PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DEL FONDO DE LA PUCP A
GESTIÓN DE GOBIERNO
A1
ACTAS DE SESIONES
A1.1
Asamblea Universitaria
A1.2
Asamblea Estatutaria
A1.3
Consejo Universitario
A1.4
Comité Electoral
A1.5
Consejo de Facultad
A1.6
Consejo del Departamento Académico
A1.7
Asamblea General Actas Registro de miembros
A1.8
Consejo Directivo
A1.9
Junta de Profesores Ordinaria Extraordinaria Elecciones de Jefe de Departamento
A1.10
Comisiones Comisión Permanente de Asuntos Académicos Comisión Permanente de Matrícula Comisiones Académicas Comisión de Becas Comisiones de Pensiones, Clasificación y Reclasificación Comisiones de Préstamo Comisión Central de Presupuestos Comisión de revisión de oficio
A1.11
Comités Comité Asesor Comité Editorial Comité Ejecutivo
A1.12
Directorio
A1.13
Pleno
A1.14
Medios de comunicación
A1.15
Equipos de calidad
A1.16
Jurado del Festival de Cine
A1.17
Junta de Médicos
A1.18
Concursos (Proyecto Rectorado)
A1.19
Rankings (Proyecto Rectorado)
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 1
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL A2
RESOLUCIONES
A2.1
Consejo Universitario
A2.2
Consejo de Facultad
A2.3
Rectorales
A2.4
Decano
A3
CONVENIOS (incluye acuerdos y adendas)
A3.1
Expedientes de convenios
A3.2
Comprobantes de donaciones
A3.3
Certificados de donaciones
A4
CONTRATOS EN GENERAL Contratos de locación de servicios Contratos de uso de imagen Contratos con colegios Contratos de servicios de publicidad Contratos con autores Contratos de venta
A5
NORMAS
A5.1
Estatutos
A5.2
Reglamentos Cargos
A5.3
Manuales y guías
A5.4
Directivas y otras disposiciones
A5.5
Procedimientos
A5.6
Instrucciones de trabajo
A6
PLANES Y PROGRAMAS
A6.1
Planes estratégicos
A6.2
Planes de calidad
A6.3
Planes operativos
A6.4
Planes de campañas
A6.5
Planes y/o programas de desarrollo
A6.6
Programas de capacitación
A6.7
Planes de comunicación
A6.8
Planes de medios de comunicación
A6.9
Planes de trabajo
A7
PROYECTOS EN GENERAL
A7.1
Proyectos de investigación Líneas sectoriales de investigación Convocatorias y concursos de investigación Programas de apoyo a la iniciación en la investigación Pre Grado Programas de apoyo a la investigación para estudiantes de Post Grado
A7.2
Proyectos de desarrollo
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 2
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL A7.3
Proyectos de inversión
A7.4
Proyectos específicos
A7.5
Proyectos de apoyo social Apoyo PNUD
A8
DISCURSOS
A9
MEMORIAS
A10
CORRESPONDENCIA
A10.1
Externa
A10.2
Interna
A10.3
Correlativo
A10.4
Registro de entrada y salida de documentos
A11
INFORMES
B
GESTIÓN ACADÉMICA
B1
SUBGESTIÓN DE LA DOCENCIA
B1.1
Expedientes de concursos docentes Ingreso a la docencia ordinaria Promoción docente Confirmación y ratificación de docentes Estudios e investigación Concurso de cátedra de profesores visitantes
B1.2
Control de asistencia de docentes
B1.3
Ceremonias académicas Bienvenida a los nuevos docentes en el inicio de cada semestre Entrega de medallas para docentes que entran a la ordinarización Distinciones Profesor Emérito Profesor Honorario Profesor Honoris Causa Medalla Dintilhac Premio Southern
B1.4
Provisión de docentes Solicitud de docentes Propuesta de docentes
B1.5
Carga lectiva Solicitudes para administrativos con carga lectiva Reducción de carga académica
B1.6
Expedientes de ayudas económicas
B1.7
Encuestas
B1.8
Registro de encuestas
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 3
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL B1.9
Constancias / diplomas
B1.10
Afiliaciones académicas
B1.11
Programas de intercambio de profesores, alumnos y personal administrativo Nacionales Internacionales
B1.12
Autorizaciones para dictado fuera de la PUCP
B1.13
Pruebas y prácticas de profesores
B1.14
Cuidado de exámenes
B1.15
Correctores
B2
SUBGESTIÓN DEL ALUMNADO
B2.1
Prospectos
B2.2
Actas de ingreso
B2.3
Matrículas (pre matricula, guías, excepciones, modificaciones, matrícula fuera de término, etc.)
