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Como Prevenir Perdas e Desperdícios Minimizando Custos e Riscos Professor: Ibraim Lisboa Autor dos Livros: Auditoria Interna Operacional-Teoria e Execução Eficaz,Manual de Auditoria Interna - Conceitos e Implementar a Auditoria Interna, Como Formar uma Equipe Internos - Aspectos Técnicos e Comportamentais Para Profissional da Auditoria Interna.
Prática para Práticas para de Auditores o Exercício
Apresentações !!!
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Considerações Iniciais Os estoques representam em geral parcelas significativas dos recursos das empresas.
Pode-se afirmar que a maneira como os custos e os estoques são gerenciados e controlados pode representar a diferença entre o crescimento ou a falência da empresa, ou entre o lucro e o prejuízo.
Por mais óbvio que isso possa parecer, no mundo empresarial nem sempre é dada a devida importância para o adequado registro, controle e gerenciamento dos custos e dos estoques.
Auditoria Interna Operacional de Estoques no Cenário Atual
Mesmo nos dias atuais, apesar do desenvolvimento da
Contabilidade de Custos, Computação de Dados, Técnicas Mercadológicas e Administrativas, é comum encontrar empresas carentes de aprimoramentos nas áreas de custos, produção, estocagem, expedição, pesquisas e desenvolvimento de fornecedores e outras.
Nessas situações, cresce sobremaneira a importância
do Trabalho da Auditoria Interna Operacional.
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Auditoria Interna Operacional de Estoques no Cenário Atual
Elemento de ligação entre a alta administração e o
mundo real da companhia, o auditor é a pessoa certa para, numa primeira etapa, conhecer e analisar os pontos fracos da empresa para, em seguida, mostrar tais problemas aos diretores e à alta gerência , bem como recomendar mudanças que possam contribuir para a redução de custos e riscos com operações que envolvem estoques.
Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques O auditor ao realizar seus trabalhos, deve ter a preocupação de analisar os aspectos gerenciais, que são na realidade a grande preocupação da alta administração.
Uma revisão de alto nível trará como conseqüência, na maioria das vezes, recomendações de grande interesse para a empresa, o que servirá para melhorar, inclusive a imagem da Auditoria perante as pessoas de comando.
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Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques Aspectos gerenciais e de controle que devem merecer especial atenção por parte da auditoria:
Custo das matérias primas
Além das revisões rotineiras das compras e importações,
devem ser revisados aspectos tais como a substituição de certas matérias primas por outra mais baratas, desde que não afete a qualidade dos produtos acabados . Pesquisas técnicas ou discussões com os engenheiros, incluindo os que conhecem a concorrência, podem fornecer boas oportunidades de mudanças positivas. Outro aspecto, relevante para muitas empresas, é o custo do frete que, devido a suas peculiaridades, merece cuidados especiais.
Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques
Custo das matérias primas
O auditor operacional deve revisar os relatórios de produção, tendo em mente as seguintes considerações:
As matérias primas consumidas estão dentro de um padrão adequado?
São Normais o volume de sucatas, bem como o índice de produtos com defeito?
Quais são os controles para estocagem, comercialização e aproveitamento desses tipos de materiais?
As requisições são adequadamente aprovadas e corretamente valorizadas?
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Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques
Contabilidade de custos e relatórios gerenciais
O auditor pode tirar muito proveito dos relatórios emanados da Produção e da Contabilidade. Questões como as relacionadas a seguir podem ser respondidas após criteriosa leitura e discussão dos relatórios:
O maquinário da produção é aproveitado de maneira eficiente e eficaz?
Os gastos com
manutenção dos equipamentos demonstram claramente a necessidade de substituir máquinas velhas?
É adequada a relação mão-de-obra/hora-máquina disponível? Há apontamentos de horas da mão-de-obra que permitam a constatação de possíveis deficiências na utilização do pessoal?
Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques Há apontamentos de horas da mão-de-obra que permitam a
constatação de possíveis deficiências na utilização do pessoal?
O critério de remuneração do pessoal premia os mais capazes e produtivos?
A quantidade de horas extras indica claramente a necessidade de contratar mais pessoal? Essas horas extras são realmente necessárias e compatíveis com o volume produzido?
O custo de cada produto, ou custo das linhas
de produtos, é corretamente apurado? O Sistema de custos permite identificar com antecedência produtos cujos custos serão incompatíveis com o possível preço de venda?
É conhecida a margem de contribuição de cada produto ou linha de produtos?
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Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques As informações e relatórios disponíveis permitem a averiguação sistemática do desempenho de cada departamento ou centro de custos?
Não seriam economicamente recomendáveis que fossem
feitos por terceiros determinados subprodutos ou determinado beneficiamento de matérias primas?
São devidamente analisadas por pessoal de nível as
variações entre custos reais e custos estimados previstos?
Os preços de venda são determinados com base em um confiável estudo do custo de reposição?
É dada a devida atenção para o
controle de qualidade das matérias primas e produtos acabados?
As devoluções mantêm-se em nível de normalidade?
Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques
Inventário físico dos materiais
Os auditores devem participar de todas as fases do
inventário, realizando seus testes de acordo com a necessidade. O inventário físico tem por finalidade aferir a quantidade
real de mercadorias existentes na empresa. A exatidão do trabalho é de grande importância, pois as
quantidades encontradas, devidamente valorizadas, servirão para a apuração do saldo contábil de encerramento do Balanço Oficial
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Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques Estoques a serem inventariados
Mercadorias para revenda Que é composta por todos os materiais adquiridos de terceiros para a revenda;
Produtos Acabados Representam os produtos prontos produzidos na própria empresa e disponíveis para revenda.
Produtos em Elaboração Compostos pelos bens já requisitados que estão em processo de transformação e todos os custos diretos e indiretos relativos à produção ainda não concluída no encerramento do balanço.
Controles Internos sobre Processos Operacionais de Estoques
Matérias-primas
Representadas pelos materiais que irão ser aplicados na produção.
Materiais auxiliares
Composto por todos os itens destinados a manutenção das atividades da produção e de consumo geral.
Material de embalagem Composto pelos itens destinados a embalagem ou acondicionamento dos produtos acabados.
Importações em andamento Engloba todos os custos já incorridos referentes a importação em andamento realizadas pela empresa.
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Logística e Planejamento Relacionados aos Estoques As
empresas geralmente dependem de uma rede de fornecedores e prestadores de serviços para o fornecimento de matérias primas e componentes, materiais de embalagem e suprimentos, transporte e outros produtos e serviços. Essa dimensão da excelência logística considera todas as propostas que as empresas utilizam no gerenciamento dos relacionamentos com esses fornecedores e prestadores de serviços para conjuntamente proporcionarem os níveis corretos de serviço aos clientes a um preço justo.
Logística e Planejamento Relacionados aos Estoques Nesse aspecto a Auditoria Operacional requer respostas às seguintes perguntas:
As análises formais para opções de fornecimento alternativas incluindo custos, benefícios e riscos podem ser obtidas e revisadas?
Os registros das estratégias de fornecimento de produtos podem se obtidas e revisadas?
Os procedimentos, formulários e propostas analíticas para avaliar o desempenho do fornecimento podem ser obtidos e revisados?
Os planos anuais identificando programas com os fornecedores chave para melhorar as operações conjuntas podem ser obtidos e revisados?
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Logística e Planejamento Relacionados aos Estoques Os
gerentes de áreas funcionais afetadas, incluindo fabricação, engenharia, serviços de campo, merchandising, transporte e administração de materiais são entrevistados para determinar suas: a) Opiniões, críticas e sugestões considerando o fornecimento atual e as políticas e práticas utilizadas? b) Níveis de envolvimento nas decisões do fornecimento? c) Satisfação com os resultados do processo do fornecimento?
Logística e Planejamento Relacionados aos Estoques Os fornecedores são entrevistados para determinar: a) Seu entendimento das necessidades da empresa e suas expectativas para os produtos e serviços? b) Seu entendimento do processo de avaliação de fornecedores da empresa? c) Suas opiniões, críticas e sugestões considerando o fornecimento atual e as políticas e práticas utlizadas? d) As oportunidades para melhorar as relações de trabalho entre ambas as empresas?
Usando as informações coletadas a partir dessas fontes, o auditor será capaz de identificar quais procedimentos deverá aplicar na condução de uma auditoria focada no gerenciamento de fornecimento da sua empresa.
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Controles Internos sobre Processos de Compras Na revisão do controle interno sobre processos de contas a pagar de fornecedores devem ser observados os seguintes pontos:
As compras devem ser realizadas de acordo com alguma modalidade de licitação, definida pela empresa ou por definição legal; Deve ser indicada, previamente, a pessoa ou pessoas para autorizar e aprovar compras; A empresa deverá escalonar os valores das aquisições para definir os níveis de aprovação e autorização das compras;
Os serviços de compras devem ser separados dos serviços de recebimento dos materiais ou bens, dos serviços de pagamento e dos serviços de contabilidade;
Controles Internos sobre Processos de Compras
Os serviços de controle do contas a pagar devem ser separados de compras, estoques, tesouraria e contabilidade;
Devem ser mantidos registros individuais para controle dos pagamentos, de acordo com as datas de vencimento;
As pessoas que aprovam ou autorizam compras não devem ser as mesmas que assinam os cheques para pagamento ou assinam”autorização bancária”para créditos bancários dos favorecidos;
A documentação comprobatória deve ser cancelada após o pagamento;
Os riscos envolvidos com os processos de compras e envolvimento com fornecedores.
