Pourquoi ce Document ?
› Ce document a été écrit pour tout professionnel envisageant, préparant ou démarrant un projet PLM (Product Lifecycle Management). Bien qu’Aptean adresse spécifiquement les industries agroalimentaire et cosmétique, ce guide vous parlera quels que soient votre activité, votre taille ou vos défis opérationnels.
› Nous vous conseillons d’avoir une bonne compréhension des concepts de bases de la technologie PLM avant d’entamer ce contenu. Connaître les fonctionnalités disponibles pour votre industrie vous aidera à vous projeter dans les situations discutées.
› Nous vous proposons une description étape par étape de ce que nous considérons comme un scenario réaliste de sélection d’une solution PLM. Nous avons fait le choix de la narration pour rendre le contenu plus accessible et ludique.
› Chaque aventure PLM reste unique. La vôtre mettra probablement d’autres acteurs en avant, avec une répartition différente des responsabilités.
Apparemment, les prototypes que nous avons proposés ne remplissent pas les exigences d’allégations définies dans le brief marketing. J’ai cependant pris en compte tous les emails envoyés par l’équipe Marketing mais n’ai aucun accès à leur base de données pour vérifier.
Il semblerait que quelqu’un a accidentellement supprimé les premiers prototypes que j’ai soumis à validation. J’ai du tout refaire en urgence pour livrer dans les temps. Notre base de données R&D n’est pas protégée !
Avant de Continuer
› Listez tous les problèmes et difficultés rencontrés
› Listez toutes les observations et les causes potentielles identifiées
› Listez toutes les équipes impliquées ou affectées par ces problèmes
› Provoquez une réunion avec elles pour confronter vos observations
Gestion Documentaire
Une gestion documentaire non consolidée est un problème courant qui freine grandement les entreprises dans l’expression de leur plein potentiel. La gestion de données et de documents est la fonctionnalité centrale, le noyau technologique, de toute solution PLM. Bien que ce module fonctionnel prépare le terrain pour des besoins plus poussés, il apporte des résultats tangibles et rapides. Si la gestion de données et de documents est votre unique besoin, un EDMS (Electronic Document Management System) peut être le bon choix.
#1: Le Directeur R&D Identifie un Problème et le Confronte à ses Équipes
“Le département Qualité m’a averti que les derniers prototypes présentaient encore des problèmes de conformité. Que s’est il passé ?”
Directeur R&DManager R&D A Manager R&D B
Je suis d’accord. Chaque produit que je dois approuver contient au moins une information obsolète : la liste des ingrédients, le tableau des valeurs nutritionnelles, le libellé sur l’artwork, etc.
Directrice Marketing
Cela fait des années que de notre côté nous utilisons notre propre système EDMS et nous n’avons jamais eu de problème. Il est vrai cependant que la configuration de l’outil ne permet pas à d’autres équipes d’y accéder, malheureusement.
#2: Le Directeur R&D Partage ses Observations Avec les Autres Directeurs D’équipes.
“Bonjour à tous ! J’ai discuté avec mes équipes des problèmes de conformité que nous avons rencontrés récemment. Nous avons identifié que cela vient de notre manière de gérer l’information liée au développement de nouveaux produits. Nous ne collaborons pas assez efficacement.”
Directeur R&D Directeur Qualité
C’est bon pour moi ! Cependant, j’avise que nous intégrions des fonctionnalités de gestion de conformité réglementaire et qualité. Nous sommes seulement cinq dans le département. Si toute votre équipe utilise l’outil, autant que nous embarquions aussi !
Je suis pour ! Notre système EDMS montre des faiblesses de performances depuis quelques mois et le fournisseur a arrêté de mettre à jour notre version on premise. C’est une excellente opportunité pour basculer. Il est important pour nous que le transfert des données et documents depuis notre système actuel se fasse facilement. Nous avons une bande passante limitée en ce moment.
“Nous pourrions définitivement bénéficier d’une solution capable d’addresser ces challenges liés au développement de nouveaux produits. Je propose que nous contactions de potentiels fournisseurs de solutions PLM, avec un accent particulier sur les fonctionnalités R&D. Cela fait un moment que mon équipe demande à être équipée d’un outil de formulation. Je suis convaincu que le projet les motivera !”
Directeur R&DDirecteur Qualité Directrice Marketing
Avant de Continuer
Essayez de répondre aux questions suivantes :
› Que voulons-nous améliorer dans notre processus de développement de nouveaux produits ?
› Comment travaillons-nous aujourd’hui ?
