Bar 01/2009 by kamil kamil

Nr 01/2009 (12) ISSN 1896-8902 www.app-review.com

Nadążyć za konkurencją...

Biuro bez papierów? to też jest możliwe! Magdalena Stypczyńska

Konsulting... dlaczego warto? Marzena Zielińska Rozwiązania informatyczne w branżach: budowlanej i spożywczej

Marcin Sokołowski Outsourcing IT

narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego

Karolina Ziółkowska Business Intelligence w służbie firmy Marcin Wójcik

Nowy rok..więcej zmian.. Szanowni Państwo. Numer, który trzymacie w ręku jest ostatnim a zarazem pierwszym otwierającym rok 2009. Wychodząc naprzeciw potrzebom kształtującego się rynku oraz w odezwie na te potrzeby od kolejnego numeru w każdym z działów, będziemy starać się przedstawiać treści zarówno ciekawe jak i ważne z punktu widzenia zarządzania firmą. Działania te mają na celu dostarczenia wiedzy z różnych dziedzin.. Temat BPM jest nadal bardzo gorący, zwłaszcza wśród przedsiębiorstw, które konkurują między sobą. Badania FileNet dostarczają informacji odnośnie wykorzystania narzędzi Business Process Management w Europie. Jak się okazuje 41% firm korzysta z tego typu rozwiązań, jednak w Polsce tylko 16%. Skąd taka rozbieżność? Okazuje się, iż mimo tego, że temat jest gorący i dużo się o nim mówi i pisze, tak naprawdę nie przekłada się na praktyczne wykorzystanie go w firmach i przedsiębiorstwach. Jednocześnie rynek rozwiązań BPM jest jednym z najszybciej rozwijających się sektorów rynku oprogramowania. Skąd zatem taka sytuacja? W końcu nie od dziś wiadomo, ze nowe narzędzia są w stanie ułatwić użytkownikom biznesowym udział w tworzeniu i monitorowaniu aplikacji oraz skutecznemu zarządzaniu. Produkty BPM – te najlepsze obsługują wiele procesów ułatwiających współpracę i funkcje społecznościowe w firmie. Czy więc w obecnych czasach, w opartych na informacji gospodarce firmy nie powinny lepiej zorganizować nieuporządkowane działania. A wszystko po to by usprawnić procesy przedsiębiorstwa, zredukować koszty oraz poprawić dostępność i dokumentów, zwiększyć produktywność a przede wszystkim – zwiększyć konkurencyjność..

Zapraszam do lektury!

Dwumiesięcznik Business Aplications Review jest wydawany przez

Wydawca:

Software–Wydawnictwo Sp. z o.o.

Software-Wydawnictwo Sp. z o.o. ul. Bokserska 1, 02-682 Warszawa, Polska

Dyrektor Wydawniczy: Aneta Włodkowska

Tel. +48 22 427 36 87,

Senior Product Manager: Patrycja Wądołowska, patrycja.wadolowska@software.com.pl

Fax .+48 22 244 24 59

Product Manager: Magdalena Sobiś, magdalena.sobis@software.com.pl, Kierownik produkcji: Marta Kurpiewska, marta.kurpiewska@software.com.pl

Osoby zainteresowane współpracą prosimy o kontakt:

Projekt makiety: Kamil Janiak

bar@software.com.pl

DTP Manager: Kamil Janiak Korektor: Michał Mlącki

Redakcja dokłada wszelkich starań, by publikowane w piśmie informacje były poprawne,

Druk: Kengraf

jednakże nie bierze odpowiedzialności za efekty wykorzystania ich. Wszystkie znaki firmowe zawarte w piśmie są własnością odpowiednich firm i zostały użyte wyłącznie w celach informacyjnych. Teksty Case Study są płatne.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

SPIS TREŚCI

Aktualności

Wywiad

Zintegrowane Systemy Zarządzania Business Intelligence w służbie firmy

Marcin Wójcik

Zarządzanie Obiegiem Dokumentów Biuro bez papierów?

to też jest możliwe! Magdalena Stypczyńska

Zintegrowane Systemy Zarządzania Nadążyć za konkurencją...

Janusz Małgorzaciak

Zarządzanie Procesami Biznesowymi

Rozwiązania informatyczne w branżach:

budowlanej i spożywczej Marcin Sokołowski

Ekspert

Zintegrowane Systemy Zarządzania

Sebastian Pielach Trimtab SA

Outsourcing IT

narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego Karolina Ziółkowska

Zarządzanie Procesami Biznesowymi – Case Study Konsulting... dlaczego warto?

Marzena Zielińska

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

SPIS TREŚCI

Call Center – Case Study BlackBerry

wielkie możliwości dla małych i średnich firm Izabela Skrzypek

Zintegrowane Systemy Zarządzania Planowo międzynarodowo:

roll-out wyzwaniem organizacyjnym Grzegorz Kęstowicz

Zarządzanie Obiegiem Dokumentów – Case Study Elektroniczny obieg faktur

system Plus Workflow

Marek Adamczyk, Tomasz Szlachta

Zintegrowane Systemy Zarządzania

Zarządzanie nieruchomościami

Mariusz Otulski

Ekspert

Zintegrowane Systemy Zarządzania

Piotr Kozłowski IFS CEE

Jak efektywnie kierować firmą w warunkach kryzysu? Agnieszka Zarzycka

Exclusive

Events

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

AKTUALNOŚCI

Znakomity CRM - CAS genesisWorld w wersji polskiej Praktyczne, efektywne i nagradzane oprogramowanie CRM dla małych i średnich firm jest już dostępne w wersji polskiej. CAS genesisWorld to rozwijany od kilkunastu lat, profesjonalny produkt firmy CAS Software AG z Karlsruhe – lidera w tworzeniu oprogramowania wspomagającego zarządzanie kontaktami z klientami dla sektora MŚP na wymagającym, dojrzałym rynku niemieckim. Korzysta z niego ponad 42000 użytkowników z prawie 2000 firm. Zaletą CAS genesisWorld jest bardzo krótki czas wdrożenia, duże możliwości rozbudowy oraz zawarcie większości cennych funkcji systemu w podstawowej licencji. System integruje się z MS Outlook i Word, a w ramach jednej licencji możemy korzystać z aplikacji na komputerze w biurze lub poprzez stronę www na notebooku, pamltopie czy smartfonie. Możliwa jest także zdalna praca w trybie on-line, jak i praca bez dostępu do Internetu i automatyczna synchronizacja danych po powrocie do biura. System oferuje wsparcie w: • • • • R

sprzedaży (procesy, obieg, zarządzanie kontami klientów, teczka klienta), marketingu (kampanie marketingowe i pomiar, listy dystrybucyjne, e-maile i telefony) obsłudze klienta (call center, umowy, reklamacje, tickety), pracy grupowej (kalendarze, zadania, urlopy, HR, baza L

•

wiedzy, zarządzanie wersjami i obiegiem dokumentów, zarządzanie projektami), zwiększeniu efektywności (przypomnienia e-mail, automatyczna rezerwacja spotkań zespołu, rezerwacja zasobów jak np. samochody służbowe, sale konferencyjne), prezentacji informacji (szanse sprzedaży, obroty i inne dane prezentowane na jednym ekranie).

CAS genesisWorld współpracuje się z innymi aplikacjami o co troszczy się ponad 90 łączników. Po integracji z centralą telefoniczną, już podczas drugiego sygnału dzwonienia widzimy na ekranie pełne dane klienta. Portal przedsiębiorstwa Zintegrowana aplikacja CAS teamWorks to portal przedsiębiorstwa wspomagający pracę grupową i prezentujący wybrane dane klientom, pracownikom, partnerom czy też zarządowi, jak np. aktualizowana co 5 minut prognoza sprzedaży. Integracja z CDN-Optima CAS genesisWorld umożliwia połączenie z CDN-Optima - najczęściej kupowanym polskim oprogramowaniem dla firm, nowoczesnym systemem wspomagającym zarządzanie firmą, obsługę sprzedaży oraz każdą formę księgowości. Uzyskujemy wówczas skuteczne narzędzie informatyczne pozwalające na kompleksową obsługę firmy i uzyskanie znaczącej przewagi nad konkurencją. n

Software Mind S.A.

zinformatyzowała kanał sprzedaży bezpośredniej BillBird S.A. Firma Software Mind S.A., producent rozwiązań informatycznych dla biznesu, wdrożyła w BillBird S.A. System Wsparcia Sprzedaży Bezpośredniej, którego głównym celem jest usprawnienie i informatyzacja procesu sprzedaży oraz poprawa jakości obsługi klientów. W ramach projektu Spółka Software Mind S.A. dostarczyła System Wsparcia Sprzedaży Bezpośredniej oparty na własnej platformie Software Mind Payment Operations. Celem rozwiązania jest udostępnienie on-line Regionalny Przedstawicielom Handlowym i Regionalnym Dyrektorom Sprzedaży pełnych informacji dotyczących punktów sprzedaży, usprawnienie procesów sprzedaży, analizę jakości obsługi punktów, wsparcie obsługi serwisowania punktów oraz analizę bieżących i planowanych przychodów z poszczególnych punktów sprzedaży. Wdrożone rozwiązanie wesprze Dział Sprzedaży Bezpośredniej w bieżącej analizie jakości obsługi w punktach, prowadzeniu rejestrów dokumentów, zamawianiu materiałów marketingowych, rozliczania Regionalny Przedstawicielom Handlowym, obsłudze kluczowych klientów, automatycznej kategoryzacji i rejonizacji poszczególnych punktów. Jednym z ważniejszych zadań stawianych przed rozwiązaniem to analiza oraz wsparcie podejmowania decyzji. System wspiera analizę rodzajów planowanych i wykonywanych działań punktu, analizę bieżących i potencjalnych przychodów, analizę rentowności poszczególnych POS-ów, analizę wartości klienta. n

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

AKTUALNOŚCI

Nowy analizator OptiView – wykrywa urządzenia sieciowe wykorzystujące protokół IPv6 Firma Passus, dostawca specjalistycznych rozwiązań podnoszących bezpieczeństwo i poprawiających wydajność pracy sieci teleinformatycznych, wprowadziła na polski rynek nową wersję analizatora Fluke Networks OptiView Series III Integrated Network Analyzer. Urządzenie, jest pierwszym przenośnym analizatorem sieci umożliwiającym identyfikację i analizę urządzeń oraz sieci wykorzystujących protokół IPv6, w tym tunelowanie IPv6-IPv4, które może stanowić zagrożenie bezpieczeństwa. Wielu specjalistów zajmujących się sieciami jest nieświadomych ryzyka związanego z IPv6 oraz domyślnymi ustawieniami współczesnych systemów operacyjnych (protokoły obsługujące podwójny stos i tunelowanie są automatycznie aktywowane). Wiele organizacji dysponuje zatem domyślnie włączonym protokołem IPv6 w swoich systemach, czasem nie mając nawet o tym pojęcia. Nie dysponują one także właściwymi zabezpieczeniami, pozwalającymi zablokować szkodliwy ruch, ponieważ niektórych systemów wykrywania wtargnięć oraz firewalli nie skonfigurowano, aby monitorowały transmisję IPv6. W ten sposób pozostawia się otwartą furtkę, dzięki której osoby postronne mogą atakować sieci bez ryzyka wykrycia. To tak, jak byśmy mieli sieć bezprzewodową, nie mając pojęcia o jej istnieniu. Nowy analizator OptiView korzysta z zaawansowanych technik aktywnego wykrywania i testowania urządzeń, umożliwiających identyfikację i sporządzanie dokumentacji na temat urządzeń wykorzystujących IPv6. To z kolei pozwala użytkownikom szybko rozpoznać urządzenia, które korzystają z IPv6, zidentyfikować otwarte porty, ujawnić transmisję IPv6 za pomocą tunelowania IPv4 i rozróżnić tunelowanie prawidłowe od przypadków naruszenia bezpieczeństwa. Nowe możliwości analizatora OptiView są także przydatne dla organizacji wdrażających IPv6. OptiView pozwala przeprowa-

dzać analizy komunikatów routerów IPv6, wykrywać globalne oraz lokalne adresy samodzielnie przydzielanych łączy, które powodują problemy konfiguracyjne występujące między urządzeniami sieciowymi. Nowe możliwości OptiView pozwalają szybko wykrywać urządzenia i aplikacje niekompatybilne ze środowiskiem dual-stack. Wiedza ta jest szczególnie przydatna dla organizacji, które rozpoczynają proces przejścia na IPv6. Pełna obsługa bezprzewodowych sieci LAN w standardzie 802.11n Nowa wersja OptiView Series III Integrated Network Analyzer oferuje także opcję pełnej analizy sieci WLAN w standardzie 802.11n. OptiView obejmuje teraz obsługę wszystkich sieciowych technologii bezprzewodowych (802.11 a/b/g/n), co czyni go narzędziem uniwersalnym – do rozwiązywania problemów i analizy sieci przewodowych oraz bezprzewodowych. Udoskonalone wykrywanie urządzeń W nowej wersji analizatora wprowadzono udoskonalone wykrywanie urządzeń VoIP oraz urządzeń bezprzewodowych. OptiView może teraz wykrywać telefony IP oraz centralki IP czołowych producentów, takich jak Cisco, Nortel, Avaya czy Mitel. Urządzenie wykrywa także serwery połączeń obsługujące telefonię VoIP i prezentuje miejsce ich podłączenia w sieci. Użytkownicy otrzymują w ten sposób obszerne informacje przydatne podczas rozwiązywania problemów z łącznością lub jakością połączeń telefonicznych. Ponadto, w przewodowej części sieci dostępne są teraz szczegółowe analizy sieci WLAN, identyfikacja kontrolerów WLAN, punktów dostępowych wspierających protokół Cisco Lightweight, inteligentnych punktów dostępowych i klientów bezprzewodowych. To przyspiesza identyfikację zarówno urządzeń bezprzewodowych, jak i parametrów wydajności sieci bezprzewodowej (SNR, SSID, RSSI) podczas analizy przewodowej części sieci. Wcześniej do tego zadania konieczne było stosowanie oddzielnego narzędzia. n

VSOFT S.A. wdroży Microsoft Dynamics NAV w Pelikan Polska Sp. z o.o. Konsolidacja i organizacja danych oraz usprawnienie i automatyzacja przepływu informacji między oddziałami spółki . Firma Pelikan Polska Sp. z o.o. w Warszawie podpisała umowę na zakup i wdrożenie zintegrowanego oprogramowania klasy ERP - Microsoft Dynamics NAV, działającego na bazie danych MS SQL Server 2005. Umowę ze strony Pelikan Polska Sp. z o.o. podpisała Pani Marta Waś – General Manager, ze strony VSOFT S.A. - Prezes Marcin Wierzbik. W ramach zakupionego oprogramowania Microsoft Dynamics NAV, uruchomionych i wdrożonych zostanie 12 stanowisk pracy w dwóch lokalizacjach firmy: Włocławek i Warszawa. Podstawowym celem wdrożenia jest konsolidacja i organizacja danych oraz usprawnienie i automatyzacja przepływu informacji między oddziałem we Włocławku oraz Centralą w Warszawie. Szczególne znaczenie ma organizacja prowadzonych magazynów w tym magazynów wirtualnych wykorzystywanych m.in. przez dział handlowy.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

Poprzednio używany system MS BOSS nie spełniał już wymagań dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa Pelikan Sp. z o.o. w związku z tym podjęto decyzję o zakupie nowoczesnego zintegrowanego systemu do zarządzania opartego o jedną zintegrowaną bazę danych MS SQL Server 2005. W ramach wdrożenia usprawnione zostaną procesy logistyczne i magazynowe, sprzedaż i zakupy oraz księgowość. Zakończenie wdrożenia planowane jest pod koniec pierwszego kwartału roku 2009. Firma Pelikan Polska Sp. z o.o zdecydowała się na wybór VSOFT S.A. jako dostawcy, ze względu na przygotowanie dedykowanego rozwiązania, profesjonalne podejście do działań handlowych, a także kilkunastoletnie doświadczenie VSOFT S.A. na rynku usług integratorskich oraz realizowane długofalowe projekty informatyczne dla Klientów. n

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Marcin Wójcik

Business Intelligence w służbie firmy

Wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP przestało być zjawiskiem niespotykanym lub rzadkim.

