10 minute read
4.2 Deskripsi Capaian Aktualisasi
from Perancangan Sistem Retensi Guna Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di RS Mata
4.2.1 Kegiatan 1 : Konsultasi dengan mentor
Tabel 4.2 Aktualisasi Kegiatan 1
Advertisement
Tanggal
Pelaksanaan
Kegiatan
: 27 Juli 2022 – 28 Juli 2022
Lokasi : Instalasi Rekam Medis
Tujuan Kegiatan : Untuk memperoleh wawasan, pemahaman dan prosedur dalam rangka melaksanakan kegiatan aktualisasi agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tahapan Kegiatan : 1. Menyiapkan bahan konsultasi
2. Melakukan konsultasi dengan mentor
3. Meminta arahan mengenai kegiatan laporan aktualisasi
Output/Hasil : 1. Bahan Konsultasi
2. Notulensi hasil konsultasi dengan mentor
Aktualisasi NilaiNilai Dasar :
3. Terstrukturnya kegiatan dalam proses pelaksanaan aktualisasi
Kontribusi terhadap
Visi dan Misi
1. Berorientasi Pelayanan : 1 MP
2. Akuntabel : 3 MP
3. Kompeten : 2 MP
4. Harmonis : 1 MP
5. Loyal : 3 MP
6. Adaptif : 2 MP
4. Kolaboratif : 1 MP
: Memenuhi Visi Rumah Sakit MataCicendo yangmengacu pada
Visi Presiden yaitu Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri dan Bergotong Royong dengan inovasi dan kolaborasiyangdilakukan olehpenulis,melalui penerapan misi peningkatan kualitas manusia Indonesia
Deskripsi Proses : Pembuatan bahan konsultasi dilakukan di Instalasi Rekam Medis dengan mengacu pada laporan rancangan aktualisasi serta masukan dari penguji pada saat seminar rancangan aktualisasi berlangsung. Konsultasi dengan mentor / Kepala Instalasi Rekam Medis berjalan dengan lancar dan terdapat masukan serta arahan yang diberikan oleh mentor kepada penulis mengenai prosedur kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan selama 30 hari kerja.
Catatan Mentor :1.
Hasil Kegiatan : Tersusun dan terarahnya kegiatan aktualisasi yang akan dilaksanakan selama 30 hari kerja
4.2.2 Kegiatan 2 : Mempelajari Standar Operasional Prosedor (SOP) Retensi / Penyusutan Rekam Medis
Tanggal
Pelaksanaan
Kegiatan
Tabel 4.3. Kegiatan Aktualisasi 2
: 29 Juli 2022 – 02 Agustus 2022
Lokasi : Instalasi Rekam Medis
Tujuan Kegiatan : Untuk mengetahui prosedur yang berjalan dan mengimplementasikan point-point penting yang harus diterapkan kedalam sistem.
Tahapan Kegiatan : 1. Meminta dokumen SOP mengenai retensi / penyusutan Rekam Medis
2. MempelajariStandarOperasionalProsedur(SOP)mengenai retensi / penyusutan
3. Konsultasi dengan Kepala Instalasi Rekam Medik / Mentor mengenaiSOPRetensi/Penyusutan
4. Membuat catatan hasil pembelajaran dan konsultasi mengenai SOP
Output/Hasil : 1. SOP Penyusutan
Gambar 4.4 SOP Penyusutan Rekam Medis
2. Notulensi hasil pembelajaran SOP
Aktualisasi Nilai -
Nilai Dasar : 1. Berorientasi Pelayanan : 2 MP
2. Akuntabel : 2 MP
3. Kompeten : 2 MP
4. Harmonis : 1 MP
5. Loyal : 4 MP
6. Adaptif : 1 MP
7. Kolaboratif : 2 MP
Visi dan Misi : Sesuai Visi Rumah Sakit Mata Cicendo yang mengacu pada Visi Presiden yaitu Terwujudnya Indonesia Maju yang
Kontribusi terhadap
Berdaulat, Mandiri dan Bergotong Royong dengan peningkatan kompetensi dan kolaborasi yang dilakukan oleh penulis, melalui penerapan misi peningkatan kualitas manusia
Indonesia
Deskripsi Proses : Dalam kegiatan ini penulis melakukan izin terlebih dahulu kepada Kepala Instalasi untuk meminjam atau meminta SOP
Penyusutan, Pencarian SOP dilakukan bersama rekan kerja yang bertanggungjawab dengan penyimpan SOP.
