De Buyers Guide voor dranken-ERP
juiste oplossing vinden voor de behoeften van uw bedrijf
Waarom u een ERP nodig heeft
Te midden van zware concurrentie, veranderingen in consumptiepatronen en stijgende kosten voor grondstoffen, nutsvoorzieningen en logistiek, staan drankenbedrijven tegenwoordig voor grote uitdagingen. Natuurlijke smaakstoffen, aroma’s, zoetstoffen en water zijn niet langer de enige essentiële ingrediënten voor succes op de markt.
Het is ook van cruciaal belang om bedrijfsprocedures te stroomlijnen, te vereenvoudigen en te automatiseren, van het ontvangen van grondstoffen tot het leveren van producten aan klanten. Efficiënte bedrijfsvoering is immers een belangrijke onderscheidende factor voor de best presterende spelers in de drankenindustrie. Dit is waar een moderne Enterprise Resource Planning (ERP)-oplossing om de hoek komt kijken.
De juiste ERP-software zal een onmiddellijke positieve impact hebben, gespecialiseerde tools voor de drankenindustrie bieden, uw processen vergemakkelijken en de zichtbaarheid van essentiële informatie bevorderen. Door een eersteklas systeem te kiezen en te implementeren, kunt u uw hele Supply Chain stroomlijnen tot een gestroomlijnde workflow, waardoor de winstgevendheid en klanttevredenheid worden verhoogd.
Loop niet achter de feiten aan. Investeer de nodige tijd en energie in het onderzoeken van uw opties, zodat u met vertrouwen verder kunt. Zet de volgende stap in de digitale transformatie van uw organisatie.
Inhoudsopgave
› Belangrijke signalen dat het tijd is voor een nieuwe ERP-oplossing
› 10 must-haves voor uw volgende ERP
› Waarom Aptean
Belangrijke tekenen dat het tijd is voor een nieuwe ERP-oplossing
Geeft uw huidige technologiestack uw drankenbedrijf meer mogelijkheden, of houdt het u tegen? U kunt het zich niet veroorloven om de potentiële voordelen van het implementeren van een moderne ERP-oplossing op tafel te laten liggen.
Dat gezegd hebbende, hoe weet u wanneer het tijd is om iets te veranderen? Stel uzelf de volgende vragen:
» Gebruikt u spreadsheets om het gebrek aan uw software te compenseren?
» Worden dezelfde gegevens of functionaliteiten in meerdere systemen gedupliceerd?
» Werken uw teams in datasilo’s, met weinig inzicht in elkaars activiteiten en updates?
» Heeft uw systeem elk jaar meer en meer workarounds en tweaks nodig?
» Is uw huidige systeem up-to-date met nalevingsfuncties voor de nieuwste regelgeving?
» Heeft uw bedrijf moeite om op te schalen, nieuwe bedrijven over te nemen of nieuwe markten te betreden?
» Is uw huidige systeem op grote schaal geadopteerd door uw medewerkers, of zijn er maar enkelegebruikers?
» Integreert uw systeem met andere software (zoals oplossingen voor het beheer van de levenscyclus van producten) en hardware (inclusief barcodescanners)?
» Hoe vaak levert uw huidige technologieleverancier updates en ondersteuning?
Afhankelijk van uw antwoorden kunt u mogelijk een gevoel van urgentie ervaren om uw digitale fundament te versterken en uw organisatie zo snel mogelijk uit te rusten met een nieuw ERPsysteem. Het is echter van cruciaal belang om due diligence uit te voeren voordat u een beslissing neemt. Het is essentieel uzelf te laten informeren over de beschikbare opties en hoe deze bij uw bedrijf passen. Dit is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat u verstandig kiest.
Gelukkig heeft u de eerste stap al gezet door deze gids te lezen. Lees verder om meer te weten komen over de belangrijkste factoren waarmee u rekening moet houden bij uw evaluaties.
10 must-haves voor uw volgende ERP
Wanneer u voor het eerst op zoek gaat naar de juiste ERP-oplossing zult u zich al snel realiseren dat er tal van oplossingen beschikbaar zijn en dat u veel informatie moet verwerken. U kunt het proces vereenvoudigen als u de belangrijkste differentiërende factoren kent waarnaar u moet zoeken, dus hebben we deze lijst samengesteld om in gedachten te houden.
