Seminario Internacional Archivos y Documentos Electrónicos by Archivo Bogotá

Seminario Internacional

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS Bogotรก D.C., 11 al 13 de marzo de 2009

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ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS Bogotรก D.C., 11 al 13 de marzo de 2009

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CLARA EUGENIA LÓPEZ OBREGÓN Alcaldesa Mayor de Bogotá D.C. Designada

Hno. CARLOS GÓMEZ RESTREPO Rector Universidad de La Salle

YURI CHILLÁN REYES Secretario General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

CARLOS ALBERTO ZAPATA Compilador

FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREA Director Archivo de Bogotá GERMAN YANCES PEÑA Coordinador editorial JUAN SEBASTIÁN GUERRERO OTERO Diagramación y armada electrónica

RUTH HELENA VALLEJO SIERRA Directora Programa de Sistemas de Información y Documentación ISBN. 978-958-717-079-5 Primera edición 300 ejemplares © Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

MÓNICA LILIANA REYES DUARTE Diseño de carátula

SUBDIRECCIÓN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.I. Impresión

Impreso en Colombia 2011

“Documento elaborado en el marco del Convenio de Cooperación número 524 de 2008, suscrito entre la Secretaría General de Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y la Universidad de la Salle, siendo rector el Hermano Carlos Gabriel Gómez Restrepo y Coordinadora la Doctora Ruth Helena Vallejo Sierra, Directora del Programa de Sistemas de Información y Documentación”.

Tabla de Contenido 1011010010110010111001000100010001011001011000101010111010001000011110101000100011001001111111000100010011

PRESENTACIÓN Documentos textuales y electrónicos, retos de la coexistencia INSTALACIÓN Yuri Chillán Reyes, Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Hno. Carlos Gómez Restrepo, Rector Universidad de La Salle

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ARTÍCULOS ALCANCE Y DESARROLLO FUTURO DE LA NORMATIVA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ISO 15489 Manuela Moro Cabrero

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA E-ADMINISTRACIÓN Pilar Sánchez Vicente

COMPARTIENDO LA CARGA: ESTÁNDARES DE METADATOS Y DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA John Roberts

ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS PARA EL ACCESO AL CONTENIDO DE REGISTROS ELECTRÓNICOS Jim Suderman

ESTADO DEL PROGRAMA DEL ARCHIVO DE REGISTROS ELECTRÓNICOS (ARE) Rita M. Cacas

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SERVICIO AL CLIENTE 311: “APLICACIÓN DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS Y LOS PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS INICIATIVAS DE SERVICIO PÚBLICO EN TORONTO” (UN ESTUDIO DE CASO) Martha Blandón

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CONTINUIDAD Y TRANSFORMACIÓN EN EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: LOS HALLAZGOS DEL PROYECTO INTERPARES Luciana Duranti

153

LOS METADATOS EN LA RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Vicent Giménez Chornet

165

LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS: LA VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN José Luis Bonal

195

LOS LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES, PROPUESTA DEL PROYECTO INTERPARES Alicia Barnard-Amozorrutia

225

GESTIÓN DIGITAL DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Hugo Carrión Gordón

239

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y LA NORMA DE CALIDAD NCT-GP 1000 Carlos Alberto Zapata

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LOS SERVICIOS DIGITALES DE ARCHIVO COMO MEDIOS DE DIFUSIÓN DE LA INFORMACIÓN Luis Fernando Jaén

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PRESENTACION

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Documentos textuales y electrónicos, retos de la coexistencia Por: Francisco Javier Osuna Currea Director Archivo de Bogotá

Desde los tiempos mesopotámicos, los archivos –como instrumentos de gobernabilidad, administración, vigilancia y, naturalmente, memoria- han tenido un papel fundamental en la historia. En 1490, sólo unos años antes de que Colón descubriera el Nuevo Mundo, la palabra archivo entró al idioma castellano de la mano de Antonio de Lebrija, autor de la primera gramática castellana. Durante el reinado de los Reyes Católicos surgieron las primeras ordenanzas acerca de la importancia de conservar la documentación, asegurar su consulta e impedir su manipulación. La conquista y colonización de América generó una enorme documentación de corte gubernamental (actas, ordenanzas, nombramientos, mandamientos, etc.), administrativo (informes, registros, licencias), judicial (autos, procesos, sentencias) y económico (cuentas, patrones, repartimientos, mayorazgos) que requirió de complicados procesos de registro y gestión. La política indiana de emitir originales múltiples generó un número exagerado de ejemplares que fueron guardados en audiencias y cabildos, el Consejo de Indias y, a partir de 1785, en el recién creado Archivo General de Indias. En todo caso, y contrario a lo que se piensa, los archivos nunca estuvieron al alcance de los ciudadanos del común. El lugar tradicionalmente otorgado a los archivos como repositorios sagrados de la conservación documental, que

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durante un largo periodo de la historia hicieron parte de los tesoros reales, fue por primera vez cuestionado en los albores del nacimiento del Estado moderno, cuando los hombres y mujeres que condujeron la Revolución Francesa, a finales del siglo XVIII, abrieron las compuertas de las bibliotecas y archivos reales que luego se convertirían en las primeras bibliotecas y archivos nacionales. De esta forma, se sentaron las bases de la concepción moderna de los archivos públicos donde los ciudadanos, ahora reconocidos como sujetos de derecho consagrados en una Constitución escrita, podían acceder, aun con ciertas restricciones, a la información oficial que hubiera producido el poder y la que viniera en camino de producirse. Por supuesto, este camino no fue fácil ya que si desde lo formal se llegó a formular, en la práctica necesitó de un lento proceso entre las partes (custodios de la información versus usuarios de la misma) que motivó, por un lado, la creación de una cultura donde para el individuo primara la necesidad de acceder a la información y hacer un buen uso de ella, y por el otro que la información consignada en los documentos de archivo contara con los instrumentos necesarios para su ubicación y consulta. Esta necesidad de crear los principios y definir un modelo universalmente aceptado para la organización de archivos, generó el escenario para el surgimiento y desarrollo de la archivística moderna. Por lo tanto, con la apertura y creación de los archivos públicos hablamos de un momento definitorio en la historia de la organización y custodia de los archivo de tal fuerza, que trazó los derroteros con los cuales la archivística encontró los principios para constituirse en disciplina: el principio de procedencia y el principio de orden original. Con estos elementos, sumados a la creación de los instrumentos de consulta y descripción de los documentos se señaló la senda hacia la normalización de la gestión documental y la administración de los archivos. Ahora bien, con la llegada de los ordenadores o máquinas electrónicas se produjo una revolución en el conocimiento. Es evidente su influjo en la administración pública a partir de los años setenta; en la aplicación de bases de datos sistematizados en los años ochenta y en la irrupción de la gran red

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interconectada de información mundial, que supuso la Internet desde los años noventa. El reto ahora es cómo lograr que coexistan el documento en soportes tradicionales y el electrónico en el contexto de la denominada “era de la información”. Justamente, el tema fue objeto de reflexión y estudio durante las jornadas llevadas a cabo en el Primer Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos, celebrado en la cuidad de Bogotá D.C., durante los días del 11 al 13 de marzo de 2009, gracias al convenio interinstitucional entre la Universidad de la Salle, a través de la Facultad de Sistemas de Información y Documentación, y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, a través de la Dirección del Archivo de Bogotá. En este escenario, y antes de presentar brevemente el contenido que integra este documento y trazar sus alcances, es importante contextualizar el panorama que convocó la realización de este evento, y que en últimas refuerza la idea previamente esbozada, principalmente alrededor de la gestión del documento electrónico como el nuevo desafío de la archivística. En primer lugar, desde la creación en 2003 del Archivo de Bogotá, la Administración Distrital viene trabajando en el desarrollo del sistema de archivos de la ciudad, con el propósito de asegurar la adecuada protección de su patrimonio documental y mejorar el funcionamiento de los archivos de las entidades distritales. Desde entonces también avanza en el proceso de normalización de los procesos de la gestión archivística, en el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, junto con la consolidación de una cultura abierta y una política dinámica orientada a la promoción y difusión de archivos modernos, organizados bajo los estándares nacionales e internacionales, siendo eficientes para la transparencia de la administración pública y el libre acceso a la información de interés general. En este escenario es fundamental entender la visión de la gestión de la información en el Distrito Capital, que no sólo parte de un cambio normativo que requiere, entre otras cosas, adoptar el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), sino que busca consolidar un concepto sobre el uso de la información pública, responsable de una estrategia pedagógica de apropiación social de

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la memoria de la ciudad, lo que nos lleva necesariamente a la implementación de una Gestión Documental por procesos, cuyo diálogo con la Gestión de Calidad mejore la gestión administrativa en toda la institucionalidad del Distrito Capital. En segundo lugar, el ya mencionado cambio paradigmático que presupone la incorporación y aplicación de las nuevas tecnologías (TIC), está generando un incremento en el volumen de producción documental de información digital y electrónica. El problema es que se sigue guardando el soporte tradicional en papel, como único garante de autenticidad, certificación, validez y fuerza probatoria; en todo caso, se busca que la legislación también asigne al documento electrónico tales características. Sin embargo, además de la legislación, se necesita un cambio en el modo de pensar, enfocado sobre todo en el modelo de gestión documental por procesos. Lo anterior se logra entender mejor cuando se observa que con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación ha cambiado el entorno de la gestión de información de las organizaciones y empresas, en tópicos relacionados con la gestión documental misma, desde la producción del documento, pasando por su distribución, control, almacenamiento, conservación, disposición final e incluso el acceso a la información sistematizada en formato electrónico. Ello ha requerido que las empresas, entidades y organizaciones en general inviertan cuantiosos recursos en el desarrollo de proyectos que permitan el acceso adecuado y eficaz a la información, garantizando su recuperación en cualquier momento. Sin embargo, y a pesar de los avances de la tecnología y de las aplicaciones que esta ofrece, no ha sido posible que el mundo electrónico, relacionado con la gestión de la información que producen las entidades, se desarrolle bajo parámetros estandarizados que propicien el uso y administración adecuada de la información. Así mismo, no son pocas las instituciones que han perdido grandes cantidades de información, como consecuencia del desconocimiento de las normas internacionales sobre documentos y archivos electrónicos, acompañado de la desatención de las buenas prácticas que sugiere aplicar la normatividad sobre archivos, como la Norma ISO 15489, objeto de una aguda reflexión en el Seminario.

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En tercer lugar, la necesaria definición de una política pública de gestión de la información digital y electrónica, además de continuar con el Archivo como el lugar más idóneo para salvaguardar la memoria y ponerla al servicio de las funciones administrativas, jurídicas, académicas, financieras, entre otras competencias propias del Estado, ahora requiere entender el archivo como una herramienta de gobierno y un dispositivo de memoria de la ciudad. En la primera acepción, la historia institucional juega un papel fundamental ya que permite comprender que la memoria administrativa, junto con la gestión documental, posibilita la toma de decisiones con fundamento, y facilita identificar los planes, programas y proyectos ejecutados con anterioridad y medir sus resultados, potenciando lo que se hizo bien y cambiando lo que se hizo mal para no volverlo a repetir. En la segunda acepción se busca crear las condiciones para garantizar que la estrategia adoptada y ejecutada por el Archivo de Bogotá en los últimos años sea permanente, entendiendo que la memoria es un elemento de la cultura que contribuye a la consolidación de la identidad de la ciudad y de la nacionalidad. De lo anterior se desprende el cuarto y último referente de reflexión, el cual parte de presentar al archivo tanto en su función archivística como en sus dimensiones de investigación académica y cultural. Para que estas dos caras de la moneda se encuentren en una dinámica compartida, la práctica archivística general del Archivo de Bogotá, ha girado alrededor de tres tesis, a saber: 1. La implementación de una gestión documental eficiente y enmarcada dentro de los criterios de la gerencia pública moderna (la memoria como función de gobierno y como fenómeno de apropiación social). 2. La consolidación del Archivo (no sólo como repositorio de documentos) como insumo para la toma de decisiones administrativas transparentes y democráticas, lo que supone unos desafíos éticos en la gestión eficiente de la administración de archivos, con el reto de servir a la academia en el marco de una función social. 3. La apropiación social de la memoria, como una política ineludible de gestión pública.

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Con estos elementos, que contextualizan la necesidad de realizar el seminario en el marco de un proyecto de cooperación entre el Archivo de Bogotá y la Universidad de la Salle, iniciado justamente con el Seminario Internacional de Archivos Electrónicos, se estableció una línea base para abordar un paradigma distinto de gestión de lo público, desde los archivos y documentos electrónicos. Para el desarrollo del mismo se contó con unos talleres preparatorios (relacionados con los ejes temáticos del seminario), dirigidos a los líderes de la gestión documental del Sistema Distrital de Archivos, los cuales se llevaron a cabo entre octubre de 2008 y febrero de 2009. Cada taller abordó los siguientes temas, respectivamente: • • • • •

MECI, GP 1000 y gestión de calidad. ISO 15489. Gestión archivística por procesos. Descripción de documentos. EAD.

Teniendo en cuenta los antecedentes de preparación, al seminario se llegó con una nutrida agenda temática que se recoge en este libro a través de las distintas ponencias elaboradas por expertos, internacionales en su gran mayoría, cuyas hojas de vida y experticia profesional son prenda de garantía respecto a la calidad y profundidad de las reflexiones presentadas, y que en este libro se compilan, invitando a ampliar los horizontes de comprensión, sobre un asunto que en últimas conlleva a la gestión del conocimiento del futuro. Los temas fundamentales sobre los cuales giró el seminario fueron: • • • • • •

Desarrollo de proyectos de archivos y documentos electrónicos. Estándares para la gestión de archivos y documentos electrónicos. Metadatos en la recuperación de documentos digitales. Descripción archivística de documentos electrónicos en sistemas automatizados. El Proyecto Internares: conservación del patrimonio digital. Nuevas tecnologías y participación ciudadana.

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• • • • •

Integración de plataformas tecnológicas para la gestión de información. Desarrollo de software para la gestión de archivos y documentos electrónicos. Medios digitales para el almacenamiento de información. Servicios Web en archivos. Estrategias de gestión de documentos en la toma de decisiones.

Además, el escenario fue aprovechado para impulsar la imagen internacional del Archivo de Bogotá, como líder en la aplicación de nuevas tecnologías de información en la gestión de documentos y archivos electrónicos y, especialmente, como promotor de los avances de las políticas de gobierno electrónico apoyadas en las mejores prácticas de la administración de archivos. Todo lo anterior acerca al ciudadano a la información y contribuye a la transparencia de la gestión pública. Fue así como se familiarizó a los asistentes con modelos técnicos apropiados para el manejo de información electrónico y, entre otros presupuestos, los actualizó en las normas y estándares internacionales promovidos por la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos. De esta forma, con la presente publicación se espera contribuir a la definición de los nuevos desafíos a los que tienen que hacer frente los archivos, los cuales son de igual o mayor impacto que en la época de la Ilustración y su cambio de paradigma orientado hacia lo público, como lo fue a finales del siglo XVIII. Ahora en el siglo XXI: Los archivos tienen que hacer frente a nuevos desafíos. Ahora están sumidos de nuevo en un proceso de cambio. El objetivo de los archivos tiene que abandonar el tranquilo estanque de la conservación de las pruebas trasladándose a las aguas bravas de su creación y valoración. En un mundo globalizado, con cambios vertiginosos, con complejas organizaciones, con instrumentos virtuales, las instituciones archivísticas ya no pueden conservar los documentos siguiendo las pautas tradicionales. Los materiales han dejado de ser el tema esencial y en un proceso inverso el contexto ha pasado de ser irrelevante a convertirse en

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fundamental. En un momento tan agitado y convulso es necesario detenerse para reflexionar sobre la situación, para saber dónde estamos y para analizar los desafíos que todas las innovaciones están provocando y provocarán en los archivos*. Calidad y gestión, disponibilidad e integridad, veracidad y autenticación, son, entre otros, los atributos que se deben formalizar e incorporar a los documentos electrónicos para que las instituciones archivísticas nuestras asuman de una vez el reto de gestionar los documentos electrónicos de conservación permanente, enfrentando los desafíos que las nuevas tecnologías le imponen a la salvaguarda de la memoria, la protección del patrimonio y la garantía al acceso libre y confiable de la información*. Con el desarrollo de este seminario hemos pretendido sentar la línea de base para el establecimiento de un proceso a largo plazo de gestión y guarda de los archivos electrónicos de la Administración. En los tiempos del presente estos desafíos ya no significan mirar al futuro; más bien, responder a las preguntas de una ciudad moderna que urge de herramientas eficientes para un gobierno en línea y en tiempo real. En cierto modo, abrimos la discusión de la gestión documental del mañana, que tiene que hacer posible para cada ciudadano y cada ciudadana, en el momento que lo requiera y en el sitio donde se encuentre, el documento que le haga posible hacer efectivos sus derechos y satisfacer sus necesidades. Ese tiene que ser el compromiso para el presente.

* http://www.acal.es/Publicaciones/Tabula/tabid/155/Default.aspx?PageContentMode=1 Consultado: 2011-07-16

INSTALACION

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Yuri Chillán Reyes

Secretario General, Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Universidad de La Salle, 11 de marzo de 2009

A finales del siglo XIX, a la reina Victoria le tomó dieciséis horas y media mandar un saludo en clave Morse, hasta el otro lado del Atlántico, al presidente estadounidense James Buchanan, en lo que para entonces representaba un hito tecnológico sin precedentes: comunicar a Europa y América a través de un cable que cruzaba el Océano y permitía transmitir los impulsos eléctricos. El telégrafo rompía el paradigma del barco atravesando los mares durante meses para llevar el correo. Hoy nos convoca a la reflexión académica la revolución tecnológica del presente, que nos hace sorprender y hasta cuestionar, porque los avances disponibles en las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones nos enfrentan a desafíos nunca antes imaginados: el mundo ya no tarda dieciséis horas y media en intercambiar información, con un click, en la aldea global una persona puede consultar en Google las fotos satelitales de su casa. Y este motor de búsqueda, que alberga cerca de 850 Terabytes de información, está habilitado para recibir 10.000 consultas por segundo. Sólo en la Internet, la capacidad de almacenamiento y disposición de información rebasa fácilmente los límites de cálculo de la mente humana. 600 millardos de documentos electrónicos disponibles, algo así como 100 páginas de internet por cada persona que hay en el mundo. 50 millones de nuevos sitios web abiertos sólo en 2007. La previsión de que para 2011 el almacenamiento de datos a nivel mundial alcanzará 1,80 zettabytes (una unidad de medida creada para poder señalar semejante magnitud) y una tendencia de crecimiento que privilegia la comunicación interactiva a través de los blogs, que implica,

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entre otras cosas, que el volumen de datos almacenados es 10 veces el de hace dos años. En la era digital los conceptos de espacio y tiempo tienen otra perspectiva, en el mundo de los no lugares, en el que todo es ahora y todo queda aquí, de modo que el intercambio económico o cultural es instantáneo. Este nuevo orden de la información es el que nos ha convocado hoy, en el marco de nuestra responsabilidad por la gestión de la información y por la memoria documental en la ciudad. Realizamos este Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos conscientes de la trascendencia del tema para el futuro del Distrito Capital, de lo incipiente de nuestra aproximación al mismo y de la importancia de afrontarlo. Hoy día, todavía no sabemos cuánta información acumulan los computadores y servidores de las entidades; sabemos, eso sí, que hay 54.000 estaciones de trabajo, 1.300 servidores, bases de datos en al menos 4 plataformas distintas, en términos de sistemas de información, 628 aplicaciones diferentes y una inversión gigantesca, cercana a los $600.000 millones, sólo entre 2004 y 2007, la cual requiere ser mucho más eficiente. Entonces, nos urge plantear y desarrollar una política y una estrategia de gestión de la información, conservación de los archivos y consolidación del patrimonio digital de la ciudad. Adicionalmente, el avance tecnológico nos formula estos desafíos cuando aún no hemos consolidado una cultura verdaderamente responsable por nuestros archivos físicos y nuestros documentos en papel. Para dar otro dato, sólo en las entidades del Distrito Capital y según el diagnóstico global que recientemente hemos terminado, tenemos 110 kilómetros lineales por organizar. Ambos temas, el manejo del papel y la gestión del documento electrónico son prioritarios, y nos plantean entonces el reto de utilización de las nuevas tecnologías en la gestión documental y en los Archivos. Al tiempo con la decisión de establecer un Sistema Distrital de Archivos Físicos y la obligación de organizar los Fondos Acumulados en el Distrito Capital, tenemos que abordar cuestiones técnicas de fondo relativas a la producción, organización, conservación, valor legal y autenticidad de los documentos electrónicos; o al acceso y la seguridad de estos archivos. Y surgen también posibilidades nuevas de eficiencia por la capacidad de información, interacción y respuesta en tiempo real que nos da la tecnología, o las oportunidades de ahorro de recursos y respeto ambiental que ella representa para una

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humanidad habituada a talar 100.000 millones de árboles al año para producir papel. Nos preguntamos entonces cuáles son las razones para promover la realización de este Seminario y cuáles los motivos para hacer partícipes de él a los responsables de las instancias de gestión documental, archivo y áreas de informática de las entidades distritales, así como a los miembros de la Comisión Distrital de Sistemas. Hay tres razones a mi juicio. Primero, nuestra preocupación por fortalecer con conocimiento y entrenamiento de punta a nuestros equipos. La calificación de quienes trabajan en nuestros centros de documentación y archivo es un paso indispensable hacia la constitución de un verdadero Sistema de Archivos en el Distrito Capital. Estamos aportando herramientas valiosas que de otro modo no estarían disponibles. Segundo, procuramos superar el aislamiento de los Archivos, porque creemos que nuestra cultura institucional todavía requiere avanzar enormemente para dar valor a la gestión de la información y a la conservación de la memoria, tareas cuya promoción y desarrollo, son realmente prioritarias para la ciudad, a las que destinamos esfuerzos y recursos, y lo hacemos en serio. Por eso existe el Archivo de Bogotá. Entonces, abrimos este diálogo para abordar el tema de información electrónica y archivos electrónicos en una perspectiva integral. Tercero y más importante, puesto que es la razón de fondo, el Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva para Vivir Mejor” concibe a la Capital de la República como una Ciudad de Derechos. Una ciudad en la cual se garantizan los derechos de los ciudadanos de manera no retórica, sino real y concreta, lo que supone un Gobierno capaz de hacer una gestión pública efectiva - es decir con resultadosy transparente, es decir una gestión limpia, clara. En ese contexto, una gestión documental de calidad, integral, capaz de servir rápido y bien al ciudadano desde la administración, y capaz de guardar la memoria y ponerla al servicio de la ciudad es absolutamente indispensable porque opera como un requisito sine qua non de esa Gestión Pública efectiva y transparente.

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Dicho de otro modo, nuestro trabajo se convierte en la instancia inmediata de garantía del derecho fundamental a la información y del acceso ciudadano a los servicios del Estado. Entonces, desde nuestro lado, somos un instrumento clave para materializar los principios de eficiencia, eficacia y transparencia que animan el servicio público y constituyen el sentido de la gestión pública. Sin ellos, no tiene sentido el Estado. Así, en este marco de advenimiento de la era digital y la convergencia tecnológica, es por los ciudadanos y por la ciudad que estamos aquí para aprender de estos temas de punta como la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones, los metadatos en la descripción de documentos digitales, la seguridad informática aplicada a la gestión del documento electrónico, la preservación de archivos electrónicos o la aplicación de las normas internacionales relacionadas. Estamos aquí porque Bogotá es una ciudad que mira al porvenir, y eso nos obliga a sentar las líneas de base para la estructuración de Centros Documentales con capacidad humana y técnica en cada una de las 91 instancias de la ciudad y porque tenemos la obligación de consolidar un verdadero Sistema Distrital de Gestión Documental y Archivo. Y debemos hacerlo de cara nuestra realidad presente y mirando al futuro si no queremos que nos sorprenda el mañana sin estar listos. En este punto, en nombre de la Alcaldía Mayor de Bogotá quiero expresar nuestro reconocimiento a la Universidad de La Salle que hoy nos acoge y es nuestro aliado académico en la materia, particularmente al Hermano Rector Carlos Gabriel Gómez y al equipo de trabajo del Programa de Ciencias de la Información, liderado por los profesores Ruth Helena Vallejo, Carlos Alberto Zapata y Julio Parra. Su esfuerzo ha permitido concretar este resultado y proveernos temas verdaderamente nuevos para ir más allá de la frontera de lo conocido en el país. Junto a ellos, a nuestro equipo del Archivo de Bogotá: a John Cuervo, Margoth Guerrero, María Paola Suárez, Annabella Otero y su Director, Francisco Osuna, gracias por su esfuerzo, ha valido la pena. Estamos especialmente complacidos de contar con un grupo de expertos internacionales de tantas calidades. En nombre del Alcalde Mayor Samuel Moreno Rojas y en el mío propio quiero darles la más calurosa bienvenida a

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Bogotá y expresarles nuestro reconocimiento por su colaboración generosa, que la ciudad agradece. Muchas gracias a las doctoras Manuela Moro de la Universidad de Salamanca, Rita M. Cacas, del Archivo Nacional de los Estados Unidos, Martha Blandón, del Gobierno de la ciudad de Toronto, Luciana Duranti, de la Universidad de British Columbia, Alicia Barnard, miembro del Proyecto Interpares, Pilar Sánchez directora del Servicio de Archivos Administrativos y Documentación del Principado de Asturias y a los Profesores Vicent Giménez Chornet, Historiador y Archivero Español, Luis Fernando Jaén, de la Universidad de Costa Rica, José Luis Bonal Zazo, de la Universidad de Extremadura, John Roberts, de la Asociación Australiana de Archivistas, Jim Suderman, de la Universidad de British Columbia, Jeimy Cano, de la de la Universidad de los Andes y Hugo Carrión, consultor del Instituto Internacional para la Comunicación y el Desarrollo. Apreciados participantes: este auditorio está compuesto principalmente por los equipos de trabajo de las entidades de todos los sectores de la Administración del Distrito Capital. Para ustedes hemos preparado cuidadosamente este Seminario y hemos desarrollado un trabajo previo de cuatro talleres hasta llegar hoy aquí. Como muchos sabrán, soy buen aficionado del fútbol e hincha leal del mejor equipo del mundo, por supuesto, el Santafecito lindo. En el lenguaje del fútbol les digo que tienen ante ustedes una alineación de lujo en esta materia. Les motivo a que aprovechen al máximo el instrumento valiosísimo para nuestro trabajo que es este Seminario y cada una de las actividades y talleres de estos días. En esta ciudad, llena de necesidades, de urgencias y de requerimientos, ustedes son un instrumento fundamental para que la acción del Estado llegue a las personas y cumpla su misión; y son también una pieza clave en el engranaje que construye la memoria. Muchas veces lo he dicho: sin memoria no hay futuro por hacer. Hay que prepararnos para el presente y para el mañana, teniendo presente nuestro compromiso de sentido, la razón de ser de nuestro trabajo. Por eso estamos aquí y en ello, les deseo los mejores éxitos.

Hno. CARLOS GÓMEZ RESTREPO Rector Univresidad de La Salle

Muy apreciados amigos, Quiero darles a ustedes una especial y calurosa bienvenida a la Universidad de La Salle. Cada ciencia es un pequeño mundo con historia y cambios revolucionarios. Sabemos que en la época clásica aparecieron los primeros depósitos de archivos. Fue en ese período, al instaurarse los primeros Estados y tras ellos las primeras burocracias, cuando la necesidad de preservar la memoria y con ella la legalidad de los gobernantes se hizo imperante. Teniendo como hogar los palacios antiguos, desde el Archeion griego y el Tabularium romano, los archivos crecieron en importancia y tomaron un lugar capital en la sociedad, a veces como instrumentos jurídico-administrativos, a veces como cuerpos representativos de autoridad. De aquellas épocas antiguas de inscripciones en piedra, papiros y pergaminos, en donde se documentaban las tradiciones, relatos y leyes, tenemos hoy a un panorama diferente, trasformado radicalmente por la sociedad de la información; una sociedad descentralizada y de múltiples fuentes. La evolución histórica de la archivística, tal como la evolución del conocimiento mismo, ha fluctuado entre épocas oscuras y grandes avances técnicos, pero siempre jugando un rol imprescindible en las sociedades. Los archivos hoy en día están ligados íntimamente a los procesos democráticos de una nación. Desde memorias constitucionales, hasta los testimonios de reconciliación

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en los procesos de paz, la archivística ha asumido la responsabilidad de la preservación y el libre y democrático acceso a la información en cualquier orden. Sin embargo nuevos retos se dibujan en la actualidad para esta disciplina a partir del advenimiento de las recientes tecnologías. Somos hoy testigos de la desmaterialización*1del documento; el papel ha dado el salto a su equivalente digital. Los actuales recursos nos han puesto en el escenario de lo “electrónico”. Un cambio que cada vez más se integra en los procesos empresariales y públicos, reclamando una mejor y más oportuna forma de gestionar y tratar la información. De esta manera nuevas estrategias de organización se están abriendo paso, y con ellas nuevas formas de conocimiento y conservación de la memoria histórica. Es un deber y un llamado que compromete el trabajo de los profesionales del área, no sólo en tanto modifica sus formas e instrumentos, sino cuando los vincula con nuevos roles éticos y procesos sociales que semejantes transformaciones implican. La Universidad de La Salle se coloca así, a la vanguardia las nuevas tendencias y responsabilidades, con la instalación de este, el “I Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrónicos”. Y desde la fructífera sociedad con la ilustre institución del Archivo Nacional, pretende forjar nuevas ideas, políticas y espacios donde fortalecer, acrecentar y aplicar los nuevos conocimientos y procedimientos del mundo de la archivística. Agradezco su presencia, y auguro el mejor de los éxitos en este espacio.

* En, «Gestión de archivos electrónicos: Situación en la administración central» Archivo General de la Nación.

ARTICULOS

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• Manuela Moro Cabrero

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ALCANCE Y DESARROLLO FUTURO de la normativa de gestión de documentos ISO 15489 Por. Manuela Moro Cabrero Universidad de Salamanca (España)

Presciencia era el conocimiento de las cosas futuras o el saber previo de los acontecimientos a ciencia cierta. No sé si eso existe, pero a veces, también se nombra lo que no existe, y entonces nace la incertidumbre”. 1 Javier Marías, 2008 El archivo ha sido siempre un aval y como todo aval, un aval de porvenir”2 Jacques. Derrida; 1994

Parafraseando a Javier Marías y muy lejos de su buen oficio de escritor, en una tierra como la presente, madre de grandes escritores, responsable de habernos transportado desde nuestras ciudades al paisaje de Aracataca o al más sugerente de Cartagena de Indias, de hacernos desear oler la guayaba en la aséptica, escéptica, desgastada y lejana Europa, venimos a hablarles a Ustedes sobre lo que existe y, posiblemente también, sobre lo que no existe. A diferencia de Ustedes, no nos caracterizamos por poseer facultades de orador o cuentista, quizá, porque nuestra condición de europeos, a nuestro entender, nos incapacita, pese a que nos apasione, para el realismo mágico; aunque hoy intentaremos emular a otro significativo escritor: F. Kafka, por tratarse de un 1 MARÍAS: Tu rostro mañana. I Fiebre y lanza. Barcelona: Debolsillo, 2008; p. 357 2 Jacques Derrida: Mal de archivo. Una impresión freudiana, Conferencias pronunciadas en 1994. Edición digital de Derrida en Castel ano. Editado en Londres, 1996. [.Accesible en línea]

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cercano presdigitador europeo, ofreciéndoles un pequeño juego de magia sobre una familia tan singular como es la familia ISO 15489 y con el objetivo de aportarles sólidas razones para demostrarles que a esta familia no le ocurrirá lo mismo que a Gregorio Samsa, quién como de todos es conocido quedó paralizado una buena mañana. No en vano nos enseñaba M. Proust3 que “un hombre que duerme está rodeado por el hilo de las horas, el orden de los años y de los mundos…” mostrándonos la relatividad de su desorden y sus efectos cuando señalaba el “desorden en los mundos desorbitados será completo”. Lejos de nuestra intención está el generarles desordenes e incertidumbres al tratar el futuro de la normativa ISO 15489, aunque no podemos evitar reflexionar sobre sus posibles presciencias y para ello será obligado desordenar el orbe de este universo normativo. El mejor modo que se me ocurre al presentarles a Ustedes el alcance y devenir de esta normativa, es el de considerarla un auténtico aval de porvenir en una organización. Con esta presentación, otorgamos a este modelo, siendo fieles a Derrida, idéntica singularidad a la que él concedió al concepto de archivo, y es que, aunque sólo sea por la cantidad de trabajo que ha representado su concreción y representa en nuestros días, por el esfuerzo común que ha supuesto su difusión e implantación en la comunidad internacional y por el grado de motivación e interés que despierta, merecería tal caracterización. Al fin y al cabo, estamos, de algún modo, deconstruyendo la esencia de la normativa con el ánimo de predecirle un futuro. Este código de buenas prácticas de gestión de documentos, de alcance internacional y uso facultativo, detalla los principios, fundamentos y metodología básica para asegurar una adecuada gestión del “record” – tradicional, digital o electrónico-desde su nacimiento hasta su conservación, eliminación o borrado y lo hace con la seguridad de ser de utilidad a todo tipo de organizaciones, con independencia de su volumen, naturaleza jurídica, económica o territorial. Por articularse en un estándar ISO4, dicho código puede coordinarse para afrontar los requisitos informativos subyacentes en otros códigos de gestión adoptados en las organizaciones y es, precisamente, su capacidad de armonización la que nos permite considerarlo, en un contexto de cambio acelerado –marcado por incertidumbres, un AVAL del porvenir; en suma, se ordena su universo para hacer factible la planificación, diseño, implantación y evaluación de un sistema 3 Marcel Proust: En busca del tiempo perdido. 1. Por la parte de Swann. Barcelona 4 Códigos cuya elaboración se caracteriza por la confluencia del trabajo de representantes de diversos profesionales provenientes de múltiples sectores, contribuyendo a la concreción de contenidos ampliamente consensuados.

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eficiente de gestión de documentos en una organización; se trata de un universo operativo basado en programas de gestión y desplegado mediante un conjunto normativo conformado por normas e informes técnicos que se articulan bajo un consensuado y común paraguas terminológico, a fin de eliminar los retos impuestos por su “mundialización”5 con objeto de demostrar estas aseveraciones hemos definido los objetivos siguientes: •

• •

Reflexionar sobre aquellas realidades y cambios acaecidos en las organizaciones que justifiquen la importancia de la información en las mismas, de tal modo que seamos capaces de vislumbrar el valor que esta última adquiere; Analizar los aspectos críticos qué dotan al modelo normalizado de su capacidad armonizadora y ventajosa; e Identificar y mostrar algunas de las principales analogías y sinergias de los códigos de buenas prácticas de gestión, imperantes en las organizaciones, aunque, esto sí, deberán perdonar nuestro atrevimiento, lo haremos basándonos en sus posibles presciencias.

El logro de los objetivos nos permitirá verificar las premisas que a continuación se enuncian: a) Las organizaciones están supeditadas a múltiples requisitos informativos en su gestión; b) La gestión de documentos supone un valor estratégico añadido en las organizaciones; c) La gestión normalizada de documentos contribuye a asegurar los requisitos de gestión de otros códigos de buenas prácticas adoptados por las organizaciones. Para el logro de los objetivos trazados y la verificación de las hipótesis hemos adoptado la estructura expositiva que seguidamente detallamos. En primer término, afrontamos los requisitos y realidades de información que son visibles en las organizaciones para pasar, a continuación, a estudiar el modo en que el modelo normalizado de gestión contribuye a dar respuesta a las necesidades de gestión de los documentos en las organizaciones. Finalmente, se estudiará la capacidad armonizadora de la nueva propuesta de gestión normalizada, mediante el análisis de las analogías subyacentes en los siguientes códigos de buenas prácticas: 5 El lector interesado puede consultar sobre la problemática de la terminología el artículo de A. Delgado, donde precisamente se señalan algunos de los problemas de traducción de naturaleza terminológica planteados ante un contexto de universalización de conceptos en el que los contextos difieren. Véase Alejandro Delgado “La indeterminación de la traducción archivística”. El profesional de la información, vol. 16, n° 1, 2007, págs. 39-46 lectores, 200S, pág. 13.

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ISO 27000, ISO 9000 e ISO 14000. A modo de conclusión, reflexionamos sobre las sinergias establecidas entre el modelo normalizado y las realidades de gestión de la información existentes en las organizaciones.

u REALIDADES Y REQUISITOS DE INFORMACIÓN EN UN CONTEXTO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL La importancia que la información adquiere en las organizaciones es observable al considerar aspectos tales como cantidad, calidad, seguridad o, incluso, la naturaleza de realidades específicas en las que se imbrican dichas organizaciones. Al tomar como referente la cantidad de información, es posible destacar que el volumen de información generado y consultado durante la toma de decisiones es cada vez mayor, adquiriendo vital trascendencia en la gestión de negocios. En este sentido, diariamente circulan 35.000 millones de correos electrónicos a nivel mundial6. Sólo en nuestra Universidad cada jornada –y me imagino que en la presente de La Salle habrá un comportamiento proporcionado y similarse gestionan un millón diario de correos, transformadores del espacio público y privado de la comunidad universitaria y en suma, desde una perspectiva global, de la humanidad; cantidades que deben ser analizadas como turbulencias radicales e interminables (…) de lo accesible y de lo inaccesible.7 ¡Ciertamente! Buena parte de la información que se produce, registrada tanto en papel (en descenso) como en formato electrónico (en aumento), está relacionada con la gestión de negocios y se circunscribe al ámbito de oficina. Exponemos un ejemplo significativo: La contratación de un Airbus comercial A320, similar al que amerizó con éxito recientemente en el río Hubson, representa en Francia 120.000 páginas de originales, 8.000 Kg de papel, 2.000 casetes y 100.000 cartas y sobres de ventana.8 6 Jim Davis, Gloria J. Millar y Allan Russell: La Revolución de la Información. Cómo utilizar el modelo de evolución de la información para que su empresa crezca. Barcelona: Bresca Profit, 200S, pág. 21. 7 Jacques Derrida: Mal de Archivo ... ; opus cit., pág. 11. cita textual en itálica. Adaptada al uso de la comunidad universitaria. 8 Ofreciendo datos de una conferencia de P. Gravier citados en Michel Cattan: La empresa y sus datos técnicos. Métodos para una documentación controlada. Madrid: AENOR; 2005, pág. 5

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De acuerdo al grado de burocratización en cada país el volumen variará, si bien conviene señalar que sólo de este modelo existían a fecha de julio del 2008, 3.572 ejemplares. Se comprende, desde esta perspectiva del volumen e importancia de la información, que los procesos de control, actualización y servicio de los documentos que se generan en las organizaciones lleven asociados tanto determinados costes adicionales como cuantificables beneficios; considerando costes y beneficios, afirmamos que el clima empresarial penaliza más que nunca la ineficiencia y la lentitud en las decisiones. En esta tesitura, muchas organizaciones no han sabido adaptar sus modelos de gestión de la información a su exponencial crecimiento así como a las nuevas demandas de almacenamiento y recuperación, por lo que las viejas fórmulas utilizadas para gestionar la información no les funcionan en el presente; hecho que las obliga a orientarse a auditar la calidad de sus métodos y a buscar soluciones de mejora de los mismos. La relevancia de la información excede a los compromisos de crecimiento exponencial de la mismas; hechos tan significativos como los experimentados por grandes compañías como Enron, Arthur Andersen o como otros tantos casos que acontecen a nivel nacional y son pasto del más duro periodismo, (permisos de vuelos camino de Guantánamo), desvelan la importancia de la gestión de los documentos como avales de determinadas aptitudes ante los hechos y para verificar la ausencia o existencia de comportamientos altamente reprobables. En definitiva, como garantes de transparencia, ética social o buen gobierno o como testigos de su ausencia. Pero, además, las administraciones no sólo deben centrarse en los usuarios sino que, además, y con la finalidad de facilitarles el acceso a los documentos, deben de disponer de una excelente organización interna9. Esta tendencia es observable si consideramos que en los entornos de trabajo empresarial inciden múltiples realidades sobre las que una gestión de la información eficiente repercutiría de modo estratégico. Como ejemplo señalamos una realidad cambiante en cualquier organización: los ciclos de negocio se 9 En este sentido se expresaba en el 2003 C. Bustelo cuando, analizando perspectivas, señalaba que “Hasta ahora en España, en la concepción de un sistema global, se ha dado más importancia a la parte que afecta a la relación con los usuarios o front office, que a la organización interna que da soporte al sistema o back-office. Véase al respecto: C. Bustelo Ruesta: “Gestión documental y gestión de contenidos en las empresas: estado del arte 2002 y perspectiva para el 2003” en El profesional de la Información, vol. 12, n° 2, 2003, pág. 119.

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acortan de tal forma que los plazos entre la idea y la comercialización de un producto/servicio se miden en semanas; en nuestros días, los ciclos de gestión se reducen debido a que los competidores entran en escena10. En estos ciclos se exige la redefinición del modelo y de su dinámica informativa basada en el movimiento de datos que tanto se almacenan como fluyen en la organización. De este modo, la información no se considera un subproducto sino que adquiere un valor primordial porque favorece la gestión rápida e inteligente, permitiendo la innovación. Se trataría de lograr más beneficios con menos recursos. Recordemos que de una naranja no se puede extraer más zumo del que la naranja contiene, por tanto, resulta imprescindible olvidarse de la misma sin insistir en obtener unas gotas de más a la par que se busca otra naranja que exprimir y sobre la que obtener mayores beneficios. La gestión de los documentos favorece el acceso a la información que afecta a las decisiones permitiendo una perspectiva comparativa lo más amplia posible. En suma, la información propia sobre clientes, proveedores, estrategias y ventas es considerada por estas organizaciones como el fundamento del éxito; esto es, y retomando el ejemplo utilizado para explicar su rentabilidad, es examinada como otra posible naranja que exprimir una vez superados los efectos de rentabilidad sobre otros recursos tangibles. Por otro lado es conveniente señalar que las organizaciones, insertas y caracterizadas por múltiples realidades de su sistema o sistemas informativos presentan, en nuestros días, heterogéneos niveles de gestión de su información. Mientras que algunas de ellas, todavía se ciñen al mero nivel operativo de manejo de datos, centrando su gestión en la tarea o conjunto de tareas asignadas a un puesto de trabajo, administrando puntualmente los problemas diarios, una gran mayoría de las organizaciones, a nuestro juicio, han consolidado un modelo de gestión de datos, de medidas y de registros o estándares específicos reconocibles en la función o departamento, gestionando dicha información en el ciclo de la función o/y ámbito departamental. Otras, en un número menor, sin embargo, tienden a integrar la información respetando un modelo corporativo y asumiendo otros requisitos informativos funcionales o necesidades afines a otros departamentos o/y procesos en su conjunto, para hacer factible ciclos anuales de gestión corporativa. Un número muy reducido tiende a generar modelos de optimización de la información en las corporaciones y el mercado exterior. En esta 10 En esta línea se expresa A. D’ Alós-Moner cuando señala que la virtualidad y dinámica de Internet harán que muchas empresas aparezcan y desaparezcan con gran rapidez, “haciéndose y deshaciéndose” nos recuerda la autora utilizando el símil de una película. Véase: Adela D’ Alós-Moner: “El profesional del siglo XXI al servicio de la sociedad y de las organizaciones”. El profesional de la Información, vol. 1 O, n° 12, 2001, pág. 26.

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línea, J. Davis, G. Millar y A. Russell enuncian que un 70% de las organizaciones no sobrepasan el nivel informativo de actuación departamental11. En las organizaciones, además, se adoptan modelos de gestión que requieren requisitos específicos de información para su viabilidad. Esta tendencia es claramente perceptible en lo referente a la adopción de otros códigos de buenas prácticas. Buena muestra de ello es el modelo normalizado de diseño e implantación de un sistema de calidad, donde la información es considerada un recurso esencial para alcanzar calidad; tal y como se especifica en el enunciado 6.1.2 de la normativa ISO 9004, o en el 6.5 cuando se articula las obligaciones de la dirección señalando lo siguiente: La dirección debería tratar los datos como un recurso fundamental para su conversión en información y para el desarrollo continuo del conocimiento de una organización, el cual es esencial para la toma de decisiones basada en hechos y además puede estimular la innovación12. Sin lugar a dudas, damos la razón a A. D’Alós Moner cuando al reflexionar sobre el profesional del siglo XXI destaca que “ya no es suficiente gestionar de manera más o menos eficaz un servicio de información, sino que hay que ser capaz de situarse en el corazón de la organización, ser un elemento central que incide en su crecimiento”. Este modo de entender la actuación del profesional ante la información en las organizaciones caracteriza a un modelo de servicio (y se entiende que de tratamiento técnico) integrador y corporativo.13

u ESTRATEGIAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA TOMA DE DECISIONES La necesidad de redefinir y ensanchar el concepto de documento surge en las postrimerías del siglo XX ante el impacto provocado por los entornos electrónicos y otros cambios acaecidos, tanto en la oficina, tal y como señala 11 J. Davis, G. Millar y A. Russel : La Revolución ... ; 2008, pág. 28. Estos autores establecen una escala de 5 niveles en ascenso por su alcance y consistencia (de menor a mayor: acción puntual, acción departamental, nivel integrador, nivel de optimización y nivel innovador) ubicando a la mayoría de las organizaciones en el segundo nivel. 12 UNE-ISO 9004: 2000. Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del desempeño. Madrid: AENOR; 2000.

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Rondinelli14 citando a Wendy Duff, como en el modelo archivístico imperante. La gestión de los documentos, en la que éstos últimos son considerados como testimonios de información de actividades que son susceptibles de ser trabajados en las organizaciones desde su creación, ha venido siendo defendida en los diferentes modelos de gestión de documentos de la comunidad internacional. A modo de ejemplo citamos líneas de estudio representadas por publicaciones del tipo The Information Management Journal de ARMA hasta manuales tan conocidos del Canadá, como hemos podido observar, de la mano de M. Roberge. Este último autor entiende la gestión documental como la gestión de un sistema de información (o microsistema donde es posible identificar subsistemas) orientado a hacer factible la toma de decisiones15. En España, durante el siglo XX, la labor de defensa del documento administrativo ha venido realizándose por múltiples y respetados/as archiveros/as de reconocido prestigio, tales como Dª Antonia Heredia o Dª Mª Luisa Conde Villaverde entre otras. Esta ponente, en el 97, defendía, mediante un estudio específico sobre la gestión de la información en la empresa, un modelo de gestión de la información en las organizaciones basado en la calidad16 donde se subrayaba el valor de la información como recurso estratégico. Las tendencias en gestión de la información y documentación en las organizaciones señaladas por C. Bustelo y E. García-Morales, para sustentar precisamente este valor estratégico, desvelan la importancia de la gestión de contenidos, del back-office, la aceptación del documento electrónico que permite mantener una “oficina con menos papeles”17, aunque obliga a gestionar 14 Adela D’Alós-Moner; “El profesional del S. XX!. .. “ Opus cit. P. 28. Rosely Curi Rondinelly: Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrónicos. Uma abordagem teórica da diplomática arquivística contemporánea. 3a ed. Río de Janeiro: Editora FGV; 2005, pp. 50. 15 Michel Roberge: La gestion de l’information administrative: application globate, systemique et systématique. Québec: Documentor; 1992, información actualizada en L’essentiel de la gestion documentaire. Québec: ed. Gestar; 2002. Este autor, actualiza su último manual con objeto de compatibilizado con la normativa ISO 15489 Y de actualizar contenidos, orientándolo hacia la integración de la gestión para hacer calidad y dar respuesta a otros factores básicos de gestión organizacional. 16 Manuela Moro Cabero: “El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista General de Información y documentación. Vol. 7, n° 2. Universidad Complutense. Madrid. 1997, págs. 257-275. 17 A este respecto señalamos para esa misma época un estudio elaborado por el equipo de investigación dirigido por Hal Varian de la Escuela de Gestión y Sistemas de Información de la Universidad de California- Berkeley en el que se distingue que es el 43% de la documentación producida en papel, documentación de oficina. Esto es, conocimiento explicitado. Documento accesible en red <www.sims. Berkeley.edu/research/projects/how-much-info/> (fecha de consulta: 10-02-2008)

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dos sistemas de archivo; Precisamente por ello, se amplía la necesidad de procesar la información no estructurada (los records), cuya importancia favorece que no sean los informáticos precisamente, los encargados de su gestión, asumiendo las tecnologías como herramientas y no como panacea de todo tipo de soluciones de gestión; se presupone en esta idea una manifiesta incapacidad del informático para asumir funciones informativas, para favorecer la accesibilidad a la información, así como para posibilitar su tratamiento técnico considerando su ciclo de vida completo.18 En esta línea de pensamiento, Theo Thomassen, define el objeto de trabajo archivístico como información vinculada a un proceso, siendo su unidad el documento de archivo y su objetivo conseguir información de alta calidad. Dicha información se conseguirá mediante el uso de métodos tales como el principio de procedencia como recurso informativo de alta calidad. Theo Thomassen entiende este modelo de postcustodia del documento19 como un nuevo paradigma que responde a cambios tales que no son posibles resolver dando mayor complejidad al paradigma existente en el siglo XX. Arquetipo conceptual, en el que, tal y como hemos subrayado, los conceptos de información y de sistemas de gestión de la información habían sido trabajados, pero en el que el desarrollo de las TIC20, los nuevos modelos de gestión extendidos en las organizaciones21, cierta 18 Carlota Bustelo Ruesta y Elisa García-Morales Huidobro: “Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones” El profesional de la información, vol. 10, n° 12, 2001, págs. 4-7. 19 “The development of archival Science and its European dimensión”. Citado en: A. DELGADO: “El paradigma postmoderno en teoría archivistica, y sus repercusiones conceptuales y prácticas, en TRIA, 2006-2007. pp. 24 Y ss. 20 Que permiten una dualidad de sistemas y en la que en esas oficinas con menos papeles se generan a la vez objetos (documentos) sobre los que no es posible aplicar los métodos tradicionales (nos referimos a los principios, ya que dichos objetos son carentes de estructura física, tienen un carácter distribuido y están dotados de cierta multifinalidad. Ejemplo de ello puede ser una base de datos alimentada desde varias unidades ¿Quién es el productor? Otro ejemplo evidente nos lo ofrece el documento que no es generado de modo secuencial sino mediante combinación no lineal de componentes digitales. ¿Cuál es el orden original? Otros problemas de los documentos surgen si evaluamos aspectos tales como: cuestiones éticas y legales, problemas en asegurar la autenticación del documento o en armonizar el derecho internacional sobre digitalización. Véase al respecto a Terry Cook: “What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift” en Archivaria n° 43, 1997, ó “Archival Science and Psotmodernism: New formulations for old concepts” en Archival Science, vol. 1 n° 1, 2001 (version en español en Tábula n° 10, 2007) 21 Una cultura corporativa en la que predomina la “desburocratización” de las burocracias con desestructuración de las jerarquías y la externa/ización de servicios y requisitos de gestión más amplios (gestión distribuida de responsabilidades funcionales).

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desconfianza hacia el poder22 que lleva asociados determinados requisitos de conservar la evidencia pero también de transparencia de los sistemas de información, así como el valor que se concede al capital humano, dotado de competencias y auténtico generador-transmisor de conocimiento tácito y explícito, presuponen nuevos requisitos de gestión de la documentación que no parecen haber sido resueltos bajo añadidos a los arquetipos conocidos. En este sentido damos la razón a J. Derrida cuando confirma que “el archivo trabaja siempre y “a priori” contra sí mismo”, aunque matizando la idea: el archivo trabaja contra lo que conoce ¿Es posible interpretarlo de otro modo? La respuesta es No, ya que el archivo responde a las necesidades de realidades cambiantes, de incertidumbres, de lo que existe, pero también de lo que no existe (este desorden del orden desordenado que nos enunciaba Proust). En otro foro de carácter internacional23, hace unos años presentábamos una idea en la que veníamos trabajando, centrada en la gestión del documento de archivo, caracterizando a aquella con la aplicación de un concepto económico social ligado a los comportamientos empresariales de búsqueda de rentabilidad: su deslocalización24; esto es, se proponía analizar al archivo más allá de su potencial físico, considerándolo armonizado con otros modelos de gestión; destacando su capacidad de generar valor añadido mediante una gestión distribuida de sus responsabilidades en toda la organización y asumiendo los nuevos requisitos de gestión. Desde esta perspectiva, damos la razón a J. Derrida cuando afirma: “No hay archivo sin un lugar de consignación, sin una técnica de repetición y sin una cierta exterioridad. Ningún archivo sin afuera”; Y es que existe esa exterioridad, a la que de algún modo durante años hemos puesto puertas en nuestra condición de cancerberos, de guardianes (recordemos el título de la revista Janus y el significante de esta deidad como guardián del lar familiar así como su consiguiente ubicación); Se trata de un “afuera” que nos reclama y nos predispone hacia un significativo porvenir. Ya que en ese afuera existen un conjunto 22 Justificando asi la necesidad de mantener la evidencia a efectos de responsabilidad y memoria, de transparencia y gobernanza así como de rendición de cuentas. 23 ICA.Seminario Internacional de Arquivos de Tradicao Ibérica, M. Moro Cabero: “Diseño de un mapa estratégico de procesos para un archivo sostenible”. Octubre. 2005. Lisboa. Ed. CD-Rom. 24 Debe entenderse como el cambio de lugar del centro de funcionamiento y de producción motivado por la búsqueda de mayor rentabilidad sobre los recursos y, por lo tanto, sobre los resultados económicos o de inversión.

