MEGA EVENTO ENERGÉTICO PRESENCIAL XIII EXPO MINAS 2021 INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA EL EXPOSITOR A TOMAR EN CUENTA PARA EL BUEN DESARROLLLO DEL EVENTO
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CONTENIDO 1.
INFORMACIÓN GENERAL .................................................................................................................... 3 1.1. Dias y horarios .................................................................................................................................... 3 1.2. Inauguración Oficial:........................................................................................................................... 3 1.3. Ciclo de Conferencias ......................................................................................................................... 3 2. MONTAJE.................................................................................................................................................. 3 2.1.- Horario ................................................................................................................................................... 3 2.2. Uso obligatorio de mascarilla ................................................................................................................. 4 2.3.-Salvoconducto para montaje ................................................................................................................... 4 2.4.-Valor estacionamiento ............................................................................................................................ 4 2.5.- Ingreso montaje ..................................................................................................................................... 4 2.6.-Altura del recinto ferial........................................................................................................................... 4 2.7.- Piso recinto ferial ................................................................................................................................... 4 2.8.-Mobiliario ............................................................................................................................................... 4 2.9.-Limpieza área de trabajo......................................................................................................................... 5 2.10.-Limpieza stands .................................................................................................................................... 5 2.11.-Material de construcción ...................................................................................................................... 5 2.12.-Seguridad .............................................................................................................................................. 5 2.13.- Equipos tecnológicos ........................................................................................................................... 5 2.14.-Maquinaria pesada ................................................................................................................................ 5 2.15.- Colgantes ............................................................................................................................................. 6 2.16.- Servicio de montacargas ...................................................................................................................... 6 3. DESMONTAJE .......................................................................................................................................... 6 3.1. Horario de desmontaje ........................................................................................................................ 6 3.2. Uso obligatorio de mascarilla.............................................................................................................. 6 3.3. Precauciones ........................................................................................................................................ 6 3.4. Material de construcción ..................................................................................................................... 6 3.5. Seguridad ............................................................................................................................................. 6 3.6. Salvoconducto desmontaje .................................................................................................................. 7 4. CREDENCIALES Y SALVOCONDUCTO DE MONTAJE PARA EXPOSITORES: ........................... 7 4.1. Datos.................................................................................................................................................... 7 4.2. Fechas .................................................................................................................................................. 7 4.3. Casos excepcionales ............................................................................................................................ 7 4.4. Ticket estacionamiento ........................................................................................................................ 8 4.5.- Ingreso parqueadero expositores ........................................................................................................... 8 5. ASPECTOS RELEVANTES: .................................................................................................................... 8 5.1. Expositores internacionales ................................................................................................................. 8 5.2. Ingreso a la feria .................................................................................................................................. 8 5.3. Ingreso para expositores ...................................................................................................................... 