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Controles Internos Aplicáveis aos Processos de : Recepção Armazenagem Expedição de Mercadorias
Controles Internos na Recepção de Materiais O auditor na condução da auditoria deverá observar os seguintes pontos de CI. RECEPÇÃO DE MATERIAIS
Existe um departamento de recepção que evite o recebimento de materiais desacompanhados de documentação fiscal, danificados e não correspondentes ao pedido de compras?
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A portaria é dotada de:
a)
Balança apropriada e adequada à conferência dos pesos declarados nos documentos da compra?
b)
Relógios marcadores de datas e horários, na documentação da compra, referentes à passagem das mercadorias?
c)
Há evidências, na documentação da compra retida pela portaria (2ª via), ou nos seus registros, de que: Foram conferidos os pesos declarados na documentação da compra? Foi exigida a apresentação da documentação da compra para liberar a entrada (marcação de relógios ou vistos na documentação retida)?
d) Os registros ou relações de entrada, com documentação de compra retida pela portaria (2ª via), são remetidos diretamente aos setores de compras, almoxarifados, recepção, contas a pagar e contabilidade?
A portaria (quanto às instalações): a) está instalada em local que impeça a passagem das mercadorias fora do seu alcance? b) conta com meios de comunicação internos rápidos e eficientes, para fins de segurança (telefone, interfone, alarmes, etc.)?
As funções de recepção são segregadas dos setores de: Compras? Almoxarifados ? Expedição ?
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São preparados relatórios ou boletins de recepção?
Os relatórios ou boletins: a)
São numerados tipograficamente e controlados quanto à emissão em sequência numérica?
b)
São enviados aos setores de compras, recepção, almoxarifados, contas a pagar e contabilidade?
c)
Conta com meios de comunicação internos rápidos e eficientes, para fins de segurança (telefone, interfone, alarmes, etc.)?
Os relatórios ou boletins de recepção são controlados por setor independente do setor emitente, quanto a: a)
Utilização em seqüência numérica?
b)
Conferência, inclusive em confronto com os relatórios da portaria?
É efetuado o cruzamento dos documentos da compra
com os relatórios da recepção, no sentido de verificar que não falte nenhuma documentação de mercadorias recebidas no dia, a conferir e registrar?
É mantida no setor uma via da ordem de compra para registros e controles de ordens liquidadas e ordens a liquidar?
Esses registros e controles incluem: a) Recepção por conta de ordens de compra? b) Entregas efetuadas fora do estabelecimento? c) Inutilização da referida via, para evitar reutilização?
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Quanto às Mercadorias:
As mercadorias recebidas são efetivamente
contadas na recepção e nos almoxarifados?
Para tais casos: a) Existem evidências dessas conferências? b) Existem normas para aceitação ou não, no caso de divergências entre as quantidades recebidas e solicitadas e/ou faturadas?
Sobre o controle de qualidade das mercadorias recebidas: É efetuado de forma rápida e precisa, evitando-se demoras não justificadas para liberação das mercadorias? É efetuada uma adequada segregação física das mercadorias, por ocasião do controle? Existem evidências da execução do controle? Existem normas para aceitação ou não, no caso de má qualidade, má especificação técnica,etc? Entregas efetuadas fora do estabelecimento?
a) b) c) d) e)
Controles Internos na Expedição de Materiais A expedição deve estar suportada por documentação
adequada para efetuar embarques e despachos das mercadorias. Os funcionários da expedição não devem acesso aos
estoques da empresa, nem ter quaisquer atribuições de faturamento e emissão das notas fiscais. O embarque de mercadorias deve ser observado
atentamente por funcionário da empresa, e a checagem adequada deve existir, a fim de confirmar que toda mercadoria embarcada esteja suportada pela devida documentação fiscal. A consolidação de cargas, a fim de diminuir o custo
dos fretes, deve ser considerada sempre que possível.
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Controles Internos na Expedição de Materiais O auditor na condução da auditoria deverá observar os seguintes pontos de CI.
A otimização da utilização do espaço dos caminhões é considerada no seu carregamento?
O transporte dos produtos, por empresas especializadas está suportado por instrumento contratual entre as partes?
São efetuadas cotações de preços periódicas pelo Departamento de Compras?
Os comprovantes do recebimento de mercadorias para transporte são fornecidos pelas empresas transportadoras?
Os fretes só são pagos após a aprovação pelo Departamento usuário?
Existem informações adequadas a respeito do veículo?
O ambiente físico da área da expedição é devidamente segregado das outras áreas?
As assinaturas dos condutores são sempre coletadas nos Pedidos de Faturamento?
Controles Internos no Almoxarifado (Armazenagem de Materiais) O auditor na condução da auditoria deverá observar os seguintes pontos de CI.
Os estoques são mantidos arrumados em ordem e com segurança?
São mantidos registros adequados dos saldos das fichas dos estoques refletindo todas as entradas, saídas e devoluções?
Existe acompanhamento dos níveis de estoque para emitir prontamente quando necessário as solicitações de compras?
Todos os documentos ligados e gerados no almoxarifado são enviados aos departamentos interessados?
O ambiente físico da área dos almoxarifados e devidamente segregado das outras áreas?
Existem estoques da empresa armazenados em depósitos terceirizados?
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Controles Contábeis
O grupo de contas de estoques pertence a área
que recebe maior do auditor, pelo fato de que os valores apresentados no balanço estarem representados por quantidades de unidades de bens ativos que necessitem de comprovação física antes de qualquer outro trabalho. Outra razão que justifica atenção especial neste
exame prende-se ao fato de que um erro na compilação dos estoques trará reflexo direto nas demonstrações de resultados, tendo efeito no custo das mercadorias vendidas.
Controles Contábeis Os objetivos da auditoria em estoques visam determinar se:
Os valores apresentados no balanço estão representados por quantidades físicas de produtos estocados em armazéns da companhia, de terceiros e em trânsito.
Os itens foram avaliados de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos aplicados consistentemente durante o período e com relação ao exercício anterior e também avaliados a preço de custo ou de mercado,dos dois o menor.
As listagens de inventário foram corretamente compiladas, somadas e sumarizadas, estando o total adequadamente refletido no balanço.
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Controles Contábeis
Os critérios
adotados para determinação de preço de custo de produtos em processos são adequados.
Os estoques estão apresentados pelos seus valores líquidos realizáveis, ou seja, foram constituídas as reservas necessárias para estoques obsoletos e de movimentação morosa.
Os estoques de propriedade da companhia, que estão em consignação com terceiros, estão segregados, bem como aqueles que estejam penhorados ou dados em garantia de alguma operação financeira.
Procedimentos de Auditoria nos Estoques “Procedimentos de Auditoria é o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as Demonstrações Contábeis auditadas, e abrangem testes de observância e testes substantivos” Os testes de observância, objetivam à obtenção de uma margem
de segurança de que estão em pleno funcionamento os procedimentos de controle interno adotados pela administração da empresa auditada.
Já os testes substantivos, objetivam à obtenção de evidência
quanto à suficiência, precisão e validade das informações geradas pelo sistema de contabilidade da entidade, dividindo-se em duas partes:
Testes de transações e saldos e
Procedimentos de revisão analítica.
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Podemos discriminar os procedimentos de Auditoria nos Estoques da seguinte forma: a) O procedimento inicial a ser executado pelo auditor, é o confronto entre o saldo apresentado no Balanço e o saldo declarado no livro registro de inventário. As diferenças a maior verificadas na contabilidade pode caracterizar a superavaliação dos estoques, podendo levar o auditor a concluir que ocorreu omissão de receitas.
b) A comprovação física dos estoques também é indispensável. A verificação pode ser realizada através de testes estatísticos, mas, é recomendável que se esteja atento à medida ou extensão.
Quando houver dificuldades para contagem ou medição do
material o auditor deve também apelar para o sentido prático, usando de cubagens, etc., a fim de facilitar o trabalho e não torná-lo demasiadamente lento quanto a verificação. Deve ser procedida a avaliação do controle interno dos estoques, antecedendo a verificação do inventário de modo a ter-se consciência sobre os limites de alcance dos estoques em sua evidenciação e exatidão.
c) O auditor deve proceder obrigatoriamente, ao exame da avaliação dos estoques, pois está correlacionado à comprovação física; analisando os procedimentos da formação dos custos bem como os critérios de avaliação dos estoques. Quando a fixação do valor exigir o conhecimento do preço de
mercado ou de reposição, necessário se faz certificar-se das fontes fornecedoras de dados sobre a realidade dos números como também se o critério adotado respeitou o critério do custo ou mercado, dos dois o menor.
d) A veracidade da expressão contábil dos estoques deve ser verificada através do mais amplo exame dos registros, da realidade física, da exatidão aritmética e do valor, em consonância com a legislação fiscal e os princípios fundamentais de contabilidade. O objetivo é que o auditor certifique-se de que a cifra constante do Balanço, bem como as apropriações aos custos dos bens de venda que se converteram em receitas,representam de forma adequada a posição e a circulação dos estoques.
