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La tematica della programmazione e controllo nelle istituzioni pubbliche è oggi più che mai all’ordine del giorno, in un contesto che si caratterizza per alcuni specifici elementi distintivi, che si possono così sintetizzare: 1. criticità dell’attuale ruolo delle P.A., che si trovano ad affrontare nuovi compiti, caratterizzati da superiore complessità, a fronte di risorse scarse; 2. visione di più ampio respiro, dopo il compimento delle fasi di integrazione economica e monetaria europea, percorso avviato negli anni ’50, con progressivi sviluppi, particolarmente marcati, negli anni ’90; 3. necessità di reperire nuove fonti e nuovi canali di finanziamento, legando la ricerca di risorse ad una più elaborata ed efficace progettazione di interventi sul territorio; 4. rivalutazione, in seguito a riforme istituzionali e ad una diversa concezione dei rapporti centro-periferia, della posizione e del ruolo dell’Ente Regione. Le Pubbliche Amministrazioni, ed in particolare gli Enti di governo locali, sono pertanto costretti a ripensare il proprio posizionamento strategico ed il proprio ruolo, o quantomeno a confrontarsi con una maggiore autonomia decisionale ed un più ampio margine di gestione a livello economico-finanziario.
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Sistema dei controlli Con il termine “sistema dei controlli” ci si riferisce a processi e attività anche assai diversi fra loro (per oggetto, normativa di riferimento, obiettivi, procedure, collocazione, etc.) ma tutti finalizzati a favorire una gestione più efficace ed efficiente delle risorse umane, finanziarie e strumentali dell’azienda, attraverso la verifica continua dei programmi attuativi, dei processi, delle attività e dell’organizzazione. Ciò (e sempre più) in una logica di accountability sia interna che esterna, per meglio "rendere conto" delle proprie attività in termini di trasparenza comportamentale, amministrativa, gestionale, strategica ed economica. Da un punto di vista operativo, il sistema dei controlli si basa su un continuo confronto tra obiettivi e risultati di un’attività, di un progetto o di un programma, individuando i fattori di rischio del processo analizzato e agendo in un’ottica multidimensionale (prevenzione, revisione, rimozione) al fine di favorire una gestione più efficace ed efficiente delle risorse attraverso la verifica continua delle politiche aziendali, dei programmi attuativi, dei processi e delle attività. .
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Tipologie e dimensioni dei controlli Tipologie ‣ Controllo strategico: supporta l’attività di programmazione strategica e di indirizzo politico amministrativo dell’azienda ‣ Controllo di gestione: supporta l’attività di programmazione operativa e di verifica del raggiungimento degli obiettivi del management aziendale ‣ Controllo di regolarità amministrativo-contabile: è fondato sul tradizionale obiettivo di garantire la legittimità, la correttezza e la regolarità dell’azione amministrativa Oggetto ‣ Controllo delle politiche: quando si verifica il grado di realizzazione delle politiche e l’impatto sul contesto socio-ecomico di riferimento, si misurano gli scostamenti e si individuano le scelte per rioGestione rientare le strategie ‣ Controllo de risultati: quando si verifica il grado di raggiungimento degli obiettivi programmati, delle risorse utilizzate, si misurano gli scostamenti e individuano le azioni correttive per riorientare la gestione
Analisi dei rischi
Accredita! mento
Monitoraggio
Sistema ‣ Controllo delle norme: informativo quando si verifica il rispetto dei precetti contenuti in norme di disciplina di determinati ambiti e/o settori, si rileva la non conformità, si definiscono le azioni per garantirne l’ottemperanza
Responsabilità ‣ Ruolo del controller: presidio delle attività di controllo, verifica dei risultati, sensibilizzazione dei decisori
‣ Supportare le scelte dei decisori (amministrazione, management) ‣ Accrescere l’accountability interna ed esterna Attività ‣ Definizione degli ambiti di controllo ‣ Definizione degli strumenti e indicatori di controllo ‣ Rilevazione dei risultati e gap analisys ‣ Diffusione dei risultati ai decisori I controlli nei Fondi strutturali Per quanto riguarda i Fondi strutturali, si distinguono solitamente:
Controllo di 1° livello
Controllo ispettivo
Controllo di 2° livello
‣Attività di controllo ordinario o di primo livello, costituita da un insieme di controlli sistematici ed analitici, espletati in concomitanza con la gestione ordinaria degli interventi e finalizzata a: •accertare la regolare utilizzazione dei fondi pubblici; •accertare il rispetto della normativa comunitaria e nazionale; •accertare la coerenza con il progetto approvato; •prevenire e perseguire le irregolarità amministrative; •recuperare i finanziamenti pubblici in caso di abusi; •fornire elementi conoscitivi ed informativi sulle azioni.
