UNIDAD 08 Estados Financieros Proforma OBJETIVO: Desarrollar los Estados Financieros Proforma
Temas: Insumos para estados financieros proforma Estado proforma de resultados Presupuesto de caja Balance general proforma Recomendaciones estratĂŠgicas
08
Estados Financieros Proforma
INSUMOS PARA ESTADOS FINANCIEROS
DIAGRAMA: 1
4
6
1
Presupuesto de Ventas
2
Presupuesto de Cobranza
3
Presupuesto de Producci贸n
4
Presupuesto M.P.
5
Presupuesto de Compras
6
Presupuesto M.O.
7
Presupuesto de Costos de Producci贸n
8
Presupuesto de Gastos de Ventas, Administrativos y Financieros
9
Estado de Resultados Proforma
2
4
5
6
9
10
Balance Proforma
1
2
5
7
8
11
Presupuesto de caja
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Estados Financieros Proforma
ESTADO PROFORMA DE RESULTADOS:
Debido a la disponibilidad de información que brindan los costos de producción, gastos de ventas y administrativos proyectados; es el primer Estado Financiero que aparece en el cálculo de proyecciones.
Este estado también llamado de Pérdidas y Ganancias Presupuestado consigue el resultado del trabajo de la administración durante un periodo determinado, comprando los ingresos y gastos para determinar la rentabilidad de la compañía.
PARTES QUE INTEGRAN EL ESTADO: VENTAS TOTALES (Previstas para el Periodo) (+) Presupuesto de Ventas (-) Presupuesto de Devoluciones (-) Descuentos y Rebajas
COSTO DE VENTAS (Presup. Productos Terminados) (Presup. Producción y Costo de Producción) (+) Invent. Inicial Mercadería (+) Invent. Inicial Productos Terminados (+) Compras del Periodo (+) Costo de Producción (=) Mercadería Disponible (-) Invent. Final Productos Terminados (-) Invent. Final * Si no dispone información de Inventarios Finales Invent. Final
=
Compras o Costo de Producción (+) (Invent. Inicial*días Invent. Final) 360 días (+) días Invent. Final
El inventario final que interviene en el costo de ventas depende de las políticas de la empresa. UTILIDAD BRUTA EN VENTAS UTILIDAD EN OPERACIÓN (+) Ventas netas (+) Utilidad Bruta en Ventas (-) Costo de Ventas (-) Gastos de Ventas y Administración (del presupuesto) UTILIDAD REPARTIBLE (+) Utilidad en Operación (+) Ingresos No Operacionales (-) Egresos No Operacionales UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTOS (-) 22% Impuesto a la Renta
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (-) 15% Participación de Trabajadores
UTILIDAD NETA (-) 10% Reserva Legal
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Estados Financieros Proforma
EJEMPLO: EMPRESA INCOGNITA Estado de Resultados proforma Por el período que termina el 31 de diciembre de 200X VENTAS NETAS
$ 745.200,00
(-) COSTO DE VENTAS
$ 327.240,00
(+) Invent. Inicial Productos Terminados
130.896,00
(+) Costo de Producción
98.172,00
(-)
98.172,00
Invent. Final Productos Terminados
(=) UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
$ 417.960,00
(-)
Gastos de Ventas
65.448,00
(-)
Gastos de Administración
32.724,00
$ 319.788,00
(=) UTILIDAD DE OPERACIÓN (+) Descuento en Compras (-)
Gastos Financieros
8700 14500
$ 313.988,00
(=) UTILIDAD REPARTIBLE (-)
15% Participación Trabajadores
47.098,20
$ 266.889,80
(=) UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS (-)
22% Impuesto a la Renta
58.715,76 $ 208.174,04
(=) UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTOS (-)
10% Reserva Legal
(=) UTILIDAD NETA A DISTRIBUIR
20.817,40 $ 187.356,64
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Estados Financieros Proforma PRESUPUESTO DE CAJA:
Es un registro rigurosamente financiero en el que los recursos pueden tener resultados positivos o negativos.
