EL ANร LISIS DE FUNCIONES Los pasos hacia un buen anรกlisis del valor. Thomas J. Snoodgrass, CVS Muthaiah Kasi, CVS
Universidad de Wisconsin
Capítulo 1 Introducción a las funciones. 1.1 La comunicación. "El problema aquí es la falta de comunicación”
La comunicación juega un papel importante en la vida de toda persona. Es poderosa, nada la puede substituir. El éxito o el fracaso en casi cualquier cosa se puede explicar en base a una buena o mala comunicación. Para comunicarse de una manera significativa, la persona debe definir precisamente lo que trata de expresar. Es importante para todos que nuestra intención se transmita de manera intacta y precisa. Generalmente es preferible que no exista la comunicación a que exista una mala comunicación. Larry Miles se dio cuenta del valor de la comunicación y durante la Segunda Guerra Mundial formuló la teoría del Análisis del Valor. Con la ayuda de una comunicación adecuada pudo determinar lo que hacía una parte o componente en el proceso de montaje, y a partir de eso determinó las funciones de la parte o del componente. Debido a la escasez de ciertos materiales surgieron situaciones en las que no se podían entregar ciertas partes o componentes. Como resultado, diseñó nuevas maneras de substituir esas partes con material especificado aunque diferente pero que estaba disponible, o con partes similares que llevaran a cabo las mismas funciones. Fue capaz de hacer esto porque entendía las funciones de la parte o del
componente. Tuvo éxito porque concentró su esfuerzo creativo en las funciones de las partes en lugar de en sus formas o en las cualidades del material. A principios de la década de 1950, la Fuerza Naval de Estados Unidos cambió el nombre de la poderosa técnica de Miles al de Ingeniería del Valor. Este cambio reflejó la falta de trabajo para analistas y la abundancia de trabajo para ingenieros. Sin embargo, el término de Ingeniería del Valor a menudo crea impresiones negativas entre ingenieros puesto que implica que la ingeniería de diseño tiene poco valor y requiere de cambios que la mejoren. Como consecuencia, muchos practicantes experimentados en lugar de utilizar ese término optan por el de Análisis de Funciones, ya que no tiene connotaciones negativas.
En El Análisis de Funciones: Los pasos hacia un buen análisis del valor, se utilizará el término “análisis de funciones" como sinónimo de ingeniería del valor o análisis de proyectos. Por lo tanto, estos tres términos se intercambiarán sin diferencia alguna a través del texto. El Análisis de Funciones se fundó bajo el concepto de que un problema que se expresa de manera que se pueda resolver, es un problema que ya se ha resuelto en un 50%, y por otra parte, en la comprensión del hecho de que la comunicación entre las partes interesadas es la clave para definir el problema. Los siguientes pasos principales o críticos forman parte del proceso del análisis de funciones: • Fase de información. • Fase de creatividad. • Fase de evaluación. • Fase de planeación. • Fase de implementación. Con el objetivo de utilizar efectivamente el análisis de funciones se debe dedicar más tiempo a recopilar y clasificar información, y por lo tanto a entender el problema, que a tratar de resolverlo. El esfuerzo se debe
concentrar en comprender y expresar lo que el usuario dueño cliente necesita, desea y quiere. Una vez identificado lo que se necesita, se desea y se quiere, se debe expresar en dos palabras. Estas dos palabras, un verbo de acción y un sustantivo, conforman las funciones. Para el diseñador o el creador de un producto o un proyecto, es un gran reto, por un lado, extraer lo que el cliente necesita, desea y quiere, y por otro, organizar toda esa información en un formato preciso y conciso. La determinación de funciones requiere de guías y prácticas apropiadas. Este libro recorrerá casos con recomendaciones y técnicas. Durante las primeras etapas del Análisis de Funciones, las funciones se llevaban a cabo para describir una parte o un proceso. La descripción técnica o el nombre del componente o de la parte se utilizaba ya fuera como un verbo o como un sustantivo. Esto dio como resultado un amplio rango de soluciones creativas. Con el paso de los años, los ingenieros en análisis del valor se dieron cuenta del poder que tenía la terminología abstracta, la descripción general o el significado amplio para estimular el proceso creativo. Esto abrió una serie de nuevos canales que condujeron hacia una amplia variedad de ideas creativas. 1.2 Las funciones- Una herramienta para la comunicación. Las funciones se pueden utilizar efectivamente para aclarar un malentendido o un concepto erróneo acerca de un proyecto o de un producto. Forzar a la gente a que exprese sus malentendidos en términos de funciones revelará los conceptos erróneos. Recientemente se llevó a cabo una encuesta para identificar las funciones de una computadora. Se le pidió a dos grupos de gente que contestaran la encuesta. Un grupo (el grupo B) estaba satisfecho con el desempeño de la computadora. El otro grupo (el grupo A) no estaba seguro si estaban satisfechos con el desempeño de la computadora. Los encuestados listaron varias funciones de la computadora. Una parte de sus