‣ Attività ispettiva volta essenzialmente al controllo della regolarità, legalità e legittimità formale degli interventi, a tutela di specifici interessi pubblici, con attenzione prioritaria al rispetto delle normative ed al corretto utilizzo dei fondi pubblici
‣ Ruolo dei decisori: utilizzo dei risultati del controllo per riorientare strategie, programmi, attività, organizzazione interna
‣ Attività di controllo di secondo livello, consistente nel verificare, con criteri di selettività e sulla base dell’analisi dei rischi, le dichiarazioni di spesa presentate ai vari livelli, nonché l’efficacia complessiva dei sistemi di gestione e controllo
Obiettivi specifici ‣ Verificare lo stato di attuazione di politiche, programmi, attività
‣ Analisi dei rischi, consente di individuare e di valutare tutti i fattori che possono compromettere il raggiungimento degli obiettivi dell’intervento
‣ Evidenziare scostamenti e individuare azioni correttive
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Esempi e casi d’uso Testi e manuali di controllo realizzati da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica alla PA
Flussi procedurali e piste di controllo
Chek list e strumenti operativi di controllo
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Cosa offre Archidata Modelli di procedure e piste di controllo messi a punto da Archidata in numerose esperienze di assistenza tecnica. Strumenti operativi di controllo (check list, verbali di verifica, verbali di sintesi, schede dei controlli), progettati da Archidata in relazione agli ambiti e tipologie di controllo. Dossier di modelli, best practices e casi di eccellenza in materia di sistemi di controllo, selezionati da Archidata a livello regionale, nazionale ed europeo o direttamente messi a punto in alcune esperienze significative. Reporting dedicato. Vengono costruiti report di rilevazione e controllo in base ai fabbisogni informativi della Committenza ai fine della gestione efficace e trasparente di progetti, processi, verifiche, e casi concreti e modelli sperimentati dei migliori sistemi di reporting e supporti decisionali. Metodologie, tecniche di campionamento, mappatura dei processi e dei controlli, analisi dei rischi, gap analisys. Vengono forniti modelli teorici e sperimentati di metodologie, strumenti di rilevazione e analisi dei processi e delle attivitĂ . Sistemi informativi chiavi in mano per la gestione e il controllo dei principali processi di gestione. I prodotti forniti da Archidata sono di tre tipi: modello base (con applicativo stand alone o su rete locale), modello intermedio (con applicativo client server), modello avanzato (su web). Consulenza specialistica e approfondimenti giuridici a supporto della risoluzione di casi di particolare complessitĂ emersi a seguito di accertamenti/ispezioni/controlli.
Formazione del management e dei soggetti preposti al controllo, con trasferimento di competenze, simulazione di attività e di casi d'uso. Affiancamento sul campo per la sperimentazione e l’affinamento degli strumenti di verifica e per lo svolgimento dei controlli. Un gruppo di esperti qualificati e con una consolidata esperienza nel campo dei sistemi di gestione e controllo dei programmi e dei progetti della Pubblica Amministrazione.
Archidata srl Via Fabio Filzi 27, Milano Phone +39 02 6693540 Fax +39 02 6700791 info@archidata.it www.archidata.it
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