Alfresco, in un ora Ottobre 2010
Agenda
Il contesto: cenni al mondo ECM Servizi di Content Management Applicativi Client Integrazioni Confronto tra Edizioni Come proseguire da qui?
ECM Tradizionale
Alti costi
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ComplessitĂ
Adozione Limita
Sfide dal mercato ECM ● Cloud Computing, Mobile,
Banda Larga e Internet ● Cambiamenti demografici ● Nuovo standard ● Adozione Open Source
nelle aziende ● Spinta verso la Riduzione
dei Costi ● La crisi finanziaria
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Alfresco è...
Costi Lower piùCost Bassi
5
Più Easier Semplice to Use
Adopted Adottabile Faster Rapidamente
I Numeri di un Successo ● Più di 1200 Clienti ● Più di 150,000 utenti
della comunità open ● Superati i 2 milioni di
download ● Stimati 74000 Siti ● Oltre 1,000,000 di utenti
attivi
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Global Support
Evitare i Costi Nascosti ● Open Standard o Piattaforma Java EE o Standard pubblici come CMIS, JSR-168, Web Services e REST. o CMIS 1.0 ready! o Gira su molti hardware sistemi operativi e database diversi o Nasce con l’idea di evitare il “vendor lock-in” 7
Casi di successo - 1
Casi di successo - 2
Piattaforma ECM Completa Document Management
Web Content Management
Email Archive
Collaboration
Image Management
Electronic Records Management
Workflow
Digital Asset Management
Due Aspetti eMail Web Browser
Accesso Client
Servizi “Content”
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FTP
Kofax
Network Drive MS Office WebDAV IBM Lotus Google Docs Security Rules / Actions Version Metadata Search Lifecycle Workflow Renditions
Proprietà e Contenuti di un Documento ● Gestire ogni contenuto
(.doc .ppt .xls .jpg .mp3, …) ● Metadati – informazioni sul
contenuto
Proprietà
o Nome, Titolo, Creatore, Quando Creato, Dove, …
● Si può Estendere o Codice cliente, numero fattura, protocollo, …
● Supporto per tipi custom ● Supporto agli Aspetti 12
Documento
Alfresco: Modello Dati Flessibile
Aspect = Cliente Attributi dell’Aspect... Nome Cliente Numero Cliente Contatti Stato
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Tipo = Report
Tipo = Contratto Tipo = Email
Tipo = Caso
Attributi del Tipo...
Attributi del Tipo...
Attributi del Tipo...
Attributi del Tipo...
Oggetto Data Report Area di Business
Data inizio Valore
Oggetto Mittente Destinatario
Formato
Controllo delle Versioni ● Non si traccia il nome! o Alfresco –v1.ppt o Alfresco – v1.2.ppt o 2010-05 Alfresco.ppt
Proprietà
● Si collegano le versioni ● Ripristino delle versioni
precedenti ● Tracciabilità totale (chi
ha fatto cosa e quando) 14
Versioni
Documento
Controllo degli Accessi ● Blocco del file editato o Stop alla sovrapposizione
● Ruoli degli Utenti
Blocco
Proprietà
● Sicurezza o Controllo chi accede
Versione
o Controllo che ruolo ha Sicurezza
15
Documento
Ruoli
Ruoli
16
Controllo degli Accessi
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Patti Risley
Jennifer Watmore
VP of HR
CEO
Archiviazione dei Contenuti ● Conservazione del
contenuto in uno ‘Spazio’ ● Navigabile via:
Blocco
Cartella
Proprietà
Versione
Documento
Ruoli
o Cartelle o Tag o Categorie o Filtri (es. ‘favoriti’)
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Sicurezza
Trasformazioni e Commenti ● Creare file correlati ● Trasformare in formati
differenti
Blocco
Cartella
Proprietà
Versione
Documento
Ruoli
Sicurezza
Renditions
Commenti
o es. HTML, PDF, JPG
● Consenti agli utenti di
commentare i contenuti ● Commenti gestititi come
oggetti separati
19
Altri Servizi
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Regole e Azioni ● Le Regole sono
applicate ad uno ‘Spazio’ ● Rendono uno spazio
“intelligente” (smart) ● Sono innescate da
eventi o Inbound – Contenuto arriva in uno spazio o Outbound – Contenuto lascia uno spazio (spostato, eliminato) o Update – contenuto modificato 21
Regole Azioni
Regole e Azioni ● Le Regole sono filtrate
in base a: o Tutti gli elementi
Esempio: Bozze
o Specifico tipo MIME o Tipo del Contento
Approvati
o Categoria
● Possibile avere eventi
multipli ● Possibile definire un
ordinamento tra eventi 22
Pubblicati
Workflow ● I documenti hanno un
Regole Azioni
ciclo di vita (DLC) o Sono creati o Sono revisionati o Sono approvati o Sono pubblicati o ...e sono ancora revisionati, quindi tutto ricomincia dall’inizio
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Workflow
Workflow e Business Process Management (BPM) ● Basato su Jboss jBPM
incorporato
Crea Scrive
● Capacità BPM
Complete o Diramazioni, fusioni e condizioni logiche o Scripting
● Gestione Ciclo di Vita o Ruoli, Revisori, Sicurezza, Cartelle, Commenti, Workflow, Stati, Audit 24
Revisiona Commenta Pubblica Legge
Ricerca ● Cercare con la sintassi e
Regole Azioni
gli operatori di Google ● Esempi: o Tipo– type:document o Proprietà– modified:today o Data– created:“2009-01-01” o Testo– text:“alfresco faq”
● Posso combinare i criteri: o AND, OR, NOT
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Workflow
Ricerca
Esempio – name: plan
Esempio– modifier: phampton
Trova qualsiasi oggetto: Blog post, Documenti, Cartelle, Forum post, pagine Wiki, etc.