Este instrumento financiero muestra los movimientos reales del dinero para:
Establecer necesidades de efectivo o excedentes de recursos.
Minimizar costos de utilización de recursos impropios.
Maximizar los rendimientos de recursos.
PARTES QUE INTEGRAN EL ESTADO: INGRESOS/ENTRADAS/FUENTES DE RECURSOS
Ventas Netas al Contado Cobranzas Dividendos Recibidos Préstamos Recibidos Intereses Recibidos Venta de Equipos Venta de Acciones, etc.
EGRESOS/SALIDAS/USOS DE RECURSOS
Pagos de Sueldos y Salarios Arrendamientos Impuestos Intereses de Préstamos y Obligaciones Compra de maquinaria y equipo Compra de Materia Prima NO Depreciaciones y amortizaciones
SUPERAVIT/DÉFICIT/FLUJO NETO DE CAJA
TRANSACCIONES FINANCIERAS
Diferencia entre corriente real de ingresos y egresos Determinación de excedentes de recursos Necesidades de financiamiento a corto plazo Decisiones de optimización para alcanzar resultados
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Estados Financieros Proforma EJEMPLO: EMPRESA INCOGNITA Presupuesto de Caja Enero
Febrero
Marzo
Abril
INGRESOS Cuentas por cobrar Préstamos TOTAL INGRESOS
$ 3.600,00 $ 6.360,00 $ 6.996,00 $ 7.692,00 $ 2.100,00 $ 5.700,00 $ 6.360,00 $ 6.996,00 $ 7.692,00
EGRESOS Cuentas por pagar Gastos administrativos Gastos de ventas Pago de impuestos TOTAL EGRESOS
$ 2.325,00 $ 4.883,00 $ 250,00 $ 250,00 $ 230,00 $ 230,00 $ 16,40 $ 9,02 $ 2.821,40 $ 5.372,02
$ 5.371,00 $ 5.911,00 $ 250,00 $ 250,00 $ 230,00 $ 230,00 $ 15,38 $ 21,74 $ 5.866,38 $ 6.412,74
FLUJO DE CAJA ECONÓMICO Amortización Intereses FLUJO DE CAJA FINANCIERO
$ 2.878,60 $ 987,98 $ 700,00 $ 504,00 $ 2.878,60 $ (216,02)
$ 1.129,62 $ 1.279,26 $ 700,00 $ 700,00 $ 336,00 $ 168,00 $ 93,62 $ 411,26
RUBROS ESPECÍFICOS DE INGRESOS Y GASTOS INGRESOS.- Se destacan: presupuestos de ventas o cobranzas, si las ventas son a crédito, etc. EGRESOS.- Se destacan: sueldos y salarios, comisiones, fletes, publicidad, promoción provenientes de diferentes presupuestos de ventas y resto de costos y gastos del presupuesto de costos de costos de producción, gastos de ventas y administrativos. NIVEL DE CAJA Es la reserva que tiene la empresa para cubrir contingencias como: recuperación del capital del trabajo invertido, acumulación de recursos para inversión, cobertura de costos y gastos no predecibles o solución de casos imprevistos. HORIZONTE DEL PRESUPUESTO DE CAJA -
LARGO PLAZO: Relaciona la inversión y financiamiento o crédito recibido con amortización de la deuda y demostrar la optimización de recursos. CORTO PLAZO: Maneja el efectivo proveniente de ventas o recursos líquidos con pagos requeridos. A INMEDIATO: Se emplea para administrar y controlar los flujos continuos de entrada y salida de efectivo para que no existan déficit ni excedentes.
