Manual de Operaciones PREVENTIK by Angela Samper

Proyecto de producción y comercialización de inmovilizadores ortopédicos desechables PREVENTIK

Manual de Operaciones

Mayo de 2010 Fundación Proyectos Tecnovo Bogotá D.C., Colombia

Contenido Contenido ............................................................................................................................................ 2 Introducción ........................................................................................................................................ 3 1. Descripción general del proyecto ................................................................................................ 6 2. Descripción general y fichas técnicas del producto .................................................................... 8 3. Diagrama de flujo de los procesos de producción involucrados ............................................... 13 4. Descripción de los procesos involucrados durante la producción ............................................. 17 5. Requerimientos y costos de materia prima (por producto) ....................................................... 25 6. Recursos disponibles y su capacidad ........................................................................................ 31 7. Formatos operativos .................................................................................................................. 38 Anexo A – Presentación de plantillas para los formatos operativos ................................................. 41

Introducción

Durante la ejecución de un proyecto productivo, resulta fundamental analizar los diferentes procesos y actividades que se involucran en el diseño, producción, venta y comercialización del producto o productos desarrollados. Una de las principales herramientas para la organización de estos procesos se refiere a la construcción de un manual de operaciones del proyecto, bajo el cual sus especificaciones se definan de manera estructurada, y de acuerdo con los lineamientos originales del proyecto. Un manual de operaciones se define como un informe constantemente cambiante, en donde cualquier especificación relevante tanto del producto como del proyecto y sus procesos se encuentre definida, descrita y ubicada dentro de un orden o estructura en particular. Sus propiedades cambiantes se deben a la misma naturaleza de los proyectos productivos, en donde constantemente se presentan retos nuevos durante los principales procesos, implicando que éstos se transformen o mejoren de acuerdo con los objetivos del proyecto. En este sentido, el manual de operaciones constituye una guía para quien desee comprender el funcionamiento del proyecto y la manera en que los procesos se conectan entre sí para dar como resultado el producto u objetivo final del mismo. El manual de operaciones representará una herramienta de seguimiento óptima para el avance del mismo, en la medida en que se observe el desempeño de cada proceso analizado y se determine cómo es posible optimizarlo cada vez más. Al observar los diferentes cambios que se realizan en el manual de operaciones a lo largo del tiempo, se determinará el nivel de crecimiento que el proyecto ha adquirido debido al fortalecimiento de la eficiencia que generan los diferentes procesos involucrados. El manual de operaciones descrito a continuación incluye una serie de elementos que en conjunto, representan la estructura de procesos, documentos, formatos, y contactos fundamentales para el funcionamiento del proyecto. Dentro de esto se incluyen los siguientes elementos:

1. Descripción general del proyecto Permite comprender las principales especificaciones del proyecto en general, incluyendo sus objetivos, direccionamiento estratégico (misión y visión), contexto actual, antecedentes, y demás detalles que justifiquen la creación y proporcionen valor, tanto al proyecto generado como a su producto final. 2. Descripción del producto final (Fichas técnicas) Las fichas técnicas de cada producto final que pretende desarrollar el proyecto describen concisa y detalladamente sus especificaciones técnicas y sus requerimientos de material. Estas fichas pueden ser modificadas de acuerdo con los cambios que se efectúen dentro de cada producto involucrado; sin embargo, se debe registrar una constancia de la ficha técnica de cada producto a lo largo del tiempo con el fin de mantener un seguimiento al desarrollo de cada producto final.

3. Diagrama de flujo de los procesos involucrados El diagrama de flujo de los procesos involucrados ilustra la relación que existe entre cada proceso fundamental involucrado dentro del proyecto, ubicando a cada uno dentro de una línea organizada de flujo. Este diagrama representa la guía principal bajo la cual los procesos involucrados en el proyecto se llevan a cabo. 4. Descripción (Ficha técnica) de todos los procesos involucrados durante la producción Cada proceso definido dentro del diagrama de flujo debe ser descrito, con el fin de establecer detalladamente sus especificaciones, tales como su nombre, su descripción general, y observaciones adicionales que se deban mencionar. 5. Requerimiento de recursos y materia prima por producto Con el fin de comprender las diferentes necesidades que surgen dentro del proyecto bajo distintos niveles de producción, es necesario comprender los requerimientos no sólo de materia prima directa, sino también de recursos o insumos por producto realizado. Esto permitirá comprender qué tipos de recursos han de aumentarse a medida que aumenta la producción, y cuáles pueden utilizarse bajo diferentes niveles o rangos de producción. Adicionalmente, debe tenerse en cuenta el nivel de producción que en cada caso generará la necesidad de adquirir un nuevo recurso o insumo de determinada especie. 6. Recursos disponibles y su capacidad La descripción detallada de los recursos disponibles de un proyecto determinará la capacidad que posee el mismo en términos de producción. Estos recursos pueden dividirse en tres tipos principales. El primer tipo de se refiere a recursos físicos de producción, dentro del cual se identifican elementos como maquinaria, equipos, muebles, y demás instrumentos que se requiera utilizar durante la producción. De acuerdo a esto, resulta importante identificar los recursos físicos disponibles hasta el momento y el costo en el cual el proyecto incurrió para adquirirlos. El segundo tipo de recurso se refiere al recurso humano. En talleres de producción basados en manufactura, es fundamental contar con el recurso humano necesario y suficientemente capacitado para utilizar los otros recursos en la producción. Conforme lo anterior, el manual de operaciones incluye entonces una sección específica en donde se describen detalladamente las funciones laborales y las condiciones laborales de cada posición disponible dentro del proyecto. Esto permitirá tener mayor claridad frente a las inquietudes comunes de los posibles empleados a la hora de ser contratados para trabajar en un proyecto productivo. El tercer tipo de recursos se refiere a la los recursos de infraestructura. Esto incluye las zonas o espacios que se utilizan con el fin de llevar a cabo la producción dentro del proyecto, como lo son aquellos espacios utilizados para manufactura, empaque y almacenamiento del producto y su materia prima e insumos correspondientes. La

descripción de los recursos de infraestructura especifica la ubicación de los espacios asignados mediante un diagrama descriptivo, así como los espacios en los cuales se ubican los operarios durante la producción y la designación de estaciones, núcleos o centros bajo los cuales se divide la producción en general. Una vez identificados estos tipos de recursos, resulta fácil comprender por qué la capacidad del taller no depende sólo de uno u otro tipo de recurso, sino más bien de la interacción que existe entre todos. Dependiendo de la demanda a la cual deba ajustarse el proyecto, su capacidad de producción aumentará conforme se aumenten los diferentes recursos, en ocasiones teniendo que aumentar un tipo de recurso más que otro. 7. Formatos operativos Finalmente, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la descripción de los procesos involucrados en el proyecto resulta adecuado construir una serie de formatos operativos que permitan estandarizar algunos procesos, dentro de los cuales se incluye lo siguiente: realización de órdenes de compra y entrega de materia prima, contabilización del inventario de producto terminado y materia prima disponible, realización de órdenes de producción y órdenes de salida de producción, entre otros. La estructuración de estos formatos permite no sólo estandarizar el modo en que se llevan a cabo estos procesos, sino también realizar un seguimiento más próximo a los recursos utilizados durante la producción.

1. Descripción general del proyecto 1.1 Misión, visión y objetivos del proyecto PREVENTIK es un proyecto productivo creado y ejecutado por la Fundación Proyectos Tecnovo en alianza con la empresa Ecopack. Su misión es ser la única empresa productora y comercializadora de elementos preventivos de inmovilización, mediante la inclusión de Población Vulnerable en cada etapa del proyecto, introduciendo así en el mercado Nacional e Internacional un producto que salvará vidas y reducirá la posibilidad de consecuencias fatales derivadas de la ocurrencia de accidentes y lesiones personales. A modo de visión, PREVENTIK pretende ser un proyecto líder en Colombia y altamente reconocido en Latinoamérica en el desarrollo y fabricación de productos preventivos Inmovilizadores, aportando más de trescientos (300) empleos anuales para la población vulnerable, en especial población desplazada, antes del año 2015. PREVENTIK tiene como objetivo crear una línea de producción y comercialización de inmovilizadores que cumpla tanto con los requerimientos científicos, técnicos y médicos exigidos por las entidades y organismos oficiales de la Salud, como con las condiciones de mercado, diseño y precio para su exitosa distribución y venta. De modo específico, PREVENTIK tiene los siguientes objetivos: 1) Contribuir con la estabilización Socioeconómica de los primeros cien núcleos familiares en situación de desplazamiento, que serán capacitados de forma integral durante los próximos 5 meses creando una eficiente y continua fuente de recursos económicos para las partes que conforman este proyecto. 2) Aportar a la prevención de situaciones postraumáticas ante la posibilidad de ocurrencia de cualquier accidente. 3) Impulsar iniciativas micro-empresariales sostenibles relacionadas con el desarrollo de nuevos productos. El proyecto planea beneficiar directamente a aproximadamente 300 personas provenientes de poblaciones vulnerables entre los años 2008 a 2012. Entre estas personas se encuentran desplazados y víctimas de la violencia, jóvenes con discapacidad y otras poblaciones vulnerables como madres cabeza de familia, que serán seleccionados en conjunto con Acción Social. Cien (100) de ellos estarán directamente beneficiados durante el primer año del proyecto. Este proyecto se considera no sólo viable desde un punto de vista económico sino también extremadamente necesario, teniendo en cuenta la función social y preventiva que brindarán los inmovilizadores. Se considera que el proyecto cuenta con un potencial extremo, puesto que el producto desarrollado debería considerarse como un artículo de primera necesidad en hogares, escuelas, universidades, centros deportivos, parques de diversiones o atracciones mecánicas, automóviles, aviones, centros médicos, hospitales, ambulancias y unidades de atención médica domiciliaria, etc. Es decir, en cualquier lugar, privado o público, en donde

