PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ Archivo de la Universidad
Siempre sirviendo
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ (MANPA-PUCP) PARTE I
Noviembre 2009
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………… Manual de Procedimientos Archivísticos de la PUCP - MANPA PUCP
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PALABRAS PREVIAS
El Manual tiene como finalidad ofrecer al personal PUCP con
manejo
documental
los
procedimientos
y
las
herramientas necesarias para establecer en nuestra casa de estudios el Sistema Institucional de Archivos. Por ahora, es tan solo una propuesta de trabajo.
Por eso, con el estudio de esta propuesta en este curso introductorio se busca cambiar ideas y opiniones para perfeccionar y poner en práctica el esperado Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la Pontificia Universidad
Católica
del
Perú
(MANPA-PUCP).
La
participación activa de los concurrentes es muy importante y conveniente.
San Miguel (Lima), noviembre de 2009.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
El Sistema Institucional de Archivos es la integración de todos los archivos de la Universidad, sea cual fuere su origen, su edad en el ciclo vital y
su fin, con el
propósito de uniformar el trabajo archivístico y facilitar el acceso a los documentos. Está conformado por los archivos de gestión, los archivos periféricos, los archivos permanentes, el Archivo Histórico Riva-Agüero y por cualquier otro que se cree o adhiera. Es dirigido por el Archivo de la Universidad.
OBJETIVOS: 1. Integrar técnica y funcionalmente todos los archivos de la Universidad, asegurando la eficaz gestión de los documentos archivísticos. 2. Conseguir la uniformidad en el tratamiento de los documentos archivísticos durante su ciclo vital. 3. Aplicar el cuadro de clasificación, el programa de control de documentos y los instrumentos descriptivos. 4. Facilitar el acceso a los documentos de acuerdo con las disposiciones establecidas para tal efecto. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ (MANPA-PUCP)
El Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la Pontificia Universidad Católica del Perú es el vehículo principal donde se señalan las pautas y los instrumentos necesarios para constituir el Sistema Institucional de Archivos (SIAPUCP)
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El Manual uniforma el trabajo archivístico en la PUCP durante el ciclo vital de los documentos. Su uso es obligatorio en todos los niveles de archivo y sus siglas son MANPA-PUCP.
El Manual facilita, asimismo, la contribución del Archivo de la Universidad en el diseño, la producción y la gestión de los documentos archivísticos universitarios.
El Manual norma, igualmente, las actividades conducentes a la reunión, la conservación, la organización, la valoración, la descripción, la difusión, el servicio y cualquier otra relativa a los documentos archivísticos universitarios.
OBJETIVOS: 1. Organizar y garantizar el adecuado funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) 2. Definir y establecer las pautas por seguir en todas las etapas del proceso archivístico. 3. Propender a la conservación de los documentos esenciales y los demás de valor permanente de la Universidad.
MARCO NORMATIVO
1. Estatuto de la Pontificia Universidad Católica del Perú. 2. Reglamento del Archivo de la Universidad. 3. Cualquier otra norma de la Universidad relativa a la gestión documental en el ámbito de su jurisdicción.
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INSTRUMENTOS DE TRABAJO La uniformidad en el tratamiento de los documentos se logrará mediante la aplicación de tres instrumentos de trabajo fundamentales en la gestión integral de los documentos de archivo. Estos son: •
El cuadro de clasificación,
•
El programa de control de documentos, y
•
Las bases de datos para la descripción y recuperación de la información. En esta primera parte del Manual se abordará todo lo concerniente al Cuadro de clasificación funcional que se ha
elaborado por ser el punto de partida para el
manejo documental y porque será la guía para la organización documental.
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
CONCEPTO
Es el instrumento que señala los rubros bajo los cuales se identifican, clasifican, ordenan, valoran y describen los documentos.
En conjunto representa
la totalidad del fondo documental de la Universidad
precisando e identificando, a través de un código, las secciones y las subsecciones existentes con sus respectivas series.
PALABRAS CLAVES
Agrupaciones documentales – Fondo – Sección – Serie - Código. (Ver terminología).
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… USO El cuadro de clasificación es de uso indispensable en el proceso archivístico integral. Cada unidad adapta el cuadro de clasificación general a sus necesidades de organización.
APLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
El Archivo de la Universidad supervisa la aplicación y la actualización del cuadro de clasificación.
CARACTERÍSTICAS:
El cuadro de clasificación presenta las siguientes características: -
Flexible porque se enriquece con la experiencia
-
Adaptable porque se adecua a la realidad de cada unidad
-
Funge de instrumento primario de información puesto que permite conocer los documentos de cada oficina.
-
Refleja el funcionamiento de la Universidad en general y de sus unidades en especial.
ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
La razón de ser de la PUCP, como toda universidad, puede ser resumida a través de sus tres funciones fundamentales: la formación profesional, la investigación y la proyección hacia la sociedad (responsabilidad social) con otra que va unida a ellas: el gobierno institucional. Todas sus actividades y, por ende, los documentos que genera y recibe giran en torno a las citadas funciones, y por ese motivo, el cuadro de clasificación que se presenta es funcional y comprende las siguientes secciones: A. Gestión Directiva, B. Gestión Académica y C. Gestión Administrativa.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… A. GESTIÓN DIRECTIVA: ¿Qué comprende esta sección? Esta sección aglutina a todos los documentos que reflejan las funciones que tienen que ver con el gobierno de la Universidad en general (Alta Dirección: Rectorado, Vicerrectorados, Secretaría General, Direcciones Académicas, etc.), y de unidades académicas y administrativas en particular (decanos, jefes de departamento, directores de centros, de institutos, de direcciones y de jefaturas administrativas). B. GESTIÓN ACADÉMICA: ¿Qué documentos concentra esta sección? Esta sección concentra las series documentales que representan las funciones desempeñadas por todas las unidades que se encargan directamente de la formación profesional en todos sus matices (departamentos, facultades, centros e institutos) y por todas las oficinas o dependencias que apoyan estas funciones. Presenta tres subsecciones: B.1 Subgestión de la docencia (documentos de los profesores), B.2 Subgestión del alumnado (documentos de los alumnos) y B.3 Subgestión académico administrativa . (Oficina Central de Registro, DIRINFO, DIA, etc.) C. GESTIÓN ADMINISTRATIVA: ¿Qué documentos incluye esta sección? Esta última sección incluye los conjuntos documentales que reflejan las actividades administrativas y económicas que se ejercen apoyando a las funciones principales de la Universidad (Dirección de Administración, Dirección de Asuntos Económicos, Dirección de Finanzas, etc.) Las series son el elemento clave para la clasificación. Las series identificadas con los respectivos códigos de cada sección figuran en el cuadro de clasificación. El código está formado por una letra en mayúscula que señala la sección, a la que sigue un número correlativo que indica la serie a la que pertenece la documentación. Puede desagregarse en subseries con la numeración final. Ejemplo: A6.5 A = Sección: Directiva 6 = Serie: Planes y Programas 5 = Subserie: Programas de Capacitación
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… El cuadro de clasificación funcional es el siguiente:
CUADRO DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL PUCP
A.