respuestas a la pregunta “¿Qué hace la computadora?", se muestra en la figura 1. 1. GRUPO A
GRUPO B
Almacena datos
Facilita el almacenamiento
Rescata datos
Sigue instrucciones
Actualiza datos
Ayuda al diseñador
Diseña estructuras
Responde a órdenes
Analiza estructuras
Activa el programa
Produce soluciones
Procesa información de entrada
Resuelve problemas
Ayuda a la automatización
Automatiza datos Figura 1.1 La diferencia entre las respuestas de los dos grupos es el resultado de la diferencia en su comprensión básica del rol de la computadora. El grupo A no entiende el rol de la computadora, esperan que la computadora haga todo y posiblemente no se dan cuenta de que la computadora responde a información de entrada solamente cuando se le programa para que así lo haga. Un programador escribe un programa que aceptará información de entrada, la procesará y como resultado se obtendrá la información de salida. En la mayoría de los casos la información de salida será la solución al problema, pero en algunos otros puede dar como resultado una solución parcial o la ausencia de una solución. Esto depende del conocimiento que el usuario tenga del programa y de la exactitud de la información de entrada. El grupo A cree sinceramente que la computadora hace maravillas. Esta creencia se refleja en la lista de funciones que ofrece el grupo A. El grupo A
inconscientemente le adjudica a la computadora la responsabilidad total de obtener una solución al problema. También creen que la información de entrada que le proporcionan puede describir y resolver el problema con exactitud sin importar si el software asociado al programa tiene la capacidad de analizar el programa. El grupo B considera a la computadora como una herramienta y está consciente de sus limitaciones. La computadora es una ayuda en la resolución de problemas. Este punto de vista se refleja en la lista de funciones del grupo B. Este grupo asume la responsabilidad total para resolver el problema y está consciente de que tienen que definir el problema y seleccionar un programa para resolver el problema. Saben que tienen que preparar la información de entrada, reconocer las limitaciones y esperar que la computadora sólo procese la información de entrada. "Resolver el problema" vs. "Procesar información de entrada" revela la diferencia entre dos puntos de vista sobre las funciones de una computadora.
Figura 1.2 a: "Resuelve el problema.
Figura 1.2 b: "Procesa la información de entrada.
Las figuras 1.2a y l.2b representan esquemáticamente estas dos funciones. Muestran claramente la diferencia en la manera en que se entiende el rol de la computadora.
Las
funciones
pueden
reemplazar
las
representaciones
esquemáticas y expresar las ideas de una persona tan claramente como una representación visual. 1.3 ¿Qué hace? Larry Miles desarrolló un poderoso grupo de preguntas que se convirtió en el fundamento del Análisis de Funciones. La primera es de hecho la pregunta más fuerte: "Qué hace". Es difícil creer que al responder esta simple pregunta se puedan dar a conocer áreas críticas o problemáticas y se pueda llegar a una mejor solución. Lo que aparenta ser simple puede en realidad no ser tan simple en la mayoría de los casos. La siguiente historia sirve de ejemplo.
1.4. ¿Es en realidad una pregunta simple? Un hombre muy enfermo tenía un hijo adolescente que tenía problemas legales. Aunque era un joven brillante, era muy perezoso para usar su talento. Su padre lo controlaba hasta donde le era posible pero le preocupaba lo que haría su hijo cuando él muriera. Después de una larga lucha, desarrolló un esquema para cambiar el comportamiento de su hijo. Le presentó una lista de reglas a su hijo y le dijo que aunque él querría que su hijo siguiera todas las reglas, sabía que era demasiado pedir. Así pues le pidió a su hijo que escogiera una de las reglas y que le prometiera que nunca la violaría: No robaré. No mentiré. No haré trampa. No lastimaré a nadie. El hijo decidió escoger la regla que fuera más fácil de cumplir y pensó que no le sería muy difícil cumplir con la regla no mentiré. Al poco tiempo su padre murió y el hijo se vio en la necesidad de conseguir dinero. Decidió robar un banco y seleccionó las herramientas, entre las cuales incluía un cuchillo. Pensó que había sido inteligente al no prometerle a su padre que no robaría o que no lastimaría a nadie. Al salir de la casa un vecino le preguntó que a dónde iba, él titubeó ya que sabía que no podía mentir y que si le decía la verdad también se metería en problemas. Así pues le dijo que iba a buscar trabajo y para no faltar a su promesa así lo hizo. En esos días tuvo otra experiencia similar y se dio cuenta de que había pocas cosas que podía hacer sin violar la regla. Mientras tanto, empezó a disfrutar de su nuevo estilo de vida aunque tenía que trabajar duro. Se dio cuenta de que su padre era un hombre sabio: lo hizo escoger una regla aparentemente fácil pero en realidad era tan poderosa que cambió su vida para siempre.
