МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ КОУЧИНГА основана в 1997
1
Международная Академия Коучинга 115191, Москва, Россия 11 Большая Тульская, офис 225, тел +7 499 270 40 00
Все права защищены. Никакие части этой публикации не могут воспроизводиться в какой-либо форме и какими-либо средствами без предварительного письменного разрешения. Права принадлежат, International Coaching Academy LLC Moscow, Russia, 2012
2
International Coaching Academy
TIME. AND TIME ONLY.
Искусство управлять временем, управлять будущим What we know about time?
Who are we?
Время - одно из основных понятий как в физике, так и в философии. Это условная сравнительная мера движения материи. Это одна из координат вселенской системы “пространство - время”. В языке время обозначается определенными формами глаголов. Обозначение времени определяет как его восприятие, так и весь алгоритм нашей методологии жизни и эффективности. К примеру Future Continuous форма времени в английском языке, которая обозначает действия, которые будут происходить в определенный отрезок будущего времени. Не в предполагаемом, не в желаемом, а в совершенно однозначном, точном и конкретном будущем времени. Собственно говоря, любое будущее время является продолжением настоящего.
Изменения произошедшие в цивилизации, в нашем образе жизни и восприятии времени Американцам, как нации эффективных предпринимателей и успешных бизнесменов, свойственна страсть все подсчитывать. 237 сообщений - это предпосылка для состояния хронического информационного шока. Каждое из этих 237 сообщений стремится захватить ваше внимание, определить вашу занятость, загрузить ваш мозг, стать частью вашей жизни. С каждым годом наша цивилизация, которая насчитывает не одну тысячу лет, стремительно погружается в океан информации. Но самые кардинальные изменения в мире произошли за последние 150 лет. Если учитывать, что наша физиология не менялась в
В день на каждого человека приходится 237 всякого рода messages.
течение последних 150 000 лет, это не может не вызывать беспокойство и тревогу врачей и антропологов. Озабоченность вызывает и существующая реальность, которая сделала элементарно возможным воздействование технологий на наш мозг. Средняя примитивная реакция у человека 250 милисекунд, такая же, какой она была 150 000 лет назад. (Средняя примитивная реакция это время от момента включения света перед глазом человека и нажатием им кнопки, в ответ на этот свет). В то время, как технологии фантастически шагнули в новую эру средний компьютер быстрее примитивной реакции человека в 750 000 000 раз, то есть он реагирует быстрее в 750 000 000 раз и в столько же раз быстрее обрабатывает информацию и представляет ее нам, заставляя принимать решения на порядок чаще и быстрее. Готовы ли мы к этому?
3
INTERNATIONAL COACHING academy
Средняя продолжительность жизни за несколько тысяч лет повысилась с 25 до 75 лет. 200 лет назад 90% населения планеты занимались земледелием. Сегодня только 4%. Каких-то 100 лет назад 80% дохода семьи шло на жилье, еду, одежду, сейчас менее 50%. Эти факты наглядно показывают нам масштаб изменений в занятости миллиардов людей, так же как и в структуре их потребления. Но мы сами, как живые существа, как созданные природой системы восприятия, обработки и хранения информации, не изменились. Изменения претерпел наш жизненный уклад, или говоря другим языком - карта утилизации нашего времени. Как было отмечено выше: 100 лет назад 80% дохода семьи расходовалось на первичные потребности - питание, жилье, одежду. Сейчас все это составляет 50% бюджета. Что происходит с оставшимися 50% ами? Они перераспределились на развлечения, наши передвижения, коммуникации и еще сотни всяких ненужностей. Это перераспределение, связанное с техническим прогрессом и развитием экономики, как ничто другое повлияло на изменение структуры и формы утилизации нами нашего жизненного времени. Увеличилась скорость жизни, скорость изменений в экономике, скорость обогащений и разорений соответственно. Компьютеры и интернет позволяют делать деньги уже независимо от вашего места работы и жительства. Отсутствие товарного дефицита привело к самому критичному дефициту - дефициту внимания. Внимание заняло место новой и, безусловно, международной валюты. Внимание - это тот “пятый” элемент, без которого невозможно ни привить вам ценности, ни сформировать за вас план, ни обеспечить вашу направленную активность, ни реализовать как ваши, так и сторонние цели. Внимание это то, что позволяет концентрироваться на переживаемом моменте, контролировать перспективу и эффективно работать с временем.
What is time? Методы измерения (календари, часы) Методы измерения любого явления определяют наше к нему отношение и понимание его контроля. На наше субьективное ощущение времени и его объективную утилизацию влияют методы, которыми мы пользуемся для его регистрации. Человечество изобрело множество методов регистрации времени, порой чисто интуитивных. Приведем несколько примеров отсчета времени: событийный отсчет - от рождения ребенка до падения яблока, от посева до всходов, от брожения до перегона. 200 лет назад 90% населения по занятости были фермеры, сейчас только 4%. Форма отсчета времени у фермеров отличается от остального занятого населения. Оно, как бы идет параллельно с временной шкалой природы. Другая форма регистрации времени: лунный отсчет. Более удобный и точный, чем предыдущий пример, но не настолько сруктурный, что бы быть использованным в экономике. Точность - одно из условий технического и методического прогресса, точность - необходимость эры индустриализации. Следующий метод: первое упоминание о солнечных часах есть еще в Библии, (4 Книга Царств, 20:10). Это прибор, определяющий время по изменению длины тени от Солнца и ее движению по циферблату. Но, к сожалению, ими пользоваться можно было только при наличии Солнца. О водяных, песочных и огненных часах вы наверно слышали и читали. Но необходимую точность в
быт и экономику позволило ввести только изобретение механических часов, а затем кварцевых и электронных. Относительность системы восприятия времени. Методы измерения регистрируют объективные и признанные количественные характеристики объема времени. Но ощущение времени, его субьективное восприятие зависит от многочисленных факторов. Мы приведем некоторые из них, которые будут иметь практическую ценность для семинара и помогут вам объяснить свою позицию по отношению к категории ВРЕМЯ. Известный эксперимент “Добрый Самаритянин”, который показал зависимость проявления наших жизненных ценностей от условий создаваемого временного коридора. Идею эксперимента Джон Дарли и Дэниел Бэтсон почерпнули из библейской притчи о добром самаритянине, в которой священник и левит, оба важные и занятые люди, проходя по дороге мимо раненого и нуждающегося в помощи странника, оставляют его заботам скромного и, предположительно, куда менее занятого самаритянина. В эксперименте студенты духовной семинарии готовились произнести свою первую в жизни проповедь. Для этого им нужно было пройти в здание, находящееся в нескольких кварталах. Одну группу семинаристов напутствовали словами: «Вы опаздываете, вас давно ждут, вам надо поторопиться», а другой с точностью до наоборот сообщали: «У вас есть еще некоторое время, но, в принципе, ничего не случится, если вы смогли бы прийти пораньше». Путь в здание у семинаристов проходил мимо человека, который полулежал на обочине, стонал и всем своим видом требовал помощи. Из тех, кому было рекомендовано поторопиться, лишь 10% пришли на помощь страдающему. А среди семинаристов, считавших, что времени у них в избытке, таких оказалось уже 63%. Вроде бы, на первый взгляд, маленькая деталь, как наличие или отсутствие времени, изменила уровень отзывчивости в 6 раз и оказалась намного сильнее, чем нравственные качества, образование и религиозное воспитание. Более того, оказалось, что тема проповеди не влияет на поведение семинаристов: им были даны две темы - в одном случае им нужно было говорить о помощи ближнему, в другом — рассказать о супружеской верности. В обеих группах результаты были примерно одинаковыми. Выводы: оценивая свои поступки и поступки наших ближних, мы слишком часто объясняем их причины личными качествами человека и при этом мы склонны меньше, чем нужно учитывать влияние внешней ситуации. Оказывается, что такой фактор, как избыток или нехватка времени, может сильно изменить наше поведение. И даже в том случае, как в примере, когда они выбрали карьеру профессионального служения культу любви к ближнему. Влияние внешней ситуации можно нивелировать в том числе, если правильно определять и планировать достаточный временной ресурс. Или по-другому: чтобы оставаться самим собой нам необходим таймменеджмент.
«Our Life - is a little gleam of time between two Eternities» Thomas Carlyle
4
INTERNATIONAL COACHING academy
Дотошные американцы подсчитали, что только стрессы связанные с работой в год обходятся США от 200 – 300 млрд дол.
Еще один интересный эксперимент. Robert Levine замерил скорости жизни в Швейцарии и Мексике. Замер осуществлялся по скорости движения пешеходов, расторопности официантов, движению машин. В Мексике показатели скорости жизни оказались ниже, чем в Швейцарии. Намного ниже. Для вас не составит труда предсказать результаты замеров скорости в Греции и Германии. Состояние экономики находится в прямой зависимости от скорости жизни, от успешности таймменеджмента. Третья интересная новость. Было проведено исследование, в ходе которого были подсчитаны пять самых употребляемых английских слов: Time, Person, Year, Way, Day. Из пяти три относятся к понятию время. Это недвусмысленно указывает на то, что в экономически развитом Западном мире время является самым частым предметом нашего внимания. Если есть внимание - есть контроль. В следующем разделе мы ответим на вопрос, почему это так. Парадигма ценностей современного мира, деньги и стресс, доктрина отношения к труду. Ощущение времени у человека разнится в зависимости от страны, где он родился и вырос. В восточных странах, в частности на Ближнем Востоке, время тянется медленно. Люди, живущие на Востоке, живут ассоциировано со временем, переживают здесь и сейчас, и время как бы проходит сквозь них. Они слабо ориентированы в конкретных значениях вчера, сегодня, завтра и склонны к опозданиям на встречи.
«Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время» Элберт Хаббард
Время для них один большой поток, полный эмоций, чувств и впечатлений. Для европейцев и их культуры время более диссоциировано, они пунктуальны, наблюдают время как бы со стороны, стремятся осознать его количественную характеристику. Это так называемое включенное ощущение времени. Но даже эта включенность не позволяет им поддерживать желаемую или необходимую скорость жизни. Скорость жизни можно определить как соотношение между количеством достигнутых целей к измеряемому промежутку времени. Первое определение больше характеризует продуктивность, второе эффективность. С другой стороны, понимание скорости включает в себя скорость восприятия информации и ее обработки, скорость принятия решений на основе этой информации и скорость самих действий. Или, одним словом, скорость перевода решений из теоретической формы в практическую фазу, с предварительным планированием и анализом всех стадий. Это просто, если мы говорим об одной задаче в день или в неделю. Но современный бизнес не приемлет односложных задач и однозначных результатов. Стресс - это болезнь и результат развития цивилизации. Давление медиа и маркетинговых технологий заставляет нас заходить в бесконечный штопор импульсивных потребительских активностей. Нескончаемый парад брендов, определяющих социальный статус, определяющих вас и ваше место на выдуманном олимпийском нагорье. Потребитель затянут в смертельную гонку брендов. Он желает иметь. В результате постоянного несоответствия между скоростью появления новых целей и желаний, состоящих из предметов, продуктов, яхт и прочего и создания возможностей для обладания всем этим, рождается стресс. Стресс - разница между тем, что должен и что хочешь. Стресс - разница между тем, что можешь и что делаешь.