› Comment voulons-nous travailler demain ?
› Quels sont nos atouts NPD ?
› De quels “indispensables”, “must have” manquons-nous ?
Récapitulez le contexte et toute exigence ou limitation tangible auxquelles vous pouvez penser :
› Fonctionnalités idéales
› Nombre d’utilisateurs
› Solutions IT préexistantes
› Considérations stratégiques : fusions, export, internationalisation, diversification, etc.
› Estimation budgétaire, attentes liées au planning, charge disponible
Tout fournisseur soucieux de la réussite de votre projet vous posera ces questions au cours du processus
Configurer vs. Customiser
Configurer est le fait de paramétrer correctement la solution standard offerte par le fournisseur. La configuration se fait sur la base de vos exigences opérationnelles comme les règles de formulation, le process de validation produit, le partage des tâches et responsabilités, etc.
Customiser est le fait de modifier le coeur technologique du logiciel pour répondre à des besoins spécifiques non couverts par la solution standard.
Faire le choix de la configuration plutôt que de la customisation permet une implémentation plus rapide, des mises à jour automatiques, une montée en puissance progressive et des coûts de maintenance réduits.
Task Force PLM + Manager IT
Fournisseur A
Notre logiciel embarque uniquement des fonctionnalités de formulation. Nous pouvons cependant l’interfacer avec votre système EDMS et customise r un accès pour votre équipe Qualité.
Fournisseur B
Oui, notre logiciel répond à toutes vos demandes. Cependant, nous n’avons pas de référence dans votre industrie. Mais s’adapter ne sera pas un problème !
Fournisseur C
Oui, nous pourrons importer les données de votre EDMS avant la mise en production. La plupart de nos clients font face aux mêmes défis que vous. Laissez moi vous envoyer nos témoignages.
#3: La « Task Force PLM » PLM » Assiste à une Première Série de Démonstrations.
“Nous sommes satisfaits des fonctionnalités de formulation que vous avez présentées. Qu’en est il du transfert depuis notre solution EDMS marketing, ainsi que de l’accès pour nos Managers Qualité ? Aussi, avez vous déjà travaillé avec des entreprises de notre secteur d’activité ?”
Avant de Continuer
› Présélectionnez les fournisseurs qui répondent à la fois à vos besoins fonctionnels et technologiques. Idéalement, sélectionnez uniquement ceux avec une expertise de votre marché, réellement en mesure de comprendre vos défis. Vérifiez les références de ceux que vous avez choisis.
› Ces premières discussions avec de potentiels fournisseurs doivent être l’opportunité pour vous de consolider vos besoins et limites. Il est important de s’accorder en interne sur un document compilant les éléments de référence comme votre liste d’exigences, des échantillons de spécifications produits, un organigramme de votre chaîne de NPD, etc. Ces informations permettront au(x) fournisseur(s) de comprendre en quoi votre organisation est unique.
› Discutez le budget et le calendrier avec vos Exécutifs.
Itérations
Les présentations et démonstrations des solutions peuvent demander plusieurs itérations selon la complexité de votre demande.
Bien qu’il vous soit parfaitement légitime de prendre le temps de comprendre ces nouveaux concepts auxquels vous faîtes face ou de vérifier minutieusement les fonctionnalités proposées, évitez de vous perdre dans une chasse sans fin aux exceptions. Vous trouverez toujours un cas d’usage montrant une limite de la solution, mais elle restera négligeable si cette dernière est correctement adaptée à votre activité.
Fournisseur C
Task Force PLM + Manager IT
Pour une proposition détaillée, nous aurons besoin de définir ensemble :
› Le nombre d’utilisateurs
› Le périmètre fonctionnel (modules et fonctionnalités à implémenter)
› Le périmètre des services d’implémentation
Cela nous permettra de définir précisément le coût de la solution et de son implémentation.
#4: La Task Force PLM Itère avec le(s) Fournisseur(s) Sélectionné(s) pour Affiner la Proposition
“Vos démonstrations étaient convaincantes. Nous pensons que votre solution répond à toutes nos exigences. Cependant, nous n’avons qu’une estimation des coûts et plannings. Comment pouvons nous avancer vers une proposition plus détaillée ?”
Avant de Continuer
› N’hésitez pas à solliciter une dernière démonstration “récap” pour mettre de l’ordre dans vos idées et prendre une décision éclairée. Le document de référence consolidé préalablement est crucial pour garder le cap dans votre recherche.
