Vademecum II 22-07-2010 by Arestudio S.C.

UNIONE EUROPEA

Obiettivo Cooperazione territoriale europea 2007 - 2013

Programma ALCOTRA Alpi latine cooperazione transfrontaliera Italia - Francia

VADEMECUM G UIDA

PER I BENEFICIARI

Parte seconda

♦♦

Dalla programmazione alla conclusione

Evidenziate in arancione le informazioni di primaria importanza Servizio a cura di Arestudio S.C.

Versione del 22/07/2010

INDICE

ABBREVIAZIONI ................................................................................................................. 4 1.

IL VADEMECUM .......................................................................................................... 5

1.1

Presentazione ...................................................................................................................... 5

1.2

Testi di riferimento .............................................................................................................. 5

AVVIO DELLE OPERAZIONI..................................................................................... 7

2.1

Notifica della decisione del comitato di sorveglianza ........................................................... 7 Progetti singoli e progetti strategici 7 2.1.1 Piani integrati transfrontalieri 8 2.1.2

2.2

Convenzione di attribuzione del contributo fesr .................................................................. 8

2.3

Versamento dei contributi pubblici ...................................................................................... 9 Contributo FESR 9 2.3.1 Contropartite pubbliche nazionali italiane 10 2.3.2 Contropartite pubbliche nazionali francesi 10 2.3.3 La garanzia fideiussoria 10 2.3.4

OBBLIGHI E RUOLO DEI BENEFICIARI ............................................................. 12

3.1

Capofila unico .................................................................................................................... 12

3.2

Beneficiari .......................................................................................................................... 12

3.3

Soggetti attuatori ............................................................................................................... 13

3.4

Coordinatori del PIT ........................................................................................................... 13

REALIZZAZIONE E MONITORAGGIO DELLE OPERAZIONI ......................... 14

4.1

contabilita’ relativa al progetto ......................................................................................... 14

4.2

Criteri di ammissibilità’ delle spese ................................................................................... 14 Termini di realizzazione dell’operazione 15 4.2.1 Periodo di ammissibilità delle spese 15 4.2.2 Concetto di spese sostenute 16 4.2.3

4.3

Compilazione della dichiarazione di spesa ......................................................................... 17 Inserimento dei dati 17 4.3.1 Trasmissione della dichiarazione di spesa 24 4.3.2 Soggetti attuatori 25 4.3.3

4.4

I controlli in loco ................................................................................................................ 25

4.5

Modifica delle spese .......................................................................................................... 26

4.6

Penalità’ per eventuali proroghe....................................................................................... 27

4.7

Monitoraggio delle attività progettuali .............................................................................. 27

CONCLUSIONE DELLE OPERAZIONI .................................................................. 29

5.1

Riepilogo dei versamenti pubblici dei beneficiari francesi.................................................. 29

5.2

entrate generate dal progetto ........................................................................................... 31

5.3

Rapporto finale di esecuzione ............................................................................................ 32

5.4

procedura di chiusura ........................................................................................................ 32

5.5

Calcolo del saldo del contributo fesr .................................................................................. 34

SISTEMA INFORMATIVO ALCOTRA .................................................................. 37

COMUNICAZIONE E PUBBLICITA’ ...................................................................... 39

7.1

Regole generali .................................................................................................................. 39

7.2

Conservazione dei documenti ............................................................................................ 39

7.3

Comunicazione dei piani integrati transfrontalieri ............................................................. 40

DOVE RICHIEDERE INFORMAZIONI.................................................................. 41

ALLEGATI ..................................................................... ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.

ABBREVIAZIONI

AdA ................................................................................................ Autorità di audit AdC ................................................................................... Autorità di certificazione AdG ........................................................................................... Autorità di gestione CdS ................................................................................... Comitato di sorveglianza CE .......................................................................................... Commissione europea CPN ....................................................................Contropartite pubbliche nazionali CT .................................................................................................. Comitato tecnico FESR .............................................................. Fondo europeo di sviluppo regionale GTA ................................................................................ Gruppo Tecnico Ambiente IGRUE..........................Ispettorato Generale per i rapporti con l’Unione Europea PIT ...........................................................................Piani integrati transfrontalieri PO .......................................................................................... Programma operativo Regolamento di attuazione ........................................Regolamento (CE) 1828/2006 Regolamento FESR ....................................................Regolamento (CE) 1080/2006 Regolamento generale ................................................Regolamento (CE) 1083/2006 STC .......................................................................... Segretariato tecnico congiunto

IL VADEMECUM

1.1 PRESENTAZIONE Il Vademecum si riferisce al PO Obiettivo Cooperazione territoriale 2007 – 2013 relativo alla frontiera Italo-Francese alpina, denominato ALCOTRA (Alpi Latine Cooperazione Transfrontaliera), approvato il 29.11.2007 con decisione C(2007)5716. Questa seconda parte “dalla programmazione alla conclusione” intende fornire le informazioni necessarie per una corretta attuazione del Programma; in particolare definisce le procedure e le regole per la realizzazione e la chiusura delle operazioni programmate. Gli aggiornamenti del Vademecum che dovessero rendersi necessari nel corso del programma saranno resi pubblici.

1.2 TESTI DI RIFERIMENTO Le norme contenute in questa guida si basano in particolare sui seguenti testi di riferimento: 

Regolamento (CE) 1083/2006 dell’11 luglio 2006 recante disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo e il Fondo di coesione e successive modifiche;



Regolamento (CE) 1080/2006 del 5 luglio 2006 relativo al Fondo europeo di sviluppo regionale e successive modifiche;



Regolamento (CE) 1828/2006 dell’8 dicembre 2006 che stabilisce le modalità di applicazione del Regolamento (CE) 1083/2006 e del Regolamento (CE) 1080/2006 e successive modifiche;



Regolamento (CE) 846/2009 del 1° settembre 2009 che modifica il Regolamento (CE) 1828/2006;



Programma operativo di cooperazione territoriale Italia - Francia (Alcotra) approvato dalla Commissione europea il 29.11.2007 con decisione C(2007)5716;



Guida di attuazione del Programma Alcotra 2007 – 2013 approvata dal Comitato di Sorveglianza il 21.12.2007 e successive modifiche;



DPR n. 196 del 03/10/2008, Regolamento di esecuzione del regolamento (CE) n. 1083/2006 recante disposizioni generali sul fondo europeo di sviluppo regionale, sul fondo sociale europeo e sul fondo di coesione.



Decreto del Ministère de l’environnement, du développement et de l’aménagement du territoire del 03/09/2007 relativo alle regole nazionali di ammissibilità delle spese per i programmi 2007 – 2013.

In caso di difformitĂ di interpretazione tra i diversi testi, lâ&#x20AC;&#x2122;ordine di importanza Ă¨ il seguente: Regolamenti del Consiglio e della Commissione europea, Programma operativo, Guida di attuazione, Vademecum.

AVVIO DELLE OPERAZIONI

2.1 NOTIFICA DELLA DECISIONE DEL COMITATO DI SORVEGLIANZA 2.1.1 Progetti singoli e progetti strategici La decisione del CdS è comunicata dall’AdG al beneficiario capofila a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno; copia della decisione viene inviata anche alle amministrazioni interessate. Se il progetto non è ammesso a finanziamento, l’AdG notifica la decisione comunicando le motivazioni. Nel caso di ammissione a finanziamento, viene comunicato il piano finanziario approvato: costo totale del progetto, contributo FESR, CPN, autofinanziamento. La notifica può indicare inoltre, all’occorrenza e per alcuni partner, che: •

il contributo accordato rientra nell’ambito del regime de minimis (cfr. Regolamento CE 1998/2006). I partner interessati dovranno tenerne conto per ogni ulteriore domanda di contributo pubblico;

•

il servizio istruttorio ha formulato alcune prescrizioni e/o osservazioni delle quali i beneficiari dovranno tener conto in fase di attuazione;

•

il versamento del primo acconto per i beneficiari privati italiani è subordinato alla stipula di apposita garanzia fideiussoria. (vedi punto 2.3.4). Il capofila dovrà comunicare la decisione del CdS a tutti i partner, italiani e francesi, del progetto.

Se il progetto è stato ammesso a finanziamento, entro tre mesi dalla data della notifica, il capofila deve trasmettere all’AdG, alle amministrazioni interessate e, in copia, al STC una lettera in cui: 

attesta l’avvio del progetto e la data di inizio delle attività ;



chiede il versamento dell’anticipo, pari al 10%, del contributo FESR, comunicando le proprie coordinate bancarie per l’accredito (banca, conto corrente, codici ABI, CAB e IBAN per gli italiani, RIB contenente i codici IBAN, SWIFT e BIC per i francesi)

La data della notifica assume un carattere importante in quanto da tale data decorrono i termini per la realizzazione dell’operazione. Si ricorda che il non rispetto di tali termini comporta la diminuzione/rimborso del finanziamento. Ciò non influisce, tuttavia, sui principi che disciplinano il periodo di eleggibilità delle spese (vedi § 4.2.2).

Esempio: un progetto che ha la durata di due anni, la cui notifica di

concessione del contributo FESR è datata 15 giugno 2008, dovrà necessariamente terminare entro il 15 giugno 2010.

2.1.2 Piani integrati transfrontalieri La decisione del CdS è comunicata dall’AdG a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno: •

al coordinatore unico a cui viene notificata l’approvazione del PIT. La notifica riporterà l’elenco dei progetti singoli ammessi a finanziamento e il piano finanziario del piano di coordinamento e comunicazione che devono realizzare i due soggetti proponenti. Copia della decisione viene inviata anche al soggetto proponente del paese confinante e alle amministrazioni interessate;

•

ai beneficiari capofila di ogni progetto singolo secondo le regole previste al paragrafo precedente.

2.2 CONVENZIONE DI ATTRIBUZIONE DEL CONTRIBUTO FESR Se le CPN francesi sono definitivamente acquisite con atto deliberativo, contestualmente alla notifica, l’AdG invia la Convenzione di attribuzione del contributo FESR, sia per i progetti singoli, compresi quelli che formano un PIT, sia per i progetti strategici. Per il piano di coordinamento e comunicazione dei PIT, la convenzione viene firmata dall’Adg e dal coordinatore unico. Nel caso in cui le CPN francesi siano acquisite con lettere d’intenti, la Convenzione sarà inviata successivamente. Si ricorda che il versamento del primo acconto FESR è subordinato alla trasmissione all’AdG degli atti deliberativi definitivi di acquisizione delle CPN (vedi § 2.3.3). Nella convenzione sono definite le modalità di versamento del contributo FESR e gli obblighi del capofila in materia di realizzazione delle attività, controllo e pubblicità. La Convenzione indica i beneficiari e i soggetti attuatori. A livello di singolo partner, la convenzione specifica: -

il costo totale delle attività che dovrà realizzare;

l’ammontare del contributo FESR;

le CPN attribuite.

Nella convenzione sono inoltre individuati, per ogni partner, ed eventuali soggetti attuatori, i servizi responsabili della certificazione delle spese e del controllo della realizzazione delle attività (i servizi competenti dello Stato francese e delle Regioni italiane) e sono definiti i circuiti finanziari dell’operazione. La convenzione è prodotta in due originali che devono essere firmati dal capofila e dall’Autorità di gestione, e vistati dall’AdC. Il capofila deve conservare un originale della convenzione firmata, inviare il secondo originale all’Adg e una copia a ciascun partner.

2.3 VERSAMENTO DEI CONTRIBUTI PUBBLICI 2.3.1 Contributo FESR Il contributo FESR è versato interamente al capofila, a seguito di esplicita richiesta all’AdG, con le seguenti modalità: 

il 10%, quale anticipo, al ricevimento dell’attestazione di avvio del progetto (cfr. punto 2.1.1);



il 30% al raggiungimento di una spesa certificata pari al 40% del costo totale del progetto; alla richiesta deve essere allegato un rapporto che descriva le attività realizzate;



il 30% al raggiungimento di una spesa certificata pari al 70% del costo totale del progetto; alla richiesta deve essere allegato un rapporto che descriva le attività realizzate;



il saldo, in relazione alla spesa sostenuta e alle eventuali entrate, certificata dai servizi incaricati del controllo, e delle CPN versate ai beneficiari francesi; alla richiesta deve essere allegata la relazione finale di attuazione.

Si precisa che il rapporto sulle attività realizzate non sostituisce le schede sullo stato di monitoraggio avanzamento fisico (di cui al punto 4.7.) e che esso viene predisposto dal capofila in accordo con i partner, seguendo a titolo indicativo la struttura del rapporto finale (cfr. punto 5.3). Se il progetto viene approvato sulla base di lettere di intenti dei cofinanziatori francesi, il versamento dell’anticipo del 10% è subordinato all’acquisizione definitiva delle CPN (cfr. punto 2.3.3). Dal capofila agli altri partner Il versamento del contributo FESR da parte del capofila ai partner è regolato dalla Convenzione di cooperazione transfrontaliera firmata tra i partner del progetto. L’articolo 6 prevede che l’anticipo del 10% sia versato a ogni partner quando questi trasmettono al capofila un’attestazione di avvio delle attività. Questo primo

versamento corrisponde al 10% dell’ammontare del contributo comunitario, indicato all’articolo 2 della Convenzione di attribuzione del contributo FESR. Indicativamente il capofila versa i successivi contributi FESR sulla base dell’avanzamento della spesa di ogni partner e secondo le modalità previste nella convenzione tra partner.

2.3.2 Contropartite pubbliche nazionali italiane Le CPN di parte statale vengono riservate a favore del beneficiario di parte italiana dall’Autorità di certificazione e pagate attraverso le Regioni italiane presso cui ha sede il beneficiario. I beneficiari italiani, oltre alla domanda di contributo FESR fatta dal capofila, devono inviare una specifica richiesta della quota statale alla Regione di appartenenza.

2.3.3 Contropartite pubbliche nazionali francesi Le contropartite pubbliche nazionali francesi devono essere definitivamente acquisite con atto deliberativo per procedere alla programmazione del progetto. Sono ammesse lettere di intenti alle condizioni previste dalla circolare francese del 19.08.2002 (data della seduta dell’organismo deliberante, ammontare della sovvenzione, riferimento al progetto e al programma). Saranno considerate valide le lettere che indicano una data rientrante nei 4 mesi successivi alla data del CdS. Il versamento del primo acconto FESR è subordinato alla trasmissione all’AdG degli atti deliberativi definitivi di acquisizione delle CPN. Nel caso in cui la deliberazione non pervenga all’AdG entro 2 mesi dalla data indicata nella lettera di intenti, l’AdG provvederà a dichiarare la sopravvenuta decadenza del progetto e a informarne i membri del CdS. I cofinanziatori pubblici francesi attribuiscono e versano la quota di propria pertinenza secondo le rispettive regolamentazioni finanziarie, ma si impegnano a versare il saldo del contributo entro sei mesi dalla data di chiusura del progetto. Ogni partner deve inviare la propria domanda di saldo non oltre la fine del progetto..

2.3.4 La garanzia fideiussoria Al momento della richiesta dell’anticipo i soggetti privati italiani, beneficiari di contributi, devono presentare apposita e idonea garanzia finanziaria per un importo pari al 100% della somma richiesta in anticipo, nelle forme e con le modalità previste dalla normativa vigente (polizza assicurativa o fideiussione bancaria), come di seguito specificato: •

per quanto concerne l'anticipo della quota di contributo FESR, l'Autorità di gestione provvede a richiedere al capofila italiano privato la garanzia finanziaria a totale copertura dell'anticipo del contributo comunitario contestualmente all'invio della convenzione FESR per la sottoscrizione. Il 10

ricevimento di idonea garanzia finanziaria è condizione necessaria per l'erogazione dell'anticipo da parte dell'AdC; la richiesta della garanzia finanziaria ai beneficiari privati italiani che chiedono l'erogazione dell'anticipo delle CPN, va fatta dalla Regione in cui il beneficiario di parte italiana ha sede. Lo svincolo delle garanzie finanziarie (sia quelle presentate dal capofila a copertura dell'anticipo del FESR, sia quelle presentate dai beneficiari a copertura dell'anticipo delle CPN) sarà poi disposto nel momento in cui il capofila del progetto riceverà il 1° acconto del contributo FESR, in quanto ciò avviene quando è comunque stata certificata una spesa complessiva pari al 40% del costo totale del progetto e inviato il relativo rapporto di attività.

OBBLIGHI E RUOLO DEI BENEFICIARI

3.1 CAPOFILA UNICO Gli obblighi del capofila sono riportati dettagliatamente nella convenzione di attribuzione del FESR (art. 7). In particolare si ricorda che il capofila: 1.

è il referente unico e in accordo con gli altri partner, deve corrispondere alle richieste di chiarimenti e integrazioni che dovessero pervenire dall’Autorità di Gestione del Programma o dai Servizi incaricati del controllo;

2. deve provvedere all’avvio coordinato del progetto e alla sua esecuzione secondo le modalità e i tempi previsti nella scheda; 3. deve richiedere l’erogazione dei contributi FESR e trasferire agli altri partner, nel più breve tempo possibile le quote di spettanza; 4. deve produrre la documentazione di rendicontazione finale nei termini previsti; 5. deve provvedere a rimborsare all'Autorità di certificazione il contributo FESR percepito nel caso di mancata realizzazione, totale o parziale delle attività previste dalla scheda progettuale.

