CONJUNTO RE
P
NOMBRE DEL P ______________ DE_
ASAMBLEA GE
El suscrito_________ aparece al firmar, en torre________ del CO 10, manifiesto qu __________________ ciudadanía No.______ nombre y representac convocada para el día quorum legal y estatut extiende para la segun En cumplimiento de constitucional, mi apod asamblea con voz y vo mixto plaza de la hoja podrá representar con Atentamente,
Conjunto Residencial
Firma propietaria_____ Firma apoderada__________
Ciudad Tintal II Etapa 10
IMPORTANTE: FAVO PROPIETARIO Y DE VERIFICACION.
Asamblea General 2022
onjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10
DENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 Nit 900.545.713-7 NIT. 900.545.713-7 CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 DER DE REPRESENTACION NIT. 900.545.713-7 PODER DE REPRESENTACION
PIETARIO__________________________ C.C. NOMBRE DEL PROPIETARIO__________________________ _______ TORRE__________APTO___________
C.C. ______________ DE__________ TORRE__________APTO___________
Señores Señores ERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS Ciudad Ciudad _________________________identificado como El suscrito____________________________________identificado como i calidad aparece de propietario la al firmar,del en apto________de mi calidad de propietario del apto________de la UNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA torre________ del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA confiero 10, poder especial, señorpoder (a) especial, al señor (a) manifiesto que al confiero __, mayor ______________________, de edad identificado (a) con la cedula deidentificado (a) con la cedula de mayor de edad ciudadanía No.___________________vecino ___________vecino de Bogotá D.C. para que en de Bogotá D.C. para que en nombrea ylarepresentación mía , asista a la asamblea general ordinaria, n mía , asista asamblea general ordinaria, convocada para el día 27 de MARZO 2022, de MARZO 2022, a las 8:00 a.m. y si no hubiere a las 8:00 a.m. y si no hubiere quorumylegal y estatutario, para deliberar o, para deliberar tomar decisiones, este poder ysetomar decisiones, este poder se extiende para la segunda convocatoria. convocatoria. En cumplimiento de la sentencia c-318 de 2002 de la honorable corte sentencia c-318 de 2002 de la honorable corte constitucional, mi apoderado tiene la facultad de representarme dentro de la ado tiene la facultad de representarme dentro de la asamblea con voz y voto, si es propietario de unidades privadas del conjunto si es propietario de unidades deldeconjunto mixto plaza de la hojaprivadas y en caso ser propietario, si no residente, solo lo en caso de ser propietario, si no residente, solo loque lo afecte. podrá representar con vos en las decisiones s en las decisiones que lo afecte. Atentamente,
Firma propietaria_________________________C.C.___________________ Firma __________________C.C.___________________ apoderada___________________________C.C.___________________
_______________C.C.___________________
IMPORTANTE: FAVOR ANEXAR FOTOCOPIAS DE LAS CEDULAS DEL PROPIETARIO Y DEL APODERADO, PARA LA CORRESPONDIENTE ANEXAR FOTOCOPIAS DE LAS CEDULAS DEL VERIFICACION.
APODERADO, PARA LA CORRESPONDIENTE
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Anotaciones al poder ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ______________________________________ Página 2
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 ASAMBLEA EN CARPINTERIA. Se dice que una noche de hace muchos siglos, en un pequeño taller de carpintería famoso por los bellos muebles que allí se elaboraban, estando totalmente solas las herramientas, surgió una pelea entre todas ellas. El altercado se desarrolló en los siguientes términos: El martillo fue quien dio comienzo a la pelea y con dos imponentes golpes ordenó silencio, lo que obligó a las demás herramientas -que parloteaban sin escucharse- a enmudecer asustadas. Reivindicaba la presidencia, pues consideraba que era quien debía dirigir la caja de herramientas, por ser el mejor con diferencias, ya que sus opiniones eran firmes y contundentes, saberes respecto de los cuales nadie podía albergar ninguna duda. Sin embargo, poco a poco y superados los primeros golpes, el resto de las herramientas comenzaron a protestar y le exigieron su renuncia; ¿la causa? el martillo hacia demasiado ruido y además se pasaba todo el tiempo golpeando. Era ruidoso y machacante. Definitivamente no podía presidir la caja de herramientas. Abrumado el martillo con la acusación, comenzó a sentirse pequeño y resolvió esconderse en un rincón para no intervenir más, no sin antes, solicitar a los presentes, que también fuera expulsado el destornillador, dado que se trataba de una herramienta que daba demasiadas vueltas para conseguir algo y ser útil. Todos gritaron que le asistía razón al martillo en solicitar esa expulsión. Avergonzado el destornillador se metió dentro de un cajón. En ese momento dijo la lija: yo sé acabar bien las cosas que comienzo y me considero la más idónea para poner orden en la caja de herramientas. De inmediato todos vociferaron: ¡no! eres áspera en el trato diario con los demás con quienes tienes constantes fricciones. La lija desolada se quedó quieta en la estantería desde donde hablaba, pero exigió con voz firme que fuera expulsado también el metro, porque prejuicioso como era, media todo según su propia consideración o medida, como si él fuera el único perfecto. El metro saltó de pronto a lo más alto del taller y dijo: precisamente por esa razón, es decir, por tener la forma de medir, soy el más idóneo para tomar las medidas del asunto que nos ocupa. Todos dudaron y consideraron que tal vez, el metro tenía razón. Pero pronto comenzaron de nuevo las disputas, no podía ser creíble que alguien como el metro, pudiese ser justo.
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De repente fueron interrumpidos, la puerta del taller se abrió y entró el carpintero con un trozo de madera en las manos. Todos callaron. Se puso el delantal, buscó y reunió a todas las herramientas y comenzó su trabajo. Usó el martillo, la lija, el metro, los tornillos y otras herramientas como la sierra, el destornillador… y convirtió aquel trozo de madera en un precioso mueble. Al terminar la labor, el carpintero miró el resultado de su trabajo con satisfacción, organizó las herramientas en la caja, se quitó el delantal, salió del taller y cerró la puerta con llave. Sin embargo, las herramientas retomaron la deliberación. Fue el serrucho el primero en hablar: ha quedado claro que todos tenemos defectos y puntos débiles, pero también virtudes y cualidades. Los primeros nos separan, las segundas nos unen y no existen dudas: es con éstas últimas que trabaja el carpintero. Y, ante estas palabras, una sonrisa salió de todas las herramientas. La asamblea -en pleno- comprendió que no había razón para continuar peleando por la presidencia: el martillo era fuerte, el destornillador unía y aportaba sostén, la lija servía para limar las asperezas y el metro daba exactitud y precisión. Entendieron que eran un equipo capaz de producir belleza y de repente se emocionaron al ver que era una suerte poder trabajar unidos. De esta forma, la reunión terminó y todas las herramientas se iluminaron de sonrisas, se miraron con complicidad y reconocieron el valor que cada uno de ellos aportaba para la elaboración de preciosos muebles.
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Bogotá D.C. 09 de marzo de 2022 Señores: COPROPIETARIOS CONJUNTOS RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H. Ciudad ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 Fecha de Convocatoria: 09 de marzo de 2022 Fecha de Realización Asamblea: 27 de marzo de 2022 Hora inicio Asamblea: 8:00 am Registro de Firmas de 7:00 am a 8:00 am. Lugar: Auditorio Colegio Gabriel Betancourt Mejía Detrás de la Biblioteca del Tintal En mi calidad de representante legal del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10, con base en las facultades estatutarias y legales consagradas en el reglamento de Propiedad Horizontal y los artículos 39 y 41 de la Ley 675 de 2001 he permito convocar a todos los copropietarios a la celebración de la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS de acuerdo con lo expuesto en el encabezado y con el fin de llevar a cabo el siguiente orden del día: 1. Registro y verificación del Quórum. 2. Lectura y aprobación del orden del día. 3. Lectura del reglamento de la asamblea. 4. Elección del presidente y secretario de la Asamblea. 5. Elección comisión verificadora del acta de la Asamblea. 6. Presentación de informe administrativo y de consejo de administrativo. 7. Presentación y aprobación de estados financieros 2021. 8. Presentación y aprobación del presupuesto para el año 2022. 9. Presentación de informe de revisoría fiscal. 10.Elección de consejo de administración. (Periodo 2022-2023) 11.Elección Comité de Convivencia periodo. (Periodo 2022-2023) 12.Presentación y aprobación de proyecto cuota extraordinaria
(Impermeabilización de Fachadas) 13.Proposiciones y varios. 14.Cierre de asamblea.
