2011
Guía para Seguimiento y Reprogramación de Actividades del Plan Anual Operativo. Ministerio de Relaciones Exteriores de la República de El Salvador
1
I.
II.
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
INTRODUCCIÓN Con la finalización del proceso de elaboración del Plan Anual Operativo, se da inicio a la etapa de realización de las actividades programadas para cada uno de los meses que conforman el año. Esto vuelve necesario que para cada periodo se identifique el grado de avance, el cumplimiento de las metas, las necesidades de reprogramación, anulación o la incorporación de nuevas actividades por parte de las diferentes estructuras organizativas que conforman la sede y el servicio exterior. Por lo anterior, el presente documento pretende ser una guía de orientación para todas aquellas personas involucradas en el proceso de planificación estratégica del Ministerio, en específico para quienes tendrán la tarea de coordinar el interior de su Unidad Organizativa el proceso de seguimiento y monitoreo de sus planes anuales Operativos. Este documento contiene de manera sencilla, el detalle de los procedimientos para poder realizar el seguimiento y reprogramación de actividades mensuales, así como una propuesta metodológica para el monitoreo interno del PAO, presentándose al final del mismo, la secuencia de pasos a realizar para el correcto uso del módulo de planificación. REQUISITOS PARA EL SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES Y REPROGRAMACIONES. Para llevar a cabo el seguimiento de las actividades incluidas en los Planes Anuales Operativos 2011 se necesita primero cumplir con estos requisitos: 9 Acceso a Lotus Notes. 9 Herramienta Informática “Modulo de Planificación PAO 2011” habilitado en su computadora. 9 Usuario y perfil para el acceso al Módulo de Planificación habilitado. 9 Plan Anual Operativo 2011 de cada Unidad Organizativa registrado totalmente en el Modulo de Planificación.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 1
III.
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE PAO. El procedimiento oficial a realizar el seguimiento del PAO es el siguiente: Proceso: PLANIFICACION ESTRATEGICA
Código Por definir Tipo
Ministerio de Relaciones Exteriores
Nombre del Procedimiento: Seguimiento de Plan Anual Operativo en Sede y Servicio Exterior
INTERNO COMPARTIDO
X
Versión 1.0 Página
Información General Unidad Organizativa Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad
Área Responsable Departamento de Planificación
Propósito Que el MRREE cuente con instrucciones claras que faciliten al personal de la sede y del servicio exterior, el monitoreo y seguimiento del plan anual operativo institucional (PAO). Alcance Este procedimiento es aplicable en todas las Direcciones y Unidades en la Sede y en las Representaciones salvadoreñas acreditadas en el exterior. Base Legal 1. Normas Técnicas de Control Interno Específicas del MRREE (NTCI‐E). 2. Reglamento Interno de Trabajo. Consideraciones 1. La planificación, despliegue y seguimiento de las operaciones en cada una de las unidades Especiales (Políticas) organizativas de la Cancillería es responsabilidad exclusiva e ineludible de las personas que ejercen la dirección de la misma (direcciones generales, de unidad o representación diplomáticas y/o consulares). 2. Cada jefe/a de unidad organizacional (apoyado por la persona que actúa como Enlace de Planificación) tiene la obligación de remitir a la titularidad, a través de la UPDI, los informes de seguimiento de su Plan Anual Operativo debidamente revisados, durante los primeros 5 días hábiles de cada mes.
3. La herramienta informática desarrollada para apoyar el proceso de planificación, seguimiento y reprogramación de actividades; será administrado por el departamento de planificación de la UPDI y este facilitará los accesos con funcionalidades restringidas según cargo y responsabilidades para el personal de la Sede y de las Representaciones en el Exterior. 4. Todo el conjunto de resultados y actividades del PAO, estará disponible para todo el personal de la Institución, a excepción de aquellas que la titularidad estime con acceso restringido. 5. Cada unidad organizativa definirá el método que utilizará para monitorear el avance en el cumplimiento de su PAO, sin embargo la UPDIC sugerirá una metodología al respecto. 6. En el caso de actividades que no se cumplieron, podrá solicitarse la reprogramación utilizando el procedimiento definido para ello y respetando los plazos establecidos. 7. Finalizado el periodo de informe, las unidades organizativas que no hayan agregado su seguimiento a la herramienta informática, no serán reflejadas en el “Informe de Seguimiento” que elabora la UPDIC para ese periodo, apareciendo sus actividades como no reportadas. 8. La UPDIC será el canal oficial por medio del cual se remitirá cualquier informe o solicitud relacionada con el PAO a la titularidad. Instrumentos Matriz de PAO
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 2
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Descripción de Actividades No.