PembelajaranSOP dilakukan di InstalasiRekamMedis dengan mencatat point-point penting yang ada di dalam SOP untuk diterapkan kedalam sistem yang akan dirancang. Hasil pembelajaran dikonsultasikan kepada Kepala Instalasi Rekam t Medis untuk mendapatkan arahan terkait penerapan pointpoint tersebut.
Catatan Mentor : Tindaklanjuti perancangan sistem
Hasil Kegiatan : Penulis mendapatkan point-point penting yang akan diterapkan ke sistem sesuai SOP yang berlaku
4.2.3 Kegiatan 3 : Melakukan pengumpulan informasi dan data mengenai retensi / penyusutan rekam medis
Tanggal
Pelaksanaan
Kegiatan
Tabel 4.4. Kegiatan Aktualisasi 3
: 03 Agustus 2022 - 10 Agustus 2022
Lokasi : Instalasi Rekam Medis
Tujuan Kegiatan : Untuk memperoleh informasi dandatayang akurat mengenai penyusutan rekam medis melalui rekan kerja dengan tetap mengacu pada SOP yang ada
Tahapan Kegiatan : 1. Mengumpulkan informasi dan data mengenai retensi / penyusutaan.
2. Mempelajari data-data mengenai retensi
3. Mencatat data-datayang akan dimasukan kedalam aplikasi
4. Konsultasi dengan kepala rekam medis mengenai isian data yang akan diterapkan di sistem
Output/Hasil : 1. Foto kegiatan pengumpulan informasi / data mengenai penyusutan dengan rekan kerja
Gambar 4.8. pengumpulan informasi / data mengenai penyusutan dengan rekan kerja a. Link Informasi dan Data mengenai Pemusnahan : https://drive.google.com/file/d/19MnGPoHWSco5PPL3teO 8dJrha5T1v67j/view?usp=sharing
Gambar 4.9 Laporan Pemusnahan Arsip Rekam Medis
Tahun 2021 b. Daftar Pertelaan Manual dan Komputerisasi
Gambar 4.10 Daftar Pertelaan Manual
Gambar 4.11 Daftar Pertelaan Komputerisasi c. Link hasil Scanning Retensi yang memiliki Nilai Guna https://drive.google.com/file/d/1ybldvT_kDklqFpAeKrBVlB4rcelTDM6/view?usp=sharing
Gambar 4.12 Hasil Scanning Retensi Rekam Medis yang memiliki nilai guna
2. Rangkuman Hasil Pembelajaran mengenai Informasi dan Data-Data Retensi
Gambar 4.13 Informasi dan data yang diperoleh dari mentor dan rekan kerja
3. Catatan Submenu yang Akan Diterapkan di Sistem
4. Notulensi Hasil Konsultasi dengan Mentor Mengenai Informasi dan Data-Data Retensi
Gambar 4.15 Notulensi Konsultasi
Aktualisasi NilaiNilai Dasar : 1. Berorientasi Pelayanan : 3 MP
2. Akuntabel : 4 MP
3. Kompeten : 3 MP
4. Harmonis : 1 MP
5. Loyal : 2 MP
6. Adaptif : 1 MP
7. Kolaboratif : 3 MP
Visi dan Misi : Sesuai Visi Rumah Sakit Mata Cicendo yang mengacu pada Visi Presiden yaitu Terwujudnya Indonesia Maju yang Berdaulat,MandiridanBergotongRoyongdenganinovasidan kolaborasi yang dilakukan oleh penulis, melalui penerapan misi peningkatan kualitas manusia Indonesia
Kontribusi terhadap
Deskripsi Proses : Penulis melakukan pengumpulan informasi melalui mentor dan rekan kerja untuk mendapatkan informasi yang akurat dansesuaidengankebutuhanyang perluditerapkankedalam sistem, informasi dan data yang didapatkan yaitu berupa laporan pemusnahan arsip, daftar pertelaan manual, dan hasil scanning Rekam Medis yang memiliki nilai guna. Dari hasil informasi dan datayang diperoleh penulis mendapatkan point-point penting yang akan diterapkan kedalam sistem berupa submenu yang memuat pengambilan data kunjungan pasien dan daftar pertelaan. Submenu tersebut dikonsultasikan kepada mentor untuk mendapatkan arahan mengenai perancangan sistem yang dibuat, dan konsultasipun berjalan dengan lancar.