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de necesidades debido al aumento exponencial de la información, tal y como ha sido consignado con anterioridad; a la importancia de la evaluación científica de dicha información (uso, soporte y lugar de almacenamiento-conservación); a la primacía de asegurar evidencias que permitan testimoniar mediante registros las actividades de negocio en el presente pero también desde amplias retrospectivas con objeto de subrayar el patrimonio institucional o la memoria social de un territorio; a la rapidez exigida en la recuperación de la información estratégica y operativa con objeto de minimizar riesgos económicos por pérdida de tiempo, de precisión o ajuste de información corporativa, pérdida de clientes o insatisfacción ante un servicio inadecuado; a la aplicación de múltiples leyes y reglamentos, locales, federales o autonómicos nacionales e internacionales que rigen la creación, almacenamiento, acceso y disposición de la información que testimonia las actividades de negocio resultado de operaciones, a su vez, locales, nacionales, internacionales; a la existencia, tal y como se ha indicado previamente de una organización que vive múltiples realidades y en la que incide la información desde heterogéneas dimensiones (la infraestructura tecnológica que es herramienta de procesamiento, almacenamiento y conservación; la cultura corporativa, la gestión del conocimiento: políticas y arquitectura de procesos, el capital humano) y en una multiplicidad de niveles en función de los ajustes de estas dimensiones. En esta tesitura en la que existen estas necesidades a las que no se les ha sabido dar la adecuada cobertura archivística, el modelo del continuo ofrece respuestas más o menos armonizadas. De este modo, cuando en el 96 Frank Upward25 publica el modelo del continuo de los documentos en el que se señalan las 4 dimensiones que interactúan unas con otras: crear, capturar, organizar y pluralizar, responde asumiendo las dimensiones delimitadoras de la información: infraestructura, conocimiento, capital humano, cultura corporativa, en los 2 ejes representativos de las 4 dimensiones de trabajo sobre la información: creación de datos, captura de los mismos, organización corporativa y socialización con el exterior a posibles niveles de necesidades en la organización. Esta propuesta la realiza desde una perspectiva creativa e innovadora, asumiendo la importancia de apartarse de cánones únicos y leyes universales, señalando que la custodia puede ser explorada como un aspecto de la identificación, control y accesibilidad pero bajo un pensamiento más amplio del utilizado, porque cree que la ciencia archivística debe de ser revisable como cualquier ciencia de conocimiento. En esta línea se 25 Franck Upward: “Estructurar el Continuo de los Registros- Primera parte: principios y propiedades Postcustodiales. Traducción de A. Delgado Górnez. (edición original en Archives and Manuscripts, vol. 24, n° 2, 1996). Archivo Municipal de Cartagena. Materiales. Textos (Consulta: 10:02:2009). < http: archivocartagena. es/ jopac/ materiales/ textos?action2 - actionlistadotextos>

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expresa el gurú Eliyahu M. Goldrat cuando señala “Siempre que creemos haber llegado a respuestas definitivas, se detiene el progreso la ciencia y el mejor entendimiento de lo que nos rodea”. Retomando el diagrama multidimensional defendido por Upward, señalamos que la dimensión de crear datos está estrechamente relacionada con las exigencias de un puesto de trabajo en el que predomina la ejecución de la tarea y donde el dato es vital en la acción cotidiana. La dimensión de captura de los mismos ensancha la gestión de la información hasta el límite departamental, siendo datos y “documentos” el centro de su gestión en pos de responder a las necesidades de una función o de una actividad compleja. La dimensión organizadora, permite dar respuesta a las exigencias informativas de un nivel de actuación integrador y corporativo. La información sujeta a un proceso o mapa de procesos debe fluir en la organización para evitar obstáculos y ausencias informativas que limiten la toma de decisiones (casi siempre de carácter estratégico e incidiendo sobre lo operativo) y debe hacerlo subrayando la importancia de optimización de recursos, ventajas y competencia. Por otro lado, la dimensión de pluralización asegura el patrimonio social. Esta dimensión puede tener correlaciones diversas con niveles de necesidades de gestión informativa relacionados con la innovación, ya que no es posible alcanzar estos niveles en las organizaciones, si no se considera a las mismas, como auténticos sistemas abiertos que inciden en otras organizaciones a la vez que son modificadas por la acción del entorno. Estas 4 dimensiones que responden a varios niveles de exigencia de gestión de la información en las organizaciones confluyen y son multidimensionales, ya que el dato que se crea es a la vez capturado, integrado en un sistema corporativo y “a priori” puede estar caracterizado por una dimensión de patrimonio social, al menos para la empresa (información externa) en un primer momento o con posterioridad para la sociedad. Mediante la observación de los principios defendidos en el nuevo modelo normalizado, trazados a partir de los objetivos a alcanzar en el Subcomité 11 del CT46 de ISO, podemos constatar esta tendencia sobre el alcance de la normativa ISO en los siguientes: • •

aseguramiento de que la gestión de documentos alcance un valor estratégico para los negocios de una organización; integración de la gestión documental con los procesos de negocio de una organización;

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creación, incorporación de documentos de forma fiable desde el punto de vista de la evidencia; aseguramiento del almacenamiento de los documentos de forma segura; aseguramiento de alcanzar una recuperación adecuada en función de las necesidades existentes a largo plazo; armonización de la gestión de documentos con otras áreas con intereses en el carácter probatorio; cumplimiento de los requisitos externos de terceras partes e interesados; gestión de los documentos históricos. (retrospectiva y memoria social).

Creemos que la enumeración de los mismos es suficientemente explicativa de su alcance y armonización respecto a los intereses que una organización pueda/deba tener sobre su modelo de gestión de la información. Por otro lado, el conjunto de principios, que caracterizan un modelo de gestión basado en el modelo del continuo, está dirigido a hacer factibles estos objetivos en la medida en que se orientan a asegurar la evidencia de los documentos mediante una perspectiva sistémica y sistemática. A este tenor, resulta muy interesante, con objeto de desvelar este valor añadido que implica el modelo, señalar la relación de beneficios que son expuestos en la normativa ISO 15489-1, donde se indica de modo expreso que: “un sistema de gestión de documentos de archivo se convierte en fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras”. Se señalan en el enunciado 4 de la norma de Fundamentos diversas utilidades de los documentos de archivo destacando las siguientes26: •

contribuyen y facilitan la ejecución de las acciones de forma, ordenada, eficaz y responsable;

26 Enunciado 4 de la norma. Véanse Beneficios de la gestión de documentos de archivo. ISO 15489 Parte 1. Se enumeran en su totalidad. Estos beneficios se recogen igualmente en el borrador actual de trabajo de la 2a revisión de la normativa bajo el enunciado 2.1 Rationale [or a Records Management 5ystem. En Records Management 5ystems- Fundamentals and vocabulary; 2008. (proyecto de borrador de la norma ISO 1548900.

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contribuyen a la prestación de ser vicios de manera coherente y justa; apoyan y documentan la creación de políticas y la toma de decisiones de gestión; cumplen con los requisitos legales, reglamentarios, fiscales, auditores e incluso archivísticos; proporcionan coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración; apoyan el desarrollo efectivo de las actividades de negocio en toda la organización; sirven de apoyo en los litigios y en los programas de gestión de riesgos proporcionando evidencias o señalando las ausencias (con su inexistencia) de las actividades de negocio; protegen los intereses de la organización, de los clientes en su sentido más amplio (clientes y plantilla) y de terceras partes o partes interesadas presentes y futuros; proporcionan las evidencias de las acciones personales, culturales y de las organizaciones; garantizan la continuidad en caso de catástrofe; sirven de apoyo y de documentación para las actividades de I+D+i convirtiéndose en evidencias básicas para determinar hallazgos de auditoría; sirven de apoyo y documentan las actividades e identidades culturales, personales o corporativas; y apoyan y documentan la investigación archivística y mantienen en su conjunto una memoria corporativa, personal o colectiva.

La enumeración de estos beneficios nos permite comprender su potencial y porvenir. Nos acerca a su presciencia ya que inciden directamente sobre la organización y el modelo de gestión existente, contribuyendo a mantener organizaciones cuyo sistema informativo sea capaz de aportar un valor añadido a pilares estratégicos tales como el conocimiento, la innovación, la calidad, la gestión sostenible y la propia satisfacción del cliente, percibido éste, en el sentido más amplio del concepto (usuarios internos, externos, reales y potenciales, terceras partes, plantilla, etc.).

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u LA CAPACIDAD DE ARMONIZACIÓN DE LA FAMILIA ISO 15489 Desde la propuesta normativa australiana AS 4390:1996 sobre gestión de documentos, fuente original de las primeras normas ISO 15489:200127, a las nuevas propuestas de reconocimiento de una familia de normas de gestión de documentos -al modo de la familia ISO 27000 e ISO 9000-, han transcurrido un reducido número de años. Si bien, la trayectoria de transformación de las normas, dado el grado de complejidad adquirido por el conjunto normativo y su nivel de difusión geográfica y aceptación por los representantes de los gobiernos nacionales en materia de archivos, nos permite afirmar que su mayoría de edad si no ha sido alcanzada con el modelo vigente, se alcanzará de modo definitivo y convincente con la nueva propuesta: estamos hablando de una estructura de normas del sistema de gestión de documentos, reconocida bajo las siglas RMS. Frente a la arquitectura que presentaba la familia australiana de normas AS 4390 centrada en responder mediante una estructura de 6 normas, a los fundamentos, principios, responsabilidades, requisitos y métodos, la normativa vigente orquestada por el Organismo Internacional de Normalización bajo el referente conocido como ISO 15489 Gestión de documentos, además de responder en la parte 1 (ISO 15489-1: 20012828) y 2 (ISO TR15489-2:200129) al porqué (razones y beneficios), al quién (responsabilidades y políticas), al qué (principios y requisitos del sistema de gestión) y al cómo (fases arquitectura de procesos e instrumentos), desarrolla nueva normativa complementaria y producida para hacer viable requisitos y métodos. Con la primera parte se pretende informar a ejecutivos y responsables de direcciones además de profesionales de gestión de documentos. La intención es la de mostrarla como herramienta esencial para facilitar la incorporación de los requisitos normativos, así como de los principios básicos de gestión documental en los procesos de trabajo, en la arquitectura de procesos y en los sistemas de información de la organización. Buena muestra de su contenido 27 La relación de normas UNE sobre 15489 es accesible mediante la publicación que se referencia seguidamente. Gestión de documentos y evidencias electrónicas. CD¬ROM, Madrid: AENOR, 2008. 28 Norma UNE ISO 15489:2006 Información y Documentación. Gestión de documentos de archivo. Parte 1 Generalidades. Madrid: AENOR, 2006. (ISO 15489¬1 :2001) 29 Norma UNE-ISO 15489•2: 2006 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Directrices (ISO/TR 15489-2: 2001)

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son los beneficios citados en el enunciado antecedente. La segunda parte, editada en la categoría de informe técnico, está planteada para ser utilizada por los gestores de documentos de archivo como referencia básica para diseñar políticas, procedimientos, procesos e instrumentos resultantes de los mismos. Explicita directrices orientadas a generar las bases para una eficiente gestión de documentos, de tal modo que permita una gestión distribuida donde se asignen y deleguen responsabilidades entre las personas que generan, manipulan y consultan documentos. La aplicación de la norma ha precisado generar otros códigos o informes técnicos de apoyo para el diseño e implementación del modelo. Dichas especificaciones deben ser consideradas complementarias aunque de vital importancia para un correcto despliegue del sistema de gestión de documentos conforme a los requisitos regulados. En este contexto de apoyo surgen nuevos estándares metodológicos y conceptuales que permiten, tanto el análisis comparado del sistema de información imperante en una organización considerando sus metas, objetivos, funciones y procesos, como los fundamentos y métodos necesarios para dar factibilidad al diseño y despliegue de los esquemas de metadatos (ISO 23081-1:2006 e ISO 23081-2: 200730). A su vez, estrechamente relacionadas con el modelo, aunque sin formar parte del mismo, han germinado otros proyectos normativos que completan los requisitos para una adecuada gestión de los documentos producidos en un entorno electrónico. De este modo, la preservación de documentos a largo plazo, la digitalización, los formatos PDF, son otras tantas especificaciones que es preciso considerar; algunas de ellas se vienen realizando de modo conjunto, tanto por el SC11 del CT46 como por el SC3 del Comité Técnico 17131.

30 UNE•ISO:23081-1 :2008 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1. Principios. Madrid: AENOR, 2008. UNE-ISO 23081.2 Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2 Elementos de implementación y conceptuales. Madrid: AENOR, 2008. La tercera parte se encuentra como borrador y está destinada a la evaluación del cumplimiento del set de metadatos. En la última reunión -mayo 2008- del SC11 internacional esta tercera parte de la norma se dejo suspendida a la espera de los cambios acaecidos en la familia. 31 UNE•ISO 19005-1 :2008 Gestión de documentos. Formato de fichero de documentos electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF / A-1). UNE-ISO/ TR 15801 :2008 Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.

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En la normativa han aflorado varios productos de autoevaluación, pero todos ellos han alcanzado únicamente el formato de borrador, más o menos perfilados, aunque aparcados a la espera de crear una especificación que responda a los controles normalizados en la nueva revisión32. La revisión de este conjunto normativo ha supuesto un cambio en su concepción y alcance. En este marco de revisión, y ante una reflexión sobre la estructura que debe adoptar el conjunto de normas, surgen y se perfilan nuevas propuestas orientadas a conformar este conjunto de especificaciones como una familia específica de normas de gestión ISO, al modo de la familia ISO 9000 –Gestión de calidad-ISO 14000 –Gestión de la sostenibilidad medioambiental-o de la familia ISO 27000 –Gestión de la seguridad de la información. Estas normas mantienen una estructura común, además de un interés evidente en las organizaciones. De este modo, y al igual que en los otros códigos se diferencian: fundamentos y terminología, definición de requisitos esenciales del modelo de gestión, determinación de la metodología para su diseño, implantación, procedimientos de evaluación y normativa o especificaciones complementarias o de apoyo que faciliten el despliegue del código de buenas prácticas o en suma el modelo de gestión de calidad, de sostenibilidad, de seguridad de la información o de gestión de la información. El reconocimiento por parte de ISO de esta familia conlleva no sólo la actualización de contenidos en el modelo sino la renovación en su estructura, la redistribución, ampliación o adaptación de contenidos. Una de las características de las familias de normas ISO y dada su singularidad es el reconocimiento inmediato de las mismas por su estructura y codificación. Estas familias están basadas en un sistema de normas similar, hecho que favorece su uso y asimilación. En la tabla nº 1 se incluye la correlación con otros códigos de buenas prácticas como es el caso de la familia ISO 9000 e ISO 2700033. Señalamos además, que en el borrador de Requisitos34 se incluye un anexo en el que se señala la afinidad de requisitos documentales entre estos códigos a partir de una doble perspectiva: una visión general de la actividad de gestionar documentos y una percepción específica sobre el control de la documentación 32 Los borradores de la norma se presentan bajo las diferentes propuestas de los grupos de trabajo de cada nación. La literatura producida sólo es accesible a los mismos: Revisión ot 15015489: Scoping Papero. 33 No ha sido incluida la familia ISO 14000 aunque en el a se percibe una correlación similar. 34 150 TC46/SC11. Records Management System-Requeriments; WD, 2008. Anexo B.

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en los modelos de gestión regulados por dichos códigos. En este anexo son señaladas las secciones de la normativa de gestión de documentos donde se desarrolla la correlación con mayor profusión. Estas son las siguientes: entorno normativo, incorporación de los documentos al sistema, acceso, almacenamiento y preservación, recuperación y uso, conservación y metadatos. De igual modo se detallan los enunciados y articulados correspondientes a las normas ISO 9001, ISO14001 e ISO 27001, tomadas como referencia de la comparación35.

Tabla nº 1: Comparación de familias ISO basadas en sistemas de normas

Las analogías en estos códigos son múltiples. Todos ellos tienen un origen común bajo un organismo normalizador de alcance internacional, conformándose como normas genéricas susceptibles de ser aplicadas en cualquier organización. Además, todos ellos, tal y como hemos señalado mediante tabla, guardan una estructura similar y se basan en una metodología idéntica para su desarrollo, despliegue y control. En cada uno de los modelos, el ciclo PDCA de E. Deming-J.Juran es esencial, articulándose en las 4 etapas del ciclo: planificación y diseño, implementación, control y mejora de un sistema de gestión de calidad, de un sistema de gestión 35 Debe considerarse que en el conjunto de normas de estas familias aparecen múltiples correlaciones respecto a la necesidad de crear, gestionar, conservar y asegurar los documentos como evidencia de lo normalizado en las mismas. La confluencia es muy amplia.

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de la seguridad de la información, de un sistema de gestión de la sostenibilidad o de un sistema de gestión documental36. De igual forma, el análisis de riesgos adquiere esencial protagonismo en cada uno de los códigos; de tal modo que en la familia ISO 27000 será un futuro estándar con entidad propia. En los entornos archivísticos el análisis y gestión de riesgos ha sido desarrollado desde la perspectiva de asegurar la conservación del documento y la continuidad de negocio. Así, en este contexto, se ha trabajado una metodología en la que se asegure la existencia de programas de prevención de desastres y de gestión de documentos esenciales. Lógicamente, la gestión del riesgo en el entorno de una organización adquiere mayor relevancia en la medida en que aumenta la generación-recepción de documentación; aunque son muchos los factores analizados en este ensayo que inciden y cuya combinación resulta reveladora, destacamos: el valor o peso que adquiere la información en la toma de decisiones, la pervivencia de sistemas híbridos –electrónicos, tradicionalesde gestión de documentos, la vulnerabilidad de las tecnologías, la rápida obsolescencia del software y de los sistemas de comunicación, el aumento de los requisitos informativos, el surgimiento y aplicación de otros códigos de buenas prácticas que exigen un control estricto de los documentos, la diversificación de una cultura de la evaluación basada en evidencias, la orientación de las organizaciones hacia sus clientes, etc. Otro elemento de correspondencia a destacar es el enfoque a procesos que predomina en cada uno de estos códigos de buenas prácticas, incluida la gestión de documentos, donde se adopta el enfoque sistémico y de procesos, llegándose a enumerar y definir de modo expreso aquellos de tipo técnico, que necesariamente han de ser documentados. De hecho, la importancia dada a la necesidad de documentar los procesos es tal que en la normativa ISO 15489-2 se incluye un enunciado específico para recordar la necesidad de documentar y obtener el máximo de evidencias de la planificación, diseño, implantación, control y mejora del programa de gestión de documentos. Esta llamada específica de atención es similar a la información que podemos encontrar sobre la actividad de archivar en cada código de buenas prácticas. La importancia de documentar adquirida en estos códigos se refleja, no sólo mediante anexo en la nueva revisión de la norma, sino que aparece, por ejemplo, en los modelos de 36 El ciclo PDCA no se recogía de modo expreso en la normativa del 2001, si bien, de modo implícito era observable en el seguimiento de las etapas para la planificación, diseño, implantación, control y mejora. En el borrador de revisión de la norma aparece representado mediante Anexo detal ando la incidencia de las etapas en cada fase del ciclo. Veáse borrador ISO 1548901 Records Management System Requiremets, Anexo B, 2008, pág. 23.

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calidad como estándar específico, mientras que en otros modelos adquiere notoria representatividad, mediante un enunciado concreto y diferentes referencias o alusiones en su despliegue37.

u ALGUNAS REFLEXIONES A MODO DE CONCLUSIÓN: “El momento significante” de la escencia ISO 15489 Se ha destacado la importancia que la información ha adquirido en las organizaciones al analizar la realidad cambiante de las mismas así como sus heterogéneos niveles de gestión de la información. Se han señalado las aportaciones en materia de gestión de la información que la normativa ISO 15489 incluye en sus fundamentos, principios y beneficios a alcanzar. Se han expuesto las analogías que dicha normativa presenta respecto a otros códigos de buenas prácticas de gestión activos en las organizaciones. Precisamente, es esta relación de analogías de los códigos la que mejor demuestra la capacidad armonizadora de la familia ISO 15489, asegurando, de este modo, su utilidad, mediante un alcance que calificamos de asimétrico38 de la evidencia de las actividades de negocio de las organizaciones. Mediante este estudio hemos pretendido significar cómo, éstas últimas, se orientan hacia una gestión de contenidos que les asegure documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles para su uso en el tiempo, tal y como se demuestra por la importancia que en los códigos se otorga a las dimensiones de confidencialidad, disponibilidad, integridad y autenticidad, fiabilidad y no repudio. Esta asimetría viene definida por los múltiples requisitos informativos a los que responde. Observando estas sinergias, pensamos que hemos sido capaces de llegar a ver ese “momento significante” que, mediante manifiesta sensibilidad, V. Harris39 considera imprescindible para captar la esencia de los fenómenos. 37 En la normativa ISO 27000 se normaliza la gestión de documentos en el enunciado 4.3 Requisitos de la documentación pero además, se establecen referencias clara, por ejemplo en los controles UNE-ISO/lEC 27001 Tecnología de la información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGI). Requisitos. Madrid: AENOR; 2007. Págs. 13 y 14 Y ss. De igual modo, en ISO 14001, el enunciado 4.4 de implementación y operación, y el 4.5 de verificación en el contexto de normalización de requisitos de gestión, detal an los requisitos de gestión documental y de evidencia en cualquier soporte. Véase ISO 14001. 38 El concepto de asimetría está retomado de Salvador Pániker, utilizado para destacar la multiperspectiva ante visiones absolutas. Véase su última obra: Asimetrías. 39 Verne Harris: “Un haz de oscuridad: Derrida en el archive” TábuLa, n° 10, 2007, págs. 123-135 Para comprender el concepto citamos literalmente: “Tienes que absorber la atmósfera del lugar y de la gente”, decía siempre. Sentir su ritmo, su energía, dejarte, a cambio, absorber por el a, hasta que tú y tu cámaras seáis invisibles”, pág. 129.

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Preconizamos, por tanto, el valor de la gestión de documentos como un activo de futuro; tal y como señala J. Timothy Sprehe40; de igual modo hemos expuesto múltiples factores que presuponen un cambio en las tendencias de gestión de la información en las organizaciones, así como múltiples oportunidades que dichos cambios implican para la gestión de la información41. Las organizaciones han encontrado una nueva naranja y la tendencia es extraer todo su zumo. Los archiveros, ocupados, en definir las asimetrías de la ciencia archivística han sido capaces de identificar (o sería mas apropiado utilizar el Katelaariano42 ¿Archivalizar?), reiteramos, han sido capaces, en el aparente desorden de sus deconstrucciones y reconstrucciones de significados con múltiples capas, facetas y significantes, de archivalizar la información como un “recurso”, como un activo, con valor estratégico y de normalizar el trabajo de su gestión. De establecer un orden, tal y como Brien Brothman nos recuerda, aunque no olvidemos que es el mismo autor el que señala “Los muchos efectos que el orden archivístico produce en realidad alimentan el propio fantasma del desorden archivístico”43. Lo cierto es, que al observar el resultado de esta fotografía sobre la familia ISO 15489, reconocido ese “momento significante” que la hace posible, que la destaca y subraya en el encuadre como protagonista, la despojamos con su visualización de su condición de presciencia, de inexistencia, desvelando con su presencia un enorme futuro. A este respecto, D Grange44, al referirse a la disciplina Archivística pero igualmente 40 J. Timothy Sprehe: “Exploring the information Management Side of RIM”. The Information Management Journal. Mayo-Junio, 2008, págs. 62-67. 41 En esta misma línea de marcado de tendencias se expresa B. Dearstyne. Véase Bruce W. Deartyne: “Wel springs of Change for RIM” The Information Managemet Journal. Enero-Febrero; 2008; págs. 43-50. Se especifica concretamente que: las organizaciones necesitan disponer de políticas de información definidas orientadas a la pluralización corporativa, directrices que faciliten la disposición de la información para una rápida y eficiente toma de decisiones, para asegurar la operatividad de las operaciones o actividades diversas ante problemas heterogéneos, complejos y cambiantes, para asegurar la conformidad y el cumplimiento del marco legal pero también del normalizador -códigos de buenas prácticas implementados-, en suma, para poder aproximarse al cambio desde una perspectiva de optimización de los recursos informativos y de innovación general desde un nivel de gestión de la información corporativa integrador, de optimización e innovación. 42 Eric Katelaar: “Tacit Narratives: the Meanigns of Archives” Archival Science, vol. 1, n° 2,2001, págs. 131-141. 43 Brien Brothman: “Órdenes de valores: cuestionando los términos teóricos de la práctica archivlstica” rábula, n° 10, 2007, págs. 25-57, pág. 38. Traducción del original Archivaria, n° 32, 1991. 44 Didier Grange: “Archivistique et mondialisation: deux constats, un débat. Archives, vol. 40, n1° 1 2008-2009, págs. 71-89. pág. 81.

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válido para la normativa en estudio, expresa que “una coherencia mayor entre las prácticas profesionales a nivel global sería quizá una ventaja, un triunfo en la mano para el futuro. Considerando las aportaciones de Grange, y aquellas de V. Harris cuando afirma que “todo el olvido del pasado es también el olvido del futuro”, nos interrogamos sobre si ¿Todas las incertidumbres del pasado son también incertidumbres del futuro? Respondemos de modo afirmativo, porque las incertidumbres nos obligan a no creer en absolutos, a investigar nuevas respuestas, asegurándonos de este modo que no se detenga el progreso. ¡Muchas Gracias!

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS en la E-administración Por. Pilar Sánchez Vicente Gobierno del Principado de Asturias

Apenas a unos meses de la entrada en vigor de la Ley 11/2007 de Administración Electrónica, todas las administraciones hacen esfuerzos para conseguir canales de comunicación telemática con la ciudadanía a través de sus portales corporativos, es decir, sus sedes electrónicas. El espíritu de la ley pasa por la modernización de las administraciones de modo que el ciudadano pueda acceder a diversos trámites cómodamente, desde consultar una ley hasta solicitar una subvención, sin moverse de su casa. Se supera la idea del ciudadano simple receptor de la información pasando al ciudadano interactivo ya que actualmente los ciudadanos están acostumbrados a interactuar con distintas empresas tanto para la consulta de información como para la adquisición de bienes y servicios. La gestión de documentos electrónicos en el Gobierno del Principado de Asturias está centralizada en el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentación, adscrito a la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, Dirección General de Modernización, Telecomunicaciones y Sociedad de la Información. En este Servicio trabajan más de cincuenta personas, entre ellas hay siete Archiveros y siete Documentalistas que se ocupan del diseño, seguimiento, implantación y mantenimiento de sistemas de información y documentación.

A través de la sede electrónica del Gobierno www.asturias.es el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentación gestiona la información y documentación corporativa y ofrece a la ciudadanía acceso telemático a los servicios que presta la Administración. Todo ello, mediante los sistemas de información integrados que se presentarán a continuación. En concreto se ocupa de: • • • • • • • • •

Boletín Oficial del Principado Asturias (BOPA) Catálogo de Servicios y Trámites Contenidos web Sistema de Información Documental en Red de Asturias (SIDRA) Repositorio institucional de Asturias (RIA y buscaRIA) Memoria Digital de Asturias Archivos administrativos (SIGIA) Bases de datos legislativas Base de datos organizativa

u BOLETÍN OFICIAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS - El BOPA El BOPA es el Diario Oficial de la Comunidad Autónoma. Se publican diariamente entre 100 y 200 disposiciones y anuncios emanados del Gobierno, de la Administración Autonómica, la del Estado, la Local y la de Justicia. Existen otras, pero la fuente principal de información para los servicios que presta nuestra Administración es el BOPA. El BOPA, paralelamente a todos los cambios habidos en el portal, afronta su propio salto de gigante abandonando el tradicional soporte papel para convertirse en un diario totalmente digital, ofreciendo además servicios de suscripción ad hoc, el DSI del siglo XXI, pero manteniendo, obviamente, las mismas garantías y fiabilidad de siempre, razón de existencia fundamental de un boletín oficial. No sólo es su aspecto externo el que debe afrontar los cambios, toda su gestión y proceso de edición sufren grandes modificaciones, comenzando por el registro. Se trató de unificar las formas de acceso a una solicitud de publicación, estableciendo un único canal telemático accesible desde la intranet del Principado para todos aquellos usuarios con autorización, canalizando todo el flujo de información a través de las Secretarías Generales Técnicas (a partir de ahora SGT) responsables últimas de los envíos de anuncios al BOPA.

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Paralelamente se pone a disposición de cada Servicio un módulo de consultas que le permite en cada momento conocer el estado de los anuncios de su interés, cuándo han sido enviados por su SGT y cuándo se van a publicar. Se garantizó la autoría de los envíos a través de un sistema de certificado digital, emitido por la propia Administración del Principado grabado en dispositivo USB que no permite la exportación de datos. Dicho lápiz, se entregó a cada responsable de SGT. Este canal de solicitud es una aplicación desarrollada en el Framework (Framework libre de desarrollo J2EE para Administración Electrónica del Principado de Asturias) del Principado y denominada PubliBOPA, y su planificación, desarrollo e implantación nos proporcionó la oportunidad de integración y coordinación tan necesarias para la gestión del catálogo. El mayor problema del mantenimiento del catálogo radica en la detección de los servicios con la suficiente antelación como para ser publicados en el portal de forma simultánea a su plazo de solicitud, que por regla general comienza al día siguiente a su publicación en BOPA. El hecho de controlar la información próxima a publicarse nos proporciona la materia prima para la construcción del catálogo, cada registro de publiBOPA pasará a convertirse en: • • •

Un anuncio publicado en BOPA. Un registro en la base de datos legislativa también gestionada en el centro de documentación. En su caso, un registro en el Catálogo de Servicios.

u CATÁLOGO DE SERVICIOS Y TRÁMITES Uno de los productos comunes a todas las webs institucionales es el catálogo de servicios, conjunto de registros editados en un formato normalizado en el que destacan los datos imprescindibles para que el ciudadano discrimine de forma rápida y sencilla si el servicio es de su interés. Cada uno de estos registros es conocido dentro de la administración como ficha de servicio. El Catálogo de Servicios está destinado a: 1. La propia Administración que lo utiliza en dos sentidos, como cuadro de mandos para evaluar futuras actuaciones sobre servicios y como servicio de referencia en la atención al ciudadano a través del SAC (Servicio de Atención al Ciudadano).

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2. Los ciudadanos, usuarios finales del Portal Corporativo a través de la web institucional asturias.es En el ámbito de la Administración del Principado el acceso a todas los servicios electrónicos se realiza desde la ficha de servicio que se convierte, por lo tanto, en el único canal telemático a disposición de los ciudadanos, ya no sólo para informarse acerca de todos los servicios que le ofrecemos sino para realizar cualquier tipo de solicitud por medios electrónicos. Este salto, entre la mera difusión de la información y la posibilidad de su gestión por parte de terceros implica una gran adaptación, que conlleva en primer lugar la integración con todos los agentes responsables en la generación, tanto de los servicios, como de las aplicaciones necesarias para el acceso a los mismos de modo telemático. Este nuevo paradigma nos obliga, como profesionales de la documentación, a intervenir en la gestión de la información de una forma planificada y estructurada desde la generación de misma. Ya no podemos limitarnos a la conversión de documentos primarios. Hay que llegar más allá, actuando aún antes de la existencia de estos documentos, interviniendo en los procesos que deciden la forma y los medios con que van a ser generados. En cada ficha se adjunta toda la normativa de interés, tanto la disposición publicada en BOPA que recoge el servicio, como la normativa autonómica, estatal y europea de aplicación. Los organismos que tramitan y resuelven se obtienen mediante una integración con la Base de datos organizativa. Se ofrecen también enlaces de interés o ficheros explicativos. Y se proporciona tanto el formulario de solicitud en formato Word para poder ser cumplimentado, como el acceso a la aplicación que permite la tramitación del servicio por medios telemáticos. Para la generación de los formularios de solicitud se emplea el back office de la base de datos del catálogo de servicios. En colaboración con los responsables del Servicio de Procesos Administrativos se ha diseñado un formato normalizado de formulario que evita la mención de organismos responsables susceptibles de cambio, se incluye un código de barras que identifica el formulario con la ficha de servicio y se obtiene la información actualizada de la unidad de gestión que lo generó y otra serie de metadatos que facilitan la labor de registro.

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Por último, se incluyen también en el catálogo aquellos servicios de simple información, asesoramiento u orientación, recogiéndolos en un tipo de ficha denominada informativa que no conlleva el inicio de una solicitud sino la mera información al ciudadano sobre un tema dado o la orientación sobre los lugares de referencia.

u EL PORTAL CORPORATIVO WWW.ASTURIAS.ES Fundamentalmente los objetivos pretenden: • •

Plantear una Arquitectura de la Información más sencilla y coherente, realizando una ordenación óptima de los contenidos del portal. Fomentar un Diseño Centrado en el Usuario, estableciendo un equilibrio entre los diferentes elementos que componen el entorno del portal.

Para ello, se utiliza un lenguaje sencillo y un diseño cálido. Se pretende acercar la Administración al ciudadano y romper con su imagen fría y distante. Se le trata de tú y se huye del lenguaje administrativo que le puede resultar confuso. Se ha organizado la información en una jerarquía clara y de fácil entendimiento para el ciudadano. Se han aplicado nuevas políticas de navegación comunes, además de aumentar el espacio para sus contenidos. Se ha optado para una navegación a través de los contenidos. Se utilizan elementos de ayuda al usuario como el rastro de migas que actúa de forma orientativa de donde estas y como has llegado. Se plantea también una síntesis en cuanto a la información, limitando el peso de los contenidos en los primeros niveles para facilitar una navegación rápida. Además, se eliminan las ventanas pop-ups innecesarias. Con el fin de ayudar y facilitar el acceso a la información, las páginas Web deben cumplir una serie de pautas y recomendaciones indicadas por el grupo de trabajo WAI (Web Accessibility Initiative), que forma parte del consorcio de W3C (World Wide Web Consortium). Tales pautas conforman un estándar de hecho en materia de accesibilidad a las interfaces Web. Las pautas WAI (Web Accesibility Initiative) definen 14 normas de accesibilidad que se deben conseguir para que un sitio sea accesible, entre las que destacamos: 1. Cumplir con un derecho ciudadano a la participación y no discriminación por razón de discapacidad.

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2. Cumplir las disposiciones legislativas al respecto, tanto por la Administración Pública, obligada a ello ante la ciudadanía, como por las redes privadas que aspiren a participar en contratos con la Administración o financiación pública. 3. Maximización de los usuarios potenciales, mayor alcance de la comunicación, servicios o mercado. Recordemos que según los datos del INE (1999), el 9% de la población en España tiene alguna discapacidad. 4. Al diseñar conforme a estándares de accesibilidad, garantizamos la equivalencia de los contenidos entre distintos navegadores y dispositivos. 5. Mejor indexación en los motores de búsqueda. El cumplimiento de las pautas, tanto en código como en contenidos semánticos (por ejemplo, vínculos con sentido) permite a los motores de búsqueda una mejor identificación de los contenidos, y en consecuencia, mayores posibilidades de posicionamiento en los buscadores. 6. Aunque no son equivalentes, la accesibilidad cursa una estrecha relación con la Usabilidad de un sitio. Al cumplir requisitos de accesibilidad básicos en los elementos técnicos de una web (estructura de contenidos, vínculos, contraste de color, efectos y movimientos, formularios, tablas, etc.), mejoran las condiciones de uso para la mayor parte de las personas. El usuario busca la claridad, el orden y la fiabilidad en las fuentes de información, ya sea en los tradicionales documentos en papel o en las páginas web. Un diseño efectivo de páginas web debe proporcionar esta confianza. La organización espacial de los textos y los gráficos en las páginas web puede captar al usuario con el impacto gráfico, dirigir su atención, priorizar la información que ve y hacer sus interacciones con la página web más divertidas y eficientes. El diseño gráfico consiste fundamentalmente en gestionar la información visual, mediante la distribución de los elementos dentro de una página, el balance visual, la tipografía empleada, las imágenes, etc..., para así guiar al usuario a través de la misma. El diseño gráfico debe crear lógica visual y buscar el equilibrio entre la sensación visual y la información gráfica: Sin el impacto visual del color, las formas y los contrastes, las páginas son gráficamente poco interesantes y no motivarán al lector. Documentos con textos muy densos y sin ningún contraste o alivio visual resultan también difíciles de leer, especialmente en la pantalla de un ordenador. Pero sin la complejidad del texto, las páginas meramente gráficas,

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pueden decepcionar al usuario al ofrecer una pobre combinaci贸n de sensaci贸n visual, informaci贸n textual y enlaces interactivos a contenidos multimedia.

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u SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA) Este sistema de información obtuvo el Premio “Adolfo Posada” 2005 a las Iniciativas Innovadoras en el marco de la Administración. En el SIDRA participan actualmente más de 25 centros de documentación y unidades gestoras. • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

ACADEMIA DE LA LLINGUA ASTURIANA AGENCIA DE SALUD AMBIENTAL Y CONSUMO AUTORIDAD PORTUARIA DE GIJÓN COORDINADORA DE ONGDs DE ASTURIAS CONSEJERÍA DE ECONOMÍA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CONSEJO ECONÓMICO Y SOCIAL (CES) CONSEYU DE LA MOCEDA DEL PRINCIPÁU D’ASTURIES DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMÁTICA DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPORTES ENTE TRIBUTARIO GABINETES DE LOS CONSEJEROS INSTITUTO ASTURIANO DE ADMINISTRACIÓN PUBLICA “ADOLFO POSADA” INSTITUTO ASTURIANO DE LA JUVENTUD INSTITUTO ASTURIANO DE LA MUJER INSTITUTO ASTURIANO PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES INSTITUTO DE DESARROLLO ECONÓMICO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS (IDEPA) RED DE OFICINAS DE INFORMACIÓN JUVENIL DIRECCIÓN GENERAL DE RELACIONES EXTERIORES Y ASUNTOS EUROPEOS REAL INSTITUTO DE ESTUDIOS ASTURIANOS (RIDEA) SERVICIO REGIONAL DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO AGROALIMENTARIO (SERIDA) SOCIEDAD ASTURIANA DE ESTUDIOS ECONÓMICOS E INDUSTRIALES, S. A. (SADEI) UNIDAD DE COORDINACIÓN PLAN SOBRE DROGAS SERVICIO JURÍDICO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS

Hablar de SIDRA significa hablar de trabajo en red. Las redes deben entenderse como un proceso de transformación en las formas de relación, ya que salvan las

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distancias físicas, transforman la concepción del tiempo, maximizan los recursos, posibilitan una participación horizontal y permiten equiparar las unidades de la red. Las redes son uno de los instrumentos relacionales más interesantes actualmente. Para desarrollar este aspecto se ha creado una Comunidad de Prácticas, articulada en una Comisión Coordinadora de Centros de Documentación y una lista de distribución (sidra@princast.es) La Red de centros de documentación fue la primera experiencia de gestión del conocimiento en el Gobierno del Principado, pues todos los miembros participaron, en mayor o menor medida, tanto en la elaboración del modelo de datos como en la adecuación del sistema a las necesidades específicas de cada centro, compartiendo su experiencia y sentando las bases para un modelo de gestión permanente. SIDRA nació con un objetivo claro e ineludible para cualquier organización en pleno siglo XXI: la gestión del conocimiento. La gestión del conocimiento se basa en cuatro pilares fundamentales: las tecnologías, la gestión de la información y las personas. O lo que es lo mismo, infraestructura, infoestructura y cultura de la información, entendida esta última como factor multiplicador de las tecnologías de la información. Estos elementos nos permiten agrupar, generar y difundir el conocimiento de la organización, tanto el explícito (datos, documentos, procesos) como el tácito (ideas, experiencia, formación). ¿Y para qué? Para evitar las “islas de información”, para evitar que “reinventemos la rueda”, para conocer “quién sabe qué” y saber “dónde encontrar”, para potenciar y apoyar la creatividad y la innovación. Gestionar el conocimiento implica gestionar a los conocedores. En una primera fase, se trabajó con los responsables de los centros implicados en el proyecto. Posteriormente, se amplió a distintos departamentos de la Administración, mediante la realización de Auditorías de información y formación para la utilización y explotación de las posibilidades que SIDRA ofrece en el puesto de trabajo. Otra novedad del SIDRA es la posibilidad de hacer usos de la herramienta de forma reservada, permitiendo el tratamiento de la información con máximos niveles de seguridad y la explotación conjunta de la información pública y restringida por los grupos de usuarios que se determinen. Esta posibilidad se ofrece como ideal para el trabajo de los Gabinetes (actas de reuniones, elaboración de informes, versionado de los mismos, etc) y resuelve los problemas de organización documental de

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determinados servicios que generan de forma continua documentos específicos y, carentes de sistema de organización, pueden adaptar el modelo de datos a sus necesidades. El SIDRA se articula en tres niveles:: Gestión documental restringida/ Gabinetes, directivos • Actas e informes, proyectos, noticias de prensa, notas de prensa, intervenciones parlamentarias • Dossieres (temáticos, cronológicos, de prensa…) Gestión documental específica/ Gestores, colectivos • Catálogos de salud (Servicio Sanitario de atención Ciudadana) • Sentencias (Servicios Jurídicos) • Difusión Selectiva (Relaciones exteriores y Asuntos europeos) • Convocatorias (Red Asturiana de Información Juvenil) • Materiales de formación (IAAP “Adolfo Posada”) Gestión documental básica/ Centros de documentación, Bibliotecas especializadas • Monografías • Publicaciones seriadas • Informes, proyectos y dictámenes • Normas y patentes • Artículos de revista y noticias de prensa • Recursos electrónicos • Materiales gráficos y audiovisuales

u EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS (RIA y buscaRIA) El movimiento internacional conocido como Open Access Initiative (OAI) o Iniciativa para el Acceso Abierto, ha intentado promover durante los últimos años el acceso libre y sin restricciones a la literatura científica y académica, favoreciendo el aumento del impacto del trabajo desarrollado por los investigadores y las instituciones científicas, y contribuyendo a la reforma del sistema de comunicación científica tradicional. Este movimiento tiene como finalidad la interoperabilidad o

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compatibilidad entre archivos, la preservación a largo plazo y el acceso universal a la información. Podemos definir el Acceso Abierto como la disponibilidad de un determinado contenido de forma gratuita y pública en la red, permitiendo la lectura, la descarga, copia, distribución, impresión, búsqueda o enlace de los textos completos, sin barreras económicas, legales o técnicas. La única condición es mantener la integridad de los textos y el reconocimiento de la autoría al ser citados. La iniciativa de Budapest para el Acceso Abierto del año 2001, intentó acelerar el progreso del esfuerzo internacional para hacer que los artículos de investigación en todas las áreas académicas estuvieran disponibles de forma gratuita en la Internet. La declaración surgida de la esta reunión, recomienda dos estrategias para promover el acceso abierto al conocimiento científico, generalmente se consideran dos vías paralelas y no antagónicas: la publicación en revistas de acceso abierto o “ruta dorada”, donde los artículos quedan disponibles sin restricciones desde su publicación, y el autoarchivo o “ruta verde” por parte de los autores de sus trabajos de investigación en repositorios institucionales de libre acceso. En esta segunda vía se inscribe la iniciativa del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA), impulsado por la Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno, con el que se pretende contribuir al desarrollo del movimiento por el acceso abierto a través del autoarchivo y situar a la Comunidad Autónoma en el mapa de los recursos de acceso abierto a la literatura científica y académica. El RIA tiene como finalidad recoger los contenidos digitales generados por la actividad investigadora de la organización, y facilitar la gestión y difusión de dichos contenidos incluyendo su preservación, organización, acceso y distribución. Además de la creación del repositorio mediante norma legislativa, es preciso adoptar algunas medidas concretas que fomenten la utilización del mismo, y faciliten el acceso a la información científica, su difusión y su preservación en todos aquellos ámbitos en los que se empleen recursos públicos. Por ello se adoptó en Consejo de Gobierno un acuerdo para que En las bases de ayudas y subvenciones financiadas con fondos públicos, otorgadas o gestionadas por la Administración del Principado de Asturias y cuyo objeto sea fomentar la investigación, se incluirá una cláusula por la cual la persona beneficiaria se compromete a depositar mediante su autoarchivo los resultados de la investigación en el Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA), con el fin de permitir la difusión de

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la obra entre la comunidad científica con fines de estudio e investigación. En el caso de que los trabajos sean objeto de publicación, el Gobierno del Principado de Asturias respetará, siempre que sea necesario, un período de embargo no superior a los 6 meses antes de proceder a su divulgación a través del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA). Lo que afecta también a los pliegos de contratación o en su caso en los contratos que formalice el Principado de Asturias que tengan por objeto la realización de obra o servicio se incluirá una cláusula por la cual el contratista se compromete a depositar mediante su autoarchivo los documentos resultantes de dicha actividad siempre que se ajusten a la política de contenidos del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA). Cabe añadir que la tan esperada y pendiente Ley de Ciencia y Tecnología contempla en su articulado la creación de repositorios institucionales de las administraciones, siendo Asturias pionera en este sentido, pues el resto de los existentes están vinculados a la Universidad o instituciones científicas.

u LA MEMORIA DIGITAL DE ASTURIAS Memoria Digital de Asturias es un espacio web de referencia para la ciudadanía asturiana y todas aquellas personas interesadas en la Comunidad Autónoma. Su principal finalidad es recoger contenidos digitales relacionados con nuestra Comunidad, favoreciendo su preservación, organización y acceso. Para este proyecto se plantearon cuatro retos fundamentales: • • • •

Fomentar la Sociedad de la Información a partir de la creación de un portal web que permita a los ciudadanos intercambiar sus imágenes y documentos relacionados con Asturias y los asturianos. Promover su participación activa en la Red, gracias a la simplicidad y facilidad de uso de la herramienta. Despertar el interés por el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación especialmente entre aquellos colectivos más afectados por la brecha digital. Impulsar la imagen del Principado de Asturias en Internet, a través de contenidos y aportaciones realizadas por los ciudadanos. De este modo,

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las personas interesadas en nuestra Comunidad Autónoma, además de acceder a esta información a partir de los canales tradicionales como por ejemplo portales de turismo, podrán tener acceso a otros contenidos proporcionados directamente por la ciudadanía asturiana. A partir de estos retos se definieron los objetivos específicos del proyecto ‘Memoria Digital de Asturias’: 1. Crear un espacio web específico orientado a la participación de la ciudadanía asturiana que permita la gestión, publicación y visualización web de sus archivos digitales. 2. Ofrecer un repositorio para los contenidos digitales existentes en el Principado de Asturias y que están en poder de su ciudadanía. 3. Favorecer las relaciones intergeneracionales que permitan compartir información en un doble sentido: por un lado, los mayores transmiten a las jóvenes generaciones sus vivencias, conocimientos y las tradiciones orales, y por otro lado los jóvenes asumen la faceta de acercar a los mayores a la Sociedad de la Información. 4. Promover la participación. Este es el objetivo global del proyecto. 5. Ampliar la información que la ciudadanía asturiana u otras personas tienen sobre la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias, mejorando así el conocimiento sobre su historia, tradiciones, pueblos y ciudades… etc. 6. Motivar a los ciudadanos en la participación en la Sociedad de la información mediante el uso de las nuevas tecnologías aumentando así la confianza en el uso de las TIC. 7. Dar visibilidad a los recursos documentales privados que los ciudadanos aportan voluntariamente, ya que de otra forma no estarían accesibles. El Proyecto Memoria Digital se enmarca dentro del conocido como Universo 2.0 y como tal, parte de la misma filosofía que cualquier otra herramienta web 2.0, entre otras cosas en lo referente a la participación ciudadana, que en este caso se basa en: •

Su carácter público, ya que cualquiera puede entrar a formar parte de la comunidad de forma muy sencilla e intuitiva. En el caso concreto de la Memoria Digital, tan sólo es necesario disponer de una conexión a Internet, una dirección de correo electrónico válida y de archivos en formato digital.

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•

La creación de una obra colectiva, ya que el resultado final es una especie de obra colectiva a la que han contribuido los mismos ciudadanos, y de la que a su vez todos se benefician.

El portal se ha desarrollado utilizando la herramienta de gestión de contenidos VIGNETTE. Se optó por esta herramienta ya que es la misma que soporta el portal corporativo de la Administración del Principado de Asturias (www.asturias.es).Se desarrolló un nuevo sitio web independiente basado en la misma arquitectura y diseño gráfico que el portal institucional

u SISTEMA DE GESTIÓN E INFORMACIÓN DE ARCHIVOS (SIGIA) La sección de Archivos Administrativos es la única no visible a través de Internet, excepto en el apartado Carpeta Ciudadana, actualmente en desarrollo. Dado que no puede ser consultada en la red y estimado su interés en este foro, será el sistema presentado con más desarrollo. En el año 1996 se publica el Decreto que regula la organización y funcionamiento del Sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias, en virtud del cual dicho sistema está integrado por “los archivos de gestión u oficina, los centrales de las respectivas Consejerías, Organismos Autónomos o Entes Públicos, en su caso, y el Archivo General que funcionará como Central e Intermedio”. Se articulaba así un sistema de gestión de archivos con el fin de asegurar una administración eficaz de los documentos producidos y recibidos por la Administración del Principado de Asturias, hacer efectivo el derecho de acceso de la ciudadanía a los archivos públicos, y asegurar la conservación del patrimonio documental. Para ello se establecen una serie de procesos dentro del sistema de archivos administrativos con el fin de actuar uniformemente sobre un conjunto de fondos de documentos de procedencia diversa, cuyas competencias de administración y gestión correspondían a la Administración de la Comunidad Autónoma del Principado de Asturias, y que estaban configurados por los documentos procedentes de los entes extinguidos con la creación de la Comunidad Autónoma en 1982 (Diputación Provincial de Oviedo (1833-1978) y Consejo Regional de Asturias (1978-1982); por la documentación recibida durante el proceso de transferencias de funciones y servicios desde la Administración General del Estado, y por los documentos producidos y recibidos por la Administración del Principado de Asturias en el ejercicio de sus funciones.

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Paralelamente y como infraestructura tecnológica de apoyo a la gestión archivística se implanta en el año 1996 un sistema informático, con funcionalidades desarrolladas a medida, para dar respuesta a las tareas de transferencias (carga de datos, elaboración de las Relaciones de entrega, etc.), préstamos, consultas, eliminación, estadísticas, administración de las estructuras orgánicas y administración de ficheros auxiliares (tipos de documentos, funciones, etc.). En el 2003 ha entrado en producción una nueva versión. SIGIA ha sido concebido como un sistema integral de carácter corporativo que, con soporte en un única herramienta, aborda el tratamiento, la recuperación, la distribución y, en su caso, el préstamo de todo tipo de documentos administrativos que evidencien acciones, funciones, derechos y obligaciones en el ejercicio de potestades propias del Gobierno del Principado de Asturias y de las personas físicas y jurídicas que se relacionan con su estructura administrativa. Por tanto, podemos entenderlo como una red dinámica de gestión de documentos administrativos generados desde los sistemas de producción administrativa, que facilita la racionalización de recursos, la gestión de la información para la toma de decisiones y la cooperación con dos objetos fundamentales: 1. Prestar servicios de carácter externo a la ciudadanía, facilitando el acceso a los documentos custodiados por la Administración directa e institucional del Principado de Asturias, desde el interés particular o general (antecedentes de documentos de personas físicas o jurídicas y fuente de información para la investigación) 2. Dar soporte a la propia organización del Principado de Asturias en su gestión de documentos administrativos mediante funcionalidades de transferencia de documentos, consulta, préstamos, selección y eliminación de documentos. Su cometido es ser el soporte corporativo para la transferencia, gestión, administración, custodia, y comunicación de información, documentos y expedientes administrativos transferidos al sistema de archivos administrativos de la Administración del Principado de Asturias, permitiendo además realizar adecuadamente la selección de documentos, soportando la creación de contenidos descriptivos normalizados y permitiendo incorporar el resultado al sistema general de información de la Administración del Principado de Asturias y por tanto al sistema general de gestión de conocimiento de la organización según lo previsto en la ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y el Procedimiento Administrativo Común.

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Los servicios de carácter externo se realizan a través del Servicio de Atención Ciudadana o presencial, mientras que los internos lo hacen por medio de la Intranet corporativa o en modo cliente/servidor. Los más destacados son: • • • • • • • • • • • • •

Obtención de copias y certificados. Obtención la imagen del documento físico. Certificados de documentos que sirven antecedentes Localización de cualquier documento en modo autoservicio o a través de asistencia personal. Disponibilidad inmediata para consulta y/o préstamo. Transferencia de documentos. Control restringido de acceso a documentos. Digitalización. Obtención de la imagen del documento físico. Custodia. Consultas físicas, Web. Selección y eliminación de documentos. Resumen de servicios.