B2.4
Carnet universitario
B2.5
Reincorporaciones
B2.6
Convalidaciones (y equivalencia de cursos)
B2.7
Reconocimiento de cursos
B2.8
Traslados externos
B2.9
Transferencias internas
B2.10
Actas de notas finales Modificaciones Rectificaciones Inclusiones Actas de práctica
B2.11
Expedientes de alumnos Expedientes de alumnos regulares Expedientes de alumnos condicionados Expedientes de alumnos descontinuados o no matriculados Expedientes de alumnos eliminados Expedientes de alumnos fallecidos Alumnos matriculados sólo en algunos cursos o en seminarios, talleres, diplomaturas, etc. Expedientes de alumnos egresados
B2.12
Expedientes de graduados y titulados
B2.13
Expedientes de alumnos con procesos disciplinarios
B2.14
Actividades realizadas por alumnos
B2.15
Registro de asistencia de alumnos a exámenes (parcial, final, rezagado)
B3
SUBGESTIÓN ACADÉMICO-ADMINISTRATIVA
B3.1
Procesos de admisión y selección Masivos No masivos Por especialidad
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 4
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL Actividades con escolares En colegios En campus PUCP B3.2
Sumillas o guías de cursos
B3.3
Sílabos
B3.4
Planes de estudios
B3.5
Programa analítico de cursos
B3.6
Calendario académico Calendario de actividades Calendario de matrícula Calendario de sesiones del laboratorio Horarios
B3.7
Pensiones
B3.8
Seguros estudiantiles
B3.9
Mínimos de alumnos
B3.10
Tarjetas de docentes
B3.11
Revalidación de grados y títulos Expedientes de revalidados Expedientes de no revalidados
B3.12
Registro correlativo de grados y títulos
B3.13
Registro de diplomas Registro de duplicado de diplomas
B3.14
Registro de diplomas y certificados de los ciclos especiales de perfeccionamiento
B3.15
Expedientes sobre falsificación de diplomas
B3.16
Representaciones estudiantiles Informes de renovación
B3.17
Actividades culturales Conciertos musicales Presentaciones artísticas (música y danza) Partituras Documentos audiovisuales Exposiciones Obras de teatro Festivales de cine Eventos deportivos
B3.18
Exámenes internacionales de idiomas Toelf Cambridge Dele
B3.19
Actividades académicas Congresos
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 5
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL Conferencias y talleres Cursos de especialización Seminarios C
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
C1
EVALUACIONES
C1.1
Desempeño de procesos
C1.2
Desempeño de proveedores
C2
SUBGESTIÓN DE ABASTECIMIENTOS (Operaciones)
C2.1
Requisiciones (pedidos a almacén) De stock De compras Salida de almacén Entrega de bienes
C2.2
Órdenes de compra
C2.3
Órdenes de suministro Material y equipo de oficina Material y equipo informático Material y equipo audiovisual
C3
SUBGESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
C3.1
Legajos de personal administrativo (ordenados alfabéticamente) Personal activo Nombrado y contratado Personal inactivo Cesados Jubilados
C3.2
Legajos de docentes Ordinarios (expedientes ordenados alfabéticamente) Contratados (TP, TPC, TPA) Extranjeros Jubilados Inactivos (de baja en el sistema) Del Centro de Idiomas
C3.3
Legajos de jefes de práctica o instructores Informes autoevaluados Cambio de jefe de prácticas
C3.4
Legajos de practicantes Prácticas profesionales Prácticas pre profesionales
C3.5
Legajos de investigadores asociados o afiliados
C3.6
Bolsa de trabajo
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 6
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL Sistemas de información C3.7
Planillas de haberes Personal directivo Personal administrativo Obreros (operativos) Pensionistas CTS Sustento de remuneraciones Remuneración Adicional Eventual (RAE) Regularización de pago Bonificación a docentes por grado académico