1. Specifieke functionaliteiten voor de drankenindustrie
Wilt u vanaf nul beginnen, voortbouwen op uw huidige systeem of aan de slag gaan met een oplossing die geoptimaliseerd en aangepast is aan uw branche? Het wiel opnieuw uitvinden is misschien geen goed idee bij het selecteren van uw toekomstige ERP-oplossing.
Kies voor branchespecifieke software
Wanneer u op zoek bent naar een nieuwe ERP-oplossing, heeft u in principe drie opties: uw eigen ERP-oplossing ontwikkelen, een standaard ERP-oplossing aanpassen aan uw behoeften, of een branchespecifieke ERP-oplossing die is ontwikkeld, geoptimaliseerd en aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van drankenbedrijven.
Met een ERP-systeem dat specifiek is ontworpen voor de drankenindustrie behaalt u doorgaans sneller rendement. Deze oplossing biedt de functies en configuratie die passen bij uw gespecialiseerde processen (zoals formulering, kwaliteitscontrole en accijnsbeheer) en tegelijkertijd voldoet het aan uw behoeften op het gebied van financiën, verkoop, productie en distributie.
Best practices inbegrepen
Een ander voordeel van een branchespecifieke
ERP-oplossing is dat deze is ontwikkeld door een leverancier met diepgaand inzicht in uw branche en ervaring met een groot aantal vergelijkbare projecten. Dit zorgt ervoor dat u de beste begeleiding krijgt en uw risico verkleint.
ERP-oplossingen van leveranciers die de drankensector kennen, zijn gebaseerd op best practices uit de sector. Dit betekent dat de oplossing is gebouwd om reeds bewezen, optimale methoden te ondersteunen bij het uitvoeren van uw kritieke processen, wat kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen in effectiviteit en concurrentievermogen.
2. Betaalbare totale eigendomskosten (TCO)
Investeren in een nieuwe ERP-oplossing is een flinke investering. Maar om te bepalen wat de exacte investering zal zijn, kunt u de totale eigendomskosten (TCO) berekenen, die niet alleen de kosten van de aanschaf van (of het abonneren op) het ERP omvatten, maar ook de kosten die u in de loop van de tijd zult maken als u de software gebruikt, zoals die voor implementatie, licenties, configuratie, onderhoud, training en meer.
Wees op uw hoede voor extra verborgen kosten
Houd er rekening mee dat er, naast de genoemde kosten, ook verborgen kosten kunnen zijn die de TCO van een ERP-systeem verhogen en mogelijk negatieve gevolgen veroorzaken
Als u het zich bijvoorbeeld niet kunt veroorloven om een oplossing te onderhouden, zult u misschien upgrades moeten overslaan en dus te maken krijgen met ondermaatse prestaties of verouderde functionaliteit. Of, als de tijd die nodig is om werknemers op te leiden in het nieuwe systeem niet is meegerekend, kunnen de verwachte rendementen in de beginfase tegenvallen.
TCO gebruiken als tiebreaker
Wanneer twee oplossingen gedurende een bepaalde periode ongeveer gelijkwaardige voordelen bieden, kan een TCO-vergelijking u helpen een keuze te maken. Dat gezegd hebbende, laat het aantal oplossingen uw beslissing niet bepalen. U moet ook overwegen hoe goed de bedrijfscultuur van elk van de aanbieders aansluit bij die van u om een harmonieuze relatie te garanderen.
3. Betrokkenheid van de aanbieder op lange termijn
Er zijn tal van leveranciers van drankensoftware op de markt en ze beweren allemaal dat hun oplossing de beste is. Maar wees voorzichtig: niet alle aanbieders leveren dezelfde kwaliteit.
Vermijd de risico’s van verouderde en niet-ondersteunde systemen
Wanneer u een ERP-systeem aanschaft, koopt u geen vast, statisch product. U bouwt een duurzamerelatie op met de leverancier, gebaseerd op het vertrouwen dat zij de software nog vele jaren up-to-date en ondersteund zullen houden.