Si la simple pregunta “Qué hace" se contesta adecuadamente, la persona o el equipo encontrarán la mejor respuesta. La respuesta adecuada les ayudará a definir y a entender el proyecto o el producto. La respuesta a esta pregunta, expresada en función de dos palabras, servirá como una herramienta de comunicación. Estas funciones son la clave de todo el proceso creativo y el fundamento del análisis de funciones. 1.5 La funciones - Un vehículo creativo. Por su naturaleza, las funciones pueden resistir el proceso creativo. El siguiente caso explica cómo las funciones pueden controlar el proceso creativo. El presidente de una compañía quiere preparar una presentación para explicar sus ideas acerca de un proyecto para su cliente. No sabe exactamente cómo hacerlo. Sin embargo, le dice a su socio que explore varias formas de preparar una buena presentación con diapositivas. El trabajo del socio, en términos de funciones, es presentar diapositivas. El sustantivo “diapositivas" describe una parte en particular. Dado que es un sustantivo específico, esta palabra no producirá alternativas, por lo tanto el proceso creativo se tiene que centrar alrededor de la palabra presentar. Sin embargo, las ideas que se pueden desarrollar con el verbo “presentar" se limitarán a un pequeño grupo puesto que lo acompaña el sustantivo diapositivas. Al hacer la pregunta “Cómo puedes presentar diapositivas" es posible derivar una serie limitada de ideas. El preguntar “por qué", sin embargo, dará lugar a un proceso más creativo dirigido hacia un orden de funciones más elevado. Una buena respuesta a la pregunta “por qué presentar diapositivas" es para ilustrar los datos. En esta oración el sustantivo “datos" es más general que diapositivas. Por el contrario, el verbo
"ilustrar" es restrictivo, limita la definición del sustantivo datos" a dibujos o bosquejos. Al profundizar en el proceso de preguntas un nivel más y preguntar “por qué ilustrar los datos", se produce la función expresar información. Estas palabras son generales y ninguna restringe a la otra, en lugar de esto se incrementan o complementan una a la otra durante el proceso creativo (Fig. 1.3). El nivel inferior o la función específica presentar diapositivas, condujo a muy pocas ideas, mientras que la función general a un nivel de orden más elevado, Expresar información condujo a varias ideas. Las funciones se deben explorar profundamente y se deben llevar al nivel más elevado posible. En la mayoría de los casos, una buena manera de empezar es hacer una definición de las funciones utilizando el nombre de una parte o la descripción técnica. Al hacer la pregunta “por qué", estas funciones se pueden llevar a un nivel más alto y se pueden explorar varias ideas creativas.
1.6 Las funciones - Una herramienta para establecer ideas. La comunicación que se basa en funciones inadecuadas o erróneas no puede conducir a resultados apropiados. El ejemplo del proyector de diapositivas demostró cómo la función presentar diapositivas limitaba las maneras en que el socio podía exponer la información acerca de la compañía. Expresar información y Presentar diapositivas representan los dos extremos del espectro de las ideas del socio. La definición de una función es un paso importante en la Fase de Información. La búsqueda de la función precisa y correcta es un paso primordial. Aunque no es fácil, es esencial para lograr el éxito de un programa de Análisis de Funciones. 1.7 Las funciones - Su aceptación. En general, a los seres humanos no les gusta cambiar. Aún las personas razonables y lógicas no aceptan el cambio que requiere una cantidad considerable de entrenamiento y de tiempo inicial para su establecimiento. Además, cuando las personas están cerca del problema, es difícil que lo entiendan por completo. Estas características de la naturaleza humana se deben tomar en cuenta para poder implementar con éxito el Análisis de Funciones. El Análisis de Funciones requiere de un tiempo considerable de entrenamiento e implementación. Además se basa en las preguntas “Por qué" y "Cómo".
Aunque a la gente le gusta responder a la pregunta “Cómo", ya que les da una cierta seguridad profesional, la pregunta “Por qué" algunas veces hace que la gente se sienta incómoda. La gente siente que se cuestiona su autoridad o su habilidad para tomar de decisiones. Esto puede dar como resultado que haya cierta resistencia para aceptar el Análisis de Funciones como herramienta para resolver problemas.
