Mike Saycon
ĐỐI TÁC
GIỚI THIỆU
5 Xuất bản An AsianNGO Learning Series
8
12
16
20
24
1
“Plans are nothing; planning is everything.” Dwight D. Eisenhower, Cựu tổng thống Mỹ
MA TRẬN EISENHOWER
MA
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian đơn giản và dễ hiểu, có thể giúp chúng ta và các tổ chức sắp xếp thời gian hàng ngày của mình một cách hiệu quả hơn.
Công cụ này là do cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, và ý tưởng của ông về phân biệt nhiệm vụ ra làm hai loại: quan trọng và cấp bách. Nhiệm vụ quan trọng là giúp chúng ta đạt được mục tiêu, nhiệm vụ cấp bách yêu cầu sự chú ý ngay lập tức và có liên quan đến mục tiêu của người khác. Như Eisenhower đã nói:
“Việc quan trọng hiếm khi khẩn cấp và những gì là khẩn cấp hiếm khi quan trọng.”
¦9
MA TRẬN EISENHOWER
Cách sử dụng?
Xếp các nhiệm vụ của bạn vào các danh mục, dựa trên tính cấp bách và tầm quan trọng của chúng. Mỗi hoạt động phải nằm trong một góc phần tư.
Góc phần tư thứ nhất : nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu; nên được xử lý ngay. Góc phần tư thứ 2: nhiệm vụ được ưu tiên cao; cần dành ra đủ thời gian để hoàn thành. Góc phần tư thứ 3 : “sự xao lãng”; những nhiệm vụ gây mất tập trung cho các mục tiêu thực tế. Góc phần tư thứ 4 : “ hạng mục loại bỏ”; công việc nên được loại bỏ trong ngày làm việc.
10 ¦
MA TRẬN EISENHOWER
¦ 11
2
“Things are never as complicated as they seem. It is only our arrogance that prompts us to find unnecessarily complicated answers to simple problems.” Muhammad Yunnus, nhà sáng lập của Grameen Foundation và người đoạt giải Nobel Hòa bình
Phân tích SWOT
Phân tích SWOT là một cấu trúc đơn giản nhưng hữu ích để phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa của tổ chức. Nó có thể giúp phát hiện ra những cơ hội mới và loại bỏ những mối nguy hiểm có thể xảy ra.
M kinh doanh
C
W
phân tích
Công cụ này đã xuất phát từ Albert S. Humphrey, một doanh nhân và nhà tư vấn quản lý người Mỹ chuyên về quản lý doanh nghiệp. Nó có thể là một điểm khởi đầu cho một chiến lược, và cũng để xác định vị trí của chúng ta và đồng nghiệp và đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
¦ 13
Phân tích SWOT
Cách sử dụng?
Phân tích SWOT cho phép chúng ta xác định các yếu tố quan trọng , nội bộ và bên ngoài để đạt được mục tiêu. Yếu tố nội bộ là điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức; yếu tố bên ngoài là cơ hội và các mối đe dọa đang hiện diện trong môi trường của chúng ta. Trả lời những câu hỏi sau đây và đưa chúng vào ma trận SWOT sẽ cung cấp cho chúng ta thông tin có ý nghĩa cho việc ra quyết định, xác định mục tiêu và tìm kiếm lợi thế cạnh tranh.
14 ¦
Mỗi góc phần tư của Ma trận SWOT xác định một yếu tố. Các câu hỏi ví dụ mà có thể dùng để nhận dạng là:
S W O T
Phân tích SWOT
¦ 15
3
“To live is to choose. But to choose well, you must know who you are and what you stand for, where you want to go and why you want to get there.” Kofi Annan, Nhà chủ trương hòa bình và phát triển, cựu Tổng thư ký Liên Hiệp Quốc
Phân tích PEST
Phân tích PEST cung cấp cho chúng ta cái nhìn sâu sắc vào tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa-xã hội và công nghệ trong môi trường hoạt động của chúng ta. Nó cho phép chúng ta nhìn thấy “bức tranh lớn hơn”, nhận thức được mối đe dọa và tận dụng các cơ hội có thể.
C
K V
K
Giáo sư Francis Aguilar, đến từ Trường Kinh doanh Harvard, được cho là tác giả của phân tích PEST. Công cụ này rất hữu ích cho sự hiểu biết thị trường tăng trưởng hay suy giảm và tương tự, vị trí và định hướng cho một tổ chức. Cũng giống như phân tích SWOT, nó có thể được sử dụng để xem xét một chiến lược hay
¦ 17
Phân tích PEST
Cách sử dụng?