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Estados Financieros Proforma PROPÓSITOS DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO Según Glenn A. Welsch, Ronald W. Milton, Paul N. Gordon en su libro y Control de Utilidades son:
Presupuestos Planificación
1. Determinar la probable posición de caja al fin de cada período, como resultado de las operaciones planificadas. 2. Identificar los excedentes o déficit de efectivo por periodos. 3. Establecer la necesidad de financiamiento y/ o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversión. 4. Coordinar el efectivo con: a) el total del capital de trabajo, b) los ingresos por las ventas, c) los gastos, d) las inversiones y e) los pasivos. 5. Establecer una base sólida para la vigilancia continua de la posición de la caja. La preparación del presupuesto de efectivo o de caja debe ser responsabilidad del tesorero de la compañía.
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Estados Financieros Proforma BALANCE GENERAL PROFORMA: Es un balance estimado, proyectado o pronosticado a una fecha determinada. Para su preparación hay varios métodos simplificados. Gitman (2003), enfatiza que probablemente el mejor y el más popular es el método de juicio, con el cual se estiman los valores de ciertas cuentas del Balance General y se usa el financiamiento externo de la empresa como una cifra de balance o "de ajuste".
EJEMPLO: EMPRESA INCOGNITA BALANCE GENERAL PROFORMA Terminado al 31 de diciembre de 2013 Expresado en miles de dòlares USA
1 11
31-dic.-12
31-dic.-13
ACTIVOS
271.828,95
275.702,48
ACTIVOS CORRIENTES
226.041,50
190.761,76 6.339,50
1101
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO
17.590,64
1102
CUENTAS POR COBRAR
64.009,98
66.222,35
1103
INVENTARIOS PARA LA VENTA
81.963,85
118.199,91
OTROS ACTIVOS CORRIENTES
62.477,03
0,00
45.787,45
84.940,72 63.500,00
1104
12
ACTIVOS NO CORRIENTES
12101
EDIFICIOS
28.200,00
12101
VEHICULOS
9.000,01
6.000,01
12101
MUEBLES Y ENSERES
7.745,00
14.442,50
12101
EQUIPOS DE OFICINA
200,00
312,55
12101
EQUIPOS DE COMPUTACION Y SOFTWARE
642,44
685,66
PASIVOS
228.755,45
192.484,30
PASIVOS CORRIENTES
197.127,29
165.451,55
3.997,00
10.379,61
2 21 2101
OBLIGACIONES LABORALES
2102
I. E. S. S. POR PAGAR
516,00
638,00
2103
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
233,56
10.066,35
2104
PROVEEDORES POR PAGAR
8221,6
18022,19
2105
OBLIGACIONES FINANCIERAS
2106
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
22 2201
PASIVOS NO CORRIENTES OBLIGACIONES FINANCIERAS
3
PATRIMONIO
31
Ca pi ta l Sus cri to
32 33
Res ul ta dos Acumul a dos Res ul ta do Del Ejerci ci o
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
17862,1
12096,23
166297,03
114249,17
31.628,16
27.032,75
31628,16
27032,75
43.073,50
83.218,18
70.000,00
70.000,00
0,00
-21.541,20
-26.926,50
34.759,38
271.828,95
275.702,48
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Estados Financieros Proforma
8.5. INTERRELACIONES ENTRE PRESUPUESTOS ESPECÍFICOS Y ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA: PRESUPUESTO ESPECÍFICO ÁREAS DE VENTAS Presupuesto de Ventas (Q) Presupuesto de Ventas (V) Presupuesto de Cobranzas Presupuesto de Promoción y Publicidad Presupuesto de Comisiones Presupuesto de Fletes Presupuesto de Productos Terminados (Q) Presupuesto de Productos Terminados (V)
ASIGNACIÓN DE COSTOS Y GASTOS
Presupuesto de Inventarios de Productos termin.(Q) / Presup. Producción Presupuesto de Inventarios de Productos termin.(V) / Presup. Producción Presupuesto de Cobranzas / Caja Presupuesto de Gastos de Venta
Presupuesto de Inventarios de Productos termin.(Q) / Presup. Producción Presupuesto de Inventarios de Productos termin.(V) / Presup. Producción
ÁREA DE PRODUCCIÓN Presupuesto de Producción Estándar de materia prima por unidad de M.P. Presupuesto de Materia Prima (Q) Presupuesto de Materia Prima (V) Presupuesto de Programación de Compras Presupuesto de Mano de Obra Estándar de Carga Fabril