Стресс - болезнь неуспевающих, неудача - диагноз неуспевших. Если говорить, используя принятую терминологию тренингов по управлению временем, то скорость для нас - это степень оптимизации утилизации времени в ракурсе существующих приоритетов на пути к достижению целей. Если говорить абстрактно, то скорость зависит от того, как вы понимаете время, ощущаете и используете его. В первую очередь это вопрос культуры, культуры труда и предпринимательства. Многие социологи объясняют экономический успех протестантских обществ тем, что соответствующая трудовая этика распространялась не только на основную массу трудоспособного населения, но и на элитные группы популяции, включая предпринимательский класс. В этих обществах достижение материального достатка рассматривалось как критерий усердности и добросовестности трудовой деятельности. Термин «Протестантская трудовая этика», как доктрина необходимости работать добросовестно и усердно, был введён в научный оборот немецким социологом и философом Максом Вебером. По мнению М. Вебера, экономический подъём и развитие евроамериканского капитализма объяснялся наличием протестантской этики, обусловившей трудовое рвение и рациональную организацию работы. Коммерция ведется не только ради увеличения личного потребления, а в качестве добродетельного вида деятельности. Богатство лишь как свидетельство хорошо исполненного долга перед Богом. Главное то, что по мнению М. Вебера, протестантская трудовая этика не свойственна человеку от природы и является продуктом длительного воспитания. Следовательно, ей можно научиться и привить ее. Культура и этика отношения к труду, определяется в первую очередь культурой отношения к рабочему времени и времени в целом. Некоторые социологи считают, что этика и культура, подобная протестантской, может присутствовать лишь в тех системах, в которых имеется оптимальный баланс обязанностей и прав человека. Чувство долга заставляет человека трудиться, а права защищают от посягательств на результаты его труда. “Протестанты” поняли, что бережливость и эффективность как добродетель, невозможна без четкого и точного контроля труда и своего времени.
5
INTERNATIONAL COACHING academy
КОНЦЕПЦИЯ ОТНОШЕНИЯ К ВРЕМЕНИ Измени отношение -‐ изменится время. ЦЕЛЬная ЛИЧНОСТЬ Вы пробовали научиться воспринимать свое время целостно? Люди часто думают об управлении временем как о способе, позволяющем выполнять работу более эффективно и продуктивно. Конечно, это важно, но лишь для незначительной части людей РАБОТА и ЕСТЬ ЖИЗНЬ. Для большинства из нас работа — это то, что мы делаем, чтобы иметь возможность ПЛАТИТЬ за остальную свою жизнь. Принципы управления временем применяются в равной степени к семейным отношениям, дружеским отношениям, финансам, личному росту и духовности.
Life Wheel
Колесо значимости, ценности Вышеприведенные примеры и факты показательны для утверждения в том, что сегодня невозможно обрести баланс и гармонию в своей жизненной деятельности, без целостного восприятия этого мира и времени. Для наглядности или визуализации всего этого в коучинге есть уникальный инструмент “колесо жизненных целей”. Смотрите ПРАКТИКУМ № 6
Past Positive Present Hedonistic Past Negative Present Fatalistic Future Transcendental Future Более наглядно и доступно объясняется в ролике. http://www.youtube.com/watch?v=A3oIiH7BLmg Просмотрите видео. Наглядные и выразительные скетчи доступно обозначили вам все особенности шести временно ориентированных типов личности. Разновидность типа зависит не только от личности, но от культуры, веры, обычаев и места проживания, важных факторов в формировании временных перспектив. Самые эффективные (в смысле экономическом и созидательном) - как правило относятся к типу “ориентированные на будущее”. Исследования
What do we want?
Мы разные -‐ теория личности. Атрибуты и устойчивые компоненты личности. В мире существует множество разновидностей классификации типов личности человека. Некоторые из учений типов личности насчитывают свыше 2400 лет. К примеру, всем известная теория Гиппократа, по которой различают 4 типа личности - холерики, сангвиники, флегматики и меланхолики. Вы без труда и специальных навыков сможете причислить себя и свое ближайшее окружение к одной из этих четырех категорий. Многие из нас проходили в своей жизни множество тестов, которые позволяли нашим исследователям классифицировать и причислить нас к одной из предложенных тестом категорий. Все эти тесты в той или иной степени помогают выработать эффективную стратегию преодоления нежелательных привычек и сторон характера как нами, так и нашим окружением по отношению к нам. В нашем семинаре мы отметим значение исследований, которые помогут вам понять статус отношения к восприятию времени, зон возможных изменений и зависимостей при реализации вашего бюджета времени. Если взять отрезок, на одном конце расположить профиль, соответствующий сверхактивному деятелю, решительному и открытому, а на другом конце пассивного, предсказуемого, бесконфликтного и неторопливого, то на всей этой линейке расположатся все возможные переходные характеры: от открытых экстравертов до углубленных в свои рассуждения безэмоциональных философов, но это никак не будет говорить об их отношении к времени.
последователей гипотезы показали, что такой тип “ориентированность на будущее“ коррелирует с несколькими факторами, которые приведены ниже. ✓Проживание
в определенной температурной зоне в стабильных семьях, обществе, государстве ✓Протестанты или Иудаисты ✓С образованием ✓Молодые или среднего возраста ✓Имеющие работу ✓Использующие регулярно технологии ✓Успешные ✓Использующие будуще ориентированную модель поведения ✓Восстановленные после болезни в детском возрасте ✓Проживание
Philip Zimbardo, проведя дальнейшие интересные исследования, выявил зависимость вероисповедания и форм восприятия времени. Графики приведены на слайдах презентации семинара. Оказалось, что Future Time Perspective имеют в большинстве протестанты. Такое видение помогает в тщательном и системном ведении бизнеса, помогает в планировании. (Макс Вебер)
Временные перспективы по Филиппу Зимбардо
Существует несколько форм восприятия времени, которые влияют на наше отношение к временным перспективам. (подробнее в книге Philip Zimbardo) Ниже представлены 6 типов личностей по отношению их к временным перспективам.
6
INTERNATIONAL COACHING academy
ЦЕЛИ -‐ самый лучший сценарий Чем, в первую очередь, определяются способы утилизации нашего времени? В нашей жизни слишком много, как мы считаем или не считаем, всякого рода обязательств, событий, обещаний, отложенных телефонных звонков, необходимостей учавстовать в памятных днях. Все это в сочетании со стремительным и нервным распорядком или беспорядком ежедневного времяпрепровождения, заставляет нас задать себе один важный и единственный вопрос - зачем все это, какова цель происходящего с нами или нами же инициированного. Форма и направление утилизации времени определяется и управляется нашими целями. Цель - это и вектор и результат, выраженный в краткой и емкой форме. К сожалению, форматы того, что мы называем для себя целями не всегда соответствуют технологическим параметрам. Цели бывают более неопределенными, чем это требуется и похожими на самые общие концепции. Но для того чтобы возникла возможность наполнить цели самой главной своей составляющей - действиями, цели должны отвечать вполне определенным критериям. Коучинг позволяет ясно определить качественные и количественные критерии цели, обозначить их значимость. Почему важно понимание значимости цели? Эффективность достижения результата, решения любой задачи возникает на пересечении вашей внешней и внутренней работы. Внешняя работа - это ваши активные действия, направленные в окружение. Внутренняя же работа инициирует эту активность, делает ее направленной и устойчивой. Она визуализирует будущее вашей внешней работы, придает значимость достигаемому. Она мотиватор высокой степени. Понимание значимости целей избавит вас от чувства утомления, разочарования, низкой эффективности. Наши цели определяют наше будущее. Представление пути к этому будущему управляется нашим настоящим. В любую минуту мы совершаем поступки в настоящем для реализации целей в будущем. Настраиваемость на переживаемый момент критична в любой категории эффективности и продуктивности. Наше удовлетворение от каждодневных решений и ежеминутных действий наступает тогда, когда в основе, определяющей нашу занятость, лежит то, что представляет несомненную жизненную ценность. Это ваш компас, ваш сектант, ваша мера оценки, ваш ракурс, угол зрения, с которого вы обозреваете этот мир. Но порой многие из нас страдают от того, что сами инициируют псевдозанятость и бесполезную загруженность, чтобы как-то оправдать свое физическое нахождение на работе или вцелом на планете. Они показывают свою значимость даже тогда, когда плоды этой активности неспелы и безвкусны. Видение цели, осознание ответственности, а в последствии достижение цели, приводит к вдохновению, радости самореализации. Вся наша жизнь - это перманентный выбор целей. И как бы обидно это не звучало, одной из самых главных
От перспективного к сиюминутному, от проходящего к вечному
«Не важно, где вы находитесь, важно, в каком направлении вы движетесь» Alan Key, HP
проблем на пути управления временем, является неспособность и отсутствие навыка в постановке эффективных целей. В нашей ежеминутной экспертизе и компетентности. Эффективное целеполагание предполагает и основывается на исследовании ценностей. Ценности уже в нас, это то, КТО мы есть прямо сейчас, а не то, КЕМ мы должны были быть. Ценности – это наша уникальная сущность, это то, с чем мы консультируемся в действиях, решениях, выборе.
Ценности, которые мы приобретаем У любой цели есть критерии измеримости. Коучинг предоставляет возможность визуализации этой конкретности. Определите значимость цели для вас в цифрах от 1 до 10. Вы получите результат, обратив внимание на который, увидите закономерность, что если важность цели вами устанавливается ниже 7 (при 10 возможных), будьте уверены, что вы будете манифестно пассивным, чтобы ее достичь. В вашем расписании такие цели и задачи будут выглядеть как преднамеренный балласт и навязчивое состояние нетерпения пустоты. По-другому, цели - это квинтэссенция ответа на вопрос “что я действительно хочу”. Все процессы, которые связаны с реализацией цели, должны находиться в зоне вашего контроля. В большинстве случаев технологии позволяют перевести цели из зоны безконтролия в зону контроля. Цель может эволюционировать, изменяться в пределах своей самодостаточности. Это нормально и говорит о том, что с целью работают. Непримиримые противоречия – всего лишь термин. Жизнь куда примиримей. Цели могут быть вам поставлены извне - работодателем, супругой, родителями, доброжелательным окружением, и цели могут ставиться, что называется изнутри, самому себе. Цели, поставленные самому себе, наиболее мотивационны, и в том случае, если они бывают связанны с работой, позволяют сделать работу привлекательной и доставляющей удовольствие. Технологии Коучинга создают возможности, когда вы позволяете вашей цели определять средства к ее достижению и уже на этапе постановки цели аккумулировать энергию, необходимую для ее достижения при помощи видения, зрительных образов, вдохновляющих к осуществлению мечты движения. Коучинг – это ясные цели.
