jaargang 3 | juni 2017 | nr.53 | LIMITED EDITION
magazine
URG RDENB A A W L KASTEE OUS AT -V Z E D N RE
www.avdr.nl
SPECIAL ARBEIDSRECHT Met Eugenie Nunes (partner bij Dentons Boekel)
De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming op de Nederlandse werkvloer.
over:
plus
Interview met:
Liesbeth Giesen
HR Manager bij JCDecaux Deze LIMITED EDITION is onderdeel van het magna charta magazine: SPECIAL ARBEIDSRECHT
OUT N W!
magna charta magazine presents:
WWZ toen en nu 2 jaar na dato
Be the first one to read it all! Nu te bestellen bij
2
| juni 2017
de Academie voor
de Rechtspraktijk
www.avdr.nl
Magna Charta magazine is een uitgave van: Academie voor de Rechtspraktijk Jaargang 3 Citeerwijze: MagnaCM, 2017-53
Redactie: Etienne van Bladel Sharon Olivier van Genderen
Ontwerp en realisatie: Mark Pollema Melanie Hament Eline van Roosmalen
Contactgegevens: Academie voor de Rechtspraktijk Interne cursuslocatie Kasteel Waardenburg G.E.H. Tutein Noltheniuslaan 7 (navigatie: nr 1), 4181 AS WAARDENBURG T: 030-220 10 70 Traditionele cursussen T: 030-303 10 70 Webinar cursussen F: 030-220 53 27 E-mail: info@avdr.nl
Advertenties: Etienne van Bladel ISBN: 9789462286375
Behoudens door de auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.
juni 2017 |
3
Be the first one to read it all! 4
| juni 2017
OUT NOW! magna charta magazine presents:
SPECIAL ARBEIDSRECHT RENDEZ-VOUZ AT KASTEEL WAARDENBURG
Met o.a. HR-directeuren aan het woord over de impact van de WWZ en hun verwachtingen over de samenwerking met advocaten. www.avdr.nl juni 2017 |
5
Eugenie Nunes
6
| juni 2017
juni 2017 |
7
Eugenie Nunes is partner Arbeidsrecht bij Dentons Boekel N.V. Zij is gespecialiseerd in het arbeidsrecht en medezeggenschapsrecht. In haar praktijk legt zij zich toe op juridisch procesmanagement bij outsourcing en overgang van onderneming, HR compliance, reorganisaties en grensoverschrijdende arbeid. Haar praktijk kent als belangrijke component de advisering over de arbeidsrechtelijke aspecten bij fusies en overnames. Zij is voorts geregeld betrokken bij advisering en geschillen over medezeggenschap en collectieve arbeidsovereenkomsten. Eugenie is tevens Kantonrechter plaatsvervanger voor het Arrondissement Den Haag. Diverse publicaties staan op haar naam, onder meer op het gebied van grensoverschrijdende arbeid en medezeggenschap. Eugenie treedt geregeld op als docent bij diverse onderwijsinstellingen.
8
| juni 2017
De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming op de Nederlandse werkvloer INLEIDING
Met ingang van 25 mei 2018 is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing (hierna: de Verordening). Deze treedt in de plaats van de eerdere Europese richtlijn op het gebied van gegevensbescherming van 1995. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (hierna: Wbp) komt per gelijke datum te vervallen. De Verordening is rechtstreeks van toepassing in alle EU-lidstaten zonder dat omzetting in nationale wetgeving nodig is. Deze ontwikkelingen zullen voor de Nederlandse arbeidsrechtpraktijk niet onopgemerkt voorbijgaan. Werkgevers verwerken immers voor uiteenlopende redenen de persoonsgegevens van hun werknemers. Denk hierbij aan: verwerking van de gebruikelijke gegevens voor personeelsadministratie, verwerking van gegevens bij ziekteverzuimbegeleiding, verwerking van gegevens met betrekking tot aanwezigheid op het werk et cetera.
