 1. Baseado em fatos e dados 2. Participativo 3. Saber ouvir 4. Ter um plano de ação 5. Acompanhar o desenvolvimento do funcionário (Ex: estimular a participação em treinamento da Academia Presenciais e elearning, indicar livros, compartilhar textos, etc) link academia : http://atento.affero.com.br/atentolms/ ix. Diálogo
1. Respeito: Profissional e Pessoal, saber a diferença entre a proximidade X intimidade
4. Ética a. Tomar decisões de forma imparcial e impessoal b. Passar de um papel de vítima para protagonista c. Ter credibilidade d. Valores Atento: orgulho de pertencer e. Valores pessoais respeitados f.
Ser Humilde e verdadeiro i. Mitigar a vaidade e orgulho
5. Projetos a. O Líder do projeto precisa: i. Ter Visão sistêmica ii. Comunicação 1. Ser Assertivo 2. Ser Claro e objetivo 3. Saber Delegar – 7 Passos: a. Delegar é sempre 1:1 b. Escolher a pessoa certa
c. Definir as expectativas de autoridade d. Explicar claramente o que deve ser feito e. Estimular o feedback f.
Monitorar a execução
g. Elogiar os resultados 4. Aplicar Metodologia SMART para definir metas iii. Metodologias 1. Conhecer Brainstorming, mapa mental, 5W2H, PDCA, 5 Porquês, Ishikawa (espinha de peixe)
b. Participante i. Compromisso ii. Contribuição iii. Acompanhar