BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1

Deskripsi Isu

Rancangan aktualisasi akan dilaksanakan di unit tempat penulis bekerja, yaitu di Instalasi Uji Kesehatan dan Sampliing Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman penulis selama bekerja kurang lebih 3 bulan, ditemukan isu-isu yang perlu dilakukan pemecahan masalah sebagai berikut:

1. Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip Laporan Kegiatan Pengambilan Sampel Laboratorium Kesehatan Masyarakat di luar gedung Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

Di BBLK Jakarta Tupoksi kami yaitu melakukan pengambilan sampel didalam gedung, diantaranya: darah, urine, sputum, feses, rectal swab, swab nasofaring orofaring, usap alat makan, usap alat masak, usap alat medis, usap linen. Sampling dalam gedung pelanggan datang ke BBLK Jakarta, melakukan pendaftaran, setelah selesai pendaftaran di serahkan ke instalasi uji kesehatan dan sampling untuk dilakukan pengambilan sampel sesuai dengan permintaan.

Salah satu layanan unggulan kami yaitu, Pengambilan sampel di luar gedung Balai Besar

Laboratorium Kesehatan Jakarta. Pengambilan sampel diluar gedung memiliki persyaratan yaitu: surat permintaan penawaran (PO/Penawaran biaya pelayanan laboratorium yang telah di setujui oleh pelanggan), Surat tugas pengambil sampel, Formulir catatan sampling, Formulir berita acara pengambilan sampel.

Pengambilan sampel diluar gedung, diantaranya: rectal swab, usap tangan, darah, urine, swab nasofaring orofaring, air baku, air bersih, lagionella, air RO, endotoksin, air limbah, air minum, kebisingan, kelembapan, suhu, pencahayaan, makanan, minuman, swab alat masak, swab alat makan, swab alat medis, usap hepafilter, usap langit-langit, usap linen, contact plate, usap dinding, usaap lantai, udara, usap meja/lampu OK, sterilisasi autoclave.

Untuk alurnya, kami menerima PO/Penawaran dari bagian pemasaran yaitu biaya pelayanan laboratorium yang telah di setujui oleh pelanggan. Instalasi Uji kesehatan dan sampling membuat jadwal sampling dan menginformasikan ke bagian pemasaran. Bagian pemasaran menginformasikan ke pelanggan jadwal yang sudah kami buat. H-1 petugas sampling luar gedung menghubungi pelanggan menyampaikan akan dilakukan pengambilan sampel. Pelanggan kami terdiri dari rumah sakit pemeritah, rumah sakit swasta, perusahaan, restoran, catering, hotel, instalasi pemerintah.

Pengarsipan data sampling tidak hanya setelah pulang dari lapangan saja, sebelum dilalukan pelaksanaan sampling dilakukan juga pengarsipan sebelum sampling misalnya PO. PO di print lalu di scan karena PO ini sangat dibutuhkan untuk kelancaran permintaan Surat Tugas dan Permintaan Media sesuai dengan permintaan parameter yang diminta pelanggan.

Sistem Mekanisme dan Prosedur Kerja pengambilan sampel diluar gedung yaitu: Petugas pengambil sampel menginformasikan kembali waktu pengambilan sampel kepada pelanggan; Petugas pengambilan sampel membawa surat tugas, form catatan sampling, berita acara pengambilan sampel, surat penawaran harga/PO yang telah di setujui pelanggan; Petugas pengambil sampel membawa seluruh perlengkapan pengambilan sampel sesuai kebutuhan termasuk Alat Pelindung Diri; Petugas pengambil sampel memperkenalkan diri kepada pelanggan; Petugas pengambil sampel melakukan pengambilan sampel, mengisi form catatan sampling dan berita acara pengambilan sampel yang ditandatangani oleh pelanggan dan petugas pengambilan sampel; Sampel yang telah diambil segera diantar ke laboratorium BBLK Jakarta dan dilakukan pendaftaran di loket pendaftaran.

Setelah selesai di daftarkan, berkas laporan pengambilan sampel laboratorium kesehatan masyarakat diluar gedung Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta akan di arsipkan mulai dari surat permintaan penawaran (PO/Penawaran biaya pelayanan laboratorium yang telah di setujui oleh pelanggan), Surat tugas pengambil sampel, Formulir catatan sampling, Formulir berita acara pengambilan sampel, dan hasil dari lapangan seperti Suhu, Pencahayaan, Kelembapan, Kebisingan akan diketik dan di print lalu di tandatangani oleh Kepala Instalasi Uji kesehatan dan sampling. Laporan tadi dijadikan satu bundel (kumpulan beberapa arsip diikat menjadi satu, KBBI) sesuai tempat dan hari, menggunakan alat pembolong perforator untuk melubangi kertas, di masukkan ke dalam map arsip bindex, setiap bulan di berikan pembatas bulan, dan di bindex di tulis nama bulan dan tahun. Agar file yang sudah di upload ke google drive aman, tidak dicuri orang lain, maka dilakukan proteksi file.