Presupuesto de Producción / Balance General Proforma Presupuesto de Materia Prima Presupuesto de Costo de Producción Presupuesto de Costo de Producción / Balance General Proforma Presupuesto de Compras / Presupuesto de Caja Presupuesto de Costo de Producción Presupuesto de Costo de Producción
ÁREA ADMINISTRATIVO-FINANCIERA Distributivo de Sueldos Presupuestos de Seguridad Industrial Presupuesto de Bienestar Laboral Presupuesto de Investigación y Desarrollo Presupuestos otros Ingresos y Gastos
Pres. de Costo de Producción /Gastos Ventas / Gastos Administ. / Pres. de Caja Presupuesto de Gastos Administrativos Presupuesto de Gastos Administrativos Presupuesto de Gastos Administrativos Estado de Resultados Proforma
ÁREA DE COSTOS Y GASTOS Gasto de Venta Gasto de Produccción Gasto de Administración
Estado de Resultados Proforma / Presupuesto de Caja Estado de Resultados Proforma / Presupuesto de Caja Estado de Resultados Proforma / Presupuesto de Caja
INVERSIÓN Y FINANCIAMIENTO Presupuesto de Inversión Fija e Intangible
Gasto de Ventas Costo de Producción Costos de Administración
ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA Estado de Resultados Proforma Presupuesto de Caja Balance General Proforma
Estado de Resultados Proforma Presupuesto de Caja Balance General Proforma
V=Valor
Q=Cantidad
(1) Solo valores de apreciación anual
CONSOLIDACIÓN EST.RESULTPRESUP.CAJAB.GENERAL ING. EGR. ING. EGR. ACT. PAS.
X
X X X
X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X X
X X X X
X X X X X
X X X X X
X
X X X
X(2) X(2) X(2)
X(1) X(1) X(1)
X X X
X X
X X X
X X X
X X
(2) Excluidos valores de Depreciación
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Estados Financieros Proforma
RECOMENDACIONES SOBRE EL EJERCICIO PRESUPUESTARIO:
En esta parte se deja constancia de los temas estratégicos que deben ser tomados en cuenta para el correcto cumplimiento en la gestión gerencial; así como:
Contratación del personal Apertura de sucursales Renegociación de contratos con proveedores Renovación de maquinaria, etc.
UNIDAD 09 Control de la Función Presupuestaria OBJETIVO: Evaluar las etapas de la gestión presupuestaria. Definición de gestión presupuestaria Etapas de la gestión presupuestaria Motivación del recurso humano Eficiencia administrativa Descentralización de la ejecución Sistemas de información
09
Control de la función presupuestaria
DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA:
Es un sistema integrado que ayuda a la alta gerencia a través de evaluaciones periódicas a asegurar el cumplimiento de objetivos y metas previstos para cierto periodo.
ETAPAS DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA: DIAGRAMA DEL SISTEMA DE GESTIÓN PRESUPUESTARIA Aprobación Presupuestaria
Control de gestión Presupuestaria Motivación Recursos Humanos
Eficiencia Administrativa
Descentralización de la Ejecución Centralización del Control Sistema Integrado de Información
09
Control de la función presupuestaria
MOTIVACIÓN DEL RECURSO HUMANO:
Es la parte más importante de la empresa, en ésta recae la responsabilidad de: •Planeación •Ejecución de evaluaciones •Evaluación de resultados •Implantación de recomendaciones.
Es responsabillidad tanto de la alta gerencia como de quienes ejercen la jefatura.
De ella depende la ejecución del presupuesto de manera individual y luego como unidad administrativa.
09
Control de la función presupuestaria
Para lograr la participación del personal en el cumplimiento de metas y objetivos se debe tener presente:
Participación en la planeación
Capacitación permanente: •Rotación del personal a través de diferentes departamentos. •Concentración en centros de formación. •Cursos de entrenamiento para desarrollar habilidades.
