”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
1
”Digitalizar y certificar documentos: de la experiencia en ADPORTO a la red de la DGARQ” 1 António Sousa, arquivista, Arquivo Distrital do Porto
Venho falar um pouco do caminho efectuado pela Arquivo Distrital do Porto e pela Direcção-geral de Arquivos, e anteriormente pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, nesta área da digitalização e da certificação, nomeadamente da importância de 3 projectos. Não me é possível falar de digitalizar, conservar, certificar, gerir documentos electrónicos sem referir o projecto DigitArq (2003-2004) do Arquivo Distrital do Porto, ainda que ele esteja cada vez mais longe, “ultrapassado” pela natural evolução documental, tecnológica, informacional que ocorre ao nosso redor e à qual, nós, arquivistas, estamos particularmente atentos e sensíveis. No início do milénio, o ADP estava confrontado, como outros arquivos ainda estão, com a necessidade de normalizar e converter num único instrumento de descrição ou pesquisa, os IP/ID dos seus quase 700 fundos, instrumentos maioritariamente em papel, alguns em formato electrónico, produzidos desde os anos 30 do século XX, com descrições não normalizadas. Esse novo instrumento, normalizado e codificado do ponto de vista arquivístico, foi criado num formato electrónico que garante, espera-se, não só a comunicabilidade actual mas também a acessibilidade futura às descrições e documentos. Pretendia-se usar as tecnologias da informação e comunicação (TIC) na prestação de serviços remotos, quebrando as barreiras do tempo e do espaço, permitindo ao utilizador: z A pesquisa de informação/documentos nas descrições arquivísticas z A leitura/consulta das reproduções digitais dos documentos z A encomenda (ou pedido) e o pagamento de pesquisas e reproduções a efectuar pelo Arquivo z A recepção de cópias em formato digital através da Internet z A obtenção de reproduções digitais certificadas de documentos (certidões digitais)
1
Notas da comunicação apresentada na Jornada técnica EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO EN EL ARCHIVO: CONSERVACIÓN Y CERTIFICACIÓN, organizada pela Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA) e pela Asosiación de Archiveros de Extremadura (AAE) em Cáceres, 5 de Novembro de 2010
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
2
DigitArq O Projecto Digitarq – Produção, conversão e gestão de conteúdos digitais de arquivo (implementado em 2004), permitiu o acesso remoto aos conteúdos do arquivo pelos seus utilizadores e a utilização do mesmo instrumento no serviço de referência e leitura do Arquivo. Por condições relacionadas com o financiamento (pelo Programa Operacional da Cultura), não esgotava a pretensão mais vasta, o projecto mais alargado de serviços ao utilizador e teve 3 objectivos essenciais: 1. O primeiro, dotar o Arquivo de instrumentos de descrição/pesquisa (ID) passíveis de consulta remota, pela Internet. Este não é o aspecto mais relevante para hoje, aqui nesta sessão. Em resumo, fez-se a conversão dos ID existentes: digital (Arqbase, Excel, Word, Access) e papel (fichas, guias de remessa, listagens) numa BD em SQL e “normalização” arquivística (EAD, ISAD(G), ISAAR(CPF) e informática (XML ) 2. O segundo objectivo foi a estruturação de uma cadeia de digitalização e de procedimentos para a gestão dos objectos digitais (OD) suportados numa aplicação informática e que permitisse o terceiro, 3. a disponibilização local e remotamente de reproduções digitais (OD) dos documentos. http://pesquisa.adporto.pt/
Dado o tema desta jornada vou referir apenas alguns aspectos do 2.º objectivo 2. Estruturação de uma cadeia de digitalização e a gestão dos objectos digitais (OD) O projecto contemplava aspectos inovadores relativamente aos projectos da área de arquivo que incluíam a digitalização de documentos: Tratava-se de dar consistência à actividade de digitalização e à preservação das imagens obtidas com o desenvolvimento de uma aplicação de Gestão de Objectos Digitais (GOD) associada aos processos organizacionais. Não se tratava apenas de digitalizar mas de criar as condições para o estabelecimento de um arquivo digital, ainda que restrito às reproduções digitais de documentos e visando a sua disponibilização na Internet. (Interessava saber que não perdíamos o investimento feito nas matrizes obtidas).
