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Cierre de asamblea
SERVICIO DE VIGILANCIA
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El servicio de vigilancia privada se encuentra vigente a cargo de la compañía, SEGURIDAD ICONS E&E LIMITDA., quien vela por la seguridad de la copropiedad. Además, contamos con el estudio de seguridad el cual fue realizado por la misma empresa. Se cuentan con contratos de periódicos de prestación de servicios para la realización del mantenimiento del CCTV, en zonas perimetrales tanto externas como internas y una organización del cableado. Tanto en la entrada de recepción como a la entrada de cada torre hay puertas de seguridad y control de ingreso lo que permite mayor eficiencia en seguridad y control dentro del conjunto.
El 10 de septiembre del año 2021 se llegó un acuerdo de pago con la empresa de vigilancia, donde el conjunto se compromete a efectuar el pago total de la obligación entre el periodo comprendido entre la fecha de perfeccionamiento y la fecha de realización de la asamblea general ordinaria de la copropiedad de la vigencia 2022, siempre y cuando el Juez de la orden se desembargue la cuenta del Banco Av. Villas que posee el conjunto para el recaudo.
Diciembre 2020 Diciembre 2021
$ 126.720.435 $ 108.685.417
Se ha cumplido con el acuerdo sin que pase el mes para hacerle el pago de la factura del mes correspondiente.
ACTIVIDADES SOCIALES
La administración de la mano con el consejo de administración y el comité de convivencia trabajan conjuntamente en el desarrollo social de la agrupación promoviendo actividades en las cuales participa toda la comunidad, sin embargo, y a pesar de las restricciones generadas por la pandemia; se desarrollaron las actividades relacionadas a continuación:
Día de los Navidad Día de Halloween.
En general y en cada celebración específica se tuvieron en cuenta los protocolos de Bio seguridad priorizando en salvaguardar la salud y la integridad física de los residentes
SERVICIO DE ASEO
El servicio de aseo se encuentra vigente a cargo de la compañía, SERVITOTAL LTDA., quien vela por el aseo del conjunto. Contamos con la supervisión y corrección constante del coordinador encargado de la zona, con el suministro de tres (2) operarias de servicios generales y un (1) servicio de Todero.
Servicio Jardinería. Se encuentra incluido en el contrato de aseo.
El 10 de septiembre del año 2021 se llegó un acuerdo de pago con la empresa de aseo, donde el conjunto se compromete a efectuar el pago total de la obligación entre el periodo comprendido entre la fecha de perfeccionamiento y la fecha de realización de la asamblea general ordinaria de la copropiedad de la vigencia 2022, siempre y cuando el Juez de la orden se desembargue la cuenta del Banco Av. Villas que posee el conjunto para el recaudo.
Diciembre 2020 Diciembre 2021
$75.866.833 $ 20.400.000
Además de cumplir el acuerdo se ha venido pagando todo el año otra factura de más para poder bajar la deuda, al punto de estar casi al día.
ASPECTOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS POLIZA
La Copropiedad cuenta con el avalúo técnico de reposición de los bienes comunes vigente, y sobre el cual se tomaron los valores asegurables para constituir la póliza de zonas comunes con la Compañía Servifin S.A.; además de las coberturas, la póliza cuente con servicio de asistencia que atiende daños emergentes en las zonas comunes según las condiciones de ésta, encontrándose vigente su cubrimiento.
CARTERA MOROSA
La administración durante la vigencia del periodo 2021 desarrollo tres jornadas de carta habiendo firmado solo 4 acuerdos de pagos, además de eso varios propietarios se acercaron a la administración para hacer acuerdos, pero cuando se realizó el seguimiento no cumplieron. En enero se hizo la contratación de la empresa de Cobranzas Grupo Fondera Ltda., será la encargada de hacer el respetivo cobro de la cartera morosa.
Bancos:
Cuenta Corriente: La cuenta corriente del Banco AV Villas se maneja bajo la estricta modalidad de dos firmas conjuntas en los cheques; la supervisión del presidente del consejo, la firma del tesorero y la firma del administrador más el sello seco. Están cuentas se encuentran embargadas por eso no hay manejo de ningún tipo
Cuenta de Ahorros: La cuenta de ahorros del Banco AV Villas se maneja bajo la estricta modalidad de dos firmas conjuntas. En esta cuenta se encuentra depositado el Fondo de Imprevistos el cual no se encuentra monetizado. Están cuentas se encuentran embargadas por eso no hay manejo de ningún tipo
Aspectos Tributarios
Durante el periodo de nuestra gestión, se ha dado cumplimiento a las normas tributarias y contables ante la DIAN, del Registro Único Tributario (RUT) siguiendo los parámetros de la Ley; actualmente contamos con el certificado que acredita a la Copropiedad como ente jurídico sin ánimo de lucro obligado a practicar retención en la fuente según las tarifas establecidas y presentar información exógena anualmente.