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NOTA: LA INASISTENCIA GENERA SANCIÓN SEGÚN LA LEY 675 DE AGOSTO 03 DE 2001 EN SUS ARTICULOS 59, 60 Y 61, CAPITULO II (INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES NO PECUNIARIAS). Esta asamblea podrá sesionar por lo menos con el 51% del total de los coeficientes de propiedad, según lo dispuesto en la ley 675 de agosto 3 de 2001 de Propiedad Horizontal. Si por falta de quorum no se puede llevar a cabo la asamblea de esta convocatoria, se cita nuevamente y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados, que asistan a las 8:00 PM, del tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, en este caso el 30 de marzo de 2022, conforme a lo previsto en el artículo No. 41 de la ley 675 de agosto 3 de 2001. La Alcaldía Mayor de Bogotá emitió el Decreto 490 de 2021 en donde se indica que a partir del 14 de diciembre de 2021 para mayores de 18 años; y desde el 28 de diciembre de 2021 para mayores de 12 años, se exigirá de manera indispensable y obligatoria la presentación del carné de vacunación o certificado digital de Covid-19 en el que se evidencie el esquema completo, como requisito de ingreso para las actividades de carácter público y privado que impliquen asistencia masiva, bares, gastrobares, restaurantes, cines, discotecas, lugares de baile, conciertos, casinos, bingos y actividades de ocio, así como escenarios deportivos cuando se adelanten eventos masivos, parques de diversiones y temáticos, museos y ferias. Sin embargo, los alcaldes distritales y municipales podrán autorizar aforos de hasta con 100% en aquellos lugares o eventos masivos públicos o privados en los cuales se exija, como requisito para su ingreso, la presentación por parte de los asistentes y participantes del carnet c/c vacunación o certificado digital de vacunación, en el que se evidencie, como mínimo, el inicio del esquema de vacunación. ADVERTENCIA ESPECIAL. Si no puede asistir, hágase representar a través del poder adjunto, debidamente constituido, ante el administrador. La administración informa a los copropietarios que deseen postularse para ser miembros del consejo de administración, lo podrán hacer diligenciando el formato dispuesto para ese fin, el proceso de inscripción se debe realizar dentro de los días del 08 de febrero al 16 de febrero de 2022, el formato de postulación puede ser solicitado de manera física en la oficina o solicitado al correo electrónico conjuntolasmargaritas2@gmail.com Los Integrantes Página 6
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del de del Administración NO podrán representar poder a con ningún Los Consejo integrantes Consejo de Administración NO podráncon representar poder a ningún propietario propietario. Los poderes se recibirán ÚNICAMENTE Hasta el día martes 23 de marzo 2022 a las 8:00 pm SI NO FIRMA LA PLANILLA DE ASISTENCIA A LA ASAMBLEA SE DARÁ POR NO ASISTIDO Y SE HARÁ ACREEDOR A LA MULTA CORRESPONDIENTE A UNA CUOTA PLENA DE ADMINISTRACIÓN QUE SE CAUSARÁ EN LA FACTURACIÓN DEL MES DE ABRIL 2022. NOTA: LA INASISTENCIA GENERA SANCIÓN SEGÚN LA LEY 675 DE AGOSTO 03 DE 2001 EN SUS ARTICULOS 59, 60 Y 61, CAPITULO ll (INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES NO PECUNIARIAS). Esta asamblea podrá sesionar por lo menos con el 51% del total de los coeficientes de propiedad, según lo dispuesto en la ley 675 de agosto 3 de 2001 de Propiedad Horizontal. Si por falta de quórum no se puede llevar a cabo la asamblea de esta convocatoria, se cita nuevamente y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados, NOTAS A TENER EN CUENTA PARA EL BUEN DESARROLLO DE LA ASAMBLEA • •
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El día de la asamblea NO SE RECIBIRÁN PODERES Ningún apoderado o copropietario puede representar más de un apartamento y solo se permite la asistencia de una representante unidad de vivienda. No se permite la compañía de menores de edad (salvo de brazos) así como personas bajo los efectos del alcohol ni sustancias psicoactivas, de igual forma NO se permitirá la presencia de mascotas. Recuerde señor copropietario que las decisiones tomadas válidamente en la asamblea obligan a presentes, ausentes y disidentes. Si el inmueble se encuentra arrendado, por favor informar y hacer llegar estos documentos al propietario. El presidente de la Asamblea puede solicitar el retiro de la reunión de la persona personas que pretendan sabotear la reunión. El presidente de la Asamblea es el director del debate y solamente él puede dar ceder el derecho al uso de la palabra. Los participantes Página 7
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que deseen el uso de la palabra deben levantar la mano y pedir la palabra al momento de la firma de Asistencia una vez que sea autorizado por el presidente debe identificarse indicando claramente su nombre, torre y apto donde vive o a quien representa, teniendo el uso de la palabra por un espacio máximo de dos (2) minutos y solamente podrá hacer dos (2) intervenciones sobre el mismo tema. Todo participante que haga uso de la palabra debe dirigirse a la Asamblea y no a una persona determinada o entablar dialogo o controversia con ella, debe ser objetivo, claro, educado y sin proferir ningún tipo de ofensas ni lenguaje violento al momento de su intervención. Mientras un participante esté interviniendo no puede ser interrumpido sino por el presidente de la Asamblea únicamente Con el ánimo de dar agilidad al punto de Proposiciones y Varios, les agradecemos hacernos llegar sus propuestas al buzón de sugerencias dejado en la recepción hasta el día 23 DE MARZO DE 2022, con el fin de clasificar los por temas, los cuales serán tratados en la Asamblea. De igual manera la administración atenderá el miércoles 16 de febrero en el horario de 8:00 am a 12:00 del mediodía las aclaraciones de temas contables con cita previa. Por respeto a todos, se dará un margen de UNA hora (1) para iniciar asamblea contada a partir de las 7:00 am y hasta las 8:00 am para que realice el registro de firma de asistencia a la asamblea, después de este tiempo no se permitirá la firma de las personas que lleguen tarde POR FAVOR NO INSISTA QUE LE PERMITAN FIRMAR DESPUÉS DE LA HORA DE REGISTRO. Cordialmente, (ORIGINAL FIRMADO) IVAN MAURICIO SEGURA LOTERO REPRESENTANTE LEGAL CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10
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DECLARACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS
El Representante Legal del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H. declara. • Que la información que se solicita para actualizar la base de datos de la administración está protegida por la ley 1581 de 2012, es de uso confidencial para el desarrollo de los procesos administrativos de esta copropiedad y está prohibida su divulgación o uso para asuntos diferentes a lo contenido en esta convocatoria. • Que el CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H, no tiene ninguna actividad económica diferente al desarrollo de su objeto social de administrar la propiedad horizontal sin ánimo de lucro, destinada al uso de viviendas habitacionales para sus propietarios o arrendatarios. • Que no está sujeta al reporte de bases de datos a ningún ente gubernamental. Pues, la información de los propietarios solo es usada para la difusión de los informes financieros y administrativos en las asambleas ordinarias o extraordinarias de propietarios, donde solo se circulan datos de inmuebles morosos o temas puntuales al interior de la copropiedad. • Que la copropiedad cuenta con un manual de políticas de tratamiento de información y manual interno de políticas y procedimientos para la protección y el tratamiento de datos personales, que hacen parte del desarrollo de la norma invocada. • Por lo anterior informo que el video de grabación del desarrollo de la asamblea será exclusivamente para el uso de la elaboración del acta. En consecuencia, se permite preguntarle: ¿Está usted de acuerdo con el uso de sus datos personales, registrados en la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 PH, para asuntos exclusivamente? ¿Concernientes con el desarrollo de la actividad de la copropiedad? - SI___ / NO___ NOMBRE_____________________APTO.____________________ Cordialmente, IVAN MAURICIO SEGURA LOTERO Representante Legal Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 10 Página 9