ПРАКТИКУМ № 7 ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ 7
INTERNATIONAL COACHING academy
«Если вы охотитесь на кроликов в стране тигров, вы должны следить и за тиграми, но если вы охотитесь на тигров, вы можете не обращать внимания на кроликов». Г.Стерн
Priorities Тигры и кролики (Приоритеты)
Основа правильного распределения бюджета времени и использования личных ресурсов является краеугольной в жизни каждого человека. Устанавливать и поддерживать приоритеты - принцип сосредоточенной жизни и сердце любого бизнеса. Ваши приоритеты вы можете связывать с несколькими операторами-понятиями: это могут быть роли, которые вы исполняете, это могут быть люди, на которых вы ориентируетесь, это могут цели, которые вы преследуете, это могут быть принципы, которым вы верны.
всех в сутках всего 24 часа. При таких равных условиях вполне логично выглядит то, что многие стараются безвозмездно заимстовать бюджеты своих коллег и близких. Это проявляется уже на стадии планирования: есть действия, которые спланировали мы, спланировали сознательно. И есть действия, которые возникают из-за, так называемых, обстоятельств, действия навязанные нам окружением. Мы предлагаем самую простую стратегию больше времени действий для достижения важных целей, и меньше всем остальным.
Actions
Действия -‐ что еще надо?
Формула успеха - от Моргана. Известная байка про миллиардера Как это наивно бы не звучало, но причинами, по которым Моргана и его сотрудника, который продал ему алгоритм успеха за 5000 мы возможно не достигаем успеха являются, с одной долларов. Если рассказать без стороны, отсутствие у нас четкого плана и, с другой сопровождающей романтики и реализации этого плана в жизнь. описания невозмутимости Моргана, то это было немного не так...Но все Следующий этап в управлении временем же...Так вот, со слов сотрудника трансформация. Моргана, это выглядит так: Формула успеха составить список дел реализовать его Собственно говоря, вот и все. Трансформация (цели в действия) Простые вещи кажутся нам простыми, потому и не Бюджетирование -‐ как оно есть на самом деле. выполняются. Конечно, и это очевидно, что в основе Для реализации ранжированного по приоритетам списка успеха лежит план последующих действий. Эти статьи надо трансформировать цели в набор последовательных и бюджета должны быть значимей всех остальных параллельных действий. Если говорить масштабно, то наша вынужденных статей. Если вернуться к таблице и провести парадигма управления жизненным временем основывается аудит процентного отношения этих действий ко всем на стратегии создания условий и алгоритмов для остальным, уверен, вы останетесь недовольны. множества действий, которые направлены на реализацию Технология управления временем заключается в важных целей и, соответственно, отказа от остальных сознательном распределении бюджета. Более чем часто действий и помех, навязываемых вам окружением. бывает, что на действие которое вы спланировали уходит Действия - это совершенно конкретно. Это не только неожиданно больше времени, чем вы ожидали. Знаете ли вы череда однозначных шагов, это еще и рассчитанные с точностью до 2 минут, сколько вы тратите на то или иное ресурсы, необходимые для этого. И в первую очередь ежедневное действие? Вы знаете, что за 2 минуты ракета временные ресурсы. Арес поднимется на высоту примерно 61 километр, а Трансформация целей в действия происходит тогда, Дэвид Аллен утврждает, что если что-то можно сделать за когда цель позволяет формулировать череду ответов на менее чем 2 минуты, это надо сделать прямо сейчас, не вопрос “Что необходимо сделать?” Такие конкретные откладывая. Вы бодруствуете порядка 960 минут в сутки действия в совокупности с необходимым для их это ваш ежедневный бюджет. реализации ресурсом времени, подобны статьям бюджета Эффективность наступает тогда, когда вы знаете как его проекта. использовать максимально с точностью до 2 минут. И есть Продолжая аналогию, можно образно выразиться, что всего два условия: Первое - совершать правильные совокупность всех проектов и отмеренных для их действия, второе - выполнять их с наименьшими выполнения бюджетов и есть наша жизнь. Бюджета не затратами времени. Или по другому: продуктивно и бывает ни много, ни мало - только одна жизнь. Многим эффективно. И если мы перефразируем определение этого бюджета не хватает, в единичных случаях его бывает качественности любого бизнеса: достаточно, но размер его един для всех, так же как и для To do minimum necessary for maximum effect.
ПРАКТИКУМ 8 Расстановка приоритетов
Reformatting Goals to tasks and actions on a time line
В 1996 году Эдвин Локк из Мерилендского университета провел исследование 40 000 человек. Вот какие результаты были получены: Чем труднее цель, тем значительнее чувство достигнутого. Чем конкретнее цель, тем точнее регулируется деятельность. Цели, которые одновременно и конкретны, и трудны, обуславливают наилучшую деятельность, направленную на их достижение.
8
Средний американец из 470 минут 202 тратит на медиа средства и только 55 на книги и печатные издания.
Статьи бюджета и связанные с ними действия, которые мы планируем, активизируются и форматируются с помощью неких операторов. Часто, элементарное незнание этих операторов приводит нас к несостоятельности, как в продуктивности, так и в эффективности. Для нашего сознания такими операторами являются вопросы. На слайде наглядно показано какие вопросы-операторы движут нас вперед, а какие тормозят и увеличивают вероятность ошибки и могут замедлить весь процесс.
Tasks
Задачи, которые нас выбирают Или по другому насколько ваше движение способствует выполнению бюджета и его задач. Принцип формирования эффективного бюджета - больше совершать продуктивные действия и меньше не самые эффективные действия.
Действуйте здесь и сейчас. Здесь и сейчас. Будущее - это сегодня. Для “здесь и сейчас”, “чуть позже” и “никогда” в следующей главе.
«В нашей жизни не столько важно положение в котором мы находимся, сколько направление в котором мы движемся». Оливия Холмс
9
INTERNATIONAL COACHING academy
«Каждая минута, затраченная вами на планирование, экономит в среднем примерно 10 минут при выполнении задач».
Planning
Планирование «действие -‐ время -‐ ответственность» (project management) Методы АВС, 4D Не жалейте времени на планирование. Планирование позволяет в том числе еще раз обдумать необходимость выполнения тех или иных статей. Особенно в нашем ежедневном полуавтоматическом ритме. Итак, перед вами список статей-задач-действий. Пройдемся по строкам, имея четыре варианта продолжения в отношении каждой из них. Вариант первый - выполнить то, что надо выполнить безусловно и только вами и в самом ближайшем или приближенном к ближайшему будущем. Эти задачи требуют немедленного внимания или могут быть выполнены в ближайшие 15 минут или являются условием для начала других действий. Вариант второй - делегировать. Это можете сделать не вы, а другой человек, которому вы доверяете и представляете его возможности в рамках данной задачи. Делегирование больной вопрос. И с этим можно справиться. Меньше перфекционизма, больше снисходительности к исполнителям. Взгляните на это с другой стороны: вы безпроцентно и безвозмездно кредитуетесь из стороннего жизненного бюджета. Так делегирование выглядит намного убедительней. У нас есть законное предубеждение в том, что мы выполним данную работу лучше, чем кто-либо другой и то, что если мы начнем объяснять или обучать кого-нибудь этому действию, мы сами успеем это сделать несколько раз. Доверие и понимание того, что вам совершенно не обязательно выполнять второстепенные вещи, убедят вас в прелестях делегирования. Есть методические вопросы, которые необходимо фиксировать: кому вы поручаете, как вы обсуждаете эту работу и какой срок устанавливаете.
Вариант третий - отложить. Это то, что можно спокойно и безболезненно перенести на определенный срок. Соответсвенно не забудьте отметить у себя этот срок.
Четвертый и последний - вычеркнуть из списка. Вы по разному можете быть привязаны, и в первую очередь эмоционально, к тому что вы вычеркиваете, но всегда помните - мусор является серьезной проблемой сегодня. И вообще, этим могут заняться другие, и это не приведет к негативным последствиям. На Западе этот алгоритм со списком дел называют методикой 4D. Do it, Delegate It, Delay It, Dump It. Технические указания. В втором и третьем варианте надо обязательно зафиксировать, когда, кем и как будет совершено указанное действие. В третьем варианте будет полезным наметить обозримую дату. В четвертом намертво забыть. Теперь у вас в руках новый список действий по одной системе координат.
Вводим вторую систему координат приоритетность исполнения. Для удобства восприятия ранжирования этого списка принято использовать начальные буквы латинского алфавита АВС, где: А - важно, срочно, в первую очередь, и где для выполнения требуется не более 15 минут; В - важно, менее срочно, но крайне обязательно; С - действия, которые в принципе должны быть выполнены, но не попадают под терминологию срочно, и может и не сегодня.
10
INTERNATIONAL COACHING academy
Заключительный этап. Третья система координат - необходимый ресурс времени. Нам придется оценить длительность каждого действия и зарезервировать под него наше время в пропорции 2 к 3. То есть, если вы оценили необходимое время в 60 минут, смело резервируйте под эту задачу 80. Ваш ежедневный рабочий бюджет примерно 480 - 540 минут. Не менее тщательно составьте и личный бюджет из общего расчета дня на 960 минут. У вас получился 3D список ваших действий, с добавочными полями для свойств категорий и параметров контроля. Представленная таблица очень удобна для формирования вашего ежедневного бюджета расписания, дальнейшего анализа и работы с ним. Совершая несложные манипуляции, вы можете проконтролировать, как выполнение, так и в целом объем трат.
Activities = wishes
Ваши действия -‐ это материализованные желания. Теперь вы знаете, как сформилировать фактические цели, как трансформировать их в действия, присвоить приоритетность, распределить ресурс. Это простая и эффективная система составления прямого бюджета утилизации времени. Несделанное за день можно перенести на следующий, день а что не существенно, просто забыть и вычеркнуть.
Deadlines start / Finish Линия смерти. Где она начинается и где ее конец. Как же мы не любим рутину. Но знаете ли вы, насколько полезна рутина для эффективной организации времени. Парадоксально, но чтобы при самом загруженном распорядке успевать больше, надо систематизировать ряд действий под формат рутины или, говоря иным языком, в повторяющиеся спланированные события. Рутина - это и есть повторяющиеся события. Каждый день, каждую неделю, каждый месяц. Незаслуженно понятие “рутина” ассоциируется у нас с чем-то утомительным и бесполезным. На самом деле, рутина помогает экономить время и правильно, системно его организовывать. Рутину очень просто создать в любом электронном календаре, заполнив пункт “повторение” в свойствах события. Повторения ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Подсчитайте бюджет невыполненных дел за неделю, отсортировав таблицу по колонке сделано и суммировав подитог. Как эта цифра соотносится с вашим недельным бюджетом?