Participación en equipos para mejorar el desempeño.
Formación de equipos autogestionarios.
Pago por desempeño del grupo.
Incentivos culturales y sociales.
Adecuado ambiente de trabajo.
09
Control de la función presupuestaria
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA: Debe existir un control habitual que permita a la empresa evitar fallo que no pueden ser fácilmente reparados como un costo no deseable ejecutado, reclamos de clientes por insatisfacción del servicio o producto o que exista ineficiencia productiva.
El sistema de coordinación horizontal y vertical de responsabilidades juega un papel importante para que se pueda minimizar errores y que haya mejoramiento continuo; para esto se requiere una buena coordinación y participación de las distintas áreas ya que cada departamento tiene distintas metas pero a la final todo quieren llegar a cumplir un objetivo global. Para conseguir la buena aplicación de:
Administración basada en el control de calidad
Administración de las ventajas competitivas
09
Control de la función presupuestaria
DESCENTRALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN: Desglose de presupuestos específicos por periodo de ejecución: • Para que los preuspuestos específico respondan a la realidad necesita que la unidad de presupuestos entregue datos de o que sucederá realmente con cada mes del año; siempre y cuando no se hayan elaborados previamente con la apertura financiera requerida.
Consecución de los ingresos y egrsos previstos: • Los responsables de los distintos departamentos como: ventas, producción, recursos humanos, etc; reciben atricuciones para ejecutar sus programas que incurrenen ingresos y gastos. • La autorización de ejecutar presupuestos e incurrir en costos y gasto, no da derecho a la invalidación de procedimientos institucionales.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN: PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE Los informes de avance comprenden un conjunto de reportes periódicos que son presentados a la Alta Gerencia y al responsable del control presupuestario. Existen sistemas integrados de información que permiten recopilar información y mostrarla automáticamente en la pantalla que ayudan a los directivos a comparar lo real con lo presupuestado y tomar decisiones adecuadamente. El proceso de apropiado de información de resultados es parte importante del comportamiento humano que debe ser especificado ante la jerarquía y los demás. RAPIDEZ Y EQUIDAD EN LA INFORMACIÓN Rapidez: Mientras más corto sea el periodo a informar, menor complejidad al resolver lo temas relacionados. Equidad: Cada área organizacional es responsable de lo que pueda influir en los costos y gastos que se generan en el ejercicio.
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Control de la función presupuestaria
PERIODICIDAD DE LA INFORMACIÓN Especial: Cuando el informe recopila hechos extraordinarios. Periódica: Se presenta en intervalos establecidos en los manuales de procedimientos. FORMAS DE PRESENTACIÓN:
CONTROL PERIÓDICO DEL PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN Concepto Unidades Producidas Horas Mano de Obra Directa Horas Máquina Costos: Materia Prima Directa Mano de Obra Directa Suministros utilizados Energía Mano de Obra Indirecta Total Costos Unitarios: Costos por unidad Costos Hora Mano de Obra Directa Costos por Hora Máquina
Mayo de 2010 Acumulado a Mayo de 2010 Variación Variación Real Presupuesto Real Presupuesto Absoluta % Absoluta % (200,00) (1,00) 19.800,00 20.000,00 (500,00) (0,50) 99.500,00 100.000,00 (50,00) (2,50) 1.950,00 2.000,00 (150,00) (1,50) 9.850,00 10.000,00 (200,00) (5,00) 3.800,00 4.000,00 (1.100,00) (5,50) 18.900,00 20.000,00 200,00 120,00 (5,00) (40,00) 10,00 285,00 0,02 0,30 0,23
2,35 8.700,00 3,00 3.120,00 (2,50) 195,00 (13,33) 260,00 5,00 210,00 (5,48) 12.485,00 3,28 4,92 7,54
0,63 6,40 3,28
8.500,00 3.000,00 200,00 300,00 200,00 12.200,00
900,00 375,00 (20,00) (150,00) 40,00 1.145,00
0,61 6,10 3,05
0,01 0,21 0,24
2,12 43.400,00 2,50 15.375,00 (2,00) 980,00 (10,00) 1.350,00 4,00 1.040,00 (3,38) 62.145,00 2,30 3,44 7,87
0,62 6,31 3,29
42.500,00 15.000,00 1.000,00 1.500,00 1.000,00 61.000,00 0,61 6,10 3,05
09
Control de la función presupuestaria
CENTRALIZACIÓN DEL CONTROL: No existiría significado alguno si no se da un seguimiento al sistema presupuestario y se comparan los hechos reales con las previsiones; ya que esto permite evaluar la eficiencia relativa de cada sector de la organización y la validez de las estimaciones que contiene el presupuesto.