Principales características a) Gestión de fondos de documentos • Gestión y descripción de fondos y clasificadores de fondos • Gestión, descripción e identificación de series • Valoraciones y eliminaciones sobre una serie • Gestión y descripción de listas descriptoras • Documentos anexados a entidades de información y descriptores b) Transferencias • Carga automática de datos desde el sistema tramitador • Reserva de espacio para relaciones de entrega c) Gestión de depósito • Gestión automática de disponibilidad y reserva de espacio • Reubicación automática de elementos • Optimización automática de ocupación de espacios • Seguimiento de ocupación por ubicación / depósito / módulo… d) Gestión de usuarios y control de acceso • Gestión de usuarios, grupos, órganos, perfiles y permisos • Gestión de listas de acceso para Fondos de documentos • Integración configurable con sistemas externos existentes

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• Autenticación contra sistema externo • Obtención de datos de terceros, organización y geográficos • Conexión con sistema tramitador y catálogo de procedimientos e) Préstamos y consultas • Solicitud Web accesible por Intranet • Comprobación automática de disponibilidad • Control de plazos, prórrogas y reclamaciones f) Administración • Trazas de auditoría configurables • Gestión de tablas maestras Actualmente la Administración del Principado de Asturias dispone de distintos repositorios de documentación electrónica gestionados de forma heterogénea. Y que en algunos casos carecen de las funcionalidades de gestión necesarias para un básico control y custodia de la documentación electrónica. Los repositorios actualmente existentes son: R1: repositorio de documentación aportada mediante canal telemático. R2: repositorio de documentación administrativa firmada en procesos internos. R3: repositorio de notificaciones telemáticas. El sistema será suficientemente abierto para incorporar otros repositorios de documentos mediante la creación y definición de interfaces de conexión genéricos.

u LA CARPETA CIUDADANA Los archivos en su constante adaptación a los requerimientos que, tanto las propias organizaciones como los ciudadanos les exigen, deben aportar nuevos servicios que faciliten a estos usuarios obtener servicios de valor añadido y de calidad. Cuando una empresa privada no cumple con las expectativas que sus clientes habían puesto en ella, se produce un rechazo que puede producir incluso su quiebra. En cambio, el panorama cambia sustancialmente cuando hablamos de las Administraciones Públicas. En este caso esa falta de adaptación a los cambios sociales, económicos, culturales, etc. se verán reflejados en una merma en la calidad de los servicios, y serán sus administrados quienes sufran esa ausencia

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de ambición de las Administraciones Públicas para incorporar a sus cartas de servicios, aquellas prestaciones que agilicen, optimicen, amplíen y simplifiquen la relación que mantienen con sus “usuarios”. Desde SIGIA, conscientes de ese compromiso que la Administración del Principado de Asturias tiene con los ciudadanos, se ha puesto en marcha un ambicioso proyecto con el que quiere adelantarse a las necesidades de los usuarios, a través de la explotación de los recursos de información soportados en documentos de la Administración, al tiempo que cumple lo establecido en el artículo 35 apartado f ) de la Ley 30/92 del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común que otorga el derecho a los ciudadanos de: “no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante”. La carpeta ciudadana se concibe como un repositorio electrónico centralizado que contiene para cada persona física o jurídica concreta el conjunto de documentos que reiteradamente le son solicitados por la Administración del Principado de Asturias en los procesos de tramitación administrativa, así como los documentos que sirven de antecedentes y que están custodiados en el Sistema de Gestión e Información de Archivos. Este repositorio tiene como principales objetivos primero, mitigar los requerimientos de documentación en las solicitudes de servicio (vinculadas a inicio de trámites administrativos) por parte de un ciudadano, que se realiza mediante entrega de la solicitud (y documentación anexa) en una oficina de registro presencial o por el registro telemático del Principado de Asturias y segundo, posibilitar a los ciudadanos una vía de acceso única, segura y ágil a toda la historia de las personas físicas o jurídicas que así lo deseen. Con ello se pretende conseguir un mecanismo que garantice la calidad y la transparencia de la actuación administrativa hacia el ciudadano, enmarcada ésta en un decidido proceso de capacitación administrativa que obliga a la Administración al desarrollo de las siguientes líneas estratégicas: • • • • •

Incrementar la calidad de los servicios públicos Mejorar la producción administrativa Consolidar una oferta atractiva y completa de servicios públicos que se incorpore plenamente a los canales de atención al ciudadano Mejorar la infraestructura tecnológica de la organización Adecuar el marco jurídico a los cambios organizativos y procedimentales que resulten

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En este contexto, la carpeta ciudadana se diseña como un módulo común dentro de los sistemas de información de la Administración del Principado de Asturias e interactúa con varios sistemas en los dos entornos fundamentales de la administración electrónica: front-office y back-office. La carpeta ciudadana consta de 10 procesos básicos que implementan toda su funcionalidad: 1. Identificación de documentos. Siempre en canal presencial, la primera actividad es el identificar aquellos documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada deben de incorporarse a una actividad de captura para su incorporación al dossier. 2. Proceso de captura (ALTA). Siempre en canal presencial. El alta de un nuevo documento se realizará mediante un módulo de digitalización que incorporará el sistema. Una vez digitalizado el documento se almacena en el Sistema de Gestión de Documentos que alberga el repositorio electrónico de la carpeta ciudadana. 3. Proceso de Validación. Los documentos según se digitalizan se establecen en estado “pendiente de conformidad”. Es el departamento responsable de la validación y descripción de documentos (Servicio de Archivos Administrativos) quien da la conformidad, establece la vigencia y habilita de esta forma el acceso posterior al documento por parte tanto de ciudadanos como de usuarios internos. 4. Consulta de la carpeta por parte de un ciudadano. Por canal telemático (assturias.es). Un ciudadano, autenticado con su certificado electrónico podrá visualizar en el Portal el conjunto de documentos que conforman su carpeta ciudadana, disponiendo así mismo de la posibilidad de visualizar e imprimir cualquiera de los documentos que lo componen. Opcionalmente se admite la autenticación con clave del Servicio de Atención Ciudadana, lo que habilitará exclusivamente a la consulta de la lista de documentos de la carpeta, no a su contenido. 5. Integración de la carpeta ciudadana en proceso telemático de presentación de solicitudes. Los procesos telemáticos que requieran que el ciudadano presente documentación administrativa, deberán disponer de una integración con la carpeta ciudadana de forma que el servicio telemático no obligue a la presentación de aquellos documentos ya existentes en la

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carpeta; o bien la alimenten para aquellos documentos que estando tipificados como pertenecientes a la carpeta, no estén incorporados a la misma. 6. Consulta de la carpeta por parte de órganos internos de gestión. Un usuario interno de la Administración del Principado de Asturias podrá consultar la carpeta ciudadana con ciertas restricciones explicadas en apartados posteriores. Para ello el dossier presenta un conjunto de servicios Web que permitirá la integración de la consulta del mismo dentro del back-office. 7. Administración del repositorio. Mediante una aplicación de administración, los usuarios responsables de la gestión del repositorio podrán hacer diversas operaciones de mantenimiento. 8. Paso a histórico y borrado de documentos del dossier. Los documentos cuya vigencia finalice se marcarán como históricos, se eliminarán aquellos que no estén referenciados a ningún expediente administrativo. 9. Proceso de eliminación de expedientes con documentos del dossier. La eliminación de expedientes en el Sistema de Gestión e Información de Archivo (SIGIA) supone la eliminación de las referencias a los expedientes eliminados en el dossier. 10. Acceso a los antecedentes de personas físicas y/o jurídicas. Por medio de proceso de comparación de códigos la carpeta mostrará en pantalla los documentos que contengan el número de identificación validado contra la base de datos de terceros. El acceso a la carpeta ciudadana por parte de particulares se realizará mediante certificado digital reconocido por la Administración del Principado de Asturias. Una vez identificado por el sistema, el usuario dispondrá en pantalla de todos aquellos documentos básicos que haya presentado con anterioridad en la Administración y todos sus antecedentes, entendiendo como tales los expedientes tramitados por la Administración del Principado de Asturias y que, una vez finalizada su tramitación y sobre los que pesa resolución firme, hayan sido transferidos al archivo.

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u NORMAS INTERNACIONALES En la evolución tecnológica de SIGIA se han seguido las pautas establecidas por las normas internacionales 1. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo: Especificación MoReq 2. ISO 15489-1 e ISO/TR 15489-2 3. ISAD (G) e ISAAR (CPF)

u IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE DOCUMENTOS Para preparar los instrumentos de trabajo a presentar a la Comisión, desde SIGIA se constituye el Área de Identificación y Valoración de documentos con la finalidad de tratar individualmente las series con un método preestablecido, que es: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

12. 13. 14.

Definición de la serie y relación con procedimientos administrativos. Seguimiento de trámites de la serie. Análisis de la normativa reguladora desde que cronológicamente se inicia la serie hasta la actualidad. Estudio de series con contenido de información relacionada. Control físico y análisis de la documentación. Estudio comparativo del tratamiento de la serie en otras Administraciones y Comunidades Autónomas. Entrevista con el/la Jefe/a del Servicio productor de los documentos para completar información y determinar el valor administrativo de la serie. Recopilación en un dossier de todos los datos utilizados en el estudio de cada serie. Registro de estudios. Carga de datos en la aplicación corporativa, según ficha normalizada. Elaboración de las propuestas de modificación parcial del Cuadro General de Clasificación de Documentos Administrativos y sobre valoración y plazos de conservación/eliminación de series del mismo, para ser sometidas a la Comisión de Calificación y Valoración. Registro de propuesta presentadas. Tramitación y distribución a los miembros de la Comisión de propuestas. Preparación de los dictámenes a suscribir en la sesión de la Comisión.

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15. Redacción de las actas de la Comisión. 16. Elaboración y tramitación de las resoluciones con los dictámenes de la Comisión para su publicación en el BOPA. 17. Una vez publicada la Resolución se procede a la notificación para la reclasificación de documentos y de altas y bajas de series en el Cuadro General de Clasificación de Documentos Administrativos, así como a la redacción de actas de eliminación de documentos para ejecutar la destrucción física de la documentación, cuando proceda. 18. Actualización de datos con resultados finales en SIGIA. Los procesos de Identificación, valoración y selección de documentos constituyen uno de los principios básicos de la praxis archivística, y como tal figura como una de las prioridades de la política estratégica en el Sistema archivístico de la Administración del Principado de Asturias. Esta actuación técnica no puede considerarse una mera acción de eliminación de documentos, aunque sea ésta una de las fases del proceso, sino que tiene otras implicaciones que la hacen sustancialmente estratégica. Conscientes de ello, desde SIGIA se ha desarrollado un módulo de gestión específico para la Identificación, valoración y selección de documentos en el que se han incluido nuevas funcionalidades, con la automatización e integración de los procesos más sensibles. Así, por ejemplo, a través de la integración con el Catálogo de procedimientos administrativos del Principado de Asturias, integrado a su vez con el Catálogo de Servicios y Trámites se consigue la incorporación de datos únicos y veraces que aseguran la solidez del sistema y la oportunidad de las decisiones tomadas en torno a las series de documentos.

Pilar Sánchez Vicente

Jefa del Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentación. Dirección General de Modernización, Telecomunicaciones y Sociedad de la Información. Consejería de Administraciones Públicas y Portavoz del Gobierno. pilar.sanchezvicente@asturias.org

COMPARTIENDO LA CARGA: Estándares de metadatos y descripción archivística Por. John Roberts Archivos New Zeland

Breve reseña del compromiso de archivo con el mundo de los metadatos en los últimos 15 años Los metadatos son, y siempre lo han sido, el centro de nuestro trabajo como archivistas y gestores de información. La información sobre los recursos de información a nuestro cuidado es una parte necesaria de cualquier régimen de gestión. Por supuesto, esta es una lectura muy amplia de los metadatos, pero particularmente durante los últimos 15 años, el término ha sido eliminado de la carga exclusiva del mundo de la tecnología de la información y se utiliza con más frecuencia y comprensión por parte de los archivistas y otros profesionales en el registro de datos, el término “archivo” ha sido adoptado y utilizado por los tecnólogos. A principios de los 90s, como el compromiso del archivo con las cuestiones de mantenimiento de registros digitales* cobró impulso, se produjo un incremento de la discusión sobre la idea de los metadatos, luego, un nuevo término para el discurso del archivo. Ya en 1993 David Wallace llegó a la conclusión de que “un enfoque de sistemas de metadatos para la gestión de registros electrónicos se convertirá en la estrategia básica para los archivistas que deben administrar estos sistemas”. David Bearman y sus colegas en la Universidad de Pittsburgh estaban * El término registro se entenderá a lo largo de este texto como documento de archivo

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hablando de los registros como objetos encapsulados de metadatos. Desde hace mucho tiempo, aunque en gran medida sin sentido, hablar de los registros como poseedores de contenido, contexto y estructura estaba siendo reformulado en términos de modelado de datos. Un aspecto del trabajo emergente con los metadatos - el debate sobre el papel de los metadatos en la descripción archivística - ha estado activo a lo largo de este período. Los títulos de tres artículos decisivos en Archivaria 39 definen esencialmente este debate: “En la actualidad: los metadatos como una descripción de archivo”, “Estrategias de metadatos y descripción archivística: Comparar manzanas con naranjas”, y “¿Los metadatos reemplazarán la descripción archivística? Un Comentario”. Las perspectivas contenidas en estos títulos, sugieren que los enfoques basados en los metadatos sustituirán a la descripción tradicional de archivo o, alternativamente, que los metadatos y la descripción archivística son fundamentalmente distintos en sus fines, permanece vigente. Como Wendy Duff lo resalta en su apartado, los dos puntos de vista no son tan distantes como pueden parecer. Quince años después podemos ver que la práctica de archivo descriptivo se ha mejorado por el contacto con los enfoques de los metadatos, y seguirá siendo influenciada de esta manera. Igualmente, los resultados de la descripción y la práctica archivística informan sobre el desarrollo de esquemas de metadatos y marcos comunes. 15 años pueden parecer poco tiempo, especialmente para los archivistas, cuyos horizontes de planificación se extienden en los siglos. Pero en el contexto de la tecnología de la información este es un periodo de tiempo muy largo. Mucho ha cambiado en ese tiempo. En 1993 menos de la mitad del uno por ciento del tráfico de Internet se utilizó para las páginas web - pero había únicamente alrededor de 130 sitios integrando esa Web. Un año más tarde había 2.700 sitios, pero la Red “sigue siendo una curiosidad”.45 El navegador Netscape que ayudó a popularizar la Web no se publicó hasta 1994, y Google, la Web empresarial por excelencia, no se formó hasta 1998. El primer borrador de la especificación XML surgió a finales de 199646. Estas son algunas fechas que nos recuerdan cómo gran parte del entorno de tecnología que ahora damos por sentado es muy reciente. 45 Randall Stross, Planet Google, 2008. p24 46 <http://www.w3.org/XML/hist2002>

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También dentro de la comunidad archivística se han producido avances importantes en este período. La primera norma nacional para la organización de registros, el AS4390 de Australia, data de 1996. La norma internacional que se fundamenta en esta experiencia, ISO 15489, no se emitió hasta el 2001. Los principales informes y proyectos para explorar temas de la preservación digital también nos han llevado adelante dramáticamente durante una década y media: InterPARES (iniciado en 1999), la Universidad de Monash “Normas de registros de metadatos” proyecto (1998-99) y su sucesor, el “Proyecto Inteligente de registros de metadatos”, el Grupo de Bibliotecas de Investigación” Conservación de la Información Digital “(1996) y posteriormente “repositorios digitales de confianza” (2002) son ejemplos de las investigaciones más importantes y el trabajo conceptual producido. El modelo de referencia Open Archival Information System (OAIS) (Sistema abierto de información archivística), que ahora ofrece un marco común para la discusión de archivo digital y los modelos de conservación a través de fronteras profesionales y nacionales, se publicó en el 2002. Estos avances no son todos iniciativas explicitas de metadatos, pero sirven para mostrar cómo el medio ambiente ha evolucionado en un plazo relativamente corto. Es oportuno, tal vez para hacer un balance de dónde estamos ahora, y más importante aún, tener en cuenta el camino a seguir para el uso de archivos de las estrategias de metadatos. Los metadatos se presentan de formas muy diversas, para servir a muchos propósitos diferentes. Este documento no intentará –no puede- cubrirlos todos. A pesar de esta diversidad, es significativo hablar de una comunidad de metadatos y un conjunto de prácticas y normas todavía en desarrollo, en torno al uso y gestión de los mismos. Es muy importante que los archivistas se involucren en esta comunidad para la continuidad de la relevancia y la eficacia de nuestros programas existentes tanto para medios físicos, y aún más para nuestras estrategias en el manejo de archivos digitales. En este artículo, me centraré en la relación de los metadatos con la descripción archivística y en particular intento explorar el papel de los metadatos en la descripción de los archivos electrónicos. Después de un breve estudio de los tres principales estándares de metadatos, voy a ofrecer algunas sugerencias en cuanto a las posibilidades de las estrategias de metadatos para la gestión de archivos y lo que la comunidad archivística tiene que hacer para darse cuenta de esas oportunidades.

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u LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES PODRÍA SER DIFERENTE El desarrollo de la normalización de metadatos ha sido en cierta medida un intento multidisciplinar, que funciona ligado a varias tradiciones descriptivas: • Museología: pone énfasis en el objeto (las piezas de colección tienden a ser tanto individualmente significativas como valiosas), y sobre la procedencia documentar el paso del objeto a través del tiempo. • Bibliotecología: hace énfasis en el acceso y el descubrimiento • Tecnología de la información: enfatiza en la capacidad de las máquinas para procesar y la interoperabilidad • Archivos: hace énfasis en el contexto de la creación y en la documentación de las agregaciones de los recursos y sus interrelaciones. Cada una de estas tradiciones trae algo de valor a la mezcla, y este artículo sugiere que la descripción archivística tiene que aprender de otras disciplinas para funcionar eficazmente en el respeto de los registros electrónicos y para reconocer el potencial que ofrece el uso de estándares de metadatos. Por ejemplo, la descripción de archivos está también relacionada de manera importante, con las cuestiones de interoperabilidad. La descripción contextual hace explícito los aspectos de un contexto de registros que pueden estar implícitos cuando el registro se encuentra en su configuración original. Los archivistas garantizan que los registros puedan ser interpretados en el tiempo y cuando se sacan de su contexto de creación y se unen a un régimen que privilegia la preservación y el uso por parte de terceros, sobre las razones originales para el mantenimiento del registro. La descripción archivística vista de esta manera, permite la interoperabilidad entre los registros de decisiones y los regímenes de archivo. Antes de examinar cualquier norma o método de metadatos específico, hay que hacerse una pregunta fundamental: ¿es la descripción de los archivos electrónicos diferente de las formas en que se utilizan otros registros? En general, la práctica archivística ha aspirado a la neutralidad de la tecnología ¿en qué medida puede esa posición ser mantenida en la actualidad? Está claro que no debemos apresurarnos a abandonar las prácticas existentes. Las mismas

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preocupaciones en torno a la autenticidad, el contexto de negocios y las interrelaciones entre los registros que han motivado nuestras prácticas para los medios análogos, siguen siendo importantes para los archivos digitales. Del mismo modo, para las colecciones de archivos futuros serán híbridos medios de comunicación, que contienen materiales digitales y análogos relacionados con los mismos problemas y documentando las mismas actividades. Nuestros usuarios esperan sistemas descriptivos integrados a través de nuestros bienes, y debemos cumplir con ese requisito. Sin embargo, hay una serie de factores que sugieren que la descripción de los registros digitales es, o debería ser, diferente: 1. Los archivos necesitan diferentes herramientas para su uso. Debido a que los registros electrónicos son intrínsecamente dependientes de las herramientas tecnológicas con que se usan, es fundamental que nuestras prácticas descriptivas lo reconozcan. La preservación y la descripción se entrelazan para el material digital donde se pueden mantener diferentes para los registros análogos. 2. Las oportunidades surgen del hecho de que el contenido de los registros es digital, es decir, hay una difuminación de la línea entre el contenido y la descripción. Las mismas técnicas que permiten una interacción con las descripciones digitales se pueden aplicar a los mismos registros. 3. Las oportunidades surgen para re-utilizar la descripción creada y ocasionalmente capturada, en forma de metadatos, durante el uso activo de la empresa del registro. 4. Debido a que los registros digitales son virtuales, las cuestiones de ordenación y más generalmente de la secuencia, son diferentes. Esto puede afectar la manera en que identificamos series y otras agregaciones de los registros electrónicos. No es específico a la naturaleza de estos registros como objetos digitales, sino también una poderosa influencia en la práctica descriptiva, es su existencia en un entorno donde la conectividad es ubicua. Ahora no sólo vivimos en un mundo digital, sino un mundo en red. Podría decirse que el impacto de la World Wide Web en la práctica descriptiva es (o será) mayor que el cambio en la tecnología de la elaboración de registros.

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En conjunto, estos factores apuntan a una práctica descriptiva donde las fronteras se difuminan. La descripción el contenido de registro se mezclan para apoyar el descubrimiento; elementos descriptivos añadidos por los creadores de los registros, por máquinas y sistemas de procesamiento de los registros, así como por archivistas se mezclan para documentar la existencia y autenticidad de los registros; los límites institucionales se cubren con una red compartida de recursos cada vez más procesados por máquinas. Todo esto se fundamenta en metadatos basados en estándares, acumulados por el registro a medida que se mueven a través de los sistemas y a través del tiempo. Veamos un ejemplo sencillo pero familiar: documentos de texto en un sistema de gestión de documentos. En el cuerpo del documento, entendible mediante un análisis detallado (y posiblemente capturado en forma de plantillas), puede haber mucha más información crítica, nombres, fechas, títulos, direcciones, que la que se encuentra frecuentemente en el documento. Los procesos documentales siempre han capturado detalles contextuales claves de esta manera. A nivel de archivo, el perfil del documento puede incluir algunos de los mismos, pero lo más importante es que añade información técnica sobre el formato de archivo y, posiblemente, la creación de aplicaciones. El EDRMS añade otro perfil, típicamente colocando el documento en un sistema de clasificación de negocio, proporcionando más derechos de manejo y una mejor retención / eliminación de la información. Las aplicaciones del directorio de la red contienen información adicional acerca de los participantes en la elaboración del registro y el proceso de mantenimiento. Se pueden requerir espacios adicionales para organizar archivos y están vinculados a través de los metadatos del sistema. Nuestro caso aparentemente simple pronto se convierte en complejo. Llevar la persistencia del orden, la interoperabilidad y últimamente la persistencia al conjunto, es el trabajo del archivista. Los estándares de metadatos son, como Wallace lo predijo, la estrategia de la elección.

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Resumen de los estándares claves de metadatos actuales (ISO 23081, Dublin Core, PREMEI) y su importancia para la descripción archivística La discusión de los estándares de metadatos por sí misma podría tomar todo el tiempo dedicado a este documento sin cubrir todas las áreas en detalle. Los diferentes estándares han surgido de sectores específicos (las comunidades geoespaciales y educativas están entre los ejemplos más visibles) para servir a propósitos específicos, tales como la preservación y recuperación de recursos. La proliferación de estándares en el campo es alarmante: en donde más esfuerzo se requiere ahora es en lograr que los diferentes estándares se combinen con eficacia. Satisfacer las necesidades de una organización no es simplemente una cuestión de elegir el estándar adecuado - es poco probable que cualquiera de los componentes proporcione una respuesta completa - sino de construir una solución de metadatos organizacionales. En sus inicios, un estándar de metadatos era casi universalmente entendido como un conjunto de elementos: una lista de propiedades definidas por las cosas que se describían. Los esfuerzos para integrar y cruzar caminos entre las normas, han puesto de manifiesto mucha más complejidad. Las normas existen en muchos niveles, desde las articulaciones de los principios, a través de modelos conceptuales para implementaciones detalladas, hasta las prácticas de codificación específica. Todos estos son importantes - el desafío es entender cómo estos diferentes componentes pueden trabajar juntos para producir un marco de metadatos completo, lo suficientemente flexible como para satisfacer las diversas necesidades y lo suficientemente específico para permitir la implementación técnica.

u ISO 23081 Al provenir del mismo programa de trabajo que emitió la Norma ISO 15489, la norma internacional sobre gestión de documentos, la ISO 23081 es la norma internacional para los metadatos de los registros. La primera parte de esta norma, que trata de los principios, se publicó en 2006, con algunas partes casi culminadas. Para bien o para mal, la ISO 23081 no define los elementos de metadatos. No es un estándar que se puede aplicar de la manera en que usted puede por ejemplo, utilizar el Dublin Core. Más bien trata en la primera parte de esbozar los principios

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y los propósitos generales de la administración de registros de metadatos y la posición de este tipo de metadatos en relación con los demás. En relación con la descripción archivística, observa: “Hay una fuerte relación entre el tipo de metadatos destacados y la descripción archivística. Las instituciones de archivo utilizan metadatos para describir los registros de archivos a fin de preservar su significado en el tiempo, para colocarlos en sus contextos administrativos y de gestión de registros y para facilitar su uso y manejo. ... «Las normas de descripción de archivos existentes ... son [también] relativas a la documentación de contexto de los negocios y procesos de gestión.”47 La segunda parte de la norma explora asuntos conceptuales y de implementación. Los beneficios claves son: • • • • • • • •

Captura y manejo de los registros en los sistemas de negocio. Interoperabilidad (incluida la interoperabilidad a lo largo del tiempo entre los sistemas de negocios que crean los registros y sistemas de archivo que los conservan). Gestión de riesgos. Gestión de registros como un aspecto positivo en la organización de la información. Prevenir el acceso no autorizado a los registros. La sostenibilidad de los sistemas de negocio a través de cambios administrativos. La conservación de registros digitales a largo plazo. La incorporación de los metadatos en los sistemas de archivo.

Las normas resaltan que “mucha de la información que se necesita para documentar y describir los registros y su contexto en los sistemas de archivos, puede ser obtenida de los metadatos en software de aplicación de registros. Esta interconexión debe ser lo más perfecta posible. La captura de metadatos para la gestión de registros de acuerdo a un esquema estandarizado hará este proceso más fácil de implementar. “ Para los archivistas, el significado principal de la norma ISO 23081 se verá en el aumento de la calidad y la normalización de metadatos asociados con los registros, permitiendo la reutilización en los sistemas de archivo. 47 ISO/TS 23081-1:2004(E) p5.

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u DUBLIN CORE La Iniciativa de Metadatos Dublin Core (DCMI) comenzó en 1995 con la visión de ofrecer un catálogo de fichas para la Web. Más conocido por el Conjunto de elementos para el núcleo 15 de Metadatos Dublin Core, formalizado como ISO 15836:2003, DCMI es una de las iniciativas de metadatos más amplias y de más alto perfil, a nivel mundial. Inicialmente se esperaba que los metadatos Dublin Core, se utilizaran para proporcionar la descripción de recursos web, pero a lo largo de su vida han evolucionado para proporcionar un marco simple y flexible para los metadatos. La declaración actual de la misión es la de establecer normas simples para facilitar la búsqueda, intercambio y gestión de la información. DCMI pretende ser una iniciativa de varios dominios, aunque en el mundo archivístico a menudo se percibe un dominio por parte de la comunidad de bibliotecas digitales. Del mismo modo, Dublin Core a menudo ha sido criticada por ser inadecuada en el campo de la conservación de registros. Un estudio realizado en 2004 llegó a la conclusión que “el análisis de Dublin Core revela importantes limitaciones en cuanto a su aplicabilidad para el registro de metadatos 48“. Un juicio como éste puede ser difícil de evaluar: ¿Que entiende “Dublin Core” con esta afirmación? ¿Se ha establecido realmente el problema? Es cierto que los elementos gestionados por DCMI por sí solos no son suficientes para brindar una solución completa para el registro de los metadatos. No es apropiado criticar a Dublin Core por fallar en la entrega de algo que ni intenta ni proclama proporcionar. Sin embargo, existe el riesgo de que “Dublin Core simple” (los 15 elementos básicos) pueda ser mal interpretada, y se espera que entregue más de lo que puede. Como señala una guía reciente dirigida a organismos del sector cultural en Nueva Zelanda: “Debido a que el estándar Dublin Core no ha sido diseñado para otros usos [más allá de la recuperación de recursos], tiene limitaciones y no se debe aplicar en cada situación. Por ejemplo, no es fácil de almacenar la información sobre manejo de colección, datos detallados sobre la gestión de derechos, o metadatos técnicos con fines de conservación dentro de los elementos de Dublin Core. “ Pero mientras Dublin Core es a veces rechazada por los archivistas como una iniciativa de biblioteca, esta tiene mucho que ofrecer a la práctica archivística y no 48 Evans and Lindberg, Describing and analyzing the recordkeeping capabilities of metadata sets, 2004

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debe ser ignorada. El modelo abstracto de base de Dublin Core no es específico a la descripción bibliográfica, sino para modelar un recurso generalizado. Así como para la descripción de los registros (o agregaciones de registros) puede ser utilizada para describir los agentes u otras entidades. De hecho se acomoda fácilmente a implementaciones de multi-entidad de la administración de registros de metadatos. También hay que señalar que este modelo conceptual no limita los registros de metadatos para el uso de los elementos de “Dublin Core”. De hecho, la mayoría de las implementaciones del mundo real de los metadatos de Dublin Core, utiliza términos de otros esquemas, o extensiones localmente definidas. Un uso potencial particular de los metadatos Dublin Core es como una capa de agregación que coteja los registros descriptivos de múltiples fuentes para mejorar el descubrimiento (recuperación). Que los metadatos puedan ser compartidos, no sólo con otras instituciones de archivo, sino a través de fronteras profesionales, es una expectativa cada vez más fuerte, tanto de nuestros usuarios como por parte de los proveedores de fondos. La simplicidad del modelo Dublin Core lo convierte en un vehículo listo para el cumplimiento de estos requisitos. De manera más general, la comunidad de Dublin Core ofrece un ambiente vibrante de varios dominios, que reúne a los bibliotecarios, los modeladores de datos, especialistas en la web, los archivistas y otras disciplinas. En este escenario un montón de buenas ideas acerca de los metadatos en un mundo en red se ha llevado a cabo, y como la comunidad de archivos busca tener sus prácticas de metadatos a la vanguardia, este tipo de pensamiento puede ser de gran valor. En particular, el mundo de Dublin Core se ha involucrado profundamente con cuestiones de interoperabilidad que son de gran interés para nosotros como archivistas - las mismas cuestiones de interoperabilidad que se encuentran en la norma ISO 23081, aunque exploradas desde una perspectiva diferente.

u PREMEI (PREMIS) En junio de 2003, OCLC y RLG conjuntamente patrocinaron la formación del grupo de trabajo PREMEI (Preservación de Metadatos: Estrategias de Implementación) ó PREMIS cuyo cargo era desarrollar un conjunto básico de metadatos preservables implementables, que se define como “la información que se utiliza para apoyar el proceso de conservación digital.” El objetivo era diseñar metadatos ampliamente aplicables a través de una amplia gama de contextos de preservación digital y apoyados por las directrices y recomendaciones para la creación, gestión y uso.

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El Diccionario de datos de PREMEI, publicado en mayo de 2005 define los metadatos de preservación que: • Apoyan la viabilidad, comprensibilidad, autenticidad y la identidad de los objetos digitales en un contexto de conservación; • Representan la información que la mayoría de los repositorios de conservación necesita saber para preservar los materiales digitales a largo plazo; • Destacan los “metadatos aplicables”: rigurosamente definidos, apoyados en las directrices para la creación, gestión y uso, y orientados hacia los flujos de trabajo automatizados, e • Incorporan una neutralidad técnica: no se realizan hipótesis sobre las tecnologías de conservación, estrategias, almacenamiento y gestión de metadatos, etc. PREMEI es importante como un gran esfuerzo para normalizar los metadatos que se necesitan para apoyar el uso de los recursos digitales a través del tiempo y aborda el asunto tratado anteriormente acerca de la dependencia de la tecnología por parte de los registros electrónicos. En la medida en que la práctica descriptiva tiene por objeto apoyar la autenticidad de los documentos, la preservación de los metadatos se vuelve un asunto fundamental. En el mundo digital, los usuarios finales dependen de una práctica de preservación bien documentada para interpretar correctamente los registros. De manera más inmediata, son dependientes de los metadatos técnicos de la especie cubierta por PREMEI para determinar qué aplicaciones o herramientas son necesarias para acceder al contenido de los registros. En su ámbito de aplicación estrictamente controlada, PREMEI también ilustra cómo las soluciones de metadatos se están alejando de modelos de “una sola norma” a aquellos por componentes. PREMEI no es una norma de metadatos descriptivos en el sentido tradicional, pero sí describe los aspectos de los registros electrónicos que son vitales para su uso y gestión a largo plazo. Cada una de estas tres iniciativas es importante para la práctica descriptiva archivística, pero cada una es muy diferente en su enfoque. Ninguna de las tres ofrece un modelo completo aplicable; las tres pueden ser reconciliadas, aunque

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no están específicamente diseñadas como complementarias. En conjunto, sin embargo, proporcionan una buena sinopsis de la situación actual de los estándares de metadatos: madurando rápidamente y aún fragmentadas, con distintas disciplinas que las agrupan hacia componentes interoperables de una arquitectura distribuida de manera flexible. Las tres normas destacadas no son las únicas iniciativas dignas de un estudio, o con las que se pueda topar el archivista. En particular, es también digno de mencionar el Modelo Conceptual de Referencia CIDOC (ISO 21127:2006)49, la norma ISO 19115 para metadatos geoespaciales y la especificación de Metadatos de Objeto de Aprendizaje (MOA). Como lo ha evidenciado la discusión anterior, el mundo de los metadatos está lleno de normas y hay mucho más para una norma de metadatos que un conjunto de elementos. En un mundo donde el cambio tecnológico es constante y es uno de los principales impulsores de la normalización, hay una tensión entre la necesidad de que dichas normas estén “listas para implementar”, pero que no dependan de la tecnología. La gestión de este aspecto requiere deshacer los distintos niveles de interoperabilidad. La interoperabilidad es de alguna manera el santo grial de la normalización de metadatos. Existe un enorme potencial para mejorar la eficiencia y la eficacia de la práctica, no sólo para los archivistas, sino para todos los involucrados con la creación, gestión y uso de registros y otros recursos de información, si se puede lograr. Investigaciones recientes sin embargo, han demostrado que, en general, la interoperabilidad entre marcos de referencia es difícil, a menos que intencionalmente se diseñe en los sistemas50. Dicho esto, hay que recordar que las tecnologías clave para esta interoperabilidad están en una etapa muy temprana – 49 “El CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) proporciona definiciones y una estructura formal para describir los conceptos y relaciones implícitas y explícitas utilizadas en la documentación de herencia cultural. El CIDOC CRM intenta promover un entendimiento compartido sobre información de herencia cultural al proporcionar un marco semántico común y extensible al que cualquier tipo de información de herencia cultural se pueda ajustar. Pretende ser un lenguaje común para dominio de los expertos en la formulación de requerimientos de sistemas de información y para servir como guía de buenas prácticas de modelos conceptuales. De esta forma, puede proporcionar el “pegante semántico” necesario para mediar entre diferentes fuentes de información de herencia cultural, como la publicada por museos, librerías y archivos.” <http://cidoc.ics.forth.gr/> 50 Monash University “Clever Recordkeeping Metadata Project”

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hay que recordar que gran parte de la infraestructura tiene menos de una décaday estar seguros de que la naturaleza del desafío esta cada vez mejor definida y las herramientas para hacerle frente a su vez están entrando en la corriente principal de las TIC. Varios de los componentes clave se pueden discernir al tratar de implementar metadatos interoperables. En primer lugar, tenemos que entender los modelos conceptuales básicos o los marcos abstractos en uso. La interoperabilidad será muy difícil si no tenemos claridad sobre estas estructuras o gramáticas fundamentales. Los vocabularios de metadatos son necesarios tanto para los elementos (conjunto de propiedades de metadatos y su semántica) como para los valores (series controladas de términos de valores, tales como tesauros). Debido a que estas propiedades y términos de valores se utilizan de manera habitual, se requiere una estandarización para los formatos de metadatos (también conocidos como “enlaces” o “codificación”). Sin formas comunes de documentación de metadatos de instancia - registros descriptivos - que permitan su correcta interpretación por otras aplicaciones, aún estamos escribiendo para nosotros mismos. Por último, para cualquier aplicación de metadatos querremos especificar las combinaciones particulares de propiedades, valores y aquellas que son a la vez necesarias y admisibles. Conocidas como perfiles de aplicación, estos conjuntos de normas documentan la forma como los metadatos deben ser usados en un sistema específico51. Para los archivistas, la gestión de estos componentes en el tiempo añade una complejidad adicional. La interoperabilidad de la máquina-procesable requiere de estos componentes para estar en línea de manera constante y estandarizada. También será necesario algún tipo de racionalización colectiva de los metadatos mientras nos esforzamos por evitar especificar varios términos similares, pero ligeramente diferentes. De manera más general, debemos tratar de reutilizar términos hasta donde sea posible. Este enfoque requiere tener certeza en que los términos seguirán estando disponibles y es de esperar que los vocabularios se mantengan con un compromiso a la persistencia por parte de las instituciones52.

51 Nilsson et al., Towards an Interoperability Framework for Metadata Standards, 2006 52 La Iniciativa de Metadatos de Dublin Core por ejemplo, se compromete explicitamente con la persistencia de los términos que mantiene: “[DCMI] afirma que, hasta donde sea posible, los documentos formales … continuarán estando disponibles a lo largo de la vida de DCMI. Donde una fuente persistente se modifique, un cambio en la historia será archivado.”

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El cumplimiento de esta visión no se logrará por la comunidad archivística de forma aislada, pero un cierto sentido de su viabilidad se puede vislumbrar en la interoperabilidad de las TIC, la World Wide Web.

u DESARROLLOS DE LA WEB La descripción archivística ha tenido siempre como objetivo el descubrimiento mejorado de los documentos de archivos (registros). Los productos de nuestro trabajo no se llaman “ayudas de búsqueda” para nada. En el entorno actual, el descubrimiento significa encontrabilidad Web, que a su vez se refiere a Google. Mientras que un comentario sobre la importancia de Google para los archivistas sería un papel totalmente diferente, vale la pena hacer algunas observaciones respecto a la descripción de los documentos electrónicos de archivo. Primera, la metodología de descubrimiento usada por Google nos recuerda el poder de utilizar el contenido, el contexto Y la estructura en nuestras herramientas. La exposición de nuestros archivos digitales en la Web, vinculados con sus metadatos e incluidos en las relaciones contextuales que son fundamentales para la práctica archivística, tiene el potencial para aumentar en gran medida su facilidad de búsqueda en comparación con la dependencia de las estrategias tradicionales de búsqueda de archivo. En segundo lugar, el enorme tráfico de búsqueda de Google resalta la filosofía contemporánea de la Web de lleva su contenido a las personas en lugar de esperar que las personas vengan a su contenido. Mientras que Google es el factor dominante en la actualidad, hay que comprender mucho más, cómo la descripción de archivos puede participar en la Web del futuro. Una segunda iniciativa clave para entender el futuro del uso del descubrimiento y la información en la Web, es la actividad Semántica Web de W3C: “La Semántica Web tiene que ver con dos cosas. Se trata de formatos comunes para la integración y combinación de datos provenientes de diversas fuentes, donde la Web original se concentró principalmente en el intercambio de documentos. También se trata de un lenguaje para el registro de cómo los datos se refieren a los objetos del mundo real. Esto le permite a una persona o a una máquina, empezar en una base de datos y luego moverse a través de una serie interminable de bases de datos que no están conectadas por cables, sino por su relación temática53.” 53 < http://www.w3.org/2001/sw/>

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Reforzando la visión de la Web Semántica, está el Marco de Descripción de Recursos (MDR) RDF en inglés), una familia de especificaciones del W3C originalmente diseñado como un modelo de metadatos que ha llegado a ser utilizado como un método general para la descripción o modelado conceptual de información que se implementa en los recursos web, usando una variedad de formatos de sintaxis54. MDR es una pieza más en el rompecabezas, su uso es una forma en que la visión de la interoperabilidad procesable por máquina descrita anteriormente puede llevarse a cabo. La idea de los recursos de archivo tejida a través de la Web Semántica, proporcionando profundidad histórica a la red de información, es atractiva y en última instancia, alcanzable como una aspiración a largo plazo. La discusión sobre la Web no estaría completa si no consideramos la Web 2.0, ahora ya no es una palabra de moda, sino un conjunto desarrollado de expectativas y oportunidades. La esencia de la Web 2.0 es la Web como un sistema interactivo en lugar de una experiencia pasiva. Para los archivistas esta comunicación de dos vías significa dar oportunidades para la reutilización de los datos y metadatos, y para los demás, la oportunidad para crear y proporcionar información. Esto ofrece tanto retos como nuevas posibilidades para la descripción archivística. La apertura de nuestros sistemas de descripción para que los demás agreguen contenido es difícil para muchos archivistas que lo ven como poner en peligro la naturaleza autoritaria de nuestra documentación. Alternativamente, puede ser visto como una oportunidad para enriquecer la descripción de formas nuevas y diversas. El etiquetado social ya no es un fenómeno nuevo, pero es aún poco utilizado en el mundo de los archivos.

u UN MANIFIESTO DE ARCHIVOS DE METADATOS Entonces, ¿qué nos depara el futuro? ¿Y cómo podemos configurar ese futuro para apoyar el esfuerzo de archivo? Para concluir y resumiendo la discusión anterior, me gustaría ofrecer algunas sugerencias para las áreas clave de compromiso que se necesitan en los próximos 15 años, un manifiesto de archivo de metadatos. 1. Participación en el mundo de metadatos. Los archivistas deben reconocer que las cuestiones sobre los archivos de metadatos no van a ser dirigidas exclusiva o principalmente dentro de la comunidad archivística. Los programas de archivo se van a beneficiar de las oportunidades que ofrecen los metadatos, de 54 < http://en.wikipedia.org/wiki/Resource_Description_Framework>

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la eficiencia y mejor servicio a nuestros usuarios. Muchos esquemas actuales de metadatos son excesivamente estrictos en su ámbito de aplicación. Ellos no tienen en cuenta las necesidades de los usuarios en diferentes ambientes, ni en entornos de negocios. 2. Abrazar la estandarización. Los archivistas, colectivamente, han tardado en aceptar la estandarización. Tendemos a ver la singularidad de los materiales, en lugar de lo común en ellos. El uso eficaz de las estrategias de metadatos requiere un profundo compromiso con la estandarización. Tenemos que ir mucho más allá de las normas vigentes a los marcos formales, procesables de las propiedades, sintaxis y valores. 3. Comprender y participar en la Web. Los archivistas no pueden esperar a que los usuarios vengan a nuestras instituciones ya sea en un sentido físico, o por visitas directas a nuestros sitios Web. Si nuestros servicios están hechos para que sean accesados, utilizados, entendidos en el mundo moderno, esto implica hacerlos visibles en la Web. Esto debería ser un paso fácil para nosotros - la descripción de archivos siempre ha tenido que ver con la habilitación de los registros de manera que se puedan encontrar e interpretar cuando se extraen de su contexto original. Ahora tenemos que aplicar ese mismo pensamiento para el descubrimiento y la comprensión de los registros independientemente del contexto de nuestras instituciones. El registro totalmente autosuficiente puede no ser alcanzado, pero esto no es razón para esperar que nuestros metadatos sean sólo utilizados en el contexto de nuestros sistemas de descripción. 4. Lograr la re-descripción de los archivos en el momento de la transferencia, o después de la transferencia a la institución de archivos no es simplemente un enfoque viable para los documentos electrónicos de archivo, si es que alguna vez fue viable para archivos modernos. El ideal de los programas de archivo debe ser el de reducir al mínimo cualquier trabajo de metadatos requeridos como parte del proceso de transferencia en lugar de obtener y aprovechar los metadatos provenientes del sistema que los originó. 5. Apertura de nuestros recursos de metadatos. Relacionado con los puntos anteriores, tenemos que reconocer que la descripción de archivos no necesita ser realizada exclusivamente por los archivistas. Los conocimientos adquiridos por los investigadores en el uso de nuestros fondos deben ser aprovechados para enriquecer la comprensión de los archivos.

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6. Agregar valor a través del diseño de los medios de localización e interfaces para los usuarios. Las herramientas contemporáneas y emergentes de metadatos hacen posible el suministro rutinario de mucha más rica y más completa información sobre los registros de archivo de lo que ha sido posible en el pasado. El papel del archivista ya no es el de examinar los documentos y describirlos, sino el de entender cómo esa riqueza de los metadatos se puede presentar a los investigadores y cómo agregar valor a esos metadatos. Facilitar el acceso a los metadatos no procesados es una oportunidad perdida. La normalización en la capa(s) de metadatos, paradójicamente, hace posible una enorme diversidad de acceso a productos. Si la normalización está generalizada adecuadamente, surgen entonces posibilidades emocionantes para obtener ayuda que abarque varias colecciones y dominios. Algo de esto puede sonar como si ya no necesitáramos a los expertos en descripción archivística. Por el contrario, mientras que esto representa un replanteamiento de las tareas principales, la necesidad de las habilidades inherentes a la descripción de archivos es mayor que nunca, pero este conocimiento necesitará ser aplicado de nuevas formas y con nuevos asociados. El efecto de este enfoque será el de maximizar la capacidad de automatizar los procesos de archivo e identificar los puntos en los que nuestros conocimientos profesionales pueden ser mejor aplicados para agregarles valor.

ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS para el acceso al contenido de registros electrónicos Por. Jim Suderman

Una sentencia reciente del Tribunal de Apelación de Ontario confirmó la solicitud de un periodista de un informe anónimo proveniente de dos bases de datos archivadas por la Junta de Servicios de la Policía de Toronto. El periodista quería el informe para ayudarle a evaluar la demanda del Consejo de Policía que no hizo uso de perfiles raciales al mirar los detalles relativos a individuos que fueron detenidos una sola vez y compararlos con los de personas detenidas en más de una ocasión. La solicitud fue inicialmente rechazada por la Junta de Policía, una petición que la información de Ontario y la Comisión de Privacidad rechazaron. La Junta de Policía llevó el asunto a los tribunales donde se confirmó la sentencia. El solicitante apeló la decisión de la Corte y en enero de este año, el Tribunal de Apelación falló a su favor. La legislación aplicable es el Acto Municipal de Libertad de Información y Protección de la Privacidad (AMLIPP (MFIPPA en inglés)). En él se establecen ocho categorías de información personal que van desde la identificación personal, por ejemplo, número de teléfono o dirección, el origen nacional, por ejemplo, Canadiense, la correspondencia, “es decir, implícita o explícitamente de naturaleza privada o confidencial.” 55 55 Ontario. Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act, s.2(1), http://www.elaws.gov.on.ca/html/statutes/english/elaws_statutes_90m56_e.htm. De aquí en adelante AMLIPP.

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A través de los procesos de resolución del asunto, el Consejo de Policía se opuso por varias razones de las cuales dos son relevantes para este estudio: 1. Que el proceso de sustituir identificadores individuales con números únicos, con lo que los datos anónimos, reducirían la exactitud de la información hasta en un 30% -35%. 2. Que proporcionar la información solicitada constituiría la creación de un nuevo registro. En esencia, el fallo de la Corte de Apelaciones apoyó las conclusiones originales de la Información y Conciliador de la Comisión de Privacidad. En cuanto a la cuestión de la exactitud de la información, el Conciliador declaró que: “la exactitud de los datos no es pertinente para determinar si debe ser producido o no. ‘En su opinión,” siempre y cuando un solicitante sea informado de las posibles inexactitudes en un registro, la prueba de si se requiere que un documento se produzca en virtud de la ley no está supeditada a su exactitud.” 56 El juez no aceptó la afirmación de que el suministro de la información constituiría la creación de un nuevo registro con base en que la sustitución de los identificadores únicos con los números generados al azar, no genera nueva información ni cambia la naturaleza de la información: “... la información proporcionada... es la misma información registrada, simplemente en un formato anónimo modificado”. También es pertinente para este trabajo la forma única como los identificadores personales fueron definidos por la Comisión. La determinación de identificadores personales en una de las bases de datos fue adecuada. Una lista de campos de datos extraídos de un diccionario de datos incluye elementos para el nombre de “’Nombre completo’, nombre de pila 1 ‘y’ nombre de pila 2 ‘, etc., que indica claramente identificadores personales. La determinación de los identificadores 56 Detalles de este asunto se encuentran en: Toronto Police Services Board v. (Ontario) Information and Privacy Commissioner, 2009 ONCA 20 (2009 January 13), dockets C48066 and C48067. (http://www.ontariocourts.on.ca/decisions/2009/january/2009ONCA0020.htm) y en: Information and Privacy Commissioner (Ontario), IPC Order MO-1989/November 7, 2005 (http://www.ipc.on.ca/images/Findings/up-mo_1989.pdf).

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personales en la otra base de datos no fue tan adecuada. Si bien un número de Seguro Social - que es un identificador personal único en Canadá - puede ser tomado en esta segunda base de datos, no se realiza de manera rutinaria. Sin embargo, debido a que el origen de datos para esta segunda base de datos se toma de algo que se llama tarjetas de “persona investigada” el Comisario concluyó que un único identificador personal debe existir aunque no se ha especificado en los documentos examinados cuál de estos debe ser. Esta decisión sin precedentes es de interés para los responsables de la formulación de políticas en la creación y uso de los registros electrónicos (documentos electrónicos de archivo). Los registros se consideran generalmente compuestos por el contenido, la estructura o formato, y el contexto. Los archivistas y otros gestores de registros se han centrado durante mucho tiempo en la estructura y el contexto del registro, dejando que el contenido sea determinado por los requisitos de las actividades documentadas por la empresa. Mientras el contenido de registro sigue siendo principalmente impulsado por la actividad que se está documentando, la decisión descrita anteriormente pone de manifiesto que la creación de registros ya no se rige exclusivamente por la actividad que el creador desea documentar. Es decir, el contenido del propio registro, tal vez sobre todo en el entorno digital, es cada vez más regido por las normas más allá de cualquier definición estrecha de la actividad empresarial que se está documentando. El mensaje contenido en un registro es cada vez más determinado tanto por su contexto de uso como por su contexto de creación. Es decir, los registros dejados de lado por los creadores de registro pueden ser citados para propósitos más allá de los relativos a la actividad que los produjo. Sin un medio para prever estos usos, los creadores de registros pueden encontrarse a sí mismos en la misma situación que la Policía de Toronto, al tener que divulgar información inexacta identificada como su registro. Este artículo explora las formas cómo las políticas para la creación y uso del registro se pueden mejorar en relación con la privacidad, la propiedad intelectual, la autenticación y la seguridad. De esta manera se propone la ampliación de los conceptos de archivo existentes de contexto y estructura para registrar los elementos de contenido. Aunque es clara la necesidad de administrar el contenido de tal forma que se respete la propiedad privada, intelectual, y la seguridad; el establecimiento de políticas acerca de estas cosas puede parecer desalentador. Este marco normativo debe abordar los componentes de información, distinto de los componentes digitales, dentro de los contenidos de registro. Sin embargo,

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el contexto lo es todo - o debería decir los contextos (en plural) son todo. En el curso de su investigación del proyecto InterPARES identificó cinco categorías contextuales: 1. 2. 3. 4. 5.

De procedencia Jurídico-administrativa De procedimiento Documental Tecnológica57

Esta presentación se basa en todos estos contextos al considerar el contexto de cualquier contenido informativo, pero en particular los tres primeros. Se examinarán los casos o situaciones específicas para determinar cómo han sido o podrían desarrollarse las políticas de registro de contenido respecto a la información personal, la propiedad intelectual y la seguridad. InterPARES define un registro como “un documento presentado o recibido en el curso de una actividad práctica como un instrumento o un producto derivado de tal actividad, y destinado para acción o referencia. “Esta presentación propone una modificación leve pero significativa de la definición de contenido de registro InterPARES de “El mensaje contenido en el cuerpo de un registro.” a “Los mensajes contenidos en el cuerpo de un registro.” No es sorprendente que en la era de la información donde la tecnología de la información vuelve a ensamblar los componentes de un registro cada vez que se accesa, sea posible, incluso probable, que pueda haber múltiples mensajes en un registro dado.

u INFORMACIÓN PERSONAL En Canadá la mayoría de la legislación sobre privacidad está dirigida a los datos personales en poder de los gobiernos. Para cualquiera que esté familiarizado con los gobiernos de Canadá (federal, provincial / territorial y municipal) esto proporciona una gran cantidad de información de origen. El gobierno, especialmente desde la Segunda Guerra Mundial, se ha centrado en la prestación 57 Focus Task Force, “Appendix 08: InterPARES 2 Reporting Framework,” [electronic version] in International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records, Luciana Duranti and Randy Preston, eds. (Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008). <http://www.interpares.org/ display_file.cfm?doc=ip2_book_appendix_08.pdf>

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de servicios a los ciudadanos, protegiendo, o al menos moderando los dañinos extremos de la economía, el medio ambiente físico y el costo de la atención médica. Como resultado, los gobiernos en Canadá tienen grandes cantidades de información personal de sus ciudadanos. Obviamente, estas posesiones pueden ser mal utilizadas y existe legislación en vigor a nivel federal, provincial y municipal para el manejo de información personal. Y no sólo la legislación sino también los comisionados federales y provinciales vigilan cómo los gobiernos utilizan la información personal que se les encomiendan. También podemos vislumbrar algo de la estructura de la información personal en las dos bases de datos de la Policía a que se refiere. En la primera base de datos los campos de datos específicos pueden ser identificados. Mientras que lo mismo no puede decirse de la información disponible sobre la segunda base de datos, podemos asumir con certeza razonable que también existe información personal en estos. Lo que también vemos es que hay poco contexto procesal organizando los campos de datos en cualquiera de las dos bases de datos. La afirmación de que cualquier registro producido a partir de una de las bases de datos sería sólo un 65-70% exacto, es también de gran interés. La declaración jurada presentada por el Consejo de Policía a la Comisión de Privacidad de la Información explicó que la base de datos no asigna automáticamente un identificador único para todas las personas cuya información está contenida en la base de datos y que esa información no posee un formato normalizado, cuando existe. Además, no hay ningún requisito legal para la Policía para crear los registros de la base de datos pero es utilizado por los analistas de la Policía para hacer seguimiento de “ estadística [s] de crimen e información de ocurrencia/ contacto.” Se comprende entonces por qué el solicitante estaba interesado en los datos. Desde el punto de vista de la política sin embargo, es evidente que la ausencia de dirección política en cuanto al procedimiento, elementos de datos obligatorios y autorización para legislar, impide a la Junta de Policía solicitar la información requerida por ellos. Es fácil de entender la renuencia de la Junta de Policía para emitir a los medios de comunicación un registro que ellos mismos no creen que sea preciso.Mediante el establecimiento de requisitos claros acerca de cuál información personal se recoge con el fin de establecer estadísticas de crimen e información de ocurrencia /contacto, la información personal en las bases de datos sería precisa y su significado claramente establecido en los contextos jurídico-administrativos, de procedimiento y tecnológicos. Esto implicaría que se detalle la información que se necesita para analizar tendencias, de dónde proviene dicha información y el formato(s) que debería tener, así como, qué autoridad sería

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la encargada de recogerla y compilarla. Existen bases de datos bien establecidas para el seguimiento de las tendencias mediante la extracción de datos desde los sistemas transaccionales y se utilizan para todo, desde reportes de excepción en los sistemas de gestión de la información hasta la previsión a nivel ejecutivo y otras herramientas de inteligencia empresarial y de los almacenes de datos. La disciplina para el establecimiento de requisitos para este tipo de sistema, podría normalmente destacar las ausencias de políticas y de procedimiento de manera que las reglas puedan ser adecuadamente integradas a la estructura de datos del sistema previsto. La identificación de los elementos obligatorios de datos y su formato, por ejemplo, también ha contribuido significativamente a la exactitud de los datos solicitados. El establecimiento de requisitos claros también muestran categorías de información personal destacadas en el AMLIPP que no estarían presentes en estos registros, tales como información financiera u opiniones personales, simplemente porque un entorno de creación de registro completamente desarrollado no proporcionaría los medios para ingresar ese tipo de contenido de los datos. Es decir, al aclarar el contexto de procedimiento no sólo es posible establecer la forma y el contenido de la información personal permitida, también sería posible excluir categorías de información personal. Tenga en cuenta que este marco normativo sugerido arriba tendría que ser desarrollado por cada uso de información personal recabada. Por ejemplo, si la información personal recolectada por la policía de Toronto fuera compartida o agrupada con la información recogida por los servicios de policía nacional o extranjera, o procesada de alguna manera por un prestador de servicios extranjero, las normas complementarias de política tendrían que ser puestas en su lugar. Compartir información personal con un servicio de policía extranjera constituiría una revelación de información a ese servicio. AMLIPP sólo lo permite cuando existe un acuerdo o trato escrito o, la autoridad legal lo permite58. El procesamiento de la información personal por un prestador de servicios extranjero es permitido por la legislación federal, el Acto para La protección de la Información Personal y Documentos Electrónicos (APIPDE) como un uso, no una revelación, pero, como tal, el proveedor de la información sigue siendo totalmente responsable de cómo se utiliza dicha información59. 58 Ontario. MFIPPA, s.32.f(i). 59 Office of the Privacy Commissioner of Canada. “Summary of Key Findings” in Processing Personal Data Across Borders: Guidelines (January 2009). http://www.privcom.gc.ca/information/ guide/2009/gl_dab_090127_e.asp

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En el ejemplo anterior, la gestión de información personal dentro del contenido de registro puede parecer un tanto simplista. Existen categorías de información personal que no permiten la instauración de una forma y contenido similares a un campo de base de datos, tales como “las opiniones personales o puntos de vista de un individuo60.” Sin embargo, todas las categorías de información personal pueden ser definidas en términos de si existen dentro de un determinado tipo o categoría de registros. Y mientras se establece una forma y contenido consistentes para las opiniones personales, sería mucho más difícil que para otros tipos de información personal, y sería posible establecer políticas en una organización que limiten ciertos tipos de información para determinados tipos de registros, por ejemplo, los que requieran opiniones se expresarán mediante un “formato de opinión.” Un caso contrario se aplica para las decisiones de los consejos ejecutivos federal y provincial. El Estilo de gobierno de Canadá Westminster prevé la toma de decisiones colectivas por parte del ejecutivo o gabinete. Independientemente de la base de esta característica, esto significa que las opiniones personales de los miembros individuales de un gabinete, están excluidas de los registros de gabinete. Las opiniones personales son sin duda expresadas en las reuniones, pero esa información es excluida expresamente de las actas y otros documentos de manera que todas las decisiones ejecutivas puedan ser presentadas como decisiones colectivas del gobierno.

u PROPIEDAD INTELECTUAL El establecimiento de un entorno normativo que brinde claridad sobre la forma y el contenido de la información en los registros de la propiedad intelectual, es más compleja debido a la naturaleza inclusiva de lo que se considera como propiedad intelectual. Los derechos de propiedad intelectual pueden ser generalizados, es decir, que puede existir desde el momento de la creación sin ningún requisito de registro. Por ejemplo, s. 5 de la Ley de Derecho de Autor de Canadá establece que: El derecho de autor podrá subsistir en Canadá... en cada obra literaria, dramática, musical y artística original, si cualquiera de las [tres] condiciones se cumple incluyendo, “en el caso de cualquier trabajo, publicado o no publicado, incluyendo una obra cinematográfica, si 60 Ontario. MFIPPA, s.2.1(e).