A. Data dan Fakta

1. Berkas yang harus dibawa PO/ Surat Penawaran , Surat Tugas, Form Berita Acara, Form Catatan sampling. Berbagai jenis sampel yang kami sampling, berbagai macam costumer pelanggan kami dan berbagai macam sampel yang kami ambil, perlu dilakukan metode pengarsipan yang mudah diakses oleh semua personil / rekan instalasi uji kesehatan dan sampling. Kami butuh kedepannya adalah pengarsipan yang lebih rapih dan terarah.

2. Kondisi saat ini adalah petugas kami terdiri dari minimal 2 tim maksimal 4 tim setiap hari untuk sampling keluar, petugas kami yang sampling keluar adalah laki laki, hampir semua laki-laki. Jadi betul sekali pulang dari sampling lapangan sudah sore, sehingga yang mengarsipkan dikantor sudah jamnya pulang, jadi terkadang tercecer dimana, maka perlunya arsip digital yang lebih rapih dengan inovasi ini.

3. Mentor mendukung penuh terobosan baru yang akan dilakukan oleh saya sebagai sebuah transformasi digital sehingga kami memiliki backup , semua peralatan akan diajukan ke managemen BBLK Jakarta.

4. 12 Mei 2022 saat pengarsipan ada surat tugas yang terselip setelah pulang dari sampling lapangan, sehingga menghambat proses pengarsipan. Surat tugas berfungsi untuk reimbuise e-toll ketika dinas luar, ketika surat tugas tidak bisa dilampirkan, petugas sampling yang bertugas tidak bisa reimbuisee-toll.

5. 20 Mei 2022 yaitu terselipnya berita acara dan catatan sampling dan tidak ada backup foto, sehingga saya sebagai petugas yang menginput hasil lapangan tidak bisa menginput hasil pengujian lapangan (Suhu, Kelembapan, Pencahayaan, Kebisingan)

6. Keterbatasan mesin scannerdi instalasi uji kesehatan dan sampling.

7. Terbiasa dengan metode konvensional atau manual.

8. Jumlah arsip dokumen fisik sudah sangat banyak

B. Dampak

1. Menghambat proses pengarsipan, karena kurangnya kesadaran SDM yang terampil dalam pengarsipan

2. Saya mengalami keterlambatan dalam pengisian hasil pengujian lapangan karena kurangnya kesadaran akan pentingnya digitalisasi.

3. Belum optimalnya penggunaan mesin scannerdi instalasi uji kesehatan dan sampling.

4. Penumpukan arsip fisik karena terbiasa menggunakan metode konvensional dan tidak memiliki backupdata softfile.

5. Sehingga membutuhkan tempat yang luas untuk penyimpanan dan juga membutuhkan waktu yang lama untuk mencarinya jika diperlukan atau saat ada audit.

C. Pihak yang terlibat

Petugas pendaftaran loket, Petugas Laboratorium Uji Kesehatan dan Sampling

D. Kondisi yang diharapkan

Pengelolaan arsip lapangan harus dilakukan sebuah transformasi dari manual menjadi digital, agar memilikibackupdanjuga mempermudah saat arsip laporan diperlukan (ketika ada audit atau saat akreditasi dari lembaga penilaian) dapat di akses dimana saja kapan saja dan bisa diakses menggunakan perangkat handphone. Arsip yang masih manual berpotensi mudah tercecer data safetylemah.

Sebelum sampai kantor berita acara yang ada hasil pengujian lapangan Suhu, Kelembapan, Kebisingan Pencahayaan, sudah di foto atau di scan menggunakan handphone menggunakan aplikasi simple scanner, baru di kumpulkan ke 1 file sesuai tempat, hari tanggal bulan, supaya pengarsipan lebih terarah dan tersusun rapih.