Houd er rekening mee dat, aangezien bedrijfstechnologie voortdurend evolueert, oudere software lager op de prioriteitenlijst van de leverancier kan komen te staan en dus een aansprakelijkheid kan worden voor de gebruiker.
Ga op zoek naar een technologiepartner voor de lange termijn
U moet op zoek gaan naar een leverancier met een strategische, langdurige focus op continu onderzoek en productontwikkeling. Kies voor een oplossing van een leverancier met een bewezen staat van dienst als het gaat om het leveren van nieuwe en aantrekkelijke functionaliteit voor uw platform – vooral als het gaat om naleving van regelgeving, aangezien dit in de loop van de tijd ongetwijfeld zal veranderen.
Breng uw bedrijf niet in gevaar door een platform te kiezen van een bedrijf met een hoge volatiliteit en een onzekere toekomst. Zoek een technologiepartner die u kunt vertrouwen en waarop u kunt vertrouwen om hun aanbod voortdurend te verbeteren.
4. Snelle, efficiënte implementatie
Het vervangen van uw oude ERP-systeem kan een ontmoedigende taak zijn. Maar het hoeft geen lang, vervelend proces te zijn. Door de juiste oplossing te kiezen, ondersteund door een erkende leverancier binnen de branche, kan uw overgang soepel en naadloos verlopen.
Het hoeft niet lang te duren
Het risico op een langdurig en complex implementatieproject kan uw drankenorganisatie ervan weerhouden om de ERP-oplossing te implementeren dat het nodig heeft. Hoewel het waar is dat de implementatie van een nieuwe oplossing grote veranderingen teweeg kan brengen, hoeft dit niet per se veel tijd van uw team te vergen, mits de juiste planning wordt uitgevoerd en uw leverancier over solide
5. Aanpassingsvermogen en schaalbaarheid
Verandering is onvermijdelijk en gebeurt snel, vooral in de consument gedreven drankensector. Het is daarom waarschijnlijk dat uw behoeften vandaag anders zijn dan die over zes maanden, waardoor uw oplossing flexibel moet zijn om hieraan tegemoet te komen.
Flexibiliteit voor uw workflows
Als uw software inflexibel is en vastligt in de manier waarop deze functioneert, zal er al snel een kloof ontstaan tussen de manier waarop deze oorspronkelijk is geïmplementeerd en de nieuwe vereisten van uw bedrijf. U kunt het punt bereiken waarop de processen van het systeem het vermogen van uw gebruikers om uw bedrijf efficiënt te runnen, daadwerkelijk beperken.
Informeer naar de gemiddelde duur van de implementatie
Langdurige ERP-implementaties vertragen niet alleen de realisatie van voordelen, maar leiden ook tot hogere kosten. Vraag de aanbieders van elk van de oplossingen die u overweegt wat hun gemiddelde implementatietijd is en of zij al dan niet nuances in uw situatie voorzien
Met een modern ERP voor de drankensector kunt u uw processen aanpassen op basis van de unieke workflows van uw organisatie en zelfs enkele stappen automatiseren om uw personeel te ontlasten van routinetaken. Dit maakt het gemakkelijker voor u om ervoor te zorgen dat het systeem werkt voor uw specifieke omstandigheden.
Opschalen als de tijd rijp is
Bij het selecteren van een nieuwe ERP-oplossing moet u rekening houden met een uitbreidingsscenario,aangezien groei waarschijnlijk een van uw belangrijkste bedrijfsdoelen is. Bedenk wat u op korte termijn van uw ERP nodig heeft en wat u er in de toekomst van nodig zou kunnen hebben, en zorg ervoor dat de oplossing die u overweegt beide scenario’s ondersteunt.
Afhankelijk van de situatie moet u uw systeem mogelijk opschalen van een implementatie met één instantie naar een implementatie met meerdere instanties of een hub-and-spoke model. Mogelijk moet u ook gebruikers toevoegen naarmate u meer personeel inhuurt. Zorg ervoor dat welk ERP u ook kiest, deze wijzigingen mogelijk maakt.