0086
DE VERORDENING: ALGEMEEN
De Verordening beoogt een hoge(re) mate van bescherming van persoonsgegevens te garanderen. Zo dient de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens te worden gegeven door middel van een duidelijke, actieve handeling (bijvoorbeeld door een schriftelijke of mondelinge verklaring waaruit blijkt dat de betrokkene c.q. werknemer vrijelijk, specifiek, geĂŻnformeerd en ondubbelzinnig met de verwerking van zijn persoonsgegevens instemt). Ook dient overeenkomstig met het transparantiebeginsel alle informatie en communicatie in verband met de persoonsgegevens eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk te zijn en moet eenvoudig taalgebruik worden gebruikt. Dit betreft met name het informeren van de werknemer over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en de doeleinden van de verwerking.
juni 2017 |
9
WAT VERANDERT ER VOOR DE WERKGEVER?
De Verordening schept een aantal nieuwe verplichtingen voor werkgevers. De belangrijkste veranderingen voor de werkgever zijn de volgende: • Invoering meer uitgebreide informatieverplichtingen. Op grond van de Verordening dient de werkgever de werknemer tijdig informatie te verstrekken over het doel van de verwerking en over hoelang de persoonsgegevens bewaard zullen worden. De werkgever zal de werknemer ook op de hoogte moeten stellen indien de persoonsgegevens naar een derde of naar het buitenland worden doorgezet en de werkgever zal de werknemer moeten informeren waar hij met eventuele klachten terecht kan. • Invoering administratieplicht. De werkgever wordt verplicht een register van de werkingsactiviteiten bij te houden. Dit geldt in het kader van persoonsgegevens van werknemers in beginsel alleen voor bedrijven met meer dan 250 werknemers. Dit is niet verplicht voor bedrijven met minder dan 250 werknemers, tenzij het gaat om structurele verwerking van persoonsgegevens of om de verwerking van (bijzonder) gevoelige informatie waarvan het waarschijnlijk is dat de verwerking van die persoonsgegevens een risico voor de privacy inhoudt. • Aanstelling functionaris. De Verordening verplicht ook bepaalde bedrijven een functionaris voor de gegevensverwerking aan te stellen. Deze verplichting geldt voor publieke instanties en ondernemingen en organisaties die zich bezighouden met reguliere, systematische en grootschalige controle van personen of verwerking van bijzondere categorieën gegevens en/of strafrechtelijke gegevens. De functionaris geniet ontslagbescherming.
10
| juni 2017
Aan overtreding van de bovenstaande verplichtingen kunnen grote sancties kleven waarbij boetes kunnen oplopen tot EUR 20.000.000 of 4% van de totale wereldwijde jaaromzet (indien dit cijfer hoger is).
WAT VERANDERT ER VOOR DE WERKNEMER?
Met de Verordening wordt een uitgebreidere bescherming van persoonsgegevens beoogd. Voor de werknemer komt dit concreet neer op de volgende punten: • Het recht op inzage wordt uitgebreid. Nieuw is dat de werknemer tevens recht heeft op informatie omtrent de periode van bewaring van de persoonsgegevens. De Verordening kent de werknemer in dit verband een recht van kopie van de persoonsgegevens toe. De werkgever dient bij het verstrekken van een kopie van de persoonsgegevens wel rekening te houden met de rechten en vrijheden van anderen, meer concreet betekent dit dat de werkgever na zal moeten gaan of de privacy van bijvoorbeeld een collega of klant gewaarborgd blijft. Dit kan beperkingen geven bij het verstrekken van een kopie van het personeelsdossier. • Invoering recht op vergetelheid. De persoonsgegevens van de werknemer dienen te worden gewist onder meer indien (i) de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of (ii) de verwerking enkel berustte op toestemming van de werknemer en hij deze toestemming heeft ingetrokken. Op het recht van vergetelheid kan geen beroep worden gedaan als de gegevens door de werkgever zijn verwerkt om aan een wettelijke verplichting te voldoen of noodzakelijk zijn voor een rechtsvordering.
• Invoering recht op overdraagbaarheid. Op grond van de Verordening heeft de werknemer een recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Het houdt in dat de werknemer het recht heeft om de persoonsgegevens te ontvangen die de werkgever van hem heeft en eventueel over te dragen aan een andere organisatie.