«Хотите или нет, сэр, но когда человек знает, что в полночь его повесят, это замечательно концентрирует его ум» Сэмюэль Джонсон
Просуммируйте бюджет переносимый со дня на день. Существует ли закономерность? К какому проекту относятся эти задачи? Ежедневно вы приходите к себе в офис и оперируете процессами, продуктом или персоналом. Но независимо от того, что вы делаете, сегодняшний бизнес в эру скоростного информационного потока, - это в первую очередь работа со временем, где скорость - это скорость производства денег. Любые индустрии за последние полтора столетия строились именно на этом. Бизнес, как череда последовательных и связанных процессов, критичен по отношению к точному, а не предполагаемому завершению того или иного составляющего его действия или этапа. Эту уверенность ему придает строгое соблюдение deadline. (линия смерти) Deadline - основа управления временем, эффективное оружие против лени, инструмент для отказа от хронического переноса дел и задач. Английское слово «deadline» (крайняя черта) когда-то обозначало линию, нанесенную на полу в военной тюрьме. Когда заключенные пересекали эту черту, их немедленно расстреливали. Сегодня это слово означает просто «конечный срок». Конкретный срок обладает волшебной силой и неимоверно повышает эффективность работы. Срок наделяет смыслом наши действия, дает возможность оценивать и помогает сосредоточиться и делать правильный выбор. И вот еще, то что отличает человека от остального живого мира, кроме способности передвигаться на нижних конечностях и сморкаться в специальные разовые салфетки - это планирование.
11
INTERNATIONAL COACHING academy
ПЛАНИРОВАНИЕ
вовлечение потенциала подсознания Планирование - это и искусство, дисциплина, это самая важная составляющая компетенции мозга адаптировать наши действия к изменяющимся обстоятельствам. Основа эффективного планирования - соблюдение установленных deadline. Любая статья вашего бюджета имеет право на реализацию тогда, когда наряду с объемом ресурса времени, имеет в критериях жесткое время начала исполнения и время окончания. Deadline. Линия вашего огня.
Reverse Planning and Budgeting
Бюджетирование, прямое и обратное До этого мы с вами составляли, так называемое, прямое планирование вашего бюджета времени, где каждый пункт может или остаться планом, или стать действием, или реализованной мечтой, или досадным разочарованием.Успех реализации бюджета - тщательное измерение и сопоставление статей времени. Конкретика измеряема. Измерение - это часть визуализации результата, когда ваше понимание материи времени становится предметным. Существует и так называемая обратная система бюджетирования вашего распорядка. Все расчеты в этом случае ведутся отталкиваясь от установленного объема времени вашей дневной активности. Это в среднем примерно 960 минут. Наш ежедневный ресурс - всего 960 минут. Существующие постоянные статьи расходов времени, такие как ваши затраты на ланч, завтрак, обед, утреннюю гимнастику, личную гигиену, передвижения до работы и обратно внесите отдельными строками и обозначьте, как повторяющиеся изо дня в день. Это бюджет постоянных издержек времени. Как видите, порядка четверти, если не более, уже потрачено. Оставшийся бюджет относительных издержек вы распределяете согласно описанной выше методике приоритетов. Благодаря этой системе в вашем дневном времени появляется элемент конкуренции действий за временные ресурсы. С другой стороны удобство обратного метода заключается в том, что если у вас есть deadline по реализации какой-либо цели, и вы рассчитали объем необходимого бюджета времени, вы сможете более рационально распределить этот ресурс по всем дням его реализации. Считается, что не более пятой части сотрудников готовят план на день. Эффективность вашего подразделения повысится на порядок, если вы уполномочите их составлять для себя ежедневные планы, ведь 1 минута, затраченная на планирование, экономит, как мы упоминали выше, в среднем 10 минут при реализации задач.
Urgent / Important
Система Эдвина Блесса или матрица Эйзенхауэра
«Тот кто не умеет планировать, заранее запланировал себе неудачу» Эффективность бюджета строится на нашем понимании и оперировании соотношением срочности и важности, где важность действий - это их ценность, а срочность - это ориентация его на время. В том числе в контексте принципиального вопроса: кому важно и кому срочно. Наглядно это реализовано в системе Эдвина Блесса. По этой системе бюджет может быть скорректирован по категории зависимости срочности от важности. Статьи времени этой зависимости делятся на 4 категории. Прежде, чем приступить к описанию категорий, мы для себя должны принять, что важность при этом определяется ценностью, а срочность ориентирована на время. «Срочно Важно» – экстренные случаи: разрыв трубы парового отопления, сердечный приступ, покупка шубы в связи с неожиданным похолоданием и т.д. Забегая вперед, необходимо заметить, что эта область «важного и срочного» находится в прямой зависимости от области «важного и несрочного». Трубы надо проверять каждое лето, медицинское обследование надо проходить регулярно. Чужие “срочности” и “важности”, возникшие как следствие чужих недоработок «несрочных важностей», могут стать и становятся терминатором для вашего квадрата «срочно и важно». Снова обратимся к мониторингу вашего времени и просчитаем объем «Срочно Важно». Поразительно, насколько мы еще не совершенны! Проведем дифференциацию между «Срочно Важно» и «Срочно Неважно». Граница действительно пролегает там, где стоит вопрос «Кому важно?». Важность для вас – это понятие, относящееся к вашим целям. Вашему бюджету! Отсюда, «Срочно Неважно» – это то, что в подавляющем большинстве случаев вмешивается в ваш бюджет со стороны вашего окружения. Срочно к исполнению и совершенно неважно конкретно для ваших целей и задач. Эта демаркация позволяет ответить на вопрос - что или кто контролирует вашу жизнь и как вы сможете вернуть этот контроль себе. Как решение, рассмотрите, что из того, что вы делаете для других в течение дня может быть вычеркнуто из вашего распорядка. И, что может быть делегировано. Что есть «Несрочно Неважно»? Это все, что вы называете досугом: просмотр телевизора, чтение периодических глянцевых журналов, пристальное изучение потолка, серфинг по мегамоллам и т.д. Дарья Донцова и Дэн Браун, «Остаться в живых» и «Не родись красивой» и так далее. Это называют жевательной резинкой медиа контента. Просчитайте это время – опять потрясающий результат. Вот куда уходит время! Определите, какие шаблоны вашего поведения вы замечаете за собой в течение дня. Какие из этих привычек надо менять. в разделе о рисках мы более подробно рассмотрим работу с привычками. И вот, что осталось в последнем квадрате - «Несрочно Важно». Это все то, что может относиться к цели вашей жизни. Сколько времени в день вы уделяете самой главной вашей цели?
«Хочешь результат – умей быстро корректировать стратегию и не считай это проблемой» Ицхак Адизес 12
INTERNATIONAL COACHING academy
РИСКИ И ВЛИЯНИЯ
(окружение, формы и правила)
What does disturb us? Храбрость - это желание применить знание. Мудрость это способность применить знание правильно. Вы уже умеете составлять и анализировать бюджет, закладывать риски и резервировать под них дополнительные ресурсы, составлять практически идеальный план для реализации. Метод безупречен с одной оговоркой - мы должны постоянно быть сконцентрированы на решении. Наше внимание, как бы это странно не звучало, должно быть на нашей жизни. Но жизнь всегда вносит коррективы в наш бюджет и часто довольно существенные. Изначально мы говорили о том, что если мы хотим действительно управлять временем, если мы хотим исполнить принятый нами бюджет, нам необходимо иметь целостное восприятие времени. Такое мировоззрение, в том числе, включает не только знания, навыки и технологии. Оно формируется из наших отношений с окружением, реакции на обстоятельства, наших воспитанных годами привычек. И если мы перестроим все эти системы восприятия мира и реакции на него под реализацию нашего бюджета, то все наши описанные технологии будут всего лишь легким подспорьем или бесполезной инструкцией. Но для этого вы должны искренне признаться в ваших стремлениях и желаниях, целях и ценностях, принять их для себя как единственную и достоверную карту. Вашим временем управляют ваши решения, а не обстоятельства.
Say NO! Скажи миру “НЕТ!” Самая главная проблема в управлении временем и, как следствие, целостности вашего бюджета времени - это агрессия по отношению к нему со стороны окружения. Это факт. Но факт и в другом - это не столько отношение окружения, сколько ваша позиция по защите бюджета. Чаще у вас не хватает храбрости, и всегда мудрости для организации эшелонной защиты вашего времени. Регулярно вас прерывают, отрывают от выполняемых действий, и если вы проанализируете их, подавляющее большинство (четыре пятых таких прерываний) связаны с несущественными причинами. Зафиксируйте, сколько раз осуществляются попытки прерывания вас в течение одного часа. В обычный день офисные работники прерываются примерно семь раз в час, что составляет 56 раз в день, и, по мнению специалистов по управлению временем, 80 % этих случаев связаны с несущественными причинами. Примерно каждые 3 минуты работники откладывают свою работу и приступают к выполнению чего-то другого - любой другой задачи... Отвлечения отнимают до 28 процентов рабочего времени и обходятся компаниям в 650 млрд. долларов в год. Исследования показывают, что в среднем человек работает, не прерываясь, менее 5 минут. В любом случае, - однозначное “Нет Вашим агрессорам времени”. Не нервничайте и не переживайте. Повесьте табличку “Don’t Disturb”! Мир не закончится и не перевернется. Обретите смелость сказать НЕТ!
Попробуйте простые действия: предложите отложить просьбу на некоторое время, предложите обратиться к кому-нибудь другому. Необсуждаемо.
Work Place
Мир, в котором мы делаем вид, что работаем
Обстоятельства могут быть нивелированы систематизацией подконтрольной нам среды исполнения, которая включает не только временное, но и пространственное значение. Мы имеем виду непосредственно ваше рабочее пространство. Сегодня это не только ваш рабочий стол, но и состояние вашего компьютера. После несложного контроля, вы ужаснетесь от того количества времени, которое у вас уходит на поиски той или иной информации, или документа. Не старайтесь называть ваш хаос творческим беспорядком. Управляемый хаос - удел гениев и политиков. Регулярно проводите санацию вашего стола. Уберите все ненужное, которое может хоть на секунду перехватить ваше внимание. Оставьте только инструменты (ручки, блокнот, компьютер) и тот материал, над которым вы сейчас работаете. Вся остальная информация и файлы у вас должны быть систематизированы и заархивированы. Удалите все то, что дублируется на разных носителях, оставьте только в одной форме, предпочтительно электронной. Пустое пространство стола позволит вам быть сфокусированным на той задаче, которую вы решаете. Мусорная корзина - отличное устройство для избавления вас от ненужных стрессов, связанных с хаосом. Вы владелец предметов, а не они источники вашей расфокусированности. Подготовка к выполнению работы не менее, если не более важна, чем само выполнение.
Information Океан, в котором приходится плавать Разработайте для себя правило логистики документов, поступающих на ваш стол. Документы не должны скапливаться, образуя небольшие холмики и великие горы. Путь документов должен быть предрешен уже в момент, когда он ляжет к вам на стол. Решайте его судьбу сразу - в корзину или в дело. Представьте, насколько абсурдно звучит практика, по которой чтобы найти нужный документ приходится просматривать сотни ненужных. Вы это делаете каждый день. Согласно мнению консалтинговой компании Delphi Group из Бостона, 15 % обращающихся на предприятиях документов теряется, и 30 процентов всего времени работники тратят на поиск потерянных документов.
Вначале было слово, и слово это было «выбор». Том Роббинз 13
INTERNATIONAL COACHING academy
social net, email, messengers
Роль современных средств: email, sms, social network, кто для кого создан
Мы настолько интегрированы в нашу жизнь электронными средствами, или может быть наоборот, у многих появилась почти клиническая зависимость от email, SMS или соц сетей. Эти средства в силу своей самой важной захватывающей наше внимание технологической особенности мгновенного оповещения и доставки информации создают иллюзию срочности. И хотя решение на поверхности - элементарно отключить систему оповещений на всех устройствах или внедрить правило проверять новые поступления исключительно по графику или при наличии у вас свободного времени, но нечасто можно встретить менеджера, действующего именно таким образом. С внедрением в бизнес и быт информационных средств и, в особенности, электронной почты, мир изменился. Основная особенность - беспардонность, интервенция в наше жизненное пространство. К просмотру почты, как привычному инструменту любого менеджера, можно относиться так же привычно, как и к мобильному телефону. Выключите звук и любой визуальный сигнал. Прерывания, вызванные навязчивой привычкой постоянно проверять поступление новых сообщений, ведет к нарушению вашей сфокусированности и концентрации на текущей задаче, критическому падению производительности. Все электронные средства обмена информацией, что уже видно из названия, это далеко не формы человеческого общения. Относитесь к ним, как к всего лишь хорошим и удобным техническим решениям для реализации ваших планов и задач. Это ваши помощники и инструменты, а не агрессоры времени. Основные принципы, существующие для упорядочивания вашего рабочего стола, применимы и для электронной почты. Выработайте правила работы с почтой, которые более всего подходят для вас. На те письма, на которые необходимо ответить сразу и не требующие дополнительной работы или подготовки, отвечайте сразу после получения. То, что требует дополнительного времени и срока - просто перетащите в ваш календарь. Все, что можно перепоручить перенаправьте (forward) адресату и отправленное сообщение поставьте на контроль в календаре. Удаляйте все, что не имеет и не будет иметь отношения к вашему стратегическому бюджету и текущему плану. Очистите ваше поле для работы. Не беспокойтесь о том, что что-то из удаленного вдруг станет актуальным.
«Любой умный человек может составить план победы в войне, если он не отвечает за осуществление этого плана» Уинстон Черчилль.
«Чем более жестко вы будете контролировать свое время, тем большую свободу вы сможете ощутить» Этот материал вам обязательно вышлют еще раз заинтересованные лица. 15 % американцев говорят, что имеют зависимость от электронной почты. 59 % просматривают электронную почту, как только она поступает. 43 % пользователей спят возле устройства обмена электронной почтой и просыпаются, слыша поступление входящих сообщений. 40 % учитывают доступность электронной почты, планируя какую-либо поездку. 83 % во время отпуска проверяют электронную почту раз в день. 43 % проверяют электронную почту первым делом каждое утро. 19 % водителей обмениваются текстовыми сообщениями во время движения! Максимально используйте интегрированность почты и средств оповещения с вашим календарем и другими формами коммуникаций. Чтобы подчеркнуть и показать ваше уважение к адресату, поставьте на почту автоответчик с кратким, деловым сообщением. Такая авто задержка ответа позволит увеличить вероятность того, что сама проблема письма может быть исчерпана или она потеряет свою актуальность. Никогда не пользуйтесь почтой для мгновенных сообщений или сложных дискуссий. Для первого есть SMS, для второго - личное общение. Почта не предназначена для полноценной передачи эмоционального и личного. При этом помните, что вы не в состоянии контролировать состояние вашего адресата в момент получения сообщения, так же как и его непосредственную реакцию. У вас нет шансов на мгновенную, корректируемую обратную связь, в случаях неправильной оценки сообщения и выраженных в нем эмоций. В особенности негативных. Почта - это исключительно информация, а не инструмент для разумного, контролируемого влияния и воздействия. Календарь - это ваш ежедневный гид, поэтому день должен начинаться с открытия календаря, а не почты, как это делает подавляющее большинство. Поставьте его в автозагрузчик системы. Включайте в план время для ответа на электронную почту и ответные звонки, а не пытайтесь выполнять эти задачи во время выполнения важной работы. Соц сети - это площадка для бизнеса, а не для развлечений и времяпрепровождений. Выключите.
14
Multitasking
Многозадачность -‐ разнофокусированность Изначально приведем слова Gary Hamel, основателя международной консалтинговой компании Strаtegos. В своей статье «Что есть что в управленческих инновациях» он удивлялся, что –
«Ежедневные потери, возникающие в результате неразумной деятельности людей, несмотря на всю их значимость, оставляют нас равнодушными, зато убытки из-за неправильного расходования материальных благ глубоко задевают нас, хотя ущерб от них гораздо скромнее».
В интернете вы найдете сотни интересных данных, которые обозначают очевидную позицию в вопросе вреда прерываний и переключений. В среднем, в офисе вы отвлекаетесь каждые 3 минуты будь то телефонный звонок, обращение к вам коллеги, начальства, SMS, email и так далее. Но вам потребуется порядка 25 минут, чтобы снова сосредоточиться на решении задачи на том же уровне, на котором вы находились до момента прерывания. Американцы подсчитали, что такие отвлекающие факторы обходятся американской экономике порядка 28 млрд долларов в год. Проведенное прошлой осенью ньюйорской исследовательской фирмой Basex исследование показало, что у среднего работника отвлекающие факторы, возникающие в офисах, отнимают до 2,1 часа в день. Только в США это в сумме составляет до 28 млрд. долларов в год. Другое исследование показало, что работники в среднем уделяют проекту 11 минут, прежде чем начать отвлекаться. Исследователи Глория Марк (Gloria Mark) и Виктор Гонзалес (Victor Gonsalez) из Калифорнийского университета Irvine установили, что, прервавшись, работники тратят 25 минут на то, чтобы вернуться к исходному заданию, если и возвращаются к нему. Люди, в среднем, переключаются с одной задачи на другую, например звонок по телефону, разговор с кем-то в офисе, работу с документом, каждые три минуты, отмечает г-жа Марк.
«Думайте о вечности, но действуйте каждый день» воодушевлены фактом, что эти процессоры созданы подобно мозгу, и наконец сделали самый ошибочный вывод, что и мозг может больше, чем созданный им же процессор. Мозг может больше - это бесспорно. Но не в вопросе многозадачности. Мы не в состоянии обрабатывать количество информации в единицу времени подобно компьютерам и держать ее в нашей оперативной памяти. Мозг создан несколько для другого и для работы по иной логике. Мы работаем в последовательной логике приоритетов. Параллельность процессов однозначно приводит к поверхностному восприятию и грубым ошибкам. Находясь в такой ритмике, мы не создадим превосходные проекты, а получим переутомление и усталость. Нам свойственна последовательность, а не параллельность действий. Особенно это касается нашего отношения к электронным средствам. Не делайте это параллельно с выполнением другого дела - возможность ошибки возрастает в два раза. Все незавершенные дела включите в бюджетный план и забудьте о них. Мысли о них перестанут тотально преследоваит ваше внимание.
Мы были воодушевлены созданными нами же процессорами с параллельными вычислениями, мы были
15
INTERNATIONAL COACHING academy
ДЕЛЕГИРОВАНИЕ сюжеты и решения
Еще секрет - это качество и отбор ваших помощников.
Delegation Или вы работаете на мир, или мир работает на вас. Еще раз о делегировании. Секрет пресловутой многозадачности заключается в делегировании. Делегирование представлено несколькими составляющими: - кому делегировать, - как задействовать правильный процесс постановки задачи, - как внести и обозначить зону ответственности и контроля. Нам мешает чрезмерный контроль, сомнение в делегируемом человеке и перфекционизм. Дайте свободу для продуктивного исполнения подчиненным. Делегирование приводит к мультипликации эффекта вашей деятельности. Это самый надежный способ сделать больше в единицу времени. Все остальное мифы и сценарии пишут для сериалов. Выгода от делегирования слишком велика. Есть стандартные отговорки от применения делегирования: - ваша потребность все контролировать, - отстутвие достойных и профессиональных сотрудников, - отрицательный опыт, - делегируемый выполнит задачу лучше, и пострадает ваша самооценка, - вы потратите больше времени на постановку задачи и так далее. Все что мы перечислили касается вашей субъективной позиции по отношению к объективным фактам эффективного решения. Дело в вашем подходе, а не в уникальности возможности делегирования. Подумайте, что у многих такой возможноси делегировать просто не существует. Главный секрет многозадачности не в параллельном выполнении задач, а в делегировании и постоянном контроле.
Interruptible Умение говорить нет -‐ прерывайте, не идите на поводу этикета, бизнес этикет -‐ все что эффективно Нет - прерываниям. С часами в руках на рабочем месте вы просчитаете, что в среднем нас отвлекают или мы отвлекаемся от сфокусированной работы каждые 3 минуты. Если вас отвлекают - то однозначное НЕТ всему тому, что занимает ваше время и которое не имеет отношения к вашему стратегическому плану и ежедневному бюджету. Исключения только для случаев из списка 911. Помните, сказав НЕТ, вы одновременно говорите ДА себе, своим целям, своему успеху в конце концов. Учитесь говорить нет. Для этого не обязательно быть министром иностранных дел. Сегодня порой важнее то, от чего вы отказались, чем то, что вы предпочли. “To-Don’ts” Are More Important Than “To-Dos.” В чем могут быть причины вашего бессилия сказать “НЕТ” - или вы являетесь заложником вашей потребности угождать другим людям, либо заложником неспособности отказывать. Так или иначе - результат один. Не бойтесь отказывать, сделайте это просто и обосновано, не грубо и, если у вас есть возможность, предложите другую альтернативу. Может вы и желаете помочь, но предлагаемые сроки вас не устраивают, или у вас есть ответственность и перед другими людьми. Так или иначе, вариантов ответить и сформулировать больше, чем достаточно. От разумного откладывания просьбы и включения ее в план на будущее, до дипломатичного и красивого отказа от реализации просьбы.
Есть три вещи, которые не возвращаются обратно: время, слово и возможность.
16
INTERNATIONAL COACHING academy
Мы -‐ несистемное сборище привычек (как избавиться от неэффективных и как приобрести продуктивные ) Привычки делятся на эффективные и неэффективные, продуктивные и непродуктивные. Выработка эффективных привычек - важный инструмент для управления временем. О них в разделе: что нам мешает.
До руководителя должны быть постоянно донесены уровень и объем ожиданий от вашей работы.
Или мир вертится вокруг вас или вы вертитесь вокруг мира.
Воспользуйтесь разработкой Мы являемся в некотором смысле самым эффективной рутины, разнообразным собранием привычек, хороших, но больше составьте график не очень. Эти привычки также могут служить источником регулярных собраний, прерываний вашей сосредоточенной деятельности. Available choice UP где сотрудники будут Самые частые: длительные перерывы и перекуры, иметь возможность беспорядок в рабочем поле, интернет серфинг, беседы с высказаться в строго Available time DOWN коллегами. отведенное и ограниченное время Привычки необходимо кардинально систематизировать, это поможет им записать и отметить те, которые вы считаете мешают сконцентрировать вашей эффективности. Напишите рядом с ними свои мысли. подходящие альтернативы. Контролируйте исполнение Проводите собрания альтернатив. Через 3 недели просчитайте, сколько в удобное для вас времени прибавилось. Но привычки присущи не только время. вам, но и тем людям, которые общаются с вами. Если это ваши клиенты, то оцените щепетильность Относитесь к этикету более снисходительно, когда ситуации. Страйтесь всегда планировать работу с речь идет о вашем бюджете времени. Прерывайте людей, клиентом, просите его подготовить вопросы к встрече, не ждите окончания пространных, уже полных решения, любую другую информацию, встреча пройдет бессмыслия выражений. Если у вас действительно важная намного эффективней. работа, отключите телефон, закройте Если вы уважаете время, ваши клиенты почтовую прграмму. Или, что еще лучше и сотрудники также начнут его уважать. придите раньше на работу, пока никого Во всяком случае ваше время. Всегда нет - ни телефонов, ни сотрудников. оговаривайте время встречи, ее продолжительность. Если вы опоздали или опоздал ваш клиент, время встречи Вам помогут поведенческие навыки. сокращается на время опоздания. За Если вы идете по офису уверенно и несколько минут до конца встречи целеустремленно, вероятность, что вас предупредите о ее окончании. остановят для разговора намного меньше. Если вы начальник, то вы являетесь носителем приоритетов для подчиненных. И ваша абсолютная приоритетность должна постоянно помогать компании и сотрудникам обмениваться важной информацией, строить каналы, которые в дальнейшем помогут вам избежать лишних встреч, контактов и прерываний. Случайным посетителям никогда не стесняйтесь говорить, что вы заняты или ограничены во времени. Они станут уважать ваше время, когда вы им однозначно покажете насколько вы ограничены в нем. Если вы подчиненный - ничего кардинально не меняется, кроме силы и направления приоритетов извне и на вас. Важность обмена информацией с верхами не менее критична, чем верхов с вами.
Если у вас есть ворпос к сотруднику, сами пройдите к нему, это позволит вам самому контролировать свой визит. При разговоре смотрите прямо в глаза, это также предполагает короткий разговор. И помните, что все в ваших руках, и вы будете прерываемы, пока вы будете позволять себя прерывать. Но есть и факторы, которые вы устраиваете сами себе по таблице привычек - затянувшийся перерыв на кофе, интернет серфинг, отвлеченные телефонные звонки, в частности по личным вопросам, дружеские беседы с сотрудниками, обсуждения спорта, сериалов, политики, беспордок на столе. Список привычек.
«Человек, у которого за целый день не найдется своего часа, не человек» Рабби Моше Лейб из Сассова
17
INTERNATIONAL COACHING academy
ЭФФЕКТИВНОСТЬ
«Избавляйтесь от каждого, кто тратит большее количество времени говоря о проблемах, а не о том как их можно решить»
Effective Time Engagement
Трудоголизм -‐ подчиненность, слабость или нарушенный баланс
Вся суть нашей эффективности скрывается во внутренней работе. Даже если вы и являетесь временно не работающим с мирской точки зрения, то внутренняя работа должна быть у нас как утром, так и вечером. Некоторым людям безумно нравится быть бесконечно занятыми. Искаженное отношение к работе. Патологическая зависимость от работы. Скажите себе нет. Получайте удовольствие от чего-либо другого. Но как оно может быть, если вам присуще искаженное восприятие отношений с трудовой деятельностью. Объем и качество работы становятся у вас оценкой себя самого, и того, что вы из себя представляете перед окружающими. Постоянная занятость перекликается у вас с важностью и незаменимостью. Отказ от любого поручения - слабость и предательство. Работа скапливается, эффективность падает, а за ней и продуктивность. Как симптомы можете принять несколько признаков: вы работаете большую часть выходных после полной недели, вы регулярно включаете в список дел больше, чем реально успеваете, вы всегда встаете рано в одно и то же время, независимо от того, когда легли, для вас невозможно ничего не делать и вам сложно расслабляться. А если так, то пришло время вам научиться говорить НЕТ себе. Установите для себя время окончания работы вцелом и какого-либо действия в частности. Работа всегда занимает ровно столько времени, сколько вы ей уделяете. Просто выделите строго 2 часа в день на себя. Почитайте книгу, погуляйте в парке, займитесь рисованием, или другим хобби, начните наконец жить. Нельзя откладывать ни жизнь, ни решение проблем на завтра. Это тоже симптом, и далеко не только лени. Он глубже и системнее. Это и боязнь ошибиться и не выполнить, и боязнь последствий, да и просто истощение и загруженность. Просите помощь - если вы этого не делаете, то никто не может себе представить, что она вам нужна. Неприятные задания включайте в бюджет и поставьте им конкретные сроки. Просто сделайте это. Почти 50% высокоответственных управленцев слишком устают, чтобы
разговоаривать вечером со своей семьей. Это серьезный ущерб семейной жизни.
Byo rhythms and schedule Биоритмы и ваша эффективность В деле повышения эффективности управления временем мы должны считаться с знаниями о физиологии человека. Как вы знаете или предполагаете, наш организм подвержен годовым циклам, которые находятся в прямой и относительной зависимости от межпланетарных состояний и, в частности, от расположенности и активности Солнца. Так, наивысший пик нашей деловой активности, как ни странно для обыденного сознания, падает на январь, далее наша активность с той или иной степенью равномерности падает и достигает своих самых низких значений в августе. Именно на это время приходятся массовые отпуска у служащих. Где-то с сентября кривая активности начинает подниматься и к декабрю достигает максимума. «Год пришел к повороту», – как говорил герой Редьярда Киплинга, добрый и справедливый медведь Балу. Еще один вид цикличности, который мы испытываем ежедневно, более заметен и известен. Его внешние проявления крайне выражены в жарких странах – Греции, Испании, Латинской Америки. В этих странах ему подвержены все касты – жаворонки и совы. В большинстве своем, у человека максимум активности приходится на утреннее время, когда наблюдается пик концентрации гормонов, особенно важных для мужской половины половозрелого человечества. После полудня активность снижается, магазины и офисы закрываются, люди не то обедают, не то находятся в полудреме. Сиеста. После 4 часов пополудни активность нарастает, и к вечеру опять вектор активности стремится вверх. И уже ближе к полуночи народ безжизненно замирает в сладких снах и дремах. Наутро все повторяется. Сиесту оправдывают палящим солнцем, притоком крови к желудочно-кишечному тракту после обильного ланча и соответствующим ослабеванием мозговой деятельности. Хотя справедливо и то, что независимо от того обедаете вы или нет, активность падает. А обед только прибавляет к этой цикличности еще перераспределение потоков крови.
Средняя примитивная реакция у человека 250 милисекунд, средний компьютер быстрее в 750 000 000 раз.
18
INTERNATIONAL COACHING academy
Средняя продолжительность жизни повысилась от 25 до 75 за несколько тысяч лет. 200 лет назад 90% занимались земледелием, сегодня 4%. 100 лет назад 80% дохода семьи шло на жилье, еду, одежду, сейчас менее 50%.
Существует цикличность между физической, интеллектуальной и эмоциональной составляющей нашей деятельности. При рождении все три составляющие располагаются на точке ноль и после первого крика начинают колебаться, подобно волне, то уходя вниз, то поднимаясь на гребень. А поскольку цикличность подъема и спуска у всех трех циклов разная, то, когда они все сходятся в одной наивысшей точке, у вас ощущение звездного часа: все, что вы ни делаете, получается на ура. И наоборот, при схождении на дне – все валится из рук. Существуют программы подсчета таких дней и соответствующие рекомендации по планированию. К слову, на опасные дни планировать переговоры нежелательно, а в пиковые дни – ждите от себя сюрпризов. Физический – 23 дня Эмоциональный – 28 дней Интеллектуальный – 33 дня Планируйте свою работу под самые эффективные промежутки времени, подготавливайте окружающих к периодам вашей концентрации, тщательно готовьте все материалы, исходники, рабочее пространство к этому времени.
между этими понятиями знак равенства? Может, главный вопрос – то, чему вы отдаете ваше время, и есть ваша жизнь. Посмотрите на это так. Что? Все ли на своем месте? Время обладает дуалистической природой. Помимо точных измерений – секунда, минута, час, существует и ощущение на уровне человека, не зависящее от показаний хронометра. Это то, как ощущаете и измеряете его вы. Как материализуете его в вашем сознании и чувствах. Это ощущение времени как субстанции, как материала, как курса валюты. Да, именно курса, где каждая единица – это пункт ценности вашей жизни. К слову, у неработающего - курс низкий, у менеджера высокий, вам дали повышение – ваш курс времени повысился на столько-то пунктов. Ответственная работа – высокий курс. Потратили на болтовню – курс опустился. Следите за курсом и держите его высоко, не дайте медведям работы.
Бессознательная компетентность по управлению временем. Для чего мы рассказали о стольких аспектах времени и Знаете цену, курс, сопоставляете цели, дела, ситуацию и его связи с человеком? Но разве не это главное в играете с курсом, тратите время так, как наиболее осуществлении нашего бизнеса, личной жизни. Не время ли эффективно и экономично для вас. А может, и шикарнее, является синонимом слова «жизнь»? Почему мы не ставим или это вопрос престижа, имиджа.
«К экономии времени сводится в конечном итоге вся экономия» Карл Маркс
19
INTERNATIONAL COACHING academy
«Если жизнью не доволен сильный человек, то он предъявляет претензии к себе, а если слабый, то к людям»
Trips and travels Используйте время передвижений и меньше передвигайтесь В условиях современных мегаполисов передвижение по ним становится большой проблемой и страданием для любого бюджета времени. Личное общение сегодня является поразительной и безкомпромиссно ценной опцией. Воспользуйтесь современными средствами коммуникации - Skype, WebEx и прочее. Подготавливайтесь к таким средствам контакта, тщательно изучайте материалы, чтобы при непосредственном сеансе связи поднять вопросы оценки отношений, оценки результатов и оценки интересов. Вы сэкономите огромное количество времени и финансов. Используйте поездки для познания нового, для отдыха и воодушевления. Во всех остальных случаях, пробуйте электронные средства.
Всем никогда не воспользуешься одновременно и даже в течение жизни. Инстинкт обладания, порочный рефлекс потребления, - все это сковывает ваши движения, итак утяжеленные собственностью и активами.
«Начни с того, что делай то, что необходимо, потом делай то, что возможно, а потом ты поймаешь себя на том, что делаешь невозможное» Францизск Ассизский Спрашивайте, всматривайтесь, внимательно и сосредоточенно. Знайте правила и действуйте. Действуйте и знайте время. Если вы знаете когда начать, то знание когда все закончится еще более ценно. Имейте меньше, это утяжеляет вашу подвижность, скорость, оперативность, начиная от кошмара на рабочем столе, файлов в папках, костюмов в гардеробе, и заканчивая недвижимостью на континентах.
«Ежедневные потери, возникающие в результате неразумной деятельности людей, несмотря на всю их значимость, оставляют нас равнодушными, зато убытки из-за неправильного расходования материальных благ глубоко задевают нас, хотя ущерб от них гораздо скромнее».
20
INTERNATIONAL COACHING academy
«Разумный вопрос - это половина знания» Френсис Бекон
Заключение Не откладывайте жизнь или дела на завтра Кому вы можете подарить свою жизнь или ее часть? Кто самый ценный в этом мире, кроме вас самих. Подарите себе свое время, почувствуйте себя богатым и расточительным в этом смысле. Просто начните делать это.
очень просты. Из-за этой манифестной простоты нам так сложно это реализовать. В первую очередь - это дисциплина и системность. Второй принцип - материализация и документированность планов утилизации времени. Выработка рефлекса говорить НЕТ. И наконец - воля и сила для воплощения всего этого.
Материализация и документированность. Пока ваши планы не будут изложены в виде списка, календаря, Фокусируйтесь. Концентрация на процессе ползволяет электронной таблицы - все остальное представляемое и сэкономить предполагаемое время на решения. Внимание хранимое в вашей памяти, будет иметь свойство меняться, исчезать и не выполняться. - акселератор производительности, а стало быть и качества жизни. Представьте, если вы сосредоточены, то тогда вы больше успеваете, качественнее чувствуете, полнее живете и шире дышите. И работай,
Работай – как будто тебе не надо денег. Люби – как будто тебе никто никогда не причинял боль. Живи – как будто на земле рай.
Заключительные советы И еще важнее то, что вы сделали. Не должны были сделать или спланироваали, а сделали. Простое совершенное время. Но если вам удалось все же в себе выработать ощущение материализации времени, то принципы утилизации и оперирования им на самом деле
«Чтобы выполнить большой и важный труд, необходимы две вещи: ясный план и ограниченное время» Элберт Хаббард.
21
For  notes
For  notes
For  notes
For  notes
Appendix ПРАКТИКУМ 1. Check In Flow. Оценка бюджета вашего времени по исчисляемой таблице действительного и желаемого. Разработанная нами специальная таблица “Check in Flow” позволит вам контролировать, сделать качественный анализ и эффективно спланировать ваше время. Заполните таблицу при помощи двух надежных и креативных инструментов часов и карандаша. Для проведения аудита расходуемого вами времени следуйте инструкции: ✓запишите различные действия, связанные с вашей работой и личными делами в крайнем левом столбце. ✓указывайте и заносите время, затрачиваемое вами каждый день по каждой соответствующей статье ✓в конце каждого дня и в конце недели суммируйте затрачиваемые часы по каждой категории Аккуратно фиксируйте время, затраченное на тот или иной вид вашей деятельности, по возможности, с точностью до 5 минут. В качестве примера приведена таблица, заполненная исходя из представлений о распорядке дня и временных затратах среднестатистического менеджера, а также наших собственных наблюдений. Удобство таблицы вы найдете не только в ее простоте и функциональности, но и в том, что вы можете хранить и заполнять “Check In Flow” на iPad или ином электронном устройстве в режиме реального времени. Разделите общее время, затрачиваемое по каждой статье, на общее время работы в течение недели и умножьте на 100, чтобы преобразовать значение в проценты. Запишите эти значения в крайнем правом столбце.
1 Личное 2 Семья 3 Проект № 1 4 Проект № 2 5 Проект № 3 6 Проект № 4 7 Проект № 5 8 Совещания 9 Деловые встречи 10 Передвижения 11 Спорт 12 Образование 13 Телефон 14 email 15 facebook Итого %
Monday
Tuesday
2 1 1 2 2
1 2
Wednesday Thursday Friday Saturday Sunday
1 1
1 1
2
4 2 1 2 1 1
2
1 1 1 2 16 14.95
1 1 1 1
3 4 1
2
1 1 2
2 2
3 2 1
1
3
1 12 11.21
1 14 13.08
1 1 1 16 14.95
1 2 1 2 1 1
1
2 2 1 1 1 1 2 1 16 18 14.95 16.82
2 5
Всего To week
12 16 2 6 8 5 7 8 4 2 9 1 5 3 8 3 9 2 5 15 107 14.02 100.00
11.2 15.0 1.87 5.61 7.48 4.67 6.54 7.48 3.74 8.4 4.67 2.80 7 8 5 100
Таким образом, таблица позволит вам рассчитывать абсолютные и процентные значения затрат времени на то или иное действие. После пилотной недели контроля и анализа полученных данных, составьте для себя примерные желаемые значения по статьям на неделю. Таблица “Check In Flow” в первую очередь ответит вам на 2 самых важных вопроса по времени. 1.На что вы тратите время? 2.Сколько вы его тратите? Если вы соберете отдельные статьи под одним проектом, то сможете представить, на какие именно процессы расходуется время в рамках этого проекта. Вы также сможете проанализировать соотношение между двумя большими сферами - личной и профессиональной и разбить статьи расходов на две таблицы: одну для личной сферы и деятельности, другую - для профессиональной. Таким обарзом можно дифференцированно установить желаемый баланс между ними. Результаты анализа таблицы вас могут разочаровать, когда вы оцените сколько времени уходит на реальную работу, а сколько на ожидания, звонки, дорогу, интернет-серфинг, ненужную и никчемную отчетность. То есть то, что мы обозначаем как неэффективную и непродуктивную внешнюю деятельность. А когда у вас появится более или менее четкая картина того, на что вы тратите время, вы можете увидеть следующее: -Какие задачи нарушают ваши стратегические планы. -Сколько времени реально отнимают задачи, что поможет вам улучшить расчет времени. -Соответствует ли ваша активная деятельность вашим основным целям. -Какие есть пути и способы для того, чтобы перенаправить свою энергию и перераспределить время на достижение своих самых важных целей.
26
ПРАКТИКУМ 2. Знаешь -‐ значит вооружен. Удивительное рядом. Если вы думали, что тратили большую часть времени на анализ и оптимизацию внутренних процессов, то теперь обнаружили, что значительная часть времени расходуется на попытки дозвониться нужным людям и ответы на телефонные звонки ненужных людей, на заполнение своих отчетов и штудирование отчетов своих коллег и подчиненных и на многое другое. И тогда наконец, вы сможете определить, как лучше реорганизовать свою деятельность, чтобы достичь своих целей. Давайте проясним сложившуюся ситуацию, заполнив таблицу:
Я никогда не трачу время на… 1 2 3 4
Я трачу слишком много времени на.. 1 2 3 4
Мне трудно отказываться от... 1 2 3 4
Мои наибольшие препятствия на пути управления временем... 1 2 3 4
Эти две таблицы (Check in Flow и Анализа желаемого и действительного) станут вашим самым первым шагом на пути управления своим временем, управления своей жизнью.
27
ПРАКТИКУМ 3. Таблица проблемных сфер 2P чем заняты ваши мысли или таблица двух частей. Воспользуйтесь выделенным ниже местом, чтобы составить краткий список своих проблем, тревог и обязанностей, между которыми в настоящее время делится ваше время и внимание. В столбце «Профессиональное» перечислите все, что связано с вашей работой и карьерой. В столбце «Личное» перечислите все, что не связано с вашей работой и карьерой и причисляется вами к пониманию “ЛИЧНОЕ”. Не пытайтесь расположить записи в порядке приоритета или важности; записывайте их в любом порядке, в каком они придут вам в голову. Включите все, от крупного проекта, который надо сдать до конца недели, до мелких надоедливых задач, которые вы без конца откладываете. Совершенно приемлемо и даже важно включить мечты и желания, которые в настоящее время кажутся недостижимыми.
Professional
Private
Эта таблица, как и Check In Flow послужит вам как достаточный исходный материал при составлении бюджета вашего времени. После составления бюджета и обозначения принципов его реализации, вы полностью сможете использовать уникальность нашей парадигмы управления временем, которую в том числе и в равной мере можно применять в профессиональной, семейной, финансовой и социальной сфере вашей активности.
ПРАКТИКУМ 4. Анализ таблицы (много, мало, отсутствие целей, привычки) Карта времени. На основании собственных наблюдений и анализа таблицы Check In Flow составьте сводный отчет по пунктам:
Я трачу много времени на…., но в этом нет необходимости 1 2 3 Я не трачу время на…, но хотел бы 1 2 3 Есть нечто, что полностью затрудняет исполнение моего плана Check In 1 2 3
28
ПРАКТИКУМ 5. Что нам мешает? Выберите какую-нибудь сферу деятельности, которая для вас важна, но в отношение которой у вас нет четко определяемых целей. Это является признаком того, что никакой активности в этой нужной для вас сфере не происходит и вы живете неосознанными ожиданиями. Составьте новую таблицу по этой же сфере с желаемыми или, так называемыми, планируемыми показателями по каждой статье затрат в Check In Flow. Через некоторое время вы сможете сравнить их с реальными. Ответьте на вопросы:
Что мешает вам реализовывать спланированный бюджет времени? 1 2 3 4 Сколько реально времени отнимают задачи и сколько тратится неконтролируемо? 1 2 3 4 Что надо сделать, чтобы улучшить планирование, и соотносится ли объем полученного бюджета и статьи расхода с вашими основными целями? 1 2 3 4 Какие еще статьи вам необходимо ввести для решения задач? 1 2 3 4
Проведите по всем остальным сферам вашей деятельности такое же исследование.
29
ПРАКТИКУМ 6. Колесо значимости, ценности Вышеприведенные примеры и факты показательны для утверждения в том, что сегодня невозможно обрести баланс и гармонию в своей жизненной деятельности, без целостного восприятия этого мира и времени. Для наглядности или визуализации всего этого в коучинге есть уникальный инструмент “колесо жизненных целей”. На радиусах или спицах этого колеса расположены шкалы для расчета и оценки той или иной категории целей или ценностей. Проще рассчитывать радиус от 0 (центр) до 10 (круг). Чем выше показатель, тем выше степень удовлетворенности этой важной и ценной для вас категорией. После оценки удовлетворенностей, соединив точки на радиусах, вы получите некую фигуру, издали напоминающую колесо. Суть формы колеса в том, что чем оно менее угловато, тем правильнее и сбалансированнее ваша жизнь. Чтобы составить наиболее полный список и обстоятельно подойти к созиданию колеса, составьте таблицу из двух колонок: одна ваши профессиональные проблемы, тревоги, задачи, другая - личное.
30
ПРАКТИКУМ 7. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ. Есть несколько важных принципов, которыми вы должны руководствоваться при постановке целей. Они позволяют достичь сбалансированной и правильной композиции цели. Главный принцип – позитивность цели. Позитивность – это энергоемкость движения к цели и ключ к визуализации результата. Цель должна находиться в зоне вашего контроля, быть независимой, достижимой самостоятельно. Цель должна учитывать настоящее положение дел, текущую ситуацию. Конечной остановкой движения к цели является результат, который должен быть ясно описан. Описание результата сопровождается точной процедурой доказательства его достижения. Описание контекста цели рекомендуется для понимания необходимых ресурсов для ее достижения.
Представить все, что возможно представить. Представить – это наполовину решить. Опишите вашу цель в формате Tag line (формат принятый в киноиндустрии) – не более двух предложений, ярких и конкретных. Tag line должен быть предельно информативен, безупречно лаконичен, показывать важность и энергичность одновременно. И хотя известно много всяких способов и методик определения целей, применяемых в менеджменте, самая простая и доступная, на наш взгляд, есть самая надежная - система SMART.
Вопросы S
Что именно хотите?
M
Как будете оценивать степень ее достижения?
A
Как цель будет достижима?
R
Описание процесса достижения.
T
Временные рамки достижения.
Ответы
Признаки эффективной цели легко запомнить и проанализировать с помощью известной методики SMART. Она состоит и должна отвечать пяти требованиям. S Specific (конкретная). Определения целей должны быть короткими и простыми, как в практике военных приказов. M Measurable (измеримая). Это измеримое количество, это четкая оценка, количественная характеристика ее достижения. A Achievable (достижимая). Цели должны соответствовать уровню контроля над ситуацией и находится в зоне вашей ответственности. R Realistic (реалистичная). В рамках существующей или предполагаемой реальности. T Time-specific (определенная по времени). Конкретные временные рамки, в пределах которых цель должна быть достигнута, помогут приложить необходимую энергию для выполнения задачи.
31
ПРАКТИКУМ 8 Расстановка приоритетов Приведите по каждому понятию приоритетов три примера и ранжируйте их. Попробуйте ответить себе, что для вас каждый из этих приоритетов, что он вам дает, с какими из ваших ценностей он связан. Сосредоточение на ценностях важно по причине того, что невозможно следовать своим приоритетам исключительно за счет строгой дисциплины. Нужно нечто более глубокое для постояного сосредоточения на приоритетах. Ценности позволяют дать мощное основание для этого. Заполнив таблицу расшифровки целей по SMART, у вас в руках окажется список активностей необходимых для реализации задачи и понимание того, что все это делать вместе нет никакой возможности. Появляется еще одна важная задача - определение последовательности реализации или, по другому, приоритетности действий в очереди. Цель распределить действия и ресурсы таким образом, чтобы достичь максимальной эффективности. Приоритетность - самый важный регулятор объема и последовательности утилизации вашего времени. При присвоении приоритетности приходится учитывать множество факторов: внутренняя эта цель или внешняя, если внешняя, то с какого уровня она спущена или на какой уровень она может опустится далее. Кто является первоисточником - это начальник или подчиненный, жена или дети, теща или друг. К какой сфере жизни она относится: личная или профессиональная. Каждый из факторов, настолько же важен, насколько и относителен, потому что он учитывает, как состояние кредитов доверия окружения, затребованности в личной жизни и в профессиональной деятельности, так и подчеркивает качество сбалансированности этого портфеля. Расставив цели по списку приоритетности, опишите самые важные аргументы, которыми вы руководствовались, присваивая каждой то или иное место. Занесите их в таблицу. Таблица поможет вам понять ценность каждой цели, оценить ваше отношение к происходящему и, при необходимости, скорректировать ваш выбор.
Роли
Люди
Принципы
Цели
Таблица аргументов Итак, до того как вы приступите к составлению ежедневной декларации расходования времени, изначально вы продифференцировали приоритеты. Если вы углубитесь в контекст аргументов, которые вы приводили, для вас станет очевидным, что очередность приоритетов в каждом случае зависела от тех ролей, которые вы играете в актуальный момент. Есть ваши главные роли: строгий руководитель, ответственный исполнитель, заботливый отец семейства, свободный гений, любящий муж, трогательный сын и так далее. Вы всегда будете присваивать высокую степень приоритетности именно той роли, которую вы считаете для вас главной.
№
Цель
Аргумент
32
ПРАКТИКУМ 9 Правильные вопросы • • • • • • • •
Правильные вопросы для реального бюджета: Чего вы хотите? Почему это важно? Все ли позитивно? Цель в зоне контроля? Как можно этого достичь и что нужно делать и иметь? Первый шаг, и как это будет происходить? Как определить, что этого добились? Стоит ли потратить столько моего времени на мою цель?
ПРАКТИКУМ 10 Утренние и вечерние вопросы Мотивационно-аналитический инструмент для добротной обратной связи - вопросы подведения итогов дня. Поскольку жизненный опыт - это территория фокусирования нашего внимания. Постоянные размышления о важном и ценном позволяют нам концентрироваться и получать удовольствие от простых и позитивных чувств. И в свою очередь правильно распределять свое время для вечных и непреходящих ценностей, оставаться верным себе и своей мечте.
ПРАКТИКУМ 11 Обратное бюджетирование Составим бюджетирование обратным методом. Пример: вам необходимо представить презентацию по анализу рынка в отчетном квартале. Итак, вам необходимо 2560 минут, и если у вас дата презентации через 14 дней, вы знаете, когда максимальной срок для того, чтобы начать работу над ней, выделяя к примеру по 240 минут ежедневно. Более того, обратное бюджетирование позволяет более рационально подойти к формированию планов по остальным проектам и задачам и дает возможность объемно и точно управлять вашим временем. Приведем часть цитаты Стерна “но если вы охотитесь на тигров, вы можете не обращать внимания на кроликов". Одним из способов определения тигров - это применение правила 80/20, которое гласит, что примерно 20 % ваших целей и действий дают 80 % наиболее важных результатов, и наоборот, 80 % ваших целей и действий дают всего около 20 % пользы. Вы прекрасно знаете данный принцип, как принцип Вильфредо Парето (Vilfredo Pareto), итальянского экономиста, согласно наблюдениям которого 20 % населения Италии владеет 80 % всего богатства. Так и у вас 20% трудового времени приносят 80% результата. Ваши тигры - это пятая часть ваших самых важных дел. Обратитесь к вашему бюджету и определите сколько времени вы посвящаете охоте на этих тигров. Исходя из закона итальянца, вы им должны уделять до 80% времени, чтобы достичь эффективности. Перераспределите бюджет.
Действия
Время
1
Провести репетицию презентации
180
2
Внедрить медиа и переходы между слайдами
180
3
Построить презентацию
240
4
Разработать общую схему презентации
720
5
Собрать материал
1240
Итого
2560
«Способность думать с самого начала порой ведет к очень оригинальным результатам» Генрих Ибсен
33
ПРАКТИКУМ 12 Упражнение по матрице Эйзенхауэра Приведите по каждому понятию приоритетов три примера и ранжируйте их. Попробуйте ответить себе, что для вас каждый из этих приоритетов, что он вам дает, с какими из ваших ценностей он связан. Сосредоточение на ценностях важно по причине того, что невозможно следовать своим приоритетам исключительно за счет строгой дисциплины. Нужно нечто более глубокое для постояного сосредоточения на приоритетах. Ценности позволяют дать мощное основание для этого.
«Для человека нет невозможного. Как и уделять смертельно мало времени тому, что для него важно».
Помните, что основой вашего управления временем являются ваши приоритеты. Приоритеты, а не расписание. И еще единственно правильный способ вашего мышления - от того что есть, к тому что будет. Потому что, постоянные размышления о том, что будет, позволяют построить горизонт времени - ваше ценностное будущее. У будущего нет фатального сценария, будущее это матрица альтернатив. При формировании Горизонта, моделируйте его из самых противоположных концов вашей линейки воображения.
ПРАКТИКУМ 13 Горизонты времени Определите гризонты времени на год, три, пять лет.
1 год 3 года 5 лет
ПРАКТИКУМ 14 Красивые отказы
ПРАКТИКУМ 15 Таблица привычек Полезные
Вредные
«Время и деньги большей частью взаимозаменяемы» Уинстон Черчиль
34
INTERNATIONAL COACHING academy
СПАСИБО ВСЕМ тем, кто воодушевил нас на создание этого семинара Timothy Ferris, Freek Vermeulen, Seth Godinn, Richard Templar, Joel Ostend, Андерс Эрикссон, Майкл Притула, Эдвард Коукли, Marcus Buckinghem, Манфред Кетс де Врис, Дениел Гоулман, Чан Ким, Рене Моборнь, Рон Рубен, Стюарт Эвери Гоул, Джим Коллинз, Александр Митта, Зигмунд Фрейд, Дэвид Огилви, Том Питерс, Martin Windstorm, Рик Джойнер, Daniel H. Pink, John Medina, Allan & Barbara Pease, Richard Dawkins, Roger Martin, James Borg, James March, Clara Shin, Уильям Арнтц, Бетси Чейз, Марк Виснете, Nancy Duarte, Garr Reynolds, Dan Roam, Wendy Cole from TIME Magazine AOL и Opinion Research Corp., Betty Lin-Fisher Jane M. Von Bergen В семинаре использованы материалы, приведены изображения и цитаты, находящиеся в свободном доступе в всемирной сети интернет. Все материалы используются исключительно в образовательных и обучающих целях. Вам помогут сайты: www.coacha.ru, www.davidco.com, www.adizes.com, www.kirkpatrickpartners.com, www.ted.com, www.danzarrella.com, www.sethgodin.com, www.danpink.com, www.tompeters.com, и другие.
«Не все, что подсчитывается, может быть подсчитано, и не все, что может быть подсчитано, подсчитывается» Надпись на дверях кабинета А.Эйнштейна.
Международная Академия Коучинга
115191, Москва, Россия 11 Большая Тульская, офис 225, тел +7 499 270 40 00
35