Cours comptabilité générale sage x3 fx314fin01 s by Said

Formation FX314FIN01 COMPTABILITE GENERALE Opérations Courantes

La solution globale pour la gestion de l'entreprise et l'e-business

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Sommaire 

Opérations courantes

1- Données de base ………………………… 4

2- Saisies/consultations ………………… 30

1-1 Structure générale ………………………… 4

2-1 Saisie de pièces …………………………… 30

1-1.1 Arborescence générale (rappel) … 4 1-1.2 Sociétés …………………………………… 1-1.3 Sites ……………………………………….. 6 1-1.4 Regroupements ……………………….. 7

1-2 Exercices/Périodes ………………………… 8 1-3 Fiches tiers …………………………………. 12 1-3.1 1-3.2 1-3.3 1-3.4

Principe (rappel) …………………….. 12 Infos génériques ……………………. 13 Tiers divers ……………………………. 15 Clients/Fournisseurs ……………….. 16

1-4 Plan comptable ……………………………. 17 1-5 Comptes de liaisons ……………………… 21 1-6 Journaux comptables …………………… 22

2-1.1 2-1.2 2-1.3 2-1.4

Principes ……………………………….. 30 Mode opératoire …………………….. 32 Extourne ……………………………….. 40 Validation définitive ………………… 42

2-2 Consultations ………………………………. 43 2-2.1 2-2.2 2-2.3 2-2.4

Principes ……………………………….. 43 Consultation balances …………….. 45 Consultation comptes ……………… 51 Consultation écritures ……………. 58

2-3 Paramétrage écrans …………………….. 59 2-4 Paramétrage transactions …………….. 63 2-4.1 Principes ……………………………….. 63 2-4.2 Écrans …………………………………… 65 2-4.3 Transactions ………………………….. 66

1-7 Schémas de comptes …………………… 24 1-8 Groupes de collectif ……………………… 25 1-9 Autorisation site/société ……………….. 26

Groupe ADONIX // 2

Sommaire 

Opérations courantes

3- Opérations complémentaires ………. 69

4- Utilitaires ………………………………… 98

3-1 Saisie des lots …………………….………. 69 3-2 Abonnements ……………………………… 72 3-3 Écritures calculées ……………………….. 77

4-1 Généralités …………………………………. 98 4-2 Pièces ………………………………………… 99

3-4 Simulations …………………….………….. 80 3-5 Lettrage …………………………………….. 84

3-5.1 3-5.2 3-5.3 3-5.4 3-5.5

Principes ……………………………….. 84 Lettrage manuel …………………… 85 Critères de lettrage automatique 89 Lettrage automatique ……………… 96 Délettrage ……………………………..

4-3 Balance générale ……………………….. 100 4-4 Soldes comptables ……………………… 101 4-5 Reconstitution des à-nouveaux ……. 102 4-6 Fusion de comptes/tiers ……………… 103 4-7 Transfert collectif …………………..….. 104 4-8 Ré ouverture période …………………. 105 4-9 Fermeture période ……………………… 106 4-10 Ré-ouverture d’exercice ……………. 107 4-11 Lettrage ..………………………………… 108 4-12 Vérification date fin exercice ……… 109 5- Interface comptable ………………… 110

5-1 Principes …………………………………… 110 5-2 Codes comptables ……………………… 111 5-3 Pièces automatiques …………………… 113

Groupe ADONIX // 3

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.1

Arborescence générale

1-1.1 Arborescence générale DOSSIER APPLICATIF = base de données communes à toutes les sociétés et tous les sites (Clients / Fournisseurs / Comptes / Journaux / Articles / …) mais gestion de restriction par société / site possible

SOCIETE JURIDIQUE

Site vente

SOCIETE JURIDIQUE

Site dépôt

Site achat

Site FINANCIER

Site dépôt

Site vente Site vente Site FINANCIER

Site achat

Site vente

Site dépôt

Site production Site FINANCIER

Site FINANCIER

Groupe ADONIX // 4

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.2

Sociétés

PARAMETRAGE/Structure générale/Sociétés

1-1.2 Sociétés Société juridique ou société non juridique (= regroupement de sites)

Zones liées à des codes activités

Groupe ADONIX // 5

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base / 1-1.3 Sites

1-1 Structure générale / 1-1.3 Sites PARAMETRAGE/Structure générale/Sites

Date du premier exercice

Site financier de rattachement

Affectations comptables et analytiques

Groupe ADONIX // 6

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-1 Structure générale / 1-1.4

Regroupements

1-1.4 Regroupements

PARAMETRAGE/Structure générale/Groupes de sites:sociétés

Tableau mis à jour automatiquement lors de la création d ’un site d ’une société juridique

Tableau alimentée manuellement dans le cas d ’une société non juridique Notion utilisée : - comme un critère de consultation comptable - comme un critère d’édition comptable pour la comptabilité générale et analytique - comme un critère de restriction d’accès aux fonctions

Groupe ADONIX // 7

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes

DONNEES DE BASE/Tables comptables/Exercices



Exercices gérés par société juridique − Date des début et de fin d’exercice propres à chaque société



États d’un exercice comptable : Non ouvert / Ouvert / Fermé (cpt gle) / Fermé



Impossible de modifier la date de fin d ’un exercice N si : − l ’exercice suivant N+1 est ouvert (et même si les périodes ne sont pas elles-mêmes ouvertes) − l’exercice suivant N+1 n’est pas ouvert mais la dernière période de N est ouverte (interdiction de diminuer l’exercice et donc la dernière période de N, mais possibilité État de l ’exercice pour la comptabilité de l’augmenter) légale d’une part et pour la comptabilité IAS d’autre part (clôtures dissociées)

Groupe ADONIX // 8

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes DONNEES DE BASE/Tables comptables/Périodes



Le nombre maximum de périodes d ’un exercice est défini par le code activité PER − 28 périodes maximum y compris la période d ’à-nouveaux et la période de clôture, soit 26 périodes comptables ‘normales’ au plus  sur l ’écriture comptable, l’information de la période à impacter est portée par le type de pièce  selon qu’on mouvemente une période normale, d ’à-nouveaux ou de clôture, les montants sont stockés différemment dans les tables de balance



Etats d ’une période : non ouvert/ouvert/ fermé

Groupe ADONIX // 9

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes



Pour ouvrir une période : − L’exercice doit être ouvert − La période précédente doit être ouverte



Pour clôturer une période : − La période précédente doit être clôturée − La période suivante doit être ouverte − Un certain nombre de contrôles comptables sont effectués par le traitement



La gestion des périodes analytiques et comptables est indépendante : Compta Géné

Compta Ana

NON OUVERT

OUVERT

FERME

OUVERT OU FERME

Groupe ADONIX // 10

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-2 Exercices/Périodes



L ’ouverture et la clôture de périodes peuvent s ’effectuer sur plusieurs périodes en même temps



Les périodes comptables peuvent être définies de date à date − par défaut, le mois civil est appliqué



Pour modifier la date début d ’une période [P], il faut modifier la date fin de la période [P-1], la date début de [P] étant recalculée automatiquement

Groupe ADONIX // 11

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.1 Principe

1-3.1 Principe Rajout des informations clients/fournisseurs

Fiche Client

Code unique

Onglet Commerciales

Fiche Tiers Onglet Gestion Onglet Financières

Onglet Identité Onglet Adresses

Onglet Clients livrés

Onglet RIB

Fiche Fournisseur Onglet Commerciales Onglet Gestion Onglet Financières Onglet Suivi