3.2 BENEFICIARI Gli obblighi dei beneficiari sono riportati dettagliatamente nella convenzione di attribuzione del FESR (art. 7). In particolare si ricorda che ogni beneficiario deve: 1. tenere costantemente aggiornata la contabilità mantenendola separata da altre scritture contabili;

relativa

progetto

2. rispettare tutte le disposizioni previste dagli articoli 8 e 9 del Reg. (CE) 1828/2006 e succ. (§ capitolo 7); 3. effettuare le spese per la realizzazione dell’intervento cronoprogramma previsto dalla scheda progettuale;

secondo

4. fornire trimestralmente al Servizio responsabile del controllo i dati di attuazione finanziaria e, almeno una volta all’anno, la scheda d’avanzamento fisico (cfr. cap. 4.7) necessaria per l’implementazione del sistema informativo di gestione, sorveglianza e monitoraggio; 5. attenersi, durante la realizzazione del progetto, oltreché alle specifiche prescrizioni della scheda tecnica di misura e dei provvedimenti di ammissione a contributo, anche alle normative, rilevanti in materia, comunitarie (con particolare riferimento alle regole della concorrenza, appalti pubblici, rispetto dell'ambiente, eguaglianza di opportunità), statali e regionali. Ciascun beneficiario, che sia soggetto pubblico o assimilato,ad ogni rendicontazione trimestrale, deve inoltre compilare, qualora ne ricorrano le condizioni, la Check 12

list di autocontrollo (in materia di forniture, di lavori e servizi a seconda dei casi) approvata dall’Autorità di gestione e predisposta per ciascuna parte nazionale. Si tratta di liste di controllo predisposte al fine di agevolare i beneficiari a rispettare le normative nazionali e comunitarie; devono essere compilate e mantenute agli atti insieme alla documentazione di spesa. Una copia deve essere allegata alla dichiarazione trimestrale di spesa. Le Check list di autocontrollo per i beneficiari sono scaricabili dal sito del Programma [ www.interreg-alcotra.org ]. 6. Annullare tutti i documenti di spesa. La documentazione contabile originale deve essere correttamente annullata tramite timbro e/o apposita dicitura : “Spesa sostenuta da… .ai sensi del PO Italia – Francia per un importo (totale/parziale) pari ad €…”. 7. Comunicare all’AdG, ai Servizi di controllo e al STC tutti gli eventuali cambiamenti relativi alle anagrafiche di ciascun partner (legale rappresentante, referenti di progetto, ecc.).

3.3 SOGGETTI ATTUATORI I soggetti attuatori che agiscono per conto di un beneficiario sono elencati nella Convenzione FESR (art. 1). Tali soggetti devono rispettare gli stessi obblighi previsti per i beneficiari. Per la dichiarazione delle spese si rimanda al § 4.2.3.

3.4 COORDINATORI DEL PIT Il piano di coordinamento e comunicazione è a tutti gli effetti un progetto singolo del PIT. Il coordinatore, in collaborazione con l’altro soggetto proponente, ha il compito di guidare e animare il partenariato sia nella fase di predisposizione, sia in quella di realizzazione del PIT. Deve in particolare: 1. coordinare il partenariato, nonché l’avvio e la realizzazione dei progetti che compongono il PIT; 2. essere referente del PIT nei confronti dell’Autorità di gestione; 3. elaborare un rapporto annuale di avanzamento del PIT e trasmetterlo all’AdG; tale rapporto potrà essere presentato, su richiesta dell’AdG, al CdS; 4. realizzare le attività di informazione e comunicazione del PIT. Il ruolo del coordinatore non sostituisce quello dei capofila degli altri progetti singoli che restano responsabili, nei confronti dell’AdG, dell’avanzamento fisico e finanziario delle singole operazioni.

REALIZZAZIONE E MONITORAGGIO DELLE

OPERAZIONI Ciascun beneficiario, dei progetti di cooperazione singoli, dei progetti strategici e dei progetti che fanno parte di un PIT, deve tenere una contabilità delle spese di propria competenza e aggiornare il Servizio incaricato del controllo e della certificazione inviando trimestralmente un rendiconto delle spese sostenute.

4.1

CONTABILITA’ RELATIVA AL PROGETTO

Ogni beneficiario deve tenere una contabilità per le spese di propria competenza. In particolare deve: -

registrare ogni spesa e ogni entrata in una contabilità separata del progetto o con una codificazione contabile adeguata che permetta, in caso di controllo, di identificare le spese e le entrate attribuibili al progetto Alcotra; conservare tutti i giustificativi di spesa e di pagamento.

Conservazione dei dati contabili Fermo restando la normativa nazionale dei due Stati in materia di conservazione dei dati contabili, i beneficiari devono conservare e tenere a disposizione delle diverse istanze di controllo del programma Alcotra, l’insieme dei giustificativi di spesa e quelli attestanti l‟effettivo e definitivo pagamento sino al 31.12.2020 e comunque per un periodo di tre anni successivamente al pagamento da parte della Commissione europea del saldo relativo all’insieme del Programma (Reg. CE 1083/2006, art. 89 §3).

4.2 CRITERI DI AMMISSIBILITA’ DELLE

SPESE

Le spese sono ammissibili quando: -

coincidono con le spese indicate nella parte finanziaria della scheda progettuale approvata dal Comitato di Sorveglianza o modificata secondo la procedura prevista dal punto 4.5; sono conformi alle regole di eleggibilità fissate per ogni categoria di spesa dalle legislazioni comunitarie, nazionali e dal Programma Alcotra (cfr. Guida d’attuazione capitolo 6.6). 14

sono sostenute nei limiti temporali fissati per l’operazione (punti 4.2.1 e 4.2.2) ;

sono definitivamente sostenute e giustificate sulla base dei documenti contabili (punto 4.2.3).

Il servizio di controllo, nel rispetto delle regole stabilite dal Programma Alcotra, dispone della piena discrezionalità nella valutazione relative all'ammissibilità delle spese.

4.2.1 Termini di realizzazione dell’operazione Per la realizzazione delle attività e il pagamento delle spese, i beneficiari non devono oltrepassare i termini temporali fissati per la durata del progetto. Tali termini sono fissati dalla convenzione FESR (art. 3) : -

per i progetti singoli e i progetti strategici, i termini di realizzazione decorrono dalla data di notifica inviata dall’AdG al capofila ; per i progetti che compongono i PIT, i termini di realizzazione decorrono dalla data di notifica inviata dall’AdG al capofila se l’inizio dell’operazione coincide con quello del PIT, oppure, in caso di avvio posticipato dell’operazione nei confronti del PIT, dalla data indicata nella notifica.

Si ricorda l’importanza di realizzare l’operazione nei termini indicati nella Convenzione FESR, in quanto il mancato rispetto dei termini comporta l’applicazione di una penale (cf. punto 4.6).

4.2.2 Periodo di ammissibilità delle spese Il periodo di ammissibilità delle spese è l’arco temporale in cui le spese devono essere sostenute per essere ammesse dal servizio di controllo (cfr. concetto di « spese sostenute » al punto 4.2.3). Questo periodo comprende anche la fase istruttoria ed è quindi più lungo della durata di realizzazione del progetto,. Tale periodo è fissato dalla convenzione FESR (art.3): -

per i progetti singoli è compreso tra la data di deposito del progetto e la data di conclusione dell’operazione;

per i progetti strategici è compreso tra la data di deposito del progetto definitivo (2° fase) e la data di conclusione dell’operazione;

per i progetti che compongono i PIT è compreso tra la data di deposito del PIT definitivo (2° fase) e la data di conclusione definita per ogni operazione.

Spese sostenute prima del deposito:

Le spese effettuate dal beneficiario prima del deposito del progetto potranno essere considerate ammissibili a condizione che siano state sostenute dopo il 1° gennaio 2007 e che siano state indicate nella parte finanziaria della scheda progettuale (categoria: spese già sostenute) al momento del deposito. Il riconoscimento delle spese già sostenute come spese eleggibili costituisce una possibilità per i presentatori dei progetti ma non è un obbligo per i servizi di controllo che valutano ogni spesa dell’operazione.

4.2.3 Concetto di spese sostenute Le spese sostenute dai beneficiari finali e inserite nelle dichiarazioni trasmesse ai servizi di controllo devono essere giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili aventi un valore probatorio equivalente. Ogni spesa deve essere giustificata sulla base di due tipologie di documenti: -

giustificativi di spesa (fatture, ricevute, scontrini, titoli di trasporti …);

giustificativi che attestino l’effettivo e definitivo pagamento (cfr. tabella sottostante).

A seconda dei diversi regolamenti nazionali, regionali e/o di settore applicabili all’operazione, i servizi di controllo potranno richiedere dei giustificativi complementari. Le spese sono considerate "sostenute" quando l’estinzione del credito del fornitore o del prestatore di servizio è dimostrata.

Pour la France

Per l'Italia

La preuve de ce règlement doit être attesté par un tiers :

reconnaissance écrite par laquelle le fournisseur ou le prestataire de service déclare sa créance éteinte par un règlement en bonne et due forme (ex : factures portant la mention «acquittée» accompagnée du cachet et de la signature du fournisseur) ; ou attestation de paiement délivré par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes ; ou relevé de compte bancaire faisant apparaître le débit correspondant, attesté si nécessaire par l'inscription du montant correspondant dans la comptabilité du bénéficiaire ; ou, pour les maîtres d'ouvrage publics, attestation du paiement par le comptable public (visa du comptable sur les différentes feuilles de la déclaration de dépenses).

assegno circolare/bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo e il nominativo, corredato da estratto conto bancario attestante l’effettivo e definitivo esborso finanziario ;

mandato/ordine di pagamento quietanzato dall’Istituto bancario cassiere e/o tesoriere (nel caso di beneficiario di natura pubblica o assimilabile) ;

bonifico bancario dal quale si evinca l’importo e il nominativo del percipiente, corredato da estratto conto bancario attestante l’effettivo e definitivo esborso finanziario ;

documenti attestanti il pagamento di contributi previdenziali, ritenute fiscali ed oneri sociali (es. F24).

Nel caso di giustificativi di pagamento cumulativi, deve essere allegata anche un’attestazione a firma del dirigente competente per materia, con evidenza del dettaglio di contributi previdenziali, ritenute fiscali e oneri sociali relativi alle prestazioni lavorative imputate al progetto..

4.3 COMPILAZIONE DELLA DICHIARAZIONE DI SPESA 4.3.1 Inserimento dei dati Ciascun beneficiario e soggetto attuatore indicato nella Convenzione FESR (cfr. punto 3.3) deve compilare il modulo "Riepilogo delle spese sostenute dal beneficiario " (allegato 16 della Guida) accompagnato da una copia dei giustificativi di spesa e dei giustificativi che attestino il pagamento effettivo e definitivo. La dichiarazione di spesa è rilasciata per una sola struttura (beneficiario o soggetto attuatore).

Il modello per la dichiarazione di spesa è disponibile sul sito del Programma Alcotra [ www.interreg-alcotra.org ] nella sezione "Documenti scaricabili" - "6 – Attuazione dei progetti". La scheda per la dichiarazione di spesa (formato .xls) è composta da un foglio riepilogativo e da un foglio di lavoro per ogni categoria di spesa. La versione francese dispone, inoltre, di una tabella relativa ai versamenti pubblici e alle entrate incassate dai beneficiari (punto 5.1).

1 2

Per evitare la perdita di informazioni tra le varie dichiarazioni di spesa, si consiglia di usare un’unica scheda durante tutto l’arco di realizzazione del progetto.

 FOGLIO : RIEPILOGO DELLE SPESE SOSTENUTE DAL BENEFICIARIO 1

Il beneficiario o il soggetto attuatore compila la prima pagina indicando il numero dell’operazione, il titolo dell’operazione e il nome della struttura beneficiaria. Per i soggetti attuatori indicare nel campo “Beneficiario” il nome della struttura per conto della quale agisce nel progetto. Queste informazioni devono coincidere con quelle

indicate nella convenzione FESR. Per facilitare gli scambi con i servizi di controllo, si devono indicare il nome e le coordinate del referente incaricato della compilazione della dichiarazione di spesa.

Nella tabella Avanzamento delle attività realizzate dal beneficiario, colonna Preventivo di spesa, si deve indicare l’importo previsto per ogni attività che il beneficiario deve realizzare. Tale importo deve corrispondere a quello indicato nella parte finanziaria della scheda progettuale (foglio Attività, colonna del beneficiario) approvata al momento della programmazione.

Nella tabella Avanzamento delle spese per categorie, colonna Preventivo di spesa, si deve indicare l’importo previsto dal beneficiario per ogni categoria di spesa. Tale importo deve corrispondere a quello indicato nella parte finanziaria della scheda progettuale (foglio relativo alle spese del beneficiario CF, P1, P2 …, colonna Totale della tabella blu) approvato al momento della programmazione.

 FOGLI "Categorie di spese" : EDILIZIA E LAVORI PUBBLICI, BENI DI CONSUMO, STRUMENTI E ATTREZZATURE, PRESTAZIONI DI SERVIZIO, MISSIONI E TRASFERTE, SPESE GENERALI, ALTRE SPESE.

12 13

Il foglio di spesa si configura come una lista in cui ciascun linea corrisponde a un unico dato di spesa e a un solo pagamento. Per ciascuna spesa, devono essere compilate tutte le colonne.

N° : numero di ordine della spesa. Per facilitare il trattamento delle spese da parte del servizio di controllo, i documenti trasmessi devono essere classificati per categorie e per numero di ordine. Questo numero d’ordine deve essere riportato sulla documento di spesa e di pagamento. Data di inserimento in contabilità: come indicato al punto 4.1, ogni beneficiario deve tenere una contabilità separata per l’operazione. Al fine di facilitare gli eventuali controlli e procedere al confronto tra la dichiarazione delle spese e la contabilità del beneficiario, deve essere indicata la data in cui il beneficiario ha inserito la spesa nella propria contabilità e se necessario quella di registrazione. Oggetto: l’oggetto della spesa deve essere sufficientemente preciso per permettere di collegarlo con il dato di spesa (quantità e natura del bene o della prestazione, oggetto, data e luogo della riunione …). Nel caso di beni e attrezzature ammissibili per una quota di ammortamento annuale, indicare anche “Ammortamento”. Attività: ogni spesa è attribuita a una o più attività (cfr parte finanziaria della scheda progettuale). L’indicazione dell’attività permette di compilare la tabella Avanzamento delle attività realizzate dal beneficiario collocata nel riepilogo della dichiarazione. Se la spesa è riferita a più attività, bisogna dividerla in più linee. Emesso da: il nome del fornitore o del prestatore di servizio deve coincidere con quello indicato nel giustificativo di spesa. Nel caso di rimborsi di missione, in cui si tratta del nome del funzionario.

N° del giustificativo di spesa: numero del giustificativo di spesa indicato dal fornitore o dal prestatore.

Data: data di emissione del giustificativo di spesa da parte del fornitore o prestatore.

Importo: importo IVA inclusa della spesa richiesto dal fornitore o prestatore.

Mezzo di pagamento e numero: mezzo di pagamento (mandato, bonifico, assegno, bancomat o carta di credito …) e all’occorrenza il numero indicato sul titolo di pagamento.

Data del pagamento: data in cui il pagamento è reso effettivo.

Importo totale pagato: importo effettivamente pagato dal beneficiario che deve corrispondere alla somma riportata sulla quietanza di pagamento.

Importo imputato al progetto: le spese imputate all’operazione Alcotra totalmente o parzialmente (ammortamento, utilizzo di un bene per altre attività, importo IVA esclusa in caso di recupero dell’IVA …). In caso di imputazione totale, indicare l’importo della colonna 11. In caso di imputazione parziale, indicare l’importo valorizzato sull’operazione. E’ necessario allegare alla dichiarazione di spesa una nota di spiegazione relativa al metodo di calcolo della chiave di ripartizione. Sub-totale dichiarazione: per ogni dichiarazione di spesa è necessario calcolare un sub-totale.

Totale generale: somma dell’insieme delle spese legate alla categoria.

Certificazione da parte del servizio di controllo: questo spazio è esclusivamente riservato al servizio di controllo.

Esempio: Spese inserite nella categoria "Strumenti e attrezzature"

 FOGLI "Categorie di spese" : PERSONALE INTERNO, PERSONALE ASSUNTO

N°: numero di ordine della spesa. Per facilitare il trattamento delle spese da parte del servizio di controllo, i documenti devono essere trasmessi classificandoli per categorie di spesa e per numero di ordine.

Cognome della persona assegnata al progetto: le coordinate della persona devono essere precise per permettere il collegamento con il giustificativo di spesa.

Qualifica/Funzione: deve essere indicata la qualifica o la funzione della persona assegnata all’operazione per giustificare l’importo della spesa relativa.

Attività: ogni spesa è imputata a una o più attività (cfr parte finanziaria della scheda progettuale). L’indicazione dell’attività permette di compilare la tabella Avanzamento delle attività realizzate dal beneficiario collocata nel riepilogo della dichiarazione. Mese di riferimento: può essere sia un singolo mese nel caso in cui l’importo inserito si riferisca ad un unico giustificativo di spesa, sia un periodo (es. gennaio-marzo 2009). Importo della retribuzione lorda onnicomprensiva: si tratta dell’importo della retribuzione lorda, comprensiva degli oneri sociali diretti e indiretti a carico del lavoratore e del datore di lavoro, rapportata ai mesi di riferimento, su base di calcolo mensile o annuale. Note / Chiave di ripartizione: la chiave di ripartizione deve essere indicata sotto forma di percentuale dell’importo della colonna 6 o in funzione del tempo dedicato al progetto nel periodo di riferimento (ore o giorni). Nel caso di calcolo su base annua o stanziamento parziale dello stipendio (tempo parziale, missione temporanea …), è necessario allegare, oltre ai giustificativi di spesa, un’attestazione firmata che dettagli il metodo di calcolo e il tempo dedicato al progetto (foglio presenze). Importo della retribuzione lorda: gli stipendi possono essere imputati all’operazione Alcotra totalmente o parzialmente (part-time, missioni temporanee). In caso di imputazione totale, indicare l’importo della colonna 6. In caso di imputazione parziale, indicare l’importo valorizzato sull’operazione.

Sub-totale dichiarazione: per ogni dichiarazione di spesa è necessario calcolare un sub-totale.

Totale generale: somma dell’insieme delle spese dell’attività.

Certificazione da parte del servizio di controllo: questo spazio è esclusivamente riservato al servizio di controllo.