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
3
Como tal, teve-se presente os princípios e as orientações do OAIS – Open Archival Information System -- e do projecto Interpares 1 . Na ausência de uma norma adequada para o registo da metainfomação técnica e administrativa associadas ao objecto digital, definiu-se um esquema de metainformação em que se utilizaram os contributos de várias normas, nomeadamente da CEDARS (http://www.leeds.ac.uk/cedars/), da NISO Z39.87-2002 (www.niso.org/) e da Library of Congress (http://www.loc.gov/)
Para automatizar a produção de matrizes com qualidade, efectuaram-se testes visando a definição de perfis de digitalização para os diversos tipos de suporte e tipologia documental, considerando as características das matrizes a produzir e das imagens derivadas a gerar para visualização na Internet e os aspectos e características, desde a cor e a textura das materiais de suporte (pergaminho, papel de diferentes tipos e épocas) e da forma de inscrição da informação (manual, mecanográfica, desenho de arquitectura…). Pretendia-se obter o máximo grau de automatização (não conseguido, por razões de técnicas relacionadas com a utilização do software) na captura das imagens e no registo da metainformação técnica. As funcionalidades desenvolvidas permitem: •
A integração de OD internos e externos, ainda que limitados, então as imagens (TIFF) e a PDF
•
O controlo de ficheiros das matrizes e dos suportes, visando a sua revisão, migração ou refrescamento dos suportes: permite alertas para essas acções e o registo dessas acções;
•
Produção automática de imagens derivadas
•
Gestão e armazenamento de imagens derivadas na base de dados e, posteriormente num vault.
A aplicação (GOD) detém a metainformação técnica do OD e liga o repositório dos objectos digitais às respectivas descrições arquivísticas, permitindo a visualização das imagens na pesquisa pelo utilizador.
Este projecto teve outra mais-valia para o Arquivo. A abordagem da área da produção e gestão de objectos digitais permitiu uma aproximação concreta às
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
4
problemáticas relacionadas com os documentos electrónicos (produção, preservação, acesso continuado à informação etc.) e uma consequente aquisição de conhecimentos importante para capacitar o ADP visando a recepção de documentos produzidos em ambiente digital e uma melhor prestação de consultoria/apoio técnico na área arquivística.
O projecto permitiu ainda, desenvolver uma pequena aplicação de apoio à gestão da aquisição de fundos arquivísticos: Na elaboração de guias de remessa em formato digital E na exportação dos dados (listagem da incorporação) para a aplicação de descrição DigitArq Permitindo a imediata disponibilização ao público das descrições e o acesso aos documentos.
Mais informação técnica sobre o DigitArq: www. adporto.pt > Outros recursos > Recursos informacionais Relatórios do projecto DigitArq Módulo conversão/descrição Módulo arquivo digital (GOD) Métricas de aplicação de OCR e anotação Pesquisa (interna/externa) Digital Project (brief version in english)
Quase um ano após a finalização do projecto, apresentámo-lo em Lisboa numa reunião técnica com os colegas do Arquivo Nacional (Jan 2005) A avaliação positiva que fomos tendo da implementação do DigitArq no Arquivo Distrital do Porto e a solicitação de informação pelos colegas e de pedidos de utilização da aplicação etc. criaram condições para a sua disponibilização a mais de duas dezenas de outras entidades, com base num protocolo estabelecido entre o ADP, o IANTT e a entidade interessada.
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
5
Actualmente estas aplicações são disponibilizadas pela DGARQ «em open source e de forma gratuita» ( http://digitarq.pt ),sendo passíveis de utilização nos termos de uma licença disponível.