Rzeczywistość, w której małe firmy chcą mieć nowoczesne oprogramowanie oferujące wielorakie funkcjonalności, zmusza wszystkie przedsiębiorstwa do troski o ciągłe podnoszenie własnej konkurencyjności. Jednym z faktów świadczących o innowacyjności firm jest wdrożenie systemu Business Intelligence. Mówi się, że zwykle kolejnym krokiem po wdrożeniu systemu ERP jest system BI. O ile ten pierwszy pomoże uporządkować, usprawnić i zwiększyć efektywność procesów zachodzących w firmie, o tyle BI umożliwia analizę tych procesów i obranie skutecznej drogi rozwoju w przyszłości. Wymaga jed-

nak dużego zaangażowania i zrozumienia. Ze strony człowieka, oczywiście. Podstawowym zadaniem systemu klasy Business Intelligence jest umożliwienie przedsiębiorcy podejmowania jak najbardziej słusznych decyzji dzięki dostarczeniu szerokiego spektrum danych analitycznych. Systemy BI pozwalają przewidzieć trendy, nakreślić strategię firmy, zaprezentować nie tylko moment, w którym obecnie się ona znajduje, ale przede wszystkim powiedzieć w jakim kierunku zmierza. Umiejętne zarządzanie i eksploatowanie Business Intelligence pozwala zminimalizować niebezpieczeństwo związane z podjęciem

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

każdej decyzji – ryzyko. Z drugiej strony, z efektów pracy systemów BI, korzysta ogniwo najsłabsze i podlegające największemu ryzyku popełnienia pomyłki – człowiek. Niejednokrotnie można spotkać się z opinią jakoby wdrożenie systemu BI mogło zastąpić cały proces decyzyjny zachodzący w przedsiębiorstwie. Tymczasem celem wdrożenia Business Intelligence jest dostarczenie różnorodnych zasobów danych, których sposób wykorzystania zależy już od samego człowieka. Proces podejmowania decyzji, zwłaszcza biznesowych, jest z wielu przyczyn niezwykle utrudniony: nieuporządkowany obieg wymiany informacji, szum informacyjny, rutynowo wykonywane czynności, duża liczba możliwych do zrealizowania wariantów, złożoność procesu decyzyjnego czy skrajnie wysoki stopień ryzyka - bardzo duże korzyści postawione naprzeciwko głębokich strat. Systemy Business Intelligence odciążają i wspierają przedsiębiorstwa w zakresie prowadzonych badań i analiz: umożliwiają podjęcie decyzji jednoznacznych (rozumianych jednakowo przez cała organizację), we właściwym czasie (eliminacja elementu opóźnienia wynikającego np. z braku danych przesądzających o objęciu danego stanowiska), optymalnych kosztowo (podpartej wieloma analizami), z możliwością weryfikacji (sprawdzenia czy efekty były zgodne z założeniami) i korelacji z całą strategią organizacji (dostosowanie do długofalowych działań firmy). Systemy Business Intelligence należy raczej traktować jako niezmiernie istotny element wspierający działania podstawowego systemu niż aplikacje własne. Celem wdrożenie systemu BI jest zawsze zdobycie umiejętności podejmowania właściwych decyzji, bez względu na to czy dotyczą one bezpieczeństwa mienia i ludzi czy mają być drogą do zdobycia przewagi konkurencyjnej. Jedną z cech charakterystycznych dla narzędzi BI jest możliwość generowania indywidualnych analiz dla danego przypadku przy zachowaniu masowego wolumenu dostarczanych danych i jednakowego czasu ich przetwarzanych. Podjecie decyzji na podstawie tych analiz zawsze jednak będzie należało do człowieka. Wzrost popularności rozwiązań klasy Business Intelligence odnajduje potwierdzenia w badaniach rynkowych. Wg raportu IDC globalny rynek Business Intelligence rozwiał się w tempie 12,1 proc. rocznie, osiągając w 2007 roku wartość 7,05 mld

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

USD. Najszybciej rozwijał się segment zaawansowanych narzędzi analitycznych, których udział w rynku wynosi obecnie 20 proc. i coraz szybciej rośnie. Przewiduje się, że rozwój drugiego segmentu rynku BI – oprogramowania przeznaczonego do bieżących analiz i raportowania (QRA) – zintensyfikuje się, gdy rynek Business Intelligence wejdzie w fazę stabilnego rozwoju i wzrośnie potrzeba dostarczania bardziej zaawansowanych, „wejściowych” danych. Postępujący obecnie proces kształtowania się obrazu rynku przez procesy konsolidacyjne, może z jednej strony przyspieszyć i zdynamizować rozwój narzędzi Business Intelligence. Fuzje i przejęcia mogą doprowadzić do zbudowania potęg kapitałowych, dysponujących najnowocześniejszą technologią i wiedzą. Może to jednak doprowadzić również do zahamowania konkurencji na rynku, ustalenia cen na wysokim poziomie i bardzo wolnym wprowadzaniu innowacyjnych rozwiązań ze względu na brak presji konkurencyjnej. W przeciwieństwie jednak do innych systemów, rozwój rozwiązań Business Intelligence jest w dużej mierze stymulowany przez trendy lub prawa rządzące w danym sektorze gospodarki. Pytanie o przyszłość Business Intelligence w sektorze finansowym jest bliskie zagadnieniu demokratyzacji informacji – gdzie przebiega granica pomiędzy ochroną danych a skutecznym ich zarządzaniem, czy w przypadku produkcji i energetyki – na ile efektywne może być uwolnienie rynku i jakie ostateczne skutki przyniesie to gospodarce. Jednak wpływ polityków i prawników na rozwój systemów BI jest ograniczony. Bardziej należy docenić tych którzy kreują wizję rozwoju gospodarki z punktu widzenia ekonomii. n

Marcin Wójcicki Zastępca Dyrektora Działu Business Intelligence Asseco Business Solutions, Pion Biznesowy Safo

ZARZĄDZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW

Magdalena Stypczyńska

Biuro papierów bez

teraz to możliwe!

Nowoczesne systemy DMS oferują w standardzie coraz więcej funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie dokumantami i pracę w biurze, np. inteligentne szukanie dokumentów, integrację z systemami ERP. Zaawansowanie systemu, który opłaca się wybrać dla swojej organizacji zależy tylko i wyłącznie od jej potrzeb.

Wyobraźmy sobie standardowy sekretariat – duże biurka zastawione szufladkami z posegregowanymi, lub nie, dokumentami, rozłożone koperty z korespondencją, zawsze kilka dokumentów zalegających z boku, bo akurat są potrzebne, z tyłu szafy zapchane segregatorami. Wrażenie nieładu jest chyba bardzo częste. Częstsze nawet gdy zajrzymy do innych pomieszczeń biurowych wypełnionych biurkami pracowników i zalegającymi na nich stertami dokumentów. Szczęśliwi ci, którzy przewidująco stworzyli we własnych organizacjach osobne archiwum. Jeszcze szczęśliwsi, którzy do jego obsługi przeznaczyli konkretną osobę. A pozostali czasem ad hoc całe biuro rzuca się na poszukiwanie danego dokumentu a ktoś znienacka wyciąga ów ze swojego biurka, ktoś inny odnajduje dokumenty w domu. W przypadkach skrajnych, a wcale nie rzadkich, prosimy o ponowne przesłanie dokumentu i skrzętnie ukrywamy ten fakt przed naszym przełożonym. Tak dzieje się w wielu organizacjach, a im więcej dokumentów krąży, tym większe prawdopodobieństwo, iż „zawieruszą”

się gdzieś po drodze. Dodajmy do tego dokumenty wewnętrzne, które także muszą zostać komuś przekazane i rodzi nam się niemal chaos idealny. Wielokrotnie zarządy i menedżerowie nie zaprzątają sobie tymi kwestiami głowy, zostawiając to swoim asystentom, sekretarkom, pozostałym pracownikom, a przecież właściwa klasyfikacja, archiwizacja i sterowanie obiegiem dokumentów jest niejednokrotnie kwestią kluczową. Szczególnie w polskich warunkach gospodarczych, gdzie nadal „rządzi” papier, a dokumenty elektroniczne dopiero zyskują na znaczeniu. Wydaje się, iż właśnie ten czas jest najlepszy na wprowadzenie zmian we własnych systemach zarządzania dokumentami. Uporządkowanie tych stert papierów będzie na pewno czasochłonne, ale warto wyjść krok naprzód i zastanowić się nad uruchomieniem efektywnie działającego archiwum elektronicznego, posiadającego wszelkie niezbędne zabezpieczenia i udogodnienia oraz umożliwiającego szybki obieg dokumentów – czyli po prostu elektronicznego systemu DMS (Document

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZARZADZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW Management System). Rynek oferuje wiele możliwości, ale co dla organizacji będzie najlepsze musimy zdiagnozować sami. Dzięki systemowi DMS możemy archiwizować dokumenty utworzone bezpośrednio w innych aplikacjach i funkcjonujące jedynie w formie elektronicznej, możemy z pewnych programów drukować dokumenty bezpośrednio do systemu – z niego będą one potem pobierane przez upoważnione osoby. Istnieje także jedna z podstawowych w polskich warunkach funkcjonalności – czyli archiwizacja zeskanowanych dokumentów. Ta opcja jest w rodzimym przypadku szczególnie ważna, ze względu na fakt, iż wszelka korespondencja urzędowa jest nadal prowadzona w formie papierowej i dokumenty przesyłane drogą elektroniczną nie są traktowane jako oficjalne. Wobec tego pewne dokumenty muszą być najpierw drukowane i podpisywane, a następnie dopiero skanowane. Warto jednak mieć na uwadze, iż rozwiązanie „elektronicznego podpisu” staje się nawet w instytucjach państwowych coraz częściej akceptowane, warto więc posiadać narzędzie, które pozwoli nam na skuteczną archiwizację oficjalnych dokumentów jedynie w wersji elektronicznej. Powyższe funkcjonalności są podstawowymi posiadanymi przez każdy system DMS. Oczywistym jest też, że każdy z systemów powinien korzystać z dobrze zabezpieczonej bazy danych, najlepiej umieszczonej na odrębnym serwerze – jednak kwestie technologiczne są dla każdego przedsiębiorstwa sprawą tak indywidualną, iż każdy z pewnością znajdzie odpowiednie dla siebie środowisko zainstalowania wybranego DMS. Nowoczesne systemy DMS oferują w standardzie coraz więcej skomplikowanych funkcjonalności, które mocno ułatwiają zarządzanie dokumentami i pracę w biurze, np. archiwizowanie nietypowych plików (mp3 z rozmowami telefonicznymi, arkuszy z planami stworzonymi w CAD), inteligentne szukanie, integrację z systemami ERP. Zaawansowanie systemu, który opłaca się wybrać dla swojej organizacji zależy tylko i wyłącznie od jej potrzeb. Z pewnością jednak warto znać potencjalne możliwości DMS, tak aby dokonywać tego wyboru świadomie.

Wielkość systemu i jego przejrzystość Istotną kwestią przy wyborze DMS jest ilość dokumentów, które mogą zostać zdeponowane oraz ilość jednoczesnych użytkowników korzystających z systemu. W przypadku firm handlowych bądź dużych, wielooddziałowych organizacji, gdzie ilość wpływających i wypływających dokumentów jest olbrzymia istotne jest, aby wybierany system mógł pomieścić nieograniczoną liczbę dokumentów. Ważne jest też, żeby w przypadku jednoczesnego użytkowania bazy przez kilku pracowników działała ona szybko i sprawnie. Wśród mniejszych przedsiębiorstw można skupić się na DMS przeznaczonym jedynie do obsługi kilku jednoczesnych użytkowników. Powszechnie wiadomo, że w obsłudze każdego systemu IT najważniejsi są ludzie. Jeśli więc chcemy, żeby nasz DMS był prawidłowo i chętnie używany niezbędne jest ustawienie takiej struktury katalogowej, która będzie przejrzysta dla pracowników i logicznie odpowiadająca strukturze przedsiębiorstwa lub wcześniej ustalonej ścieżce zapisywania dokumentów. Dokumenty są przypisywane do odpowiednich „segregatorów”, a te umieszczane w odpowiednich „szafach” – tak więc struktura systemu jest bardzo podobna do tej prowadzonej w „papierowym” archiwum. W niektórych systemach istnieje możliwość włączenia interfejsu pokazującego istniejącą strukturę w formie podobnej do Windows Exploratora. Odpowiednie ustawienie struktury zapisywania dokumentów jest bardzo ważne i powinno odbywać się na samym początku implementacji systemu archiwizacyjnego.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

Zarządzanie archiwizacją dokumentów Zapisywanie archiwizowanych dokumentów może oczywiście odbywać się poprzez żmudne wybieranie odpowiedniego segregatora oraz szafy, w której chcemy go umieścić. Wówczas jednak nie różni się to niczym od standardowego zapisu na wspólnych dyskach firmowych, praktykowane jako archiwum. W DMS możemy każdemu archiwizowanemu dokumentowi nadać odpowiednie właściwości – nazwa, autor, słowa kluczowe, kategoria, komentarze (podobnie jak w MS Word), tzw. maski. Program potrafi zarchiwizować dany dokument w odpowiednim miejscu według informacji zawartych w tych właśnie maskach. Oszczędza to znacznie czas deponowania dokumentu. Ponadto maski indeksacji są bardzo pomocne przy wyszukiwaniu dokumentów lub analiz z użyciem filtrów. Dodatkowym ułatwieniem w DMS mogą być opcje automatycznego tworzenia dokumentów. Dla konkretnego zdarzenia można utworzyć standardowy dokument korzystając ze zdefiniowanych wcześniej szablonów, które będą wypełniać się samodzielnie odnoszącym się do danego procesu tekstem. Wiele systemów oferuje także zarządzanie duplikatami. W sytuacjach wielokrotnego wysyłania danego dokumentu mailem zdarza się, iż jest on zapisywany kilka- lub nawet kilkunastokrotnie na dyskach organizacji. Zajmuje to miejsce w bazie danych, a także powoduje chaos informacyjny. Systemy potrafią już samodzielnie – sprawdzając w maskach – zidentyfikować czy dany dokument jest już zapisany w archiwum. Przy dokumentach wielokrotnie zmienianych DMS oferuje zarządzanie wersjami. Pozwala na zachowanie wszystkich wersji „obrabianego” dokumentu zapisując informacje kto, kiedy i które wersje edytował. Oczywiście dostęp do starszych wersji jest nadal możliwy. Bardzo ciekawą funkcją, szczególnie przydatną w organizacjach, które archiwizują dużą ilość papierowych dokumentów jest inteligenta opcja skanowania. Oczywiście programy obsługują większość interfejsów skanerów występujących na rynku. Nietypową funkcją jest „asystent skanowania”. Pozwala on utworzyć profile skanowania, kryteria rozdzielania do odpowiednich „szaf” czy „segregatorów” skanowanych dokumentów oraz kontrolę obróbki. Do efektywnej obróbki dokumentów papierowych bardzo przydatne jest zautomatyzowane rozpoznawanie standardowych formularzy występujących w organizacji. Zawczasu w systemie można zdefiniować konkretne formularze, które będą przez system rozpoznawane, a dzięki opcji rozpoznawania tekstu, np. przy pomocy OCR, w określonych obszarach pozwala sklasyfikować dokument do określonego zasobu. Bardzo pomocną opcją jest oznaczanie dokumentów papierowych odpowiednio ustawionym kodem kreskowym. Zostaje w nim zawarta odpowiednia ilość informacji niezbędna do właściwego zaklasyfikowania dokumentu, rozdzielenia do odpowiednich zasobów i użytkowników, np. w przypadku faktur zakupowych lub innych dokumentów koniecznych do zatwierdzenia przez odpowiednie osoby. Dzięki zastosowaniu kodu skanowany dokument może zostać od razu włączony do odpowiedniego obiegu. Ponadto kod bardzo ułatwia zintegrowanie z systemem ERP użytkowanym przez przedsiębiorstwo i rozpoznanie dokumentu i jego informacji także w tym systemie. Nowością w systemach DMS jest zastosowanie oprogramowania wykorzystującego sieci neuronowe. Dzięki temu DMS potrafi inteligentnie rozpoznać informacje nawet w nieustrukturyzowanych dokumentach. System po prostu sam uczy się pewnych słów, wyrażeń, układów tekstu. Dzięki tej technolo-

ZARZĄDZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW gii już po krótkim treningu DMS rozpoznaje klasę dokumentu i jego zawartość, nawet jeśli chodzi o zupełnie nowy tekst. Wówczas przyporządkowanie może nastąpić i do odpowiedniego zasobu archiwum jak i do systemu ERP.