Figura 1.4a. "Señor ¿Nos permite quitar todas las piedras que están obstruyendo su vista, nivelar el terreno y construirle una nueva escalera? Con eso su camino diario será más fácil, además podrá ver hacia dónde se dirige." Los que practican el Análisis de Funciones deben tener cuidado con esa resistencia y tomar medidas para vencerla. Algunas veces los responsables pueden estar adulando a los Ingenieros del Valor, otro aspecto con el que se debe tener cuidado.
Si se lleva a cabo con aceptación y paciencia, se comprobará que el Análisis de Funciones es una buena herramienta para resolver problemas
Figura 1.4b: Un enfoque sistemático paso a paso. ¡Charlie! He subido este camino 1,000 veces sin seguir tu extravagante esquema y no he tenido ningún problema para llegar. Admito que algunas veces me atoro pero sé lo que hago. Confía en mí."
1.8 Las funciones - El principio. Desde el día en que Larry Miles empezó la revolución haciendo la pregunta “Qué hace", el Análisis de Funciones ha avanzado mucho. En 1967, Charles Bytheway de Sperry Corporation, estableció los fundamentos para un Análisis de Funciones lógico. En 1968, Wayne “Doc” Ruggles de Value Analysis Inc. estructuró un diagrama de la Técnica del Sistema de Análisis de Funciones (FAST: Function Analysis System Technique) al introducir la técnica de la pregunta cómo / por qué, la cual revisa doblemente las respuestas a las preguntas. Tom Snodgrass y Ted Fowler de Value Standards Inc. se cuenta de que faltaba un elemento importante en el diagrama de la técnica FAST. Sugirieron entonces que todo el proceso lógico se debería analizar teniendo en mente al cliente o dueño. Como resultado de esto se desarrolló el diagrama FAST orientado hacia el cliente.
1.9 Las funciones - La clave para llegar a una solución creativa. Las funciones pueden ayudar a definir lo que el cliente-dueño-usuario quiere, necesita y desea. La clasificación de las funciones y su colocación lógica en un orden preciso aumentará la comprensión del problema o del producto. A lo largo de este libro se demostrará la teoría que subyace los diagramas de funciones utilizando casos de los ramos de la industria y la construcción que ya han producido un valor probado.
Figura 1.5: El mismo problema pero de menor magnitud.
"¡Charlie! Estuve pensando en lo que me dijiste. Creo que tienes razón en una cosa. Hay que mandar alisar el camino sin gastar mucho dinero. Pero no hay que perder tiempo quitando todas esas enormes piedras. Puedo sacarles la vuelta. ¡Espero que estés satisfecho!
Capítulo 2 Las funciones. 2.1 Introducción. El Análisis del Valor o la Ingeniería del Valor se ha utilizado en muchas organizaciones desde principios de la década de los 50. Sin embargo, su verdadero potencial se comprende cuando se dedica tiempo a identificar las funciones. La séptima edición del diccionario Websters Collegiate Dictionary proporciona dos definiciones que se aplican acertadamente: 1. La acción para la que una persona o cosa es específicamente apta, se utiliza o existe. 2. Una acción de un grupo de acciones relacionadas que contribuye a una acción mayor. En muchas ocasiones la definición de la acción completa de un objeto puede ser obvia. En otras, la acción completa puede ser sutil o difícil de identificar. Como ya se había dicho anteriormente, una función en el AV o IV es una definición compuesta de dos palabras: un verbo seguido de un Sustantivo. El resultado de la identificación de funciones es una comprensión concisa del objeto de estudio. Igualmente importante es el hecho de que este
lenguaje de verbo-sustantivo da a conocer información precisa a los miembros del equipo o al grupo asignado para estudiar el objeto, y a otros grupos que tienen que formar parte del proceso de la toma de decisiones.
2.2 La identificación de las funciones. La identificación de las funciones de un producto, un servicio, el diseño de construcción, un proceso, etc., es la clave para lograr un Análisis del Valor e Ingeniería del Valor adecuados. Garantiza la comprensión de lo que un objeto hace. Conduce al individuo o al equipo de una comprensión general hacia una comprensión específica y precisa, y como consecuencia, a un mejor análisis del valor. El siguiente caso es el Estudio de la Propuesta de Cambio de acuerdo a la Ingeniería del Valor, que se llevó a cabo en un proyecto para la construcción de un puente. Se centra en el desagüe de la plataforma del puente. Cuando llueve, el agua corre en una dirección transversal, es interceptada por un bordillo o un pretil y posteriormente corre en una dirección longitudinal. Cuando llega a los imbornales, el agua se mueve tan rápido como lo permite la capacidad del imbornal. Si los imbornales están muy separados o si no son lo suficientemente grandes, una parte del agua sigue corriendo hacia el siguiente. En este caso, el diseñador hizo los imbornales para que no ocurriera un flujo longitudinal. Los diseñó tan cerca que la cantidad de agua en el imbornal es menor a su capacidad. La figura 2.1 muestra una ilustración transversal de la parte de del puente.