O “pacote” aplicacional DigitArq foi também adoptado pela DGARQ para a sua rede de arquivos: restantes Arquivos Distritais, Arquivo Nacional Torre do Tombo e Centro Português de Fotografia (2008).
Se com este projecto disponibilizámos em linha, em 2004, cerca de 50.000 imagens, hoje o Arquivo Distrital do Porto tem disponíveis mais de 1.600.000 imagens (quase 3 milhões de páginas de documentos), acessíveis a partir de um servidor no Arquivo. O número de imagens, disponíveis a partir do servidor da DGARQ, referentes aos restantes arquivos (outros distritais, Arquivo Nacional Torre do Tombo e Centro Português de Fotografia, é aproximadamente de 6.000.000 (Agosto de 2010).
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
6
Depois da implementação deste projecto, e quando parecia que tínhamos de aguardar uma nova oportunidade para retomar o resto do grande projecto, dois factos concorreram para importantes mudanças no Arquivo e na “arquivística nacional”: O projecto obteve o Prémio Fernandes Costa – Agência para a Sociedade do Conhecimento, IP na edição referente ao ano de 2004 que considerou ser o que melhor respondeu à «inovação e contributo para o desenvolvimento da Sociedade da Informação» em Portugal no ano de 2004 Este prémio, promovido pelo Instituto de Informática (Ministério da Finanças) e pela Agência para a Sociedade do Conhecimento), “abriu” as portas (possibilidade de candidatura a financiamento) a um segundo projecto, visando o desenvolvimento das restantes funcionalidade de uma sala de referência e leitura virtual, de que falarei a seguir.
O outro facto foi a ida para Lisboa (2005), para o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, do colega Francisco Barbedo 2 , onde foi criar um Gabinete de Estudos em Arquivos Correntes que viria a ter uma influência determinante na abordagem dos Arquivos correntes, no (início) reconhecimento do seu valor ao nível de alguns sectores da Administração Pública e mesmo do Governo (pela actividade que o Gabinete criado desenvolveu), no desenvolvimento de novos projectos na área da preservação digital e na produção de orientação técnicas relevantes para a Reforma da Administração Central do Estado, nomeadamente na atribuição das responsabilidades pelo sistema de arquivo dos Ministérios às respectivas secretariasgerais. O Francisco Barbedo, transportou consigo os conhecimento adquiridos neste projecto, a juntar a outros mais vastos que adquirira no âmbito de outras experiências , projectos, estudos e contactos, nomeadamente do DLM Forum e do Interpares que acompanhou de perto. Houve assim uma transferência de “tecnologia”, de saber-fazer (know-how) de um nível regional para um nível nacional, reforçada com a nomeação (2006) do colega Silvestre Lacerda para director do Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e, posteriormente, da DGARQ.
2
Actualmente, Subdirector da Direcção Geral de Arquivos.