Aspectos Jurídicos
Informe enviado por la Dra. Nohemí Sierra Sosa
Se contestaron los Derechos de Petición y Requerimientos presentados por los propietarios y residentes dentro de los términos establecidos. Acompañamiento a las audiencias de conciliación por incumplimientos a las normas del manual de convivencia apartamentos.
Mantenimiento Equipo Hidráulico
El contrato de prestación de servicios para el mantenimiento de los equipos de Bombeo para el suministro de agua potable se llevó a cabo con la empresa INTEROMERO - mantenimientos industriales y
automatización.
El señor Mauricio Romero, realizo el mantenimiento de 3 motobombas, cambio de rodamientos, sellos impulsores de cada una, además del rebobinado de motos marca siemens, faltando una motobomba por hacer el respetivo mantenimiento.
INFORME DE GESTIÓN CONSEJO DE ADMNISTRACIÓN DE MARZO DE 2021 A FEBRERO 2022
Señores
PROPIETARIOS
Ciudad
Cordial saludo,
El consejo de administración fue elegido en la asamblea general de copropietarios que se llevó a cabo el 11 de abril 2021. En reunión de 16 de abril de 2021 acta N° 1 fueron elegidos internamente los cargos por postulación.
Actividades realizadas:
Análisis de nuevos proveedores para la prestación de servicios de Aseo, vigilancia y administración. Generación de convocatorias a través de la revista de propiedad horizontal para los mismos cargos. Análisis y revisión de la prestación de los mismos servicios en los conjuntos aledaños. Apoyo en el desarrollo de las reuniones del consejo. Participación en la creación de actas y seguimiento a tareas pendientes. Apoyo en la creación del acta y primeros protocolos de bioseguridad del conjunto frente al COVID 19.
REUNIONES DE CONSEJO
Se realizaron alrededor de 14 sesiones ordinarias de Consejo, la Administración, algunas con la compañía del administrador, para las reuniones de Estados Financieros en compañía del señor Contador; además, hubo reuniones puntuales con algunos de los consejeros para tratar temas técnicos de carácter urgente.
El Consejo de Administración ha realizado el seguimiento y acompañamiento a la administración en su gestión administrativa y operativa, siguiendo la ejecución de las tareas más importantes que surgieron en las reuniones del consejo en el transcurso del año. Se socializó al interior del mismo del año los informes de control emitidas por parte contable, teniendo en cuenta las observaciones, las cuales se atendieron en su gran mayoría con prontitud.
Otros mantenimientos
Destapona miento y lavado de red de tubería de aguas negras de la torre 1 hasta la torre 24 del conjunto residencial las margaritas 2.
Se realizó mantenimiento de tubería galvanizada, torre 11 y cambio de contadores de agua de torre 7 segundo piso, con ayuda del señor todero verificamos contadores de agua de todo el conjunto donde no ubicamos más novedades.
Por perdida de correspondencia se realiza puerta de vidrio pasa tula para la portería vehicular
Se hizo mantenimiento de cámaras y todas están funcionando, se revisó caja por caja en cada una de las cámaras de seguridad del conjunto. También instalación de cámara vista respaldo torre 24, torre 9 hacia torre 17, vista salones comunales desde torre 17 y respaldo torre 17 Se realizó cambio de paneles, sensores, reflectores lámparas de zonas comunes de la torre 19-22-3-2 zona peatonal de la torre 17 hasta la 24.
Mantenimiento e instalación de reflectores 100W, paneles LED 12w y lámparas que hacen parte del sistema de alumbrado de las áreas comunes al interior y alrededores de las torres. Se realizó sondeo a las redes de tuberías de salida de las torres a las cajas de inspección.
