Hela Thissen realiseert substantiële efficiëntiewinst met Aptean
Industrie
Food & Beverage
Uitdagingen
» Geen geïntegreerd EDI
» Huidig systeem kan de groeiende vraag niet aan
Voordelen
» Verhoging productiviteit en efficiëntie
» Inzicht en transparantie in processen
» Meer overzicht en controle
Over Hela Thissen
Vandaag de dag is de rode tube niet meer weg te denken uit het assortiment van de Nederlandse supermarkten, cafetaria’s en groothandelaren. Daarmee is de curry kruiden ketchup van Hela marktleider in haar soort.
Naast de consumentenmarkt bedient Hela Thissen ook de businessto-business markt. Zo worden de kruiden en specerijen veel gebruikt in slagerijen, bakkerijen, instellingen, horeca en catering bedrijven. Tevens maakt de voedingsmiddelenindustrie gebruik van deze kruiden en specerijen. Inmiddels heeft Hela Thissen zich ontwikkeld van groothandel tot producent en ontwikkelaar van sauzen. Zo beschikt het bedrijf over een eigen modern ingerichte proefkeuken. Dit is de plek waar de potentiële topproducten ontwikkeld worden door de afdeling productontwikkeling. Het bedrijf heeft momenteel 38 medewerkers in dienst.
Gemak en genieten
Op de vraag waar de kracht ligt van het bedrijf licht Hay Thissen toe: “In de foodsector spreekt men vaak over de 3 G’s: gezondheid, gemak en genieten. Gezondheid en gemak staan bij de meeste bedrijven veelal bovenaan. Wij pretenderen veel meer het genieten; geniet van het product, geniet van de smaak en eet het nog een keer.”
Jean-Pierre Verhasselt vult aan: “We zijn tevens een relatief kleine organisatie. Daardoor kunnen we snel en flexibel op ontwikkelingen en behoeften inspelen. Ik denk dat dat ook heel belangrijk is. Korte lijnen en innovatief zijn; proberen met nieuwe producten en nieuwe varianten ons marktaandeel beetje bij beetje te vergroten.”
Kwaliteit en voedselveiligheid
Voedselveiligheid is vanzelfsprekend binnen Hela. Er wordt gewerkt volgens de wettelijke HACCP hygiëneregels. Bovendien is het bedrijf BRC en IFS gecertificeerd. Deze hygiëne kwaliteitskeurmerken worden door onafhankelijke organisaties verstrekt als een bedrijf volledig voldoet aan de strenge vastgestelde normen. In het kwaliteitssysteem is het gehele bedrijfsproces meegenomen. Dit begint al bij de controle van de grondstoffen bij ontvangst, het monitoren van de kwaliteit tijdens de productie en de microbiologische vrijgave bij het uitleveren van een order. Ook wordt er op een transparante manier gecommuniceerd met de klanten. Iedere vraag, klacht of verbeterpunt wordt zorgvuldig behandeld.
Alle inspanningen leiden ertoe dat er jaarlijks 6 miljoen flessen Hela curry het magazijn verlaten en ongeveer 280.000 kilo dressing wordt geproduceerd in Venlo.
Flexibiliteit in standaard ERP-pakket
De omslag van handelsonderneming naar producent en distributeur had tot gevolg dat het huidige systeem al snel niet meer de groeiende behoeften kon bijbenen. “Voorheen werkten we met AFAS, een DOS pakket wat prima werkte. Echter, naarmate onze activiteiten uitbreidden merkten wij dat het pakket niet meer voldeed aan onze wensen vanwege de redelijk starre omgeving. Je kon niets zelf aanpassen. Dat was voor ons de reden om over te gaan naar een flexibeler Windows pakket. Toen kwam Microsoft Dynamics NAV in beeld. In 2003 zijn we een selectieproces gestart.”, aldus Verhasselt.
“Als we de interne bedrijfsprocessen niet hadden geautomatiseerd dan hadden we de groei van ons assortiment en onze organisatie niet zo makkelijk kunnen faciliteren.”
Jean-Pierre Verhasselt, Administratief Assistent bij Hela Thissen
“Belangrijk vereiste aan het pakket was de aanpasbaarheid. Daarnaast was het ook belangrijk dat het pakket de complexiteit van onze bedrijfsprocessen op een flexibele manier kon ondersteunen zonder al te veel maatwerk. Dit met de reden dat we aan allerlei takken van sport leveren en factureren. Na eerst bij GAC te hebben gezeten zijn we uiteindelijk na 4 jaar overgestapt naar Aptean. Aptean had een eigen food add-on waar een groot deel van de zaken standaard in het pakket zaten wat wij destijds als maatwerk hadden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kwaliteitsmanagement, kortingstructuren, EDI volgens de levensmiddelenconventie en productspecificatie beheer. Daarnaast hadden ze ook een pragmatische aanpak; ze adviseerden over de inrichting op basis van kennis en ervaring in de branche.”
