Gestão eficaz do tempo em seis passos by Ângela Santos

Gest達o Eficaz do Tempo em Seis Passos

Gestão eficaz do tempo em seis passos Introdução Gerir o tempo é algo que se torna imprescindível no nosso dia-a-dia, quer a nível pessoal, quer a nível profissional. Pretendemos com este e-book mostra em seis passos como fazer uma melhor gestão do tempo. Para melhor gerir o tempo, torna-se fundamental fazer uma constante autoanálise, percebendo o que está bem e que deve ser continuado, bem como o que tem que ser melhorado. Assim, para isto ser possível, um dos pontos de partida é a força de vontade. Este desafio torna-se ainda mais evidente quando necessitamos de lidar com diferentes situações que nos exigem uma constante adaptação, ou seja, quando precisamos de gerir o Síndrome Geral de Adaptação - o Stress! Saber gerir o tempo e o stress, deixa-nos mais seguros, confortáveis e autoconfiantes para lidarmos connosco e com os outros, quer seja em ambiente profissional, quer seja a nível pessoal.

Indíce

1º Passo: Definir claramente os objectivos 4 Recurso ao sistema SMART 4 Atingível 9 Específico 6 Mensurável 6 Realista 9 Temporal 9 2º Passo: Ter uma boa agenda 10 3º Passo: Controlar as interrupções 11 4º Passo: Delegar tarefas 12 Delegar 12 O que é delegar? 12 Plano prático de delegação 15 5º Passo: Definir prioridades 15 Matriz do tempo 16 Dar prioridade a uma tarefa 18 Equilibrar tarefas diárias 17 Pontos importantes no plano de gestão de tarefas 18 6º Passo: Preparar as reuniões 19 B Bibliografia 22 C Conclusão 20 I Introdução 2

1º Passo: Definir claramente os objectivos As nossas ações são guiadas por metas que fixamos, sendo que cada vez mais visam a obtenção de resultados. Normalmente estamos limitados a prazos estabelecidos que deverão ser cumpridos. É assim que, bem formulados, os objetivos ajudam na organização e gestão do tempo. É sabido que a gestão do tempo de um profissional difere de acordo com circunstâncias individuais. O primeiro passo será analisar o trabalho em relação ao tempo disponível para o realizar.

Recurso ao sistema SMART Este sistema, de fácil memorização, visa que a utilização de objetivos claros e concisos permite uma estrutura de trabalho que torna possíveis decisões de gestão atempadas.

Específico (Specific) Mensurável (Measurable) Atingível (Attainable) Realista (Realistic) Temporal (Timely)

Específico

Mensurável

Importa definir um percurso para o seu trabalho. Em que situação se encontra, e o que pretende atingir. Um claro entendimento sobre aquilo que está a realizar, vai ajudar a gerir o tempo. Ao definir um objetivo, não se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais detalhado for o objetivo, melhor será a sua compreensão e maior será a hipótese de ser atingido. Por exemplo, em vez de definir “aumentar as vendas em 20%”, um objetivo melhor seria “aumentar as vendas em 20% no setor A, durante os próximos 12 meses, contando com a equipa de trabalho Y, sem redução da margem de lucro, mantendo o nível de qualidade da produção e a excelência no atendimento ao cliente”. Depois de definir o objetivo, avalie se ele está completamente claro para qualquer pessoa com um conhecimento básico do projeto ou da organização.

Qualquer objetivo que não possa ser transformado claramente num número, permite a manipulação e interpretação para que os interessados o considerem atingido ou não. Assim, é importante criar um sistema de medida para os objetivos, definindo o que já se atingiu, bem como o que falta para atingir aquilo a que se propôs. Então a pergunta que se impõem é: o resultado a alcançar é mensurável? Por exemplo, “Melhorar a satisfação dos clientes da loja A em 20% em 3 meses”, parece ser um objetivo específico. No entanto, pode acontecer que a loja em questão não tenha um sistema adequado de medição da satisfação do cliente. Desta forma, o gerente da loja poderia usar qualquer variável que tivesse melhorado para considerá-la como determinante da satisfação do cliente, atingindo assim o seu objetivo. Portanto, é importante ter claramente definido o método ou sistema de medição que será usado para monitorar o objetivo.

Atingível

Realista

É importante estabelecer metas qualitativas para avaliar o próprio sucesso ou fracasso (pontos de situação). Fazer uma retrospetiva diária ou semanal, averiguando o que conseguiu atingir em relação ao período de tempo utilizado. Os objetivos devem ser ambiciosos, mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca poderão ser obtidos, causará frustração e desânimo. Ao considerar um objetivo como “atingível”, não se deve pensar somente em “possível” ou “impossível”, e sim nos diversos aspetos que o afetam. Por exemplo: A equipa de trabalho tem os conhecimentos suficientes para alcançar o objetivo? Existem meios técnicos e humanos suficientes para implementar o projeto? Na prática, as perguntas para cada objetivo serão diferentes, mas o importante aqui é entender que a meta deve considerar os diferentes aspetos que podem condicionar o alcance de cada objetivo.

Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista. Por exemplo, o objetivo “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos trabalhadores”, pode ser facilmente atingível, mas não seria realista numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e que não apresente justificação financeira para estes cortes.

Temporal Os objetivos deverão estar assentes em datas a cumprir. Podem-se categorizar tarefas-chave e criar uma agenda para ajudar a gerir o tempo: objetivos a curto prazo e objetivos a longo prazo. Considerar o fator tempo para definir um objetivo, implica não só definir claramente uma data de início e fim para o cumprimento do mesmo, mas também considerar um período que não deve ser tão curto que torne o objetivo impossível, nem tão longo que cause uma dispersão da iniciativa com o tempo. O T também pode ser “Tangible” (Tangível). Isto quer dizer que um objetivo que possa ser sentido, observado ou tocado terá maior hipótese de ser realizado.

2º Passo: Ter uma boa agenda Organizar uma agenda onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da vida, é fundamental na gestão do tempo. Esta agenda deverá estar sempre atualizada, num local de fácil acesso (agenda escrita ou em formato digital), e com uma organização de fácil interpretação para o/a utilizador/a. 10

3º Passo: Controlar as interrupções Se trabalha num gabinete, feche a porta e “isole-se”; Se desenvolve uma atividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala; Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um/a colega; Saiba dizer “não” (com amabilidade…).

4º Passo: Delegar tarefas Delegar tarefas permitirá que fique com mais tempo e que se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores.

Delegar

Autoridade

A obtenção de resultados por parte de uma chefia, depende da gestão de dois fatores: as pessoas e o tempo. Se algumas das suas funções passam por planear, organizar e avaliar o desempenho dos seus colaboradores, tendo em conta os objetivos fixados, como o conseguir, se mantiver a seu cargo tarefas rotineiras que lhe absorvem, todos os dias, uma quantidade enorme da sua energia e do seu tempo?

Poder ou direito de tomar decisões e agir de forma a viabilizar a responsabilidade conferida.

O que é delegar? É possível delegar, quando deliberadamente se confere autoridade a um/a colaborador/a para executar uma tarefa que até então era desempenhada pela chefia Para tal, é necessário ter em conta:

Responsabilidade É o trabalho delegado, a função, a tarefa. Assunção da responsabilidade envolvida. É necessário haver equilíbrio ente autoridade e responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade.

Confiança Quanto à confiança, quem delega não pode demitirse do que delegou. As chefias são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se passa nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e muito menos “demissão”!

Plano prático de delegação Existem cinco fases que um qualquer processo de delegação deve respeitar: 1. Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai receber a delegação;

5º Passo: Definir prioridades Para fazer uma boa gestão do tempo é muito importante distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante.

2. Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai delegar), da tarefa delegada; 3. Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores importantes para uma boa execução da tarefa; 4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da tarefa delegada; 5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de desenvolvimento do colaborador).