Udostępnianie zasobów

Tworzenie elektronicznych archiwów dokumentów ma sens jedynie wówczas, jeśli ułatwia nam dostęp do posiadanych zasobów firmowych. Pierwszą kwestią w tej dziedzinie jest odpowiednie zabezpieczenie przeglądania. Poza oczywistym faktem, iż do archiwum mają dostęp jedynie osoby upoważnione – posiadające hasła dostępowe i loginy - każdemu z użytkowników może zostać nadany odpowiedni poziom tych uprawnień, a więc jedynie przeglądanie zawartości, zapisywanie dokumentów, wyszukiwanie, usuwanie dokumentów, zmiany struktur zapisywania. Możliwości jest bardzo wiele w zależności od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Użytkownicy mogą najczęściej korzystać z funkcji pracy grupowej – czyli ustanowienie struktury wspólnej obróbki informacji, powiadamianie o zaistniałych zmianach w dokumencie, równoczesny dostęp do tego samego dokumentu. Systemy oferują także dostęp do archiwum Offline. W przypadku pewnych dedykowanych procesów DMS pozwala wyłączyć pewne dokumenty lub całe teczki akt i pracować nad nimi danemu użytkownikowi Offline. Dokumenty będą wówczas widoczne w archiwum, ale nikt inny nie będzie miał możliwości pracy nad nimi. Zaawansowaną i przydatną funkcją jest eksport części archiwum do zapisu na CD/DVD. Przeniesione zasoby danych mogą być wówczas dowolnie obrabiane, przeglądane, duplikowane nawet jeśli dany komputer nie ma zainstalowanego odpowiedniego systemu DMS. Takie przenośne archiwum jest wyposażone zwykle w samodzielnie uruchamiającą się przeglądarkę, która pozwala na przeglądanie tych zasobów na każdym komputerze. Powszechną rzeczywistością firmową jest, iż spora część pracowników wykonuje pracę zdalnie – bądź jeżdżąc do klientów, bądź pracując w innej lokalizacji niż główne biuro. Tym osobom dostęp do archiwum jest wielokrotnie niezbędny. Część systemów oferuje wersje mobilne do podstawowego pakietu oprogramowania. Wówczas na laptopie instalowane są funkcje odpowiadające tym dostępnym na głównym serwerze (przeszukiwanie dokumentów, zarządzanie wersjami, przypominanie), można wgrać pewien zasób archiwum i dowolnie nad nim pracować offline. Przy kolejnym połączeniu z archiwum te wersje zostaną zsynchronizowane z centralnym serwerem archiwum. Wersja mobilna zwykle zaopatrzona jest w możliwość szyfrowania danych, tak aby w przypadku utraty np. laptopa dane nie mogły zostać przeczytane. Wiele z nowoczesnych elektronicznych archiwów jest dostępnych przez Internet. Najczęściej w standardowej wersji oprogramowania jest już uwzględniony dostęp do przeglądania, tworzenia elementów struktury, dołączania nowych dokumentów właśnie online. Oczywiście ze względu na pewne ograniczenia sieciowe nie wszystkie funkcje są dostępne przez Internet – np. wyszukiwanie kontekstowe, jednak sposób prezentacji został zachowany, a większe dokumenty są pokazywane jako miniatury. Dzięki opcjom internetowym możemy także udostępniać pewne zasoby osobom z zewnątrz np. klientom. Służą do tego różnorodne narzędzia – bądź stworzenie specjalnego portalu informacyjnego dla klientów bądź włączenie ich w roboczy obieg dokumentów. Co ważne nie muszą oni dysponować na swoich komputerach systemem DMS, a połączenie

z nimi odbywa się poprzez specjalne aplikacje dołączone do systemu lub poprzez standardowe e-maile. W każdym programie ważny jest sposób prezentacji posiadanych zasobów. W nowoczesnych systemach DMS możliwe jest kartkowanie zawartości „segregatorów” niezależnie od rozmiaru i formatu plików. Dla plików niestandardowych, jak np. projekty techniczne, stworzone są specjalne pluginy obsługujące te dokumenty. Często program pokazuje nam zawartość w postaci miniatur, co przy plikach z analizami lub elementami graficznymi jest szczególnie przydatne.

Zarządzanie obiegiem dokumentów Według wielu użytkowników systemów DMS ich najbardziej efektywną funkcją usprawniającą zarządzanie w firmie jest możliwość tworzenia dowolnych obiegów dokumentów, a co jest z tym powiązane odpowiednich zadań. Ta funkcjonalność określana jest jako Workflow. Systemy pozwalają na zamodelowanie obiegu dokumentów odpowiadające procesom biznesowym dokonywanym przy użyciu tych dokumentów. DMS zaawansowane umożliwiają włączenie w ten obieg dużej ilości użytkowników i stworzenie nawet skomplikowanej struktury. Do obiegu dokumentów można także dołączać osoby z zewnątrz organizacji. Stworzone modele obiegu można zagnieździć w systemie, połączyć także z systemem ERP. W wielu DMS tworzenie obiegów dokumentów jest wspomagane przez graficzny edytor. Pozwala on na szybkie ujęcie istniejących procesów biznesowych i zaopatrzenie ich w dodatkową logikę (np. osoba odpowiedzialna -> sprawdzenie kwoty -> terminowość). Im większa organizacja tym większa ilość dokumentów krążących w obiegu jednocześnie. Wydajny DMS potrafi obserwować wszystkie bieżące procesy, pozwala na prześledzenie w którym momencie znajduje się dany obieg. Ponadto daje możliwość zdefiniowania alarmów informujących we właściwym czasie o przekroczeniu terminu wykonania czynności. Pozwalają także wygenerować raporty przejrzyście pokazujące nawet po latach przebieg danego procesu. Nowoczesne systemy pozwalają na bardzo elastyczne kształtowanie Workflow. Użytkownik może korzystać nie tylko z już predefiniowanych obiegów, ale także tworzyć własny na użytek konkretnego jednokrotnego procesu. W takim wypadku nie warto modelować nowego trwałego wzoru obiegu, a można w prosty i szybki sposób stworzyć swój unikalny Workflow. Najlepsze systemy wykorzystują do tego celu funkcję „przeciągnij i upuść”, która pozwala na czerpanie pewnych danych z już istniejących szablonów. Optymalny przebieg procesu biznesowego uwarunkowany jest brakiem zakłóceń w obiegu. Nie zawsze można ich uniknąć, ze względu na nieobecności chorobowe lub urlopowe, bądź biznesowe odpowiedzialnych użytkowników. W takich wypadkach DMS daje nam możliwość elastycznego ustanawiania zastępców, którzy będą automatycznie zawiadamiani o konieczności wypełnienia zadania. Systemy oczywiście pokazują przejrzyście kto z czyjego upoważnienia dany przebieg autoryzował. W celu prostego uzupełnienia danego dokumentu użytkownik może sobie samemu lub innym współpracownikom przedłożyć dokument z uwzględnieniem sterowania czasowego. System sam przypomni o zbliżającym się terminie uzupełnienia dokumentu i jego ostatecznej archiwizacji.

Wyszukiwanie dokumentów Ta opcja DMS jest przydatna każdemu użytkownikowi systemu – od sekretarki do menedżera. Ważnym czynnikiem wa-

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZARZADZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW runkującym jej szybkość i wydajność jest zapewnienie systemowi odpowiedniej bazy danych. Zakładając jednak, że ten warunek techniczny jest każdorazowo spełniony, uzyskujemy bardzo wydajne narzędzie. DMS pozwala na bardzo różnokierunkowe wyszukiwanie. Możemy mieć do czynienia z prostym wyszukiwaniem po nazwie dokumentu, co przypomina eksplorowanie dysków własnego komputera lub sieci firmowej. Systemy nowocześniejsze oferują już wyszukiwanie według rozmaitych masek indeksowania, list haseł, wykorzystując funkcję tezaurusa. Raz zdefiniowane kwerendy szukania można zapisać do późniejszego wykorzystania. Inteligentne systemy DMS pozwalają także na szukanie pełno-tekstowe. W wyspecyfikowanych dokumentach odnalezione frazy są zaznaczane wówczas na kolorowo pomagając zidentyfikować celność wyszukiwania. Co więcej DMS pozwala na łączenie tych różnych sposobów wyszukiwania (np. pełno-tekstowe i uwzględniające dane indeksy). Dzięki takiej zaawansowanej funkcjonalności wyniki wyszukiwania są bardziej precyzyjne. DMS zezwala także na szukanie tolerujące błędy. Uwzględnione są wówczas błędy ortograficzne. Skoro na rzecz sprawnego działania DMS wciągnięto już w ich struktury sieci neuronowe to i zakres wyszukiwania także znacznie się zwiększa. Najnowsze systemy potrafią już dokonywać wyszukiwań kontekstowych. Wszystkie oferowane przez nowoczesne Document Management Systems funkcje sprawiają, że stają się one bardzo efektywnym narzędziem wspomagającym organizacje w ich działalności. Co więcej ich możliwości czynią z nich wielokrotnie niezbędnym elementem sprawnie działających struktur. Pomimo jednak tak zaawansowanych rozwiązań jak sieci neuronowe czy inteligentne wyszukiwanie musimy pamiętać, że to przede wszystkim człowiek musi ten system logicznie zamodelować, a potem umiejętnie wykorzystywać. Żaden DMS nie znajdzie dla nas dokumentu, którego do niego zapomnieliśmy wprowadzić! n Magdalena Stypczyńska IT.integro sp. z o.o.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Janusz Małogorzaciak

Nadążyć za

konkurencją Systemy wspomagające zarządzanie, czyli jak osiągnąć przewagę rynkową inwestując w nowoczesne technologie.

Menedżerowie firm wciąż zadają sobie pytanie: czy inwestycje w nowe technologie mogą zwiększyć konkurencyjność ich firmy. Odpowiedź jest oczywista – tak. Prawdziwym wyzwaniem jest jednak to, aby odpowiednio dobrać rozwiązanie i innowacyjnie je zastosować. Każdego dnia firmy odkrywają obszary IT, w których nowatorskie, ale konsekwentne, stosowanie nowych rozwiązań i narzędzi pozwala wyprzedzić konkurencję. Większa wydajność, szybkość i jakość działania są obecnie konieczne do tego, by nie zostać w tyle i utrzymać pozycję na rynku. Konsekwentne inwestowanie w nowe rozwiązania i innowacyjne zarządzanie przedsiębiorstwem może okazać się kluczem do sukcesu.

Konkurencyjny rynek wymaga ciągłego obserwowania i analizowania możliwości technologicznego usprawnienia głównych procesów biznesowych. Odnosi się to zarówno do dużych, jak i średnich firm, a dotyczy nawet tych branż, które uważane są za wyjątkowo konserwatywne. Podglądanie konkurencji może następować z pomocą wiodących firm doradczych – w przypadku dużych korporacji, lub też przez poradę przyjaciół – w przypadku małych firm. Zdecydowanie najważniejsze jest bowiem, aby rozumieć, że technologia jest potrzebna do ustawienia rozwiązań biznesowych, a nie sama dla siebie. Dlatego należy dokładnie zidentyfikować potrzeby biznesowe firmy, a następnie rozwa-

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

żyć, jakie rozwiązania technologiczne mogą pomóc je zaspokoić. Tak analiza sprawi, że systemy typu ERP, CRM i BI okażą się bardzo interesujące i godne rozważenia. Nieprzemyślane wdrożenia i brak identyfikacji celu, do którego zmierza przedsiębiorstwo, nie przyniesie oczekiwanego sukcesu. Same technologie nie uczynią bowiem cudu. Zdecydowanie pomocne może okazać się przeprowadzenie profesjonalnej analizy przedwdrożeniowej i współpraca z doświadczoną firmą implementującą systemy IT. Na polskim rynku, a w szczególności w sektorze średnich firm, zapotrzebowanie na pracę firm doradczych mogących wskazać właściwą drogę rozwoju jest jednak ciągle małe. Bardzo rzadko proces wyboru systemu czy przeprowadzenia wdrożenia powierzany jest zewnętrznej firmie. Inwestycje w IT są kosztowne i rzadko przynoszą od razu spektakularny efekt czy nagły wzrost wydajności i zyskowności firmy. Jednakże wprowadzanie systematycznych usprawnień i małych elementów składa się z czasem w całkiem nową jakość. Stawianie nawet małych kroków i wprowadzanie rozwiązań opartych na nowych technologiach pozwala wyróżnić się spośród tysięcy firm oferujących często podobny asortyment. Warto tu zwrócić uwagę, że mimo iż technologie są ogólnodostępne i skorzystać z nich może praktycznie każda firma – to sukces zapewni tylko odpowiedni dobór elementów i właściwe ich zastosowanie. Należy dokładnie określić cel i kluczowe dla organizacji wartości. Tylko takie podejście sprawi, że wybierzemy rozwiązanie, które umożliwi firmie efektywniejsze niż dotychczas działanie. Zwykle innowacyjne nie jest samo dostępne na rynku rozwiązanie. Oczywiście, jego implementacja najpewniej spowoduje, że pewne procesy zostaną zautomatyzowane, a firma stanie się bardziej nowoczesna. Jednak prawdziwa innowacyjność leży w sposobie zarządzania i odważnego wykorzystywania technologii w celu realizacji nowatorskich projektów. Tylko w ten sposób, czyli innowacyjnie zarządzając firmą, możemy zostawić konkurencję daleko w tyle.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

Klucz do sukcesu Należy pamiętać, że sama technologia nie wystarczy, by osiągnąć założony cel. Sukces zapewni dopiero zrozumienie, które obszary są kluczowe oraz jak dane rozwiązanie wpłynie na pozycję firmy, umożliwiając wprowadzenie nowych praktyk biznesowych i pozwalając działać inaczej niż do tej pory. I tak: dla jednej firmy istotą może być sprawniejsza obsługa klienta, a dla innej – poprawa dostępu do danych. Często firmy nie doceniają powyższych obszarów. Nie postrzegają ich bowiem jako czynniki bezpośrednio wpływające na budowę przewagi rynkowej czy zwiększenie udziału firmy w rynku. Jednakże analiza danych pozwala na zaawansowane prognozowanie i racjonalne planowanie, a co za tym idzie – optymalizację procesów biznesowych firmy. Przekłada się to na podejmowanie trafnych decyzji i bezpośrednio wpływa na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa. W firmach sektora MSP sprawna obsługa i zaspokajanie potrzeb klienta często pozostawiają wiele do życzenia. Kierownictwo małych i średnich firm nie dostrzega bowiem czasem faktu, że nienaganna obsługa klienta może zdecydowanie wpływać na przewagę rynkową ich przedsiębiorstwa. Według różnych statystyk pozyskanie nowego klienta kosztuje nawet siedem razy więcej niż utrzymanie istniejącego, dlatego kluczem do sukcesu jest utrzymanie stałych kontaktów i transakcji z już posiadanymi klientami. Wiedza o kliencie, jego preferencjach, potrzebach i historii relacji z naszą firmą jest bezcenna niezależnie od wielkości i profilu działania firmy. Niezależnie od branży czy profilu działalności przedsiębiorstwa w centrum jej zainteresowania są klienci. Dostawcy usług, producenci czy dystrybutorzy – wszyscy szukamy odbiorców oferowanego produktu. Wobec tego celem każdej firmy jest zadowolony i lojalny klient. Jest to jednak możliwe tylko dzięki odpowiedniemu uwzględnieniu jego indywidualnych potrzeb i oferowaniu nabywcy maksymalnego ich zaspokojenia. Jeśli jednak firma w centrum swojej działalności stawia klienta – powinna traktować go w sposób poważny i odpo-

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA wiedni. Należy według własnych kryteriów ocenić, którzy klienci są dla firmy kluczowi. Dzięki właściwemu odwzorowaniu swojej bazy klientów w systemie CRM, organizacja może podporządkować własną strukturę organizacyjną sposobowi zakupu produktów firmy przez jej klientów. Lojalni klienci są bardziej skłonni do kolejnych zakupów, a ich wrażliwość na cenę jest znacznie mniejsza. Tym samym zwiększa się możliwy przychód firmy z każdego klienta. W osiągnięciu przewagi konkurencyjnej w obszarze organizacji pracy pomóc mogą także zaawansowane funkcjonalności i moduły, które są zawarte w systemach ERP. Jednak poprawne wdrożenie modułów finansowo-księgowych w systemach ERP coraz częściej nie wystarczy, aby usprawnić organizację i stać się bardziej konkurencyjnym. Dzisiaj firmy muszą poszukiwać rozwiązań innowacyjnych, wdrażać moduły produkcji, zarządzania serwisem, zarządzania magazynem wysokiego składu czy kody kreskowe. Dodatkowo, z zainteresowaniem spotkają się rozwiązania komplementarne wobec systemów ERP, takie jak obsługa systemów lojalnościowych czy zarządzanie przepływem dokumentów. Utrzymywanie konkurencyjności jest stałym procesem. Silną pozycję na rynku budują dziś jedynie te firmy, które stale wprowadzają nowe rozwiązania prowadzące małymi krokami do osiągnięcia założonego celu. Implementacja nowych technologii i systemów biznesowych przynosi widoczne oszczędności kosztów, zwiększenie wydajności firmy, poprawę jakości produktów i usług, a co za tym idzie – buduje przewagę rynkową w stosunku do konkurencji. Zarządzając w taki sposób, każdy ma szansę zbudować firmę wyróżniającą się spośród wielu jej podobnych i liczącą się w danej branży.