CONCLUSIE
De regelgeving op het gebied van privacy verandert ingrijpend. Een aantal nieuwe regels wordt geĂŻntroduceerd. Per 25 mei 2018 wordt de Verordening rechtstreeks van toepassing
binnen de EU-lidstaten. Bij wet of collectieve arbeidsovereenkomst kunnen de lidstaten nog nadere regels vaststellen in het kader van de verwerking van persoonsgegeven van werknemers. Tot 25 mei 2018 blijft de Wbp van toepassing. Ook al is de Verordening pas op 25 mei 2018 van toepassing, het is van belang tijdig bestaande procedures binnen de onderneming te inventariseren en aan te passen aan de nieuwe wetgeving. Niet-naleving van de nieuwe Europese regelgeving kan immers te zijner tijd significante boetes met zich mee brengen.
juni 2017 |
11
10
QuestionS Eugenie Nunes & Liesbeth Giesen 12
| juni 2017
juni 2017 |
13
9 14
| | juni juni 2017 2017
Wat zie je als grootste uitdaging in jouw vak?
Het aantrekkelijk zijn/blijven van de werkgever voor werknemers. Hoe halen we ze binnen en kunnen we ze binden en boeien? Wat onderscheidt ons van andere werkgevers om als aantrekkelijk te worden beschouwd? Dat betekent dat onze leidinggevenden de taal moeten spreken van deze werknemers en mee moeten gaan met de belevingswereld van (jonge) werknemers op het gebied van communicatie, ontwikkeling, waardering en work-life balance. Hebben we nog wel leidinggevenden nodig of gaan we toe naar een situatie van zelfsturende teams? Wat voor een soort mensen trekken we daarvoor aan? Daarnaast vraagt de verdergaande automatisering om IT-ers, data analisten en mensen die mee kunnen met veranderingen. Deze mensen zijn schaars. Zelf opleiden is een optie net als het aangaan van samenwerkingsverbanden met derde partijen/flexibele krachten.Employer branding maar ook management development en mee kunnen gaan in verandering zijn hierbij \grote uitdagingen. Een tweede grote uitdaging is duurzame inzetbaarheid. Een groot deel van onze mensen verrichten zwaar werk, men moet langer doorwerken vanwege de oplopende AOW leeftijd en de gemiddelde leeftijd loopt op door lange dienstverbanden van oudere werknemers. Preventie kan ten dele
Liesbeth Giesen
een uitkomst bieden alleen zit er een grens aan fysieke arbeid en wat dan te doen met werknemers die laaggeschoold zijn en geen kantoormentaliteit hebben. In dit kader kun je ook denken aan financiële gezondheid voor onze werknemers. We kennen al een schuldhulpverleningsprogamma echter, er ontstaat een verdergaande trend zoals hulp bij het adviseren of inzichtelijk maken van de financiële gevolgen van grote beslissingen voor werknemers zoals het kopen van een huis, het krijgen van (studerende) kinderen, scheiding, pensioen etc. Hulp hierbij betekent het inschakelen van derden of de expertise zelf in huis halen.
Welke veranderingen voorzie je voor de HR functie in de toekomst?
Ik zie een rol weggelegd voor HR analytics, het inzichtelijk en meetbaar maken van de organisatieimpact van investeringen in menselijk kapitaal. Data uit verschillende bronnen worden gecombineerd. Als er hierdoor oorzakelijke verbanden worden gevonden tussen HR-acties en organisatieresultaten is er sprake van HR analytics. Dit gaat naar mijn mening een steeds grotere rol spelen in de besluitvorming binnen organisaties. Dit vraagt om analytisch sterke mensen die de HR functie vervullen waarbij het belangrijk is de juiste vraag te kunnen stellen die onderzocht gaat worden. Daarnaast denk ik dat er vanuit HR, als tegenhanger hiervan, meer naar het individu gekeken gaat worden. Wat is het talent van iemand, hoe laten we dat het best tot zijn recht komen en in welk team is dat het meest passend? Dit vraagt HR functionarissen met inlevingsvermogen en die gericht zijn op individuele en team coaching. Bij beide rollen is het steeds van belang de organisatiedoelstelling en daarmee de klant in het oog te houden.
juni 2017 | juni 2017 |
15 15
Denk je dat de rol van HR gaat wijzigen door de toenemende digitalisering en welke wijzigingen verwacht je?
Zie het voorgaande punt over HR analytics. Automatisering is hierbij onvermijdelijk. Ik zie een groot deel van de administratie verdwijnen door vergaande toename van ESS/MSS mogelijkheden voor werknemer en leidinggevende en het steeds geavanceerder worden van HR informatie- en salarissystemen. Ook zal op het gebied van werving & selectie een automatiseringsslag gemaakt worden. Online solliciteren, een eerste selectiefase doorlopen, werken met algoritmes om persoonlijkheidskenmerken te kunnen bepalen. Dit laatste vind ik persoonlijk nogal spannend, we blijven met mensen te maken hebben. Mensen met een eigen uniek talent, een eigen context die ook nog eens aan verandering onderhevig is. De menselijke interactie en verbinding is hierbij naar mijn mening nooit uit te sluiten.