Onglet Contacts Onglet Tiers/Société

Groupe ADONIX // 12

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.2 Infos génériques

1-3.2 Infos génériques

DONNEES DE BASE/Tiers/Tiers



Onglet Identité − devise par défaut du tiers



Onglet Compta − possibilité d ’interdire l ’édition des données comptables du tiers pour un utilisateur ou un groupe d ’utilisateurs donné − positionnement du tiers dans un contexte d ’extraction de données pré-consolidées



Onglet Tiers/Société − permet d ’interdire l ’utilisation du tiers sur une ou plusieurs sociétés juridiques du dossier − définition des différents régimes de TVA du tiers applicables pour chacune des sociétés du dossier (par exception au régime principal indiqué dans l ’onglet Commerciales) Commerciales

Groupe ADONIX // 13

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.2 Infos génériques



Possibilité de basculer en consultation de comptes (Consultations/Comptes)



Pas de changement de clé possible



Suppression d ’une fiche client/fournisseur/ tiers divers uniquement depuis la fiche tiers

Groupe ADONIX // 14

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.3 Tiers divers

1-3.3 Tiers divers

DONNEES DE BASE/Tiers/Tiers



Permet de gérer en comptabilité auxiliaire tout compte général



Peuvent représenter : − des matricules (gestion des notes de frais 425000, des prêts au personnel 274300, …) − des actions (suivi individuel des actions 508000, …) − des immobilisations (suivi individuel des biens immobilisés en l ’absence du module correspondant, …) − ...



Onglet Identité − tiers divers si la zone Tiers divers est cochée manuellement



Onglet Compta − possibilité d ’affecter un collectif par défaut à chacun des tiers, via le Code comptable

Groupe ADONIX // 15

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-3 Fiches tiers / 1-3.4

Clients/Fournisseurs

1-3.4 Clients/Fournisseurs

DONNEES DE BASE/Tiers/Clients DONNEES DE BASE/Tiers/Fournisseurs



Onglet Gestion − Client/Fournisseur actif : permet de désactiver un client/ fournisseur ; celui-ci n ’est alors plus proposé en sélection et ne peut plus être mouvementé − DAS2 et Prestataire : permet d ’identifier un fournisseur dont les prestations doivent être déclarées au titre de la DAS2



Onglet Financières − Code comptable : permet d ’affecter au client/fournisseur son collectif par défaut (au minimum)



Possibilité de basculer en consultation de comptes (Consultations/Comptes)

Groupe ADONIX // 16

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable

DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

TYPES DE COMPTE

Exemples

Normal

• Saisie directe d ’écritures • Définition des conditions de suivi analytique • Règles de gestion de la TVA

445710 TVA collectée 531000 Caisse 701000 Ventes produits finis

Collectif

• Centralisation des comptes auxiliaires • Code d ’appel obligatoire • Autorisation par type de tiers (clients/fournisseurs/tiers divers)

411000 Clients C1 404000 Fournisseurs d ’immos FI 274300 Prêts au personnel PP

41 Clients et comptes rattachés 445 Etat - Taxes sur le C.A.

C1 411000 445710 701000

MARTIN

Groupe ADONIX // 17

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

Format et longueur définis via un ensemble de valeurs paramètres Code d'appel constitué de 4 caractères au plus, utilisé comme raccourci de saisie et appelable par menu contextuel

Les comptes associés à la classe "Hors bilan" ne peuvent être mouvementés que sur les types de pièce prévus à cet effet Code d ’accès permettant de restreindre les possibilités de consultation, modification et exécution/utilisation du compte par les utilisateurs Restriction d ’utilisation du compte sur un regroupement de sites (société juridique ou non) ou sur un site

Groupe ADONIX // 18

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

Onglets Adresses et RIB : utilisés pour adresser les règlements URSSAF par exemple Compte d’abonnement 488 : soit un compte normal, soit un compte collectif

Caractéristiques du compte par rapport à la gestion de la TVA

Codes taxes par défaut

Groupe ADONIX // 19

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-4 Plan comptable DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes généraux

Ne pas oublier de la cocher pour les comptes collectifs

Le solde de la fiche TIERS est mis à jour ou non des mouvements enregistrés sur le compte collectif

Groupe ADONIX // 20

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-5 Comptes de liaisons

1-5 Comptes de liaisons 

DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Comptes de liaisons

Utilisé pour l'enregistrement automatique des écritures de liaison inter-sites : − écritures saisies ou importées − saisie d'un règlement sur un site différent du site de facturation − site d'en-tête différent du site ou des sites à la ligne ...

Groupe ADONIX // 21

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-6 Journaux comptables DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Journaux comptables

1-6 Journaux comptables

Type de journal : définit • des caractéristiques communes • un certain nombre de contrôles

Groupe ADONIX // 22

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-6 Journaux comptables

État du journal • par société/exercice/période • aucune comptabilisation ne peut être réalisée sur une période non active d'un journal

Groupe ADONIX // 23

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-7 Schémas de comptes DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Schéma de comptes

1-7 Schémas de comptes

Coefficients de répartition : • utilisés en saisie de factures tiers pour pré-charger les montants • % calculé par application d'une règle de 3

Pré-imputation analytique : • soit imputation directe, • soit utilisation d ’une répartition à priori

Groupe ADONIX // 24

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-8 Groupes de collectifs DONNEES DE BASE/Tables comptables/Générale/Groupes de collectif

1-8 Groupes de collectifs

Utilisés comme critère de sélection dans les consultations et éditions comptables, ainsi que dans certains traitements

Groupe ADONIX // 25

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-9 Autorisation site/société

1-9 Autorisation site/société 

Principes − Possibilité de rattacher une fiche de base à une société juridique, un site ou un regroupement de sites, cette fiche ne pouvant donc être mouvementée que sur ceuxci (PCG, journaux, … , natures analytiques, sections analytiques, …) − Certaines fiches sont interdépendantes − d ’où la nécessité de contrôler la cohérence des sociétés/sites/ regroupements définis sur ces fiches liées



Exemples − Rattachement d ’un compte général à un journal de trésorerie − Rattachement d ’une nature analytique à un compte général − Rattachement d ’une section analytique à une nature analytique − ...

Groupe ADONIX // 26

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-9 Autorisation site/société

Fiche de base JOURNAL

Fiche de base COMPTE

Zone Société/site

VIDE

RENSEIGNEE

VIDE

SITE

GROUPE

SITE

Cohérence ?

Paramétrage autorisé quel que soit le ou les sites renseignés

Les deux sites doivent être identiques

Le site doit faire partie du groupe (société juridique ou non juridique)

Groupe ADONIX // 27

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-10 Types de pièces

1-10 Types de pièces 



PARAMETRAGE/Comptabilité/Générale/Type de pièces

Toute pièce comptable contient un type de pièce, qu ’elle soit : − issue d ’une saisie manuelle − générée automatiquement par un traitement − importée d'un autre logiciel Les types de pièce permettent de décliner les différentes natures d ’opération et de leur affecter : − des règles communes de gestion et de contrôle − la séquence numérique

Groupe ADONIX // 28

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

1- Données de base /

1-10 Types de pièces

Plage de numérotation : numérotation manuelle et/ou automatique

Modalités de saisie autorisées

Règles de gestion

Autorisations par type de journal

Groupe ADONIX // 29

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.1

Principes

2-1.1 Principes Pièce comptable

Détail des échéances

[HAE] GACCENTRY

[DUD] GACCDUDATE

Lignes d’écriture

(1 à n)

[DAE] GACCENTRYD

(1 à n)

Détail analytique [DAA] GACCENTRYA



Code activité GAS

: nombre maximum de lignes (DAE) dans une pièce comptable



Code activité VTP

: nombre maximum de lignes analytiques (DAA) dans une pièce comptable



Code activité VTL

: nombre maximum de lignes analytiques (DAA) pour une ligne générale (DAE)