6. Configureerbaarheid en modulariteit
Hoe kunt u de voordelen die uw ERP belooft, sneller realiseren? U moet in staat zijn om prioriteit te geven aan de specifieke functionaliteiten die de pijnpunten van uw bedrijf kunnen aanpakken.
Kies een oplossing die modulair is opgebouwd
Modulariteit, ook wel samenstelbaarheid genoemd, wat betekent dat functies van het systeem in willekeurige volgorde en op elk moment kunnen worden toegevoegd, verwisseld en verwijderd, stelt u in staat om specifieke functies te implementeren en te gebruiken om individuele processen te ondersteunen wanneer en hoe u dat wilt. Op die manier kunt u klein of groot beginnen, afhankelijk van uw behoeften, niet volgens een vooraf bepaalde opstelling.
Cohesie is cruciaal
Individuele modules die beschikbaar zijn voor een oplossing kunnen op verschillende tijdstippen door verschillende programmeurs zijn geschreven, waardoor ze er verschillend uit kunnen zien en aanvoelen. Het grotere probleem is wanneer gerelateerde modules niet zijn geïntegreerd en dus dubbele gegevensinvoer en updates vereisen.
Wanneer u de tools onderzoekt die een ERP biedt voor een specifiek functioneel gebied, zorg er dan voor dat deze intrinsiek met elkaar verbonden zijn, dezelfde gegevens delen en te allen tijde gesynchroniseerd blijven. Dit helpt discrepanties te elimineren en uw personeel tijd te besparen op overbodig werk.
7. Geoptimaliseerde mobiele ervaring
De mobiele werknemers van vandaag moeten zich vanaf hun telefoon kunnen aanmelden voor remote werken en de nieuwste updates ontvangen. Mobiele apparaten zijn een belangrijk verlengstuk geworden van ERP-systemen dankzij twee duidelijke voordelen die de productiviteit van het personeel bevorderen.
Flexibele toegang
Het eerste voordeel van een mobiel toegankelijk ERP is het verbinden van medewerkers, partners en zelfs klanten met het systeem waar en wanneer ze het nodig hebben. Realtime inzicht in voorraad en bestellingen helpt hen om direct goede beslissingen te nemen, en de mogelijkheid om in te loggen met alleen een browser en inloggegevens maakt samenwerken eenvoudig.
Makkelijk te gebruiken
Het tweede voordeel is de verbeterde gebruikersinterface, mobiliteit, hoge schermresolutie en swipe-functionaliteit van mobiele apparaten, die het voltooien van taken een fluitje van een cent maken. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat mobiele ERP-applicaties in de nabije toekomst de traditionele desktop ERP-applicaties volledig zullen vervangen vanwege enkele inherente beperkingen, helpen ze te voldoen aan de behoefte aan flexibiliteit in de snelle zakelijke omgeving van vandaag.
8. Zichtbaarheid van gegevens op hoog niveau
Data vertegenwoordigt waarde in het bedrijfsleven. Met de juiste analyse kan het inzicht en een concurrentievoordeel opleveren. Versterk uw besluitvorming met realtime inzichten uit dashboards, rapporten en analyses die u in één oogopslag op de hoogte
Handige, leesbare formaten
De meeste drankenbedrijven hebben tegenwoordig meer gegevens dan ze weten wat ze ermee moeten doen. Het toegankelijk maken van deze data en het omzetten ervan in bruikbare inzichten voor overtuigende analyses zijn uitdagingen waar veel organisaties mee worstelen.
Moderne ERP-oplossingen helpen u met één klik op de knop gegevens op te halen en rapporten te maken. Ze helpen u ook de prestaties te monitoren met dashboards die in realtime worden bijgewerkt en de belangrijkste statistieken van uw bedrijf weergeven.