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e) A abrangência das provas é um critério pessoal do auditor, assim como o método de amostragem, mas, será sempre conveniente que se atribua maior atenção aos bens de maior valor e de maior volume de giro, mas sem tendenciar a amostra.
f)
Quando houver a impossibilidade de verificação dos estoques em armazéns gerais ou ou consignados a terceiros ou de pouca relevância, bem como aqueles gravados por ônus,o auditor pode recorrer a circularizações de correspondências onde se solicitem dados analíticos sobre as mercadorias, tais como: quantidade, qualidade, especificação completa, codificação, tipo de embalagem, obsoletos, danificados ou incompletos; ou a solicitações de certificados de depósitos ou ônus, solicitando sejam assinados por elementos credenciados dos informantes.
g) O auditor deve atentar para a avaliação dos itens dos estoques que por natureza deve ter seus valores minimizados, como: resíduos, refugos, obsoletos avariados e semelhantes. Se a eles foram atribuídos valores equivalentes ou aproximados dos demais itens do estoque.
h) É recomendável que exista uma correlação entre a auditoria dos estoques, e os custos dos produtos vendidos ou mercadorias vendidas e as vendas, através de integrado critério de exame.
i)
Devolução de Vendas - Verificar pelas fichas de estoque, casos de devolução pelos clientes, examinar se as devoluções se processaram com documento fiscal e devidamente lançadas nos livros de entrada de mercadorias; verificar no livro diário e identificar lançamentos contábeis de devoluções.
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Avaliação dos Estoques
A avaliação dos estoques deve ser feita em consonância com o princípio do conservadorismo pelo preço de custo ou mercado, dos dois o menor. Também vários critérios de avaliação podem ser adotados, alguns sofrendo restrições do fisco por conduzir a resultados diferentes. No entanto, uma vez definido, este deve ser uniforme no tempo para obedecer a princípio contábil da uniformidade e caso haja mudança de critério este deve ser objeto de avaliação e evidenciado nas demonstrações através de nota explicativa.
Superavaliação dos Estoques – Causas e Efeitos A saída de mercadorias sem a respectiva emissão do
documento fiscal, resultará naturalmente na falta dessas mercadorias quando do levantamento do Inventário físico no final do período.
Para regularizar esta situação a empresa inclui no livro registro de Inventário as quantidades que deveriam constar fisicamente, superavaliando desta forma os estoques. Esta prática ilícita só poderá ser detectada através de um levantamento específico dessas mercadorias, antes que a empresa regularize de fato esta falta, com a compra/entrada de mercadorias da mesma espécie e quantidades, também desacompanhadas de documento fiscal.
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Superavaliação dos Estoques – Causas e Efeitos
A superavaliação também pode se dar, com o valor unitário das mercadorias e ou produtos superior ao de aquisição. Outra forma de superavaliar os estoques, são erros propositais nos cálculos e nos transportes de valores, ou simplesmente efetuar o registro contábil a maior que o registro de inventário.
Neste caso acabe ao auditor concentrar teste que
busquem a identificação desta prática, tais como contagem física e inspeção de documentos fiscais, a fim de evitar fraudes ou erros através da superavaliação dos estoques.
Subavaliação dos Estoques – Causas e Efeitos
As empresas que se utilizam da prática da subavaliação, avaliando os estoques por valor inferior ao seu valor real; visam precipuamente, elevar o custo das mercadorias e ou produtos vendidos, reduzindo, consequentemente o lucro líquido do exercício, resultando em parcela do imposto de renda a recolher a menor; e induzindo a prática do subfaturamento no período seguinte.
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Subavaliação dos Estoques – Causas e Efeitos Formas de subavaliar os estoques a)
Avaliação por preço inferior ao do período
b)
Diminuição das quantidades físicas
c)
Omissão no arrolamento das mercadorias adquiridas no fim do período.
d)
Erros propositais: Soma, multiplicação, transposição de valores, etc.
Formas de detectar a subavaliação a) Teste envolvendo as últimas aquisições, proceder o levantamento específico.
b) Confronto entre o Inventário e as vendas do mês de janeiro do exercício subseqüente; envolvendo as últimas aquisições.
c) Confronto do registro de Inventário com o Balanço Patrimonial.
“Cut-Off” dos Estoques
É o momento em que os registros e documentos contábeis, refletem o levantamento do inventário. Considera-se o que está registrado até aquele momento no inventário e excluí os posteriores registros, que equivale a materiais não registrados até o momento do corte e não devem ser inventariados.
Deve haver um cuidado em relação a mercadorias já faturadas e não entregues ainda, pois elas devem ser segregadas, isto é, inventariadas e depois excluídas, evitando assim a duplicidade de apropriação.
Também pode ocorrer com as mercadorias entregues (entregas parciais), não registrada a fatura e com mercadorias em viagem (não chegou), mas já registradas.
Deve haver um cuidado muito grande nesses casos, para evitar que eles influenciem duplamente nas demonstrações contábeis.
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“Cut-Off” dos Estoques
Na data do corte, o auditor deve anotar os últimos registros e após verificar as entradas e saídas anteriores e posteriores ao corte, para certificar-se que o inventário está correto. O auditor não pode deixar de investigar os produtos internos, que abrange a movimentação entre o almoxarifado e as seções de produção, de expedição ou de depósito, evitando que ocorra alguma distorção.
Para se assegurar de que não existem valores de um exercício registros em exercício anterior ou posterior, o auditor deve realizar os testes de corte, que podem incluir: pedido de informação a clientes, fornecedores e bancos quanto a direitos e obrigações que devem estar indicados nas demonstrações de determinado exercício e confronto das notas fiscais de venda emitidas até a data do encerramento do exercício com os documentos de despacho, com vistas à confirmação da remessa das mercadorias aos clientes até a data do balanço. A realização da receita de vendas ocorre no momento da entrega das mercadorias ao cliente.
“Cut-Off” dos Estoques
O objetivo da auditoria nos estoques é verificar a
exatidão dos saldos demonstrados no Balanço Patrimonial e/ou declarado no livro próprio de registro de inventário das empresas, adotando alguns procedimentos que visam assegurar a real existência e propriedade dos estoques.
O auditor deve efetuar testes de contagens, anotando-
os em seus papéis de trabalho e examinar as folhas do inventário para constatar a existência dos itens por ele testados. Esses testes devem ser tanto mais numerosos quanto maior for o estoque ou mais complexo e diversificado for o inventário.
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“Cut-Off” dos Estoques
Diante de todo o exposto podemos concluir que a auditoria nos estoques requer um planejamento cuidadoso e investimentos substancial de tempo, custo e empenho.
Mesmo que para algumas empresas estoques nada mais representam que despesas pagas antecipadamente, em outras representam o ativo mais importante a ser examinado, sejam eles relevantes ou não os mesmos objetivos de auditoria são aplicáveis formando instrumento de grande valia para o auditor.
Revisão de Controles Internos de Processos com Foco em Riscos Visa identificar e analisar os riscos relevantes como base para determinar como estes riscos devem ser eliminados, minimizados ou compartilhados.
Através da análise de risco se consideram os aspectos
internos e externos que podem afetar negativamente a habilidade da instituição em gerir, registrar, processar, resumir e prestar informações sobre todos os seus processos que envolvem as operações com estoques.
O controle é exercido por qualquer ação tomada pela direção, assessorada pela auditoria, pelo conselho e por outras partes para gerenciar os riscos e aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos.
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Tratamento das Diferenças de Inventário
A diferença líquida e total do inventário pode não ser significativa
Entretanto, deve-se dar atenção às faltas e
sobras, principalmente às razões que provocaram tais diferenças.
Existe, neste tocante, espaço para que os
auditores formulem sugestões que melhorem os controles, minimizando a ocorrência de tais faltas e sobras.
Análise da Realização dos Estoques Estoques de movimentação morosa, velhos e obsoletos
deverão receber atenção especial do auditor, no que diz respeito à sua realização. Supondo que eles já tenham sido identificados fisicamente nesta fase do seu exame, o auditor deverá concluir sobre a adequação dos critérios adotados para constituições de reservas para desvalorização de tais itens.
Caso não tenham sido identificados, o auditor deverá
selecionar alguns itens para testes de realização que consistirá em confrontar seu custo com o mercado através do exame de notas fiscais de compras recentes e pesquisas que tragam cotações de preços dos produtos sob exame.