GESTIÓN DIRECTIVA
(Sección)
A1 Actas de sesiones
(Serie)
A1.1 Asamblea Universitaria
( Subserie)
A1.2 Asamblea Estatutaria A1.3 Consejo Universitario A1.4 Comité Electoral A1.5 Consejo de Facultad A1.6 Junta de Profesores A1.7 Comisión Permanente de Asuntos Académicos A1.8 Comisiones permanentes de matrícula A1.9 Comisiones académicas A1.10 Comisión de Becas y Pensiones A1.11 Comisiones de pensiones y clasificación A1.12 Comisiones de préstamo A1.13 Comisión Central de Presupuestos
A2 Resoluciones A2.1 Consejo Universitario A2.2 del rector o Rectorales A2.3 Decanales o del Decano (Facultades) A2.4 del Consejo de Facultad
A3 Convenios A3.1 Addendas A3.2 Donaciones A3.3 Acuerdos A3.4 Cartas de intención
A4 Contratos A5 Normas
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… A5.1 Estatutos y cartas orgánicas A5.2 Reglamentos A5.3 Manuales A5.4 Directivas y otras disposiciones A5.5 Procedimientos A5.6 Instrucciones de trabajo
A6 Planes y programas A6.1 Planes estratégicos A6.2 Planes de calidad A6.3 Planes operativos A6.4 Programas de desarrollo A6.5 Programas de capacitación
A7 Proyectos en general A7.1 Proyectos de investigación - Líneas sectoriales de investigación - Convocatorias y concursos de investigación - Programas de apoyo a la iniciación en la investigación Pre Grado - Programas de apoyo a la investigación para estudiantes de Post Grado A7.2 Proyectos de desarrollo A7.3 Proyectos de inversión
A8 Discursos
A9 Memorias
A10 Correspondencia A10.1 Externa A10.2 Interna A10.3 Correlativo
A11 Registros de entrada y salida de documentos A12 Documentos de Apoyo a la Gestión
B. GESTIÓN ACADÉMICA
(Sección)
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… B1 Subgestión de la Docencia (Subsección) B1.1.1 Actas de los concursos de docentes (Serie) B1.1.2 Actas de ingreso a docencia ordinaria B1.1.3 Actas de promoción docente B1.1.4 Actas de concursos de cátedras de profesores visitantes B1.1.5 Actas de concurso de becas Santander B1.1.6 Actas de semestres de estudio de investigación B1.2 Ratificaciones de profesores ordinarios B1.3 Legajos de profesores (incluye licencias, liquidaciones de sueldo, justificaciones) B1.3.1 Principales B1.3.2 Asociados B1.3.3 Auxiliares B1.3.4 Eméritos B1.3.5 Honorarios B1.3.6 Doctores honoris causa B1.4 Contratos y adendas de docentes B1.4.1Tiempo completo TC B1.4.2 Tiempo parcial convencional TPC B1.4.3 Tiempo parcial por asignatura TPA B1.5 Ceremonias académicas B1.5.1 Bienvenida a los nuevos docentes en el inicio de cada semestre B1.5.2 Entrega de medallas para profesores que entran a la ordinarización B1.5.3 Distinciones B1.6 Provisiones de docentes B1.7 Planes de trabajo B1.8 Cargas lectivas B1.9 Expedientes de ayudas económicas B1.10 Encuestas B1.11 Constancias B1.12 Informes autoevaluados de jefes de práctica B1.13 Relaciones de nuevos ayudantes de docencia TPA B1.14 Cursos, seminarios, talleres, actividades en general B1.15 Afiliaciones académicas B1.16 Programas de intercambio de profesores, alumnos y personal administrativo B1.16.1 Nacionales
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… B1.16.2 Internacionales
B2 Subgestión del Alumnado B2.1 Prospectos B2.2 Prematrículas B2.3 Matrículas B2.4 Reincorporaciones B2.5 Convalidaciones B2.6 Reconocimientos de cursos B2.7 Traslados externos B2.8 Transferencias internas B2.9 Actas de notas finales B2.9.1 Modificaciones de actas finales B2.9.2 Rectificaciones de actas finales B2.9.3 Inclusión de actas finales B2.10 Expedientes de alumnos regulares B2.10.1 Expedientes de alumnos descontinuados o no matriculados B2.10.2 Expedientes de alumnos eliminados B2.10.3 Expedientes de alumnos fallecidos B2.10.4 Expedientes de egresados B2.11 Expedientes de graduados y titulados
B3 Subgestión académico-administrativa B3.1 Procesos de admisión B3.2 Sumillas de cursos B3.3 Planes de estudios B3.4 Sílabos B3.5 Calendario académico B3.6 Expedientes de becas - Declaraciones juradas - Becas por convenios (Fe y Alegría) B3.7 Pensiones B3.8 Seguros estudiantiles B3.9 Mínimos B3.10 Tarjetas de docentes - Primera emisión
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… - Renovación - Duplicados B3.11 Expedientes de revalidación de grados y títulos B3.12 Registros correlativos de grados y títulos B3.13 Registros de diplomas - Registros de duplicados de diplomas B3.14
Registros
de
diplomas
y
certificados
de
los
ciclos
especiales
de
perfeccionamiento B3.15 Expedientes sobre falsificaciones de diplomas B3.16 Cargos del reglamento y guías del estudiante B3.17 Convenios para prácticas profesionales dentro y fuera de la PUCP B3.18 Bolsa de trabajo - Sistemas de información B3.19 Representaciones estudiantiles - Informes de renovación B3.20 Visitas y viajes B3.21 Actividades culturales B3.21.1 Conciertos musicales B3.21.2 Congresos B3.21.4 Conferencias B3.21.5 Exposiciones B3.21.6 Obras de teatro B3.21.7 Festivales de cine B3.21.8 Talleres B3.21.9 Seminarios B3.21.10 Eventos deportivos B3.22 Expedientes de elaboración de aplicaciones de herramientas TIC
C. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
C1 Evaluaciones C1.1 Desempeño de procesos C1.2 Desempeño de personal C1.3 Desempeño de proveedores
C2 Gestión de Operaciones: (Compras y servicios)
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… C2.1 Requisiciones - de stock - de compras C2.2 Expedientes electrónicos de órdenes de compra C2.3 Expedientes electrónicos de órdenes de servicios - Vehículos C2.4 Expedientes electrónicos de órdenes de suministro: - Material y equipo de oficina - Material y equipo informático - Material y equipo audiovisual
C3 Gestión de personal (Relaciones Laborales) C3.1 Legajos de personal administrativo, nombrados y contratados (ordenados alfabéticamente) - Activos - Inactivos C3.2 Convenios de prácticas preprofesionales C3.3 Planillas de haberes - Activos - Directivos - Empleados - Personal operativo - Pensionistas C3.4 Boletas de pago C3.5 Expedientes de procesos administrativos C3.6 Pliegos de reclamos C3.7 Control de asistencia horario (electrónicamente) C3.8 Servicios de bienestar social al personal C3.9 Capacitaciones - Internas - Externas