Figura 2. 1 Existen dos funciones que inicialmente identifican a los imbornales, Desaguar puente y Prevenir inundación. El Estudio de la Propuesta de Cambio de acuerdo a Ingeniería del Valor demostró que el flujo longitudinal del agua dentro de los carriles generalmente se prohíbe debido a condiciones de seguridad. Sin embargo, también se encontró que generalmente se acepta como una práctica correcta permitir que el ancho del flujo longitudinal de agua a lo largo del bordillo se extienda a tres pies dentro de la parte de la carretera en la que circula durante las tormentas más fuertes (cada 50 años). Se volvió a diseñar el espacio entre los imbornales para dar lugar al flujo longitudinal permitido. Se identificó una función adicional, Controlar flujo. El verbo “prevenir" en la función Prevenir inundación se cambió, y se obtuvo Limitar inundación. El equipo también identificó una función de una jerarquía mayor que contestó a
La pregunta “¿por qué?”. Las funciones de una jerarquía mayor son más genéricas y se relacionan a una aplicación más amplia y pueden tener muchas soluciones de una jerarquía menor, Los imbornales se deben colocar a distancias suficientes para limitar la inundación. Por lo tanto. Prevenir derrape y Prevenir accidente son las razones que justifican la función Limitar inundación: son funciones de jerarquía mayor. El primer diseñador inconscientemente centró su atención en la función Desaguar puente: esto lo condujo al diseño que no permitía el flujo longitudinal. El Estudio de Análisis de Funciones reveló que la función deseada era Limitar Inundación y no Prevenir inundación. El descubrir esto trajo como consecuencia la reducción del 75% de los imbornales. Este estudio se aceptó y se logró un ahorro neto de $ 130,00 Dlls.(primer costo) y $3,700 Dlls. (costo del ciclo de vida). Desaguar puente, como sujetar tornillos, describen el proceso de una parte, pero las funciones de una jerarquía mayor, prevenir derrape, explica la verdadera razón de la existencia de la parte Desagues. Limitar inundación y controlar flujo satisfarán la función prevenir derrape. El equipo acordó que prevenir inundación y eliminar flujo provocarían una pérdida considerable. 2.3 ¿Qué hace el rodillo? Un apartado domestico común y corriente, la aspiradora, sirve como ejemplo para la identificación de funciones. Los fabricantes de aspiradoras se han dado cuenta de que se requiere de cierta manera de cepillar y frotar la superficie que se va limpiar. La frase “Cepilla y frota mientras limpia” fue por muchos años el lema publicitario de una de las principales fábricas de aspiradoras. En una marca de aspiradoras, el modelo B (figura 2.2) tiene una extrusión de aluminio que hace contacto con la superficie. La extrusión tiene
Forma de espiral y contiene dos cepillos y dos frotadores. El fabricante la llama a esta parte “rodillo”. El término “rodillo” significa diferentes cosas para diferente gente dentro de la organización de fabricación de aspiradoras (es decir, en la ingeniería, la fabricación, la distribución y las ventas) y hasta para el cliente. El término “rodillo” no define inmediatamente lo que hace. Por lo tanto, debemos hacer la pregunta: “¿Qué hace el rodillo?” Respuestas iniciales a esta pregunta incluyen combinaciones de verbo/sustantivo tales como: “Contiene cepillo” “Sostiene frotador” Tales respuestas son extremadamente limitadas. Infieren que debe haber un cepillo y un frotador y que deben estar adentro del rodillo. Estas funciones describen cómo este fabricante en particular construyo el montaje en el que el rodillo es una parte. Lo que en realidad queremos saber es por qué el rodillo contiene o sostiene estas dos partes. La pregunta “¿por qué?” es una técnica que nos obliga a seguir hacia una definición genérica, un verbo y un sustantivo que nos explica lo que el rodillo hace sin especificar ninguna manera en particular en la que se lleva a cabo la acción: “Frotar superficie” “Cepillar superficie”