Catatan Mentor : Tahapan kegiatan aktualisasi agar dilanjutkan
Hasil Kegiatan : Penulis mendapatkan informasi / data mengenai penyusutan rekam medis yang akan diterapkan melalui sistem yang akan dirancang.
4.2.4 Kegiatan 4 : Melakukan perancangan Sistem dengan Team IT (SIM RS)
Tanggal
Pelaksanaan
Kegiatan
Tabel 4.5. Kegiatan Aktualisasi 4
: 11 Agustus 2022 - 02 September 2022
Lokasi : Instalasi Rekam Medis dan Instalasi TI (SIM RS)
Tujuan Kegiatan : Untuk mengoptimalisasikan pelaksanaan penyusutan rekam medis di Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Mata Cicendo
Tahapan Kegiatan : 1. Melakukan perencanaan pembuatan system retensi bertujuan untuk memberikan pelayanan prima
2. Membuat aliran data yang terjadi pada system informasi retensi / penyusutan rekam medis melalui Diagram Konteks, Flowmap, Data Flow Diagram (DFD)
3. Perancangan Sistem Retensi / Penyusutan Rekam Medis dengan team IT
4. Uji Coba system Retensi / Penyusutan Rekam Medis
Output / Hasil : 1. Susunan rencana pembuatan system retensi / Nota Dinas
Link aliran data : https://drive.google.com/file/d/1JEQAlJsr_zjOMUrKbUgOv UIqKpJtBRKT/view?usp=sharing
Aktualisasi NilaiNilai Dasar :
Kontribusi terhadap Visi dan
Misi
: Sesuai Visi Rumah Sakit Mata Cicendo yang mengacu pada
Visi Presiden yaitu Terwujudnya Indonesia Maju yang
Berdaulat,MandiridanBergotongRoyongdenganinovasidan kolaborasi yang dilakukan oleh penulis, melalui penerapan misi peningkatan kualitas manusia Indonesia
Deskripsi Proses : Penulis membuat Nota Dinas bersama Mentor atau Kepala
Instalasi Rekam Medis untuk pengajuan perancangan sistem yang akan dibuat kepada tim IT (SIM RS), Nota Dinas dibuat secara detail dan teliti untuk memudahkan Tim IT dalam memahami isi dari perancangan sistem yang akan dibuat. Dari hasil pembuatan nota dinas tersebut penulis menggambarkan alirandata sesuaidengan SOP yang berlaku dan rancangan sistem yang dibuat. Perancangan Sistem pun dilakukandengantimITdalamaplikasiSIMRSdandiujicoba dengan hasil sesuai SOP yang berlaku.