Groupe ADONIX // 30

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.1

Principes

Catégorie MODELE

Catégorie HORS BILAN

Modèle d ’écriture pour générer les abonnements et les écritures calculées

N’autorise que des comptes de type Hors bilan

Catégorie REEL

Etat DEFINITIF Etat PROVISOIRE

Catégorie SIMULATION ACTIVE Ecritures disponibles en consultation/édition

Groupe ADONIX // 31

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

2-1.2 Mode opératoire

COMPTABILITE/Pièces/Saisie pièces



Application de la transaction associée à l ’utilisateur, ou liste de choix



En saisie de pièce, valeurs par défaut standards : − site de l'utilisateur − date système (saisie à la connexion) − journal associé au type de pièce − valeurs associées aux comptes (taxe, nature) − valeurs par défaut des tables diverses − premières valeurs des menus locaux − niveau maximum de BAP de l’utilisateur

Groupe ADONIX // 32

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Menu Zoom Zoom sur le règlement Zoom sur la facture Tiers/Ventes/Achats Zoom sur le paramétrage de la transaction courante Possibilité d’extourner la pièce

Groupe ADONIX // 33

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Menu Affichage Affichage des montants du document courant convertis dans une devise donnée : • valeur paramètre EUROCOD : détermine la valeur/défaut de la devise • valeur paramètre CHGTYP : détermine le type de cours appliqué Possibilité de changer de transaction de saisie

Groupe ADONIX // 34

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Suppression du n° de pièce = passage en duplication

En saisie/modification, possibilité de changer le cours d ’une devise OUT Initialisation immédiate du cours. Clic droit Init cours pour ré initialiser le cours à partir de la table des cours Cours appliqué stocké dans la pièce Zones mises à jour suite à l ’extourne de la pièce

Groupe ADONIX // 35

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Clic droit sur une ligne d’écriture existante Zoom sur échéances si : - ligne sur un tiers - type de pièce avec gestion des échéances Clic droit en création/ modification, zone Comptes - zoom sur la fiche COMPTE - liste des codes d ’appel du PCG - liste des comptes fréquents du journal

Groupe ADONIX // 36

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Clic droit, zone Tiers Zoom sur le fichier TIERS Libellé automatique : - ‘ =‘ pour récupérer le libellé de la ligne précédente - ‘ / ’ pour récupérer le libellé du compte

Possibilité de créer une pièce avec des lignes de montants = 0 si la valeur paramètre SIVNULL est à Oui

Groupe ADONIX // 37

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Clic droit sur une ligne avec une répartition analytique saisie/à saisir Zoom sur le contenu de la répartition analytique Code activité VTL : nombre maximum de lignes d ’une ventilation analytique

Groupe ADONIX // 38

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.2

Mode opératoire

Bouton Supprimer actif si : - aucune ligne lettrée, - aucune ligne pointée, - pièce réelle/hors-bilan provisoire - module origine = Comptabilité - valeur paramètre SIVSUP à Oui

Groupe ADONIX // 39

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.3

Extourne

2-1.3 Extourne 

Deux méthodes d ’extourne : − manuelle et unitaire − automatique et en masse



Extourne manuelle − depuis la saisie de pièce, possibilité d ’extourner la pièce courante via le menu Zooms/Extourne − extourne au choix et soit de type Débit  Crédit et Crédit  Débit soit de type Débit positif  Débit négatif et Crédit positif  Crédit négatif − s ’il y a des comptes lettrables dans la pièce origine, lettrage automatique (en batch) entre pièce origine et pièce d ’extourne (avec mise à jour des échéances en conséquence)

Groupe ADONIX // 40

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.3

Extourne

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Extournes



Extourne automatique − prise en compte des seules pièces pour lesquelles , en en-tête, la zone Extourne est à ‘ A extourner ’ − application des critères de sélection complémentaires définis dans la fenêtre d ’exécution − choix de la méthode d ’extourne Débit  Crédit et Crédit  Débit ou Débit positif  Débit négatif et Crédit positif  Crédit négatif − génération des écritures à la date indiquée sur la pièce origine dans la zone Date extourne − lettrage et génération de la pièce d ’extourne en batch

Groupe ADONIX // 41

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-1 Saisie de pièces / 2-1.4

Validation définitive

2-1.4 Validation définitive

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Validation définitive



Principes − dans une pièce définitive, les seules données analytiques et ‘ extra-comptables ’ sont modifiables (libellé, référence, date de valeur, date d ’échéance, sections, …) − pour clôturer une période, nécessité de passer en définitif les écritures la constituant



Mode opératoire − au cas par cas : depuis la saisie de pièce, modification de la zone État − en masse, en fonction de critères de sélection : exécution du traitement Validation définitive (<Comptabilité/Traitements fréquents/Validation définitive)



Se traduit par l ’incrémentation du chrono comptable dans les lignes d ’écriture (zone CHRNUM de GACCENTRYD)

Groupe ADONIX // 42

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.1

Principes

2-2.1 Principes 

Écrans de consultation paramétrables



Libre choix de l ’écran de consultation à appliquer (valeur/défaut)



Deux niveaux de critères de sélection/tri : − du plus général, avec une sélection pouvant porter sur société/ site/compte/date/devise − au plus fin, bouton Critères (pour les comptes/écritures) :  sélection par rapport à n ’importe quelle donnée contenue dans l ’écriture  choix de l ’ordre de tri des données  mémorisation des critères de consultation définis



Boutons Suite/Retour/Dernier pour afficher les enregistrements suivants/ précédents/derniers

Groupe ADONIX // 43

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.1

Principes

Zoom sur

Règlements

Zoom sur

Échéances

Consultation

Balance générale

Consultation

Comptes

Zoom sur

Mouvements de stocks

Consultation

Balance Auxiliaire Zoom sur

Factures

Zoom sur

Pièce comptable

(Ventes/Achats/Tiers)

Groupe ADONIX // 44

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.2

Balances

2-2.2 Balances 

COMPTABILITE/Consultations/Balance COMPTABILITE/Consultations/Balance convertie

Principe : coexistence de deux consultations de balance − La balance (CONSBAF) Permet de restituer la contre-valeur devise société des mouvements passés dans une devise de transaction donnée (nouvelle balance V140) Ex : soit sur un même compte, les 2 écritures suivantes : devise transaction €=100€ devise locale €=100€ devise reporting €=100€ devise transaction USD=200 USD devise locale €=180€ devise reporting €=180€ Consultation en € solde devise transaction €=vide (car incohérence à sommer des montants dans des devises différentes) solde devise société €=280€ Consultation en USD solde devise transaction USD=200 USD solde devise société €=180€

− La balance convertie (CONSBAL) Permet de disposer de la balance en devise société ou reporting (sans la valeur des mouvements en devise origine/transaction) mais aussi dans une devise quelconque (balance société ou reporting convertie en direct en fonction d’un cours de la table des cours) (ancienne balance V130)

Groupe ADONIX // 45

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations / Balances



2-2 Consultations / 2-2.2

Balance CONSBAF − Gestion de la contre valeur se basant sur :  L’utilisation de code devise en minuscule dans la table BALANCE,  L’utilisation d’une zone permettant de qualifier la contre valeur stockée, FLGCTV − Description  Premier cas : FLGCTV à 0 et code devise minuscule

Contexte : devise de transaction CUR <> devise de reporting GSYSCUR Objet : stocker la contre valeur en devise de société des mouvements passés sur des devises autres que GSYSCUR Résultat : montants en devise société AMTLOC stockés avec un code devise minuscule et FLGCTV à 0