Wat is jouw advies aan mensen die aan het begin van hun loopbaan staan op het gebied van HR om hun carrièreverloop te optimaliseren?
Probeer eerst te achterhalen wat je unieke talent is (dit geldt overigens voor een ieder) en zoek een werkomgeving waar dit talent kan floreren. Vind een leermeester, iemand die bij je past, die je vertrouwt en die je stimuleert tot (persoonlijke) ontwikkeling. Stel je open voor alles wat er op je pad komt en blijf nieuwsgierig. En tenslotte, heb geloof en vertrouwen in jezelf!
Als je kijkt naar het management van een onderneming, waar komt de HR functie dan naar jouw oordeel het best tot zijn recht vanuit organisatorisch perspectief?
Naar mijn mening is het een must om op een onafhankelijke positie mee te besturen binnen de organisatie, dat betekent dus lid van de Directie/MT. Dat is gelijk in mijn beleving een contradictie daar ik vind dat HR facilitair is aan de organisatie en al haar werknemers. De rol van HR moet bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstelling waarbij de klant altijd het uitgangspunt moet zijn. Belangrijk is dus dat HR haar eigen interne klanten kent, weet waar ze mee bezig zijn en welke doelstelling ze nastreven om zo de tools aan te kunnen bieden die meehelpen dit doel te behalen. Vanuit een onafhankelijke, alles overziende positie komt dit het best tot zijn recht.
Hoe gaan jullie in de praktijk om met de wijzigingen in de wet (en hogere kosten) met betrekking tot het (dis)functioneren van werknemers? Mijn ervaring op dit moment reikt nog niet zover dat ik geconfronteerd ben met hogere kosten. Ik heb een tweetal
verbetertrajecten opgestart, die overigens niet anders zijn dan de onderbouwing die nodig was voor een ontslagaanvraag via het UWV, waarbij een werknemer een dusdanige verbetering heeft laten zien dat er geen sprake meer was van disfunctioneren en een tweede traject loopt nog. Ik zie voordelen aan het doorlopen van een verbetertraject omdat hierdoor een leidinggevende gedwongen wordt zijn oordeel te geven over objectieve, meetbare criteria in het functioneren van de werknemer. Criteria die hijzelf dient aan te geven en te monitoren. Het haalt het traject weg uit de emotie- en onderbuikgevoelsfeer. Het geeft de werknemer ook de kans zich daadwerkelijk te verbeteren. Mijn ervaring is dat een dergelijk traject ook preventie in de hand werkt doordat leidinggevenden eerder met de werknemer in gesprek zullen gaan over het functioneren. Indien de werknemer zich niet verbetert en hier een reële periode voor heeft gekregen,
16
| juni 2017
Liesbeth is werkzaam bij JCDecaux Nederland B.V. als HR Manager en tevens MT lid. Zij is verantwoordelijk voor het complete HR beleid en de daarbij behorende instrumenten (Personeelsbezetting, beloningsbeleid, opleiding & ontwikkeling, prestatie management in-, door- en uitstroom, gezondheidsmanagement, onboarding) en personal benefits (secundaire arbeidsvoorwaarden, pensioen, personeelsverzekeringen). Ze heeft daarnaast ervaring met veranderingstrajecten, reorganisaties, coaching, social return verplichtingen, salarisadministratie, automatiseringsprojecten en is aanspreekpunt van de OR. Liesbeth is het sprekende voorbeeld van een leven lang leren. Na haar VWO heeft ze bij Schoevers de opleiding tot Directiesecretaresse en Europees Secretaresse gevolgd. Daarna heeft ze telkens opleidingen gedaan die aansloten bij haar carrièrepad zoals, Credit Management, kort HBO CommerciÍle Bedrijfskunde, Basiskennis Loonadministratie, HBO Personeel & Arbeid, 3 jarige opleiding tot Veranderingsdeskundige. Ze heeft gewerkt bij een breed scala aan bedrijven zowel in grootte (van 25 tot 1850 mensen) als in branche (van platenmaatschappij tot technisch installateur).
juni 2017 |
17
vind ik het echter niet te rijmen dat een gang naar de rechter noodzakelijk is en dat een werknemer alsnog een transitievergoeding moet ontvangen. Uiteraard moet een onafhankelijke derde een uitspraak doen maar de UWV route was daarvoor wat mij betreft prima geschikt.