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el autor fue, en la fecha de la realización de la obra, un ciudadano o solicitante, o una persona que reside habitualmente en un país cubierto por el tratado61. Para tener certeza sobre qué categorías de propiedad intelectual existen, la Convención de 1967 para establecer la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, proporciona la siguiente lista de los objetos protegidos por derechos de propiedad intelectual:

Tabla 2: Categorías de propiedad intelectual62 61 Canada. Acto de derechos de autor. http://laws.justice.gc.ca/en/ShowFullDoc/cs/C42//20090218/en?command=home&caller=SI&search_type=all&shorttitle=copyright&day= 18&month=2&year=2009&search_domain=cs&showall=L&statuteyear=all&lengthannual= 50&length=50&isprinting=false. Véase también the World Intellectual Property Organization (WIPO). Understanding Copyright and Related Rights,(no date) p.7, http://www.wipo.int/ freepublications/en/intproperty/909/wipo_pub_909.pdfp. 62 WIPO. Understanding Copyright and Related Rights,(no date) p.5, and Understanding Industrial Property (sin fecha), p. 18-19, http://www.wipo.int/freepublications/en/intproperty/895/wipo_ pub_895.pdf

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Dentro del medio ambiente Canadiense, puede ser difícil imaginar cómo una política puede ser desarrollada cubriendo cada categoría de propiedad intelectual y que todavía tenga sentido. Este artículo está dedicado a ese desafío, al limitar el desarrollo de políticas de dos maneras. En primer lugar, sólo se explorará la propiedad intelectual, ya que debe existir dentro de una organización individual o persona, es decir, pocas organizaciones desarrollan todas las categorías de propiedad intelectual. En segundo lugar, sólo se explorará la propiedad intelectual como parte representante de un registro individual. Las imágenes digitales pueden ser fácilmente imaginadas como propiedad intelectual que comprenden parte del contenido de un registro como un correo electrónico o una página web. La gestión de este tipo de contenido como propiedad intelectual puede ser tan sencilla como un reconocimiento a su creador, posiblemente con un anexo de declaración “Usado con permiso”. Es interesante observar los resultados de una encuesta de los autores que indican que la opinión entre los encuestados estaba bastante dividida en cuanto a dónde reside la obra. Las dos respuestas principales fueron que “la obra reside en los documentos digitales pre-existentes que definen y delimitan sus posibilidades,” o que “está mejor representada por un registro de audio (o video) de lo que realmente sucede.” Esto último significa que la labor de establecer los derechos de autor de una imagen de una composición de multimedia, por ejemplo, residirá en el fotógrafo aunque también representa la obra, a menos que el autor pague también al fotógrafo. Sin embargo, es concebible que la propiedad intelectual pueda existir en el contenido de un registro en diversas formas. En la industria farmacéutica, por ejemplo, ... diversos aspectos de un nuevo medicamento pueden ser patentados (por ejemplo, el compuesto químico, los procesos, nuevos usos para el mismo compuesto, las variaciones mejoradas, los regímenes de dosificación, etc.)63

63 WIPO. “Intellectual Property Rights for SMEs in the Pharmaceutical Industry, #9 “What are the most crucial considerations when managing the IP assets of a company in the pharmaceutical industry.” http://www.wipo.int/sme/en/documents/ip_pharma.html.

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Simplificado de esta forma, se pone de manifiesto cómo la propiedad intelectual como un compuesto químico patentado, puede distinguirse de otros contenidos dentro de un registro. Al igual que con la construcción de políticas de contenido de la información personal en los registros, esta distinción es necesaria para apoyar el desarrollo de las políticas y darle forma a los procesos comerciales para la gestión de este tipo de propiedad intelectual dentro de los registros de una organización. Cuando se hace posible identificar los elementos de contenido de registro de la propiedad intelectual, es posible establecer un proceso de negocio para crear, mantener y administrar el contenido de registro dentro del proceso de creación del expediente más grande. El proceso profesional para la gestión de la propiedad intelectual dentro de la organización ahora se puede integrar con otros procesos de negocio, tales como los relativos a la comercialización por ejemplo, que rigen la creación de registros de comercialización. Tres de los estudios de caso de InterPARES se examinarán aquí en relación con la propiedad intelectual: Arbo Cyber, HorizonZero, y el Atlas Cartográfico de la Antártida. Los dos primeros estudios reflejan investigaciones en la creación de registros en el ámbito artístico, mientras en que en el tercero se analiza el ámbito científico. Cada uno proporciona información detallada sobre las consideraciones de la propiedad intelectual y las consideraciones relacionadas en el contenido de los registros, incluidas las relativas a su creación y uso.

u ARBO CYBER, TEATRO (?) El estudio de caso Arbo Cyber analiza el caso de una compañía de teatro llamada así y establecida en 1985 en la ciudad de Quebec. Su existencia como una compañía de teatro ha cesado, pero los dos miembros restantes están desarrollando un sitio web interactivo, el Ludosynthèse. Este sitio web no se concibe como un almacén completo de las producciones de la compañía, sino más bien como un panorama representativo de la actividad artística de la misma.64 En la preparación de este panorama, los creadores se basaron en los materiales existentes en medio digital y analógico. Como miembro de la Unión de artistas 64 El siguiente resumen del estudio de caso se extrajo del reporte final en: Martine Cardin, “Case Study 01 Final Report: Arbo Cyber, théâtre (?)” (English translation by Carolyn Petrie), InterPARES 2, 2004 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs01_final_report_english.pdf). El reporte proporciona la dirección URL para Ludosynthèse (http://www.lit.ulaval.ca/arbocyber/ index_content.htm)

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es necesario estar al tanto de cómo se creó el contenido del sitio web de manera que cumpla con sus obligaciones como miembro de esta unión. En particular, esto requiere que el uso de imágenes de los artistas en los materiales promocionales, no exceda un período determinado o tendrían que pagar al artista (s) en cuestión. No estaba claro en el momento del estudio si esta obligación se refería a documentos de archivo, pero parece que ésta puede ser una excepción. A falta de una conclusión definitiva en esta materia, las imágenes de los artistas que deseen recibir un pago podrían ser excluidas de la página web. Además, la naturaleza de las producciones de Arbo hizo que los espectadores, así como los artistas, fueran filmados. Si bien, es un principio del trabajo de Arbo que los espectadores participen de forma voluntaria, sólo y después de identificarlos por sus iniciales o nombre de pila, su participación voluntaria no puede ser asumida como consentimiento para publicar sus imágenes en Internet. La política de Arbo es eliminar las imágenes de la página web a petición de los participantes.

u HORIZON ZERO HorizonZero fue una revista en línea que se centró en el arte digital en Canadá, publicando dieciocho números entre agosto de 2002 y finales de 200465. La revista publicó texto y versiones en ‘Flash’ de cada número. El estudio de caso se centró en los documentos creados en el proceso de producción de una entrega y lo pertinente en este caso son los elementos que forman el contenido de la revista. La mayoría del contenido se deriva de las propuestas presentadas al consejo editorial de la revista por autores externos. El uso de los contenidos se rige por los contratos celebrados por la revista con sus colaboradores, entre ellos un acuerdo de licencia estándar, que se resume de la siguiente manera: Por lo general, el contribuyente se reserva el derecho de autor sobre la obra, pero renuncia a los derechos morales de la misma. El acuerdo de licencia estándar es muy amplio, lo que le permite a HorizonZero utilizar la obra para cualquier propósito sin paga de derechos adicionales.66

65 Todo lo referente a HorizonZero está todavía disponible en línea en: http://www.horizonzero. ca/textsite/index.php?is=0&file=0&tlang=0. 66 Brent Lee. “Case Study 03 Final Report: HorizonZero/ZeroHorizon Online Magazine and Media Database” (InterPARES 2, 2004), p. 10 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs03_ final_report.pdf).

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u ATLAS CIBERCARTOGRAFÍA DE LA ANTÁRTIDA El proyecto del Atlas Cibercartográfica de la Antártida (CAA) tiene como objetivo desarrollar un atlas en línea utilizando principalmente tecnologías de código abierto para representar, explorar y comunicar las complejidades del continente Antártico para la educación, la investigación y con fines políticos67. El Atlas estará compuesto de más de 15 módulos, aprovechando los datos de docenas de proveedores. El Tratado Antártico de datos relativos a la Antártida, autoriza su uso sin costo alguno para fines de investigación no comercial. “Se utiliza sin ningún costo” no es, por supuesto, lo mismo que la ausencia de derechos de propiedad intelectual. El reconocimiento de las fuentes de los datos es claramente importante, ya que se refieren a información detallada y vinculada a los aspectos específicos del atlas cartográfico. La información detallada relativa a las fuentes de datos es también un factor importante, ya que les permite a los usuarios de los datos determinar si cumplen con los requisitos para su uso, por ejemplo, en cómo la agencia recoge los datos, la forma en que trata los errores en los mismos, etc. De manera que la propiedad intelectual se mantiene dentro de los datos procedentes de diferentes fuentes. En cada uno de los ejemplos anteriores, mediante el examen de los contextos de procedencia, jurídico-administrativo y de procedimiento, se hace posible identificar los elementos específicos de propiedad intelectual y de contenido que deben gestionarse. HorizonZero estableció una política integrada en su modelo de contrato que tenía colaboradores que renuncian a sus derechos morales en términos de cómo su contenido era utilizado y representado al interior de la revista. El Atlas Cibercartográfica de la Antártida registra cuidadosamente el origen de los datos utilizados y se aprovecha de las disposiciones del Tratado Antártico en relación con el uso de datos de la investigación. Arbo Cyber quitará el contenido de cualquiera que objete su presencia en su sitio web. En efecto, cada uno de estos enfoques refleja una política establecida por la organización para la gestión de los aspectos de propiedad intelectual, incluidos los derechos morales, que ellos no poseen.

67 Tracey Lauriault and Yvette Hackett. “Case Study 06 Final Report: Cybercartographic Atlas of Antarctica”, (InterPARES 2, 2005), p. 1 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs06_ final_report.pdf).

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u SEGURIDAD El Consejo de Información de Normas de Seguridad para Tarjeta de Pago, es una organización basada en la industria fundada por American Express, Discover Financial Services, JCB International, MasterCard Worldwide y Visa Inc68. Versión 1.2 de la Norma de Seguridad que se publicó en octubre de 2008 e identifica dos categorías de información de tarjetas de pago: datos de los tarjetahabientes y los datos confidenciales de autenticación, ambos se detallan en la tabla de abajo69. Elementos de datos

Datos del tarjetahabiente

Almacenamiento permitido

Protección requerida

ITP DSS Req. 3.4

Número primario de cuenta

Nombre del tarjetahabiente

N/A

Código de Servicio Fecha de expiración Datos completos de la banda magnética

Datos confidenciales CAV2/CVC2/CVV2/CID de autenticación PIN/ Bloqueo PIN

Tabla 3, Datos que aplica la Norma de Seguridad de la ITP (Industria de las Tarjetas de Pago) 68 Payment Card Industry Security Standards Council. “About the PCI Security Standards Council” (https://www.pcisecuritystandards.org/about/index.shtml). 69 La siguiente tabla hace parte de (Industria de las tarjetas de pago) Payment Card Industry (PCI) Data Security Standard “Requirements and Security Assessment Procedures” (version 1.2, October 2008), p. 4. Nota 1 solicita protección para los datos señalados si estos se almacenan junto con los de PAN [Primary Account Number](NPC Número Primario de Cuenta) y reconoce que otra legislación , como la referennte a la privacidad, debería también establecer requisitos específicos para su mantenimiento. Nota 2 solicita que no se almacenen datos sencibles de autenticación después de su autorización (aún si están encriptados). Nota 3 se refiere a datos completos de seguimiento provenientes de la banda magnética, imagen de la banda magnética en el chip, o de cualquier otro medio. La normativa de seguridad de datos para la Industria de las Tarjetas de Pago ITP puede bajarse de: https://www.pcisecuritystandards.org/security_ standards/pci_dss.shtml.

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Tal como se sugirió para la información personal en un entorno gubernamental, parece que la forma y estructura de la información de tarjetas de pago pueden ser definidas. En el contexto de esta presentación es interesante notar que el almacenamiento de datos de los tarjetahabientes se permite, pero el almacenamiento de datos confidenciales de autenticación no. Esto parece ser un ejemplo de cómo los procesos de negocio relacionados con la seguridad ya están integrados con los procesos de negocio, relacionados con la gestión de información personal en conexión con el uso de tarjetas de crédito u otras formas de pago para la compra de bienes y servicios. Es evidente cuando se considera la aplicación de esta norma, que tiene implicaciones tanto para la creación como para el mantenimiento de estos registros. La prohibición de almacenar datos confidenciales de autenticación es amplia, aplicable a todos los componentes de la red, incluidos: firewalls, switches, routers, puntos de acceso inalámbricos, dispositivos de red y otros dispositivos de seguridad. Los tipos de servidores incluyen, pero no se limitan a lo siguiente: web, aplicaciones, bases de datos, autenticación, correo, proxy, Network Time Protocol (NTP), y el servidor de nombres de dominio (DNS). Las aplicaciones incluyen todas las aplicaciones adquiridas y aplicaciones a medida, incluyendo aquellas internas y externas (Internet)70. Estos requisitos proporcionan orientación sobre la gestión del ciclo de vida de los datos, ya sea que existan como un registro en sí mismo o si forman un elemento de un registro más amplio. Cuando la información de tarjetas de pago conforma sólo un elemento de un registro más amplio, hay intersecciones claras con los procesos de negocio que resultan en la creación del registro: 1) el proceso de negocio de gestión de la información del beneficiario, 2) la compra de los productos o servicios por los que se ha pagado, 3) la seguridad de los procesos de autenticación. Regresando a las consideraciones de propiedad intelectual relacionadas con la industria farmacéutica, la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual asesora a las empresas farmacéuticas para:

70 Payment Card Industry Security Standards Council. “PCI DSS Requirements and Security Assessment Procedures,” v1.2, p.5.

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Considerar el mejor paquete de protección (incluida la dependencia de protección del secreto comercial, si se considera apropiada) y asegurarse de que todos los derechos formales se adquieren en los mercados adecuados. La realización de una auditoría de propiedad intelectual de la empresa puede ser un primer paso importante para la identificación de los activos de protección que no han sido suficientemente explotados por una empresa en el pasado71.

Ilustración 1: Convergencia de múltiples procesos de negocios que afectan el registro del contenido

71 WIPO. “Intellectual Property Rights for SMEs in the Pharmaceutical Industry, #9 “What are the most crucial considerations when managing the IP assets of a company in the pharmaceutical industry.” http://www.wipo.int/sme/en/documents/ip_pharma.html.

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u CONCLUSIÓN El contexto de registro es el “marco en el que un registro es creado, usado y mantenido”.72 El número de leyes y normas relativas a cómo la información se crea, utiliza y se mantiene está creciendo, sobre todo desde la introducción generalizada de tecnologías de la información y la difusión y capacidad de reproducción que ofrecen. Estas leyes y normas rigen no sólo los registros una vez creados, sino también los aspectos del contenido que forman el mensaje del registro, su propósito de ser. No es algo nuevo para los archivistas, considerar la evaluación de los documentos digitales en la fase de concepción, es decir, antes de que los registros se hayan creado, y la evaluación de archivo siempre ha mirado hacia los fines previstos en los registros y la forma en que se crean. Sin embargo, la determinación de los fines previstos y los modos de la creación está limitada por lo bien que los propios creadores de registros entiendan los procesos que regulan sus registros y qué medidas toman para administrarlos. Los casos anteriores ilustran que los contextos específicos de un creador de registro pueden incluir otros procesos diferentes a los establecidos por el creador para cumplir con su objetivo principal. Los procesos que se consideran que no tienen que ver principalmente con la creación del registro, sino cómo se mantiene y se utiliza. Así, el evaluador debe tener en cuenta el ciclo de vida del registro, no sólo dentro del contexto específico en que el registro entró en vigor, sino los otros contextos en los que pueden interactuar entre ellos incluyendo el de custodio de los mismos. Al igual que con los registros, la existencia de procesos de negocio que afectan la integración de contenido de registro, permite la identidad y la forma que se establezca para aquellos elementos involucrados. Estos procesos de negocio pueden ser dictados, como en el caso de la Norma de Seguridad de Datos para información de tarjetas de pago, o desarrollados localmente para reconocer actividades creativas individuales, como lo sugiere el estudio de caso HorizonZero. Con la identidad y la forma establecida para las categorías de contenido, es posible establecer políticas para la gestión de los elementos constitutivos del contenido del registro.73 La definición de estas políticas 72 “Context” en la terminología del banco de datos de InterPARES 2 . (http://www.interpares. org/ip2/ip2_terminology_db.cfm) 73 Duranti, Suderman and Todd, pp. 31, 41.

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contribuye a definir los contextos esenciales – de proveniencia, jurídicoadministrativo, de procedimiento y tecnológicos - que le dan valor y significado al registro a través del tiempo.

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ESTADO DEL PROGRAMA del Archivo de Registros Electrónicos (ARE) Por. Rita M. Cacas Oficial de comunicaciones ARE Administración Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos

Buenos días colegas. Me siento muy honrada de representar a la Administración Nacional de Archivos y Registros (ANAR) de los Estados Unidos en su importante conferencia de esta semana. Quiero agradecer a mis anfitriones, la Universidad de La Salle por esta gentil invitación para compartir con todos los presentes un estado del desarrollo del sistema de los Archivos de Registros Electrónicos (“ARE”) durante los últimos años. Mi nombre es Rita Cacas y he trabajado para el Archivo Nacional desde el año 2000, he sido el oficial de comunicaciones para el Programa ARE en los últimos cinco años. Tengo que decirles que mi experiencia es en realidad la historia del arte y he pasado 20 años de mi carrera en la Galería de Arte Nacional en Washington DC. Cambié de carrera después de graduarme del programa en Bibliotecología con énfasis en Archivos y llegué a los Archivos Nacionales y al Programa ARE, donde tuve que aprender acerca de conceptos y terminologías técnicos. Mi esposo ha sido un profesional de la aeronáutica y los computadores durante los últimos 30 años con el programa de la NASA, y con frecuencia me hablaba de estos complejos asuntos informáticos y terminologías especializadas. Ahora que soy hábil en tecnología y domino las complejidades de este campo, una broma común en nuestra casa es que, después de 25 años de matrimonio, por fin tenemos algo de qué hablar.

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u Vista general de la presentación • • • • • •

Historia y Misión de ANAR Historia del programa ARE Desafíos y Estrategias de los registros electrónicos Tres componentes del Programa ARE Línea de tiempo de desarrollo del sistema ARE Estado actual

Voy a ofrecer una breve historia sobre el Archivo Nacional de EE.UU. y su misión al pueblo estadounidense. A continuación daré una breve historia sobre el establecimiento del programa del Archivo de Registro Electrónico (ARE), algunos de los desafíos que enfrenta ANAR. Posteriormente describiré algunas de las estrategias y enfoques que utilizamos para hacer frente a estos desafíos. Y por último describiré los tres componentes principales de la Oficina de Gestión del Programa ARE. Se espera que el sistema ARE sea un sistema de archivo y negocio muy complejo, por lo tanto describiré el cronograma que estamos siguiendo para el desarrollo de ARE y les mostraré nuestra situación actual.

u Antecedentes de ANAR Antes de que ANAR fuera fundada en 1934, no había repositorio central para todos los registros creados por más de 500 agencias del Gobierno Federal de EE.UU., sin contar todas las divisiones separadas y oficinas por debajo de la agencia principal. Estas agencias eran responsables de almacenar sus registros en distintos lugares del país, lo que significaba que registros importantes podían haber sido almacenados en áticos, dispersos en lugares regionales en todos los EE.UU., y pueden haber estado expuestos a las amenazas ambientales, tales como incendios, inundaciones y tornados. Cuando los investigadores necesitaban examinar algún registro, tenían que viajar a Washington, DC o, hacia donde estuviera la agencia para llevar a cabo la investigación. O, si las copias de los registros fueran enviadas por correo, tenían que esperar varias semanas o hasta meses para recibirlas.

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Alrededor de 1934, el Tesorero de los Estados Unidos, el señor Andrew Mellon, se dirigió al Congreso para solicitar la aprobación para establecer y fundar los Archivos Nacionales, que serían el depósito central para los registros del Gobierno Federal de los Estados Unidos.

u 1960`s: Registros Electrónicos en Riesgo Ahora volvamos en el tiempo rápidamente a la década de 1960, cuando se produce un aumento en el uso de los computadores por parte de muchas agencias gubernamentales, que tenían las mismas preocupaciones y riesgos en el sentido que los registros fueran guardados dentro de cada agencia y sus instalaciones y localización. Además, durante este tiempo, los programadores de computadoras estaban desarrollando sistemas de información “ stove-piped “ para las funciones específicas de negocio que no siempre se comunican o comparten información con otros sistemas. Al igual que los registros que se ubicaban en todo el país y estaban sujetos al mismo tipo de eventos ambientales (tales como incendios, inundaciones y tornados). La creación y protección de los documentos electrónicos estaban en peligro y la conservación era mínima. Las agencias podían almacenar los medios magnéticos en los áticos o sótanos calientes, o podían deshacerse del software o hardware ya utilizado en la creación de los registros. ANAR tiene un proceso formal para requerir los registros de las diferentes agencias - llamado el proceso “Gestión de Registros” (que se discutirá brevemente más adelante). Sin embargo, los registros electrónicos a menudo no se han incluido en esta Gestión de registros. Estos pudieron haber sido registros importantes creados en computador en ese tiempo, que podrían ser de gran interés para los académicos o los historiadores al describir el trabajo y los negocios de una agencia en particular. Esos registros informáticos de ese período representativo de los inicios, nunca llegaron a los Archivos Nacionales. O, registros electrónicos históricos se perdieron cuando nuevos equipos con software y hardware se crearon y utilizaron por parte de las agencias.

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u La Misión de ANAR durante 75 años La misión de la Administración Nacional de Archivos y registros es garantizar el acceso a los registros del Presidente, el Congreso y los tribunales de los EE.UU. ANAR es el responsable de la supervisión del manejo y archivo de registros creados por las Agencias Federales. Estos son los registros que 1) Protegen los derechos de los ciudadanos, 2) Llevan cuenta del trabajo de los funcionarios del Gobierno, y 3) Facilitan la comprensión histórica de nuestra experiencia nacional. Antes de continuar, quiero aprovechar este momento para hacerles saber que este año, ANAR está celebrando su aniversario número 75, y si alguno de ustedes está en Washington, DC, en junio, los invito a visitar el edificio de los Archivos Nacionales para ver muchos de nuestros archivos importantes, películas y exposiciones y participar en nuestra celebración.

u Acceso a los Registros Electrónicos ANAR ha tenido más de 40 años de experiencia en la preservación y el acceso a registros electrónicos. Yo había mencionado anteriormente que las agencias comenzaron a usar computadores para sus transacciones y operaciones comerciales durante la década de 1950 y 60. La oficina del Censo de los EE.UU. ya había estado utilizando la tecnología de tarjetas perforadas a principios del siglo 20. Para 1965, ANAR ya se preocupaba por la preservación de los datos creados por las agencias mediante este tipo de computadores debido a que los registros electrónicos no estaban siendo incluidos en los sistemas de preservación de registros y por lo tanto no estaban siendo enviados a ANAR. En 1969, el Personal de Archivos de Datos fue establecido para asegurar que una vez que estos documentos llegaran a ANAR, seríamos capaces de conservarlos. Para 1970, los primeros registros electrónicos comenzaron a llegar a ANAR

u Transferencia de Documentos Electrónicos de ANAR (en terabytes): 1970-1995 Esta gráfica muestra la transferencia de documentos electrónicos (en terabytes) que fueron recogidos por ANAR durante el período de 25 años entre 1970 y 1995.

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Estos fueron principalmente en forma de tarjetas perforadas (de la Oficina del Censo) y registros de procesadores de datos informáticos. Como pueden ver, a finales de 1980, el volumen se duplicó cuando las agencias comenzaron a enviar los documentos electrónicos creados por los primeros procesadores de texto desde los años 1980 y 1990.

u Transferencia de documentos electrónicos a ANAR: Registros de la

presidencia Reagan/Bush

Al final de las presidencias de Reagan y George Bush, terminando los años 80s y comenzando los 90s, empezamos a sentir un tsunami de registros electrónicos - el creciente volumen de registros electrónicos que están llegando a ANAR - ya que estamos tratando de cuidar los registros que ya están bajo nuestro cuidado. Los nuevos registros eran inicialmente, mensajes de correo electrónico y registros de procesamiento de textos que documentaban acontecimientos importantes, como los de Irán-Contra y de defensa nacional, así como otras operaciones civiles. Estos registros electrónicos estaban recibiendo un mínimo de preservación de sus flujos de bits. Y, a medida que la tecnología avanzaba, otras agencias federales estaban usando nuevas tecnologías y creando archivos más complejos que ANAR no tenía capacidad de guardar y mucho menos de conservar si no estaban en forma de simples flujos de bits de información.

u Transferencia de documentos electrónicos a ANAR: Registros de la

presidencia Clinton

Este gráfico muestra el crecimiento exponencial del número de archivos que llegó a ANAR en el año 2000 al final de la administración del Presidente Clinton. El número de archivos a nuestro cuidado paso de los poco menos de 20.000 terabytes de datos a un abrumador número de 30 millones de terabytes de nuevos y completamente diferentes tipos de archivos electrónicos que empezaron a inundar a ANAR - al mismo tiempo que se mantenía el gran volumen de archivos electrónicos que ya estaban en nuestros fondos. Este conjunto de registros, incluidos objetos complejos en medio digital como archivos de imágenes, secuencias de vídeo, sitios web dinámicos, sistemas de información geoespacial (SIG), y otros tipos de registros que ya no eran poco corrientes o simples archivos planos de base de datos.

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Así, alrededor de 1995, el Dr. Kenneth Thibodeau se acercó a la Archivística de los Estados Unidos para comenzar a explorar las estrategias y acciones que ANAR tenía que tomar para preservar los registros complejos en el futuro. El Dr. Thibodeau ha liderado nuestros esfuerzos de investigación y en asociaciones de clase mundial que formalmente establecieron el Programa de Archivos de Registros Electrónicos en el año 2000, con fondos específicos y el apoyo de nuestro Congreso de los EE.UU. y la Casa Blanca. Bajo la dirección del Dr. Thibodeau, ANAR y el Programa ARE han adquirido una valiosa experiencia de estas colaboraciones y alianzas que nos ayudan a entender los asuntos que necesitan ser abordados acerca de la preservación de archivos.

u ¿Qué es ARE? El Archivo de Registros Electrónicos (ARE) es la iniciativa estratégica de ANAR para preservar y proporcionar acceso a largo plazo a los registros electrónicos de un valor único del Gobierno de los EE.UU., y para posicionar la gestión gubernamental del ciclo de vida de todos los registros en el marco del gobierno electrónico. Una visión de largo plazo para ARE es que será un sistema que preservará y dará acceso de manera confiable, a cualquier tipo de documento electrónico, sin dependencia de ningún hardware o software específico, capacitando a ANAR para llevar a cabo su misión en el futuro. Para cumplir con esta visión de largo plazo, el sistema cuenta con tres requisitos fundamentales (siguiente diapositiva).

u Requisitos fundamentales para el sistema ARE El sistema ARE tendrá que ser evolucionable, progresivo y ampliable. El sistema tendrá que ser evolucionable con el fin de almacenar, administrar y accesar registros de manera confiable a través del tiempo. Tendrá que evolucionar a través de diferentes medios, sistemas de archivos, bases de datos y sistemas operativos sin perder ningún dato. Es decir, que ARE tendrá que asegurar que el registro sigue siendo auténtico y así continuará en el futuro. Mucha gente asume que los tipos de los investigadores que utilizan los archivos son genealogistas o historiadores, pero de hecho, muchos de los investigadores

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Archivos y Documentos Electrónicos

de ANAR son abogados que representan a las agencias federales, y están en busca de registros de la agencia durante la fase de descubrimiento, o con fines de litigio. Así, los registros que se producen deben ser capaces de defenderse en un juicio, y asegurarse de que no se han dañado o alterado con el paso del tiempo. ARE tendrá que ser progresivo con el propósito de realizar una amplia variedad de funciones de archivo: a través, hacia arriba o hacia abajo en colecciones jerárquicas. Necesita organizar la información ya sea que el sistema del grupo de registro de ANAR la haya organizado por series de documentos, o por las unidades de registro de archivos, etc., y ARE necesita ser capaz de escalar a través de operaciones de archivo, tales como ingestión, Descripción, Replicación, Supresión, etc. Ampliable significa que ARE se construirá para que asuma los registros electrónicos viejos, nuevos y los modelos emergentes - los registros que puedan llegar que tienen 10 - 20 años de edad, registros que se están creando hoy en día, y los registros que ni siquiera se han inventado todavía. Cuando ANAR llevó a cabo un esfuerzo de Re-ingeniería de procesos de negocios hace muchos años, produjo un documento llamado El Documento de Requisitos de ARE que asigna funciones de archivo de negocio a los requerimientos técnicos que serían necesarios para construir algo así como un sistema de ARE. Hay más de 850 declaraciones en este documento que están disponibles en nuestro sitio web en: http://www.archives.gov/era/about/documentation.html#requirements

Los tres componentes Investigación

principales

del

programa

ARE:

Los tres componentes principales del Programa de ARE son Investigación, Adquisición del sistema ARE y Gestión del Cambio Organizacional. La División de Investigación de ARE dirigida por Robert Chadduck se estableció alrededor de 1998, cuando el Dr. Thibodeau y el Señor Chadduck se acercaron a la Archivista de los Estados Unidos para solicitar aprobación con el propósito de explorar y trazar estrategias para abordar los problemas y retos de la preservación de los registros electrónicos.

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Memorias Seminario Internacional

ANAR tenía la necesidad de poder mirar más allá de sí misma - para comprender que los asuntos involucrados estaban relacionados con la tecnología y teorías complejas de gestión de la información, no sólo las prácticas de archivo y las funciones empresariales. Estas cuestiones y desafíos no sólo las enfrentaba ANAR, sino muchas otras comunidades profesionales, tales como Ciencias de la Computación, Ingeniería, Biblioteconomía y académicas y de otros profesionales de la gestión de la información. Muchos de estos profesionales de las ingenierías técnicas, y de la informática ya habían pasado su vida trabajando en estos temas, y colaborar con ellos presentó situaciones especiales y complejas tanto para ellos como para ANAR.

u Algunos ejemplos de los colegas de INvestigación de ARE Lo que salió de esta exploración fue el Programa de Investigación de ARE, que desde hace más de 10 años, ha trabajado muy de cerca con varias comunidades. Esta diapositiva muestra algunos de nuestros socios de la investigación. Trabajamos en estrecha colaboración con comunidades de Ingeniería Informática tales como el grupo Data-Intensive Cyber Environments (DICE) que examina grandes volúmenes de datos compartidos por múltiples agencias (tanto del sector privado como el público). También trabajamos con profesionales de las normas de datos tales como el IEEE, NPACI, GGF, etc. Del mismo modo estamos trabajando en colaboración con comunidades académicas y de Bibliotecas tales como la Biblioteca del Congreso, la Biblioteca Digital de la Federación, la Universidad de Maryland en College Park, Georgia Tech, el Instituto de Tecnología de Massachusetts y, de nuestros socios más reciente, la Universidad de West Virginia. Además, contamos con socios de la Agencia Federal de Gobierno, tales como, el Departamento de Agricultura de EE.UU., el Laboratorio de Investigación del Ejército, la National Science Foundation y el Instituto Nacional de Estándares y Tecnologías. ANAR también ha participado en un proyecto internacional importante que se llama La Investigación Internacional en Registros Permanente y Auténticos en

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Archivos y Documentos Electrónicos

Sistemas Electrónicos (INTERPARES) y ustedes escucharán sobre este proyecto de nuestra colega, la Dra. Luciana Duranti en la sesión de mañana. Los expertos en estas comunidades ya estaban estudiando los cambios continuos en TI y cómo las tecnologías estaban siendo utilizadas tanto por el sector privado como por el gobierno federal. ANAR ha sido capaz de estudiar las tecnologías que se podrían aplicar a sus operaciones de archivo, tales como la ingestión, la preservación y el acceso a la información electrónica.

u Los tres componentes principales del programa de ARE: Adquisición del Sistema

Al mismo tiempo que se trabaja en Investigación, había mencionado el desarrollo del Documento de Requisitos que describe lo que se necesita para construir y adquirir un sistema como el ARE. El documento fue terminado alrededor del año 2001 y entre el 2004 y 2005, ANAR llevó a cabo una competencia entre dos empresas de desarrollo de TI - La Corporación Harris y Lockheed Martin. El documento se entregó a ambas compañías para que desarrollaran un prototipo del sistema de ARE y en el 2005, Lockheed Martin fue seleccionada para desarrollar el sistema base de ARE.

u Los tres componentes principales del programa de ARE: Gestión de Cambio

Para poder garantizar una inversión de millones de dólares en la construcción del sistema ARE, ANAR necesitaba asegurar que la gente pudiera usarlo. Por lo tanto, la oficina de manejo del programa ARE ha trabajado muy estrechamente con los involucrados internamente en ANAR, tales como gerentes, funcionarios y contratistas. Además, tuvimos que colaborar con muchos grupos externos como personal de la Agencia que utilizaría el sistema en el futuro para llevar a cabo negocios con ANAR, o con los archivistas locales y del Estado, así como con muchos otros que estarían utilizando ARE para realizar investigaciones o acceder a los registros.

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Esta gestión involucró cambios en el manejo debido a que muchos funcionarios de ANAR estaban acostumbrados a tratar únicamente con procesos relacionados con el manejo de los registros en papel. Para los involucrados externos, necesitamos capacitar a nuestro personal para que pudieran proporcionarles a sus clientes los registros que estarían disponibles con el uso de ARE - y así asegurarle a las personas que el sistema sería fácil de manejar.

u La línea de tiempo del desarrollo - El sistema base de ARE CIO: Junio 2008 He mencionado que Lockheed Martin recibió el contrato para desarrollar el sistema base ARE y este sistema fue entregado a nosotros el 27 de junio del año pasado. Se dio a conocer como la Capacidad Inicial de Operación (o CIO) cuando algunos funcionarios de ANAR y algunas agencias federales comenzaron a utilizar el sistema. Luego ANAR pasó el verano y el otoño trabajando en estrecha colaboración con los primeros usuarios (Personal de ANAR y 4 personas de una agencia piloto) para entrenarlos en el uso del sistema. Así, cuando el sistema se lanzó en junio, ¿cuáles eran las capacidades de ARE en esta primera versión oficial?

u ¿Qué hace ARE en su primera versión oficial? ARE tiene la capacidad de manejo del ciclo de vida de TODOS los registros - ya sean en papel o electrónicos. El sistema ayuda a ANAR a gestionar los formatos estandarizados que utilizamos para llevar a cabo negocios con agencias federales. Los tres formatos principales son conocidos como los Formatos de Publicación de Registros (antes conocidos como el PR (SF en inglés)-115), la solicitud de transferencia y el Plan de Transferencia (antes PR-135) y el Instrumento Legal de Transferencia (antes PR-258). ARE también está capacitado para la búsqueda de objetos de negocio existentes y en algunos casos, los utiliza para generar otros nuevos.

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Archivos y Documentos Electrónicos

Una vez que el Oficial de Registros está listo para enviar los archivos electrónicos hacia ANAR, ARE proporciona una herramienta independiente que empaca los registros electrónicos para certificar su transferencia segura, ya sea en línea o a través de medios digitales. Cuando los registros se envían, el personal de ANAR utiliza el sistema ARE para abrir y verificar que los registros electrónicos que se recibieron son los que estaban destinados a ser transferidos y que los archivos no se han perdido o dañado.

u Los tres componentes principales del programa de ARE:

Adquisición del Sistema Diapositiva 18: Flujo de trabajo de ARE por parte de la Función de Negocios

Esta es una visión simplista y lineal de flujo de trabajo de ARE por los procesos primarios de trabajo de ANAR para la planificación, transferencia, ingestión y facilitar el acceso a los registros electrónicos que se almacenan en ARE.

u El proceso de publicación de registros federales: Uso del Formato Estandarizado Este es un ejemplo del formulario impreso que utiliza ANAR para capturar la información acerca de los registros. Hay campos obligatorios, cuadros que necesitan ser marcados, información de contacto, cuadros de firma, etc. La mitad inferior del formulario principalmente es un espacio en blanco que le permite al oficial de la agencia de registros, ingresar texto libre que describe los documentos que están siendo publicados.

u Uso de ARE para publicar registros en línea: El formulario electrónico: e-115 En la versión electrónica del formulario, ahora conocido como el “e-115,” mucha de la información necesaria sigue siendo la misma. Hay cajas de aprobación que necesitan ser marcadas, información de contacto y hay un cuadro para describir los registros con texto libre.

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u Las personas que usan el sistema ARE para desarrollar los negocios de ANAR

Durante la primera versión de ARE, algunos miembros del personal de ANAR en las cuatro divisiones principales aquí descritas, utilizan el sistema ARE para realizar su trabajo. Además, ANAR seleccionó oficiales para el manejo de registros de cuatro agencias federales (figuran en esta lista) para participar en el desarrollo, la prueba del sistema, y las actividades de formación del primer ARE. Estas agencias fueron seleccionadas con base en la calidad y los tipos de registros que pueden ayudar a probar el sistema, así como su familiaridad con la publicación de registros y procesos de transferencia. A medida que estos usuarios de la naciente red ayudan a probar y mejorar el sistema base, personal adicional de ANAR y usuarios de la agencia se añadirán en los próximos dos años.

u Las primeras cuatro Agencias piloto de ARE Éstas son las cuatro agencias que han trabajado muy estrechamente con nosotros en los últimos 3-4 años: • • • •

La Oficina de Patentes y Marcas de los EE.UU. La Oficina de Estadísticas Laborales El Departamento de Administración de Seguridad Nacional de Energía Nuclear El Departamento de la Oficina Naval Oceanográfica de la Armada.

u La línea de tiempo del desarrollo - El Sistema de Búsqueda y Acceso CIO: Dic. 2008

Mirando nuevamente esta línea de tiempo, usted verá que en el último año, superponiéndose al desarrollo del sistema base, Lockheed estaba desarrollando una instancia independiente de ARE que tendría la capacidad de tomar los registros electrónicos de la administración de George W. Bush.

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Archivos y Documentos Electrónicos

Entregado por Lockheed a ANAR el 5 de diciembre del año pasado, este sistema incluye la capacidad de Búsqueda y Acceso de registros, por lo que llamamos a esta segunda instancia el sistema de “búsqueda y el acceso”.

u La línea de tiempo del desarrollo - El Sistema ERA de Búsqueda y Acceso

(Continuación)

El enfoque principal del sistema de búsqueda y acceso fue estrictamente para los registros electrónicos de la administración de George Bush. Las funciones principales del sistema de búsqueda y acceso están centradas en recibir rápidamente un gran volumen de registros electrónicos y de forma automática indexarlos a medida que llegan. Una vez que los registros se introducen, el sistema crea una versión diferente del registro (s) que apoyaría una búsqueda estructurada de los registros por prioridad, tales como documentos de texto, o archivos de imagen, por ejemplo. Los registros originales son guardados de forma segura en los depósitos de archivo, preservando los flujos de bits originales para transformaciones futuras de los objetos introducidos. El sistema de búsqueda y acceso también proporciona el manejo de casos básicos de registros para su revisión y redacción de contenidos sensibles que pueden ser solicitados a través de un Acta de Libertad de Información ( ALI (FOIA en inglés)).

u La línea de tiempo del desarrollo - Planes futuros y CPO Actualmente ANAR está planeando el próximo paso en la evolución del sistema ARE que incluirá un marco de conservación y la preparación para el acceso público a ARE en algún momento alrededor del año 2010. Dependiendo de los fondos que recibimos, las nuevas mejoras del sistema se agregarán para proporcionar capacidades adicionales que ayuden al personal de ANAR así como a los directivos a realizar su trabajo. Se espera tener Capacidades Plenas de Operación (CPO) del Sistema de ARE en algún momento alrededor de 2011 o 2012.

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u ¿Qué hay almacenado para el futuro? El marco de preservación que mencioné anteriormente, introduce y utiliza una variedad de herramientas que satisfarán las diferentes necesidades de conservación para determinados formatos de documentos electrónicos. Trabajar con estos primeros usuarios le permite a ANAR probar y mejorar las capacidades del sistema para asegurar que estaremos listos para ampliar el uso de ARE en agencias adicionales durante el próximo año. Se prevén interacciones futuras de ARE para planes de manejo para ciclos de vida completos de registros, así como el manejo de casos de evaluación y de flujo de trabajo. Además, ARE permitirá la revisión y redacción de materiales sensibles.

u Acceso público en ARE Una vez que abramos el sistema para permitir que el público en general utilice ARE, la gente será capaz de obtener información sobre todos los registros a partir de descripciones de archivos y de otra información contenida en ANAR. El acceso a los documentos electrónicos y a las versiones escaneadas de los registros de copia impresa estará disponible en línea a través de Internet. Las personas podrán presentar solicitudes de copias de los registros en línea y solicitudes para los registros restringidos de ALI. El sistema también tendrá la capacidad de conseguir asesoría del personal de ANAR cuando la requiera.

u Conclusión La construcción de un sistema complejo como ARE ha demostrado ser un esfuerzo monumental y aunque el sistema ARE actual es sólido y ofrece muchas capacidades, el desarrollo está muy lejos de ser completo. Con 10 años de experiencia y muchas asociaciones profesionales, académicas y técnicas importantes, ANAR seguirá siendo un líder en la preservación mundial de los archivos globales y los registros electrónicos.

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En el cumplimiento de su misión al pueblo de los Estados Unidos garantizando la seguridad y la preservación de los registros electrónicos para las generaciones venideras, ARE será uno de los servicios más importantes que ANAR puede ofrecer al público en la próxima década.

u Recursos de información adicional 1. “Treinta años de Registros electrónicos” (“Thirty Years of Electronic Records”) (2003, Scarecrow Press, Editado por Bruce Ambacher) 2. “Construyendo los archivos para el futuro: Avances en la preservación de registros electrónicos en la Administración Nacional de archivos y registros” Kenneth Thibodeau, D-Lib Magazine, February 2001, Volumen 7 Número 2. Disponible en línea en: http://www.dlib.org.ar/dlib/february01/ thibodeau/02thibodeau.html

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SERVICIO AL CLIENTE 311: “aplicación de los registros electrónicos y los principios de gestión de la información en las iniciativas de servicio público en Toronto” (Un estudio de caso) Por. Martha Blandón

1. Introducción 2. Ciudad De Toronto (CDT) 2.1. Antecedentes 2.2. Servicio al Cliente 311 2.3. Oficina de Manejo de Proyectos 311 – OMP 2.4. ¿Qué es un 311? 2.5. ¿Qué puede hacer un servicio 311? 2.6. Beneficios de implementar un 311 en Toronto 3. El MIR - Proyecto 311 3.1. Beneficios del MIR – Proyecto 311 3.2. Servicios MIR actuales 3.2.1. Inventario de Registros 3.2.2. Identificación de Series de Registros 3.2.3. Esquema de Clasificación de Negocios (ECN) 3.2.4. Valor de los Registros 3.2.5. Determinación de Periodos de Retención 3.2.6. Disposición de los Registros 4. Información Personal, Requisitos Legales 5. Oportunidades y Retos para MIR en 311 6. Conclusión

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1. INTRODUCCIÓN La estrategia de servicio al cliente 311 es un modelo nuevo de prestación de servicios que permite a los ciudadanos a acceder a la información y servicios de la ciudad de Toronto a través de múltiples canales llegando a un único punto de acceso. Este nuevo modelo mejorará la accesibilidad y la eficiencia para el acceso público a la información y servicios municipales. Como una compensación a la inversión, se prevé el aumento en la satisfacción de los ciudadanos, mientras que la eficiencia de las divisiones en sus procesos de negocio va a mejorar74. La realización de esta estrategia incluye y no se limita a la creación de un “Centro de Contacto” centralizado para ofrecer estos servicios a través de múltiples canales. Con el tiempo, el futuro de la División 311 acumulará grandes volúmenes de registros electrónicos como parte de su operación diaria. Es de suma importancia establecer un proceso de gestión y registro de la información para estos asuntos con el fin de proporcionar un registro y una recuperación de la información eficientes para cuando sean requeridos. De conformidad con Acto Municipal de 2001 y el Acto 2006 de la Ciudad de Toronto, los registros y la información de la ciudad deben ser manejados de una manera prescrita para apoyar la toma eficaz de decisiones, cumplir con los requisitos operativos y proteger los intereses legales y financieros de la Ciudad y del público. El programa de Manejo de Información y Registros de la Ciudad (MIR) ya ofrece este servicio a las divisiones de la ciudad. Desde su inicio ha habido un esfuerzo colaborativo entre el Proyecto 311 y Programa MIR para establecer políticas y procedimientos que cumplan con los requerimientos de registros legales y reglamentarios y establezcan una retención de registros basada en el ambiente actual de la ciudad. Estas tareas han incorporado diferentes retos a MIR cuando se ven a la luz de una empresa de servicios de mantenimiento de registros integrados. Con un protocolo establecido de manejo y registro de la información anterior a la puesta en marcha de la División 311, la actual gestión de la División se puede concentrar en la prestación de servicios en lugar de manejo de la información y asegurar que todas las solicitudes de registros sean satisfechas en un período de tiempo necesario regulado. Se espera que a finales de este año sea desarrollado un modelo de gestión de registros.

74 311 PMO. Records and Information Management Model, April 4, 2008.

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2. CIUDAD DE TORONTO (CDT) 2.1 Antecedentes Toronto se encuentra a orillas del Lago Ontario. Hogar de más de 2,6 millones de personas, la ciudad es la entrada a una de las regiones más dinámicas de América del Norte, la Gran Área de Toronto (GAT). 4.5 millones de canadienses viven en la GAT que es la capital financiera, cultural y de entretenimiento de la nación75. Hoy en día, Toronto es la ciudad más grande de Canadá, el sexto mayor gobierno y hogar de una población diversa. Es el motor económico de Canadá y una de las ciudades más verdes y creativas en América del Norte. En los últimos tres años, Toronto ha ganado más de 70 premios a la calidad, la innovación y la eficiencia en la prestación de servicios públicos. El gobierno de Toronto está dedicado a la prosperidad, oportunidad y calidad de vida para todos sus residentes. En 1998, la ciudad de Toronto pasó por un proceso intenso y amplio en la creación de una única y nueva estructura organizacional para reemplazar las siete administraciones municipales existentes, el gobierno regional del área metropolitana de Toronto y seis municipalidades de área local, Toronto, North York, Scarborough, Etobicoke, East York y York. Se adoptó un enfoque de tres etapas consistente en: 1. El establecimiento de una estructura general del departamento para la nueva organización; 2. La creación de divisiones y sub-unidades dentro de las divisiones; y 3. La integración y racionalización de las operaciones municipales. La armonización de los niveles de servicio y precios públicos representaron un paso significativo en el desarrollo de una única ciudad (siete administraciones en total) con un enfoque unificado de servicios públicos importantes. Un número clave de decisiones a nivel de servicios y tasa de armonización fueron adoptados por el Consejo en abril de 1999. El 12 de junio de 2006, la legislación de Ontario promulgó el Acto de la nueva Ciudad de Toronto, ADCT (COTA en Inglés) 2006, lo que representa un hito crucial en el esfuerzo de muchos años de la Ciudad para lograr un marco legislativo más propicio, en consonancia con las responsabilidades, el tamaño e importancia de la Ciudad. 75 City of Toronto’s Website, 2009.

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ADCT proporciona reconocimiento estatutario de la función económica y del gobierno de Toronto tras sumarse a una relación madura, de respeto mutuo con la provincia de Ontario y a relaciones directas con el gobierno federal76. La actual estructura administrativa de la ciudad de Toronto está diseñada para proporcionar a los miembros del Servicio Público de Toronto, tanto una mayor rendición de cuentas públicas como una mayor flexibilidad para responder a las necesidades cambiantes de la ciudad. La ciudad ofrece servicios al público y a la organización. Los servicios enfocados en el ciudadano le permiten a la ciudad servir al público de mejor manera, facilitando el acceso de los residentes a los servicios y su compromiso como ciudadanos de Toronto.

2.2 Servicio al cliente 311 En 1999, el Concejo Municipal aprobó la primera fase del Plan Estratégico que define la visión, misión y objetivos para la Ciudad de Toronto. La excelencia en el servicio fue identificada como un objetivo fundamental de la Ciudad. La definición de excelencia en el servicio para la Ciudad fue la siguiente: “Los servicios públicos son de alta calidad, bien coordinados y de fácil acceso”. En el 2000, el Consejo ha adoptado una serie de directivas para apoyar la excelencia en el servicio en la segunda fase del Plan Estratégico77. Luego, en el 2004, el Consejo Municipal aprobó los planes para una Estrategia de Servicio al Cliente 311. Cuando el Servicio al Cliente 311, esté completamente implementado, mejorará la accesibilidad a los servicios de la ciudad e incrementará la eficacia de la Ciudad para responder a las preguntas del público. Los servicios y procesos de negocios estarán diseñados y organizados desde la perspectiva del público. El público podrá obtener información y acceso a los servicios que no sean de emergencia del Gobierno de la Ciudad, mediante la técnica de su elección: por teléfono, en la página web de la Ciudad, por e-mail, correo, fax, en persona y, eventualmente, en un quiosco de autoservicio. Los ciudadanos también podrán hacer solicitudes de servicio en las divisiones de Agua, Transporte y Residuos Sólidos de Toronto mediante una llamada telefónica y recibir un número de seguimiento para su requisición. La segunda fase del servicio 311 de Toronto prevista para principios de 2010, incluirá un sistema 76 The New City of Toronto Act (COTA): Qs & As. October, 2006. 77 311’s Website, 2009.

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integrado de autoservicio en el sitio web de la ciudad y ampliará la capacidad de solicitud de servicio de 311 para incluir la repoblación forestal urbana, así como Licencias y Normas Municipales. La tercera fase está en período de desarrollo y se llevará a cabo en el 2011. Se incluye en esta estrategia mejoras en el acceso del público a otras divisiones y un quiosco de tecnología de pantalla táctil que se implementará en los centros cívicos de Toronto. “Proporcionando un fácil acceso a los servicios de la ciudad llamando a un número único en el 311, es una parte importante para lograr que el Ayuntamiento sea más accesible al público”, dijo el alcalde David Miller. “Los habitantes de Toronto podrán hablar con un operador en el 311 quien puede conectarlos con la ayuda que necesitan y hacer seguimiento hasta que su problema se haya resuelto. Este contrato nos proporcionará la tecnología adecuada para garantizar que podemos ofrecer un servicio 311 que se encuentre entre los mejores de América del Norte78.” La estrategia de Servicio al cliente 311 se implementa en un enfoque de flujo funcional. Cada componente funcional representa la culminación de una entrega o un conjunto de entregas mayores, relacionadas dentro de las cuatro grandes fases: Iniciación, Planificación, Ejecución y Cierre79. Cada componente funcional se apoya en capítulos y subcapítulos claramente definidos del proyecto global en el Libro de Control de Proyectos (LCP). El propósito al usar subcapítulos es el de dar autoridad limitada para gestionar el alcance, tiempo, costo y calidad para una subdivisión del plan general del proyecto. Los subcapítulos están creados con base en resultados importantes. La OMP tiene un papel de liderazgo para todas las entregas entre divisiones.

2.3 Oficina de Manejo de Proyectos 311 - OMP El Proyecto 311 es el cuerpo organizacional que apoya estrategias aprobadas mediante la planificación, diseño de desarrollo e implementación de una división 311 permanente. Su función principal es: •

Proporcionar liderazgo, dirección, orientación, asesoramiento y apoyo en las entregas del proyecto

78 City of Toronto’s current Mayor David Miller words in 311Customer Service Initiative’s Website, 2009. 79 PMO methodology divides a project’s lifecycle into distinct phases, each with there own deliverables, helps to ensure that the key project requirements are met.

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• •

Asegurar que las entregas se ajusten a las normas de gestión de proyectos Proporcionar recomendaciones, orientación, asesoramiento y apoyo a la iniciativa del proyecto en todos los asuntos relacionados con: - Organización del plan del proyecto y asignaciones de trabajo - Comunicación de los protocolos, normas y procedimientos; - La inclusión / exclusión de las entregas en la tendencia del manejo - Asignación de entregas funcionales; y - Formación de los equipos de trabajo asignados.

2.4 ¿Qué es un 311?80 • • • • •

311 es un punto único de contacto para acceder a todos los servicios de la ciudad Es accesible al público por: teléfono, correo electrónico, Internet o fax Un sistema 311 puede estar disponible las 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Los teléfonos 311 son contestados por una persona (no máquina) - sistemas no Integrados de Respuesta de Voz (IRV) Un sistema 311 puede responder a preguntas de carácter general para todas las Divisiones de la Ciudad y Grupos de Propósitos especiales

2.5 ¿Qué puede hacer un servicio 311? 311 puede responder a las preguntas de todos los asuntos relacionados con la ciudad. 311 también puede: • • • •

Crear y hacer seguimiento a las solicitudes de servicio de las divisiones Proporcionar servicios de idiomas en línea Conectar a las personas con el 211 (Servicios Comunitarios) Guardar un registro de remisiones al 911 (Servicios de Emergencia) en el caso de un incidente crítico

2.6 Beneficios de implementar un 311 en Toronto • •

Simplificación de acceso a los servicios municipales Consistencia de servicio a través de todos los canales

80 Baines, Joseph. Why a 311 Customer Service Program is Important for Toronto. PPP, October, 2008.

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• • • •

Una mayor rendición de cuentas desde el inicio hasta la finalización Un gran aumento en la satisfacción del ciudadano Reducción de transferencias incorrectas Prevención de falsas llamadas de emergencia al 911

3. EL MIR - PROYECTO 311 El proyecto 311 se acercó a MIR en el 2006 con la solicitud de apoyo para implementar procedimientos de manejo de registros. El equipo 311- MIR se formó a continuación, asegurándose de que sus registros en papel y electrónicos fueran revisados y mantenidos de acuerdo con los estándares corporativos de manejo de registros81. El alcance del proyecto incluía los archivos administrativos y de proyectos para los que existían tanto copias en papel como electrónicas. El MIR – proyecto 311 sólo cubría los recursos compartidos de red y los registros administrativos almacenados en sus servidores82. El proyecto incluyó los siguientes aspectos: • • • • •

Inventario completo de los sistemas de archivo actuales Identificación de / y desarrollo de series de documentos recomendados Elaboración de directrices para: convenciones para archivos de nombre y manejo de carpetas y documentos electrónicos (control de versiones) Establecimiento de un programa de manejo de registros que podría ampliarse a la futura División 311, cumpliendo con las políticas de manejo, procedimientos y normas de la Ciudad. Mejora del acceso a la información, utilizando las clases de archivos identificados dentro del Sistema de Clasificación de Registros (SCR) y el establecimiento de recomendaciones para la retención de registros y la disposición de los documentos electrónicos y en papel.

