Excel fundamental by Artur Oliveira

Excel 2007 Fundamental

Governo da República Portuguesa

Fundo Social Europeu União Europeia

Título: Excel 2007 Fundamental Autores: Bruno Mendes e Raquel Alves Revisores: Ana Mafalda e Hélder A. Silva Peixoto

 Portugal - Fundação para a Divulgação das Tecnologias de Informação, 2008

Microsoft ®, MS-DOS ® e Windows ® São marcas registadas da Microsoft Corporation nos EUA e/ou outros países

Impressão e acabamento: Tipografia Guerra Depósito Legal n.º 284342/08

Fundação para a Divulgação das Tecnologias de

Informação (FDTI),

instituída pelo Instituto Português da

Juventude e pelo Instituto do Emprego e Formação Profissional, tem como fim promover a divulgação das Tecnologias de Informação de forma extensiva e sistemática, junto dos jovens e junto das comunidades.

A FDTI, de forma a alcançar os seus objectivos, conta com uma rede nacional de Centros de Divulgação das Tecnologias da Informação (cerca de 170), geograficamente distribuídos por todos os Distritos do território continental e pelas Regiões Autónomas dos Açores e da Madeira.

Nestes centros proporciona-se formação, estruturada em módulos, que permite a iniciação ou o aperfeiçoamento de conhecimentos na área das Tecnologias de Informação.

qualidade dos produtos e serviços que desenvolve, entre os

quais se incluem os manuais da linha editorial, assume enorme importância para a FDTI.

É nosso objectivo que o presente manual constitua um bom auxiliar de aprendizagem, e que com ele, a FDTI continue a prestar à Sociedade Portuguesa um serviço de qualidade.

Este manual faz parte da linha editorial da responsabilidade da FDTI - Fundação para a Divulgação das Tecnologias de Informação e destina-se ao apoio pedagógico nos cursos de formação ministrados nos CDTI - Centros de Divulgação das Tecnologias de Informação da FDTI. A cada curso corresponde um manual, a distribuir por cada participante. Por cada curso existe igualmente um Guia do Formador contendo os Objectivos Pedagógicos, o Conteúdo Programático, o Plano de Sessões, os Exercícios, os documentos do Modelo de Avaliação, as Apresentações Electrónicas e outro material de apoio. No final deste manual encontrará, em apêndices, a lista dos cursos que compõem a oferta formativa da FDTI bem como os títulos editados por esta Linha Editorial. Para obter informação mais completa sobre os cursos e os manuais da FDTI, ou para aceder às erratas dos manuais, visite o sítio: http://fdti.juventude.gov.pt Se pretender emitir observações, sugestões ou críticas sobre a Linha Editorial, em geral, ou sobre este manual, em particular, envie, por favor, uma mensagem para o endereço de correio electrónico: fdti@fdti.pt

Conteúdo do Manual Capítulo 1

Introdução .......................................................................... 15

Objectivos deste manual ........................................................17 Convenções utilizadas............................................................ 17 Conceitos de folha de cálculo ................................................ 18 Componentes de uma folha de cálculo............................................. 18 Evolução do Microsoft Excel ................................................ 20 Versões............................................................................................. 21 Novidades do Microsoft Excel 2007 ..................................... 24 Friso.................................................................................................. 24 Botão do Office ................................................................................ 25 Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ......................................... 25 Maior número de linhas e colunas e novos limites .......................... 25 Temas do Office e estilos do Excel.................................................. 26 Formatação condicional melhorada ................................................. 26 Escrita de fórmulas mais facilitada .................................................. 26 Criação de fórmulas utilizando novas funções................................. 27 Minibarra de ferramentas ................................................................. 27 Melhoramentos nas tabelas do Excel ............................................... 27 Novo aspecto para os gráficos.......................................................... 28 Facilidade na utilização de tabelas dinâmicas.................................. 29 Ligações rápidas com dados externos .............................................. 30 Novos formatos de ficheiro.............................................................. 31 Novas formas de compartilhar trabalho ........................................... 32 Melhor desempenho em impressão.................................................. 32 Capítulo 2

Conceitos básicos ............................................................. 33

Iniciar o Excel 2007 ............................................................... 35 Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 .................... 35 Controlar a disposição de informação num livro................... 40 Dividir janelas .................................................................................. 40 Esquema de página........................................................................... 42 7

Excel 2007 Fundamental Abrir novas janelas de um livro ...................................................... Trabalhar com vários livros ............................................................ Dispor janelas.................................................................................. Comparar lado a lado ......................................................................

42 43 43 46

Controlar a visualização da folha de cálculo ......................... 47 Zoom ............................................................................................... 47 Modo de ecrã inteiro ....................................................................... 48 Capítulo 3

Edição de folhas de cálculo ............................................. 51

Livros e folhas de cálculo ...................................................... 53 Selecção de folhas de cálculo.......................................................... 53 Mudar o nome a folhas de cálculo .................................................. 55 Alterar a cor dos separadores .......................................................... 57 Inserir e eliminar folhas de cálculo ................................................. 58 Mover e copiar folhas de cálculo .................................................... 59 Células, linhas e colunas........................................................ 61 Blocos de células............................................................................. 61 Célula activa.................................................................................... 63 Seleccionar células, linhas e colunas .............................................. 64 Movimentação na folha de trabalho ...................................... 66 Teclado ............................................................................................ 66 Rato ................................................................................................. 67 Comando Ir Para ............................................................................. 67 Endereços relativos, absolutos e mistos ................................ 68 Endereços relativos ......................................................................... 68 Endereços absolutos ........................................................................ 69 Introdução e correcção de dados ........................................... 70 Tipos de dados................................................................................. 70 Utilizar a barra de fórmulas............................................................. 72 Edição de células............................................................................. 73 Correcção ortográfica...................................................................... 73 Correcção automática...................................................................... 75 Conclusão automática ..................................................................... 77 8

Conteúdo do Manual Escolher dados já inseridos .............................................................. 78 Limpar o conteúdo das células......................................................... 79 Inserir linhas, colunas e células........................................................ 80 Eliminar linhas, colunas e células .................................................... 81 Copiar e mover células..................................................................... 82 Preencher dados numa linha ou coluna............................................ 83 Criação de séries .............................................................................. 84

Exercício 1 ............................................................................. 88 Capítulo 4

Gestão de livros ................................................................. 91

Gestão de livros de trabalho................................................... 93 Guardar livros ........................................................................ 93 Guardar um livro de trabalho ........................................................... 94 Guardar um livro com palavra-passe ............................................... 98 Retirar a palavra-passe de um livro de trabalho............................ 104 Abrir e fechar livros de trabalho .......................................... 104 Abrir um livro ............................................................................... 104 Fechar um livro ............................................................................. 106 Criar novos livros................................................................. 107 Criar um novo livro de trabalho .................................................... 107 Exercício 2 ........................................................................... 110 Capítulo 5

Fórmulas e funções básicas........................................... 111

Introdução ............................................................................ 113 Operadores ........................................................................... 114 Operadores aritméticos.................................................................. 114 Operadores de comparação ........................................................... 115 Operador de concatenação ............................................................ 115 Operadores de referência............................................................... 115

Excel 2007 Fundamental Referências .......................................................................... 116 Referências relativas ..................................................................... 116 Referências absolutas .................................................................... 118 Referências mistas......................................................................... 119 Definir e editar nomes de intervalos.................................... 119 Regras para criar nomes ................................................................ 120 Criar nomes ................................................................................... 120 Edição de nomes ........................................................................... 122 Utilização de nomes ...................................................................... 124 Funções ................................................................................ 125 O que é uma função?..................................................................... 126 Sintaxe das funções ....................................................................... 127 Argumentos das funções ............................................................... 127 Utilização de funções em fórmulas ............................................... 127 Botão Soma Automática ............................................................... 131 Visualização automática do resultado das funções ....................... 133 Funções básicas ................................................................... 134 SOMA ........................................................................................... 135 MÉDIA.......................................................................................... 136 MÁXIMO...................................................................................... 137 MÍNIMO ....................................................................................... 138 CONTAR ...................................................................................... 139 AGORA......................................................................................... 140 ANO .............................................................................................. 141 HOJE ............................................................................................. 142 SE .................................................................................................. 143 Exercício 3 ........................................................................... 144 Capítulo 6

Formatação ...................................................................... 147

Formatação da folha de cálculo ........................................... 149 Formatar o conteúdo das células ......................................... 149 Alterar o tipo de letra e tamanho................................................... 150

Conteúdo do Manual Alinhamentos ................................................................................ Formatação numérica .................................................................... Preenchimento e padrões............................................................... Limites........................................................................................... Copiar formatos através do Pincel de Formatação........................ Unir e dividir células..................................................................... Altura das linhas e largura das colunas ......................................... Visibilidade de linhas, colunas e folhas ........................................ Ordenação de dados ......................................................................

154 158 162 167 172 173 175 179 183

Exercício 4 ........................................................................... 188 Capítulo 7

Configuração de páginas e impressão .......................... 191

Configuração do livro .......................................................... 193 Configuração da página ....................................................... 193 Margens......................................................................................... 194 Orientação ..................................................................................... 195 Tamanho........................................................................................ 196 Área de impressão ......................................................................... 197 Quebras ......................................................................................... 199 Fundo............................................................................................. 200 Títulos de impressão ..................................................................... 201 Pré-visualização da impressão ............................................. 208 Pré-visualizar a impressão da folha de cálculo ............................. 208 Impressão ............................................................................. 210 Impressão predefinida ................................................................... 210 Impressão personalizada ............................................................... 211 Propriedades do livro ........................................................... 215 Exercício 5 ........................................................................... 218

Excel 2007 Fundamental Capítulo 8

Gráficos ............................................................................ 221

Gráficos ............................................................................... 223 Componentes de um gráfico ................................................ 223 Criar um gráfico ............................................................................ 225 Tipos de gráficos ........................................................................... 228 Mover e dimensionar um gráfico .................................................. 233 Mover um gráfico flutuante para uma folha de gráfico ................ 234 Personalização do gráfico através do separador Estrutura ............ 236 Separador Esquema ....................................................................... 239 Separador Formatar ....................................................................... 245 Exercício 6 ........................................................................... 250 Apêndice A

Separadores..................................................................... 253

Separadores .......................................................................... 255 Separador Base .................................................................... 256 Grupo Área de Transferência ........................................................ 256 Grupo Tipo de Letra...................................................................... 257 Grupo Alinhamento....................................................................... 258 Grupo Número .............................................................................. 259 Grupo Células................................................................................ 260 Grupo Edição ................................................................................ 261 Grupo Estilos................................................................................. 261 Separador Inserir.................................................................. 262 Grupo Ilustrações .......................................................................... 262 Grupo Gráficos.............................................................................. 263 Grupos Tabelas, LIgações e Texto................................................ 264 Separador Esquema de Página............................................. 265 Grupo Configurar Página .............................................................. 265 Grupo Ajustar Tamanho................................................................ 266 Grupo Opções de Folha................................................................. 267

Conteúdo do Manual Separador Fórmulas ............................................................. 268 Grupo Biblioteca de Funções ........................................................ 268 Grupo Nomes Definidos ............................................................... 269 Grupos Auditoria de Fórmulas, Cálculo e Soluções ..................... 269 Separador Dados .................................................................. 270 Grupo Ordenar e Filtrar................................................................. 270 Grupos Obter Dados Externos, Ligações, Ferramentas de Dados e Destaques ....................................... 271

Separador Rever................................................................... 272 Separador Ver ...................................................................... 273 Grupo Vistas de Livro................................................................... 273 Grupo Mostrar/Ocultar.................................................................. 274 Grupo Zoom .................................................................................. 274 Grupo Janela.................................................................................. 275 Grupo Macros................................................................................ 276 Separadores contextuais....................................................... 277 Ferramentas de Desenho ............................................................... 277 SmartArt........................................................................................ 277 Gráficos ......................................................................................... 278 Apêndice B

Teclas de atalho ............................................................... 279

Apêndice C

Funções do Excel 2007 ................................................... 285

Introdução ............................................................................287 Funções de suplemento e automatização ............................. 287 Funções de cubo................................................................... 288 Funções de base de dados .................................................... 289 Funções de data e hora......................................................... 290 Funções de engenharia......................................................... 291

Excel 2007 Fundamental Funções Financeiras ............................................................ 293 Funções de informação ........................................................ 296 Funções lógicas.................................................................... 297 Funções de pesquisa e referência......................................... 298 Funções matemáticas e trigonométricas .............................. 299 Funções estatísticas.............................................................. 302 Funções de Texto................................................................. 306 Apêndice D

Resolução dos exercícios .............................................. 309

Apêndice E

Glossário .......................................................................... 313

Apêndice F

Notas................................................................................. 317

Apêndice G

Cursos disponíveis nos CDTI......................................... 335

Apêndice H

Títulos editados pela FDTI .............................................. 341

capítulo 1 Introdução

Objectivos deste manual

Objectivos deste manual Este manual tem como principal objectivo servir de suporte à aprendizagem e destina-se a todos aqueles que pretendam iniciar ou aprofundar os seus conhecimentos de utilização e exploração desta potente ferramenta de cálculo e do computador. Encontrará em cada capítulo explicações detalhadas e ilustradas de cada operação básica, assim como exercícios no final de cada capítulo, para consolidação dos conhecimentos adquiridos.

Convenções utilizadas Ao longo deste manual são utilizadas convenções gráficas contextualizadas, relativamente a diferentes tipos de situações: • Itálico - termos em língua estrangeira; • Negrito - termos a destacar, nomeadamente, menus, comandos e subcomandos de menus, teclas, nomes de ficheiros, elementos da aplicação, endereços, etc.; • Teclas - a apresentação das teclas, ou a combinação destas, são representadas entre parêntesis rectos e a negrito. Por exemplo: [Enter].

Excel 2007 Fundamental

Conceitos de folha de cálculo Folha de cálculo é o elemento principal do Microsoft Excel. Permite realizar cálculos, apresentar, guardar e editar dados através da utilização de tabelas. Cada tabela é formada por uma grelha composta por linhas e colunas. Para identificar uma célula, utiliza-se a identificação da coluna seguida da identificação da linha. Por exemplo, se cruzar a coluna A e a linha 10, surge a célula A10.

Componentes de uma folha de cálculo Célula É o elemento resultante da intersecção de uma coluna e de uma linha. As células são os elementos fundamentais de uma folha de cálculo, é nestas que se digitam os valores (informação) e fórmulas para posterior utilização. Valores São todos os dados digitados nas células. Podem ser do tipo numérico, data ou texto. De salientar que os dados do tipo texto não podem ser utilizados para cálculos. Fórmulas Uma fórmula define como são calculados os dados inseridos nas células de uma folha de cálculo. O conceito de fórmula é basicamente o conceito elementar das fórmulas matemáticas, são elas que permitem efectuar cálculos simples ou mais complexos. O Microsoft Excel possui funções internas para a construção de fórmulas (aritméticas ou mais avançadas). As funções proporcionam mecanismos de simplificação da construção das fórmulas (por exemplo, a função SOMA, permite utilizar 18

Conceitos de folha de cálculo conjuntos de células como parâmetros), existem ainda, entre outras, funções matemáticas, estatísticas de utilização mais complexa. As folhas de cálculo actuais permitem que o utilizador defina as suas próprias fórmulas, utilizando uma linguagem de programação, como o Visual Basic for Applications. Um exemplo de fórmula é "=A1+A2+A3+A4+A5", que poderá ser substituída pela função "=SOMA(A1:A5)", sendo esta mais fácil de utilizar e corrigir caso necessário. Nota: Para iniciar uma fórmula deve introduzir o sinal de igual (=), e após este pode digitar a fórmula pretendida. As fórmulas e funções são objecto de estudo no capítulo 5 deste manual. Existem, contudo, outras formas de executar fórmulas. No Microsoft Excel, uma soma pode ser calculada através da selecção e utilização da ferramenta Soma, identificada pela letra grega SIGMA . Na versão 2007 do Microsoft Excel, todas as funções estão acessíveis através do botão Inserir Função . Clique neste botão e procure a função pretendida.

Excel 2007 Fundamental

Evolução do Microsoft Excel O Microsoft Excel é um programa de folha de cálculo concebido pela Microsoft para computadores utilizando o sistema operativo Microsoft Windows e computadores Macintosh da Apple. Entre os seus recursos destacam-se uma interface intuitiva, ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que tornam o Microsoft Excel uma das aplicações informáticas mais populares até hoje na área das folhas de cálculo. Para tal sucesso contribuiu a integração da versão 5 em 1993 no pacote das aplicações do Microsoft Office. A Microsoft comercializou um software de folha de cálculo denominada Multiplan em 1982, o qual era muito popular em sistemas CP/M, mas em sistemas MS-DOS perdia em popularidade para o Lotus 1-2-3. Esse facto levou ao desenvolvimento de um novo software chamado Excel. A primeira versão do Excel foi lançada para Mac em 1985 e a primeira versão para Windows foi lançada apenas em Novembro de 1987. A Lotus não conseguiu desenvolver em tempo útil o 1-2-3 para o Windows e por volta de 1988 o Excel ultrapassou-o em vendas, o que contribuiu para a Microsoft alcançar a posição de liderança no desenvolvimento de software. A Microsoft foi-se distanciando dos restantes produtores de software através de uma política de lançamento regular de novas versões, lançando para o mercado uma nova versão, sensivelmente a cada dois anos. A actual versão para o Windows é o Microsoft Excel 12, também denominado de Microsoft Excel 2007. A versão actual para a plataforma Mac OS X é o Microsoft Excel 2004. O Microsoft Excel foi o primeiro programa do género a permitir ao utilizador definir a aparência das folhas de cálculo. Também introduziu cálculo inteligente de células, através do qual apenas as células dependentes da célula modificada são actualizadas (os programas anteriores tinham de recalcular tudo sempre que existiam alterações). 20

Evolução do Microsoft Excel Desde 1993, o Excel inclui o Visual Basic for Applications (VBA), uma linguagem de programação baseada no Visual Basic que adiciona a capacidade de automatizar tarefas no Excel e equipar o software com funções definidas pelo utilizador (UDF, User Defined Functions) para utilização em folhas de cálculo. O VBA é um complemento poderoso à aplicação que inclui um ambiente integrado de desenvolvimento (IDE, Integrated Development Environment). A gravação de Macros produz código VBA que replica acções do utilizador, permitindo dessa forma a automatização simples de tarefas quotidianas e morosas. O VBA permite ainda, para interacção com o utilizador, criar formulários e controlos dentro da folha de cálculo. A funcionalidade de automatização acrescentada pelo VBA fez com que o Microsoft Excel se tornasse um alvo para vírus de macro. A Microsoft adoptou medidas e para prevenir o mau uso das macros, adicionou ao Microsoft Excel as capacidades de desactivar completamente as macros, activar as macros apenas quando se abre uma folha de cálculo ou ainda confiar em todas as macros assinadas com um certificado seguro.

Versões Microsoft Windows Como referido anteriormente, o Microsoft Excel 2007 é também conhecido pelo nome de Microsoft Excel 12, o que não significa que seja a décima segunda edição do produto, sendo na verdade, a décima. Para que não restem dúvidas acerca das versões lançadas pela Microsoft deste produto, refere-se de seguida o ano de lançamento e as principais inovações de cada versão.

Excel 2007 Fundamental 1987 – Excel 2.0 para Windows A primeira versão do Microsoft Excel para Windows foi lançada à 20 anos com o nome de Microsoft Excel 2.0 para corresponder à versão lançada para Macintosh. A utilização do Windows ainda não era muito generalizada, por isso mesmo esta versão incluía DLLs (acrónimo de Dynamic Link Library) que permitiam ao programa funcionar em ambiente Windows. 1990 – Excel 3.0 Esta versão apresentou melhoramentos ao nível da apresentação gráfica e algumas características técnicas. Incluía barras de ferramentas, possibilidade de desenhar, construir gráficos 3D, entre outras funcionalidades. 1992 – Excel 4.0 Com o aumento da popularidade do Windows, esta nova versão lançada para o mercado obteve um maior êxito. Caracterizou-se por muitos aperfeiçoamentos a nível da usabilidade, tornando-a de fácil utilização. 1993 – Excel 5.0 A novidade desta versão foi a inclusão de livros com várias folhas de trabalho e a nova linguagem de programação Visual Basic for Applications (VBA) aplicada à construção de macros. 1995 – Excel 7.0 (Office 95) Bastante semelhante à versão 5.0, sendo a grande novidade o facto de utilizar codificação a 32 bits. 1997 – Excel 8.0 (Office 97) O aspecto da barra de ferramentas e dos menus foi melhorado. Foi incluída ajuda online e quadruplicado o número de linhas disponível por cada folha de cálculo. 22

Evolução do Microsoft Excel 1999 – Excel 9.0 (Office 2000) Foram implementadas melhorias a nível de ambiente gráfico da aplicação. Destaca-se ainda a capacidade de utilizar o formato de ficheiros HTML. 2001 – Excel 10.0 (Office XP ou 2002) Esta versão trouxe algumas novidades comuns ao pacote do Office XP: as descrições inteligentes, painéis de tarefas e recuperação automática de livros são alguns dos exemplos. Além destas novidades, salientam-se ainda os melhoramentos ao nível das formatações numéricas, alinhamentos, inserção de símbolos, ferramentas de conversão em euros, etc. 2003 – Excel 11.0 (Office 2003) Parte integrante do Microsoft Office System, as novidades prendem-se em grande parte com a facilidade de partilha de informação com outros utilizadores e com a inclusão da tecnologia Microsoft Sharepoint Services no Microsoft Office System. Esta versão inclui ainda Serviços de Gestão de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management), suporte para Tablet Pc e uma nova aparência que tornou a aplicação mais atractiva. 2007 – Excel 12.0 (Office 2007) Mais à frente, neste capítulo, encontra uma descrição detalhada das novidades da versão do Microsoft Excel 2007. De salientar que não existiu a versão Excel 1.0 para evitar confusão com versões para o Macintosh. Também não existiu a versão Excel 6.0 dado que o mesmo foi lançado com o Word 7. Todos os produtos do Office 95 têm capacidades de OLE 2 (para mover dados automaticamente entre vários programas) e o nome Excel 7 deveria mostrar que tinha sido lançado na mesma altura do Word 7.

Excel 2007 Fundamental

Novidades do Microsoft Excel 2007 Esta nova versão do Microsoft Excel apresenta várias novidades e alterações que vieram facilitar e simplificar a realização das mais diversas operações, mesmo as mais básicas, que nas versões anteriores necessitariam de mais do que um acesso aos diversos menus para serem realizadas na sua totalidade. Uma das principais diferenças que o utilizador familiarizado com as versões anteriores do Excel constatará, é a ausência da barra de menus uma vez que foi substituída pelo Friso.

Friso

Fig. 1.1 Aspecto do Friso

Como referido anteriormente os habituais menus (Ficheiro, Editar, Ver, etc.) e as barras de ferramentas do Excel (Padrão e Formatação, entre outras), foram substituídas pelo Friso. O Friso é assim composto por Separadores, cada separador disponibiliza os Comandos mais utilizados, agrupados de uma forma coerente e lógica. Uma grande maioria das caixas de diálogo foi substituída por listas pendentes que exibem as opções disponíveis, sugestões, e em tempo real exibem também uma prévisualização com exemplos para o utilizador escolher a opção que pretende. Outra característica do Friso é a disponibilização das ferramentas mais apropriadas para a realização da tarefa que o utilizador está a realizar.

Novidades do Microsoft Excel 2007 Botão do Office Concentra e disponibiliza as funções mais utilizadas de gestão da folha de cálculo, tal como criar um novo livro, abrir, fechar, guardar, imprimir, entre outras. Comparando com as versões anteriores as suas funcionalidades assemelham-se às do menu Ficheiro.

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido contém alguns dos comandos mais utilizados na área da gestão do documento, tais como Guardar, Anular e Refazer comandos. Esta barra é passível de personalização, o utilizador pode incluir ou retirar botões de acordo com as suas necessidades.

Maior número de linhas e colunas e novos limites O Excel 2007 passa a suportar 1.048.576 linhas por 16.384 colunas, em vez das tradicionais 65.536 linhas e das 256 colunas das versões anteriores, tendo assim cada folha de cálculo o número de 17.179.869.184 células úteis. As colunas terminam agora nas letras XFD e não em IV. Estas crescentes alterações nas folhas de cálculo permitem explorar um grande volume de dados, bem como um número ilimitado de tipos de formatação no mesmo livro.

Excel 2007 Fundamental Temas do Office e estilos do Excel Os dados de uma folha de cálculo podem agora de uma forma rápida ser formatados, através da aplicação de um tema e de um estilo. O conjunto de aplicações do Office 2007 passou a partilhar os temas disponíveis.

Formatação condicional melhorada A formatação condicional, permite anotar visualmente os dados para efectuar análises ou apresentações. A identificação de tendências e a detecção de excepções pode ser realizada através da implementação e gestão de várias regras que recorrendo à formatação condicional aplicará um aspecto visual diferenciado.

Escrita de fórmulas mais facilitada A escrita de fórmulas está mais facilitada. A barra de fórmulas é passível de redimensionamento, o que permite a sua expansão para a visualização de todo o seu conteúdo.

Fig. 1.2 Barra de fórmulas

Outra novidade é a funcionalidade Conclusão Automática de Fórmulas. Permite escrever correctamente a sintaxe de uma fórmula dado que logo que o utilizador inicia a escrita da fórmula, a Conclusão Automática de Fórmulas detecta a função pretendida e mostra uma lista na qual pode escolher a função desejada, obtendo assim uma ajuda contextualizada para completar os argumentos que constituem a sintaxe da função. Desta forma abremse as possibilidades para criar fórmulas com sintaxes correctas.

Novidades do Microsoft Excel 2007 Criação de fórmulas utilizando novas funções Foram também criadas novas funções de estatística entre as quais se destacam: MÉDIA.SE, MÉDIA.SE.S, SOMA.SE.S e SE.ERRO. Estas funções foram criadas por sugestão dos utilizadores à equipa dos programadores do Microsoft Excel, que estão disponíveis também para receberem a sugestão de novas funcionalidades a incluir em versões futuras.

Minibarra de ferramentas

É uma pequena barra de formatação flutuante que aparece no ecrã sempre que o utilizador clica com o botão direito do rato em qualquer área formatável da folha de cálculo (tal como elementos de um gráfico ou um grupo de células seleccionado). O aspecto prático desta minibarra de ferramentas consiste em poupar ao utilizador vários passos quando pretende efectuar uma formatação simples.

Melhoramentos nas tabelas do Excel É colocada à disposição do utilizador uma nova interface que permite criar, formatar e expandir de uma forma rápida uma tabela (na versão 2003 esta funcionalidade era conhecida como lista) permitindo assim organizar os dados para facilitar o trabalho na folha de cálculo. Constata-se a introdução de novas funcionalidades ou o melhoramento das existentes: • Linhas de cabeçalho de tabela: possibilidade de activar/ desactivar as linhas de cabeçalho de tabela. Os cabeçalhos da tabela ficam visíveis com os dados das colunas da tabela, se a tabela for longa, substituirão os cabeçalhos da folha; 27

Excel 2007 Fundamental • Colunas calculadas: é utilizada uma única fórmula numa coluna calculada, fórmula essa que se ajusta a cada linha. É passível de expansão automática para a inclusão de linhas adicionais para que a fórmula se aplique de imediato às linhas, sendo assim suficiente a introdução da fórmula uma única vez, dispensando os tradicionais comandos Preencher ou Copiar; • Filtro Automático aplicado automaticamente: em qualquer tabela, o Filtro Automático é activado por predefinição, permitindo de modo imediato a aplicação de filtros e a realização de ordenações dos dados contidos na tabela; • Referências estruturadas: permite que sejam utilizados nomes de cabeçalhos atribuídos às colunas em fórmulas, em detrimento das referências à célula. Por exemplo: para somar os valores numa determinada coluna, em vez de fazer referência aos endereços das células (=SOMA(C5:C8)), pode fazer referência ao nome da tabela e da coluna (=SOMA(ex.[Jan.])); • Linhas totais: as fórmulas e entradas de texto personalizadas podem ser utilizadas nas linhas totais; • Estilos de tabelas: podem ser aplicados à tabela, de uma forma rápida, formatos com aspecto profissional e com um design de alta qualidade.

Novo aspecto para os gráficos O objectivo principal de um gráfico é o de transmitir as informações de forma eficaz. Para o efeito, foram disponibilizadas novas ferramentas que permitem a criação de gráficos com um aspecto profissional. O aspecto aplicado aos gráficos baseia-se no tema aplicado ao livro, para além de efeitos especiais a 3D, permite efeitos de transparência e sombras.

Novidades do Microsoft Excel 2007 Os tipos de gráficos existentes permitem a criação de um gráfico mais funcional e adequado para os dados a apresentar, encontrando-se disponíveis vários estilos e esquemas. É possível de uma forma intuitiva a adição/remoção de títulos, legendas, rótulos de dados, linhas de tendência, entre outros elementos inerentes aos gráficos. Uma das grandes inovações a registar é o facto dos gráficos serem desenhados pelo OfficeArt, o que permite, em termos práticos, aplicar num gráfico quase todas as acções passíveis de serem realizadas numa forma (por exemplo: aplicação de efeitos 3D, sombra suave, efeito em bisel ou transparências). Para melhorar a leitura são utilizados tipos de letra ClearType; as linhas dos gráficos adquiriram um aspecto mais uniformizado. Existem ainda cores predefinidas que possibilitam o controlo da intensidade, bem como a adição de cores personalizadas. O utilizador pode ainda guardar os gráficos da sua preferência como modelos de gráficos.

Facilidade na utilização de tabelas dinâmicas Na versão 2007, as tabelas dinâmicas são de fácil utilização comparativamente com as versões anteriores. A informação que pretende visualizar sobre os dados seleccionados é conseguida com a execução de poucos passos pelo facto de utilizar a nova interface, deixando de ser necessário arrastar os dados e soltá-los em locais específicos que, por vezes, não eram de fácil identificação. Com as facilidades introduzidas, é necessário apenas seleccionar os campos que pretende visualizar na lista de campos da tabela dinâmica. Podem ser utilizadas as novas ou melhoradas funcionalidades para efectuar resumos, análises e formatações dos dados que constituem a tabela dinâmica. Passa a ser possível utilizar o comando Anular, que permite retroceder nas acções efectuadas durante a criação ou edição da tabela. A utilização de indicadores

Excel 2007 Fundamental mais e menos aplicados à pesquisa permitem expandir ou ocultar partes da tabela dinâmica, o que permite uma maior ou menor visualização de informação sobre os dados. A classificação dos dados também foi simplificada, é suficiente seleccionar um item na coluna a classificar e utilizar os botões de classificação, que permitem a filtragem dos dados por data, rótulo, valores, etc. É possível também aplicar uma formatação condicional, o que simplifica em muito a análise do cruzamento de dados obtido, assim como proceder rapidamente à formatação da tabela com um estilo de formatação predefinido ou personalizado. O processo de criação de gráficos dinâmicos, foi igualmente simplificado. Existem vários menus de contexto e diversas ferramentas específicas que facilitam a análise dos dados apresentados pelos gráficos. Os gráficos dinâmicos ao nível do esquema, estilos e formatos são tratados da mesma forma que os gráficos normais.