Czy mojej firmie też się to opłaci?

Okazuje się jednak, że uzyskanie odpowiedzi na pytania: czy i jak inwestycje w nowoczesne rozwiązania informatyczne wpłyną na konkurencyjność firmy – nie wystarczą do podjęcia decyzji. Szczególnie odnosi się to do firm sektora MSP. Czołowe firmy, liderzy danej branży, a co za tym idzie – najwięksi gracze rynku, już dawno dostrzegli wagę korzystania z najnowszych narzędzi i działają na w miarę wyrównanym poziomie. Jednak dla mniejszych przedsiębiorstw nawet nieznaczne usprawnienie i zastosowanie wydajnej aplikacji biznesowej może mieć ogromne znaczenie. W obszarze tych firm poziom nasycenia nie jest bowiem tak duży, a przez to pole działania jest znacznie szersze. Jednak kierownictwo dynamicznie rozwijających się mniejszych firm musi także pamiętać o kosztach. Ich właściciele wiedzą, że każda złotówka jest cenna i dlatego powinna być rozsądnie wydana. Duża konkurencja sprawia, że takie przedsiębiorstwa od samego początku swojego istnienia starają się ograniczać wydatki, a swoje siły, pomysły i zasoby ukierunkowują głównie na zdobywanie i utrzymanie klientów. Dlatego też właściciele i zarządy firm sektora MSP zadają sobie ponadto pytania: „czy warto inwestować?”, „czy nie jest to zbędny wydatek dla mojej firmy?” Okazuje się jednak, że dzisiaj nie da się działać bez stosowania takich rozwiązań. Chcąc konkurować z najlepszymi na rynku, należy mieć dostęp do skutecznych i nowoczesnych narzędzi. Silna konkurencja i stale zmieniająca się sytuacja na rynku sprawiają, że właśnie małym i średnim firmom wdrażanie systemów wspomagających zarządzanie, systemów do zarządzania relacjami z klientem czy do elektronicznej obsługi obiegu dokumentów opłaca się najbardziej. W połączeniu

z nowatorskim podejściem do zarządzania organizacją i podejmowaniem ryzykownych działań technologie pomagają osiągnąć obrany cel. Firma ma możliwość wyróżnienia się poprzez zróżnicowane usługi, cechy produktów czy strukturę kosztów. Dlatego, myśląc o inwestycjach w IT, należy tu koncentrować się na trzech sprawach: oszczędnościach kosztowych i efektywności, możliwości wolnej lecz stałej poprawy struktury organizacji, produktu czy usługi, a co najważniejsze – możliwości zwiększenia przewagi firmy i zmiany warunków konkurowania na rynku. Takie myślenie sprawi, że decyzja, które rozwiązanie wybrać i korzyści płynące z tego wyboru staną się jasne. „Dużą popularnością cieszą się dziś rozwiązania umożliwiające wykonywanie analiz biznesowych i finansowych. W obliczu agresywnej konkurencji menedżerowie przedsiębiorstw różnej wielkości korzystają z rozwiązań do prowadzenia analiz biznesowych, umożliwiających szybkie reagowanie i wykorzystywanie pojawiających się możliwości” – mówi Mariusz Wołodźko – „Dlatego też swoim klientom oferujemy narzędzia, które pomagają bardziej szczegółowo analizować kluczowe czynniki determinujące wydajność firmy, identyfikować klientów przynoszących największe zyski, najskuteczniejszych dostawców, a także potencjalne problemy wewnątrz przedsiębiorstwa wymagające trafnych decyzji. Nie trzeba już czekać na koniec miesiąca, aby uzyskać szczegółowe raporty.”

Dynamiczny rozwój Obecnie oferowane rozwiązania dostosowane są do indywidualnych potrzeb firmy. Daje to pewność, że w miarę rozwoju przedsiębiorstwa zastosowane technologie będą rozwijały się wraz z nią. Wdrażając odpowiednie systemy, można skutecznie poprawić wydajność, dopasowując rozwiązanie do konkretnych ról biznesowych. Dzięki temu pracownicy mogą łatwo odnajdywać narzędzia i informacje, których naprawdę potrzebują, wspomagając szybsze podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i wybór najlepszego wariantu postępowania. Większa wydajność pracowników firmy bezpośrednio przełoży się zaś na efektywność całej organizacji i jej dynamiczny rozwój. n

Janusz Małgorzaciak Od niemal 15 lat specjalizuje się w praktycznym zastosowaniu aplikacji i systemów IT w przedsiębiorstwach. Od ponad 10 lat koncentruje się na oprogramowaniu wspomagającym zarządzanie organizacjami. Obecnie kieruje zespołem wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych z rodziny Microsoft Dynamics.

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

Wesołych Świąt Niech Święta Bożego Narodzenia i Wigilijny wieczór upłyną Wam w szczęściu i radości, przy staropolskich kolędach i zapachu świerkowej gałązki. Niech świąteczne życzenia mają moc spełnienia. Te całkiem błahe i te ważne, te dostojne i te ciut niepoważne. W tę noc piękną i świetlistą gwiazda niech spadnie niespodziewana aby marzenia zmieniły się w rzeczywistość, a sukcesy przerosły oczekiwania. Życzy Redakcja

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI

Marcin Sokołowski

Rozwiązania informatyczne w branżach:

budowlanej i spożywczej

W związku z dynamicznym rozwojem branży budowlanej i spożywczej, zwiększa się popyt na coraz to doskonalsze systemy zarządzania. Branża budowlana Branża budowlana potrzebuje systemów IT z wielu powodów. Po pierwsze: nastąpił duży odpływ ludzi z tej branży i ważne jest bardzo dobre zarządzanie – chodzi o tzw. utylizację, czyli jak najlepsze wykorzystanie posiadanych zasobów (ludzi, sprzętu itp.). Po drugie: konieczność bieżącego monitorowania kosztów budowy oraz postępu prac, czyli analiza EVM (Earned Value Management) – po to, aby móc natychmiast reagować na zmieniające się otoczenie. Po trzecie: fakturowanie – im szybsze, tym lepiej – często jednak wystawienie faktury zależy od protokołu odbioru, który z kolei potwierdza przyjęcie określonych etapów. Takie aplikacje pozwalają łatwiej planować – powiązanie z MS Project i śledzenie ścieżki krytycznej. Łatwiej kontrolować i śledzić rentowność budów poprzez wbudowane narzędzia analityczne. Na rynku dostępne są zarówno rozwiązania przygotowane przez duże międzynarodowe firmy, jak też aplikacje autorstwa mniejszych polskich przedsiębiorstw. Większość firm budowlanych korzysta jednak z tanich i prostych systemów niezintegrowanych, a budowy rozliczne są w Excelu. Segment aplikacji biznesowych rozwija się bardzo intensywnie, bo sama branża budowlana przeżywa teraz ogromny wzrost, a w związku z organizacją Euro w 2012 roku – ta sytuacja przez parę najbliższych lat się nie zmieni. Perspektywa Euro 2012 nakręca koniunkturę w branży budowlanej – trzeba wybudować stadiony, drogi i niemalże całą infrastrukturę. Dla producentów oprogramowania oznacza to większą ilość zapytań ofertowych z branży budowlanej, także od producentów materiałów budowlanych, elektryki czy elektroniki.

Branża spożywcza

Sektor spożywczy to obszar, w którym obserwujemy dynamicznie zwiększający się popyt na oferowane rozwiązania informatyczne – w tym m.in. na systemy wspomagające zarządzanie. Jest to związane ze zwiększającą się produkcją kierowaną na eksport, głównie

do krajów tzw. starej Unii, ale również ze zwiększającym się popytem wewnętrznym. Firmy z branży spożywczej, podobnie jak firmy farmaceutyczne, podlegają specyficznym regulacjom związanym z kontrolą jakości, recepturami i bezpieczeństwem produkcji – muszą więc spełniać właściwe normy i posiadać określone certyfikaty. Efektywne planowanie logistyki oraz zarządzanie gospodarką materiałową przekłada się w tej branży na konkretne pieniądze liczone w milionach złotych. Dużą rolę w pracy przedsiębiorstw z tego sektora odgrywa okres przydatności wykorzystanych materiałów i możliwość produkcji oraz dostawy do klienta na czas. Konieczność spełnienia tego, a także innych, coraz bardziej restrykcyjnych przepisów, sprawia, że firmy z branży spożywczej szukają rozwiązań, które umożliwią im śledzenie partii produktów, obsługę magazynu wysokiego składowania wraz z obsługą kwarantanny na wybrane pozycje, wsparcie zaawansowanych rozwiązań logistycznych oraz planowanie produkcji dostosowanej do specyfiki firmy uwzględniającej takie elementy, jak receptury, kalkulacje, atesty jakościowe. Przy wyborze systemu wspomagającego zarządzanie firmą tak naprawdę nie jej wielkość ma znaczenie, ale ilość i złożoność procesów biznesowych, jakie w niej występują. System klasy ERP można porównać do krwiobiegu, który pozwala kontrolować i zarządzać tym, co się dzieje w przedsiębiorstwie. W praktyce funkcjonalność systemów ERP jest ogromna. Dodawanie funkcji CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), MES (Manufacturing Execution System) to nie kwestia przyszłości, tylko obecny obraz sytuacji. Nie ma sensu opracowywać od początku systemu MES, jeśli są na rynku specjalistyczne rozwiązania, które można wbudować w większe rozwiązanie ERP. Całkowity koszt wdrożenia systemu (licencje + wdrożenie) wynosi pomiędzy 150 a 500 tys. PLN w zależności od złożoności procesów biznesowych klienta i konfiguracji systemu. Przykłady naszych klientów pokazują, że nawet duża inwestycja w oprogramowanie jest w stanie zwrócić się w ciągu czterech miesięcy. n

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

WYWIAD EKSPERT

autor XXXXXXXXXXXXXXXXX

Sebastiana Pielachaczłonka zarządu

wypowiedź

Trimtab SA

Dofinansowanie oprogramowania z funduszy unijnych Informatyka ma szczególne znaczenie w działaniu i rozwoju firmy. Możliwość dofinansowania unijnymi funduszami pomocowymi systemów wspomagających zarządzanie jeszcze bardziej wznieca nadzieje na utrzymanie przewagi konkurencyjnej. Ubieganie się o fundusze unijne nie jest łatwe. Poza znajomością przepisów potrzebne jest doskonałe rozeznanie w zasadach przyznawania środków. Z tego względu każdemu z naszych klientów proponujemy opiekę konsultanta, który pomaga w staraniach o dofinansowanie na systemy informatyczne zawierające funkcjonalność B2B. Kompetencje Trimtab SA mają źródło w zarządzaniu procesami biznesowymi. Z tego względu łatwo nam doradzać w wyborze systemów prowadzących do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej. Dla naszych klientów staramy się o dofinansowanie projektów informatycznych umożliwiających automatyzację wymiany informacji między systemami informatycznymi współpracujących firm. Środki finansowe znajdują się w Działaniu 8.2, Priorytetu VIII POIG. Funkcjonalność B2B kwalifikująca się

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

do dofinansowania w tym Działaniu obejmuje m.in. prognozowanie, planowanie, zaopatrzenie, produkcję, magazynowanie, realizację umów i kontraktów, sprzedaż, serwis, doradztwo oraz wymianę doświadczeń uczestników rynku. Koszty kwalifikowane obejmują m.in. nabycie licencji i niezbędnego sprzętu, jak również realizację analiz przygotowawczych oraz usług doradczych o charakterze informatycznym, technicznym, wdrożeniowym, prawnym. Dofinansowaniu podlegać mogą również inne usługi eksperckie związane z projektem, szczególnie w zakresie projektowania procesów biznesowych, reorganizacji firmy, wydzielania funkcji, wydzielania zadań oraz tworzenia wirtualnych przedsiębiorstw. Firmy, które mogą liczyć na pomoc naszych konsultantów w uzyskaniu dofinansowania, to przedsiębiorcy współpracujący na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych z co najmniej dwiema innymi firmami, planujący współpracę biznesową w oparciu o rozwiązania elektroniczne poprzez wdrażanie i integrację nowych systemów informatycznych (lub dotychczasowych systemów informatycznych) i automatyzację procesów biznesowych. n

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

rozmowa z

Karoliną Ziółkowską

Outsourcing IT

narzędzie w warsztacie dyrektora finansowego

Decyzja o wdrożeniu systemu nie jest prostym posunięciem.

CO sprawiło, że się na nią zdecydowano? Rok 2003 był niełatwym okresem w historii firmy Kopernik SA, został zamknięty rok ze stratą. Szczegółowa analiza przyczyn tego stanu rzeczy wykazała, że aby sprawnie zarządzać fabryką, konieczne jest usprawnienie systemu zbierania i obiegu informacji potrzebnych zarządowi do analizowania sytuacji i podejmowania strategicznych decyzji. Szczególnie nieefektywne było gromadzenie danych o realnych kosztach wytworzenia, rentowności asortymentów, klientów, kanałów dystrybucji. Było wiadomo, że odwrócenie tej sytuacji nie będzie możliwe bez nowoczesnego systemu ERP.

Wdrożenie systemu ERP było więc logicznym posunięciem?

Sami produkujemy najlepsze w branży produkty, nie jest gołosłowiem, że stosujemy najwyższe wymagania jakościowe, np. przy doborze surowców. Cały biznes firmy opiera się na utrzymaniu jakości. Nic więc dziwnego, że podobnie podchodzi-

my do zakupu produktów i usług zewnętrznych. Także systemu ERP. Nie stać nas na półśrodki. Wybraliśmy firmę z pełną świadomością korzyści, jakie nam oferuje. Chcieliśmy to zrobić raz a dobrze, Wybór był tym bardziej oczywisty, że mamy perspektywiczne spojrzenie na potrzeby związane z IT. Nie wybieraliśmy przecież rozwiązania na rok, ale na długie lata. Chcieliśmy uniknąć sytuacji, że za trzy lata system zamiast pomagać w rozwoju, będzie nas hamował. I zmusi nas do kolejnego kosztownego projektu… Zaczęłam pracę w Koperniku w styczniu 2004 r. i od razu wpadłam w wir przygotowań do wdrożenia. W maju 2004 r. nasz Zarząd podjął decyzję o wdrożeniu szerokiej funkcjonalności. Bezpośrednio po rozpoczęciu projektu zadecydowaliśmy, że będziemy korzystać z systemu w modelu pełnego outsourcingu.

Co tak naprawdę znaczy outsourcing z punktu widzenia dyrektora finansowego? Dzięki outsourcingowi system jest dla nas po prostu tańszy. To, że nie musimy przeznaczać dużych środków na infrastruk-

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA turę IT i koszty związane z obsługą systemu, to poważny argument dla dyrektora finansowego. Koszty tak dużej inwestycji możemy rozłożyć w czasie. Istotny jest też aspekt planowania i budżetowania kosztów związanych z IT. Znając koszt utrzymania systemu i dokładną cenę ewentualnych rozszerzeń, mam pełną kontrolę nad wydatkami przeznaczonymi na IT. Jest też dodatkowa korzyść. Wiadomo, że koszt zatrudnienia specjalisty dokładnie znającego wdrożony system jest niemały. My nie musimy się martwić wzrostem cen zakupu kompetencji w tym zakresie, nie przejmujemy się też wyjazdami informatyków i trudnościami na rynku pracy. Myślenie o tym jest zadaniem naszego usługodawcy...

Co to znaczy, że można koncentrować się na biznesie zamiast na IT?

Kopernik korzysta również z outsourcingu rozwiązań EDI. Dlaczego? W biznesie naszej firmy kluczowym odbiorcą są sieci handlowe, a zatem strategiczne dla nas jest dbanie o jak najlepsze relacje z nimi oraz jakość i niezawodność komunikacji. Dlatego zainwestowaliśmy w rozwiązania EDI. Dzięki outsourcingowi tych rozwiązań nie musimy martwić się o techniczną stronę działania systemu, specjaliści robią to za nas. Wpływa to dodatnio na stabilność naszego biznesu i pomaga w utrzymaniu wysokiego standardu obsługi kluczowych klientów. n

Wywiad z Panią Karoliną Ziółkowską, Dyrektor Finansowy toruńskiej firmy przeprowadziła Mirosława Huk, BCC.