Catatan Mentor : Tahapan kegiatan aktualisasi agar dilanjutkan
Hasil Kegiatan : Penulis menghasilkan sistem retensi/penyusutan rekam medis
4.2.5 Kegiatan 5 : Sosialisasi System Retensi / Penyusuta n Rekam Medis ke petugas rekam medis
Tanggal
Pelaksanaan
Kegiatan
Tabel 4.6 Kegiatan Aktualisasi 5
: 05 September 2022 – 06 September 2022
Lokasi : Instalasi Rekam Medis
Tujuan Kegiatan : Untuk memberikan pemahaman mengenai program pelaksanaan retensi / penyusutan rekam medis di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mata Cicendo
Tahapan Kegiatan : 1. Konsultasi dengan kepala instalasi rekam medis mengenai sosialisasi system retensi / penyusutan rekam medis.
2. Sosialisasi ke petugas rekam medis mengenai cara kerja system retensi / penyusutan rekam medis.
3. Mempraktekan cara kerja system retensi / penyusutan rekam medis
Output / Hasil : 1. Notulensi hasil konsultasi a. Sistem Retensi Rekam Medis: https://drive.google.com/file/d/1AwHyAOo7k8d71zzN RRMa0P-T4KMM-Hk2/view?usp=sharing b. Kelola Export Excel Retensi https://drive.google.com/file/d/1NFnVwQraVTZhsxsJ_iAMbAEn0XQtf_a/view?usp=sharing c. https://drive.google.com/file/d/1usoeYE5aiIVWlePDhRwWWpVeMnRPuoo/view?usp=sharing
Nilai Dasar : 1. Berorientasi Pelayanan : 2 MP
Aktualisasi Nilai-
2. Akuntabel : 2 MP
3. Kompeten : 1 MP
4. Harmonis : 2 MP
5. Loyal : 3 MP
6. Adaptif : 1 MP
7. Kolaboratif : 2 MP
Kontribusi terhadap Visi dan
Misi
: Sesuai Visi Rumah Sakit Mata Cicendo yang mengacu pada Visi Presiden yaitu Terwujudnya Indonesia Maju yang
Berdaulat,MandiridanBergotongRoyongdenganinovasidan kolaborasi yang dilakukan oleh penulis, melalui penerapan misi peningkatan kualitas manusia Indonesia
Deskripsi Proses : Penulis melakukan konsultasi dan meminta izin mengenai sosialisasisistemretensiyangakandilakukankepadapetugas rekam medis, dalam konsultasi kegiatan ini mentor / kepala instalasi rekam medis memberi dukungan penuh untuk mengsosialisasikan sistem yang akan dipakai dalam pelaksanaan retensi selanjutnya. Sosialisasi dilakukan di ruangan instalasi rekam medis pada hari senin 05 September
2022 dengan dihadiri 10 orang petugas rekam medis, penulis menjelaskan mengenai alur sistem retensi yang akan digunakan dan mempraktekkan cara kerja sistem retensi supayadalamtahap pelaksanaanretensiselanjutnyapetugas rekam medis sudah bisa menjalankan / menggunakan sistem retensi tersebut.
Catatan Mentor : Tahapan kegiatan aktualisasi selesai dan sudah di implementasikan
Hasil Kegiatan : Petugas rekam medis mengetahui alur sistem retensi yang akan digunakan/dijalankan dalam pelaksanaan retensi/penyusutan rekam medis.
4.3 Analisis Kemanfaatan dan Dampak Aktualisasi
4.3.1. Analisis Kemanfaatan
Manfaat dari pemecahan isu tentang Perancangan Sistem Retensi Guna
Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Mata Cicendo bagi individu adalah memudahkan petugas rekam medis dalam pelaksanaan penyusutan rekam medis inaktif sehingga pengambilan rekam medis inaktif tidak membutuhkan waktu yang lama karena data kunjungan terakhir pasien sudah diketahui dan dapat diambil dari sistem serta dapat dikelola sesuai dengan sistem penjajaran yang berlaku di Rumah Sakit Mata Cicendo. Dari kegiatan ini juga dapat mengetahui prosedur yang tepat mengenai pelaksanaan penyusutan rekam medis dari pengambilan data kunjungan terakhir pasien, Rekam Medis yang bernilai guna, diagnosa terakhir pasien, pembuatan daftar pertelaan yang berguna untuk pelaporan ke instalasi lain / ke instalasi rumah tangga dan khususnya untuk instalasi rekam medis.