C3.8
Boletas de pago
C3.9
Expedientes de procesos administrativos
C3.10
Pliego de reclamos
C3.11
Control de asistencia y horario (electrónicamente)
C3.12
Servicios de bienestar social
C3.13
Capacitaciones Internas Externas
C3.14
Formularios de reincorporación
C3.15
Proceso de inducción de personal
C3.16
Evaluación de personal
C4
SUBGESTIÓN DE OBRAS Y PROYECTOS
C4.1
Expedientes de obras mayores
C4.2
Expedientes de obras menores
C4.3
Expedientes de obras remodelaciones
C5
SUBGESTIÓN DE MANTENIMIENTO
C5.1
Equipos Mobiliarios Inmobiliarios
C5.2
Jardinería
C5.3
Limpieza
C5.4
Adjudicación directa
C5.5
Mantenimiento eléctrico y sanitario Luz Agua Albañilería Señalizaciones
C5.6
Servicios públicos Coordinación de trámites
C5.7
Planes anuales de fumigación
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 7
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL C5.8
Expedientes de lavandería en general
C6
SUBGESTIÓN DE SEGURIDAD
C6.1
Expedientes de hallazgos y suplantaciones
C6.2
Registros Incidencias Emergencias Reclamos Visitas (autorizaciones)
C6.3
Reportes de seguridad Sustracciones Objetos para donación Emergencias Pérdidas
C6.4
Programa de visitas
C6.5
Listas de control
C7
SUBGESTIÓN INMOBILIARIA
C7.1
Expedientes de inmuebles (ordenados alfabéticamente) Inmuebles antiguos en el centro de Lima Establecimientos del Centro Comercial Plaza San Miguel Local Esquilache Fincas/ predios otros lugares Expedientes de nuevas construcciones Expedientes de remodelaciones
C7.2
Alquiler (arrendamiento) de inmuebles Tiendas Módulos Sótanos Balances de arriendos Auditoría de inmuebles
C7.3
Ventas y cancelaciones de lotes del Fundo Pando Garantías (incluye la devolución) Cartas fianza (incluye la devolución)
C7.4
Arbitrios Estados de cuenta de arbitrios Autoavalúo Predios urbanos (municipalidades)
C7.5
Diagramas de trazabilidad
C7.6
Informes de cobranza sobre inmuebles
C8
SUBGESTIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
C8.1
Servicios académicos Servicios de salud
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 8
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL Historias clínicas regulares Historias clínicas especiales Asesoría psicopedagógica C8.2
Servicios administrativos Órdenes de servicios Préstamos de equipos para uso externo Informática Transporte Mensajería Informes técnicos de equipos para uso académico y servicio a terceros Impresión de materiales de enseñanza Servicio de cafetería Atenciones oficiales Alimentos para el personal Servicios internos y externos del Polideportivo Expedientes de proveedores Conformidad de servicios
C8.3
Viajes y eventos Expedientes de apoyo a eventos Formatos de viajes, solicitudes de alojamiento, tarifario de hoteles, compra pasajes
C9
SUBGESTIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS
C9.1
Expedientes judiciales
C9.2
Expedientes administrativos
C9.3
Correspondencia judicial
C9.4
Inscripciones en los registros nacionales Registro de sociedades Registro de propiedad inmueble Registro de propiedad intelectual Marcas Patentes Derechos de Autor
C10
SUBGESTIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
C10.1
Comunicación institucional Reportes Ejecutivos De medios de comunicación Estudios de percepción, evaluación y seguimiento Expediente de servicios de comunicación Monitoreo de información en medios de comunicación Avisos de publicidad en medios de comunicación Notas de prensa
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 9
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL Compendios de noticias (clipping) Periódicos universitarios Punto Edu Suplementos Neo Suplemento Demo Boletines institucionales Boletín informativo de la DCI Boletín informativo "Gajes del Oficio" Boletín informativo "Rectorado expres@” C10.2