Ligações rápidas com dados externos A função Início Rápido dispensa o utilizador de saber os nomes dos servidores e das bases de dados da empresa, uma vez que permite a sua selecção numa lista de origens de dados. A visualização das ligações que existem num livro, simplificam a sua reutilização ou substituição por outras.

Novidades do Microsoft Excel 2007 Novos formatos de ficheiro No Excel, no Word e no PowerPoint foram introduzidos novos formatos de ficheiro designados de Microsoft Office Open XML. A introdução destes novos formatos veio facilitar a integração de origens de dados externas, proporcionar uma diminuição no tamanho dos ficheiros e aumentar a capacidade para recuperação de dados. Formatos mais utilizados: XLSX

Formato de ficheiro predefinido

XLSM

Formato com suporte para macro

XLTX

Formato para modelo

XLTM

Formato com suporte para macro modelo

Está incluída também uma versão binária do formato de ficheiro comprimido por segmentos para os livros de maior complexidade designado de BIFF12 com extensão XLS, o que mantém a compatibilidade com as versões anteriores, optimizando o desempenho.

Excel 2007 Fundamental Novas formas de compartilhar trabalho A utilização do Microsoft Excel Services permite a partilha de dados com outros utilizadores, bem como escolher os dados a expor. A utilização de um browser, activa o Microsoft Office Excel Web Access o que permite visualizar, analisar, imprimir e extrair dados. Possuindo os privilégios suficientes e o Microsoft Excel 2007 instalado no computador é possível utilizar todas as funcionalidades para analisar e trabalhar com os dados no próprio computador. Está assim criado um método de partilha de trabalho, acessível e que possibilita a sua manutenção ou actualização, permitindo aos outros membros da equipa de trabalho fornecerem comentários e informações.

Melhor desempenho em impressão Foi acrescentada a vista Esquema de Página às vistas Normal e Pré-visualização de Quebras de Página. A vista Esquema de Página permite controlar o aspecto que aparecerá na versão impressa ao mesmo tempo que se cria a folha de cálculo. A operação com cabeçalhos de página, rodapés, limites, gráficos e formas está facilitada pois podem ser colocados na localização desejada. As opções de configuração de página encontram-se acessíveis a partir do Esquema de Página, permitindo assim a escolha das opções para impressão.

capĂtulo 2 Conceitos bĂĄsicos

Iniciar o Excel 2007

Iniciar o Excel 2007 Independentemente do sistema operativo utilizado (Windows XP ou Windows Vista), o utilizador dispõe das seguintes formas predefinidas para iniciar o Excel 2007: • Aceder ao botão Iniciar > Todos os programas > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007; • Aceder ao botão Iniciar e seleccionar o comando Executar. Na caixa de diálogo Executar, digitar excel e clicar no botão OK.

Fig. 2.1 Caixa de diálogo Executar

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 Ao iniciar o Excel 2007, o programa abre com um novo livro em branco. A fig. 2.2 mostra o ecrã principal da aplicação, na qual se encontram representados os principais elementos.

Excel 2007 Fundamental

6 8

7 11 10 14

15 Fig. 2.2 Janela do Excel 2007

1. Barra de título: indica ao utilizador o nome da aplicação e do livro de trabalho activo nesse momento (no caso de um novo documento em branco, o nome do livro é Livro1);

Fig. 2.3 Barra de título

2. Botões de manipulação da janela do Excel: permitem a manipulação do tamanho e estado da janela; 3. Botões de manipulação da janela do livro de trabalho: permitem a manipulação do tamanho e estado da janela do livro aberto;

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 4. Botão do Office: botão situado no canto superior esquerdo da janela do Excel 2007, através do qual pode aceder aos comandos de gestão do livro de trabalho, que incluem comandos como Guardar, Abrir, Fechar, Sair, etc., e também um comando de Opções de configuração do Excel; 5. Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: barra totalmente personalizável, que contém alguns dos botões relativos aos comandos mais utilizados; 6. Friso: ocupa a parte superior da janela, é através do Friso que o utilizador acede aos vários comandos e opções disponíveis, navegando pelos Separadores;

Fig. 2.4 Friso

7. Barra de fórmulas: barra situada abaixo do Friso, onde o utilizador escreve e edita as fórmulas da folha de cálculo. A nova barra de fórmulas é expansível;

Fig. 2.5 Barra de fórmulas

8. Caixa de nome: caixa localizada à esquerda da barra de fórmulas, mostra o endereço da célula activa ou o nome do grupo de células quando estas se encontram selecccionadas;

Fig. 2.6 Caixa de nome

Excel 2007 Fundamental 9. Cabeçalhos de linha e de coluna: indicadores de posição de endereços na folha de cálculo. Todos os endereços são baseados na letra devolvida pela coluna que a célula activa ocupa e pelo número da linha, resultando um endereço do tipo A1 (é este endereço que é mostrado na Caixa de nome (fig. 2.6). As colunas são identificadas desde a letra A até Z, passando a AA, AB, etc. e finalizando na coluna XFD, sendo o número total de linhas de 1.048.576. Para se tornarem mais facilmente localizáveis, as colunas e linhas seleccionadas assumem outra cor;

Fig. 2.7 Cabeçalhos de linha e de coluna

10.Área de trabalho: área central da janela do programa onde o utilizador desenvolve o trabalho. Nesta área de trabalho o utilizador dispõe, por predefinição, de três folhas de cálculo (ver ponto 13), cada uma com 17.179.869.184 células; 11. Célula activa: célula onde se encontra o cursor de selecção, indica qual a célula cujo conteúdo está a ser visualizado na barra de fórmulas, assim como indica em que célula se prepara para digitar conteúdo; 12.Botões de navegação: permitem navegar através dos separadores das folhas de cálculo existentes no livro;

Fig. 2.8 Botões de navegação do livro de Excel

Ambiente de trabalho do Microsoft Excel 2007 13.Separadores de folha: através do nome predefinido (Folha1, Folha2, etc.) ou de nomes atribuídos pelo utilizador, permitem navegar através das folhas de cálculo existentes, permitindo identificar o conteúdo de cada folha, através da visualização do nome da mesma. Além do nome também pode ser atribuída uma cor diferente a cada separador de folha para uma identificação mais rápida;

Fig. 2.9 Separadores das folhas de cálculo

14.Barras de deslocamento: permitem a navegação horizontal e vertical pela folha de trabalho, possibilitando a visualização de dados que se encontram fora da área de visualização; 15.Barra de estado: barra que permite visualizar informação diversa e mensagens sobre aspectos da folha de trabalho, como a indicação de estado das teclas [Num Lock], [Scroll Lock] e [Caps Lock], indicação automática do resultado de algumas funções quando as células seleccionadas contêm dados numéricos, área para alteração da percentagem de visualização através dos botões de Zoom e alteração dos modos de vista da folha de cálculo.

Fig. 2.10 Barra de estado

Excel 2007 Fundamental

Controlar a disposição de informação num livro Dadas as dimensões de uma folha de cálculo, pode tornar-se necessário visualizar dados de várias zonas diferentes da mesma folha. Para que o possa fazer, o Excel dispõe de várias formas para os visualizar, manipular e alterar.

Dividir janelas Quando trabalha com grandes quantidades de informação dentro de uma única folha de cálculo, poderá ser útil dividir a janela da folha de cálculo em duas ou quatro áreas independentes, nas quais se podem visualizar diferentes partes da mesma folha de cálculo. Para dividir a folha de cálculo deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Dividir.

O Excel divide então a folha de cálculo em quatro áreas, sendo possível dimensionar cada uma delas conforme a necessidade, para isso clique no limite que pretende dimensionar (horizontal, vertical ou ambos) e arraste para o local desejado. Se pretender apenas duas áreas, deve arrastar o limite que pretende ocultar para um dos extremos da folha até que este desapareça. Quando a folha de cálculo está dividida em quatro áreas, aparece como exemplificado na fig. 2.11.

Controlar a disposição de informação num livro Estas divisões podem ser facilmente manipuladas com o rato, movendo os seus limites para novas posições. Repare, também, que passa a ter quatro barras de deslocamento em vez das duas habituais, para uma maior mobilidade na folha de cálculo.

Fig. 2.11 Folha de cálculo dividida em quatro áreas

Outra forma de criar as divisões de janelas consiste em clicar num dos botões que se encontram na parte superior da barra de deslocamento vertical e no lado direito da barra de deslocamento horizontal e arrastar o rato até obter a divisão pretendida.

Fig. 2.12 Botões que permitem definir divisões de janelas da folha de cálculo

Para remover as linhas divisórias clique no botão Dividir ou faça um duplo clique em cima de cada uma das linhas ou na sua intersecção. Para as remover, também pode clicar nas linhas divisórias e arrastá-las para as margens da folha.

Excel 2007 Fundamental Esquema de página Uma das inovações do Excel 2007 comparativamente às versões anteriores é o novo esquema de página onde pode visualizar a paginação da folha de cálculo actual. Pode visualizar as diferentes folhas de cálculo com as configurações aplicadas às páginas, bem como o cabeçalho e o rodapé. Para activar o modo de esquema de página, aceda ao Friso, separador Ver, grupo Vistas de Livro, botão Esquema de Página.

Fig. 2.13 Grupo Vistas de Livro, botão Esquema de Página

Nesta vista de Esquema de Página, para além de poder trabalhar normalmente como na vista Normal, pode ainda ver, com a ajuda das réguas na parte superior e do lado esquerdo, as medidas de cada coluna e de cada linha da folha de cálculo. Para voltar a visualizar a folha de cálculo no modo anterior, clique no botão Normal que pode visualizar na fig. 2.13.

Abrir novas janelas de um livro De forma a observar diferentes áreas da folha de cálculo, pode abrir o mesmo livro várias vezes. Para o fazer, deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Nova Janela.

Fig. 2.14 Grupo Janela do separador Ver, botão Nova Janela

Controlar a disposição de informação num livro Na barra de título da janela pode constatar quantas janelas do mesmo livro estão abertas. Em frente ao nome do livro, aparece o número que identifica a janela em que se encontra posicionado.

Trabalhar com vários livros Ao trabalhar com vários livros pode tornar-se necessário alternar entre eles ou até mesmo ter de comparar dados entre os diferentes livros. Para visualizar quais os livros que se encontram abertos a dada altura e alternar rapidamente entre eles pode aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Mudar de Janela.

Aparece assim, uma lista onde pode alternar entre os diversos livros.

Dispor janelas Quando necessita de comparar informação de diferentes livros, ou mesmo dentro de diferentes janelas do mesmo livro, pode utilizar a funcionalidade Dispor janelas. É possível dispor as janelas de quatro formas diferentes.

Excel 2007 Fundamental Para que possa visualizar todas as cópias abertas, deve clicar no botão Dispor Todas (ver fig. 2.14) e na caixa de diálogo Dispor janelas escolher a forma como as janelas serão dispostas no ecrã.

Desta caixa de diálogo fazem parte as seguintes opções: • Em mosaico: todas as janelas abertas são dispostas no ecrã de forma visível, ocupando o máximo do espaço disponível;

Controlar a disposição de informação num livro • Na horizontal: todas as janelas ficam visíveis, ocupam apenas as áreas na horizontal;

• Na vertical: funciona do mesmo modo que a opção Na horizontal, contudo as janelas ficam a ocupar apenas as áreas na vertical;

Excel 2007 Fundamental • Em cascata: as janelas são dispostas de forma a ser apenas visível a barra de título de cada uma, à excepção da que se encontra activa.

Comparar lado a lado Esta funcionalidade permite-lhe comparar dois livros diferentes. Para o fazer deve abrir os livros a comparar e aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela, botão Ver Lado a Lado. Após activar esta opção, pode seleccionar o botão Deslocamento Sincronizado (separador Ver, grupo Janela) que irá deslocar ambas as folhas ao mesmo tempo ou então o botão Repor a Posição da Janela (separador Ver, grupo Janela) que faz com que ambas as janelas voltem à posição em que se encontravam quando activou a opção de Ver Lado a Lado. Para desligar a opção deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Janela e clicar de novo no botão Ver Lado a Lado.

Controlar a visualização da folha de cálculo

Controlar a visualização da folha de cálculo Zoom A funcionalidade Zoom permite alterar a escala de visualização entre 10% e 400%. Não altera o tamanho real do conteúdo presente na folha de cálculo, serve apenas para alterar a apresentação no ecrã. De seguida apresentam-se algumas formas de alterar o zoom. Barra de estado

Nesta versão do Excel, existe um novo controlo de zoom agregado à Barra de estado. Através deste controlo pode clicar no botão Mais Zoom para aumentar o zoom ou então no botão Menos Zoom para o diminuir. Pode ainda utilizar o controlo de deslize para colocar o zoom no nível desejado.

Ao lado do botão Menos Zoom irá encontrar o botão Nível de zoom (100%) que abre a caixa de diálogo Zoom na qual pode escolher entre alguns dos valores predefinidos ou ainda digitar o nível de zoom pretendido na opção Personalizar.

Fig. 2.15 Caixa de diálogo Zoom

Excel 2007 Fundamental Friso

Ao aceder ao separador Ver, visualiza um grupo inteiramente dedicado ao zoom no qual pode escolher:

• Zoom: abre a caixa de diálogo Zoom (ver fig. 2.15); • 100%: coloca o nível de zoom a 100%; • Zoom para Selecção: amplia a visualização das células seleccionadas de modo a que estas ocupem o máximo da área de trabalho disponível. Rato

Se o rato que utiliza for do tipo IntelliMouse e tiver uma “roda” pode, através desta, controlar o nível de zoom. Para tal, deve manter premida a tecla [Ctrl] enquanto gira a “roda” num sentido ou noutro, alterando assim o nível de zoom.

Modo de ecrã inteiro Pode haver alturas em que não será necessária a utilização do Friso, bem como de outros componentes do ambiente de trabalho. Nessas situações, poderá ser de extrema utilidade visualizar o máximo da folha de cálculo possível. Pode então utilizar o modo de Ecrã Inteiro, que oculta as diversas áreas do Excel.

Controlar a visualização da folha de cálculo Para utilizar esta funcionalidade, deve aceder ao Friso, separador Ver, grupo Vistas de Livro, botão Ecrã Inteiro.

Para desactivar a funcionalidade de Ecrã Inteiro, deve premir a tecla [Esc].

capítulo 3 Edição de folhas de cálculo

Livros e folhas de cálculo

Livros e folhas de cálculo Designa-se de Livro, um ficheiro de Excel, sendo que cada livro pode conter várias folhas de cálculo. Por predefinição, o Excel inicia com um novo livro em branco e cada livro em branco disponibiliza três folhas de cálculo. Cada folha pode tratar dos mais variados assuntos, sendo uma forma funcional de estruturar e organizar um livro. Cada folha é identificada por um nome único, sendo possível personalizar individualmente o nome, a cor do separador e a respectiva posição. Pode ainda copiar ou mover as folhas entre livros ou no próprio livro, bem como eliminar folhas desnecessárias.

Selecção de folhas de cálculo No canto inferior esquerdo, ao lado da barra de deslocamento horizontal, encontram-se os separadores que permitem alternar entre as diferentes folhas de cálculo de um livro. Para seleccionar qualquer uma das folhas, para criar ou alterar conteúdo, deve clicar no separador da folha pretendida. A folha que se encontra actualmente seleccionada (activa) aparece sobressaída.

Fig. 3.1 Separadores identificadores das folhas de cálculo

Seleccionar folhas de cálculo adjacentes Para seleccionar diversas folhas de cálculo que se encontram adjacentes (lado a lado), deve seleccionar o separador da primeira folha, manter premida a tecla [Shift] e clicar no separador da última folha do intervalo pretendido.

Fig. 3.2 Selecção de folhas de cálculo adjacentes

Excel 2007 Fundamental Seleccionar folhas de cálculo não adjacentes Se no entanto for necessário seleccionar várias folhas de cálculo não adjacentes (que não se encontram lado a lado), deve seleccionar a primeira folha, manter premida a tecla [Ctrl] e clicar nos separadores das folhas pretendidas.

Fig. 3.3 Selecção de folhas de cálculo não adjacentes

Seleccionar todas as folhas de cálculo Se pretender seleccionar rapidamente todas as folhas de cálculo existentes no livro, deve clicar com o botão direito do rato no separador de uma das folhas de cálculo e no menu de contexto que aparece, seleccionar a opção Seleccionar Todas as Folhas.

Fig. 3.4 Botão direito do rato, comando Seleccionar Todas as Folhas

Nota: Se pretender introduzir conteúdo igual em diversas folhas, (por exemplo, o cabeçalho de uma tabela), pode fazê-lo seleccionando previamente as folhas onde deseja replicar a informação, introduzindo-a de seguida.

Livros e folhas de cálculo Mudar o nome a folhas de cálculo De modo a identificar rapidamente o conteúdo que se encontra numa folha de cálculo, convém alterar-lhe o nome. De salientar que, dentro de um livro de Excel, não podem existir duas folhas de cálculo com o mesmo nome. Para alterar o nome a uma folha de cálculo deve proceder da seguinte forma: • Clique com o botão direito do rato no separador da folha à qual pretende mudar o nome; • Seleccione a opção Mudar o nome; • Digite o nome pretendido; • Prima a tecla [Enter] para terminar.

Fig. 3.5 Botão direito do rato, comando Mudar o nome

Excel 2007 Fundamental Outra forma de mudar o nome da folha de cálculo é através do Friso, separador Base, grupo Células, botão Formatar, comando Mudar o Nome da Folha ou então efectuar um duplo clique no separador identificador da folha à qual deseja mudar o nome.

Fig. 3.6 Mudar o nome da folha de cálculo através do Friso

Livros e folhas de cálculo Alterar a cor dos separadores Outra forma de identificar rapidamente uma folha de cálculo dentro de um livro de Excel, é através da cor do seu separador. Esta será uma boa personalização a efectuar ao livro de Excel, caso este disponha de várias folhas de cálculo. Para mudar a cor de um separador proceda da seguinte forma: • Clique com o botão direito do rato no separador da folha à qual pretende alterar a cor; • Seleccione a opção Cor do Separador; • Da palete de cores que surge, escolha a cor pretendida. Se pretender uma cor diferente das que se encontram na palete, pode clicar na opção Mais Cores onde pode seleccionar qualquer uma das cores RGB disponíveis. Após seleccionar a cor clique no botão OK.

Fig. 3.7 Opções de cor para aplicar aos separadores

Se preferir utilizar o Friso para mudar a cor do separador da folha de cálculo, pode aceder ao separador Base, grupo Células, botão Formatar, comando Cor do Separador.

Excel 2007 Fundamental Inserir e eliminar folhas de cálculo Inserir folhas de cálculo Se necessitar de mais folhas de cálculo, para além das três folhas que um livro de Excel em branco disponibiliza, pode inserir tantas folhas de cálculo quantas desejar. Para inserir uma nova folha de cálculo deve aceder ao Friso, separador Base, grupo Células, botão Inserir, comando Inserir Folha.

Fig. 3.8 Opções de inserção de elementos na folha de cálculo

Em alternativa, pode clicar com o botão direito do rato no nome de qualquer uma das folhas de cálculo do livro e escolher o comando Inserir. Eliminar folhas de cálculo Antes de eliminar uma folha de cálculo, deve ter em atenção que esta acção não pode ser anulada. Para eliminar uma folha de cálculo deve: • Clicar com o botão direito do rato no separador da folha de cálculo que pretende eliminar; • Seleccionar a opção Eliminar; • Surge uma caixa de diálogo a pedir a confirmação da acção, clique no botão Eliminar.

Fig. 3.9 Confirmação da eliminação de uma folha de cálculo com dados

Livros e folhas de cálculo A caixa de diálogo a pedir confirmação só será apresentada caso a folha de cálculo contenha informação, caso contrário será eliminada de forma permanente e sem requerer confirmação. Outra forma de eliminar uma folha de cálculo é através do Friso, separador Base, grupo Células, botão Eliminar, comando Eliminar Folha.

Fig. 3.10 Opções de eliminação de elementos da folha de cálculo

Mover e copiar folhas de cálculo No mesmo livro No caso de pretender mudar a disposição dos separadores das folhas de cálculo, dentro do mesmo livro de Excel, deve proceder do seguinte modo: • Seleccione o separador ou separadores das folhas de cálculo que pretende mudar de localização; • Arraste com o rato para o local onde pretende colocar a folha ou folhas de cálculo seleccionadas.

Fig. 3.11 Mudar a posição de uma folha, arrastando-a

Se pretender efectuar uma cópia da folha de cálculo, deve premir a tecla [Ctrl] enquanto arrasta as folhas de cálculo.

Excel 2007 Fundamental Para outro livro Se, no entanto, o que pretende é mover uma ou mais folhas de cálculo para um livro de Excel diferente, deve ter os dois livros abertos (o de origem e o de destino) e em seguida execute os seguintes passos: • Seleccione o separador ou separadores das folhas de cálculo que pretende mover para o outro livro de Excel; • Clique com o botão direito do rato no separador da folha de cálculo que pretende mover; • Seleccione a opção Mover ou copiar; • Aparece então a caixa de diálogo Mover ou copiar, na área Livro de destino seleccione o livro para o qual deseja mover as folhas de cálculo seleccionadas; • Na área Antes da folha seleccione qual a posição onde pretende colocar a(s) folha(s) de cálculo que está a mover; • Para confirmar e terminar a operação clique no botão OK.

Fig. 3.12 Caixa de diálogo Mover ou copiar

Se o objectivo for copiar as folhas de cálculo seleccionadas para o outro livro, marque a opção Criar uma cópia antes de clicar no botão OK. 60

Células, linhas e colunas

Células, linhas e colunas Uma folha de cálculo de Excel é constituída por diversas colunas e linhas, sendo as colunas identificadas por letras e encontram-se dispostas na vertical, enquanto que as linhas são identificadas por um número e estão dispostas na horizontal. Dá-se o nome de célula à junção de uma coluna com uma linha (por esta ordem), por exemplo, uma célula que se encontre na coluna BX e na linha 1048 recebe a referência, ou endereço, de BX1048.

Fig. 3.13 Exemplo da referência de uma célula

Blocos de células Bloco de células é o nome que se dá a um determinado conjunto de células. O modo como se faz referência a um conjunto de células difere da maneira como se identifica uma única célula. Se as células se encontrarem adjacentes é necessário indicar a primeira célula (no canto superior esquerdo da selecção) e a última célula (no canto inferior direito da selecção) e utilizar o operador de referência de intervalo (:).

Excel 2007 Fundamental No caso do intervalo começar na célula B2 e terminar na célula E7, representa-se pelo endereço B2:E7.

Fig. 3.14 Intervalo de células adjacentes

Se as células a utilizar não se encontrarem adjacentes utiliza-se o operador de referência de união (;). Se ao exemplo anterior (ver fig. 3.14), fosse necessário acrescentar a célula B9, ou qualquer outra célula ou conjunto de células, este seria representado por E2:E7;B9.

Fig. 3.15 Intervalo de células não adjacentes

O operador de referência de união permite agrupar diversos conjuntos de células (adjacentes e não adjacentes) de modo a formar um único bloco de células.

Células, linhas e colunas Alguns exemplos de blocos de células:

Exemplo

Referência

Célula da coluna J e linha 3

O intervalo de células compreendido entre A17:A30 as linhas 17 e 30 da coluna A O intervalo de células compreendido entre B15:E15 as colunas B e E da linha 15 Todas as células da linha 7

7:7

Todas as células das linhas 7 à 15

7:15

Todas as células da coluna L

L:L

Todas as células das colunas J à L

J:L

O intervalo compreendido entre as colunas B15:E15;J33:L33 B e E da linha 15 e entre as colunas J e L da linha 33 O intervalo de células compreendido da A3:B25;X28 célula A3 à célula B25 e ainda a célula X28

Célula activa Sempre que pretenda editar, introduzir dados ou visualizar a fórmula de uma célula, esta deve ser a célula activa. A célula activa distingue-se das restantes por ter os limites realçados. Outra forma de identificar qual a célula activa é através da caixa de nome, onde pode ver a referência da célula activa num dado momento. Se na caixa de nome digitar o endereço de uma determinada célula e premir [Enter], esta passa a ser a célula activa.

Excel 2007 Fundamental Seleccionar células, linhas e colunas Sempre que pretenda efectuar uma tarefa com determinado conjunto de células numa folha de cálculo, deve começar por seleccioná-las. Apenas as células seleccionadas são incluídas nas acções que efectuar (por exemplo formatar a aparência). Os métodos normalmente utilizados para a selecção de células são os seguintes: Selecção adjacente Designa-se por selecção adjacente quando as células que se pretendem seleccionar se encontram contíguas. Para seleccionar células adjacentes: • Coloque o cursor numa célula que irá definir um canto da selecção; • Mantendo pressionado o botão esquerdo do rato, arraste o cursor até definir o bloco de células pretendido; ou: • Coloque o cursor na primeira célula a seleccionar; • Mantenha premida a tecla [Shift] e clique na última célula no canto oposto que irá definir o bloco de células; • Solte a tecla [Shift].

Células, linhas e colunas Selecção não adjacente Se as células que deseja seleccionar se encontram dispersas pela folha de cálculo então o que pretende é efectuar uma selecção não adjacente. Para seleccionar células não adjacentes: • Seleccione a primeira célula ou bloco de células; • Mantenha premida a tecla [Ctrl] e seleccione as células, ou blocos de células, que pretende adicionar à selecção; • Solte a tecla [Ctrl]. Seleccionar linhas, colunas ou todas as células Se pretender seleccionar uma linha ou uma coluna inteira, clique no cabeçalho de linha ou de coluna respectivo. Para seleccionar todas as células da folha de cálculo deve clicar no botão que se encontra no canto superior esquerdo da folha de cálculo, entre o cabeçalho de linha e o cabeçalho de coluna.

Fig. 3.16 Botão para seleccionar todas as células da folha de cálculo activa

Nota: Pode escrever a selecção que deseja na caixa de nome utilizando os operadores de referência e premir [Enter]. Todas as células indicadas ficarão seleccionadas.

Excel 2007 Fundamental

Movimentação na folha de trabalho Para se movimentar na folha de cálculo, utilize o rato ou o teclado.

Teclado Para mudar a célula activa de uma forma rápida, experimente as teclas ou combinação de teclas abaixo descritas.

Teclas

Move para:

Teclas direccionais

Próxima célula na direcção que for premida

[Ctrl] + Teclas direccionais

Próxima célula que contenha dados na direcção que for premida

[Home]

Primeira célula da linha onde se encontra o cursor

[Page Up]

Um ecrã acima

[Page Down]

Um ecrã abaixo

[Alt] + [Page Up]

Um ecrã para a esquerda

[Alt] + [Page Down]

Um ecrã para a direita

[Ctrl] + [Home]

Primeira célula da folha de cálculo (A1)

[Ctrl] + [End]

Última célula da última linha e coluna que contenha dados

Movimentação na folha de trabalho Rato Combine a utilização do rato com as barras de deslocamento vertical e horizontal para se deslocar através da folha de cálculo, visualizando a célula que pretende, e clique na célula para a seleccionar. Outra forma de se deslocar na folha de cálculo é utilizando a “roda”, caso seja um rato do tipo IntelliMouse.

Comando Ir Para Para tornar uma determinada célula activa pode utilizar o comando Ir Para. Aceda ao Friso, separador Base, grupo Edição, botão Localizar e Seleccionar, comando Ir Para.

Fig. 3.17 Botão Localizar e Seleccionar e suas opções

Excel 2007 Fundamental Surge a caixa de diálogo Ir para, onde deve digitar, na área Referência, o endereço da célula que pretende tornar activa, clicando em seguida no botão OK.

Fig. 3.18 Caixa de diálogo Ir para

Nota: Através da caixa de diálogo Ir para também pode seleccionar células, digite as referências do bloco de células pretendido.

Endereços relativos, absolutos e mistos Ao copiar determinada informação, o Excel distingue dois tipos de endereços: os endereços relativos e os endereços absolutos.

Endereços relativos Se numa fórmula indicar unicamente qual a coluna e a linha à qual pertence a célula, está a utilizar um endereço relativo. Este endereço ajusta-se aos novos endereços consoante a posição da fórmula, as fórmulas serão explicadas mais adiante noutro capítulo. 68

Endereços relativos, absolutos e mistos

Fig. 3.19 Utilização de endereços relativos

Endereços absolutos Para efectuar um cálculo onde seja necessário utilizar sempre uma determinada célula, porque o valor será sempre o mesmo, utilize um endereço absoluto. Para transformar um endereço relativo num endereço absoluto, coloque o caracter "$" antes da designação da coluna e antes da designação da linha, por exemplo $F$2.

Fig. 3.20 Utilização de endereços absolutos

Outra forma de transformar rapidamente um endereço relativo num endereço absoluto é, na barra de fórmulas, colocar o cursor sobre o endereço a alterar e premir a tecla [F4]. É ainda possível bloquear apenas a coluna ou a linha, através da utilização dos endereços mistos, sendo que este tipo de endereço será objecto de estudo do manual Excel 2007 Avançado.

Excel 2007 Fundamental

Introdução e correcção de dados Sempre que pretenda introduzir dados deve seleccionar a célula onde o pretende fazer e digitar normalmente. Para confirmar a introdução de dados e passar o cursor para outra célula pode utilizar as seguintes teclas, a adequar consoante a situação:

Teclas

Acção

[Enter]

Passa a célula activa para a célula da linha imediatamente abaixo

[Shift] + [Enter] Passa a célula activa para a linha anterior [Tab]

Passa a célula activa para a coluna seguinte

[Shift] + [Tab]

Passa a célula activa para a coluna anterior

Tipos de dados No Excel existem dois tipos diferentes de dados: os dados constantes e os variáveis. Entende-se por dados variáveis os dados que são calculados com base em fórmulas ou funções. Os dados constantes podem assumir três tipos diferentes de dados: numéricos, alfanuméricos (texto) ou data. Numéricos Ao introduzir caracteres de 0 a 9 ou caracteres especiais como + - E . , % e /, a célula assume o formato de dados numéricos com os quais pode efectuar operações aritméticas. Estes dados são automaticamente alinhados pelo Excel à direita da célula.