Manfaat bagi unit kerja sendiri / Instalasi Rekam Medis yaitu rekam medis tersusun rapi dan tidak berceceran karena rekam medis inaktif sudah keluar dari rak penyimpanan rekam medis aktif sehingga rekam medis baru bisa tersimpan di rak penyimpanan rekam medis aktif. Selain itu pembuatanlaporan sudah otomatis dapat tertarik dari sistem retensi sehingga tidak perlu merekap kembali dari data manual.
Disamping manfaat bagi pribadi dan Instalasi Rekam Medis, hal lebih luas lagi yaitu manfaat bagi Rumah Sakit Mata Cicendo. Dimana kegiatan ini akan menjadi pendukung peningkatan kualitas mutu pelayanan menjadi lebih optimal dikarenakan pencarian rekam medis lebih cepat dan waktu tunggu pasien lebih cepat sehingga kepuasan pasien akan lebih baik dan berpengaruh terhadap mutu pelayanan.
4.3.2. Analisis Dampak
Pelaksanaan kegiatan aktualisasi selain memberikan manfaat tentu juga menimbulkan dampak positif, terutama yang berkaitan dengan Smart ASN dan Manajemen ASN. Selain itu juga berdampak pada nilai-nilai dasar ASN BerAKHLAK yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kolaboratif, Harmonis, Loyal, Adaptif dan Koalboratif.
Smart ASN terkait pelaksanaan penyusutan rekam medis berupa sistem retensi menghasilkan dampak positif yaitu dengan adanya sistem ini petugas rekam medis mampu mengakses, mengelola, memahami pelaksanaan penyusutan rekam medis secara optimal. Agar dapat mewujudkan hal tersebut diperlukan monitoring dan evaluasi untuk mengukur ketercapaian siklus yang berjalan sehingga perbaikan/peningkatan dapat dilakukan untuk siklus selanjutnya, hal ini dapat diterapkan pada pelaksanaan tugas lainnya. Selain itu kaitannya dengan nilai-nilai dasar ASN pun mendapat dampak positif dari adanya kegiatan ini diantaranya yaitu :
1. Berorientasi Pelayanan
Dalam kegiatan yang dilakukan selama aktualisasi terdapat nilai Berorientasi Pelayanan didalamnya, sebagai ASN tentu harus memberikan pelayanan prima seperti hormat kepada atasan , sopan ketika berdiskusi atau menyampaikan pendapat maupun usulan. Sehingga sikap dan perilaku tersebut akan tertanam ketika melakukan pelayanan kepada publik dengan menghasilkan pelayanan prima.
2. Akuntabel
Pada kegiatan ini terdapat hal yang mencerminkan nilai akuntabel, dimana pegawai semakin sadar akan kewajibannya untuk membuktikan tanggung jawab secara nyata. Hal ini dapat dibuktikan dengan pelaksanaan tugasyanglebihtersusundenganbaiksehinggamemberikanhasilyanglebih maksimal.
3. Kompeten
Dalam kegiatan yang dilakukan selama aktualisasi terdapat nilai kompeten dimana setiap petugas dapat meningkatkan pengetahuan dari segala sisi seperti refreshment pembelajaran mengenai retensi dan pemahaman mengenai sistem yang akan digunakan dalam pelaksanaan tugas lainnya
4. Harmonis
Pada kegiatan ini terdapat hal yang mencerminkan nilai harmonis, dimana setiap petugas lebih saling menghormati dalam pemberian masukan / arahan mengenai kegiatan yang dilakukan dan selalu menjaga lingkungan kinerja kondusif.
5. Loyal
Dalam kegiatan aktualisasi ini terdapat nilai loyal dimana keinginan untuk berusaha semaksimal mungkin dalam setiap pelaksanaan tugas selalu melibatkan atasan karena hal ini sangat penting dalam pencapaian kinerja.