Nie postrzegamy kompetencji IT jako strategicznych dla nas. Ważne jest posiadanie dobrego narzędzia, a nie umiejętność administrowania nim. Jeśli chce się osiągać dobre wyniki w rajdzie samochodowym, lepiej oddać przygotowanie i serwisowanie auta w ręce dobrego mechanika niż grzebać przy nim samemu. Przewagę konkurencyjną tworzymy dzięki dobrym produktom, przez dobrą organizację dystrybucji, inne decyzje biznesowe. Chcemy być najlepszym producentem pierników, a nie najlepszymi specjalistami od technologii informatycznych. W naszej firmie główna funkcja działu IT ogranicza się do nadzorowania współpracy z partnerami zewnętrznymi oraz planowania nowych przedsięwzięć w tym zakresie. Ponadto funkcjonuje lokalny help desk. To nam wystarcza. Sam zaś pion finansowy zajmuje się przede wszystkim finansami, czyli tym, czym powinien. Korzystamy z narzędzia, używamy go w codziennej pracy do księgowości, do analiz biznesowych i planowania, wspieramy nim decyzję, ale nie zawracamy sobie głowy tym, czy działa – bo działa.

Złośliwi mówią, że umowa outsourcingowa bywa tylko wstawieniem nogi w drzwi przez dostawcę. Jest tanio, a potem dopiero zaczynają się problemy i okazuje się, że trzeba wydać o wiele więcej. Na początku w ramach umowy outsourcingowej korzystaliśmy z hostingu. Udostępniono nam serwery i administrowano nimi. Potem rozszerzaliśmy współpracę o kolejne obszary – outsourcing EDI, serwis aplikacyjny. Nie było to jednak efektem socjotechnicznych zabiegów . Obserwując rezultaty, podejmowaliśmy decyzje o rozszerzeniu współpracy.

Czy we współpracy z usługodawcą zdarzały się trudne sytuacje? Jak rozwiązywane są problemy? Zawsze należy brać pod uwagę możliwe problemy. Dlatego we współpracy z firmą oferującą usługi outsourcingu bardzo ważna jest szczegółowa umowa SLA (Service Level Agreement). Od początku trzeba mieć jasność, co jest akceptowalne, a co nie. Cóż, problemy są nieuniknione. Dobry strateg zawsze zostawia sobie margines uwzględniający nieprzewidziane zdarzenia, przypadki losowe czy konsekwencje nieporozumień. Dla mnie ważny jest sposób radzenia sobie z trudnymi sytuacjami. Szybkość reakcji partnera na występujące problemy, proponowane udoskonalenia i sposoby działania w sytuacjach kryzysowych, mogą być drogą do budowania wzajemnego zaufania.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

Fabryka Cukiernicza Kopernik SA Najstarsza firma cukiernicza w Polsce i jedna z najstarszych w Europie. Została założona w 1751r., a jej korzenie sięgają początków rozwoju piernikarstwa na ziemiach polskich. Obecnie jest liderem na polskim rynku wyrobów cukierniczych w zakresie produkcji pierników, wafli i herbatników, a Kopernik należy do najbardziej rozpoznawalnych „słodkich” marek w kraju. Fabryka Cukiernicza Kopernik SA składa się z trzech w pełni zautomatyzowanych wydziałów. Firma zatrudnia 400 osób, a jej roczna produkcja sięga 10 tys. ton. Kopernik SA skorzystał z systemu SAP w outsourcingu, wdrażaniem zajęło się BCC

Więcej informacji: www.kopernik.com.pl

ZARZĄDZANIE PROCESAMI BIZNESOWYMI CASE STUDY

Marzena Zielińska

Konsulting ...dlaczego warto?

W odpowiedzi na potrzeby rynku Trimtab S.A. świadczy wysokiej jakości usługi konsultingowe. Źródłem naszych kompetencji były analizy przedwdrożeniowe, które firma przez lata oferowała w ramach dodatkowego wsparcia przy tworzeniu systemów klasy BPMS. Już wtedy prace rozpoczynały się od analizy organizacji, co pozwalało w pełni poznać strukturę przedsiębiorstwa, w którym docelowo wdrażano system. Kolejnym krokiem było rozpoznanie struktury procesów biznesowych. Po takich dwóch analizach przystępowano do analizy wymagań systemowych, a następnie do wdrożenia systemu. Obecnie – dzięki zdobytemu doświadczeniu – oferujemy każdą z tych usług osobno i nie zawsze w połączeniu z wdrażaniem naszego systemu. Takie podejście do biznesu wcale nie oznacza dodatkowego wydłużenia harmonogramu projektu, a wręcz skraca go w końcowych fazach, gdyż dokładne rozpoznanie biznesu oznacza bardzo dobre dopasowanie procesów do potrzeb organizacji, a co za tym idzie – mniej dodatkowych uwag klienta przy odbiorze systemu. Aby poprzeć teorię faktami można przytoczyć nasze największe wdrożenie w jednej z firm telekomunikacyjnych. Pięć lat temu zaczynaliśmy od rozliczeń jednostek współpracujących z tą firmą, jednak dzięki naszemu indywidualnemu podejściu do każdego problemu organizacyjnego szybko wdrożyliśmy elastyczny system do wsparcia zarządzania sprzedażą we wszystkich kanałach sprzedaży do klienta indywidualnego. Obecnie w systemie zarejestrowanych jest 45 tys. użytkowników, ponad 6000 punktów sprzedaży. Użytkownicy uczestniczą w prawie setce procesów do obsługi zamówień, logistyki materiałów reklamowych, zarządzania jakością pracy czy planowania pracy. Nasz klient nie waha się, do kogo ma zadzwonić, jeśli szykuje zmiany w organizacji. Dobrze wie, że pomożemy mu w dobrym zaprojektowaniu procesów, a później dokonamy szybkiego wdrożenia. Nasza współpraca zaowocowała ostatnio właśnie świadczeniem już samych usług konsultingowych. Mieliśmy okazję przyjrzeć się jednemu z procesów obsługi zamówień od początku do końca, przechodząc przez wszystkie działy organizacji w nim uczestniczące, po czym wykonać analizę end-to-end tego procesu. Miesięczne analizy doprowadziły do poznania specyfiki pracy działów: backoffice, raportujących i archiwum. Przejrzeliśmy procedury regulujące proces, w tym mnóstwo dokumentów i raportów. Poznaliśmy również

kilka współpracujących ze sobą systemów w procesie realizacji pojedynczego zamówienia. Rezultatem były trzy rekomendacje zmian, od najmniej inwazyjnej w dotychczasową pracę, po drastyczną. Po wdrożeniu jednego z wariantów firmie udało się zoptymalizować pracę, skróciły się czasy realizacji o 10%, wyeliminowaliśmy niepotrzebne systemy, wdrożyliśmy jeden centralny, gdzie na każdym etapie procesu można śledzić zamówienia. Dzięki temu w organizacji przestały ginąć dokumenty, a czasy realizacji – dzięki automatycznym przypomnieniom – są zawsze dotrzymywane. Za drugi przykład może posłużyć analiza organizacyjna pracy w departamencie innej firmy. Przez miesiąc – pełen analiz dokumentacji, procedur, spotkań z ludźmi ze wszystkich działów – udało nam się odwzorować wszystkie procesy zachodzące w tej części organizacji. Co najdziwniejsze – często nikt w tej firmie nie zdawał sobie sprawy z istnienia tych procesów. Analiza posłużyła przedsiębiorstwu jako podwalina pod nowy system integrujący wszystkie działania zachodzące w tym departamencie. Powyższe przykłady wskazują na potrzebę i wartość analiz konsultingowych. Głos zewnętrznego doradcy, z doświadczeniem w biznesie, zwraca uwagę na to, co najważniejsze. A to przecież sprzyja usprawnieniu działania organizacji. n

Marzena Zielińska Menedżer Projektów Konsultingowych i IT, Dział Rozwiązań dla Biznesu, Trimtab SA Trimtab Consulting: Analizy Wymagań Biznesowych i Systemowych Zarządzanie Procesami Biznesowymi Analizy Organizacyjne Zarządzanie Projektami Usługi konsultingowe na miarę potrzeb http://www.trimtab.pl

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

WYWIAD CALL CENTER CASE STUDY

Izabela Skrzypek

BlackBerry

wielkie możliwości dla małych i średnich firm

Powiedzenie „mała rzecz, a cieszy” nie do końca oddaje korzyści, jakie niesie za sobą posiadanie tego niewielkiego urządzenia. Rozwiązanie Hostingu BlackBerry to ukłon w stronę nie tylko raczkujących, ale i średnio rozwiniętych firm. Poprawia efektywność pracy, dając nieograniczone możliwości m.in. w zakresie dostępu do poczty korporacyjnej.

Przeciętny Jan Kowalski, zatrudniony w małej lub średniej firmie, nie musi już teraz martwić się o dostęp do komputera i Internetu. Posiadając aparat telefoniczny BlackBerry, może korzystać gdzie chce i kiedy chce z przeglądarki, poczty elektronicznej, kalendarza, notatek, komunikatorów typu Skype czy MSN oraz wiadomości SMS i MMS. Nie jest dla niego także problemem odczytywanie większych plików wzbogaconych różnego rodzaju załącznikami w różnych formatach. Wszystko to ma teraz pod ręką, bez tracenia cennego czasu na poszukiwanie komputera. Korzystanie z terminala BlackBerry daje użytkownikowi dwie możliwości. Pierwsza polega na tym, że Kowalski może wykupić usługę u operatora sieci komórkowej (BIS), dzięki czemu za darmo korzysta z poczty, płaci natomiast za inne opcje. Druga możliwość to zakup własnego serwera, licencji i urządzeń BlackBerry. To wiąże się jednak ze sporymi kosztami, począwszy na wydatkach związanych z utrzymaniem, a skończywszy na tym, że wówczas należałoby zatrudnić informatyków, którzy nadzorowaliby pracę całego systemu. Istnieje jeszcze jedna forma korzystania z BlackBerry, tzw. hosting środowiska serwera u połączony z platformą Microsoft

Exchange 2007 u firmy zewnętrznej. Owa firma zajmuje się wtedy utrzymaniem serwera, pozyskaniem licencji jak i dysponuje kadrą kompetentnych informatyków, którzy dbają o właściwe działanie całej struktury. Ta forma hostingu (BES) umożliwia Kowalskiemu bezpłatne sprawdzanie poczty w programie MS Outlook oraz darmowy dostęp do przeglądarki internetowej. Co więcej, telefon BlackBerry jest w pełni synchronizowany z pocztą na komputerze, dzięki czemu w momencie wprowadzania zmian widzimy je w tej samej chwili w naszym programie pocztowym. Wszystko to w jednej stałej opłacie miesięcznej. Brak terminala BlackBerry nie przekreśla możliwości nabycia go zarozsądne pieniądze. W hostingu zewnętrznym oraz dzierżawieniu tych urządzeń specjalizuje się m.in. firma MicroAge, świadczy usługi ogólnopolskie. Szczegółowe informacje na . Ostatnia forma hostingu wydaje się być nie tylko najbardziej praktyczna, ale i opłacalna. Firma Kowalskiego nie musi ponosić dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem wszelkich mechanizmów komunikacyjnych. Pracownik, korzystający mobilnie ze zwykłej poczty e-mail, jest naliczany za każdą wysłaną i odebraną wiadomość. Natomiast hosting środowiska serwera

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

CALL CENTER

daje możliwość płacenia stałego abonamentu, który w ogólnym rozrachunku jest bezdyskusyjnie bardziej opłacalny. Kowalski dzięki temu nie musi pilnować limitów znakowych długości wysyłanego tekstu, nie wspominając o rozmiarze wysyłanych plików w różnych formatach. Nie dość, że ma nierozerwalny dostęp do sieci, to usługa w żaden sposób go nie ogranicza, dając mu spory komfort pracy i poprawiając jego efektywność. Dzięki BlackBerry użytkownik może korzystać z globalnej książki adresowej, posiada w pełni darmowy program Microsoft Outlook 2003 lub 2007 zarówno w wersji polsko-, jak i anglojęzycznej, i, co najważniejsze, nie musi martwić się o swoje bezpieczeństwo. Zabezpieczenia antyspamowe i antywirusowe (przy użyciu Content Management i Microsoft ForeFront) minimalizują ryzyko ataku hakerów i kradzieży danych. Ochrona antyspamowa polega na filtrowaniu odbiorców oraz nadawców, a także na ustalaniu listy uwzględniającej tylko zaufanych nadawców figurujących w Outlook 2003 oraz 2007. Dzięki temu użytkownik sam decyduje, czyje wiadomości chce odbierać, a które wyrzuca do kosza. W ochronie antywirusowej można dokonać filtracji przyjmowanych załączników w zależności od ich typu i zawartości, czy też skanowania wiadomości. Słowem, jeśli Jan Kowalski zapozna się z możliwościami swojego urządzenia, nie będzie musiał spędzać długich nocy na zastanawianiu się, czy przypadkiem ktoś nie wkradł mu się do jego systemu. W przypadku kradzieży lub zagubienia terminala

BlackBerry, Kowalski może też zdalnie zablokować urządzenie lub usunąć wszystkie posiadane w nim informacje.

BlackBerry w pigułce BlackBerry skonstruowane zostało w 1999 roku przez kanadyjską firmę Research In Motion. Przyczyniło się do postępu urządzeń mobilnych, skupiając się głównie na wiadomościach e-mail. Zastosowano tu technologię „push e-mail” pozwalającej na odbieranie poczty w rzeczywistym czasie, a także na stałe połączenie urządzenia z serwerem BlackBerry. Nieodzownym elementem korzystania z niego jest włączona usługa u operatora telefonii komórkowej. Usługa obsługuje takie modele telefonów, jak RIM, część aparatów Sony-Ericsson oraz Nokii (tylko z serii E oraz Comunicator). BlackBerry posiada unikatową klawiaturę technologii SureType, która umożliwia użytkownikowi szybkie pisanie. Wszystkie modele są wzbogacone o wyszukiwarkę, część z nich obsługuje także Bluetooth. Z rozwiązania BlackBerry korzysta dzisiaj blisko 12 milionów użytkowników na całym świecie (dane ze stycznia 2008 roku). Trafiło ono do rąk m.in. kongresmenów amerykańskich, pracowników Białego Domu w Waszyngtonie, członków rządów w Austrii, Holandii czy Niemczech, a także do wielu małych i średnich firm, które cenią sobie możliwość stałego dostępu do poczty e-mail. n

Rys. Schemat działania BlackBerry z uwzględnieniem zapory Firewall, nadającej dodatkowe bezpieczeństw użytkowania.

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Grzegorz Kęstowicz

Planowo międzynarodowo

roll-out wyzwaniem organizacyjnym

Wyzwanie organizacyjne, z jakim wiąże się wdrożenie systemu ERP, staje się jeszcze większe jeśli korporacyjny system ma zostać przeniesiony i dostosowany do potrzeb spółek koncernu w innych krajach. Tym samym ważniejsze staje się zastosowanie odpowiedniej metodyki projektowej.

Sformalizowane kompetencje = metodyka

W przypadku wdrożeń typu roll-out w środowisku międzynarodowym wzrasta rola odpowiedniej metodyki, która formalizuje podejmowane działania na każdym etapie projektu i zwiększa szansę na sprawną realizację wdrożenia. Istotne jest również dobre przygotowanie i doświadczenie firmy wdrożeniowej. Prowadzenie tak złożonych przedsięwzięć, jakimi są wdrożenia systemu ERP w różnych krajach, wymaga nie tylko doskonałej znajomości systemu, potwierdzonej certyfikatami. Przydatne jest także doświadczenie zdobyte w pracy przy roll-outach krajowych. Niezwykle ważne jest także zapewnienie odpowiedniej komunikacji w projekcie pomiędzy konsultantami wdrożeniowymi oraz osobami odpowiedzialnymi po stronie klienta. Nie chodzi tu jedynie o znajomość języków obcych, co w dzisiejszych czasach może wydawać się oczywiste. Jeśli zespół projektowy

składa się z osób różnych narodowości, pochodzących z różnych kręgów kulturowych – zagadnienie komunikacji obejmuje znacznie szerszy kontekst niż tylko znajomość języka. Często w tego typu projektach przydatna jest pomoc trzeciej strony – lokalnych konsultantów wdrożeniowych. Dzięki ich znajomości lokalnej specyfiki i uwarunkowań nie trzeba wyważać otwartych drzwi. Dokładne przeanalizowanie sposobu prowadzenia dużych i mniejszych działań wdrożeniowych doprowadziło do wyodrębnienia stałych działań projektowych, następujących po sobie w określonej kolejności, przy zachowaniu określonych warunków. Powstał formalny dokument, czyli metodologia wdrożenia typu roll-out, który zawiera spisane działania projektowe. Stosowanie metodologii stanowi podstawę sukcesu, czyli startu produktywnego w wyznaczonym zakresie, terminie i budżecie.