Deuxième cas : FLGCTV à 1 et code devise minuscule

Contexte : devise de transaction CUR = devise de reporting GSYSCUR Objet : stocker la valeur en devise de transaction des mouvements passés sur la devise de reporting Résultat : montants en devise de transaction AMTCUR stockés avec un code devise minuscule et FLGCTV à 1 

Troisième cas : FLGCTV à 2 et code devise minuscule

Contexte : devise transaction CUR = devise de reporting GSYSCUR Objet : stocker la contre valeur en devise société des mouvements passés sur la devise de reporting Résultat : montants en devise de société AMTLOC stockés avec un code devise minuscule et FLGCTV à 2 © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 46

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.2

Balances



Même mode opératoire pour les 2 consultations de balance − Les écrans de consultation sont cependant différents, les champs pouvant y figurer variant d’une balance à l’autre

Saisie d'un collectif pour consultation directe d'une balance auxiliaire

Racine de compte 4* ou borne début

Possibilité de consulter la balance sur une société non juridique

Dates par défaut de l’utilisateur ou dernier exercice ouvert de la société

Clic droit : zoom sur la consultation de compte ou de balance auxiliaire

Permet d’accéder à la fenêtre de critères permettant de : - prendre en compte ou non les montants en à-nouveaux/clôture/hors bilan - changer d’écran de consultation © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 47

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.2

Balances

Balance CONSBAF avec les seuls mouvements passés en USD et leur contre valeur EUR

Balance CONSBAL convertie en USD - tous les comptes apparaissent, qu’ils aient eu ou non des mouvements en USD - les montants en devise société sont convertis en USD

Groupe ADONIX // 48

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.2

Balances



Balance CONSBAF, fonctionnement :  Si critère Devise = vide tous les comptes sont affichés, quelle que soit la devise de transaction à l’origine des mouvements les zones de montant en devise de transaction sont vides les zones de montant en devise de société sont renseignées avec la somme de l’ensemble des mouvements  Si critère Devise = CUR les seuls comptes ayant eu des mouvements en devise = CUR sont affichés les zones de montant en devise de transaction contiennent les seuls mouvements dans cette devise (et non pas des montants calculés) les zones de montant en devise de société sont renseignées avec la contre valeur société effective des montants en devise de transaction

Groupe ADONIX // 49

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.2

Balances



Balance convertie CONSBAL, fonctionnement :  Tous les comptes sont affichés, quelle que soit la devise de transaction ou de tenue du compte et quelle soit la devise de consultation (qui est ici obligatoire)  Si critère Devise = CUR = devise société consultée les zones de solde débiteur/solde créditeur et total débit/total crédit sont renseignées avec les montants en devise de société  Si critère Devise = CUR = devise reporting (différente de devise société) les zones de solde débiteur/solde créditeur et total débit/total crédit sont renseignées avec les montants en devise de reporting si BALGACRPT est à Oui. Sinon, si BALGACRPT est à Non, les montants sont affichés en devise société  Si critère Devise = CUR = devise autre que devise société et devise reporting les zones de solde débiteur/solde créditeur et total débit/total crédit sont renseignées avec les montants en devise de société convertis en devise CUR, en fonction du cours CNSTYPCUR et de datesyst S’il n’y a pas de cours entre CUR et la devise société, aucun montant n’est affiché (et un message d’erreur est retourné)

Groupe ADONIX // 50

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

2-2.3 Comptes

COMPTABILITE/Consultations/Comptes

Société juridique ou non juridique

Clic droit sur une ligne Zoom sur la pièce comptable

Zoom sur la facture tiers client/ fournisseur ou sur la facture vente/ achat à l ’origine de l ’écriture Zoom sur les échéances

Zoom sur le règlement à l ’origine de l ’écriture

Zoom sur la consultation des mouvements par date

Groupe ADONIX // 51

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

Dans le cas d ’un compte suivi en analytique, possibilité de visualiser le contenu d ’une répartition analytique

Groupe ADONIX // 52

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

Sélection des mouvements par rapport à la devise de transaction. Si vide, affichage des lignes d’écriture toutes devises confondues

Onglet Solde présent si le code activité CNT est à Oui

Cas d ’un écran de consultation de compte avec la zone de marquage

Groupe ADONIX // 53

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

Soldes débiteurs/créditeurs et mouvements débit/crédit en devise de sélection et en devise société

Total et solde des écritures sélectionnées en devise société, en devise de reporting et en devise de transaction

Groupe ADONIX // 54

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

Bouton Critères

Affiner la sélection des écritures

Reprise des éléments d ’en-tête société/site/dates/Devise  modifiables Sélection par rapport au journal de l ’écriture Sélection par rapport au type de pièce de l ’écriture Si sélection des écritures lettrées ou non lettrées, possibilité de rechercher un code lettrage majuscule ou minuscule précis Recherche une écriture par rapport à la valeur exacte de sa référence ou de son document d ’origine Prise en compte ou non : • des écritures d ’à-nouveaux, • des écritures de clôture, • des simulations actives

Groupe ADONIX // 55

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

Bouton Critères

Affiner la sélection des écritures …… Toute information caractérisant une écriture peut être un critère de sélection

Bouton En-tête : recherche par rapport aux données d ’en-tête de pièce (GACCENTRY)

Avec un maximum de 10 critères

Groupe ADONIX // 56

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.3

Comptes

Bouton Critères

Affiner la sélection des écritures …… Et choisir l’ordre et la présentation des données sélectionnées

Choix de l ’ordre d ’affichage des données sélectionnées : • tri par date comptable • tri par code lettrage • tri par date d ’échéance

Code écran par défaut modifiable

Possibilité de mémoriser différentes combinaisons de critères de recherche et de les rappeler ou effacer Groupe ADONIX // 57

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-2 Consultations / 2-2.4

Écritures

2-2.4 Écritures

COMPTABILITE/Consultations/Écritures

Valeurs initialisées par : • les valeurs du code mémo STD • les valeurs/défaut de l ’utilisateur • rien

Clic droit sur une ligne Même principe qu’en consultation de comptes, à savoir, en fonction de la nature de l ’écriture, zoom sur : • la pièce comptable, • la facture achat/vente/tiers fournisseur/tiers client • les échéances, • le règlement, • le détail de la ventilation analytique Possibilité d ’affiner la recherche des écritures via bouton Critères Même principe de fonctionnement qu ’en consultation de comptes © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 58

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations / 2-3 Paramétrage écrans

2-3 Paramétrage écrans PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Écrans de consultation



Outil disponible pour générer les écrans de consultation de balance générale, de compte et d ’écriture



Écrans paramétrables par définition : − des champs à afficher et de leur ordre de présentation − du nombre de lignes affichées, − du nombre de colonnes fixes

Groupe ADONIX // 59

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-3 Paramétrage écrans PARAMETRAGE/Paramètres généraux/Écrans de consultation

Affectation de l ’écran à un ou plusieurs utilisateurs Les n premières colonnes restent affichées sur toutes les pages de consultation Sélection des champs et ordre d'affichage

Visualisation possible pour contrôle du paramétrage

Groupe ADONIX // 60

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-3 Paramétrage écrans PARAMETRAGE/Comptabilité /Générale/Codes écrans par défaut



Paramétrage appliqué en consultation de compte directe ou indirecte (zoom sur un compte depuis la consultation de balance)

Racine 445 : affectation d ’un écran contenant les informations de TVA

Groupe ADONIX // 61

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations / 

2-3 Paramétrage écrans

Affectation par défaut des écrans de consultation : − pour les comptes :

Ecran associé au mémo de consultation de comptes STD (1)

Code écran par défaut

Ecran par défaut de la consultation de comptes (2)

Ecran CONSCPT2 (3)

Ecran par défaut de la consultation d ’écritures (2)