C4 Gestión de obras y mantenimiento (Infraestructura) C4.1 Expedientes de obras mayores C4.2 Expedientes de obras menores C4.3 Expedientes de obras remodelaciones
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… C4.4 Mantenimiento de equipos de infraestructura - Aire acondicionado - Campanas extractoras - Pintura interiores - Pintura exteriores - Electrobombas - Subestaciones - Ascensores - Grupos electrógenos. - Adjudicación directa C4.5 Mantenimiento eléctrico y sanitario - Luz - Agua - Albañilería - Señalizaciones - Permanentes - Provisionales C4.6 Servicios públicos - Coordinación de trámites
C5 Gestión de Intendencia C5.1 Expedientes de proveedores C5.2 Registros - de incidencias - de emergencias - de reclamos C5.3 Reportes de seguridad sobre - Sustracciones - Objetos a donación - Emergencia - Pérdidas C5.4 Expedientes de apoyo a eventos C5.5 Programas de las visitas C5.6 Expedientes sobre limpieza C5.7 Expedientes sobre jardines C5.8 Planes anuales de fumigaciones
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… C5.9 Listas de control
C6 Gestión económica y financiera C6.1 Catálogos de partidas presupuestales con sus respectivas cuentas C6.2 Expedientes de inmuebles (ordenados alfabéticamente) - Inmuebles antiguos en el centro de Lima - Establecimientos del Centro Comercial Plaza San Miguel - Local Esquilache - Fincas/ predios otros lugares - Expedientes de nuevas construcciones - Expedientes de remodelaciones C6.3 Contratos de alquiler - Contratos de alquiler tiendas grandes - Contratos de alquiler tiendas medianas - Contratos de alquiler tiendas pequeñas - Balances de arriendos C6.4 Ventas y cancelaciones de lotes del Fundo Pando - Garantías - Cartas fianza C6.5 Arbitrios - Estados de cuenta de arbitrios - Autoavalúos - Predios urbanos (municipalidades) C6.6 Expedientes de derechos académicos C6.7 Expedientes de ayudas económicas sociales C6.8 Programas especiales para el personal de la Universidad C6.9 Análisis de datos C6.10 Diagramas de trazabilidad C6.11 Informes económicos mensuales - Informes tributarios - Informes de auditoría - Informes de consultorías
C7 Gestión presupuestal C7.1 Expedientes de presupuestos - Aprobaciones
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… - Modificaciones - Ejecuciones - Ampliaciones - Cierres - Regulaciones - Evaluaciones - Análisis - Auditorías - Dificultades
C8 Gestión Contable C8.1 Libros y registros contables - Libro Mayor - Libro Diario C8.2 Libros Balance de comprobación o Balance General - de Operaciones de Activos fijos - de Retenciones - de Compras - de ventas C8.3 Estados financieros - Flujos de caja - Flujos de efectivos - Estados de ganancias y pérdidas C8.4 Expedientes de importaciones C8.5 Órdenes de pago: - Asientos contables - TIN trámites internos - TEX trámites externos - ERC Entregas a rendir cuentas - CCH Caja Chica C8.6 Transferencias contables internas C8.7 Tributos contables - Impuestos por ventas - Impuestos por compras - Impuestos SUNAT C8.8 Liquidaciones
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… - De Caja Chica - De entregas a rendir cuentas - De fondos revolventes C8.9 Anexos contables o Análisis de cuentas - Cuentas corrientes - Cuentas por cobrar - Cuentas por pagar C8.10 Comprobantes de pago - Facturas - Boletas - Recibos por honorarios - Notas de crédito - Notas de débito C8.11 Comprobantes de retenciones C8.12 Activos fijos - Inventario de activos fijos - Relaciones de bienes para baja - Sustento de remuneraciones C9 Gestión de tesorería C9.1 Libros y registros contables C9.1.1 Libro Caja C9.1.2 Libro Comprobantes de caja C9.1.3 Libros Bancos C9.2 Órdenes de pago C9.2.1 MN (Moneda Nacional) C9.3 Comprobantes de pago C9.3.1 Notas de ingreso C9.3.2 Comprobantes de caja C9.4 Arqueos C9.4.1 Arqueos mensuales de documentos por pagar C9.4.2 Arqueos de caja C9.4.3 Arqueos de letras C9.4.4 Arqueos bancarios C9.5 Conciliaciones bancarias C9.5.1 Unidades externas C9.5.2 Tarjetas de crédito y de débito
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… C9.5.3 Saldos por cobranza C9.6 Débitos automáticos C9.7 Expedientes de reportes C9.7.1.Moneda nacional C9.7.2 Moneda extranjera C9.8 Informes de tarjetas de crédito C9.9 Extractos bancarios C9.10 Estados de cuenta C9.11 Cartas - Cartas Bancos (nuevos soles, dólares) - Cartas fianzas - Cartas servicios públicos - Cartas de reclamo - Cartas de pago C9.12 Detracciones masivas C9.13 Cancelaciones de servicios públicos C10 Gestión de crédito educativo C10.1 Normativas internas de financiamiento a través de terceros (Entidades externas) C10.2 Préstamos universitarios Dintilhac C10.3 Cronogramas de pago C10.4 Cronogramas de devolución C10.5 Calendario de actividades para financiamiento estudiantil C10.6 Sistema de becas - Becas a la excelencia - Becas solidarias - becas y licencias para el personal docente C10.7 Préstamos de educación C10.8 Files del IPFE C10.9 Files de alumnos con préstamos C10.10 Estados de cuenta para prestatarios C10.11 Reformulaciones de deudas C10.12 Recuperaciones de deudas C10.13 Formularios de tarjeta VISA C10.14 Cartas de cancelación de préstamos C10.15 Financiamientos por derechos académicos ordinarios y extraordinarios C10.16 Letras de cambio
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… C10.17 Consolidado de letras C10.18 Reportes C10.19 Resúmenes C10.20 Registros C10.21 Proveedores externos C10.22 Evaluaciones de servicio
El cuadro de clasificación, adecuado a la unidad respectiva, es el primer instrumento de trabajo que todo archivo de gestión debe elaborar en coordinación con el Archivo de la Universidad.