Mensajería (interna y externa) Cargos Cargos entrega de diarios Proveedores
C10.3
Sistema Institucional de Archivos Implementación y mantenimiento del Sistema Cuadros de clasificación Calendarios de conservación Instrumentos de descripción Registros de transferencias Registros de eliminaciones Préstamos y consultas Colecciones Reproducción de documentos
C10.4
Sistema de Bibliotecas Adquisiciones (compra, canje, suscripción, donación) Procesos técnicos (registro, clasificación, catalogación, circulación, control de publicaciones periódicas) Reservas académicas Catálogo en línea Tarjetas de identidad Directorio de bibliotecas PUCP Colecciones Estadísticas
C10.5
Bases de datos Expedientes de publicaciones (correspondencia con autores, editores, imprenta, diseño, edición, etc. de materiales de estudio (enseñanza), libros, revistas, materiales de uso docente, audiovisuales) Expedientes de autores Registro ISBN, ISSN Depósito legal
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 10
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL C11 C11.1 C11.2
SUBGESTIÓN PRESUPUESTAL Expedientes de presupuestos (aprobaciones, modificaciones, ejecuciones, ampliaciones, cierres, regulaciones, evaluaciones, análisis) Expedientes de derechos académicos Formulario de descuento de derechos académicos ordinarios/extraordinarios
C11.3
Expedientes de ayudas económico-sociales
C11.4
Programas especiales para el personal de la Universidad
C11.5
Análisis de datos
C11.6
Informes económicos mensuales Informes tributarios Informes de auditoría Informes de consultorías
C11.7
Catálogo de partidas presupuestales
C12
SUBGESTIÓN CONTABLE
C12.1
Libros y registros contables Libro Mayor Libro Diario Libros Balance de Comprobación Libro de Inventario y Balances Registro de Compras Registro de Ventas e Ingresos Registro de Activos Fijos Libros de Retenciones Libro Caja y Bancos Libro Comprobantes de Caja Libro de Ingresos y Gastos
C12.2
Estados financieros Balance general Balance general de operaciones de activos fijos Balance general de retenciones Balance general de compras Balance general de ventas Estados de ganancias y pérdidas Estados de cambio en el patrimonio neto Estados financieros de flujos de caja Estados financieros de flujos de efectivo Informe de principales variaciones Notas mensuales y notas anuales Papeles de trabajo
C12.3
Expedientes de importaciones Importaciones SPT Importaciones expedientes
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 11
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL Adquisiciones de activos fijos Donaciones recibidas Bienes para baja C12.4
Asientos contables TEX Trámites externos TIN Trámites internos ERC Entregas a rendir cuentas CCH Caja chica FRV Fondo revolvente RCO Regularizaciones contables TCI Transferencia contable interna
C12.5
Tributos contables Impuestos por ventas Impuestos por compras Impuestos SUNAT (Incluye detracciones) Facturas gravadas Facturas no gravadas Recibos por honorarios
C12.6
Liquidaciones (rendiciones) De caja chica De entregas a rendir cuentas De fondos revolventes Tarjetas de importaciones. Operaciones Tarjetas de importaciones. Biblioteca Seguros de viaje. Tarjetas. De impuestos PDT 621 PDT 626 PDT 617 DAOT 3500
C12.7
Anexos contables o análisis de cuentas Cuentas corrientes Cuentas por cobrar Cuentas por pagar
C12.8
Comprobantes de pago Facturas Boletas de venta Recibos Notas de crédito Notas de débito Recibos por honorarios
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 12
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL C12.9
Comprobantes (certificados) de retenciones 2° Categoría 4° Categoría