el ser humano esté expuesto a sufrir un accidente que requiera de su inmediata inmovilización. 1.2 Antecedentes del proyecto y estrategias a seguir La empresa Privada Ecopack desarrolló y patentó la idea de cuatro Inmovilizadores (Cuello, Brazo, Antebrazo-Mano y Pierna) los cuales han pasado las más rigurosas pruebas de calidad y las demandas y exigencias de las entidades de salud avaladoras. Para la materialización de esta idea, se desarrolló un convenio entre esta empresa privada y la Fundación Proyectos Tecnovo, una de las fundaciones más representativas del tercer sector, que tiene por objeto implementar una línea calificada de producción y comercialización, elaborada en su totalidad con mano de obra de las poblaciones vulnerables del país. Esta especie de “Joint Venture” (Privado – Tercer Sector) tendrá una participación del 50% en las utilidades obtenidas a través del proyecto para la Fundación Proyectos Tecnovo y del 50% para Ecopack, Para la comercialización y distribución del producto mencionado se desarrollarán e implementarán cuatro estrategias principales. La primera estrategia de comercialización estará dirigida a entidades privadas y gubernamentales, las cuales tengan bajo su supervisión o responsabilidad la atención y prevención de contingencias y emergencias. Dentro de estas organizaciones se incluyen la DPAE (Dirección de Prevención y Atención de Emergencias de Bogotá), el Fondo de Prevención Vial, el Cuerpo Oficial de Bomberos, la Defensa Civil, la Cruz Roja, así como las diferentes Aseguradoras, Administradoras de Riesgos Profesionales y entidades de prestadoras de servicios de Salud en general. La segunda estrategia estará encaminada a la comercialización del producto en el sector automotriz, donde se dirigirán esfuerzos tanto a compañías privadas y gubernamentales de transporte público y oficial, como a empresas que comercialicen todo tipo de vehículos nuevos o usados. Dentro de esta estrategia también se incluirá la comercialización a organizaciones relativas al mantenimiento y reparación de automóviles, así como las entidades avaladas y encargadas de las revisiones tecno-mecánicas y las estaciones de servicio (gasolineras). La tercera estrategia dará lugar a una alianza con una entidad privada, la cual desarrolla y comercializa Planes de Emergencia para Colegios, bares y restaurantes, incluyendo así dentro de sus procedimientos y protocolos la entrega de Inmovilizadores PREVENTIK. Finalmente, la cuarta estrategia obedece a un trabajo de campo en frío, donde una fuerza de ventas directas de estructura formal ofrecerá el producto en la calle y de modo puerta a puerta.

2. Descripción general y fichas técnicas del producto 2.1 ¿Que son los Inmovilizadores desechables? En la mayoría de los accidentes en los cuales puede verse involucrada o afectada una o más partes del cuerpo, se hace necesario llevar a cabo un procedimiento de inmovilización del miembro o miembros lesionados, con el propósito fundamental de asegurar a los pacientes inmovilidad confiable para reducir la posibilidad de complicaciones postraumáticas. Esto facilita el desplazamiento del lesionado desde el lugar del siniestro hasta el centro de atención más cercano. Actualmente existen férulas o inmovilizadores fabricados en diferentes materiales, que se adquieren en el mercado a precios muy elevados. Esto genera que algunos organismos de atención pre-hospitalaria tengan pocos de estos elementos y deban esperar la devolución de los mismos por parte de la clínica o el hospital a donde hayan desplazado al lesionado en caso de presentarse un accidente. La espera puede ser prolongada debido a que en muchas oportunidades, los pacientes tardan en ser evaluados generando demoras en el proceso de devolución de las férulas en uso. En Colombia, donde los recursos son limitados y no es posible dejar dichos elementos en el lugar de destino cada vez que ocurre un accidente, se presenta en ocasiones afectación en las labores de todo un equipo de atención prehospitalaria (ambulancias, médicos, paramédicos, etc.) en espera de la devolución de los mismos. Para tales emergencias y en general para la prevención de consecuencias lamentables por la inadecuada manipulación de pacientes, se desarrolló un conjunto de elementos inmovilizadores desechables e impermeables con la intención de asegurar y agilizar los procesos anteriormente expuestos teniendo como pilares fundamentales los siguientes:

Bajo costo. Fácil acceso Seguridad del lesionado. Fácil aplicación y transporte. Disponibilidad inmediata. Excelente versatilidad. Naturaleza desechable.

Los inmovilizadores desarrollados, por lo tanto, cuentan con una serie de especificaciones que no solo beneficiarán al paciente lesionado durante un accidente, sino también al equipo de atención que se ha ocupado de su movilización hacia un centro especializado. 2.2 Fichas técnicas de los productos desarrollados A continuación se presentan las fichas técnicas de los diferentes productos desarrollados dentro del proyecto. Dentro de cada ficha técnica es posible observar las especificaciones de cada producto en términos de material utilizado, dimensiones y demás detalles fundamentales del mismo.

FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO – INMOVILIZADOR DESECHABLE PARA CUELLO CÓDIGO

REFERENCIA

INMOVILIZADOR DESECHABLE O COLLAR CERVICAL PARA ATENCIÓN PREHOSPITALARIA

FECHA

25/03/2010

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO

El inmovilizador desechable o Collar Cervical tiene como propósito principal la inmovilización del cuello humano lesionado, luego de un accidente que requiere inmovilización inmediata del paciente. Su propósito es reducir la posibilidad de complicaciones postraumáticas en el paciente, y facilitar el desplazamiento del mismo. Este producto es elaborado en cartón, y recubierto por una cara a base de resina acrílica para su protección. 2. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y COMPONENTES DEL PRODUCTO

CARACTERÍSTICA

PARÁMETROS DE MEDICIÓN

OBSERVACIONES

CARTÓN RECUBIERTO CON RESINA ACRÍLICA

Cartón de referencia S7B

La resistencia del cartón es de 790 kg fuerza /m2

APLICACIÓN DE COLOR SOBRE EL CARTÓN

Aplicación de color BLANCO

IMPRESIÓN FLEXOGRÁFICA SOBRE EL CARTÓN

Impresión en color AZUL 1

POLYLÓN/ ESPUMA DE POLIETILENO DE CELDA CERRADA

POLYLÓN de 3 mm de espesor

CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO HEMBRA (40% NYLON, 60% POLIESTER) CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO MACHO (40% NYLON, 60% POLIESTER)

Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Ojalete plástico color BLANCO de 9 mm de diámetro

OJALETES PLÁSTICOS

La aplicación del color se realiza únicamente sobre la cara superior del cartón La impresión flexográfica se realiza únicamente en la cara superior del cartón El POLYLÓN utilizado cubre toda la cara que se fija contra el cuello protegiéndolo del cartón. En total se utilizan 33 cm de velcro tipo hembra por cada Collar Cervical En total se utilizan 11.5 cm de velcro tipo macho por cada Collar Cervical En total se utilizan 6 ojaletes plásticos por cada Collar Cervical

DPTO CONTROL DE CALIDAD

Tanto el color como el diseño de la impresión flexográfica puede variar de acuerdo con los requerimientos del cliente.

FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO – INMOVILIZADOR DESECHABLE PARA PIERNA CÓDIGO

REFERENCIA

INMOVILIZADOR DESECHABLE DE PIERNA PARA ATENCION PREHOSPITALARIA

FECHA

25/03/2010

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO

El inmovilizador desechable de pierna tiene como propósito principal la inmovilización de la pierna y pie humanos y su articulación de rodilla o tobillo lesionados, luego de un accidente que requiere inmovilización inmediata del paciente. Su propósito es reducir la posibilidad de complicaciones postraumáticas en el paciente, y facilitar el desplazamiento del mismo. Este producto es elaborado en cartón, y recubierto por una cara a base de resina acrílica para su protección. 2. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y COMPONENTES DEL PRODUCTO

CARACTERÍSTICA

PARÁMETROS DE MEDICIÓN

OBSERVACIONES

CARTÓN RECUBIERTO CON RESINA ACRÍLICA

Cartón de referencia S9B

La resistencia del cartón es de 930 kg fuerza /m2

APLICACIÓN DE COLOR SOBRE EL CARTÓN

Aplicación de color BLANCO

IMPRESIÓN FLEXOGRÁFICA SOBRE EL CARTÓN

Impresión en color AZUL 2

CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO HEMBRA (40% NYLON, 60% POLIESTER) CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO MACHO (40% NYLON, 60% POLIESTER)

Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Remache metálico color PLATEADO de 9 mm de diámetro

REMACHES METÁLICOS

La aplicación del color se realiza únicamente sobre la cara superior del cartón La impresión flexográfica se realiza únicamente en la cara superior del cartón En total se utilizan 124 cm de velcro tipo hembra por cada Inmovilizador de Pierna En total se utilizan 18 cm de velcro tipo macho por cada Inmovilizador de Pierna En total se utilizan 8 remaches metálicos por cada Inmovilizador de Pierna

DPTO CONTROL DE CALIDAD

Tanto el color como el diseño de la impresión flexográfica puede variar de acuerdo con los requerimientos del cliente.

FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO – INMOVILIZADOR DESECHABLE PARA BRAZO/ANTEBRAZO CÓDIGO

REFERENCIA

INMOVILIZADOR DESECHABLE DE BRAZO Y ANTEBRAZO PARA ATENCION PREHOSPITALARIA

FECHA

25/03/2010

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO

El inmovilizador desechable de brazo y antebrazo tiene como propósito principal la inmovilización del brazo y el antebrazo humanos y su articulación del codo lesionados, luego de un accidente que requiere inmovilización inmediata del paciente. Su propósito es reducir la posibilidad de complicaciones postraumáticas en el paciente, y facilitar el desplazamiento del mismo. Este producto es elaborado en cartón, y recubierto por una cara a base de resina acrílica para su protección. 2. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y COMPONENTES DEL PRODUCTO

CARACTERÍSTICA

PARÁMETROS DE MEDICIÓN

OBSERVACIONES

CARTÓN RECUBIERTO CON RESINA ACRÍLICA

Cartón de referencia S7B

La resistencia del cartón es de 790 kg fuerza /m2

APLICACIÓN DE COLOR SOBRE EL CARTÓN

Aplicación de color BLANCO

IMPRESIÓN FLEXOGRÁFICA SOBRE EL CARTÓN

Impresión en color AZUL 3

CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO HEMBRA (40% NYLON, 60% POLIESTER) CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO MACHO (40% NYLON, 60% POLIESTER)

Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Remache metálico color PLATEADO de 9 mm de diámetro

REMACHES METÁLICOS

La aplicación del color se realiza únicamente sobre la cara superior del cartón La impresión flexográfica se realiza únicamente en la cara superior del cartón En total se utilizan 68 cm de velcro tipo hembra por cada Inmovilizador de Brazo En total se utilizan 15 cm de velcro tipo macho por cada Inmovilizador de Brazo En total se utilizan 6 remaches metálicos por cada Inmovilizador de Brazo

DPTO CONTROL DE CALIDAD

Tanto el color como el diseño de la impresión flexográfica puede variar de acuerdo con los requerimientos del cliente.

FICHA TÉCNICA DE PRODUCTO – INMOVILIZADOR DESECHABLE PARA MANO CÓDIGO

REFERENCIA

INMOVILIZADOR DESECHABLE DE MANO PARA ATENCION PREHOSPITALARIA

FECHA

25/03/2010

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PRODUCTO

El inmovilizador desechable de mano tiene como propósito principal la inmovilización de la mano humana y su articulación de muñeca lesionados, luego de un accidente que requiere inmovilización inmediata del paciente. Su propósito es reducir la posibilidad de complicaciones postraumáticas en el paciente, y facilitar el desplazamiento del mismo. Este producto es elaborado en cartón, y recubierto por una cara a base de resina acrílica para su protección. 2. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y COMPONENTES DEL PRODUCTO

CARACTERÍSTICA

PARÁMETROS DE MEDICIÓN

OBSERVACIONES

CARTÓN RECUBIERTO CON RESINA ACRÍLICA

Cartón de referencia S7B

La resistencia del cartón es de 790 kg fuerza /m2

APLICACIÓN DE COLOR SOBRE EL CARTÓN

Aplicación de color BLANCO

IMPRESIÓN FLEXOGRÁFICA SOBRE EL CARTÓN

Impresión en color AZUL 4

CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO HEMBRA (40% NYLON, 60% POLIESTER) CIERRES EN VELCRO AUTOAJUSTABLE TIPO MACHO (40% NYLON, 60% POLIESTER)

Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Velcro color BLANCO de 2.5 mm de espesor Remache metálico color PLATEADO de 9 mm de diámetro

REMACHES METÁLICOS

La aplicación del color se realiza únicamente sobre la cara superior del cartón La impresión flexográfica se realiza únicamente en la cara superior del cartón En total se utilizan 38 cm de velcro tipo hembra por cada inmovilizador de mano En total se utilizan 8 cm de velcro tipo macho por cada inmovilizador de mano En total se utilizan 4 remaches metálicos por cada inmovilizador de mano

DPTO CONTROL DE CALIDAD

Tanto el color como el diseño de la impresión flexográfica puede variar de acuerdo con los requerimientos del cliente.

3. Diagrama de flujo de los procesos de producción involucrados

Dentro de los procesos de producción involucrados para el ensamble de los inmovilizadores desechables, es posible identificar dos ramas de flujo principales, dependiendo del producto a realizar. Los inmovilizadores desechables de cuello requieren de un flujo de procesos diferente al que requieren los inmovilizadores desechables de pierna, brazo-antebrazo y mano, debido a que los inmovilizadores de cuello se realizan con materiales diferentes que requieren diferentes procesos para su ensamble. Por tal razón, se han desarrollado dos diagramas de flujo diferentes, uno para la producción de inmovilizadores desechables de cuello, y otro para la producción de inmovilizadores desechables de pierna, brazo-antebrazo y mano. Cada diagrama de flujo ilustra el orden mediante el cual se llevan a cabo los diferentes procesos de producción al realizar el producto, desde el momento en que ingresa la orden de compra respectiva hasta el momento en que el pedido es enviado al cliente. Dentro de los diagramas de flujo construidos, es posible identificar los siguientes elementos principales:

Representa in punto de inicio o final dentro del diagrama de flujo. Representa la realización de un proceso dentro del diagrama de flujo. Representa la construcción de un documento importante dentro del diagrama de flujo.

Representa la toma de una decisión dentro del diagrama de flujo.

El diagrama de flujo no solo es útil para comprender el orden bajo el cual se llevan a cabo los procesos de producción de un determinado producto, sino también para determinar si dichos procesos se están llevando a cabo de manera adecuada, o podrían ser optimizados, transformados o reevaluados. El diagrama de flujo de los procesos de producción debe ser constantemente revisando, dada la naturaleza cambiante de un proceso de producción en un proyecto que se encuentra en su fase inicial. Cada vez que un proceso o su orden dentro del flujo de producción se modifiquen, el diagrama de flujo del proceso completo debe ser así mismo corregido, para que exista concordancia con el proceso real y aquel ilustrado en el manual de operaciones. Adicionalmente, el diagrama de flujo del proceso de producción dentro del proyecto sirve a modo de instructivo, para guiar a quien inicialmente no posee gran conocimiento sobre el mismo, como es el caso de nuevos operarios o supervisores de producción que se vinculen al proyecto durante sus fases posteriores.

Figura 3.1 Diagrama de flujo de procesos para la producción de inmovilizadores desechables para cuello. INICIO

1. Ingreso de la orden de compra (pedido)

7. Registrar en contabilidad las facturas de la nueva MP

2. Imprimir y almacenar orden de compra

6. Comprar MP faltante para el pedido

10. Realizar orden de entrega de MP y orden de producción

9. Actualizar el formato de inventario de MP disponible

11. Entrega de las órdenes y la MP requerida a producción

12. Cortar y redondear el velcro para el pedido

15. Realizar revisión de calidad en los productos terminados 22. Revisar condiciones de envío y facturación del pedido

23. Realizar y adjuntar factura y remisión del pedido

16. Redistribuir productos que reprueban revisión de calidad 21. Realizar orden de salida de producción

24. Realizar envío del pedido al cliente

3. Revisar formatos de inventario de MP* y producto terminado disponible

5. Realizar orden de compra de MP necesaria

4. Verificar requerimientos totales de MP para la orden

¿Debe comprarse MP para el pedido?**

8. Retirar del inventario la MP requerida y firmar el formato de retiro de MP

13. Perforar los velcros, cartones y espumas correspondientes

14. Ajustar y reforzar las capas de material en los puntos previstos con ojaletes plásticos

17. Doblar los productos para su empaque

20. Empacar el producto terminado en cajas de envío

18. Empacar los diferentes productos en las bolsas plásticas 19. Sellar las bolsas plásticas correspondientes

25. Reclamar remisión o copia de la factura firmada por el cliente luego de la entrega

* MP representa Materia Prima. ** En esta etapa de decisión es necesario revisar cada tipo de MP por separado.

FIN

Figura 3.2 Diagrama de flujo de procesos para la producción de inmovilizadores desechables para pierna, brazo/antebrazo y mano. INICIO

1. Ingreso de la orden de compra (pedido)

2. Imprimir y almacenar orden de compra

7. Registrar en contabilidad las facturas de la MP adquirida

6. Comprar MP faltante para el pedido

10. Realizar orden de entrega de MP y orden de producción

5. Realizar orden de compra de MP necesaria

9. Actualizar el formato de inventario de MP disponible

11. Entrega de las órdenes y la MP requerida a producción

12. Cortar, redondear y perforar el velcro para el pedido

17. Doblar los productos para su empaque

16. Redistribuir productos que reprueban revisión de calidad

18. Introducir los diferentes productos en el KIT de empaque

19. Empacar el producto terminado en cajas de envío

FIN

3. Revisar formatos de inventario de MP* y producto terminado disponible

24. Reclamar remisión o copia de la factura firmada por el cliente luego de la entrega

4. Verificar requerimientos totales de MP para la orden

¿Debe comprarse MP para el pedido?**

8. Retirar del inventario la materia prima requerida y firmar el formato de retiro de MP

13. Insertar los remaches metálicos junto con los velcros en las perforaciones destinadas para ello 15. Realizar revisión de calidad en los productos terminados

20. Realizar orden de salida de producción

23. Realizar envío del pedido al cliente

14. Reforzar los remaches metálicos ubicados en cada perforación respectiva

21. Revisar condiciones de envío y facturación del pedido 22. Realizar y adjuntar factura y remisión del pedido

* MP representa Materia Prima. ** En esta etapa de decisión es necesario revisar cada tipo de MP por separado.

Como se observa en los diagramas anteriores, los procesos para la producción de inmovilizadores de cuello y los procesos para la producción de inmovilizadores de pierna, brazo/antebrazo y mano comparten elementos iguales en su mayoría. Sin embargo, existen dos diferencias claves a identificar: • El inmovilizador desechable de cuello es ensamblado utilizando ojaletes plásticos en reemplazo de los remaches metálicos utilizados para ensamblar los demás inmovilizadores. Esto se debe a que normalmente los pacientes provenientes de algún accidente han de ser evaluados de acuerdo a una radiografía de sus vértebras cervicales, y teniendo en cuenta que el paciente llevará puesto el inmovilizador, éste no puede contener partes metálicas que posiblemente interfieran con las imágenes obtenidas. • Según el histórico de órdenes de compra que ha recibido el proyecto para la producción de inmovilizadores, se ha hallado un mercado potencialmente mayor para el inmovilizador desechable de cuello que para el KIT completo de inmovilizadores, ya que en ocasiones los clientes consideran a éste como la parte del cuerpo más importante a inmovilizar durante un accidente. Por esta razón, para órdenes de compra que sólo incluyan el inmovilizador desechable de cuello, se diseñó una bolsa plástica de empaque que contiene dos inmovilizadores desechables de cuello. En este sentido, el proceso de producción se modifica puesto que no es necesario ensamblar KITS de empaque sino más bien sellar las respectivas bolsas. A continuación se realiza una descripción detallada de los procesos involucrados en cada caso, la cual incluye tanto los detalles específicos de cada uno, como algunas observaciones claves sobre aspectos a controlar durante cada uno, de tal forma que se desempeñen adecuadamente. Los procesos involucrados en la producción dentro del proyecto se han dividido de la misma forma que en los diagramas de flujo previamente expuestos, con el fin de que exista concordancia entre un esquema y el otro.

4. Descripción de los procesos involucrados durante la producción

A continuación se presenta la descripción de los procesos involucrados en la producción de inmovilizadores desechables de cuello. 4.1 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE CUELLO Ítem

Nombre del proceso

Ingreso de la orden de compra (pedido)

Imprimir y almacenar orden de compra

Revisar formatos de Materia Prima y producto terminado disponible

Verificar requerimientos totales de Materia Prima para la orden

Realizar orden de compra de Materia Prima necesaria para suplir el pedido

Comprar MP faltante para el pedido

Descripción del proceso Una vez ingresa la orden de compra, contrato o pedido exigido por el cliente, se deben registrar los datos completos del cliente para su posterior seguimiento. Así mismo, se debe consultar todos los documentos requeridos a presentar durante la entrega del pedido para poder alistarlos con anticipación. Una vez ingresa la orden de compra, contrato o pedido exigido por el cliente, ésta debe ser archivada dentro del registro de órdenes de compra del proyecto junto con una copia, la cual será entregada con el envío del pedido. Los formatos actualizados de Materia prima y producto terminado disponible deben revisarse para calcular cuántos productos terminados deben completarse para la orden de compra y cuánta materia prima se tiene disponible para esto. Una vez se hayan calculado el número de piezas que efectivamente deben completarse para el pedido, se debe realizar un análisis de cuánta materia prima se requiere de forma adicional a la que se contabilizó en la revisión del formato de materia prima disponible. Luego de verificar los requerimientos totales de Materia Prima para la orden, si se requiere Materia Prima adicional debe realizarse una orden autorizada por el gerente del proyecto, en donde se registre la compra de la Materia Prima requerida. Una vez se verifica la Materia Prima faltante para el pedido, ésta debe adquirirse a crédito o mediante pago inmediato dependiendo de la referencia.

Aspectos a controlar

Los documentos que cada cliente requiera deben prepararse con anticipación y archivarse junto con la orden de compra respectiva.

La orden original SIEMPRE debe permanecer en el archivo del proyecto.

Es fundamental realizar una adecuada revisión de la materia prima y el producto terminado disponible con el fin de organizar el flujo de inventario dentro del proyecto. El control de la materia prima requerida para cada pedido puede realizarse utilizando como guía la sección de "requerimiento de recursos y materia prima por producto".

Es fundamental registrar todas las compras de materia prima que se requieran, incluyendo el modo de financiación de dichas compras, con el fin de organizar las cuentas por pagar del proyecto. Se debe revisar la lista de proveedores de materia prima especializados para los productos, de tal forma que las tarifas de compra y condiciones de pago de la MP se lleven a cabo de forma estandarizada.

4.1 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE CUELLO Ítem

Nombre del proceso Retirar del inventario la MP requerida y firmar el formato de retiro de MP

Descripción del proceso La Materia Prima existente que se requiera para realizar el pedido, debe retirarse del inventario para ser utilizada por producción.

Actualizar el formato de Materia Prima disponible

Una vez se retira la Materia Prima requerida, es necesario realizar la actualización respectiva en el formato de Materia Prima Disponible.

Realizar orden de entrega de MP y orden de producción

La orden de entrega de Materia prima se realiza con el fin de corroborar que la materia prima especificada efectivamente sea entregada a producción. La orden de pedido, por otro lado, autoriza la producción y transformación de la materia prima entregada.

Estas órdenes deben ser firmadas por el director de producción, y se debe sacar dos copias de cada una.

Entrega de las órdenes y MP requerida a producción

Las órdenes son entregadas a producción junto con la materia prima que se requiere para iniciar la producción.

Una copia de cada orden será entregada por el director de producción a quien corresponda en producción, y la segunda copia deberá ser archivada para registro.

Cortar, redondear y perforar el velcro para el pedido

Lo primero que debe alistarse para la producción son los velcros a utilizar en el producto. Estos velcros deben cortarse de acuerdo a las especificaciones de cada producto. Posteriormente, cada velcro debe ser redondeado en ambos extremos. Finalmente, cada velcro debe ser perforado de acuerdo con las especificaciones de cada parte.

El corte y redondeado del velcro representan actividades de alistamiento de material, por lo cual pueden ser llevadas a cabo de forma previa a la realización de una orden de pedido. Esto debe realizarse con la autorización del director de producción.

Perforar los velcros, cartones y espumas correspondientes

Los cartones y espumas correspondientes al collar cervical deben ser perforados en lugares determinados, según las especificaciones del producto, para poder insertar los ojaletes plásticos durante el ensamble del producto. Esta perforación se realiza con una herramienta especial destinada para ello.

Existe la posibilidad de que esta actividad pueda eliminarse si se diseña un troquel que incluya las perforaciones especificadas. Sin embargo, para las pruebas piloto de producción aun se incluye esta actividad dentro del proceso de producción.

Ajustar y reforzar las diferentes capas del inmovilizador en los puntos previstos utilizando los ojaletes plásticos

Cada collar cervical incluye dos capas de material, la primera en cartón y la segunda en espuma. Estas dos capas deber alinearse durante el ensamble, mediante la introducción de los respectivos ojaletes plásticos en las perforaciones destinadas para ello. El reforzamiento de los ojaletes plásticos se realiza utilizando un troquel destinado para ello, bajo el cual las dos capas de material finalmente se sujetan.

Se debe tener precaución en la alineación y sentido de las capas, verificando que no se ensamble una capa en sentido contrario a lo estipulado y que ambas capas se encuentren perfectamente alineadas entre sí. Se debe tener precaución durante el reforzamiento de los ojaletes, ya que su material se quiebra si se ejercen fuerzas muy altas.

Aspectos a controlar El retiro de materia prima del inventario debe ser realizado bajo la autorización y supervisión del director de producción Luego de autorizar el retiro de la materia prima, el director se encargará de actualizar el formato de inventario de Materia Prima disponible.

4.1 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE CUELLO Ítem

Nombre del proceso

Descripción del proceso

Aspectos a controlar

Realizar revisión de calidad en los productos terminados

Una vez el producto ha sido ensamblado, se debe realizar una revisión de calidad que incluya: revisión de alineación y sentido de las capas, revisión de resistencia y cedencia de los ojaletes, revisión de resistencia de los velcros ajustados y revisión general de la limpieza y estado del producto.

La resistencia de los ojaletes se revisa observando si han sido quebrados, y halando de cada velcro sujeto a los mismos para verificar si el ojalete cede o no.

Redistribuir productos que reprueban revisión de calidad

Los productos que presenten alguna falla en los criterios de evaluación durante la revisión de calidad deben ser distribuidos de acuerdo a su falla. Si se puede recuperar material, dicho producto debe ser redistribuido para volver a iniciar el proceso de producción. Material irrecuperable debe ser clasificado, determinando si su falla se debe a un error de fábrica o a un error de producción, y ubicado en un sitio designado para este fin.

El material desperdiciado en este proceso será posteriormente registrado en un informe relativo al nivel de producto desperdiciado, diferenciando entre lo que se desperdicia por falla de fábrica y lo que se desperdicia por falla en producción. Este informe debe ser realizado mensualmente por el director de producción.

Doblar los productos para su respectivo empaque

Los productos que no presenten fallas en la calidad deben ser alistados para su empaque. El alistamiento incluye un doblez realizado a lo ancho del producto, sobre la zona central del mismo. El velcro sujetador debe adherirse a su velcro correspondiente de tal forma que el producto quede doblado y sujetado en esta posición.

Los productos alistados para empaque deben ubicarse en un lugar aislado de la humedad y el polvo con el fin de preservar su limpieza durante el tiempo que esperan a ser empacados.

Empacar los diferentes productos en las bolsas plásticas

Posterior al doblado, los collares cervicales deben ser empacados en la bolsa correspondiente.

Cada bolsa plástica debe incluir dos collares cervicales.

Sellar la bolsa plástica de empaque

La bolsa plástica debe sellarse utilizando la máquina destinada para ello.

Cada bolsa plástica debe sellarse dejando aproximadamente 2 cm libres en el extremo sellado.

Empacar el producto terminado en cajas en envío

Una vez se haya empacado todo el producto terminado, éste debe ir empacado en una caja de envío, de tal forma que el producto terminado permanezca protegido del ambiente hasta la entrega del pedido.

Cada caja de envío tiene capacidad para aproximadamente 80 bolsas de collares empacados. Al completar una caja de envío, ésta debe ser sellada.

4.1 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE CUELLO Ítem

Nombre del proceso

Realizar orden de salida de producción

Revisar condiciones de envío y facturación del pedido

Realizar y adjuntar factura y remisión del pedido

Realizar envío del pedido al cliente

Reclamar remisión o copia de la factura firmada por el cliente luego de la entrega para luego almacenarla dentro del correspondiente archivo.

Descripción del proceso La orden de salida de producción se refiere a un formato que describa detalladamente el pedido realizado, incluyendo cantidad de producto que se envía dentro de cada una de las cajas, y enumerando las cajas de envío para su posterior identificación. Las condiciones de envío, tales como el número de copias de factura y remisión que deben enviarse junto con la copia del RUT, deben ser revisados y preparados para el envío del pedido. Así mismo, las condiciones de facturación (tales como la fecha y lugar de radicación) deben ser verificadas antes de realizar el envío respectivo.

Una vez se conozcan todas las condiciones requeridas para el envío, se deben adjuntar la factura y la remisión al mismo.

Una vez se preparen todas las condiciones de envío y facturación del pedido, éste puede enviarse. Las condiciones de transporte deben ser preparadas para cumplir con las condiciones respectivas para el envío del pedido. Luego de entregar el pedido correspondiente, se debe reclamar una copia de la remisión o factura firmada que corrobore la entrega completa del pedido. Esta copia firmada luego será almacenada en la carpeta de registro de pedidos enviados.

Aspectos a controlar

La orden de salida de producción debe ser revisada y firmada por el gerente de producción.

Las condiciones de envío y facturación deben ser revisadas previamente al envío del pedido, aproximadamente con 3 días hábiles de anticipación.

Es indispensable adjuntar la remisión del pedido durante su envío. La factura puede ir adjuntada con el pedido o radicada aparte, dependiendo de las condiciones que establezca el cliente.

Las condiciones de transporte del pedido deben ser establecidas previamente al envío del pedido, aproximadamente con 3 días hábiles de anticipación.

Registrar la copia firmada que corrobora la recepción de cada pedido es fundamental para el cobro oportuno de las facturas realizadas mensualmente.

De forma similar, a continuación se presenta la descripción detallada de los procesos involucrados en la producción de inmovilizadores desechables de pierna, brazo/antebrazo y mano.

4.2 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE PIERNA, BRAZO Y MANO Ítem Nombre del proceso Descripción del proceso Aspectos a controlar

Ingreso de la orden de compra (pedido)

Una vez ingresa la orden de compra, contrato o pedido exigido por el cliente, se deben registrar los datos completos del cliente para su posterior seguimiento. Así mismo, se debe consultar todos los documentos requeridos a presentar durante la entrega del pedido para poder alistarlos con anticipación.

Los documentos que cada cliente requiera deben prepararse con anticipación y archivarse junto con la orden de compra respectiva.

Imprimir y almacenar orden de compra

Una vez ingresa la orden de compra, contrato o pedido exigido por el cliente, ésta debe ser archivada dentro del registro de órdenes de compra del proyecto junto con una copia, la cual será entregada con el envío del pedido.

La orden original SIEMPRE debe permanecer en el archivo del proyecto.

Revisar formatos de Materia Prima y producto terminado disponible

Los formatos actualizados de Materia prima y producto terminado disponible deben revisarse para calcular cuántos productos terminados deben completarse para la orden de compra y cuánta materia prima se tiene disponible para esto.

Es fundamental realizar una adecuada revisión de la materia prima y el producto terminado disponible con el fin de organizar el flujo de inventario dentro del proyecto.

Verificar requerimientos totales de Materia Prima para la orden

Una vez se hayan calculado el número de piezas que efectivamente deben completarse para el pedido, se debe realizar un análisis de cuánta materia prima se requiere de forma adicional a la que se contabilizó en la revisión del formato de materia prima disponible.

El control de la materia prima requerida para cada pedido puede realizarse utilizando como guía la sección de "requerimiento de recursos y materia prima por producto".

Realizar orden de compra de Materia Prima necesaria para suplir el pedido

Luego de verificar los requerimientos totales de Materia Prima para la orden, si se requiere Materia Prima adicional debe realizarse una orden autorizada por el gerente del proyecto, en donde se registre la compra de la Materia Prima requerida.

Comprar MP faltante para el pedido

Una vez se verifica la Materia Prima faltante para el pedido, ésta debe adquirirse a crédito o mediante pago inmediato dependiendo de la referencia.

Registrar en contabilidad las facturas de la MP prima adquirida

TODA compra debe ser realizada mediante factura o comprobante de venta legal. Cada factura o comprobante debe registrarse en la oficina de contabilidad junto con una copia

4.2 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE PIERNA, BRAZO Y MANO Ítem Nombre del proceso Descripción del proceso Aspectos a controlar

Retirar del inventario la Materia Prima requerida y firmar el formato de retiro de MP

La Materia Prima existente que se requiera para realizar el pedido, debe retirarse del inventario para ser utilizada por producción.

Actualizar el formato de Materia Prima disponible

Una vez se retira la Materia Prima requerida, es necesario realizar la actualización respectiva en el formato de Materia Prima Disponible.

Realizar orden de entrega de MP y orden de producción

Estas órdenes deben ser firmadas por el director de producción, y se debe sacar dos copias de cada una.

Entrega de las órdenes y MP requerida a producción

Las órdenes son entregadas a producción junto con la materia prima que se requiere para iniciar la producción.

Una copia de cada orden será entregada por el director de producción a quien corresponda en producción, y la segunda copia deberá ser archivada para registro.

Cortar, redondear y perforar el velcro para el pedido

Insertar los remaches metálicos junto con los velcros en las perforaciones destinadas para ello

Los cartones de estos productos han sido perforados desde fábrica, por lo cual no es necesario perforar los lugares en donde los remaches deben sujetarse. En esta etapa, en cada perforación se introduce el remache metálico sin ajustar junto con el velcro correspondiente en cada posición.

En esta etapa debe verificarse que en cada perforación se incluya el velcro correspondiente, para evitar errores en el producto terminado.

El retiro de materia prima del inventario debe ser realizado bajo la autorización y supervisión del director de producción Luego de autorizar el retiro de la materia prima, el director se encargará de actualizar el formato de inventario de Materia Prima disponible.

4.2 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE PIERNA, BRAZO Y MANO Ítem Nombre del proceso Descripción del proceso Aspectos a controlar

Reforzar los remaches metálicos ubicados en cada perforación respectiva

Realizar revisión de calidad en los productos terminados

Redistribuir productos que reprueban revisión de calidad

Doblar los productos para su respectivo empaque

Introducir los diferentes productos en el KIT de empaque

Empacar el producto terminado en cajas en envío

El reforzamiento de los remaches metálicos se realiza utilizando un troquel destinado para ello, bajo el cual el cartón y el velcro finalmente se sujetan. Una vez el producto ha sido ensamblado, se debe realizar una revisión de calidad que incluya: revisión de resistencia y cedencia de los remaches, revisión de resistencia de los velcros ajustados y revisión general de la limpieza y estado del producto. Los productos que presenten alguna falla en los criterios de evaluación durante la revisión de calidad deben ser distribuidos de acuerdo a su falla. Si se puede recuperar material, dicho producto debe ser redistribuido para volver a iniciar el proceso de producción. Material irrecuperable debe ser clasificado, determinando si su falla se debe a un error de fábrica o a un error de producción, y ubicado en un sitio designado para este fin. Los productos que no presenten fallas en la calidad deben ser alistados para su empaque. El alistamiento incluye un doblez realizado sobre cada producto de tal forma que pueda ser introducido en el KIT de empaque. Posterior al doblado, cada inmovilizador debe ser empacado dentro del KIT de empaque. Durante esta etapa el mismo KIT de empaque debe armarse en simultánea con la introducción de cada producto dentro de él. Una vez se haya empacado todo el producto terminado, éste debe ir empacado en una caja de envío, de tal forma que el producto terminado permanezca protegido del ambiente hasta la entrega del pedido.

Se debe tener precaución durante el reforzamiento de los remaches, con el fin de evitar que éstos se quiebren durante el proceso

La resistencia de los velcros ajustados se revisa halando de cada velcro sujeto a los remaches metálicos para verificar si éstos ceden o no.

Los productos alistados para empaque deben ubicarse en un lugar aislado de la humedad y el polvo con el fin de preservar su limpieza durante el tiempo que esperan a ser empacados.

Cada KIT de empaque debe contener un inmovilizador de cuello, uno de pierna, uno de brazo y uno de mano

Cada caja de envío tiene capacidad para aproximadamente 20 KITS de empaque completos. Al completar una caja de envío, ésta debe ser sellada.

4.2 FICHA TÉCNICA DE PROCESOS – PRODUCCIÓN DE INMOVILIZADORES DE PIERNA, BRAZO Y MANO Ítem Nombre del proceso Descripción del proceso Aspectos a controlar La orden de salida de producción se refiere a un formato que describa La orden de salida de detalladamente el pedido realizado, Realizar orden de salida producción debe ser revisada 20 incluyendo cantidad de producto que se de producción y firmada por el gerente de envía dentro de cada una de las cajas, y producción. enumerando las cajas de envío para su posterior identificación. Las condiciones de envío, tales como el número de copias de factura y remisión Las condiciones de envío y que deben enviarse junto con la copia facturación deben ser Revisar condiciones de del RUT, deben ser revisados y revisadas previamente al 21 envío y facturación del preparados para el envío del pedido. Así envío del pedido, pedido mismo, las condiciones de facturación aproximadamente con 3 días (tales como la fecha y lugar de hábiles de anticipación. radicación) deben ser verificadas antes de realizar el envío respectivo. Es indispensable adjuntar la remisión del pedido durante su Una vez se conozcan todas las Realizar y adjuntar envío. La factura puede ir condiciones requeridas para el envío, se 22 factura y remisión del adjuntada con el pedido o deben adjuntar la factura y la remisión pedido radicada aparte, dependiendo al mismo. de las condiciones que establezca el cliente. Una vez se preparen todas las Las condiciones de transporte condiciones de envío y facturación del del pedido deben ser pedido, éste puede enviarse. Las Realizar envío del pedido establecidas previamente al 23 condiciones de transporte deben ser al cliente envío del pedido, preparadas para cumplir con las aproximadamente con 3 días condiciones respectivas para el envío hábiles de anticipación. del pedido.

Reclamar remisión o copia de la factura firmada por el cliente luego de la entrega para luego almacenarla dentro del correspondiente archivo.

Luego de entregar el pedido correspondiente, se debe reclamar una copia de la remisión o factura firmada que corrobore la entrega completa del pedido. Esta copia firmada luego será almacenada en la carpeta de registro de pedidos enviados.

Registrar la copia firmada que corrobora la recepción de cada pedido es fundamental para el cobro oportuno de las facturas realizadas mensualmente.