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

8 etapów udanego roll-outu W wypadku prac związanych z przeniesieniem funkcjonalności systemu (roll-out) pomiędzy firmami sprawa wygląda dość prosto, ponieważ wzorcowy/pierwotny system i materiały szkoleniowe już istnieją i powinny stanowić podstawę analizy oczekiwań firmy docelowej. Jest jednak wiele punktów istotnych dla powodzenia takiego projektu. A w przypadku przeniesienia funkcjonalności systemu z jednej spółki do innych, znajdujących się poza granicami kraju, sformalizowany proces można podzielić na osiem głównych etapów: •

•

Etap I. Transfer wiedzy o rozwiązaniu modelowym (organizacja warsztatów w celu przedstawienia modelu korporacyjnego; szkolenie zespołu roboczego spółki lokalnej z funkcji, procesów, raportów i formularzy wykorzystywanych u klienta, u którego powstał model roll-outu; współtworzenie opisów koniecznych zmian i ocen zmian systemowych podczas warsztatów) Etap II. Analiza stanu obecnego, stanu docelowego i odchyleń. To kluczowy etap projektu. Tworzona na tym etapie analiza różnic (gap analysis) pomiędzy modelem korporacyjnym a firmą docelową powinna uwzględniać szeroki zakres zagadnień. Oprócz różnic związanych z prawem podatkowym, prawem pracy itp. pomiędzy krajami, winna także dotyczyć kwestii biznesowych. Na przykład jeśli model korporacyjny systemu obsługuje tylko działalność produkcyjną i handlową, a firma docelowa świadczy również usługi serwisowe, należy to uwzględnić w analizie różnic, wskazując konieczność opracowania rozwiązania dla działalności usługowej. Analiza odchyleń dotyczy struktur organizacyjnych, procesów i funkcji, raportów i formularzy, struktury uprawnień. Jej efektem są dokumenty opisujące różnice w procesach i funkcjach, jak i różnice w potrzebnych raportach i formularzach. Etap III. Prace koncepcyjne (przygotowanie dokumentu koncepcji rozwiązania obejmującego zaakceptowane różnice w procesach i funkcjach; przygotowanie opisu biznesowego zmian po stronie raportów i formularzy; przygotowanie opisu technicznego zmian po stronie raportów i formularzy; koncepcja uprawnień; wykaz profili i ról). Etap IV. Realizacja prototypu (konfiguracja struktur organizacyjnych; konfiguracja nowych procesów na podstawie wykazu różnic; dostosowanie istniejącej konfiguracji do procesów realizowanych w firmie docelowej; budowa struktury uprawnień; prace deweloperskie). Etap V. Przygotowanie migracji danych: wsparcie tworzenia scenariuszy przejęcia danych, budowa interfejsów do wczytania danych podstawowych i transakcyjnych z wykorzystaniem LSMW (Legacy System Migration Workbench) – zintegrowanego narzędzia do migracji danych. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że przy projekcie obejmującym kilka krajów proces migracji może być bardzo pracochłonny, gdyż w poszczególnych krajach dane mogą być migrowane z zupełnie różnych systemów, co wymaga przygotowania różnych interfejsów.

Po opisanych wyżej etapach następuje etap VI – walidacja modułowa prototypu, VII – testy integracyjne i VIII – przygotowanie startu i wreszcie start produktywny. Podział ról pomiędzy firmą wdrożeniową i klientem oraz stopień zaangażowania każdej ze stron na danym etapie prac jest każdorazowo określany dla konkretnego projektu. Warto jednak

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

zwrócić uwagę na konieczne duże zaangażowanie klienta w pracach obejmujących fazy III i IV. Na tym etapie klient uczestniczy w kreowaniu zakresu i budżetu funkcjonalności, które będą realizowane w dalszych etapach przedsięwzięcia.

Koordynacja projektu Wiele firm realizujących roll-outy w swoich kolejnych spółkach (nie tylko proste przeniesienie funkcjonalności) nie przywiązuje należytej wagi do koordynacji prac projektowych. Tymczasem projekty zagraniczne wymagają wzmożonej kontroli. Wynika to choćby z barier językowych, różnic kulturowych, problemów ze zrozumieniem wymagań lokalnego prawa czy też z faktu, że decydenci najczęściej rezydują w innym kraju niż ten, w którym są prowadzone działania wdrożeniowe. Takie „rozbicie terytorialne” projektu wymaga określenia zasad i częstości komunikacji, również na odległość, poprzez wideo- lub telekonferencje. Jasne i częste komunikowanie o stopniu zaawansowania poszczególnych etapów prac i realizacji celów będzie pomocne w rozwiązywaniu bieżących problemów projektowych.

Udany start W końcowej fazie wdrożenia użytecznym narzędziem jest dokument pt. „Kroki startu produktywnego”, który powinien zawierać wypracowane wspólnie przez strony projektu elementy, mające na celu zagwarantowanie bezproblemowego przeprowadzenia startu produktywnego. Dokument ten powinien zawierać wszystkie elementy systemowe oraz pozasystemowe, które mają doprowadzić do udanego startu. Na udany start produktywny i wdrożenie zakończone powodzeniem ma wpływ szereg czynników, do których zaliczyć można następujące: • •

•

Kultura organizacyjna firmy konsultingowej wspierającej klienta w osiągnięciu założonego celu. Sposób doboru partnera na rynku lokalnym – w niektórych krajach wymagania legislacyjne są bardzo skomplikowane i/lub niezrozumiałe dla głównego partnera wdrożeniowego, a zatem wsparcie partnera z rynku lokalnego znacznie przyspieszy realizację przedsięwzięcia. Jasno i precyzyjnie zdefiniowany harmonogram działań projektowych – w przypadku przeniesienia funkcjonalności już wdrożonego systemu do spółek zależnych w harmonogramie należy przewidzieć porównanie funkcjonalności systemu wdrożeniowego z oczekiwaniami spółek zależnych. Materiały szkoleniowe – ważne jest wypracowanie standardowego wzorca materiałów szkoleniowych, które stanowią podstawę do skonstruowania materiałów szkoleniowych zgodnie realizowanymi procesami i oczekiwaniami klienta. Działania konfiguracyjne zmierzające do przetłumaczenia wpisów niestandardowych, które powstały na etapie pierwotnych prac wdrożeniowych. Zdefiniowana i przestrzegana konwencja nazewnictwa wpisów kastomizacyjnych oraz wypracowana i przestrzegana konwencja budowy szeroko pojętych rozszerzeń systemu.

Powyższe czynniki to główne warunki udanego wdrożenia typu roll-out. Choć należą one do najważniejszych, to należy pamiętać, że może być ich znacznie więcej, a ich liczba jest wprost zależna od celów, które zostały określone na początku prac projektowych. n

ZARZĄDZANIE OBIEGIEM DOKUMENTÓW CASE STUDY

Marek Adamczyk, Tomasz Szlachta

Elektroniczny obieg faktur

system Plus Workflow

Plus Workflow jest wiodącym na rynku i kompleksowym rozwiązaniem pozwalającym na zarządzanie procesami biznesowymi i dokumentami w przedsiębiorstwie.

Plus Workflow jest systemem serwerowym, do którego użytkownicy uzyskują dostęp z poziomu przeglądarki internetowej, który pozwala na odzwierciedlenie kluczowych procesów biznesowych przedsiębiorstwa wydatnie poprawiając ich efektywność. Procesem, od którego przedsiębiorstwa często rozpoczynają optymalizację procesów wewnętrznych jest proces obsługi zobowiązań kosztowych, czyli elektroniczny obieg faktur. System Plus Workflow pozwala na zautomatyzowanie, zestandaryzowanie i uporządkowanie obiegu faktur w przedsiębiorstwie, a przez to obniżenie czasu i kosztów tego procesu. Kolejną korzyścią jaką niesie za sobą wdrożenie systemu Plus Workflow jest możliwość wprowadzania faktur do systemu w dowolnym oddziale przedsiębiorstwa, dzięki czemu biorą one natychmiast udział w procesie akceptacji. Ważnym czynnikiem jaki udaje się osiągnąć, dzięki wdrożeniu systemu Plus Workflow jest uzyskanie kontroli nad dużą ilością faktur przychodzących do firmy i dokumentów z nimi powiązanych jak również koordynacja przepływu tych dokumentów pomiędzy pracownikami. Zintegrowane narzędzia budowania raportów i statystyk pozwalają na analizę procesów akceptacji faktur za pomocą wielorakich kryteriów. Powyższe cele biznesowe przyświecały wdrożeniu systemu Plus Workflow w jednym z wiodących koncernów produkcyjnych posiadających kilkanaście oddziałów na terenie kraju. Wdrożenie elektronicznego obiegu faktur zostało poprzedzone wnikliwą analizą wdrożeniową obejmującą specyfikę przedsiębiorstwa. Na podstawie analizy, opracowano model procesu oraz założenia projektu, na podstawie których przystąpiono do prac wdrożeniowych. W wyniku prac analitycznych ustalono, że faktury będą wprowadzane do systemu Plus Workflow już na wejściu procesu, a więc w oddziale firmy poprzez ich skanowanie. Podczas wprowadzania faktur do systemu, są one dodatkowo rejestrowane, co pozwala zapewnić całkowitą szczelność i kontrolę ich obiegu. W trakcie rejestracji

wprowadzane są do systemu podstawowe dane o fakturze wspierane odczytem OCR/ICR. Skanowanie wykorzystuje kody kreskowe precyzyjnie identyfikujące i separujące poszczególne faktury. Po zamknięciu etapu skanowania, automatycznie uruchamiany jest proces obiegu faktury w przedsiębiorstwie odzwierciedlony w systemie Plus Workflow. Faktury są kierowane do osób odpowiedzialnych za ich opis merytoryczny, a więc określenie miejsc powstawania kosztów, rozbicie na poszczególne numery kont, przyporządkowania nr zamówienia itp. Na tym, jak również na każdym kolejnym etapie procesu, użytkownicy uzyskują natychmiastowy dostęp do obrazu zeskanowanej faktury jak również historii jej obiegu dzięki czemu możliwa jest pełna identyfikacja i weryfikacja faktury. Faktura na etapie opisu merytorycznego może zostać odrzucona bądź zaakceptowana i przesłana do kolejnego kroku akceptacji. W systemie każda akceptacja jest dodatkowo autoryzowania. Proces kierowany jest do kolejnych stopni akceptacji w oparciu o określone uwarunkowania. Przykładowo akceptacja II stopnia jest realizowana, gdy wartość faktury przekracza 20000 zł i dotyczy faktur pionu finansowego. Gdy faktura otrzyma wszystkie wymagane opisy i akceptacje oraz zostanie sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jest przesłana do działu księgowości, który ją księguje. W dziale księgowości faktura może zostać zaakceptowana ręcznie z automatycznym wydrukiem potwierdzenia jej akceptacji lub dane zebrane w Plus Workflow mogą zostać wyeksportowane do systemu klasy ERP dzięki czemu zostaje automatycznie uruchomiona transakcja księgowania. Obecnie Plus Workflow jest zintegrowany ze wszystkimi wiodącymi systemami informatycznymi klasy ERP i FI. Marek Adamczyk [madamczyk@plusmpm.pl], Tomasz Szlachta [tszlachta@plusmpm.pl] www.plusworkflow.pl

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Mariusz Otulski

Zarządzanie

nieruchomościami

Im więcej lokalizacji, tym trudniej zapanować nad obsługą umów najmu, rozliczaniem kosztów eksploatacji czy oceną opłacalności danej placówki. Z obsługą finansową i techniczną lokalizacji zmagają się nie tylko wyspecjalizowane firmy zarządzające i deweloperzy, ale każda firma, która posiada lub wykorzystuje duży majątek nieruchomy (fabryki, biura, magazyny, sklepy). Im więcej lokalizacji, tym trudniej zapanować nad obsługą umów najmu, rozliczaniem kosztów eksploatacji czy oceną opłacalności danej placówki.

Budynek powinien zarabiać Jednym z najważniejszych zadań zarządców nieruchomości jest efektywne zarządzanie nimi. Realizacja tych celów wymaga maksymalizacji przychodów z wynajmu i sprzedaży nieruchomości oraz redukcji kosztów związanych z utrzymywaniem obiektów zbyt mało rentownych. Zarządzanie nieruchomościami wymaga również współpracy pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami, to znaczy zarządcami, najemcami oraz dostawcami usług (np. dostawcami mediów, firmami sprzątającymi, firmami ochrony mienia itp.). Do realizacji tych funkcji konieczne jest odpowiednie oprogramowanie. Aplikacje wspierające zarządców nieruchomości w ich pracy powinny zapewniać następujące funkcje: • • • •

Zarządzanie bazą danych posiadanych nieruchomości, Zarządzanie bazą parterów współpracujących w ramach procesów zarządzania nieruchomościami, Obsługę procesów biznesowych realizowanych w obszarze zarządzania nieruchomościami, Integrację funkcji zarządzania nieruchomościami z funkcjami innych systemów przedsiębiorstwa w obszarach finansów, logistyki, zarządzania kadrami oraz systemami ze-

•

wnętrznymi, np. GIS (system wizualizacji obiektów na mapach cyfrowych), Raportowanie w różnych przekrojach, możliwość wprowadzania przez klientów przy wykorzystaniu narzędzi internetowych informacji o poszukiwanych nieruchomościach lub raportowania wielkości sprzedaży w celu rozliczania najmu na ich podstawie.

Firmy z różnych branż potrzebują rozwiązania, które wspierałoby je w obszarze zarządzania nieruchomościami zarówno własnymi, jak i nieruchomościami, które zostały powierzone do zarządzania przez firmy obce. Każda z tych firm ma specyficzne wymagania co do funkcji, jakie powinien spełniać taki system. Sieć handlowa chciałaby porównać realne koszty i sprzedaż w danej lokalizacji, by ocenić, czy zasadne jest jej utrzymywanie. Zarządca centrum handlowego, wynajmujący powierzchnię dla 200 sklepów, potrzebuje rozwiązania, które pozwoli zapanować nad kontrolą i rozliczaniem umów najmu oraz nad relacjami ze stałymi dostawcami mediów, firmami ochroniarskimi czy sprzątającymi. Patrząc na te różnorodne potrzeby firm z rozmaitych branż, można stwierdzić, że systemy zarządzania nieruchomościami znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie są realizowane złożone procesy w obszarze mienia nieruchomego, które jest zarządzane przez osoby wyznaczone do tych celów.

Nieruchomości Rozwiązaniem, które wspomaga firmy lub osoby zajmujące się zarówno profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami, jaki

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA i te przedsiębiorstwa, dla których zarządzanie nieruchomościami stanowi jeden z wielu wewnętrznych procesów biznesowych. Aplikacja poprzez własne funkcje oraz integrację z obszarem finansowym (FI), kontrolingowym (CO), remontowym (PM), środków trwałych (FI-AA) oraz zarządzania projektami modernizacji i inwestycji (PS/IM) pozwala na realizację procesów, które przebiegają podczas całego cyklu życia nieruchomości. System umożliwia analizy i planowanie związane z budową lub zakupem nieruchomości, a także wspomaga użytkownika w samym procesie budowy czy zakupu. Poprzez tę aplikację można realizować zarządzanie projektami modernizacji nieruchomości, obsługę bazy danych posiadanych nieruchomości, najem i wynajem przy wykorzystaniu kontraktów, obsługę finansową i techniczną, obsługę rozliczeń kosztów usług realizowanych w nieruchomościach oraz analizę rentowności i optymalizacji obsługi posiadanych nieruchomości. Dzięki temu unika się kosztów związanych z posiadaniem i obsługą dodatkowych systemów IT, jednocześnie redukując czas potrzebny na zebranie informacji z różnych źródeł oraz ich analizę.