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Como Prevenir Perdas e Desperdícios por Erros, Fraudes e Fragilidades de Controles nas Operações que Envolvem Estoques
Economia, eficiência e eficácia são fatores examinados
em uma auditoria Operacional e significam a forma de se avaliar o desempenho de uma organização. Eficiência: Corresponde à relação entre resultados
alcançados e recursos consumidos. Eficácia: Corresponde à consecução dos resultados
econômicos e sociais, é medida pela relação entre os resultados efetivamente alcançados e os pretendidos.
A eficiência e a eficácia podem ser afetadas por erros, desperdícios e fraudes envolvendo as operações que envolvem os estoques.
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ALGUNS EXEMPLOS DE FRAUDES OPERACIONAIS ENVOLVENDO ESTOQUES
Supervalorização dos estoques: Esse tipo de fraude está voltado para operar transferência de recursos entre empresas, onde há a remessa de estoques entre entidades de um mesmo grupo, ou com terceiros. Quando supervaloriza o estoque, no momento da venda o faturamento também estará a maior, fazendo com que haja entrada de recursos em montante superior ao que seria normal.
ALGUNS EXEMPLOS DE FRAUDES OPERACIONAIS ENVOLVENDO ESTOQUES
Estoques obsoletos no ativo
Nesse caso, a provável intenção é manter os estoques no ativo para melhorar o posicionamento sobre a capacidade de de pagamento, demonstrado de forma ilusória para os usuários que a empresa tem mercadorias ou produtos para comercialização e para fazer frente ás dívidas
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ALGUNS EXEMPLOS DE FRAUDES OPERACIONAIS ENVOLVENDO ESTOQUES
Substituição de mercadorias e produtos Tipo de fraude que ocorre quando há o desvio de mercadorias e produtos, onde o fraudador sabe que a organização faz algum tipo de inventário. Sabendo da existência da contagem física, substitui mercadora ou produto furtado por outro de igual peso. Dificilmente em processos de inventário há abertura de caixas para conferência do conteúdo, o que favorece esse tipo de fraude.
ALGUNS EXEMPLOS DE FRAUDES OPERACIONAIS ENVOLVENDO ESTOQUES
Entradas de estoques a menor Ocorrência de fraude que acontece com certa frequência em empresas que costumam não inventariar o seus estoques. Nesse caso, o fraudador dá entrada no sistema pelas quantidades e valores adequados, todavia subtrai os itens de estoque, com a intenção de vendê-los, não raro as vezes, em mercado paralelo.
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ALGUNS EXEMPLOS DE FRAUDES OPERACIONAIS ENVOLVENDO ESTOQUES
Baixa de estoques bons como sendo obsoletos
Da mesma forma que o item anterior, nesse tipo de fraude a intenção é vender produtos ou mercadorias boas em mercado paralelo. O fraudador efetua a baixa dos estoques alegando que estes não têm realização por conta de estarem obsoletos, todavia se encontram em perfeitas condições de utilização.
Caso Prático ALCANCE LTDA
Brainstorning
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Contas Contábeis mais utilizadas para esconder a Fraude
(*)
CAIXA E BANCOS = 17,48 % ESTOQUE = 16,50 % CONTAS A RECEBER = 9,71 % DESPESAS DE VIAGEM = 9,71 % OUTRAS DESPESAS = 7,77 % DESPESAS DE SERVIÇOS DE TERCEIROS = 7,77 % VENDAS = 6,80 % FORNECEDORES = 6,80 CONTAS A PAGAR = 4,85 % CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS = 3,88 % CONTAS DA FOLHA DE PAGAMENTO = 3,88 % OUTRAS = 3,88 % ATIVO PERMANENTE = 0,97 % (*) Fonte: GBE Peritos & Investigadores Contábeis
Pontos de Riscos (Alguns Exemplos) Alta rotatividade em funções “chaves” Organização sem monitoramento adequado Transações incomuns com partes relacionadas Falta de pesquisa sobre colaboradores e/ou
terceiros antes da contratação
Acesso não autorizado a ativos e informações
estratégicas da empresa
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09/04/2014
Inventário / Estoques
Produtos acabados Produtos em elaboração Matéria Prima Estoques em poder de terceiros Estoques de Terceiros em poder da empresa
ATENÇÃO PARA :
Faltas constantes de itens nos estoques Itens obsoletos e de pouca movimentação Baixas por deterioração / obsolescência Remessa de itens para beneficiamento/acabamento, etc Transferências entre depósitos
Os Meios de Prevenção Controles Gerenciais Fortes Auditoria Interna Preventiva / Proativa Rotatividade nas funções Código de Ética para a empresa Avaliação e observação comportamental do pessoal P.Ex.: Linhas de Parentesco Ligações “Românticas” entre Colegas Conflitos de Interesses Segurança Empresarial Corporativa
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Obrigado! Prof. Ibraim Lisboa ibraim.lisboa@hotmail.com ibraim@escoladeauditoriacom.br
Consultor e Instrutor da Escola de Auditoria e Governança Corporativa; Administrador de Empresas, Pós-Graduado em Direito Empresarial, Auditor, Contabilista, Perito, Colaborador e Instrutor de Treinamento do Portal de Auditoria, Especialista em Segurança Empresarial contra Riscos e Fraudes Corporativas. Autor das Obras Eletrônicas (E-books): Manual de Auditoria Interna, Como Formar uma Equipe de Auditores Internos e Auditoria Interna Operacional editadas pela Maph Editora Ltda-Curitiba-PR. Ministra Cursos, Palestras e Seminários Presenciais e In Company para renomadas Empresas e Consultorias em nível Nacional.
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.... Elaborado por: Prof. Ibraim Lisboa
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Considerações Iniciais
Apesar do nome genérico e comumente conhecido de Contas a Receber, elas representam, na verdade, o grupo de RECEBÍVEIS representados por varias contas tais como: Duplicatas a receber de clientes, inclusive provisão para devedores duvidosos e títulos descontados; Adiantamentos diversos, como: a funcionários, a clientes, a fornecedores e empresas filiadas; Aplicações financeiras, Impostos a recuperar; Outros créditos, agrupamentos de outras contas a receber de menor expressão.
Objetivos da Auditoria Os objetivos da auditoria são basicamente os mesmos para todas elas, e podem ser sumarizados como segue: a)
Estabelecer segurança sobre os controles internos mantidos sobre os processos de contas a receber;
b)
Provar que os recebíveis são válidos e reais;
c)
Determinar que os recebíveis estão apresentados corretamente no balanço pelo seu valor líquido realizável e que foi constituída adequadamente a provisão para prováveis perdas;
d)
Identificar se algum recebível foi dado em garantia de alguma operação, se foi descontado, ou, de qualquer outra forma, comprometido.
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Revisão e Avaliação de Processos e Controles Internos de “Contas a Receber” Na revisão do controle Interno de Duplicatas a Receber, Clientes e Outras Contas a Receber, de um modo geral, devem ser observados os seguintes pontos de CI: a)
Os serviços de custódia dos títulos de Contas a Receber devem ser segregados dos serviços de Contabilidade, Caixa e Bancos;
b)
As tarefas do vendedor, caixa, expedição/embalagem e controlador de estoque devem ser separadas entre si;
c)
Os clientes devem ser cadastrados e suas contas controladas individualmente;
d)
Deve haver políticas claras para descontos à vista, concessão de créditos, abatimentos e devoluções de mercadorias;
Revisão e Avaliação de Processos e Controles Internos de “Contas a Receber” e)
Todos os descontos, abatimentos e devoluções devem ter por suporte documentos próprios, pré-numerados tipograficamente/eletronicamente e ter a numeração controlada;
f)
Todos os descontos, abatimentos e devoluções de venda devem ter pessoa responsável para aprovação e/ou autorização previamente indicada;
g)
Os serviços de Cobrança devem ser separados dos serviços de Controle de Contas a Receber e de Caixa;
h)
Todas as mercadorias deverão ser listadas em tabela própria de preços , periodicamente atualizadas e de fácil consulta pelos vendedores;
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Revisão e Avaliação de Processos e Controles Internos de “Contas a Receber”
i)
Todos os valores de venda colocados nas notas fiscais pelo vendedor deverão ser conferidos por pessoa diferente da área de vendas;
j)
Os limites de crédito concedidos aos clientes devem ser previamente definidos pela empresa;
k)
Todos os créditos deverão possuir garantias reais de pagamento futuro;
l)
Deve-se obter conciliação entre o Controle de Contas a receber e os Registros Contábeis;
m) Fluxo de um processo de vendas à vista;
Auditoria de Duplicatas a Receber Questionário para Avaliação dos Controles Internos de Contas a Receber:
É mantido um cadastro de clientes na empresa?
As notas fiscais são numeradas de forma tipográfica ou eletrônica?
A numeração das notas fiscais são controladas por pessoa diferente da área de vendas?
Toda expedição de mercadoria é acompanhada da nota fiscal?
Os créditos a clientes são aprovados previamente?
Existem rasuras ou outros vícios no livro fiscal de registro de saída de mercadorias?
Quem aprova esses créditos?
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Questionário para Avaliação dos CI de Contas a Receber
O responsável pelos serviços de crédito acumula os serviços de vendas?
Existem rasuras ou outros vícios no cadastro de clientes?
São enviados extratos de contas mensais aos clientes?
Quem ouve e adota providências quanto às reclamações dos clientes?
Quem aprova os descontos aos clientes?
Os serviços de cobrança são separados dos serviços e crédito?
Quem controla a confirmação dos clientes quanto aos extratos?
Quem revisa os cálculos de descontos?
Questionário para Avaliação dos CI de Contas a Receber
Os registros no cadastro de cliente são independentes dos serviços de caixa?
As pessoas dos serviços de cadastro e de cobrança são substituídas por rodízios de funções?
Todas as notas fiscais são registradas em livro própario?
Há pessoa, diferente do emissor, para aprovar as notas de devolução?
Os serviços de caixa são independentes dos serviços de Contas a Receber?
Existem produtos ou mercadorias em consignação?
Há uma pessoa que não seja o vendedor para emitir as notas de devolução?
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Questionário para Avaliação dos CI de Contas a Receber
Há pessoa que controla as duplicatas enviadas ao Banco para desconto? Em caso positivo, como se processa o controle?
Há pessoa para controle dos títulos já descontados? Como se processa o controle?
Os títulos em atraso são relacionados periodicamente?
Existe provisão para cobrir as duplicatas de recebimentos duvidosos? Como são realizados os cálculos?
Como é feita a utilização da provisão para créditos de liquidação duvidosa para os casos realmente incobráveis?
Vendedores e/ou representantes fazem cobrança para a empresa? Como se processa o controle e a prestação de contas?
Questionário para Avaliação dos CI de Contas a Receber
Em caso de atraso de Contas ou duplicatas a Receber, há alguém para calcular e controlar os juros?
Há pessoa diferente para conferir o cálculo dos juros?
O Banco remete, normalmente, a relação dos títulos em caução e em cobrança?
As transações de vendas da empresa com seus colaboradores e os adiantamentos de despesas especiais ou adiantamento de viagens são registrados separadamente das Duplicatas a Receber de Clientes?
Há pessoa diferente daquela que calcula juros com autorização para dispensá-los?
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Questionário para Avaliação dos CI de Contas a Receber
Existem preços especiais para vendas realizadas aos colaboradores?
Qual a percentagem dessas vendas com relação ao total?
Existe registro de pedidos rejeitados?
Como se processa o controle de concessão de adiantamentos e/ou de vendas, da prestação de contas e/ou recebimentos dos colaboradores?
Como se processa o controle de pedidos rejeitados? Quais são os critérios adotados pela empresa para a concessão de crédito aos clientes?
Questionário sobre Controle Interno de Vendas
Os pedidos de clientes são revisados e aprovados, antes de aceitos: a)
pelo departamento de vendas?
b)
pelo departamento de crédito?
c)
os pedidos são numerados previamente e controlados para que não falte nenhum?
d)
os pedidos são confrontados com as faturas?
A série numérica das notas fiscais está sendo controlada? Existe controle numérico das faturas? As faturas analisadas são arquivadas?
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Questionário sobre Controle Interno de Vendas
As notas fiscais são conferidas: a)
quanto às quantidades faturadas?
b)
quanto aos preços usados?
c)
quanto aos cálculos?
d)
quanto às condições de pagamento?
O departamento de crédito é inteiramente independente do departamento de vendas?
São preparados relatórios de recebimento para as mercadorias devolvidas pelos clientes?
São preparados relatórios de recebimento para as mercadorias devolvidas pelos clientes?
As notas de crédito emitidas indicam as faturas de vendas, as notas de devolução e os boletins de recebimento, quantidades e condições das mercadorias devolvidas?
Uma vez estudados e avaliados os controles internos, já podemos concluir sobre os mesmos. Teremos atingido os primeiros objetivos de auditoria, e teremos condições de definir procedimentos de auditoria.
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Programa de Auditoria para Contas a Receber
I - Objetivos da Auditoria Verificar se os direitos oriundos de vendas a prazo e outras contas a receber são propriedades da empresa, se estão corretos, sem restrição de uso, penhoras ou garantias, bem como se os serviços estão sendo realizados de acordo com as práticas usuais de controle interno.
II – Escopo do Trabalho Revisão dos procedimentos administrativos e controle interno do processo de Duplicatas e outras Contas a Receber, acompanhados de circularização de saldos no período planejado para os exames
Programa de Auditoria para Contas a Receber III - Teste de validação dos Procedimentos
Duplicatas e Contas a Receber 1.
Obter a composição de duplicatas a Receber, (Aging List) considerando as datas de vencimento;
2.
Selecionar os valores significativos para circularização dos valores a receber;
3.
Solicitar à direção da empresa que prepare as cartas aos clientes para a confirmação dos saldos;
4.
Controlar e receber as cartas devolvidas pelos clientes efetuando a conciliação dos valores;
5.
Atentar para todas as informações fornecidas pelos clientes, investigando-as cuidadosamente, se for necessário;
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Programa de Auditoria para Contas a Receber 6.
Realizar o levantamento dos títulos em atraso por vencimento e por natureza de cliente;
7.
Obter as informações sobre os procedimentos que estão sendo adotados para recebimento das contas em atraso;
8.
Selecionar alguns registros de duplicatas no cadastro do cliente e comparar com o movimento de Caixa, Bancos e Cobrança, se for necessário;
9.
Comparar os registros selecionados com os critérios adotados pela empresa para a concessão de crédito;
10. Efetuar uma reconciliação e um levantamento analítico dos títulos em carteira, endossados, negociados ou consignados a portadores; 11. Verificar os casos de dispensa de cobrança de juros de contas e/ou duplicatas a receber em atraso, investigando os motivos da dispensa e se quem os fez, está adequadamente autorizado;
Programa de Auditoria para Contas a Receber 12. Verificar as prestações de contas dos adiantamentos concedidos a colaboradores da empresa, por motivo de viagens a serviço ou por outros, e relacionar os casos de atraso; 13. Investigar os casos de atraso nas prestações de contas, anotando todas as justificativas fornecidas pelos auditados; 14. Conferir, por teste, algumas contas de clientes desde o fornecimento de créditos até sua liquidação e baixa nos registros auxiliares; 15. Verificar se os impostos sobre vendas estão sendo calculados e conferidos adequadamente; 16. Verificar a existência de substituição de duplicatas em atraso por outros títulos: notas promissórias, triplicatas etc.; 17. Examinar, minuciosamente, estes casos e os motivos de sua existência;
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Programa de Auditoria para Contas a Receber 18. Verificar se as devoluções de mercadorias correspondem a boletins de entrada no estoque e se estão devidamente autorizados e dentro dos procedimentos preestabelecidos; 19. Investigar se as duplicatas descontadas estão sendo encaminhadas e controladas adequadamente; 20. Relacionar as duplicatas devolvidas pelo Banco e seus respectivos motivos; 21. Verificar se as duplicatas devolvidas estão sendo encaminhadas para a área de cobrança da empresa; 22. Relacionar e investigar os casos existentes de reclamações de clientes.
Procedimentos de Auditoria I - Confirmação de Saldo(Circularização) Este talvez seja o mais importante procedimento de auditoria para provar que os valores apresentados como recebíveis são válidos e reais. Consiste em enviar carta aos clientes escolhidos para teste, solicitando que confirmem diretamente aos auditores o saldo de sua conta em determinada data. TIPOS DE CONFIRMAÇÃO: POSITIVA: “Em preto” – O documento contém determinadas informações a serem confirmadas “Em Branco” – O documento não contém a informação requerida, solicitando que esta seja repassada ao auditor. NEGATIVA: Estabelece-se que a fonte só deverá responder à Circular caso não concorde com a informação contida.
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Procedimentos de Auditoria
I - Confirmação de Saldo(Circularização) A seleção dos clientes a serem confirmados poderá ser por amostragem dirigida para os maiores saldos, ou aleatoriamente, visando cobrir também o exame da adequação do controle interno, ou ainda dirigida aos saldos antigos, saldo zero. A mais comum é uma amostragem que envolva todas as formas mencionadas.
Exemplo de Carta de Circularização São Paulo, 15 de março de 2009. Ao Sr. Manoel Bandeira Rua do Encosto , nº 171 Morro Velho-RO
PEGA LEVE LTDA
Queira por gentileza informar, diretamente aos nossos auditores: Audib, SRTV, W3 508, Edificio Record, 5º andar, sala 580 , o saldo de nossa conta a receber de V.Sa, em 30 de maio de 20x1, no montante de R$ 30.000,00. Caso seja encontrada alguma divergência entre o valor acima e seus registros, pedimos a gentileza de fornecer os detalhes aos nossos auditores no espaço a seguir. Para sua comodidade, anexamos envelope selado para envio da resposta. Atenciosamente, PEGA LEVE LTDA De acordo
Discordo - Detalhes: ______________________________
_________________________________ Manoel Bandeira
Rua Águas de Março, 9 - Ed. Record – 5º andar - Bairro Força Bruta - São Paulo-SP
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Procedimentos de Auditoria II - Exames Alternativos Para as cartas não respondidas após determinado período, é enviado um segundo pedido. No caso de este ultimo não ser respondido, o auditor poderá julgar a conveniência de confirmar o saldo pessoalmente ou efetuar o chamado exame alternativo, que consiste no seguinte: Quando se tratar de duplicatas não liquidadas, compor todas as operações que deram origem ao saldo, através do exame de todos os documentos e registros gerados nessas operações, quais sejam: pedidos de vendas, aprovação de crédito, faturas, canhotos e conhecimentos de embarque, lançamentos nos razões auxiliar e controles de estoques.