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
7
CRAV Projecto Consulta Real em Ambiente Virtual (CRAV) Com o projecto CRAV – Consulta Real em Ambiente Virtual (implementado em 2008) pretendeu-se disponibilizar o acesso aos serviços de referência e leitura 24 horas por dia e durante os 7 dias da semana. Acrescentou, à presença virtual, a prestação remota de outra categoria de serviços, serviços prestados sobre os documentos: pedidos de pesquisas a efectuar pelo Arquivo e pedidos de reproduções com as necessárias funcionalidades de suporte a esses serviços, internas (backoffice) e aos utilizadores/clientes (frontoffice), nomeadamente: o pagamento electrónico dos serviços (cartão de crédito; Multibanco (pagamento em “cajero automático”, homebanking…) Certificação de reproduções digitais (efeito legal) Permitindo o fluxo: >encomenda (pesquisa e/ou reprodução > pagamento > recepção remota da informação ou reproduções (certificadas ou não certificadas) Na sala de referência e leitura virtual há a recepção remota, no formulário de requisição, via WEB (ou localmente, via rede interna do Arquivo) de uma solicitação de consulta e/ou reprodução/certificação e o relacionamento subsequente com o utilizador, ao longo do processamento do seu pedido, no mesmo ambiente. O cliente do Arquivo pode, assim: y efectuar a pesquisa; y visualizar o(s) documento(s) pretendidos, resultantes da pesquisa; y solicitar ao arquivo a execução de pesquisas; y fazer o pedido de consulta (no balcão do arquivo); y reservar documentos para consulta; y solicitar cópias dos documentos; y receber a informação dos orçamentos (“importe”) para os serviços solicitados e
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
8
aceitá-los; y inquirir ou obter informações suplementares relacionadas com o tema/assunto da sua pesquisa; y efectuar o pagamento por meio electrónico; y receber as cópias, certificadas ou não, em formato digital por via da Internet, descarregando ficheiros; Numa óptica institucional, houve necessidade de adequar os processos internos (reengenharia) para que o sistema permitisse: y uma ferramenta de gestão dos pedidos, que possibilitará o controlo ao longo de todo o processo; uma circulação mais rápida, dentro do arquivo, da informação entre os diversos intervenientes y a satisfação dos utilizadores à distância em menos tempo, y o envio de cópias, certificadas digitalmente ou não, de um modo seguro através da Internet y e pretendia-se, ainda, a prestação de outros tipos de serviços como a “digitalização a pedido”, ainda que executada pontualmente. A implementação obrigou, naturalmente, a dar formação aos utilizadores internos e externos.
RODA Enquanto no ADP se desenvolvia o CRAV, no IANTT a preservação digital, a construção do arquivo digital concretizavam a “transferência da experiência, do know how” vinda do Porto, com a colaboração informática da Universidade do Minho, isto é, com alguns elementos da equipa do DigitArq, uma equipa mais alargada e, ainda, com alguns recursos dos serviços do IANTT.
O projecto RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos, visou o desenvolvimento de um protótipo, um modelo para o arquivo nacional digital, visando habilitar a DGARQ com a capacidade de incorporar documentos electrónicos, nadodigitais, de forma controlada, assegurando a sua gestão ao longo do tempo e a sua acessibilização pelos utilizadores.
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
9
Já não se trata apenas de reproduções digitais de documentos, em formato tiff! Nem de documentos gerados apenas no interior de uma instituição. O RODA é um repositório construído com base no OAIS (Open Archival Information System) e nos documentos técnicos produzidos no âmbito do projecto Interpares 2 e utiliza a plataforma FEDORA (softw livre, baseado no modelo OAIS, independente da MI e dos formatos dos dados). Utiliza diversos esquemas de metainformação, nomeadamente: EAD (Encoded Archival Description), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies ), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), Z39.87. Comportou um desenvolvimento, progressivo, de funcionalidades básicas, para receber mais tipologias de objectos digitais. Suporta a integração de bases de dados relacionais, texto estruturado, imagens fixas e som. Pretende, portanto, auxiliar as instituições na preservação dos seus objectos digitais, implementando um conjunto de acções de controlo e preservação sobre os documentos incorporados, nomeadamente a verificação de integridade dos objectos, normalização de formatos, migração de dados. O projecto permitiu a aquisição de experiência e competências que permitem o apoio (nomeadamente do âmbito das competência de consultoria e apoio técnico da DGARQ) a organizações que possuam objectos digitais mas não disponham de recursos especializados na área da preservação digital. (Há já alguns casos em curso…) O RODA, que tem já conteúdos ingeridos; não será o único repositório (no sentido de instalado e gerido apenas numa entidade), outras organizações poderão ter o seu próprio repositório, mesmo no âmbito da Administração Pública. É natural que alguns Ministérios, pela sua dimensão ou requisitos específicos, venham a gerir repositórios arquivístico próprios, em termos de localização e gestão, utilizando o RODA ou não. O RODA irá ser articulado com a Rede Portuguesa de Arquivos (RPA) e, nesse âmbito, pretende-se que venham a ser desenvolvidos e disponibilizados, aos aderentes da rede, conversores que permitam a ingestão dos seus pacotes de informação no repositório. (Pois que nem todos os serviços usam o mesmo software, terá de ser negociada a conversão da informação a “incorporar” no arquivo digital, em “pacotes de ingestão” passíveis de ali serem geridos e responderem às pesquisas dos utilizadores.)