E. Keterkaitan Isu dengan Agenda 3 Managemen ASN dan SMART ASN

• Managemen ASN

Salah satu kode etik dan perilaku ASN dalam UU ASN adalah melaksanakan tugasnya dengan cermat dan disiplin, belum optimalnya pengelolaan arsip laporan menunjukkan kurang terlaksananya kode etik dalam menjaga martabat dan kehormatan ASN

• SMART ASN

Masih manualnya proses pengarsipan laporan labkesmas di luar gedung Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta sehingga diperlukan untuk meningkatkan dan mendalami literasi digital terdapat digital skills yaitu kemampuan mengetahui, memahami, dan menggunakan perngkat keras dan piranti lunak TIK serta sistem operasi digital dalam kehidupan sehari-sehari. (Smart ASN)

2. Belum Optimalnya Penerimaan Sampel Laboratorium Kesehatan Masyarakat di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

Pelayanan Penerimaan sampel di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta terdiri dari laboratorium kesehatan masyarakat dan klinik. Salah satu sampel pemeriksaan laboratorium kesehatan adalah sampel usap alat makan dan sampel usap alat masak. Petugas penerima sampel melakukan verifikasi kesesuaian dan kelayakan sampel dalam hal kondisi sampel, wadah sampel dan jenis pemeriksaan yang akan dilakukan.

Pelayanan Penerimaan sampel di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta terdiri dari laboratorium kesehatan masyarakat dan klinik. Salah satu sampel pemeriksaan laboratorium kesehatan adalah sampel usap alat makan dan sampel usap alat masak. Petugas penerima sampel melakukan verifikasi kesesuaian dan kelayakan sampel dalam hal kondisi sampel, wadah sampel dan jenis pemeriksaan yang akan dilakukan, sebelum melakukan pendaftaran sampel.

A. Data dan Fakta

1. 27 Mei 2022, sampel usap alat makan datang dari salah satu puskesmas kecamatan sampel yang datang sendok hanya ada 1 sampel usap, 1 gelas dan 1 piring.

2. 2 Juni 2022, sampel usap alat makan berikutnya adalah centong, datang dengan plastik biasa tidak steril dan hanya 1 usap.

3. Berdasarkan Instruksi Kerja Metode diambil paling sedikit 3 usap paling banyak 5 sampel usap luas permukaan ≤100cm² sedangkan sampel yang datang hanya 1 usap saja.

B. Dampak

Dampaknya jika masalah atau isu tidak diselesaikan, sampel usap yang dikerjakan hasilnya tidak maksimal, karena tidak mewakili ≤100cm². Akibatnya hasil yang dikeluarkan adalah hasil seadanya yaitu 1 sampel saja.

C. Pihak yang terlibat

Petugas Laboratorium Uji Kesehatan dan sampling, Pelanggan

D. Kondisi yang diharapkan

Dengan memberikan edukasi dan sosialisasi kepada pelanggan diharapkan ke depannya pelanggan yang datang ke BBLK Jakarta sudah memahami sesuai dengan Instruksi kerja yang berlaku, yaitu membawa sampel minimal 3 maksimal 5.

E. Keterkaitan Isu dengan Agenda 3 Managemen ASN dan SMART ASN

• Managemen ASN

Salah satu tugas dan fungsi ASN sebagai pelayan publik yaitu memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas. Belum optimalnya penerimaan sampel labkesmas usap alat makan karena pelanggan belum teredukasi dengan baik di BBLK Jakarta menunjukkan kurangnya fungsi ASN sebagai pelayan publik.

• SMART ASN

Menyampaikan edukasi dan sosialisasi dengan salah satu profil SMART ASN yaitu hospiltality, Hospitalty merupakan memiliki sifat baik hati dan menarik budi bahasanya, manis tutur kata dan sikapnya dalam setiap menjalankan aktivitas pelaksanaan tugas dan pekerjaan khusus dalam menampilkan pelayanan prima kepada masyarakat.

3. Belum Optimalnya pengambilan sampel darah dengan persyaratan khusus di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

Laboratorium klinik adalah Laboratorium kesehatan yang melaksanakan pemeriksaan spesimen klinik untuk mendapatkan informasi tentang kesehatan perorangan untuk menunjang diagnosa penyakit, penyembuhan penyakit, dan pemulihan kesehatan (Permenkes No. 411/2010). Terdapat banyak jenis pemeriksaan yang tersedia di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta, ada pemeriksaan yang memiliki persyaratan yang harus dilakukan sebelum proses pengambilan darah, seperti Puasa 10 – 12 jam untuk pemeriksaan glukosa puasa, cholesterol lengkap, trigliserida.