Phân tích PEST cho phép chúng ta đạt được cái nhìn sâu sắc trong môi trường hoạt động của mình. Tuân theo các bước sau sẽ giúp định hướng tổ chức của bạn, thông qua cái nhìn rộng lớn hơn.
Sau khi thu thập các thông tin này, lựa chọn hành động mà bạn sẽ làm; để có được lợi nhuận hoàn toàn từ những cơ hội, và tránh được những cạm bẫy.
Cố gắng phân tích tình hình và phát hiện các mối đe dọa có thể xảy ra liên quan đến những thay đổi này. Đây là một phần quan trọng của việc đánh giá, vì nó cho phép bạn dự đoán trước và chuẩn bị cho các vấn đề tiềm năng. Sau khi xác định những thay đổi trong môi trường hoạt động của bạn, phân tích các cơ hội mà chúng mang lại Những thay đổi này thuộc vào bốn hạng mục được viết tắt sau: chính trị (Political), kinh tế (Economy), xã hội (Social) và công nghệ (Technological). Câu hỏi hướng dẫn cho các hạng mục bao gồm:
18 ¦
P S
Có bất kỳ luật lệ hoặc thuế mới ban hành có thể có tác động đến tổ chức của bạn không? Có cuộc xung đột chính trị, vũ trang nào trong khu vực mà bạn quan tâm không? Có sự thay đổi thái độ xã hội làm ảnh hưởng đến tổ chức của bạn? Có vấn đề nhạy cảm nào bạn cần lưu tâm?
E T
Thực trạng của nền kinh tế? Tăng trưởng, suy giảm hoặc ổn định? Làm thế nào để các thành viên của cộng đồng phát triển mạnh về kinh tế? Công nghệ mới nào đang hiện có và chúng có ích cho tổ chức của bạn không? Chúng sẽ hữu ích cho cộng đồng?
Phân tích PEST
¦ 19
4
“By helping others, you will learn how to help yourselves.” Aung San Suu Kyi, Nhà hoạt động về dân chủ và nhân quyền, người đoạt giải Nobel Hòa bình
6 DANH MỤC CUA HERON
Mô hình Sáu Danh Mục Can Thiệp của Heron là một công cụ giúp bạn kiểm soát nhóm. Cách thức và quy trình để thực hiện các loại này giúp xác định mối quan hệ với người bạn đang giúp đỡ, và do đó ảnh hưởng đến cả nhóm.
Mô hình
Mô hình này được đưa ra bởi John Heron, một nhà tâm lý học nhân văn. Mặc dù ban đầu nó được sử dụng chủ yếu trong các lĩnh vực chăm sóc sức khỏe và giáo dục, nhưng hiện nay nó đã được các chuyên gia và chuyên viên tư vấn sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác để cải thiện sự tương tác nhóm.
¦ 21
6 DANH MỤC CUA HERON
Cách sử dụng? Mô hình Heron phân biệt hai phong cách quản lý đội/ tổ: thẩm quyền và tương trợ. Thẩm quyền có nghĩa là một người có quyền (ví dụ, người quản lý hoặc người giám sát đội) đưa ra ý tưởng hoặc gợi ý về những việc phải làm. Tương trợ có nghĩa là người “giúp đỡ” hỗ trợ người khác ở mức độ ngang ngang nhau để đi đến kết luận, quyết định.
Đưa ra chỉ thị: đưa ra lời khuyên hoặc định hướng.
Hai phong cách này tiếp tục được chia nhỏ để có sáu phương thức giúp đỡ cụ thể.
Giúp đỡ tâm lý: giúp đỡ người khác bày tỏ cảm xúc mà họ chôn giấu.
Các phương thức này có chức năng như một kết cấu để nâng cao nhận thức về 2 cách giúp đỡ và tác động của nó. Nó có thể giúp bạn khám phá những cách thức mới để hỗ trợ các thành viên trong nhóm, cải thiện thành quả và các mối quan hệ lẫn nhau. 22 ¦
Cung cấp thông tin: cung cấp chỉ dẫn và lời khuyên Tính đối đầu: thử thách hành vi và thái độ theo hướng tích cực và mang tính xây dựng
Xúc tác: giúp người khác có thể tự nhận xét và khám phá bản thân. Hỗ trợ: xây dựng lòng tin bằng cách tập trung vào năng lực và thành tựu của một ai đó.