Esempio: Spese inserite nella categoria "Personale interno"

Una volta le spese inserite nelle varie categorie, è necessario compilare il riepilogo della dichiarazione.

 FOGLIO: RIEPILOGO DELLE SPESE SOSTENUTE DAL BENEFICIARIO

2 5

Avanzamento delle attività realizzate dal beneficiario: l’importo delle spese realizzate per ogni attività deve essere inserito nella colonna Realizzato. La somma per attività deve prima essere calcolata per ogni categoria di spesa.

Avanzamento di spesa per categoria: l’importo totale delle spese sostenute per ciascuna categoria di spesa deve essere inserito nella colonna Realizzato. Nel caso di superamento in una colonna, la percentuale verrà segnata in rosso.

Riepilogo delle dichiarazioni di spesa inviate dal beneficiario: per ogni dichiarazione deve essere indicata la data alla quale è stata stabilita e l’importo delle spese sostenute dalla data dell’ultima dichiarazione. Il cumulo delle diverse dichiarazioni si calcola automaticamente nella colonna Totale della tabella.

Controllo: i totali C1, C2 e C3 devono coincidere.

C 4

Beneficiario : la dichiarazione di spesa deve contenere la data, le firme del legale rappresentante (o di una persona delegata) e il timbro della struttura.

Servizio incaricato del controllo / Certificato: questo spazio è esclusivamente riservato al servizio di controllo.

4.3.2 Trasmissione della dichiarazione di spesa Le dichiarazioni di spesa sono trasmesse secondo una cadenza trimestrale, nel rispetto delle seguenti scadenze per l’invio della documentazione : entro il 31/03, il 30/06, il 30/09 e il 31/12. E’ richiesta una rendicontazione supplementare entro il 15/11 per facilitare il rispetto dell’obiettivo globale annuale di spesa del programma. Una volta compilata e firmata, la dichiarazione deve essere trasmessa: •

al servizio di controllo: il beneficiario trasmette in versione cartacea ed informatica al servizio di controllo, che è indicato nella convenzione FESR (art 5), un rendiconto delle spese effettuate (originale) allegando i relativi giustificativi di spesa e di pagamento (copia conforme all’originale).

La dichiarazione di spesa (esclusivamente il riepilogo delle spese sostenute senza i giustificativi di spesa) deve contestualmente essere trasmessa per informazione: •

Per la Francia, alle Amministrazioni (Prefetture di Dipartimento o SGAR);

•

al Segretariato tecnico congiunto: il beneficiario trasmette la dichiarazione di spesa su supporto elettronico al seguente indirizzo: stc@pec.interreg-alcotra.org.

•

al capofila: il beneficiario trasmette la dichiarazione di spesa al capofila.

responsabili

del

programma

Il Servizio deve certificare le spese entro 30 giorni dalla data di ricevimento del fascicolo completo di tutta la documentazione. Il servizio provvederà a comunicare al beneficiario l’importo delle spese certificate e se del caso le spese diminuite o rifiutate. L’importo delle spese certificate sarà inoltre reso disponibile dal STC sul sistema Alcotra (cfr capitolo 6).

4.3.3 Soggetti attuatori I soggetti attuatori che agiscono per conto di un beneficiario sono indicati nella convenzione FESR (art.1). Nell’ambito della realizzazione del progetto, i soggetti attuatori hanno gli stessi obblighi dei beneficiari: devono tenere una contabilità separata delle spese effettuate, conservare i giustificativi di spesa per eventuali controlli e compilare le dichiarazioni di spesa secondo le stesse regole che devono osservare i beneficiari (cfr. punti precedenti). La dichiarazione di spesa compilata e firmata, deve essere trasmessa al beneficiario che gli ha delegato una parte delle proprie attività, accompagnata dai giustificativi di spesa. Il beneficiario valida le spese firmando e timbrando il Riepilogo delle spese. Per facilitare il monitoraggio complessivo, il beneficiario compilerà, oltre alla propria dichiarazione, un altro riepilogo delle spese, contenente le informazioni relative alle proprie spese e a quelle dei soggetti attuatori e trasmetterà l’intera documentazione secondo le modalità previste al punto precedente Il servizio di controllo certificherà le spese solo in presenza del documento (convenzione, contratto…) che lega il beneficiario al soggetto attuatore.

4.4 I CONTROLLI IN LOCO Oltre al controllo documentale svolto da parte dei beneficiari (Check list di autocontrollo §3.2) e dai Servizi di controllo ad ogni rendicontazione di spesa, sono previsti controlli in loco sia durante l’attuazione sia alla conclusione del progetto. In caso di realizzazioni materiali (investimenti) sono previsti sopralluoghi nel luogo ove queste sono state realizzate. Il Manuale per i controlli, con le relative check list (sia per i controlli documentali che per quelli in loco) è scaricabile dal sito ufficiale del programma (www.interregalcotra.org).

4.5 MODIFICA DELLE SPESE Il progetto, dopo essere stato ammesso a finanziamento, non può di norma essere modificato. Eccezionalmente possono essere ammesse modifiche relative alle voci di costo e/o alle categorie di spesa di un partner a condizione che resti invariato il costo totale del progetto e che le modifiche non comportino cambiamenti in relazione: -

alle finalità del progetto ;

alla localizzazione delle attività ;

al totale delle spese previste per partner.

Si possono presentare tre casi: 1) le modifiche relative alle voci di costo all’interno di una stessa categoria di spesa (strumenti e attrezzature, beni di consumo, personale, missioni e trasferte, spese generali ecc.) sono accettabili, in corso d’opera, se la variazione è di lieve entità e l’importo totale della categoria di spesa resta invariato. Al momento della presentazione delle spese, tali modifiche devono essere evidenziate e giustificate presso il Servizio responsabile del controllo, che decide sulla loro ammissibilità. 2) Sono ammessi spostamenti tra categorie di spesa di uno stesso partner purché l’importo non sia superiore al 10% del totale delle spese previste da quel partner. Dopo aver informato il capofila, il partner deve inviare al proprio Servizio responsabile del controllo la richiesta per l’approvazione delle modifiche. Alla richiesta devono essere allegati i documenti che subiscono variazioni opportunamente modificati (lista disaggregata dei costi, scheda progettuale, etc.) e una relazione in cui sono esposti i motivi per i quali si sono rese necessari tali spostamenti. Copia della richiesta deve essere trasmessa al STC. Il servizio responsabile del controllo provvederà a informare il beneficiario e il STC a proposito della decisione presa. 3) Per eventuali altre modifiche (ad esempio spostamenti tra categorie di spesa per importi superiori al 10%) la richiesta deve sempre essere fatta esplicitamente dal capofila all’AdG. Alla richiesta devono essere allegati, oltre all’accordo esplicito degli altri beneficiari, i documenti che subiscono variazioni opportunamente modificati e una relazione in cui sono esposti i motivi per i quali si sono rese necessarie tali modifiche. L’AdG consulta le amministrazioni, i Servizi tecnici interessati e il STC e, sulla base dei loro pareri, prende una decisione e ne informa il CdS. Le richieste di modifica superiori al 10% potranno essere al massimo una per annualità e per progetto. 26

Si ricorda che le modiche sono da considerarsi cumulative. In caso di approvazione di modifiche relative ai casi 2 e 3, il beneficiario dovrà attualizzare il budget previsionale per categoria di spesa indicato nel foglio riepilogo della dichiarazione di spesa.

4.6 PENALITA’

PER EVENTUALI PROROGHE

Il progetto deve terminare entro la data riportata sulla Convenzione di attribuzione del contributo FESR. Il periodo massimo per la realizzazione delle operazioni è di norma due anni per i progetti singoli, compresi quelli che fanno parte di un PIT, e di tre anni per i progetti strategici. Per i progetti di coordinamento e comunicazione dei PIT la durata è di 42 mesi. Nell’eventualità che venga richiesta e concessa una proroga, ciò comporterà l’applicazione di una penale. I beneficiari, almeno tre mesi prima della data di conclusione prevista dalla Convenzione FESR, possono chiedere una proroga. Può essere richiesta una sola proroga e per una durata massima di un anno. La domanda, a cui deve essere allegato l’accordo formalmente espresso di tutti i partner del progetto, deve essere fatta dal capofila all’AdG e deve essere validamente motivata. L’AdG consulta le Amministrazioni responsabili e i servizi istruttori i quali danno il loro parere entro 5 giorni lavorativi. Al termine della consultazione l’AdG informa il capofila in merito alla decisione, motivandola in caso di risposta negativa. Calcolo della penale Se la richiesta viene accettata, la concessione della proroga comporta l’applicazione di una penale corrispondente all' 1% del contributo FESR totale dell'ultimo piano finanziario approvato per ogni mese di proroga a decorrere dalla data di conclusione prevista nella convenzione FESR. La penale è applicata automaticamente al momento del calcolo del saldo finale del progetto. Salvo indicazioni diverse da parte del capofila, in accordo formalmente espresso con tutti i partner, la penale sarà ripartita in modo uguale tra tutti i beneficiari secondo il peso finanziario di ciascuno sull’ultimo piano finanziario approvato.

4.7 MONITORAGGIO DELLE ATTIVITÀ PROGETTUALI Per raccogliere le informazioni di carattere fisico e procedurale l’Adg ha predisposto una scheda di monitoraggio 1, diversa a seconda del tipo di progetto, finalizzata, 1

Tale scheda non sostituisce le eventuali richieste dei servizi di controllo. 27

oltre che alla rilevazione dei dati, ad assicurare la corretta gestione degli interventi. Con un’unica scheda vengono rilevati sia l’avanzamento fisico, sia l’avanzamento procedurale del progetto. A questo proposito si ricorda che: -

Il monitoraggio procedurale è finalizzato a raccogliere informazioni sull’iter procedurale di ciascun progetto ammesso a finanziamento, con particolare riferimento al rispetto del cronoprogramma relativo alle principali fasi di attuazione. Il monitoraggio fisico fornisce informazioni riguardo allo stato di attuazione del progetto. L’avanzamento fisico delle attività viene rilevato sulla base degli indicatori di realizzazione descritti nella scheda progetto.

Sono stati previsti due formati di scheda: uno per i progetti singoli, compresi quelli che fanno parte di un PIT, e uno per i progetti strategici. Al fine di monitorare l’avanzamento del PIT complessivo è stato inoltre predisposto uno schema per facilitare la stesura del rapporto che il coordinatore deve presentare annualmente. Lo schema è composto da: 

una prima parte contenente i dati sintetici identificativi dei progetti singoli e dei capofila;



un indice da seguire come traccia per la parte descrittiva.

In allegato si riportano le schede con le istruzioni necessarie per la compilazione e le indicazioni relative a modalità e tempi di restituzione delle informazioni. Sul sito Alcotra è scaricabile la versione informatica dei documenti. Le schede potranno essere modificate e/o aggiornate a seguito di eventuali nuove esigenze informative che dovessero emergere nel corso dell’attuazione del programma. In questo caso i beneficiari saranno informati e riceveranno la documentazione aggiornata. Le schede, compilate in italiano e francese da parte del capofila in accordo con tutti i partner, devono essere inviate entro il 15 febbraio di ogni anno al STC che provvederà ad inoltrale ai Servizi di controllo.

CONCLUSIONE DELLE OPERAZIONI

Dalla data di fine progetto prevista dalla Convenzione FESR (art. 3), il capofila e i partner hanno tre mesi di tempo per completare la procedura di chiusura e richiedere il saldo del FESR

5.1 RIEPILOGO DEI VERSAMENTI PUBBLICI DEI BENEFICIARI FRANCESI Al momento della chiusura i beneficiari devono compilare un riepilogo dei versamenti pubblici percepiti nell’ambito dell’operazione (FESR, contropartite pubbliche nazionali previste, altri fondi ed entrate). Il modello è inserito nell’ultimo foglio della dichiarazione di spesa (versione francese).

1 6 2

Ad ogni colonna corrisponde un contributo. Se uno stesso cofinanziatore concede più contributi, è necessario iscriverli in colonne diverse.

Se un beneficiario pubblico utilizza una parte di fondi propri come contropartita pubblica nazionale, non è necessario indicare questi importi nella dichiarazione dei versamenti pubblici. Alla chiusura del progetto da parte dell’AdG, la quota garantita dal beneficiario (autofinanziamento + CPN) sarà automaticamente sottratta dall’importo della spesa certificata applicando il tasso di intervento di questo beneficiario al momento della programmazione del progetto (cfr punto 5.5). Per i capofila è necessario indicare il FESR su due colonne : “FESR totale per l’operazione” attribuito dall’Autorità di certificazione e “FESR del capofila” dopo il trasferimento agli altri beneficiari.

1 2

Organismo pubblico: nome della struttura pubblica che ha concesso il contributo. Contributo: questa parte comprende le informazioni relative all’aiuto finanziario al momento della programmazione del progetto : importo totale dell’aiuto, data dell’atto decisionale e importo valorizzato se solo una parte del contributo è ammissibile al Programma Alcotra (in questo caso, la valorizzazione deve essere esplicitamente indicata nell’atto decisionale o in una lettera del cofinanziatore che autorizzi questa valorizzazione). Gli atti decisionali (convenzione, delibera …), all’occorrenza accompagnati da una lettera di valorizzazione, devono essere trasmessi al momento della chiusura del progetto.

6 7

Versamenti: ogni versamento deve essere inserito indicando l’importo e la data in cui l’importo è stato accreditato sul conto bancario del beneficiario. La prova dell’avvenuto versamento è simile a quella predisposta per le spese (cfr. punto 4.1.3). Importo certificato dal servizio di controllo: questo spazio è esclusivamente riservato al servizio di controllo Da versare: nel caso in cui le CPN non siano state totalmente versate, il partner deve dichiarare, nella parte Versamenti, l’ammontare già ricevuto e nella parte Da versare, l’ammontare e i tempi previsti per il versamento delle CPN mancanti. Entro 6 mesi dalla data di conclusione prevista dalla Convenzione FESR, l’AdG provvederà alla chiusura definitiva del progetto sulla base delle CPN certificate. Entrate generate dal progetto: cfr punto 5.2. Beneficiario : il riepilogo dei versamenti pubblici deve contenere la data, le firme del legale rappresentante (o di una persona delegata) e del responsabile finanziario (tesoriere “agent comptable” per le strutture pubbliche) e il timbro della struttura..

5.2

ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO

Se durante il periodo di cofinanziamento il progetto genera entrate (vendite, locazioni, servizi, tasse di iscrizione o entrate equivalenti), il beneficiario è tenuto a dichiararle affinché esse possano essere integralmente o in parte - detratte dal costo totale dell’operazione a seconda che siano generate dal progetto integralmente o solo parzialmente, in modo da permettere il calcolo della spesa ammissibile.

Exemple : Projet financé sur la mesure 3.3 (culture) 

Lors de la programmation : Coût total = 100  FEDER : 59,2 / CPN : 20,8 / Autofinancement : 20



Lors de la clôture : Recettes constatées = 20  nouvelle assiette éligible : 100 – 20 = 80  nouvelle répartition : FEDER : 47,4 / CPN : 16,6 / Autofinancement. : 16

Le bénéficiaire ne recevra au final qu'un montant FEDER équivalent à 47,4. Pour la partie française, si les CPN initialement prévues sont versées en totalité au moment du solde de l'opération, le surplus de CPN vient automatiquement s’imputer sur le calcul du solde de la subvention FEDER. Ainsi, dans l'exemple, la répartition sera la suivante :  FEDER : 43,2 / CPN : 20,8 / Autofinancement : 16

Se è accertata la presenza di entrate, la spesa ammissibile viene ricalcolata al momento della chiusura del progetto sulla base di una nota stabilita dal beneficiario e della dichiarazione dell'importo esatto delle entrate generate. Questa dichiazione viene compilata al momento dell’ultima dichiarazione di spesa: -

per i beneficiari italiani: nel Riepilogo delle spese sostenute dai beneficiari finali, il beneficiario deve compilare il quadro "Entrate generate dal progetto". per i beneficiari francesi: nel Riepilogo dei versamenti pubblici e entrate generate dal beneficiario finale, il beneficiario indica l’importo nella colonna "Recettes générées par l'opération" (Entrate generate dal progetto).

5.3 RAPPORTO FINALE DI ESECUZIONE La relazione finale di attuazione del progetto è una relazione tecnica che descrive l’insieme delle attività realizzate mettendo in evidenza i risultati conseguiti. La relazione deve essere unica per l’insieme dei partner del progetto. Il testo deve essere redatto in lingua italiana e francese. Eventuali documenti ritenuti utili potranno essere forniti in allegato (atti di seminari, cdrom, documenti di comunicazione e promozione ...). Per facilitare la stesura del testo, l’Adg ha predisposto uno schema composto da: 

una prima parte – dati identificativi dei partner, indicatori di realizzazione, avanzamento finanziario per l’insieme del progetto e per partner;



un indice da seguire come traccia per la parte descrittiva.

La parte descrittiva del rapporto dovrà contenere i seguenti elementi: -

descrizione delle attività realizzate;

descrizione dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi prefissati;

utilità della cooperazione transfrontaliera rispetto ai risultati raggiunti;

descrizione dei rapporti intercorsi tra i partner: aspetti positivi/negativi, difficoltà, etc..

contributo del progetto al raggiungimento degli obiettivi della misura di riferimento;

collocazione del progetto rispetto alle priorità comunitarie (ambiente, occupazione, pari opportunità);

pubblicità: azioni intraprese per dare visibilità al progetto e diffonderne i risultati;

analisi valutativa: punti di forza e punti di debolezza del progetto;

prosecuzione del progetto allo scadere del finanziamento.

La versione informatica dello schema è disponibile nella rubrica “documenti scaricabili” del sito Alcotra.