81 Martha Blandon. 311 PMO - RIM Project. October, 2006. 82 Los registros electrónicos dentro del desarrollo de contenido del sub proyecto del call centre de tecnología para el 311 (“arquitectura, base de conocimientos o taxonomía”)no fueron incluidos.

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3.1 Beneficios del MIR - proyecto 311 • • • • • •

Reducción de costos, espacio, tiempo, equipos (Mantenimiento de la información únicamente el tiempo requerido, especificado en las listas de retención de registros) Mejora del acceso a información valiosa (Permite acceso inmediato a la información electrónica y en papel) Consistencia mantenida del ciclo de vida del manejo de registros (Mantiene toda la información por vía electrónica como el medio preferido a excepción de los documentos que requieren firma, formularios en papel) Ofrece protección durante el litigio en caso de una investigación o auditoría Garantiza la sostenibilidad del proyecto a través de procedimientos, guías, manuales y cursos de capacitación Establece requisitos de manejo de documentos con suficiente antelación para optimizar las configuraciones de TI requeridas.

3.2 Servicios MIR actuales El Programa MIR desarrolla y supervisa las políticas, programas y normas para los registros Corporativos, proporcionando asistencia a las divisiones de negocios con la creación y el mantenimiento efectivo de los registros, la transmisión de la información (correo, publicaciones), y manteniendo un programa de archivo público que documenta la historia de la Ciudad. En la estructura administrativa de la Ciudad de Toronto, MIR forma parte de la Oficina del Secretario de la Ciudad83. Manejo de la Información y Registros (MIR) apoya el manejo de los activos de información de la ciudad. Esto implica: • • • •

Determinar las funciones y responsabilidades para la creación y mantenimiento de la información, Políticas, Programas y Normas de la Ciudad Apoyar la creación y el mantenimiento de la información dentro de las unidades de negocios de la ciudad, Servicio al Cliente, incluyendo los registros del Centro de Servicios Proporcionar preservación a largo plazo y acceso a la información sobre los Servicios de archivo de la Ciudad

83 RIM’s Website, 2009.

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•

Compartir y distribuir información acerca de y a través de los servicios de impresión y distribución de la Ciudad.

¿Qué estamos manejando hoy en día? Registros, “la información generada, recibida y mantenida como evidencia y la información por parte de una organización o persona, en cumplimiento con las obligaciones legales o en la transacción de negocios”84. La ciudad entiende los registros como toda información documentada, independientemente del formato de comunicación, que proporciona una prueba verificable de las funciones de la Ciudad de Toronto. Gestionamos datos no estructurados como documentos de Word, hojas de cálculo, presentaciones en PowerPoint, correos electrónicos, documentos Web, imágenes, etc., y también los datos estructurados como los Procedimientos de Contabilidad del Sistema (PCS), el sistema de tecnología de manejo de activos y el Sistema de pedidos de reforestación y Recreación de Parques. ¿Cómo manejamos en la actualidad estos registros? Con iniciativas tales como: el Servidor de Registros LiveLink, la Herramienta de Manejo de Series de Registro, el Sistema de Clasificación de Registros y otros sistemas. MIR opera dentro de los límites de la ley y otras legislaciones legales tales como: AMLIPP 1990 y el Acta 2006 de la ciudad de Toronto. Además, hay una necesidad de cumplir con los estándares industriales y / o las reglamentaciones del medio ambiente de Canadá, como son los Registros Electrónicos como Prueba Documental CAN/CGSB 72.34 de 200585 e ISO 15489 1:2001 (partes 1 y 2)86, junto con otras Regulaciones Federales y Provinciales87. 84 ISO 15489 Partes 1 & 2. Información y documentación; Manejo de Registros. 85 Proporciona los requerimientos que las organizaciones canadienses deben seguir cuando crean registros digitales de cualquier forma. 86 Proporciona normas de manejo de registros internacionales que usa MIR como uno de sus fundadores. 87 Acto Municipal, R.S.O. 1990, M. 45, Personal Health Information and Privacy Act (PHIPA) 2004, y cualquier otro estatuto y/o regulación que impacte el mandato de cualquier división de la Ciudad. Otros estatutos y regulaciones provinciales son: The Canada Evidence Act (Realiza registros digitales y documentos legalmente aceptados en las cortes, al asegurar su autenticidad y presunción de integralidad) e ISO 19005-1. Document Management (Proporciona normas de metadatos que tienen que ver con esquemas de clasificación y retención de documentos electrónicos).

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3.2.1 Inventarios de registros El manejo de los registros implica el análisis de las prácticas de mantenimiento de registros en el proyecto 311, MIR hizo un seguimiento del ciclo de vida de los registros desde la creación, a través del uso, almacenamiento y disposición final; también incluyó la realización de inventarios (electrónico y papel) que condujo a la identificación del tipo de registros con los que tratamos. El objetivo principal era cumplir con los requisitos en el tiempo, de autenticidad, admisibilidad, seguridad y acceso de los mismos. Esta revisión se realizó con un enfoque “de amplio a estrecho” para todos los registros electrónicos. Un subtotal de 2.017 carpetas / subcarpetas; un subtotal de 376 carpetas (papel) fueron revisadas para un total final de 2.393 carpetas / subcarpetas. 3.2.2 Identificación de Series de Registros El Sistema de Clasificación de Registros (SCR) de la Ciudad proporciona una estructura para organizar y etiquetar los registros de la Ciudad de forma que puedan ser encontrados, recuperados y compartidos. El sistema también proporciona enlace con los estamentos autorizados que definen el tiempo que un registro debe ser conservado y lo que le sucede al final de ese período. SCR procura códigos genéricos que funcionan más como un “balde” para acoplar los registros en él, sin embargo en un nivel de unidad de divisiones y / o de negocios, los planes de archivo por lo general son diseñados a la medida. Los planes de archivo son esenciales, ya que limitan el número de series de registros que se utilizan y también determinan cómo se implementan los requisitos de retención. Los planes de archivo desarrollados para los registros administrativos y operativos del Proyecto 311, fueron preparados a partir de series de registros ya conocidas que les permitieron ajustarse a los requisitos de retención regulatoria. El siguiente paso fue la creación de archivos electrónicos necesarios en las carpetas compartidas (identificados en los inventarios) y la

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conversión inmediata88 de las carpetas de archivos administrativos (las clases comunes, tales como Recursos Humanos, Finanzas y los registros de la Oficina de Administración), Gestión de Proyectos (LCP) archivos (I0540) y los archivos del Director Ejecutivo (I1000). La ciudad utiliza el software del Servidor de Registros Livelink para gestionar sus registros. Con cerca de 600 usuarios accediendo a más de 3 millones de registros, este software les proporciona las herramientas para controlar de manera eficiente sus activos de información a lo largo de su ciclo de vida activa e inactiva. Los Manuales de Normalización para la Entrada de Datos (a nivel de documento) para los registros tanto administrativos como de proyectos, fueron elaborados utilizando LiveLink. Los metadatos necesarios para la continuidad del Proyecto 311 en su LCP se diseñaron también en LiveLink. Una decisión sobre qué registros que quedan en formato electrónico y cuáles en papel, se realizó sobre la base de los requisitos legales que establecen claramente que los documentos con firmas (al final del documento) están obligados a mantenerse con fines de auditoría. Se proporcionó capacitación en el manejo de LiveLink a los funcionarios de 311. Una vez que el Centro de Contacto sea lanzado públicamente, ofrecerá a los residentes de Toronto, las empresas y los visitantes, un punto de acceso para la información y el acceso a los servicios municipales que no sean de emergencia de la Ciudad. Estas transacciones entre el público y la ciudad van a generar registros electrónicos complejos, creando a su vez, una serie de riesgos operativos, tecnológicos y legales para MIR que se discutirán más adelante en este documento. MIR ha identificado tres posibles registros electrónicos: I501189 Solicitudes Internas de Servicio; I5012 Solicitudes de la División de Servicio y I5013 Registros de Solución con base en el conocimiento. A partir de hoy, estas series registros están 88 Los proyectos de conversión de registros incluyen la estandarización para la clasificación de registros compartidos, reubicación de carpetas en los Cuartos Centrales de Registros y entrenamiento a los clientes en los conceptos y servicios del programa MIR (RIM en inglés). Una vez que el cliente aprueba el plan para la clasificación de documentos, se convierten los registros a los estándares de MIR. Los archivos se describen de acuerdo con las reglas de clasificación, luego se reorganizan en físico en las carpetas estándar de archivos. Finalmente se ingresa la clasificación, seguridad y retención sobre el archivo en LiveLink. 89 Los códigos de la Ciudad se elaboran en un caracter Alfa que representa el Bloque Funcional al que pertenecen (en este caso Información) y 4 dígitos que corresponden a un número secuencial o primario en la RCS.

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aún en desarrollo, MIR ha participado en la conceptualización de los registros y ha comenzado a proponer normas para su gestión antes de que hayan sido creadas (no es una práctica común dentro de MIR). No sobra aclarar que estas tres clases contendrán exclusivamente registros digitales90. También se ha desarrollado de antemano, el entorno electrónico compartido (directorios comunes en los servidores de la red corporativa) de la futura División 311, con base en las recomendaciones formuladas por el equipo MIR – 311; un modelo flexible acerca de cómo estarán organizados los registros y la información para la Operación, que permite a sus directivos realizar posteriormente cambios una vez que el modelo final de la operación sea puesto en marcha. 3.2.3 Esquema de clasificación de negocios (ECN) MIR ha estado desarrollando un ECN nuevo basado en la Estrategia de Manejo de Registros Electrónicos (adoptada en el 2007). La nueva ECN de la Ciudad tendrá el enfoque de centrarse en la función o actividad actual de gestión empresarial resultante en el registro que está siendo creado o recibido. El ECN estará en capacidad de responder a la pregunta fundamental “¿Qué estaba haciendo el negocio cuando creó el registro? -Se integra con el mandato de Archivos de la Ciudad para preservar la historia o la toma de decisiones en la Ciudad91. La inclusión de 311 en el ECN desde las primeras etapas, garantiza que los actuales registros electrónicos corporativos sean almacenados junto con otros registros que les proporcionan el contexto, mediante la definición de la forma en que se organizarán en archivos electrónicos y las relaciones entre ellos. Los servicios 311 se muestran bajo la categoría principal de “Servicios de Información”. MIR ha elaborado también, normas de registros de metadatos basado en la Serie de Elementos de Metadatos (SEMDC) de Dublin Core (DC)92. De estas normas, se destacan dos elementos ya que se consideran pertinentes para la Ciudad de Toronto: 1. Audiencia (Permite la identificación de un grupo para quien se desarrolla un recurso) y 2. Código SCR (Permite al usuario asignar un número de 90 Jim Suderman, February, 2009. 91 RIM. Corporate Policy, Programs & Standards. Business Functional Classification System, 2008. 92 The Dublin Core metadata set es una serie simple de elementos y términos para describir un rango amplio de recursos en la red; The DCMES ha sido lanzado como un estándar Nacional Americano, NISO Z39.85.

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archivo al documento / registro), que es obviamente específico de la ciudad93. El objetivo de estas normas es garantizar que las personas en busca de documentos de la Ciudad, tengan un acceso rápido y eficiente a las descripciones de muchos documentos diferentes94. El valor de estas normas en el 311 se refleja en la información que proporcionan y en relación con: ¿Quién creó un documento? ¿Cuándo se creó? y ¿Cuáles son los documentos relacionados? Los documentos identificados en el Libro de Control de Proyectos (LCP) que siguen estas normas son: Informes de estado de proyectos y sub proyectos, hojas de cálculo de Cambio de Evaluación de Impacto y hojas de cálculo de plan de manejo de riesgos, entre otros. Las características específicas de cada documento fueron diseñadas en LiveLink en consecuencia con su contenido y contexto. Cabe destacar que MIR ha venido desarrollando (en colaboración con TI) prácticas de denominación de archivo y de control de versiones (la clasificación de documentos en una secuencia lógica, por ejemplo, la versión #, fecha) para los documentos electrónicos creados en un entorno de escritorio y almacenados en estructuras de directorio común o compartido, similares a las de las directrices del Gobierno de Alberta95. Estas directrices están destinadas a ser utilizadas a nivel corporativo de modo que las divisiones y unidades de negocio puedan desarrollar enfoques coherentes para nombrar sus documentos electrónicos. Con el ambiente predominantemente electrónico de 311, existe la necesidad de establecer estas reglas desde el principio para que la nueva división tenga un mayor control y un mejor acceso y recuperación de documentos electrónicos, una vez establecida. 3.2.4 Valor de los registros El proceso de revisión de los registros del 311 determinó sus requisitos administrativos, legales, operativos, fiscales y/o su valor histórico. Esta tarea fue de gran ayuda en la identificación registros vitales del 311, donde el proyecto 311 definió un registro vital como, cualquier registro crítico necesario para la continuidad del negocio y respuestas de emergencia; los registros necesarios 93 Michelle Jongman, Descriptive Metadata Usage Guide, message February, 2009. 94 City of Toronto. Information & Data Management Group. Descriptive Metadata Standard Usage Guide. February, 2007. 95 Alberta Government Guidelines 1. Managing shared electronic workspace (Business Rules); 2. Naming conventions for electronic documents.

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para: la reanudación o continuación de sus operaciones en caso de emergencia o desastre; el restablecimiento de la condición jurídica y financiera del proyecto96. La identificación de registros vitales, fue completada por el personal del proyecto 311, quienes asignaron códigos a las carpetas electrónicas en sus directorios compartidos, mientras que al mismo tiempo, clasificaban sus derechos de acceso, de acuerdo con las reglas de negocio basadas en temas de seguridad97. La evaluación de los registros en función de su valor y la asignación de acceso de seguridad, también facilitó la identificación de los registros transitorios (en oposición a los registros oficiales98) en el proyecto 311. Los registros transitorios son aquellos que tienen utilidad temporal y que por lo tanto, no es necesario que se mantengan. Los registros transitorios pueden incluir copias duplicadas de registro para referencia personal y los registros que no tengan relación con las funciones, actividades y transacciones del 311. Como la mayoría de los registros transitorios deben terminar su ciclo de vida en la misma oficina, MIR ha preparado directrices para la identificación de Registros Transitorios en virtud del artículo 217-12 del Código Municipal de la Ciudad, que proporciona definiciones o criterios para su identificación sin importar el medio en que se encuentren99. MIR prevé la necesidad de elaborar una “Política de Declaración de Registro” para facilitar la identificación y declaración de los registros oficiales en la BCS en toda la organización. 3.2.5 Determinación de Periodos de Retención Un período de retención es el tiempo requerido para mantener los registros. Se refiere a los registros a lo largo de su ciclo de vida, tanto si están en uso activo o inactivo en el almacenamiento. 96 RIM Program. Vital Records. February 2008. 97 Business rules identify the following access rights: F/A = Full Access; R = Restrictive Access and R/O = Read Only Access. 98 Los registros oficiales sirven a funciones importantes de negocios tales como apoyo a programas de envoi o desarrollo de políticas, o para cumplir con políticas legales o financieras. Ellos también proporcionan evidencia relevante en cuanto a decisiones y acciones del gobierno. 99 Municipal Code, Chapter 217.

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Bajo el Acto de la Ciudad de Toronto (secciones 199 a 201), la Ciudad es responsable de la identificación y retención y / o disposición de sus registros. La legislación municipal establece que los registros creados por la Ciudad no pueden ser destruidos a menos que un calendario para su destrucción en la forma de una Ordenanza de Retención de Registros haya sido aprobado por el Consejo. MIR crea y mantiene calendarios de retención y basado en las leyes, en cada plan de archivo de unidad de negocio y supervisa la transferencia sistemática y la destrucción de los registros que ya no son necesarios. La herramienta de Manejo de Series de Registros (HMSR) es una aplicación de base de datos personalizada que contiene los registros de clasificación, todo desde los cuestionarios iniciales y documentos de análisis hasta la fecha en que el Ayuntamiento autorizó la inclusión de la clase en el Calendario de Retención de Registros de la Ciudad100. La designación de los períodos de retención ha sido un ejercicio de consulta con el personal de MIR, el Proyecto 311 y Corporaciones de TI. Una vez establecidos, MIR presentará los horarios para la revisión a un comité ad hoc de Retención de Registros. Este comité incluye a profesionales en gestión de registros y representantes de las divisiones pertinentes, tales como Finanzas Corporativas, Auditoría y Servicios Jurídicos. Las siguientes retenciones recomendadas fueron establecidas para los registros del nuevo 311: • • •

I5011 Solicitudes Internas de Servicio: 2 años I5012 Solicitudes de Divisiones de Servicio: T + 2 años (T = finalización del servicio por la división respectiva) I5013 Registros de Solución de Base de conocimientos: S + 1 año (S = sustituido101).

Una vez aprobadas, estas series de registros se incorporarán en el SCR, certificando que cumplen todos los requisitos. Estas series de registros también 100 Jim Suderman, RIM’s Client Services Manager, February, 2009. 101 Cuando un registro está fuera de fecha, se hace obsoleto. Sin embargo, las propiedades, esquema y estatus de disposición permanecen intactos. El objetivo de cambiar un registro por otro es el de esencialmente reemplazar el contenido del mismo sin afectar ninguno de sus metadatos.

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deben cumplir con AMLIPP, el Acto Municipal de Libertad de Información y Protección de la Privacidad, que a menudo es citado como “Libertad de Información (LDI) o el” derecho a saber102”. 3.2.6 Disposición de los Registros La disposición representa el final del ciclo de vida de los registros. Los registros pueden ser destruidos o retenidos de manera permanente. Como se mencionó antes, el Personal de la Ciudad es requerido por la Ley Municipal para retener toda la información creada, acumulada o utilizada en el curso del trabajo para la Ciudad, a menos que su período de retención haya expirado y la destrucción esté autorizada por un calendario de retención aprobado por el Consejo. Para garantizar la eficiencia del almacenamiento, los registros administrativos y de proyectos terminados que aún se requieran (vida semiactiva / inactiva), se almacenan en Centros de Registros, instalaciones centralizadas y seguras que incluyen secciones tanto para registros en papel como electrónicos. Los registros pueden ser recuperados a solicitud de los clientes y un seguimiento en Livelink. Los registros son monitoreados y cuando llegan al final de su retención, el personal del Centro de Registros supervisa su traslado para su destrucción autorizada por el Concejo Municipal o, su envío a los Archivos de la Ciudad por su valor testimonial o histórico. MIR apuesta por un enfoque planificado y sistemático de la gestión del ciclo de vida. En 311, los registros electrónicos deben seguir siendo legibles y accesibles a través de su período de retención, a pesar de las mejoras de software y equipos, la obsolescencia y / o reemplazo. Algunas de las implicaciones de la tecnología ya identificadas por MIR y vinculadas a las series de registros de 311 son: Ver Tabla 4 (Pagina 142)

102 La Ciudad de Toronto tiene un plazo de 30 días para responder a las solicitudes de FOI – todas las unidades tienen la tarea de asegurar que el nivel de cumplimiento de la Ciudad sea aceptable.

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a103 Series de Registros

Implicaciones Tecnológicas

Notas

I5011 Solicitudes internas de • Registros introducidos por • Formato de registros servicio un identificador de cliente almacenados determinados pero gestionados por su por canales de comunicación número de referencia (no usados por el cliente por un Banco de Información (registro de voz, email, web, Personal BIP) interface, etc.) • Capacidad de • La retención recomendada almacenamiento es consistente con Backup • Indicador de estatus de Datos de RS A1550. (retención legal) • Capacidad para aplicar la disposición sobre las solicitudes de servicio adquirido103. • Debe estar en capacidad de distinguir entre solicitudes internas de servicio y de las divisiones. I5012 Solicitudes de divisiones • Registros introducidos por • Requisición de servicio de servicio un identificador de cliente del estatus del cliente pero gestionados por su debe ser almacenada en la Número de Referencia (no infraestructura del sistema por un BIP) de 311 o descentralizada • Capacidad de para apoyar los sistemas de almacenamiento las divisiones • Indicador de estatus • La retención de registros de • Intercambio de datos de divisiones relacionadas será estatus de servicio con las aplicada según las clases divisiones de servicio aprobadas de registros de • Salida para archivo de asunto divisiones cuando sea necesario por • La retención recomendada litigio u otra resolución es consistente con las extraordinaria. Órdenes de Trabajo y • Capacidad para aplicar Requisiciones Internas de la disposición sobre las RS A1544 solicitudes de servicio adquirido. • Debe ser capaz de distinguir entre solicitudes internas de servicio y de las divisiones • Actualizaciones de vacío de datos desde el sistema de división a 311 103 Ability to implement disposition means destruction from the system or output of an archival record.

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I5013 Registros de solución de • Indicador de estatus para • Reglas de negocio sobre base de conocimientos elementos de conocimiento lo que constituye un • Habilidad para implementar elemento de conocimiento disposiciones en elementos reemplazado a establecer, de conocimiento adquiridos. por ejemplo, las fechas de reunión del Consejo cambian cada año, pero esto no puede constituir un elemento de reemplazo.

La necesidad de migrar los registros de 311, ya sea a sistemas de archivo en línea o a medios de almacenamiento no magnéticos, no se ha determinado todavía104. MIR tiene que saber que los registros que migran aún tienen valor, pero ya no son necesarios en el formato actual. La migración como se define en la norma ISO 15489, es el acto de mover los registros de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad y facilidad de uso de los registros105. La consideración más importante en el proceso de migración de los registros es que su integridad se mantenga en el tiempo con el propósito de servir como prueba única de las transacciones comerciales. Como los registros electrónicos, se actualizan, convierten o se mueven, los procedimientos de control de calidad estará en vigor para garantizar que los registros electrónicos de 311 se puedan leer, estén accesibles y sin alteraciones, una vez que se transfieran al nuevo software y / o equipos106.

4. INFORMACIÓN PERSONAL, REQUISITOS LEGALES La Corporación de Acceso y Privacidad (CAP)107es la oficina de la Ciudad que gestiona las solicitudes de libertad de información y protección de la privacidad de la Ciudad como mandato legislativo por AMLIPP y APIPS, Acto de Protección 104 Una investigación llevada a cabo en los sistemas 311 a través de los Estados Unidos, mostró la tendencia a almacenar registros electrónicos en cintas de magnéticas por largos periodos de tiempo sin determinar la retención de los mismos. 105 Auténtico, una recuento adecuado de una actividad, transacción o decision; Fiable, cuando su contenido sea confiable puede ser tomado como fidedigno; Íntegro, la aserción de que los datos no han sido cambiados subsecuentemente. 106 Werle, Caroline. Introduction to Managing Electronic Records. FIS, Professional Learning Centre. May, 2007. 107 Corporate Access and Privacy - CAP’s Website, 2009.

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de la Información Personal de Salud108. AMLIPP dictamina la creación de un Directorio de Registros. CAP presentó un informe titulado: “Sistema Central de 311: Evaluación Preliminar del Impacto de Privacidad (EPIP (PIA en inglés))” a PMO 311 identificando los riesgos para la privacidad y proporcionando recomendaciones que requieren la colaboración activa con otras divisiones. Las recomendaciones se van a implementar más adelante con el proyecto 311 y las divisiones, para determinar mutuamente las estrategias de aplicación apropiadas109. Después de revisar las operaciones futuras de negocios de 311 y en consulta con CAP: “Los registros electrónicos identificados por el Centro de Contacto no contendrán bancos de información personal ya que los nombres y números de teléfono del personal de la empresa, no son considerados como información personal. Habrá información en un contexto profesional, empresarial y no sobre la vida privada110”. Básicamente, la retención total identificada para las series de registros del nuevo 311, refleja el mandato de AMLIPP sobre la retención de información personal de la Ciudad, mantenida por sólo un año. No se encontraron otros requisitos legales. Esta opinión coincide con la definición de MIR sobre el Banco de Información Personal (BIP)111, en que la información personal sobre los empleados o personas que llaman al 311, no se registrará en la base de conocimientos. De hecho, hay un apoyo general de 311 para mantener su información personal fuera de la base de conocimientos, ya que habrá una amplia gama de personas que podrían utilizarla, incluyendo Miembros del Consejo, que por lo general no tienen derecho a acceder información personal bajo la custodia de la ciudad112.

108 PHIPA, General information practices of managing health information; how to handle health/ medical records and deal with retention requirements (s. 13 – 14); protection of privacy; consent to collect, use and disclosure medical information; access and enforcement. 109 CAP. 311 CORE SYSTEM: Preliminary Privacy Impact Assessment (PIA). May, 2007. 110 Eric Lawton, CAP. 11 Records Series & Retentions. Message, December, 2008. 111 PIB es una colección de registros personales que contienen información sobre un individuo identificable. Estos pueden incluir la dirección de residencia, creencias religiosas o políticas, estado marital, historia sobre la salud, etc. Estos registros están sujetos a AMLIPP ( MFIPPA en ingles: Municipal Freedom of Information and Protecction of Privacy Act) 112 Eric Lawton, CAP.

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La base de conocimientos de 311, contiene 15.000 respuestas a unas posibles 13.800 preguntas y más de 8.500 fuentes de datos, que se utilizan para verificar las respuestas o proporcionar información adicional. Hasta la fecha, aproximadamente el 95 por ciento del contenido ha pasado a través de un control de calidad que requirió un esfuerzo significativo por parte del personal de las divisiones113. El mantenimiento de estas preguntas y respuestas se hará a través de la Empresa Thesaurus. Un tesauro específico para los servicios de la Ciudad de Toronto es un repositorio de términos preferidos y las relaciones entre ellos, vinculados a los términos no preferidos (los sinónimos comúnmente usados por los ciudadanos), para asegurar que los individuos sean capaces de obtener los resultados de búsqueda que esperan. El tesauro es crítico; proporciona las bases para la búsqueda de indexación y recuperación de documentos de forma eficaz114.

5. OPORTUNIDADES Y RETOS PARA MIR EN 311 El Centro de Contacto 311 de la ciudad de Toronto será único, ya que será el más grande en América del Norte en poner en marcha la integración de servicios de extremo a extremo. Este sistema articulará muchas órdenes de trabajo desde diferentes sistemas de divisiones de manera que efectivamente actúen en conjunto para ofrecer un mejor servicio a los residentes y empresas en Toronto. El desarrollo del proyecto de MIR - 311 ha generado un conjunto de oportunidades operacionales, tecnológicas, así como retos y riesgos115 legales que MIR debe abordar, junto con otros servicios corporativos de gestión de registros: Operacionales: • •

Crecimiento extraordinario de los registros electrónicos (aprox. 150 nuevos funcionarios creando documentos y registros electrónicos) La creación digital es abrumadora (MIR necesita implementar la Estrategia de Manejo de Registros Electrónicos, EMRE)

113 Toronto’s Website. 311 Toronto News. April, 2008. 114 Jonathan Studiman. Enterprise Thesaurus Overview. RIM, December , 2008. 115 Gurushanta, Vigi. Best practices for implementing your enterprise content management (ECM) solution. INFONEX 2008.

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• • • • • •

Facilidad de duplicación y difusión de la información ( Una Política Corporativa de Declaración de Registros, no obligatoria hasta el momento) Reproducción de documentos, sin eliminar los documentos electrónicos originales (En la necesidad de un cambio cultural; posibilidad de violar la información; el personal imprimiendo y llenando carpetas en físico) Control de operaciones limitado (política corporativa de 3 meses para la eliminación de e-Mails) Actualizaciones y cambios automáticos (Las normas de control de versiones no se aplican todavía) La falta de refuerzo en la aplicación de clasificación de registros y controles de retención en el nivel electrónico (Planes para comparar las versiones en papel y electrónicas, MIR necesita implementar la BCS) Capacitación del personal de 311 para que sean conscientes de sus “nuevas” responsabilidades (Entendiendo la diferencia entre el proyecto y el Centro de Contacto)

Tecnológicos: • • • • •

El software de manejo de los registros de la Ciudad (LiveLink) no está diseñado para satisfacer los requerimientos de ECM / MRE (MRE: manejo de registros electrónicos) No hay una dirección clara para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos (hardware / software obsoletos) Trabajo conjunto entre el personal de MIR, 311, PAC y TI (Comprensión mutua de los principios de MIR, las reglas de 311, requisitos de información e implicaciones de las TI) Cumplimiento de los retos de e-Ciudad116 (una visión audaz del futuro de la ciudad que debe ser lanzado de una manera práctica) Los sistemas de copia de seguridad y de archivo no son uno sólo ni iguales (Se deben desarrollar nuevas normas a medida que se adquiere o implementa nuevo hardware/software por parte del proyecto 311)

Retos Legales y Regulatorios: • Desarrollo de un entorno tecnológico que cumpla con las leyes Federales, Provinciales y Municipales que permiten la aceptación de los registros electrónicos en los tribunales (el pleno cumplimiento de la legislación) 116 e-City, La visión de la Ciudad para la optimización de los servicios de entrega tan eficiente como sea posible: Acceso eficiente al gobierno las 24 horas del día, siete días a la semana de una manera consistente, confiable, confidencial y segura.

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• •

Capacidad para demostrar la integridad del sistema de captura y la autenticidad de los documentos electrónicos (daños a la reputación de la Ciudad) Los registros deben proporcionar pruebas que apoyen la aplicación de la ley (En caso de litigio)

6. CONCLUSIÓN Independientemente de los retos mencionados anteriormente, MIR ha preparado un marco de gestión de registros para la División 311, que está lista para su lanzamiento. Al tener estructuras desarrolladas de la guía, planes de archivo, series de registros y retenciones adelantadas, la División 311 tendrá las siguientes ventajas117: • • • • •

Reglas consistentes para el registro de nombres Clasificación normalizada de registro y fácil recuperación de los mismos La garantía de que sólo personal autorizado tiene acceso a los registros confidenciales La adhesión a las políticas y procedimientos corporativos de manejo de registros Sin responsabilidades en cuanto a la retención de registros y el acceso a protocolos de información

Los principios ya establecidos por parte de MIR sirven como punto de partida hacia un modelo final de manejo de documentos. El modelo final va a incluir otros elementos relacionados con la administración de registros electrónicos, tales como: • • •

Clasificación e identificación de registros (según las indicaciones de SCR) Los derechos de acceso en ambientes compartidos se ajustan a las clasificaciones de seguridad en LiveLink (Registros del Centro de Contacto) Manejo de los medios (sistemas de imágenes, registros electrónicos, etc. incluyendo conversión y migración).

El proyecto 311 continuará consultando a MIR para identificar cualquier otro elemento necesario para el cumplimiento con las políticas corporativas de manejo de registros. 117- 311 PMO. Records and Information Management Model, April 4, 2008.

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CONTINUIDAD Y TRANSFORMACIÓN EN EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: los hallazgos del proyecto interpares Por. Luciana Duranti

Desde su creación en 1998, el proyecto InterPARES ha tenido el objetivo de desarrollar los conocimientos teóricos y metodológicos que permitan a los archivistas preservar los documentos electrónicos a largo plazo de tal manera que su credibilidad pueda mantenerse intacta. La primera fase de InterPARES tomó la perspectiva del preservador, centrado en los registros inactivos y se dirigió a los registros digitales análogos, a los de papel y aquellos contenidos en los sistemas y bases de datos de manejo de documentos. Estos registros fueron en su mayoría textuales y requeridos por el autor con propósitos contables. La segunda fase de InterPARES que comenzó en el 2002, tomó la perspectiva del autor centrado en los registros activos y se dirigió a los registros digitales producidos en entornos dinámicos, interactivos y experienciales en el contexto de las actividades de gobierno electrónico, artísticas y especializadas. Tanto la composición del equipo de investigación y las metodologías que participan en las dos fases son dramáticamente diferentes. La mayoría de los investigadores de InterPARES 1 eran estudiosos de archivo o archivistas, acompañados por unos pocos ingenieros en computación y abogados, mientras que los investigadores de InterPARES 2 se dividieron equitativamente en tres grupos: los creadores de los registros (es decir, artistas, ingenieros de sistemas, administradores y estudiosos de las artes y ciencias) , preservadores de registros (es decir, gestores de información y registro, archivistas, estudiosos del tema) y

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expertos en tecnología (es decir, los informáticos e ingenieros y especialistas de la organización del conocimiento, sistemas de información, multimedia, informática e ingeniería). La metodología de InterPARES 1 se centraba en el análisis diplomático de estudios de casos seleccionados sobre la base de la teoría fundamentada, es decir, cambiando los criterios de selección de acuerdo a los resultados de cada ronda de casos. El Análisis Diplomático fue desarrollado para orientar la gestión de los registros de la época desde el momento de su creación. Por el contrario, InterPARES 2 se basó en los principios de la interdisciplinariedad, la transferibilidad de los resultados de un campo disciplinar a otro, la investigación abierta y el diseño de métodos múltiples, por lo tanto, adoptó una variedad de metodologías derivadas de todas las disciplinas involucradas, según fuera necesaria para cada actividad de investigación118. Por último, InterPARES 1 abarcó sesenta investigadores de trece países, mientras que InterPARES 2 incluyó cien investigadores de veintiún países. Irónicamente, la mayor variedad de culturas, disciplinas, metodologías y perspectivas dentro de InterPARES 2 ha facilitado el desarrollo de hipótesis, su análisis y el logro de resultados sustanciales. Aunque, conociendo lo difícil que es encontrar un acuerdo sobre la teoría y métodos dentro de la comunidad archivística, el hecho de que es más fácil hacerlo a través de las comunidades profesionales y disciplinarias no debería ser para nada sorprendente. La investigación de InterPARES 1 y 2 ha producido una gran cantidad de resultados y productos. Me centraré en dos áreas: el concepto de registro y el método de selección. El equipo de investigación de InterPARES determinó desde el principio que era necesario establecer la naturaleza del objeto de este estudio, al menos como una hipótesis que la investigación actual podría apoyar o desechar. En otras palabras, el equipo necesitaba a un acuerdo sobre la definición de registro y en qué difieren de los documentos, información y datos. Se decidió adoptar la definición tradicional de archivo que establece que un registro es cualquier documento creado (es decir, hecho o recibido y destinado a la acción o referencia) por una persona física u organizacional en el curso de una actividad práctica como instrumento 118 See “Overview of Intellectual Framework” posted on the public area of the InterPARES 2 website, at www.interpares.org/InterPARES2/methodology/

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y por -producto de la misma. Luego se procedió a definir el documento como la información colocada en un medio en una forma determinada, la información como un mensaje destinado a la comunicación a través del espacio o el tiempo, y los datos como la pieza más pequeña de información significativa. Por último, se definió un documento electrónico como un registro creado (es decir, hecho o recibido y destinado a la acción o referencia) en formato electrónico, lo que significa que un mensaje recibido en formato electrónico pero dejado de lado (archivado) en papel, es un registro en papel, mientras que un documento recibido en el papel pero escaneado en el ordenador y utilizado únicamente como un archivo digital es un documento electrónico. Sin embargo, para entender el concepto de registro electrónico implicado en la definición de archivo, es decir, que sea capaz de identificar las características necesarias de dicho registro, el equipo decidió utilizar el análisis diplomático. Como resultado, se identificaron las siguientes características de un registro: 1) una forma fija, lo que significa que el contenido binario del registro debe ser almacenado de modo que su mensaje se pueda representar con la misma forma documental que tenía cuando se guardó, 2 ) Un contenido estable, 3) los vínculos explícitos con otros documentos dentro o fuera del sistema digital a través de un código de clasificación o de una convención de nomenclatura, 4) un contexto administrativo identificable, 5) un autor, un destinatario y un escritor; y 6) una acción, en la que participa el registro o que el registro apoya ya sea procedimentalmente o como parte del proceso de toma de decisiones. Al igual que los registros tradicionales, los registros electrónicos tienen elementos formales que puede ser extrínsecos o intrínsecos, pero además de ellos también tienen atributos, que son las características fijas de cada registro determinado o de un elemento de registro dentro del mismo. Un atributo puede manifestarse como uno o más elementos de forma. Por ejemplo, el nombre del autor de un registro es un atributo que puede ser expresado como un encabezado o una firma, ambos de los cuales son elementos intrínsecos de la forma documental, es decir, elementos del registro. Además de los atributos que se manifiestan ellos mismos en la forma del registro, es decir, en la presentación del registro, como elementos del mismo, cada registro tiene atributos que están implícitos en otras partes de este, como el nombre del creador o el nombre del medio, pero en los registros digitales, estos también se expresan, aunque fuera de la forma documental. Debido a esto, en su mayoría son transparentes para el usuario y se

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manifiestan en forma de metadatos incluidos ya sea como un perfil de registro119, un mapa temático, u otra entidad digital adjuntada al mismo. Por último, con los documentos electrónicos, también tenemos que diferenciar los elementos y atributos de los componentes digitales del registro. Un componente digital es un objeto digital que puede contener la totalidad o parte de un registro, y / o los metadatos asociados, o más de un registro y que requiere de métodos específicos para su conservación120. En otras palabras, un componente digital es una unidad de almacenamiento. Si estos fueron los resultados fundamentales de InterPARES 1, InterPARES 2 encontró que los registros de entornos interactivos y dinámicos tienen características adicionales y el concepto en sí mismo es mucho más matizado. En tales ambientes, una distinción clave es la que existe entre los registros almacenados y los registros manifiestos. Un registro almacenado comprende el componente(s) digital utilizado en volver a producir uno o más de un registro, que incluyen los datos para ser procesados con el fin de hacer manifiesto el registro (datos de contenido y datos de forma) y las normas para el procesamiento de los datos, incluidos aquellos que permiten las variaciones (los datos de composición). Un registro manifiesto es la visualización o materialización del registro en una forma adecuada para su presentación a una persona o sistema. Algunas veces no tiene un registro almacenado correspondiente pero se vuelve a crear a partir de datos de contenido fijo cuando la acción de un usuario los asocia con una forma y composición específica (por ejemplo, un registro producido a partir de una base de datos relacional). InterPARES 2 también encontró que hay varios tipos de registros electrónicos, que pueden dividirse en dos categorías fundamentales: estáticos e interactivos. Los registros estáticos son aquellos que no ofrecen posibilidades para cambiar su contenido manifiesto o de forma más allá de apertura, cerramiento y navegación. Algunos ejemplos son el correo electrónico, informes, grabaciones de audio, video en movimiento, las instantáneas de páginas web. Los registros interactivos presentan un contenido o forma variable, o ambos y las normas que regulan el contenido y la forma de presentación pueden ser fijas o variables. 119 A record profile is an annotation inextricably linked to the record that includes several fields, which are either automatically or manually filled in with the record’s metadata. 120 See Preservation Task Force Report inThe Long-term Preservation of Electronic Records: the InterPARES Project, cit. <.http://www.interpares.org/book/index.cfm>.

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Estos comprenden las entidades no dinámicas y dinámicas. Las entidades nodinámicas existen cuando las normas que rigen la presentación del contenido y la forma no varían y el contenido que se presenta cada vez, se selecciona de un almacén fijo de datos. Ej. Páginas web interactivas, catálogos en línea, registros que permiten interacciones -son de hecho los registros cuando todas las demás condiciones para su existencia están satisfechas. Las entidades dinámicas existen cuando las normas que rigen la presentación de su contenido y forma, pueden variar –ya sean registros o potenciales registros. Se habla de registros interactivos cuando tienen forma fija, contenido estable, o una variabilidad limitada. En un entorno interactivo una entidad tiene forma fija si su contenido binario se almacena de tal manera que el mensaje que transmite pueda ser visualizado con la misma presentación documental que tuvo en pantalla la primera vez que se guardó (presentación digital diferente: de Word a Pdf.); y si el mismo contenido se puede presentar en la pantalla de varias formas en una serie limitada de posibilidades: en tal caso tenemos una presentación documental diferente del mismo archivo almacenado con contenido estable y forma fija (por ejemplo, datos estadísticos visto como un gráfico circular , un gráfico de barras, o una tabla). Una entidad tiene un contenido estable si los datos y el mensaje son no modificables o son inmodificables, lo que significa que los datos no se pueden sobrescribir, alterar, borrar o añadir. Una entidad tiene variabilidad limitada cuando los cambios en la forma son limitados y controlados por reglas fijas, de modo que la misma consulta o la interacción siempre generan el mismo resultado y tenemos diferentes puntos de vista de diferentes subconjuntos de contenido debido a la intención del autor o a diferentes sistemas o aplicaciones de operación. Hablamos de registros interactivos potenciales cuando la variación se debe a datos que cambian con frecuencia (el diseño permite la actualización, sustitución o modificación del mismo; permite la recopilación de datos por parte de los usuarios o debidos a las interacciones o acciones del usuario; o el uso de estos datos para determinar presentaciones posteriores) y cuando la variación se debe a los datos recibidos de fuentes externas y no se almacenan en el sistema (véase el estudio de caso InterPARES VanMap)121. También tenemos registros interactivos potenciales, cuando tenemos entidades producidas en aplicaciones de computación dinámicas que seleccionan diferentes conjuntos de reglas para producir documentos, dependiendo de la entrada del usuario, las fuentes de 121 See final report on the case study at http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs24_ final_report.pdf.

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datos de contenido y las características de los contenidos (por ejemplo, los sitios para el informe del clima), y cuando disponemos de entidades producidas por los avances en computación donde el software que los genera puede cambiar autónomamente (por ejemplo, la programación y el informe de los mercados financieros, los sitios de entretenimiento educativo). InterPARES 2 también encontró que los registros en un entorno interactivo y dinámico tienen funciones adicionales con respecto a los registros tradicionales. Sabemos que los registros tradicionales puede ser determinantes, probatorios, de apoyo y narrativos, pero estos tipos de registros nuevos pueden tener también funciones instructivas o capacitadores. Los registros tienen una función instructiva si delinean la forma en que los datos externos deben ser presentados (por ejemplo, partituras, guiones, reglamentos, manuales de procedimiento, instrucciones para el llenado de formularios); mientras que tienen una función capacitadora si permiten la realización de obras de arte (parches de software), la ejecución de transacciones comerciales (aplicaciones interactivas de negocio),la realización de experimentos (un flujo de trabajo generado y utilizado para llevar a cabo un experimento del cual este es un instrumento, subproducto y residuo), el análisis de los datos de observación (software de interpretación), etc. Un análisis completo de estos constructos se puede encontrar en un artículo escrito por Luciana Duranti y Ken Thibodeau122. Sin embargo, presento aquí estos pocos conceptos con el fin de vincularlos a la metodología para llevar a cabo la función de la evaluación como ha sido elaborada por InterPARES 1 y 2. Cuando se piensa en evaluación, la cuestión central con la que nos enfrentamos es si la evaluación tal y como la entendemos en el mundo del papel ha cambiado cuando se confronta con el entorno digital. Es más fácil responder a esta pregunta si hacemos una clara distinción entre selección y evaluación. Selección de registros es el proceso que se inicia en la creación y continúa hasta que los registros son adquiridos por los archivos para su conservación permanente, por lo que es el preludio a la conservación, incrementando parte de la preservación de sí mismo. Evaluación -es una atribución de valor a los registros, un valor externo a los registros y definido por la entidad o programa que los adquiere – debe justificar la elección de la retención continua para una posible conservación permanente. Pero, hablemos primero sobre la selección. 122 Luciana Duranti and Kenneth Thibodeau, “The Concept of Record in Interactive, Experiential and Dynamic Environments: the View of InterPARES,” Archival Science 6 (2006):13-68.

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Con los documentos digitales, la función de la selección ha cambiado en cuatro aspectos fundamentales: en primer lugar, el conservador debe evaluar la autenticidad de los registros considerados de valor permanente, en segundo lugar, el conservador debe determinar la viabilidad de la preservación de la autenticidad de los registros, en tercer lugar, La decisión de eliminación se debe hacer muy temprano en la vida de los registros y, en cuarto lugar, el conservador debe monitorear constantemente los registros del autor y, si se justifica por los cambios que han sufrido a través del tiempo, revisar la decisión de eliminación. ¿Estos cambios son de carácter metodológico o teórico? En otras palabras, ¿es el proceso de selección requerido para los registros digitales una manera diferente de hacer lo mismo, o refleja un cambio radical en la naturaleza de la función de selección? Yo diría que la afirmación anterior es verdadera y que la teoría de la selección y, dentro de ella, la teoría de la evaluación, no han cambiado: su propósito sigue siendo el de conservar un registro esencial, concentrado del pasado que mantiene intactas todos sus características archivísticas de naturalidad, imparcialidad, interrelación, singularidad, y, sobre todo, autenticidad, sin las cuales los registros no serían confiables, ya sea como pruebas o como fuentes de información. Pero, si no es la teoría de la selección, algo muy esencial para cumplir los requisitos de dicha teoría ha cambiado. Para empezar, los requisitos metodológicos planteados por el entorno digital son muy radicales y exigen que los archivistas estén involucrados con los creadores de forma continua y que caminen por la misma línea fina que separa un guía competente para la creación y procedimiento adecuado, de alguien que interfiere directamente en el mantenimiento y protección de los registros. Se trata de un difícil acto de equilibrio vital para la protección de la imparcialidad de los registros, pero es posible lograrlo si existen políticas organizacionales, estrategias y planes de acción que apoyen el trabajo del archivista. De hecho, los valores “externos” que guían la evaluación de los registros en el curso del proceso de selección deben venir de aquellas políticas escritas, las estrategias y los planes de acción. Mucho más rigor se requiere con los registros digitales que con los registros en papel, debido a la confianza que se pone en el conservador que se designa para este fin, la única tercera parte neutral que trata con materiales que son fáciles de manipular, alterar, corromper accidentalmente o destruir. Además, la escalabilidad del proceso es un problema. Si bien todos los archivos con el tiempo adquirirán registros digitales y ninguno está completamente

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listo para esto, la mayoría de los archivos no tienen los recursos para empezar a prepararse. Por lo tanto, es importante reducir la amplitud del proceso de selección en términos de las necesidades básicas e identificar en cada contexto específico lo que es esencial y lo que no lo es, para tomar el control de los registros digitales bajo la jurisdicción de cada archivo dado. (Esto es de hecho la meta de la tercera fase del proyecto InterPARES, la implementación de soluciones en organizaciones o programas con bajos o medios recursos, que comentaremos más adelante). Lo más importante es, que el proceso de selección que acabo de describir sólo es relevante y posible si los registros digitales que crean las organizaciones se guardan en los sistemas de mantenimiento de registro o en los sistemas de gestión de documentos, además, están sujetos a las leyes y reglamentos y formalmente participan en los procedimientos, etc. Incluso así, hay grandes obstáculos a la aplicación también en estas situaciones y que se derivan de la calidad de los registros, a partir de sus metadatos y documentación pobres, de la capacidad de archivos para mantener sus características, incluyendo la funcionalidad y la interoperabilidad, y de los límites de los recursos humanos y financieros disponibles. Esto podría significar que, antes de examinar y evaluar el valor de los registros, tenemos que centrarnos en los creadores de los mismos y sus funciones y aprender a valorar las funciones de los registros por la comprensión de las funciones, realizando un análisis de arriba abajo y de abajo hacia arriba simultáneo. También podría significar que la evaluación debe convertirse en un proceso iterativo que sólo se detiene cuando los registros adquiridos por los archivos se designan como destinados a la preservación permanente. Pero el cambio más significativo que veo tiene que ver con el objeto de nuestra selección, con el material que evaluamos con el fin de hacer una selección para su conservación. Cada vez más, frente a entidades digitales, los archivistas sienten que tienen primero que identificar lo que es el registro y cuando no puedan hacerlo, determinar, sobre la base de las funciones y las actividades de los creadores, si un registro debería existir, y si es así, ayudar a los creadores a rediseñar el sistema que los capacita para que puedan crear registros que puedan ser conservados y servir a una función de recordatorio o evidencial. Ahora, ¿es esta una actividad de evaluación? No lo creo así. La evaluación es una actividad llevada a cabo en los registros existentes en relación con los valores definidos por una política de archivos. Sin embargo, esta nueva actividad se produce en el curso de la evaluación de los registros con propósitos de selección y conservación. El tema es bastante difícil cuando, por razones principalmente de responsabilidad social y profesional, así como de transparencia y rendición de cuentas, los registros deben

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ser creados de manera que contengan un determinado tipo de datos y se deben conservar para el mismo uso para el que se crearon, probablemente por un tiempo muy largo. En tal caso, la evaluación, es decir, la evaluación del valor de un conjunto de datos específicos, es conducente a la definición de la forma de los registros que deberían contenerlos y a la presentación digital que permita su uso a largo plazo, o sea la accesibilidad y la preservación. Aunque la evaluación termina sirviendo a un propósito de creación y es seguida por la creación real de las nuevas formas documentales, esto no afecta el carácter imparcial e involuntario de los registros resultantes, como los conjuntos de datos ya existentes y los registros que vienen a contenerlos se utilizan en el curso normal y ordinario de los negocios por los creadores para sus propios fines... estos no se generan con fines de investigación. Estos puntos son fácilmente demostrables en dos estudios de caso realizados por InterPARES 2, el ya mencionado VanMap, y el Registro de Tierra de AlsaceMoselle123. La evaluación, a diferencia de la selección, está totalmente condicionada por el contexto y requiere de dos partes, el creador y el conservador, quienes deben tener una relación muy clara y transparente. Precisamente a causa de la fragilidad y volatilidad de los registros digitales, la confianza es primordial y debe impregnar todas las actividades llevadas a cabo. En vista de lo anterior, podemos afirmar que existe una continuidad en el papel del archivista o ¿estamos asistiendo a una transformación fundamental? La respuesta depende del lapso que estamos viendo. Si sólo consideramos el siglo pasado, yo diría que nos enfrentamos a un cambio radical. La función primordial de los futuros archivistas va a ser la de los custodios de confianza de los registros de la sociedad. En un entorno de archivo que se está convirtiendo predominantemente en digital, el archivista será responsable de tomar la custodia física y legal de, y preservar (es decir, proteger y asegurar el acceso continuo a) los registros de los creadores en cuanto ya no son necesarios para el curso normal de la actividad. Ya sea un empleado de una institución de archivos o un profesional responsable de una unidad de la casa, el papel del archivista debe ser la de un oficial que garantiza la autenticidad del registro bajo su cuidado. Para ser considerado un custodio de confianza, el archivista tendrá que: 123 See http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs24_final_report.pdf and http:// www.interpares.org/ip2/ip2_case_studies.cfm?study=17. The two cases are also discussed in the power point presentation in the CD ROM.

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actuar como un tercero neutral, es decir, demostrar que no tiene ningún interés en el contenido de los registros y no hay razón para alterar los registros bajo su custodia, y que no permitirá que nadie altere los registros ya sea accidental o intencionalmente, estar equipados con los conocimientos y habilidades necesarias para cumplir con sus responsabilidades, que deben ser adquiridas a través de la educación formal, y establecer un sistema confiable de conservación que sea capaz de asegurar que se adquieren y conservan copias precisas y auténticas de los registros del creador.

Este papel de custodio de confianza es bastante nuevo en un mundo acostumbrado a ver al archivista como un investigador histórico o un facilitador de acceso, pero cuando uno se adentra en la historia, los questores de la república romana tenían exactamente esa función, debido a que los registros eran escritos en cera, un medio muy volátil. Estos registros fueron llevados a los archivos a través de un túnel subterráneo tan pronto como habían agotado su uso activo dentro de la unidad administrativa que los generó para que nadie, ya fuera por accidente o malicia los eliminara o modificara. Si un ciudadano necesitaba consultarlos, los questores pedían a los escribas que prepararan copias que luego ellos autenticarían. También se puede buscar en los archivos de los monasterios medievales, donde los monjes conservaban los documentos mediante la realización de copias auténticas (cartularia), regesta, índices, etc, que pueden dar plena fe y crédito en caso de pérdida o deterioro de los originales. También los archivistas chinos al final de cada dinastía, solían hacer copias y resúmenes de los registros más importantes, que fueron considerados como la fuente más confiable para la historia de la dinastía. Por lo tanto, sí tenemos continuidad por un par de milenios, pero hay una ruptura definitiva con la imagen del archivista con la que estamos más familiarizados. Al término de su segunda fase InterPARES ha reafirmado algunos puntos de principio que ha sido capaz de demostrar una y otra vez, es decir: la tecnología en primer lugar, no puede determinar la solución a la conservación permanente de los registros electrónicos; en segundo lugar, las necesidades de archivo deben definir los problemas y la teoría archivística debe establecer la exactitud y la adecuación de cada solución técnica, tercero, las soluciones al problema de la conservación son esencialmente dinámicas, por lo tanto la investigación en curso es fundamental para capacitar a los archivistas de modo que puedan enfrentar los desafíos que presentan la nuevas tecnologías de la información; y en cuarto

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lugar, este tipo de soluciones son siempre específicas, por lo que los planes de acción deben ser desarrollados por cada programa de archivo o institución, en relación con los registros que adquiere bajo su responsabilidad en el contexto de los creadores. Para ayudar a los programas e instituciones a afrontar el último reto, InterPARES ha puesto en marcha en el 2007 su tercera fase. De hecho, un estudio de la eficacia de las experiencias de los talleres y seminarios para aumentar las habilidades archivistas en la preservación digital y su capacidad para poner en práctica estas habilidades en sus repositorios, ha demostrado que muy pocos participantes fueron capaces de poner en práctica las habilidades una vez que regresaron a sus ambientes de trabajo124. Por otra parte, la retroalimentación sobre los resultados de las dos fases de InterPARES de los archivistas que trabajan en instituciones más pequeñas que los archivos nacionales, siempre ha mostrado su preocupación acerca de su baja, escalabilidad y su importancia para las organizaciones pequeñas y medianas. Por lo tanto, la meta de InterPARES 3 es permitir a las pequeñas y medianas organizaciones de archivos públicos y privados, así como a programas (unidades en las que se crean registros) - que son responsables de los registros digitales resultantes de actividades provenientes del gobiernos, empresas, investigación, arte y entretenimiento, sociales y / o comunitarias, para preservar a largo plazo de documentos auténticos que satisfagan las necesidades de sus grupos de interés y necesidades de la sociedad para un registro adecuado de su pasado. Los productos esperados son: 1. Políticas, estrategias y procedimientos para pequeñas organizaciones o programas de archivos, y las directrices para los creadores de los registros que recaen bajo su responsabilidad. 2. Planes de acción para los estudios de casos específicos realizados en el curso del proyecto. 3. Criterios para determinar los materiales “en mayor situación de riesgo”, por ejemplo, lista de verificación de edad (fecha de creación, fecha del último acceso), soporte físico, sistema operativo, software utilizado, el equipo requerido y su disponibilidad, etc. 124 Wendy M. Duff, M., Amy Marshall, Carrie Limkilde and Marlene van Ballegooie (2006). “Digital Preservation Education: Educating or Networking?” The American Archivist 69(1): 188-212.