ARCHIVOS DE GESTIÓN
¿Cómo están constituidos los archivos de gestión?
Los archivos de gestión, conocidos también como archivos secretariales o de oficina, están constituidos por los documentos producidos o recibidos por las unidades de la Universidad para realizar trámites en el ejercicio de sus funciones.
Pertenecen a la primera edad del ciclo vital, y son los más numerosos. Sus documentos son de constante consulta, tienen vigencia administrativa, jurídica e informativa y su correcta organización define y estructura el tratamiento archivístico por seguir.
ORGANIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
¿En que consiste la organización de los archivos de gestión? La organización es el proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos se identifican, se clasifican y se ordenan en el lugar que les corresponde con el objeto de usarlos y servirlos oportunamente.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
En el proceso de organización, todo archivo de gestión o de oficina debe realizar las siguientes actividades archivísticas:
1. Adaptar y aplicar el cuadro de clasificación documental de la Universidad. 2. Identificar y clasificar los tipos documentales para formar las series que los agrupan, considerando el código pertinente y diferenciando los documentos archivísticos de los de simple apoyo a la gestión. 3. Ordenar las series según corresponda 4. Registrar la entrada y la salida de los documentos (transferencias, préstamos, etc.). 5. Reunir los documentos en las unidades de instalación apropiadas 6. Aplicar las medidas preventivas para asegurar la acertada conservación de los documentos. 7. Facilitar la gestión eficiente y la toma de decisiones de la unidad titular de los documentos. (Acceso y servicio) 8. Coordinar permanentemente con el Archivo de la Universidad.
EXPLICACIÓN PASO A PASO DE LAS ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
1. ADAPTACIÓN Y APLICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN
La primera fase de la organización es identificar y clasificar los documentos para agruparlos en la serie a la que pertenecen de acuerdo con el cuadro de clasificación funcional.
El cuadro de clasificación de cada unidad debe reflejar tan sólo la parte (series) que les corresponde.
Presentamos a continuación como modelo el siguiente cuadro de clasificación aplicable a las unidades que dentro de la función académica desempeñan la subgestión del alumnado:
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… MODELO DE ADAPTACIÓN Y DE APLICACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN GENERAL PARA LAS FACULTADES
A1 Actas de sesiones A1.5 Consejo de Facultad
A.2 Resoluciones A.2.1 Resoluciones del Consejo de Facultad A.2.2 Resoluciones del Decano
A5 Normas A5.1 Estatutos y cartas orgánicas A5.2 Reglamentos
A6 Planes y programas A6.1 Planes estratégicos
A9 Memorias
A10 Correspondencia A10.1 Externa A10.2 Interna A10.3 Correlativo
A.12 Documentos de apoyo a la gestión - Copias de resoluciones del Consejo Universitario - Copias de resoluciones del Rectorado - Copias o transcripciones de actas de sesiones de la Asamblea Universitaria - Circulares - Informativos
B18 Prematrícula
B19 Matrículas
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… B20 Reincorporaciones
B21 Convalidaciones
B22 Reconocimientos de cursos
B23 Traslados externos
B24 Transferencias internas
B25 Actas de notas finales - Modificaciones de actas finales - Rectificaciones de actas finales - Inclusión de actas finales
B26 Expedientes de alumnos regulares - Expedientes de alumnos descontinuados o no matriculados - Expedientes de alumnos eliminados - Expedientes de alumnos fallecidos - Expedientes de egresados
B27 Expedientes de graduados y titulados B29 Sumillas de cursos B30 Planes de estudios B31 Sílabos B32 Calendario académico
B39 Registros correlativos de grados y títulos
B40 Registros de diplomas - Registros de duplicados de diplomas
B43 Cargos del reglamento y guías del estudiante
B44 Convenios para prácticas profesionales dentro y fuera de la PUCP
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… C2 Gestión de Operaciones: (Compras y servicios) C2.1 Requisiciones - de stock - de compras C2.2 Expedientes electrónicos de órdenes de compra C2.3 Expedientes electrónicos de órdenes de servicios - Vehículos C2.4 Expedientes electrónicos de órdenes de suministro: - Material y equipo de oficina - Material y equipo informático - Material y equipo audiovisual
C7 Gestión presupuestal: C7.1 Expedientes de presupuestos - Aprobaciones - Modificaciones - Ejecuciones - Ampliaciones - Cierres C8.8 Liquidaciones - de caja chica - de entregas a rendir cuentas
Debemos recordar que Nunca se debe considerar como series las siguientes denominaciones: • Documentos enviados • Documentos recibidos • Los nombres de las unidades orgánicas. Ejemplo: serie de la Oficina de Logística • Los nombres propios. Ejemplo: Pisersa. Lo correcto es empresas proveedoras de servicios. Entre ellas figurará Pisersa para el servicio de limpieza. • La forma de transmisión: Los faxes no son series • Otros • Varios • Miscelánea
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… 2. IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Para tener bien organizada la documentación que produce y recibe la unidad u oficina, es necesario saber identificar y ubicar cada documento en el conjunto documental o serie que le corresponde. En este proceso tenemos que realizar dos operaciones: la clasificación y la ordenación.
Todo proceso de informatización o digitalización supone la previa organización de los documentos.