Si los acontecimientos reales cumplen las expectativas, quiere decir que la planificación y ejecución son satisfactorias; caso contrario, existen diferencias positivas o negativas entre las expectativas y los resultados, esto se debe a los siguientes factores:
Clases de Variaciones o Desviaciones:
Controlables e incontrolables:
Controlables: Si una desviación es aplicable a un responsable específico. Incontrolables: Si las causas no pueden ser asignadas a un responsable.
Favorables y desfavorables:
Favorables: Si el costo real es menor que estandar. Desfavorables: Si el costo real es mayor al presupuestados.
Estándares deficientes:
Se debe dar seguimiento al presupuesto y al método de cálculo de estándares para entender la valoración del presupuesto.
09
Control de la función presupuestaria
CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES:
Es el momento de separar una acción eficaz de una ineficaz, para lo cual es necesario determinar correctamente las medidas correctivas necesarias, la intensidad para su aplicación y en qué momento hacerlo. La norma de trabajo del análisis y corrección de desviaciones se basa reuniones periódicas de los directivos, donde se adoptan ajustes deseables y se topan temas relacionados con el avance del presupuesto que ayudan al control del mismo y a su vez ayuden la justificación de ciertas variables para el cumplimiento de tareas recomendadas.
Ejemplo: Frecuentemente esta situación sucede cuando existe una disminución en las ventas lo que indica que los objetivos no se cumplieron satisfactoriamente. Antes de establecer una medida correctiva es conveniente analizar si esta disminución se debe a la escasa calidad en el producto o a deficientes procesos mercadológicos.
BIBLIOGRAFÍA:
Bibliografía: -
-
http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/11/Relatos-FiscalesPresupuesto-y-Planificacion.pdf http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm http://www.eumed.net/libros-gratis/2014/1376/resultados-proforma.html http://cursos.aiu.edu/Planeacion%20y%20Control%20Financiero/PDF/Tema%203.pdf https://es.scribd.com/doc/56874577/Presupuesto-de-Efectivo-o-de-Caja https://www.google.com.ec/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=10&cad=rja&uact=8 &ved=0CEkQFjAJ&url=http%3A%2F%2Fwww.ecotec.edu.ec%2Fdocumentacion%255Cinvestig aciones%255Cestudiantes%255Ctrabajos_de_clases%2F31572_pasantia_610.ppt&ei=oF00VN HNCY-8ggTo9YHYCA&usg=AFQjCNEQhVEQ4oVV09z1OH3_Cjcz9k7oA&bvm=bv.76943099,d.eXY https://es.scribd.com/doc/135040050/El-Balance-General-Proforma-Es-Un-Balance-Estimado https://es.scribd.com/doc/112889196/Balance-General-Proforma http://controlcomofuncion.blogspot.com/2013/06/453-correccion-de-desviaciones.html http://www.monografias.com/trabajos90/presupuesto-efectivo/presupuestoefectivo.shtml#planeacioa Kleith V. Smith, Guía del Capital Circulante. Charles W. L. Hill y Gareth R. Jones, Administración estratégica: un enfoque integrado, McGraw Hernán Peña, Practivas y Presupuestos para Ejecutivos, editorial Ecuador Fred R David, Conceptos de Administración Estratégica, Pearson Education.