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4. Directrices para abordar los requerimientos de preservación digital que se aplican a determinados tipos de registros, pero no a otros materiales. 5. Modelos de evaluación para valorar el grado de éxito, si hay alguno, de la acción de preservación seleccionada. 6. Modelos de costo-beneficio para diversos tipos de organizaciones o programas de archivo y para los diversos tipos de registros y / o sistemas. 7. Modelos éticos que identifican y hacen explícitas las consecuencias para los individuos y la sociedad de los tipos de medidas de preservación o su ausencia. 8. Formación y módulos de educación para los preservadores, asociaciones profesionales y programas universitarios; y toma de conciencia así como módulos de educación para los no-archivistas, tales como los profesionales en TI, proveedores y prestadores de servicios; recursos humanos y gerentes financieros; médicos, comunidades de práctica, miembros del público en general , etc., y una estrategia para lograrlos. 9. Documentos dirigidos a estamentos que elaboran políticas de reglamentaciones clave, abogando por la necesidad vital de integrar la conservación digital prevista, en los requisitos que expiden para las actividades que estos regulan, hacen auditoría o controlan125. El proyecto se inició hace un año y ya tenemos algunos resultados importantes, otros alarmantes pero ninguno inútil. Entre los resultados más positivos de los estudios de caso iniciales, está el hecho de que las directrices de InterPARES para los creadores y preservadores de registros, así como para el marco político, son instrumentos muy adaptables que puede ser provechosamente utilizados por todo tipo de organizaciones pequeñas y de bajos recursos. Entre los resultados menos positivos está el enorme impacto que la cultura organizacional tiene sobre la aplicabilidad de las normas y buenas prácticas. La cantidad de resistencia encontrada por alguna propuesta de cambio es igual al deseo que tienen las organizaciones de implementar los cambios y así resolver los problemas que presentan los registros digitales. Es por esto que el componente más importante de InterPARES 3 es el docente. Por lo tanto, voy a concluir con un llamamiento a todos: corran la voz tanto y tan lejos como puedan, porque en este punto no hacer nada acerca de los registros digitales no es equivalente a quedarse quieto mientras la tecnología avanza, sino a correr hacia atrás.

125 http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm

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LOS METADATOS en la recuperación de documentos digitales Por. Vicent Giménez Chornet Universidad Politécnica de Valencia (España) vigicho@har.upv.es

1. METADATOS: ¿A QUÉ NOS REFERIMOS? En los últimos años se ha desarrollado una abundante bibliografía sobre el concepto de metadatos, incidiendo en diferentes aspectos relacionados con las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Básicamente podemos encontrar dos ámbitos especiales que tratan del uso de los metadatos, donde se emplean terminologías y metodologías diferentes, aunque todos ellos tienen una misma finalidad primordial: insertar datos e información para recuperar documentos y garantizar su gestión. Un ámbito trata los metadatos en el entorno de publicaciones web (un recurso más para poder alcanzar la web semántica mediante la indización126), y otro ámbito utiliza los metadatos en el entorno de sistemas de gestión de documentos, que no siempre acaban publicándose en Internet. En el primer caso, Eva Méndez denomina metadatos en sentido estricto, a aquellos que tratan de la descripción de la información en Internet, y en el segundo caso los denomina del todo metadatos, para los resultados de la actividad catalográfica o descripción bibliográfica127. Pero también hay otro ámbito, menos desarrollado, que trata de 126 Moreiro González, José Antonio. El contenido de los documentos textuales: su análisis y representación mediante el lenguaje natural. Gijón: Trea, 2004, p. 93-103. 127 Méndez Rodríguez, Eva. Metadatos y recuperación de la información: Estándares, problemas y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijón: Trea, 2002, p. 40.

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la inserción de metadatos en los mismos archivos digitales (JPEG, TIFF, DOC, MP3, etc.), para su utilización tanto en las publicaciones web como en los repositorios documentales de cualquier organización que tenga implantado un sistema de gestión documental. En consecuencia, cuando hablamos de metadatos debemos hacer un esfuerzo en delimitar cual es el entorno de su uso, y con ello clarificar conceptos y metodologías. En este sentido, una de las cuestiones más conflictivas es concretar la propia definición de metadatos. Se ha utilizado, y se utiliza, como definición de metadatos la expresión “datos sobre datos128”. No cabe duda de que esta definición ha tenido un gran éxito y se ha registrado en muchas publicaciones, pero ¿es exactamente así?, ¿pueden haber datos sobre datos?. Otra definición utilizada es completamente opuesta: “información sobre información129”. Y en otros casos se utilizan estas definiciones como sinónimos130. En general prevalece un principio, los metadatos se utilizan para ser procesados por los ordenadores131, aunque esta afirmación tampoco la sostienen todos132. Seiner, en el 2000, ya puso de relieve la vinculación de los ordenadores en el procesamiento de los metadatos, que los define como “la información, documentada mediante las herramientas de las Tecnologías de la Información, que mejora el conocimiento empresarial y técnico, de los datos y los datos relacionados con los procesos133”. Esta complejidad terminológica respecto al significado de metadatos ha promovido que los autores cuando aborden este tema partan por establecer una definición que delimite su uso en el discurso de la obra. Pero pocos autores concretan las diferencias entre datos, metadatos e información. 128 Gilliland-Swetland, Anne J. La definición de los metadatos. Introducción a los metadatos, vías de información digital. New York: Getty Information Institute, 1999, p. 1-9. 129 Bray, Tim: RDF and Metadata <http://www.xml.com/pub/a/98/06/rdf.html> [Consulta: 4-092008] 130 “Los metadatos son información sobre la información (o datos sobre datos) y como tal son, en realidad, una antigua fórmula.”, en Codina, Lluís; Rovira, Cristòfol, La Web Semántica <http:// eprints.rclis.org/archive/00008637/> [Consulta: 4-09-2008] 131 “Metadata is machine understandable information for the web”, Metadata and Resource Description <http://www.w3.org/Metadata/> [Consulta: 4-09-2008] 132 Anne J. Gilliland-Swetland opina que los metadatos no tienen que ser necesariamente digitales y que los especialistas de patrimonio cultural los han estado creando desde que administran colecciones. Op. cit. 133 Seiner, Robert S. Questions Metadata Can Answer. The Data Administration Newsletter. 1 de enero de 2000. <http://www.tdan.com/view-articles/4841/> [Consulta: 5-09-2008]

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Una definición más reciente intenta establecer los diferentes ámbitos que puede abarcar el concepto de metadatos134: Los metadatos son los datos que describen el contenido, el formato o los atributos de un registro de datos o de un recurso de información. Puede ser utilizado para describir los recursos altamente estructurados o documentos sin estructura en la información como los documentos de texto. Los metadatos pueden aplicarse a la descripción de: recursos electrónicos; información digital (inclusive imágenes digitales), y a la documentación impresa como libros, diarios e informes. Los metadatos pueden estar insertados dentro del recurso de información (como ocurre frecuentemente con los recursos web) o pueden estar separados en una base de datos. La Guía de Buenas Prácticas y Comentarios para la Gestión de la Información y la Documentación en la Era Electrónica135, publicada por The Sedona Conference en el 2004, define los metadatos: Los metadatos (datos acerca de los datos) incluye todo el contexto, procesamiento y uso de información necesaria para identificar y certificar el alcance, la autenticidad y la integridad del activo o de la información electrónica o documentos de archivo. Los metadatos pueden provenir de diversas fuentes. Se pueden crear automáticamente por un ordenador, proporcionados por un usuario, o extraídos a través de una relación en otro documento. Los metadatos son creados, modificados y disponibles en muchos momentos durante la vida de la documentación y la información electrónica. Algunos metadatos, como el registro de fechas y tamaños, pueden ser fácilmente visualizados por los usuarios; otros metadatos pueden 134 “Metadata is data that describes the content, format or attributes of a data record or information resource. It can be used to describe highly structured resources or unstructured information such as text documents. Metadata can be applied to description of: electronic resources; digital data (including digital images), and to printed documents such as books, journals and reports. Metadata can be embedded within the information resource (as is often the case with web resources) or it can be held separately in a database.”. Haynes, David, Metadata for information management and retrieval. London: Facet Publishing, 2004, p. 8. 135 THE SEDONA GUIDELINES: Best Practice Guidelines & Commentary for Managing Information & Records in the Electronic Age . The Sedona Conference, 2004 <http://www. thesedonaconference.org/content/miscFiles/RetGuide200409.pdf> [Consulta: 11-09-2008]

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estar ocultos o incrustados y no disponibles para usuarios de los ordenadores que no son técnicamente expertos. Los metadatos generalmente no se reproducen en forma completa cuando un documento se imprime. Diferentes estándares han incorporado también definiciones sobre metadatos. La norma UNE-ISO 23081-1:2006 Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios136: “En el contexto de la gestión de documentos, los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo (ISO 15489-1:2001, 3.12). Como tales, los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio [*competencia ] o entre dominios diferentes. Cada uno de estos dominios, representa un área del discurso intelectual y de la actividad social o de la organización desarrollado por un grupo propio o limitado de individuos que comparten ciertos valores y conocimiento. Los metadatos para la gestión de documentos pueden usarse para identificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan, así como las políticas que los rigen”. Según esta norma los metadatos son tanto datos que describen como información estructurada, generando tal vez una confusión terminológica entre lo que se entiende por dato y lo que se entiende por información. Según la Guía de la información electrónica. Cómo tratar los datos legibles por máquina y la documentación electrónica137:

136 UNE-ISO 23081-1:2006 Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios. Madrid: AENOR, 2008, p. 6. 137 Guía de la información electrónica. Cómo tratar los datos legibles por máquina y la documentación electrónica. DLM-FORUM. Luxemburgo: Oficina de las publicaciones oficiales de las Comunidades Europeas, 1997. Traducción a partir de las ediciones originales en lenguas francesa e inglesa. Por José María Fernández Hevia, 2000. Documento accesible en línea: <http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf> [Consulta: 1-09-2008]

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INFORMACIÓN

DATO

Una información es una indicación o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla. La información está en la base de la organización de todo proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la información es considerada en el día de hoy como la etapa siguiente a la de la “sociedad industrial”.

Un dato es una unidad elemental de información. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentación o rendir cuentas de una acción. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y transmitidos mediante documentos en soporte papel (o a veces, para los más antiguos, en otros soportes, como la piedra tallada). A veces encontramos datos en forma de listas en soporte papel, como ocurre con las guías de teléfonos. Ya no se trata de presentar una argumentación, sino de suministrar materia prima para una acción futura (localizar el número de teléfono del señor García, por ejemplo). En estos casos, es crucial la clasificación de los datos para una fácil localización de la información requerida (por ejemplo, en una guía de teléfono los apellidos se clasifican por núcleos de población y después por orden alfabético).

Distintas normas de descripción normalizada adoptan campos que pueden contener datos (por ejemplo fechas, nombres de personas o entidades, palabras claves, etc.) y campos que contienen resúmenes descriptivos (los podemos considerar como pequeños documentos) fruto de una combinación de datos para presentar una argumentación descriptiva del documento, su contexto, sus requisitos de conservación u otros aspectos, para hacerlos accesibles en cualquier momento e incluso desde cualquier lugar. En definitiva los datos son una cadena de símbolos elementales (dígitos o letras) que disponen de un valor138. 138 “A datum is a string of elementary symbols, such as digits or letters. It is the value of an attribute. It need not have meaning to everyone, but it must be clear of what attribute a datum is a value.” Charles T. Meadow, Bert R. Boyce, Donald H. Kraft, Carol L Barry, Text Information Retrieval Systems. London: Emerald Group Publishing, 2007, p. 38.

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Compartimos la definición de la UNE-ISO 23081-1:2006 sobre que los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo. Sin embargo, en relación con esta definición, hay que precisar que el concepto de datos, como unidad elemental de información, es insuficiente, dado que en algunos casos la información registrada en los campos controlados por los metadatos puede contener breves resúmenes descriptivos. Por otra parte, también compartimos que los metadatos son información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo, pero no compartimos que esta información esté relacionada con un dominio o competencia, en el sentido de un área del discurso intelectual y de la actividad social o de la organización, ya que consideramos que los metadatos se usan bajo dos principios que pueden conjugar más de un “dominio”: a) describir uno o más ámbitos de un sistema de gestión de la información (el contexto, el contenido, los criterios de preservación y conservación, etc.) b) aplicar una metodología basada en la conjunción de criterios de descripción, generalmente estándares como formato MARC, ISAD (G), RDF, Dublin Core, etc., y de aplicaciones informáticas (bases de datos

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Archivos y Documentos Electrónicos

como Oracle <http://www.oracle.com>, Basis <http://www.basis. com/>, etc., editores web, editores de imagen, etc.) Así, por ejemplo, si queremos describir el contenido, principio a), utilizando el estándar RDF con un editor web, principio b), podemos incorporar metadatos a páginas web cuyo contenido puede ser de cualquier “área del discurso intelectual y de la actividad social o de la organización…” cuya información se registra en un medio, la web.

2. CLASIFICACIÓN Y FUNCIONES DE LOS METADATOS Hace ya una década Anne J. Gilliland-Swetland clasificó los diferentes tipos de metadatos en relación a sus funciones: •

• •

•

administrativas, relacionadas con el uso de matadatos para la gestión y administración de los recursos de información (adquisición de la información, derechos de reproducción, documentación sobre requerimientos legales de acceso, localización de la información, criterios de digitalización y pistas de auditoría), descriptivas, en las que se identifica el recurso de información (catalogación, ayudas de búsqueda, índices especializados, hiperenlaces entre recursos, anotaciones de los usuarios), preservación, sobre metadatos relacionados en la conservación de recursos de información (documentación sobre los requisitos físicos para la gestión de la conservación de los recursos, documentación sobre la toma de acciones para la conservación física y versiones digitales de los recursos, como la migración o actualización de datos), técnicos, sobre los metadatos relacionados con el funcionamiento del sistema o el comportamiento de los metadatos (documentación sobre el hardware y el software; información sobre la digitalización como formatos, tipo de comprensión, ajustes; seguimiento del tiempo de respuesta del sistema; autentificación y seguridad de los datos, como claves cifradas, contraseñas, etc.), uso, sobre metadatos relacionados con el nivel y clase de uso de los recursos de información (registro de exposiciones, seguimiento de usos y usuarios, reutilización del contenido e información sobre múltiples versiones).

171

Memorias Seminario Internacional

Para los archivos digitales generados como consecuencia de la actividad de las organizaciones o personas físicas proponemos otra clasificación de las funciones de los metadatos. Partimos de una premisa: los metadatos contienen información y datos, desde diferentes categorías, mientras que la recuperación de la información se basa en el sistema y arquitectura que se implementa para recuperar esa información o recuperara los datos introducidos en los campos de los metadatos, toda ello relacionada con la gestión documental. Sin metadatos, sin cumplimentar los campos de los metadatos, no puede haber recuperación de la información. El sistema de recuperación de la información (SRI) es básicamente un modelo, más o menos eficaz, que tiene como punto de partida la forma de interrogar la información contenida en los campos de metadatos y que mediante un proceso se podrá recuperar la información más pertinente, preferiblemente estructurada. En este sentido podemos clasificar los metadatos en relación a las siguientes funciones:

Clasificación de los metadatos para los documentos digitales de archivo integrados en un Sistema de Gestión Documental Categoría

Definición

Ejemplos

Descripción del contenido

Metadatos de identificación, contenido y indización del documento. Análisis documental.

• • •

Catalogación Indización, tesauros. Notas

Descripción del Contexto

Metadatos sobre el órgano productor

• •

Catálogo de autoridades Descripción de funciones institucionales Cuadros de clasificación y relaciones jerárquicas

• Acceso

Metadatos para la localización y el uso documental

• • • •

172

Localización de la información Criterios de acceso: límites legales a la información Derechos de autor Derechos de reproducción

Archivos y Documentos Electrónicos

Preservación

Metadatos para garantizar la conservación de documentos físicos y electrónicos e información del medio

•

• • •

Descripción física

Metadatos para describir las • propiedades y características de la documentación •

• •

Requisitos para la conservación física y electrónica de los documentos Criterios de migración Información sobre instalaciones Información sobre hardware y software Descripción física de los documentos Información sobre las propiedades físicas de los documentos digitales (formatos, comprensión, etc.) Información de los parámetros de la captura digital Información sobre restauración: cambios en el documento digital o en el documento original digitalizado

Autenticidad

Metadatos probatorios y garantes de los creadores documentales

• • •

Firmas digitales Claves seguras Encriptación

Interoperabilidad

Metadatos para el intercambio de datos e información entre sistemas

•

Identificación de documentos/registros Identificación de software Identificación de usuarios y permisos

• •

Trazabilidad / Pista de Auditoría

Metadatos sobre la • información del movimiento y uso de los documentos • •

•

Registro de consultas: quien, que, donde y cuando. Seguimiento de usuarios Seguimiento de modificaciones, eliminaciones o incorporaciones. Cambios de custodia y reutilización.

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Memorias Seminario Internacional

Valoración documental

Metadatos sobre la valoración documental y el expurgo

• • •

Tablas de valoración documental Informes de comisiones de valoración Datos de eliminación documental

La recuperación de la información en los documentos electrónicos de archivo está estrechamente relacionada (en la categoría de metadatos a la que se va a interrogar) con los campos que se hayan implementado y cumplimentado.

3. METADATOS PARA LOS ARCHIVOS EN LA ERA DIGITAL Actualmente se pueden clasificar en dos grandes grupos los archivos que disponen de documentos digitales: aquellos archivos que nacen digitalmente y los que disponen de documentos digitales como consecuencia de la digitalización de los documentos en papel o documentos en otros soportes. En cualquiera de estos dos casos hay que tener presente que cualquier aspectos de las categorías de metadatos les incumbe y que deben ser registrados en el sistema de gestión documental. En estos momentos es muy habitual que los archivos nacidos digitalmente convivan con los archivos generados en soportes analógicos. En estos casos, los archivos que implementan un proceso de digitalización tienen como objetivo poder disponer de un sistema único para el proceso de acceso y recuperación de la información de toda la documentación generada por la organización. Hay que tener presente tres aspectos que van a ser condicionantes a la hora de la recuperación de la información en los archivos digitales. A) El lenguaje utilizado: al margen de las categorías de los metadatos, existen dos tipologías de lenguaje para la descripción del contenido en cualquiera de los innumerables campos, por una parte el lenguaje documental o y por otra el lenguaje natural. Cada uno de estos lenguajes presenta una serie de dificultades y unos aspectos ventajosos. Lo resumimos en el siguiente cuadro:

174

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Tipo de lenguaje

Dificultades

Ventajas

Lenguaje Documental

Trabajo previo de elaboración que puede requerir diversos periodos de tiempo, como las Tablas de Valoración Documental, o los Tesauros para la indización.

Rápida introducción de la información, generalmente realizando un clic con un enlace contra tablas.

Lenguaje Natural

Redacción del contenido, No existe trabajo previo. saber discernir entre lo Eficaz en la descripción del elemental y lo secundario, contenido. saber utilizar el vocabulario idóneo.

B) Formato e interoperabilidad: en un sistema de gestión de documentos electrónicos el uso de diferentes formatos de archivo electrónico está dificultando, si no imposibilitando, la interoperabilidad o el intercambio de información y datos dentro del mismo sistema, haciendo inviable la recuperación de la información. Actualmente en España ya existen archivos de carácter tradicional (sus fondos eran 100% en papel) que han recibido expedientes generados por el organismo de forma electrónica139. C) Los metadatos pueden estar insertados en el mismo documento digital (contenedores multimedia como AVI, archivos de audio como MP3 y algunos formatos de archivo de imagen como JPEG), o pueden ser externos al documento digital, contenidos en una base de datos donde se designa un campo para indicar la ubicación del documento digital. En cualquier diseño de una arquitectura que pretenda implantar un sistema de recuperación de la información, independientemente de los elementos y procesos del sistema, el éxito de la recuperación de la información estará intrínsecamente vinculado al lenguaje utilizado, a la interoperabilidad de los formatos digitales y a la ubicación de los metadatos. 139 Es el caso de la Sindicatura de Comptes de la Generalitat Valenciana. El organismo utiliza un software propietario de TeamMate, y aplica ficheros ACL. Salmon, Alejandro y Rausell, Silvino: “Principales aplicaciones de ACL en la Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana”, II FORO TECNOLÓGICO DE LOS OCEX. Pamplona 2008. En línea: <http://www.sindicom.gva.es/ web/wdweb.nsf/documento/ftpamplona/$file/SCCV_Foro2008_ACL.pdf> [Consulta: 06-022009].

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3.1 Metadatos insertados en los archivos digitales Existen diferentes estándares para los formatos de archivos digitales y, independientemente de su configuración, opciones diferentes para la inserción de metadatos relacionados con la descripción del contenido y del contexto. Se pueden diferenciar cuatro grandes grupos de archivos digitales: los archivos de imagen, los archivos sonoros, los archivos audiovisuales y los archivos hipertexto o web. Cualquiera de los cuatro tipos de archivos los puede generar cualquier organismo en el ejercicio de su actividad. 3.1.1. Archivos de imagen. El tipo de archivo digital que más abunda en la administración es el archivo de imagen. Es, al fin y al cabo, el traslado del tradicional soporte del papel al soporte digital en la administración electrónica, y es la opción más adoptada en los archivos históricos cuando implantan un proyecto de digitalización. Actualmente existen tres formatos de archivo de imagen ampliamente adoptados, todos ellos garantizados como estándares: el JPEG140, el TIFF141 y el PDF142. Los archivos JPEG y TIFF permiten incorporar tags o etiquetas. Estos metadatos pueden estructurarse mediante los estándares EXIF, IPTC, Dublin Core o XMP143. EXIF (Exchangeable image file format) ha sido creado por la Japan Electronic 140 ISO/IEC 10918-4:1999 Information technology -- Digital compression and coding of continuous-tone still images: Registration of JPEG profiles, SPIFF profiles, SPIFF tags, SPIFF colour spaces, APPn markers, SPIFF compression types and Registration Authorities 141 ISO 12234-2:2001 Electronic still-picture imaging -- Removable memory -- Part 2: TIFF/EP image data format 142 ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) 143 Giménez Chornet, Vicent; Sellés Carot, Alicia; Roque Izquierdo, Graciela; Puchades Asensi, Yolanda; Monleón Escribano, Daniel: “Recuperación de información descriptiva en imágenes digitales mediante metadatos EXIF. Su utilidad para el archivo del Reino de Valencia”, E-información : integración y rentabilidad en un entorno digital : 10ª Jornadas Españolas de Documentación, Santiago de Compostela. Madrid: FESABID, 2007, p. 25-32.

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Archivos y Documentos Electrónicos

Industry Development Association (JEIDA) como estándar para facilitar el intercambio de datos de los archivos digitales de imagen, principalmente datos de carácter técnico, con la finalidad de que sean formatos interoperables entre cámaras digitales y aplicaciones144. Las etiquetas EXIF las podemos encontrar en los formatos de imagen JPG, TIFF, PNG, MIFF y HDP, incluso en formatos TIFF basados en imágenes RAW, y además, en los formatos de vídeos AVI y MOV. La mayor parte de las etiquetas son de carácter técnico que deben quedar registradas en el momento de la captura145. Entre todas las etiquetas, disponemos de unas cuantas para la descripción documental: Etiquetas EXIF para la descripción Etiqueta

Nombre de la etiqueta

0x9c9b

XPTitle

0x9c9c

XPComment

0x9c9d

XPAuthor

0x9c9e

XPKeywords

0x9c9f

XPSubject

0x010e

ImageDescrption

0x8298

A pesar de la estandarización de las etiquetas, el software de edición de los archivos digitales determina la visualización de las mismas. Unas veces el software no recoge todas las posibilidades de las etiquetas y otras veces opta por un nombre para designar lo que puede ser la etiqueta de Título o la de Descripción de la Imagen, de forma que la visualización de las mismas etiquetas por otro software puede provocar que no se visualicen o se visualicen bajo otro campo. Algunos ejemplos los podemos comprobar con

144 JEIDA se fusionó con EIAJ, y ahora forma el grupo JEITIA (Japan Electronics and Information Technology Industries Association), más información sobre el estandar EXIF en la página de JEITA: <http://www.jeita.or.jp/cgi-bin/standard_e/list.cgi?cateid=1&subcateid=4> [Consulta: 6-02-2009], y en la página no oficial: <http://www.exif.org/> [Consulta: 6-022009], donde se pueden encontrar las especificaciones EXIF. 145 EXIF Tags,< http://www.sno.phy.queensu.ca/~phil/exiftool/TagNames/EXIF.html> [Colsulta: 6-02-2009]

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aplicaciones muy populares. En el Archivo del Reino de Valencia146 se utilizó la aplicación ACDSee147, una de las pioneras en visualizar los metadatos EXIF, para insertar metadatos de la ISAD (G) en los campos que habíamos comprobado más interoperables de la aplicación: Correlación de campos ISAD (G) en etiquetas EXIF EXIF (ACDSee) Copyright

ISAD (G) Código de referencia

Descripción de Fechas; la imagen Alcance y contenido; Descriptores: geográfico, onomástico, materia, e instituciones y entidades:

Visualización de metadatos EXIF con ACDSee

146 Hemos explicado la experiencia en: “Recovery of descriptive information in images from digital libraries by means of EXIF metadata”, Library Hi Tech, vol. 26, nº 2, 2008, pp. 302315. 147 Se utilizó la versión ACDSee 8, <http://www.acdsee.com/> [Consulta: 6-02-2009]

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Visualización de metadatos EXIF con XnView

Visualización de metadatos EXIF con Photoshop CS3

A pesar de la eficacia de la permanencia de los metadatos insertados en el archivo digital, evidenciamos que la visualización de los mismos depende directamente de las posibilidades que ofrece el software. IPTC, iniciales que originalmente corresponden a un organismo, el International Press Telecommunications Council , nacido en 1965 como grupo de entidades de agencias de noticias, interesado especialmente en el desarrollo y publicación de normas para el intercambio de datos en el ámbito periodístico. En el 2004

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iniciaron un estándar de metadatos para los archivos digitales de imagen. En la actualidad esta disponible una especificación en revisión del 2008 . Hoy en día hay un buen número de empresas de software que ha incorporado los metadatos IPTC a sus aplicaciones. Los campos IPTC destinados a la descripción son más numerosos que los EXIF y posibilitan la lectura de la información introducida en los metadatos EXIF. Visualización de metadatos IPTC con PhotoShop CS2

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Archivos y Documentos Electrónicos

El objetivo de los metadatos IPTC para los archivos de imagen es describir las fotografías con la finalidad de poderlas recuperar en las organizaciones dedicadas a la actividad periodística. Entre las ventajas de este grupo de metadatos está la creación de un campo para palabras clave, además de los campos que describen el contexto, es decir, el productor o creador del documento: creador, cargo del creador, dirección, ciudad, provincia, código postal, país, etc. XMP (Extensible Metadata Platform) y PDF: la especificación XMP148 nace con la finalidad de que diferentes aplicaciones puedan trabajar eficazmente con los metadatos, estandarizando la definición, la creación y el procesamiento de los metadatos. El formato PDF/A utiliza la especificación XMP. El formato PDF/A es el tipo de archivo electrónico recomendado para la conservación a largo plazo149. Tabla cruzada entre los campos del PDF y del XMP 150 PDF

XMP

Entrada

Características

Entrada

Título (Title)

Cadena de texto

dc:title

Autor (Author)

Cadena de texto

dc:creador

Tema (subject)

Cadena de texto

dc:description [“x-default”]

Palabras clave (Keywords)

Cadena de texto

df:keywords

Creador (Cretaor)

Cadena de texto

xmp:CreatorTool

Productor (Producer)

Cadena de texto

pdf:Producer

Fecha de creación (CreationDate)

Fecha (date)

xmp:CreateDate

Fecha de modificación (ModDate)

Fecha (Date)

xmp:ModifyDate

En la actualidad la aplicación para crear pdf, el Adobe Acrobat 8, permite incorporar los metadatos XMP bajo la estructura de los metadatos IPTC.150 148 XMP Specification, Adobe, enero 2004, <http://www.aiim.org//documents/standards/PDF-A/ xmpspecification.pdf> [Consulta: 10-02-2009] 149 UNE-ISO 19005-1 Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). Madrid: AENOR, 2008 150 Fuente: UNE-ISO 19005-1, p. 19.

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Visualización de metadatos en documento PDF, con estructura IPTC

En el entorno de la administración electrónica el formato pdf permite la inserción de metadatos relacionados con la firma digital, dando las máximas garantías de autenticidad e integridad en el documento electrónico. Visualización de un documento PDF con firma digital

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Archivos y Documentos Electrónicos

Dublin Core151 . Los metadatos Dublin Core parten de una iniciativa de 1995 con el objeto de establecer un conjunto limitado de descriptores para conseguir un estándar para la descripción de recursos de información en distintos dominios informativos. Actualmente es reconocida como estándar por la ISO152, y como norma NISO153. Ha sido un estándar bastante difundido para metadatos en la web154, pero que también se ha adoptado como estructura de metadatos para ser insertados en archivos de imagen mediante la utilización de algunas aplicaciones, como PhotoShop.

151 Dublin Core Metadata Initiative, <http://dublincore.org/> [Consulta: 13-02-2009] 152 UNE-ISO 15836:2007 Información y Documentación. Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core. Madrid: AENOR, 2007 153 ANSI NISO Z39.85-2007 The Dublin Core Metadata Element Set. <http://www.niso.org/kst/ reports/standards?step=2&gid=&project_key=9b7bffcd2daeca6198b4ee5a848f9beec2f60 0e5> [Consulta: 13-02-2009] 154 Encoding Dublin Core Metadata in HTML (1999), <http://www.ietf.org/rfc/rfc2731.txt> [Consulta: 13-02-2009]

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Elementos Dublin Core incorporados por PhotoShop CS2 Dublin Core

Adobe PhotoShop CS2

Título Creador

Materia y palabras clave Descripción

Editor Colaborador Fecha Tipo de recurso Formato

Identificador de recurso Fuente Idioma Relación Cobertura Derechos

El inconveniente de los metadatos Dublin Core para los archivos de imagen es el escaso número de aplicaciones informáticas que los ha incorporado y que, por tanto, facultan su uso. 3.1.2. Archivos de audio. Por lo que respecta a los archivos de audio se ha creado un estándar de facto para la inserción de metadatos, el ID3155. Actualmente soporta el formato mp3 y existen un buen número de aplicaciones que permiten la edición de los metadatos ID3156. Existen 39 campos para poder describir el archivo de audio, especialmente etiquetado para los CD de audio de autores musicales: título del álbum, BMP (beats por minuto), compositor, tipo de contenido, copyright, título, subtítulo, fecha de grabación, etc.157, además de poder incluir 9 campos destinados a un enlace URL, 155 ID3 The Audience is informed, <http://www.id3.org/> [Consulta: 16-02-2009] 156 Una lista del software que incorpora el estándar ID3 lo encontramos en ID3, Implementations, <http://www.id3.org/Implementations> [Consulta: 16-02-2009] 157 ID3, Frames, <http://www.id3.org/Frames> [Consulta: 16-02-2009]

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Archivos y Documentos Electrónicos

para dar información sobre la web oficial del autor, información comercial, web oficial del editor, aviso legal de los derechos de autor, etc. Metadatos ID3, Visualización con mp3Tag

3.1.3. Archivo audiovisual. Existen diversos estándares para la inserción de metadatos en contenedores de video (video, audio, y otros datos), tanto de carácter técnico para hacerlos interoperables, como el MXF (Material eXchange Format)158, perteneciente al conjunto de estándares de SMPTE159, en el entorno de la televisión, como de carácter descriptivo, el MPEG-7.

158 Material Exchange Format : Basic User Metadata Implementation, Recommendation R 121, European Broadcasting Union, 2007, <http://www.ebu.ch/CMSimages/en/tec_text_r121-2007_ tcm6-50026.pdf> [Consulta:17-02-2009] 159 Society of Motion Picture and Television Engineers, <http://www.smpte.org/home> [Consulta: 17-02-2009]. Puede consultarse también Proponed SMPTE Engineering Guideline for Televisión, Material Exchange Format (MXF), MXF Descriptive Metadata, EG 42, <http://rhea.tele.ucl. ac.be:8081/Plone/Members/egoray/thesaurus-dictionnaire-metadata/eg42-mxf-smpte.pdf>, [Consulta:17-02-2009]

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Memorias Seminario Internacional

Uno de los formatos con más ambición para la descripción de contenidos en audiovisual es el MPEG-7, que permite la combinación de la descripción semántica del contenido como la descripción técnica. Actualmente el formato MPEG7 dispone de la norma ISO/IEC 15938 Multimedia content description interface160, pero dispone de escasas aplicaciones informáticas para explotar el potencial de metadatos descriptivos. Con menos ambiciones, pero con gran eficacia, algunas aplicaciones permiten insertar metadatos descriptivos en los contenedores AVI, como los campos de título, director, copyright, género, palabras clave, etc. Metadatos en AVI con abcAVI Tag Editor

3.2 Metadatos externos a los archivos digitales. Los metadatos externos a los archivos digitales están estrechamente relacionados con las bases de datos. No consideremos metadatos la información o datos que se registran en fichas en papel o en libros, aunque se hayan utilizado estándares en la catalogación o descripción de documentos. El grupo de metadatos utilizados para la recuperación de la información va a depender del ámbito documental en que se desarrolle la actividad profesional. 160 Puede consultarse el estándar en: http://www.chiariglione.org/mpeg/standards/mpeg-7/mpeg7.htm, [Consulta:17-02-2009]

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Archivos y Documentos Electrónicos

Cada actividad ha generado uno o más estándares para normalizar la descripción documental, con la finalidad de hacer interoperable el sistema de gestión documental y recuperable la información y los documentos registrados en ha facilitado enormemente no sólo la recuperación de la información sino la interoperabilidad y la recuperación entre distintas bases de datos, sin importar su lejanía física. Ello ha sido posible gracias a la utilización de dos estándares, la descripción mediante el formato MARC161 y la utilización del protocolo Z39.50162. El formato MARC ha permitido estructurar los metadatos descriptivos de los documentos impresos y el protocolo Z39.50 ha permitido el intercambio de la información. Ahora bien, la recuperación de la información va a depender de cómo las aplicaciones informáticas busquen, capturen y visualicen los metadatos registrados en las bases de datos. Un ejemplo de robot que mediante el protocolo Z39.50 realiza búsquedas bibliográficas en más de 2000 bibliotecas es BookWhere163. Búsquedas bibliográficas con BookWhere (Protocolo Z39.50 y formato MARC) dicho sistema. En el ámbito de las bibliotecas (una de las actividades profesionales que inició más prematuramente la normalización), las normas en descripción bibliográfica ISBD164 y el formato MARC disponen de los campos de metadatos que más se han implementado. Ello

161 Normas MARC, <http://www.loc.gov/marc/marcspa.html> [Consulta: 17-02-2009] 162 ANSI/NISO Z39.50, <http://www.cni.org/pub/NISO/docs/Z39.50-1992/> [Consulta: 1702-2009] 163 BookWhere Academic, [Consulta: 17-02-2009]

<http://www.webclarity.info/support/download/ba.html>

164 El grupo de normas ISBD, todas ellas destinadas la los diferentes materiales que se pueden localizar en las bibliotecas, se pueden consultar en Family of superseded ISBDs, <http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm> [Consulta: 17-02-2009]

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Memorias Seminario Internacional

Más recientemente en la Library of Congress se trabaja en el proyecto de un esquema de metadatos para la descripción de autoridades relacionado con el formato MARC, el MADS (Metadata Authority Description Schema)165. También son metadatos los puntos de acceso, normalizados generalmente mediante la utilización de lenguajes documentales como la Lista de Encabezamientos de materia para las Bibliotecas Públicas166, o las clasificaciones bibliográficas como la CDU167. En el ámbito de los archivos, la introducción de los estándares experimenta un notable retraso, lo que dificulta enormemente la recuperación de la información. Actualmente existen dos destacados estándares para la descripción archivística: la EAD y la ISAD (G). La EAD168 (Encoded Archival Description) es una DTD (Document Type Definition) del lenguaje de marcas XML, impulsada por un grupo de trabajo de la Sociedad de Archiveros Americanos y la Biblioteca del Congreso 165 Metadata Authority Description Schema, <http://www.loc.gov/standards/mads/> [Consulta: 17-02-2009] 166 Lista de Encabezamientos de materia para las Bibliotecas Públicas, <http://www.mcu.es/ bibliotecas/MC/LEMBP/index.html> [Consulta: 17-02-2009] 167 Un extracto de la Clasificación Decimal Universal: <http://www.mcu.es/libro/docs/TablaCDU. pdf> [Consulta: 17-02-2009] 168 EAD,<http://www.loc.gov/ead/> [Consulta: 17-02-2009]

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Archivos y Documentos Electrónicos

(desarrolladores del formato MARC)169, que permite la descripción estructurada de los documentos de archivo y la descripción de las unidades archivísticas a diferente nivel. Para la descripción de las autoridades se ha desarrollado otra DTD, por un grupo de trabajo creado ad hoc, la EAC (Encoded Archival Context)170. Frente a las ventajas de la información estructurada y de la visualización desde la web, incorporando plantillas XSLT, que posibilitan convertir un documento XML en HTML, las EAD y EAC tienen el inconveniente, como lenguaje de marcas o etiquetado, de requerir una base de datos como motor para el almacenamiento y la recuperación de la información, ya sea Oracle, MySQL, etc. El lenguaje de etiquetado es especialmente excelente para la migración de la información, de unas bases de datos a otras. La ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística, ha sido elaborada por una comisión del Consejo Internacional de Archivos. La norma consta de 26 campos distribuidos en 7 áreas y permite realizar una descripción multinivel. Hay suficientes campos para descripción de las unidades archivísticas, controlando la identificación de la unidad, la descripción, la valoración documental y los aspectos relacionados con dicha unidad. Igualmente existe una norma complementaria para la descripción de autoridades (organismos, familias y personas), la ISAAR-CPF, que sirve para analizar estructuradamente un campo de la ISAD (G), el “Nombre del Productor”. Tanto la norma ISAD (G) como la ISAARCPF171 definen campos de metadatos pero no el formato. Se pueden utilizar en cualquier base de datos, pero su potencialidad dependerá de las funcionalidades de la base de datos y de la arquitectura que se haya diseñado en el sistema de gestión y el sistema de recuperación de la información. Los campos de la ISAD (G) y de la EAD tienen una gran similitud, por lo que entre dos sistemas que utilicen estas normas puede haber intercambio de información. Equivalencias entre los campos de la ISAD (G) y la EAD 169 Encoded Archival Description. Document Type Definition. Version 2002, Chicago : Society of American Archivists, 2002, <http://xml.coverpages.org/EADv20-dtd.txt> [Consulta: 17-02-2009] 170 Encoded Archival Contex. Document Type Definition. Version Beta (Charlottesville, London, Stockolm), 2003, <http://xml.coverpages.org/EAC-Beta200408-DTD.txt> [Consulta: 17-022009], proyecto liderado por la Universidad de Virginia, <http://www.iath.virginia.edu/eac/> [Consulta: 17-02-2009] 171 Las normas ISAD (G) e ISAAR-CPF se pueden localizar en el Consejo Internacional de Archivos, <http://www.ica.org> [Web sin servicio temporal, Consulta 17-02-2009]

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Fuente: Biblioteca del Congreso: <http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html#a1>

Otro grupo de metadatos muy utilizados en los archivos son los índices. Lo que en el entorno en papel eran las fichas índices, donde se extraía un vocablo relevante como punto de acceso, en las bases de datos se utiliza le lenguaje natural o el lenguaje documental para indizar, especialmente tesauros172 como lenguaje que controle las palabras clave.

4. PRINCIPIOS Y ARQUITECTURA EN LA RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN La utilización de los metadatos en la recuperación de la información será eficiente si se cumplen los siguientes principios: 1. La redacción de los campos de metadatos identifican correctamente la unidad de descripción. 172 Se han publicado los tesauros que se utilizan en la intranet del Archivo del Reino de Valencia: Giménez Chornet, Vicent; Viciano, Pau; Villalmanzo, Jesús; Escrig, Mercedes, Tesauros del Archivo del Reino de Valencia/Tesaurus de l’Arxiu del Regne de València. Valencia: Generalitat Valenciana, 2006, CD-ROM.

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2. La utilización del lenguaje natural es correcta: pertinente y cumple las reglas ortográficas. 3. La utilización del lenguaje documental está integrada en la base de datos y en el sistema de gestión documental. 4. La arquitectura y diseño de la base de datos explota las funcionalidades de los metadatos y la relación entre los campos de metadatos. 5. La arquitectura y diseño del sistema de recuperación de la información explota las funcionalidades de la arquitectura de la base de datos. La diferencia esencial entre la recuperación de la información en bibliotecas o centros de documentación y en archivos es que en las bibliotecas no hay niveles de descripción y se describen todos los documentos, unos tras otros, y en archivos hay niveles jerárquicos de descripción y, posiblemente, no se describen todas las unidades. Una buena arquitectura en recuperación de la información debe tener en cuenta la navegación jerárquica en los niveles de descripción, desde los Fondos o Archivos (en casos de un sistema o red de Archivos), los Subfondos, Series, etc. Navegación Multinivel en un Sistema de Archivos

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Fuente: Archivo del Reino de Valencia, Intranet.

La recuperación de la información en archivos requiere que los metadatos estén correctamente estructurados y vinculados, siendo el sistema un reflejo de una organización que parte de una clasificación orgánica funcional. La aplicación informática debe permitir registrar los metadatos de contexto (del organismo productor), los metadatos de las unidades, los metadatos de indización y los metadatos insertados en los archivos digitales. El diseño de los sistemas de recuperación de la información debe explotar esta arquitectura, de forma que las búsquedas avanzadas permitan interrogar qué documentos hay en determinadas unidades de descripción (como podría ser en las series de diferentes archivos), qué hay sobre tal materia indizada, además de interrogar en aquellos parámetros incluidos en la ISAD (G), como podría ser qué hay en tal fecha, de tal productor, o dónde consta tal palabra en un campo determinado como el de “Alcance y Contenido”. Los requerimientos de un sistema de recuperación de la información son un reto para los informáticos encargados de la elaboración de software para archivos. Arquitectura de Metadatos para la Recuperación de la Información

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En el diseño de los sistemas de gestión de documentos electrónicos, desde el inicio, es especialmente relevante el establecimiento de los requerimientos para los metadatos. La práctica habitual es la de acumular en los “servidores” o repositorios de documentos electrónicos los documentos generados por los organismos en la administración electrónica, de la misma forma que se acumulan los documentos en los archivos tradicionales de papel. La ausencia de aplicación de criterios archivísticos o documentales en estos sistemas de gestión de documentos electrónicos ocasionará en un futuro próximo una deficiente recuperación de la información. Además, es ya un hecho que cuando se trasladan

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los archivos digitales de la administración electrónica al archivo intermedio o histórico, la ausencia de metadatos y de aplicación de las técnicas de organización archivística limita enormemente la búsqueda documental. Los metadatos que no se describen no se recuperan, y el diseño del software determina la eficacia de la recuperación de la información.

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LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS: la visualización de la información Por. José Luis Bonal Zazo Universidad de Extremadura (España) Facultad de Biblioteconomía y Documentación

1. INTRODUCCCIÓN UN NUEVO CONTEXTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 1.1 Las normas Las normas de descripción del Consejo Internacional de Archivos, publicadas progresivamente entre 1993 y 2008, han dado respuesta al problema que planteaba la ausencia de unas pautas internacionales uniformes para el almacenamiento de la información en los archivos. Las cuatro normas creadas responden a un planteamiento sencillo: dado que los productores, en el ejercicio de sus funciones, generan, acumulan y custodian documentos que son conservados por los archivos, es preciso elaborar normas para la descripción de todas las entidades que participan en esos procesos de creación, acumulación y conservación de documentos. Esas entidades son las cuatro destacadas: los documentos (para cuya descripción se crea ISAD(G) - EAD); los productores (que pueden ser descritos mediante ISAAR(CPF) - EAC); las funciones (descritas mediante ISDF); y los archivos (descritos mediante ISDIAH)173. 173 La representación de las relaciones entre funciones, instituciones y documentos de archivo es recogida de forma gráfica en la norma ISDF. ISDF: Norma Internacional para la descripción de funciones [en línea] Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales, Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. París: Consejo Internacional de Archivos <http://www.mcu. es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf> [Consulta: 19 de enero de 2009].

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Tal como ha recordado recientemente Michael J. Fox, las normas del CIA son normas de campos y estructuras de datos y son, además, de contenido y valores de datos, es decir son normas donde se establece qué tipo de información hay que capturar (campos de datos), cómo se agrupa esa información (estructuras de datos), qué información se registra (contenido de datos) y qué información se asigna a partir de un tesauro o lista de autoridades (valores de datos)174. De acuerdo a los cuatro fines expuestos los cuatro textos forman un conjunto normativo compacto orientado al almacenamiento de la información archivística. Sin embargo la finalidad perseguida con la descripción no es almacenar información. El almacenamiento es sólo un medio para conseguir un fin último: facilitar el acceso a la información, hacer posible su consulta y su uso. En la medida en que las normas promueven el registro uniforme de la información (de acuerdo a una estructura determinada y según una forma precisa) contribuyen a facilitar el acceso, pero son sólo la primera parte del binomio almacenamiento-recuperación. La otra parte está constituida por el sistema de búsqueda y recuperación de la información, el cual debe permitir buscar la información deseada, interpretar los resultados obtenidos y seleccionar aquellos acordes con las necesidades de información. En definitiva, una información bien almacenada no resultará enteramente válida si no se dispone de un sistema que presente esa información de manera que facilite su consulta, su interpretación y su uso. De este modo, en el recorrido que transcurre desde que se inicia el registro de datos descriptivos hasta que éstos llegan a los usuarios finales se desarrollan dos grandes procesos (integrados por múltiples actividades específicas): 1. La elaboración de una representación de la unidad de descripción (es un proceso que tiene carácter intelectual y se realiza en la fase de almacenamiento de datos). 2. La presentación a los usuarios de la representación elaborada, de modo que resulte inteligible para ellos (este proceso se realiza de forma automatizada, de acuerdo a parámetros establecidos de antemano, y se produce en la fase de consulta).

174 FOX, Michael J. “Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripción: encajando las piezas”. En: CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN (5º. 2008. León). Ahogados en un mar de siglas. Salamanca: ACAL, 2008, p. 19-49.

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El presente trabajo se centra en el segundo proceso enunciado: el dedicado a la forma de presentación de la información a los usuarios.

1.2 Las tecnologías El paso de sistemas manuales a sistemas automatizados supuso un cambio en el trabajo descriptivo. En los sistemas manuales la información se elaboraba directamente para ser presentada. En los sistemas automatizados hay que almacenar la información y después presentarla. Esta realidad, ya superada, es una realidad cambiante, en continuo proceso de transformación. Y lo es por dos razones. En primer lugar por el avance tecnológico. En segundo lugar por los cambios conceptuales que ello entraña. El avance tecnológico es evidente, además de vertiginoso. Constantemente se diseñan nuevas herramientas informáticas aplicables a la búsqueda y recuperación de la documentación de los archivos. Se trata tanto de aplicaciones específicas, desarrolladas directamente para los archivos, como de herramientas generales que pueden tener una aplicación en la gestión documental (Google Earth, Google Maps, Google Custom Search...). Las tecnologías no sólo han modificado el modelo de búsqueda de información, en los archivos, sino que también han modificado el propio concepto de archivo. Así, el tradicional concepto de archivo físico fue ligeramente modificado por el concepto de archivo físico informatizado, en el cual se produjo la automatización de procesos de trabajo de forma local, de modo que el archivo, como entidad de custodia, seguía asociado a un espacio físico concreto. La aplicación de Internet y de las tecnologías de acceso telemático a los fondos hace aparecer el concepto de archivo informatizado a distancia, en el cual el usuario no precisa acudir al archivo, de modo que el archivo puede ser concebido como una entidad virtual de custodia y no asociado a un espacio físico determinado175. 175 Las tecnologías de la información y la comunicación deben permitir acceder de forma colectiva a las bases de datos de diferentes archivos. En el caso de Europa, la Carta de Parma propone “l’adoption de recommandations techniques et de standards ouverts pour la création de services en ligne offrant une vision globale et intégrée du patromoine culturel et scientifique européen”. Apud Charte de Parme [en línea]. Version finale 19 novembre 2003 <http://www.minervaeurope. org/structure/nrg/documents/ charteparma031119final-f.htm> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. En el ámbito tecnológico la iniciativa Open Archives también se orienta hacia ese fin. Véase: Open Archives Initiative [en línea]. <http://www.openarchives.org> [Consulta: 22 de febrero de 2009]

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Surgen así nuevas realidades, tales como archivo virtual, archivo electrónico o archivo digital, cuyas diferencias conceptuales han sido puestas de relieve recientemente por Julio Cerdá176. Para Cerdá un archivo virtual es un “sistema de gestión de documentos, archivos o fondos de archivo que se hacen accesibles a través de la web, sin que necesariamente tengan como referencia un centro o sistema de archivos177”. De acuerdo a este criterio, un archivo virtual presenta dos rasgos: 1) se trata de un archivo creado artificialmente sobre un tema, una persona, un territorio o un período cronológico; 2) es, además, un archivo intangible, inexistente en la realidad, concebido sólo para la difusión en red178. El mismo autor considera que un archivo digital es un “sistema de gestión de documentos basado en la captura y procesamiento de imágenes digitales (...) desde su soporte original (...) y dirigido a su posterior implementación en un sistema de búsqueda y recuperación donde quedan asociadas las imágenes digitales con la descripción de los documentos179”. El rasgo que caracteriza a un archivo digital es, por tanto, que está formado por imágenes digitales, independientemente de su vinculación a un archivo, a varios archivos o, incluso, a ninguno180. Por último, Cerdá considera que un archivo electrónico, es un “sistema de gestión de documentos que lleva implícito en su tratamiento y recuperación un medio electrónico o informático, en cualquiera de sus variantes”181. Se trata de un concepto 176 CERDÁ DÍAZ, Julio. “Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos de archivo: propuesta metodológica” [en línea] <http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/ HASH3820. dir/doc.pdf> [Consultado: 15 de enero de 2009]. 177 Ibídem, p. 3. 178 Ibídem. Existen numerosos proyectos de archivos virtuales que responden a las características citadas, entre los cuales pueden ser apuntados, a modo de ejemplo, los siguientes: Archivo virtual de la Edad de Plata (1868-1936) Madrid: Residencia de Estudiantes, cop. 2000. <http:// www.archivovirtual.org/> [Consulta: 22 de febrero de 2009]; Arxiu virtual Jaume I: documents d’època medieval relatius a la Corona d’Aragó. Castellón: Universidad Jaume I, cop. 2006 <http:// www.jaumeprimer.uji.es> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. 179 CERDÁ DÍEZ, Julio. Desarrollo... loc. cit., p. 3. 180 Un ejemplo de archivo digital es el de la Diputación provincial de Badajoz. Archivo digital [en línea]. Badajoz: Archivo de la Diputación Provincial. <http://www.dipbadajoz.es/cultura/ archivo/index_digital.php> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. 181 CERDÁ DÍEZ, Julio. Desarrollo... loc. cit., p. 3.

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más amplio que los dos anteriores, caracterizado por un rasgo: está formado por documentos creados mediante cualquier procedimiento informático (tanto imágenes digitales como documentos electrónicos de todos los formatos –html, xml, word, pdf, ppt...) que son tratados de forma informatizada. De los tres conceptos enunciados el tercero, archivo electrónico, es el más amplio y el que engloba a los anteriores, ya que todos los archivos virtuales y digitales son archivos electrónicos. Los otros dos tipos pueden coincidir o no, y dependiendo del grado de coincidencia podemos hablar de: 1. Archivos virtuales y digitales. Es decir archivos formados por imágenes digitales concebidos para su difusión a través de la web. 2. Archivos virtuales, pero no exclusivamente digitales. Es decir, archivos concebidos para ser difundidos a través de la web formados por documentos electrónicos de diferente tipo (no sólo imágenes digitales)182. 3. Archivos virtuales pero no digitales. Se trata de archivos formados por documentos electrónicos de diferente formato, pero no por imágenes digitales de los mismos183. 4. Archivos digitales, pero no virtuales. Es decir archivos formados por imágenes digitales concebidos para un uso interno y no para su difusión en la red. De este modo, el desarrollo de Internet ha tenido diversas repercusiones en el ámbito de los archivos. Por una parte, se configura como objeto de trabajo para los 182 Un caso concreto es el Archivo digital de la Autonomía obrera, donde es posible encontrar la imagen digital de los documentos recogidos en el archivo en formato PDF, junto con el texto de los documentos en formato TXT. Todos los documentos se encuentran en ambos formatos. Archivo digital de la Autonomía obrera [en línea]. [Barcelona]: Fundació Espai en Blanc <http:// www.autonomiaobrera.net/pages/inicio.php ?lang=EM> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. 183 Un ejemplo concreto de este modelo es el Arxiu Virtual Jaume I, formado por las transcripciones de los documentos del reinado de Jaime I, no por las imágenes digitales de los mismos. Cfr. Arxiu virtual Jaume I... op. cit.. Otro ejemplo destacable es el Archivo Virtual de Artes Escénicas, formado por documentos de diferentes tipos y formatos (entrevistas, fotografías, vídeos, críticas...), pero no imágenes digitales, véase: Archivo Virtual Artes Escénicas [en línea]. <http://artesescenicas. uclm.es/indx.php> [Consulta: 22 de febrero de 2009].

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archiveros, dado que, como medio de creación, difusión, consumo y almacenamiento de información, queda bajo el ámbito de actividad de los archivos; dicho de otro modo, la información de Internet debe ser archivada184. Por otra parte Internet constituye una herramienta de utilidad extraordinaria para facilitar el acceso a los archivos; extraordinaria por dos razones, en primer lugar porque favorece el incremento del número de usuarios185 y, en segundo lugar, porque modifica sustancialmente las formas de consulta y uso de la información. Y en este entorno de acceso telemático a los fondos de los archivos, la forma en que se visualiza la información cobra aún más relevancia, dado que los usuarios crearán una visión propia del archivo consultado y de los fondos documentales que custodian; una visión formada, en muchos casos exclusivamente, a partir de los datos proporcionados a través del monitor de un ordenador.

