Upphandlingar som gynnar båda parter

Upphandlingar i investeringsprojekt görs i nära samarbete med Stockholm Exergis projektkontor. En teknikavdelning säkerställer att kraven på kvalitet och funktion är rätt i förhållande till anläggningen. Bild: Kjell-Arne Larsson

Stockholm Exergi handlar årligen material, produkter, konsulttjänster, entreprenader och projekt för drygt två miljarder kronor, exklusive bränslen. Omfattningen varierar mellan åren beroende på vilka investeringsprojekt som genomförs.

AV KJELL-ARNE LARSSON

ENLIGT PLANERNA SKA en helt ny produktionsanläggning uppföras i Lövsta inom den närmaste sexårsperioden, dessutom ska norra/västra fjärrvärmenätet kopplas ihop med det centrala nätet vilket gör att inköpsvolymerna kommer att öka.

Stockholm Exergi arbetar också kontinuerligt med stora investeringar i underhåll och förnyelse av fjärrvärmenätet. Dessutom görs stora reinvesteringar för att öka livslängden på befintliga produktionsanläggningar.

LOKALT OCH CENTRALT Stockholm Exergi gör inköp och upphandlingar både lokalt och centralt. Tidigare hade stora delar av personalen ute på produktionsanläggningarna inköpsrättighet och inköpen gjordes till stor del som en extra syssla förutom de ordinarie arbetsuppgifterna. Dessa inköp avsåg anläggningarnas underhåll (OPEX) och var ”decentraliserade”. Idag ser det annorlunda ut. – Vi har idag byggt upp en inköpsorganisation med lokal placering, men där inköpen hanteras och kontrolleras från en och samma organisatoriska enhet. Detta har möjliggjort att vi har kunnat minimera inköpsrätterna, fått en ökad kontroll och samtidigt frigjort tid för vår produktionspersonal, berättar Per-Anders Meyer, inköpschef hos Stockholm Exergi. – Idag har vi full koll från ”krona noll”. Våra upphandlingar genomförs i ett offentligt verktyg som heter e-avrop och våra >>

inköp hanteras genom vårt affärssystem Maximo. I dessa jobbar vi intensivt med att tydligt beskriva vad vi vill åstadkomma med inköpet. Detta är en nödvändighet för att så många leverantörer som möjligt ska kunna vara med och lämna anbud. Men det skapar också förutsättning för oss att lättare följa upp inköpen så att vi får den leverans vi förväntar oss och också exempelvis kan upptäcka felaktiga fakturor. En styrd hantering underlättar också säkerställandet av att inköpen sker i överenstämmelse med riktlinjer, lagar och förordningar.

Projekt, stora som små, och andra investeringar (CAPEX) upphandlas med hjälp av en central projektinköparorganisation vid kontoret i Värtan.

TRETTIO TUSEN FAKTUROR Varje år hanteras ett mycket stort antal förfrågningsunderlag, ordrar och fakturor. Det blir cirka 30000 fakturor per år. I alla projekt och på var och en av de tre sajterna Värtan, Högdalen och Brista finns inköpare som går ut med förfrågningar, letar leverantörer och konkurrensutsätter inköpen. Kategoriansvariga inköpare säkerställer att företaget har bra ramavtal inom relevanta områden som el & automation, turbiner, distributionsnät, bygg och så vidare. De operativa inköparna tar vid med orderläggning och kontroll av fakturor.

Upphandlingar i investeringsprojekt görs i nära samarbete med företagets projektkontor, som har cirka trettio egna medarbetare. Det finns också en teknikavdelning som säkerställer att kraven på kvalitet och funktion är rätt i förhållande till anläggningen.

KONKURRENSUTSÄTTNING Stockholm Exergis inköp och upphandlingar lyder under LUF – Lagen om upphandling i försörjningssektorerna. – Konkurrensutsättning i våra upphandlingar är centralt men också en utmaning, fortsätter Per-Anders Meyer. Hög tillgänglighet i våra produktionsanläggningar är alltid ett övergripande mål. Bland annat därför beaktar vi förutom pris alltid kvalitet på de tjänster och produkter som ingår i upphandlingen. I förfrågningsunderlagen preciserar vi kvalitets- och funktionskrav och dessutom hur vi kommer att utvärdera dessa. Att tänkbara leverantörer får rätta och tydliga underlag är mycket viktigt för oss. >>

Vid nyinvesteringar är det viktigt med gott om tid för intresserade leverantörer att arbeta fram bra lösningar och räkna på sina anbud.

”Idag har vi full koll från ”krona noll”. Våra upphandlingar genomförs i ett offentligt verktyg som heter e-avrop och våra inköp hanteras genom vårt affärssystem Maximo. I dessa jobbar vi intensivt med att tydligt beskriva vad vi vill åstadkomma med inköpet.” /Per-Anders Meyer, inköpschef, Stockholm Exergi

Företaget engagerar sig även för den yttre miljön och naturen. På bilden en anlagd våtmark. Vattnet är renat vatten från Bristaanläggningen. Bild: Kjell-Arne Larsson

Stockholm Exergi använder konceptet RFI – Request For Information. Redan innan upphandling tar man kontakt med tänkbara leverantörer för att ställa frågor och få kunskap om det område som är tänkt att upphandlas. Parterna lär sig på så sätt av varandra innan det är dags att gå ut med förfrågan. Företaget har sedan som mål att jobba proaktivt med leverantörerna i projekten, både när det gäller tjänster och material.

RELEVANT INFORMATION Stockholm Exergi försöker underlätta för leverantörerna att lämna anbud. Ett exempel är att Allmänna tekniska bestämmelser (som är specifika för Stockholm Exergi) och som medföljer förfrågningsunderlagen, skalas av så att i så stor utsträckning som möjligt endast relevant information finns med. Underlaget ska också vara utformat så att kvalitets-, prestanda- och funktionskrav är lätta att förstå. – En utmaning vid projekt är att få tiden att räcka till, menar Per-Anders Meyer. För oss internt att utarbeta förfrågningsunderlagen och för intresserade leverantörer att räkna på sina anbud. Reinvesteringar i befintliga anläggningar måste göras i samband med underhållsstopp och om upphandlingen inte blir klar i tid måste man vänta till nästa stopp. Även stora nyinvesteringar måste startas i tid. Vi förstår att det är nödvändigt och jobbar nu aktivt med att frigöra mer tid för leverantörerna att räkna på sina anbud, detta gynnar båda parter både i upphandling och genomförande.

Det är viktigt att hinna träffa alla intresserade leverantörer och lägga fram sina funktions- och prestandakrav. Detta ger en mycket bättre konkurrens än att direkt komma med ett förfrågningsunderlag fyllt med skall-krav. Funktionskrav lämnar större utrymme för kreativitet och kan i slutänden gynna produktiviteten. Detta gäller projektupphandlingar, men även inköp av produkter och tjänster.

KONSULTFÖRMEDLARLÖSNING En särskild utmaning senaste åren har varit att få tag i konsulter, både tekniska konsulter och övriga.

Tidigare hade Stockholm Exergi ramavtal med ett antal konsultleverantörer, men det stora behov som man hade var svårt att täcka. – Idag använder vi en konsultförmedlarlösning som vi är mycket nöjda med, berättar Per-Anders Meyer. Företaget Workforce Logiq Sweden fungerar som vår förlängda arm, med en personalstyrka på fem personer som letar och konkurrensutsätter konsulter och därefter tecknar avtal med dem. Alla våra konsultuppdrag når marknaden och konkurrensutsätts, och på detta sätt lyckas vi hitta konsulter till samtliga projekt, uppdrag och tekniska utredningar på ett snabbt och smidigt sätt.

Konsultleverantörerna som är med i Workforce Logiqs nätverk för Stockholm Exergi har hela tiden full insyn i vilka uppdrag som är på gång härnäst. Detta är en stor förändring för både beställare och utförare och en lösning som är bra för båda parter.