GESTIÓN DOCUMENTAL Actividad No. 1
ANGIE PAOLA ESCALANTE RODRÍGUEZ GRUPO 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Bogotá D.C., 15 de Octubre de 2012
GESTIÓN DOCUMENTAL Actividad No. 1
ANGIE PAOLA ESCALANTE RODRÍGUEZ GRUPO 1
Presentado a: LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Bogotá D.C., 15 de Octubre de 2012
TABLA DE CONTENIDO
Introducción 1. Objetivos 1.1 Objetivo General 1.2 Objetivos Específicos 2. Actividad Gestión Documental 2.1 Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2.2 Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 2.3 Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 2.4 ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 2.5 ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 2.6 ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 2.7 ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 2.8 Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 2.9 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 2.10 ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? 2.11 Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. 2.12 Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 2.13 Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 2.14 Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. 3. Conclusiones Webgrafía
INTRODUCCCIÓN
Con este trabajo se pretende hacer énfasis en la primera unidad relacionada con la Gestión Documental y el conocer y reconocer la definición de cada uno de los conceptos que la abarcan junto a la administración de los archivos tal y como se adopta internacionalmente, además tener el conocimiento de la importancia de adoptar un (PGD) Programa de Gestión Documental en una organización y la utilización de las (TRD) Tablas de Retención Documental. Por otro lado debemos tener el conocimiento de estos conceptos y el ser consientes de la importancia de los mismos ya que como estudiantes del Programa de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística nos compete como futuros profesionales.
1. OBJETIVOS
1.1 OBJETIVO GENERAL Conocer e identificar los conceptos y procesos relacionados con la Gestión Documental como un (PGD) Programa de Gestión Documental.
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Definir la Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación frente a la definición de un documento y un documento de archivo. Conocer la Ley General de Archivos Conocer los objetivos que pretende alcanzar un Programa de Gestión Documental Determinar los aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboración de un PGD. Conocer, reconocer y analizar la importancia de la implementación del las (TRD) Tablas de Retención Documental y cada una de sus etapas. Identificar las ventajas de la implementación de un Programa de Gestión Documental Investigar los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos
2. ACTIVIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL
2.1 Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓNDOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf Según Doyle Murielle y Myriam Mejía: La gestión Documental fue concebida alrededor de la década de los 50 en Estados Unidos y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. “La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales”. 2.2 Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. Gestión documental es el proceso que comprende la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. También hace referencia a las (TRD) Tablas de Retención Documental como medio archivístico para la identificación tanto de la entidad como la documentación ya que en ella se refleja las funciones y los procedimientos los cuales se plasman en los documentos de archivo. 2.3 Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: Se refiere a una información registrada sin importar su forma y el medio en la cual fue plasmada. Documento de archivo: Es el documento probatorio donde se plasman los hechos o actos por personas naturales o jurídicas en ejercicio de sus funciones teniendo en cuenta las características por su material, valor fiscal o legal, científico, económico, histórico, cultural y valor administrativo por ende se debe conservar. 2.4 ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? “Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio del la comunidad”.
2.5 ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? “El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional”. 2.6 ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Es la LEY 594 de 2000 o Ley General de Archivos 2.7 ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V,Gestión de Documentos, Artículo 21? Articulo 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pidiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, si integridad y el cumplimiento de requisitos exigidos por las leyes procesales. 2.8 Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Objetivo General: Normalizar de forma sistemática el Programa de Gestión Documental para orientar en las entidades y hacer más eficiente su implantación. Objetivos Específicos:
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos de archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes e importantes para la cultura.
Definir el programa de gestión documental (PGD) en termino de proceso durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
Estructura el programa de gestión documental, metodología y los procedimientos que orientan armónicamente su desarrollo en una institución.
2.9 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? Para elaborar un (PGD) se deben considerar los siguientes aspectos: Administración: Contemplan las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa, se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
También hay que tener en cuenta dentro en proceso de gestión documental la producción, recepción, distribución trámite, organización, consulta, conservación y la disposición final de los documentos. 2.10
¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental?
1. Producción 2. Recepción 3. Distribución 4. Trámite 5. Organización 6. Consulta 7. Conservación 8. Disposición final de documentos 2.11 Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. Las Tablas de Retención Documental regidas mediante el Acuerdo AN 093 de 2002, son elemento indispensable al ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades, estas deben ser elaboradas y adaptadas para la implementación del PGD ya que es conformado con un listado de series con sus respectivos tipos documentales, en donde se asigna un tiempo determinado de permanencia en cada etapa del ciclo vital. Etapas para la elaboración de una TRD: A. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales (Encuestas documentales). B. Análisis en interpretación de la información recolectada. C. Elaboración y presentación de la Tablas de Retención Documental (TRD) para la aprobación. D. Aplicación de las mismas. E. Seguimiento y actualización de las TRD. 2.12 Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información, además reduce en gran medida el exceso de documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no son importantes para la
misma por ende se presentan las siguientes ventajas por la implementación del programa de gestión documental:
Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos Reducción de los costes de archivado Reducción de la recuperación de un documento Acceso concurrente a un documento Mejora de atención a los clientes Reducción de costes legales Reducción de costes de acceso a la documentación Posibilidades de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos Incremento en la satisfacción de los usuarios internos
2.13 Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. ENUNCIADO Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad d expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación”. Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 70. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”. Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos Públicos salvo los casos que establezca la ley.
EXPLICACIÓN Todos los ciudadanos Colombianos gozan del privilegio de pensar, expresar y difundir sus pensamientos y sentimientos sin coacciones utilizando cualquier medio de información y comunicación. Bajo esta Ley se crea el Archivo General de la Nación, máxima autoridad de la archivística en Colombia, encargada de conservar, preservar y difundir el patrimonio colombiano. El Estado colombiano es el responsable de velar por el fomento y el acceso a la cultura de todos los ciudadanos a través de la educación en sus diferentes niveles académicos.
Toda la documentación es patrimonio, los cuales son resguardados y conservados para el conocimiento e interés de los ciudadanos, no obstante
hay documentos a los cuales no se puede tener acceso por razones mayores o fuere cual fuere su valor. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual Esta Ley se establece con el fin de se dicara la Ley General de Archivos y regular la función archivística nacional, se dictan otras disposiciones. para la preservación del patrimonio documental de la nación, por ende toda empresa pública o privada con función pública debe regirse a esta norma. 2.14 Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. - En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la constitución. - La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). Articulo 269F. El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
3. CONCLUSIONES
Con este trabajo concluyo y como parte fundamental y esencial en el desarrollo de mi carrera en el programa de Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística la adquisición del conocimiento de los significados de cada uno de los conceptos que abarcan la Gestión Documental, la importancia de ejercer un (PGD) Programa de Gestión Documental, la adopción de las (TRD) Tablas de Retención Documental, el conocimiento de la Ley General de Archivos y todos los componentes necesarios para el buen desempeño y apropiación del tema los cuales se puedan ejercer en cualquier ámbito laboral o personal como un profesional en Ciencia de la Información y la Documentación.
WEBGRÁFIA
Gestión Documental http://archivologo.blogcindario.com/2006/07/00259-gestion-documental-conceptos-i.html Conceptualización de un Programa de Gestión Documental http://www.calameo.com/link?id=31121451 Programa de Gestión Documental (PGD) http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232 Procesos de un Programa de Gestión Documental http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf