Redacción Empresarial en el Contexto Contemporáneo Dra. Juanita Rodríguez Marrero Universidad de Puerto Rico Recinto de Río Piedras jurodriguez31@gmail.com
Calidad
Globalización
Tecnología
Alianzas
CONTEXTO CONTEMPORÁNEO
Exactitud Eficacia
Competencia
Negociación
Efectividad Persuación
Efectividad y Eficiencia A c t I t u d e s
C o m p e t e n c i a
s
Comunicaci贸n
Mec谩nica
Redacci贸n
E x p e r i e n c i a
Éxito Confianza
Buen Producto
Buen servicio
Simpatía Preferencia
Comprensión Buena comunicación
Buenas referencias Clientes
Comunicación en el Milenio • Es y será una herramienta valiosa en un mundo dinámico, cambiante y de alta competitividad. • La escritura es la herramienta de comunicación más utilizada, sobre todo, en el ámbito de las corporaciones. • Con el avance de las comunicaciones, se escribe más, pero no se hace mejor que antes. • En ocasiones se pierden de vista las normas de redacción, que finalmente provocan que las comunicaciones no logren cumplir con sus objetivos.
Resulta fundamental que tanto el personal jerĂĄrquico, como los profesionales y tĂŠcnicos que forman parte de la empresa, sean capaces de transmitir sus ideas por escrito con eficacia.
Utiliza palabras y mensajes precisos.
Se redacta en forma correcta y coherente.
Exhibe los atributos fundamentales de la comunicaci贸n.
Cumple con el prop贸sito de generar una acci贸n inmediata.
La comunicaci贸n escrita eficiente y eficaz
Sigue las normas ortográficas
Se presenta en formatos correctos y aceptables.
Hace uso adecuado de las mayúsculas y minúsculas.
Hace uso adecuado de los signos de puntuación.
Sigue los principios sintácticos
La comunicación escrita eficiente y eficaz
Redacci贸n Las palabras son los utensilios, la herramienta del escritor. Y como en todo oficio o profesi贸n, es imprescindible el conocimiento -el manejo- de los utensilios de trabajo, as铆 en el arte de escribir. Nuestra base, pues, es el conocimiento del vocabulario. El empleo de la palabra exacta, propia y adecuada es una de las reglas fundamentales del estilo. Como el pintor, por ejemplo, debe conocer los colores, as铆 el escritor ha de conocer los vocablos.
Redacción • Aspectos más difíciles
• Aspectos más fáciles
Errores más comunes que cometen las personas al redactar Desconocer a quién se le escribe Falta de investigación Errores gramaticales Yo, yo, yo, yo Circularidad Falta de uniformidad Uso de anglicismos Uso de plagio Falta de uso de un sistema
Redacción No basta saber “de”, hay que saber “cómo transmitirlo”. Peter Senge/Sonia González
Comunicación
Redacción
Elaborar mensaje
Proceso que incluye el intercambio de información a través de mensajes escritos, orales o en señas. Eficiente y eficaz representa la etapa inicial del proceso de la comunicación escrita. Constituye un recurso fundamental en el logro de resultados eficaces. Un mensaje con un objetivo predeterminado y unas ideas claras y concretas.
Redacci贸n Proceso que permite la expresi贸n de las ideas.
Equivale a dibujar lo que pasa por nuestra mente, darle forma al pensamiento a trav茅s de la palabra escrita..
Objetivos de la Redacci贸n Comunicar al lector ideas, decisiones, situaciones o soluciones.
Buscar informaci贸n.
Ganar la voluntad de las personas.
Persuadir al lector para obtener de 茅l una actitud o respuesta positiva..
Redacción • Real Academia Española • Acepciones • Enfoques
• Principios Generales • objetivos principales • Comunicar al lector ideas, decisiones, situaciones o soluciones. • Buscar información. • Ganar la buena voluntad de las personas. • Persuadir al lector para obtener de él una actitud o respuesta positiva.
Redacción
•Habilidades o destrezas requeridas Destrezas de percepción de la información • Observar • Leer • Escuchar • Destrezas de interpretación de la información • Analizar • Resumir • Sintetizar • Destrezas de aplicación de la información • Escribir •
Principios y valores Universales en la redacción •Respeto •Integridad •Transparencia •Confiabilidad
•Honestidad •Amabilidad •Cordialidad •Humildad •Sencillez
Redacción Efectiva Estilos adecuados
Componentes Esenciales Concordancia: número, género y persona
Formatos correctos
Comunicaciones diversas
Libre de uso de gerundios
Voz activa vs. voz pasiva
Características Vitales de la Comunicación Claridad
Concisión
Integridad
Cordialidad
Coherencia
-Veracidad
Corrección
Naturalidad
Totalidad
Originalidad
Precisión
Armonía
Recuerde‌ Todo escrito consta de tres partes fundamentales.
Contenido o cuerpo
Redacción eficaz •Enfocada en • Necesidad de hacerlo • Impacto para la empresa • Fluidez de la comunicación • Corrección gramatical • Resultados
Consejos prácticos al redactar Cuidar el aspecto externo del escrito. Ir directamente al asunto. Dedicar un párrafo a cada cuestión. Exponer con claridad los hechos y los argumentos. Ordenar los conceptos uno después del otro. Elegir cuidadosamente el vocabulario. Cuidar la expresión gramatical. Revisar lo que se escribe. Acudir a las fuentes de consulta válidas, en caso de duda.
Proceso de Redacciรณn โ ข Inversiรณn del tiempo
Propรณsito
Tiempo
Planificar
50% del tiempo
Redactar
25% del tiempo
Corregir y editar
25% del tiempo
Proceso de Redacción Propósito Audiencia
Organización selección de palabras Organización de oraciones
Autoevaluación Opinión de otros
Pre Escribir
Escribir
Responder
Revisar
Editar
Publicar
Clarificar Reorganizar
Correcciones gramaticales Estilo Formato
Clientes Internet Tablón de edictos
Proceso de Redacción Planeamiento del escrito Formulación de objetivo Acción – informar, persuadir, analizar, explicar, etc. Persona – presidente, gerentes, clientes, compañeros, etc. Contenido – situación, nuevo producto o servicio Finalidad – obtener respuesta, lograr acción
Recopilación de información Fuentes primarias Informes Encuestas Opiniones
Proceso de Redacción • Etapas • Definición de los objetivos (razón, propósito, finalidad) • Recopilación de la información • Identificación del receptor • Planeamiento del escrito • • • • •
Técnica de libre flujo de ideas Técnica de mapa de ideas Bosquejo Técnica 1-2-3 AIDA
Proceso de Redacción
Etapas…Cont. Borrador (organización de la información) Aplicación de las características de la carta comercial Estructura gramatical, puntuación y ortografía El buen gusto Aplicación de las relaciones humanas Revisión Estilo Ortografía Modificaciones finales
Redacción • Creación Progresiva - Técnica 1-2-3 • Identificar el sustantivo focal • Da razón de existir a toda la oración.
• Idea básica que proyecta el sustantivo focal • Está compuesta por una oración.
• Elaboración de párrafos • Ampliar con mayor número de oraciones la idea concebida originalmente. • Las ideas pueden estar en orden cronológico, espacial o en orden de importancia.
Redacción Oración de apertura La oración de apertura de una carta deberá: Captar la atención y el interés del lector hacia el mensaje que vamos a transmitir. Comunicar calor humano en aquellas oraciones donde aplique Identificar el asunto que se va a desarrollar en el mensaje Ej. 18
Redacción
• Oración de cierre • La oración de cierre deberá: • Crear una última impresión favorable a la entidad representada en el papel • Desarrollar buena voluntad hacia los servicios que se ofrecen • Ser breve y completa
Pre-prueba ¿Qué es un párrafo? _____________________________________________ _____________________________________________ ___________________________ Características que debe poseer un buen párrafo? _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________
Características • Unidad
• Coherencia
• Unir las oraciones, de • Desarrollo de una sola modo que una sea idea. Cada una de las consecuencia de la oraciones amplía esa idea. otra. O sea, todas las ideas deben tratar sobre un • Precisión mismo tema o asunto. • Utilizar las palabras exactas, evitar el uso • Concisión de pronombres y • Decir las cosas con la palabras generales sin menor cantidad de aclaración. palabras posible, eliminar lo que resulta innecesario
Párrafo Conjunto de oraciones relacionadas entre sí por una misma idea. Comienzan con sangría y terminan con punto y aparte o punto final.
Características de un buen párrafo Unidad Coherencia Variedad Precisión Concisión
Estructura de un Párrafo • Con respecto a la estructura, todos los párrafos deben: • Expresar ideas completas • Estar formados por una o varias oraciones • Poseer una oración temática
• Un párrafo generalmente tiene tres partes: • Oración principal • Oraciones argumentativas • Oración concluyente
Diagrama del párrafo Oración argumentativa 1 Oración principal
Oración argumentativa 2
Oración argumentativa 3
Oración concluyente
Ejemplo de oración principal Palabra Clave: Casa Las casas en este lugar son caras. La casa del Señor Ramírez costó diez mil dólares. La casa de mi vecino tiene algunas características sorprendentes.
El sentido de la oración es demasiado general. El sentido de la oración es demasiado estricto. El sentido de la oración es apropiado. Permite explicar, a continuación, las razones de las características sorprendentes de la casa, en otras palabras, desarrollar a continuación las características a las que se hace
Desarrollo de párrafos Métodos de desarrollo de párrafos Párrafos de narración Párrafos de descripción Párrafos de ejemplos Párrafos de clasificación y división Párrafos de comparación y contraste Párrafos de proceso Párrafos de causa y efecto Párrafos de definición Párrafos de argumentación y persuasión
Cómo escribir un buen párrafo Escoja un tema sobre el cual escribir. Escriba una buena oración principal. Para sustentarla, busque los detalles apropiados. Descarte los detalles irrelevantes. Construya y enlace las oraciones coherentemente. Concluya con una oración apropiada. Revise y corrija.
Elementos a considerar al elaborar un párrafo • Unidad • Precisión • Coherencia y conexión • Claridad • Orden • Variedad • Concisión • Estética
Sugerencias para la efectividad en la redacción de documentos • Planificar el documento a escribir • Usar oraciones cortas • Evitar párrafos largos • Usar verbos en tiempo activo • Evitar gerundios • Eliminar las frases trilladas • Asegurarse que el mensaje tiene todo lo necesario para ser entendido • Conocer con seguridad el significado de las palabras que se utilizan en el escrito
Reglas básica para redactar comunicados empresariales firmes y efectivos • Emplear palabras simples • Utilizar construcciones sencillas con lo esencial al principio • Construir oraciones independientes • Utilizar una oración para un solo concepto clave • Escribir en voz activa Ej 7
Expresiones que no se utilizan en la redacción moderna • Acusamos recibo • El suscrito, el suscribiente, nos suscribimos • El susodicho, el infrascrito • Debidamente firmado • El caso de epígrafe, la cuenta de epígrafe • Tenemos el gusto • Quedo de usted
Sugerencias para la efectividad en la redacción de documentos • Planificar el documento a escribir • Usar oraciones cortas • Evitar párrafos largos • Usar verbos en tiempo activo • Evitar gerundios • Eliminar las frases trilladas • Asegurarse que el mensaje tiene todo lo necesario para ser entendido • Conocer con seguridad el significado de las palabras que se utilizan en el escrito
La mayor parte de la comunicación de la empresa con sus públicos internos y externos se canaliza a través del e-mail. Gracias a esta herramienta llevamos a cabo todo tipo de tareas: comerciales, de gestión, de organización y de relación. Estos mensajes actúan de forma determinante en las relaciones con los destinatarios: inciden en su satisfacción con el servicio y crean imágenes y percepciones que influirán en sus comportamientos hacia la organización.
En el ambiente laboral, el correo electrónico se ha expandido de tal modo que amenaza con hacer desaparecer cualquier otra forma de comunicación interna. Justificación El mismo mensaje se puede enviar simultáneamente a todas las personas interesadas. Se puede atender el correo electrónico en cualquier rato libre, ya sean las tres de la tarde o las tres de la madrugada. Combinación de la inmediatez de la comunicación oral con la permanencia de la comunicación escrita.
Correo electrónico • El correo electrónico es hoy una de las formas de comunicación mas común y efectiva. • No es lo mismo escribir en el tiempo que en eltiempo.com • La expresión escrita contemporánea, transmitida por sistemas digitale y virtuales, está ligada a la globalización y en forma acelerada. • En el lenguaje virtual los textos son muchos mas sencillos, con oraciones mas simples. • Todo se centra en un párrafo con los elementos centrales de la información. Luego se utilizan los enlaces para destacar los elementos mas importantes de la comunicación.
Mensaje electrónico • Ha remplazado el memorando • Se recomienda formato bloque extremo • Debe incluir lo siguiente – Dirección electrónica del destinatario – Asunto – Mensaje claro y conciso – Dirección del remitente – Dirección de WEB
La red de Internet cambiaron todo el panorama de la escritura a nivel global.
Redacci贸n Virtual No es lo mismo escribir en tiempo que escribir en eltiempo.com
La redacci贸n virtual y la redacci贸n impresa son distintas
Redacción Virtual • Es un Nuevo modelo de expesión textual que exige un modo de escribir mucho más práctico y de vanguardia. • Los correos no se pueden demorar más de cinco minutos. • Saludos y despedidas cortos • Párrafos concisos, breves • Redacción directa y sencilla
Mรกs clara Redacciรณn Virtual
Breve
Rรกpida
Comunicación Virtual •Principios fundamentales • Brevedad • Exactitud • Concision • Precisión • Exactitud • Sencillez
Elementos Decisivos en la Comunicación Virtual • Espacio • La información escrita en una página no puede ocupar más espacio del que puede recoger la página
• Enlaces • Los enlaces de información solo se deben inserter al final de la página, para no perder al lector
• Amenidad • Las imágenes, vídeos y sonido deben combinarse como parte de la comunicación, ya que son herramientas claves para combiner con texto
Comunicación Virtual • Protocolo y Etiqueta • • • • • • • •
Mantener el mensaje breve. Seguir las reglas de gramática, de puntuación y de lenguaje. Evitar el sarcasmo. Evitar lenguaje ofensivo. Revisar el mensaje antes de enviarlo. Utilizar línea de asunto. No usar todo el texto en mayúscula, representa que se está gritando. Nunca leer los mensajes electrónicos de otra persona.
Correos Electrónicos • Es hoy una de las formas de comunicación mas común y efectiva. • Uso del modelo MADE • M ensaje – resumir con un máximo de dos o tres frases • A cción - indicar la acción que se requiere del cliente o la acción que se tomará sobre el mensaje del cliente • D etalle – responder a las preguntas qué, cuándo, dónde, por qué, cómo y cuánto • E videncia – anejos, pruebas que sustenten la información indicada.
Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico • Fácil • No puede ser largo
• Práctico • Responder a todas las preguntas que se reciben en el mensaje
• Limpio • Libre de errores gramaticales, de puntuación
Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico • Amable • Las mayúsculas sostenidas no son recomendadas.
• Sin ruidos • Evitar fondos con elementos decorativos para llamar la atención
• Saludos sencillos • Usar saludos de bienvenida, pero breves • Saludar con respeto y gentileza, pero de manera sencilla • Evitar el hola para saludar
Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico • Serie ordenada • Intercambio de varios mensajes seguidos dentro de la misma conversación
• Sin distracción • Evite frases demasiado motivacionales
• Despedida efectiva • Evite frases largas y muy formales
• Información personal • Nombre completo, nombre de la entidad, cargo, teléfono, dirección, página web
Protocolo y Etiqueta del Correo Electrónico • Información personal • Nombre completo, nombre de la entidad, cargo, teléfono, dirección, página web
• Revisión • Antes de enviar
Proactividad en la comunicación electrónica • Libre de errores gramaticales • Amable – No abusar de las mayúsculas • Sin ruidos – evitar fondos con elementos decorativos para llamar la atención • Saludos sencillos • Evite el hola – invente un saludo propio, innovador, agradable, respetuoso, cálido y de alto impacto • Sin distracciones – evitar frases demasiado motivacionales • Despedida efectiva – gracias, espero sus comentarios, seguiremos en contacto • Información personl – nombre completo • Revisión – antes de enviarlo
Reglas de etiqueta al utilizar la comunicación electrónica Mantener el mensaje breve. Comenzar con un título Seguir las reglas de gramática, de puntuación y de lenguaje. Evitar el sarcasmo. Evitar lenguaje ofensivo. Revisar el mensaje antes de enviarlo. Utilizar línea de asunto.
Reglas de etiqueta al utilizar la comunicación electrónica No usar todo el texto en mayúscula, representa que se está gritando.. Utilizar un saludo adecuado No reenviar mensajes innecesariamente Respetar los derechos de autor No añadir diseños Proveer debajo de la firma todos los datos necesarios para que el receptor pueda identificar al remitente.(el nombre de la compañía, puesto que ocupa, teléfono, dirección postal, página Web y cualquier otra información pertinente).
La persuasi贸n es una estrategia de comunicaci贸n que usa el emisor para influenciar al receptor a que act煤e o piense como 茅l piensa.
Comunicación Persuasiva •Llama la atención de potenciales clientes, convencer •Estar siempre enfocado en dar soluciones. •“Cualquier mensaje que intenta moldear, reforzar o cambiar las respuesta de otras personas.” (Miller 1980)
Factores que influyen en la efectividad al comunicar el mensaje •Dominio del material •Pasión por el mensaje •Credibilidad •Conocimiento de la audiencia •Conocimiento de las reglas
Comunicación Persuasiva
•Herramientas eficaces –Mensaje directo
• Las insinuaciones muchas veces son mal interpretadas, o no se llegan a comprender del todo.
–Explicación de los objetivos • El cliente tendrá en su mente una idea mas clara sobre todo el asunto.
–Incluir fecha límite para la acción • Provocará un efecto de reacción espontánea en la gente.
Comunicación Persuasiva
•Herramientas eficaces
• Hechos, evidencias y razonamiento lógico • Convencen al lector • Aumenta la credibilidad
• Apelar a emociones, necesidad o deseo • Hace que el receptor responda mas rápido
Redacción Persuasiva •Requiere •Finalidad práctica (propósito) •Destrezas de redacción •Representación de la empresa •Conciencia de la audiencia
Competencias de un comunicador persuasivo • Poder persuasivo • Sensibilidad moral • Información adecuada • Capacidad de análisis crítico • Capacidad de sintetizar • Capacidad de interpretación • Capacidad para evaluar • Disciplina para actuar según las normas vigentes
Diez técnicas de redacción persuasiva • Repetir: Repetir la Idea (sí, con mayúsculas) mediante varios formatos. • Comparar: Uso de metáforas, símiles y analogías para comparar cosas que parece y aquellas que no son tan iguales. • Argumentar: Buscar las explicaciones obvias y las que no lo son tanto, ya que el usuario siempre tendrá alguna que hemos de descubrir. Por ser la técnica mas evidente es la mas recurrente.
Diez técnicas de redacción persuasiva • Justificar: Aclarar los argumentos con un “porque…” es la manera mas fácil de convencer. • Empatizar: Demostrar al usuario que sentimos lo mismo que él. Nuestra solución solo será creíble y le logrará persuadir si antes hemos demostrado que le entendemos. • Coherencia: Es una cuestión de confianza, alineamiento con lo prometido, lo anunciado • Pronosticar: Credibilidad para convencer o persuadir al usuario de la visión de futuro con respecto a productos y servicios.
Diez técnicas de redacción persuasiva • Terceros (social proof): Usar las palabras de otras personas como son testimoniales de clientes o menciones sociales para convencer a los usuarios de que lo que decimos es cierto. • Invitar: Ofrecer al usuario algo que quiere por exclusivo y limitado es una buena forma de persuadirle a que haga algo. • Storytelling: Contar una historia es posiblemente lo mas persuasivo que hay.
¿Qué hacer en redacción? • Háblele directamente a su cliente o prospecto. Utilice palabras como “usted” o “suyo”. • Escriba como si estuviera conversando. • Vaya directamente al punto y sea breve. Genere palabras específicas. • Use palabras de acción que adecuadas. • Sea entusiasta y contagioso.
¿Qué hacer en redacción? • Escriba en forma precisa y realista. • Refiérase a las soluciones a problemas. • Haga que el texto lleve a una conclusión concreta. • Llame a la acción. ¡AHORA!
¿Qué no hacer en redacción? • No utilice lenguaje sin sentido para el lector, aún si suena “lindo”. • Evite las frases “geniales” e hipercreativas. • No intente cubrir cada característica o beneficio que usted piensa que proporciona su producto o servicio. • No sea ni estridente ni muy vago o superficial • Cuídese de ubicar adjetivos en exceso.
¿Qué no hacer en redacción? • Evite entrar en complejos detalles técnicos. • Huya de las frases (o lugares comunes) gastados. • No critique los estilos de vida, gustos o elecciones previas de sus lectores. • Apártese del sarcasmo o el cinismo
Dra. Juanita RodrĂguez Marrero jurodriguez31@gmail.com
Direcciones electrónicas • www.rae.es • www.rae.es/ortografía • http://www.auladiez.com/ejercicios/index.html • http://www.indiana.edu/~call/lengua.html • http://www.liu.edu/CWIS/CWP/library/workshop/citapa.h tm • http://www.slideshare.net/gerinaldocamacho/manual-deestilo-apa-460892 • http://www.slideshare.net/eflores/introduccion-estilo-apa