Ecran CONSPCE2 (3)

Ecran par défaut de la consultation de balances (2)

Ecran CONSBAL2 (3)

− pour les écritures : Ecran associé au mémo de consultation d ’écritures STD (1)

− pour les balances générale et auxiliaire :



Code activité CNS indiquant le nombre maximum de lignes dans les écrans CONSCPT2, CONSPCE2 et CONSBAL2

Groupe ADONIX // 62

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-4 Paramétrage

transactions / 2-4.1 Principes

2-4.1 Principes 

Outil permettant de personnaliser les écrans utilisés en saisie d ’OD, les valeurs par défaut et contrôles associés



Nombre illimité de transactions



Possibilité de les rendre ou non accessibles à certains utilisateurs



Exemples d ’utilisation : − transaction de saisie − transaction de saisie − transaction de saisie − transaction de saisie − ...

d ’OD de TVA des frais bancaires de transfert en douteux d ’OD de régularisation

Groupe ADONIX // 63

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-4 Paramétrage

transactions / 2-4.1 Principes

SCHEMA de COMPTES

ECRAN de SAISIE de PIECE

• définition des imputations comptables et analytiques

• choix des champs de l ’écran • choix du nombre d ’onglets

Génération d ’écran(s) WMAC1XXX + WMAC2XXX (si 2 onglets)

TRANSACTION DE SAISIE

• zones saisissables Oui/Non • valeurs par défaut

TABLES de CONTROLES • valeurs autorisées/interdites • liste/borne de valeurs • définition du message

Groupe ADONIX // 64

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-4 Paramétrage

transactions / 2-4.2 Écrans

2-4.2 Écrans

PARAMETRAGE/Comptabilité /Générale/Écrans saisie de pièce

Catégorie générale ou analytique Choix du nombre d'onglets

Champs à afficher sélectionnés dans les fichiers d'écritures comptables : • [HAE] GACCENTRY (en tête écriture) • [DAE] GACCENTRYD (ligne d ’écriture générale)

Groupe ADONIX // 65

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-4 Paramétrage

transactions / 2-4.3 Transactions

2-4.3 Transactions

PARAMETRAGE/Comptabilité /Générale/Transactions de saisie

Code WMAC1+STS

Schéma de comptes associé : DEPSK Ne concerne que les OD analytiques Contrôle par rapport à la date comptable

Référence d’en-tête non modifiable ‘DEPSTK’ suivi du mois et de l’année de la date comptable

Montants contrôlés : valeurs négatives interdites

Groupe ADONIX // 66

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-4 Paramétrage

transactions / 2-4.3 Transactions  Exemples de valeurs par défaut : − Zone DES  string$(nolign>1,DES(max(0,nolign-2))) Permet de proposer le libellé de la ligne précédente  string$(nolign>1,DES(0)) Permet de proposer le libellé de la 1ière ligne d’écriture − Zone SAC Exemple : transaction de transfert en douteux  string$(nolign=1,"CD") Permet de proposer le collectif CD en 1ière ligne d’écriture − Zone REF Exemple : transaction d’OD de TVA  "TVA " -format$("D:MM[-]YY",addmonth([M:HAE1]ACCDAT,-1)) Permet d’initialiser la référence avec ‘TVA mois-année’, le mois chargé étant le mois précédent à celui de la date comptable saisie − Zone DUDDAT Exemple : transaction de saisie de NDF  eomonth(addmonth([M:HAE1]ACCDAT,1) Permet d ’initialiser le calcul de l’échéance à partir de la comptable plus un mois Fin De Mois © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 67

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

2- Saisies/consultations /

2-4 Paramétrage

transactions / 2-4.3 Transactions 

Plusieurs transactions peuvent se baser sur le même écran



La transaction STD permet de visualiser/modifier l’ensemble des pièces comptables, quelle que soit leur transaction d’origine



Idem pour STDL/STDA avec les lots et les pièces analytiques

Groupe ADONIX // 68

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-1 Saisie des

lots

COMPTABILITE/Pièces/Saisie lots

3-1 Saisie des lots 

Permet la saisie d’un ensemble de pièces comptables sous forme de ‘brouillard’ − Les éléments d’en-tête sont renseignés à la ligne pour chaque nouvelle ‘pièce’ − Un lot peut être créé déséquilibré et faire l’objet d’un complément de saisie ultérieur, avant sa validation comptable − Le lot peut être effacé ou dupliqué après validation

Saisie LOT

Pièce comptable Pièce comptable

Validation Pièce comptable

Groupe ADONIX // 69

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-1 Saisie des

lots

Menu Zoom Zoom sur le paramétrage de la transaction utilisée

Possibilité de choisir la transaction de saisie

La saisie lot est mono journal

Code lot déterminé via affectation des compteurs <Paramétrage/Paramètres généraux/Affectations des compteurs>

Groupe ADONIX // 70

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-1 Saisie des

lots

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Validation des lots

Génération en simulation possible si le paramétrage des types de pièce du lot l ’autorise Possibilité de suppression automatique des lots suite à une génération en mode réel

Groupe ADONIX // 71

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-2 Abonnements

3-2 Abonnements 

Principes − Répartir une charge ou un produit dont la facturation n'intervient que globalement à une date donnée sur toutes les périodes concernées  à partir d'un montant global lissé sur la base d'une clé de répartition temporelle  à partir d'un montant fixe à imputer en fonction d'une périodicité donnée − Génération à partir d'une pièce comptable de référence − Abonnement général ou analytique − Génération d'une pièce de simulation ou réelle − Solde automatique des abonnements

Groupe ADONIX // 72

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-2 Abonnements

PARAMETRAGE/Comptabilité/Générale/Abonnements

Pièce modèle : définition • du schéma de saisie, du site • des imputations comptables • des imputations analytiques • du montant à abonner (si FIXE) Date de début : • date de la 1ère écriture d'abonnement • de départ du calcul pour la périodicité Date d'extourne unique pour toutes les écritures générées Clé temporelle : doit être cohérente avec la périodicité

Groupe ADONIX // 73

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-2 Abonnements

Menu Zoom Zoom sur la dernière pièce réelle/de simulation générée au titre de l ’abonnement

Paramètres de génération des écritures d ’abonnement N° de la dernière pièce réelle /de simulation générée au titre de cet abonnement En cas de demande de suppression de cette pièce (Comptabilité/Pièces /Saisie pièces, bouton Supprimer) Supprimer

Groupe ADONIX // 74

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires / 

Exemple − Facture réelle − Abonnement fixe − Périodicité

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Abonnements/Génération abonnements

: 110.500 : 30.000 : 3 mois

616000 (01/01) 30 000

3-2 Abonnements

488000 Facture (10/11) 110 500

30 000 (01/01)

(01/04) 30 000

30 000 (01/04)

(01/07) 30 000

30 000 (01/07)

(01/10) 30 000 SD 120 000

401000 110 500 (10/11) Facture

30 000 (01/10) SD 9 500

SC 110 500

Groupe ADONIX // 75

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-2 Abonnements

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Abonnements/Solde abonnements

 Solde abonnement

9.500

Bornes de dates pour le calcul du solde d ’abonnement Valeur paramètre GAFTYPACC : type de pièce par défaut en génération réelle du solde d ’abonnement

616000

488000

(01/01) 30 000 9 500 (30/11) Solde Facture (10/11) 110 500

30 000 (01/01)

(01/04) 30 000

Solde (30/11) 9 500 30 000 (01/04)

(01/07) 30 000

30 000 (01/07)