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Bogotá D.C, marzo 12 del 2022 Señores: PROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 PH. Ciudad. INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA PERIODO 2021 Reciban un cordial saludo y especial agradecimiento a la comunidad del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 por la comprensión, sentido de pertenencia, compromiso, respeto, tolerancia durante la gestión que se ejecutó y desarrollo en el año 2021. A continuación, presentamos el informe de gestión realizado por la Administración durante el periodo año 2021, en donde lo centraremos sobre las áreas que integran el desarrollo de la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H., sobre los aspectos más relevantes, así:
I. Aspectos Administrativos y Operativos II. Aspectos Económicos y Financieros III. Aspectos Jurídicos Es importante resaltar el apoyo de los colaboradores, quienes aportaron con sus ideas y dedicaron su tiempo para cumplir con los objetivos proyectados en cada una de las áreas de incidencia, según las necesidades del conjunto, siendo esta una comunidad de un promedio de mil doscientos (1200) residentes, población alta y de gran complejidad, que solo con la ayuda primeramente de Dios y el sentido de pertenencia y compromiso, me ha llevado hasta el día de hoy a dar cumplimiento a la tarea encomendada por esta Honorable Asamblea, es de resaltar que se ha laborado con servicio, entrega y dedicación a la comunidad de manera permanente a pesar de las circunstancias de nuestro país por el COVID-19 quedando la satisfacción de la labor cumplida hasta la fecha. Página 10
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 En consecuencia y dando cumplimiento a las normas contempladas en el Reglamento de Propiedad Horizontal y de conformidad con lo establecido por la Ley 675 del 3 de agosto 2001 – Régimen de Propiedad Horizontal -. El Consejo de Administración presenta su informe y la administración de igual manera, resumiendo los aspectos más relevantes de la función administrativa encomendada durante el año 2021, desarrollando una amplia gestión teniendo en cuenta de manera integral la necesidad de mantenimientos, reparaciones, imprevistos, y control administrativo al igual que los planes y proyectos aprobados por ustedes en la Asamblea Virtual del 28 de febrero del año 2021. El informe de gestión se enmarca en las actividades más relevantes ejecutadas durante el año 2021. A pesar de lo que se ha vivido dentro de la pandemia por la que aún estamos atravesando Covid19, la atención se ha llevado a cabo prestando un servicio de 4 horas presencial día de por medio, durante la semana en diferentes horarios para ser asequibles a los residentes, sábados cada 15 días de acuerdo con las necesidades y campañas a realizar. Parte de la logística del equipo administrativo, consiste en atención personalizado por parte del administrador quien atendía temas de PQRS, áreas comunes, convivencia, supervisión de las empresas de aseo y seguridad para velar por el correcto funcionamiento de la copropiedad. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS. CONTRATACIONES PRESTADOR DE
CONTRATISTA
SERVICIOS SEGURIDAD DE VIGILANCIA ASEO
FECHA DE
FECHA DE COSTO TERMINACION MENSUAL
INICIO SEGURIDAD EL PORTICO LTDA
01 de enero 2022
INTEGRAL SERVICE COMPAÑÍA DE ASEO Y
01 de octubre 2021 Página 11
31 de diciembre 2022
31 de diciembre 2022
12.834.162
6.529.770
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 SERVICIOS GENERALES
POLIZA ADMYSIS CONTADOR
ADMON MOTOBOMBAS
AXA COLPATRIA SISCO EDGAR VELANDIA
IVAN SEGURA CRISTIAN PARDO
26 de julio 2021
26 de julio 2022
12 de julio 2021 1 de febrero 2022
12 de julio 2022 1 de febrero 2023
1 de junio 2021 10 de enero 2022
1 de junio 2022 10 de enero 2023
18.963.521 445.434 795.000
1.908.000
230.000
SERVICIO DE VIGILANCIA El servicio de vigilancia privada se encuentra vigente a cargo de la compañía, SEGURIDAD EL PORTICO LTDA., 6 servicios de 12 horas cada uno quien vela por la seguridad de la copropiedad. Además, contamos con el estudio de seguridad el cual fue realizado por la misma empresa. Se cuentan con contratos periódicos de prestación de servicios para la realización del mantenimiento del CCTV, en zonas perimetrales tanto externas como internas y una distribución del cableado. Tanto en la entrada de recepción como a la entrada de cada torre hay puertas de seguridad y control de ingreso lo que permite mayor eficiencia en seguridad y control dentro del conjunto. En el mes de julio se realizó una reunión, se llegó un acuerdo de extender el contrato hasta 31 de diciembre 2021 con el objetivo de normalizar los contratos de las empresas a finalizar el año.
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 SERVICIO DE ASEO
El servicio de aseo se encuentra vigente a cargo de la compañía, INTEGRAL SERVICE COMPAÑÍA DE ASEO Y SERVICIOS GENERALES, quien vela por el aseo del conjunto. Contamos con 3 servicios, 2 operarias de servicios generales, un servicio de todero, la supervisión y corrección constante del coordinador encargado de la zona. Servicio Jardinería. Se encuentra incluido en el contrato de aseo. En julio se realizó reunión por algunos inconvenientes, incumpliendo de la empresa saliente, se tomó la decisión de hacer la convocatoria para la contratación de una empresa de aseo. Llegaron aproximadamente 7 propuestas de las cuales se citaron a 4 y se decidió por la empresa Integral Service Compañía De Aseo y Servicios Generales por sus aliados estratégicos que ayudan al crecimiento del conjunto ASPECTOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS POLIZA La Copropiedad cuenta con el avalúo técnico de reposición de los bienes comunes vigente, y sobre el cual se tomaron los valores asegurables para constituir la póliza de zonas comunes con la Compañía AXA COLPATRIA SEGUROS S.A; además de las coberturas, la póliza cuente con servicio de asistencia que atiende daños emergentes en las zonas comunes según las condiciones de ésta, encontrándose vigente su cubrimiento. ACTIVIDADES SOCIALES La administración de la mano con el consejo de administración y el comité de convivencia trabajan conjuntamente en el desarrollo social de la agrupación promoviendo actividades en las cuales participa toda la comunidad, sin embargo, y a pesar de las restricciones generadas por la pandemia; se desarrollaron las actividades relacionadas a continuación: • •
Día de Halloween Día de Navidad.
En general y en cada celebración específica se tuvieron en cuenta los protocolos de Bio seguridad priorizando en salvaguardar la salud y la integridad física de los residentes. Página 13
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Bancos:
Cuenta Corriente: La cuenta del Banco CAJA SOCIAL # 21003917940 se maneja bajo la estricta modalidad de 2 token del presidente del consejo y del administrador.
Cuenta de Ahorros: La cuenta del Banco CAJA SOCIAL # 24099479741
se maneja bajo la estricta modalidad de 2 token del presidente del consejo y del administrador, esta cuenta se encuentra referenciada. Cuenta Corriente Av. Villas: Cta # 67701367-4, la cual se encuentra en proceso de cancelación. Mantenimiento Equipo Hidráulico El contrato de prestación de servicios para el mantenimiento de los equipos de Bombeo para el suministro de agua potable se llevó a cabo con la empresa PARDO SOLUCIONES INTEGRALES. El señor Cristian Pardo, realizo el mantenimiento de 4 motobombas y limpieza y mantenimiento de las motobombas sumergibles, cambio de rodamientos, sellos impulsores de cada una, además del rebobinado de motos marca siemens, faltando una motobomba por hacer el respetivo mantenimiento. Aspectos Tributarios Durante el periodo de nuestra gestión, se ha dado cumplimiento a las normas tributarias y contables ante la DIAN, del Registro Único Tributario (RUT) siguiendo los parámetros de la Ley; actualmente contamos con el certificado que acredita a la Copropiedad como ente jurídico sin ánimo de lucro obligado a practicar retención en la fuente según las tarifas establecidas y presentar información exógena anualmente.