6 DANH MỤC CUA HERON
¦ 23
5
“Sticks in a bundle are unbreakable.” Kenyan Proverb
MÔ HÌNH CÂY PHẢ HỆ
Mô hình cây phả hệ phác thảo mạng lưới của bạn và cho thấy xu hướng thú vị trong mối quan hệ. Bằng cách hiển thị trực quan địa chỉ liên lạc và đối tác của bạn, bạn sẽ có được một cảm giác tốt hơn về cách tiếp cận cộng đồng và vế các mấu chốt hấp dẫn.
Mô hình
NETWORK
Nó giúp hiện rõ những địa chỉ liên lạc có ảnh hưởng đến công việc của bạn mà bạn cần đặt nhiều nỗ lực vào. Các kết nối yếu ớt có thể được củng cố và cơ hội cho những nhánh mới của cây phả hệ được hình thành.
¦ 25
MÔ HÌNH CÂY PHẢ HỆ
Cách sử dụng? Mô hình này cho thấy cách mọi người và các tổ chức được kết nối với nhau. Bằng cách truy tìm nguồn gốc của những người bạn biết và làm thế nào bạn kết nối với họ - hoặc bạn kết nối thông qua người nào trong network, - bạn không chỉ có thể biết được các liên lạc quan trọng, mà còn những trường hợp kết nối không thành công. Cây phả hệ này cũng có thể cho bạn thấy những ‘nút’ rất quan trọng. Nếu một liên lạc nào giúp bạn liên kết với nhiều người, bạn có thể có nguy cơ mất tất cả khi nhánh này gãy, vì thế các nút này cần sự quan tâm đặc biệt. Cây phả hệ của bạn có càng nhiều nhánh, network của bạn càng đa dạng hơn, và ít phụ thuộc hơn vào một vài địa chỉ liên lạc quan trọng.
26 ¦
4. Một cây khỏe mạnh
nên bao gồm nhiều cành song song, cho thấy sự đa dạng trong network của bạn
3.
Những nhánh có nhiều nhánh con, có nghĩa chúng là một kết nối thành công
2. Tạo thành một cây phả hệ bằng cách kết nối chúng vớinhững người kết nối với bạn.
1. Cho
tất cả liên lạc của bạn vào cây
MÔ HÌNH CÂY PHẢ HỆ
¦ 27
SIGN UP NOW!
ASIANNGO MEDIA
CỔNG THÔNG TIN TRỰC TUYẾN
TABLOID - PRINT & DIGITAL ĐIỂM BÁO NHỮNG THÔNG TIN QUAN BẢN TIN ĐIỆN TỬ TABLOID - PRINT DIGITAL NEWSLETTER TRỌNG,& THIẾT YẾU
Cơ sở dữ liệu nội bộ duy nhất giúp bạn tiếp cận các nguồn tài trợ, đối tác và học tập quan trọng. Đăng kí ngay để: Tìm kiếm các cơ hội tài trợ, các đối tác dự án và tài liệu học tập Nhận được thông báo cá nhân Quảng cáo tổ chức của bạn Phiên bản tạp chí/ In & Kỹ thuật số
hai tháng một lần từ lĩnh vực phi lợi nhuận bao gồm các cuộc phỏng vấn, bình luận và tiêu điểm từ các chuyên gia, các tổ chức phi chính phủ và các nhà tài trợ.
Theo dõi cập nhật của chúng tôi tại www.facebook.com/asianngo.
Cập nhật hàng tuần về các khoản tài trợ, dự án, sự kiện và các khóa đào tạo, tài sản và các nguồn tài liệu học tập mới nhất và tất cả các thông tin mới được thêm vào cổng thông tin sẽ được gửi vào hộp thư của bạn
Đăng kí tại www.asianngo.org.
Š AsianNGO All rights reserved. Published in 2014. 5 Essential Tools for a better NGO Views expressed in this guide do not necessarily reflect the views and policies of the AsianNGO or its Board of Governors or the governments they represent. AsianNGO has collated this information from a number of sources , and is representing it for the benefit of your organisation. AsianNGO is not responsible for any incorrect information, discrepancies or further changes arising after the publication of this material.