Introdução e correcção de dados Texto Se introduzir caracteres diferentes dos descritos no ponto anterior, está a introduzir dados do tipo Texto. Estes dados são automaticamente alinhados pelo Excel à esquerda da célula.

Data/hora Ao introduzir uma data ou uma hora em qualquer um dos formatos standard, estes são reconhecidos pelo Excel como sendo do tipo Data ou Hora. O Excel guarda os valores de Data ou Hora como um dado numérico, sendo essa informação a diferença de dias entre a data introduzida e a data base que o Excel reconhece como sendo o dia 1 de Janeiro de 1900.

Fig. 3.21 Introdução de dados do tipo Data/hora

Nota: Se desejar colocar a data actual numa determinada célula, pode utilizar a combinação de teclas [Ctrl]+[Shift]+[;]. Se no entanto pretende utilizar a hora actual então utilize [Ctrl]+[Shift]+[:]. Tanto a data como a hora inseridos através destes processos, dependem das definições de sistema do computador. No caso de inserir a data de 1 de Janeiro de 2008, o Excel calcula o número de dias que passaram desde 1 de Janeiro de 1900 e guarda na célula o valor 39448.

Excel 2007 Fundamental No caso de indicar uma hora o Excel adiciona casas decimais suficientes para representar a hora indicada. Se indicar 12:00 horas na célula, o Excel acrescenta 0,5 ao valor guardado para a data pois são esses 0,5 que indicam as 12:00.

Fig. 3.22 Na coluna A os dados inseridos, na coluna B os valores guardados pelo Excel

Nos dados do tipo Data/Hora pode indicar: • Ano; • Mês; • Dia; • Hora; • Minutos; • Segundos.

Utilizar a barra de fórmulas Para visualizar, adicionar ou alterar dados, seleccione a célula e utilize a barra de fórmulas para consultar, alterar ou editar os dados contidos nessa mesma célula. Após introduzir uma fórmula numa determinada célula, visualiza nessa célula o resultado e na barra de fórmulas visualiza a fórmula que digitou para chegar ao resultado obtido (estando essa mesma célula seleccionada).

Introdução e correcção de dados

Fig. 3.23 Visualização de uma fórmula presente na célula seleccionada

Edição de células Para alterar os dados de uma célula, deve estar em modo de edição da mesma. Para editar uma célula experimente um dos seguintes processos: • Seleccione a célula a editar e prima a tecla [F2]; • Seleccione a célula a editar, clique na barra de fórmulas e efectue a alteração pretendida; • Faça duplo clique na célula a editar.

Correcção ortográfica Após introduzir todos os dados na folha de cálculo, pode utilizar a correcção ortográfica para verificar se digitou algum erro ortográfico. O Excel verifica todas as células que contém dados, comentários, gráficos incorporados, caixas de texto, botões, cabeçalhos e rodapés presentes na folha activa. Para activar a correcção ortográfica aceda ao Friso, separador Rever, grupo Verificação, botão Ortografia ou então pode premir a tecla [F7].

Excel 2007 Fundamental Nota: Se pretende verificar apenas um determinado intervalo de células deve seleccioná-las antes de clicar no botão Ortografia, caso contrário o Excel verifica toda a folha de cálculo. Quando o corrector ortográfico encontrar uma palavra que não conste no dicionário, abre-se a caixa de diálogo Ortografia na qual encontra as seguintes opções:

Fig. 3.24 Caixa de diálogo Ortografia

• Não consta do dicionário: indica a palavra que o Excel não encontra no dicionário; • Sugestões: baseado no dicionário, o Excel fornece algumas sugestões de correcção para o erro encontrado; • Idioma do dicionário: no caso de ser uma palavra escrita noutro idioma pode alterar o dicionário a utilizar; • Ignorar uma vez: permite ignorar o erro actual e continuar com a verificação;

Introdução e correcção de dados • Ignorar todas: ao escolher este botão e se o mesmo erro se encontrar várias vezes ao longo da folha de cálculo, pode optar por ignorar a correcção de todos; • Adicionar ao dicionário: se a palavra estiver bem escrita mas não constar do dicionário, pode adicioná-la utilizando esta opção. Depois de adicionada, essa palavra não será reconhecida como erro; • Alterar: altera o erro actual para a sugestão seleccionada; • Alterar todas: se o mesmo erro se encontrar várias vezes ao longo da folha de cálculo pode corrigi-los todos de uma só vez utilizando este botão; • Correcção automática: permite que o Excel escolha a sugestão que achar mais correcta. Sendo que o dicionário não interpreta sentidos, pode não ser escolhida a palavra que melhor se enquadre na situação.

Correcção automática A correcção automática permite automatizar a correcção de determinados erros sistemáticos como, por exemplo, a ausência de acentuação; no entanto, pode também adicionar siglas que podem ser reconhecidas pelo corrector automático que as descodifica de acordo com a informação que foi previamente inserida. Pode assim ser adicionada ao corrector a sigla "FC" e definir que sempre que essa sigla for digitada, seja corrigida para o texto "Folha de Cálculo". Para aceder às opções da correcção automática aceda ao botão do Office e clique no botão Opções do Excel. Na caixa de diálogo Opções do Excel, seleccione o separador Verificação e clique no botão Opções de Correcção Automática.

Excel 2007 Fundamental Nesta caixa de diálogo pode alterar as seguintes opções:

Fig. 3.25 Caixa de diálogo Correcção automática

• Mostrar os botões das opções da correcção automática: esta opção permite visualizar ou esconder os botões de opção da correcção automática; • Corrigir DUas MAiúsculas INiciais: quando por erro de digitação escreve "CÉlula" em vez de "Célula"; • Primeira letra da frase em maiúscula: por predefinição esta opção está seleccionada, não permitindo que uma linha de texto digitada em minúsculas, fique com a inicial também em minúsculas, alterando-a imediatamente;

Introdução e correcção de dados • Nome dos dias em maiúsculas: sempre que digitar um dia da semana como "segunda-feira", o corrector altera-o para "Segunda-Feira"; • Corrigir uso acidental da tecla cAPS LOCK: se por engano digitar "eXCEL" o corrector auxilia-o, alterando para "Excel"; • Substituir texto ao escrever: nesta área pode visualizar todas as correcções automáticas que se encontram definidas e acrescentar novas. Para testar o exemplo fornecido anteriormente, digite "FC" na opção Substituir e "Folha de Cálculo" na opção Por. Após esta acção, clique no botão Adicionar e essa correcção é adicionada ao corrector automático. Para eliminar uma determinada correcção deve localizá-la na lista e clicar no botão Eliminar. Para concluir as alterações clique no botão OK.

Conclusão automática Se as primeiras letras digitadas numa célula correspondem a uma entrada existente na mesma coluna, o Excel mostra a conclusão da entrada de texto. Para aceitar a sugestão deve premir a tecla [Enter], caso contrário deve continuar a digitar até ser mostrada a opção que pretende ou concluir a nova introdução. Para activar/desactivar a conclusão automática deve clicar no Botão do Office, botão Opções do Excel, e na caixa de diálogo com o mesmo nome, passar para o separador Avançadas. No grupo Opções de edição pode activar/desactivar a opção Activar a Conclusão Automática para os valores das células.

Excel 2007 Fundamental Escolher dados já inseridos Se pretender inserir informação que já tenha sido anteriormente digitada na coluna onde se encontra, pode utilizar esta funcionalidade. Para isso, efectue os seguintes passos:

Fig. 3.26 Lista com os dados já introduzidos

• Clique com o botão direito do rato na célula onde pretende introduzir a informação; • Seleccione a opção Escolher da lista pendente; • Clicar sobre a informação pretendida. Nota:

Caso pretenda introduzir a mesma informação em várias células em simultâneo, deve seleccionar as células onde pretende introduzir a informação e após posicionar o ponteiro do rato sobre o que pretende introduzir, utilize a combinação de teclas [Ctrl]+[Enter].

Introdução e correcção de dados Limpar o conteúdo das células Se após a introdução de dados pretende limpar alguma célula, pode utilizar a tecla [Delete], após efectuar a selecção das células das quais pretende eliminar os dados. De referir que através deste método apenas elimina o conteúdo e não a formatação aplicada às células. Outra forma de eliminar o conteúdo é através do Friso, separador Base, grupo Edição, botão Limpar.

Fig. 3.27 Opções do botão Limpar

Este botão dispõe das seguintes opções: • Limpar Tudo: limpa o conteúdo das células seleccionadas, assim como todas as formatações que foram aplicadas; • Limpar Formatos: limpa apenas as formatações que foram aplicadas às células seleccionadas; • Limpar Conteúdo: limpa apenas o conteúdo das células, deixando ficar intactas as formatações que entretanto tenham sido aplicadas às células seleccionadas. Esta opção é o equivalente à utilização da tecla [Delete]; • Limpar Comentários: limpa apenas os comentários inseridos nas células seleccionadas.

Excel 2007 Fundamental Inserir linhas, colunas e células Sempre que necessitar inserir uma linha ou uma coluna pode aceder ao Friso, separador Base, grupo Células, botão Inserir e escolher a opção desejada.

Fig. 3.28 Opções do botão Inserir

A linha ou a coluna é inserida, respectivamente, acima ou à esquerda da célula seleccionada. Se for necessário inserir uma única célula no interior de uma determinada tabela pode aceder ao Friso, separador Base, grupo Células, botão Inserir, opção Inserir Células. Surge a caixa de diálogo Inserir, onde pode escolher entre mover as restantes células para a direita ou para baixo ou ainda acrescentar uma linha ou uma coluna inteira.

Fig. 3.29 Caixa de diálogo Inserir

Nota: Se pretende inserir várias linhas, colunas ou células, seleccione-as e utilize uma das opções mencionadas. Os elementos seleccionados serão inseridos em igual número. 80

Introdução e correcção de dados Eliminar linhas, colunas e células Para eliminar linhas, colunas ou células deve seleccionar o que pretende eliminar e aceder ao Friso, separador Base, grupo Células, botão Eliminar e escolher a opção mais adequada.

Fig. 3.30 Opções do botão Eliminar

Pode também clicar com o botão direito do rato por cima do conjunto de células seleccionadas, escolher o comando Eliminar e na caixa de diálogo com o mesmo nome escolher a opção mais adequada.

Fig. 3.31 Caixa de diálogo Eliminar

Excel 2007 Fundamental Copiar e mover células Pela natureza da informação com que se trabalha, pode haver ocasiões em que se torne necessário copiar ou mover informação dentro de uma folha de cálculo, dentro de um livro ou até mesmo entre diferentes livros. Para que possa copiar ou mover a informação, como anteriormente descrito, proceda de uma das formas descritas de seguida. Através do Friso Para copiar ou mover as células deve começar por seleccionar o intervalo de dados que pretende copiar ou mover. De seguida: • Aceda ao Friso, separador Base, grupo Área de Transferência, opção Copiar (para copiar os dados) ou opção Cortar (para mover os dados);

Fig. 3.32 Botões do grupo Área de Transferência

• Torne activa a célula para onde pretende enviar os dados (a célula seleccionada será o canto superior esquerdo no caso de estar a copiar um grupo de dados); • Aceda ao Friso, separador Base, e escolha a opção Colar do grupo Área de Transferência.

Introdução e correcção de dados Através do rato O primeiro passo a efectuar é sempre seleccionar o intervalo de células com que pretende trabalhar, seja para copiar ou para mover a informação. Após seleccionar as células, deve clicar com o botão direito do rato em cima dos dados seleccionados e escolher a opção Copiar (para copiar os dados) ou Cortar (para mover os dados). Após esta operação deve clicar com o botão direito do rato no local para onde pretende copiar ou mover os dados (a célula onde clicar será o canto superior esquerdo da área de dados transferida) e seleccionar a opção Colar do menu de contexto que aparece. Através das teclas de atalho Seleccione em primeiro lugar o intervalo de dados a copiar ou mover, prima [Ctrl]+[C] para copiar ou [Ctrl]+[X] para mover. Seleccione a célula para onde pretende copiar ou mover os dados e prima [Ctrl]+[V] para colar os dados.

Preencher dados numa linha ou coluna Se pretende copiar ou incrementar determinados valores ou fórmulas presentes nas células, para as linhas ou colunas adjacentes, pode utilizar a alça de preenchimento.

Fig. 3.33 Alça de preenchimento

Para utilizar esta funcionalidade deve seleccionar a célula que pretende copiar ou incrementar, posicionar o ponteiro do rato sobre o canto inferior direito das células seleccionadas até que o mesmo apareça com a forma de um sinal de "+" (veja a fig. 3.33) e arrastar a alça de preenchimento de forma a preencher as células desejadas. 83

Excel 2007 Fundamental Criação de séries De forma a facilitar a introdução de dados na folha de cálculo o Excel permite o preenchimento automático de vários tipos de séries diferentes. Para iniciar uma série deve digitar os primeiros valores da mesma. Por exemplo, supondo que pretende preencher uma série onde quer visualizar todos os números ímpares deste o 1 até 9, deve: • Digitar na célula A1 o valor 1 e na célula A2 o valor 3; • Seleccionar as células que acabou de preencher (A1:A2); • Arrastar a alça de preenchimento até perfazer os dados desejados (repare que enquanto arrasta a alça de preenchimento, o Excel mostra o valor que será implementado na célula por onde passa).

Fig. 3.34 Criação de uma série de incremento de valores

Introdução e correcção de dados Sempre que utilizar a alça de preenchimento para preencher uma série, aparece o botão de Opções de Preenchimento Automático ao soltar a alça de preenchimento.

Fig. 3.35 Opções de Preenchimento Automático

Este botão apresenta diferentes opções consoante o tipo de dados presente na série. Por exemplo: • Copiar células: pelo exemplo da série da fig. 3.35, se escolher esta opção, o Excel em vez de incrementar os valores, copia-os sucessivamente pelas células para onde arrasta a alça de preenchimento;

• Preencher série: esta é a opção activa por predefinição, que faz o preenchimento sequencial das células; • Preencher só com a formatação: efectua o preenchimento das células, mantendo a formatação das células seleccionadas; 85

Excel 2007 Fundamental • Preencher sem a formatação: efectua o preenchimento das células, mas ignora a formatação das células iniciais.

O comportamento da alça de preenchimento muda consoante o tipo de dados a incrementar. Assim, se digitar na folha de cálculo uma data, o botão Opções de Preenchimento Automático apresenta outras opções específicas, como se mostra na seguinte figura.

Fig. 3.36 Opções de preenchimento de dados do tipo Data

Introdução e correcção de dados Para esta situação específica, além das quatro primeiras opções que são comuns a todos os dados, encontra ainda as seguintes opções: • Preencher dias: opção activa por predefinição, preenche sequencialmente os dias a partir da data inicialmente indicada; • Preencher dias da semana: através desta opção, o Excel cria a série a partir da data inicial, mas ignorando as datas que correspondam a Sábados e Domingos;

• Preencher meses: a série é preenchida, com base no dia indicado, incrementando o mês e o ano;

• Preencher anos: à semelhança da opção anterior, o Excel preenche a série baseada no mesmo dia, mantendo o mês e incrementando o ano.

Excel 2007 Fundamental

Exercício 1 Seleccione a opção correcta de cada uma das questões. 1.

Se pretender seleccionar um intervalo de células não adjacente, em conjunto com o rato deve utilizar: a) A roda do rato. b) A tecla [Ctrl]. c) A tecla [Shift]. d) Nenhuma das anteriores.

Qual das seguintes NÃO é uma referência válida? a) D:E. b) DX24. c) 40:A40. d) Todas são referências correctas.

Para seleccionar um bloco de células adjacente, deve utilizar: a) O operador de referência (:). b) O operador de referência (;). c) O operador de referência ($). d) Nenhuma das anteriores.

Qual dos seguintes endereços é absoluto? a) A12. b) $A$10. c) BG$45. d) Todos os endereços acima são absolutos.

Exercício 1 5.

Para preencher dados numa linha ou numa coluna, deve utilizar: a) A criação de séries. b) A alça de preenchimento. c) A caixa de diálogo Ir para. d) Nenhuma das anteriores.

O que selecciona o Excel se digitar AB:AB na caixa de nome? a) Todas as células da coluna AB. b) Todas as células da coluna A e da coluna B. c) Todas as células da coluna A até à coluna AB. d) Não selecciona nada.

O Excel aceita os seguintes tipos de dados: a) Numéricos. b) Texto. c) Data. d) Todas as anteriores.

Quais os elementos que pode inserir num livro de trabalho? a) Linhas e colunas. b) Linhas, colunas e células. c) Linhas, colunas, células e folhas. d) Linhas, colunas, células e livros.

capítulo 4 Gestão de livros

Gestão de livros de trabalho

Gestão de livros de trabalho Um dos tópicos mais importantes quando se trabalha com um computador, e especialmente com ferramentas de produtividade como o Excel 2007, é o da gestão e manutenção dos livros de trabalho criados. Tarefas como guardar, abrir, fechar e imprimir livros são fundamentais para quem faz do Excel 2007 uma ferramenta de trabalho, permitindo manter os dados sempre actualizados e de fácil localização.

Guardar livros A incorrecta utilização das ferramentas para guardar os trabalhos muitas vezes construídos com base em fórmulas complexas e cálculos, conduz a que se percam irremediavelmente esses trabalhos. Sempre que fecha um livro de trabalho, o Excel pergunta se pretende guardar as alterações efectuadas ao ficheiro. Se bem que apenas respondendo Sim, o Excel procede à gravação do ficheiro no disco, este processo não impede que o utilizador perca o rasto ao mesmo, já que pode não reparar no nome que é atribuído ao livro e muitas vezes não repara sequer na pasta em que é guardado, pelo que da próxima vez que necessitar desse trabalho, terá de efectuar uma pesquisa em todo o disco, procurando ficheiros de Excel que correspondam ao que realmente pretende. Para evitar estas situações, deve, sempre que possível, guardar o livro de trabalho antes de lhe incluir qualquer conteúdo. Desta forma, quer feche o livro acidentalmente ou ocorra qualquer outro tipo de anomalia que o feche, qualquer informação já inserida, estará salvaguardada no livro com o nome e a localização que lhe atribuiu. Esta regra pode, contudo, ser quebrada e proceder à gravação do livro em qualquer altura durante a sua edição.

Excel 2007 Fundamental Guardar um livro de trabalho Pela primeira vez Existem várias formas de guardar o livro de trabalho activo, pelo que pode sempre recorrer a qualquer uma das opções seguintes: • Clique no Botão do Office e depois no comando Guardar ou Guardar Como (repare que o comando Guardar não apresenta mais comandos à direita);

Fig. 4.1 Botão do Office, comandos Guardar e Guardar Como

• Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique no botão Guardar;

Fig. 4.2 Botão Guardar, na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

• Prima as teclas [Ctrl]+[S]; • Prima a tecla de função [F12].

Guardar livros Qualquer uma das opções anteriores dá acesso à caixa de diálogo Guardar como: 2

Fig. 4.3 Caixa de diálogo Guardar como

1. Guardar em: esta área permite percorrer a lista de pastas existentes no computador e seleccionar aquela onde pretende guardar o livro de trabalho; 2. Botões de manipulação e navegação da caixa de diálogo: • Retroceder: regressa à pasta anteriormente visualizada; • Subir um nível: sobe um nível na estrutura de pastas; • Eliminar: elimina a pasta ou documento seleccionado; • Criar nova pasta: cria uma nova pasta; • Vistas: modifica a forma como o conteúdo da pasta é apresentado (Miniaturas, Ícones, Lista, etc.).

Excel 2007 Fundamental 3. Conteúdo da pasta: esta área permite visualizar todo o conteúdo da pasta seleccionada em Guardar em (ver ponto 1), tanto no que respeita a outras pastas, como a livros de trabalho; 4. Atalhos para as pastas: através deste conjunto de botões pode rapidamente movimentar-se através de algumas áreas do computador para que possa escolher a pasta onde pretende guardar o trabalho; 5. Botão Ferramentas: permite aceder a opções de configuração e segurança do livro que está a ser guardado. Este botão é explicado mais à frente neste capítulo; 6. Guardar com o tipo: nesta lista deve escolher o tipo de ficheiro a ser criado (esta matéria será abordada de seguida); 7. Nome de ficheiro: nesta área deve digitar o nome a atribuir ao livro de trabalho activo; 8. Botões Guardar e Cancelar: permitem, respectivamente, confirmar todas as escolhas efectuadas nos pontos anteriores e guardar o livro ou cancelar todas as escolhas, sendo que o livro não será guardado. Nota: É importante que crie e mantenha pastas próprias para guardar determinados tipos de ficheiros, de forma a serem mais fáceis de armazenar e localizar posteriormente. Deve o utilizador, através das áreas indicadas com os números 1 e 3, indicar a pasta onde pretende guardar o livro. De seguida, na área Nome de ficheiro, digitar o nome que pretende atribuir ao livro e clicar no botão Guardar.

Guardar livros Tipos de ficheiros de Excel 2007 Por predefinição, as folhas de cálculo do Excel 2007 são guardadas em formato XML com as novas extensões de nome de ficheiro, as quais adicionam um "X" ou um "M" às extensões de nome de ficheiro. O "X" representa um ficheiro XML que não tem macros e o "M" representa um ficheiro XML que contém macros. Por exemplo, ao guardar um livro do Excel, o ficheiro utiliza agora a extensão de nome de ficheiro XLSX por predefinição, em vez da extensão de nome de ficheiro XLS das versões anteriores. Na tabela seguinte pode consultar os tipos de ficheiro possíveis de criar na versão 2007: Tipo de ficheiro

Extensão

Livro

XLSX

Livro com macros activas

XLSM

Modelo

XLTX

Modelo com macros activas

XLTM

Livro binário não XML

XLSB

Suplemento com macros activas

XLAM

Livro do Excel 97 - 2003

XLS

Dados XML

XML

Página Web de ficheiro único

MHT, MHTML

Página Web

HTM, HTML

Modelo do Excel 97 - 2003

XLT

Texto

TXT

CSV (separado por vírgulas)

CSV

Texto formatado (separado por espaços)

PRN

DIF (Data Interchange Format)

DIF

SYLK (Symbolic Link)

SLK

Suplemento do Excel 97 - 2003

XLA 97

Excel 2007 Fundamental Guardar alterações No Botão do Office, existem os comandos Guardar e Guardar Como. Nas indicações dadas para guardar o livro pela primeira vez, na página 94, foi referido que poderia escolher qualquer um dos dois comandos. Então qual é a diferença? Se um livro de trabalho já foi guardado, tem uma localização física e um nome atribuído, quando se abre esse livro de novo para efectuar qualquer tipo de alteração ou adicionar dados, para guardar essas alterações, já não será necessário indicar novamente o local e o nome com o qual se pretende guardar esse livro. Logo, quando um livro está apenas sujeito a alterações, utiliza-se: • O comando Guardar quando o pretende é apenas guardar as alterações efectuadas ao livro; • O comando Guardar Como, quando para além das alterações efectuadas, pretende também alterar a pasta na qual o livro se encontra guardado ou guardar o livro com um nome diferente. Nota: A função dos comandos Guardar e Guardar Como são idênticas em todos os programas do pacote Office 2007.

Guardar um livro com palavra-passe Quer seja por motivos de confidencialidade ou apenas para impedir que o livro de trabalho seja inadvertidamente alterado, podendo perder dados importantes, pode em qualquer momento restringir-lhe o acesso através de uma palavra-passe. Para aceder a esta opção, deve aceder no comando Guardar Como, mesmo que não pretenda efectuar qualquer alteração ao nível do conteúdo ou localização do livro.

Guardar livros Na caixa de diálogo Guardar como, clique no botão Ferramentas (ver fig. 4.3 - ponto 7), que se encontra na parte inferior da mesma. Da lista que surge, escolha o comando Opções gerais.

Fig. 4.4 Botão Ferramentas, comando Opções gerais

No ecrã passa a ser apresentada a caixa de diálogo Opções Gerais, onde deve fornecer os seguintes dados: • Palavra-passe para abrir: palavra-passe que será utilizada apenas para a abertura do livro de Excel; • Palavra-passe para modificar: palavra-passe para permitir a edição do livro de Excel.

Fig. 4.5 Caixa de diálogo Opções Gerais

Nota: Não é de todo obrigatório que defina as duas palavras-passe.

Excel 2007 Fundamental Fazem ainda parte desta caixa de diálogo, as seguintes opções: • Criar sempre cópia de segurança: se activar esta opção, de cada vez que guardar o livro, o Excel cria um ficheiro de backup que serve de segurança, para mais tarde proceder à recuperação de dados; • Recomendada só a leitura: serve como uma advertência para quem abre o ficheiro, para evitar efectuar alterações que podem pôr em causa o seu conteúdo. Após definir a(s) palavra(s)-passe, clique no botão OK. Surge uma caixa de diálogo em que lhe é pedido que confirme cada uma das palavras-passe (apenas a palavra-passe para abrir, caso não tenha definido nenhuma para modificar). Digite as palavras-passe nos locais indicados, clicando em seguida no botão OK.

Fig. 4.6 Confirmar palavra-passe para abrir

Caso tenha também definido uma palavra-passe para modificar, é neste momento solicitado que faça a sua confirmação, após a qual deve clicar no botão OK.

100

Guardar livros

Fig. 4.7 Confirmar palavra-passe para modificar

Após a confirmação das palavras-passe, clique no botão Guardar. Caso ocorra qualquer erro de digitação por parte do utilizador em qualquer uma das palavras-passe, o Excel mostra uma mensagem de aviso, com a informação de que a palavra-passe digitada não coincide com a fornecida na caixa de diálogo anterior. Deve o utilizador clicar no botão OK para voltar à caixa de diálogo da fig. 4.6 ou da fig. 4.7 para voltar a escrever, reconfirmando assim a palavra-passe.

Fig. 4.8 Mensagem de erro quando a palavra-passe inserida não corresponde à inicialmente digitada

Para testar se o livro de trabalho ficou correctamente protegido, deverá fechá-lo e abri-lo novamente.

101

Excel 2007 Fundamental É então apresentada a caixa de diálogo onde deve digitar a palavra-passe para abrir o livro, clicando em seguida no botão OK.

Fig. 4.9 Pedido de Palavra-passe para abrir o livro

Caso digite uma palavra-passe diferente, o Excel informa-o de que a mesma não está correcta, pelo que deve introduzi-la novamente.

Fig. 4.10 Mensagem de erro na palavra-passe digitada

Supondo que definiu as duas palavras-passe e que pretende que um outro utilizador aceda ao livro, mas apenas para poder consultar, deve fornecer-lhe apenas a palavra-passe para Abrir. Nesse caso, o outro utilizador, após introduzir a palavra-passe para Abrir, deve clicar no botão Só de leitura.

Fig. 4.11 Caixa de diálogo Palavra-passe, opção Só de leitura

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Guardar livros O livro de trabalho é exibido e repare que na barra de título do Excel, a seguir ao nome do livro, aparece entre parêntesis a indicação de que o mesmo é apenas Só de leitura.

Fig. 4.12 Aspecto da barra de título do Excel, quando o livro é aberto com a opção Só de leitura

Com a opção Só de leitura activa, o utilizador pode consultar o documento e imprimi-lo, mas não pode guardar qualquer informação que entretanto digite ou elimine das folhas de cálculo. Caso o tente fazer, surge no ecrã a seguinte caixa de diálogo:

Fig. 4.13 Aviso de que o livro é só de leitura

Como o livro não permite que sejam guardadas alterações, o utilizador que dispõe apenas da palavra-passe para abrir, pode neste momento clicar no botão OK para poder guardar uma nova versão do livro em questão, acção esta que assegura que o ficheiro original se manterá intacto. Por outro lado, se quiser dar acesso total a esse utilizador, permitindo que efectue alterações ao livro original, deve fornecerlhe as duas palavras-passe. Ao introduzir as palavras-passe para Abrir e para Modificar nas respectivas caixas de diálogo (ver fig. 4.10 e fig. 4.11), o utilizador deve clicar no botão OK da última. O livro de trabalho é exibido no ecrã, sem qualquer limitação, podendo o utilizador trabalhar normalmente, devendo, no final do trabalho, guardar o livro, guardando assim as alterações efectuadas.

103

Excel 2007 Fundamental Retirar a palavra-passe de um livro de trabalho Para retirar a protecção de palavra-passe do livro, deverão ser repetidos os mesmos passos que foram realizados para a sua atribuição, sendo que na caixa de diálogo da definição das palavras-passe, as mesmas devem ser apagadas, clicando em seguida no botão OK e posteriormente em Guardar. O Excel pergunta se pretende substituir o ficheiro existente pelo actual. Deve responder Sim, caso pretenda apenas desproteger esse livro e responder Não para guardar uma nova versão do livro, sem atribuição de palavras-passe.

Fig. 4.14 Aviso de substituição de ficheiro existente

Abrir e fechar livros de trabalho Abrir um livro Para aceder aos livros de Excel guardados nas pastas de trabalho, dispõe de várias formas, pelo que pode escolher uma das indicadas: • Aceda ao Botão do Office e escolha um dos Documentos Recentes da lista à direita (ver fig. 4.15); • Prima as teclas [Ctrl]+[O];

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Abrir e fechar livros de trabalho • Aceda ao Botão do Office e escolha o comando Abrir.

Fig. 4.15 Botão do Office mostrando o comando Abrir, assim como a lista dos Documentos Recentes

À excepção da primeira opção, que abre de imediato o livro pretendido, é exibida no ecrã a caixa de diálogo Abrir que pode visualizar na fig. 4.16.

Fig. 4.16 Caixa de diálogo Abrir

Na área Procurar em, deve indicar qual a pasta onde se encontra o livro a abrir e, em seguida, seleccionar o mesmo na área de conteúdo da pasta, clicando depois no botão Abrir.

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Excel 2007 Fundamental Fechar um livro Para fechar um livro de trabalho também dispõe das seguintes formas: • Clique no botão Fechar do grupo de botões de manipulação da janela localizado no canto superior direito; • Aceda ao Botão do Office e escolha o comando Fechar.

Nota: Caso existam alterações não guardadas no livro que está a ser fechado, o Excel pergunta se pretende guardar essas alterações.

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Criar novos livros

Criar novos livros Criar um novo livro de trabalho Apesar do espaço disponível nos livros de Excel para criar tabelas, gráficos e outros elementos, existe sempre a possibilidade de criar novos livros. Pode criar um novo livro de trabalho através de qualquer uma das seguintes formas: • Através da combinação de teclas [Ctrl]+[O]; • Através do Botão do Office, escolhendo o comando Novo.