Actividad
Documento de Trabajo
Responsable
Notifica por vía electrónica a Enlaces de Planificación, Correo electrónico Directores/as Generales, Directores/as de Unidad o Jefes/as de Representación, el periodo para dar 1 seguimiento a PAO del mes anterior (la no recepción de este correo no exime de la obligación de remitir informe de seguimiento en los tiempos previstos).
Técnico/a de planificación
Recibe notificación y realiza gestión interna para Notificación electrónica compilar información sobre estado de cumplimiento 2 de las actividades programadas por responsables para el período correspondiente.
Enlace de Planificación en cada unidad organizativa o Representación en el exterior
Utilizando método propio ó sugerido, analiza el estado Matriz de PAO de cumplimiento de actividades con Director/a General, de Unidad o Jefe/a de Representación previo a dar el seguimiento en la herramienta habilitada. 3 De existir reprogramaciones se utiliza el procedimiento “Reprogramación de Actividades del PAO”
Enlace de Planificación en cada unidad organizativa o Representación en el exterior
Registra el detalle de cumplimiento de cada una de las Matriz de PAO 4 actividades en la herramienta habilitada.
Enlace de Planificación en cada unidad organizativa o Representación en el exterior
Informa, por vía electrónica, a la UPDIC de la Correo electrónico finalización del paso de seguimiento de las actividades 5 en la herramienta.
Enlace de Planificación en cada unidad organizativa o Representación en el exterior
Recibe notificación sobre el estado del seguimiento de Notificación electrónica las actividades de cada Unidad Organizativa y verifica 6 en herramienta informática.
Técnico/a de Planificación.
Con la información registrada en la herramienta, Informe mensual elabora el Informe de Seguimiento Mensual y entrega 7 al Director/a de la UPDIC.
Técnico/a de Planificación.
Remite informe a autoridades 8 (Titularidad y Jefatura de Gabinete).
Director/a UPDI.
9
Termina Procedimiento
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
competentes Informe mensual
Página 3
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Página 4
IV.
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
MÉTODO SUGERIDO PARA MONITOREO DE PAO. Para llevar a cabo el seguimiento mensual de las actividades contenidas en el PAO, la UPDI sugiere la siguiente metodología:
A
El/la Jefa de la unidad organizacional, luego de ser recordado por el/la Enlace de Planificación sobre la obligación de presentar el informe mensual de seguimiento del PAO, solicitará a sus Directores/as de Área y/o Jefes de Departamento ó equivalentes en el Servicio Exterior, que en los primeros tres días hábiles de cada mes, con sus propios equipos de trabajo elaboren y entreguen los informes preliminares de seguimiento del PAO, con copia al/la Enlace de Planificación en la unidad organizacional.
B
El/la Jefa de la unidad organizacional, convocará y dirigirá una reunión de monitoreo y evaluación del avance en el PAO, con su equipo de trabajo (Directores/as de Área y/o Jefes de Departamento ó equivalentes en el Servicio Exterior y con el/la Enlace de Planificación). Durante la misma, se deberán revisar en conjunto, los informes preliminares con énfasis en el grado de avance en la realización de las actividades, el cumplimiento de metas y la disponibilidad de medios de verificación, las necesidades de reprogramación y anulación de actividades, así como la incorporación de nuevas.
C
Con los insumos obtenidos durante la reunión comentada en el paso anterior, el/la Enlace de Planificación digitará la información en el sistema informático e imprimirá el informe borrador que presentará al/la Jefa de la unidad organizacional, para su autorización definitiva.
D
El/la Enlace de Planificación notificará a la UPDI del estatus del informe de seguimiento y si existen reprogramaciones.