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
10
Antes de abordar a certificação digital, quero referir brevemente alguns documentos que o IAN/TT e, agora, a DGARQ produziram e que são relevantes nestas áreas da informação de arquivo em formato digital. Desde 2000, Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos 1. Contexto de suporte , uma lista detalhada de normas e leis relativas a gestão de documentos electrónico e em 2002 as Recomendações para a gestão de documentos de arquivo electrónicos 2. Modelo de requisitos para a gestão de arquivos (MOREQ1) Em 2007, produz um Guia Para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos, um documento explicativo e simplificado do MOREQ1, com os pontos essenciais que devem ser considerados para o desenvolvimento ou aquisição de software de gestão de documentos. O “Documentos de arquivo electrónicos: manual para arquivistas”, o estudo # 16 do ICA, é traduzido em 2005, logo que acaba de sair. Em 2006, no contexto do processo de reestruturação da administração central do Estado, em que são extintos, fundidos, separados, criados organismos na administração central do Estado, produz as “Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo no Contexto de uma reestruturação da Administração Central do Estado”. Visando a interoperabilidade e com a colaboração de outros serviços e ministérios: MIP: Metainformação para interoperabilidade - Conjunto de elementos de metainformação a utilizar no contexto do governo electrónico para assegurar interoperabilidade semântica, 2007. Governo Electrónico e Interoperabilidade - Documento metodológico para a elaboração de um esquema de metainformação para a interoperabilidade (mip) e uma macroestrutura funcional (mef) 2008 E estes são instrumentos relevantes para a gestão de informação de arquivo em formato digital e para a implementação do “governo electrónico” (egoverrnent) Por fim, tendo em vista o aspecto específico da preservação digital as “Recomendações para a produção de planos de preservação digital”, descrevem os procedimentos a efectuar para esse fim.
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
11
Certificação digital Com o CRAV a funcionar em 2008, deixámos em aberto a possível inclusão no workflow do passo de certificação: assinatura digital qualificada de reproduções (em imagem digitalizada ou texto, transcrição, integral ou parcial, de informação contida no documento).
Faltava, ainda um quadro legal (legislação) para a emissão e aceitação das certidões digitais. De alguma forma, o que estava em falta era a indicação dos requisitos formais, dos elementos necessários para que um ficheiro pudesse ser considerado uma certidão, um documento certificado, para além de ter a assinatura. Algo parecido com o formulário e elementos diplomáticos que validam uma certidão: texto certificativo, assinatura, selo branco. A legislação para o papel prevê: Código do Registo Civil:
Código Notariado
«Artigo 160.º, Requisitos comuns 1 - Os certificados, as certidões e os documentos análogos devem conter a designação do serviço emitente, a numeração das folhas, a menção da data e do lugar em que foram passados e, ainda, a rubrica e assinatura do funcionário competente. Artigo 167.º Requisitos A certidão deve conter, em especial: c) A declaração de conformidade com o original; Artigo 205.º Aposição do selo branco
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
12
1 - Em todos os actos notariais, com excepção dos lavrados nos livros, deve ser aposto o selo branco do cartório. 2 - A aposição do selo branco é feita junto da assinatura e da rubrica do notário ou do oficial.»