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 INFORME DE GESTIÓN CONSEJO DE ADMNISTRACIÓN DE MARZO DE 2021 A FEBRERO 2022 Señores PROPIETARIOS Ciudad Cordial saludo, El consejo de administración fue elegido en la asamblea general de copropietarios que se llevó a cabo el 28 de febrero 2021. En reunión de 10 de marzo de 2021 acta N° 1 fueron elegidos internamente los cargos por postulación. Actividades realizadas:
Análisis de nuevos proveedores para la prestación de servicios de Aseo, vigilancia y administración.
Generación de convocatorias a través de la revista de propiedad horizontal para los mismos cargos.
Análisis y revisión de la prestación de los mismos servicios en los conjuntos aledaños.
Apoyo en el desarrollo de las reuniones del consejo. Participación en la creación de actas y seguimiento a tareas pendientes. Apoyo en la creación del acta y primeros protocolos de bioseguridad del conjunto frente al COVID 19.
REUNIONES DE CONSEJO Dairo Motta Presidente Diego Montilla Secretario Andrés Rodríguez Tesorero
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Se realizaron alrededor de 14 sesiones ordinarias de Consejo, la Administración, algunas con la compañía del administrador, para las reuniones de Estados Financieros en compañía del señor Contador; además, hubo reuniones puntuales con algunos de los consejeros para tratar temas técnicos de carácter urgente. El Consejo de Administración ha realizado el seguimiento y acompañamiento a la administración en su gestión administrativa y operativa, siguiendo la ejecución de las tareas más importantes que surgieron en las reuniones del consejo en el transcurso del año. Se socializó al interior del mismo del año los informes de control emitidas por parte contable, teniendo en cuenta las observaciones, las cuales se atendieron en su gran mayoría con prontitud. Otros mantenimientos
Destapona miento y lavado de red de tubería de aguas negras de la torre 1 hasta la torre 13 del conjunto.
Se realizó mantenimiento de tubería galvanizada, torre 11 y cambio de contadores de agua de torre 7 segundo piso, con ayuda del señor todero verificamos contadores de agua de todo el conjunto donde no ubicamos más novedades.
Se hizo mantenimiento de cámaras y todas están funcionando, se revisó caja por caja en cada una de las cámaras de seguridad del conjunto.
Se realizó cambio de paneles, sensores, reflectores lámparas de zonas comunes de las torres y se instaló el reflector que se encuentra en la primera puerta saliendo del conjunto en el segundo piso.
Mantenimiento, instalación y cambio de la mayoría del cableado de luz que se encontraba en corto y hacen parte del sistema de alumbrado de las áreas comunes al exterior y alrededores de las torres.
Se realizó sondeo a las redes de tuberías de salida de las torres a las cajas de inspección. Sondeo y mantenimiento a trayecto de tubería de caja a caja, extracción de residuos, se realizó sondeo hasta salida principal de colectores, limpieza y lavado de las cajas de inspección con sondas equipo hidrojet a presión de agua. Página 16
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Fumigación y control de insectos rastreros voladores interior entre las 13 torres, salones sociales, shut de basuras, área común.
En este año se realizaron aproximadamente 106 llamados de atención, entre las cuales encontramos: Por ruidos, tanto diurnos como nocturnos. Los malos manejos de basuras al dejar rastro de fluidos manchando pasillos y/o escaleras, al botar residuos en las áreas comunes y quienes no recogen las deposiciones de sus mascotas. Por mala convivencia, por agresiones verbales hacia los guardas de seguridad y a todos aquellos que se negaban a cumplir los protocolos de bioseguridad estipulados por el Gobierno. Los daños en las áreas comunes y el mal manejo de las puertas de vidrio, a quienes no usan los chips y a quienes la dejan abierta
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La cartera general del Conjunto Residencial se encuentra en $95.140.591 aproximadamente a pesar de que, en los meses de abril mayo y junio de 2021 nos acogimos a las indicaciones del Decreto 579 de 2020 correspondiente a no cobro de intereses y extensión del pronto pago, medida que ampliamos en varias ocasiones de algunos meses del 2021, en aras de rescatar más cartera. Mensualmente se enviaron las cuentas de cobro a los apartamentos y correos electrónicos. A pesar de estas tareas, algunos morosos y propietarios no se acogieron a una cultura de cumplimento de pago afectando de manera significativa el recaudo y el incumplimiento del Conjunto en el pago oportuno de sus obligaciones con los proveedores de servicios, así como el buen desarrollo de la Copropiedad para garantizar los mantenimientos preventivos y correctivos y hacer mejoras en pro del bienestar general de los residentes y propietarios.
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS HABEAS DATA De conformidad con la normatividad colombiana de protección de datos personales, el Manual y la política de tratamiento de ser está implementando desde finales de enero. Esta acción tiene como objeto definir los lineamientos generales y dar cumplimiento a las políticas internas del CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10, además de regular los procedimientos y mecanismos de control que se deben seguir para el correcto manejo, tratamiento y protección de la información. Con este manual se está creando un sistema organizacional para el manejo de todo tipo de información recogida en bases de datos de las personas que tienen algún tipo de relación comercial con la copropiedad, tales como propietarios arrendatarios, empleados, contratistas, proveedores, acreedores, etc. Como es de público conocimiento, la privacidad de la información de cada individuo es fundamental para preservar los derechos fundamentales contenidos en la Carta Magna.
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CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 “PROPIEDAD HORIZONTAL”
INFORME DE AUDITORIA 2021
BOGOTA - COLOMBIA 2022
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Bogotá, marzo 10 de 2021
Señores HONORABLE ASAMBLEA CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 ASUNTO: INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR EL PERIODO 2021. Respetados asambleístas: En mi calidad de Contadora Pública me permito presentar el informe de la auditoria administrativa y financiera efectuada al CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10. OBJETO Realizar auditoría integral que comprende la evaluación de la información financiera el control interno el cumplimiento de los asuntos legales y la gestión de la administración de la copropiedad, realizada de manera objetiva técnica y con independencia total. ALCANCE El alcance la presente auditoria comprende el periodo fiscal 2021. METODOLOGÍA Esta auditoria se realiza con herramientas y técnicas apropiadas y con fundamento en las mejores prácticas indicadas en las normas internacionales de auditoria – NIA´s contemplado también las normas de auditoria generalmente aceptadas en Colombia NAGAS´S, en los modelos de evaluación de riesgos y evaluación del control interno, las normas vigentes en Colombia y los parámetros emitidos en la ley 675 de 2001 junto a sus normas concordantes. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR Mi responsabilidad es examinarlos y auditarlos, expresando mi opinión de acuerdo al alcance de mis actuaciones y la información disponible, para lo cual he utilizado los procedimientos de auditoría que he considerado necesarios para obtener evidencia sobre los montos y revelaciones; auditoria que implica entre otras, el examen de las evidencias que respaldan las cifras, las notas informativas en los Estados Financieros y la evaluación de las Normas y Principios de Contabilidad utilizados; considero que el trabajo realizado, me proporciono una base razonable para expresar mi opinión. 1
NATURALEZA
CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H. es una entidad sin ánimo de lucro de naturaleza civil con personería jurídica N.º 268 del 31 de julio de 2012 expedida por la Alcaldía Local de Kennedy y Nit. 900.545.713-7 Bogotá. Conforme a lo previsto en la Ley 675 de 2001 y el reglamento del CONJUNTO, su objeto principal es:
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 “Administrar correcta y eficazmente los bienes, áreas y servicios comunes del CONJUNTO; manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal”. 2
RESPONSABILIDADES DE LA COPROPIEDAD
2.1 RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y CONTABLE La responsabilidad en la preparación y emisión de la información contable, financiera y administrativa corresponde a la Administración del CONJUNTO según ley 222/1995, así como las directrices de las orientaciones profesionales y técnicas del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, para Propiedad Horizontal, la Ley 675 de 2001 en su artículo 51 que establece: “Llevar bajo su dependencia y responsabilidad la contabilidad del edificio o Conjunto.” 2.2
RESPONSABILIDAD FISCAL
El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H, de acuerdo con el Art. 23 del Estatuto Tributario Nacional por estar sometida al régimen de propiedad horizontal está clasificada como una entidad no contribuyente del impuesto de renta y complementarios. Sin embargo, debe cumplir con las siguientes obligaciones fiscales: • • • •
Retención en la fuente a título de renta. Informante de exógena Nacional. Informante de exógena Distrital. Retención de ICA
3.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
3.1
INFORMACIÓN SUMINISTRADA
a.