LA CLASIFICACIÓN •
La clasificación es una operación intelectual que consiste en separar los documentos por grupos que tengan similares características. Ella nos permitirá identificar y decidir si una carta debe ir en el conjunto documental llamado correspondencia o en el expediente de un alumno, si las copias de las resoluciones del Consejo Universitario deben agruparse en la subserie Resoluciones del Consejo Universitario o en los documentos de apoyo a la gestión. También nos ayudará a decidir que una solicitud de compra debe estar en la serie Expedientes electrónicos de órdenes de compra, el certificado de incapacidad temporal de un trabajador en su legajo de personal y la planilla de pagos del mes de octubre en la serie Planillas.
•
Para desarrollar esta actividad hay que aplicar el principio de procedencia con la finalidad de asegurar que los documentos generados o recibidos por una sección u oficina no se mezclen con los de otra sección u oficina. Por ejemplo los documentos de la oficina de Contabilidad no deben mezclarse con los documentos del Departamento Académico de Economía.
•
Debemos entender por serie al conjunto de documentos que por tener el mismo tipo documental o el mismo asunto constituye una unidad. Ejemplos: actas de sesiones del Consejo de Facultad, discursos del rector, convenios, actas de notas, comprobantes de pago, presupuestos, etc.
•
En cambio, los documentos de apoyo a la gestión o a la información son aquellos que ayudan circunstancialmente a conseguir la información pertinente para la realización de un trámite o una actividad. Su conservación siempre es temporal. Generalmente son copias, circulares, boletines, catálogos, etc.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… •
La clasificación debe ser sencilla para que pueda ser utilizada por todos sin necesidad de que se sea un entendido en técnicas archivísticas. Flexible para que se pueda variar cuando sea necesario recogiendo los cambios que toda institución en funcionamiento sufre a lo largo de toda su vida y eficaz para garantizar la recuperación correcta del documento o de la información en él contenida.
VENTAJAS DE LA CLASIFICACIÓN
Las ventajas de la clasificación son las siguientes: •
Acelerar la recuperación de la información y, por lo tanto, el trámite administrativo de la institución.
•
Ahorrar espacio en el almacenamiento físico.
•
Organizar
los
documentos
con
unos
criterios
uniformes,
aspecto
fundamental para el personal que trabaja en las oficinas. 3. EL ORDENAMIENTO (U ORDENACIÓN)
-
Es la fase de la organización documental que se realiza inmediatamente después de la clasificación y consiste en unir todos los documentos de una serie de acuerdo con ciertos criterios como el cronológico, el numérico, el alfabético o el alfanumérico.
-
No todas las series se pueden ordenar de la misma forma. Para decidir el criterio de ordenamiento de los documentos se debe tener en cuenta la naturaleza y la finalidad de los mismos.
-
La ordenación es una operación mecánica que permite decidir que las cartas de la serie correspondencia se pongan una tras otra de acuerdo con la fecha (criterio cronológico); que todos los documentos que conforman la serie órdenes de compra se acopien numéricamente; que los legajos de personal estén reunidos alfabéticamente; que los expedientes de los alumnos matriculados sean por código (aunque lo recomendable es ordenarlos alfabéticamente); y que las planillas de haberes se separen por años y dentro de cada año por meses.
-
La ordenación de un expediente que expresa un procedimiento debe reflejar la secuencia en que se realiza el trámite que lo origina. Sólo así se respeta el principio de orden original. Por ejemplo, en un expediente de un proceso disciplinario, los documentos deben seguir el siguiente orden: denuncia, apertura de la investigación, documentos probatorios, descargos, etc.
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4. REGISTRAR LA ENTRADA Y LA SALIDA DE LOS DOCUMENTOS En todo nivel de archivo y especialmente en los de gestión es indispensable llevar el control de la entrada y la salida de documentos. Este se realiza a través del Registro de entrada y salida de documentos que muy bien se puede elaborar en una base de datos. El modelo propuesto por el Archivo de la Universidad es el siguiente:
MODELO PARA EL REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS
Gestión archivística: 1. Llega el documento y se recibe. 2. Se identifica y se registra llenando los siguientes campos: a. Número de orden o de asiento: Se pone el número correlativo de los documentos según el orden de llegada. b. Fecha: Se indica la fecha completa de la llegada del documento (día, mes, año). Algunas señalan la hora. c. Tipo documental: Precisar qué documento o pieza documental es el que se recibe: carta, solicitud, convenio, resolución, etc. d. Remitente: indicar qué oficina envía el documento e. Contenido: describir con precisión de qué trata el documento. f.
Código: Se señala el código de acuerdo con el cuadro de clasificación. Es un primer acto de identificación del documento.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… g. Cantidad: especificar el número de páginas. h. Nota: Se consigna cualquier otra información que amerite ser señalada 3. Se tramita. 4. Se le coloca ordenadamente en la unidad de instalación que se le ha asignado (carpeta, caja, etc.). 5. Una vez concluido el trámite se evalúa su permanencia en la oficina, según su posible uso y de acuerdo con la tabla de retención de documentos. Luego, previa depuración y limpieza, se transfiere al siguiente nivel de archivo que le corresponda. 6. La transferencia se hace con un registro detallado considerando el modelo aprobado por el Archivo de la Universidad.
MODELO PARA EL REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTOS
Gestión archivística: 1. Sale el documento y se registra el envío. 2. Se identifica y se registra llenando los siguientes campos: a. Número de orden o de asiento: Se pone el número correlativo de los documentos según el orden de salida. b. Fecha: Se indica la fecha completa de la salida del documento (día, mes, año) c. Tipo documental: Precisar qué documento o pieza documental es el que se envía: carta, solicitud, convenio, resolución, expediente, etc. d. Contenido: Describir con precisión de qué trata el documento.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… e. Destinatario: Indicar a quién va dirigido el documento o a qué unidad se está remitiéndolo. f.
Código: Se señala el código de acuerdo con el cuadro de clasificación. También es un acto de identificación del documento
g. Nota: Se consigna cualquier otra información que merezca ser señalada 3. Se tramita.
5. LA INSTALACIÓN
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La ordenación de los documentos culmina con su ubicación en las unidades de instalación o archivamiento, previamente escogidas para garantizar la integridad de los mismos.
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A esta operación se denomina instalación, la que consiste en colocar los documentos en las carpetas, cajas, bolsas colgantes u otros contenedores acondicionados para tal fin.
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En los archivos de gestión es corriente el uso de los archivadores de palanca, pero, pese a su practicidad, no son recomendables porque al perforar los documentos éstos se deterioran y con el tiempo se destruyen.