8 5.4. Aforo ................................................................................................................................................... 9 5.5. Salida de mercadería ........................................................................................................................... 9 5.6. Guardianía ........................................................................................................................................... 9 5.7. Ubicación ............................................................................................................................................ 9 6. STANDS, ISLAS Y NORMAS DE USO .................................................................................................. 9 6.1. Stand básico......................................................................................................................................... 9 6.2. Islas.................................................................................................................................................... 10 6.3. Prohibiciones ..................................................................................................................................... 10 7. ASPECTOS RELEVANTES ................................................................................................................... 10 8. SERVICIOS ADICIONALES .................................................................................................................. 11
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Primordial cumplir cada uno de los puntos detallados más abajo EL MEGA EVENTO ENERGÉTICO XIII EXPO MINAS 2021, se llevará a cabo en el Centro de Convenciones Metropolitano, ubicado en la Av. Amazonas y Juan Holguín, antiguo aeropuerto de Quito, Ecuador, los días 24, 25 y 26 de noviembre 2021. 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1. Dias y horarios Miércoles 24, jueves 25 y viernes 26 de noviembre 2021 de 11:00 a 20:00 1.1.2. -Para los expositores se abrirán las puertas a las 10:00 de la mañana deberán presentar su respectiva credencial emitida por Hj Becdach. 1.1.3.-EL INGRESO para visitantes NO TIENE COSTO, es necesario que se registre en nuestra página web. https://hjbecdachferias.com/ 1.1.4.- Para Expositores y visitantes, es indispensable presentar el CERTIFICADO y/o CARNÉ de vacunación COVID. 1.1.5.-Mantener todo el tiempo la mascarilla 1.1.6 Se prohibirá el ingreso a todo visitante que no tenga su protección (mascarilla). 1.2. Inauguración Oficial: Miércoles 24 de noviembre a las 19h30 1.3. Ciclo de Conferencias Conferencias Magistrales y Paneles de debate de: 11h00 a 20h00 Conferencias Técnicas Salón 2, y 3 de: 11h30 a 20h00 2. MONTAJE 2.1.- Horario Lunes 22 de noviembre de 08h00 a 21h00 Martes 23 de noviembre de 08h00 a 21h00 Miércoles 24 de noviembre 07h00 a 10h00am 3
2.2. Uso obligatorio de mascarilla Todo el personal debe hacer uso obligatorio de mascarilla-tapabocas certificadas (se recomienda del tipo N95 o con índice superior de filtrado) y escudo facial si fuera necesario para interacción frente a frente. 2.3.-Salvoconducto para montaje Es indispensable que nos envie por e-mail recepcion@hjbecdach.com el número de la placa del camión o camioneta y el horario acudirá al recinto ferial, tendrá 45 minutos (por una sola vez y para un vehículo por expositor durante los días de montaje) para el desembarque del mobiliario, después de este tiempo tendrá que asumir los costos de estacionamiento. 2.3.1.-La información solicitada en el numeral 2.1 deberá enviarla hasta el día jueves 4 noviembre 2021 a partir de esta fecha no se emitirá salvocondutos y deberá cancelar el valor de estacionamento. 2.4.-Valor estacionamiento El valor del estacionamento es regulamentado por el MUNICIPIO del Distrito Metropolitano de Quito. 2.5.- Ingreso montaje Los camiones, camionetas deben ingresar por la Av. Amazonas, ingreso principal del Centro de Convenciones. 2.6.-Altura del recinto ferial Para efectos de decoración el salón de exhibición tiene una altura máxima de 3.5 a 5m dependiendo el área y tamaño de stand, puede verificar con sus respectivas ejecutivas, Elizabeth Lema 099-857-7288 elizabethlema@hjbecdach.com o Dolores Ron 096-953-3678 doloresron@hjbecdach.com 2.7.- Piso recinto ferial El piso es del centro de convenciones es de hormigón. 2.8.-Mobiliario HJ Becdach NO coloca tapizón, ni mobiliario a los stands, pueden contratarlos con las empresas calificadas o con su proveedor de preferencia.
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2.9.-Limpieza área de trabajo Tanto para montaje y desmontaje cada empresa decorada participante y decoradora de stands está en la obligación de dejar limpio el área que está adecuando, el personal de la feria les informará en donde se encuentran ubicados los contenedores de basura para que la coloquen. 2.10.-Limpieza stands HJ Becdach NO realiza la limpieza interna de los stands, esto está a cargo de cada una de las empresas, para este efecto se abre las puertas del recinto ferial a las 10:00am para expositores. 2.11.-Material de construcción Durante los trabajos de montaje y desmontaje de los stands, todo el material de construcción y mobiliarios deben permanecer dentro de los límites de los respectivos stands, manteniendo los pasillos del pabellón libre y sin obstáculos. 2.12.-Seguridad Para la seguridad del personal involucrado en el montaje (armado) de stands, es obligatorio el uso de elementos de protección personal (tales como calzado de seguridad, cascos, gafas de protección, guantes, etc.). Los trabajos en alturas deberán cumplir con las normas de seguridad y colgados en altura, utilizando los elementos necesarios para ese tipo de trabajos (tales como andamios, arneses, línea de vida, etc.). 2.13.- Equipos tecnológicos Por razones de seguridad todos los equipos electrónicos es decir pantallas, laptops, cámaras, controles, materiales de escritorio, muestras etc. deberán ser retirados de su stand el día viernes 26 de noviembre después de las 20:00 para evitar pérdidas de estos artefactos.