› Vous et le(s) fournisseur(s) formalisez une première proposition que vous soumettrez en interne aux décideurs.
› Votre fournisseur devrait vous aider à construire votre discours, en fournissant des arguments tangibles, pour vendre la solution auprès de vos décideurs.
ROI d’un Projet PLM
Votre fournisseur devrait être en mesure de vous fournir des estimations quantifiées du ROI du projet, pour que vous puissiez le défendre efficacement en interne. Le ROI d’une solution PLM peut s’étaler sur plusieurs années et doit être apprécié sous différents angles :
› Efficacité de la gestion de données (saisie, sécurisation, partage, traçabilité, validation) ;
› Réduction du délai de mise sur le marché ;
› Augmentation du chiffre d’affaires ;
› Coûts packaging ;
› Coûts projets ;
› Etc.
Task Force PLM
Cest justement parce que nous avons de nombreux projets à gérer simultanément que nous faisons des erreurs et perdons du temps à manipuler les données et documents. Cette solution PLM nous aidera à :
› Mieux collaborer
› Suivre plus précisément les exigences qualité et régementaires
› Réduire les coûts liés aux erreurs et tâches chronophages
› Réduire le délai de mise sur le marché de nos nouveaux produits
Manager IT
Cette fois sera différente. Le dernier logiciel était customisé pour répondre à nos demandes spécifiques. Le maintenir à jour nous prenait trop de temps et les utilisateurs n’avaient pas été assez formés. Nous avons ici sélectionné uniquement des solutions cloud, prêtes à implémenter et demandant très peu de configuration. L’implémentation prendra seulement quelques mois.
#5: La Task Force PLM Soumet les Propositions aux Exécutifs et Défend le Projet “Pourquoi devrions nous approuver ce projet maintenant ? Nous développons plus de nouveaux produits que jamais. De plus, la dernière fois que nous avons essayé d’implémenter une une solution partagée par plusieurs départements, les utilisateurs l’ont abandonée en seulement quelques mois, après près d’un an d’intégration.”
Exécutifs
Avant de Continuer
› Vous devez être au clair sur la position de vos décideurs et consolider leurs requêtes complémentaires. Selon votre organisation interne, cette étape peut avoir lieu plus tôt dans le processus de sélection du fournisseur, au cours des démonstrations par exemple.
› Préparez une présentation comprenant une synthèse des besoins, des objectifs du projet, des différentes solutions benchmarkées, des raisons de votre choix et des estimations de ROI pour en démontrer la rentabilité.
On-Premis vs. Cloud
› Une solution “on-premise” est physiquement hébergée sur vos serveurs.
› Vous accédez à une solution cloud via un navigateur web et n’avez rien besoin d’installer.
› Ainsi, les solutions cloud profitent d’un T.C.O. (Total Cost of Ownership) plus faible, d’une meilleure adoption et d’une montée en puissance plus simple. Il s’agit-là d’un choix critique considérant que les solutions PLM engagent différentes équipes et s’ancrent de plus en plus dans une approche modulaire.
C
C’est la meilleure approche ! Nous recommandons souvent de commencer avec le périmètre fonctionnel viable minimum. Cela favorise les succès rapides et l’adoption du projet.
Nous pouvons prévoir une session ensemble afin de passer en revue le contrat et le corriger en accord avec vos priorités.
Pour le contrat, je vais vous envoyer notretemplate que nous mettrons à jour avec le périmètre fonctionnel et les services associés validés.
#6: La Task Force PLM Itère avec le(s) Fournisseur(s) Sélectionné(s) pour Conclure la Proposition
“Nous avons le plaisir de nous annoncé que nous avons choisi votre solution ! Cependant, nous avons toujours besoin d’ajuster certains points de la proposition. Pour des raisons financières, nous souhaiterions implémenter uniquement les fonctionnalités “must have” cette année. Nous serons en mesure d’étendre le périmètre fonctionnel l’année prochaine. Est-ce une option ? Aussi, pouvez vous nous envoyer le contrat ? Notre département légal souhaite commencer à le lire.”
Task Force PLM + Manager IT
Avant de Continuer
› Si vous souhaitez apporter une modification de dernière minute à votre demande, c’est maintenant ! Changer d’avis après la mise en production mènera inévitablement à des coûts suppémentaires et délais imprévus.
› Vous devez avoir répondu à toutes vos dernières questions. N’avancez avec aucun fournisseur dont vous n’êtes pas convaincu qu’il comprenne effectivement vos besoins et les ambitions de votre projet.