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Lo más práctico y usual en la actualidad es emplear carpetas y cajas de archivo.
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Toda unidad de instalación debe tener su signatura que es su dirección en el archivo permitiendo su pronta o exacta localización. Esta signatura puede ser un número. Por ejemplo: N° 65 – Personal PUCP No Docente M-Z. (N° 65 indica el número de la caja de archivo; lo demás expresa el contenido de la caja)
6. MEDIDAS PREVENTIVAS
LA CONSERVACIÓN La conservación de los documentos tiene dos etapas importantes: la preservación y la restauración.
La preservación, llamada también conservación preventiva, busca establecer las pautas para que los documentos se mantengan adecuadamente y sin deterioro alguno. Por eso hay que saber cómo guardar los documentos de tal modo que resistan
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… el tiempo y la manipulación. De ahí la conveniencia de tenerlos limpios y ventilados; además es preciso no usar elementos que lo deterioren como, por ejemplo, los clips metálicos, la perforación irracional, la cinta adhesiva en documentos trascendentes y otros.
Por su lado, la restauración trata de restituir a su estado original aquellos valiosos documentos, generalmente de carácter permanente, que por alguna razón se han malogrado.
En no pocas ocasiones se usa el fotocopiado, el microfilm y la digitalización para conservar los documentos permanentes, pues la constante manipulación los puede deteriorar. Sin embargo, hay que tener siempre presente que el original es insustituible e irreemplazable.
7. ACCESO Y SERVICIO
El acceso a los documentos y a su información está normada por las disposiciones de la Universidad, teniendo en cuenta su calidad informativa o probatoria (confidenciales, personales, públicos). En principio, los documentos se conservan, organizan y administran para servir tanto a la propia PUCP y a sus miembros como a cualquier otro usuario que lo requiera legítimamente. Pero hay restricciones en el acceso por razones concretas que deben respetarse, como son, por ejemplo, la privacidad de las personas o los asuntos delicados de la institución.
La discreción es una cualidad inherente al manejo de los documentos. Guardarla no solo es una obligación, sino un derecho de la persona responsable en el cumplimiento de sus funciones.
Pero el acceso es una consecuencia de la acertada organización de los archivos. Si no se sabe dónde está lo que hay en un archivo no se puede ofrecer el servicio requerido de modo eficaz y oportuno.
El servicio se puede brindar a través de diferentes medios, como la respuesta personal, el teléfono, la fotocopia, el escáner, el correo electrónico y cualquier otro pertinente.
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ARCHIVOS PERIFÉRICOS
El archivo periférico centraliza físicamente y maneja los documentos de una unidad académica, administrativa o de apoyo académico-administrativa de la Universidad por razones prácticas de su ubicación, facilitando su servicio. Algunas unidades centralizan los documentos académicos en este nivel de archivos. Son los casos del Archivo Periférico de Estudios Generales Letras y del Archivo Periférico de la Facultad de Derecho. Aquí se sirven documentos que están en plena gestión como son los expedientes de los alumnos. Hay unidades administrativas como Contabilidad y Tesorería que trasladan los documentos pasivos a otros locales por razones de espacio.
LA ORGANIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS PERIFÉRICOS
La organización es similar a la del Archivo de Gestión considerando su ubicación física (distancia), dentro o fuera del campus, la que le da cierto aislamiento dentro del trabajo archivístico de la Universidad.
ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS:
1. Adaptar y aplicar el cuadro de clasificación documental de la Universidad, considerando el código pertinente. 2. Registrar la entrada o salida de los documentos (transferencias, préstamos, etc.). 3. Identificar los tipos documentales para formar las series que los agrupan, diferenciando los documentos archivísticos de los de simple apoyo a la gestión. 4. Ordenar los documentos según corresponda e instalarlos en las unidades de conservación más recomendables (cajas de archivo). 5. Elaborar los instrumentos descriptivos para el control, la localización y el conocimiento de los documentos.
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Brindar un oportuno servicio facilitando la gestión eficiente y la toma de decisiones de la unidad titular de los documentos.
7. Coordinar permanentemente con el Archivo de la Universidad.
ARCHIVO DE LA UNIVERSIDAD
El Archivo de la Universidad, creado el 17 de agosto de 1988, es una unidad de servicios académicos y administrativos de la Pontificia Universidad Católica del Perú, que depende del Rectorado y dirige el Sistema Institucional de Archivos.
El archivo universitario es la unidad que conserva y gestiona el conjunto organizado de documentos de valor permanente que la Universidad ha producido o recibido en el cumplimiento de sus fines y funciones. Esta valiosa e irreemplazable documentación es un subproducto de las actividades académicas y administrativas que se conserva con miras a una adecuada marcha institucional y al conocimiento de su historia.
En el ámbito de su jurisdicción, las funciones del Archivo de la Universidad son:
a) Conducir el Sistema Institucional de Archivos (SIA-PUCP) que está integrado por los archivos de gestión, los archivos periféricos y los archivos permanentes de la Universidad. b) Contribuir en el diseño, la producción y la gestión de los documentos universitarios. c) Reunir, conservar, organizar, describir, difundir y servir los documentos universitarios. d) Proponer al Rectorado las bases para el establecimiento de la política archivística de la Universidad. e) Ofrecer asesoramiento y ejercer supervisión archivística a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo académico-administrativo cuyos archivos conforman el Sistema Institucional de Archivos. f)
Capacitar al personal de la Universidad en materia archivística y afín.
g) Editar y distribuir periódicamente los Cuadernos del Archivo de la Universidad con el propósito de divulgar los documentos que conserva, así como los trabajos relativos a la historia institucional y los concernientes al quehacer archivístico. h) Las demás que se le confieran.
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ARCHIVO HISTÓRICO RIVA-AGÜERO
Está constituido por los documentos no producidos o recibidos por la Universidad en atención a sus funciones y actividades, sino por los provenientes de sectores externos, adquiridos por donación, compra, depósito o cualquier otro sistema. Se rige por su propio reglamento, pero coordina técnicamente con el Archivo de la Universidad.
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TERMINOLOGÍA Archivador de palanca Es una unidad de archivamiento a modo de carpeta con ganchos de metal que reúne los documentos previamente perforados. No es recomendable su empleo por razones de adecuada conservación de los documentos. Su uso es frecuente en la PUCP por los archivos de gestión. Véase unidades de instalación.