5.4

PROCEDURA DI CHIUSURA

Ciascun partner deve trasmettere al proprio Servizio incaricato del controllo e della certificazione il riepilogo delle ultime spese sostenute accompagnate dai giustificativi. Entro tre mesi dalla data di conclusione del progetto prevista all’art.3 della Convenzione FESR, il capofila deve inviare i seguenti documenti:



la domanda di saldo unitamente alla dichiarazione di conclusione del progetto fatta dal capofila, a nome di tutti i partner;



il riepilogo delle spese sostenute da parte di ciascun partner ;



una dichiarazione per ogni partner francese che attesti al Servizio di controllo il versamento della totalità delle CPN (punto 5.1), come previsto nel piano finanziario approvato dal Comitato. Nel caso in cui le CPN non siano state totalmente versate il partner deve dichiarare l’ammontare già ricevuto e l’ammontare e i tempi previsti per il versamento delle CPN mancanti; entro 6 mesi dalla data di conclusione prevista dalla Convenzione FESR, l’AdG provvederà alla chiusura del progetto sulla base delle CPN certificate;



rapporto finale di esecuzione (punto 5.3).

I documenti devono essere trasmessi contestualmente, al fine di facilitare la chiusura delle operazioni da parte dei servizi coinvolti. Si ricorda che tali documenti sono necessari anche per il versamento delle CPN sia italiane, sia francesi. I documenti devono essere inviati: 

ai servizi di controllo italiani e francesi;



a tutte le Amministrazioni responsabili (Regioni italiane e Prefetture francesi) indicate all’art.5 della Convenzione FESR;



all’Autorità di gestione;



al STC per conoscenza.

I documenti devono essere trasmessi in versione cartacea e su supporto informatico. Ricevuti i documenti, i servizi responsabili del controllo effettuano le seguenti verifiche: 

effettiva realizzazione dell’operazione, d’esecuzione e i controlli previsti;

attraverso

rapporto

finale



attestazione dell’ammontare delle spese sostenute e, per la parte francese, delle CPN effettivamente versate.

Eseguito il controllo, i servizi rilasciano un certificato di regolare esecuzione del progetto e trasmettono la documentazione all’AdG e al STC attraverso le Amministrazioni responsabili del programma (Prefetture di Dipartimento per la Francia, Servizi di coordinamento all’interno delle Regioni per l’Italia). Sulla base di tali documenti l’AdG calcola il saldo FESR e chiede all’AdC di versarlo al capofila comunicando la ripartizione finale del FESR fra i differenti partner. Il capofila, ricevuto il saldo del contributo FESR, deve attestare all’AdG il versamento del contributo ai partner secondo la ripartizione comunicata. 33

5.5 CALCOLO DEL SALDO DEL CONTRIBUTO FESR Alla chiusura del progetto il saldo è calcolato per ogni beneficiario sulla base del costo totale delle spese certificate dal servizio incaricato del controllo. Da tale importo: 

per i partner italiani, viene sottratta la percentuale di autofinanziamento e sul contributo pubblico restante viene applicato il tasso FESR previsto dalla misura. Le CPN sono calcolate contestualmente al FESR.



per i partner francesi, vengono sottratti la percentuale di autofinanziamento (questa percentuale può comprendere anche una parte di finanziamento garantito dallo stesso beneficiario a titolo di CPN) e il totale delle CPN effettivamente versate dai cofinanziatori.

L‘importo del FESR erogato a saldo non può comunque essere superiore al 74% del contributo pubblico finale (FESR + CPN). Nel caso in cui, dopo la data di programmazione, siano attribuiti a uno dei partner altri contributi pubblici per la realizzazione del progetto, questi saranno automaticamente dedotti dal contributo comunitario in proporzione.

Esempio 1 Ipotesi: misura che prevede un autofinanziamento pari al 20% e un contributo pubblico dell’80%. Le CPN sono state calcolate secondo la percentuale di realizzazione. Piano finanziario iniziale Costo totale: 200 000 € Autofinanziamento: 40 000 € Contributo pubblico: 160 000 €

Realizzazione  Spese certificate dal servizio: 180 000 € (tasso di realizzazione : 90%)

Piano finanziario finale Costo totale : 180 000 €

 Autofinanziamento : 90% x 40 000 € = 36 000 €

FESR 74 % del contributo pubblico 118 400 € CPN (Stato X, Regione Y o Dipartimento Z) 26 % del contributo pubblico 41 600 €

 CPN versate secondo la percentuale di realizzazione : 37 440 € (90%) Calcolo del saldo

106 560 €

180 000 € ₋ 36 000 € ₋ 37 440 € = 106 560 € FESR finale : 106 560 € Pari al iniziale

90%

del

FESR 74 % del contributo pubblico finale

contributo

CPN prorata 26 % del contributo pubblico finale 37 440 € Autofinanziamento 20% del costo totale finale

Autofinanziamento 20% del costo totale iniziale

36 000 €

40 000 €

Esempio 2: valido solo per alcuni partner francesi Ipotesi: beneficiario pubblico, misura che prevede un autofinanziamento pari al 20% e un contributo pubblico dell’80%, une parte di CPN garantite dal beneficiario pubblico oltre all’autofinanziamento, CPN degli altri cofinanziatori versate totalmente alla fine del progetto. Piano finanziario iniziale Costo totale : 200 000 € Autofinanziamento : 40 000 € Contributo pubblico : 160 000 €

Realizzazione

Piano finanziario finale

 Spese certificate dal servizio: 180 000 € (tasso di realizzazione: 90%)

Costo totale : 180 000 €

 Autofinanziamento: 90% x (40 000 + 11 600) = 46 440 €

FESR 74 % del contributo pubblico

 CPN versate totalmente cofinanziatori diversi beneficiario: 30 000 € (100%) Calcolo del saldo

118 400 €

CPN 26 % del contributo pubblico Totale : 41 600 € -----Regione X o Dipartimento Y 30 000 € e

dai dal

₋ ₋ =

180 000 € 46 440 € 30 000 € 103 560 €

FESR finale :

103 560 €

Pari all’ 87,5% del contributo iniziale

Parte delle CPN garantite dal beneficiario

FESR 71,9 % del contributo pubblico finale 103 560 €

CPN 28,1 % del contributo pubblico Totale : 40 440 € -----Regione X o Dipartimento Y 30 000 € e

Parte delle CPN garantite dal beneficiario

11 600 €

10 440 €

Autofinanziamento 20% del costo totale iniziale

Autofinanziamento 20% del costo totale finale

40 000 €

36 000 €

SISTEMA INFORMATIVO ALCOTRA

Al fine di rispondere agli obblighi di monitoraggio dei dati dei Programmi facenti parte del Quadro Strategico Nazionale (QSN), imposti dal Ministero dell’Economia e delle Finanze – IGRUE nonché per gestire l’iter procedurale e di attuazione finanziaria dei progetti, è stato predisposto un sistema informativo Alcotra che, a partire dalla presentazione delle proposte progettuali, consente di seguire tutte le fasi procedurali dei progetti. Il sistema è accessibile via web dal sito di Sistema Piemonte all’indirizzo: http://www.sistemapiemonte.it/finanziamenti/alcotra/index.shtml E’ disponibile sul sito, nella sezione “Guida al servizio”, un Manuale d’uso che si consiglia di consultare per eventuali approfondimenti. Al momento della presentazione del progetto, il capofila si è registrato sul sistema informativo Alcotra dove ha inserito i propri dati anagrafici, le principali informazioni del progetto ed allegato i seguenti documenti obbligatori richiesti per il deposito: scheda progettuale (parte descrittiva e finanziaria), convenzione tra partner, descrizione tecnica di dettaglio. Il capofila ha altresì invitato i propri partner attraverso l’apposita funzione “inviti” a registrarsi al sistema per inserire i propri dati. In fase di realizzazione del progetto, i beneficiari possono accedere al sistema per consultare i dati di attuazione del progetto: spese certificate ed erogazioni finanziarie.

 Sezione Visualizza progetto Il beneficiario visualizza i principali documenti relativi al suo progetto (scheda progettuale parte descrittiva e finanziaria, convenzione di cooperazione tra partner, descrizione tecnica di dettaglio).

(xls) Piano finanziario: il beneficiario visualizza il piano finanziario approvato dal Comitato di sorveglianza Alcotra. (xls) Date e rendiconti: il beneficiario visualizza le diverse date relative alla sua operazione (programmazione, notifica, convenzione FESR, versamenti …) e l’importo delle spese certificate per ogni dichiarazione di spesa trasmessa al servizio di controllo. (xls) Avanzamento finanziario: il beneficiario visualizza la lista dei diversi versamenti FESR effettuati dall’Autorità di certificazione al capofila e dei versamenti delle CPN per i beneficiari italiani.

 Sezione Partner Il beneficiario visualizza la pagina identificativa del rappresentante legale della struttura, del referente e accede alle loro rispettive coordinate.  Sezione Password Il beneficiario ha la possibilità, attraverso questa pagina, di modificare la propria password in ogni momento. 38

COMUNICAZIONE E PUBBLICITA’

7.1 REGOLE GENERALI Con il Regolamento CE 1828/2006 dell’8/12/2006, la Commissione ha stabilito i criteri in materia di informazione e di pubblicità sugli interventi dei fondi strutturali. Tutte le operazioni devono pertanto rispondere alle disposizioni previste dagli articoli 8 e 9 del Reg. (CE) 1828/2006: •

l’art. 8 riporta le responsabilità dei beneficiari relative agli interventi informativi e pubblicitari destinati al pubblico;

•

l’art. 9 descrive le caratteristiche tecniche degli interventi informativi e pubblicitari relativi all’operazione.

In particolare si ricorda che tutti i materiali e gli strumenti informativi e pubblicitari prodotti per gli interventi cofinanziati tramite il Programma Alcotra 2007-2013 devono riportare: •

l’emblema dell’Unione Europea. L’allegato 1 al Regolamento CE 1828/2006 descrive le regole base per la sua esatta riproduzione (composizione e colori);

•

l’indicazione del Fondo pertinente, ovvero il - Fondo europeo di sviluppo regionale;

•

l’indicazione del programma, nel caso specifico il Programma Alcotra 2007 – 2013, di cui si deve riportare anche il logo, scaricabile dal sito del programma www.interreg-alcotra.org.

Oggetti promozionali di notevoli dimensioni (manifesti, locandine, totem, …) devono inoltre riportare la frase “Insieme oltre i confini” al fine di evidenziare il valore aggiunto dell’intervento comunitario.

7.2 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Al momento della rendicontazione delle spese, i beneficiari dovranno trasmettere ai servizi di controllo un esemplare per ogni tipo di materiale prodotto al fine di dimostrare il rispetto degli obblighi in materia di informazione e di pubblicità. Per il materiale di notevoli dimensioni è sufficiente una documentazione fotografica. L’insieme del materiale informativo e pubblicitario dovrà essere allegato anche al rapporto finale.

7.3 COMUNICAZIONE DEI PIANI INTEGRATI TRANSFRONTALIERI Oltre ad avere le finalità principali di tutte le attività informative e pubblicitarie relative agli interventi dei fondi strutturali, la comunicazione dei PIT dovrà anche avere una valenza funzionale di accompagnamento dell’intero processo di sviluppo territoriale. La strategia di comunicazione di un PIT dovrà pertanto avere quali obiettivi specifici: •

il rafforzamento del partenariato: la complessità della progettazione integrata richiede infatti una struttura partenariale consolidata e un impianto organizzativo che crei condivisione e favorisca pieno accesso alle decisioni;

•

la creazione di una visione identitaria del PIT nei confronti del territorio attraverso azioni che mettano in evidenza l’idea forza del piano;

•

la mobilitazione degli operatori socio economici in grado di formare una pluralità di competenze e creare reti di sviluppo locale.

DOVE RICHIEDERE INFORMAZIONI

Le informazioni relative alla predisposizione dei fascicoli progettuali possono essere richieste al Segretariato Tecnico Congiunto, a tutti i partner istituzionali (per l’Italia: Regioni Piemonte, Valle d’Aosta e Liguria, Province di Torino, di Cuneo e di Imperia; per la Francia: Prefetture di Regione e Consigli Regionali Rodano Alpi e PACA, Prefetture di Dipartimento e Consigli generali dell’Alta Savoia, Savoia, Alte Alpi, Alpi di Alta Provenza e Alpi Marittime) e alla rete di animazione locale.

RETE DI ANIMAZIONE LOCALE Regione Autonoma Valle d'Aosta Presidenza della Regione Dipartimento Affari europei Direzione cooperazione territoriale Piazza Accademia di St. Anselmo n. 2 11100 Aosta Italia Tél : +39 0165275711 Télécopie : +39 0165275744 Site web : http://www.regione.vda.it/ Courriel : interreg@regione.vda.it

Provincia di Torino Servizio Relazioni e Progetti europei e internazionali C.so Inghilterra 7 - 6° piano – stanza 15 10138 Torino Italia Tél : +39 011 8617744 Télécopie : +39 011 8617712 Site web : http://www.provincia.torino.it/ Courriel : alcotra@provincia.torino.it Contact : Francesca Bena

Provincia di Cuneo Servizio Progetti Comunitari Corso Nizza, 21 12100 Cuneo Italia Tél : +39 0171 445346/968 Télécopie : +39 0171 66734 Site web : http://www.provincia.cuneo.it/ Courriel : fissore_sandra@provincia.cuneo.it Contact : Sandra Fissore

Provincia di Imperia Settore Programmazione socio-economica Via Matteotti n. 147 18100 Imperia Italia Tél : +39 0183 704359 Télécopie : +39 0183 769041 Site web : http://www.provincia.imperia.it Courriel : programmazione_progetti@provincia.imperia.it Contact : Rosalia Mottura

Animatrice territoriale - Alpes du Nord Muriel Faure Conseil général de la Savoie Service des affaires agricoles et européennes 47 place Caffe 73000 Chambéry France Tél : +33(0)479 967 418 Télécopie : 0033(0)479 967 493 Courriel : muriel.faure@cg73.fr

Animatrice territoriale - Alpes du Sud Clémentine Mouilleron Région Provence-Alpes-Côte d'Azur Antenne régionale de Gap 2, place Frédéric Euzières 05000 Gap France Tél : +33(0)488 107 615 Télécopie : 0033(0)492 524 787 Courriel : cmouilleron@regionpaca.fr

SEGRETARIATO TECNICO CONGIUNTO Sede 35, avenue de Verdun 06500 Menton Tel: +33(0)4 92 41 10 20 – Fax: +33(0)4 92 41 10 29 Site web : www.interreg-alcotra.org Courriel: stc@interreg-alcotra.org Sede decentrata Chambéry Conseil général de Savoie 47 place Caffe 73000 CHAMBERY Tel: +33(0)4 79 96 74 61 – Fax: +33(0)4 79 96 74 93 E-mail: isabelle.botan@interreg-alcotra.org marie-isabelle.botan@cg73.fr

ITALIA Regioni Regione Autonoma Valle d'Aosta Presidenza della Regione Dipartimento Affari europei Direzione cooperazione territoriale Contatto: Segretariato Interreg Piazza Accademia di St. Anselmo n° 2 11100 Aosta Tel: +390165275711 Fax: +390165275744 Sito web: http://www.regione.vda.it E-mail: interreg@regione.vda.it

Province Provincia di Torino Servizio Relazioni e Progetti europei e internazionali Contatto: Elena Apollonio, Tiziana Fiorini C.so Inghilterra - Torino Tel: +39 011 8612761 Fax: +39 011 8612790 Sito web: http://www.provincia.torino.it E-mail: tiziana.fiorini@provincia.torino.it

Regione Piemonte Assessorato sviluppo della montagna e foreste, opere pubbliche, difesa del suolo Direzione Opere Pubbliche, Difesa del Suolo, Economia Montana e Foreste Settore Politiche comunitarie Contatto: Simona Piumatti, Laura Pedriali Corso Stati Uniti, 21 - 10128 Torino Tel: +39 0114321486 / Fax +390114324191 Sito web: http://www.regione.piemonte.it E-mail: politichecomunitarie1415@regione.piemonte.it

Provincia di Cuneo Settore Programmazione e sviluppo Ufficio Programmazione socioeconomica Contatto: Sandra Fissore Corso Nizza, 21 - 12100 Cuneo Tel: +390171445346 Fax: +390171445560 Sito web: http://www.provincia.cuneo.it/ E-mail: fissore_sandra@provincia.cuneo.it

Regione Liguria Presidenza della Regione Direzione Centrale Programmazione e Pianificazione Strategica Settore Affari Comunitari e Relazioni Internazionali Contatto: Laura Canale piazza De Ferrari 1 - 16100 Genova Tel: +390105485743 Fax: +390105485009 Sito web: http://www.regione.liguria.it/ E-mail: affari.europei@regione.liguria.it

Provincia di Imperia Settore Programmazione socio-economica Servizio Programmazione e Progetti Comunitari Contatto: Tommaso Lamendola / Rosalia Mottura Via Matteotti n. 147 - 18100 Imperia Tel: +390183704359 Fax: +390183769041 Sito web: http://www.provincia.imperia.it/ E-mail: programmazione_progetti@provincia.imperia.it

FRANCIA Préfectures de région Préfecture de Région Provence-Alpes-Côte d'Azur Secrétariat Général pour les Affaires Générales Contact : Jean-François Lamarche, Solange Datcharry Boulevard Paul Peytral 13282 Marseille cedex 20 - France Tél : +33(0)4.91.15.63.34 Fax : +33(0)4.91.15.61.90 Site web: http://www.paca.pref.gouv.fr Courriel : jean-francois.lamarche@paca.gouv.fr

Préfecture de Région Rhône-Alpes Secrétariat général aux affaires régionales Mission Europe Contact : Bernadette Faverjon 31 rue Mazenod 69426 Lyon Cedex 03 - France Tél : +33(0)4.72.61.65.89 Fax : +33(0)4.72.61.65.93 Site web: http://www.rhone-alpes.pref.gouv.fr Courriel : bernadette.faverjon@rhone-alpes.gouv.fr