1.2 La accesibilidad Elizabeth Yakel considera que, con el nivel tecnológico actual, los archivos deben entrar en la “era de la accesibilidad”186. La autora diferencia los conceptos de acceso 184 El tema de Internet como objeto de trabajo para los archivos ha sido tratado por Sylvain Senécal, quien considera que existen tres perspectivas de análisis de la relación entre Internet y los archivos: la perspectiva técnica, la perspectiva del contenido y la perspectiva del espacio de trabajo. Desde el punto de vista técnico Internet se concibe como una red de creación, intercambio y consumo de información, información que debe ser conservada y archivada; esta perspectiva se centra en los problemas técnicos que plantea el almacenamiento de la información. La segunda perspectiva, la perspectiva del contenido, se basa en la consideración de la existencia de información en Internet que, por el valor informativo de su contenido, debe ser conservada; a diferencia de la anterior, esta perspectiva se orienta a los problemas de selección y conservación de sitios web útiles por el valor de su contenido. La tercera y última perspectiva, la perspectiva del espacio de trabajo, considera que Internet constituye un espacio de trabajo cooperativo, en el cual se produce una compleja red de relaciones de producción de documentos, que plantea nuevos problemas para la identificación de productores. Cfr. SENÉCAL, Sylvain. “The effect of the Web on Archives”. Archivaria. 59, p. 146-149. 185 Es el caso, por ejemplo, del Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya, tal como señala Anabella Barroso, “tras la puesta en marcha de la página web, el número de usuarios presenciales ha aumentado [...]. La consecuencia más notable es la variedad y el aumento de nuestros usuarios virtuales, porque ahora el archivo está accesible 365 días al año, 7 días a la semana durante 24 horas”. , BARROSO ARAHUETES, Anabella. “Las ventajas de compartir archivos en la web: el servicio digital del AHEBBEHA”. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8ª. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragón, Departamento de Educación, Cultura y Deporte; Diputación Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red p. 201. 186 YAKEL, Elizabeth. “Archives in the Era of Accessibility”. Lligall, 2005, nº 23, p. 117-132. Este mismo concepto aparece en KRAUSE, Magia Gethu; YAKEL, Elizabeth. “Interaction in Virtual Archives: The Polar Bear Expedition Digital Collections Next Generation Finding Aid”. The American Archivist. 2007, vol. 70, nº 2, p. 282-314.

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(access) y accesibilidad (accessibility). Considera que la década de los noventa fue, para los archivos, la era del acceso, la época en la cual se desarrollaron y extendieron las tecnologías que permiten la consulta a las imágenes digitales de los documentos. Sin embargo, en la actualidad nos dirigimos a la era de la accesibilidad, entendiendo por accesibilidad el conjunto de procesos cognitivos que el usuario lleva a cabo para poder comprender adecuadamente la información proporcionada por los archivos187. Dado que la era del acceso ya está consolidada (en la actualidad existen los medios y la capacidad técnica para hacer posible el acceso digital a los fondos de los archivos) es necesario conseguir que los archivos entren en la era de la accesibilidad, en la cual hay que lograr que la información resulte perfectamente inteligible para los usuarios. En opinión de Yakel los cuatro factores determinantes para la entrada en la era de la accesibilidad son: 1. La creación de instrumentos de consulta de calidad (amplios, detallados y con buenos sistemas de recuperación). Esto supone no sólo que sean instrumentos completos o, al menos, que abarquen el mayor número posible de fondos documentales; sino también que articulen adecuadamente la información de contenido y la información de contexto; y que dispongan de una arquitectura informática potente y, sobre todo, de una interfaz apropiada188. 187 “Accessibility involves the cognitive processes in which the researcher must engage to understand the archival information being provided” Apud YAKEL, Elizabeth. Archives... loc. cit. p. 118. El Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura español también recoge este término, pero lo hace con una acepción diferente, al definir accesibilidad como la “consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivístico y su estado de conservación”. Cfr. Diccionario de terminología archivística. 2ª ed. Madrid: Subdirección General de los Archivos Estatales, 1995, p. 17. La traducción del término accessibility debe ser realizada con ciertas precauciones por varias razones. En primer lugar la palabra accessibility presenta, al igual que el término español accesibilidad, varias acepciones. Estas acepciones pueden ser clasificadas en dos tipos: 1) acepciones de carácter neutro (algo o alguien puede ser accesible o no); y 2) acepciones de carácter positivo (algo o alguien es asequible, receptivo o de fácil acceso). La definición del Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura español es una definición basada en la acepción “neutra” del término accesibilidad (recordemos que la definición establece que la accesibilidad es la consulta, pero determinada por la normativa, el control archivístico y el estado de conservación). Por el contrario, Elizabeth Yakel usa las acepciones “positivas” del término, para hacer referencia al hecho de favorecer el acceso a los fondos de los archivos, entendido, en todo caso, en entornos automatizados. Debido a las razones expuestas el término accesibility/accesibilidad debe ser adoptado con la prevención oportuna. Cfr. The Oxford Spanish dictionary. 3th. Ed. Oxford: Oxford University Press, 2003; Diccionario de la lengua española. 22ª ed. Madrid: Real Academia Española, 2001. 188 YAKEL, Elizabeth. Archives in the era... loc, cit., p. 119-123.

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2. La formación de usuarios. El contenido de los programas de formación de usuarios se debe centrar no sólo en la teoría y la práctica archivística, sino también en los problemas de consulta y uso de la información; y todo ello teniendo en cuenta un cambio notable: es preciso desarrollar actividades de formación de carácter presencial junto a otras de carácter virtual189. 3. El desarrollo de servicios de referencia y orientación de usuarios adaptados a las nuevas necesidades. En la actualidad se está produciendo un cambio notable en los servicios de referencia de los archivos, caracterizado por la expansión de los mismos: expansión en el espacio (puesto que las consultas pueden ser realizadas desde cualquier punto); expansión en el tiempo (ya que las consultas pueden ser realizadas en cualquier momento); y expansión en las fuentes de referencia (debido a que la consulta se puede centrar en cualquier tipo de material, no sólo en los documentos de archivo tradicionales)190. Tal como indica Julio Cerdá “los ciudadanos quieren un acceso integrado a todo tipo de material sin importar dónde se encuentra físicamente la información: imágenes, vídeo, música o documentos”191. En esta era de la accesibilidad es deseable, incluso, que el archivero se adelante a las necesidades de información de los usuarios, y suministre de antemano la información de referencia que el usuario, previsiblemente, puede necesitar. En la práctica esta posibilidad está contemplada en las normas internacionales de descripción, particularmente en la norma ISAD(G) y puede ser efectiva gracias al área 5 (área de documentación asociada), un área que actúa con una finalidad de referencia y orientación para los investigadores, al establecer la conveniencia de proporcionar información sobre la existencia de otros materiales (originales, copias, impresos...) relacionados con la unidad objeto de descripción192. Tal como se puede advertir se trata de un área que presenta un carácter informativo y no descriptivo. 189 Ibídem, p. 123-127. 190 Ibídem, p. 128-133. 191 CERDÁ DÍAZ, Julio. “Archivos locales en la red: el futuro en la red”. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8ª. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragón, Departamento de Educación, Cultura y Deporte; Diputación Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red, p. 162. 192 ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2ª ed. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000.

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4. La evaluación de los servicios ofrecidos a los usuarios y del suministro de información, por constituir un medio de mejora de los mismos193. De los cuatro factores apuntados el objeto de este trabajo se encuentra en el primero, la creación de instrumentos de consulta. Dentro de este factor, este trabajo se centra en un aspecto aún más específico, como es el sistema de búsqueda y recuperación de la información. Y, de forma aún más concreta, dentro del sistema de búsqueda y recuperación, nos ocuparemos de la información descriptiva que los usuarios visualizan en el mismo.

2. METODOLOGÍA El tema de la visualización de la información en los sistemas de recuperación puede ser tratado desde diferentes perspectivas (la cognitiva, la tecnológica, la centrada en la interacción persona-ordenador...)194. Nuestro interés, sin embargo, se centra solamente en la presentación de la información desde el punto de vista archivístico, con el objeto de contribuir a dar respuesta a la siguiente cuestión: ¿cuál es el modo más apropiado de presentar la información descriptiva para hacerla inteligible a los usuarios? El objetivo de este trabajo es realizar una primera aproximación a la forma en que se visualiza la información en los sistemas de recuperación archivística. Se trata de un primer trabajo, al que deben seguir estudios posteriores que contribuyan a determinar cuáles son las mejores prácticas de presentación y visualización de la información descriptiva. Para conseguir el objetivo citado se ha empleado una metodología de carácter cualitativo, basada en el análisis de 8 sistemas de recuperación, que se ha desarrollado en las siguientes etapas: 1. Definición de los pasos del proceso de búsqueda documental, con el fin de determinar en cuáles de ellos se produce visualización de información descriptiva. Dado el carácter aproximativo del estudio se definieron tan sólo 193 YAKEL, Elizabeth. Archives in the era... loc. cit., p. 135-136. 194 Un análisis general de los diferentes enfoques de la visualización de la información se puede encontrar en: MARCOS MORA, María del Carmen. Interacción en interfaces de recuperación de información: conceptos, metáforas y visualización. Gijón: Trea, 2004.

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los pasos principales del proceso, excluyendo los pasos intermedios que se pueden producir entre la búsqueda inicial y la obtención del registro final (tales como búsquedas parciales en resultados obtenidos, reformulaciones de búsquedas, uso de ayudas...) 2. Selección de los sistemas a analizar. La selección se basó en los siguientes criterios: a) Fueron seleccionados sistemas de recuperación pertenecientes a grandes archivos (la mayoría archivos nacionales) por dos razones. En primer lugar cuentan con sistemas presumiblemente más avanzados, dado que se trata de archivos que disponen de más medios para el desarrollo de sistemas de recuperación complejos y, por tanto, con múltiples opciones de búsqueda y mejores posibilidades de recuperación. En segundo lugar, se trata de archivos que custodian numerosos fondos documentales con características dispares (en cuanto a volumen, estructura, procedencia...); esa diversidad de fondos da lugar a una casuística compleja que debe ser resuelta y presentada de forma gráfica. b) Fueron seleccionados sistemas basados en los principios de la descripción multinivel y que, preferentemente, emplearan alguna de las normas nacionales o internaciones existentes. c) Fueron seleccionados sistemas que estuvieran en línea y fueran de libre acceso. En total se seleccionaron los 8 sistemas de recuperación correspondientes a las siguientes bases de datos e instituciones, citados de acuerdo al acrónimo indicado195: 195 Los sistemas analizados pueden ser consultados en las siguientes direcciones: - ARC: Archival Research Catalog <http://arcweb.archives.gov/arc> - NA: The National Archives <http://www.nationalarchives.gov.uk> - NUCMC: National Union Catalog of Manuscript Collections <http://www.loc.gov/coll/nucmc/ oclcsearch.html> - ONU: UNOG Library: Registry, records and Archives Unit <biblio-archive.unog.ch> - OSA: Open Society Archives <http://www.osaarchivum.org/beta/guide/> - PARES: Portal de Archivos Españoles <http://pares.mcu.es> - RDAQ: Réseau de diffusion des archives du Québec <http://www.rdaq.qc.ca> - SAF: Staatsarchiv Freiburg: online recherchen in den Archivbeständen <http://appl.fr.aef_query/ default.aspx>

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- - - - - - - -

ARC NA NUCMC ONU OSA PARES RDAQ SAF

Archival Research Catalog, de NARA; National Archives de Gran Bretaña; National Union Catalog of Manuscript Collections (LC) UNOG Library: Registry, records an Achives Unit. Open Society Archives; Portal de Archivos Españoles; Réseau de Difussion des Archives du Québec; Staatsarchiv Freiburg.

3. Análisis de la visualización de la información descriptiva en los sistemas seleccionados. Particularmente fueron analizados tres aspectos: las técnicas de navegación, ojeo o browsing; 2) la visualización de resultados; y 3) la visualización de los registros. Tal como hemos apuntado, se trata de una aproximación cualitativa, en ningún caso se ha pretendido hacer un estudio cualitativo o de carácter evaluador, pese a comparar datos o características de diversos sistemas.

3. RESULTADOS. LA VISUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN POR LOS USUARIOS De forma general, el proceso de búsqueda de información por parte de los usuarios en un entorno automatizado se lleva a cabo en los cuatro pasos siguientes: 1. Búsqueda de información relevante de acuerdo a las necesidades de información. 2. Análisis de los resultados obtenidos en el proceso de búsqueda y primera selección de aquellos registros que, presumiblemente, coinciden con las necesidades. 3. Acceso a los registros completos seleccionados y segunda selección de aquellos que coinciden con las necesidades. 4. Acceso a los recursos asociados a los registros elegidos en la segunda selección. De acuerdo a esta secuencia básica, es preciso que el sistema informático de consulta reúna las prestaciones necesarias para que el usuario pueda llevar a cabo estas cuatro actividades de forma satisfactoria, formándose, además, una imagen

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precisa de las unidades de descripción que está consultando. La relación entre las necesidades del usuario y las características del sistema de consulta aparecen reflejadas en la siguiente tabla: El usuario necesita:

El sistema debe

Buscar información

Facilitar las búsquedas

Analizar los resultados

Permitir una correcta visualizción de los resultados abreviados

Acceder a los registros seleccionados

Permitir una correcta visualización de los registros completos

Acceder a los recursos de interés

Permitir la visualización de los recursos

Tabla 1. Necesidades básicas en el proceso de búsqueda de información

3.1 La búsqueda de información Existen dos formas comunes de acceso automatizado a la información: la interrogación (querying) y el ojeo o navegación (browsing)196. Lejos de ser procedimientos de búsqueda alternativos o antagónicos, se trata de métodos de consulta complementarios y, comúnmente, aparecen de forma conjunta en los sistemas de búsqueda y recuperación de información con el objeto de facilitar la accesibilidad. 3.1.1 El “browsing”, ojeo, navegación o exploración Mª. Carmen Marcos define “browsing” como el “método de acceso a la información consistente en ojear un espacio con el propósito de reconocer objetos en él”197. Se trata, simplemente, de un trabajo de revisión, de reconocimiento, de exploración de un espacio en el que se encuentran objetos con el fin de seleccionar aquellos que resultan de interés por alguna razón. Esos objetos pueden ser reales (por ejemplo los documentos de un archivo) o pueden ser representaciones de los objetos reales (por ejemplo un listado de descripciones o una representación gráfica de los documentos). En el contexto de los 196 Debido a las dificultades de traducción del término browsing al español, se utilizan diversas expresiones, tales como ojeo, hojeo, navegación o exploración. Precisamente debido a la inexistencia de una palabra o expresión completamente equivalente en español, el término anglosajón browsing se encuentra muy difundido. 197 MARCOS MORA, María del Carmen. Interacción en interfaces..., op. cit., p. 194.

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sistemas de búsqueda y recuperación de información resulta evidente que el término se emplea para hacer referencia a las búsquedas en espacios donde se encuentran las representaciones de los documentos. La exploración puede ser secuencial. Es así cuando se realiza sobre una relación de términos existentes en un solo plano. Pero puede ser también hipertextual, cuando se realiza sobre información existente en varios planos, conectada entre sí por vínculos hipertextuales198. En cualquier caso se trata de un procedimiento de búsqueda ampliamente aplicado en los sistemas de recuperación de información bibliográfica y documental y existen numerosos defensores y detractores del mismo199. Quienes lo defienden argumentan su utilidad por su carácter natural, por tratarse del modo en que habitualmente las personas buscan las cosas en el mundo real, y también por su carácter intuitivo y por su comodidad. En el polo opuesto se encuentran quienes lo rechazan, argumentando que es un método poco preciso, por su carácter fortuito o aleatorio. Quizá uno de los autores que presenta una visión más equilibrada es Marchionini, quien, de un modo neutral, sistematiza y presenta las ventajas e inconveniente de este procedimiento de búsqueda (véase tabla 2). Las ventajas y los inconvenientes apuntados por Machionini se basan en la experiencia obtenida por el uso del ojeo o navegación en sistemas de recuperación bibliográfica y documental, pero cabe plantearse la siguiente cuestión ¿esas ventajas e inconvenientes pueden aplicarse también a las búsquedas por exploración en los archivos?. En general la respuesta es afirmativa, pero es preciso hacer algunas matizaciones, ya que algunas ventajas se ven potenciadas y algunos inconvenientes menguados. Por esa razón es conveniente hacer un análisis detallado.

198 Ibídem, p. 194. 199 Dos trabajos que presentan una buena síntesis de las ventajas e inconvenientes del browsing son los siguientes: MARCOS MORA, María del Carmen. Interacción de interfaces... op. cit., p. 192-199; FERNÁNDEZ MOLINA, Juan Carlos; MOYA ANEGÓN, Félix de. Los catálogos de acceso público en línea: el futuro de la información bibliográfica. Málaga: Asociación Andaluza de Bibliotecarios, D.L. 1998, p. 87-101

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BROWSING / NAVEGACIÓN / OJEO / EXPLORACIÓN VENTAJAS

INCONVENIENTES

Ofrece una visión global de los objetos existentes en el espacio analizado.

Exige mucha atención (provoca fatiga).

Permite conocer la situación del proceso de búsqueda.

Presenta información tangencial que puede distraer al usuario de su tema de interés.

Es una actividad más perceptiva que cognitiva.

Resulta lento cuando el usuario sabe qué busca.

Ofrece al usuario información que puede desconocer.

El exceso de información puede abrumar al usuario.

Coadyuva al desarrollo de posteriores estrategias de consulta por interrogación.

El aumento del volumen de fondos dificulta la representación.

Tabla 2. Ventajas e inconvenientes del browsing200

Ventajas de la exploración en los archivos 1. Ofrece una visión global de los objetos existentes en el espacio analizado. Esta ventaja se confirma en los sistemas de recuperación de información archivística y se acentúa, especialmente, en aquellos sistemas que permiten navegar a través de la descripción multinivel. Los principios de la descripción multinivel establecen la necesidad de presentar la información de lo general a lo particular, desde el nivel superior (que puede ser un fondo, una colección, un grupo de fondos o, incluso, una serie)201 hasta el nivel inferior descrito. De este modo la presentación de los objetos existentes en el espacio analizado (es decir las unidades de descripción de los archivos o los fondos correspondientes) es completa y 200 MARCHIONINI, G. Information seeking in electronic environments. Cambridge: University Press, 1995. Cit. por: MARCOS MORA, María del Carmen. Interacción de interfaces... op. cit., p. 195-196. 201 Según el borrador de modelo conceptual desarrollado por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística, el nivel superior de la jerarquía puede ser un fondo, un grupo de fondos, una colección o una serie. Cfr. Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones. Parte 1. Tipos de entidad [en línea]. Borrador final de la CNEDA (15-12-2008). <http://www.mcu.es/archivos/docs/ NEDATiposEntidad_20081215> [Consulta: 1 de febrero de 2009]

208

Archivos y Documentos Electrónicos

global, por presentar siempre, inicialmente, la descripción del conjunto e ir descubriendo, progresivamente, las descripciones de los niveles inferiores subordinados202. 2. Permite conocer la situación del proceso de búsqueda. También en el caso de los archivos es una ventaja que se confirma y que, además, se incrementa en aquellos sistemas de recuperación en los que la navegación se puede hacer a partir de la descripción multinivel. La descripción multinivel supone el establecimiento de un conjunto jerárquico de niveles que representan las diferentes unidades de descripción en las que se articula un fondo (o alguna de las unidades equivalentes). En la práctica ese entramado jerárquico es el cuadro de clasificación del fondo. La visualización conjunta del cuadro de clasificación y de las propias descripciones (opción disponible en numerosas aplicaciones informáticas) permite al usuario conocer con precisión el punto en el que se encuentra en el proceso de búsqueda. 3. Es una actividad más perceptiva que cognitiva. Machionini estima este enunciado ventajoso por considerar que una actividad perceptiva exige al usuario menos esfuerzo intelectual que una actividad cognitiva. En el caso de los archivos es una ventaja que no siempre se confirma. Sí la encontramos en aquellos sistemas que presentan en una secuencia única una relación de términos o descripciones (en estos casos el usuario se limitará a seguir la relación hasta encontrar los términos de su interés). Sin embargo, no la encontramos en sistemas de exploración basados en la descripción multinivel, donde los objetos (las descripciones) aparecen relacionados entre sí en una estructura jerárquica compleja. Esta estructura, como ya hemos indicado, está definida por el cuadro de 202 Declaración de principios sobre la descripción archivística. Primera versión revisada. Ottawa: Secretaría de la Comisión sobre normas de descripción, 1992. La presentación de las descripciones de lo general a lo particular es un principio completamente vigente, como lo demuestra su inclusión en el proyecto CUSTARD. Cfr. Statement of Principles for the CUSTARD Project [en línea]. Chicago: The Society of American Archivists, [2003]. <http: //www.archivists.org/news/custardproject.asp> [Consulta: 20 de febrero de 2009]. Una traducción de los mismos puede encontrarse en DELGADO GÓMEZ, Alejandro. Normalización de la descripción archivística: introducción a EAD. 2ª ed. corregida y actualizada. Cartagena: Archivo Municipal: 3000 Informática, 2005, p. 35-40. De forma esquematizada estos principios se pueden encontrar en BARBADILLO ALONSO, Javier. La Descripción Archivística Normalizada: ISAD(G). Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2006.

209

Memorias Seminario Internacional

clasificación y, a su vez, el cuadro de clasificación depende de la estructura y de las funciones de cada productor. En estos casos, la navegación por esa estructura jerárquica exige, además de una actividad perceptiva (para la revisión visual), un esfuerzo cognitivo (para tener siempre presente la taxonomía del sistema). 4. Ofrece al usuario información que puede desconocer. De nuevo se trata de una ventaja que, en el caso de los archivos, se acentúa, ya que, debido al carácter fuertemente estructurado de la información, el usuario dispone de un “mapa” general de los fondos, que le permite obtener noticias de datos desconocidos. 5. Coadyuva al desarrollo de posteriores estrategias de consulta por interrogación. La navegación por la estructura de los fondos del archivo ayuda al usuario a conocer la organización de los mismos, proporcionándole datos de interés incuestionable para la formulación de posteriores búsquedas más precisas. Al igual que en algunos de los casos anteriores se trata de una ventaja que en los sistemas de recuperación archivística se ve acrecentada. Inconvenientes de la exploración en los archivos 1. Exige mucha atención (provoca fatiga). Quizá es el mayor inconveniente que este procedimiento de búsqueda presenta en los archivos, y que, además, aumenta respecto a otros sistemas porque, como ya hemos apuntado, además de la actividad perceptiva exige una mayor actividad cognitiva (la cual es menor en las consultas realizadas en bases de datos documentales y bibliográficas). 2. Presenta información tangencial, que puede distraer al usuario de su tema de interés. Se trata de un problema común, provocado, a menudo, por el hecho de que los usuarios que emplean esta técnica de búsqueda no tienen definida con precisión su necesidad de información (saben que buscan información sobre un tema pero no saben exactamente qué información) y ello favorece la dispersión. Por otra parte el problema se agrava en el caso de la investigación histórica, fuertemente influida por la heurística. 3. Resulta lento cuando el usuario sabe qué busca. Es innegable que una búsqueda por interrogación directa resulta mucho más efectiva cuando el usuario sabe con precisión qué información está buscando. De ahí la

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Archivos y Documentos Electrónicos

necesidad de emplear sistemas combinados, que permitan la realización de búsquedas de calidad mediante navegación y mediante interrogación. 4. El exceso de información puede abrumar al usuario. A diferencia de otros sistemas, donde la información se presenta en una secuencia única (a menudo se trata de una lista inmensa de cientos de páginas que desanima a los usuarios a continuar la búsqueda por la cantidad ingente de datos que hay que revisar), los sistemas de exploración basados en la descripción multinivel presentan dos ventajas notables que reducen este efecto negativo. La primera es que la información se encuentra fuertemente estructurada, de manera que no aparece relacionada en una sola secuencia, sino clasificada y, en consecuencia, el proceso de revisión puede ser realizado de forma sistemática, lo cual permite descartar bloques completos de información. La segunda ventaja radica en el hecho de que el la exploración en sistemas de descripción multinivel es progresiva, es decir la información se va mostrando progresivamente, de manera que el usuario no sufre una saturación informativa, sino que va recibiendo la información de forma gradual. 5. El aumento del volumen de los fondos dificulta la representación. Es incuestionable que la representación de grandes cantidades de información presenta mayor complejidad que la representación de volúmenes inferiores. Sin embargo, en el caso de los fondos de archivo esta dificultad no viene dada tanto por el volumen de los mismos como por su complejidad interna, la cual se refleja en el cuadro de clasificación (definido por la estructura y las funciones del productor) y que constituye la base de la descripción multinivel. De este modo fondos con una estructura compleja plantean más problemas de representación que fondos con una estructura sencilla, aunque el volumen de información sea mayor. No existe una sola técnica de browsing o navegación. Es posible hablar de varios tipos de navegación en función de diversos criterios. Son frecuentes las clasificaciones realizadas a partir de la actividad de los usuarios (de sus necesidades de información, de las formas en que realizan el proceso...), sin embargo para el objeto de este trabajo interesa destacar los tipos existentes en función de las posibles formas de visualización del mismo203. 203 No pretendemos presentar una taxonomía completa de los tipos de navegación u ojeo en los sistemas de recuperación de información archivística, tan sólo se trata de una primera aproximación a esta cuestión, que pretendemos desarrollar en trabajos posteriores.

211

Memorias Seminario Internacional

Dependiendo del modo en que se visualiza la información podemos diferenciar dos grandes tipos: ojeo o navegación jerárquica; y ojeo o navegación secuencial. 1. Ojeo jerárquico. El ojeo jerárquico se realiza a través de los distintos niveles de descripción documental, partiendo del fondo hasta llegar al nivel de descripción más específico descrito. De acuerdo a la forma en que se realiza esta navegación jerárquica es posible diferenciar varios tipos concretos, entre los que destacan los siguientes: Sistemas de búsqueda mediante visualización individualizada y única del cuadro de clasificación u organización de fondos. Se trata de sistemas en los cuales la navegación se realiza a través del cuadro de clasificación o de organización de fondos y el acceso al registro de información sólo se produce cuando se alcanza el nivel deseado204. Son sistemas que no permiten una visualización conjunta del esquema de organización del fondo y de las descripciones (es decir, es posible visualizar el cuadro de clasificación o la descripción, pero no ambos elementos a la vez). Sistemas de búsqueda mediante visualización conjunta del cuadro de clasificación u organización de fondos y de las descripciones. A diferencia del caso anterior, son sistemas en los cuales las descripciones se visualizan al mismo tiempo que el cuadro de organización o clasificación de fondos. Este tipo de sistemas presenta dos ventajas. En primer lugar, permiten al usuario conocer con más facilidad el nivel de búsqueda en que se encuentra, ya que la información sobre el proceso de navegación es visualizada constantemente. En segundo lugar, favorece la visualización de la información descriptiva en el contexto general del fondo al que pertenece la unidad descrita205. Sistemas de búsqueda jerárquica a través de los propios elementos de las descripciones. Dentro del área de contenido y estructura de la norma ISAD(G) el elemento organización permite reflejar la estructura de la unidad de descripción. Algunos sistemas utilizan este elemento para 204 Un ejemplo de este sistema de recuperación es el del archivo de la ONU. Véase UNOG Library. Registry, records and Archives Unit [en línea]. <http://biblio-archive.unog.ch/> [Consulta: 2 de febrero de 2009]. 205 Un ejemplo ilustrativo de este modelo es el inventario de Archivos Municipales de la Rioja. Véase Archivos municipales [en línea]. Logroño: Gobierno de la Rioja. <http://www.larioja. org/npRioja/default/ defaultpage.jsp?idtab=449039> [Consulta: 2 de febrero de 2009] .

212

Archivos y Documentos Electrónicos

poder navegar por la información. Frente a los dos modelos anteriores en éste la búsqueda jerárquica se lleva a cabo dentro del propio cuerpo de la descripción206. 2. Ojeo secuencial. El ojeo secuencial se lleva a cabo sobre una relación de términos o expresiones presentados en una secuencia única. En este caso no existen relaciones jerárquicas entre secuencias de términos existentes en distintos planos. Dependiendo del momento en que se realiza la actividad podemos diferenciar dos tipos: •

Ojeo o exploración inicial. Cuando la búsqueda se inicia directamente mediante la revisión de la información que proporciona el sistema.

•

Ojeo o exploración de resultados. Cuando la revisión se realiza sobre los resultados obtenidos tras una interrogación previa al sistema.

La forma de visualización de la información puede variar en uno y otro caso. Es decir un mismo sistema puede presentar la información de una manera determinada para facilitar la exploración inicial (por ejemplo, en una estructura jerárquica), y de otra diferente para hacer posible la exploración de resultados (por ejemplo en una lista única). 3.1.2 La interrogación La búsqueda por interrogación directa en una base de datos es el procedimiento tradicional de recuperación de información automatizada. A diferencia de la búsqueda por ojeo, la búsqueda por interrogación exige al usuario una participación más activa en el proceso. Existen dos grandes tipos de sistemas de recuperación por interrogación: búsquedas sencillas y búsquedas avanzadas. En el proceso de búsqueda por interrogación es fundamental el diseño de la interfaz de consulta, sin embargo es un proceso en el cual no se produce visualización de información descriptiva hasta que se obtienen los primeros 206 A modo de ejemplo puede ser citado el caso de los archivos de la Open Society. Véase Open Society Archives [en línea] <www.osaarchivum.org/beta/guide> [Consulta: 2 de febrero de 2009].

213

Memorias Seminario Internacional

resultados. No nos ocuparemos de este procedimiento de búsqueda debido a que el fin de este trabajo es, principalmente, determinar la forma en qué se visualizan los datos descriptivos.

3.2 La visualización de los resultados Los resultados obtenidos tras un proceso de búsqueda (bien por ojeo, bien por interrogación) se presentan mediante una o varias pantallas previas al registro completo, que recogen de forma abreviada la información básica de cada registro. Esta información debe permitir al usuario decidir qué resultados se ajustan, previsiblemente, a sus intereses. Por esta razón son fundamentales dos aspectos: 1. conocer cuál es la información básica que necesita un usuario para llevar a cabo el proceso de selección de los registros; 2. determinar el formato de presentación de los datos. En definitiva hay que decidir qué elementos descriptivos deben ser visualizados y cómo deben ser presentados. 3.2.1 Elementos de visualización de resultados Cada servicio de archivos debe establecer los elementos a visualizar en la relación de resultados, los cuales dependerán de múltiples factores (la complejidad de los fondos conservados, la difusión de fondos de uno o varios archivos, las características del sistema...). En general, los tres elementos usados en la mayoría de los sistemas son el título, las fechas y la signatura o código de referencia (véase tabla 3). Sin embargo es posible detectar la presencia de numerosos otros elementos de carácter descriptivo o informativo. En conjunto, la información abreviada sobre cada unidad de descripción presente en los diferentes sistemas analizados corresponde a alguna de las siguientes categorías: 1. Datos descriptivos (título, fechas, nivel de descripción, tipo de documento o material y volumen). Se trata de los datos que se consideran mínimos para que un usuario pueda decidir si la unidad de descripción le interesa o no. 2. Datos informativos sobre la consulta y uso (signatura/código de referencia, identificador del registro en la base de datos, institución de custodia, localización de la institución de custodia, datos de contacto, enlace a imagen

214

Archivos y Documentos Electrónicos

digital, disponibilidad on-line del recurso...). Todos ellos son datos orientados a facilitar la consulta a los usuarios desde dos puntos de vista: la consulta física (para ello se proporcionan datos sobre la institución de custodia y la localización de la unidad) y la consulta en línea (información sobre la disponibilidad telemática de la unidad de descripción). 3. Datos informativos sobre el acceso (límites de accesibilidad, necesidad de autorizaciones de consulta, o existencia de restricciones de consulta –físicas o legales-). Tal como se puede advertir se trata de datos relacionados con otra necesidad informativa de los usuarios: la de saber si puede consultar o no la documentación existente, ya que un usuario no sólo necesita conocer qué documentación existe, sino también si puede acceder a ella o no. 4. Datos de contexto (fondo de procedencia, número de fondo, productor, enlace a contexto jerárquico...). Se trata de información esencial para poder interpretar los datos sobre la unidad de descripción y determinar así si tiene interés o no. Algunos sistemas presentan la información contextual mediante pantallas previas, otros, por el contrario, lo hacen incluyendo un enlace al cuadro de clasificación o a una visualización jerárquica alternativa. 5. Datos de relevancia, es decir información sobre el nivel de coincidencia de los resultados obtenidos con la consulta realizada.207208209

1. Título 2. Fechas 3. Signatura/Código de referencia

PAR ES

ONU

OSA

NUC MC

SAF

RDA Q

ARC

Frec.

Archivos Elementos Usados

207

208

209

207 Aparecen diferenciadas las fechas de creación y las fechas de formación. 208 Se indican las fechas de formación. 209 Las fechas aparecen incluidas en el elemento título.

215

Memorias Seminario Internacional

4. Fondo de procedencia 5. Institución de custodia

6. Productor

7. Nivel de descripción

8. Tipo de documento/material 9. Enlace a imagen digital

p p

2 1

10. Autorización de acceso

11. Accesibilidad

12. Restricción para consulta física

13. Restricción de consulta

14. Enlace a contexto jerárquico

15. Relevancia del resultado

16. Lugar de institución de custodia

17. Número del fondo o colección

p212

18. Volumen 19. Identificador en base de datos

20. Datos de contacto

Es210211212 210 Se indica en una pantalla previa de resultados por archivos y fondos. 211 Se indica en una pantalla previa de resultados por fondos. 212 Realmente se trata de un elemento que se presenta unido a tipo de documento.

216

p211

p210

Archivos y Documentos Electrónicos

21. Disponibilidad on-line del recurso

Número de elementos usados

Tabla 3. Elementos usados para la visualización de resultados

En cuanto a la forma de presentación de los resultados, se han detectado tres formatos distintos (véase tabla 4): 1. Formato tabla. En el cual la información se presenta en forma de columnas etiquetadas. Este formato permite una revisión rápida de los resultados por presentar los datos en secuencias correlativas independientes. 2. Formato listado. En este tipo de formatos la información se muestra agrupada en bloques de datos relativos a cada unidad de descripción, dispuestos en forma de filas. Se trata de un tipo de formato que presenta mayores dificultades para su revisión, aunque este problema suele solucionarse destacando el elemento más representativo (comúnmente el título) mediante alguna diferenciación tipográfica (color, mayor tamaño de fuente...). No obstante presenta una ventaja notable: los usuarios están acostumbrados a este tipo de presentación de datos por tratarse del modo en que comúnmente se muestra la información de los grandes buscadores de Internet (Google, Yahoo...). 3. Formato jerárquico. Algunos sistemas presentan los resultados destacados en la estructura jerárquica del cuadro de clasificación u organización de fondos. Esta forma de exposición de datos destaca por exhibir los resultados en su contexto jerárquico, pero presenta un inconveniente: debido a las limitaciones de disposición física de datos en la pantalla es difícil presentar mucha información de cada registro. No obstante, dada la importancia de la información contextual algunos sistemas han optado por presentar este tipo de datos en una pantalla previa en la cual se destacan los fondos de procedencia para que el usuario seleccione el fondo en el que desea buscar la información. El elemento comúnmente usado como enlace al registro completo es el título, aunque en algunos casos se emplean otros elementos o, incluso, un enlace independiente.

217

Memorias Seminario Internacional

SAF

RDA Q

p214

p215 Título217

Cadena completa

Título

Formato listado

Título

ARC

Frec.

NUC MC

p213

Formato jerárquico Elemento de acceso al registro completo

OSA

p216

3 Título

ONU

Título

PAR ES

Enlace externo

Formato tabla (inf. en columnas)

Archivos

Código de referencia

Formato de Presentación

Tabla 4. Formatos de presentación de resultados

213214215216217

3.3 Visualización de registros completos La última fase del proceso de búsqueda es el acceso al registro íntegro de la unidad de descripción. El registro debe ser una representación completa y precisa de la unidad, suficiente para permitir al usuario decidir si la consulta de la documentación merece la pena. En este proceso cobran importancia tres factores: 1) qué información registró el archivero, 2) cómo la registro; y 3) cómo se visualiza. Los dos primeros factores (qué información registró el archivero y cómo lo hizo) dependen de la capacidad de análisis y síntesis de la persona responsable de la elaboración de la representación de la unidad de descripción y de las reglas o normas empleadas en el proceso de almacenamiento, pero ambos aspectos escapan al alcance de este trabajo. En cuanto a la forma de visualización de los registros, los sistemas analizados presentan la información de dos modos: agrupada por áreas o bloques de datos, o en un secuencia correlativa única. Independientemente de la disposición de la información, en ambos casos los datos aparecen etiquetados. Algunos sistemas 213 La información sobre archivos y fondos se presenta con un formato de lista en una página previa. 214 Presenta un formato de listado con toda la información en una sola cadena de caracteres. 215 La información se presenta etiquetada, estructurada en campos diferentes, a la que se añade un enlace independiente. 216 No está etiquetado pero todas las entradas responden a una estructura similar. 217 También incluye acceso al fondo de procedencia.

218

Archivos y Documentos Electrรณnicos

cuentan con una forma de visualizaciรณn mรกs compleja. Por ejemplo en la base de datos ARC, de los Archivos Nacionales estadounidenses la informaciรณn se encuentra agrupada en cuatro grandes bloques destacados con pestaรฑas que deben ser seleccionadas por el usuario (details, scope&content, archived copies, hierarchy), dentro del primer bloque, details, el cual presenta la informaciรณn descriptiva bรกsica, los datos se muestran agrupados de forma grรกfica. Otros sistemas, como el de los Archivos Nacionales britรกnicos, permiten al usuario visualizar la informaciรณn con dos formatos: abreviado o completo. El formato abreviado muestra los elementos en una secuencia correlativa. Por el contrario, el formato completo muestra los elementos agrupados por รกreas. Formato de Presentaciรณn Agrupado por รกreas

Archivos PAR ES

ONU

Secuencia correlativa de elementos Etiquetado

OSA

NUC MC

SAF

RDA Q

p p

ARC

p p

Tabla 5. Formatos de presentaciรณn de los registro

Del mismo modo que ocurrรญa en la visualizaciรณn de los resultados, en la visualizaciรณn de los registros es fundamental ofrecer informaciรณn sobre el contexto jerรกrquico en que se encuentra la unidad de descripciรณn para facilitar su comprensiรณn a los usuarios. La mayor parte de los sistemas analizados proporciona la cadena jerรกrquica completa de niveles (desde el nivel mรกs amplio hasta la unidad descrita, pasando por todos los intermedios), pero el modo de presentaciรณn de la informaciรณn puede revestir alguna de las siguientes formas: 1. 2. 3. 4.

Texto con sangrado. Texto etiquetado Texto etiquetado y sangrado. Esquema de iconos y texto

219

Memorias Seminario Internacional

4. CONCLUSIONES Las características de la muestra de sistemas analizados (un número reducido, pero de sistemas de calidad), permite, tan sólo, obtener conclusiones parciales, que, en algunos casos, bien pudieran tomarse como recomendaciones, y que enunciamos de forma sintética. 1. Existe diversidad en los formatos de presentación de información, aunque también es posible advertir el respeto a los principios de la descripción multinivel. Dicho de otro modo, existe un modo uniforme de descripción que reviste varias formas de presentación. 2. Debido a lo anterior, es aconsejable establecer pautas comunes para unificar la presentación de las descripciones. En este sentido las recomendaciones de la IFLA para la visualización de la información en los catálogos bibliográficos pueden resultar un modelo a seguir218. 3. Conviene valorar la aplicación de nuevas herramientas informáticas a la búsqueda y recuperación de información de los archivos. La web 2.0 ha supuesto un cambio en el modelo de comunicación a través de Internet, tal como señala Julio Cerdá, se ha pasado de un modelo de carácter unidireccional (emisor-receptor) a un modelo de carácter multidireccional (todos somos emisores y receptores de información)219. En este nuevo modelo los usuarios de los archivos pueden superar la tradicional postura pasiva que adoptaban cuando actuaban como meros receptores de información, pasando a participar activamente, como receptores-emisores de información, proporcionando información de ayuda para otros usuarios o para el propio archivo, o participando, incluso, en la creación de archivos virtuales220. Parece conveniente, por tanto, valorar la aplicación a los archivos de herramientas de intercambio de información como redes sociales, foros, blogs, wikis... 218 Guidelines for Online Public Access Catalogue (OPAC) Displays. Final report May 2005. München: Saur, 2005. 219 CERDÁ DÍAZ, Julio. Archivos locales en la red..., loc.cit., p. 163. 220 Un ejemplo de participación activa de los usuarios en la creación de un archivo virtual es el Archivo fotográfico de la Comunidad de Madrid, formado a partir de las fotografías remidas de forma particular por los ciudadanos de la Comunidad de Madrid. Archivo fotográfico de la Comunidad de Madrid [en línea]. Madrid: Comunidad de Madrid. <http://www.archivofotograficodemadrid. com/web/index_bueno.php> [Consulta: 22 de enero de 2009].

220

Archivos y Documentos Electrónicos

4. Es aconsejable profundizar en la investigación de nuevos modos de visualización de la información. Experiencias de visualización multidimensional, como la desarrollada por la Universidad de Glasgow221, o proyectos de carácter colectivo, como QVIZ222, apuntan líneas de investigación en constante desarrollo. 5. Conviene también profundizar en la realización de estudios de usuarios para conocer cuál es su opinión en relación con los sistemas de recuperación existentes y determinar cuáles son los sistemas que mejor se adaptan a sus conocimientos223.

5. BIBLIOGRAFÍA BARBADILLO ALONSO, Javier. La Descripción Archivística Normalizada: ISAD(G). Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2006. BARROSO ARAHUETE, Anabella. “Las ventajas de compartir archivos en la web: el servicio digital del AHEB-BEHA”. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8ª. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragón, Departamento de Educación, Cultura y Deporte; Diputación Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red p. 201. CERDÁ DÍAZ, Julio. “Archivos locales en la red: el futuro en la red”. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8ª. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragón, Departamento de Educación, Cultura y Deporte; Diputación Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red. CERDÁ DÍAZ, Julio. “Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos de archivo: propuesta metodológica” [en línea] <http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/ assoc/HASH3820. dir/doc.pdf> [Consultado: 15 de enero de 2009].

221 Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids [en línea]. University of Glasgow, Humanities Advanced Technology & Information Institute. <http://www.hatii.arts.gla.ac.uk/ research/visual/visual.htm> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] 222 QVIZ: Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics [en línea]. Umea: Umea University <http://www.qviz.eu> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] 223 Algunos trabajos han llamado ya la atención sobre esta cuestión, una revisión sobre el tema se puede encontrar en: HARRIS, Carolyn. “Archives users era: a review of current research in the digital trends” [en línea]. Dalhousie Journal of Information & Management. Spring 2005, vol. 1, nº. 1 <http://djim.management.dal.ca/issues/ issue1_1/harris/index.htm> [Consulta: 24 de febrero de 2009]

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Memorias Seminario Internacional

Charte de Parme [en línea]. Version finale 19 novembre 2003 <http://www.minervaeurope.org/ structure/nrg/documents/ charteparma031119final-f.htm> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. Declaración de principios sobre la descripción archivística. Primera versión revisada. Ottawa: Secretaría de la Comisión sobre normas de descripción, 1992 DELGADO GÓMEZ, Alejandro. Normalización de la descripción archivística: introducción a EAD. 2ª ed. corregida y actualizada. Cartagena: Archivo Municipal: 3000 Informática, 2005. FERNÁNDEZ MOLINA, Juan Carlos; MOYA ANEGÓN, Félix de. Los catálogos de acceso público en línea: el futuro de la información bibliográfica. Málaga: Asociación Andaluza de Bibliotecarios, D.L. 1998, p. 87-101 FOX, Michael J. “Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripción: encajando las piezas”. En: CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN (5º. 2008. León). Ahogados en un mar de siglas. Salamanca: ACAL, 2008, p. 19-49. Guidelines for Online Public Access Catalogue (OPAC) Displays. Final report May 2005. München: Saur, 2005. HARRIS, Carolyn. “Archives users era: a review of current research in the digital trends” [en línea]. Dalhousie Journal of Information & Management. Spring 2005, vol. 1, nº. 1. <http:// djim.management.dal.ca/issues/ issue1_1/harris/index.htm> [Consulta: 24 de febrero de 2009] ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. 2ª ed. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdirección General de los Archivos Estatales, 2000. ISDF: Norma Internacional para la descripción de funciones [en línea] Elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales, Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. París: Consejo Internacional de Archivos <http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva. pdf> [Consulta: 19 de enero de 2009]. KRAUSE, Magia Gethu; YAKEL, Elizabeth. “Interaction in Virtual Archives: The Polar Bear Expedition Digital Collections Next Generation Finding Aid”. The American Archivist. 2007, vol. 70, nº 2, p. 282-314. MARCHIONINI, G. Information seeking in electronic environments. Cambridge: University Press, 1995. Cit. por: MARCOS MORA, María del Carmen. Interacción en interfaces de recuperación de información: conceptos, metáforas y visualización. Gijón: Trea, 2004, p. 195-196. MARCOS MORA, María del Carmen. Interacción en interfaces de recuperación de información: conceptos, metáforas y visualización. Gijón: Trea, 2004.

222

Archivos y Documentos Electrónicos

Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids [en línea]. University of Glasgow, Humanities Advanced Technology & Information Institute. <http://www.hatii.arts.gla. ac.uk/research/visual/ visual.htm> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] Open Archives Initiative [en línea]. <http://www.openarchives.org> [Consulta: 22 de febrero de 2009] QVIZ: Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics [en línea]. Umea: Umea University <http://www.qviz.eu> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] SENÉCAL, Sylvain. “The effect of the Web on Archives”. Archivaria. 59, p. 146-149. Statement of Principles for the CUSTARD Project [en línea]. Chicago: The Society of American Archivists, [2003]. <http: //www.archivists.org/news/custardproject.asp> [Consulta: 20 de febrero de 2009]. YAKEL, Elizabeth. “Archives in the Era of Accessibility”. Lligall, 2005, nº 23, p. 117-132.

223

LOS LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS DIGITALES. Propuesta del Proyecto InterPARES Por. Alicia Barnard Amozorrutia Consultora en Archivos barnard.alicia@gmail.com

u RESUMEN Se extraen los principales factores a considerar en la preservación de archivos digitales propuestos en los Lineamientos para los Preservadores. Preservación de documentos digitales de archivo: Lineamientos para las organizaciones224 (Los Lineamientos) por el Proyecto Internacional Investigación sobre Documentos de Archivo Permanentes en Sistemas Electrónicos (InterPARES, por sus siglas en inglés, acrónimo que también significa “entre pares”) 1999-2012. Para ello se introducen conceptos sobre archivos digitales de importancia para la comprensión de los Lineamientos así como los temas que se abordan en los mismos tales como el manejo de la cadena de preservación, la valoración, adquisición o recepción de archivos digitales para su preservación permanente, la preservación de los archivos transferidos así como la emisión de copias o acceso archivos digitales con valor permanente.

224 InterPARES 2. Preserver Guidelines - Preserving Digital Records: Guidelines for Organizations. http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2(pub)preserver_guidelines_ booklet.pdf Consulta febrero 15, 2009

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Memorias Seminario Internacional

u INTRODUCCIÓN Durante el desarrollo de la 2ª.etapa de InterPARES, el grupo fuerza de tarea del dominio 3, orientado a la investigación sobre métodos valoración y preservación225 llevó a cabo un análisis de los casos de estudio realizados en los enfoques establecidos en esta etapa del proyecto: e.gobierno, artes y ciencia, para lo cual elaboraron un cuestionario específico relacionado con las prácticas de valoración y preservación, con el propósito de obtener información acerca de estas prácticas. Para los propósitos de este grupo de fuerza de tarea los estudios generales realizados durante el proyecto también fueron relevantes. Dentro de los hallazgos más importantes se encontró que a pesar de la existencia de ciertas prácticas de preservación, prevalece la falta de estrategias o métodos para ello, principalmente se detectó un descuido en la preservación de archivos digitales en el largo plazo226. Estos resultados fueron encontrados de forma repetida a lo largo de los diferentes estudios y enfoque. De lo anterior, es que el Grupo de Fuerza de Tarea del Dominio 3 elaboró los Lineamientos para el Preservador el cual refleja dos perspectivas: •

Acciones a considerar para evitar ciertos problemas encontrados en los casos de estudio con mayores problemas.

•

Acciones para ser tomadas en cuenta en los temas de preservación y valoración identificados en las investigaciones de InterPARES 2.

Para ubicar el contexto de esta presentación, conviene revisar ciertos conceptos. La base de datos de Terminología de InterPARES define a la preservación como “Los principios, políticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilización física y tecnológica y la protección del contenido 225 Luciana Duranti and Randy Preston, eds., International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records. (Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008), electronic version. http:// www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_book_complete.pdf Consulta, febrero 15, 2009. Para mayor información sobre los hallazgos y estudios realizados respecto de valoración y preservación revísese el reporte elaborado por Ivette Hackett: Methods of Appraisal and Preservation. Domain 3 Task Force Report. p. 160-192. Consulta, febrero 15, 2009 226 Ibidem. 2 pp. 173-175

226

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intelectual de los materiales (datos, documentos o documentos de archivo)227”. Es así que las investigaciones hasta ahora realizadas tienen como propósito la búsqueda de soluciones para la preservación de archivos digitales, sea cual sea su formato, software o sistema utilizado durante su creación, con el propósito de enfrentar a la obsolescencia tecnológica. Por otra parte, se define a un documento de archivo como aquel creado (elaborado o recibido y salvado para una acción futura o como referencia) por una persona física u organización en el curso de una actividad práctica como un instrumento y derivado de esa actividad228. Toda vez que los Lineamientos están orientados a preservar archivos digitales de manera precisa y auténtica al paso del tiempo, la definición de estos conceptos es necesaria. Así por precisión se entenderá al grado que alcanzan los datos, la información, los documentos o los documentos de archivo en cuanto a su exactitud, su forma correcta, su veracidad y el estar exentos de error o distorsión o pertinentes a la materia. La autenticidad es entonces entendida como la cualidad que tiene un documento de archivo para ser lo que pretende ser y estar libre de alteración o corrupción. Para presumir que un documento de archivo digital es auténtico al paso del tiempo se requiere proteger su integridad, esto es, que debe estar completo y sin alteraciones, así como mantener su identidad para lo cual es necesario preservar las características que lo identifican de forma inequívoca y lo distinguen de cualquier otro documento de archivo229. También es 227 InterPARES 2 Terminology Database. http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm Consulta, enero 20, 2008 228 Nota. En el contexto de este trabajo los conceptos “documento de archivo”, “documento electrónico de archivo” o ”documento digital de archivo”, o en su forma genérica “archivos digitales” serán utilizados indistintamente. En el diccionario de la base de datos de terminología de InterPARES se define al documento digital de archivo “como aquel que ha sido capturado y fijado para su almacenamiento y manipulación en un sistema de computadora y que requiere el uso del sistema para ser inteligible por una persona”. Otra definición del mismo diccionario dice que se trata de “un documento de archivo cuyo contenido y forma están codificados mediante el uso de valores numéricos discretos (tales como valores binarios 0 y 1), en lugar de un espectro continuo de valores (tales como aquellos generados por un sistema análogo)”. También en la misma base se localiza la definición de documento electrónico de archivo: Documento de archivo analógico o digital que es transportado por un conductor eléctrico y requiere del uso de equipo electrónico para ser inteligible por una persona. InterPARES 2 Terminology Database. http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm Consulta, enero 20, 2008 229 Ibid. 4. Para mayor información sobre la confianza en un documento de archivo revísese la ontología correspondiente que se localiza en la base de datos de terminología de InterPARES.

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importante referirnos al concepto autenticación. Los procesos archivísticos desde su creación y, en su caso, hasta llegar a un archivo histórico son responsabilidad de diferentes personas, el autor, los responsables de su conservación o archivistas en sus etapas activa y semiactiva y, en su preservación permanente, el archivista de un archivo histórico quien dentro de sus funciones está la de certificar sobre la autenticidad de los documentos que se encuentran en los fondos, según las disposiciones aplicables en su institución, en si mediante la autenticación se trata de probar que el documento de archivo es lo que se propuso ser en un momento en el tiempo. Los Lineamientos establecen en su primera sección “Manejar un esquema de cadena de preservación” el cual involucra aspectos relacionados con requisitos, diseño e instrumentación del esquema de la cadena de preservación que comprende los elementos de la política, estrategia, metodología, entre otros, para manejar los documentos digitales de archivo, mismos que se comentan enseguida230. 1. Establecer el alcance y objetivos en los programas de preservación digital. Los responsables de preservar archivos digitales requieren determinar los objetivos del acervo digital y su alcance en términos de las características de los materiales a preservar y de los usuarios. No es lo mismo la preservación de de archivos digitales que contienen texto a aquellos de tipo multimedia. Asimismo, es importante tomar en cuenta a los usuarios, algunos pueden contar con los conocimientos técnicos útiles para en acceder a materiales digitales tecnológicamente complejos, pero la mayoría del público requerirá mecanismos amigables de acceso. En el desarrollo de programas es importante tomar en consideración los esfuerzos realizados sobre la preservación en diferentes proyectos. Por ejemplo, en el caso del desarrollo de políticas, el Esquema de principios desarrollado por InterPARES 2231 puede ser de utilidad, en cuanto a un programa de funciones de preservación podría consultarse la ISO de Sistema Abierto de Información 230 Ibid. 2. Sobre los studios de modelaje de la cadena de preservación, revísese el Reporte elaborado por Terry Eastwood y Randy Preston: Modelling Digital Records Creation, Maintenance and Preservation. Modelling Cross-domain Task Force Report: Chain of Preservation Model, pp. 203239 231 Productos del Proyecto InterPARES 2. Policy Framework - A framework of principles for the development of policies, strategies and standards for the long-term preservation of digital records. http://www.interpares.org/ip2/ip2_products.cfm. Consulta, enero 15, 2009

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Archivística (OAIS, por sus siglas en inglés)232; al igual que la Lista de Auditoría para Certificar los Repositorios Digitales, desarrollados por la Fuerza de Tarea de Repositorio Digital de la Oficina de Archivos Nacionales de Estados Unidos233. 2. Adquisición de recursos. Cualquier plan de preservación digital requiere de recursos. En los lineamientos se establecen las siguientes opciones: • • •

Asignación de recursos. Reasignación de presupuesto Financiamiento externo.

3. Enfoque sobre archivos digitales. Los programas y recursos de preservación deben orientarse a los archivos nacidos digitalmente, no a aquellos que han sido digitalizados. Es muy probable que el formato tradicional sobreviva a su par digitalizado, de ahí la conveniencia de que los archivos en formato tradicional se conserven como tales y cuando los mismos sean digitalizados, este proceso tenga como propósitos la divulgación y acceso de los mismos, más que para su preservación. 4. Orientación a los creadores. Debido a que la cadena de preservación de los documentos de archivo se inicia a partir de su creación conviene que los preservadores ofrezcan orientación y asesoría a los responsables de los sistemas de creación y mantenimiento de los mismos. Según el papel que juega el preservador esto puede llevarse a cabo desde un archivo general, a través de un grupo de interés, o instituciones de gobierno o mediante la diseminación al público el general a fin de llegar a las personas u organizaciones cuyos archivos están sujetos a la regulación del preservador. 5. Promover el buen ejemplo. Para el preservador es importante impulsar un ambiente apropiado en la creación y mantenimiento de documentos de archivo digitales que le apoyen al evaluar la autenticidad de los mismos, mediante los Requisitos de Referencia para la Presunción de Autenticidad234 desarrollados por InterPARES, acerca de los cuales me referiré más adelante. Otros elementos de importancia a considerar son: 232 ISO 14721:203 disponible en http://www.iso.org/iso/home.htm Consulta en enero 15 2009, 233 Disponible en: http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf. Consulta enero 25, 2009 234 Disponible en http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf. Consulta enero 25, 2009

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• • •

La capacitación de archivistas en las tecnologías que ofrecen a los creadores de documentos de archivo. Tomar en cuenta la visión del usuario es relevante ya que puede ofrecer soluciones y permite conocer acerca del a operación diaria. Los bancos de prueba para evaluar innovaciones o el desarrollo de prototipos, son también elementos útiles para el control de los documentos de archivo que se crean y mantienen.