Archivo La palabra “archivo” en castellano tiene varias acepciones, todas vinculadas entre sí: 1) local o espacio donde se conservan los documentos. 2) Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por la PUCP por cada una de sus unidades u oficinas en el cumplimiento de sus fines y funciones. 3) Unidad u oficina encargada de la Administración de los documentos. 4) Archivo Histórico Riva-Agüero con colecciones documentales adquiridas por la PUCP, pero sin vínculo directo con ella.
Archivo universitario Es la unidad que conserva y gestiona el conjunto organizado de documentos de valor permanente que la Universidad ha producido o recibido en el cumplimiento de sus fines y funciones. Esta valiosa e irreemplazable documentación es un subproducto de las actividades académicas y administrativas que se custodia con miras a una adecuada marcha institucional, al conocimiento de su historia y al afianzamiento de su identidad. Ejemplo: Archivo de la Universidad.
Archivo de gestión Conocido también como archivo secretarial o de oficina, está constituido por los documentos producidos o recibidos por las unidades de la Universidad para realizar trámites en el ejercicio de sus funciones. Pertenece a la primera edad del ciclo vital, siendo el más numeroso. Sus documentos son de constante consulta, tienen vigencia administrativa, jurídica e informativa y su correcta organización define y estructura el tratamiento archivístico por seguir. Ejemplo: Archivo de la Dirección de Comunicación Institucional (DCI).
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Archivo periférico El archivo periférico centraliza físicamente y administra los documentos de una unidad académica, administrativa o de apoyo académico-administrativa de la Universidad por razones prácticas de su ubicación, facilitando su oportuno servicio. Ejemplo: Archivo Periférico de la Facultad de Derecho.
Archivo privado Es el que reúne, conserva y sirve los documentos propios que no tienen naturaleza pública ni pertenecen al Estado. Ejemplo, Archivo de Guillermo Durand Flórez y Archivo de Percy Cayo Córdova, conservados en el Archivo de la Universidad
Archivo de la Universidad Es el Archivo de la Pontificia Universidad Católica del Perú, en cuyo nombre lleva implícitos los conceptos de central o general. Véase Archivo Universitario
Acceso Es la facilidad de usar los documentos archivísticos en razón de objetivos concretos, de acuerdo con las normas pertinentes y mediante el servicio de los archiveros o de quienes manejan los documentos.
Archivero Es el profesional responsable del trabajo archivístico que la gestión documental supone. No todos los que manejan documentos en la PUCP son archiveros, pero comparten algunas de sus características y actividades.
Autenticación Es el trámite por el cual se deja constancia de que un documento universitario es legítimo. El Archivero de la Universidad da fe de los documentos que se encuentran bajo su custodia, de acuerdo con el Reglamento del Archivo de la Universidad.
Clasificación Es la actividad archivística mediante la cual se agrupan los documentos según el cuadro previamente establecido para facilitar su posterior ordenamiento. Véase Cuadro de Clasificación.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Código Es la identificación numérica o alfanumérica de la serie tal como se indica en el cuadro de clasificación. Ejemplo, A1.3 (Actas de sesiones del Consejo Universitario).
Colección Es el conjunto de documentos de origen archivístico pero agrupados artificialmente por un criterio subjetivo previamente establecido. Ejemplos: Colección Las Limeñitas, Colección Víctor Villanueva (documentos para la historia del APRA), donadas al Archivo de la Universidad.
Cuadro de Clasificación Es el instrumento que señala los rubros bajo los cuales se distribuyen, ordenan, y describen los documentos. Ejemplo: Cuadro de clasificación funcional de la PUCP.
Conservación Consiste en mantener la integridad física de la documentación, preservándola o restaurándola, según sea pertinente. Véase Preservación, Restauración.
Ciclo vital de los documentos Es el proceso que siguen estos desde su origen hasta su destino final en su gestión y resultado. Está constituido por tres edades: 1. Inicio y trámite cumplido del documento. (Archivos de gestión) 2. Conservación temporal de los documentos tramitados por razones administrativas y dentro del plazo previamente establecido. (En la propia unidad) 3. Conservación permanente de los documentos por su valor probatorio, informativo y cultural. (Archivo de la Universidad)
Depuración Es una actividad frecuente que consiste en mantener solo los documentos necesarios, separándolos de los que no lo son (copias, borradores, formularios en blanco, sobres, etc.). Ejemplo: depuración de los documentos de un expediente de un graduado, descartando las copias u otro papel sobrante.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Descripción Es el proceso para identificar y representar las características que definen una determinada agrupación documental. Es un medio o instrumento para el control, el conocimiento y la ubicación de los documentos de archivo.
Documento archivístico universitario Es todo medio que expresa una función o actividad de la institución que lo crea o recibe, independientemente de su singularidad y soporte. Por su naturaleza, es auténtico, fiable, íntegro, accesible, único e irreemplazable. Puede ser textual, cartográfico, fotográfico, sonoro, audiovisual, electrónico y cualquier otro distinto que se produzca.
Documento textual Es el que se expresa mediante la escritura en papel o en otro soporte similar. Pueden ser
manuscritos, impresos y mixtos. En casos concretos, la Universidad usa el
pergamino para la entrega a los profesores que son distinguidos como profesores eméritos, honorarios, doctores honoris causa, etc.
Documento audiovisual Es el que transmite la información a través de la combinación de imágenes, sonidos y movimientos.
Documento electrónico Es el que nace, se expresa y se transmite mediante el sistema informático. Sin una computadora (Software y Hardware) no podemos acceder a un documento electrónico, llamado también digital o informático.
Documento dispositivo Es el que a partir de su dación establece un derecho o una obligación, crea una entidad o autoriza una actividad de diferente índole. Se elabora antes de la acción misma. Ejemplo: Resolución del Consejo Universitario creando el Vicerrectorado de Investigación.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Documento probatorio Es el que reconoce un hecho, una actividad o un ente preexistente. Es el que surge durante la acción. Ejemplo. Las actas de la sesión de la Asamblea Universitaria o las actas de notas.
Documento informativo Es el que ilustra acerca de algo que sucedió. Se realiza después de la acción. Ejemplo: Las memorias del rector y las memorias de los decanos.
Documento permanente Es el que por su valor informativo, testimonial o probatorio siempre debe conservarse. Véase documento esencial
Documento temporal Es todo aquel que una vez finalizado el trámite por el que surgió, tiene corta vida por carecer de cualquier valor para la unidad productora.