Procedimentos de Auditoria
Examinar liquidação no período subsequente. O saldo constante do controle base para confirmação, liquidado após a data base, é saldo válido naquela data. Este exame é feito através dos lançamentos das contas do razão de bancos e contas de clientes. Para se obter um bom resultado na confirmação de saldo, um controle eficiente deve ser mantido sobre a mesma, o que pode ser feito através da relação de clientes selecionados, com seus respectivos saldos, e do acompanhamento pela auditoria do progresso das respostas à confirmação.
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Exame das Confirmações Recebidas
As confirmações recebidas também deverão ser examinadas detalhadamente, o que inclui os seguintes procedimentos:
As respostas devem ser separadas em dois grupos: a)
confirmações sem exceções
b)
confirmações com exceções
As respostas confirmadas sem exceções deverão ser referenciadas diretamente com os saldos apresentados no controle (balancete) de contas a receber.
As respostas que apresentarem observações ou inconsistências deverão ser examinadas de acordo com a natureza dessas exceções.
Exame das Confirmações Recebidas
Exemplos de exceções, e os procedimentos do auditor diante delas:
a)
Respostas sem assinatura do cliente confirmado. Deverão ser consideradas não respondidas e o auditor deverá proceder aos testes alternativos.
b)
Respostas com informações chamadas gratuitas (Como por exemplo, data do pagamento).
Essas informações deverão ser examinadas quanto à data em que foram correspondidas nos registros da Empresa (caixa ou bancos e duplicatas a receber). Esse exame servirá para mais uma vez testar o controle interno e identificar a existência de fraude
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Exame das Confirmações Recebidas
c)
Respostas com outras informações - Por exemplo: “não temos condições de informar o saldo acima”, “não recebemos tal mercadoria”,”faturas não conferem com nossos registros”. Essas informações prejudicam o resultado da confirmação, devendo o auditor considerar o pedido de confirmação como não respondido e proceder aos exames alternativos.
d)
Respostas com saldos divergentes - O auditor deverá investigar a natureza de tais divergências e fornecer uma cópia ao pessoal da empresa para as devidas conciliações; em geral essas divergências surgem devido à defasagem no registro das operações entre as duas empresas
Exame da Realização das Contas a Receber
A realização das contas a receber envolve o processo de auditoria voltado para a determinação de que os valores das contas a receber são líquidos e realizáveis.
Neste caso, o auditor, ao determinar que as contas a receber são direitos efetivos contra os devedores e são reais, precisa certificar-se de que, embora estas se constituam direitos efetivos contra os devedores, serão realmente recebidas.
Usualmente, as empresas utilizam-se da prática fiscal da constituição de uma provisão para perdas, por meio de um percentual fixo calculado sobre as contas a receber, sem se importar quanto à suficiência dessa provisão.
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Exame da Realização das Contas a Receber
O auditor, ao verificar a realização das contas a receber, deve programar seu trabalho de forma a examinar aquelas contas a receber de difícil realização, após o qual deve confrontar com a provisão constituída pela empresa, para determinar sua razoabilidade.
Um possível encaminhamento para a determinação da ausência da provisão poderia estar calcado em: a)
Obtenção da listagem das contas a receber por idade (aging), determinando os clientes em atraso ou os de difícil realização;
b)
Discussão com a gerência encarregada das contas a receber para explicações dos atrasos e identificação dos clientes de difícil realização;
c)
Obtenção de resposta de advogados externos com a situação dos processos movidos contra os clientes e suas possibilidades de recebimentos;
d)
Discussão com a gerência jurídica da empresa.
Riscos Operacionais
Os riscos operacionais são: Inadimplência Falta de Política Eficaz para concessão de Créditos Fraudes e Desvios em Recebíveis
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Auditoria em Outras Contas a Receber
Adiantamentos Diversos
Fornecedores
Clientes
Empresas Coligadas (Grupo Empresarial) Industrial Comercial Prestação de Serviços
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Considerações Iniciais
A Auditoria Interna avalia operacionalmente os processos de Contas a Pagar, quanto aos riscos e sistemas de controles, identificando aspectos de ineficiência, desperdícios e práticas abusivas, recomendando subsídios para melhorar a gestão dos recursos aplicados.
Planejamento No planejamento inicial da auditoria se procura:
Levantar as necessidades e carências de informações gerenciais
Delimitar o que será realizado e/ou o que se precisa conhecer
Definir as diretrizes e prioridades, aliando-as aos objetivos estratégicos da administração
Constatar as facilidades, recursos disponíveis e flexibilidade necessária para se contornar possíveis situações imprevistas ou sazonais que possam ocorrer durante as diversas etapas da auditoria.
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Revisão e Avaliação de Processos e Controles Internos em Contas a Pagar Na revisão de Controle Interno e Processos de Duplicatas a pagar, Fornecedores e outras Contas a Pagar, devem ser observados os pontos de “CI” seguintes:
As compras devem ser realizadas de acordo com alguma modalidade de licitação, definida pela empresa ou por definição legal;
Deve ser indicada, previamente, a(s) pessoa(s) para autorizar e aprovar contas;
A empresa deverá escalonar os valores das aquisições para definir os níveis de aprovação e autorização das compras;
Os serviços de compras devem ser separados dos serviços de recebimento dos materiais ou bens, dos serviços de pagamento e dos serviços de contabilidade;
Revisão e Avaliação de Processos e Controles Internos em Contas a Pagar
Os serviços de controle do “Contas a Pagar” devem ser separados de Compras, de Estoques, Tesouraria e Contabilidade; Devem ser mantidos registros individuais para controle dos pagamentos, de acordo com as datas de vencimento; As pessoas que aprovam ou autorizam compras não devem ser as mesmas que assinam os cheques para pagamento ou assinam “autorização bancária” para créditos bancários dos favorecidos; A documentação comprobatória deve ser cancelada após os pagamentos.
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Questionário para Avaliação dos Processos e “CI” de “Contas a Pagar” PROCEDIMENTOS:
É mantido um cadastro de Contas a Pagar em sua empresa?
Existe controle das datas de vencimentos de forma a evitar pagamentos de multas e juros por atraso nos pagamentos?
Todos os documentos comprobatórios das comprovações são originais?
É realizada uma conferência prévia de todos os processos de Contas a Pagar?
A pessoa responsável pelos serviços de Contas a Pagar é independente dos serviços de Compras, Estoques, Financeiro e Contabilidade?
Questionário para Avaliação dos Processos e “CI” de “Contas a Pagar”
A pessoa responsável tem contato direto com os fornecedores?
Os títulos representativos de obrigações a vencer estão adequadamente protegidos e guardados em lugar seguro?
Como são arquivados os títulos pagos?
Existem registros individualizados para controle dos títulos e demais obrigações a pagar?
Os dividendos a pagar obedecem os critérios de controles numéricos, cronológicos, individual e legal das ações?
A empresa recebe descontos por antecipação de pagamentos dos fornecedores? Como se processa esse controle?
As dívidas a prestações de curto e longo prazo têm regime especial para aprovação ou autorização?
.... Elaborado por: Prof. Ibraim Lisboa
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Questionário para Avaliação dos Processos e “CI” de “Contas a Pagar”
Quem aprova ou autoriza essas dívidas? Existe controle para liquidação das obrigações em prestações? Existe liquidação de obrigação em conta bancária? Existem liquidações de obrigações por ordem de pagamento?
Os cheques emitidos para cobertura das ordens de pagamento são emitidos nominalmente em nome do banco?
Existe pagamento de credor mediante acerto de contas? Como se processa o controle?
A empresa realiza o processo de reformar obrigações?
Todos os documentos comprobatórios da obrigação liquidado são cancelados após os pagamentos?
Procedimentos de Auditoria I - Confirmação de Saldo(Circularização) Este talvez seja o mais importante procedimento de auditoria para provar que os valores apresentados como obrigações são válidos e reais. Consiste em enviar carta aos fornecedores escolhidos para teste, solicitando que confirmem diretamente aos auditores o saldo de sua conta em determinada data. TIPOS DE CONFIRMAÇÃO: POSITIVA: “Em preto” – O documento contém determinadas informações a serem confirmadas “Em Branco” – O documento não contém a informação requerida, solicitando que esta seja repassada ao auditor. NEGATIVA: Estabelece-se que a fonte só deverá responder à Circular caso não concorde com a informação contida.
