Reis når du må, teams når du kan!

Digitale møter har gjort det enklere for mange organisasjoner og bedrifter å samarbeide på en enkel og effektiv måte, gjerne på tvers av land og landegrenser! Det reduserer både reisekostnader og utslipp.

Her får du tips til hvordan du kan gjennomføre gode digitale møter, og argumentene du trenger for å reise når du må, og velge digitale møter når du kan!

Sparer tid, penger og miljøet Det er mange fordeler med å bruke digitale møter i stedet for å reise. For det første sparer det tid og penger. Digitale møter gjør det også lettere å samarbeide med personer som befinner seg andre steder i landet. Digital teknologi gir også muligheter for å dele informasjon, samarbeide og koordinere på en enklere måte enn tidligere.

- Pandemien lærte oss at tilstedeværelse ikke må bety fysisk tilstedeværelse. Digitale møteplasser senker også terskelen for å delta for mange, samtidig som det både gir lavere kostnader og lavere miljøutslipp, sier Ingunn Haavi Finstad, leder for kommunikasjon og bærekraft i Norges Trafikkskoleforbund.

Balanse mellom digitalt og fysisk

Selv om digitale møter har mange fordeler, er det viktig å huske at de ikke alltid er den beste løsningen. Ansikt-til-ansikt møter gir muligheten til å bygge relasjoner og forstå hverandre bedre. Blant annet når det kommer til kulturelle og språklige forskjeller. Det kan også være lettere å diskutere komplekse eller sensitive emner ansikt til ansikt.

- Vi ser at Norges Trafikkskoleforbund har en viktig rolle når det gjelder å legge til rette for fysiske møteplasser, der bransjen kan etablere kontakt og dele erfaringer på tvers, sier Finstad.

Det gjelder derfor å finne balansen mellom det fysiske og det digitale. Digitale møter senker terskelen for å møtes oftere og holde tettere kontakt, mens de store og lange diskusjonene kan være mer egnet for fysiske samlinger. Med riktig tilnærming kan bedrifter redusere kostnadene og øke produktiviteten, samtidig som de bygger sterke relasjoner og samarbeider mer effektivt.

For å lykkes med digitale møter, er det viktig å ta hensyn til faktorer som teknologi, kommunikasjon og samarbeid.

• Velg riktig teknologi

Sørg for at du bruker den plattformen som passer best for ditt formål, om det er for eksempel Teams eller Google Meet, og at alle som skal delta har tilgang til denne plattformen.

• Planlegg møtet grundig

Sett opp et passende tidspunkt, og planlegg hvem som skal delta, hvor mange som kan delta, samt sørg for at deltakerne har det de trenger for å delta.

• Skap et godt møtemiljø

Sørg for at alle kan se og høre hverandre, at det ikke kommer unødvendig og forstyrrende støy eller distraksjoner. Det kan også være lurt å ha en moderator for å holde møtet på rett spor, samt å gi deltakerne mulighet til å stille spørsmål og være deltakende selv.

• Bruk visuelle hjelpemidler

Dette kan være presentasjoner, videoer og bilder som kan bidra til å illustrere poengene, samt engasjere deltakerne.

• Hold møtene korte og fokuserte

Dette er viktig for å bevare oppmerksomheten til deltakerne.