Satu kerjasama BBLK Jakarta dengan Klinik Ruslam, yaitu pemeriksaan lansia atau program prolanis, dengan paket pemeriksaan Cholesterol Total, Cholesterol HDL, Cholesterol LDL Direk, Trigliserida, Ureum, Kreatinin, Microalbuminuria.

A. Data dan Fakta

1. Puasa untuk pemeriksaan Cholesterol Total, Cholesterol HDL, Cholesterol LDL Direk, Trigliserida, Glukosa puasa adalah 10 – 12 jam

2. 24 Mei 2022, ada pasien prolanis yang datang sudah melebihi jam puasanya, atau kurang jam baru puasa subuh mengikuti puasa sunnah, kami edukasi dan untuk pengambilan berikutnya usahakan puasanya sesuai dengan batas minimal dan maksimal puasa.

3. 6 Juni 2022, pasien datang periksa asam urat dan trigliserida, namun pasien tidak sengaja sarapan sebelum datang ke BBLK Jakarta, kami sudah menjelaskan dampak nya namun pasien beralasan tidak mau mengulang puasa tersebut karena sudah telanjur. Kami tetap ambil darah pasien tersebut dan kami edukasi.

B. Dampak

Dampaknya pasien harus mengulang puasa atau terpaksa diambil namun hasilnya tidak sesuai, bisa jadi tinggi atau rendah palsu.

C. Pihak yang terlibat

Petugas laboratorium uji kesehatan dan sampling, Pasien

D. Kondisi yang diharapkan

Melalui edukasi diharapkan pasien dengan persyaratan khusus seperti puasa 10-12 jam bisa diambil darah secara tepat waktu, sehingga tidak ada kejadian pengulangan puasa dan pengambilan darah di lain waktu karena terlewatnya batas maksimal puasa yang dianjurkan.

E. Keterkaitan Isu dengan Agenda 3 Managemen ASN

• Managemen ASN

Sebagai ASN kita perlu menerapkan nilai Berorientasi Pelayanan yang seharusnya dimiliki oleh ASN dalam memenuhi kebutuhan pasien yang salah satunya adalah memberikan informasi secara lengkap terkait pelayanan kepada pasien.

3.2 Penetapan CoreIsu

Setelah mengindentifikkasi isu maka untuk menentukan isu utama digunakan metode USG (Urgency,Seriousness,andGrowth).Metode ini merupakan metode untuk menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan dengan cara menentukan tingkat urgensi, keseriusan dan perkembangan isu dengan memberi skala nilai 1-5.

Tabel.1 Penetapan Core Isu dengan analisis teknik USG :

No. Isu Kriteria Jumlah Nilai Peringkat Kualitas U S G

1 Belum optimalnya pengelolaan arsip laporan kegiatan pengambilan sampel laboratorium kesehatan masyarakat di luar gedung Balai Besar Laboratorium

Kesehatan Jakarta

2 Belum optimalnya penerimaan sampel laboratorium kesehatan masyarakat di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

3 Belum optimalnya pengambilan sampel darah dengan persyaratan khusus di Balai Besar Laboratorium Kesehatan Jakarta.

Keterangan:

5 4 5 14 I

4 3 2 9 II

4 2 2 8 III

1. U: Urgency, seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis dan ditindaklanjuti;

2. S: Seriousness, seberapa serius isu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan;

3. G: Growth, seberapa besar kemungkinan memburuknya isu jika tidak ditangani segera.

Tabel Deskripsi Kriteria URGENCY

Nilai Indikator

Deskripsi Indikator

5 Sangat Mendesak Isu sangat mendesak untuk segera diselesaikan dalam kurun waktu satu bulan

4 Mendesak Isu mendesak untuk segera diselesaikan dalam kurun waktu tiga bulan

3 Cukup Mendesak Isu cukup mendesak untuk segera diselesaikan dalam kurun waktu enam bulan

2 Kurang Mendesak Isu kurang mendesak untuk segera diselesaikan dalam kurun waktu sembilan bulan

1 Tidak Mendesak Isu tidak mendesak untuk segera diselesaikan dalam kurun waktu satu tahun

Tabel Deskripsi Kriteria SERIOUSNESS

Nilai Indikator

Deskripsi Indikator

5 Sangat Serius Isu sangat serius untuk segera dibahas terkait akibat yang akan ditimbulkan

4 Serius Isu serius untuk dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan

3 Cukup Serius Isu cukup serius untuk dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan

2 Kurang Serius Isu kurang serius untuk dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan

1 Tidak Serius Isu tidak serius untuk dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan