Ytplanering och optimering av kontor
Kontorsytorna kostar idag stora summor och genom att utnyttja befintliga ytor på ett mer effektivt sätt kan fler medarbetare använda ytorna. Att ytoptimera innebär dock inte att trycka in så mycket folk som möjligt på en liten yta. Om man utnyttjar ytorna på ett effektivare sätt kan fler personer samsas i befintliga lokaler. För en god arbetsmiljö bör det finnas valmöjligheter att arbeta flexibelt inom kontoret och att olika behov av arbetsmiljöer tillgodoses –till exempel enskilt arbete, möten, samarbete, konferens, kreativt arbete, spontana möten… Målet är en trivsammare arbetsplats där ytorna utnyttjas bättre och som passar era behov och ert arbetssätt.
Utan väggar och långa avstånd ges det större möjligheter för gruppen och varje individ att hjälpa och stötta varandra. Det blir lättare att dela med sig av erfarenheter och att samarbeta. Frågeställningar och problemlösning blir enklare när man är insatt i helheten. Positiva och stimulerade medarbetare skapar atmosfären på ett företag. En arbetsmiljö med bra förutsättningar skapar struktur och ordning – en funktionsstyrd struktur som stöttar verksamheten.
När alla kvadratmetrar används på absolut bästa tänkbara sätt är det också ekonomiskt långsiktigt. Med ett formbart kontor blir det lätt att anpassa sig efter dagens och morgondagens förutsättningar och behov. När man utvecklar sin arbetsmiljö ges det samtidigt tillfälle att avlära och lära lite nytt. Ofta präglas många medarbetare av sin roll och sin historia. Tillsammans med en förändring kan man ta chansen att avlära gamla vanor och rutiner som verksamheten egentligen inte stöttar.
Vid förändring och utveckling av arbetssätt är det en fördel att ha närhet mellan medarbetare och funktioner. Överhörning är en bra förutsättning i utveckling av nya arbetssätt och närheten förkortar kommunikationsflödet. Spontana mötesplatser ger möjligheter till kommunikation och skapar fler tillfällen till beslut.
Det viktigaste när man utformar en arbetsplats är att man utgår från arbetssätt och flödesbehov. Det skall också finnas utrymme för kontinuerlig utveckling av arbetsmiljön och dess lokaler. Miljön ska prägla företagets vision, varumärke och själ. När man stiger in genom dörren ska man känna direkt vad företaget står för och vill förmedla. För att skapa en bra struktur på kontoret bör man utgå från roller och funktioner, inte storlek på rum eller personliga behov. En förutsättning är att se framåt och lägga gamla traditioner och prestige bakom sig. Kontoret/arbetsplatsen ska heller inte upplevas som någons hem, utan man ska uppfatta ordning och professionalitet.
När man skapar ett nytt flöde eller en ny struktur är det viktigt att man gör det med ett tydligt mål. Ett tydligt arbetssätt och en medskapandeprocess som skapar trygghet för medarbetare och gör det lättare att nå målet. För att ett utvecklingsprojekt ska lyckas måste det finnas ett engagemang från ledningen, där de generella grundförutsättningarna skapas. Ett optimeringsprojekt är en stor möjlighet att skapa ett nytt kontor med nya arbetssätt, men det förutsätter en helhjärtad satsning.
Farhågor Att ledningen ser det endast som ett komprimeringsprojekt. Att man startar ett optimeringsprojekt utan att ta fram möjligheterna i att forma ett nytt kontor. Om man gör en kortsiktig och ogenomtänkt lösning blir resultatet dåligt.
1. Möte med beställaren Bestämma vilken ambitionsnivå man ska lägga sig på gällande ombyggnad och förändring av befintligt kontor. Innefattas alla ytorna av förändringen? Finns det andra saker som behöver tas tag i samtidigt? Ska processen ske i olika steg?
4. Inventering och fotografering Upprätta inveteringslistor på till exempel: Ytor Möbler Ytskikt Funktioner (WC, printerrum,paus- och konferensrum)
2. Tidplan & budget Upprätta en tidplan samt projekt- och arbetsgrupper, projektledare och kontaktpersoner.
5. Behovsanalys Analysera behovet av antal arbetsplatser och vilka möjligheter det finns inför framtiden.
3. Intervjuer Intervjua nyckelpersoner i företaget.
6. Workshop med projektgruppen Dagens situation Behoven Vad fungerar bra idag? Vad fungerar mindre bra idag? Saknas det vissa funktioner? Flöden – Vilka grupper och avdelningar har behov av varandra? Arbetsplatsens utformning Funktioner – t ex tysta rum, printerrum, tele fonhytter, mötesytor mm Spelregler
7. Förslag Bubbelskisser med flöden och gångstråk Beräkning av behov – t ex antal tysta rum Möbleringslayout och möbelförslag Bilder och visualiseringar Upphandlingsunderlag Kompletterande kulörer och material Plan för genomförande 8. Spelregler & rutiner Förslag på nya spelregler tas fram gemensamt i grupp. Alla har rätt att få tycka till kring spelreglerna.
Organisatorisk närhet Snabb kommunikation Enkel information Stimulerande miljö Öppenhet Kunskap om medarbetarnas kompetens Gemensamma resurser Funktionsanpassade miljöer Spontana mötesplatser Flexibel miljö och organisation
Shape är ett arkitektkontor med lång erfarenhet av utveckling och förändring av arbetsplatser. Vi utmanar våra kunder genom att se förändringen ur ett helhetsperspektiv. Vår ambition är att i alla lägen skapa den bästa lösningen för varje kund. Namnet symbolerar det vi gör – formar om, gestaltar och lyfter våra kunder
i Gรถteborg AB Vallgatan 15 S-411 16 Gรถteborg Tel +46-(0)31-13 23 20 www.shapegbg.se