De alguma forma era este tipo de especificações que, em 2008, os serviços ainda não tinham para as certidões digitais, para a sua emissão e aceitação. Contudo, remonta a 1998 a Resolução do Conselho de Ministros nº. 115/98, de 1 de Setembro, que determinou a definição do regime jurídico aplicável aos documentos electrónicos e assinatura digital, como um dos objectivos a alcançar no âmbito da Iniciativa Nacional para o Comércio Electrónico... Na sequência desta resolução, em 1999, pelo Decreto-Lei n.º 290-D/99, é publicado o Regulamento jurídico do documento electrónico e da assinatura digital, vem regular a validade, eficácia e valor probatório dos documentos electrónicos e a assinatura digital. O regime previsto no presente diploma pode ser tornado aplicável a outras modalidades de assinatura electrónica que satisfaçam exigências de segurança idênticas às da assinatura digital. Há aspectos que não estão totalmente harmonizados coma a Directiva Comunitária que sai no final desse ano (1999). Mas só em 2003, pelo Decreto-Lei n 62/2003,foi transposta para a ordem jurídica interna a Directiva n.º 1999/93/CE, de 13 de Dezembro de 1999, que define um quadro legal comunitário para as assinaturas electrónicas:
Artigo 3.º 7. Os Estados-Membros podem submeter a utilização de assinaturas electrónicas no sector público a eventuais requisitos adicionais. …Esses requisitos não devem constituir para o cidadão um obstáculo aos serviços transfronteiriços. Artigo 4.o Princípios relativos ao mercado interno 1. Cada Estado-Membro aplicará as disposições nacionais que adoptar de acordo com a presente directiva aos prestadores de serviços de certificação estabelecidos no seu território e aos serviços por eles prestados. Os Estados-Membros não podem restringir a prestação de serviços de certificação com origem noutro Estado-Membro nos domínios abrangidos pela presente directiva. 2. Os Estados-Membros assegurarão que os produtos de assinatura electrónica que sejam conformes com a presente directiva possam circular livremente no mercado interno. Artigo 5.o Efeitos legais das assinaturas electrónicas
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
13
1. Os Estados-Membros assegurarão que as assinaturas electrónicas avançadas baseadas num certificado qualificado e criadas através de dispositivos seguros de criação de assinaturas: a) Obedecem aos requisitos legais de uma assinatura no que se refere aos dados sob forma digital, do mesmo modo que uma assinatura manuscrita obedece àqueles requisitos em relação aos dados escritos; e b) São admissíveis como meio de prova para efeitos processuais.
Em 2006, o Decreto-Lei n.º 116-A/2006 cria o Sistema de Certificação Electrónica do Estado como Infra-Estrutura de Chaves Públicas, designado abreviadamente por SCEE, destinado a estabelecer uma estrutura de confiança electrónica. A gestão deste sistema está atribuída ao Centro de Gestão da Rede Informática do Governo (CEGER) que é também a Entidade Certificadora Comum do Estado.
«A ECCE proporciona ao Governo, enquanto utilizadores da Rede Informática do Governo, aos Órgãos de Soberania, enquanto utilizadores do Procedimento Legislativo, e a todos as Entidades e Organismos da Administração Directa ou Indirecta do Estado, mecanismos de identificação electrónica segura nas suas transacções. Os certificados emitidos e todos os serviços que a ECCE presta estão de acordo com o estabelecido no DL 116-A/2006 sobre assinaturas electrónica, pelo que os mesmos certificados gozam de total reconhecimento e aceitação, visto que os certificados emitidos são de assinatura electrónica qualificada, ou seja com força probatória legal, que é o mesmo que dizer equivalente à assinatura manuscrita.» É esta formulação e a transposição para a ordem jurídica nacional da Directiva Comunitária, bem como o acesso a certificados digitais qualificados e associados às funções desempenhadas pelos dirigentes da AP, que vem permitir a decisão da DGARQ de emitir certidões digitais, pois elas não poderão ser recusadas no território português. Mesmo com este decreto, no início de 2009, quando eu preparava uma proposta para apresentar à DGARQ visando a emissão de certidões digitais, encontrei muitas reservas em organismos dependentes do Estado, nomeadamente em juristas da área dos registos e notariado que entendiam ser necessária ainda mais alguma coisa… do tipo regular alguma formalidade, formato gráfico do documento … Isto é, há legislação que prevalece (uma lei é superior a um decreto-lei e este a uma portaria) e que estabelece uma determinada forma, em papel, que não foi revogada ou alterada. É omisso… e para um jurista isso pode significar que falta alguma coisa, que não tem
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
14
enquadramento. Se diz que é em papel, com assinatura e selo branco, como pode vir num ficheiro? Ao mesmo tempo decorriam contactos de alto nível entre Portugal e o Brasil para a aceitação mútua dos certificados digitais! A Direcção da DGARQ toma então a decisão, em Julho de 2009, de passar a emitir certidões digitais, isto é a certificar digitalmente reproduções de documentos ou transcrições, em formato PDF, ficando a sua edição completamente bloqueada (não permitem qualquer alteração).