2.14.-Maquinaria pesada Para el ingreso de maquinaria pesada en planta baja, se deberá de solicitar por escrito con anticipación antes del día miércoles 17 de noviembre dirigiéndose a la administración del Centro de Convenciones Metropolitano 5
de Quito, Sr. cjmoscoso@ccmq.ec
Carlos
Moscoso
consorcio.ccmq@gmail.com;
2.15.- Colgantes Para colocar pendones y demás deberá comunicarse con la administración del Centro de Convenciones Metropolitano de Quito, Sr. Carlos Moscoso consorcio.ccmq@gmail.com; cjmoscoso@ccmq.ec 2.16.- Servicio de montacargas Directamente con la Srta. Alexandra Iza 0983587082 ventas.uio@maxilift.com.ec 3. DESMONTAJE 3.1. Horario de desmontaje ÚNICO DÍA: sábado 27 de noviembre 2021 de 08h30 a 14h00, es indispensable que se cumpla el horario establecido, ya que a partir de esa hora HJ Becdach no se hace responsable de los objetos o actividades que se efectúen en el recinto ferial. 3.2. Uso obligatorio de mascarilla Todo el personal debe hacer uso obligatorio de mascarilla-tapabocas certificadas (se recomienda del tipo N95 o con índice superior de filtrado) y escudo facial si fuera necesario para interacción frente a frente. 3.3. Precauciones El Expositor deberá tomar todas las precauciones para proteger los elementos dentro del stand durante los períodos de armado y desarmado del stand. El Organizador no se harán responsables por las pérdidas, robos, daños por incendio, accidente, vandalismo u otras causas que dañen a los Expositores o a sus bienes. 3.4. Material de construcción Durante los trabajos de montaje y desmontaje, todo el material de construcción y mobiliarios deben permanecer dentro de los límites de los respectivos stands, manteniendo los pasillos del pabellón libre y sin obstáculos. 3.5. Seguridad Para la seguridad del personal involucrado en el desmontaje de stands, es obligatorio el uso de elementos de protección personal (tales como calzado 6
de seguridad, cascos, gafas de protección, guantes, etc.). Los trabajos en alturas deberán cumplir con las normas de seguridad y colgados en altura, utilizando los elementos necesarios para ese tipo de trabajos (tales como andamios, arneses, línea de vida, etc.). 3.6. Salvoconducto desmontaje Una vez que el personal del recinto ferial haya comprobado que el espacio se encuentre como se le hizo la entrega (limpio, sin pintura, orificios, etc), procederán a entregar el documento habilitante para que puedan cargar sus equipos, mobiliario y demás. 4. CREDENCIALES Y SALVOCONDUCTO DE MONTAJE PARA EXPOSITORES: 4.1. Datos Enviar los datos de las personas que se encontrarán en el stand los días de feria según las siguientes especificaciones y en letras MAYÚSCULAS (Formato Excel con el nombre de la empresa) al email recepcion@hjbecdach.com
NOMBRE
KARINA CARVAJAL
CARGO
ASISTENTE EJECUTIVA
EMPRESA
HJ BECDACH
CIUDAD
QUITO recepcion@hjbecdach.com
CORREO
593 983819200
TELÉFONO
4.2. Fechas El listado de credenciales debe enviarlo antes del martes 16 de noviembre 2021, y retirarlas junto con el SALVOCONDUCTO DE MONTAJE y el Ticket de estacionamiento los días viernes 19, lunes 22 y martes 23 de noviembre en el horario de 9:30 a 17:00 en el Centro de Convenciones Metropolitano, ubicado en la Ave. Amazonas y Juan Holguín. 4.3. Casos excepcionales Si por algún motivo no retiró las credenciales en las fechas indicadas, deberá retirarlas el día miércoles 24 de noviembre, en los módulos de registro del recinto ferial una hora antes del inicio de feria.
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4.3.1.- Si no envió el listado en las fechas solicitadas, deberá llevar el formato en Excel con la información en un flash memory para proceder a la impresión en el área de registro en el recinto ferial, NO se aceptará la información escrita a mano o por algún otro medio que no sea el manifestado. (flash memory) 4.4. Ticket estacionamiento Se entregará un (1) ticket de estacionamiento por cada expositor y por tiempo indefinido válido para los 3 días de feria, este debe colocarlo en un lugar visible del auto, caso contrario tendrá que asumir los costos de estacionamiento. 4.5.- Ingreso parqueadero expositores Deberá realizarlo por la Av. Prensa y Enrique Iturralde, necesariamente para el ingreso deberá tener la credencial de expositor y el ticket. 5. ASPECTOS RELEVANTES: 5.1. Expositores internacionales En Ecuador rige la Ley de comunicación, que no permite el ingreso de material publicitario del extranjero. 5.1.2.-Art. Prohibición de importación de impresos. Por favor prever esto para que puedan realizar su material con proveedores nacionales, ya que su publicidad pudiese ser retenida por la aduana. 5.2. Ingreso a la feria 5.2.1.-Para Expositores y visitantes, es indispensable presentar el CERTIFICADO y/o CARNÉ de vacunación COVID. 5.2.2.-Mantener todo el tiempo la mascarilla 5.2.3.-Para el ingresar a la feria es obligatorio presentar la credencial emitida por HJ Becdach, por seguridad, no se autoriza el ingreso de personas los días de feria si no presenta la credencial de expositor. 5.3. Ingreso para expositores Para nuestros expositores los tres (3) días de feria se abrirá las puertas a las 10:00 para que puedan ejecutar cualquier adecuación o limpieza. A partir de la hora señalada, HJ Becdach no se hará responsable de las irregularidades presentadas dentro de su stand. 8