Vind je dat de werkgever een werknemer mag aanspreken op zijn levensstijl gelet op de verplichtingen bij ziekte ten gevolge van die levensstijl?
Ik zou dat graag willen. Er zijn voor de werkgever hoge kosten gemoeid met verzuim. Een werkgever heeft veel verplichtingen in het kader van re-integratie en mist productiviteit terwijl daar wel salarisdoorbetaling tegenover staat. Ik trek deze plichten niet in twijfel. Het is goed dat ze er zijn om de werkgever haar verantwoordelijkheid te laten nemen. Dit geldt overigens ook voor preventiemaatregelen. De balans is wat mij betreft uit evenwicht. De werknemer is op geen enkele wijze te verplichten om zelf maatregelen te nemen om verzuim te voorkomen, anders dan mee te werken aan de door de werkgever in gang gezette re-integratie. In veel gevallen begeef je je als werkgever ook op glad ijs, met name in het geval van psychische/mentale niet werk gerelateerde situaties. Die wil ik dan ook buiten beschouwing laten. Echter in het geval van levensstijl (te hoog BMI, roken, alcohol- en drugsgebruik, te weinig rust), zaken waar een werknemer zelf een actieve rol ter verbetering in kan spelen, staat een werkgever buiten spel maar moet bij verzuim wel de kosten hiervan dragen. Uiteraard kan de werkgever bewustwordingsprojecten, sportklassen, PMO’s inzetten maar dan nog is er een groep mensen letterlijk en figuurlijk niet in beweging te krijgen. Dit blijft ethisch en juridisch gezien een lastige kwestie dat realiseer ik me heel goed.
Vind je dat met de huidige social media vertrouwelijkheid van bedrijfsgegevens sneller in gevaar komt en hebben jullie een gedragscode voor jullie werknemers in dat kader? Ik vind met name dat de goede naam van de organisatie hierdoor schade kan ondervinden. Gelukkig heb ik dat nog niet bij de hand
gehad maar een (emotionele) uiting is snel gedaan en/of uitingen worden uit hun context gehaald of totaal verkeerd geïnterpreteerd. Bedrijfsgegevens zijn altijd al onderhevig geweest aan “gevaar”. Voor de intrede van social media was er de USB stick of de kopieermachine. Dus iemand die kwaad wilde kon zijn/haar gang gaan. We hebben een gedragscode voor gebruik van e-mail, telefoon, internet en social media. Deze heeft men name betrekken op normen en waarden in dit verkeer en de do’s and dont’s. Daarnaast zijn we volop bezig met beschermende maatregelen op het gebied van persoonsgegevens. We sluiten bewerkersovereenkomsten af met externe partijen die hierover de beschikking hebben, we hebben een duidelijk password beleid, we encrypten gegevens en delen zelf geen persoonsgegevens met derden zonder werknemers daarvan in kennis te stellen en zonder aanvaardbaar doel.
Als je je drie dingen mocht wijzigen in de WWZ, wat is dan jouw top 3?
1. Transitievergoeding eruit bij verwijtbaar gedrag werknemer bij ontslag, na twee jaar verzuim (hoeft er ook niet gecompenseerd te worden vanuit het UWV 2019), (vervroegde) IVA en na twee jaar dienstverband middels contracten voor bepaalde tijd. 2. Proeftijd van 1 maand ongeacht de lengte van de overeenkomst dus ook bij 6 maanden of korter. 3. Verlenging van de uitsluitingsperiode van de MUP (nul-urencontract) naar 2 jaar. Deze is nu 6 maanden.
18
| juni 2017
I want to always keep going. I don't want to ever stop... www.avdr.nl
Look up
Through the t r e e s t o f e e l a s s m a ll a s y o u c a n , You hear th e c lo c k s c o u n t in g d o wn ,
The ni ghts a r e lo n g e r n o w t h a n e v e r b e f o r e , B ut now y ou s e e t h e lig h t s f r o m t h e t o wn . Tom Smi th
www.avdr.nl