Soportes contables físicos periodo fiscal 2021.
b.
Información contable 2021 sistema contable SISCO.
3.2
ASPECTOS LEGALES
3.2.1 REPRESENTACIÓN LEGAL Se verifica la existencia de representación legal de CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 - PROPIEDAD HORIZONTAL, mediante Radicado No. 20225830220371, inscripción de administrador y representante legal el señor SEGURA LOTERO IVAN MAURICIO, Identificado con cédula de ciudadanía No. 1.022.362.838, quien actuará como administrador durante el periodo 1 de junio de 2021 al 1 de junio de 2022, de acuerdo con la evidencia. 3.2.1 ASPECTOS TRIBUTARIOS La propiedad horizontal, a pesar de ser una persona jurídica de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, tiene una serie de obligaciones relacionadas con distintos impuestos que dependerán de las actividades que desarrolle cada una para nuestro caso el conjunto por ser residencial debe ejercer como:. •
El artículo 368 del Estatuto tributario incluye a las copropiedades como agentes de retención en renta. (Anexo 1)
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 • • •
El Capítulo III del Estatuto tributario nos indica las obligaciones de los agentes de retención entre otras: Efectuar la retención sobre todos los pagos y conceptos, presentarla de manera oportuna, consignar la retención expedir certificados. Presentar anualmente información exógena nacional. (Anexo 2) Presentar anualmente información exógena distrital. (Anexo 3)
Las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal que destinan algún o algunos de sus bienes, o áreas comunes para la explotación comercial o industrial, generando algún tipo de renta, serán contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto de industria y comercio. El conjunto no desarrolla este tipo de actividades por ende no somos responsable del Impuesto a la Renta ni de IVA. Se evidenciaron los documentos pertinentes que establecen las obligaciones tributarias de la copropiedad, para los tributos de orden nacional se aprecia según el análisis del Rut. Se revisó la página de la Dian y para el año 2021 no registran pagos pendientes por retenciones en la fuente, adicional registran unos excedentes los cuales es probable que sea por cruces de documentos, sin embargo, se sugiere a la administración gestionar aclaraciones ante la Dian para los saldos que se evidencian en la página y de ser posible solicitar devolución. OBLIGACION
AÑO
100314010943541
2014
PERIODO 4
SALDO 299.000
100314010928392
2014
5
370.000
100319017507037
2019
5
1.000
100319025138452
2019
8
1.000
100320009756909
2020
4
285.000
100321001965663 3.2.2 LIBROS OFICIALES
2021
1
1.000
Las Entidades sin ánimo de lucro, iglesias confederaciones y federaciones, entidades de seguridad social reguladas por la ley 100, partidos y movimientos político, etc. Deben llevar libros de contabilidad como lo establece el artículo 364 del estatuto tributario, estos se registran en la división o grupo de gestión y asistencia al cliente o quien haga sus veces correspondientes a su jurisdicción. El registro de los libros ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, es el trámite que efectúa el obligado para que la contabilidad constituya prueba y se deben registrar los libros de: . • • • •
Diario, Mayor y balances Libro de actas de asamblea general y junta directiva Podrán a su vez registrar los libros auxiliares que consideren convenientes como de su contabilidad.
prueba
El CONJUNTO RESIDENCIAL CIUDAD TINTAL II ETAPA 10 P.H cumple con este mandato. 3.2.3 LIBROS DE ACTAS
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Se evidencian los libros de actas de asamblea y el libro de actas de consejo foliadas y debidamente firmadas. 3.2.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG-SST) El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) abarca una disciplina que trata de prevenir las lesiones y las enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, además de la protección y promoción de la salud de los empleados. El artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015 establece el campo de aplicación de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo: «Artículo 2.2.4.6.1. Objeto y Campo de Aplicación. El presente decreto tiene por objeto definir las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión». Es posible que una propiedad horizontal no cuente con empleados, pero sí cuente con contratistas, la normatividad es clara: «los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo» deben implementar el SG-SST. En la Resolución 1111 de 2017 se confirma esta afirmación, en el artículo primero: «Artículo 1°. Campo de aplicación y cobertura. La presente resolución se aplica a los empleadores públicos y privados, a los trabajadores dependientes e independientes, a los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, a las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, a las agremiaciones u asociaciones que afilian trabajadores independientes al Sistema de Seguridad Social Integral, las empresas de servicios temporales, estudiantes afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales y los trabajadores en misión; a las administradoras de riesgos laborales; a la Policía Nacional en lo que corresponde a su personal no uniformado y al personal civil de las fuerzas militares, quienes deben implementar los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el marco del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales». Por lo anterior, no queda duda de la obligación de toda propiedad horizontal con la seguridad y la salud en el trabajo y a la fecha de corte de la auditoria se evidencia únicamente la evaluación inicial, no se están implementando procesos tendientes a dar cumplimiento a lo establecido en el decreto reglamentario 1072 seguridad y salud en el trabajo. Se evidencio recursos asignados en el presupuesto para el efecto. 3.2.5 MANUAL DE POLITICAS CONTABLES BAJO NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA NIF El conjunto a la fecha de corte de la presente auditoria cuenta con el manual de políticas contables dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1314 de 2009 que señalan las entidades responsables, reglamentada mediante Decreto 2706 de 2012 y Decreto 3019 de 2013, además de la Circular Guía 115-000003 de 2013 expedida por la Superintendencia de Sociedades y la Orientación Técnica 015 del Consejo Técnico de la Contaduría, así como los diferentes Conceptos de las autoridades competentes. 3.2.6 CONTROL INTERNO
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 A pesar de un manejo informal que ha funcionado para el proceso y control de pagos donde el presidente es quien revisa y autoriza todas las salidas de dinero de la copropiedad, es necesario implementar un manual de control interno principalmente, en tema de manejo del efectivo y bancos. 3.2.7 POLIZA DE AREAS COMUNES (art.15 de la Ley 675 de 2001) La copropiedad cumple con lo establecido en el art. 15 de la ley 675 de 2001, por cuanto en el periodo conto con la poliza en mension, cuya renovacion en 2021 dio continuidad y su vigencia va desde 26 de julio de 2021 a 26 de julio de 2022, el ultimo avaluo fue actualizado en 2018, para el año 2022 la corpopiedad debe realizar la actualizacion del mismo de manera que en la proxima renovacion quede asegurada al 100%. El Seguro Obligatorio de Bienes Comunes es la herramienta ineludible que tienen todos los edificios o conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal y que les ayuda a proteger los bienes de la copropiedad contra los riesgos de incendio y terremoto, con el fin de garantizar la reconstrucción total de los mismos. 3.2.8 LICENCIA DEL PROGRAMA CONTABLE Se evidencio cumplimiento de lo establecido en la ley 603 de 2000 en referencia a los derechos de autor sobre las licencias del software contable de la copropiedad, esto se evidencio mediante la verificación la Licencia serie: LPC333GD. 3.2.9 CONTRATOS Se revisaron los contratos de los prestadores de servicio de aseo, vigilancia, administrador, contador y gestión de cobro de recuperación de cartera así: CONTRATISTA
DESCRIPCION
ASEO Y INTEGRAL SERVICE MANTENIMIENTO COMPAÑÍA DE ASEO Y INTEGRAL SERVICIOS GENERALES SAS VIGILANCIA Y SEGURIDAD EL SEGURIDAD PORTICO LTDA IVAN MAURICIO ADMINISTRACION SEGURA LOTERO EDGAR ALFONSO CONTADOR VELANDIA PARDO RECUPERACION GRUPO FONDERA CARTERA
DURACION EN MESES
VALOR CONTRATO
31/dic/22
15
88.985.700
1/ene/22
31/dic/22
12
363.410.400
1/jun/21
31/mar/22
10
19.080.000
1/feb/22
31/ene/23
12
14/feb/22
14/feb/23
12
FECHA INICIO 1/oct/21
FECHA TERMINACION
9.540.000 MOROSOS
Se evidencia buen manejo de los contratos ya que se encuentran con vigencias a un año exepto el de aseo que quedo a 15 meses, para unificar vigencia con el de vigilancia, de manera que los consejeros y el administrador tengan la libertad de hacer la evaluacion de los mismos y de ser necesario iniciar proceso de selección del prestador de servicio, que se ajuste a las necesidades y presupuesto del conjunto. Se sugiere como accion de mejora en este proceso, la implementacion y protocolizacion de unas politicas de contratacion que contenga por lo menos: convocatoria o pliego, numero de postulantes, evaluacion y sitema de elccion del contratista.