V.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR REPROGRAMACION DE ACTIVIDADES DEL PAO. El procedimiento oficial para realizar reprogramaciones en el PAO es el siguiente: Código Por definir
Proceso: PLANIFICACION ESTRATEGICA Ministerio de Relaciones Exteriores
Tipo Nombre del Procedimiento: Reprogramación de Actividades de Plan Anual Operativo en Sede y Servicio Exterior
INTERNO COMPARTIDO
X
Versión 1.0 Página
Información General Unidad Organizativa Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional y Calidad
Área Responsable Departamento de Planificación
Propósito Que el MRREE cuente con instrucciones claras que faciliten al personal de la sede y del servicio exterior, para registrar y solicitar reprogramación de actividades en el marco del plan anual operativo institucional (PAO). Alcance Este procedimiento es aplicable en todas las Direcciones y Unidades en la Sede y en las Representaciones salvadoreñas acreditadas en el exterior.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 5
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Consideraciones 1. La reprogramación de actividades sólo se podrá efectuar a posteriori, es decir, reprogramar las actividades hacia un momento futuro en el tiempo. No se aceptará reprogramación de Especiales (Políticas) actividades hacia atrás en el tiempo. 2. La reprogramación de actividades deberá fundamentarse en una adecuada justificación. 3. La solicitud de reprogramación de actividades deberá realizarse en los tres días hábiles posteriores a la presentación del informe del seguimiento. 4. Todas las solicitudes deben contar con la debida autorización de las personas que ejercen la dirección de la unidad organizativa (direcciones generales, de unidad o representación diplomáticas y/o consulares) 5. El proceso de reprogramación de actividades debe ser participativo en cada unidad organizativa, siendo el jefa/a de la misma la principal responsable de que así ocurra. Instrumentos N/A
Descripción de Actividades No.
Actividad
Documento de Trabajo
Responsable
Producto de la revisión y evaluación del cumplimiento Forma para solicitud de de las actividades durante un periodo en particular, reprogramación. elabora la solicitud de reprogramación de actividades 1 a través de la herramienta definida para tal fin, enfatizando la justificación correspondiente.
Enlace de Planificación en cada unidad organizativa.
Presenta propuesta de solicitud de reprogramación a Solicitud elaborada en la Jefe/a de la unidad organizativa o Representación para herramienta informática. 2 su debida autorización.
Enlace de Planificación en cada unidad organizativa.
Recibe, revisa y autoriza la solicitud de Correo electrónico o reprogramación en la herramienta informática y impreso. 3 notifica vía correo a UPDIC para Vo. Bo.
Jefe/a de la unidad organizativa o Representación.
Recibe la solicitud de reprogramación y analiza las Solicitud en el sistema. justificantes. Si la solicitud procede, realiza los cambios en la 4 programación de actividades. Caso contrario, establece comunicación con jefe/a de la unidad organizativa o Representación solicitante para valorar con mayor profundidad la justificación de la solicitud.
Técnico/a de Planificación
Aceptada la reprogramación de actividades, procede a Correo electrónico notificar por vía electrónica al Director/a UPDI, Jefe/a 5 de la unidad organizativa o Representación y al Enlace Técnico de la misma.
Técnico/a de Planificación
6
Termina Procedimiento
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 6
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Reprogramación de Actividades Del Plan Anual Operativo para Sede y Servicio Exterior Enlace de Planificacion
Director/a General o de Unidad, Jefe/a Representación
Director UPDI
Técnico/a de Planificación
Recibe solicitud de Reprogramación
Recibe solicitud de Reprogramación
Inicio
Solicita la reprogramación de actividades
Recibe, revisa y autoriza solicitud
Gestiona la autorización
Remite solicitud por les medios definidos
NO Justifica la solicitud de Reprogramación
Solicita mayor detalle de la solicitud
¿Solicitud Procede? SI
Reprograma las actividades del PAO
Recibe Notificación
Recibe Notificación
Notifica que la reprogramación se ha efectuado
Fin
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 7
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
REGISTRO, SEGUIMIENTO Y REPROGRAMACION DE ACTIVIDADES PROVENIENTES DEL PLAN ESTRATEGICO (Utilizando la Herramienta Informática) A) Procedimiento para el Registro. 1 Seleccionar la opción “Resultados e Indicadores” del menú principal y, seleccionar de la vista categorizada por nombre de representación, el indicador de cumplimiento y hacer clic.
2
El sistema habilitara un formulario en modo NO EDICION, el que muestra la información proveniente del marco estratégico y el resultado e indicador de cumplimiento anual al que se le vinculará la actividad.