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Procedimentos de Auditoria
I - Confirmação de Saldo(Circularização) A seleção dos fornecedores a serem confirmados poderá ser por amostragem dirigida para os maiores saldos, ou aleatoriamente, visando cobrir também o exame da adequação do controle interno, ou ainda dirigida aos saldos antigos, saldo zero. A mais comum é uma amostragem que envolva todas as formas mencionadas.
Procedimentos de Auditoria II - Exames Alternativos Para as cartas não respondidas após determinado período, é enviado um segundo pedido. No caso de este ultimo não ser respondido, o auditor poderá julgar a conveniência de confirmar o saldo pessoalmente ou efetuar o chamado exame alternativo, que consiste no seguinte: Quando se tratar de duplicatas não liquidadas, compor todas as operações que deram origem ao saldo, através do exame de todos os documentos e registros gerados nessas operações, quais sejam: pedidos de compras, aprovações , faturas, relatórios de recebimentos, lançamentos nos razões auxiliares e controles de estoques.
.... Elaborado por: Prof. Ibraim Lisboa
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Procedimentos de Auditoria
Examinar liquidação no período subsequente. O saldo constante do controle base para confirmação, liquidado após a data base, é saldo válido naquela data. Este exame é feito através dos lançamentos das contas do razão de bancos e contas de fornecedores. Para se obter um bom resultado na confirmação de saldo, um controle eficiente deve ser mantido sobre a mesma, o que pode ser feito através da relação de fornecedores selecionados, com seus respectivos saldos, e do acompanhamento pela auditoria do progresso das respostas à confirmação.
Exame das Confirmações Recebidas
As confirmações recebidas também deverão ser examinadas detalhadamente, o que inclui os seguintes procedimentos:
As respostas devem ser separadas em dois grupos: a)
confirmações sem exceções
b)
confirmações com exceções
As respostas confirmadas sem exceções deverão ser referenciadas diretamente com os saldos apresentados no controle (balancete) de contas a pagar.
As respostas que apresentarem observações ou inconsistências deverão ser examinadas de acordo com a natureza dessas exceções.
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Exame das Confirmações Recebidas
Exemplos de exceções, e os procedimentos do auditor diante delas:
a)
Respostas sem assinatura do cliente confirmado. Deverão ser consideradas não respondidas e o auditor deverá proceder aos testes alternativos.
b)
Respostas com informações chamadas gratuitas (Como por exemplo, data do pagamento).
Essas informações deverão ser examinadas quanto à data em que foram correspondidas nos registros da Empresa (caixa ou bancos e duplicatas a pagar). Esse exame servirá para mais uma vez testar o controle interno e identificar a existência de fraude
Exame das Confirmações Recebidas
c)
Respostas com outras informações - Por exemplo: “não temos condições de informar o saldo acima”, “não recebemos tal mercadoria”,”faturas não conferem com nossos registros”. Essas informações prejudicam o resultado da confirmação, devendo o auditor considerar o pedido de confirmação como não respondido e proceder aos exames alternativos.
d)
Respostas com saldos divergentes - O auditor deverá investigar a natureza de tais divergências e fornecer uma cópia ao pessoal da empresa para as devidas conciliações; em geral essas divergências surgem devido à defasagem no registro das operações entre as duas empresas
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Programa de Auditoria para Contas a Pagar
I – OBJETIVOS DA AUDITORIA Verificar se as obrigações oriundas de compras a prazo, e adiantamentos a fornecedores e outras contas a pagar estão corretas, bem como se os serviços estão sendo realizados de acordo com as práticas usuais de controle interno.
II – ESCOPO DO TRABALHO Revisão dos procedimentos operacionais de controle interno, de duplicatas e outras contas a pagar, acompanhados de circularização de saldos no período planejado para os exames.
Programa de Auditoria para Contas a Pagar III – TESTE DE VALIDAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 1.
Obter a composição de duplicatas a pagar considerando as datas de vencimento;
2.
Selecionar os valores significativos para circularização dos valores a pagar;
3.
Solicitar à direção da empresa que prepare as cartas aos fornecedores para a confirmação dos saldos;
4.
Controlar e receber as cartas devolvidas pelos fornecedores efetuando a conciliação dos valores;
5.
Atentar para todas as informações fornecidas pelos fornecedores, investigando-as cuidadosamente se for o caso;
6.
Examinar os contratos e calcular os juros e as multas, se for o caso, das contas a pagar em atraso, com base na compsição realizada no item “1” anterior;
7.
Obter as informações sobre os procedimentos que estão sendo adotados para pagamento das contas em atraso;
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Programa de Auditoria para Contas a Pagar 8.
Selecionar alguns registros de duplicatas no cadastro de contas a pagar e comparar com o movimento de caixa e bancos, se for o caso;
9.
Verificar, em teste, se estão devidamente inutilizados todos os documentos comprobatórios de pagamentos realizados;
10. Verificar se os descontos concedidos pelos fornecedores estão registrados adequadamente; 11. Examinar os contratos e os cálculos dos empréstimos corrigíveis monetariamente; 12. Relacionar e investigar, com detalhes, os casos de reformas de obrigações, anotando os motivos e demais detalhes; 13. Investigar e relacionar a existência de pendências judiciais sobre obrigações assumidas pela empresa; 14. Examinar, minuciosamente, os motivos da existência de pendências judiciais sobre as obrigações da empresa; 15. Examinar os casos de adiantamentos a fornecedores, do ponto de vista legal.
Exame das Contingências e Provisões Diversas
Quando a empresa tem conhecimento de um passivo, mas não pode apurar o valor correto, contabiliza-o como contingência. Exemplo: Ações judiciais Trabalhistas, do Consumidor, Cível, dentre outras; Multas relativas aos órgãos fiscalizadores em geral (Autos de Infração Trabalhista, da receita Federal, Notificações Fiscais de Lançamento de Débito do INSS e FGTS, dentre outras congêneres).
.... Elaborado por: Prof. Ibraim Lisboa
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Riscos Operacionais
Fraudes e desvios em pagamentos;
Aquisições sem aprovação e autorização;
Alteração de dados;
Falsificação de dados;
Reapresentação de documentos liquidados.
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Auditoria Operacional em Logística Ferramenta para avaliar o processo logístico Interno
Introdução
Para auxiliar a Gestão interna das empresas na área de logística, vem
crescendo a importância da auditoria logística que é um processo pelo qual as empresas se submetem para averiguar como as atividades estão sendo desenvolvidas bem como se os controles internos estão adequados considera.
A Logística Empresarial, aliada às diferentes áreas existentes nas
organizações, vem ocupando cada vez mais espaço no processo de gerenciamento dessas, agregando valor aos produtos e serviços oferecidos e satisfazendo às necessidades e desejos dos clientes.
www.portaldeauditoria.com.br
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Introdução Introdução
Também se constitui em vantagem competitiva para as organizações, pois elas conseguem satisfazer seus clientes no quesito qualidade e pontualidade na entrega dos produtos e serviços, entregando bens e serviços ao cliente final, no prazo e especificações desejadas, ao menor custo possível. A logística se encarrega de melhorar o nível de rentabilidade da distribuição, pelo planejamento, organização e controle das atividades de transporte e armazenagem, facilitando o fluxo de materiais e informações. Assim, pode-se afirmar, que a logística empresarial tem por finalidade armazenar e fazer com que os bens produzidos ou matérias-primas cheguem aos destinatários finais com qualidade, no tempo desejado, a um custo reduzido.
Introdução II A logística empresarial é composta de atividades primárias (transporte,
manutenção de estoques e processamento de pedidos), as quais possuem fundamental importância na redução de custos e maximização do nível de serviços.
As demais atividades (armazenagem, manuseio de materiais, embalagem,
suprimentos, planejamento e sistemas de informação) são consideradas atividades de apoio, pois dão suporte às atividades primárias com o intuito de satisfazer e manter clientes, além de maximizar a riqueza dos proprietários, integrando assim, a logística interna da organização
Tendo em vista que a logística interna é de suma importância para
as organizações, pois engloba o fluxo de informações e materiais no interior dessas, serão abordados os seguintes tópicos: Planejamento das Necessidades de Materiais (MRP), Gestão de Estoques, Suprimentos, Recebimento e Manuseio de Materiais e Programação das Operações.
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Objetivos O objetivo geral, é fornecer metodologia e ferramentas que levem os
interessados conhecer e analisar a situação da área de logística interna e operações da empresa, desenvolvendo um pensamento reflexivo, criativo e crítico acerca do conteúdo de logística empresarial da organização, sob uma ética empreendedora. São objetivos específicos: verificar como são desenvolvidas as atividades referentes à logística interna na organização; analisar as atividades da logística interna e operações da empresa; investigar como ocorre o Planejamento das Necessidades de Materiais , bem como a programação das operações, estoques e suprimentos no setor produtivo; levantar os procedimentos de recebimento e manuseio de materiais adotados pela empresa. Este Curso (Auditoria Operacional em Logística Interna), fornecerá aos participantes itens de avaliação, tópicos para análise, dicas de aperfeiçoamento e vários chek-lists como ferramenta prática para avaliação do processo logístico interno de uma empresa, que servirá como base para a estruturação de um programa de auto-avaliação (Control Self-Assessment - CSA) que vai identificar as oportunidades de melhoria na logística interna da empresa.