Documento esencial Es aquel que por ser indispensable para garantizar la existencia y la continuidad de la Universidad debe estar especialmente protegido. Ejemplos: los originales de resoluciones rectorales, las
actas de las sesiones del Consejo de Facultad, los
expedientes y las notas de los alumnos, los legajos del personal, etc.
Documentos de apoyo a la gestión o a la información Son aquellos que ayudan circunstancialmente a conseguir la información pertinente a la realización de un trámite o una actividad. Su conservación siempre es temporal.
Expediente Es la agrupación documental menor creada para reunir en ella todos los documentos simples que se relacionan con una determinada gestión o trámite. Ejemplo: Expedientes de graduados y titulados.
Eliminación Es la operación que como consecuencia del previo proceso de selección y de acuerdo con la tabla de retención de documentos facilita separar y descartar los documentos
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… considerados innecesarios. En la Universidad existe un Comité Asesor para este efecto. Véase Selección.
Fondo Es el conjunto de documentos generados o recibidos por la Universidad Católica en el desarrollo o ejercicio de sus funciones o actividades.
Gestión de documentos Es el proceso integral que cubre el ciclo vital de los documentos, desde su diseño y producción hasta el destino final, garantizando la adecuada marcha del Sistema Institucional de Archivos de la Universidad, la economía de los recursos disponibles, la eficacia del servicio archivístico y la oportuna toma de decisiones. Los componentes fundamentales de la gestión documental son el cuadro de clasificación, el programa de control de documentos y la descripción que están incluidos en el Manual de Normas y Procedimientos Archivísticos de la PUCP.
Inventario Es la descripción de las series documentales en diversos niveles. (series de la Oficina Central de Registro, cada una de las cajas de archivo de la serie Graduados y titulados y expedientes pertenecientes a la misma serie).
Migración Es el traslado periódico y necesario de la información de un soporte a otro más actualizado para asegurar su conservación y servicio
Organización documental Es el proceso mediante el cual los documentos producidos o recibidos se identifican, se clasifican, se ordenan en el lugar que les corresponde y se describen con el objeto de usarlos y servirlos oportunamente.
Ordenamiento Es la fase de la organización documental que se realiza inmediatamente después de la clasificación y consiste en unir todos los documentos de una serie de acuerdo con ciertos criterios como el cronológico, el numérico, el alfabético o el alfanumérico.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Pieza documental Es la unidad documental menor e indivisible que define un tipo documental permitiendo identificar una serie. Ejemplo: un memorandum, un recibo por honorarios profesionales, una solicitud de servicio.
Patrimonio documental archivístico El Patrimonio Documental Archivístico (PDA) de la Universidad está constituido por los documentos
de valor permanente producidos o recibidos por la institución,
–especialmente por los documentos esenciales– en el ejercicio de sus funciones. Por principio son los de valor permanente, pero excepcionalmente se pueden conservar otros bajo presunción fundamentada de que son útiles en determinado momento o circunstancia.
Preservación Es la adopción de las medidas básicas para mantener la integridad física de los documentos con el fin de evitar su deterioro o pérdida. Véase: Conservación, Restauración, Reprografía y Migración.
Registro Es toda descripción que se realiza con fines de control. En los archivos de gestión son los registros de entrada y salida de documentos y los cuadernos de cargo.
Registro de transferencia Es el instrumento descriptivo que permite llevar el control de todos los documentos que son remitidos de un nivel de archivo a otro. Se les denomina también inventarios de transferencia.
Reproducción de documentos También se le llama Reprografía. Es la copia de los documentos mediante cualquier sistema con el fin de conservarlos, difundirlos y servirlos (fotocopias, fotografías escaneadas, microfilmaciones, etc.)
Reprografía Es la reproducción racional de los documentos a través de cualquier medio con el fin de conservarlos y servirlos. Ejemplo fotocopiado, escaneo, microfilmación, etc.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Restauración Es el tratamiento que busca restablecer la integridad documental deteriorada. Véase Conservación, Preservación.
Sección Es una de las partes en que está dividido el fondo documental y expresado en el cuadro de clasificación. Ejemplo Sección Académica, Sección Administrativa.
Serie Es el conjunto de documentos que por tener el mismo tipo documental o asunto constituye una unidad. Ejemplos: actas de sesiones del Consejo de Facultad, discursos del rector, convenios, actas de notas, comprobantes de pago, presupuestos, etc.
Servicio Es la razón de ser de los archivos que se manifiesta entregando oportunamente el documento o la información en el, contenido para algún trámite o conocimiento.
Signatura topográfica Es la numeración de las unidades de archivamiento o de instalación para su ubicación física en los depósitos de archivo
Sistema Institucional de archivos Es la integración de todos los archivos de la Universidad, sea cual fuere su origen, su edad en el ciclo vital y su fin, con el propósito de uniformar el trabajo archivístico y facilitar el acceso a los documentos. Está conformado por los archivos de gestión, los archivos periféricos, los archivos permanentes, el Archivo Histórico Riva-Agüero y cualquier otro que se cree o adhiera. Está dirigido por el Archivo de la Universidad.
Soporte Es el material en el que se asienta la información documentada. Ejemplo el papel para los documentos textuales, papel fotográfico, cds y dvs para documentos audiovisuales, etc.
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ - ARCHIVO PUCP …………………………………………………………………… Subserie Es una subdivisión de la serie que reúne documentos que tengan que ver con un mismo asunto o contenido. Ejemplo, la serie Planillas de la Oficina de Relaciones Laborales, puede tener las siguientes subseries: planillas de pensionistas, planillas de nombrados, planillas de contratados, etc.
Tabla de retención de documentos Es el cuadro en el que se fija la eliminación o la transferencia documental, según sea el caso, que incluye un tiempo adicional como medida de precaución. Este plazo debe establecerse por la oficina de origen en coordinación con el Archivo de la Universidad. Ver Programa de Control de Documentos.
Tipo documental Es la definición de un documento por sus características físicas y por su función expresada en el asunto que contiene. Ejemplo: informe, recibo, constancia, etc.
Transferencia Es el acto mediante el cual se remiten los documentos de los archivos de gestión al Archivo de la Universidad de acuerdo con la tabla de retención de documentos y se deja constancia mediante el inventario de transferencia. Véase Tabla de retención de documentos.
Unidad de instalación Es el medio que reúne y conserva la documentación archivística. Puede ser carpeta, fólder o file, caja, bolsa colgante, archivador de palanca, tomo, mapoteca, usb, discos compactos, disco duro fijo y portátil, etc.
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