C12.10
Activos fijos y control patrimonial Solicitud de movimientos Remates Inventario de activos fijos
C13
SUBGESTIÓN DE TESORERÍA
C13.1
Órdenes de pago MN (Moneda Nacional)
C13.2
Comprobantes de pago Notas de ingreso Comprobantes de caja
C13.3
Arqueos Arqueos mensuales de documentos por pagar Arqueos de caja Arqueos de letras Arqueos bancarios
C13.4
Conciliaciones bancarias Unidades externas Tarjetas de crédito y de débito (formularios y otros) Saldos por cobranza
C13.5
Débitos automáticos
C13.6
Expedientes de reportes Moneda nacional Moneda extranjera
C13.7
Informes de tarjetas de crédito
C13.8
Extractos bancarios
C13.9
Estados de cuenta
C13.10
Cartas Cartas Bancos (nuevos soles, dólares) Cartas fianzas Cartas servicios públicos Cartas de reclamo Cartas de pago Cartas compromiso de pago de empresas Cartas a supermorosos
C13.11
Detracciones masivas Cargo de comprobante de retención y detracción (Contabilidad - STD)
C13.12
Cancelaciones de servicios públicos
C13.13
Cuentas bancarias de proveedores
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 13
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL C13.14
Expedientes de letras de cambio
C13.15
Reportes del sistema (Sicop, Centuria)
C14
SUBGESTIÓN DE CRÉDITO EDUCATIVO
C14.1
Normativas internas de financiamiento a través de terceros (entidades externas)
C14.2
Cronogramas de pago
C14.3
Cronogramas de devolución
C14.4
Calendario de actividades para financiamiento estudiantil
C14.5
Sistema de becas Becas solidarias Becas y licencias para el personal docente Becas Integrales por Convenio con los Colegios Fe y Alegría Becas de Estímulo a los Estudios Escolares (EEE) Becas de Estímulo al Rendimiento Académico (ERA) Becas R.P. Jorge Dintilhac SS.CC. Becas por Convenio con el Banco Continental Becas de la Escuela de Posgrado Becas del Estudio Rodrigo Mazuré Becas de Estudios de Abogados Becas de Orfandad Colegios
C14.6
Becas Instituto Peruano de Fomento Educativo (IPFE)
C14.7
Expedientes de crédito educativo Expedientes de alumnos regulares con crédito educativo (préstamo) Expedientes de alumnos regulares reclasificados Expedientes de alumnos regulares revisados de oficio Expedientes de Préstamo de la Asociación de Egresados y Graduados de la PUCP Expedientes de Préstamo de la Fundación Educación
C14.8
Estados de cuenta para prestatarios
C14.9
Reformulaciones de deudas
C14.10
Recuperaciones de deudas
C14.11
Formularios de tarjeta VISA
C14.12
Cartas de cancelación de préstamos
C14.13
Financiamientos por derechos académicos Ordinarios Extraordinarios
D
D1.1
GESTIÓN DE SERVICIOS A TERCEROS EXPEDIENTES DE ENSAYOS Y ANÁLISIS DE LABORATORIO (Requerimientos, cotizaciones, copia de facturas, liquidaciones, correspondencia, informes de resultados) Análisis y ensayos en Ingeniería Mecánica
D1.2
Estudios y ensayos sobre tecnología de la construcción y geotécnica
D1.3
Análisis químico-inorgánicos
D1
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 14
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO GENERAL D1.4
Análisis químico-orgánicos
D1.5
Ensayos en corrosión y protección
D1.6
Calibración y ensayos energéticos
D1.7
Ensayos físicos
D1.8
Análisis y ensayos minero-metalúrgicos
D2
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS
D3
OUTSOURCING DE PROCESOS DE NEGOCIOS
D4
CERTIFICACIONES
D5
ACTIVIDADES ACADÉMICAS
D5.1
Capacitación In house
D5.2
Diplomaturas
D5.3
Focus group
D5.4
Foros públicos
D5.5
Programas virtuales
D5.6
Clases maestras
D5.7
Cursos libres
D6
ANÁLISIS Y GESTIÓN DE CONFLICTOS
D6.1
Expedientes de conciliación
D6.2
Expedientes de arbitraje
D7
AUDITORÍAS
D8
EVALUACIONES TÉCNICAS
Manual de Procedimientos Archivísticos – MANPA PUCP 15