Préfectures de département Préfecture de la Haute-Savoie Direction des actions interministérielles Bureau des affaires régionales, européennes et transfrontalières Contact : Catherine Ayma/Sandrine Zanella rue du 30ème régiment d'infanterie BP 2332 74034 Annecy Cedex - France Tél : +33(0)4.50.33.62.82 ou +33(0)4.50.33.62.76 Fax : +33(0)4.50.33.61.79 Site web: http://www.haute-savoie.pref.gouv.fr Courriel : sandrine.zanella@haute-savoie.gouv.fr ou catherine.ayma@haute-savoie.gouv.fr

Préfecture de la Savoie Direction des Actions de l'Etat Bureau du Développement Economique - Cellule Europe Contact : Martine Terpend Château des Ducs - BP 1801 73018 Chambéry Cedex - France Tél : +33(04).79.75.51.44 Fax : +33(0)4.79.75.51.22 Site web: http://www.savoie.pref.gouv.fr/ Courriel : martine.terpend@ savoie.gouv.fr

Préfecture des Hautes-Alpes Bureau du développement économique et de l'aménagement du territoire Contact : Joelle Clerx-Farnaud, Line Dorche 28 rue Saint-Arey 5000 Gap - France Tél : +33(0)4.92.40.49.21 Fax : +33(0)4.92.21.17.19 Site web: http://www.hautes-alpes.pref.gouv.fr/ Courriel : joelle.clerx-farnaud@hautes-alpes.gouv.fr

Préfecture des Alpes de Haute-Provence Sous-préfecture de Barcelonnette Contact : Martine Janin-Reynaud 16 allée des Dames, 04400 Barcelonnette France Tél : +33(0) 04 92 80 76 00 Fax : +33(0) 04 92 81 30 34 Site web: http://www.alpes-de-hauteprovence.pref.gouv.fr Courriel : martine.janin-reynaud@alpes-de-hauteprovence.gouv.fr

Préfecture des Alpes-Maritimes Direction des affaires interministérielles Mission Développement, Europe, Finances et Réforme de l’Etat Contact : Isabelle Chaigneau Route de Grenoble 06286 Nice cedex - France Tél : +33(0)4 93.72.29.97 Fax :+33(0)4.72.61.66.25 Site web: http://www.alpes-maritimes.pref.gouv.fr Courriel : isabelle.chaigneau@alpesmaritimes.gouv.fr

Conseils régionaux Région Provence-Alpes-Côte d'Azur Mission Europe Contact : Patrick Combrisson Grand Horizon - 13, boulevard de Dunkerque 13002 Marseille - France Tél : +33(0)4.91.57.56.05 Fax : +33(0)4.91.57.55.05 Site web: http://www.regionpaca.fr Courriel : pcombrisson@regionpaca.fr

Région Rhône-Alpes Direction de l'Europe, des relations internationales et de la coopération Contact : Manon Roussille 78, route de Paris - BP19 69751 Charbonnières-les-Bains - France Tél : +33(0)4.72.59.52.61 Fax : +33(0)4.72.59.46.53 Site web: http://www.rhonealpes.fr Courriel : mroussille@rhonealpes.fr

Conseils généraux Conseil Général de la Haute-Savoie Service des Affaires Européennes et de la Coopération Décentralisée Contact : Patrick Chapelet 5 rue du 30ème Régiment d’Infanterie 74000 Annecy - France Tél : +33(0)4.50.33.50.00 Fax : +33(0)4.50.33.49.20 Site web: http://www.cg74.fr Courriel : patrick.chapelet@cg74.fr

Conseil Général de la Savoie Direction des Politiques Territoriales Service affaires agricoles et européennes Contact : Robert Charbonnier Château des Ducs de Savoie Hôtel du Département BP 1802 73000 Chambéry - France Tél : +33(0)4.79.96.74.01 Fax : +33(0)4.79.96.74.93 Site web: http://www.cg73.fr Courriel : robert.charbonnier@cg73.fr

Conseil Général des Hautes-Alpes Relations internationales Contact : Brigitte Blanc-Pouillard Hôtel du Département 05008 Gap Cedex - France Tél : +33(0)4.92.40.38.00 Fax : +33(0)4.92.40.38.01 Site web: http://www.cg05.fr Courriel : b.blanc-pouillard@cg05.fr

Conseil Général des Alpes de Haute-Provence Service Territoires et Europe Contact : Pascale Bonnafoux Immeuble François Mittérand - 13 rue Docteur Romieu 04000 Digne-Les-Bains - France Tél : +33(0)4.92.30.08.56 Fax : +33(0)4.92.30.05.17 Site web: http://www.cg04.fr Courriel : p.bonnafoux@cg04.fr

Conseil Général des Alpes-Maritimes Direction des Relations Institutionnelles Service Europe et Coopération Contact : Frédérique Loctin CADAM - Bâtiment Mounier – BP 3007 06201 Nice Cedex 3 - France Tél : +33(0)4.97.18.67.12 Fax : +33(0)4.97.18.61.99 Site web: http://www.cg06.fr Courriel : dri@cg06.fr

ALLEGATI 1- Scheda avanzamento fisico progetti singoli In fase di predisposizione: 2- Scheda avanzamento fisico progetti strategici 3- Scheda avanzamento del PIT complessivo (coordinatore)

UNION EUROPEENNE

Objectif Coopération territoriale européenne 2007 - 2013

Programme ALCOTRA Alpes latines coopération transfrontalière France - Italie

VADEMECUM

G UIDE

POUR LES BENEFICIAIRES

Seconde partie

♦♦ De la programmation à la clôture de l'opération

Surlignés en orange des informations importantes par Arestudio S.C.

Version du 22/07/2010

SOMMAIRE

ABREVIATIONS ................................................................................................................... 4 1.

LE VADEMECUM ......................................................................................................... 5

1.1

Présentation ........................................................................................................................ 5

1.2

Textes de référence ............................................................................................................. 5

DEMARRAGE DES OPERATIONS ........................................................................... 7

2.1

Notification de la décision du comité de suivi ...................................................................... 7 Projets de coopération simple et projets stratégiques 7 2.1.1 Plans intégrés transfrontaliers 8 2.1.2

2.2

Convention d’attribution de la subvention feder ................................................................. 8

2.3

Versement des subventions publiques................................................................................. 9 Subvention FEDER 9 2.3.1 Contreparties publiques nationales italiennes 10 2.3.2 Contreparties publiques nationales françaises 10 2.3.3 Garantie financière 10 2.3.4

OBLIGATIONS ET ROLES DES BENEFICIAIRES .............................................. 12

3.1

Chef de file unique ............................................................................................................. 12

3.2

Bénéficiaires ...................................................................................................................... 12

3.3

Délégataires ....................................................................................................................... 13

3.4

Coordinateurs du PIT ......................................................................................................... 13

REALISATION ET SUIVI DES OPERATIONS ..................................................... 14

4.1

Tenue d'une comptabilité .................................................................................................. 14

4.2

Critères d’éligibilité des Dépenses ..................................................................................... 14 Délai de réalisation de l'opération 15 4.2.1 Période d'éligibilité des dépenses 15 4.2.2 Notion de dépenses acquittées 16 4.2.3

4.3

Etablissement de la déclaration de dépenses..................................................................... 17 Insertion des données 17 4.3.1 Transmission de la déclaration de dépenses 24 4.3.2 Cas des délégataires 25 4.3.3

4.4

Contrôles sur place ............................................................................................................ 25

4.5

Modifications des postes de dépenses ............................................................................... 26

4.6

Pénalités pour les prorogations éventuelles ...................................................................... 27

4.7

Monitorage des activités.................................................................................................... 27

CLOTURE DES OPERATIONS ............................................................................... 29

5.1

Récapitulatif de versements publics des bénéficiaires français .......................................... 29

5.2

Recettes générées par l'opération ..................................................................................... 31

5.3

Rapport final d’exécution .................................................................................................. 32

5.4

Procédure de clôture ......................................................................................................... 32

5.5

Calcul du solde de la subvention feder ............................................................................... 34

SYSTEME INFORMATIQUE ALCOTRA ............................................................... 37

INFORMATION ET PUBLICITE ............................................................................ 39

7.1

Règles générales ................................................................................................................ 39

7.2

Conservation des documents ............................................................................................. 39

7.3

Communication des plans intégrés transfrontaliers ........................................................... 40

OBTENIR DES INFORMATIONS........................................................................... 41

ANNEXES ............................................................................................................................ 45

ABREVIATIONS

AdA .................................................................................................. Autorité d’audit AdC ..................................................................................... Autorité de certification AdG .............................................................................................Autorité de gestion CdS .................................................................................................. Comité de suivi CE ...................................................................................... Commission européenne CPN ................................................................. Contreparties publiques nationales CT ................................................................................................. Comité technique DOMO .........................................................................Document de mise en œuvre FEDER ............................................... Fonds européen de développement régional GTE .................................................................... Groupe technique environnement IGRUE ......................... Ispettorato Generale per i rapporti con L’Unione Europea PIT ............................................................................... Plan intégré transfrontalier PO ..................................................................................... Programme opérationnel Règlement de mise en œuvre ........................................ Règlement (CE) 1828/2006 Règlement FEDER ........................................................ Règlement (CE) 1080/2006 Règlement général ........................................................ Règlement (CE) 1083/2006 STC ........................................................................... Secrétariat technique conjoint

LE VADEMECUM

1.1 PRESENTATION Le Vademecum se réfère au Programme Opérationnel Objectif coopération territoriale européenne relatif à la frontière alpine France-Italie, dénommé ALCOTRA (Alpes latines coopération transfrontalière), approuvé le 29 novembre 2007 par la décision C(2007)5716. Cette deuxième partie « de la programmation à la clôture de l’opération » vise à fournir toutes les informations nécessaires permettant une bonne mise en œuvre du Programme. Elle définit notamment les procédures et les règles pour la réalisation et la clôture des opérations programmées. Les mises à jour du Vademecum qui pourraient s’avérer nécessaires pendant la période du programme seront rendues publiques.

1.2 TEXTES DE REFERENCE Les dispositions contenues dans le Vademecum se fondent en particulier sur les textes de référence suivants : 

Règlement (CE) 1083/2006 du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion et modifications suivantes ;



Règlement (CE) 1080/2006 du 5 juillet 2006 relatif au Fonds européen de développement régional et modifications suivantes ;



Règlement (CE) 1828/2006 du 8 décembre 2006 définissant les modalités d’exécution du Règlement (CE) 1083/2006 et du Règlement (CE) 1080/2006 et modifications suivantes ;



Règlement (CE) 846/2009 du 1er septembre 2009 modifiant le règlement (CE) 1828/2006 ;



Programme opérationnel de coopération territoriale France-Italie (Alcotra) approuvé par la Commission européenne le 29/11/2007 par la décision C(2007)5716 et modifications suivantes ;



Document de mise en oeuvre du Programme Alcotra 2007-2013 approuvé par le Comité de suivi le 21/12/2007 et modifications suivantes ;



DPR n. 196 du 03/10/2008, Règlement (CE) 1083/2006 portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion ;



Décret du Ministère de l’environnement, du développement et de l’aménagement du territoire du 03/09/2007 fixant les règles nationales

d’éligibilité des dépenses des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013. En cas de divergences d’interprétation entre les différents textes, leur ordre d’importance est le suivant : Règlements du Conseil et de la Commission européenne, Programme opérationnel, Document de mise en œuvre, Vademecum.

DEMARRAGE DES OPERATIONS

2.1

NOTIFICATION DE LA DECISION DU COMITE DE SUIVI 2.1.1 Projets de coopération simple et projets stratégiques

La décision du CdS est communiquée par l’AdG au chef de file par courrier recommandé avec accusé de réception. Une copie de la décision est également transmise aux administrations intéressées. Si le dossier n’est pas admis, l’AdG notifie la décision de rejet de la demande de financement communautaire en exposant les motifs de ce rejet. Si le dossier est admis au financement, la notification précise le plan de financement approuvé : coût total du projet, montant de la subvention FEDER, Contreparties Publiques Nationales (CPN), autofinancement. La notification peut indiquer, le cas échéant et pour certains partenaires que : 

la subvention accordée entre dans le cadre du régime de minimis (cf. Règlement CE 1998/2006 du 15 décembre 2006). Les partenaires en question devront tenir compte de cette information pour toute demande de subvention publique ultérieure ;



le service instructeur a formulé des prescriptions ou observations dont les bénéficiaires devront tenir compte en phase de réalisation ;



le versement de la première avance pour les bénéficiaires privés italiens est conditionné par l’acquisition d’une garantie bancaire. (voir point 2.3.4).Le chef de file devra dès lors informer l’ensemble des partenaires français et italiens de la décision du CdS.

En cas de programmation du dossier, le chef de file doit transmettre à l’AdG et en copie au STC, au plus tard dans les trois mois à compter de la date de la notification, un courrier dans lequel : 

il atteste le commencement de l’opération et la date de début des activités ;



il demande le versement de l’avance de 10% de la subvention FEDER, en communiquant ses coordonnées bancaires pour le versement (nom de la banque, n° du compte : s’il est italien, les codes ABI/CAB et IBAN ; s’il est français, RIB contenant les codes IBAN, SWIFT et BIC).

La date de la notification revêt un caractère important : elle fait courir le délai pour la réalisation de l’opération. Il est rappelé que le non respect de ce délai entraîne la diminution ou le reversement du financement. Ceci est toutefois sans conséquence sur les principes qui définissent la période d’éligibilité des dépenses (voir point 4.2.2).

Exemple : un projet d’une durée de 2 ans dont la notification de la

subvention FEDER est datée du 15 juin 2008, devra nécessairement être achevé au plus tard le 15 juin 2010.

2.1.2 Plans intégrés transfrontaliers La décision du CdS est communiquée par l’AdG par courrier recommandé avec accusé de réception : 

au coordinateur unique auquel est notifiée l’approbation du PIT. La notification indique la liste des projets simples admis au financement, ainsi que le plan de financement du plan de coordination et de communication que doivent réaliser les deux sujets ayant proposé le PIT. Une copie de cette décision est également transmise à l’autre sujet proposant situé dans le pays voisin, ainsi qu’aux administrations intéressées ;



aux chefs de file de chaque projet selon les règles prévues au point précédent.

2.2

CONVENTION D’ATTRIBUTION DE LA SUBVENTION FEDER

Si les CPN françaises sont définitivement acquises par le biais d'actes décisionnels, l’AdG envoie parallèlement à la notification la Convention d’attribution de la subvention FEDER. Cette dernière est signée entre l’AdG et le chef de file du projet, avec le visa de l’Autorité de Certification, qu'il s'agisse de projets de coopération simple, de projets composant les PIT ou de projets stratégiques. Pour le plan de coordination et de communication des PIT, la convention est signée par l’AdG et le coordinateur unique. Si les CPN françaises comportent des lettres d'intention, la Convention FEDER est transmise ultérieurement. Il est rappelé que le versement de l’avance FEDER est conditionné à la transmission à l'AdG des délibérations ou des actes décisionnels définitifs (voir point 2.3.3). Cette convention définit les modalités de versement de la subvention FEDER, ainsi que les obligations du chef de file en matière d’exécution des activités, de contrôle et de publicité. La convention identifie les bénéficiaires et les délégataires agissant pour le compte de ces derniers. Pour chaque partenaire, la convention précise : -

le montant total des activités qu’il s’est engagé à réaliser ;

le montant de la subvention FEDER accordée ;

le montant des contreparties publiques nationales. 8

Par ailleurs, la convention FEDER identifie, pour chaque partenaire et chaque délégataire éventuel, les services responsables de la certification des dépenses et du contrôle de l'opération (c’est-à-dire les services compétents de l’Etat français et des Régions italiennes) et précise les circuits financiers de l’opération. La convention est établie en deux versions originales signées par le chef de file et par l’AdG, et visées par l’AdC. Une fois signée, le chef de file conserve un original de la convention, transmet le second original à l’AdG et envoie une copie à chacun de ses partenaires.

2.3

VERSEMENT DES SUBVENTIONS PUBLIQUES 2.3.1 Subvention FEDER

La subvention FEDER est intégralement versée au chef de file, sur demande expresse du chef de file à l’AdG, selon les modalités suivantes : 

une avance de 10% de la subvention FEDER à la réception de l'attestation de commencement de l'opération (voir point 2.1.1) ;



30% de la subvention FEDER, versés lorsque le montant des dépenses certifiées atteint 40% du coût total du projet, tous partenaires confondus ; un rapport qui décrit les activités réalisées doit être annexé à la demande ;



30% de la subvention FEDER, versés lorsque le montant des dépenses certifiées atteint 70% du coût total du projet ; un rapport qui décrit les activités réalisées doit être annexé à la demande ;



le solde, en rapport avec le montant de dépenses définitivement exposées et certifiées par les services en charge du contrôle et des recettes éventuellement perçues (voir point 5.2), du montant des CPN effectivement perçues par les bénéficiaires français, et sur présentation d’un rapport final d’exécution.

Il est précisé que le rapport qui décrit les activités réalisées ne remplace pas les fiches d’état d’avancement physique (voir point 4.7) ; le rapport est établi par le chef de file en accord avec tous les partenaires, en suivant à titre indicatif la structure du rapport final (voir point 5.3). Si le projet est approuvé sur la base de lettres d’intention des cofinanceurs français, le versement de l’avance de 10% de la subvention FEDER est conditionné à la transmission des délibérations ou des actes décisionnels définitifs des CPN (voir point 2.3.3). Du chef de file aux autres partenaires Cet aspect est régi par la Convention de coopération transfrontalière signée entre les partenaires du projet. L'article 6 prévoit que l'avance de 10% est reversée à chaque partenaire lorsque ce dernier transmet au chef de file une attestation de 9

commencement d'exécution du projet. Ce premier reversement correspond à 10% du montant de la subvention communautaire indiqué dans la Convention d'attribution de la subvention FEDER, article 2. A titre indicatif, le chef de file verse à ses partenaires les acomptes successifs en fonction des justificatifs de dépenses qu’ils lui transmettent et selon les modalités prévues dans la Convention de coopération transfrontalière signée entre les partenaires.