Zarządzanie nieruchomościami a gospodarka remontowa Firmy, które wykorzystują systemy w obszarze gospodarki remontowej (PM), używają go jako narzędzia do zarządzania obiektami technicznymi w aspekcie rejestracji kosztów ponoszonych na naprawy lub przeglądy tych obiektów. Tworzenie zapotrzebowań na realizację prac remontowych na obiektach nieruchomości może być realizowane poprzez tworzenie zawiadomień. Proces przetwarzania zawiadomień w zleceniu, planowanie, kto ma wykonać zaplanowane prace i jakie materiały mają zostać wykorzystane do tego celu, są realizowane w obszarze PM. Koszty realizacji napraw lub przeglądów mogą zostać rozliczone na obiekt nieruchomości, a tym samym zwiększyć koszty jego utrzymania. Takie koszty mogą zostać rozliczone na najemcę lub stanowić koszt obiektu nieruchomości, jeśli nie jest on wynajęty. Kto powinien zainteresować się narzędziami do zarządzania nieruchomościami? • • • •

01/2009

Zarządzający nieruchomościami Zarządcy centrów handlowych Firmy deweloperskie Zarządcy mienia komunalnego

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

• • • • • • • • •

Firmy z dużą liczbą miejsc sprzedaży Sieci handlowe i usługowe (np. sieci marketów, stacji benzynowych, biur podróży, Salonów sprzedaży, restauracji) Instytucje finansowe (zwłaszcza banki detaliczne) Firmy o rozbudowanej infrastrukturze w terenie Firmy produkcyjne z dużą liczbą zakładów i/lub magazynów Firmy telekomunikacyjne Firmy użyteczności publicznej (kolej, dostawcy mediów, poczta itp.) Porty lotnicze

Nieruchomości na wynajem W przypadku firm zarządzających centrami handlowymi lub sieciami placówek handlowych system przede wszystkim może zostać wykorzystany do utworzenia centralnej bazy danych o posiadanych i zarządzanych nieruchomościach. Inną funkcją jest utworzenie centralnej bazy danych o partnerach biznesowych, którzy są stronami kontraktów zawieranych na najem powierzchni handlowych w zarządzanych obiektach. Ponadto jest możliwość zarządzania umowami najmu. W ramach tej funkcji możliwe jest rejestrowanie zapotrzebowań klientów na wynajem nieruchomości, ofertowanie posiadanych nieruchomości, ewidencja umów najmu, naliczanie opłat wynikających z ustaleń pomiędzy najemcą a wynajmującym, tworzenie korespondencji do najemców oraz rozliczanie kosztów dodatkowych, np. media, usługi. Istotną funkcją jest stosowana w wynajmie powierzchni handlowych, jest możliwość naliczania czynszu za wynajem powierzchni handlowych w zależności od wielkości sprzedaży. Warunki naliczeń w umowach najmu pozwalają na definiowanie wysokości opłat według następujących metod: wysokość opłat zależna od procentu sprzedaży, stopniowanie skali naliczenia lub stałej kwoty. Możliwe są też naliczenia zależne nie tylko od obrotu pieniężnego, ale od wielkości sprzedaży wskazanego towaru. Raportowanie wielkości sprzedaży jest definiowalne na poziomie umowy według ustalonych okresów, np. miesięcznie, kwartalnie, rocznie. W przypadku firm deweloperskich systemy umożliwiają obsługę procesów powiązanych z zarządzaniem nieruchomościami jako zarządcy powierzchni mieszkalnych i usługowych. Do głównych funkcji wykorzystywanych przez deweloperów należą: tworzenie i obsługa bazy danych o posiadanych nieruchomościach, monitorowanie stopnia wykorzystania powierzchni najmu (pustostany), zarządzanie danymi najemców, z którymi zawierane są kontrak-

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA ty na wynajem, ofertowanie powierzchni najmu, najem powierzchni mieszkalnych i usługowych przez wykorzystanie funkcji zarządzania kontraktami, obsługa naliczeń i ich zarządzanie finansowe, rozliczanie kosztów dodatkowych wynikających z realizacji usług dla klientów, np. kosztów napraw dodatkowych. Mechanizmy raportowania umożliwiają tworzenie zestawień według różnych kryteriów, pozwalających podejmować deweloperom decyzje dotyczące opłacalności najmu posiadanych nieruchomości lub ich sprzedaży. Gotowe raporty, dotyczą poszczególnych obszarów zarządzania nieruchomościami. Raportowanie może się odbywać na poziomie poszczególnych obiektów nieruchomości lub umów najmu, gdzie kryterium będzie rodzaj nieruchomości, rodzaj umowy, okres raportowania, planowane przychody i koszty, porównanie przychodów i kosztów planowanych z wartościami rzeczywistymi, raportowanie sprzedaży w celu rozliczenia czynszów zależnych od obrotu lub rozliczeń kosztów na poszczególnych najemców. Dodatkowe możliwości raportowania według różnych zakresów i z różnych systemów są dostępne poprzez wykorzystanie hurtowni danych.

Działalność wewnętrzna Wiele aplikacji może być także wykorzystywana przez firmy o rozbudowanej infrastrukturze w terenie, np. firmy produkcyjne z dużą liczbą zakładów i/lub magazynów. Wyobraźmy sobie grupę kapitałową posiadającą kilkaset nieruchomości (grunty, budynki) na terenie całego kraju. Obiekty są przedmiotem najmu dla firm z grupy kapitałowej oraz dla klientów zewnętrznych – firm i osób fizycznych. R

Spółki z grupy, którym wynajmowane są nieruchomości, są traktowane jako podmioty zewnętrzne, podobnie jak firmy spoza grupy kapitałowej. Wdrożenie pozwala znaleźć odpowiedź na pytanie, jakie przychody są generowane na poszczególnych obiektach z tytułu ich wynajmu oraz jakie są koszty wynikające z ich utrzymania. Informacje te przedstawione w raporcie zysków i strat pozwolą na podjęcie decyzji, jakie działania należy podjąć, aby zwiększyć rentowność poszczególnych nieruchomości (np. zwiększenie stawek za wynajem, zmiana dostawcy usług z uwagi na zbyt wysokie koszty lub sprzedaż obiektów nieruchomości które nie mają perspektyw na wynajem na lepszych warunkach). Analiza rentowności poszczególnych obiektów może również uwzględniać przychody osiągane z tytułu sprzedaży prowadzonej w danej lokalizacji. Własne obiekty handlowe, takie jak markety, stacje benzynowe czy salony usługowe generują również konkretne koszty utrzymania, w tym koszty zakupu mediów (prąd, woda) i usług (np. firmy sprzątającej czy ochroniarskiej), a także koszty wynagrodzeń personelu placówki. Aplikacje pozwalają przypisać koszty i przychody do danej lokalizacji. Ich porównanie w raportach daje możliwość podejmowania decyzji o działaniach korygujących dotyczących danej placówki, aż do jej zamknięcia ze względu na niską rentowność i brak perspektyw rozwoju. n

Mariusz Otulski

Przykładem aplikacji o jakiem mowa w artykle jest SAP RE-FX

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

WYWIAD EKSPERT

Piotrem Kozłowskim rozmowa z

prezesem IFS na Europę Środkowo–Wschodnią i Azję Centralną

Co sprawiło, że Polska tak doskonale się sprawdza w roli ekspansyjnego przyczółka korporacji IFS? Piotr Kozłowski: Sprawdził się przede wszystkim model operacji. Mamy ten sam algorytm postępowania we wszystkich krajach – obserwujemy rynek, wybieramy dwóch, trzech parterów, inwestujemy w nich i dajemy im czas na przyswojenie wiedzy. Jeśli są dobrzy, to stopniowo obejmujemy coraz większe udziały w tych firmach partnerskich. W ten sposób rozpoczęliśmy działalność w 15 krajach regionu Europy Środkowo-Wschodniej i Azji Centralnej. Spośród oddziałów, wchodzących w skład IFS CEE, szczególnie wysoko oceniam potencjał zespołu tureckiego. Liczę, że entuzjazm naszych tureckich kolegów i ich dobre relacje biznesowe przyczynia się do umocnienia pozycji IFS w Turcji.

Kiedy przyjdzie pora na inne kraje? Już przyszła. W tym roku rozpoczęliśmy działania w Rumunii i w Izraelu. Kilka miesięcy temu zaczeliśmy współpracę z partnerem rumuńskim - firmą Inter Soft. Do wyboru partnera bardzo nas dopingowały kontrakty, czekające na nas na tym rynku, w szczególności oddziały polskich przedsiębiorstw – naszych klientów. Co więcej, mamy kilka kontraktów podpisanych globalnie, w których Rumunia jest wymieniona jako lokalizacja projektu rolloutowego. Jednym z nich jest nasz klient globalny z obszaru przemysłu stoczniowego - firma Aker Yards, z którą współpracujemy już od dłuższego czasu w Rumunii. Także BAE Systems - brytyjski koncern przemysłu zbrojeniowego i lotni-

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

czego, z którym tworzymy spółkę joint venture IFS Defence sprzedała rządowi rumuńskiemu dwie fregaty, a my zobowiązaliśmy się, że zrobimy dla nich projekt logistyczno-utrzymaniowy. Nasze oczekiwania już sprawdziły się, gdyż w krótkim czasie partner podpisał pierwszą umowę z przedsiębiorstwem rumuńskim. Rozpoczęły się też wdrożenia w tamtejszych oddziałach polskich przedsiębiorstw. Nie ukrywam, że ten kraj jest dla nas atrakcyjny również z innego powodu – to jedna z potencjalnych lokalizacji naszego centrum badawczo-rozwojowego. Mamy już jedno takie centrum w rejonie Azji i Pacyfiku, ale ponieważ myślimy też o zasobach konsultingowych, wygodniej byłoby je mieć bliżej Europy. Bardzo ciekawym potencjalnym rynkiem dla IFS CEE jest też Izrael. Wraz z naszym, już wzmocnionym, warszawskim centrum kompetencyjnym dla sektora obronnego rozpoczęliśmy już działania na tym rynku. Podpisaliśmy umowę z firmą Teldan, dużym izraelskim integratorem, działającym w wielu krajach.

Jak wygląda sytuacja IFS na rynku polskim? Na rynku polskim mamy się bardzo dobrze, zdobywamy nowych klientów. Zaufały nam m.in. takie firmy jak: Kopex S.A., Stocznia Marynarki Wojennej, PESA czy Mosty Łódź. Wielu naszych klientów w Polsce też stale zwiększa zakres wdrożeń, np. firma Złomrex. Mogę więc śmiało powiedzieć, że możemy być zadowoleni. n

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA

Agnieszka Zarzycka

Jak efektywnie

kierować firmą w warunkach kryzysu?

„W obliczu nadchodzącego bardzo silnego wiatru większość ludzi buduje schrony, aby przetrwać nawałnicę, nieliczni chcą wybudować silne wiatraki” [przysłowie Chińskie]

Po okresie hossy nadszedł czas bessy. Widmo światowego kryzysu finansowego niepokoi również polskich przedsiębiorców, którzy już zdążyli przyzwyczaić się do dobrej koniunktury rynkowej. Tytuły artykułów prasowych potęgują poczucie strachu szczególnie wśród firm sektora MSP, które czują się najbardziej zagrożone. Jednak zdaniem ekspertów w Polsce skutki kryzysu nie są na razie widoczne, a polscy przedsiębiorcy nie powinni być nadmiernie zaniepokojeni. Nie oznacza to jednak, że nie należy się odpowiednio przygotować na trudniejszy czas. Według specjalistów rynku IT obecna sytuacja rynkowa sprawiła, że obecnie można zaobserwować dwa modele zachowań obecne wśród polskich przedsiębiorców. W obliczu światowego kryzysu mniej odważne firmy przyjęły pasywną postawę wyczekującą, za główny cel przyjmując przetrwanie w trudniejszych realiach rynkowych. Natomiast

druga grupa przedsiębiorców zaczęła postrzegać recesję jako wyzwanie i okoliczność zmuszającą do dogłębnego przeanalizowania dotychczasowej działalności firmy, oceny jej kondycji i konstruowania rzeczowych wniosków. Kryzys postrzegają bowiem jako szansę na wprowadzenie zmian, które pozwolą prześcignąć konkurencję i umocnić pozycję firmy na niepewnym rynku. Zapewne właśnie takie działania sprawiają, że jak mówi Mariusz Wołodźko „W Microsoft nie zaobserwowaliśmy wyraźnego spadku sprzedaży rozwiązań biznesowych. Nastąpiła polaryzacja rynku jednak duża grupa przedsiębiorców podjęła decyzje by nadal inwestować i realizować planowane wcześniej projekty, bez względu na niepewną sytuację gospodarczą.” Jest to związane zapewne z przyjęciem pewnej filozofii podejścia do kryzysu, która opiera się na pytaniu: Czy chcemy tylko przetrwać kryzys czy chcemy przy jego okazji coś zyskać?

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA Jak zauważa Tomasz Gawron, w dużej mierze polscy przedsiębiorcy nie postrzegają kryzysu jako okresu wstrzymania: „To co można wyraźnie dostrzec to zmiany w skali czasu realizowanych inwestycji. Niepewny rynek sprawia, że przedsiębiorcy chcą szybko dostrzegać widoczny efekt. Decydują się na takie wydatki i inwestycje, które mogą przynieść efekt już po 6 miesiącach a nie, jak dawniej, po kilku latach”- mówi. „Kryzys to właściwy czas by zastanowić się, w którym kierunku zmierzamy i podjęcia decyzji jakie kroki podjąć by określony cel osiągnąć. To czas na refleksję, jakie działania mogą wzmocnić pozycję naszej firmy i jakie działania pozwolą na szybki zwrot zainwestowanych środków.” Dlatego też kluczowe okazuje się wspieranie managerów i pomoc w takich proaktywnych działaniach. Należy uświadomić polskim biznesmenom, że przystanek i oczekiwanie na bieg wydarzeń to ślepy zaułek. Gdy kryzys minie będziemy daleko w tyle. Dla wielu firm jednym ze sposobów na przetrwanie cięższych warunków na rynku jest - jak się okazuje - również dywersyfikacja oferty. Wprowadzane są nowe usługi i produkty, zmienia się portfolio firmy. Działania takie może zdecydowanie uprościć może na przykład implementacja wydajnego systemu ERP, a przy tym wspomóc efektywne zarządzanie szeroką ofertą firmy. Inwestycje w nowoczesne rozwiązania technologiczne są jednak kosztowne i nie wszystkie firmy mają w obecnej sytuacji możliwość zainwestowania i zamrożenia części kapitału. Tutaj szansę upatruje się przede wszystkim w rozwiąza-

niach takich jak hosting systemów. Dla przykładu hostowaną wersję Microsoft Dynamics CRM w swojej ofercie posiada obecnie partner Microsoft, firma Ergonet, a usługa ta cieszy się dużym zainteresowaniem firm sektora MSP. Nie są tu, bowiem wymagane tak duże środki finansowe, jak w przypadku zakupu licencji. Niezwykle ważne wydaje się również podkreślenie przez ekspertów roli, jaką odgrywa w firmie dyrektor i dział IT. Rola ta jest szczególnie ważna w czasie kryzysu. Świadomość dyrektora działu IT na temat procesów biznesowych zachodzących w firmie, a przy tym znajomość możliwości i technologii dostępnych na rynku może zdecydowanie wspomóc zarząd firmy w podjęciu decyzji o inwestycji w dane rozwiązanie czy aplikację biznesową. Dlatego też podkreśla się, że dział IT powinien mieć stały kontakt z zarządem przedsiębiorstwa i posiadać wpływ na decyzje biznesowe podejmowane w firmie. Okazuje się jednak, że w polskich firmach jest to nadal rzadkością. Wedle ubiegłorocznych danych DiS rynek ERP wzrósł o ok. 14%, natomiast na rok 2008 prognozowano w czerwcu br., wzrost o ok. 11%. Czy prognozy te są słuszne? Tego dowiemy się już niebawem. Obecnie nie stwierdzono jednak wyraźnego wstrzymania inwestycji w infrastrukturę IT, a jedynie wspomniany wcześniej nacisk na skrócenie czasu zwrotu z inwestycji. Jeśli więc polscy przedsiębiorcy nie ulegną światowemu pesymizmowi i wykorzystają nadarzającą się okazję, to z pewnością dorównają, a nawet umocnią swoją pozycję i zdobywając światowe rynki prześcigną zagranicznych konkurentów. n R

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

WYWIAD EXCLUSIVE

Nowoczesna klasyka kolekcja Gino Rossi jesień-zima 2008/2009 Ona ceni komfort, bo zna swoją wartość. Jest stylowa i klasyczna, choć pozwala sobie na wyrafinowane dodatki. On dba o swój wygląd i ceni jakość. Chce zawsze wyglądać elegancko, ale nie potrzebuje przesadnych rozwiązań. To jest ich styl, ich osobowość. Jesiennozimowa kolekcja Gino Rossi została stworzona właśnie dla nich. Nowa kolekcja Gino Rossi to kombinacja klasycznej elegancji, nowoczesnych wzorów i wysokiej klasy wykonania. Zarówno kobiece, jak i męskie modele utrzymane są w najmodniejszych trendach nadchodzącego sezonu jesiennozimowego. Znajdziemy tu buty i torebki w odcieniach przypalanego brązu, cieniowanego grafitu, nasyconego bordo, ciepłej żółci, nasyconej czerni czy zieleni. Typowa dla całej kolekcji jest wyjątkowa dbałość o szczegóły. Wśród materiałów pojawiają się lakierowane skóry, faktury á la krokodyl oraz eleganckie detale w wykończeniach: metalowe sprzączki i klamry, przeszycia i dziurkowania, klasyczne czy zaokrąglone czubki. Różnej wielkości obcasy będą idealne dla pań zarówno do pracy, jak i na wieczorne spotkanie. Na jesienne mżawki panie założą kozaki z lakierowanej skóry w różnych kolorach. A panowie zdecydują się w tym sezonie na botki za kostkę, w oryginalnie cieniowanych brązach. Wszystkie buty zostały specjalnie zaprojektowane przez włoskich projektantów i wykonane z miękkich skór gwarantujących wygodę przez cały dzień. Dopełnieniem tej nowoczesnej kolekcji są torebki - wykonane z tych samych skór, z których zostały uszyte buty. Akcesoria będą nie tylko użytecznym dodatkiem, ale staną się prawdziwą ozdobą jesienno-zimowego stroju. n

