ERP starterskit voor foodbedrijven
Aptean Food & Beverage ERP
Als investeren in ERP-software (Enterprise Resource Planning) voor je voedingsbedrijf een enorme onderneming lijkt, kunnen we dat goed begrijpen. De implementatie vereist dat je al je processen in één systeem integreert - en dat is vooral een uitdaging in de voedingsmiddelenindustrie, gezien de talloze operationele en regelgevende vereisten waarmee je rekening moet houden.
In deze handleiding nemen we je mee in onze aanbevolen stappen om het doel van een ERP-implementatie te bereiken, van het bepalen of je bedrijf klaar is om ERP-software in te voeren tot het vinden van een branchespecifieke oplossing van een provider die je kunt vertrouwen.
Herken wanneer je ERP-software nodig hebt
Wanneer weet je dat je bedrijf een ERP-systeem nodig heeft? In een vroeg stadium zal basissoftware voor bedrijven waarschijnlijk “goed genoeg” zijn voor je eerste behoeften, maar groeit niet genoeg mee naarmate je bedrijf groeit. Er zijn twee waarschuwingssignalen waar je op moet letten als de groei van je bedrijf doorzet.
1. Ten eerste, wanneer het volume van activiteit een kritiek punt bereikt, zal je merken dat je systemen en processen overbelast raken en vastlopen.
2. Ten tweede, wanneer je bedrijf groeit en begint te concurreren met grotere concurrenten, begin je de druk te voelen om activiteiten te optimaliseren en de winst te maximaliseren.
Hier zijn nog een paar symptomen die aangeven dat het misschien tijd is om op zoek te gaan naar de juiste oplossing:
› Er is niet langer een enkele versie van de waarheid; dezelfde vraag heeft verschillende antwoorden, afhankelijk van de informatiebron
› Het bedrijf produceert meer afval, maar de opbrengsten zijn gedaald
› De klanttevredenheid blijft achter omdat leveringen traag of verkeerd zijn
› Werkkapitaal is beperkt omdat je voorraad behoudt, omdat je de verkopen niet goed kunt voorspellen
› Verkopers raken gefrustreerd door het gebrek aan directe, externe toegang tot relevante informatie
› Angst voor noodsituaties op het gebied van voedselveiligheid wordt een last
Houd deze indicatoren in de gaten en wacht niet tot ze grote problemen zijn geworden in je dagelijkse activiteiten, aangezien het een jaar of langer kan duren om een geïntegreerd systeem te implementeren en op maat te maken voor je bedrijf, en tegen die tijd kan het te laat zijn. En laat je ook niet tegenhouden door de grootte van je bedrijf: goede ERP-leveranciers zijn flexibel en werken met een breed scala aan reikwijdte en budget.
Productie ERP: Twee brede categorieën
Voordat je begint met je zoektocht naar een provider en oplossing, is het belangrijk om te begrijpen dat ERP-systemen over het algemeen zijn ontworpen voor een van de twee soorten productiebedrijven.
Discrete fabrikanten maken producten door onderdelen te assembleren, en als zodanig kunnen hun producten ook worden gedemonteerd tot hun samenstellende componenten. Denk aan auto’s, computers, machines en apparatuur.
Vervolgens zijn er procesfabrikanten, die producten maken van formules of recepten, wat resulteert in een nieuw geheel dat niet langer kan worden gedemonteerd. Voorbeelden hiervan zijn chemicaliën, farmaceutische producten, cosmetica en, het meest relevant voor jou - voedsel.
Als procesfabrikant in de voedingsmiddelenindustrie moet je op zoek gaan naar systemen met specifieke functies. Je bedrijf heeft waarschijnlijk de mogelijkheid nodig om batches te schalen, de houdbaarheid te optimaliseren en ingrediënten te vervangen en bij te houden. Andere wenselijke kenmerken zijn allergenenbeheer, omgekeerde stuklijsten (BOMs) en berekeningen van voedingsinformatie.
Anatomie van een ERP-systeem
Als je enkele van de hierboven besproken pijnpunten ervaart en geïnteresseerd bent in het starten van een ERP-implementatie, vraag je je waarschijnlijk af wat je kunt verwachten en hoe je je opties kunt evalueren. Hier is een lange – maar niet complete - lijst van wat een goed food-specifiek ERP biedt:
Quality
› Support SQF/BRC/FSMA/GFSI/HACCP initiatives
› Quality audits and checks
› Control release and delivery of goods (based on audit)
Food and safety compliance
› Ingredient and product traceability and recall
› Quality hold management
› Allergen management
› Pre-receipt inventory entry compliance
Warehouse and inventory
› Picks and put-aways
› Expiration date management (first-expired-first-out)
› Physical counts
› Shipping and receiving
› Lot tracking
› Serial tracking
› Pallet license plates
› Catch weight/variable weight
› Same-site, multi-site inventory transfers
› Bin management
› Custom per-item reorder policies (quantity, lead time, handling time, safety stock)
› Logistics planning
Manufacturing and production
› Master production schedule (MPS) planning
› Batch/item production consolidation
› Capacity and bottleneck management
› BOM and reverse BOM management
› Net BOM requirements and calculations
› Multi-plant production management
› Co-packer management
› Co-product management
› Production cost analysis
› Yield reporting
› Allergen management
› Production forecasting
› Activity-based costing
R&D and product development
› BOM costing
› Nutritional information calculation
› Ingredient declarations
› Lab and production formula management
› Formula version costing and comparison
Reporting and analytics
› Built-in reports and templates
› Customizable reports
› Scheduled reports
› Device-agnostic access (laptop, tablet, smartphone)
› Customizable access permissions
Sales
› Customer management
› Contact management
› Pricing (price list management, customer tiers, volume, promos)
› Sales order management
› Direct store delivery
› Sales and broker commissions
› Customer rebate management
› Trade promotion management/trade spend
Purchasing
› Vendor management
› Purchase pricing management
› Purchase order management
› Material requirements planning (MRP) based on demand or re-order points
› Purchase rebates
Finance
› Billing and invoicing
› Accounts payable and receivable
› Budgeting
› Fixed asset management
› Inter-company consolidation (for multiple business lines)
› Customer credit management
› Cost analysis
› Cash flow forecasting
› Multi-currency support
› Payroll integration
Plant maintenance and preventative maintenance
› Maintenance, repair and operations (MRO) work orders
› Preventative maintenance scheduling and planning
› Maintenance cost and time tracking
› Parts inventory management
Other features
› Cloud deployment
› Mobile device support
› Barcode scanner support
› Credit card processing
› Electronic data interchange (EDI)
› Custom programming for unique requirements or processes
De zoekopdracht starten en het proces beheren
Zodra je er zeker van bent dat je moderne ERP-software voor je bedrijf nodig hebt, kan je overwegen een adviseur in te huren die gespecialiseerd is in het evalueren van bedrijfssoftware, zodat je weet dat je de juiste expertise bij de hand hebt. Dat gezegd hebbende, is het in sommige gevallen beter voor interne teamleden om het onderzoek uit te voeren, zodat het bedrijf de beslissing geheel zelf kan nemen.