Fig. 4.17 Comando Novo, a partir do Botão do Office

Através da combinação de teclas, o Excel cria de imediato um novo livro, ao qual atribui provisoriamente a designação de "Livro X", em que "X" representa o número de livros que foram criados numa sessão de trabalho no Excel, sem nome atribuído pelo utilizador. Se criar o novo livro de trabalho através do Botão do Office surge a seguinte caixa de diálogo.

107

Excel 2007 Fundamental 1

Fig. 4.18 Caixa de diálogo Novo Livro

Na caixa de diálogo Novo Livro pode escolher e seleccionar os seguintes elementos: 1. Modelos: permite que o utilizador escolha o modelo de livro a criar. De entre os modelos disponíveis no Excel, o programa permite que escolha entre: • Em branco e recentes: permite criar um novo livro em branco ou trabalhar com um dos modelos utilizados recentemente; • Modelos Instalados: permite escolher de entre os modelos instalados no computador um para servir de base ao novo livro de trabalho; • Os meus modelos: permite escolher um modelo criado pelo utilizador; 108

Criar novos livros • Novo a partir de existente: possibilita a criação de um novo livro com base em outro livro existente; 2. Caixa de pesquisa: digitando uma ou mais palavras chave, o Excel procura na página Web do Microsoft Office Online por modelos que enquadrem. 3. Área de selecção do modelo a utilizar: nesta área pode escolher de entre as categorias de modelos existentes, o modelo que mais lhe convém; 4. Área de pré-visualização dos modelos: permite uma antevisão do aspecto do modelo seleccionado; 5. Microsoft Office Online: permite navegar para as páginas do Microsoft Office Online para transferir modelos para o computador; Após seleccionar o modelo Livro em branco, clique em Criar. Nota:

Sendo este um manual, principalmente, de iniciação, apenas é referida a criação de novos livros em branco, sendo que a utilização de outros modelos será tema para outro manual mais avançado.

109

Excel 2007 Fundamental

Exercício 2 Seleccione a opção correcta de cada uma das questões. 1.

Qual a extensão com que o Microsoft Office Excel 2007 guarda os seus livros normalmente? a) XLS. b) XLSM. c) XLT. d) XLSX.

Definir uma palavra-passe para abrir: a) Permite alterar o livro em qualquer altura. b) Evita que outros utilizadores visualizem o livro. c) Apenas abre com a palavra-passe correcta. d) Todas as anteriores.

Para guardar o livro deve aceder ao: a) Separador Base, grupo Gestão Livros, botão Guardar. b) Botão do Office, botão Guardar. c) Botão do Office, botão Salvar. d) Nenhuma das anteriores.

Para criar um novo livro em branco pode utilizar: a) [Ctrl]+[N]. b) [Ctrl]+[O]. c) [Ctrl]+[A]. d) [Ctrl]+[E].

110

capítulo 5 Fórmulas e funções básicas

Introdução

Introdução O Microsoft Excel é um excelente programa para armazenar e organizar dados; no entanto, a sua principal funcionalidade encontra-se nas ferramentas de cálculo que disponibiliza. É possível inserir as fórmulas logo que criar um livro, visualizando os resultados conforme for introduzindo os dados. Sempre que acrescentar ou alterar um valor, o Excel recalcula de imediato todas as fórmulas que utilizem esse valor. Logo, todos os valores calculados através de uma fórmula reflectem sempre a realidade actual de todos os dados presentes na folha de cálculo. Uma fórmula permite efectuar cálculos simples (como, por exemplo, uma adição ou subtracção); também permite efectuar cálculos mais complexos, podendo incluir funções predefinidas do Excel. As funções serão descritas em detalhe mais à frente neste capítulo. Uma fórmula pode ser inserida em qualquer célula, no entanto, após a sua introdução, o que é visível na célula é o resultado da fórmula. Pode observar qual a fórmula utilizada em determinada célula através da barra de fórmulas, quando a célula que contém a fórmula se encontra activa, isto é, quando está seleccionada. Para iniciar uma fórmula deve começar por digitar o sinal de igual (“=”) seguido expressão da fórmula. Uma fórmula, normalmente, é constituída por: • Operadores: símbolos que representam determinados cálculos a realizar; • Referências: endereço das células que contêm os valores a utilizar na fórmula; • Funções: fórmulas predefinidas do Excel; • Valores constantes: números, texto e outros dados que não são variáveis.

113

Excel 2007 Fundamental

Operadores Através dos diferentes operadores disponibilizados é possível criar fórmulas, desde uma simples adição até à mais complexa expressão matemática. Os diferentes operadores estão divididos em quatro categorias diferentes: aritméticos, de comparação, de concatenação e de referência.

Operadores aritméticos Operador

114

Significado

Exemplo

Adição

A1+A2

Subtracção Negação

A1-A3 -A1

Multiplicação

A1*A2

Divisão

A2/A3

Percentagem

25%

Exponenciação

10^2

Operadores Operadores de comparação Operador

Significado

Exemplo

Igual a

A1=B1

Maior que

A1>B1

Menor que

A1<B1

Maior ou igual a

A1>=B1

Menor ou igual a

A1<=B1

Diferente

A1<>B1

Operador de concatenação Operador

Significado

Permite juntar dois valores resultando num único valor de texto contínuo

Exemplo B1&"dias"

Operadores de referência Operador

Significado

Exemplo

Operador de intervalo: conjunto de células compreendido entre os dois endereços

B1:C7

;

Operador de união: permite juntar diferentes conjuntos de células

B1:C7;E3:F6

Operador de intersecção: selecciona apenas as células comuns a todos os intervalos

B1:C7 A2:D6

(espaço)

115

Excel 2007 Fundamental

Referências Quando está a criar fórmulas que efectuem cálculos com um conjunto de valores (operandos) pode digitar os valores directamente nas expressões das fórmulas; no entanto, se o fizer e se necessitar de efectuar alterações a esses valores terá de editar cada fórmula individualmente (para alterar esses valores), o que poderá ser moroso. Uma referência identifica uma célula ou um conjunto de células numa folha de cálculo (neste caso, para identificar um conjunto de células é necessário utilizar os operadores de referência). Utilizando referências nas fórmulas necessita apenas de alterar o valor na célula à qual a referência diz respeito. Ao inserir referências numa fórmula, o Excel procura os valores das células que correspondem às referências e calcula o resultado. Se, entretanto, alterar algum dos valores dessas células que são referenciadas na fórmula, a fórmula é recalculada automatica e imediatamente de modo a reflectir sempre os valores actuais. Existem três tipos de referências: • Relativas; • Absolutas; • Mistas.

Referências relativas As referências relativas são as referências mais utilizadas numa folha de cálculo. As referências relativas são compostas apenas pela indicação da coluna e da linha (por exemplo, A1). Sempre que copiar uma referência do tipo relativo esta altera-se para reflectir a nova posição.

116

Referências Na fig. 5.1 pode observar a fórmula que foi digitada na célula B1 e as cópias que foram feitas para as células B2 e B3.

Fig. 5.1 Exemplo de fórmulas

Como a referência utilizada em B1 é do género relativo, as cópias ajustam-se relativamente à nova posição. Por exemplo, na célula B1 é utilizada a referência A1, que se encontra imediatamente à esquerda da célula onde é digitada a fórmula. Ao copiar a mesma fórmula que se encontra em B1 (=A1) e a colar em C4, verifica-se que esta se ajusta à nova posição e faz referência à célula que se encontra imediatamente à esquerda de C4, ou seja B4 (ver fig. 5.2). Pode então concluir-se que uma referência relativa ocupa sempre a mesma posição relativamente à célula onde se encontra a fórmula.

Fig. 5.2 Fórmula copiada para outra célula

117

Excel 2007 Fundamental Referências absolutas Existem, no entanto, situações onde pela natureza da fórmula, um ou mais dados são constantes. Por exemplo, numa tabela onde a taxa do IVA é igual para todos os produtos, não é necessário utilizar uma coluna para especificar o IVA produto a produto. Nesta situação, o IVA é colocado numa única célula e referido na fórmula como sendo um valor absoluto, dado que não se altera. Para especificar que determinadas coluna e linha são constantes, utiliza-se o caracter "$". No caso de uma referência absoluta é necessário bloquear tanto a coluna como a linha. Utilizando o exemplo anterior do IVA, observe a tabela da figura seguinte:

Fig. 5.3 O conteúdo da célula C6 é constante

Observando a figura anterior, repare que todas as fórmulas têm referência absoluta à célula B6 ($B$6) constante, não se alterando, pois todas estas fórmulas devem obter o valor do IVA na mesma célula. Ao utilizar uma referência absoluta numa fórmula, quando a fórmula é copiada para outra célula, a referência absoluta mantém-se constante.

118

Definir e editar nomes de intervalos Referências mistas Outro tipo de referências são as mistas, nas quais é possível bloquear apenas parte da referência utilizando o símbolo $. Referência

Descrição

$coluna linha (por exempo, $B2)

Coluna absoluta Linha relativa

coluna $linha (por exemplo, B$2)

Coluna relativa Linha absoluta

Como estas referências contêm uma parte relativa e outra absoluta, são denominadas de referências mistas e serão aprofundadas no manual Excel 2007 Avançado.

Definir e editar nomes de intervalos De modo a facilitar o trabalho do utilizador, é possível no Excel atribuir a um intervalo de células, uma designação conhecida, facilitando assim a introdução desse intervalo em diferentes fórmulas. No caso de ter uma tabela extensa com o salário de todos os empregados (tabela essa que ocuparia desde a célula C5 até à célula E132, por exemplo), normalmente, daria a essa tabela a designação de C5:E132, mas será mais fácil referir-se à mesma, como “ordenados”. Os nomes que criar em qualquer folha de cálculo estarão disponíveis em todo o livro.

119

Excel 2007 Fundamental Regras para criar nomes Para criar um nome deve respeitar as seguintes regras: • O primeiro caracter do nome que pretende definir deve ser, obrigatoriamente, uma letra, o caracter de sublinhado "_" ou a barra invertida "\". O resto do nome pode ser composto por qualquer caracter; • As referências de células não podem ser utilizadas para identificar uma célula diferente, por exemplo RT5 ou ZX$500; • Se pretender separar dois nomes diferentes, deve utilizar um ponto (.) ou um caracter de sublinhado (_). Não é permitida a utilização de espaços; • O tamanho máximo para definir um nome é de 255 caracteres; • O Excel não é sensível a maiúsculas ou minúsculas, pelo que pode introduzir no nome qualquer combinação das mesmas, no entanto, o Excel não o vai reconhecer como sendo um nome diferente. Por exemplo, se criou um intervalo com o nome Total e pretender criar outro com o nome TOTAL, é-lhe solicitado para introduzir um nome exclusivo.

Criar nomes O primeiro passo a efectuar é seleccionar o intervalo de células ao qual pretende adicionar um nome. Após a selecção pode optar por um dos seguintes processos: • Na Caixa de nome digite o nome a atribuir ao intervalo;

Fig. 5.4 Grupo de células às quais se atribui o nome Dados

120

Definir e editar nomes de intervalos • Aceda ao Friso, separador Fórmulas, grupo Nomes Definidos, comando Definir Nome.

Fig. 5.5 Separador Fórmulas, grupo Nomes Definidos

Surge a caixa de diálogo Novo Nome onde pode definir o nome a utilizar no campo Nome. No campo Âmbito pode escolher se o nome ficará disponível em todo o livro ou apenas em uma das folhas e no campo Comentário pode inserir uma descrição do nome para, mais tarde, recordar-se do que o levou a criar esse nome específico. Para finalizar, no campo Refere-se a, pode indicar qual o conjunto de células, caso não o tenha feito anteriormente, às quais pretende aplicar o nome.

Pode utilizar o botão para seleccionar as células e para terminar clicar em . Para aceitar e criar o novo nome clicar no botão OK. Se pretende aplicar um nome aos diferentes campos de uma tabela, deve seleccionar as células que deseja, incluindo o cabeçalho do campo e aceder ao Friso, grupo Nomes Definidos, 121

Excel 2007 Fundamental comando Criar a partir da Selecção. Na caixa de diálogo Criar Nomes a partir da Selecção seleccione a posição onde se encontram os cabeçalhos das colunas, que serão aplicados como nome dos intervalos de dados. Para terminar clique em OK.

Fig. 5.6 Caixa de diálogo Criar Nomes a partir da Selecção

Após a utilização deste comando, verifique na fig. 5.7 a sua aplicação.

Fig. 5.7 Utilização da Caixa de nome

Edição de nomes Para visualizar e editar todos os nomes que se encontram no livro, pode aceder ao Friso, separador Fórmulas, grupo Nomes Definidos, comando Gestor de Nomes (ver fig. 5.5).

122

Definir e editar nomes de intervalos Aparece então a caixa de diálogo Gestor de Nomes, onde pode visualizar os vários nomes definidos no livro.

Fig. 5.8 Caixa de diálogo Gestor de Nomes

Na lista de nomes apresentada, pode visualizar os seguintes dados relativos aos nomes atribuídos a intervalos de células: • Nome: nome dado ao intervalo de células; • Valor: mostra todos os valores que pertencem actualmente ao intervalo; • Refere-se A: endereço das células que compõem o nome; • Âmbito: se pertencem a todo o livro ou se estão disponíveis apenas numa das folhas do livro; • Comentário: pequena descrição identificativa do nome. Ainda nesta caixa pode criar novos nomes através do botão Novo. Este comando abre a caixa de diálogo Novo Nome, explicada, anteriormente, neste capítulo. Pode editar um nome já existente

123

Excel 2007 Fundamental através do botão Editar, na caixa de diálogo Editar Nome pode ainda alterar o nome e o intervalo. Por último, o botão Eliminar permite-lhe apagar nomes que já não são utilizados. Existe, ainda, o botão Filtro que permite filtrar todos os nomes pelas opções exibidas na lista.

Fig. 5.9 Opções do botão Filtro

Utilização de nomes Voltando ao exemplo dado anteriormente nas referências absolutas (ver página 118), poderia definir a célula onde se encontra o IVA com um nome, o que certamente seria mais fácil de recordar. Repare que a célula B6 da fig. 5.10 está seleccionada e na Caixa de nome, em vez da sua referência, visualiza-se o nome que lhe foi atribuído (IVA).

Fig. 5.10 A célula B6 é referenciada na Caixa de nome como IVA

124

Funções Pode também utilizar os nomes definidos pela opção Criar a partir da Selecção. Na fig. 5.11 pode verificar que na célula C6, a fórmula foi construída com base no nome atribuído ao conjunto de células.

Fig. 5.11 Fórmula construída com base no nome atribuído

Nota: Sempre que definir uma célula ou um conjunto de células com um nome, estas serão consideradas como referências absolutas, ou seja, as células que um nome define serão sempre as mesmas independentemente de onde utilizar esse nome e das vezes que copiar a fórmula.

Funções O Microsoft Office Excel 2007 é uma poderosa ferramenta de tratamento e organização de dados. Utilizando os operadores aritméticos consegue-se efectuar qualquer cálculo desde os mais simples (adição, subtracção, multiplicação, divisão) até aos mais complexos, onde podem ser utilizadas diversas funções que facilitam e economizam tempo ao utilizador. Essas funções dividem-se em 11 categorias diferentes, acrescida de uma categoria que permite ao utilizador criar as suas próprias funções.

125

Excel 2007 Fundamental As categorias de funções existentes são: • Financeiras; • Data e hora; • Matemática e trigonometria; • Estatística; • Consulta e referência; • Base de dados; • Texto; • Lógica; • Informação; • Engenharia; • Cubo; • Definidas pelo utilizador. Dada a extensão de cada uma destas categorias, serão referidas neste manual apenas algumas funções, sendo que no manual Excel 2007 Avançado serão abordadas algumas das funções mais complexas. Se pretender mais informações sobre as funções disponíveis no Excel consulte o Apêndice C.

O que é uma função? Uma função é uma fórmula predefinida. As funções podem ser digitadas directamente na folha de cálculo ou inseridas através do assistente de funções que, além de dar acesso à lista de funções, presta auxílio na construção das mesmas.

126

Funções Sintaxe das funções Uma função é identificada pelo respectivo nome e pela lista de argumentos que possui. Os argumentos são os dados que a função irá tratar. Em geral, a sintaxe de uma função é: =Nome_função(argumento1;argumento2;…) Nota: Existem funções que, pela sua especificidade, não precisam de qualquer argumento. Mesmo nessa situação é obrigatório colocar os parêntesis.

Argumentos das funções Argumento é o nome que designa um valor necessário à função para o seu correcto funcionamento. Este argumento pode ser: • Um valor constante: que pode indicar um valor a usar na função ou uma opção de funcionamento da função; • Uma referência: relativa, mista ou absoluta de células; • Texto: deve ser indicado entre aspas (normalmente são colocadas automaticamente).

Utilização de funções em fórmulas Esta versão do Excel incorpora uma funcionalidade muito útil na escrita de uma fórmula: a Conclusão Automática de Fórmulas. A Conclusão Automática de Fórmulas detecta automaticamente qual a função que pretende, a partir do momento em que coloca o sinal de igual (que indica o início de uma fórmula) e começa a escrever.

127

Excel 2007 Fundamental Para seleccionar a função pretendida, pode utilizar as teclas direccionais e para passar ao primeiro argumento prima a tecla [Tab].

Fig. 5.12 Conclusão Automática de Fórmulas

Tendo a função que pretende escolhida, é altura de seleccionar os argumentos. Para os seleccionar pode clicar em cima da célula ou intervalo de células e o Excel transcreve-os automaticamente para a fórmula. Pode, ainda, escrever a referência ou referências das células ou escrever o nome do intervalo, caso tenha definido um nome.

Fig. 5.13 Exemplo da criação de uma fórmula, neste caso, com a função SOMA

128

Funções Quando não sabe muito bem a função que pretende, pode aceder ao assistente de fórmulas através do botão Inserir Função na barra de fórmulas.

Fig. 5.14 Botão Inserir Função

Na caixa de diálogo Inserir função pode escrever no campo Procurar uma função, a função pretendida ou escrever a descrição do que pretende fazer, que o Excel tenta encontrar a função adequada. Pode também seleccionar qual a categoria que pretende e navegar pelas funções disponíveis nessa categoria.

Fig. 5.15 Caixa de diálogo Inserir função

Repare que por baixo da lista de funções, aparece a sintaxe correcta e uma pequena descrição da função que se encontra seleccionada. 129

Excel 2007 Fundamental Escolha a função que pretende e clique em OK, posteriormente, é posicionado na caixa de diálogo Argumentos de função. Esta caixa de diálogo difere de função para função mas, de uma forma geral, tem os seguintes elementos:

Fig. 5.16 Caixa de diálogo Argumentos de função

• Argumentos da função: dependendo da função seleccionada terá diferentes argumentos. Para saber o que cada um dos argumentos espera receber, é suficiente seleccionar o campo que o Excel mostra uma descrição para o campo respectivo; • Resultado da fórmula: conforme for efectuando a selecção dos diferentes argumentos, a função mostra o resultado de acordo com os mesmos; • Ajuda sobre esta função: mostra a página de ajuda do Excel 2007 específica para a função que se encontra a editar. Para terminar a construção da função, clique no botão OK.

130

Funções Botão Soma Automática Se pretender efectuar uma soma de vários elementos de uma forma rápida, pode utilizar o botão Soma Automática. Pode ser acedido através do Friso, separador Fórmulas, grupo Biblioteca de Funções, botão Soma Automática.

Fig. 5.17 Utilização do botão Soma Automática

Para utilizar correctamente esta funcionalidade, deve ter como célula activa a célula onde quer o resultado e esta deve estar imediatamente localizada abaixo ou à direita dos dados que pretende somar. O Excel selecciona automaticamente todos os dados numéricos que se encontrem acima ou à esquerda da célula activa e escreve a sintaxe da função Soma. Para aceitar basta premir a tecla [Enter].

131

Excel 2007 Fundamental Mas se clicar no selector de lista pendente do botão Soma Automática, acede a uma lista de funções simples que pode utilizar da mesma forma que utiliza o botão Soma Automática.

Fig. 5.18 Outras funções disponíveis através do botão Soma Automática

Para as utilizar deve colocar como célula activa a célula imediatamente abaixo ou à direita dos dados a calcular e clicar no selector de lista pendente do botão Soma Automática, seleccionando a função a utilizar. Para confirmar a função prima a tecla [Enter]. A opção Mais Funções permite aceder ao assistente de fórmulas explicado anteriormente neste capítulo.

132

Funções Visualização automática do resultado das funções Existem ocasiões onde apenas consultar o total ou visualizar o número de itens rapidamente, é suficiente. Estar a utilizar uma função para calcular o total, a média ou outra função básica seria “perder tempo”. Tal não é necessário pois o Excel disponibiliza na barra de estado o resultado para algumas funções básicas, sendo apenas necessário seleccionar os dados dos quais pretende obter a informação.

Fig. 5.19 Indicação na barra de estado, dos resultados das funções Média, Contar e Soma das células seleccionadas

Se desejar alterar, acrescentar ou retirar as funções existentes, pode clicar com o botão direito do rato na barra de estado e terá, entre outras opções, a possibilidade de escolher, ligar ou desligar funções.

Fig. 5.20 Opções da barra de estado

133

Excel 2007 Fundamental

Funções básicas Com este tópico irá utilizar algumas das funções básicas disponibilizadas pelo Excel bem como algumas ligeiramente avançadas. Nas páginas seguintes são descritas algumas funções, devidamente ilustradas com exemplos, que o utilizador pode seguir para um conhecimento mais aprofundado das mesmas. Nota:

Não esquecer que: • As fórmulas deverão ser sempre colocadas nas células onde pretende visualizar o resultado; • Uma função tem sempre, obrigatoriamente, parêntesis; • As referências utilizadas dentro de uma função continuam a ter as propriedades de relativa, absoluta e mista.

134

Funções básicas SOMA Soma todos os números num intervalo de células. Sintaxe: =SOMA(núm1; [núm2]; [núm3]; ...) Exemplo prático:

Fig. 5.21 Exemplo da utilização da função SOMA

No exemplo anterior pretendeu-se calcular qual seria o total a pagar pelos produtos vendidos, mais os portes de envio e a entrega à cobrança. Como o que se pretende é somar todos os dados, recorreu-se à função SOMA. Existem dois intervalos diferentes: o intervalo onde se encontra o preço dos produtos (C2:C5) e o intervalo onde se encontram os portes de envio e a entrega à cobrança (C8:C9). Como tal, utiliza-se o operador de referência de união (;) de forma a introduzir na fórmula todos os dados necessários.

135

Excel 2007 Fundamental MÉDIA Devolve a média (média aritmética) dos argumentos indicados. Sintaxe: =MÉDIA(núm1; [núm2]; ...) Exemplo prático:

Fig. 5.22 Exemplo da utilização da função MÉDIA

No exemplo da fig. 5.22, o objectivo foi calcular qual o preço médio dos produtos vendidos, pelo que se recorreu à função MÉDIA.

136

Funções básicas MÁXIMO Devolve o valor máximo de um conjunto de valores. Sintaxe: =MÁXIMO(núm1; [núm2]; ...) Exemplo prático:

Fig. 5.23 Exemplo da utilização da função MÁXIMO

No exemplo anterior, o objectivo foi encontrar o preço mais alto, pelo que se recorreu à função MÁXIMO.

137

Excel 2007 Fundamental MÍNIMO Devolve o menor número num conjunto de valores. Sintaxe: =MÍNIMO(núm1; [núm2]; ...) Exemplo prático:

Fig. 5.24 Exemplo da utilização da função MÍNIMO

No exemplo anterior, o objectivo foi encontrar o preço mais baixo, pelo que se recorreu à função MÍNIMO.

138

Funções básicas CONTAR Conta o número de células que contêm números e conta os números de uma lista de argumentos. Utilize CONTAR para obter o número de entradas num campo numérico de um intervalo ou matriz de números. Sintaxe: =CONTAR(valor1; [valor2]; ...) Exemplo prático:

Fig. 5.25 Exemplo da utilização da função CONTAR

No exemplo anterior pretendeu-se, de uma forma rápida, calcular quantos produtos tinham sido vendidos. Utilizou-se a função CONTAR que permite contar todas as células com valores numéricos.

139

Excel 2007 Fundamental AGORA Devolve o número de série da data e hora actuais. Se o formato das células correspondia ao Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data. Sintaxe: =AGORA() Exemplo prático:

Fig. 5.26 Exemplo da utilização da função AGORA

Através da utilização da função AGORA() pode inserir em qualquer folha de cálculo e sempre que necessitar, a data e a hora actual do sistema. Sempre que abrir o ficheiro, esta data/hora será actualizada para a data/hora do sistema.

140

Funções básicas ANO Devolve o ano correspondente a uma data. O ano é devolvido como um número inteiro no intervalo 1900-9999. Sintaxe: =ANO(núm_série) Exemplo prático:

Fig. 5.27 Exemplo da utilização da função ANO

No exemplo anterior utilizou-se a função ANO() para retirar de uma data apenas o ano. No exemplo da fig. 5.27, foi encontrado o ano actual fornecido pela função AGORA(). Teria sido possível utilizar as duas em conjunto sem ter que recorrer a uma célula adicional. Por exemplo: =ANO(AGORA())

141

Excel 2007 Fundamental HOJE Devolve o número de série da data actual. O número de série é o código de data-hora utilizado pelo Microsoft Excel para cálculos de datas e horas. Se o formato das células correspondia ao Geral antes da introdução da fórmula, o resultado é formatado como uma data. Sintaxe: =HOJE() Exemplo prático:

Fig. 5.28 Exemplo da utilização da função HOJE

Enquanto que a função AGORA() devolve a data e a hora do sistema, a função HOJE() devolve apenas o número que representa a data do sistema.

142

Funções básicas SE Devolve um valor se uma condição especificada for avaliada com VERDADEIRO e outro valor se for avaliada como FALSO. Utilize a função SE para efectuar testes condicionais sobre valores e fórmulas. Sintaxe: =SE(teste_lógico; [valor_se_verdadeiro]; [valor_se_falso]) Exemplo prático:

Fig. 5.29 Exemplo da utilização da função SE

A utilização da função SE() permite, com base num teste lógico, optar entre dois resultados. O resultado depende de se verificar o teste lógico ou não, logo: valor se verdadeiro ou valor se falso. No exemplo anterior foi testado o valor de cada um dos produtos contra um valor de referência (100), se o produto teve um custo inferior foi considerado um "Bom Negócio", caso contrário foi considerado um "Mau Negócio".

143

Excel 2007 Fundamental

Exercício 3 Seleccione a opção correcta de cada uma das questões. 1. Normalmente, uma fórmula é composta por: a) Operadores e referências. b) Operadores, referências e concatenações. c) Operadores, referências e valores. d) Nenhuma das respostas está correcta. 2.

Os operadores podem ser do tipo comparação, concatenação e: a) Matemática e referência. b) Aritmético e referência. c) Aritmético e concatenado. d) Nenhuma das respostas está correcta.

O que é uma referência? a) É o nome dado ao endereço de uma célula ou conjunto de células. b) É o nome dado a um intervalo de células. c) É a indicação do tipo de função utilizado. d) Todas as respostas estão correctas.

144

Exercício 3 4.

Quais são os tipos de referências que o Excel utiliza? a) Relativas e absolutas. b) Relativas, absolutas e mistas. c) Relativas e mistas. d) Nenhuma das opções é a correcta.

Uma referência é absoluta quando exibe o caracter: a) #. b) $. c) =. d) %.

O nome atribuído a um intervalo de dados deve começar por: a) Letra, _ ou \. b) Letra, - ou \. c) Letra, _ ou /. d) Letra, - ou /.

A fórmula =Máximo(Preço) devolve: a) O total do conjunto de células com o nome Preço. b) O preço mais alto do conjunto de células com o nome Preço. c) A função Máximo não utiliza argumentos. d) Preço não é um argumento válido da função Máximo.

145

capítulo 6 Formatação

Formatação da folha de cálculo

Formatação da folha de cálculo O Excel 2007 permite a manipulação de grandes quantidades de informação tal como cálculos, tabelas, gráficos, etc. Mas cabe sempre ao utilizador escolher a forma como os dados são apresentados, quer no ecrã, quer na impressão. Dá-se o nome de formatação à alteração feita à folha de cálculo no que diz respeito à apresentação dos dados. A formatação da folha de cálculo engloba desde a alteração do tipo de letra utilizado até ao estilo de tabela, passando pelas cores, formato a apresentar para os dados numéricos, entre outros.

Formatar o conteúdo das células Por predefinição, o Excel 2007 mostra toda a informação no tipo de letra, tamanho, cor, etc., definido nas opções de configuração. Estas opções de configuração fazem com que todos os livros, incluindo os novos, obedeçam a esses mesmos critérios de formatação. No entanto, o utilizador em qualquer altura pode proceder à formatação das diferentes áreas da folha de cálculo, quer seja com a intenção de tornar a leitura dos dados mais explícita e simplificada ou apenas para tornar mais agradável a aparência do trabalho desenvolvido.

149

Excel 2007 Fundamental Alterar o tipo de letra e tamanho Algumas células podem conter dados que necessitam de destaque. Uma das formas mais simples de destacar o conteúdo de uma célula será pela alteração do aspecto dos caracteres nela contidos. Após seleccionar na folha de cálculo quais as células a formatar, dispõe das seguintes formas para proceder à alteração do aspecto dos caracteres: • Aceda ao grupo Tipo de Letra, através do separador Base do Friso;

Fig. 6.1 Grupo Tipo de Letra do separador Base

• Clique com o botão direito do rato sobre as células seleccionadas. Por cima do menu de contexto aparece a Minibarra de ferramentas com algumas ferramentas de formatação;

Fig. 6.2 Minibarra de ferramentas

• Aceda à caixa de diálogo Formatar células: Tipo de letra, através do botão iniciador da caixa de diálogo, que se encontra no canto inferior direito do grupo Tipo de Letra (ver fig. 6.1).

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Formatar o conteúdo das células Esta última opção abre a caixa de diálogo Formatar células, no separador Tipo de letra.

Fig. 6.3 Caixa de diálogo Formatar células, separador Tipo de letra

Os itens de formatação do tipo de letra em comum com todas as caixas de diálogo abordadas anteriormente, são os seguintes: • Tipo de letra: permite escolher o tipo de letra mais apropriado para apresentar nas células seleccionadas. Constate que, ao passar com o ponteiro do rato sobre os vários tipos de letra, o Excel 2007 vai mostrando nas células seleccionadas, o texto das mesmas, efectuando uma antevisão do tipo de letra;

Fig. 6.4 Exemplo da formatação do Tipo de letra

151

Excel 2007 Fundamental • Tamanho: através da caixa de lista pendente, pode seleccionar outro tamanho para os caracteres. Tal como na lista pendente do Tipo de Letra, também na lista pendente Tamanho, ao passar com o ponteiro do rato sobre os vários tamanhos de fonte disponíveis, o Excel 2007 mostra, de imediato, na folha, como ficarão os caracteres das células seleccionadas;

Fig. 6.5 Exemplo da alteração do tamanho dos caracteres

• Estilo: entre as células seleccionadas, pode ainda optar por colocar em evidência alguns elementos através dos estilos Negrito, Itálico e Sublinhado ou mesmo combinando dois desses estilos ou todos. Ainda dentro do botão Sublinhado pode optar entre Sublinhado (simples) e Duplo sublinhado;

Fig. 6.6 Botão Sublinhado e exemplos de aplicação de estilos

• Cor do Tipo de Letra: através da caixa de lista pendente, o utilizador pode escolher qual a cor que pretende aplicar aos dados seleccionados;

152

Formatar o conteúdo das células Apesar da lista pendente apresentar apenas algumas cores, o utilizador pode clicar no botão Mais Cores, o que permite acesso à caixa de diálogo Cores;

Fig. 6.7 Caixa de diálogo Cores

• Aumentar/Diminuir Tamanho do Tipo de Letra: estes botões permitem, respectivamente, aumentar e diminuir o tamanho do tipo de letra das células seleccionadas. Nota: À excepção do botão Sublinhado, todos os botões anteriores podem ser igualmente utilizados a partir da Minibarra de ferramentas, funcionando as opções de modo idêntico, sem que mostrem antevisão do aspecto das células por onde passa o ponteiro do rato. Através da caixa de diálogo Formatar células (ver fig. 6.3) pode igualmente proceder à formatação dos dados da folha de cálculo desde que estes estejam seleccionados.

153

Excel 2007 Fundamental A vantagem na utilização desta caixa de diálogo, prende-se com o facto de a área Pré-visualizar permitir ao utilizador observar directamente todas as combinações de elementos que alterou nas listas pendentes. Após definir todas as alterações pretendidas, deve clicar no botão OK. Existe, também, a possibilidade de formatar apenas parte do conteúdo da célula. Para o fazer deve editar a célula (através da tecla [F2] ou directamente na barra de fórmulas), seleccionar a parte do texto a formatar e formatar normalmente, podendo alterar tipo de letra, tamanho, cor, etc.

Fig. 6.8 Exemplo da formatação parcial do texto de uma célula

Alinhamentos A formatação ao nível de alinhamentos dos conteúdos das células facilita a leitura dos dados. Para alinhar o conteúdo das células seleccionadas, pode utilizar os botões do grupo Alinhamento do separador Base a partir do Friso.

Fig. 6.9 Separador Base, grupo Alinhamento

O primeiro grupo de botões permite efectuar o alinhamento vertical do conteúdo das células, respectivamente, superior, meio e inferior.

154

Formatar o conteúdo das células O segundo grupo efectua o alinhamento da informação na horizontal, nomeadamente à esquerda, ao centro e à direita.

Fig. 6.10 Exemplos da formatação de alinhamentos

Outra forma de proceder ao alinhamento do conteúdo das células, é através do botão iniciador da caixa de diálogo, que se encontra na parte inferior do grupo Alinhamento (ver fig. 6.9). Ao clicar no botão iniciador da caixa de diálogo, tem acesso à caixa de diálogo Formatar células, com o separador Alinhamento activo.

Fig. 6.11 Caixa de diálogo Formatar células, separador Alinhamento

155

Excel 2007 Fundamental Nesta caixa de diálogo, além de poder definir o alinhamento horizontal e vertical, pode de igual modo definir: • Orientação: esta opção permite alterar a orientação do texto dentro das células seleccionadas, indicando o grau de inclinação do texto ou colocando-o na vertical.

Fig. 6.12 Área de definição da orientação do texto e aplicação de diferentes orientações em células

Pode efectuar o mesmo tipo de operação através do botão Orientação do grupo Alinhamento, do separador Base.

Fig. 6.13 Opções disponíveis através do botão Orientação no Friso

Este botão, para além das opções Inclinar para a Esquerda, Inclinar para a Direita, Texto Vertical, Rodar Texto Para Cima e Rodar Texto Para Baixo, permite ainda aceder à opção Formatar Alinhamento de Células (esta última opção permite aceder à caixa de diálogo Formatar células, com o separador Alinhamento activo - ver fig. 6.11);

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Formatar o conteúdo das células • Controlo do texto: permite definir as formas de fluxo do texto dentro das células: • Moldar texto: utiliza-se sempre que o texto é demasiado longo para ser apresentado na largura da coluna ou quando se pretende limitar a coluna a uma determinada largura. Quando é este o caso, o utilizador deve seleccionar a célula em questão e escolher esta opção ou clicar no botão Moldar Texto do grupo Alinhamento do separador Base; • Ajustar texto: permite que o texto da célula seleccionada se adapte à largura da mesma, diminuindo o tamanho dos caracteres;

Fig. 6.14 Exemplo de ajuste de texto

• Unir células: permite unir várias células numa só, tornando-a da mesma largura que determinado conjunto de colunas.

Fig. 6.15 Exemplo da união de três células numa única

Algumas destas opções estão também disponíveis através do botão Unir e Centrar do grupo Alinhamento do separador Base.

Fig. 6.16 Opções do botão Unir e Centrar

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Excel 2007 Fundamental Formatação numérica Os dados numéricos são o elemento principal de uma folha de cálculo, pelo que a sua formatação assume uma particular importância. Os dados numéricos podem ser formatados de diversas formas, caso se tratem de valores inteiros, percentuais, contabilísticos, horas ou datas. Para cada um desses casos, existem formatos predefinidos que permitem ao utilizador a introdução dos valores, deixando para o Excel a aplicação da formatação escolhida. Para aplicar um determinado formato aos dados das células seleccionadas, opte por um dos seguintes métodos: • Através do grupo Número do separador Base do Friso, dispõe dos seguintes botões:

Fig. 6.17 Grupo Número do Separador Base

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Formatar o conteúdo das células • Formato do Número: através deste botão acede aos principais formatos de cada categoria, clique no formato pretendido para o aplicar às células seleccionadas;

Fig. 6.18 Algumas das opções disponíveis através do botão Formato do Número

159

Excel 2007 Fundamental • Formato do Número Contabilidade: após seleccionar as células cujos valores pretende formatar como sendo valores monetários ou contabilísticos, active a lista pendente deste botão e escolha a moeda a aplicar, pode recorrer ao comando Mais Formatos de Contabilidade para escolher outras moedas;

Fig. 6.19 Opções do botão Formato do Número de Contabilidade

• Estilo de Percentagem: permite acrescentar ao valor digitado o sinal de percentagem (%); • Estilo de Separador de Milhares: ao clicar sobre este botão são, automaticamente, colocados nos valores seleccionados, os pontos separadores dos milhares; • Aumentar e Diminuir Casas Decimais: permitem, respectivamente, aumentar e diminuir o número de casas decimais do número seleccionado; • Pode também clicar com o botão direito do rato sobre as células seleccionadas. Por cima do menu de contexto aparece a Minibarra de ferramentas que contém algumas ferramentas de formatação numérica;

Fig. 6.20 Minibarra de ferramentas

160

Formatar o conteúdo das células • Pode ainda aceder à caixa de diálogo Formatar células, separador Número, através do botão iniciador de caixa de diálogo que se encontra na parte inferior direita do grupo Número (ver fig. 6.17). Nesta caixa de diálogo tem acesso a todas as categorias existentes, podendo seleccionar a Categoria pretendida na zona à esquerda, e na área à direita proceder à configuração do formato escolhido. Regra geral, as configurações referem-se ao número de casas decimais, ao separador dos milhares, sinal de percentagem, símbolo monetário, etc.

Fig. 6.21 Caixa de diálogo Formatar células, separador Número

161

Excel 2007 Fundamental As células formatadas podem assumir diversos aspectos consoante o tipo de formatação escolhida:

Fig. 6.22 Exemplos de aplicação de diversos formatos

Preenchimento e padrões Por vezes é suficiente existir uma cor a preencher o fundo de uma célula para a colocar em destaque no meio de tantas outras. O preenchimento das células com cores sólidas ou a aplicação de padrões facilitam a tarefa de destacar a informação. Aplicar preenchimentos Uma forma rápida de aplicar uma cor de fundo a uma célula ou bloco de células seleccionadas é clicar no botão Cor de Preenchimento , localizado no separador Base, grupo Tipo de Letra do Friso.

162

Formatar o conteúdo das células Ao clicar sobre a seta desse botão, o utilizador dispõe de uma lista de cores para aplicar, pode ainda recorrer ao comando Mais Cores para escolher outras disponíveis (como na caixa de diálogo da fig. 6.7).

Fig. 6.23 Opções no botão Cor de Preenchimento

Para eliminar a cor de fundo, seleccione as células às quais pretende eliminar a cor e escolha no botão Cor de Preenchimento o comando Sem Preenchimento.

163

Excel 2007 Fundamental Para além deste botão, o utilizador pode aceder à caixa de diálogo Formatar células, separador Preenchimento, através do separador Base, grupo Células, entrando no botão Formatar e escolhendo o comando Formatar Células.

Fig. 6.24 Caixa de diálogo Formatar células, separador Preenchimento

Nesta caixa de diálogo dispõe da área de cores e do botão Mais Cores, sendo de destacar o botão Efeitos de Preenchimento, que permite uma formatação com efeito de gradação de cor às células seleccionadas.

164

Formatar o conteúdo das células Ao clicar no botão Efeitos de preenchimento, surge a caixa de diálogo com o mesmo nome.

Fig. 6.25 Caixa de diálogo Efeitos de preenchimento

Nesta caixa de diálogo deve seleccionar as cores a serem misturadas (Cor 1 e Cor 2) devendo, em seguida, seleccionar da área Estilos de sombreado, qual a direcção pretendida e a variante preferida e, para terminar, clicar no botão OK. As células formatadas apresentam agora o seguinte aspecto.

Fig. 6.26 Fundo aplicado a um grupo de células

165

Excel 2007 Fundamental Padrões À semelhança dos preenchimentos, os padrões servem para formatar o fundo das células seleccionadas sem, contudo, utilizar as cores sólidas ou gradações de cor. Aceda à caixa de diálogo Formatar células: Preenchimento, através do separador Base, grupo Células, e entrando no botão Formatar, escolha o comando Formatar Células. Uma vez posicionado no interior da caixa de diálogo, abra a lista pendente Cor do Padrão (ver fig. 6.24) e escolha: • A cor a aplicar ao padrão;

Fig. 6.27 Caixa pendente das cores de padrão

• O estilo do padrão.

Fig. 6.28 Caixa pendente dos tipos de padrão

166

Formatar o conteúdo das células Após efectuar as escolhas, clique no botão OK e as formatações são aplicadas nas células seleccionadas:

Fig. 6.29 Aspecto de uma célula com padrão aplicado

Limites Quando cria um novo livro de trabalho, todas as folhas de cálculo que dele fazem parte são exibidas com uma grelha composta por linhas com um tom cinzento claro, demarcando os limites das células. No entanto, essa grelha não serve para fazer distinção entre áreas da folha de cálculo, já que essas linhas não serão impressas. Para que os elementos de uma folha de cálculo possam estar destacados visualmente, devem ser formatados com limites. Para aplicar limites às células seleccionadas de uma folha de cálculo, opte por um dos métodos listados de seguida: • Utilize o botão Limites do grupo Tipo de Letra do separador Base;

Fig. 6.30 Grupo Tipo de Letra do separador Base

167

Excel 2007 Fundamental • Clique com o botão direito do rato sobre as células seleccionadas e da Minibarra de ferramentas seleccione o botão Limites.

Através de qualquer uma das opções anteriores, tem acesso à lista de limites que pode aplicar às células seleccionadas.

Fig. 6.31 Opções do botão Limites do grupo Tipo de Letra, separador Base

168

Formatar o conteúdo das células Além de poder escolher a localização dos limites em relação às células seleccionadas, pode também definir qual a cor a utilizar nas linhas, assim como o estilo das mesmas. Para além destas opções, pode ainda aceder ao comando Mais Limites, que dá acesso à caixa de diálogo Formatar células, separador Limite. Nesta caixa de diálogo pode definir todos os parâmetros de formatação relativos aos limites a aplicar às células seleccionadas, podendo configurar as seguintes áreas:

Fig. 6.32 Caixa de diálogo Formatar células, separador Limite

169

Excel 2007 Fundamental • Linha:

• Estilo: área onde pode seleccionar o estilo da linha a ser aplicado às células seleccionadas, podendo variar entre linhas simples, duplas, tracejados, etc; • Cor: permite que seleccione a cor a aplicar ao estilo de linha escolhido; • Predefinições: através desta área pode definir se as opções que escolheu na área Linha serão aplicadas apenas ao contorno do bloco de células seleccionado ou aos limites interiores dessa selecção;

170

Formatar o conteúdo das células • Limite: permite personalizar a área onde se pretende aplicar determinado formato escolhido, manipulando os diversos botões aí existentes, incluindo as opções de colocar limites diagonais nas células.

Após definir todas estas propriedades, clique no botão OK. O conjunto de células seleccionado aquando da formatação dos limites, apresentará um aspecto semelhante ao da figura seguinte.

Fig. 6.33 Exemplo da aplicação de limites a um bloco de células

171

Excel 2007 Fundamental Copiar formatos através do Pincel de Formatação Após formatar uma célula ou um conjunto de células, pode querer aplicar mais tarde essas mesmas propriedades de formatação a outras células na mesma folha de cálculo, noutra folha do livro activo ou até mesmo num outro livro, sem ter de percorrer novamente todas as opções. Pode facilmente copiar toda a formatação de uma célula ou conjunto de células, efectuando os seguintes passos: • Seleccione a célula ou conjunto de células com a formatação pretendida; • Do separador Base, grupo Área de Transferência, clique no botão Pincel de Formatação ; • O ponteiro do rato assume uma forma diferente, transportando consigo o símbolo do Pincel de Formatação. Para aplicar esse formato em outro conjunto de células, posicione o ponteiro do rato sobre a primeira célula a formatar, clique e arraste até ao final da selecção.

Fig. 6.34 Selecção de células a formatar com o formato copiado

172

Formatar o conteúdo das células Ao soltar o botão do rato, o novo bloco de células assume as mesmas formatações do bloco de células de onde foram copiadas, como pode observar na figura seguinte.

Fig. 6.35 A segunda tabela assumiu a formatação da primeira

Unir e dividir células Apesar de poder formatar os alinhamentos dos dados contidos nas células através do grupo Alinhamento do separador Base, existe nesse grupo um outro botão que permite efectuar a formatação do conteúdo de uma célula de uma forma diferente, designado por Unir e Centrar. Pode utilizar este botão e as suas opções para centrar o título de uma tabela através de toda a largura da tabela, passando essa célula a ocupar toda a largura das colunas. Para efectuar este tipo de formatação, utilize o botão Unir e Centrar da seguinte forma: • Seleccione a célula que contém o título da tabela, assim como as células adjacentes até ao total de colunas da tabela;

173

Excel 2007 Fundamental • Aceda ao botão Unir e Centrar e escolha de entre as opções disponíveis:

• Unir e Centrar: permite que o conteúdo da primeira célula seja centrado através de todas as colunas seleccionadas, alinhando esse conteúdo ao centro;

Fig. 6.36 As primeiras 4 células passaram a uma, sendo o conteúdo centrado

• Unir Através das Colunas: a utilização deste comando, une as colunas seleccionadas mas não as linhas;

Fig. 6.37 Exemplo da união de células através das colunas

174

Formatar o conteúdo das células • Unir Células: funciona do mesmo modo que a opção Unir e Centrar, mas ao contrário desta, não efectua o alinhamento ao centro;

Fig. 6.38 Exemplo de células unidas

• Anular a União de Células: permite retirar a formatação aplicada às células através dos comandos anteriores.

Altura das linhas e largura das colunas Quando cria um novo livro, as linhas das folhas de cálculo têm altura suficiente para apresentar os dados contidos nas células, se os mesmos forem introduzidos com o tipo de letra e tamanho padrão (Calibri, tamanho 11). Quando altera o tipo ou o tamanho da letra, essa alteração implica que o texto ocupe mais área, fazendo com que o conteúdo de uma célula exceda os limites da mesma. Verifica-se uma sobreposição às células que estão à sua direita, caso se encontrem vazias, dando a sensação de que não é uma célula com conteúdo, mas sim várias.

Fig. 6.39 O conteúdo da célula G2 sobrepõe-se às células H2 e I2

175

Excel 2007 Fundamental Relativamente à altura que o texto possa assumir com as alterações do tipo de letra, o Excel aumenta automaticamente a altura da linha ajustando-se ao conteúdo. Para que todos os conteúdos sejam visualizados dentro dos limites da respectiva célula, pode-se alterar a largura da coluna e a altura da linha. Alterar a altura de uma linha Para aumentar ou diminuir a altura de uma linha, pode realizar um dos seguintes procedimentos: • Posicione o ponteiro do rato sobre o limite inferior do cabeçalho da linha, clique e arraste até obter a altura desejada (repare que esta acção é acompanhada por uma etiqueta que mostra a altura actual da linha, à medida que arrasta o limite);

Fig. 6.40 Alteração da altura de uma linha

• Efectue um duplo clique no limite inferior do cabeçalho da linha; • Aceda ao botão Formatar do grupo Células e escolha o comando Altura da Linha.

Fig. 6.41 Opções do botão Formatar

176

Formatar o conteúdo das células De seguida surge a caixa de diálogo Altura da linha.

Fig. 6.42 Caixa de diálogo Altura da linha

Nesta caixa de diálogo deve indicar qual a medida exacta que pretende atribuir à altura da linha ou linhas seleccionadas, clicando em seguida no botão OK. Para um ajuste automático da altura da linha, pode também utilizar o comando Ajustar Automaticamente a Altura da Linha, que corresponde ao duplo clique no limite inferior do cabeçalho da linha. Alterar a largura de uma coluna Para aumentar ou diminuir a largura de uma coluna, pode escolher uma das seguintes formas: • Posicione o ponteiro do rato no limite direito do cabeçalho da coluna, clique e arraste até obter a largura desejada (repare que esta acção é acompanhada por uma etiqueta que mostra a largura actual da coluna, à medida que arrasta o limite);

Fig. 6.43 Alteração da largura de uma coluna

• Efectue duplo clique no limite direito do cabeçalho da coluna;

177

Excel 2007 Fundamental • Aceda ao botão Formatar do grupo Células e escolha o comando Largura da Coluna.

De seguida surge a caixa de diálogo Largura da coluna.

Fig. 6.44 Caixa de diálogo Largura da coluna

Para um ajuste automático da largura da coluna, pode também utilizar o comando Ajustar Automaticamente a Largura da Coluna, que corresponde ao duplo clique no limite direito do cabeçalho da coluna. Largura predefinida Se pretender definir a largura-padrão das colunas que ainda não contêm dados aceda ao separador Base, grupo Células, botão Formatar, onde pode escolher a opção Largura Predefinida, o que faz aparecer a seguinte caixa de diálogo.

Fig. 6.45 Caixa de diálogo Largura-padrão

178

Formatar o conteúdo das células Visibilidade de linhas, colunas e folhas Por não ser absolutamente necessária a visualização de determinadas linhas, colunas ou mesmo folhas de cálculo de um livro, o utilizador pode optar por ocultá-las e sempre que delas necessite voltar a exibi-las. Ocultar linhas, colunas e folhas Para ocultar uma determinada linha deve clicar no cabeçalho que a identifica, para que toda a linha fique seleccionada. Após seleccionar as linhas a ocultar, execute os seguintes passos: • Aceda ao botão Formatar do grupo Células e escolha o comando Ocultar e Mostrar. Ao seleccionar este comando, são exibidas as seguintes opções;

Fig. 6.46 Opções de Ocultar e Mostrar

• Seleccione o comando Ocultar Linhas.

179

Excel 2007 Fundamental A folha de cálculo é exibida na sua totalidade, à excepção da linha que foi ocultada. Como indicação da existência de linhas ocultas na folha, o Excel não enumera as linhas, mostrando os cabeçalhos com o intervalo correspondente às linhas ocultas, como pode verificar no exemplo da figura abaixo.

Fig. 6.47 Exemplo de uma linha oculta

Para tornar a exibir a linha que se encontra oculta, seleccione as linhas visíveis (no exemplo da fig. 6.47 seriam seleccionadas as linhas 5 e 7), aceda novamente ao botão Formatar do grupo Células e escolha o comando Mostrar Linhas. Nota: Pode efectuar esta operação com várias linhas em simultâneo, inclusive com linhas não adjacentes. Para ocultar colunas, o procedimento é idêntico, devendo seleccionar previamente as colunas a ocultar. Aceda ao botão Formatar do grupo Células e escolha o comando Ocultar Colunas.

180

Formatar o conteúdo das células Com as colunas ocultas, apenas visualiza as colunas que lhe estão imediatamente adjacentes já que, à semelhança das linhas ocultas, o Excel não renumera as colunas. Pode ver na figura abaixo, que a coluna D foi ocultada.

Fig. 6.48 Exemplo de uma coluna oculta

Para tornar a visualizar essa coluna, deve seleccionar as colunas que rodeiam a que está oculta e escolher o comando Mostrar Colunas, disponível através do botão Formatar do grupo Células. Já para ocultar folhas não necessita de seleccionar qualquer elemento específico, é suficiente que a folha que pretende ocultar esteja activa. Aceda ao botão Formatar do grupo Células e escolha o comando Ocultar Folha. Para tornar a visualizar as folhas ocultas, aceda ao mesmo botão, escolhendo comando Mostrar Folha.

181

Excel 2007 Fundamental O Excel exibe nessa altura a caixa de diálogo Mostrar, onde o utilizador pode seleccionar qual a folha ou folhas que pretende tornar visíveis.

Fig. 6.49 Caixa de diálogo Mostrar

Para tornar as folhas visíveis, deve seleccionar o nome da mesma e clicar no botão OK. A caixa de diálogo é encerrada, devendo o utilizador voltar à caixa de diálogo para mostrar as restantes folhas que se encontram ocultas. Nota: À semelhança do que foi escrito relativamente às linhas, o comando Ocultar também pode ser aplicado a colunas e a folhas não adjacentes.

182

Formatar o conteúdo das células Ordenação de dados Por vezes, torna-se necessário efectuar a ordenação alfabética de uma tabela para melhor se conseguir localizar uma determinada informação. Para ordenar alfabeticamente uma tabela, é preciso que o cursor se encontre no campo da tabela a ordenar e utilizar as ferramentas disponíveis no grupo Edição do separador Base.

Fig. 6.50 Grupo Edição do separador Base

Ordenar campos de texto Para ordenar campos de texto, após certificar-se de que o cursor se encontra numa célula da coluna pela qual pretende realizar a ordenação, no separador Base, grupo Edição, clique no botão Ordenar e Filtrar e consoante pretender efectuar a ordenação alfabética por ordem ascendente ou descendente, escolha o comando Ordenar de A a Z ou Ordenar de Z a A, respectivamente.

Fig. 6.51 Opções do botão Ordenar e Filtrar

183

Excel 2007 Fundamental No exemplo da figura seguinte, pode constatar que todos os campos foram reorganizados de acordo com a ordenação alfabética do campo que contém os nomes das cidades.

Fig. 6.52 Tabela com os nomes das cidades ordenadas alfabeticamente

Nota: É importante saber que, para proceder à ordenação dos dados da tabela, o Excel considera como parte integrante da mesma, todas as células com conteúdo que lhe são adjacentes, pelo que, para o exemplo anterior se eliminou, propositadamente, o conteúdo da célula imediatamente acima da tabela. Ordenar campos numéricos Para ordenar campos numéricos, após certificar-se de que o cursor se encontra numa célula da coluna pela qual pretende realizar a ordenação, aceda ao separador Base, grupo Edição. De seguida, clique no botão Ordenar e Filtrar e consoante pretenda efectuar a ordenação por ordem ascendente ou descendente, escolha o comando Ordenar do Mais Pequeno ao Maior ou Ordenar do Maior ao Mais Pequeno, respectivamente.

Fig. 6.53 Opções do botão Ordenar e Filtrar

184

Formatar o conteúdo das células No exemplo da figura seguinte, pode constatar que todos os campos foram reorganizados de acordo com a ordenação dos valores numéricos da coluna onde se encontra o cursor de selecção.

Fig. 6.54 Exemplo da tabela ordenada pelo campo Fev

Ordenação personalizada O utilizador pode de igual forma definir vários campos de ordenação para a tabela, como por exemplo, ordenar pela cidade e pelo volume de vendas do mês de Março, tomando como ponto de partida a tabela apresentada na fig. 6.54. Deve para isso efectuar os seguintes passos: • Com o cursor de selecção posicionado sobre qualquer célula da tabela que pretende ordenar, aceda ao botão Ordenar e Filtrar do grupo Edição do separador Base e escolha o comando Ordenação Personalizada;

185

Excel 2007 Fundamental • Surge a caixa de diálogo Ordenar, na qual pode definir quais os campos que serão ordenados e como. Nesta caixa, encontra as seguintes áreas de configuração da ordenação:

Fig. 6.55 Caixa de diálogo Ordenar

• Botão Adicionar Nível: adiciona níveis às colunas para poder escolher um maior número de campos de ordenação (num máximo de 64 campos); • Botão Eliminar Nível: elimina níveis da caixa de diálogo que não necessita para a operação de ordenação de dados; • Copiar Nível: efectua uma cópia do nível seleccionado; • Botões Mover para Cima e Mover para Baixo: altera a ordem dos campos a serem ordenados;

186

Formatar o conteúdo das células • Opções: acede à caixa de diálogo Opções de ordenação onde pode definir se a ordenação será diferente caso se trate de maiúsculas e minúsculas, bem como definir a orientação da ordenação;

Fig. 6.56 Caixa de diálogo Opções de ordenação

• Os meus dados têm cabeçalhos: no caso do exemplo da fig. 6.54, a tabela tem linha de cabeçalhos, que é onde encontra os nomes dos meses, caso contrário, a tabela seria constituída apenas por valores numéricos e deveriam ser dadas instruções ao Excel de que a tabela não teria linha de cabeçalhos, para que não deixasse de fora a primeira linha de dados; • Após escolher qual a Coluna a ordenar, escolha qual o tipo de ordenação (para ordenações simples utilizam-se Valores) e, no final, defina qual a ordenação (de A a Z, do Maior ao Mais Pequeno, etc.). Após clicar no botão OK, a tabela da fig. 6.54 exibe a seguinte ordenação.

Fig. 6.57 Exemplo de tabela ordenada por dois campos

187

Excel 2007 Fundamental

Exercício 4 Seleccione a opção correcta de cada uma das questões. 1.

Que tipos de sublinhados existem no Excel 2007? a) Sublinhado simples e duplo sublinhado. b) Sublinhado e duplo sublinhado. c) Sublinhado, duplo sublinhado e sublinhado simples. d) Apenas o sublinhado simples.

A caixa de diálogo Formatar células contém os seguintes separadores: a) Tipo de Letra, Alinhamento, Números e Limites. b) Número, Alinhamento, Tipo de Letra, Limite e Preenchimento. c) Número, Alinhamentos, Limites e Preenchimento. d) Nenhuma das respostas está correcta.

Qual a função do botão Moldar Texto? a) Esse botão não existe no Excel 2007. b) Ajusta o texto de forma a que caiba dentro dos limites da célula. c) Força o conteúdo da célula a ocupar várias linhas na mesma célula. d) Permite alterar o tipo de letra a aplicar aos caracteres seleccionados.

188

Exercício 4 4.

Das seguintes opções, qual NÃO é uma categoria de número? a) Científico. b) Contabilidade. c) Monetária. d) Todas as opções são da categoria Número.

Onde pode o comando Ocultar linhas ser encontrado? a) Botão Formatar do grupo Células, botão Ocultar linhas. b) Botão Formatar do grupo Células, botão Ocultar e Mostrar. c) Botão Ocultar do grupo Células. d) Apenas os livros de trabalho podem ser ocultados.

Qual a função dos botões

a) Ordenar os dados da tabela. b) Aumentar e diminuir a altura das linhas. c) Aumentar e diminuir o tamanho dos caracteres. d) Nenhuma das anteriores. 7.

Qual o nome do botão que permite copiar a formatação de uma célula a outra? a) Pincel de Formatação. b) Copiar. c) Colar. d) Copiar formatação.

189

capítulo 7 Configuração de páginas e impressão

Configuração do livro

Configuração do livro A configuração de um livro de trabalho é de extrema importância, uma vez que permite controlar a aparência final que as folhas de cálculo terão quando forem impressas. A configuração de página, no Excel, é feita em cada folha de trabalho individualmente, para que possa imprimir tabelas, gráficos e outros elementos em diferentes formatos, sem ter de proceder, vezes sem conta, à reconfiguração das folhas de cálculo.

Configuração da página Para proceder às configurações de página, deve aceder ao Friso e ao separador Esquema de Página.

Fig. 7.1 Friso, Separador Esquema de Página

Através deste separador tem acesso a várias configurações que se descrevem de seguida.

193

Excel 2007 Fundamental Margens Através desta opção pode aceder a três formatos, já com medidas predefinidas, para aplicar às margens da folha de cálculo.

Fig. 7.2 Separador Esquema de Página, comando Margens

Existe, no entanto, a possibilidade de criar formatos personalizados, acedendo ao comando Personalizar Margens (ver fig. 7.2), a partir do qual surge a caixa de diálogo Configurar página, com o separador Margens activo.

194

Configuração da página Esta caixa de diálogo permite definir as medidas para as margens esquerda, direita, superior e inferior, assim como definir as medidas para a posição do cabeçalho e do rodapé. Pode ainda, na área Centrar na página, indicar se pretende que os dados sejam centrados na página Horizontalmente ou Verticalmente.

Fig. 7.3 Caixa de diálogo Configurar página, separador Margens

Orientação Através desta funcionalidade, pode definir a orientação em que os dados constantes na folha de cálculo serão impressos.

Fig. 7.4 Separador Esquema de Página, comando Orientação

195

Excel 2007 Fundamental Tamanho Esta funcionalidade permite escolher o tamanho do papel a utilizar na impressão.

Fig. 7.5 Separador Esquema de Página, comando Tamanho

Caso pretenda utilizar papel com medidas diferentes das apresentadas ou medidas não standard, clique no comando Mais Tamanhos de Página. Ao escolher o comando anterior, surge a caixa de diálogo Configurar página, com o separador Página activo(ver fig. 7.6). 196

Configuração da página Nesta caixa de diálogo, para além de poder definir o Tamanho do papel, pode também alterar a orientação da página e ajustar a escala da folha de cálculo para que caiba no tamanho de papel seleccionado.

Fig. 7.6 Caixa de diálogo Configurar página, separador Página

Área de impressão É possível definir ou limpar a área de impressão. Ao definir a área de impressão, através da opção Definir área de impressão, pode escolher os dados que serão impressos, mesmo que a selecção de células seja não adjacente.

Fig. 7.7 Separador Esquema de Página, comando Área de Impressão

197

Excel 2007 Fundamental Para delimitar os dados que serão impressos deve, antes de mais, seleccionar as células que os contêm. Após este primeiro passo, aceda ao botão Área de Impressão e clique no comando Definir área de impressão. A folha de cálculo e os dados aparecem com o seguinte aspecto:

Fig. 7.8 Aspecto da folha de cálculo com áreas de impressão definidas

No exemplo da fig. 7.8, foram seleccionados os blocos de células de A3:C7 e de E8:G9, aparecendo estes blocos de células delimitados com um tracejado (não visível na impressão). Tudo o mais que se encontre na folha de cálculo não será impresso, excepto se o utilizador o pretender incluir na área de impressão. Considere como exemplo o conteúdo da célula B10 da figura anterior.

198

Configuração da página Caso pretenda incluir essa célula na área de impressão, deve seleccioná-la, clicar no botão Área de Impressão e seleccionar o comando Adicionar à área de impressão.

Fig. 7.9 Separador Esquema de Página, comando Área de impressão, opção Adicionar à área de impressão

Quando não pretender que exista esta limitação na impressão dos dados da folha de cálculo, pode aceder ao botão Área de Impressão e escolher o comando Limpar área de impressão (ver fig. 7.9), sem que seja necessário seleccionar previamente as células que se encontram nesse momento definidas como área de impressão.

Quebras A utilização desta funcionalidade permite ao utilizador controlar em que parte da folha de cálculo deve ser forçada uma quebra de página, quando pretende, por exemplo, que duas tabelas que se encontram na mesma página sejam impressas em páginas diferentes. Através deste botão, também pode reverter a inserção das quebras de página e caso já tenha retirado algumas, pode Repor todas as quebras de página.

Fig. 7.10 Separador Esquema de Página, comando Quebras

199

Excel 2007 Fundamental Fundo O Excel permite atribuir um fundo à folha de trabalho. Após clicar no botão Fundo Fundo da folha.

surge a caixa de diálogo

Nesta caixa de diálogo deve procurar a pasta onde se encontra a imagem que pretende aplicar no fundo da folha de cálculo activa. Clique sobre a imagem para a seleccionar, clique de seguida no botão Inserir.

Fig. 7.11 Caixa de diálogo Fundo da folha

200

Configuração da página Após inserir a imagem de fundo pretendida, a folha de cálculo apresenta o seguinte aspecto.

Fig. 7.12 Aspecto da folha de cálculo activa, após ter definido uma imagem de fundo

Nota: Imagem escolhida para o fundo da folha de cálculo, só é visível no ecrã, não fazendo portanto parte dos elementos a serem impressos. A partir do momento em que aplica um fundo à folha de cálculo, passa a ter no Friso, no local onde se encontrava o botão Fundo, o botão Eliminar fundo . Clique sobre esse botão para que o fundo seja retirado da folha de cálculo activa.

Títulos de impressão Ao clicar no botão Títulos de Impressão , tem acesso à caixa de diálogo Configurar página, com o separador Folha activo.

201

Excel 2007 Fundamental Nesta caixa de diálogo pode configurar os seguintes parâmetros:

Fig. 7.13 Caixa de diálogo Configurar página, separador Folha

• Área de impressão: permite definir qual ou quais os blocos de células que pretende imprimir. Para saber mais formas de definir a área de impressão, consulte na página 197, o tópico Área de Impressão; • Títulos de impressão: função utilizada para imprimir tabelas muito extensas, cujo conteúdo excede uma página de impressão. Se estas opções não forem configuradas, os nomes das colunas e/ou das linhas aparecem apenas na primeira página impressa, sendo que as restantes exibem apenas a tabela sem os cabeçalhos identificadores do conteúdo de cada coluna/ linha, tornando a sua leitura difícil e obrigando a uma constante consulta à primeira página da impressão:

202

Configuração da página • Linhas a repetir no início: no caso da tabela estar preenchida na vertical, ou seja, os nomes dos campos encontram-se numa única linha, sendo os dados preenchidos nas linhas abaixo, deve seleccionar as células que contêm os nomes de campos, com a ajuda do botão indicado na fig. 7.14.

Fig. 7.14 Área do separador Folha onde deve especificar as linhas a serem repetidas

Após clicar no botão referido, este oculta a caixa de diálogo para permitir que seleccione a linha que contém os dados a serem repetidos no início de cada página impressa, clique no número que representa a linha com os cabeçalhos.

Fig. 7.15 Selecção da linha de cabeçalhos a ser repetida

Enquanto executa esta operação, pode ver que a caixa Configurar página - Linhas a repetir no início, mostra a selecção de linha efectuada (repare que surge o endereço $3:$3 que indica que apenas uma linha está seleccionada).

203

Excel 2007 Fundamental Quando a linha a repetir no início está configurada, clique no botão que se encontra do lado direito dessa caixa para regressar à caixa de diálogo Configurar página;

• Colunas a repetir à esquerda: caso a tabela esteja preenchida na horizontal, em que os nomes dos campos se encontram numa única coluna, sendo os dados preenchidos nas colunas ao lado, deve seleccionar a coluna que contém os nomes de campos, com a ajuda do botão mostrado na fig. 7.16.

Fig. 7.16 Área do separador Folha onde deve especificar as colunas a serem repetidas

Após clicar no botão indicado que, tal como na opção anterior, oculta a caixa de diálogo, pode seleccionar a coluna que contém os dados a serem repetidos à esquerda de cada página impressa, clique sobre a letra que identifica a primeira coluna.

Fig. 7.17 Selecção da coluna que contém os cabeçalhos

204

Configuração da página Enquanto executa esta operação, constate que a caixa Configurar página - Colunas a repetir à esquerda exibe a selecção da coluna efectuada (repare que surge o endereço $B:$B que indica que apenas essa coluna está seleccionada). Quando a coluna a repetir à esquerda está configurada, clique no botão que se encontra do lado direito dessa caixa para regressar à caixa de diálogo Configurar página.

• Impressão: nesta área pode efectuar configurações de impressão relativas apenas à folha de cálculo que se encontra activa: • Linhas de grelha: activa/desactiva a impressão das linhas de grelha da folha de cálculo (repare que as linhas de grelha da folha de cálculo servem apenas para orientar o utilizador na introdução de dados, não servem para desenhar limites de tabela, sendo este um tema abordado no capítulo 6). Esta opção também está disponível através do Friso, separador Esquema de Página, grupo Opções de Folha;

Fig. 7.18 Opção para imprimir as linhas de grelha da folha de cálculo

• A preto e branco: estando esta opção activa, o Excel ignora qualquer cor aplicada nos conteúdos das células, imprimindo tudo a preto e branco; • Qualidade de rascunho: com a opção seleccionada, a folha de cálculo é impressa de forma mais rápida mas com menor qualidade;

205

Excel 2007 Fundamental • Cabeçalhos de linha e de coluna: esta opção permite que sejam impressos, além dos dados da folha de cálculo, todos os cabeçalhos de linha e de coluna da folha de cálculo;

Fig. 7.19 Pré-visualização da impressão de uma folha de cálculo, incluindo os cabeçalhos de linha e de coluna

• Comentários: caso existam comentários nas células da folha de cálculo, o utilizador pode pretender mostrá-los na impressão. Para tal, da caixa de lista pendente da área Comentários, escolha entre as opções No fim da folha de cálculo ou Conforme apresentado na folha, consoante os pretenda visualizar todos no final da página de impressão como se fossem notas de rodapé, ou visualizá-los nos locais exactos da sua inserção;

Fig. 7.20 Caixa de lista pendente Comentários, da caixa de diálogo Configurar página

206

Configuração da página • Erros de células como: através desta opção, as células que contenham erros de cálculo ou de introdução de dados, são impressas como apresentadas na folha de cálculo ou em qualquer uma das opções que o utilizador seleccione da lista pendente Erros de células como;

Fig. 7.21 Caixa de lista pendente Erros de células como, da caixa de diálogo Configurar página

• Ordem de impressão das páginas: quando o conteúdo da folha de cálculo excede, na impressão, uma página no papel, o utilizador pode, desta forma, dar indicação ao Excel qual a ordem de impressão que deve ser tomada aquando da impressão.

Fig. 7.22 Caixa de diálogo Configurar página, opções de Ordem de impressão das páginas

Após a definição dos parâmetros constantes desta caixa de diálogo, o utilizador deve clicar no botão OK para que as alterações fiquem efectivas.

207

Excel 2007 Fundamental

Pré-visualização da impressão Antes de proceder à impressão da folha de cálculo, o utilizador pode efectuar uma antevisão da impressão, que consiste em visualizar qual será o aspecto da folha de cálculo quando for impressa.

Pré-visualizar a impressão da folha de cálculo Para efectuar a antevisão da impressão, o utilizador pode aceder ao Botão do Office, comando Imprimir e escolher o subcomando Pré-visualizar.

Fig. 7.23 Botão do Office, comando Imprimir, subcomando Prévisualizar

208

Pré-visualização da impressão Outra forma de efectuar a pré-visualização da folha de cálculo é na caixa de diálogo Configurar página, acessível através de qualquer comando de personalização do grupo Configurar Página do separador Esquema de Página, como pode ver pela fig. 7.13 da página 202.

Fig. 7.24 Pré-visualização da folha de cálculo e botão para fechar a mesma

Para sair do modo de pré-visualização, clique no botão Fechar a Pré-visualização que pode facilmente identificar na fig. 7.24.

209

Excel 2007 Fundamental

Impressão Após efectuar a configuração da folha de cálculo e de prévisualizar o aspecto final da folha de cálculo, é chegada a altura de imprimir o trabalho.

Impressão predefinida Quando pretende obter uma impressão da folha de cálculo activa na janela do Excel 2007, opte pelo envio directo do livro para a impressora. A forma mais rápida é efectuar um clique no Botão do Office e de entre as opções do comando Imprimir escolher Impressão Rápida.

Fig. 7.25 Botão do Office, comando Imprimir, subcomando Impressão Rápida

O processo de impressão é iniciado de imediato, sem que o utilizador efectue qualquer escolha sobre a forma como a folha de cálculo será impressa.

210

Impressão Impressão personalizada Para que possa escolher alguns dos parâmetros de impressão da folha de cálculo, aceda ao Botão do Office e escolha a opção Imprimir.

Fig. 7.26 Comando Imprimir, a partir do Botão do Office, comando Imprimir

Através deste comando o utilizador tem acesso à caixa de diálogo Imprimir. É nesta caixa que pode configurar todos os aspectos relacionados com a impressão da folha de cálculo, desde o número de páginas, a impressora a utilizar, entre outros.

211

Excel 2007 Fundamental Na figura seguinte pode verificar todos os parâmetros de configuração da caixa de diálogo Imprimir, que se explicam de seguida:

Fig. 7.27 Caixa de diálogo Imprimir

• Impressora: nesta área pode, através da caixa de lista pendente Nome, escolher qual a impressora para a qual pretende enviar o trabalho a ser impresso, assim como visualizar qual o estado da mesma. O botão Propriedades, permite aceder às propriedades da impressora seleccionada e não será alvo de grandes explicações, visto as impressoras terem especificações diferentes, podendo apresentar diferentes áreas de configuração. São, no entanto, pontos comuns a escolha da qualidade da impressão, o formato, a origem do papel, a orientação, etc.; • Intervalo de impressão: através desta opção, o utilizador pode escolher o que realmente pretende imprimir da folha de cálculo, podendo indicar a página inicial e final da impressão, inserindo o número das páginas, ou mantendo seleccionada a opção Tudo para imprimir todas as páginas da folha de cálculo; 212

Impressão • Imprimir: secção onde se definem os dados a imprimir: • Selecção: caso pretenda imprimir apenas um determinado conjunto de dados, estes podem ser seleccionados previamente na folha de cálculo e apenas esses serão impressos; • Folhas activas: se estiverem seleccionadas duas ou mais folhas de cálculo, é possível através desta opção, enviá-las em simultâneo para a impressora, sem ter de repetir a operação de imprimir para cada uma das folhas de cálculo; • Livro inteiro: não necessita seleccionar nenhum elemento em especial (células, tabelas, gráficos, folhas, etc.), através desta opção é impresso todo o livro de trabalho; • Tabela: de todo o conteúdo da folha de cálculo, o Excel apenas imprime as tabelas que esta contenha; • Ignorar áreas de impressão: mesmo que o livro tenha definidas áreas de impressão, estas serão ignoradas, passando o Excel apenas a efectuar a impressão de acordo com as especificações indicadas nesta caixa de diálogo; • Cópias: permite definir o número de cópias a imprimir das páginas definidas. A opção Agrupar, permite controlar a impressão de várias cópias de um conjunto de páginas de forma sequencial, ou seja, será impressa uma cópia de um conjunto de páginas antes de iniciar a impressão do próximo conjunto, ou serão impressas todas as cópias da primeira página antes de passar à impressão de todas as cópias da segunda página e assim sucessivamente. Por exemplo, se pretende imprimir duas cópias de uma folha de cálculo que tenha conteúdo para três páginas de impressão e não as pretende distribuir ao mesmo tempo, não deve seleccionar a opção Agrupar, o que faz com que o Excel imprima as duas cópias da primeira página, seguidas das duas cópias da segunda página e assim progressivamente.

213

Excel 2007 Fundamental Caso as páginas sejam para distribuir juntas (agrafadas ou encadernadas, por exemplo), seleccione a opção Agrupar, através da qual o Excel imprime a primeira cópia das três páginas, só depois imprime a segunda cópia e assim continuamente. A vantagem da utilização desta opção, prende-se com o facto de, ao agrupar as cópias, não ter mais tarde de separar as folhas impressas e ordená-las da forma como as pretende distribuir.

Fig. 7.28 Estados da opção Agrupar

Dentro da caixa de diálogo Imprimir, o utilizador tem, uma vez mais, a possibilidade de efectuar a antevisão da impressão, ao clicar no botão Pré-visualizar. Depois de todas as configurações feitas, clique no botão OK para iniciar a impressão.

214

Propriedades do livro

Propriedades do livro Quando um livro de trabalho de Excel é criado, pode servir duas vertentes: serve apenas para controlo e consulta do utilizador no seu computador ou para ser distribuído a outros utilizadores. No segundo caso, é de todo conveniente que se identifique, de forma clara, quem é o autor desse livro, assim como outras informações importantes para documentos que circulam, principalmente, através de correio electrónico. Para que o autor do livro o possa identificar como sendo seu ou de sua autoria, deve preencher as propriedades. Deve aceder ao Botão do Office e do comando Preparar escolher a opção Propriedades.

Fig. 7.29 Botão do Office, comando Preparar, subcomando Propriedades

215

Excel 2007 Fundamental Ao aceder a esta opção, surge na área acima da folha de cálculo a barra de Propriedades do Documento. Nesta barra deve preencher o nome no campo Autor, assim como indicar o Título e o Assunto da folha de cálculo. Pode também indicar algumas Palavras-chave que auxiliam na procura do documento, a Categoria, o Estado do mesmo (onde pode digitar algo como "Rascunho", "Finalizado", etc.) e incluir alguns Comentários.

Fig. 7.30 Área de definição das Propriedades do Documento

Dispõe, ainda, do botão Propriedades do Documento, que permite o acesso à opção Propriedades Avançadas.

216

Propriedades do livro Na caixa de diálogo Propriedades de livro.xlsx, pode consultar as propriedades já definidas, mas também alguns dados estatísticos sobre o número de revisões, a data e a hora da criação do documento, etc.

Fig. 7.31 Caixa de diálogo Propriedades

217

Excel 2007 Fundamental

Exercício 5 Seleccione a opção correcta de cada uma das questões. 1. Na caixa de diálogo Configurar Página, separador Folha, qual a função da opção Cabeçalhos de linha e coluna? a) Escolher a linha a ser repetida no início da página. b) Incluir na impressão os cabeçalhos de linha e de coluna. c) Escolher a coluna a ser repetida à esquerda de cada página. d) Nenhuma das respostas está correcta. 2.

Qual dos seguintes subcomandos NÃO faz parte do comando Imprimir do Botão do Office? a) Impressão Rápida. b) Fax da Internet. c) Imprimir. d) Pré-visualizar.

Qual a função do botão

a) Coloca uma imagem de fundo no livro. b) Coloca uma imagem de fundo na folha de cálculo. c) Coloca uma imagem de fundo nas folhas de cálculo seleccionadas. d) Todas as respostas estão correctas.

218

Exercício 5 4.

Se a tabela a imprimir for extensa e pretender visualizar os cabeçalhos das colunas, deve escolher a opção Linhas a imprimir no início. Esta afirmação é: a) Verdadeira. b) Falsa.

5. Na caixa de diálogo Configurar página, separador Página, qual a função da opção Ajustar: a) Permite alterar automaticamente a altura das linhas e a largura das colunas. b) Permite alterar a escala do conteúdo da folha de cálculo para que mais dados sejam incluídos na impressão. c) Abre a caixa de diálogo para alterar a altura e a largura. d) Nenhuma das respostas está correcta. 6.

Para que uma tabela possa ser impressa ao centro de uma página, deve: a) Escolher as opções Vertical e Horizontal da caixa de diálogo Configurar página, separador Página. b) Inserir linhas e colunas na folha de cálculo por forma a empurrar a tabela com os dados na direcção pretendida. c) Escolher as opções Verticalmente e Horizontalmente da caixa de diálogo Configurar página: Margens. d) Nenhuma das respostas está correcta.

219

capítulo 8 Gráficos

Gráficos

Gráficos Um gráfico é a representação visual de um conjunto de dados. A utilização de gráficos no Excel possibilita a apresentação dos dados de uma forma agradável e explícita, de modo a permitir efectuar comparações, análises, etc. O Excel 2007 disponibiliza dezenas de gráficos, distribuídos em onze categorias, para que possa escolher o mais adequado, de acordo com o número de eixos necessários ou outros pormenores. Nem todos os gráficos permitem representar determinados conjuntos de dados.

Componentes de um gráfico Antes da criação de um gráfico, é conveniente conhecer os seus componentes, para que possa proceder correctamente à sua formatação, alteração, etc. O gráfico representado na fig. 8.1 servirá de guia para a explicação individual de cada elemento básico de um gráfico, existem, contudo, elementos que não se encontram especificados, mas que serão explicados.

223

Excel 2007 Fundamental Os componentes mais importantes de um gráfico são destacados e devidamente identificados na figura seguinte: Séries de dados

Título do gráfico

Área Área do de desenho gráfico

Linhas de grelha

Título do eixo Y

Legenda

Tabela de dados

Título do eixo Y

Fig. 8.1 Componentes elementares de um gráfico

224

Componente

Função

Área do gráfico

Área que delimita a zona onde os dados são representados

Título do eixo Y

Título que identifica os dados representados no eixo vertical

Título do eixo X

Título que identifica os dados representados no eixo horizontal

Série de dados

Valor associado a uma categoria

Área de desenho

Toda a área que delimita o gráfico

Título do gráfico

Título que identifica o que o gráfico representa

Componentes de um gráfico Componente

Função

Linhas de grelha

Linhas auxiliares que ajudam na leitura dos dados do gráfico

Área do gráfico

Toda a área que inclui a área de desenho e a zona de títulos dos eixos

Legenda

Elemento visual que facilita a leitura do gráfico, com uma rápida identificação das séries de dados

Criar um gráfico Para proceder à criação de um gráfico é necessário que existam valores na folha de cálculo, que façam parte de uma tabela ou conjunto de dados a representar. É a partir desses dados que o gráfico é criado e essa relação perdurará, já que, sempre que os dados nessas células forem alterados, o gráfico reflectirá essas mesmas alterações, mantendo-se sempre actualizado com as últimas informações. Para criar um gráfico efectue os seguintes passos: • Posicione o cursor sobre a tabela ou seleccione os dados que pretende representar no gráfico;

Fig. 8.2 Selecção de um conjunto de células

225

Excel 2007 Fundamental • No Friso, aceda ao separador Inserir, grupo Gráficos e escolha o tipo de gráfico que pretende criar (para o exemplo seguinte será criado um gráfico do tipo Coluna). Clique no botão Coluna;

Fig. 8.3 Grupo Gráficos do separador Inserir

• Ao clicar no botão Coluna, o Excel exibe uma lista pendente com uma galeria de miniaturas, que representa todas as categorias para o tipo de gráfico escolhido.

226

Componentes de um gráfico Ao criar um gráfico do tipo Coluna, pode optar entre as categorias Coluna 2D, Coluna 3D, Cilindro, Cone e Pirâmide. Cada uma destas categorias exibe grupos de estilos. Para a criação do gráfico, neste exemplo, foi escolhido o estilo Colunas Agrupadas da categoria Coluna 2D; • Assim que clicar sobre a miniatura do tipo de gráfico pretendido, é criado um gráfico, na mesma folha de cálculo onde se encontra a tabela que o gráfico está a representar.

Fig. 8.4 Gráfico inserido na folha de cálculo

Nota: Pode rapidamente criar um gráfico posicionando o cursor sobre os dados da tabela a representar e premir a tecla [F11]. O Excel cria um gráfico de estilo Colunas Agrupadas, utilizando os dados da tabela onde se encontra o cursor. Este gráfico é criado numa nova folha do livro e exibe apenas os elementos essenciais: as séries, linhas de grelha, legenda, valor (eixo y) e categoria (eixo x).

227

Excel 2007 Fundamental Tipos de gráficos A escolha do tipo de gráfico a utilizar, depende muito da natureza dos dados e do tipo de informação a representar. Gráficos de colunas ou barras Os gráficos de colunas, quer sejam 2D ou 3D, rectangulares, cilíndricos, em cone, de colunas verticais ou horizontais, são indicados para exibir ou comparar informação de várias séries de dados, como por exemplo, a comparação de vendas em vários meses (várias séries).

Gráfico de linhas Este tipo de gráfico é especialmente útil para destacar a evolução de resultados ao longo de uma cadeia temporal. Não são propriamente os valores que são postos em evidência, mas sim a sua tendência crescente ou decrescente.

228

Componentes de um gráfico Gráfico circular e em anel Os gráficos circulares (tal como os gráficos em anel) são utilizados quando o conjunto de valores formam um todo e cada uma das categorias é única. Este tipo de gráfico permite destacar o contributo de cada parte para o todo, sendo o ideal para colocar em evidência valores percentuais em relação à totalidade dos dados.

Gráfico de área Os gráficos de área, à seme- lhança dos gráficos de linhas, representam a tendência crescente ou decrescente de valores, exibindo a dinâmica desses mesmos valores.

229

Excel 2007 Fundamental Gráfico XY (dispersão) Este tipo de gráfico é utilizado para salientar uma correlação entre duas séries de dados. Neste tipo de gráficos pode incluir-se uma recta de regressão, que auxilia a relacionar os dados assim como prever resultados.

Gráfico de cotações Como o próprio nome indica, os gráficos de cotações são utilizados para ilustrar flutuações dos valores das acções, podendo também ser utilizados para registar dados científicos, tal como a variação da temperatura ou da humidade ao longo de um dia ou um ano. Para criar este tipo de gráfico os dados terão de se encontrar organizados na tabela de origem pela ordem exacta pedida por cada subtipo de gráfico específico.

230

Componentes de um gráfico Gráfico de superfície Este tipo de gráfico é o indicado para encontrar a combinação perfeita entre dois conjuntos de dados. Tal como num mapa topográfico, as cores e padrões da superfície do gráfico, vão marcando áreas com o mesmo intervalo de valores.

Gráfico de bolhas Os gráficos de bolhas são semelhantes aos gráficos de dispersão, mas a comparação é feita com base em conjuntos de três valores em vez de dois. O terceiro valor determina o tamanho da bolha.

231

Excel 2007 Fundamental Gráfico de radar Os gráficos de radar comparam os valores agregados de um conjunto de séries de dados. Com ou sem marcadores para pontos de dados individuais, este tipo de gráfico mostra a alteração dos valores em torno de um ponto central. Quando é criado um gráfico de radar preenchido, a área coberta por uma série de dados é preenchida com uma cor.

Mover e dimensionar um gráfico Logo a seguir à inserção do gráfico na folha de cálculo e como ainda se encontra seleccionado, pode facilmente movê-lo ou redimensioná-lo como achar mais conveniente à apresentação dos dados. Quando um gráfico está seleccionado, surge no Friso um novo conjunto de separadores específicos, designados de Separadores contextuais. Quando insere um gráfico, os separadores contextuais que aparecem são referentes a Ferramentas de Gráficos. Servem para modificar a Estrutura, o Esquema e Formatar.

Fig. 8.5 Separadores contextuais de Ferramentas de Gráficos

232

Componentes de um gráfico Quando o gráfico está seleccionado, pode ser redimensionado ou movido das seguintes formas: • Para redimensionar: posicione o ponteiro do rato em qualquer uma das alças de selecção. Quando o ponteiro assumir a forma de uma seta de duas pontas, mantenha pressionado o botão esquerdo do rato e arraste na direcção pretendida, até que o gráfico tenha as dimensões desejadas;

Fig. 8.6 Aspecto do ponteiro do rato sobre a alça de selecção

• Para mover: posicione o ponteiro do rato em qualquer área dentro do gráfico, mantenha pressionado o botão esquerdo do rato e arraste o gráfico para a nova localização. Quando o gráfico apresentar as dimensões adequadas, clique em qualquer célula da folha de cálculo, fora do gráfico. Desta forma, o gráfico deixa de estar seleccionado e as alças de selecção desaparecem, assim como os separadores contextuais. Para voltar a seleccionar o gráfico, clique no gráfico, o que fará com que as alças de selecção e os separadores contextuais apareçam novamente.

233

Excel 2007 Fundamental Mover um gráfico flutuante para uma folha de gráfico O Excel insere todos os novos gráficos na mesma folha de cálculo onde se encontram os dados que lhe deram origem, à excepção dos gráficos criados através da tecla [F11]. No entanto, o gráfico será mais fácil de personalizar, se for movido para uma folha de gráfico, onde só o gráfico estará visível. Para mover um gráfico inserido numa folha de cálculo para uma nova folha, efectue os seguintes passos: • Seleccione o gráfico para que apareçam os separadores contextuais; • Do separador contextual Estrutura, clique no botão Mover Gráfico; • Surge a caixa de diálogo Mover Gráfico. Seleccione a opção Nova folha;

Fig. 8.7 Caixa de diálogo Mover Gráfico

• Na caixa de texto em frente da opção que seleccionou, digite o nome que pretende atribuir à nova folha que será criada;

234

Componentes de um gráfico • Clique no botão OK para fechar a caixa de diálogo. A nova folha com o gráfico é criada à esquerda da folha onde se encontram os dados de origem. Nota: Após proceder à formatação do gráfico, pode, se assim o desejar, reposicionar o gráfico na folha que contém a tabela de dados de origem. Para isso, clique no botão Mover Gráfico e seleccione a opção Objecto em, escolhendo a folha de cálculo pretendida, a partir da lista pendente.

Personalização do gráfico através do separador Estrutura Pode utilizar os botões do separador Estrutura para efectuar vários tipos de alterações ao gráfico. No separador Estrutura, encontra os seguintes grupos: • Tipo

• Alterar Tipo de Gráfico: abre a caixa de diálogo que permite alterar o tipo de gráfico actual por um outro exibido na galeria. Nesta caixa de diálogo pode escolher, do lado esquerdo, a categoria de gráfico a ser aplicado e do lado direito a respectiva subcategoria,

235

Excel 2007 Fundamental

Fig. 8.8 Caixa de diálogo Alterar Tipo de Gráfico

Após clicar no botão OK o gráfico é alterado para o novo formato; • Guardar Como Modelo: abre a caixa de diálogo Guardar Modelo de Gráfico para que um gráfico formatado, cujo aspecto final não coincida com um existente na galeria, possa ser guardado como modelo a aplicar em gráficos futuros. A caixa de diálogo surge configurada para guardar o novo modelo na pasta Charts (gráficos); digite então o nome a atribuir ao modelo e clique no botão Guardar. • Dados

• Mudar Linha/Coluna: permite inverter a ordem dos eixos. Os dados que se encontram representados sobre o eixo X passam para o eixo Y e vice-versa;

236

Componentes de um gráfico • Seleccionar Dados: abre a caixa de diálogo Seleccionar Origem de Dados e possibilita a edição do intervalo de dados que dá origem ao gráfico, assim como permite Alternar Linha/Coluna que corresponde ao botão Mudar Linha/Coluna.

Fig. 8.9 Caixa de diálogo Seleccionar Origem de Dados

• Esquemas de Gráficos

Fig. 8.10 Botão Mais, existente em várias caixas de listagem

Permite alterar o esquema global do gráfico (posição da legenda, inclusão da tabela de dados, adicionar rótulos, etc.). Alguns esquemas são mostrados na caixa de listagem, mas se preferir visualizá-los todos, pode clicar no botão Mais (ver fig. 8.10). Seleccione o esquema pretendido e este é de imediato aplicado ao gráfico e a caixa de listagem regressa ao formato inicial.

237

Excel 2007 Fundamental • Estilos de Gráficos

Permite aplicar diversos estilos diferentes ao gráfico seleccionado, no que respeita à utilização de cores. À semelhança dos Esquemas de Gráficos, pode também clicar no botão Mais para visualizar mais estilos. • Localização

Para obter mais informações sobre a função deste botão consulte a página 234.