401000 110 500 (10/11) Facture

(01/10) 30 000 SD 110 500

S 0

SC 110 500

Groupe ADONIX // 76

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-3 Écritures

calculées

3-3 Écritures calculées 

PARAMETRAGE/Comptabilité/Générale/Écritures calculées

Principes − Mode de fonctionnement similaire à celui de l ’abonnement, à savoir :  génération d ’une écriture en fonction d ’une pièce modèle,  montant et date de pièce varient à chaque génération − Principale différence avec l ’abonnement, le mode de calcul du montant de la pièce à générer :  application d ’une formule permettant d ’extraire des montants de la balance générale pour un compte, une liste/racine de comptes − Exemple d ’utilisation : calcul d ’une provision de garantie en fonction d ’un pourcentage (5%) des ventes mensuelles (matériel sous garanti)

Groupe ADONIX // 77

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-3 Écritures

calculées

Caractéristiques des pièces à générer : - OD générale ou OD analytique - une OD globale ou une OD par tiers Pièce modèle. Site/devise et transaction de saisie sont repris dans les pièces générées

Dernière pièce réelle/de simulation générée au titre du paramétrage

Groupe ADONIX // 78

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-3 Écritures

calculées

COMPTABILITE/Traitements périodiques/Écritures calculées

Bornes de périodes sur lesquelles la base de calcul est déterminée

Groupe ADONIX // 79

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires / 3-4 Simulations

3-4 Simulations

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Simulations/…



Rappel − seules les écritures réelles ou en simulation active sont prises en compte dans les consultations et éditions − les traitements de clôture de période et d ’exercice contrôlent l ’absence de pièces en simulation



Les écritures de simulation sont issues : − soit d ’une saisie directe en comptabilité − soit de l ’exécution d ’un traitement



Le type de pièce et le journal proposés lors de l’exécution d’un traitement en simulation diffèrent suivant la nature de ce dernier : − Les factures à recevoir, les factures à émettre, les avoirs à recevoir, les abonnements, les écarts de conversion, les écritures calculées (module Comptabilité) − Les quittances d’affacturage (module Compta tiers) © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 80

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-4 Simulations

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Simulations/…

Traitement de VALIDATION

Traitement d ’ANNULATION

Catégorie SIMULATION INACTIVE

R ie n

∅

t ne meti ar T N OI T AVI T C d A’

Traitement d ’INACTIVATION

Catégorie REEL

Catégorie SIMULATION ACTIVE Traitement de VALIDATION

Traitement d ’ANNULATION

Groupe ADONIX // 81

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-4 Simulations

COMPTABILITE/Traitements fréquents/Simulations/…

Écrans de lancement identiques pour l’activation, l’activation, la suppression et la validation des simulations

Permet de prendre en compte les écritures de simulation générées en automatique

Groupe ADONIX // 82

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires / Mode simulation

Type de pièce

3-4 Simulations Journal

Valeur paramètre TYPACC sinon

Journal associé au type de pièce

Type de pièce à renseigner manuellement

Mode réel

Type de pièce

Journal

Paramétrage de la pièce automatique FCTQ / PNH / PTH / SDH

Journal de la pièce automatique si expression du type "OD"

ou sinon

Valeurs paramètres GAFTYPACC : type de pièce solde des abonnements

Journal associé au type de pièce

CNVTYPACC : type de pièce écarts de conversion ou Paramétrage de l ’abonnement/l ’écriture calculée Non modifiable depuis l ’écran de génération

Paramétrage de l ’abonnement/ l ’écriture calculée - Non modifiable depuis l ’écran de génération

Groupe ADONIX // 83

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.1

Principes

3-5.1 Principes 

Principes − Lettrage manuel ou automatique − Modalités de lettrage automatique définies par défaut dans les valeurs paramètres MTC* :  choix des méthodes de lettrage  ordre de priorité  nombre de lignes à charger lors du traitement automatique du lettrage  ces valeurs paramètres pouvant être définies aux niveaux dossier/société/site − Enregistrement automatique d'écritures d'écart d'arrondi de lettrage (pièces automatiques MTC/MTR) − Possibilité de délettrage complet ou partiel, manuel ou automatique



Le code lettrage est composé de 1 à 5 lettres maximum

Groupe ADONIX // 84

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.2

Lettrage manuel

3-5.2 Lettrage manuel

COMPTABILITE/Lettrage/Lettrage manuel

Affichage des lignes d ’écriture non lettrées ou lettrées partiellement répondant aux critères site/compte /tiers/date comptable Clic droit sur une ligne Fonction de délettrage d’un groupe minuscule

Zoom sur la saisie/modification de pièce Possibilité de (dé)sélectionner une ou plusieurs lignes à lettrer (=double clic sur la ligne) Zoom sur la consultation de compte

Délettrage du groupe ou de la ligne

Zoom sur la consultation des échéances Zoom vers les fonctions de saisie de factures tiers, achats et ventes

Groupe ADONIX // 85

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.2

Lettrage manuel

Si Solde reporting différent de 0, génération automatique des écritures d ’arrondi de lettrage (si les valeurs paramètres RNDMTCRPT et RNDGASLIG sont à Oui)

Écriture générée avec code lettrage X* ; supprimée automatiquement si délettrage

Possibilité de visualiser les écritures lettrées du compte et de les délettrer manuellement

Solde du lettrage en cours

Groupe ADONIX // 86

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.2

Lettrage manuel

Cas d ’un lettrage partiel multi-échéances Affichage d ’une fenêtre d ’imputation du lettrage aux échéances

Groupe ADONIX // 87

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.2

Lettrage manuel

Menu Fonction Lancement du lettrage automatique du compte Critères de lettrage automatique appliqués : • issus des valeurs paramètres MTC* MTC • modifiables Recherche par montant ou par n° de pièce (avec mêta caractères *?) Possibilité de lettrage par inversion : • sélection des lignes à ne pas lettrer • inversion de la sélection

Groupe ADONIX // 88

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique

3-5.3 Critères de lettrage automatique 

Les critères de lettrage automatique s ’appliquent : − aux écritures réelles non issues du traitement de fin d ’exercice, dès lors :  qu ’elles répondent aux critères (société)/site/compte/tiers/date comptable retenus  qu ’elles sont non lettrées ou lettrées partiellement − sur un maximum de N écritures, avec N=valeur paramètre MTCNBR (minimum appliqué = 1.000)



Les critères de lettrage définis (chapitre CPT) sont : − lettrage par montant :  initialisée par la valeur paramètre MTCAMT (>1,<10)  nombre maximum d ’écritures pouvant être lettrées ensemble si leur solde en devise société=0  parcours des écritures lettrées partiellement, puis des non lettrées, triées par société/site/compte/tiers/date comptable/n° interne de ligne © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 89

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique

− montants en EUR  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCRPT (>1,<10)  idem que lettrage par montant mais appliqué à la somme des montants en devise de reporting  idem pour le parcours − montant en devise  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCCUR (>1,<10)  nombre maximum d ’écritures pouvant être lettrées ensemble si la somme des montants en devise de transaction=0, les pièces en devise société et reporting étant exclues (sauf s ’il s ’agit d ’une écriture d ’écart de change dans un groupe de lettrage minuscule)  idem pour le parcours, les pièces chargées ayant par ailleurs la même devise, celle en cours d ’examen − passage au solde  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCSOL2 (oui/non)  parcours des écritures (MTCNBR au maximum) pour trouver l ’équilibre en montant société (solde=0) ; si solde=0, lettrage majuscule des écritures parcourues et poursuite du traitement ; arrêt du lettrage le cas échéant © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 90

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique



Exemple de lettrage par passage au solde DEBIT

CREDIT

SOLDE

ODG-ASN0106-001

(15/06)

12 060

12 060 C

FAF-ASN0106-001

(20/06)

6 030

18 090 C

DEC-ASN0106-001

(30/06)

