2013
التعريف الوظيفي ملف تعريفي لكل لجنة و دور كل لجنة
صوت معهد رجب 9/27/2013
التعريف الوظيفي الترتيب الهرمي من حيث اللجان و مجلس اإلدارة
رائد االسرة
Chairman امين االسرة
Head of H.R
Page 1
Head of O.C
Vice Chairman االمين المساعد
Head of P.R
Head of Media
Head of I.T
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي \
لجنة ال (P.Rالعالقات العامة) Public Relations
التعريف: واجهة االسرة. مسؤول عن عمل اي اتفاقيات مع المنظمات و االماكنو األشخاص. توصيل وجهة النظر بين االسرة و العامة.الواجبات والمهام: التفاوض مع اي منظمة او مؤسسة او الشركات اواألشخاص. مسؤول عن ايجاد اماكن االنشطة و التفاوض عليها واماكن الرحالت. التعامل مع الشخصيات المهمة و تنظيم خط سيرهم. بحث مصادر التمويل لكل نشاط. تقديم تقرير كل اسبوعين عن صورة االسرة وشعبيتهاو مدى تأثيرها داخل المعهد و خارجه. Page 2
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
نشر رسالتنا و رؤيتنا الى االسر و المنظمات االخرى والتعاون معهم. إيجاد نظام تحفيذي لالعضاء مع لجنة الموارد البشرية.المهارات والمؤهالت:
ان ال يكون له نفس الوظيفة في مؤسساتأخرى. لديه القدرة على التعلم و اكتساب مهاراتجديدة في مجال العمل. مبدع و اجتماعي و مرن.-
مهارات العرض ( .) presentation ايجاد ادارة الوقت. مهارات االدارة و التفاوض. لديه القدرة على اقناع األشخاص. العمل تحت ضغط.
Page 3
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
لجنة ال (I.Tالتفكير و التنفيذ) implementation & Thinking
التعريف:
تحتوي على جميع اللجان التنفيذية داخلاالسرة. اللجنة المسؤولة عن ابتكار افكار األنشطة.التكوين:
المكتبة فريق مسابقة االسر عند عرض اي فكرة على اللجنة يُلزم اميناللجنة بتكوين فريق تنفيذ للفكرة و بعد االنتهاء من وضع التصور النهائي يتم عرضها على باقي اللجان لتنفيذ الحدث. Page 4
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
الواجبات والمهام : التزام بحضور االجتماعات و الندوات و ورش العمل. اقامة ورش عمل للجان بصفة خاصة و لالسرة بصفةعامة. ايجاد افكار جديدة و تقديمها بعد دراستها الىرئيس اللجنة. التعاون مع جميع اللجان في حالة الحاجة الىالمساعدة.
Page 5
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
لجنة ال( O.Cالتنظيمية) Organization Committee
التعريف:
المسؤولة عن جميع العمليات التنظيمة الخاصةباالنشطة داخل المعهد و خارجه. ايجاد افضل طريقة التمام المهام. المسؤولة عن تجهيز لمواد المستخدمة فياألنشطة. المهام والواجبات:
حضور جميع االجتماعات الخاص باللجنة. التعاون مع جميع اللجان في حالة الحاجة الىخدمة او مساعدة. بناء عالقات جيدة مع اعضاء اللجنة و االسرة. مسؤول عن ادارة المشاكل التنظيمية فيPage 6
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
االسرة. المسؤول عن تحضير جدول اعمال مع االسرة ومع اللجان األخرى. المسؤول عن تسجيل اسماء االعضاءالحاضرين في االنشطة و تسليمها للجنة .HR توفير جو هادئ و مالئم داخل القاعة اثناءاألنشطة. توفير جميع المواد التي تستخدم فياألنشطة. المسئول عن اختيار اماكن اقامة انشطةاالسرة.
Page 7
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
لجنة ال( H.Rالموارد البشرية) Human Resource
التعريف :
مسوؤل عن دعم جميع الموارد البشريةالتي تتمثل في ( التطوع ..التدريب ..تطوير االعضاء ..مراقبة االداء ) المهام والواجبات :
اختيار اعضاء االسرة. تضمن التعريف الوظيفي لكل عضو فياالسرة. توفير النصيحة و المساعدة لتحسين اداءاعضاء االسرة. مراقبة اداء االعضاء و مدى االلتزام فيPage 8
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
االنشطة و حضورهم االجتماعات. ضرورة تواجد عضو من اللجنة خالل اي اجتماعللجان االسرة و يتم تعيينه من قبل رئيس اللجنة. عمل تقارير دورية عن االنشطة التي تقوم بهااالسرة و ابداء الرأي فيها.
Page 9
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
لجنة الميديا Media Committee التعريف :
نشر جميع اخبار االسرة و تغطية جميع انشطةاالسرة داخل المعهد و خارجه و مسؤول عن التصميمات الخاصة باالنشطة و الدعايا لها. المهام والواجبات :
المسؤولة عن نشر بالبيانات الرسمية الصادةمن االسرة. المسؤولة عن توثيق انشطة االسرة عنطريقة الفيديوهات و الصور و كتابة التقارير عن النشاط من حيث احداثه. مسؤولة عن التواصل مع عامة الناس عنطريق مواقع التواصل االجتماعي " فيس بوك ..تويتر ..يوتيوب " Page 10
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
مسؤولة عن تصميم صور الشخصية لالسرة والبوسترات و الفالير و البانرات. مسؤولة عن الفيديوهات التعريفية عناالسرة و أنشطتها. مساعدة لجنة الموارد البشرية عن طريقاعطائهم صور لكل عضو و ايض ًا صور لكل أنشطة االسرة.
Page 11
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
المواصفات المطلوبة لرئيس كل لجنة:
تقديم خطة عمل خالل أسبوعين من تسلمهمهام عمله تتضمن مهارات القيادة. مهارة التفاوض مع اعضاء اللجنة. وجود عالقات جيدة بينه بين اعضا لجنته واعضاء باقي اللجان. عمل تقرير عام عن انشطة اللجنة و تقديمخطة عمل بشكل عام. لديه مهارات في العرض(.)Presentation -
العمل تحت ضغط. مبدع و مرن. القدرة على ادارة الوقت. قدرة التعلم و اكتساب مهارات جديدة.
Page 12
صوت معهد رجب
التعريف الوظيفي
الفرق بين اللجان و عمل ك ًال منها: تنقسم اللجان الى خمس لجان : التنفيذية :مسؤولة عن لوضع االفكار لالنشطة وتقديم جدول لها. التنظيمية :مسؤولة عن تنظيم االفكار التي تموضعها من قبل اللجنة التنفيذية و توفير المواد لها. العالقات العامة :ايجاد االمكان المناسبة لالنشطةوالمسؤولة عن وجهة االسرة و العالقات العامة. الموارد البشرية :تقيم االعضاء و العمل على تحسيناالداء و المشاركة في األنشطة. الميديا :المسؤولة عن الميديا و التصاميم والفيديوهات و الصور و الجرافيك في االسرة.
Page 13
صوت معهد رجب