5. Requerimientos y costos de materia prima (por producto) Durante la descripción de las fichas técnicas de cada producto, se determinó de manera específica los diferentes tipos de materia prima que se utilizaban en cada uno, con algunas observaciones generales. En esta sección, cada materia prima utilizada se describirá no sólo de acuerdo a sus especificaciones métricas, sino también de acuerdo a la cantidad requerida y su costo unitario. De esta forma, será posible determinar el costo directo de materia prima que se asume en cada producto, incluyendo su respectivo empaque. El cálculo de costos de materia prima por producto nos da una idea del margen de utilidad que puede obtenerse sobre cada producto por separado, más no representa un valor del costo total por materia prima que se asume durante la producción completa, debido a que existen pérdidas y desperdicios de material. Por esta razón, los porcentajes de desperdicio de cada tipo de materia prima también son descritos de acuerdo a cada producto, con el ánimo de comprender el costo total que se asume por producto incluyendo un nivel probabilístico de pérdidas y desperdicios. A continuación se presenta una serie de tablas en donde se describe cada producto de acuerdo a la materia prima utilizada para conformarlo y sus especificaciones generales, la cantidad de cada materia prima utilizada, su costo unitario, su tasa de desperdicio durante la etapa de producción y finalmente su costo total. Adjunto a cada tabla, se describen algunos detalles adicionales relativos a cada producto en específico. Tabla 5.1 Requerimientos y costos de materia prima para el inmovilizador de cuello. Inmovilizador de Cuello Materia Prima Cartón recubierto con resina acrílica (Incluye aplicación de color e impresión flexográfica sobre el cartón) Polylón (Espuma de polietileno de celda cerrada) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra Cierre en velcro autoajustable tipo Macho Ojaletes plásticos

Especificaciones generales Cartón troquelado de referencia S7B. Aplicación de color y diseño de impresión según la especificación del cliente Polylón de 3 mm de espesor. Color según la especificación del cliente Cierre de 33 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 11,5 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Ojalete plástico blanco de 9 mm de diámetro

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

$ 371

3.50%

383.99

$ 216

3.50%

223.56

$ 1.40

48.97

$ 1.40

17.39

$ 13

83.46

Costo total de MP por producto

757.37

En este caso (y de aquí en adelante), los costos del cartón, del polylón, de los ojaletes plásticos y los remaches metálicos se expresan por unidad, mientras que el costo del velcro se expresa por centímetro. En las tablas se describen las diferentes franjas de velcro (ya sea tipo hembra o macho) requeridas por producto, junto con su longitud y cantidad. Las tasas de desperdicio de cada materia prima se asumieron como provenientes de desperdicio durante la producción, generado por daños al material durante su ensamble. No se tuvo en cuenta una tasa de desperdicio por fallas de fábrica del proveedor, debido a que la cantidad de productos defectuosos que resultan en cada materia prima es menor a las unidades excedentes que los proveedores envían de más. Con respecto a la tasa de desperdicio del velcro, es posible observar que el velcro tipo macho se desperdicia en una mayor medida que el velcro tipo hembra. Esto sucede debido a que el velcro tipo macho se utiliza en cortes más pequeños, por lo cual su reutilización resulta más difícil. Tabla 5.2 Requerimientos y costos de materia prima para el inmovilizador de brazo/antebrazo. Inmovilizador de Brazo/Antebrazo Materia Prima Cartón recubierto con resina acrílica (Incluye aplicación de color e impresión flexográfica sobre el cartón) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (I) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (II) Cierre en velcro autoajustable tipo Macho Remaches metálicos

Especificaciones generales Cartón troquelado de referencia S7B. Aplicación de color y diseño de impresión según la especificación del cliente Cierre de 25 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 18 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 5 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Remache metálico niquelado de 9 mm de diámetro

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

$ 577

588.54

$ 1.40

74.20

$ 1.40

26.71

$ 1.40

22.68

$ 6.47

41.12

Costo total de MP por producto

753.25

En este caso, la tasa de desperdicio de los remaches metálicos resulta menor a la de los ojaletes plásticos, principalmente debido a que los ojaletes plásticos poseen una menor resistencia a la ruptura durante su remachado.

Tabla 5.3 Requerimientos y costos de materia prima para el inmovilizador de mano. Inmovilizador de Mano Materia Prima Cartón recubierto con resina acrílica (Incluye aplicación de color e impresión flexográfica sobre el cartón) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (I) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (II) Cierre en velcro autoajustable tipo Macho Remaches metálicos

Especificaciones generales

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

$ 317

320.17

$ 1.40

29.68

$ 1.40

26.71

$ 1.40

9.07

$ 6.47

27.41

Cartón troquelado de referencia S7B. Aplicación de color y diseño de impresión según la especificación del cliente Cierre de 20 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 18 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 3 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Remache metálico niquelado de 9 mm de diámetro

Costo total de MP por producto

413.05

De la tabla 5.3 es posible observar cómo el inmovilizador de mano resulta el más económico en cuanto al gasto por materia prima, puesto que contiene la menor cantidad de materia prima entre todos los productos analizados. Tabla 5.4 Requerimientos y costos de materia prima para el inmovilizador de pierna. Inmovilizador de Pierna Materia Prima Cartón recubierto con resina acrílica (Incluye aplicación de color e impresión flexográfica sobre el cartón) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (I) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (II)

Especificaciones generales Cartón troquelado de referencia S9B. Aplicación de color y diseño de impresión según la especificación del cliente Cierre de 42 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 34 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

$ 1'009

1099.81

$ 1.40

62.33

$ 1.40

50.46

especificación del cliente

Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (III) Cierre en velcro autoajustable tipo Hembra (IV) Cierre en velcro autoajustable tipo Macho (I) Cierre en velcro autoajustable tipo Macho (II) Remaches metálicos

Cierre de 26 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 22 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 5 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Cierre de 4 cm de largo por 2,5 cm de ancho. Color según la especificación del cliente Remache metálico niquelado de 9 mm de diámetro

$ 1.40

38.58

$ 1.40

32.65

$ 1.40

15.12

$ 1.40

12.10

$ 6.47

54.83

Costo total de MP por producto

1365.87

El inmovilizador de pierna, por su parte, involucra el uso de una mayor cantidad de materia prima y por esta razón presenta un costo por materia prima relativamente alto. Tabla 5.5 Requerimientos y costos de materia prima para la caja maletín de empaque. Caja maletín - Empaque para un (1) inmovilizador de cuello, uno (1) de pierna, uno (1) de brazo/antebrazo y uno (1) de mano Materia Prima Caja de cartón recubierta con resina acrílica (Incluye aplicación de color e impresión flexográfica sobre el cartón) Instructivo impreso en papel tamaño carta

Especificaciones generales Cartón troquelado de referencia S7B. Aplicación de color y diseño de impresión según la especificación del cliente. Diseño de impresión según la especificación del cliente

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

$ 950

997.50

$ 56.04

57.16

Costo total de MP por producto

1054.66

La caja maletín junto con el instructivo impreso en papel constituye el empaque del Kit completo de inmovilizadores. Sin embargo, en ocasiones en donde la orden de compra sólo involucra los inmovilizadores de cuello, éstos se empacan por pareja dentro de una bolsa plástica destinada para ello.

Tabla 5.6 Requerimientos y costos de materia prima para la bolsa plástica de empaque. Bolsa plásticas - Empaque para dos (2) inmovilizadores de cuello Materia Prima Bolsa plástica (Incluye impresión digital)

Especificaciones generales

Cantidad requerida

Costo unitario

Diseño de impresión según la especificación del 1 $ 81.04 cliente Costo total de MP por producto

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

15%

93.20 93.20

Finalmente, la caja Máster en cartón se utiliza para empacar las órdenes de compra requeridas, independientemente del tipo de producto que se ha pedido (pueden ser Kits completos o grupos de inmovilizadores de un tipo en particular. Esta caja de empaque llevará en un futuro una inscripción impresa con la imagen del proyecto, sin embargo actualmente ese costo no se causa ya que no ha sido implementado aún. Tabla 5.7 Requerimientos y costos de materia prima para la caja Master para empaque general. Caja Máster para empaque general Materia Prima

Especificaciones generales

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

Caja de cartón de 78x56x52 cm

Cartón de referencia

$ 5'625

5681

Costo total de MP por producto

5681

A modo de conclusión, se presenta entonces el costo total asumido por materias primas en un KIT completo de inmovilizadores desechables para cuello, brazo/antebrazo, mano y pierna, y así mismo en el KIT de bolsa plástica que incluye dos inmovilizadores desechables para cuello. Tabla 5.8 Requerimientos y costos de materia prima para un KIT completo de inmovilizadores desechables para cuello, brazo/antebrazo, mano y pierna. KIT Completo - Incluye inmovilizador desechable para cuello, brazo/antebrazo, mano y pierna Materia Prima Inmovilizador desechable para cuello Inmovilizador desechable para brazo/antebrazo Inmovilizador desechable para mano

Especificaciones generales

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

Inmovilizador desechable terminado

757.37

764.94

Inmovilizador desechable terminado

753.25

760.79

Inmovilizador desechable terminado

413.05

417.18

Inmovilizador desechable para pierna Caja de cartón recubierta con resina acrílica (Incluye aplicación de color e impresión flexográfica sobre el cartón) Instructivo impreso en papel tamaño carta

Inmovilizador desechable terminado

1365.87

1379.53

Cartón troquelado de referencia S7B. Aplicación de color y diseño de impresión según la especificación del cliente.

$ 950

997.50

57.16

Diseño de impresión según la especificación 1 $ 56.04 del cliente Costo total de MP por producto

4377

Tabla 5.9 Requerimientos y costos de materia prima para el KIT de bolsa plástica que incluye dos inmovilizadores desechables para cuello. KIT de bolsa plástica - Incluye 2 inmovilizadores desechables para cuello Materia Prima Inmovilizador desechable para cuello Bolsa plástica (Incluye impresión digital)

Especificaciones generales

Cantidad requerida

Costo unitario

Tasa desperdicio (en producción)

Costo total

Inmovilizador desechable terminado

757.37

1529.88

$ 81.04

15%

93.20

Diseño de impresión según la especificación 1 del cliente Costo total de MP por producto

1623.07

6. Recursos disponibles y su capacidad 6.1 Recursos físicos disponibles La producción de cierta línea de productos involucra el uso de recursos físicos, a partir de los cuales un número específico de operarios realizarán las diferentes operaciones. Sin embargo, tanto el número de recursos disponibles para utilizar como el número de operarios a contratar es limitado, dependiendo de los recursos monetarios de los cuales dispone el proyecto para la consolidación de su taller de producción. En este sentido, componer una lista de recursos disponibles para la producción no representa suficiente información para comprender exactamente cuánto nivel de producción puede alcanzarse en un determinado rango de tiempo. Para esto, resulta necesario especificar la capacidad intrínseca de cada recurso, y un nivel de capacidad de mano de obra de acuerdo a los recursos disponibles. Esto significa que según los recursos disponibles actuales, el taller de producción así mismo presenta un límite de capacidad de operarios, por encima del cual un operario más trabajando en la producción podría ser subutilizado, a falta de mayores recursos físicos para su uso. De este modo, cada vez que se obtenga una mayor disponibilidad de recursos físicos (incluyendo el espacio físico en el cual se localiza el taller de producción), se modificará la capacidad de mano de obra disponible. Es decir que esta variable es una función directa de los recursos disponibles que se tienen en cada periodo de tiempo. Para profundizar este análisis, a continuación se presenta una lista de recursos físicos disponibles con los que cuenta el taller de producción hasta el momento: Tabla 6.1 Lista de recursos físicos actuales, incluyendo la inversión realizada para adquirirlos. Recursos físicos disponibles Recurso disponible Remachadora manual Troquel de acero para remache metálico de 9 mm de diámetro Troquel de acero para ojalete plástico de 9 mm de diámetro Troquel de acero para perforación de 4 mm de diámetro

Cantidad

Uso general

Inversión inicial unitaria

Inversión inicial total

Colocación de remaches metálicos y ojaletes plásticos en el producto, perforación de cierres en velcros tipo hembra y tipo macho.

$ 90'000

$ 270'000

Reforzamiento de remaches metálicos en el producto.

$ 40'000

Reforzamiento de ojaletes plásticos en el producto.

$ 40'000

Perforación de cierres en velcro tipo hembra

$ 40'000

Troquel de acero para perforación de 5 mm de diámetro

Perforación de cierres en velcro tipo macho

$ 40'000

Herramienta metálica de perforación de 6 mm de diámetro

Perforación de los agujeros requeridos en la pieza de cartón del inmovilizador de cuello y en la pieza de POLYLÓN correspondiente.

$ 5'000

$ 10'000

Tijeras metálicas

Corte de cierres en velcro, redondeado de cierres en velcro.

$ 8'000

$ 24'000

Máquina selladora de bolsas plásticas

$ 50'000

Barra de goma limpiadora

$ 3'000

Sellado de la bolsa plástica de empaque para los inmovilizadores de cuello Limpieza general de las piezas en cartón que presenten zonas de suciedad menor por polvo o roce.

6.2 Recursos humanos – condiciones salariales, funciones laborales y capacidad de producción

Conforme a los recursos físicos identificados para la producción, a continuación se especifican los diferentes tipos de recurso humano disponibles actualmente en el proyecto, junto con una descripción de sus funciones laborales y sus condiciones salariales: Tabla 6.2 Detalle de las condiciones salariales y las funciones laborales de cada tipo de recurso humano disponible actualmente en el proyecto. Recursos humanos disponibles Posición

Cantidad

Operario

Gerente de producción

Funciones laborales Los operarios se encargan de realizar los procesos de producción de los diferentes productos de forma alternada, mediante una organización por estaciones (alistamiento de los cierres en velcro, alistamiento de los cartones y YUMBOLÓN para los inmovilizadores de cuello, colocación de remaches y ojaletes, empaque). El gerente de producción se encarga de los procesos administrativos del taller de producción, así como también de la revisión de calidad de los productos realizados.

Condiciones salariales

Salario Integral Mínimo Menos Rete. fuente Menos Rete. Ica Total Salario

Salario Integral Bonificaciones

+876'000.00 -52'560.00 -8'462.16 814'977.84

3’000’000 5% sobre excedentes

Sin embargo, resulta importante aclarar que debido a que el proyecto actualmente se encuentra en su fase inicial y no cuenta con un flujo de ingresos constante, el cargo de gerente de producción ha sido asumido por quien actualmente se responsabiliza de los procesos productivos, administrativos y comerciales del proyecto (es decir, no se tiene una

persona especializada para la gerencia de producción). Se tiene previsto contratar a una persona adicional que ocupe este cargo una vez el proyecto alcance una producción promedio de 8000 kits mensuales. 6.3 Recursos de infraestructura disponibles y distribución de los mismos Actualmente, el proyecto PREVENTIK cuenta con instalaciones propias para su taller de producción. La planta está ubicada en la Calle 12 # 27-47 en la ciudad de Bogotá D.C., y forma parte de un conglomerado de oficinas y talleres pertenecientes a la Fundación Proyectos Tecnovo. El taller productivo asignado para el proyecto PREVENTIK se localiza en el segundo piso del edificio, ocupando aproximadamente un 80% de éste. A continuación se presenta una serie de esquemas ilustrativos referentes a las instalaciones del taller y su distribución. El primer diagrama ilustra el plano acotado del segundo piso de las instalaciones, indicando de modo general las dimensiones del mismo. Por su parte, el segundo diagrama ilustra la distribución del espacio por zonas de trabajo, y el tercer diagrama se enfoca en describir la distribución de diferentes estaciones de trabajo dentro del espacio designado específicamente para el taller de producción.

Entrada

Figura 6.3 (a) Ilustración del plano acotado correspondiente a las instalaciones actuales del proyecto. Las medidas están en cm, utilizando una escala 1:10. (1 cm del plano representa 10 cm en la escala real).

Como es posible observar en la figura 6.3 (a), el espacio designado para el taller de producción se compone de diferentes zonas interconectadas mediante un corredor. En total, el área de este espacio suma unos 119 m2 aproximadamente.

Zona 1 Taller de producción Zona 2 Gerencia de producción

Zona 3 Almacenamiento de MP y PT

Entrada

Baño

Zona 4 Ampliación del taller de producción

Figura 6.3 (b) Distribución de las zonas de trabajo dentro de las instalaciones actuales del proyecto. La Figura 6.3 (b) ilustra cómo el espacio designado para el taller de producción se divide en diferentes zonas de trabajo. Inicialmente, la zona 1 delimita el espacio en el cual se lleva a cabo la línea de producción, dentro de la cual se ubican los diferentes operarios y los recursos físicos para la producción. También se encuentran algunos recursos de infraestructura como lo son mesas y estanterías de trabajo. La zona 2 delimita el espacio designado para la oficina del gerente de producción, en la cual se podrán llevar a cabo procesos administrativos, financieros y comerciales relevantes al proyecto. Debido a que el gerente de producción debe estar constantemente pendiente del taller de producción, su oficina se encuentra cerca a la zona 1. Adicionalmente, la zona 3 delimita el espacio que se utiliza actualmente como bodega de almacenamiento, tanto de materia prima como de producto terminado. Finalmente, la zona 4 delimita un espacio inutilizado actualmente, que se considerará para una situación futura en donde se requiera una ampliación de los recursos de infraestructura utilizados

actualmente con el fin de aumentar la capacidad de producción del taller. Hasta el momento, esta zona únicamente se ha utilizado para cuestiones de empaque de productos en cajas máster, pero permanece desocupado la mayoría del tiempo. Finalmente, en la figura 6.3 (c) es posible observar de manera más detallada la distribución de zonas de trabajo dentro de las zonas activamente utilizadas por el taller de producción, las cuales se refieren específicamente a las zonas 1, 2 y 3 del plano.

Estación de remachado

Ubicación de PT sin empacar para posterior control de calidad

Estación de alistamiento de productos

Estación de control de calidad de PT

Estación de empaque de PT Oficina de gerencia

Entrada

Almacenamiento de MP Baño Almacenamiento de PT

Figura 6.3 (c) Designación de las estaciones de trabajo en cada zona de las instalaciones actualmente utilizadas para el proyecto. Como se observa en el plano, la línea de producción dentro del taller se divide naturalmente por estaciones lineales de trabajo, y los operarios se trasladan a una u otra estación dependiendo del avance del proceso de producción. En la parte inferior de la zona 1 se realiza el trabajo de perforado y alistamiento de los cartones, mientras que en el costado izquierdo superior se realiza el remachado correspondiente, seguido por un puesto de control de calidad. Finalmente, el producto es trasladado a la parte inferior de la zona 1 para ser clasificado y empacado.

6.4 Capacidad de producción actual y potencial Como se mencionó anteriormente, la capacidad de producción del proyecto debe medirse de acuerdo a una combinación de los diferentes tipos de recursos identificados, y no de forma aislada por recurso. Esto significa que la capacidad de producción no aumentará de forma lineal conforme al aumento de ciertos recursos, puesto que éstos en ocasiones dependen de un recurso adicional. La capacidad de producción tanto actual como potencial del proyecto se describe en la tabla a continuación: Tabla 6.4 Descripción de la capacidad de producción actual del proyecto y su capacidad de producción potencial en periodos que abarcan un corto, mediano y largo plazo.

Escenario

Actual

Potencial a corto plazo (6 meses - 1 año)

Potencial a mediano plazo (1 - 2 años)

Potencial a largo plazo (2 - 3 años)

Condiciones Recursos físicos y de infraestructura actuales, con 2 operarios en producción. Recursos de infraestructura actuales, y aumento de 1 operario adicional junto con una máquina remachadora adicional. Recursos de infraestructura actuales, y aumento de 4 operarios adicionales (para contar con 7 en total), cada uno utilizando una máquina remachadora adicional. Recursos de infraestructura ampliados (a la zona 4 del plano) para construir una división en líneas de productos y diferenciar la producción de Kits completos de la producción de inmovilizadores de cuello. Aumento de 2 operarios que produzcan únicamente inmovilizadores de cuello, cada uno utilizando una máquina remachadora adicional.

Capacidad de producción mensual por operario

Capacidad de producción mensual total

1200 Kits completos

2400 Kits completos

1250 Kits completos

3750 Kits completos

1450 Kits completos

10150 Kits completos

1450 Kits completos quienes trabajan produciendo Kits, y 3500 inmovilizadores de cuello quienes producen únicamente inmovilizadores de cuello

10150 Kits completos + 7000 Inmovilizadores de cuello

Como se observa en la Tabla 6.4, actualmente el proyecto PREVENTIK tiene una capacidad de producción de aproximadamente 2400 Kits completos al mes, contando con 2 operarios que utilizan los recursos físicos y de infraestructura disponibles hasta el momento. Según las proyecciones elaboradas por el actual director de producción, esta capacidad puede aumentar a 3750 Kits completos mensuales en un rango de corto plazo si se contrata a un operario más y se adquiere una máquina remachadora adicional. A un mediano plazo, se estima que pueden contratarse hasta 4 operarios más para que produzcan dentro del taller de producción actual (es decir, para contar con un total de 7

operarios), cada uno con su máquina remachadora, y que esto puede aumentar la capacidad de producción total a 10150 Kits completos mensuales. Esto significa que cada operario aumentaría su capacidad mensual de producción a 1450 Kits completos. Finalmente, analizando la capacidad a largo plazo del taller de producción, se requeriría aumentar la capacidad de los recursos de infraestructura disponibles, puesto que la ubicación de más de 7 operarios dentro del actual espacio utilizado para el taller de producción resultaría en una sobre-utilización de este recurso y los operarios se verían perjudicados frente al nivel de comodidad y fluidez dentro del espacio de trabajo. De acuerdo a lo anterior, la capacidad del taller de producción podría aumentar si se utiliza la zona 4 del plano y se modifica la línea de producción dividida por estaciones, en una línea de producción dividida por producto. Esto permitiría diferenciar la línea de producción de los inmovilizadores de cuello de la línea de producción de los inmovilizadores de brazo/antebrazo, mano y pierna, ya que como se observó en los diferentes diagramas de flujo de procesos, estos dos grupos de producto conllevan pasos diferentes dentro de la producción. Se estima que realizando estos cambios en la distribución del espacio designado para el taller de producción, así como mediante la contratación de 2 operarios especializados en la producción de inmovilizadores de cuello, el taller de producción podrá mantener un nivel de producción de 10150 Kits completos, y aumentará su nivel de producción en 7000 inmovilizadores de cuello adicionales.

7. Formatos operativos

Los formatos operativos son comúnmente utilizados con el fin de estandarizar algunas actividades dentro de un proceso de producción, y poder llevar a cabo un control más preciso sobre el mismo. En ocasiones, actividades como la compra de materia prima requerida para un producto y la entrega de esta materia prima a producción puede generar desorganización dentro del proceso si no se lleva una cuenta clara sobre lo que se ha comprado y entregado, y demás situaciones comunes. La realización de formatos numerados que lleven un conteo detallado de las actividades dentro de un proceso de producción, de este modo, permite que el mismo se estandarice y se controle más fácilmente. Para esto, sin embargo resulta muy importante que quienes estén involucrados dentro del proceso tomen consciencia sobre la necesidad de construir estos formatos y los utilicen de forma efectiva y frecuente, según el proceso lo requiera. A continuación se describen los principales formatos que se utilizarán durante el proceso de producción de PREVENTIK, especificando la necesidad de utilizarlo, quién debe ser el responsable de completarlo y con qué frecuencia. Los formatos descritos se presentan a modo de plantilla (es decir, para ser impresos directamente y poderlos completar cuando sea necesario) en el anexo localizado al final del presente documento. 7.1 Formato de inventario de Materia Prima disponible El formato de inventario de Materia Prima disponible se utiliza para contabilizar el material disponible (es decir, que ya se adquirió pero no ha sido utilizado) para la producción en cada instante de tiempo. Esta contabilización permite tener un control mucho mayor del material que se adquiere para la producción, evitando que material sobrante en cada ciclo de producción se desperdicie o no se contabilice de forma adecuada. El formato de inventario de materia prima disponible debe actualizarse cada vez que se recibe una nueva orden de compra o pedido, y debe ir firmado por quien realiza el conteo. Para obtener una mayor constancia en el registro del formulario, se recomienda la asignación de una persona específica dentro del taller de producción para la realización de esta tarea.

7.2 Formato de inventario de producto terminado El formato de inventario de producto terminado permite verificar el producto sobrante que se ha acumulado en ciclos de producción anteriores, cuantificando así la cantidad real de producto que debe terminarse para completar una orden específica. Tener un registro adecuado del inventario de producto terminado en el proceso a lo largo del tiempo, permitirá determinar el nivel de inventario promedio que se maneja dentro del proceso para órdenes futuras, y si éste debería aumentar o disminuir de acuerdo con los requerimientos de producción.

Es conveniente que el formato de inventario de producto terminado se actualice cada vez que se recibe una nueva orden de compra o pedido. Este formato debe ir firmado por quien realiza el conteo del inventario. Nuevamente, se recomienda la asignación de una persona específica dentro del taller de producción para la realización de esta tarea. 7.3 Formato de compra de Materia Prima requerida El formato de compra de materia prima requerida se utiliza con el fin de documentar las ocasiones en que se requiere la compra de ciertas materias primas, de este modo facilitando la organización de las compras generadas en un periodo determinado de tiempo. El registro de estos formatos permitirá observar claramente en qué rubros se invirtió el capital de trabajo y cuáles materias primas son las que tienen una mayor tasa de rotación dentro del inventario, es decir, que deben comprarse con mayor frecuencia para la realización de los pedidos. 7.4 Formato de entrega de Materia Prima a producción El formato de entrega de materia prima a producción establece un control al momento de certificar que cierta cantidad de materia prima que se compró para realizar una orden de compra en producción sea efectivamente entregada al taller. De este modo, se evitan confusiones con la cantidad de materia prima que se entregó a producción, ya que ésta ha sido debidamente contabilizada y registrada. Este formato ha de ser firmado por quien recibe la materia prima entregada a producción, de este modo asegurando que la entrega se ha realizado a satisfacción. Si por alguna razón la entrega física de materia prima no corresponde con la relación descrita en el formato, quien recibe la materia prima puede no firmar el formato hasta que se cumplan las condiciones establecidas en el mismo. 7.5 Formato de retiro de Materia Prima del inventario El formato de retiro de materia prima del inventario se utiliza para determinar exactamente qué materiales se han retirado durante el proceso de producción, de este modo controlando el flujo de los mismos a lo largo del tiempo. La realización rigurosa de este formato permitirá evitar flujos desorganizados de material en los que se puedan confundir usos indebidos del mismo o incluso robos. Por esta razón, quien realiza el retiro de material del inventario debe firmar el formato, haciéndose responsable por el material que retiró. 7.6 Formato de orden de producción El formato de orden de producción se realiza con el fin de estandarizar el proceso de solicitud de producto terminado al taller de producción. En ocasiones, la solicitud desorganizada de pedidos de producción genera confusiones en las especificaciones de

dichos pedidos, y al momento de manejar varias órdenes de compra de forma simultánea resulta más eficiente estandarizar la forma en que se solicitan los productos y las diversas especificaciones de cada orden. Por esta razón, para que el taller de producción inicie sus actividades antes una nueva orden de compra registrada en administración, se le debe entregar el correspondiente formato de orden de producción al gerente o supervisor del taller. Esta persona se encargará de firmar el formato y de comunicar al personal del taller sobre la nueva orden de producción registrada. 7.7 Formato de salida de producción El formato de salida de producción debe completarse una vez que una orden de compra específica haya sido producida, con el fin de comunicar la producción de dicha orden a satisfacción del cliente. Esta salida de producción permite registrar exactamente cuántos productos se realizan en un periodo determinado de tiempo, y si estas cifras corresponden tanto con el nivel de inventario de materia prima y producto terminado, como con el flujo de salida de materia prima y de requerimientos de compra de material. Este formato deberá ser firmado por quien reciba la orden de compra a satisfacción por parte del taller de producción.

Anexo A – Presentación de plantillas para los formatos operativos A-1 Formato de inventario de Materia Prima disponible. FORMATO DE INVENTARIO DE MATERIA PRIMA DISPONIBLE Fecha:

Número: Artículo (Materia Prima)

Cartón troquelado para inmovilizador de cuello Cartón troquelado para inmovilizador de brazo/antebrazo Cartón troquelado para inmovilizador de mano Cartón troquelado para inmovilizador de pierna Polylón para inmovilizador de cuello Rollo de velcro tipo hembra Rollo de velcro tipo macho Ojaletes plásticos (por millar) Remaches metálicos (por millar) Instructivo en papel Caja maletín para empaque de Kits de inmovilizadores Bolsa plástica para empaque de inmovilizadores de cuello Caja Máster para empaque general Otro: Realizado por: Firma:

Cantidad

A-2 Formato de inventario de producto terminado. FORMATO DE INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO Fecha:

Número: Artículo (Producto Terminado)

Inmovilizador desechable para cuello Inmovilizador desechable para brazo/antebrazo Inmovilizador desechable para mano Inmovilizador desechable para pierna KIT completo (incluyendo instructivo y empaque) Kit de inmovilizadores de cuello completo (incluyendo empaque) Otro: Realizado por: Firma:

Cantidad

A-3 Formato de compra de Materia Prima requerida.

FORMATO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA REQUERIDA Fecha:

Número: Artículo (Materia Prima)

Cantidad

A-4 Formato de entrega de Materia Prima a producción. FORMATO DE ENTREGA DE MATERIA PRIMA A PRODUCCIÓN Fecha:

Número: Artículo (Materia Prima)

Cantidad

A-5 Formato de retiro de Materia Prima del inventario. FORMATO DE RETIRO DE MATERIA PRIMA DEL INVENTARIO Fecha:

Número: Artículo (Materia Prima)

Cantidad

A-6 Formato de orden de producción. FORMATO DE ORDEN DE PRODUCCIÓN Fecha: Fecha de entrega de la orden:

Número: Artículo

Cantidad

A-7 Formato de salida de producción. FORMATO DE SALIDA DE PRODUCCIÓN Fecha:

Número: Artículo

Cantidad