3
Para vincular una actividad será necesario hacer clic en el botón desplegará el formulario que se muestra a continuación:
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
el cual
Página 8
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Donde : • Período: Corresponde al periodo de 12 meses durante los cuales se realizará la actividad que se registra de acuerdo al PAO. • Representación: Mostrará el nombre de la Representación Diplomática o Consular donde la actividad que se registra forma parte de su Plan Anual Operativo (PAO). • Jefe Representación: Se mostrará el nombre completo del jefe de representación encargada de la actividad. • Área Temática Estratégica: Mostrará automáticamente en el formulario el área estratégica proveniente del marco estratégico al cual están asociados el indicador de avance, los resultados esperados, las líneas de acción y los objetivos específicos previamente seleccionado.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 9
•
•
•
•
• •
• •
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Línea de Acción, Resultados Esperados e Indicadores se mostraran automáticamente en base a la vinculación con el trabajo de Representación identificado al momento de seleccionar el nivel máximo de detalle de información procedente del marco estratégico. Actividad: No es más que el nombre de la actividad que se va a realizar en un período de tiempo establecido y que tiene vinculación directa con la consecución de los resultados esperados. Su definición debe ser clara y concreta. Meta programada o MP: es un campo de selección ya definido en base a dos valores (Cero y Uno) y para lo cual al momento de registrarse la actividad será necesario cambiar el estado de cero, que es su valor inicial, a uno lo que indicará que en ese mes en particular se desarrollara acciones relacionadas con la actividad en cuestión. Esto debe repetirse por cada uno de los meses que se estime necesario. Importante tener en claro que este campo es únicamente una especie de bandera indicativa del mes en que se van a realizar acciones o tareas para el cumplimiento de la actividad y no una meta cuantitativa. Cuando el valor del campo cambia de cero a uno automáticamente se activa otro campo que le indicará al usuario que a la actividad deberá posteriormente dársele seguimiento al cumplimiento de las tareas en cada mes detallado. De igual manera se visualiza un campo para comentarios y un campo para documentos anexos, los cuales serán utilizados en la etapa de seguimiento.
Recursos: Aquí se debe detallar el costo estimado de cada actividad según el presupuesto previamente elaborado y teniendo presente el techo presupuestario que le ha sido asignado a la Representación. Responsable de Actividad: se colocará el nombre de la persona encargada de ejecutar cada actividad, (en este caso no puede ser más de una persona). Corresponsables: Aquí se debe nombrar con que otra Representación o unidad organizativa de la sede se articula la persona encargada para desarrollar la actividad. No todas las actividades tendrán corresponsables. Para lo anterior el formulario permitirá la selección de varios corresponsables. Productos Generados: En este campo se debe detallar los productos concretos que se obtendrán de cada actividad desarrollada, esto obligatorio para cada actividad. Supuestos: se deberá mencionar las “condiciones positivas externas” que son necesarias para ejecutar la actividad planificada en el PAO. Ejemplo: para las actividades que tengan relación con participación en reuniones, foros o mesas de trabajo a las que se es convocado, la condición positiva externa es recibir la convocatoria a dicho evento.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 10
•
4
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Comentario: campo destinado para cualquier comentario que se estime necesario agregar para ampliar la información de cada actividad.
Una vez registrado todos los datos de la actividad se podrá guardar el documento a través del icono respectivo. Si posteriormente se requiere hacer alguna modificación al documento se podrá activar el formulario en modo edición haciendo clic en el icono respectivo, a través de la vista que se accesa desde la opción “Actividades Anuales, que se explica mas adelante.
B) Procedimiento para el Seguimiento de las Actividades Estratégicas. Cada mes el enlace de las Direcciones o Unidades deberá dar seguimiento a las actividades programadas para ese período de tiempo, para ello se deberá seguir el procedimiento detallado a continuación: 1 Hacer clic en la opción del menu principal “Actividades Anuales”, luego seleccionar “Actividades Estratégicas” y finalmente la Opción “Seguimiento de Actividades Estratégicas”.
E n c o n t r a
Encontrará dos opciones : “ Primer Trimestre” y “Segundo Trimestre”, a través de las cuales podrá tener acceso a las actividades del Plan Anual Operativo definidas para cada uno de los meses del año.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 11
2
3 4
5
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Seleccionar el mes correspondiente al período de seguimiento a reportar y posteriormente ubicar la actividad a la que se desea dar seguimiento en la vista categorizada por el nombre de la representación, expandiendo la información hasta el máximo detalle. Notese que el nombre de la actividad esta en color. Hacer clic en el nombre de la actividad para que se muestre el formulario respectivo. Para poder incorporar el seguimiento a la actividad deberá hacer clic en el boton “Editar Documento”, lo cual habilitará al formulario para que se incorpore la información del seguimiento. A continuación verá el formulario en modo edición y lo único que debe hacerse es ubicar el mes en cuestión e indicar si logró o no cumplir con lo estipulado para ese mes. Podrá adicionalmente escribir algun comentario que considera pertinente y anexar los archivos que lo soporten.