6. Desarrollar procedimientos. Será necesario elaborar los procedimientos para establecer los controles sobre la transferencia, mantenimiento y reproducción de los documentos de archivo, incluyendo aquellos utilizados para transferir los documentos de archivo, así como para mantenerlos y reproducirlos de tal forma que cumplan con los Requisitos Base de Referencia para sustentar la producción de copias auténticas de documentos digitales de archivo desarrollados por InterPARES que consisten en demostrar que se cuenta con: •

Control sobre la transferencia, mantenimiento y reproducción de los documentos de archivo, para garantizar la identidad e integridad de éstos, específicamente se tiene evidencia de que existe: - Custodia ininterrumpida de los documentos de archivo - Implementación de procedimientos de seguridad y control - El contenido del documento de archivo, sus anotaciones y elementos de la forma documental permanecen sin cambio después de la reproducción

•

Documentación de la reproducción y sus efectos - Los datos de la reproducción y el nombre del responsable - La relación entre los documentos de archivo que fueron transferidos y las copias producidas por el preservador - El impacto de los procesos de reproducción en su forma, contenido, accesibilidad, y - Cuando se tiene conocimiento de que la copia de un documento de archivo no reproduce completa y fielmente los elementos que expresan su identidad e integridad se pondrá disposición del usuario la información que documente este hecho.

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7. Descripción Archivística. Descripción de fondos incluye en el ambiente electrónico, además de la información jurídico-administrativa, de procedencia, procedimental y contexto documental, la correspondiente a los cambios que los documentos electrónicos de archivo han sufrido desde su creación. 8. Instrumentar estrategias de mantenimiento. Los sistemas de administración documental (i.e. de creación y mantenimiento), así como los sistemas de preservación que se localizarán en los archivos históricos requieren contar con los mecanismos de mantenimiento que permitan instrumentar las estrategias de preservación a largo plazo o permanente. Dentro de las principales se encuentran las siguientes: • Ubicar responsabilidades • Suministro de infraestructura técnica apropiada • Implementación de un plan para el sistema de mantenimiento, soporte y reemplazo • Implementación de un plan para la transferencia de los documentos de archivo a un medio nuevo de almacenamiento en forma regular • Adopción de condiciones de manejo y almacenamiento apropiadas para el medio de almacenamiento * Redundancia y respaldo regular de entidades digitales * Establecimiento de un sistema de seguridad * Plan de desastres. Los Lineamientos en su segunda sección se refieren a la valoración documental para la preservación permanente y comprenden ocho aspectos importantes: 1. Realizar la valoración al principio. Dentro de los factores que contribuyen a una mejor preservación de los archivos digitales está el llevar a cabo la valoración y establecer los métodos de transferencia e inclusive identificar las estrategias de preservación con el creador de los archivos digitales al principio del ciclo de vida. 2. Ubicar a dueños múltiples. Cuando se elaboran y comparte el acceso a recursos de datos o en los sitios web donde se localizan los materiales digitales en diferentes niveles, es necesario identificar a los responsables de la función durante el proceso de valoración para evaluar y analizar las ramificaciones que se derivan en términos de preservación, así como evitar duplicidad de archivos.

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3. Evaluar la autenticidad. En el caso de archivos digitales se encuentran dificultades debido a que las entidades digitales son fácilmente duplicadas, distribuidas, renombradas, reformateadas o convertidas, también es fácil falsificarlas sin dejar huella. Ejemplo: por lo general no existen procedimientos claros en la distribución de documentos vía correo electrónico como los existentes en la distribución de correspondencia en formato tradicional. La evaluación de autenticidad de archivos ha sido parte de los procesos de valoración documental en formatos tradicionales. Así, la verificación desde la creación de los archivos hasta su transferencia a un archivo histórico, el conocimiento de prácticas de conservación en las etapas activas y semiactivas y los procedimientos específicos de los cuales se derivan estos documentos de archivo pueden ser de utilidad para evaluar la autenticidad. No obstante, en cuanto a archivos digitales, para identificar la integridad e identidad de los mismos que permitan presumir su autenticidad es importante someterlos a la verificación mediante los Requisitos de Referencia para la Presunción de Autenticidad235, de los cuales a continuación se hace una breve descripción. Para respaldar la presunción de autenticidad es necesario tener evidencia de: •

• • • • •

La expresión de los atributos del documento de archivo y su vínculo a éstos, tales como los nombres de quienes intervienen; acción o materia, fecha de creación y transmisión, clasificación, nombre de la institución, indicación de modificaciones técnicas o de anotaciones (elementos relacionados con la identidad y la integridad de los documentos). Privilegios de acceso, personas autorizadas para crear, mantener, modificar, reubicar o destruir documentos de archivo Procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de documentos de archivo. Procedimientos de Protección de medios y tecnología. Para la prevención del deterioro de los medios y el cambio tecnológico. Las formas documentales reglas según las cuales el contenido del documento de archivo, su contexto administrativo y documental y su autoridad es creado y mantenido. La autenticación de documentos de archivo, disposiciones por parte del creador acerca de aquellos documentos de archivo que requieren ser autenticados, la persona autorizada para ellos y los medios de autenticación.

235 Ibid. 11

232

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• •

La identificación del documento de archivo de autoridad procedimientos para determinar cuál es el documento de archivo de autoridad cuando existan varias copias del mismo. La documentación relevante sobre baja y transferencia de archivos.

4. Documentar la evaluación de autenticidad. Un reporte de valoración de archivos digitales que garantice su identidad e integridad deberá cumplir con los requisitos de autenticidad ya mencionados anteriormente. 5. Monitorear los documentos identificados para su preservación en el largo plazo. El monitoreo durante las etapas activa y semiactiva de los archivos digitales permite revisar, junto con el creador, la presencia de posibles cambios que pueden afectar su estabilidad tales como: • La actualización de software o hardware, una actualización puede afectar en el rediseño del sistema e impedir la separación de archivos activos de aquellos seleccionados para su preservación en el largo plazo; • También los cambios dentro de las instituciones y en los sistemas de gestión de archivos digitales pueden conducir a cambio en el uso de las aplicaciones de cómputo o, en otro caso, cuando los responsables del rediseño del sistema, por cambio de funciones, no están enterados del requisito de transferir los archivos digitales. • Otro problema es el que se presenta debido a que los documentos de archivo no están bien identificados o se encuentran almacenados en ubicaciones inseguras. Estas situaciones se presentan, por lo general, debido a la falta o escaso conocimiento de las tecnologías de la información (TI) por parte de los archivistas y la carencia de conocimiento acerca del contexto organizacional por parte de los responsables de las TI. 6. Actualizar la valoración. A fin de identificar cambios dentro de la organización, disposiciones legales aplicables o en el acceso a los archivos el monitoreo periódico permitirá llevar a cabo una actualización del proceso de valoración. 7. Identificar a todos los componentes digitales. En el ambiente digital los archivos se encuentran prácticamente desmantelados en una serie de componentes digitales, por lo que para su extracción del sistema en el que fueron creados es necesario asegurar que los componentes esenciales sean identificados y que las relaciones implícitas se encuentren descritas de

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manera explícita en los metadatos antes de su transferencia. Esto con el fin de que los mismos puedan reensamblarse para su reproducción. 8. Determinar la viabilidad de la preservación. Esto implica una investigación cuidadosa de los requisitos técnicos para la preservación, su costo y entender el compromiso que se adquiere al recibir archivos digitales para su preservación permanente. Actualmente el estado de la preservación de archivos digitales significa que los costos deben ser vistos como recurrentes. Recopiar archivos de un transportador físico a otro será una actividad necesaria en la medida en la que el formato seleccionado se hace obsoleto. La conversión de formatos de archivo será requerido cuando la obsolescencia lógica amenaza la lectura del contenido. También puede requerir medidas muy complejas para el ambiente tecnológico así como de los recursos del área que los preservará. Las estrategias de preservación pueden variar en costo y los resultados pueden ser diferentes. Dentro de las estrategias identificadas en los lineamientos se encuentran: •

El uso de estándares. • Formatos de autodescripción (preservación de objetos persistentes, marcado). • Encapsulación • Restricción del rango de formatos para ser utilizados • Conversión (transferencia de los documentos de archivo de una generación de hardware o software)

•

Estrategias de preservación • Dependencia tecnológica o Preservación tecnológica o Confianza en la compatibilidad de versiones previas o Reingeniería de software o Pantallas y conversión en el punto de acceso. o Emulación

•

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Aproximaciones no digitales. Copia en medios analógicos relativamente estables tales como papel o microfilmación, lo cual destruye cualquier funcionalidad proporcionada por el software.

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•

Restauración de datos (arqueología digital) Recuperación de documentos de archivo como bits de medios físicos y su restauración para la inteligibilidad de los documentos de archivo.

La sección tres de los Lineamientos está orientada a la transferencia de los archivos digitales a un archivo histórico e implica: 1. Desarrollar un plan compartido de transferencia entre el creador o responsable de los archivos y el preservador a fin que entre ambos se contemplen recursos y requerimientos de hardware y software especial, o aquellos necesarios para reingresar a sistemas obsoletos o extraer archivos digitales inactivos de sistemas operacionales. 2. Cumplir procedimientos estandarizados, los cuales deben incluir: • • • •

Procedimientos desarrollo, implementación y monitoreo para registrar la transferencia Verificación de la autoridad responsable de la transferencia Examen de los documentos de archivo para determinar si éstos corresponden a los documentos de archivo que se seleccionaron para su transferencia Transferencia de los documentos de archivo.

En el proceso de transferencia también conviene verificar que los metadatos relacionados con la integridad e identidad sean transferidos junto con los documentos de archivo y que están vinculados a éstos, de igual manera se revisará que los archivos se entreguen con la documentación técnica y administrativa mediante los cuales fueron creados. 3. Conservar el formato lógico236 más antiguo disponible. El formato lógico mediante el cual los documentos de archivo fueron creados o mantenidos por el creador deberán mantenerse por el preservador cuando sea posible, esto además de la copia de preservación o referencia generada después de la transferencia. Lo anterior a fin de estar en posibilidades de reiniciar el proceso 236 Formato lógico. El arreglo organizado de datos en medios electrónicos que asegura que las estructuras de control de datos y archivos sean reconocidas y recuperables por un sistema operativo huésped de una computadora. Hay dos formatos lógicos comunes para archivos y directorios ISO 9660 para CD ROM’s y Formato Universal de Disco (UDF por sus siglas en inglés) para DVD’s.

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de preservación de la copia de autoridad del creador en caso de que las estrategias de preservación fallaran, como en el caso de una ruta específica de conversión. 4. Evitar duplicados. Es necesario que existan procedimientos para asegurar que los archivos digitales de series específicas sean transferidas una sola vez con el fin de evitar el esfuerzo de duplicación. 5. Documentar todo proceso de transferencia. Los documentos de la transferencia deben incluir: • • • • • •

Procesos particulares aplicados a los archivos Cuáles archivos fueron procesados Fecha de realización del proceso Nombres de las personas que realizaron los diferentes pasos del proceso Impacto de los procesos desarrollados en cuanto a la forma, contenido, accesibilidad y uso de los archivos Descripción de cualquier daño, pérdida u otros problemas encontrados como parte del proceso.

En su sección cuatro los Lineamientos establecen elementos a considerar en la preservación de los archivos transferidos. Los archivos que se transfieren a un archivo para su preservación en el largo plazo estarán a cargo de un custodio confiable, sea en una unidad dentro de la organización o fuera de ésta. Estos deberán estar ubicados en un sistema de preservación de confianza237. 1. Descripción a los documentos de archivo. Además de la descripción de los contextos jurídico administrativo, de procedencia, procedimental y documentales de los archivos digitales, ésta deberá ahora incluir información acerca de los cambios que los archivos digitales han tenido desde su creación, así como una descripción de los procesos de preservación. En la descripción también se incluirán los procesos de preservación basados en las relaciones de los componentes digitales. 237 Sistema de preservación de confianza. Un sistema que incluye las reglas- las herramientas y mecanismos utilizados para implementar esa reglas- que regulan el mantenimiento permanente intelectual y físico y el uso de los documentos de archivo que están bajo la custodia del preservador y que proporcionan una probabilidad circunstancial de la autenticidad de los documentos de archivo dentro del sistema.

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2. Identificar ramificaciones legales derivadas de las acciones de preservación. En este caso será necesario revisar las disposiciones sobre derechos de autor en cuanto a la emisión de copias de los archivos y del software, ya que en la conversión de un formato fuera del ambiente de una licencia podría involucrar al preservado en acciones ilegales. 3. Confirmar la efectividad de la estrategia de preservación seleccionada. Como se vio anteriormente existen diferentes estrategias de preservación. Al respecto es importante estar al tanto del impacto que pueda tener el proceso de preservación. Por ejemplo, defectos en la aplicación del software y variaciones en la funcionalidad de las versiones puede tener consecuencias cuando se aplica a un nuevo grupo de archivos. Como parte de esta actividad el seguimiento a los componentes digitales debe ser constante ya que el cambio en un componente puede afectar a un segundo o la relación entre dos componentes esenciales y su habilidad para interactuar. 4. Mantener un almacenamiento adecuado. Es ampliamente reconocido el principio preservación que mantener un ambiente apropiado y consistente para almacenamiento de archivos digitales (temperatura, humedad relativa) es lo más caro en la preservación a largo plazo. De ahí que el ambiente debe ser monitoreado constantemente y las lecturas revisadas periódicamente. Finalmente en su sección 5 se establecen los elementos para dar acceso a los documentos de archivo. 1. Explicar cómo fueron elaboradas copias de referencia. Documentar la relación entre los documentos transferidos por el creador y cualquier copia producida por preservador es una actividad necesaria, también medidas de control en la reproducción de copias y su monitoreo para asegurar que el contenido de los documentos de archivo reproducidos no tiene cambios. Esta actividad debe considerarse como un proceso transparente de reproducción libre de fraude o engaño. 2. Explicar cuáles son los requisitos técnicos para acceso. Esto permitirá establecer los servicios de referencia de acuerdo con los diferentes tipos de usuarios y las características de archivos a consultar. Mientras el acceso archivos digitales en texto es fácilmente accesible, no lo es el caso de archivos digitales que fueron generados en sistemas complejos y que requieren aplicaciones

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especiales para su acceso; por ejemplo si no se cuenta con software adecuado no será posible abrir un archivo multimedia. Por otra parte, en el largo plazo no solo se guardan archivos digitales con valor histórico, también se pueden conservar archivos digitales de carácter confidencial o reservado por las instituciones. Este resumen de los Lineamientos para los preservadores de archivos digitales en el largo plazo ha tenido como propósitos: difundir los hallazgos del proyecto InterPARES, pero sobretodo hacer conciencia de la complejidad que implica el preservar archivos digitales y la urgencia en llevar a cabo actividades conducentes a profundizar en la investigación, el desarrollo de políticas y estrategias, así como en la instrumentación de estrategias la capacitación en el trabajo para archivistas y profesionales de las TI, formación profesional y, no menos importante la divulgación sobre temas como este a fin de que autoridades, funcionarios y auditores consideren, dentro de sus planes y proyectos, la preservación de los archivos digitales como un factor estratégico en cuanto a la transparencia, el acceso a la información la rendición de cuentas y para la memoria de las instituciones y los pueblos.

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GESTIÓN DIGITAL de documentos electrónicos Por. Hugo Carrión Gordón238 IMAGINAR, Centro de Investigaciones hcarrion@imaginar.org Quito, Enero de 2009

u RESUMEN Si bien el conjunto de normas, prácticas y herramientas para la administración del ciclo de vida del documento de archivo, conocido como gestión documental, es un concepto casi tan antiguo como la noción misma de documento, su evolución ha respondido al innegable crecimiento en la cantidad y complejidad de los documentos que se generan en las organizaciones.238 Tan innegable como este crecimiento de la producción documental, es también el hecho de que las organizaciones empiezan a vivir casi exclusivamente en un ambiente informatizado, en donde la información digital y las redes de comunicación parecen estar omnipresentes en la vida diaria de la sociedad. La llamada Sociedad de la información, ha dejado de ser un slogan y empieza a ser una realidad tangible incluso en los lugares más apartados. La demanda de la automatización en la gestión de documentos es también consecuencia de las tecnologías disponibles y de la cultura en que se desarrollan 238 Ingeniero Electrónico en Telecomunicaciones. Tiene una maestría en gestión de Ias comunicaciones y tecnologías de la información. Posee estudios de postgrado en Pedagogía y Gestión de Proyectos. Ha sido consultor para proyectos gestión del conocimiento, preservación de patrimonio digital y gestión documental de archivos electrónicos. Actualmente es asesor de instituciones internacionales en temas de tecnologías de información y comunicaciones.

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las empresas e instituciones. Más aún cuando la mayoría de la información nace en formato digital, la necesidad de la gestión de los documentos electrónicos parece una respuesta natural a lo que algunos autores han llamado universo digital. El presente estudio, analiza la evolución de la producción de información electrónica y la forma en que la gestión digital debe responder a esta evolución. Se analiza los aspectos relacionados con la utilización de formatos abiertos, la digitalización, la convergencia digital, el acceso a la información, la vulnerabilidad, la generación de conocimiento y la preservación del patrimonio digital. En un mundo en donde la economía, la seguridad, la relaciones gobierno – ciudadano e incluso las relaciones personales dependen en gran medida de información en formatos electrónicos, el manejo eficiente de esta información no es una cuestión de moda, sino de supervivencia. Key words: gestión documental, archivos electrónicos, formatos abiertos, preservación digital, interoperabilidad, acceso, seguridad. _____________________________ Hugo Carrión Gordón Ingeniero en Electrónica y Telecomunicaciones graduado en la Escuela Politécnica Nacional del Ecuador. Tiene estudios de postgrado en Gestión de las Comunicaciones y Tecnologías de la Información y un diplomado en Pedagogías Innovadoras. Ha asistido a cursos de especialización, en la Universidad de Arkansas, en el Instituto de Teletécnicas de los Estados Unidos, en la Escuela de Organización Industrial en España y en el Instituto de Administración Pública en Kuala-Lumpur, Malasia. Sus áreas de interés profesional se han desarrollado alrededor de las nuevas tecnologías de información y los sistemas de información gerencial y administración del conocimiento. Al respecto ha desarrollado trabajos de investigación y ha dictado cursos de capacitación. Trabajó en la Secretaría Nacional de Telecomunicaciones en la Dirección de Planificación Estratégica, fue Director de Desarrollo Tecnológico en la Universidad del Pacífico – Escuela de Negocios, Director General de Servicios de Telecomunicaciones de la Superintendencia de Telecomunicaciones y Director de Capacitación y Consultoría del Centro de Estudios para la Comunidad de la Escuela Politécnica Nacional.

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Su experiencia profesional incluye varios trabajos de consultoría y asesoramiento, estudios de ingeniería, desarrollo de planes tecnológicos, auditorías técnicas y elaboración de manuales de procedimientos. Actualmente es consultor de proyectos de gestión del conocimiento, preservación de patrimonio digital y gestión documental de archivos electrónicos para varios organismos internacionales. Ha participado como expositor y conferencista en varios congresos y encuentros internacional sobre gestión documental y tecnología.

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LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS en el modelo estándar de control interno y la norma de calidad NTC-GP 1000 Por. Carlos Alberto Zapata Docente del Programa de Sistemas de Información y Documentación de la Universidad de la Salle. Colombia

u INTRODUCCIÓN El desarrollo de los modelos de gestión administrativa en el sector público en la última década, ha venido presionando un cambio en la estructura de los sistemas de gestión en general y en los sistemas de control en particular, orientándolos principalmente a apoyar el cumplimiento de los objetivos y fines de las instituciones, con el fin de contribuir de una mejor forma a la eficiencia de la administración, reduciendo los riesgos a los cuales se ven enfrentadas las organizaciones de hoy. Con la promulgación de la ley 87 de 1993 que fijo las normas para el ejercicio del control interno en las entidades del Estado, se definieron una serie de “planes, métodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación” que permitieran que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen dentro de las normas legales y las políticas trazadas por la institución. Por su parte la ley 489 de 1998 determino los principios y finalidades de la función administrativa señalando que esta debe satisfacer las necesidades de todos los habitantes y siempre consultando el interés general; entre los principios que fijo la ley están la buena fe, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.

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El decreto 1599 de 2005 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para todas las entidades del Estado, de forma que puedan mejorar su desempeño institucional a partir de la permanente valuación de sus procesos a la luz de las normas constitucionales y legales vigentes; la filosofía del MECI es el control continuo de sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema determinado, centrando su atención en aquellos circuitos en donde se combinan e interactúan. La metodología basada en procesos se basa en la identificación y gestión de numerosas actividades relacionadas entre sí, de forma que los recursos utilizados en su desarrollo se realicen eficazmente. Uno de los principales componentes de todo proceso son los datos, la información y los documentos, los cuales se constituyen tanto en insumos como en salidas que se articulan y vinculan entre sí, mediante circuitos documentales o de información que no puedes desligarse del proceso al cual pertenecen o en el cual interactúan. Lo anterior permite inferir que la información y los procesos están ineludiblemente ligados y que éstos no podrían llevarse a cabo sin la participación o existencia de la primera. Igualmente, con la incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, los procesos se ven afectados de manera directa gracias a la automatización o al uso de sistemas de información para su gestión. En tese escenario donde convergen los sistemas de gestión administrativos, los sistemas de información y la gestión de los documentos, resulta fundamental definir un marco apropiado para el manejo de la información electrónica a partir de la aplicación de estándares, prácticas y mecanismos que aseguren tanto la gestión administrativa en términos de transparencia, eficiencia y economía como la protección de los documentos gestionados como resultado de las diferentes actividades del negocio.

u EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN El modelo estándar de control interno esta compuesto por una serie de subsistemas, componentes y elementos de control, articulados entre si mediante un enfoque sistémico que busca armonizar el desarrollo de cada uno de sus componentes (figura 1)

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MODELO DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SUBSISTEMAS

CONTROL ESTRATEGICO

COMPONENTES AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

•PLANES Y PROGRAMAS. •MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. •ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ACTIVIDADES DE CONTROL CONTROL DE GESTIÓN

•CONTEXTO ESTRATÉGICO. •IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. •ANÁLISIS DE RIESGOS. •VALORACIÓN DE RIESGOS. •POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. •POLÍTICAS DE OPERACIÓN. •PROCEDIMIENTOS. •CONTROLES. •INDICADORES. •MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INFORMACIÓN

•INFORMACIÓN PRIMARIA. •INFORMACIÓN SECUNDARIA. •SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

COMUNICACIÓN PÚBLICA

•COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. •COMUNICACIÓN INFORMATIVA. •MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

AUTOEVALUACIÓN CONTROL DE EVALUACION

ELEMENTOS

•ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. •DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. •ESTILO DE DIRECCIÓN.

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE

PLANES DE MEJORAMIENTO

•AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL •AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN. •EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SCI •AUDITORIA INTERNA •PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. •PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS •PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

Fuente. Alcaldía Mayor de Bogotá. Seminario sobre MECI Y GESTION DOCUMENTAL. 2005

De acuerdo con el esquema anterior, el componente de Información se encuentra ubicado en el subsistema de control de gestión, en el cual se identifican a su vez tres elementos que corresponden a diferentes estructuras de información: información primaria, información secundaria y los sistemas de información. La información primaria corresponde esencialmente a aquella información procedente del medio externo, es decir de las instancias con las cuales una organización esta en contacto permanente; puede tratarse de información estructurada (documentos tales como comunicaciones, cotizaciones, facturas, etc.), o sin estructurar (publicaciones, información procesada, servicios de prensa, etc.). La información secundaria es aquella que se origina y o procesa al interior de la entidad y soporta su gestión y la cual se registra generalmente en documentos. Los sistemas de información corresponden a los recursos tecnológicos utilizados para la generación de información de apoyo a la gestión de operaciones en la organización. Del análisis de este componente y sus elementos, se puede inferir que la gestión de documentos esta imbricada en el centro de la gestión

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administrativa de cualquier organización (figura 2); de esta forma, la producción de documentos en una entidad es el resultado de la relación causa-efecto entre los diferentes procesos realizados para cumplir con los objetivos de una entidad en un modelo PHVA. Sistema de Gestión de la Calidad

Modelo Estándar de Control Interno

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Sistema de Desarrollo Administrativo

Sistema de Gestión Ambiental

Figura 2. La gestión de documentos en control interno (Adaptación del autor a partir del MECI)

Este modelo supone necesariamente una etapa previa en el ciclo vital del documento, la cual ya había sido propuesta en un artículo publicado por ZAPATA en la revista Biblios en el 2003. La planificación del documento hace parte del ciclo PHVA y está vinculada al sistema administrativo de la entidad, a través de sus procesos y procedimientos. La reiteración continua de los procesos en la gestión de las operaciones de una entidad, da lugar a una red de circuitos documentales que se convierten en entrada-salida de un proceso a otro, conformando por acumulación los expedientes que mas adelante formaran las series y subseries documentales, formando así los archivos de la organización (figura 3).

Figura 3. Documentos electrónicos y e-archivos

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En este sistema administrativo documental, cada documento es un eslabón de una cadena, en cuyo proceso de transformación se presentan cíclicamente las diferentes operaciones de la gestión documental: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición. Así las cosas, la relación entre el MECI y la GESTION DOCUMENTAL es doble, por un lado el subsistema de gestión incluye el elemento de INFORMACION como parte del modelo de control interno, en el cual están incluidos los documentos generados y recibidos como resultados de las actividades de la organización; por el otro, tal como se muestra en la figura 4, el MECI establece una seri de procedimientos relativos a la gestión de la información, los cuales buscan un adecuado control sobre cualquier tipo de riesgo asociado a la gestión de documentos.

MECI Y GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para prevenir, detectar y corregir RIESGOS

Procedimientos para el seguimiento de la gestión

Procedimientos para el aseguramiento de la información

Procedimientos para la generación y registro de información oportuna y confiable

Figura 4. Procedimientos para la gestión documental según MECI

La necesidad de implementar mecanismos de control sobre la gestión documental es un imperativo de cualquier organización, pero principalmente en las entidades del Estado, tal como se evidencia en el estudio sobre archivos y corrupción adelantando por el Archivo General de la Nación en el año 2006 y en el se levantaron diferentes mapas de riesgos relacionados con la gestión documental (tabla 1)

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Tabla 1. Factores de riesgo en la gestión documental (Zapata: 2006)

Un elemento fundamental en la aplicación de las normas de control interno en la gestión documental tiene que ver con la necesidad de controlar el entorno tecnológico de la información, el cual gracias a las tecnologías de la información presenta dos dimensiones:

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Archivos y Documentos Electrónicos

1. Una dimensión personal, en la cual los empelados de una organización trabajan en ambientes individuales, en donde el microcomputador es el eje del desarrollo de sus actividades. En este escenarios las personas son responsables por todos los procesos de gestión de los documentos y toma decisiones permanentes sobre la información a su cargo. 2. Una segunda dimensión, la cual se desarrolla en ambientes colaborativos, en donde mas de una persona es responsable por el proceso de gestión de los documentos, teniendo que compartir tanto datos como información y en la cual las decisiones no residen solamente en una persona sino en equipos de trabajo altamente efectivos. En los dos escenarios o dimensiones descritas anteriormente, la gestión de la información paso de estar bajo el control de la ORGANIZACION a manos de las PERSONAS, lo cual generó la pérdida del control sobre la gestión de la información, ocasionando problemas en el desarrollo normal de las actividades de una organización; la razón principal para esta situación es que los empleados de una organización no han sido formados para manejar información sino para el desarrollo de tareas puntuales. Como resultado de esta situación, cientos de empresas no tienen la capacidad para garantizar la gestión adecuada de la información bajo criterios de oportunidad, idoneidad, accesibilidad, confiabilidad, perdurabilidad, lo cual tiene sustento en la falta de un modelo operativo para la gestión de la información electrónica, como el que se describe en la figura 5. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

Aseguramiento de la información Aprovechamiento de la información Resolución de las necesidades del cliente (usuario/ciudadano)

Integración de la información

Acceso

Administración de la relación con el cliente - CRM

Preservación y

Continuidad del Negocio

protección

Centros y Unidades de Información (Archivos, Bibliotecas, C. de Documentación) Administración de la relación con proveedores, clientes y socios Áreas del Negocio

Gestión de

Estrategia de Información

información Política de Información

Gestión del Cambio Administración del negocio

Figura 5. Modelo Operativo para la Gestión de la Información Electrónica (Adaptación del autor del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS (2002))

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Este modelo se apoya en el desarrollo de una cultura corporativa para la gestión de la información y los documentos de una organización así como en la existencia en el mundo de hoy, de estrategias y herramientas de colaboración que han transformado el ámbito de la información hacia los equipos de trabajo; este nuevo entorno de la información genero una transformación profunda no solo en las practicas y métodos para el manejo de la información, sino en las mismas características de esta, toda vez que pasamos de manejar activos físico de información a activos intangibles y por lo tanto invisibles de información (figura 6.)

Figura 6. Nuevo paradigma de la gestión de la información

En este nuevo entorno de la información convergen dos conceptos relacionados con la gestión de información electrónica: documento electrónico y registro electrónico. Un DOCUMENTO ELECTRONICO se puede entender como cualquier información gestionada desde su origen a través de sistemas electrónicos, emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que éste es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con todos los requisitos técnicos, jurídicos y administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administración y frente a terceros, y que se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva electrónicamente durante todo su ciclo de vida. Un REGISTRO ELECTRONICO se podría definir como cualquier información electrónica (documento) emanada de un órgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que es proyectada (iniciada) hasta su perfeccionamiento, gestionada durante todo su ciclo de vida de manera electrónica y que se conserva como un TODO, junto con los demás datos e información con los cuales esta vinculado, a través de meta datos adecuadamente estructurados y preservados.

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Archivos y Documentos Electrónicos

La gestión de documentos electrónicos se basa en la gestión de registros y comprende: • • • • • •

El contenido (información gestionada electrónicamente) El tipo documental (con su estructura diplomática) Las metodologías para su gestión (tecnologías y herramientas) Los metadatos (documento, proceso, contexto, etc.) El entorno tecnológico desde donde fue gestionado (PC, ambientes colaborativos, etc.) El conjunto o corpus documental (serie, subserie, expediente)

Estos elementos deben convertirse en un todo (encapsulado) con atributos y características que le permitan ser gestionado por el archivista, cuyo reto es mantener el vinculo entre cada uno de los elementos. Una buena gestión de documentos electrónicos se debe sustentar en la ejecución o aplicación de tres funciones documentales: • • • • •

Declarar el documento, lo cual implica registrarlo para darle existencia dentro del sistema de gestión documental. Clasificarlo, de acuerdo con una estructura archivística previamente aprobada, preferiblemente automatizada. Aplicar el concepto de record continuum* durante su gestión.239 Controlar la gestión durante todo el ciclo de vida. Mantener la estructura del expediente en segunda y tercera fase.

Así mismo, la gestión electrónica de documentos debe reunir las siguientes funciones: • •

Creación y captura de documentos electrónicos en el SIGD Aplicación de reglas para los documentos (clasificación, retención, conservación)

* Peis Redondo, analiza el concepto de record continuum que concibe la gestión de documentos como un proceso continuo desde el momento de creación del registro; Pederson refiriéndose al mismo concepto dice que “mientras en el modelo del ciclo de vida se puede dar una separación de responsabilidades en la gestión de documentos, en el modelo continuum se da la integración de dichas responsabilidades”. Esta autora describe el continuum como un modelo de gestión relativo al sistema de gestión de registros que es “continuo, dinámico y constante, sin ninguna distinción de fases”

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• • • • • •

Aplicación de reglas para los expedientes (clasificación, retención, conservación) Administración de flujos de trabajo Archivo de la información Gestión de comunicaciones (la Web y el correo electrónico) Sistemas de búsqueda y recuperación documental. Gestión de los formatos de salida de documentos (apariencia)

BONAL especifica cuatro procedimientos para integrar los documentos al sistema de gestión electrónica de documentos: • • • •

Creación y captura de documentos electrónicos mediante el propio sistema. Integración de documentos electrónicos generados desde otras aplicaciones. Conversión de documentos producidos en otros soportes. Integración de documentos procedentes de canales externos.

Para Bonal algunos de los cambios en la forma como la gestión electrónica de documentos afectara la actividad de los archivos y el desempeño de los archivistas son: • • • • • • • • •

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Mayores problemas en las actividades de identificación documental. Aumento en los elementos a analizar en la identificación documental. Dificultades para identificar el organismo productor Mayor facilidad para la realización de transferencias documentales Mejoras en los estándares de descripción, superiores a los niveles actuales que ofrecen los archivos físicos. Necesidad de implementar medidas para preservar y conservar el contenido de los documentos desde su producción. Problemas de acceso al contenido de los documentos ocasionadas por fallas en los sistemas de gestión automatizada Descentralización del contenido que forma un documento (por ejemplo un hipertexto) lo que dificultara su tratamiento. Pérdida de información vital e histórica.

Archivos y Documentos Electrónicos

u CONCLUSIONES El desarrollo de las tecnologías de la información, los avances en la teoría archivística y la aparición de nuevos paradigmas sobre la gestión de la información y los documentos (figura 7), están modificando radicalmente el papel que deben jugar los archivistas en la sociedad de la información; la aparición de conceptos emergentes como e-gobierno, e-administración, e-democracia afectan sustancialmente el valor de la información y los modelos, practicas, herramientas, métodos y procedimientos que se deben aplicar para hacer frente al creciente e invisible volumen de información electrónica, una de cuyas consecuencias, de no ser tratada técnicamente y a tiempo, es la pérdida de uno de los activos mas valiosos de una organización: su información; y con ella la pérdida de la memoria corporativa. Conservación

Creación

G e s t i ó n

d e

D ocumentos

Acceso al documento

Información estructurada

G e s t i ó n

Integrar los meta-datos asociados al documento (de contenido, de contexto, del productor, del proceso, etc.)

d e

Disposición

Almacenamiento y preservación

Registros

Implementación de un entorno colaborativo

Valoración de los documentos y criterios de preservación

Figura 7. Gestión de Registros vs. Gestión de Documentos

Es por ello que debemos coincidir con Martín Becerra cuando afirma que “…las posibilidades materiales de acceso, producción, procesamiento, almacenamiento, distribución, recepción, búsqueda y recodificación de la información, hacen parte de los procesos críticos que involucran el desarrollo de la sociedad de la información”.

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Memorias Seminario Internacional

u BIBLIOGRAFÍA Alcaldía Mayor de Bogota. Secretaría General. Oficina de Control Interno. Gestión documental en el sistema de control interno. Bogota, marzo de 2006. ALVARADO JUÁREZ, Marco Antonio. Sistemas de Gestión Documental. En: http://www.unp. edu.pe/ingindustrial/daiinfo/sisi982/SGD.html ANGOS ULLATE. José María u otro. El impacto de 3W en la evolución y futuro de los centros de Documentación. Zaragoza : Universidad de Zaragoza, 200?. Documento en pdf. BECERRA MARTIN. Sociedad de la información: proyecto, convergencia, divergencia. Bogotá : Norma, 2003. BONAL. José Luis. El documento electrónico y el archivo. En línea [consultado el 28 de agosto de 2008] Berry, Thomas H. Cómo gerenciar la transformación hacia la calidad total. Santafé de Bogotá: McGraw Hill, 1994. 205 p. BUSTELO. Carlota. Seminario sobre aplicación de la norma ISO15489. Bogotá: Universidad de la Salle, 2009. Colombia. Archivo General de la Nación. Gestión documental: Bases para la elaboración de un programa. Bogotá: AGN, 1996. 30 p. CONSEJERIA DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION PUBLICA DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS. Sistema de Información Documental en red de Asturias. Asturias : Dirección de Modernización, 2007. CRUZ MUNDET. José Ramón. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En línea [consultado el 28 de agosto de 2008] 10as JORNADAS ESPAÑOLAS DE DOCUMENTACION. Santiago de Compostela (9 al 11 de mayo del 2007). FESABID. Memorias del Seminario. GALLARDO. Sara. Planes de contingencia. De la teoría a la práctica. En Revista Semana Vol. no. 83 (oct-nov. 2002), p 30-56. GUTIERREZ CUEVAS. Carlos. Conocimiento e información: papel y perspectiva de los C de I en la Sociedad Informacional. Madrid. CINDOC-SEDIC (Mayo 21 de 2002). http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/artículos/43/sgc.htm [consultado el 8 de Enero de 2005]

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López Gómez, Pedro. Identificación y valoración de documentos en España. En: Anales de Documentación. Revista de Biblioteconomía y Documentación., 1 (1998) MARTINEZ. Juan Gaspar. Planes de contingencia. La continuidad del negocio en las organizaciones. Madrid: Díaz de Santos, 2004. 2020 p. ZAPATA CARDENAS. Carlos. Documento electrónico. Bogota: Archivo de Bogota, 2008. ZAPATA CARDENAS. Carlos. Relación entre gestión de documentos y corrupción. Bogota: Archivo General de la Nación. 2006.

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LOS SERVICIOS DIGITALES DE ARCHIVO como medios de difusión de la información Por. Luis Fernando Jaén García jaen66@hotmail.com

u INTRODUCCIÓN En la era de la Sociedad de la Información los archivos están experimentado una serie de cambios vertiginosos en su concepción, finalidad y forma de accionar. De ahí que una de sus metas actuales es la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios, ya que ellos son la razón de la existencia de esos centros archivísticos. Por lo tanto, estos deben establecer una serie de políticas, directrices y actividades para satisfacer los requerimientos informativos de los usuarios internos y externos.240 Por lo anterior, los archivos deben implementar una serie de servicios archivísticos que estén focalizados en los usuarios. Asimismo, tienen que propiciar su proyección a nivel interno y externo para potenciar su fondo documental y la función que ejercen dentro del desarrollo productivo del país. Los avances de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están cada vez mas presentes en el quehacer de los archivos, forman parte del esquema de la aplicación de los procesos técnicos archivísticos, la difusión de archivos y los servicios archivísticos, entre otros. 240 Doctor en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid, España. Profesor en la Sección de Archivística, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica.

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Por lo tanto, este trabajo centra su atención en analizar la incidencia que tienen las TIC en los centros archivísticos, específicamente lo que corresponde a los servicios y la difusión de archivos, todo ello a partir del papel que juegan los medios electrónicos para su elaboración y puesta en práctica; lo que permitirá una mejor y mayor proyección, visibilidad, presencia y posicionamiento a nivel institucional y en el entorno externo en que se desenvuelven.

1. LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS Y EL ENTORNO ELECTRÓNICO Los servicios archivísticos son una gana de actividades identificables e intangibles que permiten satisfacer y responder a las necesidades de los usuarios, éstos deben diseñarse e implementarse sobre la base de una visión de mercado. De ahí que su elaboración tiene que fundamentarse, planificarse y ajustarse a los requerimientos de los usuarios y no al contrario, como ocurre muchas veces, que son los clientes quienes adaptan sus necesidades a lo que ofrece el archivo. Los archivistas deben potenciar la apertura y proyección de los archivos, interna y externamente, a partir de una serie de servicios que requieren elaborar y proporcionar a los usuarios, que acuden a estos centros de información, para satisfacer sus necesidades informativas. Actualmente los servicios que brindan los archivos están subordinados básicamente a la consulta, préstamo y reprografía de los documentos. No obstante, mas allá de esa reducida alternativa existen otras que se deben implementar e incentivar; para potenciar los procedimientos de orientación, servicios y apoyo a los clientes en el uso de los recursos materiales, humanos, tecnológicos, etc., que dispone el archivo para la usabilidad de la información. De esta manera hacer de los archivos entes más dinámicos, visibles e interactivos. El surgimiento y desarrollo de las TIC han propiciado el advenimiento de una serie de servicios archivísticos electrónicos, que tiene como incidencia una mayor cobertura, proyección y permanencia en el tiempo y el espacio.

1.1 Digitalización en la documentación Es evidente que las TIC cada vez ofrecen interesantes oportunidades y alternativas en cualquier campo de acción, por lo tanto, en el quehacer

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archivístico lo mas destacado son las posibilidades de acceso y difusión de la información a través de la Red; tal es el caso de la digitalización de la documentación, que consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de escaneo para su posterior almacenamiento en un soporte óptico o magnético. La digitalización es una excelente alternativa para efectos de conservación y difusión de la documentación, lo cual permite superar las barreras del tiempo y el espacio en cuanto a su preservación y accesibilidad. El desarrollo tecnológico aplicado a los archivos presenta el reto de la implementación de proyectos de digitalización de sus fondos documentales, de esta manera poner al servicio de los clientes parte o la totalidad de la información existente en el archivo. La digitalización de la documentación presenta una serie de ventajas en los ámbitos temporales y espaciales, a saber: •

Ventajas temporal. • Supera barreras de horarios. • Acceso libre y gratuito. • Acceso 24/365.

•

Ventajas espaciales. • No existen limitaciones geográficas. • No hay que desplazarse al archivo. • Ahorro de tiempo y recursos. • Acceso a mayor número de documentos.

Un buen ejemplo de la digitalización de documentos es el Portal de Archivos Españoles (PARES), httpp://pares.mcu.es, que ha sido desarrollado por la Subdirección General de los Archivos Estatales con dos finalidades fundamentales: • •

Proporcionar herramientas de trabajo para la gestión de los servicios archivísticos y el control de los fondos documentales. Servir como plataforma de difusión archivística en la Web241.

241 M. Sánchez Mairena. Pares. Portal de Archivos Españoles, 2008, pág. 1.

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Por su parte, algunos de los servicios que proporciona PARES son los siguientes: • • • • • • • •

Acceso libre y gratuito desde cualquier conexión de Internet. No necesita de inscripción previa. Cualquier usuario puede acceder a sus contenidos y motores de búsqueda. Los documentos son accesibles y publicados por cada archivo conforme se van digitalizando. El usuario externo puede comunicarse con el administrador de PARES mediante el uso de un formulario electrónico. Existe una lista de distribución que informa mediante alertas cualquier novedad en la publicación de documentos o avisos de interés. Agenda de investigador para guardar los resultados de las estrategias de búsquedas. Envío de imágenes por correo electrónico.

Portal de Archivos Españoles, http://pares.mcu.es/

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Ejemplo de un documentos digitalizado del Archivo Histórico Nacional sobre Costa Rica, http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_ servlet?accion=4&txt_accion_origen=2&txt_id_desc_ud=1340140

1.2 Los canales RSS Los archivos RSS (Really Simple Syndication o Sindicación Sencilla), comúnmente llamados feeds RSS o canales RSS, están diseñados para la distribución de noticias o información contenidas en sitios web y blogs. Los RSS se utilizan para suministrar, a usuarios debidamente inscritos, información actualizada. Ello permite distribuir contenidos sin necesidad de un navegador, utilizando un software diseñado para leer los contenidos RSS llamados “agregadores”, es decir, programas capaces de interpretar las fuentes RSS. A través de los RSS el usuario tiene la opción de suscribirse al contenido de una página web o alguna de sus secciones. Dichos contenidos se cargarán

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automáticamente en la computadora u otro tipo de terminal del usuario. El suscriptor recibe la información más actual de forma cómoda y automática, la cual no está limitada únicamente a los archivos de texto, sino que también pueden incluir archivos de audio y vídeo. Entonces, los RSS son un formato basado en XML que permite distribuir aquella información que mejor se adapta a lo que el usuario requiere, para ofrecerla de forma rápida y actualizada. Para identificar en la web los RSS, se utilizan los siguientes íconos:

Algunas de las aplicaciones de los canales RSS en los archivos puede ser para comunicar a sus usuarios sobre nuevas actividades que éste ha incursionado, por ejemplo, es ideal para realizar anuncios sobre los nuevos servicios y productos que se han implementado, fundamentalmente aquellos que se basan en la web. Asimismo, publicitar los programas de difusión del archivo y suministrar información de último momento e interés para los usuarios como directrices, políticas, lineamientos, etc.

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1.3 Los BLOGS Los blog, weblog o bitácora, son sitios web que compilan cronológicamente textos, artículos, fotografías, vídeos, enlaces y comentarios de uno o varios autores y se actualizan periódicamente. Estos se estructuran por entradas o noticias que se ordenan cronológicamente apareciendo primero lo más reciente. Los blogs constituyen un importante instrumento tecnológico para los archivos, pues permite promocionar los servicios que disponen esos centros archivísticos, así como publicitar todas aquellas actividades o programas de difusión que se vayan a realizar. Además, según Virginia Becerril González, sirven de herramienta de colaboración y gestión del conocimiento, o como herramienta de apoyo para la alfabetización informacional y la labor educativa242. Debido a la naturaleza y estructura de los blogs son una excelente vitrina o escaparate para el mercadeo y promoción de los servicios del archivo, ya que su carácter dinámico, la facilidad y la frecuente actualización los convierten en la herramienta perfecta para construir una tablón de anuncio o newsletter para informar a los usuarios de la actividades organizadas, anunciar los cambios o novedades de los servicios243. Los blogs son una herramienta tecnológica de mucho provecho para aquellos archivos pequeños, de bajo presupuesto o que no disponen de personal informático para desarrollar y mantener aplicaciones tecnológicas; pues la facilidad de manejar un programa de creación y publicación de blogs facilita grandemente su divulgación en la Red si necesidad de tener conocimientos de diseño web o HTML.

1.4 Las FAQ Las FAQ (Frequently Asked Questions) o preguntas frecuentes, surgen paralelas a la creación de sitios web de archivos. Éstas responden a políticas de información documental que consiste en anticiparse a las preguntas que de manera reiterativa se producen en los servicios de información o referencia244. Es decir, consiste en una lista de preguntas y respuestas que sobre un mismo asunto hacen frecuentemente 242 V. Becerril Gonzáles y otros. Blogs de Biblioteconomía y Documentación en España, 2006, pág., 604. 243 Ibidem., pág., 604. 244 J. Borrás López; D. García-Matarredona Cepeda y A. Martín Vega. Las FAQs y el servicio de referencia, 1996, pág. 658.

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los usuarios, ya sea dentro de un determinado contexto, un tema en particular, un servicio o en general. Las FAQ se pueden organizar por temas y jerarquizarlas de las más sencillas a las más complejas. Se deben actualizar periódicamente a medida que se presenten nuevas interrogantes. La importancia de las FAQ se puede visualizar de la siguiente manera: • • • • •

Informan de manera concisa a los usuarios sobre cuestiones generales o específicas. Anticiparse a las preguntas y respuestas más reiterativas que se producen en el servicio de referencia archivístico. Ayuda a que los usuarios puedan resolver sus inquietudes por sí mismo. Evita perdida de tiempo y desaprovechamiento de recursos contestando siempre las mismas preguntas. Facilita el trabajo del archivista referencista.

Las FAQ deben ser escritas de forma concisa, al respecto García y Portugal señalan que el referencista puede anticipar y determinar las posibles preguntas, formularlas de manera clara y sencilla, con sus respectivas respuestas completas, en un lenguaje coloquial y directo, de fácil comprensión para el usuario245.

245 I. L. García y M. Portugal. Servicio de referencia. Una propuesta integradora, 2008, pág., 143.

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Servicio de FAQ o preguntas frecuentes del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/preguntasfrecuentes.htm

1.5 Alerta de nuevos ingresos Este servicio, conocido también como alerta informativa o newsletter, consiste en informar a los usuarios sobre los nuevos ingresos o remisiones de documentos que se han integrado al archivo. Este servicio debería estar presente en todo centro archivístico y dirigido a todos los usuarios internos y externo. En cuanto a su presentación, puede ser a partir de un boletín que se envíe por medio de correo electrónico, disponerlo en el sitio web o blog del archivo.

2. LA DIFUSIÓN DE ARCHIVOS Y EL ENTORNO ELECTRÓNICO Los archivos son centros de información que deben estar al servicio de los administrados y la sociedad en general. Por lo tanto, requieren de una mayor proyección interna y externa, es decir, tener una presencia y posicionamiento en el entorno institucional y en el ámbito geográfico de su circunscripción. Los archivos requieren propiciar una mayor integración e interrelación con la institución a la cual están adscritos, es decir, tener una proyección interna para darse a conocer. Por otra parte, tienen que proyectarse externamente, presentado una imagen positiva y transparente de lo que constituye en la actualidad un centro archivístico. De esta manera, hacer llegar a los diferentes colectivos sociales la oferta de servicios y productos que puede proporcionar, la información que contiene y el acceso a la documentación, para así captar nuevos usuarios. Lo anteriormente expuesto es viable de obtener mediante la implementación de programas de difusión, que consiste, según el Diccionario brasileiro de terminología archivística en el “Conjunto de atividades a aproximar o público dos arquivos, por meio de publicações e da promoçaõ de eventos, como exposições e conferências” 246.

246 Arquivo Nacional de Brasil. Dicionário brasileiro de terminologia arquivistica, 2005, pág. 72.

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Existe una gran variedad de programas de difusión que se pueden implementar en los archivos. Todo ello dependerá de la creatividad de los archivistas, de los recursos disponibles, del tipo y particularidades del archivo, de la naturaleza de la documentación y de la finalidad que se quiera percibir. Por la naturaleza de la temática del Seminario y de la ponencia, se analizarán únicamente aquellos programas que permiten la difusión de los archivos desde los entornos electrónicos, es decir, a partir del la utilización de la TIC.

2.1 Exposiciones virtuales Las exposiciones son una de las actividades más desarrolladas en los archivos, actualmente existen dos modalidades: reales y virtuales. En el caso de las virtuales, son diseñadas para instalar en Internet, en el sitio web del archivo o de la institución a la que están adscritos, o bien, en otros soportes electrónicos como CD o DVD. Constituyen un medio eficaz de proyectar los archivos, cuyas temáticas pueden ser muy variopinta y girar en torno a una efeméride, una festividad (nacional, regional o local), natalicio de una personalidad, homenajes, sobre un fondo documental relevante o un tema de actualidad. Las exposiciones virtuales presentan la ventaja de que no requieren de un local, vitrinas, paneles y seguridad. Además, no demandan de mayor inversión económica; son interactivas, llegan a un público más amplio y perduran en el tiempo y el espacio. Asimismo, permiten exponer aquellos documentos que, por razones de seguridad y conservación, no pueden ser mostrados en exposiciones reales; al respecto, Julio Cerdá Díaz señala que el verdadero potencial de la versión electrónica es la información, el volumen ilimitado de recursos que se pueden ofrecer y la enorme visibilidad que se logra247.

247 J. Cerdá Díaz. Las exposiciones documentales. Técnicas y tendencias, 2007, s.p.

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Exposición virtual “Sellos, letras y firmas, signos que revelan historia” del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/letras_firmas.htm

Diversas exposiciones virtuales del Archivo Nacional de Brasil, http://www.exposicoesvirtuais.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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2.2 Servicios educativos o pedagógicos virtuales Consiste en la interacción que se debe acentuar entre los archivos y los centros educativos (escuelas, colegios o universidades), propiciando la dimensión formativa que pueden cumplir esas unidades a partir de la utilización de sus fondos documentales, donde los centros archivísticos se convierten en un producto mas de la oferta pedagógica. A partir de los cometidos curriculares de los centros docentes, el archivista y los educadores pueden planificar dichos servicios y hacer su elaboración virtual en Internet, CD o DVD.

Servicio pedagógico “El Archivo Nacional rescata la fechas patrias” del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/rinedu_principal.htm

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Servicio pedagógico del Archivo General de la Nación de México, http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/ninosagn/ninos.html

2.3 Videos Es un medio audiovisual que permite dar a conocer el archivo en todas sus dimensiones, tales como infraestructura, áreas, servicios y documentación, entre otros. Debe ser animado, claro, conciso y didáctico, así como, no exceder entre los 5 y 10 minutos. Se puede disponer en el sitio web o el blog del archivo.

2.4 Visitas guiadas virtuales Es un medio interactivo para conocer el archivo a través de Internet u otro soporte electrónico como CD o DVD. De forma virtual, a partir del uso de la multimedia, se disponen imágenes fijas y en movimiento del centro archivístico. De esta manera cualquier interesado, desde cualquier parte del planeta, lo puede conocer sin necesidad de desplazarse a él.

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Visita virtual del Archivo General de Indias, http://www.mcu.es/archivos/CE/ExpoVisitVirtual/visitas/indias/indias.html

Visita virtual del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/visita/guia.htm

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2.5 Boletines informativos Es una publicación periódica que recoge noticias sobre actividades propias del archivo, remisiones de documentos, actividades de formación continuada (cursos, congresos, seminarios y talleres), nuevos servicios, recursos bibliográficos, etc. El boletín tiene que ofrecer una imagen atractiva y dirigida a un público especializado o interesado en la materia. Puede ser electrónico y su periodicidad puntual.

Boletín Arxibar del Archivo Municipal de Barcelona http://w3.bcn.es/XMLServeis/XMLHomeLinkPl/0,4022,240827346_462991076_1,00.html

2.6 Sitios WEB Los sitios web constituyen una de las actividades más versátiles de difusión de archivos, gracias a las bondades que presentan las TIC. El diseño de un sitio web requiere de una planificación previa y una estructuración clara. Dentro de los contenidos se debe tener en cuenta la información general y referencial del archivo, tales como reseña histórica, marco filosófico, servicios, instrumentos descriptivos, bases de datos, cuadro de clasificación, reglamentos, programas de difusión y otros asuntos relevantes. Además, se puede disponer información complementaria como recursos y fuentes de información, revistas

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electrónicas, enlaces con asociaciones de archivistas, archivos y organismos internacionales relacionados con la materia.

3. A MANERA DE CONCLUSIÓN Sin partimos de la premisa que en la actualidad la razón de ser de los archivos son los usuarios internos y externos, éstas unidades de información deben implementar una serie de servicios archivísticos que permitan satisfacer las necesidades, demandas y consumo de la información que requieran dichos usuarios. Aunado a lo anterior, la difusión de archivos permite la proyección de estos y su posicionamiento institucionalmente y dentro del contexto externo en que se encuentran circundados. Es decir, la difusión en la alternativa que tiene los centros archivísticos para tener una mayor visibilidad, presencia y prestigio como unidades de información para la gestión administrativa, la toma de decisiones, la rendición de cuentas, la transparencia y el ocio, entre otros. En la actualidad es innegable la incidencia que tienen las TIC en el desarrollo de los archivos, sobre todo en el campo de la implementación de los servicios archivísticos y la difusión de archivos. De ahí que a partir de los entornos electrónicos se pueden implementar una gran variedad de dichos servicios, con la ventaja que tiene un mayor alcance y perdurabilidad en el tiempo y el espacio.

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