Estas son las razones por las que existe el rodillo. Esto es lo que el rodillo hace en esta marca en particular de aspiradoras. Posteriormente alguien debe preguntar por qué la extrusión es de aluminio. La respuesta puede ser para Resistir corrosión. Esta es una característica del aluminio que la mayoría de la gente conoce. Existen entonces tres funciones o acciones que el rodillo lleva a cabo. ¿Eso es todo? Una manera excelente de determinar si así es, es compararlo con el rodillo de otra marca de aspiradoras (modelo A) que lleve a cabo la misma función (Figura 2.3). Dicha comparación revelara que el Modelo A utiliza un tubo de acero que tiene dos piezas de acero más pequeñas soldadas para detener los cepillos y los frotadores. Está pintado de negro y lleva a cabo las primeras dos funciones: Frotar superficie y cepillar superficie. También lleva a cabo la función resistir corrosión pero lo hace de diferente manera y con menos costo (es decir, una delgada capa de pintura sobre el acero en contraste con una barra solida de aluminio que se usa en la extrusión). Si la identificación de funciones la lleva a cabo un equipo seleccionado por el fabricante de la aspiradora, probablemente se incluya al ingeniero que diseñó el rodillo de extrusión hecho de aluminio. Muy a menudo la identificación de funciones es un análisis competitivo. En este caso, se deben considerar las propiedades del aluminio para identificar la razón por la que se usa una extrusión de aluminio en lugar de una de acero soldado y pintado. Por el momento debemos suponer que existe una buena razón para seleccionar una extrusión de aluminio. El aluminio sí tiene la habilidad de reducir la vibración y el acero no la tiene. Se ha identificado una cuarta función: Minimizar vibración. La identificación de funciones a conducido el análisis de las funciones iniciales Contener cepillo y sostener frotador, hacia una definición precisa de lo que hace el rodillo. El rodillo formado por una extrusión de aluminio hace lo siguiente: Cepilla superficie Frota superficie Resiste corrosión
Minimiza vibraci贸n
Figura 2.2
Figura 2.3
El mismo análisis de identificación de funciones se debe llevar a cabo para una actividad en el componente de un servicio, de un diseño de construcción o en la parte de un proceso. A menudo se empieza un proceso con la entrega del material o de una parte en la plataforma de una operación en la que se recibe. En ese momento el proceso toma el mando y lleva a cabo una o más de las siguientes funciones: Contar entrega Inspeccionar partes Actualizar inventario Entregar parte
2.4 La forma componente/función
Una manera efectiva de identificar las funciones de una serie de partes y operaciones es utilizando la forma componente/función. Si el enfoque del estudio de la aspiradora se extendiera al montaje del cepillo del rodillo del modelo B (Figura 2.4), del cual el rodillo es una parte, la forma de componente/función seria como aparece en la figura 2.5. Se puede utilizar el método en un proyecto de diseño de construcción. El ejemplo enlista los componentes en la estructura, y la parte mecánica de una bomba en un recipiente con medidas para prevenir inundaciones (Figura 2.6). Nótese que en cada ejemplo una cantidad de componentes
tiene
las
mismas
funciones.
Estos
interdependientes que contribuyen a completar una función.
son
componentes
2.5 Los tipos de funciones
La identificación de funciones es el primer paso en un importante proceso de tres pasos. El segundo paso categoriza las funciones en ciertos tipos. El tercero establece la jerarquía de las funciones del orden mayor de un proyecto en particular al orden menor de funciones que contribuye una “acción más general”. Este tercer paso se cubrirá más detalladamente en el Capítulo 3, “El diseño de diagramas con la Técnica del Sistema de Análisis de Funciones (FAST)”. Las definiciones de funciones que se utilizan para categorizar las funciones han ido evolucionando a través del uso del Análisis del Valor y de la Ingeniería del Valor. Las tres categorías originalmente se titulaban Básica, Uso y Estética. Lawrence D. Miles definió las Funciones de Uso como aquellas funciones que involucraban cierta acción que el cliente quería que se hiciera. Miles definió las Funciones Estéticas como aquellas que complacían al cliente o a alguien que el cliente quería complacer. Otra persona con experiencia en la práctica del Análisis del Valor, Arthur Mudge, utilizó los términos “trabajo y venta” para categorizar las funciones. “Las Funciones de Trabajo siempre se expresan por medio de un verbo de acción y de sustantivos que se pueden medir, los cuales establecen frases cuantitativas. Las Funciones de Venta siempre se expresan con verbos pasivos y sustantivos que no se pueden medir, los cuales establecen frases cualitativas”. L. D Miles proporciono los siguientes ejemplos de Funciones de Trabajo y de Uso: Conducir corriente
Conducir calor
Transmitir torsión
Transmitir flujo
Incluir volumen
Comunicar inteligencia
Insular voltaje
Amplificar voltaje
Amortiguar vibración La lista de Funciones Estéticas o de Venta que hace Miles contiene los verbos Proporcionar y reducir adjuntos a una variedad de sustantivos (por ejemplo proporcionar forma, reducir ruido, etc). El último paso en la primera clasificación de funciones fue determinar si eran básicas o secundarias. Art Mudge proporciono las siguientes definiciones: “Funciones básicas: el propósito primario de un producto o servicio. Funciones secundarias: los otros propósitos que no logran directamente el propósito primario pero que lo apoyan o que son el resultado de un método especifico de diseño” Carlos Fallón, un gigante entre los pioneros del análisis del valor dio un paso más adelante y utilizo en su categorización los términos de Funciones Primarias, Secundarias y Funciones de un grado menor. Definió la función primaria como aquella función “esencial para el éxito de un negocio o la efectividad militar de un producto – la razón principal de por qué un producto se hace o un producto futuro se planea. Una función secundaria ayuda a que el producto funcione mejor y se venda mejor”. Como ejemplo, cita la cortadora de pasto montable en la cual las funciones primarias son Cortar pasto y Generar torsión y la secundaria Levar al conductor. Thomas J. Snodgrass estuvo en contacto con las categorías de funciones anteriormente mencionadas. Trabajo con Larry Miles, Svein Hvamb y Bob Barlett en servicios de manufactura de la Compañía General Electric a principios de la década de los 60. Su trabajo produjo los conceptos fundamentales del método de Control del Valor de General Electric. Este método hace énfasis en la identificación de funciones de un producto total y la comparación de los medios para llevarlas a cabo con diseños de métodos competitivos. Se dieron cuenta de que los términos “uso” y “estética” no
Cubrían
adecuadamente
las
complejas
características
del
producto
del
consumidor. En 1963 Snodgrass abandonó General Electric para fundar su propia compañía consultora. Value Standards Inc. Durante los siguientes 12 años trabajó en la identificación de funciones y gradualmente desarrollo un grupo de categorías que describían lo que hacia cualquier producto, servicio, construcción, diseño, proceso, etc. Cualquier producto, servicio, etc, tenía que adecuarse a una necesidad primaria del cliente. Snodgrass definió esta necesidad como la Tarea. La Tarea se lleva a cabo por medio de funciones interrelacionadas. Un grupo de funciones parecía ser esencial para hacer que el producto funcionara. A estas funciones les llamo Funciones Básicas. Eran combinaciones diferentes para cada producto proceso o estudio de un servicio. Personas orientadas hacia el mercado señalaron que estas funciones básicas casi nunca vendían el producto. Se requería de otro tipo de funciones. Estas funciones fueron llamadas Funciones de Apoyo. El verdadero avance ocurrió cuando se agruparon las funciones de apoyo en cuatro tipos primarios: Asegurar conveniencia Asegurar confiabilidad Satisfacer al usuario (cliente) Atraer al usuario (cliente) Las funciones secundarias se agruparon bajo cada uno de estos títulos. Hubo similitudes muy marcadas entre las funciones de apoyo secundarias. La mayoría de los textos sugiere una lista de verbos y sustantivos para ayudar en el proceso de identificación de funciones. Tales listas funcionan como un atajo para encontrar las combinaciones de verbos y sustantivos, pero no permiten una comprensión completa de sus significados.
COMPONENTES Empaque de hule
FUNCIONES Minimizar vibraciones Reforzar componentes Minimizar servicio Resistir corrosión
COMPONENTES Fleje de relleno (largo) Dispositivo de cepillo Rodillo
Soporte del eje rotación
Minimizar servicio
Eje central
Espaciador
Minimizar servicio
Cinta de polea
Cojinete de rodillos Cubierta del:
Minimizar servicio
Anillo en “C”
Minimizar servicio Resistir corrosión Golpear la superficie
Banda
Remaches Placa terminal
Aditamento de plástico (derecho)
Aditamento de plástico (izq.) Mazo corto
Mazo largo
Fleje de relleno (corto
Ensamble
Minimizar servicio Golpear la superficie Resistir corrosión Golpear la superficie Resistir la corrosión Minimizar vibraciones Figura 2.5
FUNCIONES Minimizar vibraciones Cepillar superficie Cepillar superficie Resistir corrosión Minimizar vibraciones Transmitir energía. Reforzar componentes Minimizar servicio Transmitir energía Minimizar vibraciones Minimizar servicio Trasmitir energía Minimizar servicio Pulir superficie Golpear superficie Simplificar el diseño