Suzanne van Kimmenade, Hoofd Administratie bij Hela Thissen
Vlekkeloze implementatie
Hela is tevreden over de samenwerking met Aptean: “Beide implementaties zijn zo goed als vlekkeloos verlopen. Zowel de implementatie van het pakket in 2008 als de upgrade van het pakket in 2011 naar NAV 2009. De upgrade duurde weliswaar iets langer dan verwacht, maar uiteindelijk is alles naar tevredenheid verlopen.” De overstap van leverancier GAC naar DIN Solutions bracht wel enige uitdaging met zich mee. “Het omzetten van de gegevens was geen simpele taak, omdat we destijds ook tegelijk een nieuwe NAV versie kregen. De hele horeca add-on van voormalig partner GAC viel weg en die gegevens moesten wel ergens overgenomen worden in Aptean Food & Beverage ERP DIN Edition. Uiteindelijk verliep deze overgang naar wens en binnen de gecalculeerde afgesproken tijd.” zegt Jean-Pierre.
Over het gebruik van de oplossing is men zeer tevreden. Suzanne van Kimmenade, Hoofd Administratie bij Hela licht toe: “Aptean Food & Beverage ERP is een prettig pakket om mee te werken: het is gebruiksvriendelijk, intuïtief en logisch opgebouwd. Ook onze automatische management rapportages worden keurig samengesteld. Grootste verschil ten opzichte van de oude situatie zit in de periode afsluitingen. Met de meeste pakketten is dit een ramp en een hoop stress elke maand, maar ik moet zeggen: met Aptean Food & Beverage ERP hebben we nooit problemen.”
“Aptean Food & Beverage ERP DIN Edition is een prettig pakket om mee te werken: het is gebruiksvriendelijk, intuïtief en logisch opgebouwd. ”
Een markt in beweging
Na de implementatie is Aptean een steeds belangrijkere rol gaan spelen in de ondersteuning van de bedrijfsprocessen van Hela. Vele ontwikkelingen zoals partijregistratie, palletbeheer en SSCC labelling zijn zonder problemen binnen het systeem ondergebracht. Ook het productspecificatie beheer is volledig onder controle: met één druk op de knop worden klanten voorzien van actuele specificaties afgestemd op het assortiment dat ze afnemen.
“Waar we voorheen slechts één product hadden, de bekende Hela curry, hebben we nu een veel breder assortiment én een eigen productielijn. Als we naar onze afnemersmarkt kijken dan gaat de macht van de retail steeds meer van invloed zijn op ons productaanbod. Zij bepalen uiteindelijk de prijsstelling en waar je op welk schap mag staan. Met elk van onze afnemers maken we afspraken over prijzen, bonus, promotiemogelijkheden, etc. Dit heeft uiteraard veel invloed op de inrichting van onze processen en kostenbeheer, omdat de marges bij retail vaak veel lager zijn en men specifieke eisen stelt met betrekking tot informatie uitwisseling (EDI). We proberen dit op te vangen door kwantiteit en kritisch te kijken naar onze interne processen om zo kostenbesparingen te realiseren. Aptean Food & Beverage ERP ondersteunt ons hierin door inzicht en transparantie te bieden en ons te ondersteunen in het efficiënt uitvoeren van onze dagelijkse activiteiten.“
Toekomst
Hela heeft sinds de ingebruikname van Aptean Food & Beverage ERP behoorlijk wat efficiëntieslagen kunnen maken. “Als we de interne bedrijfsprocessen niet hadden geautomatiseerd dan hadden we de groei van ons assortiment en onze organisatie niet zo makkelijk kunnen faciliteren. Vanuit onze backoffice hadden we dan veel meer uren nodig gehad om alle op de juiste wijze te registreren”, aldus Jean-Pierre Verhasselt.
Naar de toekomst toe ziet Verhasselt dat informatieverstrekking steeds belangrijker wordt. ‘Niet alleen intern maar zeker ook naar onze afnemers en de eindconsument toe. Een veelvoorkomende vraag is informatieverstrekking rondom productgegevens. Ook de etiketteringsrichtlijnen spelen een belangrijke rol in deze informatieverstrekking. We zijn verplicht om steeds meer informatie op onze etiketten te zetten. Door al die informatie centraal te beheren en doordat Aptean actief de ontwikkelingen in de foodmarkt volgt en daarop inspeelt kunnen wij ook naar de toekomst toe flexibel op al die ontwikkelingen inspelen. Met Aptean Food & Beverage ERP hebben we wat dat betreft een oplossing in huis die de gestage groei en ambities van onze organisatie kan ondersteunen.”
Over Aptean
Aptean is een van ‘s werelds toonaangevende leveranciers van branchespecifieke software. Onze enterprise resource planning en supply chain-oplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van gespecialiseerde producenten en distributeurs in meer dan 20 industrieën, terwijl onze compliance-oplossingen specifieke markten bedienen, zoals financiën en biotech. Met zowel cloud- als on-premise implementatieopties helpen de producten, services en expertise van Aptean bedrijven van elke omvang om te schalen en succesvol te zijn.
Voor meer informatie, bezoek www.aptean.com