Business Intelligence (BI)
Om het meeste uit uw gegevens te halen en de beste beslissingen te nemen, moet u kiezen voor een ERP-platform dat naadloos integreert met Business Intelligence (BI)-tools. Deze oplossingen, aangedreven door machine learning, bieden nauwkeurige prognoses op basis van gegevens uit het verleden en rapporteren over Key Performance Indicators (KPI’s) die cruciaal zijn voor uw
9. Opties voor cloudimplementatie
Als u een nieuwe ERP-oplossing voor uw drankenbedrijf overweegt, is een van de belangrijkste beslissingen die u moet nemen, of u uw oplossing lokaal wilt implementeren of vanuit de cloud wilt implementeren. Laten we de verschillen bespreken en waarom het laatste over het algemeen de voorkeur heeft.
On-premises versus cloud
Het fundamentele verschil tussen een on-premises ERP en een cloud-ERP is eenvoudig. On-premises ERP-oplossingen worden geïnstalleerd op de hardware van uw bedrijf op uw locatie en onderhouden door uw IT-personeel, terwijl cloud-ERP’s worden geleverd als een service waarop u zich abonneert (bekend als de Software as a Service of SaaS-model) en beheerd door uw provider.
De voordelen van Cloud ERP’s
Het implementatiemodel dat u kiest, kan een aanzienlijke impact hebben op uw hele bedrijf. Er zijn verschillende belangrijke voordelen die kunnen worden ontgrendeld met een cloudimplementatie, waaronder:
» Weinig tot geen hardwarevereisten
» Onderhoud aan de leverancierszijde
» Gestroomlijnde installatie
» Verbeterde cybersecurity
» Bredere toegankelijkheid
Aangezien deze voordelen mogelijk een concurrentievoordeel voor uw organisatie opleveren, is het verstandig als u op zijn minst een technologieprovider selecteert die cloudimplementaties aanbiedt, zelfs als u ervoor kiest om voorlopig on-prem te blijven. Het systeem kan later altijd worden gemigreerd (hoewel het ideaal is om vanaf het begin vanuit de cloud te implementeren).
10. Positieve klantreferenties
Er is misschien geen betere indicator van de kwaliteit van een ERP-oplossing dan de ervaringen van een tevreden bestaande klant. U wilt verschillende referenties aanvragen, bekijken en doorlichten van elke provider die u overweegt.
Tijd voor de cruciale stap
Zodra u de opties hebt beperkt tot een korte lijst van ERP’s voor dranken die aan uw specifieke behoeften en doelen voldoen, is het tijd voor de cruciale stap: klantreferenties.
U wilt er zeker van zijn dat de leverancier van de oplossing implementatieprojecten heeft voltooid die de uitdagingen van andere bedrijven, die vergelijkbaar zijn met het uwe, met succes hebben opgelost.
De enige manier om hierachter te komen is door met bestaande klanten te praten. Praat met ten minste drie referenties en vraag hen wat er goed ging, wat er fout ging en wat ze anders hadden kunnen doen. Als een leverancier niet ten minste drie sterke referenties kan geven, hebben ze misschien niet de ervaring die u nodig heeft.
Erkenning door de industrie is een grote bonus
Hoewel ze niet zo cruciaal zijn als goede klantreferenties, zijn erkenning en onderscheidingen in de branche ook bewijspunten die het overwegen waard zijn. Zorg er wel voor dat u onderzoekt waarvoor de leverancier specifiek is erkend en hoe recent dit is gebeurd – een prijs voor een ander product, of een prijs die vijf jaar geleden is gegeven, is veel minder belangrijk dan een erkenning die onlangs is ontvangen voor de drankoplossing die u overweegt.
Waarom Aptean Beverage ERP Drink-IT
Nu u duidelijk heeft waar u naar op zoek bent bij het kiezen van uw volgende ERP-oplossing voor de drankenindustrie, willen we enkele redenen delen waarom Aptean Beverage ERP Drink-IT een van uw topopties zou moeten zijn.
Eén allesomvattende oplossing Afgestemd op uw unieke uitdagingen
Aptean Beverage ERP Drink-IT is een complete en gebruiksvriendelijke oplossing voor drankenbedrijven die uw gehele waardeketen bestrijkt. Onze oplossing kan uw processen vereenvoudigen, alle functionele gebieden van uw bedrijf met elkaar verbinden en groei ondersteunen. Onze oplossing ondersteunt enkele van de best geleide drankenbedrijven ter wereld, variërend van middelgrote tot ‘s werelds grootste drankenbedrijven.