Aparat cyfrowy

z wymiennym obiektywem LUMIX DMC-G1 pierwsza lustrzanka bez lustra Firma Panasonic prezentuje swoją pierwszą kompaktową lustrzankę – DMC-G1 Jest to najmniejszy na świecie aparat cyfrowy z wymiennymi obiektywami. Aparat ten wyróżnia się przetwornikiem Live Mos o rozdzielczości 12,1 megapiksela, 3-calowym, swobodnie obracanym ekranem LCD oraz niewielkimi wymiarami i wagą. Dostępny jest w 3 wersjach kolorystycznych – czarnej, czerwonej oraz niebieskiej.Aparat wykonuje zdjęcia w 3 dostępnych formatach 4:3, 3:2 i 16:9. Zapis odbywa się na kartach pamięci SD, SDHC lub MMC. Wśród licznych atutów aparatu, mozna wyliczyć m.in: funkcję ciągłego podglądu Live View, technologię Inteligentnego Trybu Auto ze śledzeniem AF oraz elektroniczny wizjer. W dodatkowych akcesoriach rekomendowanych do tego modelu znajduje się duży wybór produktów czyszczących, kart pamięci oraz toreb zabezpieczających aparat przed kurzem i porysowaniem w czasie podróży. Wszystkie polecane akcesoria gwarantują pełną kompatybilność z aparatem. To aparat doskonały zarówno dla zawodowców, jak i dla amatorów, którzy cenią sobie najwyższą jakość zdjęć. n

VIA prezentuje mini notebook Aristo Pico 840 VIA Technologies, Inc, zaprezentowała mininotebook Aristo Pico 840 – najnowszy model z serii Aristo Pico oparty na energooszczędnej platformie procesorowej VIA C7-M. W oparciu o sukces Aristo Pico 640 i 740 powstał Aristo Pico 840, zaprojektowany z myślą zarówno o mobilnych pracownikach jak i podróżnikach. Notebook o wymiarach kartki A4 z jasnym ekranem o przekątnej 8,9 cala, rozdzielczości 1024 x 600 i masie ok. 1 kg to doskonały towarzysz krótszych i dłuższych podróży. Konstrukcja wyróżnia się szeregiem unikatowych funkcji. Wydajny chipset ze zintegrowanym procesorem grafiki VIA VX800 IGP umożliwia jednoczesne wyświetlanie obrazu na dwóch ekranach (DualVew), poszerzając zakres zastosowań Aristo Pico 840, który może służyć nie tylko jako poręczne, przenośne urządzenie, lecz także jako w pełni funkcjonalny komputer do pracy. Urządzenie, oprócz standardowych portów USB 2.0 i multimedialne-

go czytnika kart do współpracy z aparatami cyfrowymi czy odtwarzaczami MP3, wyposażone jest również w złącze ExpressCard 34, co jest rozwiązaniem niespotykanym w komputerach tej kategorii. Złącze Express Card 34 umożliwia rozszerzenie funkcjonalności urządzenia o tuner TV lub modem UMTS/HSDP. Aristo Pico 840 zaprojektowano z myślą o maksymalnej oszczędności energii. Urządzenie zawiera procesor VIA C7-M 1,2GHz i chipset VIA VX800, które pobierają zaledwie 3,5W podczas pracy i 0,1W w trybie bezczynności, zapewniając tym samym do 5 godzin pracy na akumulatorze. Urządzenie obsługuje WiFi i Bluetooth, umożliwiając ściąganie i wysyłanie treści przez sieci i Internet w każdym miejscu na świecie. Moduł Bluetooth 2.0 zapewnia również całkowicie bezprzewodową komunikację pomiędzy komputerem a wieloma biurowymi urządzeniami peryferyjnymi, takimi jak drukarki, faksy i inne; moduł ten ułatwia również wymianę danych z telefonami komórkowymi. Ponadto, wbudowana kamerka internetowa może służyć nie tylko do utrzymywania kontaktu z rodziną czy przyjaciółmi poprzez Skype, lecz także do prowadzenia wideokonferencji. Urządzenie dostarczane jest z 1 GB pamięci RAM, dyskiem twardym 60GB i systemem operacyjnym Microsoft Windows XP lub Linux Ubuntu 8.04. Oprócz wygodnego touchpada i jasnego ekranu o przekątnej 8,9 cala o rozdzielczości 1024 x 600, komputer ma klawiaturę o normalnych wymiarach, co ułatwia pracę z aplikacjami biurowymi, programami narzędziowymi i bibliotekami multimediów. n

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

EXCLUSIVE

Iriver SPINN nareszcie w Polsce W Polsce pojawił się najnowszy odtwarzacz marki iriver – SPINN. Urządzenie wyróżnia nietypowy system nawigacji IRIVER SPINN SYSTEM oraz aluminiowa obudowa. Odtwarzacz wyposażono w 3,3-calowy wyświetlacz dotykowy typu AMOLED (Advanced-Matrix Organic Light-Emitting Diode). Ekran generuje jasny, wysokokontrastowy obraz o kącie widzenia 180 stopni, co znakomicie sprawdza się w filmach oraz grach. Kluczowy element iriver SPINN stanowi pokrętło z wbudowanym przyciskiem, dzięki któremu nawigacja po menu jest niezwykle prosta i wygodna. Poruszając jednocześnie scrollem prawą ręką i dotykając ekranu lewą możemy błyskawicznie przeglądać zawartość pamięci urządzenia. Zmiana położenia pokrętła następuje skokowo i potwierdzana jest kliknięciem. SPINN obsługuje wszystkie popularne formaty muzyczne, wideo, gry flash, odczytuje zdjęcia oraz pliki tekstowe. Nie zabrakło w nim także cyfrowego radia FM, dyktafonu, a także tunera telewizyjnego(w standardzie T-DMB). Dodatkowo współpracuje z każdym urządzeniem Blueto-

oth, pozwalając na zdalne przesyłanie plików i odtwarzanie dźwięku np. poprzez zewnętrzne głośniki Bluetooth. Jednorazowe ładowanie wewnętrznego akumulatora pozwala na ciągłe odtwarzanie muzyki do 24 godziny. Poręczny, ważący 70 gramów SPINN wykonany jest z wysokiej jakości aluminium,co nie tylko wpływa na elegancki wygląd, ale też znacznie zmniejsza podatność na uszkodzenia mechaniczne. n

Luksus z widokiem w Łodzi powstaje pierwszy ekskluzywny apartamentowiec Łódź doczekała się pierwszego apartamentowca przeznaczonego dla najbardziej wymagających klientów. Marina to kilkupiętrowy, awangardowy budynek w kształcie statku, który zacumował przy brzegu jeziora na zielonym Julianowie. Pierwsi lokatorzy będą mogli wprowadzić się tu już w lecie przyszłego roku. Marina to ekskluzywna oferta najbardziej doświadczonego lokalnego dewelopera – firmy Varitex S.A. Jest to zupełnie nowy produkt na łódzkim rynku nieruchomości. Dotychczas osoby zainteresowane kupnem luksusowego lokum miały do wyboru jeden z niewielu apartamentów oferowanych w ramach większych inwestycji (np. nowego osiedla budowanego dla średniozamożnych łodzian) lub dom jednorodzinny. Varitex dostrzegł tę lukę na rynku i postanowił wybudować pierwszy apartamentowiec, który spodoba się klientom nawet o najbardziej wyrafinowanych gustach. Marina znajduje się w zachodniej części łódzkiego Julianowa - dzielnicy znanej z zabytkowych willi i wspaniałego parku. Budynek stoi tuż nad brzegiem rzeki Sokołówki, górując ponad drzewami doliny. Z wyższych partii budowli rozciąga się widok na zieloną okolicę. W tle widać zarys budynków pobliskiego śródmieścia. Apartamentowiec, zaprojektowany przez łódzką pracownię architektury Wilkocki, ma nietypowy kształt statku. Dzięki temu doskonale komponuje się z oto-

01/2009

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

czeniem, a także nawiązuje do specyfiki swojego miasta. Obiekt budowany jest z wysokiej klasy materiałów i z zachowaniem najnowszych światowych standardów architektonicznych i instalacyjnych. Nie brakuje tu przestrzeni i rozmachu. Budynek usytuowany jest na dużej działce – zmieściłyby się na niej trzy podobne konstrukcje. Do wnętrza wchodzi się przez szerokie lobby, gdzie powstanie część wspólna dla mieszkańców - z sauną, salą fitness, stołami bilardowymi i wyjściem na szerokie tarasy. Marina łączy w sobie plusy mieszkania w apartamentowcu z wygodami domu jednorodzinnego. Do mieszkań wchodzi się z galerii, która zostanie przysłonięta szklanym ekranem. W ten sposób, każdy lokal ma niezależne wejście. Dzięki grubym ścianom będzie można tu słuchać muzyki bez obawy, że przeszkodzi się sąsiadom. Szerokie balkony i tarasy pozwolą na samodzielne zaaranżowanie własnej zielonej przestrzeni. Inwestor jest w trakcie planowania terenów rekreacyjnych wokół budynku. Kort tenisowy, boisko do koszykówki, pięknie zaprojektowany ogród, wyjście do parku, który ma powstać w dolinie rzeki – to tylko niektóre z rozważanych propozycji. W apartamentowcu powstanie około 100 mieszkań. Można je ze sobą łączyć w zależności od potrzeb. Wnętrza nawiążą do najnowszych trendów architektonicznych – z jednej strony będą tu rozległe otwarte powierzchnie z przenikającymi się strefami dziennymi i nocnymi, z drugiej - pozostanie możliwość swobodnego planowania i dzielenia przestrzeni. n

EVENTS

ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE I RATOWNICTWO „NARZĘDZIA INFORMATYCZNE W KOORDYNACJI PROCESÓW DECYZYJNYCH - MONITORING I PLANOWANIE W ZARZĄDZANIU KRYZYSOWYM” 15 stycznia Warszawa XII VII edycja konferencji E-DYREKTOR „e-DYREKTOR HR - systemy IT i niezbędna wiedza wspierające HRM” 22 stycznia Warszawa „CONTROLLING - SKUTECZNE NARZĘDZIE ZARZĄDZANIA” 10 lutego Warszawa Seminarium Centrum Promocji Informatyki Sp. z o.o.ul. Międzyborska 50 04-041 Warszawa tel. 22 - 870 69 10, 870 69 78, 871 85 51 fax 22 - 870 69 95, 871 85 56 cpi@cpi.com.pl

MS 6420 FUNDAMENTALS OF WINDOWS SERVER 2008 NETWORK AND APPLICATIONS INFRASTRUCTURE- AUTORYZOWANE SZKOLENIE 12-01-2009, 16-01-2009 CTS, ul. Dzielna 60, Warszawa tel./fax (0-22) 838-19-08, 838-88-78 MS 2276 IMPLEMENTING A MICROSOFT WINDOWS SERVER 2003 NETWORK INFRASTRUCTURE: NETWORK HOSTS- AUTORYZOWANE SZKOLENIE. 12-02-2009, 13-02-2009 CTS, ul. Dzielna 60, Warszawa tel./fax (0-22) 838-19-08, 838-88-78 01P COMPTIA IT PROJECT + ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI INFORMATYCZNYMI-SZKOLENIE AUTORYZOWANE 23-02-2009, 27-02-2009 CTS, ul. Dzielna 60, Warszawa tel./fax (0-22) 838-19-08, 838-88-78 cts@cts.com.pl

SPSS FOR WINDOWS - KURS ŚREDNIOZAAWANSOWANY. PRACA Z JĘZYKIEM POLECEŃ, MAKRODEFINICJE, TRYB WSADOWY. 10.12.2008 - 12.12.2008 BUDOWANIE MODELI PREDYKCYJNYCH Z UŻYCIEM OPROGRAMOWANIA SPSS. 15.12.2008 - 17.12.2008

CERTYFIKOWANY SERVICE DELIVERY MANAGER 14-16 stycznia 2009, Warszawa www.iir.pl/EC0227

SPSS FOR WINDOWS - KURS PODSTAWOWY. 08.01.2009 - 09.01.2009 ANALIZA DANYCH W MARKETINGU -SEGMENTACJA RYNKU I PROFILOWANIE KLIENTÓW. 12.01.2009 - 14.01.2009 ANALIZA DANYCH ANKIETOWYCH - LOSOWANIE PRÓB, WAŻENIE, ANALIZA BRAKÓW DANYCH. 19.01.2009 - 21.01.2009 ANALIZA SZEREGÓW CZASOWYCH I PROGNOZOWANIE. 26.01.2009 - 27.01.2009 Małgorzata Oczkowicz m.oczkowicz@spss.pl

SPSS Polska SP. Z o.o. ul. Racławicka 58 30-017 Kraków TEL./FAKS (012) 636-07-91 http://www.spss.pl/cgi/kursy.pl

CERTYFIKOWANY DATA INTEGRATION MANAGER 26-28 stycznia 2009, Warszawa www.iir.pl/EC0229

CERTYFIKOWANY IT PROJECT MANAGER 9-13 lutego 2009, Warszawa www.iir.pl/EC0234

CERTYFIKOWANY IT COST CONTROLLER 17-20 lutego 2009, Warszawa www.iir.p/EC0242

SKUTECZNA OBSŁUGA KLIENTA W HELP DESK 19-20 lutego 2009, Warszawa www.iir.pl/ET0786

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

01/2009

EVENTS

KONFERENCJE DATA CENTER GIGACON 26 stycznia 2009 Warszawa, Hotel Courtyard by Marriott www.datacenter.gigacon.org Magdalena Jakubowska Kontakt: tel.: 022 427 36 80 magdalena.jakubowska@software.com.pl SYSTEMY DLA PRZEDSIĘBIORSTW GIGACON 27 stycznia 2009 Oddział Hotel „Wrocław” we Wrocławiu, ul. Powstańców Śl. 7, Wrocław www.sdp.gigacon.org Lidia Wysocka Kontakt: tel. (0-22) 427 36 45 lidia.wysocka@software.com.pl

SZKOLENIE: PODSTAWY MODELOWANIA PROCESÓW BIZNESOWYCH Z WYKORZYSTANIEM BPMN 12 – 14 stycznia 2009 Warszawa www.bpm.gigacon.org Magdalena Siwek Kontakt: tel. 22 / 427 37 08 magdalena.siwek@software.com.pl SZKOLENIE:TESTY FUNKCJONALNE NOWOŚĆ 15-16 styczeń 2009 Warszawa

ENTERPRISE IT MANAGEMENT GIGACON 29 stycznia 2009 Courtyard by Marriott, ul. Żwirki i Wigury 1, Warszawa

www.sqam.org

www.eitm.gigacon.org

Edyta Bieńko Kontakt: tel. (22) 427 36 83 edyta.bienko@sqam.org

Ilona Kacprzak Kontakt: tel. 022 427 37 16 ilona.kacprzak@software.com.pl

SZKOLENIE: SYMULACJA PROCESÓW Z MODELI BPMN 23 -25 luty 2009 Warszawa

GIS - NAWIGACJA I SYSTEMY LOKALIZACYJNE GIGACON 18 luty 2009 Airport Hotel Okęcie, Warszawa

www.bpm.gigacon.org

www.gis.gigacon.org

Magdalena Siwek Kontakt: tel. 22 / 427 37 08 magdalena.siwek@software.com.pl

Aleksandra Osubka tel. 022 427 36 48 aleksandra.osubka@software.com.pl BUILDING SECURITY SYSTEMS 25 lutego 2009 Hotel Courtyard by Marriott, ul. Żwirki i Wigury 1, 00-906 Warszawa www.bss.gigacon.org Małgorzata Ciurapińska Kontakt: tel. (0-22) 427 37 61 malgorzata.ciurapinska@software.com.pl

01/2009

SZKOLENIA

BUSINESS APPLICATIONS REVIEW

SZKOLENIE: UMOWY SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENTS) – SKUTECZNE WSPARCIE ORGANIZACJI IT 26-27 lutego 2009 Warszawa www.leadercenter.pl Lidia Wysocka Kontakt: tel. 022 427 36 45 lidia.wysocka@software.com.pl