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 3.2.10 CUMPLIMIENTO LEY HABEAS DATA Se evidencio que la copropiedad se encuentra en etapa de implementación de la política de manejo de datos, para el periodo auditado se evidencia incumplimiento a lo señalado en la ley 1581 de 2012. La ley de protección de datos personales es una ley que complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales. 3.3
COMPROBANTES DE EGRESO
Durante el periodo 2021 se realizaron pagos con cargo a las cuentas como se detalla a continuación: PERIODO
DE
HASTA
ene-21
1781
1800
1.924.000
0
22.798.618
feb-21
1801
1821
1.767.534
0
23.350.944
mar-21
1822
1845
2.492.630
0
30.472.871
abr-21
1846
1864
1.700.000
0
29.676.009
may-21
1865
1883
1.200.000
0
27.007.728
jun-21
1884
1900
1.400.000
0
27.727.037
jul-21
1901
1916
1.600.000
0
29.343.849
ago-21
1917
1950
0
30.752.146
sep-21
1951
1963
0
25.340.375
oct-21
1964
1987
nov-21
1988
2014
dic-21
2015
2031
TOTAL
TOTAL
AV VILLAS CTA CAJA SOCIAL CTE 677013674 7940 FONDO DE IMPREV.
0 2.295.000 0 1.908.000
6.000.000
16.287.164
26.698.851
80.000
28.924.691
0
31.774.398
0 356.234.681
CAJA SOCIAL CTA AHOR. 9741
6.080.000
333.867.517
Los comprobantes de egreso se revisaron en su totalidad, la mayoría cuentas los soportes necesarios, salvo algunos con las siguientes observaciones: a) El artículo 617 del estatuto tributario señala los requisitos que, para efectos tributarios, debe cumplir la factura de venta, los rubros más representativos de la copropiedad, que son vigilancia aseo, cumplen con este requisito sin embargo en los reembolsos de caja menor se presentan pagos menores por concepto de papelería, implementos de aseo y cafetería, materiales, eléctricos entre otros no presentan dicha formalidad. b) Los profesionales independientes que presten sus servicios profesionales a la copropiedad están obligados a presentar mensualmente junto con la cuenta de cobro el pago de aportes a la seguridad social, requisito que no se cumplió para el caso de la administración que salió.
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c) Existen pagos realizados al señor Álvaro Duran por el servicio de pintura de las torres, el cual no presenta pagos de seguridad social adjunto a las cuentas de cobro presentadas. Este hallazgo debe ser subsanado a partir de la fecha, al momento de contratar cada servicio ya que expone y compromete a la copropiedad en caso de algún accidente. (el conjunto siempre es solidario). d) Se evidenciaron algunos pagos de personas naturales que no contaban con la copia del RUT, se realizó la observación al administrador quien de manera inmediata y al cierre de la presente auditoria subsano el hallazgo, presentando una carpeta organizada con dichos documentos. 3.4
REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS
Una vez revisados todos los documentos legales y documentos soportes que se tuvieron para el año 2021, se realiza el análisis de los estados financieros donde me permito hacer las observaciones sobre los rubros que requieren detalle independiente de las revelaciones que se tienen de los estados financieros. 3.4.1 CARTERA La cartera presenta un incremento del 19% con respecto al año anterior, cifra negativa en gestión de recaudo, como recomendación, mayor seguimiento y control para los casos que están en gestión de los abogados, el parqueadero de visitantes presenta un saldo de $1.588.00 el cual no debería tener valor por cobrar al final del ejercicio, es un servicio prestado que debe cobrarse inmediatamente y así DETALLE
2021
ADMINISTRACION PARQ VEHICULO PARQ MOTOCICLETA INASISTENCIA ASAMBLEA RETROACTIVO HONORARIOS EXTRAORDINARIA 2015 PARQUEADERO VISITANTES INTERESES DE MORA
Variación
%
9.380.046
16%
60.382.162
947.200
804.900
142.300
18%
-
141.600
-141.600
-100% 211%
CUOTA EXTRAORDINARIA 3 DE 3 MULTA CONVIVENCIA
2020
69.762.208
566.800
182.200
384.600
1.019.655
774.700
244.955
32%
134.000
197.600
-63.600
-32%
294.400
313.450
-19.050
-6%
1.131.878
1.388.707
-256.829
-18%
344.250
509.650
-165.400
-32%
1.588.000
319.600
1.268.400
397%
19.352.200
15.082.142
4.270.058
28%
se evitan estar en gestiones de cobro posteriores, se sugiere adquirir software de parqueaderos que permita tener control permanente sobre los parqueaderos de visitantes, su uso y los ingresos que generan. a. Detalle cartera TOTAL PROPIETARIOS
95.140.591
80.096.711 15.043.880 19% b.
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Cartera por mes
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c. Casos mayores a un millón De acuerdo con la información suministrada por la administración estos casos se encuentran en proceso jurídico con la firma FONDERA Y ASOCIADOS anteriormente con la firma SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE CARTERA SAC LTDA, el hecho de que estos hayan estado en jurídico dan garantía de que no existe prescripción y es cobrable el 100%. Cantidad
Inmueble
Deuda Desde
1
12604
dic-14
13.089.574
2
5303
mar-15
9.151.400
3
4502
abr-15
6.580.660
4
6202
abr-15
6.031.140
5
11202
may-17
4.857.988
6
11302
ene-19
4.585.400
7
13402
ene-19
4.556.950
8
1204
dic-18
4.354.575
9
1401
jul-19
3.666.900
10
9601
oct-18
3.647.000
11
2502
abr-19
3.615.900
12
5401
mar-19
3.467.502
13
6602
ago-19
2.776.380
14
11401
dic-19
2.300.200
15
9104
oct-19
2.142.900
16
3304
ene-20
1.988.783
17
6502
mar-20
1.564.784
18
13401
dic-20
1.295.500
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Valor
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 12302
19
ene-21
1.268.500
Total
80.942.036
d. La administración realizo 3 acuerdos de pago. APARTAMENTO
VALOR
3202
434700
2602
362500
12502
0
TOTAL
797200
3.4.2 CONSIGNACIONES POR IDENTIFICAR Al cierre del ejercicio se evidencian (62) sesenta y dos depósitos por identificar por valor de ($5.662.151) Cinco millones seiscientos sesenta y dos mil ciento cincuenta y un pesos, de consignaciones recibidas por parte de los copropietarios y que no se han aplicado a cada unidad por falta de datos de quien consigno, se sugiere que se tenga un periodo estipulado para que estas partidas al cabo de determinado tiempo si las personas que las realizan no se acercan para que les descarguen la cartera sea tomado como aprovechamientos para la copropiedad. 3.4.3 EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO 3.4.3.1 el conjunto cuenta con dos cuentas debidamente conciliadas se verifica extractos y auxiliares consecutivo de ingreso. DETALLE CAJA MENOR AV VILLAS CTA CTE 677013674 CAJA SOCIAL CTA AHOR. 9741 TOTAL EFECTIVO
2021
400.000 2.193.251 2.013.938 4.607.188
2020 400.000 336.900 262.010 998.910
Variación
1.856.351 1.751.927 3.608.278
0
3..4.3.2 La reserva del Fondo de Imprevistos a 31 de diciembre de 2021, de acuerdo con lo establecido en la ley 675 de 2001 está en $25.227.835, la cual se encuentra monetizada en $12.766.475 es decir en 50,60% quedando por monetizar $12.461.360. El año 2020 el fondo estaba constituido por valor de $21.681.958 y monetizado en $4.086.257 un porcentaje del 18,84%. Se observa que no estamos cumpliendo con lo establecido en la ley, por cuanto este debe estar monetizado al 100% para cumplir con el objeto para el cual es constituido. 3.4.4 CUENTAS POR PAGAR (Anexo 4) Las cuentas por pagar se incrementaron en un 65%, lo que denota claramente que el conjunto no tiene liquidez para trabajar y suplir las obligaciones mensuales que se presentan con los gastos, parte de ello por el incremento de la cartera de los copropietarios y por gastos extraordinarios que no se tuvieron en cuenta en el presupuesto, llevando esto a una financiación con los proveedores. Al cierre del ejercicio la empresa de vigilancia que es el contratista más representativo se le adeudan cerca de 3 facturas sin cancelar.