238

Componentes de um gráfico Separador Esquema Os botões deste separador permitem efectuar formatações em áreas específicas do gráfico, tais como: • Reposicionar elementos do gráfico incluindo legendas, eixos X e Y, assim como os rótulos dos dados e a tabela de dados; • Adicionar, remover e reposicionar títulos; • Modificar a apresentação do fundo dos gráficos. Para efectuar alterações a um elemento específico, deve clicar sobre esse elemento no gráfico ou seleccioná-lo a partir da caixa de lista pendente Elementos do Gráfico, do grupo Selecção Actual, do separador Esquema. Após seleccionar o elemento pretendido, clique nos botões do separador para efectuar as alterações pretendidas. No separador Esquema encontra os seguintes grupos: • Selecção Actual

Fig. 8.11 Grupo Selecção Actual

• Elementos do Gráfico: permite escolher a área do gráfico a seleccionar (no exemplo da figura anterior está seleccionada a Área do Gráfico); • Formatar Selecção: abre uma caixa de diálogo com opções específicas de formatação para a área seleccionada; • Repor para Corresponder Estilo: permite retirar todas as formatações feitas ao elemento seleccionado, retomando a formatação própria do estilo inicial;

239

Excel 2007 Fundamental • Inserir

• Imagem: abre a caixa de diálogo Inserir Imagem, que permite inserir uma imagem alojada em qualquer pasta do computador; • Formas: abre uma lista pendente, onde pode seleccionar a forma automática a inserir. Estas formas automáticas apresentam-se divididas em categorias: Linhas, Rectângulos, Formas elementares, Setas largas, Formas de equação, Fluxograma, Estrelas e Faixas e Chamadas; • Caixa de Texto: permite a criação de uma caixa de texto sobre o gráfico, de forma a poder escrever algum comentário que auxilie na leitura dos valores;

Fig. 8.12 Exemplo da inclusão de uma caixa de texto no gráfico

240

Componentes de um gráfico • Rótulos

• Título do Gráfico: através deste botão pode acrescentar um título ao gráfico, optando pela opção Título Sobreposto Centrado ou Acima do Gráfico. Por outro lado, se o que pretende é eliminar o título, deve optar pela opção Nenhum. Através do comando Mais Opções de Título, acede à caixa de diálogo Formatar Título do Gráfico, que possibilita a formatação ao nível de preenchimentos, linhas, sombras, formato 3D, etc.;

Fig. 8.13 Opções para o título do gráfico

• Títulos dos Eixos: para que a leitura de um gráfico seja simplificada, pode adicionar títulos aos eixos de dados. Dispõe das opções Título do Eixo Horizontal Principal (eixo X) e Título do Eixo Vertical Principal (eixo Y).

Dentro destas opções encontra outras que lhe permitem escolher a localização do titulo no eixo horizontal e a orientação no eixo vertical, além de poder aceder à caixa de diálogo Formatar Título do Eixo para efectuar alterações de alinhamentos, cores, sombra, etc.

241

Excel 2007 Fundamental Nota: Para alterar um título, seja do gráfico ou de um eixo, seleccione esse elemento no gráfico ou através da lista pendente Elementos do Gráfico do grupo Selecção Actual. Seleccione o título que o Excel atribui por defeito e digite o nome que pretende atribuir ao gráfico ou aos eixos; • Legenda: através do botão Legenda pode escolher a posição onde será visível a legenda da tabela, ou mesmo escolher a opção Nenhuma que fará com que o gráfico deixe de apresentar a respectiva legenda; • Rótulos de Dados: exibem os valores provenientes da tabela e que estão representados no gráfico. Além de poder optar por exibi-los, pode ainda escolher qual a sua posição;

Fig. 8.14 Opções de posição dos rótulos de dados

242

Componentes de um gráfico • Tabela de Dados: em vez dos rótulos de dados, pode utilizar esta opção, que cria uma tabela de dados, que o Excel anexa à parte inferior do gráfico. Pode optar por mostrar a tabela de dados com as marcas da legenda, para facilitar a leitura do conjunto;

Fig. 8.15 Opções disponíveis relativos à Tabela de Dados

• Eixos

• Eixos: permite que altere a ordem dos eixos, pode visualizar o eixo horizontal da direita para a esquerda, em que os valores de leitura do gráfico aparecem à direita, ou mostrar o eixo vertical em diferentes unidades (centenas, milhares, milhões, milhares de milhões, biliões, etc.); • Linhas de Grelha: permite que, além de serem apresentadas as linhas de grelha principais, se escolham linhas de grelha secundárias, que auxiliam a ler o nível de uma série de dados, tanto para o eixo X como para o eixo Y;

243

Excel 2007 Fundamental • Fundo

• Área de Desenho: esta opção só aparece activa quando selecciona gráficos 2D. Permite mostrar ou ocultar o preenchimento da área de desenho, assim como escolher mais opções para a área de desenho do gráfico. As opções que se seguem, só estão activas quando selecciona um gráfico 3D: • Plano Lateral do Gráfico: permite atribuir uma cor de preenchimento, textura ou imagem, às paredes laterais do gráfico; Planos laterais

Fig. 8.16 Indicação dos planos laterais do gráfico

244

Componentes de um gráfico • Plano de Base do Gráfico: permite atribuir uma cor de preenchimento, textura ou imagem, ao plano de base do gráfico;

Plano de base Fig. 8.17 Indicação do plano de base do gráfico

• Rotação 3D: permite rodar o gráfico 3D, alterando o foco de visualização do mesmo. Nota: Para rapidamente formatar um gráfico, pode clicar com o botão direito do rato sobre qualquer elemento do mesmo. O menu de contexto que aparece, exibe o comando indicado para formatar esse elemento específico, através de uma caixa de diálogo. Esta caixa de diálogo pode ser acedida através da combinação de teclas [Ctrl]+[1].

Separador Formatar Este separador contém comandos que permitem formatar determinados elementos do gráfico. Deve sempre começar por seleccionar o elemento que pretende formatar.

245

Excel 2007 Fundamental Quando são adicionados títulos ao gráfico, estes surgem formatados com o tipo de letra Calibri (corpo), tamanho 18 para o título do gráfico e tamanho 10 para os títulos dos eixos. Para alterar estas formatações, deve aceder ao separador Base, grupo Tipo de Letra (ver capítulo sobre a formatação). Para efectuar outras alterações aos títulos do gráfico, deve utilizar os botões deste separador: • Estilos de Formas

• Estilo Visual: permite seleccionar um estilo a aplicar à área do gráfico seleccionada. Os estilos diferem na cor do preenchimento, espessura e cor do limite, etc.; • Preenchimento da Forma: através desta opção pode escolher a cor a aplicar ao interior da forma ou fazê-lo com uma imagem, gradação de cor ou textura;

246

Componentes de um gráfico • Contorno da Forma: permite escolher, para o elemento seleccionado, a cor da linha de contorno, assim como definir qual a espessura da linha, o tipo de linha e o formato para as setas;

• Efeitos de Forma: permite atribuir ao elemento seleccionado um determinado formato, que se pode traduzir por uma sombra, brilho, contornos suaves, biselados e efeitos de rotação 3D.

247

Excel 2007 Fundamental Cada uma das opções apresentadas exibem subopções, para que possa escolher uma variada gama de efeitos a aplicar à forma do elemento que se encontra a formatar. Como exemplo, apresentam-se as subopções apresentadas a partir da opção Bisel, que permite atribuir vários efeitos biselados às formas formatadas.

Fig. 8.18 Exemplo dos efeitos biselados

• Estilos do WordArt

• Estilos Rápidos: permite formatar os elementos de texto com formatos atractivos;

248

Componentes de um gráfico • Preenchimento do Texto: permite escolher cor, imagem, gradação de cor e textura para aplicar ao preenchimento da letra (interior); • Destaque do Texto: permite escolher, para além da cor, o tipo de linha e a espessura a aplicar aos limites da letra (exterior); • Efeitos de Texto: permite adicionar efeitos especiais ao texto, tais como Sombra, Reflexo e Brilho. Na figura mostram-se as opções do efeito Reflexo;

• Tamanho Através deste grupo pode alterar a altura e largura do gráfico.

249

Excel 2007 Fundamental

Exercício 6 Seleccione a opção correcta de cada uma das questões. 1.

O que são as linhas de grelha de um gráfico? a) As linhas de grelha fazem parte da folha de cálculo. b) São as linhas que dividem os valores que o gráfico representa. c) São linhas auxiliares que ajudam à leitura dos dados representados num gráfico. d) Os gráficos não têm linhas de grelha.

Para criar um gráfico, é obrigatório que seleccione toda a tabela? a) Não, excepto se a pretender representar na íntegra no gráfico. b) Sim, é obrigatório seleccionar toda a tabela. c) Deve seleccionar apenas os dados a representar. d) Não é obrigatório seleccionar toda a tabela, é suficiente que seleccione qualquer célula da mesma.

Um gráfico do tipo Anel é criado a partir do: a) Friso > separador Gráfico > botão Anel. b) Friso > separador Inserir > grupo Gráficos > botão Anel. c) Friso > separador Inserir > grupo Gráficos > botão Outros Gráficos. d) Não existe nenhum tipo de gráfico com este nome.

250

Exercício 6 4.

Quais os tipos de gráfico que existem no Excel 2007? a) Coluna, Linha, Circular, Barras, Área, Cotações, Superfície, Bolhas, Radar. b) Coluna, Linha, Circular, Barras, Área, XY (Dispersão), Cotações, Superfície, Anel, Bolhas, Radar. c) Coluna, Circular, Barras, Área, XY (Dispersão), Cotações, Superfície, Combinado. d) Coluna, Linha, Circular, Barras, Área, Superfície, Anel, Radar.

Quando um gráfico se encontra seleccionado, qual o nome dos separadores contextuais que surgem no Friso? a) Estrutura, Esquema, Estilos. b) Estrutura, Esquema, Formatar. c) Estrutura, Esquema, Eixos. d) Estrutura, Estilos, Formatar.

Qual a função da tecla [F11]? a) Selecciona o gráfico. b) Abre a caixa de diálogo Formatar Gráfico. c) Cria um gráfico numa nova folha de gráfico, baseado nos dados seleccionados. d) Nenhuma das respostas está correcta.

251

apĂŞndice A Separadores

Separadores

Separadores Os separadores que são objecto de estudo neste manual, encontram-se devidamente descritos nas páginas seguintes. Os separadores e grupos de comandos do Excel 2007 que não foram referidos neste manual, estão representados apenas graficamente. Quando os grupos apresentados possuem o Iniciador de caixa de diálogo , surge a caixa de diálogo referente ao grupo quando clica. Os botões que possuam uma seta para baixo indicam que o mesmo abre uma lista pendente que disponibiliza mais opções.

255

Excel 2007 Fundamental

Separador Base Grupo Área de Transferência

Botão

Nome

Função

Colar

Cola os dados copiados ou cortados para uma nova localização

Cortar

Corta os dados seleccionados e coloca-os na Área de transferência para serem colados

Copiar

Copia os dados seleccionados e coloca-os na Área de transferência para serem colados

Pincel de Formatação Copia a formatação das células que estão seleccionadas e aplica-as a um novo conjunto de células

256

Separador Base Grupo Tipo de Letra

Botão

Nome

Função

Tipo de Letra

Altera o tipo de letra das células seleccionadas

Tamanho do Tipo de Letra

Altera o tamanho do tipo de letra

Aumentar Tamanho do Tipo de Letra e Diminuir o Tamanho do Tipo de Letra

Aumenta ou diminui, respectivamente, o tamanho do tipo de letra

Negrito, Itálico e Sublinhado

Aplica estilos negrito, itálico e sublinhado

Limites

Escolhe limites a aplicar nas células que estiverem seleccionadas

Cor de Preenchimento

Coloca uma cor de preenchimento no fundo da célula seleccionada

Cor do Tipo de Letra Altera a cor do tipo de letra da célula seleccionada

257

Excel 2007 Fundamental Grupo Alinhamento

Botão

258

Nome

Função

Alinhamentos: Superior, ao Meio e Inferior

Alinha o conteúdo das células, relativamente à altura da linha

Alinhamentos: à Esquerda, ao Centro e à Direita

Alinha o conteúdo das células, relativamente à largura da coluna

Orientação

Altera a orientação do texto dentro da célula seleccionada

Diminuir Avanço e Aumentar Avanço

Diminui e aumenta o avanço do conteúdo das células

Moldar Texto

Molda o texto para uma segunda linha dentro da mesma célula

Unir e Centrar

Entre outras opções, permite fazer a união de várias células numa só

Separador Base Grupo Número

Botão

Nome

Função

Formato do Número

Formata a informação numérica consoante se trate de Moeda, Percentagem, Data e Hora, etc.

Formato do Número de Contabilidade

Selecciona formatos de contabilidade (€, £, etc.)

Estilo de Percentagem

Acrescenta o sinal de percentagem (%) ao valor da célula seleccionada

Estilo de Separador de Milhares

Acrescenta o ponto separador de milhares ao valor da célula seleccionada

Aumentar Casas Decimais e Diminuir Casas Decimais

Aumenta ou diminui, respectivamente, o número de casas decimais dos valores das células seleccionadas

259

Excel 2007 Fundamental Grupo Células

Botão

260

Nome

Função

Inserir

Insere células, linhas, colunas e novas folhas de cálculo ao livro activo

Eliminar

Elimina células, linhas, colunas e folhas de cálculo do livro activo

Formatar

Formata a altura da linha, a largura da coluna, oculta e mostra linhas, colunas e folhas, muda o nome da folha, move ou copia a folha, mudar a cor do separador da folha, entre outras operações

Separador Base Grupo Edição

Botão

Nome

Função

Soma

Selecciona uma função entre Soma, Média, Contar Números, Máximo, Mínimo e acede a outras funções

Preenchimento

Efectua o preenchimento de dados nas células, na direcção escolhida

Limpar

Limpa o conteúdo, formato ou os comentários das células

Ordenar e Filtrar Efectua a ordenação dos dados por ordem alfabética ou numérica, assim como filtra os dados de acordo com determinados critérios Localizar e Seleccionar

Localiza e substitui conteúdo de células e selecciona determinados elementos da folha de cálculo, tais como: fórmulas, comentários, constantes, etc.

Grupo Estilos Botões

Descrição Este grupo destina-se a trabalhar com tabelas, assim como aplicar formatações condicionais

261

Excel 2007 Fundamental

Separador Inserir Grupo Ilustrações

Botão

262

Nome

Função

Imagem

Insere imagens na folha de cálculo

ClipArt

Insere imagens do ClipArt na folha de cálculo

Formas

Insere formas na folha de cálculo

SmartArt

Insere diagramas e outros elementos

Separador Inserir Grupo Gráficos

Botão

Nome

Função

Coluna

Cria gráficos de coluna, nos estilos Coluna 2D, Coluna 3D, Cilindro, Cone e Pirâmide

Linha

Cria gráficos de Linha 2D e Linha 3D

Circular

Cria gráficos Circular 2D e Circular 3D

Barras

Cria gráficos de barras, nos estilos Barra 2D, Barra 3D, Cilindro, Cone e Pirâmide

Área

Cria gráficos de Área 2D e Área 3D

Dispersão

Cria gráficos de dispersão

Outros Gráficos

Cria gráficos de Cotações, Superfície, Anel, Bolhas e Radar

263

Excel 2007 Fundamental Grupos Tabelas, LIgações e Texto Grupo

Descrição Este grupo destina-se a trabalhar com tabelas

Este grupo tem apenas o botão Hiperligação e permite efectuar ligações a ficheiros ou páginas Web existentes, para correio electrónico, etc. Grupo vocacionado para trabalhar com texto

264

Separador Esquema de Página

Separador Esquema de Página Grupo Configurar Página

Botão

Nome

Função

Margens

Altera as margens da folha de cálculo

Orientação

Altera a orientação da folha de cálculo, entre Vertical e Horizontal

Tamanho

Configura a folha de cálculo para determinado tamanho de papel

Área de Impressão

Define uma determinada área para ser impressa

Quebras

Força quebras de página nas folhas de cálculo

265

Excel 2007 Fundamental Botão

Nome

Função

Fundo

Insere uma imagem de fundo à escolha na folha de cálculo seleccionada

Títulos de Impressão

Define as linhas a repetir no início ou as colunas a repetir à esquerda de cada folha impressa com os dados da folha de cálculo activa

Grupo Ajustar Tamanho

Botão

266

Nome

Função

Largura

Ajusta em largura a área seleccionada para ser impressa em determinado número de páginas

Altura

Ajusta em altura a área seleccionada para ser impressa em determinado número de páginas

Escala

Altera a escala de impressão das folhas de cálculo

Separador Esquema de Página Grupo Opções de Folha

Neste grupo pode configurar se as Linhas de Grelha e os Títulos serão visualizados no ecrã e na impressão. Grupo

Descrição Este grupo permite aplicar diferentes temas à folha de cálculo

Este grupo possibilita trabalhar com objectos inseridos na folha de cálculo

267

Excel 2007 Fundamental

Separador Fórmulas Grupo Biblioteca de Funções

Botão

Nome

Função

Inserir Função

Acede à caixa de diálogo para escolher a função pretendida

Soma Automática

Selecciona uma das seguintes funções: Soma, Média, Contar Números, Máximo, Mínimo e aceder a outras funções

Recentemente Utilizados

Acede às últimas funções utilizadas

Financeiras

Acede às funções de cálculo financeiro

Lógica

Acede às funções de lógica

Texto

Acede a funções de texto

Data e Hora

Acede a funções de manipulação de data e hora

Consulta e Referência Acede às funções de consulta e referência

268

Matemática e Trigonometria

Acede às funções matemáticas e de trigonometria

Mais Funções

Acede a mais funções de cálculo

Separador Fórmulas Grupo Nomes Definidos

Botão

Nome

Função

Gestor de Nomes

Cria, editar, eliminar e localizar todos os nomes utilizados no livro

Definir Nome

Atribui nomes às células para serem utilizadas em fórmulas

Utilizar na Fórmula

Escolhe um nome utilizado no livro e utilizá-lo numa fórmula

Criar a partir da Selecção

Cria nomes automaticamente a partir das células seleccionadas

Grupos Auditoria de Fórmulas, Cálculo e Soluções Grupo

Descrição Este grupo contém comandos para análise de fórmulas Grupo com opções de cálculo

Permite activar as opções de conversão de moeda

269

Excel 2007 Fundamental

Separador Dados Grupo Ordenar e Filtrar

Botão

270

Nome

Função

Ordenar de A a Z

Efectua a ordenação de dados de forma crescente

Ordenar de Z a A

Efectua a ordenação de dados de forma decrescente

Ordenar

Define parâmetros de ordenação dos dados

Separador Dados Grupos Obter Dados Externos, Ligações, Ferramentas de Dados e Destaques Grupo

Descrição Grupo com comandos para trabalhar com dados externos ao Excel

Grupo que permite estabelecer e fazer a manutenção das ligações da folha de cálculo Grupo com funcionalidades para tratamento dos dados

Grupo com opções de agrupamento de dados

271

Excel 2007 Fundamental

Separador Rever Grupo

Descrição Este grupo é composto por ferramentas de idioma

Este grupo destina-se a gerir comentários na folha de cálculo Este grupo contém comandos para gerir todas as permissões de trabalho colaborativo da folha de cálculo

272

Separador Ver

Separador Ver Grupo Vistas de Livro

Botão

Nome

Função

Vista Normal

Visualiza a folha de cálculo em vista normal

Vista de Esquema de Página

Visualiza a folha de cálculo em vista de esquema de página, exibindo as margens, cabeçalhos e rodapés, etc.

Pré-visualização de Quebras de Página

Pré-visualiza as quebras de página da folha de cálculo

Vistas Personalizadas

Escolhe uma das vistas personalizadas

Vista de Ecrã Inteiro

Oculta os separadores e outros elementos para visualizar apenas a folha de cálculo em ecrã inteiro

273

Excel 2007 Fundamental Grupo Mostrar/Ocultar

Permite escolher os elementos que pretende visualizar na folha de cálculo.

Grupo Zoom

Botão

274

Nome

Função

Zoom

Escolhe a percentagem de ampliação ou redução da visualização da folha de cálculo

100%

Visualiza de imediato a folha de cálculo a 100%

Zoom para Selecção

Ajusta a ampliação das células seleccionadas à largura da janela do Excel

Separador Ver Grupo Janela

Botão

Nome

Função

Nova Janela

Abre uma nova janela do mesmo livro de trabalho

Dispor Todas

Controla a disposição das janelas abertas

Fixar Painéis

Bloquea a folha de cálculo em determinadas células

Dividir

Divide a folha de cálculo em quatro áreas independentes

Ocultar Janela

Esconde a janela do livro de trabalho activo

Mostra Janela

Escolhe qual o livro de trabalho escondido que se pretende mostrar

Ver Lado a Lado Vê dois livros de trabalho lado a lado Deslocamento Sincronizado

Efectua o deslocamento de dois livros de trabalho simultaneamente, enquanto são visualizados lado a lado

Repor a Posição da Janela

Anula a colocação das janelas lado a lado

Guardar Área de Trabalho

Guarda a área seleccionada como um ficheiro

Mudar de Janela

Alterna entre os vários livros de trabalho abertos

275

Excel 2007 Fundamental Grupo Macros Grupo

DescriĂ§ĂŁo Este grupo permite trabalhar com macros

276

Separadores contextuais

Separadores contextuais Os separadores contextuais surgem apenas em situações específicas, como quando insere uma imagem ou um gráfico. A seguir descrevem-se os separadores contextuais abordados neste manual.

Ferramentas de Desenho

Composto pelo separador Formatar, permite efectuar toda a formatação de objectos de desenho, ClipArt e outros objectos.

SmartArt

Através do separador Estrutura pode alterar a cor, esquema, etc., dos elementos de SmartArt criados e no separador Formatar pode alterar os contornos, estilos, etc.

277

Excel 2007 Fundamental Gráficos

Estes três separadores são totalmente dedicados aos gráficos: • o separador Estrutura permite alterações ao tipo de gráfico, acrescentar dados ao gráfico, etc.; • o separador Esquema possibilita alterações do gráfico ao nível de títulos, legendas, rótulos e outros elementos; • o separador Formatar permite efectuar a formatação do gráfico ao nível das cores, estilos e posições.

278

apĂŞndice B Teclas de atalho

Teclas de atalho

Teclas de atalho As teclas de atalho permitem aceder de forma rápida a determinados comandos, evitando perdas de tempo na selecção dos mesmos a partir do Friso do Microsoft Excel. Na tabela seguinte apresentam-se alguns dos atalhos mais utilizados no Excel. Função

Tecla de Atalho

Manipulação de livros e folhas de cálculo Criar um novo livro

[Ctrl] + [O]

Abrir um livro

[Ctrl] + [A]

Fechar um livro

[Ctrl] + [W]

Guardar

[Ctrl] + [G]

Guardar Como

[F12]

Imprimir

[Ctrl] + [P]

Edição e formatação de células Formatar células

[Ctrl] + [1]

Negrito

[Ctrl] + [2]

Itálico

[Ctrl] + [3]

Sublinhado

[Ctrl] + [4]

Rasurado

[Ctrl] + [5]

Formato de número Geral

[Ctrl] + [Shift] + [~]

Formato de Percentagem com 2 casas decimais

[Ctrl] + [Shift] + [%]

Formato de Data com dia/mês/ano

[Ctrl] + [Shift] + [#]

Formato Monetário com 2 casas decimais

[Ctrl] + [Shift] + [$]

281

Excel 2007 Fundamental Função

Tecla de Atalho

Formato numérico com 2 casas decimais, separador de milhares e sinal de menos

[Ctrl] + [Shift] + [!]

Copiar células

[Ctrl] + [C]

Colar células

[Ctrl] + [V]

Cortar células

[Ctrl] + [X]

Aplicar um limite

[Ctrl] + [Shift] + [&]

Remover um limite

[Ctrl] + [Shift] + [_]

Fórmulas Inserir a data actual

[Ctrl] + [;]

Inserir a hora actual

[Ctrl] + [Shift] + [:]

Copiar o valor da célula acima da célula activa

[Ctrl] + [Shift] + [”]

Alternar entre mostrar o valor e a fórmula

[Ctrl] + [’]

Inserir função

[Shift] + [F3]

Mostrar/ocultar

282

Mostrar/ocultar símbolos de destaque

[Ctrl] + [8]

Ocultar linhas seleccionadas

[Ctrl] + [9]

Ocultar colunas seleccionadas

[Ctrl] + [0]

Substituir

[Ctrl] + [H]

Localizar

[Ctrl] + [L]

Mostrar as linhas ocultas na selecção

[Ctrl] + [Shift] + [9]

Ir para

[F5]

Mostrar as colunas ocultas na selecção

[Ctrl] + [Shift] + [0]

Teclas de atalho Função

Tecla de Atalho

Selecção de dados e células Seleccionar coluna inteira

[Ctrl] + [Barra de espaços]

Seleccionar linha inteira

[Shift] + [Barra de espaços]

Seleccionar toda a folha de cálculo

[Ctrl] + [T]

Seleccionar todos os objectos, estando um deles seleccionado

[Ctrl] + [Shift] + [Barra de espaços]

Teclas de função Ajuda do Microsoft Excel

[F1]

Editar a célula activa

[F2]

Colar nome

[F3]

Repetir a última acção

[F4]

Alterna na janela

[F5]

Ir Para

[F6]

Ortografia

[F7]

Ligar/desligar o modo expandido

[F8]

Refazer cálculos

[F9]

Ligar/desligar as sugestões

[F10]

Criar um gráfico com base nos dados actuais

[F11]

Guardar Como

[F12]

Livros e folhas de cálculo Mudar para outro livro aberto

[Ctrl] + [F6]

Fechar o livro

[Alt] + [F4]

283

Excel 2007 Fundamental Função

Tecla de Atalho

Folha de cálculo seguinte

[Ctrl] + [Page Up]

Folha de cálculo anterior

[Ctrl] + [Page Down]

Inserir nova folha de cálculo

[Shift] + [F11]

Início da folha de cálculo

[Ctrl] + [Home]

Última célula, na última linha utilizada

[Ctrl] + [End]

Tabelas dinâmicas

284

Activar lista de campos

[Ctrl] + [Tab]

Seleccionar um relatório inteiro

[Ctrl] + [Shift] + [*]

Agrupar itens seleccionados num campo de tabela dinâmica

[Alt] + [Shift] + [seta direita]

apêndice C Funções do Excel 2007

Introdução

Introdução Este capítulo serve como referência para localizar uma função Apresenta-se uma lista com todas as funções existentes no Excel divididas pelas categorias tal como se encontram na caixa Inserir Função. Se tiver alguma dúvida em como utilizar uma função numa fórmula, ou mesmo como iniciar uma fórmula, consulte o capítulo 5.

Funções de suplemento e automatização CHAMAR: chama um procedimento de uma biblioteca de ligação dinâmica ou de um recurso de código. EUROCONVERT: converte um número em euros, converte um número de euros na unidade monetária de um país da zona euro ou converte um número da unidade monetária de um país da zona euro na unidade monetária de outro país da zona euro, utilizando o euro como valor intermédio (triangulação). OBTERDADOSDIN: devolve dados armazenados num relatório de tabela dinâmica. REGISTO.ID: devolve a identificação do registo da biblioteca de ligação dinâmica (DLL) especificada ou o recurso de código que foi registado anteriormente. SQL.REQUEST: liga a uma origem de dados externa e executa uma consulta a partir de uma folha de cálculo e, em seguida, devolve o resultado como uma matriz, sem ser necessária a programação de macro.

287

Excel 2007 Fundamental

Funções de cubo CONJUNTOCUBO: define um conjunto calculado de membros ou tuplas (conjuntos de dados), enviando ao cubo no servidor uma expressão definida que criará o conjunto e o devolverá ao Microsoft Office Excel. CONTARCONJUNTOCUBO: devolve o número de itens num conjunto. MEMBROCLASSIFICADOCUBO: devolve o enésimo ou a classificação dos mais altos num conjunto. Utilizado para devolver um ou mais elementos num conjunto, tal como listagens 10 Mais. MEMBROCUBO: devolve um membro ou um tupla (conjunto de dados) numa hierarquia de cubo. Utilizado para verificar se o membro ou a tupla existem no cubo. MEMBROKPICUBO: devolve um nome, propriedade e medida de um KPI (Key Performance Indicator, indicador de desempenho chave), mostra o nome e a propriedade na célula. Um KPI é uma medida quantificável, como o lucro mensal bruto ou a rotatividade trimestral de pessoal, utilizada para monitorizar o desempenho de uma organização. PROPRIEDADEMEMBROCUBO: devolve o valor de uma propriedade de um membro no cubo. Utilizado para verificar se o nome de membro existe no cubo, e para devolver a propriedade específica desse membro. VALORCUBO: devolve um valor agregado de um cubo.

288

Funções de base de dados

Funções de base de dados BDCONTAR.VAL: conta as células que não estão em branco numa base de dados. BDCONTAR: conta as células que contêm números numa base de dados. BDDESVPAD: calcula o desvio-padrão com base numa amostra de registos da base de dados seleccionados. BDDESVPADP: calcula o desvio-padrão com base na população total dos registos da base de dados seleccionados. BDMÁX: devolve o valor máximo das entradas da base de dados seleccionadas. BDMÉDIA: devolve a média das entradas da base de dados seleccionadas. BDMÍN: devolve o valor mínimo dos registos da base de dados seleccionados. BDMULTIPL: multiplica os valores de um determinado campo de registos que satisfazem o critério numa base de dados. BDOBTER: extrai de uma base de dados um único registo, segundo os critérios especificados. BDSOMA: adiciona os números na coluna de campo dos registos de base de dados que satisfazem os critérios. BDVAR: calcula a variância com base numa amostra de registos de base de dados seleccionados. BDVARP: calcula a variância com base na população total dos registos de base de dados seleccionados.