FLUXO MACRO DA LOGÍSTICA Fluxo Logístico
Introdução
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FLUXO INTERNO DA LOGÍSTICA - Atividades
Introdução
Fluxo Logístico Interno – Áreas Envolvidas
Fluxo Logístico
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•Analise a logística •Avalie a logística •Check a logística •Aperfeiçoe a logística
Auditoria em Logística Interna
a logística Analise Analise Analiseaalogística logística a logística Avalie Avalie Avalieaalogística logística a logística Check Check Checkaalogística logística a logística Aperfeiçoe Aperfeiçoe Aperfeiçoeaalogística logística www.portaldeauditoria.com.br
Auditoria Logística
Bruno Albuquerque Douglas Martins Felipe Silva Marcos F. Pereira Suelen da Graça
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As empresas tem passado por profundas alterações, dentre as principais questões relacionam se :
O crescimento da competição global; Novas filosofias de produção; Ênfase no uso de tecnologia de informação (TI); Integração das atividades que agregam valor na cadeia de suprimentos. Nesse ambiente competitivo, a logística tem obtido maior visibilidade e importância, assumindo assim um papel estratégico nas organizações.
Auditoria: Tradicionalmente, o exercício da auditoria é a pratica de verificação dos registros contábeis que compreende o exame de documentos, livros e registros. Sob a ótica administrativa, a auditoria contribui para redução da ineficiência, negligência, incapacidade e desonestidade dos fatores de um processo. Pode se entender a auditoria como uma avaliação planejada, independente e documentada para determinar: Conformidade com exigências escritas (acordos planejados). Eficiência daquelas exigências em satisfazer os controles básicos da gerencia. Por tanto, a auditoria é uma função administrativa que exerce a verificação/constatação/validação em cima dos principais níveis empresariais (operacional/tático/estratégico).
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Auditoria Logística: Um efetivo sistema de controle logístico requer, dentre outras coisas, um levantamento periódico, preciso e relevante das informações do desempenho das atividades realizadas. Uma avaliação periódica do sistema logístico deve fazer parte da estratégia logística de qualquer organização. Um sistema de controle pode perder sua eficiência se as informações disponíveis não forem perfeitas. As informações passadas pela auditoria são usadas para estabelecer novos pontos de referencia, com os quais os relatórios são gerados, podendo assim corrigir possíveis erros.
Auditoria logística é uma ferramenta útil pois permite:
Identificar dados chaves necessários para um efetivo gerenciamento de custos, do serviço ao cliente.
Detalhar e melhor entender o ambiente, o que é um primeiro passo essencial no processo de desenvolvimento da estratégica logística.
Auditar as funções logísticas para verificar se o sistema logístico esta atingindo os requisitos do mercado, a um custo competitivo, com flexibilidade e, dentro de um custo adequado.
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Um programa de auditoria deve ser conduzido rotineiramente, embora o período entre as auditorias possa variar conforme a empresa. Empresas de excelência conduzem auditorias logísticas em uma base regular de pelo menos uma vez ao ano e algumas vezes com uma freqüência maior para garantir um melhor monitoramento e uma capacidade maior de resposta rápida mediante as mudanças no mercado. Uma das razoes da auditoria logística é desenvolver um banco de dados para avaliar os vários componentes do sistema operacional logístico e identificar as melhorias de produtividade. Sendo necessário identificar, coletar, e analisar os dados que melhor descreverão os atuais custos e níveis de serviço ao cliente.
Cada vez mais a guerra comercial se dá no campo do conhecimento e informações , onde uma empresa torna – se competitiva quando ela tem capacidade de coletar e fazer uso de informações relevantes com propriedade, discernimento e inteligência. Satisfazer clientes com produtos e serviços de qualidade, certamente requer um levantamento de informações confiáveis e a tempo . Entretanto, para alcançar tal objetivo, não é suficiente que as empresas saibam o que o cliente quer, mas que saibam também, se seus recursos e praticas operacionais são capazes disso. Vale lembrar: O mercado logístico esta em plena expansão no Brasil e que muitas empresas lideres mundial estão instalando suas bases em território brasileiro. Estas empresas oferecem serviços diferenciados, atacando diretamente clientes altamente potenciais. E isso, por sua vez, acaba por elevar consideravelmente o grau de exigências dos mesmos. Neste contexto, somente as empresas bem planejadas e com solidez de suas estratégias poderão disputar com igualdade de condições a difícil batalha da conquista e fidelização dos clientes
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Bibliografia: Administração estratégica em busca do desempenho superior; Chiavenato, Idalberto; 1º edição ; Ed. ISBN Administração da produção; Piero Laugeni, Fernando; 2° edição; Ed. ISBN Auditoria da qualidade; Rabelo, A.R.C ; Ed Qualitymark. (1998)
Auditoria nas Atividades de Recebimentos Analise a atividade de recebimento Avalie processos e controles da atividade de recebimento Analise as operações envolvendo a área de Docas Check os processos e controles operacionais de recebimentos Aperfeiçoe as atividades de recebimento www.portaldeauditoria.com.br
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Auditoria nos Almoxarifados, Depósitos e CDS Analise a atividade de estocagem Avalie os processos de estocagem Check os processos e controles operacionais de estocagem
Verifique a existência de rotinas para manuseio, estocagem e separação de pedidos
Aperfeiçoe as atividades de estocagem www.portaldeauditoria.com.br
Auditoria na Movimentação e Estocagem em Processo Analise os processos de movimentação e estocagem de produtos/materiais em processo.
Avalie a atividade de movimentação e estocagem em processo CDS Check os processos e controles existentes para movimentação e estocagem em processo
Verifique a existência de indicadores de movimentação e estocagem ineficientes
Aperfeiçoe a movimentação e estocagem em processo www.portaldeauditoria.com.br
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Auditoria em Processo de Embalagem, no Fluxo da Movimentação e Armazenagem de Materiais
O que é embalagem? Conceito do sistema de embalagem Analise as atividades do processo de embalagem Check os processos e controles relacionados com as atividades de embalagem
Aperfeiçoe as atividades do sistema de embalagem www.portaldeauditoria.com.br
Auditoria em Armazéns de Produtos Acabados Analise as atividades operacionais do armazém de produtos acabados
Check os processos e controles das atividades de armazenagem
Aperfeiçoe as atividades de armazenagem www.portaldeauditoria.com.br
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Auditoria na Expedição Analise as atividades operacionais da expedição
Check os processos e controles da atividade de expedição
Verifique a existência de indicadores de uma expedição eficiente www.portaldeauditoria.com.br
Auditoria no Layout Operacional Analise a estrutura e organização do layout frente as necessidades da empresa
Check a performance operacional de seu layout
Aperfeiçoe a performance do seu layout e aumente sua eficiência operacional www.portaldeauditoria.com.br
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Auditoria nos Métodos de Trabalho Analise a perfomance dos métodos de trabalho
Avalie a necessidade de novos projetos para métodos de trabalho
Check a eficiência dos métodos de trabalho aplicados nas operações www.portaldeauditoria.com.br
Auditoria em Segurança e Ergonomia (NR.17)
Analise as condições de segurança e ergonomia nas operações logísticas
Verifique a existência de indicadores de ergonomia e segurança inadequadas
Check e avalie as operações que envolvem segurança e ergonomia no processo logístico www.portaldeauditoria.com.br
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Auditoria do PCP-Planejamento e Controle da Produção
Analise as atividades operacionais do PPCP
Check os processos e controles do PPCP(Diagnóstico)
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•Analise como é executada a manutenção dos equipamentos envolvidos nas operações logísticas •Check a existência de programas integrados para manutenção de equipamentos
Auditoria na Manutenção de Equipamentos
Analise como é executada a manutenção dos equipamentos envolvidos nas operações logísticas
Check a existência de programas integrados para manutenção de equipamentos. Ex: Manutenção preventiva de Empilhadeiras. Análise da aquisição das empilhadeiras (Aluguel – reduz custo de manutenção) www.portaldeauditoria.com.br
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Elaboração de Relatórios Eficazes de Auditoria Para elaborar o relatório formal , na conclusão devemos considerar que:
Um relatório de auditoria deve ser um resumo auto explicativo.Essa proposta não é recomendada, tanto quanto o relatório deve ser adequadamente preenchido, tornando as probabilidades de ações improváveis.
O relatório deve complementar a reunião de feedback, proporcionando aos presentes os documentos e linhas gerais a serem seguidos.
O relatório também serve como um documento base para se obter os
indicadores de desempenho das possíveis melhorias em auditorias futuras
Como o relatório é parte mais importante, deve ser bem escrito e fácil de
entender, objetivo, sem erros de qualquer tipo. É o produto final da auditoria.
Por meio deles decisões são tomadas a curto, médio e longo prazo; Muitas decisões contidas nos Relatórios selam destinos de vidas humanas e norteiam os rumos da humanidade
Obrigado! Prof. Ibraim lisboa
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