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La liquidez del conjunto se encuentra en déficit de $ 67´126.509 a 31 de diciembre de 2021, es decir que no se tiene efectivo para cubrir las obligaciones de tipo contractual con los, proveedores. 3.4.5 RAZONES FINANCIERAS 3.4.5.1 ANÁLISIS DE LIQUIDEZ DIRECTO. CONCEPTO DISPONIBLE MENOS CUENTAS POR PAGAR MENOS ANTICIPOS DE ADMINISTRACION DEFICIT LIQUIDEZ
2021
2020
VARIACION
4.607.188
998.910
3.608.278
(65.938.747)
(39.872.729)
(26.066.018)
(5.794.950)
(5.444.190)
(350.760)
(67.126.509)
(44.318.009)
(22.808.500)
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 3.4.5.2 CAPITAL TRABAJO Esta razón financiera determina el respaldo que tiene la copropiedad para cumplir sus obligaciones financieras y el cumplimiento con sus proveedores. Capital de Trabajo = Activo Corriente - Pasivo Corriente CONCEPTO
2021
2020
VARIACION
ACTIVO CORRIENTE
89.240.987
72.872.910
16.368.076
PASIVO CORRIENTE
72.262.746
45.316.919
26.945.827
CAPITAL DE TRABAJO
16.978.241
27.555.991
(10.577.751)
Significa esto que la copropiedad posee un capital de trabajo positivo al 31 de diciembre de 2021 de $16´978.241.
3.4.5.3 ÍNDICE DE SOLVENCIA Es la capacidad de la copropiedad para atender el pago de todas sus deudas y compromisos. Índice de Solvencia = Activo Corriente / Pasivo Corriente CONCEPTO
2021
2020
ACTIVO CORRIENTE
89.240.987
72.872.910
PASIVO CORRIENTE
72.262.746
45.316.919
CAPITAL DE TRABAJO
1,23
1,61
Significa esto que la copropiedad por cada peso que adeuda tiene 1.23 pesos para respaldarlo. Aclaración: Estos escenarios serían ideales siempre y cuando no se tuviera cartera. (Se toma la cartera como activo corriente por cuanto su exigibilidad es inmediata). 3.4.6 PRESUPUESTO (Anexo 5) 3.4.6.1 Presupuesto ingresos. Nombre CUOTAS DE ADMINISTRACION INTERESES POR MORA PARQUEADEROS COMUNALES MULTAS POR CONVIVENCIA LLAVEROS ALQUILER SALON COMUNAL
Presupuesto
Ejecutado
Porcentaje Variación Ejecución 100,00% 0
Observación
4.191.612
9.790.339 41.838.800
233,57% 102,89%
-5.598.727 Mayor ingreso -1.174.800 Mayor ingreso
0
1.414.600
0,00%
-1.414.600 Mayor ingreso
0 0
1.837.000 8.660.000
0,00% 0,00%
-1.837.000 Mayor ingreso -8.660.000 Mayor ingreso
40.664.000
Página 35 23 Página
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 PARQUEADERO MOTOCICLETAS PARQUEADERO VISITANTES DESCUENTO PRONTO PAGO BANCO 1 ESPACIO MAQUINA CONFITERIA APROVECHAMIENTOS AJUSTE AL PESO TOTAL
15.158.000
17.146.800 0
-11.400.000
113,12%
-1.988.800 Mayor ingreso
0,00%
-7.295.000 Mayor ingreso
93,81%
-705.690 Menor Descuento -1.875 Mayor ingreso 0 Mayor ingreso
0 0
1.875 0
0,00% 0,00%
2.500.000 0
8.228.885 -6.390
329,16% 0,00%
392.532.599
109,61%
358.133.612
-5.728.885 Mayor ingreso
Se evidencia mayores ingresos de los presupuestados por valor de 34´398.987 3.4.6.2 Presupuesto gastos Nombre
Presupuesto 2021
Ejecutado 2021
Porcentaje Ejecución
Variación
REVISORIA FISCAL
7.000.000
7.000.000
100,00%
0
SEGUIMIENTO SG-SST
2.400.000
0
0,00%
2.400.000
ASESORIA FINANCIERA
9.495.000
9.495.000
100,00%
0
ASESORIA JURIDICA
Observación
Sin Ejecución
6.000.000
6.600.000
110,00%
-600.000
ADMINISTRACION
22.896.000
22.896.000
100,00%
0
SEGUROS COPROPIEDAD
23.750.000
20.859.796
87,83%
2.890.204
Menor Ejecución
ASEO
67.056.983
68.119.218
101,58%
-1.062.235
Sobre ejecución
138.083.464
101,97%
-2.661.715
Sobre ejecución
2.860.269
108,34%
-220.269
Sobre ejecución
18.912.610
96,22%
743.390
Menor Ejecución Menor Ejecución
VIGILANCIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO ENERGIA ELECTRICA
135.421.749 2.640.000 19.656.000
Sobre ejecución
TELEFONO
3.360.000
3.245.471
96,59%
114.529
MTTO. ZONAS COMUNES
9.600.000
42.493.341
442,64%
-32.893.341
MTTO. DE ASCENSORES
2.400.000
0
0,00%
2.400.000
MTTO CÁMARA DE VIDEO
3.600.000
3.362.000
93,39%
238.000
MTTO. PUERTAS
4.200.000
8.724.836
207,73%
-4.524.836
MTTO TANQUE Y BOMBAS
5.400.000
7.721.980
143,00%
-2.321.980
MTTO EXTINTORES
840.000
367.000
43,69%
473.000
Menor Ejecución
MTTO. CITOFONIA
2.520.000
2.450.000
97,22%
70.000
Menor Ejecución
0
1.905.635
0,00%
-1.905.635
FUMIGACIONES
Página 36 23 Página
Sobre ejecución Sin Ejecución Menor Ejecución Sobre ejecución
Sobre ejecución
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 EQUIPAMIENTO
1.800.000
0
0,00%
1.800.000
Sin Ejecución
MTTO. GIMNASIO
2.400.000
0
0,00%
2.400.000
Sin Ejecución
600.000
0
0,00%
600.000
Sin Ejecución
COMPUTACIÓN
1.200.000
1.090.932
90,91%
109.068
Menor Ejecución
FLORES Y JARDINES
1.200.000
6.147.825
512,32%
-4.947.825
Sobre ejecución
SUMINISTRO ELÉCTRICOS
1.680.000
1.850.183
110,13%
-170.183
Sobre ejecución
GASTOS ASAMBLEA
3.000.000
2.515.000
83,83%
485.000
Menor Ejecución
ELEMENTOS DE ASEO
1.200.000
1.707.200
142,27%
-507.200
Sobre ejecución
ELEMENTOS DE CAFETERIA
360.000
24.200
6,72%
335.800
Menor Ejecución
PAPELERIA Y FOTOCOPIAS
1.200.000
1.235.672
102,97%
-35.672
Sobre ejecución
MOVILIZACIÓN URBANA
420.000
150.000
35,71%
270.000
Menor Ejecución
FONDO DE IMPREVISTOS
3.545.877
3.545.877
100,00%
0
EVENTOS ESPECIALES
2.400.000
3.082.130
128,42%
-682.130
Sobre ejecución
DECORADO NAVIDAD
2.400.000
1.828.050
76,17%
571.950
Menor Ejecución
8.195.850
124,18%
-1.595.850
Sobre ejecución
1.502.750
0,00%
-1.502.750
Sobre ejecución
397.972.289
111,09%
-39.730.680
EQUIPO DE OFICINA
GASTOS BANCARIOS
6.600.000
GASTOS DE ANTERIORES Total Gastos
358.241.609
Se evidencia mayores gastos de los presupuestados por valor de 39´730.680.