Matriz do tempo A matriz do tempo é uma ferramenta muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planear o uso do tempo com eficácia.

Matriz do tempo (www.google.pt)

No nosso dia-a-dia, torna-se essencial compreender e identificar que tipo de tarefas e atividades nos são propostas. Dependendo desta “avaliação”, vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações, procurando libertar tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não cumprido”. Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos inseri-las nos quadrantes da Matriz. Desta forma, iremos começar no quadrante I até ao IV. Uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir. A grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III

Se não respeitarmos a Matriz, podemos: R Estar a perder tempo com situações IV, antes de resolvermos as precedentes; R Sentir que tudo o que acontece à nossa volta é de quadrante I, o que também não é, naturalmente, possível!

Importante

Menos Importante

Urgente I • Crises • Projectos com prazos determinados • Actividades sob pressão externa • Resolução de problemas com clientes e de questões estratégicas • Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos • Exigência de resultados decisivos III • Interromper com frequência o trabalho para atender os outros • Actividades de efeito a curto prazo • Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte • Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros • Gastam de 50% a 70% do dia

Menos Urgente II • Prevenção de problemas, profilaxia • Prospecção de oportunidades • Fortalecimento de relacionamentos • Busca de novas formas de actuação • Planeamento

IV • Manter-se activo para parecer que trabalha • Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo • Actividades acessórias que pouco contribuem para os objectivos centrais • Visitas sociais por obrigação • Ocupam de 10% a 40% do dia

Equilibrar tarefas diárias Tarefas A: todos os dias deverá concluir algumas destas tarefas urgentes e importantes; Tarefas B: constituem a maior parte do seu trabalho, sendo urgentes ou importantes; Tarefas C: estas tarefas não são urgentes e só devem ser feitas, quando houver tempo.

Dar prioridade a uma tarefa Prioridade de Tarefas (www.google.pt)

Pontos importantes no plano de gestão de tarefas

R Figurar no plano tempos fortes e tempos de respirar, reduzindo ao máximo os tempos de pressão; Prever compromissos e obrigações fixas (curto, médio e longo prazo);

R Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;

R Reservar tempo para reflexão e trabalho solitário;

R Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir;

R Utilizar grelhas de fácil leitura (pode usar símbolos e cores);

R Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.

R Rentabilizar espaços entre acontecimentos;

6º Passo: Preparar as reuniões As reuniões de trabalho devem ser preparadas de modo a que o tempo afeto à sua realização seja produtivo. Assim, existem alguns passos importantes a considerar: Definir os objetivos da reunião; Elaborar uma lista de assuntos através da técnica

ABC, isto é, categorizar os assuntos. Os assuntos de categoria “A- deve tratar”, a seguir os “B - devia tratar” e por fim os “C - podia tratar”; Identificar os participantes; Definir o local, data e horário da reunião; Convocar os participantes, facultando toda a informação importante para a reunião, nomeadamente os assuntos a tratar, a data, hora, local e documentos necessários, se aplicável. Deve igualmente pedir a confirmação da participação na reunião; Deverá preparar a documentação, a sala e os equipamentos antes da reunião.

Conclusão O tempo tem uma dimensão objetiva e subjetiva. Existem vários fatores pessoais que condicionam estas perceções. Importa percebermos como estamos a distribuir o nosso tempo disponível nas nossas vidas e que consequências isso nos traz. Para lidarmos com o tempo, precisamos identificar as tarefas com que somos confrontados no dia-a-dia, de forma a criarmos um plano de ação.

“Não tenha pressa, mas também não perca tempo”

José Saramago

Bibliografia Adaptado do “Manual de Apoio ao Curso de Gestão do Tempo, Stress e Organização do Trabalho” da ZONAVERDE, elaborado por Dr. Tiago Mogadouro de Sousa Aguiar, 2012; tabelas retiradas das imagens do Google, em www.google.pt

Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Gestão do Tempo, Stress e Organização do Trabalho e-Learning. Consulte esta e outras ofertas formativas em www. zonaverde.pt

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