Организация переговорного пространства. by Astarta Prestige

Организация переговорного пространства. Оформление кабинетов

•

Общая переговорная самое универсальное решение. Это просторное помещение, способное вместить большое количество людей. Дизайн переговорной строг и функционален, в обстановке нет ничего лишнего: длинный стол и кресла – ее главные составляющие. Такой интерьер подойдет для встреч любого уровня, конференций, собраний сотрудников. В любой крупной компании непременно должна быть подобная переговорная. Но так ли она необходима небольшим фирмам? Все зависит от специфики работы. Если в компании нет потребности в регулярных «многолюдных» совещаниях, гораздо эффективнее оборудовать несколько небольших переговорных комнат, которые будут выполнять те же функции, но в меньших объемах. Организация, которой все же иногда требуется большой зал, можно воспользоваться компромиссным вариантом: одна комната делится на несколько маленьких переговорных при помощи мобильных перегородок. В случае необходимости все зоны легко объединяются для проведения крупного мероприятия. Поскольку общая переговорная служит прежде всего представительским целям, располагается она чаще всего во фронт-офисе (часть офиса, ориентированная на работу с клиентами).

Общая переговорная

• Закрытая переговорная – это VIP-зона, в которую имеют доступ только руководитель и его особенно важные клиенты. Эксклюзивность обстановки поставлена здесь во главу угла. Мебель, оборудование, картины – все должно соответствовать самому высокому классу. Для закрытой переговорной не нужны большие площади, в ее задачи входит создать условия неформальной обстановки для нескольких человек. Это VIP-решение для солидной, заботящейся о своем имидже компании. Закрытая переговорная размещается преимущественно рядом с кабинетом руководителя.

Закрытая переговорная

• Корпоративная переговорная. Разумеется, она в полной мере соответствует уровню компании, однако у нее другие задачи, а значит, и совершенно иная обстановка. Поскольку переговорная предназначена исключительно для «внутреннего пользования», вполне оправдан принцип «минимум затрат – максимум пользы». Как правило, в такой переговорной с помощью мобильных перегородок и складной многофункциональной мебели можно менять обстановку в зависимости от предстоящего мероприятия. Очень часто корпоративная переговорная выполняет также функции комнаты отдыха для сотрудников. В этом случае в ней должен быть предусмотрен «уголок» со всем необходимым: мягкой мебелью, мини-буфетом, плазменной панелью, оснащенной тюнером и аудиосистемой. Корпоративная переговорная находится в служебном пользовании, поэтому она располагается в бэк-офисе.

Корпоративная переговорная

• ТИПЫ ПЕРЕГОВОРНЫХ КОМНАТ

Театральный тип переговорной • •

•

Назначение: используется для представления заказчикам или партнерам пилотных и окончательных версий продукции в виде доклада или презентации. Позволяет эффективно разместить большое количество людей в достаточно небольшой комнате. Аудитория может располагаться максимально близко к докладчику, легко вступая с ним в диалог во время обсуждения.

• •

•

Особенности оформления: Стулья располагаются рядами перед докладчиком. Расстановка может быть прямолинейной, полукруглой или елочкой, в зависимости от формы и площади самого помещения. Желательно расставить стулья так, чтоб присутствующие могли располагаться не строго друг за другом. Для докладчика устанавливают стол или кафедру. Если планируется демонстрация видео материалов или слайдов, то необходимо за спиной докладчика оборудовать телевизионный или иной экран. Из оборудования используются также доски и подставки для плакатов. В большой переговорной понадобятся микрофоны для докладчика и слушателей во время обсуждения.

• Недостатки: • Данный вид переговорных комнат плохо подходит для того, чтобы делать заметки. • Отсутствие столиков не позволит также предложить присутствующим напитки и закуски.

• Возможные варианты решения: • комбинировать с зонами другого типа, либо использовать только для ознакомительного доклада, а затем перейти в совещательную комнату другого типа. • Снабдить сиденья стульев небольшими откидывающимися столешницами: на них можно ставить напитки или использовать как столики для ноутбуков и блокнотов.

Переговорная в стиле классной комнаты • Назначение: • Для тех ситуаций, когда предполагается большой объем доклада о проекте или презентация материала с параллельным ведением заметок присутствующими. Этот вид совещательных комнат подходит для работы с компьютерами. Длительные совещания также вполне комфортно проводить в переговорных подобного типа.

• Особенности оформления: • Длинные узкие столы рядами размещаются перед докладчиком. Если комната небольшая, то в ряду столы можно плотно приставить друг к другу. В большой переговорной придется оставить проходы в длинных рядах. На столы, как правило, ставят напитки и стаканы, чтобы утолить жажду во время длительных заседаний.

• Недостатки: • Подобный тип планировки не подходит для комфортного обмена мнениями между присутствующими, поскольку сидящим плохо видны другие участники заседания.