COMPONENTES Estructura-3025 Hoja C-11 Excavación Apuntalamiento
FUNCIONES
COMPONENTES
FUNCIONES
Proveer resumidero Proveer resumidero
Capturar agua detener
Concreto Formas Barras de esfuerzo
Proveer resumidero Proveer resumidero Proveer resumidero
Estructuras metálicas Tapetes
Proveer resumidero Permitir acceso
Barras de esfuerzo Nivelación escombros Pasadores Relleno de respaldo Conducto de concreto 30” Relleno de respaldo Bomba 3052 SS Hoja C-11
Barandal
Proteger el operador
Bombas-2
Cubierta de acceso
Permitir acceso
Válvula-2
Celosía
Permitir ventilación
Válvula de charnela
Endurecedor de piso
Minimizar erosión
Conducto de desague-2
Elevar agua Proveer retorno Elevar agua Proveer retorno Prevenir retorno Proveer retorno Descargar agua Proveer retorno
Relleno de respaldo
Proveer resumidero
Barras para guía
Recipiente 3026 SS Hoja C-13
Soporte para conducto de desague-2
Detener escombros Canalizar agua Canalizar agua Canalizar agua
Descargar agua Proveer retorno Descargar agua Proveer retorno
Excavación Apuntalamiento
Capturar agua Capturar agua
Guía de flotador Soporte para la guía del flotador
Mantener nivel Mantener el nivel
Concreto
Capturar agua
Formas
Capturar agua
Montura para la guía del flotador Torno elevado eléctrico
Encender/apagar la bomba Permitir el mantenimiento
Bomba de drenaje
Permitir el mantenimiento Permitir el mantenimiento Permitir el mantenimiento
Soporte de barra para guía Conducto de desagüe Válvulas check Acceso y conforte Cubierta de acceso Calentador Ventilador
Permitir el mantenimiento Proporcionar acceso Calentar espacio Ventilar espacio
2.6 Cómo mejorar la identificación de las funciones.
El método más efectivo para identificar las funciones es utilizar el formato componente/función que se explicó anteriormente: 1. Listar el nombre de la parte, la actividad del proceso, el componente del diseño, etc, bajo la sección titulada “componente”. 2. Identificar la parte y su posición en el diseño completo. 3. Considerar la forma, el material, la cantidad, las operaciones, etc. 4. Identificar las funciones. A continuación se presentan algunas reglas para mejorar la habilidad de identificación de funciones: 1. Utilizar un diccionario y/o un diccionario de sinónimos para obtener definiciones precisas y claras. 2. Evitar el uso de la parte o la operación como sustantivo (por ejemplo, Sostener cepillo, Contener partes, Formar estructura, etc). 3. Nunca utilice la función Cumplir especificación o Proveer seguridad, etc. Obligue a estas preguntas: “¿Por qué cumplimos especificaciones?”. ¿Cuál es el propósito real de las especificaciones?”, “¿Para quién se provee seguridad?”. La respuesta para la primera pregunta podría ser, para Asegurar limpieza. Proteger operador podría ser la respuesta para la segunda pregunta.
4. Evite el verbo “proveer”. Siempre se pueden encontrar verbos más específicos y precisos. Zimmerman y Hart sugieren que Transportar agua es mejor que Proveer servicio al expresar la función de un servicio de tubería de agua. ¿Por qué? El sustantivo o Transportar agua es medible. También opinan que “el sustantivo reciproco de “proveer” es por lo general la solución implicada. La determinación del orden de las funciones crea problemas. ¿Cuál es la Función Básica o la Tarea? ¿Cómo puede uno distinguir entre la función secundaria y la primaria? Varios métodos han sido utilizados pero el verdadero avance se hizo en 1965
cuando
Charles Bytheway presento
su
ponencia,
Basic Function
Determination Technique (“Técnica básica de determinación de funciones”), durante la quinta conferencia anual de la Society of American Value Engineers en abril de 1965. Después de la presentación de Bytheway, varias personas empezaron a trabajar en lo que hoy en día se denomina diseño de diagramas FAST (Function Analysis System Techinique – Técnica del Sistema de Análisis de Funciones). El siguiente capítulo trata este tema.
Notas: 1. Lawrence D. Miles, Techniques of Value Analysis and Engineering, 2nd Edition (McGraw Hill, Inc., 1972), pp. 25-26. 2. Arthur E. Mudge, Value Engineering --- A Systematic Approach (McGraw Hill, Inc., 1971), p. 61. 3. Ibid. 4. Carlos Fallon, Value Analysis, Second Revised Edition (Carlos Fallon, 1980), pp. 102-105. 5. Larry W. Zimmerman and Glen D. Hart, Value Engineering, A Practical Approach for Owners, Designers, and Contractors (Ban Nostrand Reinhold Company, 1982) p. 64. 6. C.W.Bytheway, Basic Function Determination Technique, “Proceedings, Fifth National Meeting, Society of American Value Engineers (Abril, 1965) pp. 21-23.