2.3.2 Contreparties publiques nationales italiennes Les CPN de l'Etat italien sont réservées en faveur du bénéficiaire italien par l'Autorité de certification et versées par l'intermédiaire de la Région dans laquelle il se situe. Pour les bénéficiaires italiens, en plus de la demande de contribution FEDER effectuée par le chef de file, il est nécessaire de transmettre à la Région d'appartenance une demande spécifique concernant la quote-part Etat.

2.3.3 Contreparties publiques nationales françaises Pour la partie française du plan de financement, les contreparties publiques nationales doivent être définitivement acquises par un acte délibératif, pour procéder à la programmation des projets présentés. Les lettres d’intention sont admises dans les conditions prévues par la circulaire interministérielle du 19/08/2002 (indication de la date de la séance de l’organe délibérant, du montant de la subvention, et référence au projet et au programme). Seront considérées valides uniquement les lettres d’intention comportant une date ne dépassant pas 4 mois à compter de la date du CdS. Le versement de l’avance FEDER est conditionné à la transmission à l’AdG des délibérations ou des actes décisionnels définitifs. Dans l’hypothèse où l’acte décisionnel n’est pas transmis à l’AdG dans un délai de 2 mois suivant la date indiquée dans la lettre d’intention, l’AdG déclarera le projet déprogrammé et informera les membres du CdS de cette décision. Les cofinanceurs publics français attribuent et versent leur participation selon les règles financières qui leur sont propres, mais s’engagent à solder leur subvention dans les six mois suivant la date de fin de l’opération. Il appartient à chaque partenaire de leur adresser leur demande de solde au plus tard à la date de fin de l’opération.

2.3.4 Garantie financière Au moment de la demande d'avance, les organismes privés italiens, bénéficiaires de subventions, doivent présenter une garantie financière spécifique d'un montant égal à 100% de la somme demandée en tant qu'avance, selon les formes et les

modalités fixées par la réglementation en vigueur (police d'assurance ou garantie bancaire), comme indiqué ci-dessous : •

s'agissant de l'avance de la contribution FEDER, l'Autorité de gestion demande au chef de file privé italien une garantie financière couvrant la totalité de l'avance de la contribution communautaire lors de la transmission pour signature de la convention FEDER. La réception de cette garantie financière conditionne le versement de l'avance par l'AdC ;

•

la demande de garantie financière aux bénéficiaires privés italiens qui sollicitent le versement de l'avance des CPN doit être effectuée par la Région dans laquelle se situe le bénéficiaire italien. La levée de la garantie financière (que ce soit celle présentée par le chef de file couvrant l'avance FEDER ou celle présentée par les bénéficiaires couvrant l'avance des CPN) sera effectuée lorsque le chef de file recevra le deuxième versement de la contribution FEDER, qui intervient lorsque le montant des dépenses certifiées s'élève à 40% du coût total du projet et qu'il a été transmis le rapport d'activité correspondant.

OBLIGATIONS ET ROLES DES BENEFICIAIRES

3.1 CHEF DE FILE UNIQUE Les obligations du chef de file sont détaillées dans la Convention d'attribution du FEDER (art. 7 ). Il est rappelé en particulier que le chef de file s'engage à : 1. répondre, en tant que référent unique et en accord avec les autres partenaires, aux demandes d'informations ou de modifications faites par l’Autorité de gestion du Programme ou par les services chargés du contrôle ; 2. veiller au démarrage coordonné du projet, ainsi qu'à son exécution selon les modalités et les délais prévus dans la fiche-projet ; 3. procéder aux demandes de versement des crédits FEDER et transférer aux autres partenaires, dans les délais les plus brefs et intégralement, leur quotesparts respectives ; 4. produire les documents du compte-rendu final du projet dans les délais prévus ; 5. rembourser à l'Autorité de certification la part de la subvention FEDER indûment perçue en cas de non-exécution totale ou partielle des activités prévues dans la fiche-projet.

3.2 BENEFICIAIRES Les obligations de chaque bénéficiaire sont détaillées dans la Convention d'attribution du FEDER (art. 7). Il est rappelé en particulier que chaque bénéficiaire s'engage à : 1. tenir et mettre à jour constamment une comptabilité séparée pour le projet ; 2. respecter les dispositions en matière de publicité prévues par les articles 8 et 9 du Règlement CE 1828/2006 (voir point 7) ; 3. effectuer les dépenses pour la réalisation du projet selon le chronoprogramme prévu par la fiche-projet ; 4. fournir trimestriellement au service responsable du contrôle des informations sur l'avancement financier, et au moins une fois par an la fiche sur l’état d’avancement physique(voir point 4.7), nécessaire à la mise en place du système informatique de gestion et de suivi mis à disposition par l’Autorité de gestion ; 5. respecter, lors de la réalisation du projet, non seulement les dispositions spécifiques des fiches-mesures et les règles d’éligibilité concernant la subvention, mais également les normes communautaires, nationales et régionales, notamment en matière de concurrence, de passation des marchés publics, de protection de l’environnement, de promotion de l’égalité des chances ; lors de chaque déclaration de dépenses trimestrielle, le bénéficiaire, qu’il soit public ou assimilé, doit par ailleurs compléter, dès lors que les 12

conditions sont remplies, la check list d'autocontrôle (relative à la fourniture de biens, de services ou de travaux selon les cas) approuvée par l'Autorité de gestion et établie pour chacune des parties nationales. Il s'agit de listes de contrôle prédéfinies qui permettent d'aider les bénéficiaires à respecter les législations nationales et communautaires : elles doivent être complétées et conservées avec les pièces de dépense. Une copie doit être jointe à l’état trimestriel de dépenses. Les check list d'autocontrôle pour les bénéficiaires sont disponibles sur le site du Programme Alcotra [ www.interreg-alcotra.org ]. 6. Neutraliser toutes les pièces de dépenses. Les originaux des documents comptables doivent être dûment visés par apposition du cachet et/ou de la formule spécifique : "Dépense soutenue par … aux termes du PO France-Italie pour un montant (total/partiel) de … € au titre du projet n°…". 7. Communiquer à l’AdG, aux Services de contrôle et au STC tous les changements éventuels relatifs aux coordonnées de chaque partenaire (représentant légal, référents du projet, etc.).

3.3 DELEGATAIRES Les délégataires qui agissent pour le compte d'un autre bénéficiaire sont indiqués dans la Convention FEDER (Art. 1). Ces organismes doivent respecter les mêmes obligations prévues pour les bénéficiaires. Pour la déclaration de dépenses, voir le point 4.2.3.

3.4 COORDINATEURS DU PIT Le plan de coordination et de communication doit être considéré comme un projet de coopération simple dans le PIT. Le coordinateur, en collaboration avec l’autre sujet proposant, est chargé de piloter et d’animer le partenariat, aussi bien en phase d’élaboration qu’en phase de réalisation du PIT. En ce sens, il assume : 1. la coordination du partenariat à l’intérieur du PIT, ainsi que le lancement et la mise en œuvre de l’ensemble des projets composant le PIT ; 2. la fonction de référent du PIT à l’égard de l’Autorité de gestion ; 3. l'établissement d'un rapport annuel d’avancement du PIT transmis à l'AdG ; ce rapport peut être présenté, à la demande de l’AdG, au CdS ; 4. la mise en œuvre des activités d’information et de communication du PIT. Le rôle de coordinateur ne se substitue pas à celui des chefs de file des projets simples constituant le PIT qui restent responsables devant l’AdG de l’avancement physique et financier des opérations dont ils ont la charge.

REALISATION ET SUIVI DES OPERATIONS

Chaque bénéficiaire des projets de coopération simple, des projets stratégiques et des projets composant les PIT met en œuvre les activités en tenant une comptabilité des dépenses réalisées et doit tenir informé le Service chargé du contrôle et de la certification. Il doit lui faire parvenir chaque trimestre un état des dépenses acquittées.

4.1 TENUE D'UNE COMPTABILITE Chaque bénéficiaire de l’opération doit tenir une comptabilité du projet qu’il réalise. Cela implique : -

d’enregistrer chaque dépense et chaque recette dans une comptabilité séparée ou analytique par le biais d'une codification adéquate, qui permette, en cas de contrôle, d’identifier l’ensemble des dépenses et des recettes affectées à l'opération Alcotra ; de conserver l’ensemble des justificatifs de dépenses et de paiements.

Conservation des pièces comptables Sans préjudice des règles habituellement applicables par les législations nationales en matière de conservation des pièces comptables, les bénéficiaires doivent conserver et tenir à disposition des différentes instances de contrôle du programme Alcotra l’ensemble des pièces justificatives de dépenses et tous les justificatifs attestant du paiement effectif et définitif jusqu’à la date du 31 décembre 2020, et en tout état de cause pendant une période de 3 ans suivant le paiement du solde de l'ensemble du programme par la Commission (Reg. (CE) 1083/2006 art. 89 §3).

4.2 CRITERES D’ELIGIBILITE DES DEPENSES Pour être admissibles, les dépenses doivent répondre aux critères suivants : -

elles doivent correspondre à celles indiquées dans la partie financière de la fiche projet approuvée par le Comité de Suivi ou modifiée selon les modalités décrites au point 4.5 ; elles doivent être conformes aux règles d'éligibilité fixées pour chacune des catégories de dépenses par les législations communautaires, nationales et par le Programme Alcotra (voir DOMO point 6.6) ; 14

elles doivent être soutenues dans les limites temporelles fixées pour l'opération (voir points 4.2.1 et 4.2.2) ;

elles doivent être définitivement acquittées et justifiées sur la base de pièces comptables (voir point 4.2.3).

Le service chargé du contrôle et de la certification dispose, dans le respect des règles applicables au Programme Alcotra, d'un libre pouvoir d'appréciation dans l'évaluation de l'admissibilité des dépenses.

4.2.1 Délai de réalisation de l'opération Les bénéficiaires disposent d'un délai pour réaliser les activités de l'opération et payer les dépenses. Ce délai est fixé par la convention FEDER (art. 3) : -

pour les projets de coopération simple et les projets stratégiques, le délai court à compter de la date de la lettre de notification envoyée par l'AdG au chef de file ; pour les projets composant les PIT, le délai court à compter de la date de la lettre de notification quand le démarrage de l'opération coïncide avec celui du PIT, ou bien à compter de la date indiquée dans la notification lorsqu'il est prévu un démarrage différé de l'opération par rapport au PIT.

Il est rappelé l’importance de réaliser l'opération dans les délais indiqués dans la Convention FEDER ; le non-respect des délais entraîne l’application d’une pénalité (voir point 4.6).

4.2.2 Période d'éligibilité des dépenses La période d'éligibilité des dépenses correspond à la période au cours de laquelle les dépenses liées à l'opération doivent être acquittées pour être retenues par le service de contrôle (cf. notion de "dépenses acquittées" au point 4.2.3). Cette période, plus longue que le délai de réalisation de l'opération, comporte également la phase d'instruction du projet. Cette période est fixée dans la convention FEDER (art. 3) : -

pour les projets de coopération simple, cette période court à compter de la date de dépôt du projet jusqu'à la date d'achèvement de l'opération ;

pour les projets stratégiques, la période court à compter de la date de dépôt du projet définitif (2nde phase) jusqu'à la date d'achèvement de l'opération ;

pour les projets composant les PIT, la période court à compter de la date de dépôt du PIT définitif (2nde phase) jusqu'à la date d'achèvement définie pour chacune des opérations.

Dépenses soutenues avant le dépôt : 15

Les dépenses exposées par le bénéficiaire avant le dépôt du projet pourront être considérées éligibles à condition qu'elles aient été acquittées après le 1er janvier 2007 et qu'elles aient été indiquées au moment du dépôt dans la partie financière de la fiche-projet (catégorie : dépenses déjà soutenues). La reconnaissance des dépenses déjà soutenues, en tant que dépenses éligibles, constitue une possibilité offerte aux porteurs de projets et n’a pas valeur d’obligation pour les services de contrôle qui évaluent chacune des dépenses de l'opération.

4.2.3 Notion de dépenses acquittées Les dépenses soutenues par les bénéficiaires finaux et insérées dans les déclarations transmises aux services de contrôle doivent être attestées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente. Chaque dépense doit être justifiée sur la base de deux types de document : -

des justificatifs de dépenses (factures, reçus, tickets de caisse, titres de transport…) ;

des justificatifs attestant du paiement effectif et définitif (voir encadré cidessous).

En fonction des différentes réglementations nationales, régionales et/ou de secteur applicables à l’opération, les services de contrôle pourront solliciter des justificatifs complémentaires. Les dépenses sont réputées "acquittées" lorsqu'il est démontré que la créance du fournisseur ou du prestataire de service est éteinte.

Pour la France

Pour l'Italie

La preuve de ce règlement doit être attesté par un tiers :

Chèque ou chèque de banque non endossable qui indique le montant et le bénéficiaire, accompagné d'un relevé de compte bancaire attestant du décaissement effectif et définitif ;

Mandat / ordre de paiement acquitté de la banque et/ou du trésorier (dans le cas de bénéficiaire public ou assimilé) ;

Virement bancaire qui indique le montant et le bénéficiaire, accompagné d'un relevé de compte bancaire attestant du décaissement effectif et définitif ;

Document attestant du paiement des cotisations sociales, des prélèvements fiscaux et autres obligations sociales.

ou attestation de paiement délivré par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes ;

ou relevé de compte bancaire faisant apparaître le débit correspondant, attesté si nécessaire par l'inscription du montant correspondant dans la comptabilité du bénéficiaire ;

ou, pour les maîtres d'ouvrage publics, attestation du paiement par le comptable public (visa du comptable sur les différentes feuilles de la déclaration de dépenses).

Dans le cas de justificatifs de paiement cumulés, transmettre une attestation signée du responsable du service accompagnée du détail des cotisations sociales, des prélèvements fiscaux et autres obligations sociales relatifs aux postes de travail affectés à l'opération et qui sont compris dans les justificatifs de paiement annexés à la déclaration de dépense.

4.3 ETABLISSEMENT DE LA DECLARATION DE DEPENSES 4.3.1 Insertion des données Pour l'établissement des déclarations de dépenses, chaque bénéficiaire ainsi que chaque délégataire identifié dans la convention FEDER (voir point3.3) doit utiliser le modèle intitulé "Récapitulatif des dépenses soutenues par le bénéficiaire " (annexe 16 du DOMO), accompagné d'une copie des justificatifs de dépenses et des justificatifs attestant du paiement effectif et définitif. La déclaration de dépenses est établie pour une seule structure (bénéficiaire ou délégataire). 17

Le modèle de déclaration de dépenses est disponible sur le site du Programme Alcotra [ www.interreg-alcotra.org ] à la rubrique "Téléchargements" puis "6 – Mise en œuvre des projets". Le fichier de la déclaration de dépenses (format .xls) est divisé en onglets composés d'un récapitulatif et d'une feuille par catégorie de dépenses. La version française dispose également d'un tableau relatif aux versements publics et aux recettes perçus par le bénéficiaire (point 5.1).

Pour éviter la perte d'information entre les différentes déclarations de dépenses, il est conseillé d'utiliser un même et unique fichier tout au long de la réalisation de l'opération.

 ONGLET : RECAPITULATIF DES DEPENSES SOUTENUES PAR LE BENEFICIAIRE 1

Le bénéficiaire ou le délégataire commence par renseigner la première page en indiquant le numéro de l'opération, le titre de l'opération et le nom de la structure. Pour les délégataires, indiquer également dans le champ "Bénéficiaire" le nom du bénéficiaire auquel il est rattaché. Ces informations doivent correspondre à celles indiquées dans la convention FEDER.

Pour faciliter les échanges avec les services de contrôle, il doit être indiqué le nom et les coordonnées du référent au sein de la structure bénéficiaire qui est chargé de l'établissement de la déclaration de dépenses.

Dans le tableau Avancement des activités réalisées par le bénéficiaire, il doit être reporté dans la colonne Prévisionnel, le montant de chaque activité dans laquelle le bénéficiaire intervient. Les montants prévisionnels sont indiqués dans la fiche-projet (partie financière, onglet Activités, colonne du bénéficiaire) approuvée lors de la programmation de l'opération.

Dans le tableau Avancement des dépenses par catégorie, il doit être reporté dans la colonne Prévisionnel, le montant de chaque catégorie de dépenses dans laquelle le bénéficiaire intervient. Les montants prévisionnels sont indiqués dans la fiche-projet (partie financière, onglet correspondant aux dépenses du bénéficiaire CF, P1, P2…, colonne Total du tableau bleu) approuvée lors de la programmation de l'opération.

Lors de l'établissement du dossier de demande de subvention Alcotra, chaque dépense a été affectée à une catégorie et à une ou plusieurs activités (voir ficheprojet, partie financière). Une fois la dépense réalisée et acquittée, elle est inscrite dans la feuille de la déclaration de dépenses correspondant à sa catégorie.

 ONGLETS "Catégorie de dépenses" : BTP, CONSOMMABLES, BIENS D'EQUIPEMENT, PRESTATIONS DE SERVICE, MISSIONS ET DEPLACEMENTS, FRAIS GENERAUX, AUTRES.

12 13

La feuille de dépenses se présente sous forme de liste où chaque ligne correspond à une unique pièce de dépense et à un seul paiement. Pour chaque dépense, toutes les colonnes doivent être renseignées.

N° : numéro d'ordre de la dépense. Pour faciliter le traitement des dépenses par le service de contrôle, les pièces transmises doivent être classées par catégorie de dépenses, puis selon leur numéro d'ordre. Ce numéro d’ordre doit être reporté sur la pièce de dépense et sur la pièce de paiement. Date d'enregistrement dans la comptabilité : comme indiqué au point 4.1, chaque bénéficiaire doit tenir une comptabilité pour l'opération. Afin de faciliter les éventuels contrôles et procéder aux rapprochements des déclarations de dépenses avec la comptabilité du bénéficiaire, il est nécessaire d'indiquer la date à laquelle la dépense a été insérée dans la comptabilité, et si besoin le numéro d’enregistrement. Objet : l'objet de la dépense doit être suffisamment précise pour permettre le lien avec la pièce de dépense (quantité et nature du bien ou de la prestation ; objet, date et lieu de réunion…). Dans le cas d’équipement éligibles pour leur quote-part d’amortissement pendant la durée du projet, indiquer également la mention "Amortissement". Activité : chaque dépense est affectée à une ou plusieurs activités (cf. partie financière de la fiche-projet). L'indication de l'activité permet de compléter le tableau Avancement des activités réalisées par le bénéficiaire situé dans le récapitulatif de la déclaration. Si la dépense est affectée à plusieurs activités, la scinder en plusieurs lignes. Sujet émetteur : le nom du fournisseur ou du prestataire de service doit correspondre à celui indiqué dans la pièce de dépense. Dans le cas de frais de mission remboursés à l’agent, il s’agit du nom de l’agent.

N° de la pièce de dépense : référence du fournisseur ou du prestataire concernant la pièce de dépense.

Date : date d'émission de la pièce de dépense par le fournisseur ou le prestataire.

Montant : montant TTC de la dépense qui est réclamé par le fournisseur ou le prestataire.

Moyen et n° de paiement : moyen de paiement (mandat, virement, chèque, carte bancaire…) et le cas échéant la référence indiquée sur le titre de paiement.

Date du paiement : date à laquelle le paiement est rendu effectif.

Montant total acquitté : montant total qui a été effectivement payé par le bénéficiaire correspondant à la somme inscrite sur le titre de paiement.

Montant affecté à l'opération : les dépenses peuvent être affectées à l'opération Alcotra en totalité ou partiellement (amortissement, utilisation d'un bien pour d'autres activités, montant HT en cas de récupération de la TVA…). En cas d'affectation totale, indiquer le montant de la colonne 11. En cas d'affectation partielle, indiquer le montant valorisé sur l'opération. Il convient alors d'annexer à la déclaration de dépenses une note explicative comportant la méthode de calcul de la clé de répartition.

Sous-total déclaration : au moment de chaque déclaration, il est nécessaire d'établir un sous-total du montant total acquitté et du montant affecté à l'opération.

Total général : somme de l'ensemble des dépenses de la catégorie.

Certification par le service de contrôle : cet espace est exclusivement réservé au service de contrôle

Exemple : Dépenses insérées dans la catégorie "Biens d'équipement"

 ONGLETS "Catégorie de dépenses" : PERSONNEL INTERNE, PERSONNEL RECRUTE

N° : numéro d'ordre de la dépense. Pour faciliter le traitement des dépenses par le service de contrôle, les pièces transmises doivent être classées par catégorie de dépenses, puis selon leur numéro d'ordre. Nom de l'agent affecté à l'opération : les références de l'agent doivent être suffisamment précises pour permettre le lien avec la pièce de dépense. Qualification / Fonction : la qualification ou la fonction de l'agent affecté à l'opération doit être indiquée afin de justifier le montant de la dépense correspondante. Activité : chaque dépense est affectée à une ou plusieurs activités (cf. partie financière de la fiche-projet). L'indication de l'activité permet de compléter le tableau Avancement des activités réalisées par le bénéficiaire situé dans le récapitulatif de la déclaration. Mois de référence : il peut s'agir d'un mois unique si le montant inséré fait référence à une pièce de dépense unique ou d'une période (ex : janv-mars 2009). Montant de salaire chargé : sont compris dans les dépenses de rémunération les salaires et les charges liées (cotisations sociales patronales et salariales) ainsi que les traitements accessoires prévus aux conventions collectives ou au contrat de travail, pour le(s) mois de référence, calculé sur une base mensuelle ou annuelle Note / Clé de répartition : la clé de répartition doit être indiquée sous forme de pourcentage par rapport au montant de la colonne 6 ou bien en temps passé sur la période de référence (heures ou jours). En cas de calcul sur base annuelle ou en cas d'affectation partielle du salaire (temps partiel, mission temporaire…), il convient d'annexer, en plus des pièces justificatives de dépenses, une attestation signée détaillant la méthode de calcul et/ou le temps passé sur l'opération, ainsi qu'une feuille de temps. Montant de salaire affecté à l'opération : les salaires peuvent être affectés à l'opération Alcotra en totalité ou partiellement (temps partiel, mission temporaire). En cas d'affectation totale, indiquer le montant de la colonne 6. En cas d'affectation partielle, indiquer le montant valorisé sur l'opération.

Sous-total déclaration : au moment de chaque déclaration, il est nécessaire d'établir un sous-total du montant total acquitté et du montant affecté à l'opération.

Total général : somme de l'ensemble des dépenses de l'activité.

Certification par le service de contrôle : cet espace est exclusivement réservé au service de contrôle

Exemple : Dépenses insérées dans la catégorie "Personnel interne"

Une fois les dépenses insérées dans les différentes catégories, il convient de compléter le récapitulatif de la déclaration.

 ONGLET : RECAPITULATIF DES DEPENSES SOUTENUES PAR LE BENEFICIAIRE

2 5

C 4

Avancement des activités réalisées par le bénéficiaire : il doit être reporté dans la colonne Réalisé, le montant des dépenses réalisées pour chacune des activités (la somme par activité doit être préalablement effectuée dans chaque catégorie de dépenses). Avancement des dépenses par catégorie : il doit être reporté dans la colonne Réalisé, le montant total des dépenses acquittées pour chaque catégorie de dépenses. En cas de dépassement dans une catégorie, le pourcentage apparaît en couleur rouge. Récapitulatif des déclarations de dépenses transmises par le bénéficiaire : il doit être indiqué pour chaque déclaration la date à laquelle elle a été établie et le montant de dépenses acquittées depuis la dernière déclaration. Le cumul des différentes déclarations s'effectue automatiquement dans la colonne Total du tableau. Contrôle : les totaux C1, C2 et C3 doivent être identiques. Bénéficiaire : La déclaration de dépenses doit être signée par le représentant légal de la structure (ou toute personne disposant d'une délégation de signature) et par le responsable financier (agent comptable pour les structures publiques, trésorier pour les organismes de droit privé). Pour être valide, la déclaration doit également être datée et comporter le cachet de la structure. Service chargé du contrôle / Certifié : cet espace est exclusivement réservé au service de contrôle

4.3.2 Transmission de la déclaration de dépenses Les déclarations de dépenses sont transmises selon une cadence trimestrielle, en respectant les échéances suivantes pour l'envoi de la documentation : au plus tard au 31/03, au 30/06, au 30/09 et au 31/12. Un état supplémentaire au 15/11 est demandé, afin de faciliter le respect de l’objectif global annuel des dépenses du programme. Une fois la déclaration établie et signée, elle est transmise : -

au service de contrôle : le bénéficiaire transmet sur support papier et informatique la déclaration de dépenses (original) accompagnées des justificatifs de dépenses et de paiements (copies) au service de contrôle indiqué dans la convention FEDER (art. 5).

La déclaration de dépenses (exclusivement le récapitulatif des dépenses soutenues sans les justificatifs de dépenses) doit être simultanément transmise pour information : -

pour la France, aux Administrations responsables du programme (Préfectures de Département ou SGAR) ; au Secrétariat technique conjoint : le bénéficiaire transmet la déclaration de dépense sur support électronique à l'adresse suivante : stc@pec.interregalcotra.org. au chef de file : le bénéficiaire transmet la déclaration de dépense au chef de file. 24

Le service de contrôle dispose d'un délai de 30 jours pour procéder à la certification des dépenses, à compter de la réception d’un dossier complet en état d’être contrôlé. Il informe le bénéficiaire du montant des dépenses certifiées et indique le cas échéant les dépenses rejetées ou écrêtées. Le montant des dépenses certifiées par les services est rendu également disponible par le STC sur le système Alcotra (voir point 6).

4.3.3 Cas des délégataires Les délégataires agissant pour le compte d'un bénéficiaire sont mentionnés dans la convention FEDER (art. 1). Dans le cadre de la réalisation de l'opération, ils sont soumis aux mêmes obligations que les bénéficiaires : ils doivent en effet tenir une comptabilité des dépenses effectuées, conserver les pièces de dépenses en vue d'éventuels contrôles et établir des déclarations de dépenses dans les mêmes conditions que les bénéficiaires (voir points précédents). Une fois la déclaration de dépenses établie et signée, elle est transmise au bénéficiaire qui lui a délégué une partie des activités, accompagnée des pièces justificatives. Le représentant légal du bénéficiaire valide les dépenses en apposant une signature et son cachet sur le Récapitulatif des dépenses. Afin de faciliter le suivi, le bénéficiaire établit, en plus de sa propre déclaration, un autre tableau Récapitulatif des dépenses comportant les informations globalisées de ses propres dépenses et celles des délégataires. Le bénéficiaire transmet l'ensemble des déclarations de dépenses (y compris celles des délégataires) selon les modalités prévues au point précédent. Le service de contrôle procédera à la certification des dépenses uniquement en présence du document (convention, contrat…) liant le bénéficiaire et le délégataire.

4.4 CONTROLES SUR PLACE En plus des contrôles sur pièces effectués par les bénéficiaires (Check list d'autocontrôle, voir point 3.2) et par les services de contrôle à chaque déclaration de dépenses, il est prévu des contrôles sur place pendant et après l'achèvement de l'opération. En cas de réalisations matérielles (investissements), il est prévu des visites sur le lieu où elles ont été effectuées. Le manuel de contrôle, accompagné des Check list correspondantes, peuvent être téléchargés sur le site officiel du programme (www.interreg-alcotra.org).

4.5 MODIFICATIONS DES POSTES DE DEPENSES Les bénéficiaires ne doivent en principe pas modifier leur opération après sa programmation. Des modifications concernant les postes et/ou les catégories de dépenses d’un partenaire peuvent exceptionnellement être admises à condition que le montant de l’opération reste inchangé et que ces modifications ne doivent pas porter atteinte : -

aux finalités du projet ;

à la localisation des actions ;

au montant des dépenses prévisionnelles par partenaire.

Trois hypothèses peuvent se présenter : 1) Les variations à l’intérieur d’un même poste de dépenses (biens d’équipement, consommables, prestations de services, personnel, missions et déplacements, frais généraux, etc.) sont acceptées, au cours de la réalisation de l’opération, si le montant des changements reste faible et si le montant total du poste de dépenses concerné n’est pas modifié. Ces variations devront être signalées et justifiées au moment de la déclaration des dépenses auprès du service chargé de la certification des dépenses (cf. convention FEDER) qui reste libre de leur approbation. 2) Les transferts entre postes de dépenses d’un même partenaire sont admis à condition que le montant déplacé ne dépasse pas 10% du total des dépenses prévisionnelles du partenaire en question. Après en avoir informé son chef de file, le partenaire concerné adresse sa demande au service chargé de la certification des dépenses, accompagnée des pièces modifiées (liste détaillée de dépenses, fiche projet, etc. ) et d’un argumentaire détaillant les motifs qui ont rendu nécessaire ce transfert. Une copie de cette demande est transmise au STC. Le service informe le partenaire ainsi que le STC de sa décision. 3) Toute autre modification (ex : transfert entre postes de dépenses supérieur à 10%) doit être demandée par le chef de file auprès de l’AdG. La demande doit être accompagnée, en plus de l’accord expresse de tous les partenaires, de la documentation modifiée et d’un argumentaire détaillant les motifs qui ont rendu nécessaire ce transfert. L’AdG consulte les administrations, les services techniques concernés ainsi que le STC, prend une décision sur la base des avis rendus et en informe le CdS Les demandes de modification supérieures à 10% pourront au maximum être d’une par annualité et par projet, tous partenaires confondus. Il est rappelé que les modifications sont à prendre en compte de manière cumulative. 26

En cas d'approbation de modifications relatives aux hypothèses 2 et 3, le bénéficiaire devra actualiser le budget prévisionnel par catégorie de dépenses indiqué dans le récapitulatif de la déclaration de dépenses.

4.6 PENALITES POUR LES PROROGATIONS EVENTUELLES Les opérations doivent être mises en œuvre et achevées dans les délais fixés par la Convention d’attribution du FEDER. Les délais maximum de réalisation sont de 2 ans pour les projets de coopération simple et ceux faisant partie des PIT, et de 3 ans pour les projets stratégiques. Pour les plans de coordination et de communication des PIT, la durée est portée à 42 mois. Dans l’hypothèse où une prorogation est demandée par le chef de file et concédée par l’AdG, une pénalité est appliquée selon les modalités décrites ci-dessous. Les bénéficiaires peuvent demander, au moins trois mois avant la date d’achèvement de l’opération prévue par la convention FEDER, une prorogation du délai de réalisation. Il peut être demandé une seule prorogation pour une durée maximum d’un an. La demande, à laquelle est annexé l’accord exprès de l’ensemble des partenaires, doit être transmise par le chef de file de l’opération à l’AdG et doit être motivée par des éléments probants expliquant les raisons du retard. L’AdG consulte les administrations responsables et les services techniques qui répondent dans un délai de 5 jours ouvrés. A l’issue de la consultation, l’AdG informe le chef de file de sa décision et la motive en cas de refus. Calcul de la pénalité Si la demande est acceptée, l’octroi de la prorogation entraîne l’application d’une pénalité : pour chaque mois supplémentaire à partir de la date d’achèvement prévue dans la convention FEDER, la pénalité correspond à 1% de la contribution FEDER totale du dernier plan de financement approuvé. La pénalité est automatiquement déduite lors du calcul du solde final de l'opération. Sauf indication contraire de la part du chef de file, sur la base d'un accord formel et exprès de tous les partenaires, la pénalité sera répartie de façon égale à l'ensemble des bénéficiaires selon leur poids financier respectif dans le dernier plan de financement approuvé.

4.7 MONITORAGE DES ACTIVITES Afin de recueillir les informations concernant les aspects physiques et temporels des opérations, l’AdG a établi un document de suivi1, différent en fonction du type

de projet, destiné, en plus de la collecte des données, à assurer une gestion précise des opérations. Ce document permet de collecter les données concernant aussi bien l’état d’avancement physique que temporel des opérations. Il est rappelé que : 

le suivi temporel des opérations a pour objectif de recueillir les informations relatives aux différentes phases de réalisation des projets financés, avec une attention particulière portée à la description des échéances de réalisation qui interviennent au cours des principales phases d’exécution du projet ;



le suivi physique des opérations fournit les informations relatives à la mise en œuvre du projet. L’avancement physique des activités d’un projet est apprécié au regard des indicateurs de réalisation, corrélés à chacune des activités, décrits au niveau de la fiche projet déposée lors de la présentation du projet.

Deux modèles de fiche sont prévus : l'un pour les projets de coopération simple, y compris ceux composant les PIT ; l'autre pour les projets stratégiques. Afin de vérifier l'avancement du PIT dans son ensemble, il est prévu un modèle spécifique permettant la rédaction du rapport que le coordinateur doit présenter chaque année. Le modèle est composé de : -

une partie relative aux données synthétiques des projets simples et des chefs de file ;

un sommaire indicatif pour la rédaction de la partie descriptive.

Les modèles de fiche figurent en annexe, accompagnés des indications concernant les modalités et les délais de restitution des informations. La version informatique de ces documents est disponible sur le site Alcotra. Les fiches pourront être modifiées et/ou mises à jour en fonction des nouvelles exigences d’informations qui pourraient intervenir en cours de programme. Dans ce cas, les bénéficiaires seront informés et recevront la documentation mise à jour. Les fiches, complétées en italien et en français de la part du chef de file et en accord avec tous les partenaires, doivent être transmises avant le 15 février de chaque année au STC qui les transmettra à son tour aux Services de contrôle. 1 Ce

document ne remplace pas les demandes éventuelles des services de contrôle.

CLOTURE DES OPERATIONS

Une fois l'opération terminée, le chef de file et ses partenaires peuvent engager la procédure de clôture et demander le solde du FEDER. Cette demande doit intervenir dans un délai de trois mois à compter de la fin du projet prévu par la convention FEDER (art. 3).

5.1 RECAPITULATIF DE VERSEMENTS PUBLICS DES BENEFICIAIRES FRANÇAIS Au moment de la clôture, les bénéficiaires doivent établir un récapitulatif des versements publics perçus dans le cadre de l'opération (FEDER, contreparties publiques nationales prévues, autres fonds ou recettes). Le modèle est inséré dans le dernier onglet de la déclaration de dépenses (version française).

1 6 2

Chaque colonne correspond à une subvention . Si un même cofinanceur a accordé plusieurs subventions, il est nécessaire de les inscrire dans des colonnes différentes. 29

Si un bénéficiaire public utilise une partie de ses fonds propres en tant que contrepartie publique nationale, il n'est pas utile d'indiquer ces montants dans la déclaration des versements publics. A la clôture de l'opération par l'AdG, la part apportée par le bénéficiaire (autofinancement + CPN) sera automatiquement déduite du montant de dépense certifiée en appliquant le taux d'intervention de ce bénéficiaire au moment de la programmation de l'opération par le Comité de suivi Alcotra (voir point 5.5). Pour les chefs de file, il est nécessaire d'indiquer le FEDER sur deux colonnes : "FEDER total pour l'opération" perçu de l'Autorité de certification et "FEDER du chef de file" après reversement aux autres bénéficiaires.

1 2

Organisme public : nom de la structure publique ayant accordée la subvention. Subvention : cette partie comprend les informations de l'aide financière au moment de la programmation de l'opération : montant total de l'aide, date de l'acte décisionnel et montant valorisé si seule une partie de la subvention est éligible sur le Programme Alcotra (dans ce cas de figure, la valorisation doit être explicitement indiquée dans l'acte décisionnel ou bien faire l'objet d'un courrier de la part du cofinanceur autorisant cette valorisation). Les actes décisionnels (arrêtés, conventions, délibérations…), le cas échéant accompagnés des courriers de valorisation, doivent être transmis au moment de la clôture de l'opération.

6 7

Versements : chaque versement doit être inscrit en indiquant le montant et la date à laquelle le montant a été crédité sur le compte bancaire du bénéficiaire. La preuve du versement s'effectue dans les mêmes conditions que les dépenses (voir point 4.1.3). Montant certifié par le service de contrôle : cet espace est exclusivement réservé au service de contrôle Reste à verser : dans l’hypothèse où les CPN n’ont pas été totalement versées, le partenaire déclare, dans la partie Versements, les montants déjà perçus et, dans la partie Reste à verser, le montant et les délais prévus pour le versement des CPN manquantes. L’AdG procède dans les six mois suivant la date d’achèvement prévue par la Convention FEDER à la clôture définitive du projet sur la base des CPN certifiées. Recettes générées par l'opération : voir point 5.2. Bénéficiaire : le récapitulatif des versements publics doit être signé par le représentant légal de la structure (ou toute personne disposant d'une délégation de signature) et par le responsable financier (agent comptable pour les structures publiques). Pour être valide, la déclaration doit également être datée et comporter le cachet de la structure.

5.2 RECETTES GENEREES PAR L'OPERATION Si durant sa période de cofinancement, le projet génère des recettes (produits de ventes, de locations, de services, de droit d’inscription ou autres ressources équivalentes), celles-ci doivent être comptabilisées par les bénéficiaires et seront déduites, intégralement ou partiellement du coût total de l’opération, selon qu'elles auront été entièrement ou partiellement générées par l’opération cofinancée, afin de permettre le calcul final de l’assiette éligible.

Exemple : Projet financé sur la mesure 3.3 (culture) 

Lors de la programmation : Coût total = 100  FEDER : 59,2 / CPN : 20,8 / Autofinancement : 20



Lors de la clôture : Recettes constatées = 20  nouvelle assiette éligible : 100 – 20 = 80  nouvelle répartition : FEDER : 47,4 / CPN : 16,6 / Autofinancement. : 16

Si de telles recettes sont constatées, l’assiette éligible doit être recalculée lors de la clôture de l’opération, sur la base d'une note explicative établie par le bénéficiaire et de la déclaration du montant exact des recettes constatées. Cette déclaration s'effectue lors de l'établissement de la dernière déclaration de dépenses : -

pour les bénéficiaires italiens : dans le Récapitulatif des dépenses soutenues par les bénéficiaires finaux, le bénéficiaire doit indiqué dans l'encadré "Entrate generate dal progetto" (Recettes générées par le projet). pour les bénéficiaires français : dans le Récapitulatif des versements publics et recettes percus par le bénéficiaire final, le bénéficiaire indique le montant dans la colonne "Recettes générées par l'opération".

5.3 RAPPORT FINAL D’EXECUTION Le rapport final d’exécution du projet est un rapport technique qui décrit l’ensemble des activités réalisées et présente les résultats atteints. Le rapport doit être unique pour l’ensemble des partenaires du projet. Le texte doit impérativement être rédigé en langue française et italienne. Tout autre document considéré utile à la compréhension du rapport pourra être joint en annexe (ouvrages, actes de séminaire, cdrom, documents de promotion…). Afin de faciliter la rédaction du document, l’AdG a établi un modèle comprenant les parties suivantes : 

une partie contenant l’identification des partenaires, les indicateurs de réalisation, l’avancement financier pour l’ensemble du projet et par partenaire ;



un sommaire indicatif pour la rédaction de la partie descriptive.

La partie descriptive du rapport devra comporter les parties suivantes : -

description des activités réalisées,

description des résultats atteints au regard des objectifs initialement prévus,

utilité de la coopération transfrontalière au regard des résultats atteints,

description des relations partenariales (aspects positifs/négatifs, difficultés rencontrées, etc.),

contribution du projet pour atteindre les objectifs de la mesure du programme concernée,

le projet et les priorités communautaires (environnement, emploi, égalité des chances),

publicité : actions mises en œuvre afin d’assurer la connaissance du projet et la diffusion des résultats,

analyse d'évaluation : points de force et de faiblesse du projet,

poursuite du projet après sa période de financement.

La version informatique du modèle « téléchargements » du site Alcotra.

est

disponible

dans

rubrique

5.4 PROCEDURE DE CLOTURE Chaque partenaire doit transmettre à son service chargé de la certification les dernières dépenses acquittées accompagnées des pièces justificatives. Le chef de file doit envoyer, dans les trois mois suivants la date d’achèvement de l’opération prévue à l’art.3 de la convention FEDER, les documents suivants :



la demande de solde ainsi que la déclaration d’achèvement de l’opération, établies par le chef de file au nom de tous les partenaires ;



le récapitulatif des dépenses acquittées pour chacun des partenaires ;



une déclaration pour chaque partenaire français qui justifie à leur service chargé de la certification le versement de la totalité des financements publics (point 5.1), tels que prévus par le plan de financement approuvé par le CdS. Dans l’hypothèse où les CPN n’ont pas été totalement versées, le partenaire déclare les montants déjà perçus et les délais prévus pour le versement des CPN manquantes. L’AdG procède dans les six mois suivant la date d’achèvement prévue par la Convention FEDER à la clôture définitive du projet sur la base des CPN certifiées ;



le rapport final d’exécution (point 5.3).

Tous les documents doivent être transmis de manière concomitante afin de faciliter la clôture des opérations par les services concernés. Il est à noter que l’envoi de ces pièces sert également pour la demande de solde des CPN, aussi bien pour la partie française que pour la partie italienne. Les documents doivent être envoyés : 

aux services italiens et français chargés du contrôle et de la certification ;



à toutes les Administrations responsables (Préfectures de département et Régions italiennes) indiquées à l’art.5 de la Convention FEDER ;



à l’Autorité de gestion ;



au STC, pour information.

Les documents doivent être transmis en version papier et sur support informatique. En présence des différents documents, les services chargés de la certification effectuent les vérifications suivantes : 

ils vérifient la réalisation effective de l’opération par le biais d’un contrôle sur pièce (rapport final d’exécution) et d’autres types de contrôles prévus.



ils attestent du montant des dépenses soutenues et certifiées et, pour la partie française, des CPN effectivement versées.

Une fois le contrôle réalisé, les services établissent pour chaque partenaire un certificat de service fait et transmettent l’ensemble de la documentation à l’AdG et au STC par le biais des Administrations responsables du programme (Préfectures de département pour la France et les services chargés de la coordination du programme au sein des Régions italiennes). Sur la base de ces documents, l’AdG calcule le solde FEDER, demande à l’AdC son versement auprès du chef de file et adresse à ce dernier un courrier indiquant la répartition finale entre les différents partenaires.

Après avoir reçu le solde de la subvention FEDER, le chef de file doit justifier à l’AdG le versement de la subvention auprès de ces différents partenaires selon la répartition qui lui a été communiquée.

5.5 CALCUL DU SOLDE DE LA SUBVENTION FEDER A la clôture de l’opération, le solde est calculé pour chaque bénéficiaire sur la base du montant de dépenses définitivement certifié par le service chargé du contrôle. A ce montant : 

pour les partenaires italiens, il est retranché le pourcentage d’autofinancement. Sur la contribution publique restante, il est appliqué le taux de FEDER prévu par la mesure. Les CPN sont calculées simultanément au FEDER.



pour les partenaires français, il est retranché le d’autofinancement auquel le bénéficiaire s’est initialement pourcentage comprend le cas échéant également la part de apporté par le bénéficiaire indiqué en tant que CPN) et le l’ensemble des CPN effectivement versées par les cofinanceurs.

pourcentage engagé (ce financement montant de

Dans tous les cas de figure, le montant du FEDER final ne peut pas dépasser 74% de la contribution publique finale (FEDER+CPN). Dans l'hypothèse où d'autres aides publiques étaient perçues après la date de programmation par l'un des partenaires pour la réalisation du projet, celles-ci viendront automatiquement en déduction du montant de la participation communautaire dans les mêmes proportions.

Exemple 1 : Hypothèse : mesure avec autofinancement de 20% et contribution publique de 80% ; les CPN sont versées au prorata de la réalisation. Plan de financement initial

Réalisation

Plan de financement final

Coût total : 200 000 € Autofinancement : 40 000 € Contribution publique : 160 000 €

 Dépenses certifiées par le service : 180 000 € (taux de réalisation : 90%)

Coût total : 180 000 €

FEDER 74 % de la contribution publique initiale

 Autofinancement : 90% x 40 000 € = 36 000 €  CPN versées au prorata : 37 440 € (90%) Calcul du solde

118 400 € CPN (Etat X, Région Y ou Département Z) 26 % de la contribution publique initiale 41 600 €

180 000 € ₋ 36 000 € ₋ 37 440 € = 106 560 €

106 560 €

FEDER final : 106 560 € soit 90 initiale

FEDER 74 % de la contribution publique finale

subvention

CPN au prorata 26 % de la contribution publique finale 37 440 €

Autofinancement 20% du coût total initial

Autofinancement 20% du coût total final

40 000 €

36 000 €

Exemple 2 : valable uniquement pour la France Hypothèse : bénéficiaire public ; mesure avec autofinancement de 20% et contribution publique de 80% ; une partie des CPN est apportée par le bénéficiaire public en plus de son autofinancement minimum ; les CPN des autres cofinanceurs sont versées en totalité à la fin du projet. Plan de financement initial Coût total : 200 000 € Autofinancement : 40 000 € Contribution publique : 160 000 €

Réalisation

Plan de financement final

 Dépenses certifiées par le service : 180 000 € (taux de réalisation : 90%)

Coût total : 180 000 €

 Autofinancement : 90% x (40 000 + 11 600) = 46 440 €

FEDER 74 % de la contribution publique initiale

 CPN versées en totalité par les cofinanceurs autres que le bénéficiaire : 30 000 € (100%) Calcul du solde

118 400 €

CPN 26 % de la contribution pub. initiale Total : 41 600 € -----Région X ou Département Y 30 000 € et Part CPN apportée par le bénéficiaire 11 600 €

₋ ₋ =

180 000 € 46 440 € 30 000 € 103 560 €

FEDER final :

103 560 €

soit environ 87,5% subvention initiale

FEDER 71,9 % de la contribution publique finale

CPN 28,1 % de la contribution pub. finale Total : 40 440 € -----Région X ou Département Y 30 000 € et Part CPN apportée par le bénéficiaire 10 440 €

Autofinancement 20% du coût total initial

Autofinancement 20% du coût total final

40 000 €

36 000 €

SYSTEME INFORMATIQUE ALCOTRA

Afin de répondre aux obligations de suivi des données des Programmes faisant partie du Cadre de Référence Stratégique National (CRSN), fixées par le Ministère de l’Economie et des Finances – IGRUE, et afin d’assurer le suivi administratif et la mise en œuvre financière des projets, il a été établi un système informatique Alcotra qui, à partir de la présentation des projets, permet de suivre toutes les phases de réalisation des projets. Le système est accessible sur internet sur le site Système Piémont à l’adresse suivante : http://www.sistemapiemonte.it/finanziamenti/alcotra/index.shtml Un mode d’emploi, qu’il est conseillé de consulter pour plus d’informations, est disponible sur le site, dans la section “Aide”. Au moment de la présentation du projet, le chef de file s’est enregistré sur le système informatique Alcotra et a inséré ses données personnelles, les principales informations du projet en annexant les documents obligatoires demandés pour le dépôt : fiche projet (partie descriptive et financière), convention entre les partenaires, description technique détaillée. Le chef de file a, par ailleurs, invité les partenaires de son projet, par le biais de la fonction « Invitations », à s’enregistrer sur le Système pour qu’ils insèrent leurs données personnelles. En phase de réalisation du projet, les bénéficiaires peuvent accéder au Système pour consulter les données concernant l’avancement de leur projet : dépenses certifiées et versements.

 Rubrique Visualiser le projet Le bénéficiaire accède aux principaux documents en vigueur pour son opération (fiches-projets partie descriptive et financière, convention de coopération entre partenaires, description technique détaillée).

(xls) Plan de financement : le bénéficiaire accède au plan de financement approuvé par le Comité de suivi Alcotra. (xls) Historique et déclaration : le bénéficiaire dispose des différentes dates concernant son opération (programmation, notification, convention FEDER, versements…) ainsi que le montant des dépenses certifiées pour chacune des déclarations de dépenses transmises au service de contrôle. (xls) Avancement financier : le bénéficiaire dispose de la liste des différents versements FEDER effectués par l'Autorité de certification au chef de file, ainsi que des versements des CPN pour les bénéficiaires italiens.

 Rubrique Partenaire Le bénéficiaire accède à la page identifiant le représentant légal de la structure, le référent, ainsi que leurs coordonnées respectives.  Rubrique Mot de passe 38

Le bénéficiaire peut à tout moment modifier son mot de passe à travers cette page.

INFORMATION ET PUBLICITE

7.1 REGLES GENERALES Avec le règlement CE 1828/2006 du 8 décembre 2006, la Commission a établi les critères en matière d'information et de publicité relatifs aux interventions des fonds structurels. Toutes les opérations doivent de ce fait répondre aux dispositions prévues par les articles 8 et 9 de ce règlement : •

l'article 8 prévoit la responsabilité des bénéficiaires concernant les actions d'information et de publicité destinées au public ;

•

l'article 9 décrit les caractéristiques techniques des actions d'information et de publicité relatives aux opérations.

En particulier, il est rappelé que tous les documents et les supports d'information et de publicité réalisés dans le cadre des opérations cofinancées par le Programme Alcotra 2007-2013 doivent faire apparaître : •

l'emblème de l'Union européenne. L'annexe 1 du Règlement CE 1828/2006 détaille les règles de base pour sa reproduction (composition et couleur) ;

•

l'indication du Fonds, à savoir Fonds européen de développement régional

•

l'indication du programme, à savoir Programme Alcotra 2007-2013, et du logo qui est disponible sur le site du Programme [ www.interregalcotra.org ]

Les objets promotionnels de grande dimension (affiches, totems publicitaires…) doivent par ailleurs indiquer la mention "Ensemble par-delà les frontières" afin de souligner la valeur ajoutée de l'intervention communautaire.

7.2 CONSERVATION DES DOCUMENTS Au moment de la déclaration de dépenses, les bénéficiaires doivent transmettre aux services de contrôle un exemplaire de chaque support de communication réalisé afin de démontrer le respect des obligations en matière d'information et de publicité. Pour les supports de grande dimension, il suffit de transmettre une reproduction photographique. L'ensemble du matériel d'information et de publicité doit être également annexé au rapport final.

7.3 COMMUNICATION DES PLANS INTEGRES TRANSFRONTALIERS En plus des principales finalités des actions d'information et de publicité relatives aux intervention des fonds structurels, la communication du PIT doit également avoir une fonction d'accompagnement de l'ensemble du processus de développement territorial. La stratégie de communication d'un PIT doit de ce fait poursuivre les objectifs spécifiques suivants : -

le renforcement du partenariat : la complexité de la planification intégrée demande en effet une structure partenariale consolidée et une organisation qui favorise le partage et un accès entier à la prise de décisions ;

la création d'une vision identitaire du PIT à l'égard du territoire à travers des actions qui soulignent l'idée force du plan ;

la mobilisation des opérateurs socioéconomiques en mesure de former une pluralité de compétences et créer des réseaux de développement local.

OBTENIR DES INFORMATIONS

Les informations concernant la préparation des dossiers peuvent être demandées au Secrétariat technique conjoint et à l’ensemble des partenaires institutionnels (pour l’Italie : les Régions Piémont, Vallée d’Aoste et Ligurie, les Provinces de Turin, Cuneo et Imperia ; pour la France : les Préfectures de région et Conseils régionaux de Rhône-Alpes et Provence-Alpes-Côte d’Azur, les Préfectures de département et les Conseils généraux de Haute-Savoie, Savoie, Hautes-Alpes, Alpes de Haute-Provence, Alpes-Maritimes), ainsi qu'au réseau d'animation locale.

RESEAU D'ANIMATION LOCALE Regione Autonoma Valle d'Aosta Presidenza della Regione Dipartimento Affari europei Direzione cooperazione territoriale Piazza Accademia di St. Anselmo n. 2 11100 Aosta Italia Tél : +39 0165275711 Télécopie : +39 0165275744 Site web : http://www.regione.vda.it/ Courriel : interreg@regione.vda.it

SECRETARIAT TECHNIQUE CONJOINT Siège 35, avenue de Verdun 06500 Menton Tel: +33(0)4 92 41 10 20 – Fax: +33(0)4 92 41 10 29 Site web : www.interreg-alcotra.org Courriel: stc@interreg-alcotra.org Antenne STC Chambéry Conseil général de Savoie 47 place Caffe 73000 CHAMBERY Tel: +33(0)4 79 96 74 61 – Fax: +33(0)4 79 96 74 93 E-mail: isabelle.botan@interreg-alcotra.org marie-isabelle.botan@cg73.fr

ITALIE Regioni Regione Autonoma Valle d'Aosta Presidenza della Regione Dipartimento Affari europei Direzione cooperazione territoriale Contatto: Segretariato Interreg Piazza Accademia di St. Anselmo n° 2 11100 Aosta Tel: +390165275711 Fax: +390165275744 Sito web: http://www.regione.vda.it E-mail: interreg@regione.vda.it

FRANCE Préfectures de région Préfecture de Région Provence-Alpes-Côte d'Azur Secrétariat Général pour les Affaires Générales Contact : Jean-François Lamarche, Solange Datcharry Boulevard Paul Peytral 13282 Marseille cedex 20 - France Tél : +33(0)4.91.15.63.34 Fax : +33(0)4.91.15.61.90 Site web: http://www.paca.pref.gouv.fr Courriel : jean-francois.lamarche@paca.gouv.fr

ANNEXES Annexe 1 -

Fiche d'avancement physique des projets de coopération simple

En cours de préparation : Annexe 2 -

Fiche d'avancement physique des projets stratégiques

Annexe 3 -

Fiche d'avancement global des PIT (coordinateur)