• Возможные варианты решения: • Трансформируемая и легкая мебель и элементы зонирования, способные изменить планировку в несколько минут

Банкетный тип совещательной комнаты • Назначение: • Подходит для небольших внутренних совещаний или переговоров с партнерами и конкурентами на рынке. Используется преимущественно для ситуаций, когда нужно проинформировать партнеров о важных новостях бизнеса или для выработки общей позиции по определенному вопросу, привлечь исследовательскую группу для проведения коммерческого анализа.

Особенности оформления: Присутствующие располагаются за круглым столом, на котором могут быть расставлены закуски с напитками или разложены блокноты для записей (в зависимости от конкретной цели переговоров). Вместимость переговорной зависит от размера стола. Наиболее часто используют столы диаметром 150 см (для 6-9 человек), 170 см (для 8-10 человек) и 180 см ( для 9-11 человек).

Банкетный тип совещательной комнаты • Недостатки: • Банкетный стиль мало пригоден для переговоров с демонстрацией видеоматериалов или графических плакатов и постеров.

Варианты решения: Если все же другой комнаты в офисе нет, то придется оставить свободной примерно четверть стола с той стороны, где будут представляться наглядные материалы.

Стиль полумесяца • Назначение: • Этот вариант дизайна одинаково хорош для проведения докладов, корпоративных банкетов, семинаров, больших сессий, переговоров с презентаций графических и видео материалов. • Пожалуй, данный тип совещательных помещений следует признать наиболее универсальным.

• Особенности дизайна: • Столы располагаются крутым полумесяцем, обращенным в сторону кафедры или подиума для докладчика либо стола для президиума или организатора совещания. • Все участники могут одинаково хорошо видеть как докладчика, так и остальных присутствующих. Полный обзор позволяет взаимодействовать каждому со всеми

Стиль конференции • Назначение: • Самый распространенный тип переговорных комнат. Предназначен для совещаний с ограниченным числом присутствующих, где предполагается общение между участниками. Также подходит для деловых обедов на высоком уровне.

• Особенности дизайна: • Вместительный четырехугольный стол или несколько таких столов, составленных в виде прямоугольника. Участники переговоров усаживаются по всем четырем сторонам стола. • Если необходимо подчеркнуть особый статус приглашающей стороны, то это подчеркивается дизайном мебели.

Стиль конференции • Недостатки: • Не самый удобный тип переговорной для презентации графических материалов.

• Для видео презентаций лучше использовать персональные ноутбуки или планшеты для каждого участника.

П-образный тип комнаты для совещаний • •

Назначение: Хорошо подходит для совещаний с презентацией аудиовизуальных материалов, предполагающих последующий обмен мнениями. Удобно также использовать подобные помещения для корпоративных банкетов. В большой переговорной, где общий стол составлен из нескольких меньших столов, можно легко регулировать его размер, убирая или приставляя столы до получения нужной длины.

• •

Особенности дизайна: Прямоугольные столы расставлены в виде буквы "П". Экраны и стенды для визуальных презентаций помещаются с четвертой свободной стороны. Во время переговоров участники рассаживаются только по внешней стороне стола. Для банкетов допустимо размещение и с внутренней стороны также.

П-образный тип комнаты для совещаний • Недостатки: • Некоторое неудобство обзора комнаты есть только у людей, располагающихся возле углов стола во время совещаний.

Переговорный стол с полым центром • Назначение: • Для совещаний и переговоров с числом участников от 17 до 30 человек. Дизайн способствует хорошему обзору и коммуникации. Для больших групп лучше использовать восьмиугольную и шестиугольную расстановку, так обзор будет гораздо удобнее. •

• Особенности дизайна: • Столы шириной 75 см выставляются в виде прямоугольника (чаще всего), шестиугольника, восьмиугольника или треугольника так, чтобы центр оставался пустым. Прямолинейная часть такого стола не должна превышать 360 см, иначе участникам будет неудобно взаимодействовать друг с другом.

Переговорный стол с полым центром • Недостатки: • Данный тип дизайна не подходит для демонстрации визуальных материалов.

• Единственный вариант размещение хорошо видимых предметов в центре между столами, если для понимания их сути не требуются дополнительные пояснения докладчика. • Например, это может быть архитектурный макет, образцы продукции и т.п.

Комбинированные и трансформируемые переговорные •

•

переговоры предусматривают разные типы последовательного взаимодействия участников, например, демонстрацию пилотных материалов и последующее обсуждение промежуточных итогов за круглым столом. Отдельные типы переговорных зон могут располагаться последовательно или плавно перетекать одна в другую. Если требуется создание менее формальной обстановки на завершающей стадии переговоров, то высокие офисные столы можно заменить низкими кофейными, а удобные кресла расставить вокруг ковра.

Комбинированные и трансформируемые переговорные