Analisou-se a melhor maneira de colocar a informação necessária: a identificação do documento, a declaração de conformidade, e demais informação necessária a garantir ao utilizador a conformidade do documento. Aparece uma marca visível com a identificação de quem assinou e no ADP introduzimos o logótipo do Arquivo. Tem a menção da origem do certificado, portanto da Entidade Certificadora Comum do Estado, com a hiperligação necessária, e a menção de que a impressão do ficheiro não tem valor legal. A emissão de certidões digitais pelo ADP estava disponível a partir de Agosto de 2009. Foi divulgada por vários meios essa disponibilidade mas o primeiro pedido só apareceu no final de Setembro e foi proveniente do Brasil.
”Digitalizar y certificar doc.:de la exp. en ADPORTO a la red de la DGARQ”
15
Até ao final do ano, emitimos um total de 79 certidões digitais. No mesmo período foram emitidas quase 300 certidões em papel. Por norma, no Arquivo Distrital do Porto, qualquer certidão solicitada por uma entidade pública é emitida em formato digital. No corrente ano, nota-se um ligeiro crescimento da emissão de certidões digitais relativamente às certidões em papel. Esta tendência afigura-se-me como estável, atendendo, nomeadamente a novas práticas sem recurso ao papel, p. e.: ex 1) Um advogado pode, sem sair do seu escritório, pedir uma certidão ao Arquivo, pagá-la, descarregá-la do nosso servidor e, depois, fazer o upload para o sistema do Ministério da Justiça (CITIUS) inserindo-a no processo judicial, sem qualquer impressão em papel, uso do correio ou de fax. E fica, ainda, com um ficheiro certificado: não tem necessidades de voltar a pedir (e pagar) uma nova certidão! ex 2) Há Conservatórias do Registo Civil que consultam as digitalizações de registos e baptismos e casamentos, prescindindo de solicitar certidões. Há uma leve tendência de diminuição de pedidos de certidões em toda a administração pública portuguesa face a um novo tipo de “certidão” que se chama a “certidão permanente”. Trata-se da disponibilização num servidor, com acesso controlado, de informação sobre um indivíduo ou organização, referente a essa pessoa ou aos seus bens (imóveis), actividade, a que se tem acesso através de um código que esse mesmo individuo ou organização obtém, nem sempre graciosamente, e que pode fornecer às pessoas ou entidades que precisem da informação. O cidadão não precisa, assim, de pedir uma certidão para apresentar a informação validada. Tem acesso em qualquer momento à informação e pode permitir a outros o seu acesso. Era normal, e ainda acontece, que um cidadão, para efectuar um acto necessário perante a administração pública, fosse obrigado a apresentar uma certidão referente a informação constante de outro serviço. Hoje, há situações em que tal já não é necessário. Ex. casa na hora, entre municípios (CMP) e as conservatórias do registo predial. Nalguns casos, são os próprios serviços públicos que acedem à informação sem necessidade de a pedir ao cidadão – era muitas vezes pedida como documento certificado --, dentro do princípio de o Estado, a Administração Pública não precisar de pedir ao cidadão a informação que ela própria já possui, ainda que noutro serviço, departamento ou ministério.