Van de inkoop van ingrediënten en kwaliteitsbeheer tot orderafhandeling en klantenservice, Aptean Beverage ERP Drink-IT pakt alle unieke uitdagingen van de drankenindustrie aan. Met onze oplossing kunt u uw prijzen verfijnen om uw winstgevendheid te verbeteren, belastingbeheer te stroomlijnen, rekening te houden met retourneerbare containers en naleving van de regelgeving te garanderen met speciaal gebouwde functies.
Betrouwbaar en toekomstbestendig Toegewijde, professionele ondersteuning
Aptean Beverage ERP Drink-IT is gebouwd op ‘s werelds meest betrouwbare en geavanceerde ERP-platform, Microsoft Dynamics 365 Business Central. Met een gebruiksvriendelijke interface en volledig doorgelichte functies kunt u meteen waarde gaan genereren met de mogelijkheden van het systeem. Bovendien is de oplossing modulair, waardoor u kunt beginnen met het optimaliseren van één enkel bedrijfsproces en vervolgens functionaliteit kunt uitbouwen naar andere aspecten van uw bedrijf naarmate u groeit, terwijl u één enkele bron van waarheid behoudt via een gecentraliseerd gegevensbeheer.
Zoals bij al onze Aptean-producten, wordt Aptean Beverage ERP Drink-IT geleverd met robuuste ondersteuning van ervaren professionals, te beginnen met de planning van het implementatieproject en doorlopend gedurende uw hele digitale transformatietraject. Geniet van optimale prestaties en gemoedsrust in de wetenschap dat u met Aptean een technologiepartner voor de lange termijn hebt die zich inzet voor wederzijds succes.
Microsoft Dynamics 365 Business Central maakt het verschil
Microsoft Dynamics 365 Business Central is de nieuwste generatie van Microsoft’s platform voor zakelijke oplossingen en is ronduit revolutionair geweest voor de ERP-markt. Het bouwt voort op het succesvolle Dynamics NAV, maar biedt ook een aantal extra voordelen.
Cybersecurity – Business Central-oplossingen worden gehost in ‘s werelds veiligste cloud en beschermd tegen cybercriminelen door de expertise en technologie van Microsoft.
Uniforme gegevens – ERP’s op Business Central profiteren van gecentraliseerd gegevensbeheer, dat informatie synchroniseert tussen apps en afdelingen, waardoor één enkele bron van de waarheid ontstaat.
Routinematige procesautomatisering – Met ingebouwde mogelijkheden en de nieuwe Copilot AI-assistent kunt u routinetaken automatiseren met Business Central ERP’s om tijd te besparen en het risico op menselijke fouten te verminderen.
Integratie met andere Microsoft-apps – Outlook, Word, Excel en andere populaire Microsoftprogramma’s integreren naadloos met Business Central ERP, zodat u bestanden eenvoudig kunt importeren en exporteren.
Evergreen ontwikkeling – ERP-systemen die op Business Central zijn gebouwd, worden continu ontwikkeld en verbeterd. Updates worden automatisch uitgevoerd, zodat u altijd over de nieuwste versie beschikt.
De volgende generatie ERP-systemen is gebouwd op Business Central. Door te kiezen voor een toonaangevende oplossing zoals Aptean Beverage ERP
Drink-IT kunt u de toekomst van uw bedrijf veiligstellen en ervoor zorgen dat u over de functies en functionaliteiten beschikt die u nodig hebt om succesvol te blijven in een dynamische markt.
Aptean is een van ‘s werelds toonaangevende leveranciers van branchespecifieke software. Onze enterprise resource planning en supply chain-oplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van gespecialiseerde fabrikanten en distributeurs in meer dan 20 sectoren, terwijl onze compliance-oplossingen specifieke markten bedienen, zoals finance en biotech.
Met zowel cloud implementatieopties helpen de producten, diensten en expertise van Aptean bedrijven van elke omvang om op te schalen en te slagen. Ga voor meer informatie naar www.aptean.com.