2 412

15 678 C

DEC-ASN0107-001

(31/07)

9 648

6 030 C

DEC-ASN0108-001

(10/08)

6 030

FAF-ASN0108-001

(20/08)

3 618 C

DEC-ASN0108-002

(31/08)

FAF-ASN0109-001

(10/09)

DEC-ASN0108-002

(20/09)

4 824

43 416 C

DEC-ASN0108-002

(30/09)

9 648

33 768 C

3 618 3 618 48 240

48 240 C

Groupe ADONIX // 91

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique

− recherche de solde  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCSOL1 (>0, <10)  nombre maximum d ’écritures pouvant être combinées pour donner le solde du compte en devise société ; si le solde est trouvé, lettrage majuscule des pièces n ’appartenant pas à la combinaison − analogie référence  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCREF (>2, <20)  constitution de groupes d ’écritures ayant les mêmes MTCREF premiers caractères de Référence ([F:GACCENTRY]REF), abstraction faite des minuscules/majuscules, des accents et des espaces  lettrage majuscule de chacun de ces groupes si leur solde en devise société=0  si leur solde en devise société n ’est pas =0, lettrage minuscule dès lors que MTCLOW est à oui ; pas de lettrage le cas échéant − analogie libellé  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCDES (>2, <30)  idem que lettrage par analogie référence, sauf que le contrôle porte sur le Libellé à la ligne ([F:GACCENTRYD]DES) © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 92

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique



Exemple de lettrage par recherche de solde DEBIT

CREDIT

SOLDE

ODG-ASN0106-001

(15/06)

12 060

12 060 C

FAF-ASN0106-001

(20/06)

6 030

18 090 C

DEC-ASN0106-001

(30/06)

2 412

15 678 C

DEC-ASN0107-001

(31/07)

4 824

10 854 C

DEC-ASN0108-001

(10/08)

6 030

FAF-ASN0108-001

(20/08)

DEC-ASN0108-002

(31/08)

FAF-ASN0109-001

(10/09)

DEC-ASN0108-002

(20/09)

9 648

43 416 C

DEC-ASN0108-002

(30/09)

9 648

33 768 C

3 618 3 618

4 824 C

8 442 C

4 824 C 48 240

53 064 C

Groupe ADONIX // 93

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique

− Analogie référence libre  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCFREREF (>2, <20)  idem que lettrage par analogie référence, sauf que le contrôle porte sur la Référence libre à la ligne ([F:GACCENTRYD]FREREF) − lettrage minuscule  valeur initialisée par la valeur paramètre MCTLOW (oui/non)  indique s ’il doit ou non y avoir lettrage minuscule des groupes d ’écritures ayant les mêmes MTCREF/MTCDES/MTCFREREF premiers caractères de Référence/ Libellé/Référence libre mais un solde non nul en devise société − bornes de date  bornes de dates comptables à l ’intérieur desquelles les écritures débitrices/ créditrices doivent appartenir pour être sélectionnées − fichier de trace  valeur initialisée par la valeur paramètre MTCTRA (oui/non)  permet de disposer d ’une trace des opérations de lettrage effectuées

Groupe ADONIX // 94

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.3 Critères

de lettrage automatique

− priorités :  valeurs initialisées par la valeur paramètre MTCPIO  définit l ’ordre de priorité entre les différentes méthodes de lettrage  renseignement de la valeur paramètre MTCPIO : on saisit l ’ordre qui sera attribué à chacune des méthodes présente dans l ’écran Critères, un espace/vide indiquant l ’absence de priorité ex : si MTCPIO=1_2_3456 (avec _ symbolisant un espace)

Groupe ADONIX // 95

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.4

Lettrage automatique

3-5.4 Lettrage automatique

COMPTABILITE/Lettrage/Lettrage automatique

Peut être lancé pour : • une borne de comptes généraux , • un compte collectif et une borne de comptes tiers

Si lettrage toutes sociétés confondues, application des valeurs dossier ou de celles de la fenêtre Critères

Si coché, possibilité d ’accéder aux Critères de lettrage dont les valeurs sont issues des paramètres MTC*, MTC lesquelles deviennent donc modifiables

Si lettrage sur une société, application des valeurs société si définies, des valeurs dossier le cas échéant, ou de celles de la fenêtre Critères Si lettrage sur un site, application des valeurs site si définies, des valeurs société puis dossier le cas échéant, ou de celles de la fenêtre Critères

Groupe ADONIX // 96

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

3- Opérations complémentaires /

3-5 Lettrage / 3-5.5

Délettrage automatique

3-5.5 Délettrage automatique

COMPTABILITE/Lettrage/Délettrage

Peut être lancé pour : • une borne de comptes généraux , • un compte collectif et une borne de comptes tiers Bornes portant sur la date effective de lettrage (MTCDAT de GACCENTRYD)

Délettrage applicable sur les groupes lettrés : • en majuscule uniquement • en minuscule uniquement • en majuscule ou minuscule

Groupe ADONIX // 97

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-1 Généralités 4-1 Généralités 

Conditions d ’exécution de ces utilitaires dépendantes de la valeur paramètre UTILCK : − mono-utilisateur : utilitaires exécutables ssi aucun utilisateur connecté au dossier − mono-module : utilitaires exécutables ssi aucun utilisateur ne travaille sur des fonctions comptables En début de traitement, arrêt automatique de la tâche comptable ; re! démarrage automatique de celle-ci en fin de traitement − sans verrou

Groupe ADONIX // 98

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-2 PIèces 4-2 Pièces 

COMPTABILITE/Utilitaires/Pièces

Contrôles effectués : − existence, dans les fichiers de base, des données enregistrées dans l’en-tête de pièce [HAE], les lignes de pièce [DAE] et les lignes analytiques [DAA], − cohérence des données et liens entre l’en-tête [HAE], les lignes générales [DAE], analytiques [DAA] et les échéances [DUD]

Groupe ADONIX // 99

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-3 Balance générale 4-3 Balance générale 

COMPTABILITE/Utilitaires/Balance générale

Caractéristiques du fichier BALANCE : − montants systématiquement stockés en devise société − montants systématiquement stockés en devise de transaction − montants stockés sur option en devise de reporting (valeur paramètre BALGACRPT) BALGACRPT



Contrôles/traitements effectués : − soit vérification de l’équilibre débit/crédit de la balance générale [F:BAL] − soit vérification de l’égalité de la balance avec le GL − soit recalcul de la balance sur la base du GL

Groupe ADONIX // 100

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-4 Soldes comptables 4-4 Soldes comptables 

COMPTABILITE/Utilitaires/Soldes comptables

Permet le recalcul du solde comptable de la fiche client/fournisseur et/ou le recalcul des portefeuilles client/fournisseur (boutons Mvt site et Mvt dossier)

Groupe ADONIX // 101

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-5 Reconstitution des à-nouveaux COMPTABILITE/Utilitaires/Reconstitution à-nouveaux

4-5 Reconstitution des à-nouveaux 

Quoi ? − permet de générer des à-nouveaux simulés pour la comptabilité générale et/ou analytique − ne génère pas d ’écriture mais stocke les soldes simulés sur la période 0 des balances générale et analytique − stocke le résultat général sur le compte défini via la valeur paramètre CPTRES



Quand ? − en temps réel, si les valeurs paramètres FRWGAC et FRWANA sont à Oui − à la clôture de l ’exercice N-1, l ’à-nouveaux N est automatiquement calculé (sur N+1) si les valeurs paramètres sont à Oui − ponctuellement (i.e. exécution du traitement), si le paramètre est à Non

Groupe ADONIX // 102

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-6 Fusion de comptes / tiers 4-6 Fusion de comptes / tiers 