5.4. Aforo En el stand deberá estar una (1) persona por cada 3mtrs2 5.5. Salida de mercadería Como medida de seguridad, no se autoriza la salida de mercadería o cualquier tipo de equipo durante los días de feria. En caso de ser necesario deberá coordinar con uno de nuestros representantes. 5.6. Guardianía En los días de feria contamos con el servicio de seguridad privada que pertenece al recinto ferial, y guardias contratados por HJ Becdach. Adicional, recomendamos que cada equipo cuente con el seguro respectivo, ya que HJ Becdach no es responsable de la pérdida o robo de equipos o material en el montaje, desmontaje y días de feria. 5.7. Ubicación Todo lo relacionado a su stand (ubicación, medidas, convenio de participación) deberá comunicarse a través de sus respectivas ejecutivas de ventas, Dolores Ron 096-953-3678 doloresron@hjbecdach.com y Elizabeth Lema 099-857-7288 elizabethlema@hjbecdach.com 5.7.-Durante los días de feria no se permitirá al expositor el desmontaje parcial o total de su stand, el único día de desmontaje será el sábado 27 de noviembre 2021. 6. STANDS, ISLAS Y NORMAS DE USO 6.1. Stand básico HJ Becdach hasta los hasta los 16mtr2, entrega el stand adecuado con a.- Divisiones modulares, panelería en color blanco (#1) b.- Punto de luz 110v por cada 6 metros. (#2) c.- Cenefa, es una rotulación estándar con el nombre de la empresa en texto (extensión máxima de 20 caracteres incluido espacios en blanco), en la cual no consta logotipo ni imagen alguna. (#3)
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6.2. Islas Las islas son espacios libres (sin panelería) incluyen un (1) punto de luz 110v. 6.3. Prohibiciones 6.31.-Se prohíbe prestar herramientas, objetos u otros elementos entre productoras, proveedores y otros. 6.3.2.-Para evitar contagios entre el personal, se recomienda evitar dar abrazos y besos o estrechar las manos. 6.3.3.-No se pueden realizar trabajos que modifiquen la infraestructura del recinto ferial. 6.3.4.-Está prohibido clavar, pintar, y pegar en pisos, y paredes del recinto ferial. 6.3.5.-Está prohibido clavar, pintar o perforar la panelería del stand. 7. ASPECTOS RELEVANTES 7.1.-No asumimos responsabilidad por desperfectos ocasionados por apagones del servicio eléctrico, alteración de voltaje o cualquier imprevisto o fuerza mayor. 7.2-Ingresar al Centro de Convenciones únicamente decoraciones listas para ser exhibidas. 10
7.3-El expositor y los proveedores de stands entienden que no se podrá pintar absolutamente ningún mobiliario, paneles, etc., ni dentro, ni fuera del Centro de Convenciones, por lo que reconoce que las decoraciones que requieran ser pintadas deberán ser previamente armadas o coloreadas. Caso contrario se procederá a una multa por negligencia. 7.4-El Expositor reconoce y acepta que no está autorizado para, directamente o a través de terceros, modificar de forma alguna la infraestructura del espacio, clavar, pintar y pegar en pisos paredes, perfiles y paneles, colgar objetos del cielo raso de los salones, utilizar pirotecnia de ningún tipo, ni introducir máquinas u objetos que produzcan aserrín o limallas, ingresar productos que emitan olores tóxicos, y entiende que hacerlo equivale a Incumplimiento del Contrato, en cuyo caso se aplicarán las Sanciones y/o Indemnizaciones establecidas en este contrato; además de que será responsable y pagará por los daños y perjuicios que se produzcan. 7.5.-De no cumplir con lo estipulado el organizador de la feria facturará cualquier daño ocasionado en la panelería del stand o en el recinto ferial. 8. SERVICIOS ADICIONALES 8.1.-Si requiere puntos adicionales de luz o acometidas de 220V y trifásicas deberá comunicarse directamente con el del Centro de Convenciones Metropolitano hasta el día miércoles 10 de noviembre, estas acometidas tienen valores por ser conexiones especiales y serás facturadas directamente por el electricista a las empresas que lo soliciten directamente con el Sr. Carlos Moscoso consorcio.ccmq@gmail.com; cjmoscoso@ccmq.ec adjunto la tabla de precios. 8.2.-Si requiere internet debe solicitarlo directamente al recinto ferial dirigiéndose al Gerente Administrativo y Operativo del Centro de Convenciones Metropolitano de Quito, Sr. Carlos Moscoso consorcio.ccmq@gmail.com; cjmoscoso@ccmq.ec adjunto la tabla de precios. 8.3.-El Organizador no responderá por los daños o perjuicios por hurtos o robos que sufran los Expositores y sus dependientes, las personas que visiten la Feria, el público general, las mercaderías y cualquier cosa o bien que se 11
encuentre o permanezca en los pabellones, stands o en el Recinto Ferial, o en sus estacionamientos de vehículos. A los expositores se les ruega gentilmente puntual asistencia todos los días de feria. Estamos seguros de contar con su total colaboración, cualquier inquietud adicional, no dude en contactarnos su consulta. Atentamente, HJ Becdach
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