3.4.6.2.1 Ítems sin ejecución Nombre
Presupuesto 2021
Ejecutado 2021
SEGUIMIENTO SG-SST
2.400.000
0
MTTO. DE ASCENSORES
2.400.000
0
EQUIPAMIENTO
1.800.000
0
MTTO. GIMNASIO
2.400.000
0
600.000
0
EQUIPO DE OFICINA TOTAL ITEMS SIN EJECUCION
9.600.000
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 3.4.6.2.2 Ítems con menor ejecución Nombre
Presupuesto 2021 23.750.000 19.656.000 3.360.000 3.600.000 840.000 2.520.000 1.200.000 3.000.000 360.000 420.000 2.400.000
SEGUROS COPROPIEDAD ENERGIA ELECTRICA TELEFONO MTTO CÁMARA DE VIDEO MTTO EXTINTORES MTTO. CITOFONIA COMPUTACIÓN GASTOS ASAMBLEA ELEMENTOS DE CAFETERIA MOVILIZACIÓN URBANA DECORADO NAVIDAD TOTAL ITEMS MENOR EJECUCION
Ejecutado 2021 20.859.796 18.912.610 3.245.471 3.362.000 367.000 2.450.000 1.090.932 2.515.000 24.200 150.000
61.106.000
Porcentaje Ejecución 87,83% 96,22% 96,59% 93,39% 43,69% 97,22% 90,91% 83,83% 6,72% 35,71% 76,17%
Variación 2.890.204 114.529 238.000 473.000 70.000 109.068 485.000 335.800 270.000
89,69% 6.300.941
3.4.6.2.3 Ítems con sobre ejecución Nombre ASESORIA JURIDICA ASEO VIGILANCIA ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO MTTO. ZONAS COMUNES MTTO. PUERTAS MTTO TANQUE Y BOMBAS FUMIGACIONES FLORES Y JARDINES SUMINISTRO ELÉCTRICOS ELEMENTOS DE ASEO PAPELERIA Y FOTOCOPIAS EVENTOS ESPECIALES GASTOS BANCARIOS COSTOS Y GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES TOTAL ITEMS SOBRE EJECUCION
Presupuesto 2021 6.000.000 67.056.983 135.421.749 2.640.000
Ejecutado 2021 6.600.000 68.119.218 138.083.464 2.860.269
Porcentaje Ejecución 110,00% 101,58% 101,97% 108,34%
9.600.000
42.493.341
442,64%
4.200.000 5.400.000 0 1.200.000 1.680.000 1.200.000 1.200.000 2.400.000 6.600.000 0 244.598.732
8.724.836 7.721.980 1.905.635 6.147.825 1.850.183 1.707.200 1.235.672 3.082.130 8.195.850 1.502.750 300.230.353
207,73% 143,00% 0,00% 512,32% 110,13% 142,27% 102,97% 128,42% 124,18% 0,00% 122,74%
Variación -600.000 -1.062.235 -2.661.715
-4.524.836 -2.321.980 -1.905.635 -4.947.825 -170.183 -507.200 -35.672 -682.130 -1.595.850 -1.502.750 -55.631.621
3.4.6.2.3.1 Mantenimiento zonas comunes TERCERO
ALVARO DURAN
CONCEPTO
PINTURA PUNTOS FIJO RECEPCION S. SOCIAL Y PUESTO DE SEGURIDAD
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VALOR
7.764.810
Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7
JUAN DIAZ TAMAYO FERRETERIA LABRADOR CALIFICADOS A SU SERVICIO AVARTEC SAS JUAN DIAZ TAMAYO JUAN DIAZ TAMAYO TOTAL
REPARACION CUBIERTAS TORRES 1,3,10 Y 1 MATERIALES PLACA BICICLETERO REPARACION DE ADOQUIN X ROTURA DE TUBERIA AGUA EXCAVACION MATERIALES PINTURA TORRES OBRA PISO BICICLETERO CCOBRO # 004-08 MANT. ALUMBRADO EXTERNO DEL CONJUNTO
6.400.000 4.970.910 3.700.000 3.649.156 2.889.000 2.200.000 31.573.876
Estos rubros son los que marcan la sobre-ejecución en zonas comunes, al respecto se hace claridad que la asamblea aprueba un presupuesto, que es el parámetro del administrador para la distribución de los gastos y es la herramienta para el consejo en su ejercicio de velar por que se cumplan las disposiciones de la asamblea. Cabe aclarar que los gastos están debidamente soportados y fueron ejecutados en la copropiedad de acuerdo a las necesidades presentadas que fueron evaluadas por la administración y el consejo. Recomendación evaluar este tipo de trabajos y determinar si deben incluirse como mantenimientos y que tengan el efecto dentro de la cuota de administración, o proponer cuota extraordinaria o si hay excedentes como es el caso del conjunto plantear estos con cargo a los excedentes, dependiendo la liquidez. En todo caso es la Asamblea la que toma la decisión.
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 OPINIÓN Realice mi auditoria de acuerdo con normas de auditoria y aseguramiento de la información de general aceptación. Esas normas requieren que el examen sea realizado por un contador público con entrenamiento adecuado debidamente inscrito en la Junta Central de Contadores, que actué con independencia mental, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios, que proceda con diligencia y cuidado profesional que su trabajo sea técnicamente planeado y supervisado, que se realice un apropiado estudio y evaluación del sistema de control interno para establecer el grado de confianza que le merece y así determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar, que se obtenga evidencia valida y suficiente por medio de técnicas de auditoria para obtener una seguridad razonable sobre la situación financiera y legal del ente económico para emitir su opinión sobre la misma . Una auditoria incluye el examen, sobre una base selectiva, de las evidencias que respaldan las cifras y las revelaciones explicativas sobre los estados financieros. Una auditoria también incluye la evaluación de las normas y principios contables utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Considero que mi auditoria proporciona una base razonable para expresar mi opinión. En mi opinión, los estados financieros arriba mencionados tomados fielmente de los libros oficiales de contabilidad, presentan razonablemente la situación financiera del Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 10P.H. a 31 de diciembre de 2021, de conformidad con normas y principios de contabilidad aceptados en Colombia, aplicados uniformemente y comparados con el año anterior los cuales fueron presentados y aprobados en asamblea ordinaria pasada. Además, en mi opinión, la administración ha llevado su contabilidad conforme a las normas y la técnica contable y el manual de políticas contables; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores del conjunto, se ajustan al reglamento de propiedad horizontal, a la ley y a las decisiones de la asamblea general.
OPINION SOBRE EL CONTROL INTERNO La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas, en su caso, se llevan y conservan debidamente, procurando la aplicación de medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia de sus bienes y de los terceros que pueden estar en su poder. Los contratos de vigilancia y aseo se manejan con empresas legalmente constituidas las cuales cumplieron mensualmente con el pago de todos los salarios y aportes al sistema de seguridad social de los trabajadores al servicio del conjunto previa presentación de la factura correspondiente Sin otro particular me suscribo agradeciendo a los asambleístas su confianza.
Atentamente, Firmado en original. ESPERANZA ACERO MORA Contador Publico TP147.109-T
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Anexo 1 DIAN
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Anexo 2 Presentación información exógena nacional
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Anexo 3 Presentación información exógena Distrital
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Anexo 4 Cuentas por pagar
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Conjunto Residencial Ciudad Tintal II Etapa 1 10 Nit 900.545.713-7 Anexo 5 Presupuesto
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}
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CONJUNTO RE
P
NOMBRE DEL P ______________ DE_
ASAMBLEA GE
El suscrito________ aparece al firmar, en torre________ del CO 10, manifiesto qu __________________ ciudadanía No.______ nombre y representac convocada para el día quorum legal y estatut extiende para la segun En cumplimiento de constitucional, mi apod asamblea con voz y vo mixto plaza de la hoja podrá representar con Atentamente,
La esencia de la convivencia Realmente: Vive y respeta como otros viven
Firma propietaria_____ Firma apoderada__________
IMPORTANTE: FAVO PROPIETARIO Y DE VERIFICACION.
Asamblea General 2022