COMPTABILITE/Utilitaires/Fusion de comptes COMPTABILITE/Utilitaires/Fusion de tiers

Quoi ? − remplacement du code du compte / tiers origine par le code du compte / tiers destination, dans les lignes de comptabilité générale (GACCENTRYD) − les seules lignes répondant aux critères société/site définis font l’objet de la fusion − se traduit par une mise à jour de la balance − à noter que si le compte origine et le compte destination sont lettrables, le fusion s’opère aussi sur les codes lettrages − De même, si le compte origine est lettrable et le compte destination non lettrable, les codes lettrage sont conservés après fusion

Groupe ADONIX // 103

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-7 Transfert collectif 4-7 Transfert collectif 

COMPTABILITE/Utilitaires/Transfert collectif

Quoi ? − possibilité de définir les caractéristiques des lignes tiers que le traitement doit modifier, − sinon, même principe de fonctionnement que pour les fusions de comptes / tiers (simple modification des lignes d’écritures assortie d’une mise à jour de la balance)

Groupe ADONIX // 104

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-8 Ré-ouverture période 4-8 Ré-ouverture période 

COMPTABILITE/Utilitaires/Ré-ouverture période

Quoi ? − ne permet de ré-ouvrir que les périodes d’un exercice non clôturé − propose la réouverture de la dernière période clôturée − à noter que dans la mesure où il est possible de clôturer une période uniquement pour la comptabilité générale, puis ultérieurement de la clôturer pour la comptabilité analytique, la ré-ouverture de période peut se faire pour la seule comptabilité analytique ou pour les 2 comptabilités

Groupe ADONIX // 105

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-9 Fermeture période 4-9 Fermeture période 

COMPTABILITE/Utilitaires/Fermeture période

Quoi ? − lors de l ’ouverture d ’un exercice, en général, ouverture de toutes les périodes ; la date fin d ’exercice étant alors non modifiable (dans le sens de la réduction) − permet de refermer une période ouverte dès lors qu ’il n ’y a aucun mouvement sur celle-ci

Groupe ADONIX // 106

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-10 Ré-ouverture d’exercice 4-10 Ré-ouverture d’exercice 

COMPTABILITE/Utilitaires/Ré-ouverture d’exercice

Permet la ré-ouverture d’un exercice clôturé − Ce qui implique :  Que les pièces aient été générées en provisoire (FIYCL/FIYEN/FIYRE) et ne soient pas en attente de validation  Que la tâche comptable doit être active  De remettre à jour les compteurs des types de pièce clôture et à-nouveaux  De relancer la reconstitution des à-nouveaux s’il est prévu qu’ils soient calculés en temps réel (FRWGAC à Oui) − Ce qui se traduit :  Par la suppression des pièces de clôture (FIYCL), d’ouverture (FIYEN) et de résultat (FIYRE)  Par la mise à jour du statut de l’exercice de Fermé à Ouvert

Groupe ADONIX // 107

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-11 Lettrage 4-11 Lettrage 

COMPTABILITE/Utilitaires/Lettrage

Quoi ? − traitement pouvant être exécuté en simulation ou en réel, − Se traduit par :  un re-lettrage minuscule si un lettrage majuscule est déséquilibré en devise de pièce, de société et de reporting,  la mise à jour des dates maximales et minimales de lettrage, des échéances − pas de délettrage/re-lettrage de façon à conserver la date de lettrage (MTCDAT)

Groupe ADONIX // 108

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

4- Utilitaires / 4-12 Vérification date fin devise 4-12 Vérification date fin devise



COMPTABILITE/Utilitaires/Vérification date fin devise

Quoi ? − Effectue un certain nombre de contrôles par rapport à la date fin de la devise indiquée − Anomalies bloquantes :  la devise concernée est la devise locale d'au moins une société,  liste des pièces comptables émises dans cette devise avec une date comptable postérieure à la date de fin de la devise,  liste des lots de saisie émis dans cette devise,  liste des comptes dont la devise de tenue est égale à la devise en question avec indication du solde du compte,  liste des factures (achats, ventes, tiers), des règlements ou bordereaux émis dans la devise en question et non validés,  liste des commandes, livraisons, réceptions, émises dans la devise en question et non facturées … − Avertissements non bloquants :  liste des budgets établis dans cette devise,  liste des écritures "non ou partiellement lettrées" et enregistrées sur des comptes lettrables,  liste des factures émises dans cette devise et non réglées,  liste des engagements ou pré-engagements non soldés émis dans cette devise © 2007 Sage– Division Moyennes & Grandes Entreprises

Groupe ADONIX // 109

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

5- Interface comptable /

5-1Principes

5-1 Principes CREATION

ACHATS

Factures fournisseurs

TIERS

Règlements Affacturage Factures clients

VENTES Mouvements entrées/sorties

STOCK

COMPTA

Fin d ’exercice

I N T E R F A C E

ENREGISTREMENT EN COMPTABILITE GENERALE

EDITIONS & CONSULTATIONS • Grand livre, • Balance générale, • Journaux, ...

L'interface est générée à la validation (et non à la création)

Groupe ADONIX // 110

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

5- Interface comptable /

5-2 Codes comptables

PARAMETRAGE/Comptabilité/Interface comptabilité/Lignes de codes comptables PARAMETRAGE/Comptabilité/Interface comptabilité/Codes comptables

5-2 Codes comptables 

Objectifs − déterminer les imputations comptables et analytiques de l’écriture à générer, − définir des modèles de recherche et/ou de création du compte général à utiliser, − moduler l ’imputation en fonction du contexte (lignes de code comptable)



Où − Type Tiers − Type Article − Type TVA



Comptes collectifs Comptes de ventes, d ’achats, de stocks Comptes de TVA collectée, de TVA déductible sur achats, de TVA déductible sur immobilisations, ...

Groupe ADONIX // 111

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

5- Interface comptable / 

5-2 Codes comptables

Outil de construction de compte : − Grâce à des critères de recherche − Possibilité de combiner les codes comptables − Possibilité de combiner les lignes (indices) de code comptable − Construction du compte d ’achat : Article : 6010x1 Devise : xxxx1x 601011 Les valeurs non définies sont remplacées par des zéros

Groupe ADONIX // 112

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

5- Interface comptable /

5-3 Pièces automatiques PARAMETRAGE/Comptabilité/Interface comptabilité/Pièces automatiques

5-3 Pièces automatiques



La pièce automatique convertit une transaction en pièce/écriture comptable



La génération d'une écriture est déclenchée par la validation de la transaction. Aucune interface n'est déclenchée à la création de la transaction.



Où ? − Comptabilité  FIYEN/FIYRE − Tiers  BPCIN/BPSIN  FCTN/FCTQ − Achats  PIHI  PQUIS/PORD − Ventes  SIHI

: traitement de fin d ’exercice, ………… : validation de factures clients/fournisseurs : gestion des factures affacturées, ………… : validation de facture : validation de DA, de commande, ………… : validation de facture, …………

Groupe ADONIX // 113

COMPTABILITE GENERALE – OPERATIONS COURANTES

5- Interface comptable /

5-3 Pièces automatiques



Définition des informations à renseigner sur chaque champ du fichier des écritures



Certains éléments sont programmés en ‘dur’, d'autres sont paramétrables : − Inscription texte : "Facture fournisseur" − Utilisation de variables  Champs d’un fichier : [F:SIH]FCY Fichier

Nom Fichier

Champ

Variables systèmes : datesyst − Expression: mess([F:SIH]INVTYP,645,1),... 

Groupe ADONIX // 114

FIN COMPTABILITE GENERALE Opérations Courantes

La solution globale pour la gestion de l'entreprise et l'e-business