Esto se definió al momento de registrar la actividad
6 7
Este es el seguimiento, para lo cual solo necesita indicar si se cumplió la actividad propuesta o no
El siguiente paso consiste en guardar el documento por medio del icono Guardar. Adicionalmente, el usuario puede volver a la vista donde estan los documentos y podrá observar que se despliega un icono que representa un pequeño circulo, el cual es de color verde cuando de acuerdo al seguimiento se ha logrado la meta y rojo en caso contrario.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 12
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
8
De igual manera el usuario podrá anexar los documentos que considere pertinentes como documentacion de soporte al cumplimiento de la actividad o como antecedentes de las razones por la cual no se llevo a cabo.
9
Para regresar a la vista donde estan desplegadas las actividades por mes, deberá auxiliarse del botón respectivo de su navegador de internet que le permite volver a la pagina previa.
10
Nótese que esta vista le permite identificar cúales de las actividades del mes no han sico cumplidas, cuales si se cumplieron y aquellas que aun no se la ha dado seguimiento; para ello se despliega un ícono en la última columna de acuerdo al estado de las actividades, tal y como se detalla :
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 13
a)
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
Actividades que aun no se ha realizado el seguimiento mensual
b) Actividades que se han cumplido:
c)
Actividades que no se han cumplido
La opción de menu “Actividades Estratégicas“ nos permitirá a través de la sub opcion “Listado de Corresponsables, identificar cuales representaciones me ha definido como corresponsable en la realización de las actividades.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 14
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
La vista anterior se debe de interpretar de la siguiente manera : La Embajada de Costa Rica ha sido definida como corresponsable de la Embajada USA en la realización de la actividad que esta en color azul. C) Procedimiento para Solicitar Reprogramaciones de Actividades Estratégicas. Toda solicitud de reprogramación de actividades deberá hacerse directamente por medio de la herramienta informática, siguiendo los siguientes pasos: 1) Ubicar en el menú principal la opción “Seguimiento de Actividades”, luego deberá seleccionar el trimestre y mes correspondiente a la actividad que desea reprogramar.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 15
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
2) Una vez ubicada la actividad deberá abrirse el formulario y dar clic sobre el botón “Reprogramación de Actividades” 3) Se activará un formulario adicional que deberá completar con la informacion que ahi se solicita y posteriormente debe guardarse para que ésta solicitud llegue directamente a la Unidad de Planificación , Desarrollo Institucional y Calidad para ser procesada.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 16
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
4) Importante tener en cuenta que deberá indicar el mes en que inicialmente había sido definida la actividad y el mes al cual será trasladada para su realización y detallas la respectiva justificación. No olvidar seleccionar el tipo de reprogramación, la cual puede ser de un mes a otro, o cambio de año. 5) Al estar completando la solicitud, es vital indicar quien autoriza la misma, de lo contrario ésta no será procesada. 6) Nótese que la solicitud muestra adicionalmente toda la información de la actividad que desea reprogramar, tal y como se registró inicialmente 7) La consulta el estado de las solicitudes se puede hacer directamente a través de la opción “Solicitudes de reprogramación” en el menu correpondiente.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 17
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES PROCEDENTES DE LAS NORMATIVAS. En esta opción se registraran aquellas actividades que están relacionadas con los procedimientos inherentes al quehacer diario de las Representaciones, basadas en los procedimientos y sus funciones. A) Procedimiento para el Registro y Seguimiento 1 El procedimiento es idéntico al que debe realizarse para las actividades estratégicas. La opción correspondiente se encuentra el menú principal, a través del cual se tendrá acceso al listado de actividades por mes definidas en el PAO y el detalle de corresponsables. 2 Solo tener en cuenta que en el formulario respectivo existe un campo que diferencia a estas actividades y es el campo Propósito. 3 Propósito: En este campo se plasmará el propósito de la actividad que está siendo registrada, es decir, su razón de ser y el por qué debe desarrollarse. El formulario es el siguiente:
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 18
Elaborado por Unidad de Planificación Desarrollo Institucional y Calidad/Mayo2011
REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS. En esta sección se registraran aquellas actividades que no están consideradas en los PAOs y que tampoco se encuentran como parte de las actividades inherentes a los procedimientos que desarrolla cada Dirección General o de Unidad. A) Procedimiento para el Registro y Seguimiento El procedimiento es idéntico al que debe realizarse para las actividades estratégicas y actividades según normativas. La opción correspondiente se encuentra el menú principal, a través del cual se tendrá acceso al listado de actividades definidas pro cada mes ene l PAO y el detalle de corresponsables.
Guía Seguimiento y Reprogramación PAO 2011
Página 19