289

Excel 2007 Fundamental

Funções de data e hora AGORA: devolve o número de série da data e hora actuais. ANO: converte um número de série num ano. DATA: devolve o número de série de uma determinada data. DATA.VALOR: converte uma data em formato de texto num número de série. DATAM: devolve um número de série de data que corresponde ao número de meses indicado antes ou depois da data de início. DIA.SEMANA: converte um número de série num dia da semana. DIA.TRABALHO: devolve o número de série da data antes ou depois de um número de dias úteis especificado. DIA: converte um número de série num dia do mês. DIAS360: calcula o número de dias entre duas datas com base num ano com 360 dias. DIATRABALHOTOTAL: devolve o número total de dias úteis entre duas datas. FIMMÊS: devolve o número de série do último dia do mês antes ou depois de um número de meses especificado. FRACÇÃOANO: devolve a fracção de ano que representa o número de dias inteiros entre a data_de_início e a data_de_fim. HOJE: devolve o número de série da data actual. HORA: devolve o número de série de uma determinada hora. MÊS: converte um número de série num mês. MINUTO: converte um número de série num minuto. NÚMSEMANA: converte um número de série num número que representa o número da semana num determinado ano. SEGUNDO: converte um número de série num segundo. VALOR.TEMPO: converte uma hora em formato de texto num número de série. 290

Funções de engenharia

Funções de engenharia BESSELI: devolve a função de Bessel modificada In(x). BESSELJ: devolve a função de Bessel Jn(x). BESSELK: devolve a função de Bessel modificada Kn(x). BESSELY: devolve a função de Bessel Yn(x). BINADEC: converte um número binário em decimal. BINAHEX: converte um número binário em hexadecimal. BINAOCT: converte um número binário em octal. COMPLEXO: converte coeficientes reais e imaginários num número complexo. CONVERTER: converte um número de um sistema de medida noutro. DECABIN: converte um número decimal em binário. DECAHEX: converte um número decimal em hexadecimal. DECAOCT: converte um número decimal em octal. DEGRAU: verifica se um número é maior do que um valor limite. DELTA: verifica se dois valores são iguais. FUNCERRO: devolve a função de erro. FUNCERROCOMPL: devolve a função de erro complementar. HEXABIN: converte um número hexadecimal em binário. HEXADEC: converte um número hexadecimal em decimal. HEXAOCT: converte um número hexadecimal em octal. IMABS: devolve o valor absoluto (módulo) de um número complexo. IMAGINÁRIO: devolve o coeficiente imaginário de um número complexo.

291

Excel 2007 Fundamental IMARG: devolve o argumento Teta, um ângulo expresso em radianos. IMCONJ: devolve o conjugado complexo de um número complexo. IMCOS: devolve o co-seno de um número complexo. IMDIV: devolve o quociente de dois números complexos. IMEXP: devolve o exponencial de um número complexo. IMLN: devolve o logaritmo natural de um número complexo. IMLOG10: devolve o logaritmo de base 10 de um número complexo. IMLOG2: devolve o logaritmo de base 2 de um número complexo. IMPOT: devolve um número complexo elevado a uma potência inteira. IMPROD: devolve o produto de 2 a 29 números complexos. IMRAIZ: devolve a raiz quadrada de um número complexo. IMREAL: devolve o coeficiente real de um número complexo. IMSENO: devolve o seno de um número complexo. IMSOMA: devolve a soma de números complexos. IMSUBTR: devolve a diferença entre dois números complexos. OCTABIN: converte um número octal em binário. OCTADEC: converte um número octal em decimal. OCTAHEX: converte um número octal em hexadecimal.

292

Funções Financeiras

Funções Financeiras AMORDEGRC: devolve a depreciação correspondente a cada período contabilístico utilizando um coeficiente de depreciação. AMORLINC: devolve a depreciação correspondente a cada período contabilístico. AMORT: devolve uma depreciação linear de um activo durante um período. AMORTD: devolve a depreciação por algarismos da soma dos anos de um activo durante um período especificado. BD: devolve a depreciação para um activo relativo a um período especificado com o método de redução fixa do saldo. BDD: devolve a depreciação de um bem para um determinado período utilizando o método de redução dupla do saldo, ou qualquer outro método especificado. BDV: devolve a depreciação de um bem num período específico ou parcial utilizando um método de redução. CUPDATAANT: devolve a data do cupão anterior antes da data de regularização. CUPDATAPRÓX: devolve a data do cupão seguinte após a data de regularização. CUPDIAS: devolve o número de dias no período do cupão que contém a data de regularização. CUPDIASINLIQ: devolve o número de dias entre o início do período do cupão e a data de regularização. CUPDIASPRÓX: devolve o número de dias entre a data de regularização e a data do cupão seguinte. CUPNÚM: devolve o número de cupões a serem pagos entre a data de regularização e a data de vencimento. DESC: devolve a taxa de desconto de um título.

293

Excel 2007 Fundamental DURAÇÃO: devolve a duração anual de um título com pagamentos de juros periódicos. É.PGTO: calcula os juros pagos durante um período específico de um investimento. EFECTIVA: devolve a taxa de juros anual efectiva. IPGTO: devolve o pagamento dos juros de um investimento durante um determinado período. JUROSACUM: devolve os juros acumulados de um título que paga juros periódicos. JUROSACUMV: devolve os juros acumulados de um título que paga juros no vencimento. LUCRO: devolve o lucro de um título que paga juros periódicos. LUCRODESC: devolve o lucro anual de um título emitido abaixo do valor nominal, por exemplo, uma obrigação do tesouro. LUCROPRIMINC: devolve o lucro de um título com um período inicial incompleto. LUCROÚLTINC: devolve o lucro de um título com um período final incompleto. LUCROVENC: devolve o lucro anual de um título que paga juros na data de vencimento. MDURAÇÃO: devolve a duração modificada de Macauley de um título com um valor de paridade equivalente a € 100. MOEDADEC: converte um preço em unidade monetária expresso como uma fracção, num preço em unidade monetária expresso como um número decimal. MOEDAFRA: converte um preço em unidade monetária expresso como um número decimal, num preço em unidade monetária expresso como uma fracção. MTIR: devolve a taxa interna de rentabilidade em que os fluxos monetários positivos e negativos são financiados com taxas diferentes.

294

Funções Financeiras NOMINAL: devolve a taxa de juros nominal anual. NPER: devolve o número de períodos de um investimento. OTN: devolve o lucro de um título equivalente a uma obrigação do tesouro. OTNLUCRO: devolve o lucro de uma obrigação do tesouro. OTNVALOR: devolve o preço de € 100 de valor nominal de uma obrigação do tesouro. PGTO: devolve o pagamento periódico de uma anuidade. PGTOCAPACUM: devolve o capital cumulativo pago a título de empréstimo entre dois períodos. PGTOJURACUM: devolve os juros cumulativos pagos entre dois períodos. PPGTO: devolve o pagamento sobre o capital de um investimento num determinado período. PREÇO: devolve o preço de € 100 do valor nominal de um título que paga juros periódicos. PREÇODESC: devolve o preço de € 100 do valor nominal de um título descontado. PREÇOPRIMINC: devolve o preço de € 100 do valor nominal de um título com um período inicial incompleto. PREÇOÚLTINC: devolve o preço de € 100 do valor nominal de um título com um período final incompleto. PREÇOVENC: devolve o preço de € 100 do valor nominal de um título que paga juros no vencimento. RECEBER: devolve o montante recebido no vencimento de um título investido na totalidade. TAXA: devolve a taxa de juros por período de uma anuidade. TAXAJUROS: devolve a taxa de juros de um título investido na totalidade.

295

Excel 2007 Fundamental TIR: devolve a taxa de rentabilidade interna para uma série de fluxos monetários. VA: devolve o valor actual de um investimento. VAL: devolve o valor actual líquido de um investimento com base numa série de fluxos monetários periódicos e numa taxa de desconto. VF: devolve o valor futuro de um investimento. VFPLANO: devolve o valor futuro de um capital inicial após a aplicação de uma série de taxas de juro compostas. XTIR: devolve a taxa interna de rentabilidade de um plano de fluxos monetários que não seja necessariamente periódica. XVAL: devolve o valor actual líquido de um plano de fluxos monetários que não seja necessariamente periódico.

Funções de informação CÉL: devolve informações sobre a formatação, localização ou conteúdo de uma célula. É.CÉL.VAZIA: devolve VERDADEIRO se o valor estiver em branco. É.ERRO: devolve VERDADEIRO se o valor for um valor de erro. É.ERROS: devolve VERDADEIRO se o valor for um valor de erro diferente de #N/D. É.LÓGICO: devolve VERDADEIRO se o valor for lógico. É.NÃO.DISP: devolve VERDADEIRO se o valor for o valor de erro #N/D. É.NÃO.TEXTO: devolve VERDADEIRO se o valor não for texto. É.NÚM: devolve VERDADEIRO se o valor for um número. 296

Funções lógicas É.REF: devolve VERDADEIRO se o valor for uma referência. É.TEXTO: devolve VERDADEIRO se o valor for texto. ÉÍMPAR: devolve VERDADEIRO se o número for ímpar. ÉPAR: devolve VERDADEIRO se o número for par. INFORMAÇÃO: devolve informações sobre o ambiente de funcionamento actual. N: devolve um valor convertido num número. NÃO.DISP: devolve o valor de erro #N/D. TIPO.ERRO: devolve um número correspondente a um tipo de erro. TIPO: devolve um número que indica o tipo de dados de um valor.

Funções lógicas E: devolve VERDADEIRO se os argumentos devolverem VERDADEIRO. FALSO: devolve o valor lógico FALSO. NÃO: inverte o valor lógico do argumento. OU: devolve VERDADEIRO se um dos argumentos for VERDADEIRO. SE: especifica um teste lógico a ser executado. VERDADEIRO: devolve o valor lógico VERDADEIRO.

297

Excel 2007 Fundamental

Funções de pesquisa e referência ÁREAS: devolve o número de áreas numa referência. COL: devolve o número da coluna de uma referência. COLS: devolve o número de colunas numa referência. CORRESP: procura valores numa referência ou numa matriz. DESLOCAMENTO: devolve o deslocamento de referência de uma determinada referência. ENDEREÇO: devolve uma referência a uma única célula numa folha de cálculo como texto. HIPERLIGAÇÃO: cria um atalho ou hiperligação que abre um documento armazenado num servidor de rede, numa intranet ou na Internet. ÍNDICE: utiliza um índice para escolher um valor de uma referência ou de uma matriz. INDIRECTO: devolve uma referência indicada por um valor de texto. LIN: devolve o número da linha de uma referência. LINS: devolve o número de linhas numa referência. OBTERDADOSDIN: devolve os dados armazenados numa tabela dinâmica. PROC: procura valores num vector ou numa matriz. PROCH: procura na linha superior de uma matriz e devolve o valor da célula indicada. PROCV: procura na primeira coluna de uma matriz e percorre a linha para devolver o valor de uma célula. RTD: obtém dados em tempo real a partir de um programa que suporte automatização COM (automatização: modo de trabalhar com objectos de uma aplicação a partir de outra aplicação ou ferramenta de desenvolvimento. Anteriormente, conhecida como

298

Funções matemáticas e trigonométricas automatização OLE, a automatização é uma norma da indústria de software e uma funcionalidade COM (Component Object Model)). SELECCIONAR: selecciona um valor a partir de uma lista de valores. TRANSPOR: devolve a transposição de uma matriz.

Funções matemáticas e trigonométricas ABS: devolve o valor absoluto de um número. ACOS: devolve o arco de co-seno de um número. ACOSH: devolve o co-seno hiperbólico inverso de um número. ALEATÓRIO: devolve um número aleatório entre 0 e 1. ALEATÓRIOENTRE: devolve um número aleatório entre os números especificados. ARRED.DEFEITO: arredonda um número por defeito até zero. ARRED.EXCESSO: arredonda um número para o número inteiro mais próximo ou para o múltiplo de significância mais próximo. ARRED.PARA.BAIXO: arredonda um número por defeito até zero. ARRED.PARA.CIMA: arredonda um número por excesso, afastando-o de zero. ARRED: arredonda um número para um número de dígitos especificado. ASEN: devolve o arco de seno de um número. ASENH: devolve o seno hiperbólico inverso de um número. ATAN: devolve o arco de tangente de um número. ATAN2: devolve o arco de tangente das coordenadas x e y. 299

Excel 2007 Fundamental ATANH: devolve a tangente hiperbólica inversa de um número. COMBIN: devolve o número de combinações de um determinado número de objectos. COS: devolve o co-seno de um número. COSH: devolve o co-seno hiperbólico de um número. EXP: devolve ‘e’ elevado à potência de um determinado número. FACTDUPLO: devolve o factorial duplo de um número. FACTORIAL: devolve o factorial de um número. GRAUS: converte radianos em graus. ÍMPAR: arredonda por excesso um número para o número inteiro ímpar mais próximo. INT: arredonda um número por defeito para o número inteiro mais próximo. LN: devolve o logaritmo natural de um número. LOG: devolve o logaritmo de um número com uma base especificada. LOG10: devolve o logaritmo de base 10 de um número. MARRED: devolve um número arredondado para o múltiplo pretendido. MATRIZ.DETERM: devolve o determinante matricial de uma matriz. MATRIZ.INVERSA: devolve o inverso matricial de uma matriz. MATRIZ.MULT: devolve o produto matricial de duas matrizes. MDC: devolve o maior divisor comum. MMC: devolve o mínimo múltiplo comum. PAR: arredonda um número por excesso para o número inteiro mais próximo. PI: devolve o valor de pi.

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Funções matemáticas e trigonométricas POLINOMIAL: devolve o polinomial de um conjunto de números. POTÊNCIA: devolve o resultado de um número elevado a uma potência. PRODUTO: multiplica os argumentos. QUOCIENTE: devolve a parte inteira de uma divisão. RADIANOS: converte graus em radianos. RAIZPI: devolve a raiz quadrada de um número a multiplicar por pi. RAIZQ: devolve uma raiz quadrada positiva. RESTO: devolve o resto da divisão. ROMANO: converte um número árabe em romano, como texto. SEN: devolve o seno de um determinado ângulo. SENH: devolve o seno hiperbólico de um número. SINAL: devolve o sinal de um número. SOMA.SE.S: adiciona as células num intervalo que cumpre vários critérios. SOMA.SE: adiciona as células especificadas segundo um determinado critério. SOMA: adiciona os argumentos. SOMARPRODUTO: devolve a soma dos produtos de componentes de matrizes correspondentes. SOMARQUAD: devolve a soma dos quadrados dos argumentos. SOMASÉRIE: devolve a soma de uma série de potências baseada na fórmula. SOMAX2DY2: devolve a soma da diferença dos quadrados dos valores correspondentes em duas matrizes. SOMAX2SY2: devolve a soma da soma dos quadrados dos valores correspondentes em duas matrizes.

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Excel 2007 Fundamental SOMAXMY2: devolve a soma dos quadrados da diferença dos valores correspondentes em duas matrizes. SUBTOTAL: devolve um subtotal numa lista ou base de dados. TAN: devolve a tangente de um número. TANH: devolve a tangente hiperbólica de um número. TRUNCAR: trunca um número para um número inteiro.

Funções estatísticas BETA.ACUM.INV: devolve o inverso da função de distribuição cumulativa relativamente a uma distribuição beta específica. CONTAR.SE: calcula o número de células num intervalo que corresponde aos critérios determinados. CONTAR.VAL: conta os valores que existem na lista de argumentos. CONTAR.VAZIO: conta o número de células em branco num intervalo. CONTAR: conta os números que existem na lista de argumentos. CORREL: devolve o coeficiente de correlação entre dois conjuntos de dados. COVAR: devolve a co-variância, que é a média dos produtos de desvios de pares. CRESCIMENTO: devolve valores ao longo de uma tendência exponencial. CRIT.BINOM: devolve o menor valor em que a distribuição binomial cumulativa é inferior ou igual a um valor de critério. CURT: devolve a curtose de um conjunto de dados. DECLIVE: devolve o declive da linha de regressão linear.

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Funções estatísticas DESV.MÉDIO: devolve a média aritmética dos desvios absolutos à média dos pontos de dados. DESVPAD: calcula o desvio-padrão com base numa amostra. DESVPADA: calcula o desvio-padrão com base numa amostra, incluindo números, texto e valores lógicos. DESVPADP: calcula o desvio-padrão com base na população total. DESVPADPA: calcula o desvio-padrão com base na população total, incluindo números, texto e valores lógicos. DESVQ: devolve a soma dos quadrados dos desvios. DIST.BIN.NEG: devolve a distribuição binominal negativa. DIST.CHI: devolve a probabilidade unicaudal da distribuição qui-quadrada. DIST.HIPERGEOM: devolve a distribuição hipergeométrica. DIST.NORM: devolve a distribuição cumulativa normal. DIST.NORMALLOG: devolve a distribuição normal logarítmica cumulativa. DIST.NORMP: devolve a distribuição cumulativa normal padrão. DISTBETA: devolve a função de distribuição cumulativa beta. DISTEXPON: devolve a distribuição exponencial. DISTF: devolve a distribuição da probabilidade F. DISTGAMA: devolve a distribuição gama. DISTORÇÃO: devolve a distorção de uma distribuição. DISTRBINOM: devolve a probabilidade de distribuição binomial de termo individual. DISTT: devolve a distribuição t de Student. EPADYX: devolve o erro-padrão do valor-y previsto para cada x na regressão.

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Excel 2007 Fundamental FISHER: devolve a transformação Fisher. FISHERINV: devolve o inverso da transformação Fisher. FREQUÊNCIA: devolve uma distribuição de frequência como uma matriz vertical. INT.CONFIANÇA: devolve o intervalo de confiança correspondente a uma média de população. INTERCEPTAR: devolve a intercepção da linha de regressão linear. INV.CHI: devolve o inverso da probabilidade unicaudal da distribuição qui-quadrada. INV.NORM: devolve o inverso da distribuição cumulativa normal. INV.NORMP: devolve o inverso da distribuição cumulativa normal padrão. INVF: devolve o inverso da distribuição da probabilidade F. INVGAMA: devolve o inverso da distribuição gama cumulativa. INVLOG: devolve o inverso da distribuição normal logarítmica. INVT: devolve o inverso da distribuição t de Student. LNGAMA: devolve o algoritmo natural da função gama, G(x). MAIOR: devolve o maior valor k-ésimo de um conjunto de dados. MÁXIMO: devolve o valor máximo numa lista de argumentos. MÁXIMOA: devolve o valor máximo numa lista de argumentos, incluindo números, texto e valores lógicos. MED: devolve a mediana dos números indicados. MÉDIA.GEOMÉTRICA: devolve a média geométrica. MÉDIA.HARMÓNICA: devolve a média harmónica. MÉDIA.INTERNA: devolve a média do interior de um conjunto de dados.

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Funções estatísticas MÉDIA.SE.S: devolve a média aritmética de todas as células que cumprem múltiplos critérios. MÉDIA.SE: devolve a média aritmética de todas as células num intervalo que cumprem determinado critério. MÉDIA: devolve a média dos argumentos. MÉDIAA: devolve uma média dos argumentos, incluindo números, texto e valores lógicos. MENOR: devolve o menor valor de k-ésimo de um conjunto de dados. MÍNIMO: devolve o valor mínimo numa lista de argumentos. MÍNIMOA: devolve o valor mínimo numa lista de argumentos, incluindo números, texto e valores lógicos. MODA: devolve o valor mais comum num conjunto de dados. NORMALIZAR: devolve um valor normalizado. ORDEM.PERCENTUAL: devolve a ordem percentual de um valor num conjunto de dados. ORDEM: devolve a ordem de um número numa lista numérica. PEARSON: devolve o coeficiente de correlação momento/ produto de Pearson. PERCENTIL: devolve o k-ésimo percentil de valores num intervalo. PERMUTAR: devolve o número de permutações de um determinado número de objectos. POISSON: devolve a distribuição de Poisson. PREVISÃO: devolve um valor ao longo de uma tendência linear. PROB: devolve a probabilidade dos valores num intervalo se encontrarem entre dois limites. PROJ.LIN: devolve os parâmetros de uma tendência linear. PROJ.LOG: exponencial.

devolve

parâmetros

uma

tendência

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Excel 2007 Fundamental QUARTIL: devolve o quartil de um conjunto de dados. RQUAD: devolve o quadrado do coeficiente de correlação momento/produto de Pearson. TENDÊNCIA: devolve valores ao longo de uma tendência linear. TESTE.CHI: devolve o teste para independência. TESTEF: devolve o resultado de um teste F. TESTET: devolve a probabilidade associada ao teste t de Student. TESTEZ: devolve o valor de probabilidade unicaudal de um teste-z. VAR: calcula a variância com base numa amostra. VARA: calcula a variância com base numa amostra, incluindo números, texto e valores lógicos. VARP: calcula a variância com base na população total. VARPA: calcula a variância com base na população total, incluindo números, texto e valores lógicos. WEIBULL: devolve a distribuição Weibull.

Funções de Texto ASC: altera letras ou katakana de largura total (byte duplo) numa cadeia de caracteres para caracteres de largura média (byte único). CARÁCT: devolve o caracter especificado pelo número de código. CÓDIGO: devolve um código numérico correspondente ao primeiro caracter numa cadeia de texto. COMPACTAR: remove espaços do texto. CONCATENAR: agrupa vários itens de texto num único item de texto. 306

Funções de Texto DIREITA, DIREITAB: devolve os caracteres mais à direita de um valor de texto. ESQUERDA, ESQUERDAB: devolve os caracteres mais à esquerda de um valor de texto. EXACTO: verifica se dois valores de texto são idênticos. FIXA: formata um número como texto com um número fixo de decimais. FONÉTICA: retira os caracteres fonéticos (furigana) de uma cadeia de texto. INICIAL.MAIÚSCULA: coloca em maiúsculas a primeira letra de cada palavra de um valor de texto. JIS: altera letras ou katakana de largura média (byte único) numa cadeia de caracteres para caracteres de largura total (byte duplo). LIMPAR: remove do texto todos os caracteres não imprimíveis. LOCALIZAR, LOCALIZARB: localiza um valor de texto dentro de outro (sensível às maiúsculas e minúsculas). MAIÚSCULAS: converte texto em maiúsculas. MINÚSCULAS: converte o texto em minúsculas. MOEDA: converte um número em texto, utilizando o formato monetário € (Euro). NÚM.CARACT, NÚM.CARACTB: devolve o número de caracteres de uma cadeia de texto. PROCURAR, PROCURARB: localiza um valor de texto dentro de outro (não sensível a maiúsculas e minúsculas). REPETIR: repete texto um determinado número de vezes. SEG.TEXTO, SEG.TEXTOB: devolve um número específico de caracteres de uma cadeia de texto, a partir da posição especificada. SUBST: substitui texto novo por texto antigo numa cadeia de texto.

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Excel 2007 Fundamental SUBSTITUIR, SUBSTITUIRB: substitui caracteres no texto. T: converte os respectivos argumentos em texto. TEXTO.BAHT: converte um número em texto, utilizando o formato monetário ß (baht). TEXTO: formata um número e converte-o em texto. VALOR: converte um argumento de texto num número.

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apêndice D Resolução dos exercícios

Resolução dos exercícios

Resolução dos exercícios Exercício 1 1. b) 2. c) 3. a) 4. b) 5. b) 6. a) 7. d) 8. c)

Exercício 2 1. d) 2. c) 3. b) 4. b)

Exercício 3 1. c) 2. b) 3. a) 4. b) 5. b) 6. a) 7. b)

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Excel 2007 Fundamental

Exercício 4 1. b) 2. b) 3. c) 4. c) 5. b) 6. c) 7. a)

Exercício 5 1. b) 2. b) 3. b) 4. b) 5. b) 6. c)

Exercício 6 1. c) 2. d) 3. c) 4. b) 5. b) 6. c)

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apêndice E Glossário

Glossário Área de transferência: zona de memória onde é armazenada temporariamente informação que tenha sido copiada ou cortada. Argumentos: informação necessária ao funcionamento de uma função. Auditoria: processo de localizar erros na folha de cálculo. Barra de fórmulas: área acima da folha de cálculo, onde o Excel mostra o conteúdo da célula activa. Base de dados: conjunto de informações relacionadas entre si, composto por linhas (registos) e colunas (campos) que podem ser utilizadas para consultas, pesquisas e listagem. Bloco de células: conjunto de células seleccionadas no qual se podem executar operações, tal como formatação, copiar ou efectuar cálculos. Campo: elemento básico de uma lista ou de uma base de dados. Célula: intersecção de uma linha com uma coluna. Célula activa: célula onde se encontra o cursor de selecção e que permite num dado momento escrever ou alterar a informação. Endereço: identificação de uma célula através da letra da coluna e do número da linha. Estilo: conjunto de características de formatação de células e outros elementos. Filtro: critério indicado para a localização, selecção e extracção de registos de uma tabela ou base de dados.

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Excel 2007 Fundamental Folha de Cálculo: documento principal utilizado no Excel para armazenar e trabalhar com dados. Também denominada folha de trabalho do Excel. Uma folha de cálculo é composta por células organizadas em colunas e linhas; uma folha de cálculo está sempre armazenada num livro. Fórmula: conjunto de operações realizadas recorrendo a operadores aritméticos ou funções. Função: permite a utilização de fórmulas avançadas utilizando apenas o nome da função e os argumentos necessários. Sintaxe de uma função: Nome_função(argumento1;argumento2;...). Gráfico: representação gráfica de um intervalo de dados. Livro: um livro de Excel é um ficheiro que contém uma ou mais folhas de cálculo que pode utilizar para organizar vários tipos de informações relacionadas. Menu de contexto: menu acessível através do botão direito do rato, cujo conteúdo irá depender da área onde clica (contexto). Objecto: tabela, gráfico, imagem, SmartArt, equação ou qualquer outro elemento possível de utilizar no Excel. Referência: conjunto de coordenadas ocupadas por uma célula numa folha de cálculo. Software: termo generalizado que representa um programa ou aplicação que funciona no computador.

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apĂŞndice F Notas

Notas

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apêndice G Cursos disponíveis nos CDTI

Cursos disponíveis nos CDTI Cursos disponíveis nos Centros de Divulgação das Tecnologias de Informação Iniciação à informática, sistemas operativos e redes: · Windows Server 2003 Fundamental e Avançado · Windows XP, Vista Fundamental e Vista Avançado - Sistema Operativo · Instalação de Hardware e Configuração de Software e Redes · Introdução às Tecnologias de Informação e Comunicação · Gestão e Instalação de Servidores Web · TIC Sénior Fundamental e Avançado Ferramentas de produtividade - Office: · Word 2003 (Fundamental, Avançado e Profissional) e Word 2007 (Fundamental e Avançado) - Processador de Texto · PowerPoint 2003 e 2007 - Apresentações Electrónicas · Excel 2003 e 2007 (Fundamental, Avançado e Profissional) Folha de Cálculo · Outlook 2003 e Organização e Gestão do Tempo com o Outlook 2007 · CDO - Cria Documentos Office Bases de dados, gestão e planeamento: · Access 2003 (Fundamental, Avançado e Profissional) e Access 2007 (Fundamental e Avançado) - Gestão de Bases de Dados · Project 2003 e Gestão de Projectos com o Project 2007 · Organização da Empresa e Gestão do Sistema Informático · SQL Server 2005 - Gestão de Base de Dados Design e multimédia: · GimpShop 2.2.8 Fundamental Internet e tecnologias Web: · Utilização Fundamental da Internet · Utilização Avançada da Internet 337

Excel 2007 Fundamental · FrontPage 2003 - Edição de Sites · WWW Edição de Páginas - Criação de Páginas em HTML · Edição de Sítios WAP · CSI - Cria Sites Internet · Windows SharePoint Designer 2007 Programação: · Técnicas de Programação · Programação em Visual Basic 6.0 · ASP.NET · Programação com PHP · Programação para Web em Java Linha Júnior: · WinJúnior - Windows para os mais Jovens · OfficeJúnior - Office para os mais Jovens · NetJúnior - Internet para os mais Jovens Desenho assistido por computador (CAD): · AutoCAD 2007 e 2008 (2D Fundamental, 2D Avançado e 3D Profissional) - Desenho Assistido por Computador · Autodesk VIZ 2007 · Autodesk Architectural Desktop 2007 · Desenho Técnico Formação de Formadores: · Formação Pedagógica Inicial de Formadores · Formação Inicial de Formadores em b-learning · Gestão da Formação · Utilização do PowerPoint para o Desenvolvimento de Produtos Interactivos

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Cursos disponíveis nos CDTI RVCC - Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências: · Basic Pack B1 RVCC (1.º Ciclo do Ensino Básico) · Basic Pack B2 RVCC (2.º Ciclo do Ensino Básico) · Basic Pack B3 RVCC (3.º Ciclo do Ensino Básico) · Master Pack RVCC (3.º Ciclo do Ensino Básico)

Solicite informações sobre outros cursos no CDTI da sua localidade, através da Linha da Juventude 707 20 30 30 ou visite o sítio http://fdti.juventude.gov.pt

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apĂŞndice H TĂtulos editados pela FDTI

Títulos editados pela FDTI Títulos editados pela FDTI ABC da Astronomia Adobe Photoshop CS2 Apresentações Electrónicas PowerPoint 97, 2000, 2002 - XP , 2003 e 2007 ASP.NET AutoCAD 11 - vol. 1 e 2 AutoCAD 14, 2000, 2004, 2005 2D, 2005 3D, 2006 2D, 2006 3D, 2007 2D e 2007 3D Autodesk Architectural Desktop 2007 Autodesk VIZ 2007 Base de Dados dBase III Plus Base de Dados Access 7.0, 97, 2000, 2002 - XP, 2003, 2003 Profissional, 2007 Fundamental e 2007 Avançado BASIC Clipper Vol.1 CorelDRAW 8, 9 e 12 Desenho Técnico Director 6.5 e 7 Edição de Sítios WAP Electrónica Digital E A C Física, Movimentos e Computadores Flash MX Folha de Cálculo Excel 4.0, 97, 2000, 2002 - XP, 2003, 2003 Profissional, 2007 Fundamental e 2007 Avançado Folha de Cálculo Lotus 123 Formação Pedagógica Inicial de Formadores FrontPage 98, 2000, 2002 - XP e 2003 Gestão da Formação Iniciação aos Computadores Iniciação ao Mundo das TIC Inteligência Conectiva Internet Information Services 6.0 Introdução às Tecnologias de Informação e Comunicação Java Linguagem de Programação C Linux

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Excel 2007 Fundamental LRN Toolkit 3.0 Macromedia Dreamweaver 8 Matemática e Computadores MS-DOS 5.0/6.0 e MS-DOS Tópicos Avançados NetJúnior OfficeJúnior OpenOffice Base OpenOffice Impress OpenOffice Writer Outlook 97, 98, 2000, 2002 - XP e 2003 Pascal vol.1 Processador de Texto DisplayWrite 4 Processador de Texto Word 2.0, 6.0, 97, 2000, 2002 - XP, 2003, 2003 Profissional, 2007 Fundamental e 2007 Avançado Processador de Texto Word 5.5 e 7.0 Processador de Texto WordStar Producer Programação com PHP Project 98, 2000, 2002 e 2003 Publisher 2000 Robótica Sistema Rhino e ROB 3i Segurança SQL - Structured Query Language SQL Server 2005 Técnicas de Programação Tópicos de Análise de Sistemas Tópicos de Design Gráfico Visual Basic 6.0 VBA -Visual Basic for Applications Windows 3.1, 95, 98, Me, 2000 Professional, XP, Vista Fundamental e Vista Avançado Windows Server 2003 Windows SharePoint Services WinJúnior WWW Edição de Páginas Consulte a lista completa de títulos editados, e em preparação, em fdti.juventude.gov.pt. 344