Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access
CONTENIDOS 1. Entorno de Access 2007
12
2. Comenzar a trabajar con una base de datos en Access
17
Botón de Office Barra de acceso Barra de título Barra de opciones
Barra de estado
Página 11 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access Entorno de Access 2007
(1)
Entorno de Access 2007 Office Access 2007 presenta una nueva interfaz de usuario, con un área estándar denominada barra de opciones cinta de opciones (o) que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.
La flecha que aparece en la esquina izquierda de algunos botones de herramientas indica que dicho menú es desplegable y contiene más opciones.
Botón de Office El botón de Microsoft Office reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina superior izquierda de de la ventana. , se ven los mismos comandos Al hacer clic en el botón de Microsoft Office básicos disponibles en versiones anteriores de Access para abrir, guardar e imprimir el archivo. Sin embargo, en la versión Office 2007, hay disponibles más comandos, como Finalizar y Publicar. Este botón despliega el siguiente menú:
Página 12 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access Entorno de Access 2007
Para manejar Access sin utilizar el ratón se pueden utilizar los métodos abreviados del teclado, que no vamos enumerar aquí, pero el alumno puede obtener esta información completa desde la ayuda de Access (para acceder a la ayuda de Access pulsar la tecla de función F1).
Barra de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Access y permite obtener acceso rápidamente a herramientas que se usan con frecuencia. La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar agregándole comandos.
Página 13 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access Entorno de Access 2007
En la siguiente imagen se muestra desplegada
Para agregar más comandos a la barra de acceso rápido selecciona la opción “Más comandos…”, y se abrirá la ventana de opciones de Access.
Página 14 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access Entorno de Access 2007
Barra de estado Se encuentra en la parte inferior de la ventana y ofrece información a los usuarios a cerca de la operación actual que se está realizando.
Barra de Título Se encuentra en la parte superior de la ventana y contiene el nombre del archivo que está abierto además de los botones de control (minimizar, maximizar, cerrar).
Barra de opciones
Página 15 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access Entorno de Access 2007
La barra de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente. Los comandos de la barra de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios, Access 2007 crea el formulario basándose en la tabla activa. Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la barra de opciones. Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha. Para seleccionar una ficha de comandos hay que hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la ficha que se desee. O bien, Presionar y soltar la tecla ALT. Al posicionar el ratón sobre un botón aparecen etiquetas con las sugerencias de teclado. Puede utilizar la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos para realizar la operación. Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. El método abreviado de una versión anterior de Access también deberá funcionar en Access 2007. Minibarra de Herramientas Una de las operaciones más comunes realizadas es la aplicación de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicación de formato a texto requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del ratón a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.
Página 16 de 22
Unidad Didรกctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007
(2)
Comenzar a trabajar con una base de datos en Access
Crear una nueva base de datos Pulse en el botรณn de office
Pรกgina 17 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007
En el panel Base de datos en blanco (en la zona derecha de la ventana Introducción a Microsoft Office Access 2007), escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Página 18 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007
Crear una base de datos con plantilla Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a otra estructura. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office luego haga clic en Cerrar base de datos Microsoft Office Access.
y
para mostrar la página Introducción a
Seleccione Plantillas Locales.
Página 19 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007
En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Haga clic en la plantilla que desee utilizar. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo (en la zona derecha de la ventana). Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Página 20 de 22
Unidad Didáctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007
Abrir una base de datos Para abrir una base de datos existente puede seguir una de estas opciones:
(1) Desde el botón de Office
y pinchando sobre la opción
(2) Desde la opción Abrir base de datos reciente (al entrar en Access 2007) en la zona derecha de la ventana.
(3) Pulsando el método abreviado del teclado Ctrl + A.
Página 21 de 22
Unidad Didรกctica 2: Comenzar a trabajar con Access 2007 Comenzar a trabajar con una base de datos en Access 2007
Cree una base de datos en blanco con la que trabajaremos a lo largo de este manual. 2.1 (a) Abra Access 2007
de la parte central de la ventana (b) Pulse sobre el icono Introducciรณn a Microsoft Office Access. (c) Guarde este archivo con el nombre de Videoclub. Escriba este nombre en el control Nombre de archivo del panel Base de datos blanco (a la derecha de la ventana). (d) Para finalizar pulse crear. Observe como se almacenarรก como Videoclub.accdb
Pรกgina 22 de 22