Nombre: _________________________________________ Fecha: _______________ PRUEBA TECNICA - Analista Documental URBANAS S.A.
1.
La actividad operacional de dividir o separar un grupo de expedientes en elementos comunes indicados previamente como: clases, tipología, grupos, o series, se denomina: A. Clasificación. B. Ordenación. C. Indexación. D. Selección. E. Ninguna de las anteriores. 2. A. B. C. D. E.
Es considerado un tipo de clasificación: Por asuntos, fechas y autores. Por asuntos y lugares. Funcional orgánica. Todas las anteriores. Ninguna de las anteriores.
3. A. B. C. D.
El instrumento de descripción mínimo que debe estar en un fondo documental, es: Guía. Inventario. Catálogo. Registro.
4. A. B. C. D.
Los expedientes deben de ingresar siempre al archivo acompañados de: Inventario documental. Listado de contenidos. Control de documentos. Ninguna de las anteriores.
5. A. B. C. D.
La actividad archivística destinada a apreciar y respetar los valores identificados en los documentos se denomina: Identificación. Apreciación. Selección. Valoración.
6. A. B. C. D.
¿Quién es el responsable de la autorización para eliminar documentos en una empresa? Del archivo Central. Del jefe de archivo. Del dueño de proceso. Del comité de archivo.
7.
Los documentos que reflejan el resultado obtenidos y evidencia de actividades desempeñadas corresponde a registro:
A. Verdadero. B. Falso.
8.
¿Según su conocimiento cuál considera que es la diferencia entre un archivo privado y uno público?
Nombre: _________________________________________ Fecha: _______________ ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________ 9.
¿Qué se hace cuando un archivo termina su vida útil?
________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ 10. A. B. C. D.
La Archivística administra: Los Libros. Los archivos. Las Revistas. Los planos.
11. Los documentos que no se eliminan se conocen como: ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ 12. A. B. C. D.
La entidad que regula los archivos en Colombia se conoce como: Ministerio de Cultura. AGN. Gobernaciones. Presidencia.
13. A. B. C. D.
Los archivos de las oficinas se conocen como: Archivo de Gestión. Archivo Central. Archivo Histórico. Archivo Técnico.
14. A. B. C. D.
¿Qué beneficios directo tiene la gestión documental? Ahorro de costes en la empresa. Mejorar su productividad. Administrativos, agiliza la información y Minimiza los riesgos de pérdida de información. Ninguna de las anteriores.
15. A. B. C. D.
¿Qué es gestión documental? Es un proceso orientado al fortalecimiento que ayuda a mantener la autonomía y en el marco de las políticas. El conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Tener acceso instantáneo a toda la documentación por personas específicas para realizar su actividad de negocio. Todas las anteriores.
16. A. B. C. D.
¿Qué impacto puede provocar una mala gestión de los documentos? Perjudicar la agilidad operativa de la organización. Recursos y tiempo. Económicos. Perdida de documentos.
17. ¿Qué es un documento original? A. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permite garantizar su autenticidad e integridad.
Nombre: _________________________________________ Fecha: _______________ B. C.
Representa toda la información menos importante del documento. Es la copia autenticada de los documento.
18. Asocie el nombre a la definición correcta
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO
Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO GESTION
19. A. B. C. D.
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
El fondo es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o personal y se clasifica en: abierto, cerrado, mixto. mixto, abierto y pendiente. cerrado, mixto y activo. mixto, pendiente, cerrado y abierto
Nombre: _________________________________________ Fecha: _______________