Sondeo y mantenimiento a trayecto de tubería de caja a caja, extracción de residuos, se realizó sondeo hasta salida principal de colectores, limpieza y lavado de las cajas de inspección con sondas equipo hidrojet a presión de agua. Entrega de copia de escrituras de varios apartamentos del conjunto residencial las margaritas 2
Fumigación y control de insectos rastreros voladores interior entre las 24 torres, salones sociales, shut de basuras, área común
Se realizó proyecto de puertas de vidrio de la torre 7, 11, 15 y torre 24.
Solicitud del fallo de apelación | demanda desembargo de la cuenta conjunto residencial las margaritas 2 radicado el día 1 de septiembre de 2021.
En este año se realizaron aproximadamente 106 disciplinas, entre las cuales encontramos; Las disciplinas por ruidos, tanto diurnos, como nocturnos. Los malos manejos de basuras, al dejar rastro de fluidos manchando pasillos y escaleras, y al botar residuos en las áreas comunes y quienes no recogen las deposiciones de sus mascotas. Disciplinas por mala convivencia, por agresiones verbales hacia los guardas de seguridad y a todos aquellos que se negaban a cumplir los protocolos de bioseguridad estipulados por el Gobierno. A quienes que dejaron elementos abandonados en las zonas comunes como pasillos, bajo las escaleras, la planta eléctrica, entre otros. Los daños en las áreas comunes y el mal manejo de la puerta de vidrio, a quienes no usan los chips y a quienes la dejan abierta.
La cartera general del Conjunto Residencial se encuentra en $208.268.113 aproximadamente a pesar de que, en los meses de abril, mayo y junio de 2021 nos acogimos a las indicaciones del Decreto 579 de 2020 correspondiente a no cobro de intereses y extensión del pronto pago, medida que extendimos en varias ocasiones de algunos meses del 2021, en aras de rescatar más cartera.
Mensualmente se enviaron las cuentas de cobro a los apartamentos y correos electrónicos. A pesar de estas tareas, algunos morosos y propietarios no se acogieron a una cultura de cumplimento de pago afectando de manera significativa el recaudo y el incumplimiento del Conjunto en el pago oportuno de sus obligaciones con los proveedores de servicios, así como el buen desarrollo de la Copropiedad para garantizar los mantenimientos preventivos y correctivos y hacer mejoras en pro del bienestar general de los residentes y propietarios.
En enero se hizo la contratación de la empresa de Cobranzas Grupo Fondera Ltda., será la encargada de hacer el respetivo cobro de la cartera morosa.
POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS HABEAS DATA
De conformidad con la normatividad colombiana de protección de datos personales, el Manual y la política de tratamiento de ser está implementando desde finales de enero. Esta acción tiene como objeto definir los lineamientos generales y dar cumplimiento a las políticas internas del CONJUNTO RESIDENCIAL LAS MARGARITAS II, además de regular los procedimientos y mecanismos de control que se deben seguir para el correcto manejo, tratamiento y protección de la información. Con este manual se está creando un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información recogida en bases de datos de las personas que tienen algún tipo de relación comercial con la copropiedad, tales como propietarios arrendatarios, empleados, contratistas, proveedores, acreedores, etc.
Como es de público conocimiento, la privacidad de la información de cada individuo es fundamental para preservar los derechos fundamentales contenidos en la Carta Magna, así lo política pueden ser consultadas en la oficina de administración o solicitada vía correo electrónico al correo conjuntolasmargaritas2@gmail.com
ACTIVIDADES DE INTEGRACIÓN Y CONVIVENCIA
La copropiedad es reconocida por promover actividades de integración en las cuales participa toda la comunidad, sin embargo, este año fue una época difícil debido a las restricciones generadas por la pandemia; se le dio prioridad a salvaguardar la salud y se trabaja en el conjunto con algunos residentes y propietarios que se unieron para aportar nuevas ideas, estrategias, creatividad, habilidades utilizando la tectología, aportando detalles para los niños, decoración de carteleras, tarjetas, disfraces entre otros. Consejo de administración, la administración, el comité de convivencia trabajamos conjuntamente:
Halloween 31 de octubre de 2021 Este ejercicio se logró gracias a la unión de algunos Propietarios y Residentes, el Consejo de Administración y la administración.
Entrega de anchetas navideñas Como incentivo de reconocimiento a las personas que nos prestan los servicios de aseo y de vigilancia el consejo con la administración y ayuda de algunos residentes que aportaron su granito de arena para poder hacerles entrega de las anchetas navideñas.
Iván Mauricio Segura Representante Legal Tatiana Galindo Asistente Administrativa