Ongeacht je aanpak moet dit stapsgewijze proces je in de juiste richting leiden:
Ken je behoeften
Haat je het niet als je je boodschappenlijstje vergeet en uiteindelijk niet alles koopt wat je nodig hebt? Het zou nog lastiger zijn om dit mee te maken tijdens de zoektocht naar je nieuwe ERP-oplossing. Neem de tijd om duidelijk neer te zetten wat je strategie en doel is en wat je vereisten zijn.
Maak een evaluatiematrix
Een evaluatiematrix - een populair hulpmiddel in inkoopprocessen - is in wezen een scorecard voor de verschillende leveranciers van oplossingen die je overweegt. Bedenk de criteria waarop je de concurrenten beoordeelt en probeer de zaken zo objectief mogelijk te houden.
Natuurlijk kan subjectiviteit niet volledig worden vermeden en zijn bepaalde eigenschappen zoals gebruiksvriendelijkheid en stabiliteit belangrijk, zelfs als ze niet meetbaar zijn. Neem in je matrix op wat volgens jou echt essentieel is voor een zakenpartner, of het nu kwantificeerbaar is of niet, en evalueer vervolgens zo objectief mogelijk.
Maak een RFP
Zodra je hebt aangegeven wat je zoekt, is de volgende stap de RFP (request for proposal). Dit moet specifiek en grondig zijn, waardoor de specificaties en functies die je nodig hebt precies duidelijk zijn. Het is zeker een goed idee om de evaluatiematrix op te nemen, zodat alle partijen weten hoe ze worden beoordeeld.
Als je niet zeker bent van je vereisten op een bepaald gebied, is het prima om aanbevelingen aan de leveranciers te vragen, maar wees zo duidelijk en expliciet mogelijk over je behoeften. Houd het ook beknopt: als je merkt dat het document zich uitstrekt voor pagina’s en pagina’s, is er een kans dat je je vereisten in moet korten, zodat je beknopter en directer in je verzoek bent.
Evalueer objectief, zoek naar een goede fit en maak je keuze
Ervan uitgaande dat je de moeite hebt genomen die nodig is om een evaluatiematrix en RFP te maken, moet het beoordelen van de potentiële leveranciers vrij eenvoudig zijn. Beperk het evaluatieproces niet tot slechts een paar personen - laat gekwalificeerde werknemers uit het hele bedrijf deelnemen.
Dit moet ervoor zorgen dat er geen details worden gemist en het betrekken van meer afdelingen stimuleert een postievere mindset zodra een oplossing is gekozen.
Voorbereiden en begeleiden van de organisatie
Het implementatieproces is zeer complex. Er zijn tal van technische uitdagingen en vereisten, proceswijzigingen, operationele veranderingen en de lijst gaat maar door. Houd er rekening mee dat organisatie- en gedragsuitdagingen te verwachten zijn, maar niet onderschat worden. We hebben een apart whitepaper over dit onderwerp, dus lees het zeker grondig door als je eenmaal een oplossing hebt gekozen.
Zorg er ook voor dat je leverancier een partner is in meer zaken dan alleen technologie - expertise op het gebied van change management is ook van groot belang.
Ontgrendel de kracht van een food-specifiek ERP
Als food professional weet je hoe snel de branche verandert en hoe concurrerend de markt is. Dat is een van de belangrijkste redenen waarom de juiste ERP-software zo cruciaal is om vooruit te komen en je doelen te bereiken.
Geen twijfel mogelijk dat het proces van het implementeren van een oplossing intimiderend is, maar de doorbraken in transparantie, efficiëntie en winstgevendheid maken het de moeite waard. Het is van cruciaal belang dat je een leverancier selecteert die met je samenwerkt tijdens het hele ERP-selectie- en implementatieproces. Aptean kan helpen.
About Aptean
Aptean is one of the world’s leading providers of purpose-built, industry-specific software that helps manufacturers and distributors effectively run and grow their businesses. With both cloud and on-premise deployment options, Aptean’s products, services and unmatched expertise help businesses of all sizes to be Ready for What’s Next, Now®. Aptean is headquartered in Alpharetta, Georgia and has offices in North America, Europe and Asia-Pacific.
To learn more about Aptean and the markets we serve, visit www.aptean.com
Copyright © Aptean 2023. All rights reserved.