CicloDEMING Magazine Barquisimeto, 04 de Agosto
¿Que es el Ciclo Deming? ¿Sabes lo que es un Manual de calidad? Estructura de un Manual de calidad Edición, redacción y diseño
Arianne Pérez - CI: 18.356.692 Edición UFT Nº 2110
¿Que es el Ciclo Deming? El ciclo de Deming, también conocido como círculo PDCA (de Edwards Deming), es una estrategia de mejora continua de la calidad en la administración de una organización. Está basada en un concepto ideado por Walter A. Shewhart. También se denomina espiral de mejora continua. Es muy utilizado por los sistemas de administración de la calidad. Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo los costos, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización. Se constituye como una de las principales herramientas para lograr la mejora continua en las organizaciones o empresas que desean aplicar a la excelencia en sistemas de calidad. El conocido Ciclo Deming o también se le denomina el ciclo PHVA que quiere decir según las iniciales (planear, hacer, verificar y actuar). Señalar que este ciclo fue desarrollado por Walter Shewhart, el cual fue pionero dando origen al concepto tan conocido hoy en día. A pesar de ello los Japoneses fueron los que lo dieron a conocer al mundo, los cuales lo nombraron así en honor al Dr. William Edwards Deming.
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Las siglas, PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), los cuatro pasos de la estrategia.
Fases del Ciclo - Planificar Plan (Planificar)
Establecer las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones para el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar, aunque sería mejor ya no tener que mejorar, o sea, hacerlo bien a la primera. Cuando sea posible conviene realizar pruebas según sea requerido, para probar los resultados. • Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso. • Detallar las especificaciones de los resultados esperados • Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los requisitos especificados
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Fases del Ciclo - Hacer Do (Hacer) • Implementar los nuevos procesos, llevar a cabo el plan. Recolectar datos para utilizar en las siguientes etapas. • Teniendo el plan bien definido, hay que poner una fecha en la cual se va a desarrollar lo planeado.
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Fases del Ciclo - Verificar Check (Verificar) • Pasado un periodo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y en su caso, evaluar si se ha producido la mejora • Monitorizar la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.
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Fases del Ciclo - Actuar Act (Actuar) En base a las conclusiones del paso anterior elegir una opción: • Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA con nuevas mejoras. • Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos • Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos • Ofrecer una Retro-alimentación y/o mejora en la Planificación.
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Manual de Calidad El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc. El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a
clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige. Respecto a otras normas como pueden ser las desarrolladas por el ICTE; la norma Q del sector turístico, no exige la realización de un Manual de Calidad, aunque sí ayuda a la implantación de la misma. Lo mismo sucede con el EFQM que es el modelo de excelencia europeo, que actualmente se está implantando con bastante éxito en España. Es un modelo que tampoco exige el desarrollo de un Manual de Calidad entendido como tal. El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.
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Estructura de un Manual de Calidad El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del SGC de la organización y ha de especificar: • El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión) • Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o referencia a los mismos) • Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC de la organización. Además, también puede incluir: • Las actividades de la organización. • Las características principales del SGC. • La política de calidad y los objetivos a ella asociados. • Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad. • Una descripción de la organización (por ejemplo, un organigrama) • Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse el personal para encontrar los procedimientos acerca de cómo hacer las cosas
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• Una definición de los términos que tengan un significado singular para la organización. El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panorámica general o “mapa del SGC”. Su formato y la estructura son decisión de la organización y dependerán de su tamaño, cultura y complejidad. Además, algunas organizaciones pueden elegir utilizarlo para otros propósitos (por ejemplo, fines comerciales). En definitiva, debería ser un verdadero documento de trabajo. • Política de Calidad • Compromiso de la Dirección • Objetivos de Calidad • Pautas de organización • Estructura y organigramas • Funciones y responsabilidades de las áreas de la empresa • Relaciones internas y externas • Formación, motivación y cualificación del personal • Pautas de Gestión
• Revisiones y auditorías del Sistema • Compras y homologación de proveedores • Control de no conformidades y acciones de mejora • Elaboración de ofertas y revisión del contrato • Pautas Tecnológicas • Planificación y control de procesos • Control de Equipos e Instalaciones Cada capítulo del Manual debe incluir, como mínimo: • Objetivo del mismo • Ámbito de aplicación • Referencias • Responsabilidades • Desarrollo del proceso • Documentación y registros