Esempio– name: plan AND modifier: phampton
Storage Policies ● Ovvero “Information
Regole Azioni
Lifecycle Management” (ILM) ● Conservazione dinamica
basata su regole business
Workflow
Ricerca
● Definisce regole
business ● Riduzione costi senza
impatti sulle prestazioni 29
Storage Policies
Storage Policies ● Esempi o Per tipo: grossi file video su dischi veloci e costosi. Documenti Office su dischi più lenti ed economici o Per dipartimento, per età, per tipo d’utilizzo, ecc…
● Applicare specifico Aspect ai
SSD $$$
Policy Rules
FC Drives $$
Policy Rules
contenuti per marcarli ● Utilizza Regole e Azioni per
SATA Drive $
guidare il meccanismo
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SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel
Accedere ai Contenuti Da... Web Shared Drive
SMTP Listener
SharePoint / Office
Il più diffuso ECM ● Il disco di rete condiviso!?!
● Perché? o Facile da usare o Nessun training o Bassi costi
Problemi... ● Difficile trovare i file ● Nessun contesto ● Nessun controllo di
versione
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● Sicurezza inadeguata
Disco di Rete Condiviso ● CIFS / FTP / WebDAV o Root URL: \\<machine name>A\Alfresco
o Tutte le Regole sono attive o I permessi verificati
o Esattamente come un disco condiviso
o Gestione versioni del contenuto (se attivo)
o Si monta come disco o Trascinamento file dentro Alfresco o Editare i contenuti con altri programmi o I folder condivisi possono essere ‘spazi smart’
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Gestione Documenti
34
Dettagli Documento
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Project / Team Collaboration ● Cruscotto (dashboard)
personalizzabile ● Ciascun progetto include: o Document Library o Calendario o WIKI o Blog o Forum di discussione o Link a URL esterne o Data lists
● Ablitato IMAP 36
Gestione dei Record ● Prima soluzione RM… o Open source certificata DoD o Compatibile CMIS 1.0
● Progettata per essere facile o Regole di auto-completamento dei metadati
● Compilare record da…
Supporto base per soluzioni di Conservazione Sos3tu3va
o Web (dal sito RM o altri Share) o Email – Supporto IMAP o CIFS – Disco Rete Condiviso
Records Management
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La Piattaforma Web Web Application
CMIS, REST
Alfresco Web Producer
Alfresco Web Editor
Alfresco Editorial Repository Work Packages, Renditions
Alfresco Web Preview
Deployment
Alfresco Web Delivery Runtime Repository
Alfresco Web Editor Alfresco Web Editor Framework
Editare dalla lista
Editazione sul posto
Modificare i Contenuti
Integrazione IMAP ● Server IMAP virtualizzato ● Naviga e accedi ai contenuti o Aprire Alfresco dal client email o Navigare spazi e siti Share come fossero cartelle virtuali o Vedere I metadati, Link ai contenuti
● “Drag & Drop” per archiviare mail ● Gestione allegati configurabile ● Funziona con tutti i normali client
IMAP, nessun plug-in necessario
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Completa Gestione Contenuti Document Management
Collaboration
Web Content Management
Records Management
Email Archive
1 Repository costruito su 1 moderna tecnologia 43
“Content Services” per... Any CMIS Client MS Office
Shared Drive
SharePoint
WEB SAP
IBM Lotus
WebDAV
Drupal
Google Docs Joomla
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Kofax
FTP
Confrontiamo le Edizioni Alfresco Enterprise ● Completo Controllo
Alfresco Community ● Controllo automatico su
Qualità manuale / aut.
un solo stack software
o Supporto per piattaforme commerciali
o Supporto limitato solo a sistemi free
● Clustering applicativo ● Monitoraggio JMX ● Gestione sotto-sistemi ● Storage Policies 45
● Necessario riavviare il
server
Confrontiamo I Servizi Abbonamento Enterprise ● Supporto tecnico 24x7 o SLA concordate o Portale di supporto
● Manutenzione Correttiva o Upgrade, Updates, Hot Fixes and Back porting
● Manutenzione Evolutiva ● Consulenza specializzata ● Scudo legale 46
Community ● Sperimentale e senza alcun
supporto o Nessuna SLA o Comunità / Wiki
● Nessuna Manutenzione o Arrangiarsi da soli!
● Installare nuove versioni ● Nessuna garanzia tecnica o
legale
Come proseguire? ● Provando Alfresco direttamente... ● “Cloud Trial” di 24 ore, rinnovabili (“zero install”) o http://bit.ly/EntTrial o http://bit.ly/RM-Trial
● Scaricare la trial a 30 giorni o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
● YouTube o http://www.youtube.com/alfresco101 47
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Riassumendo ● Alfresco è open standard, ad una frazione del costo
delle soluzioni tradizionali ● Alfresco è progettato per essere una soluzione ECM
completa ed autonoma, altamente integrabile ● Alfresco fornisce estesi servizi di gestione dei
contenuti ● Alfresco è realizzato con una architettura SOA, i cui
servizi sono utilizzabili da qualunque client ● Alfresco lo potete provare subito e decidere da soli! 49
Domande? ● Forum di discussione Italiano http://forums.alfresco.com/it/
● Per ulteriori informazioni scrivetemi: maurizio.turatti@alfresco.com
Grazie!
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