4.4
Penulis mengharapkan hal ini harus selalu digunakan dalam setiap pelaksanaan tugas baik terhadap kepala instalasi maupun rekan kerja lainnya.Selainitumentaatiperaturanyangberlakudiinstansisangatpenting untuk menanamkan kedisiplinan dalam setiap kegiatan.
6. Adaptif Perubahan sistem kinerja dari manual ke sistem informasi dilakukan untuk mengoptimalisasikan pelakasanaan tugas yang merupakan salah satu dari kegiatan bernilai dasar Adaptif. Kegiatan aktualisasi ini merupakan bentuk inovasi untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan dapat menumbuhkan inovasi-inovasi lain di masa yang akan datang.
7. Kolaboratif
Kontribusi dengan berbagai pihak sangat bermanfaat dalam pekerjaan karena dapat memudahkan penyelesaian tugas dengan baik dan diharapkan pelaksanaan tugas selanjutnya dapat saling berkolaborasi untuk menghasilkan kualitas pelayanan yang prima dan cepat.
Tabel
4.5 Rencana Tindak Lanjut
Tabel 4.8
Rencana Tindak Lanjut
No Kegiatan Tujuan Sasaran Metode Waktu Pihak Terkait Indikator
Keberhasilan
1. Penggunaan sistem retensi dalam pelaksanaan penyusutan rekam medis di Rumah
Sakit Mata Cicendo
2. Monitoring dan evaluasi laporan retensi melalui sistem retensi
Untuk pengambilan data kunjungan terakhir pasien dalam pengambilan rekam medis inaktif
Untuk memonitoring dan evaluasi penggunaan sistem retensi dalam penarikan
Petugas Rekam Medis
SIM RS Setiap satu minggu
KepalaInstalasi
Rekam Medis dan Petugas
Rekam Medis
Rekam Medis inaktif tersusutkan
Petugas Rekam Medis
SIM RS Setiap satu bulan
KepalaInstalasi
Rekam Medis
Termonitoring
Pelaporan
Penyusutan
Rekam Medis
3. Monitoring dan evaluasi laporan pemusnahan arsip melalui sistem retensi (Daftar Pertelaan) laporan retensi rekam medis melalui
SIM RS
Untuk memonitoring dan evaluasi penggunaan sistem retensi dalam penarikan laporan daftar pertelaan yang akan diberikan kepada unit lain untuk dimusnahkan
Petugas
Rekam medis
SIM RS Setiap satu tahun
Instalasi Rekam Medis dan Instalasi
Rumah Tangga
Termonitoring pelaporan daftar pertelaan
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar BerAKHLAK dengan judul “Perancangan Sistem Retensi Guna Mengoptimalisasikan Pelaksanaan Penyusutan Rekam Medis di Rumah Sakit Mata Cicendo” yang telah dilaksanakan pada tanggal 27 Juli 2022 sampai dengan tanggal 06 September 2022 maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan kegiatan dan tahapan kegiatan menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, adaptif dan Kolaboratif serta Manajemen ASN, sehingga terwujudnya Smart ASN yang meliputi integritas, nasionalisme, profesionalisme, berwawasan global, menguasai IT dan bahasa asing, berjiwa hospitality, berjiwa entrepreneurship, dan memiliki jaringan luas. Setiap kegiatan yang dirancang disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi dari organisasi dan diharapkan dapat berkontribusi terhadap visi dan misi organisasi. Dengan nilai yang paling dominan dalam kegiatan aktualisasi ini adalah 15 kali dalam melakukan kegiatan aktualisasi yaitu nilai dasar “Loyal”.
2. Dengan dilakukannya perancangan sistem retensi maka pelaksanaan retensi tidak akan membuang waktu yang lama dan dapat memudahkan pekerjaan petugas rekam medis dalam melaksanakan retensi serta memudahkan dalam penarikan laporan retensi.
3. Terdapatnya menu sistem retensi di Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) yang dapat menarik semua data kunjungan terakhir pasien termasuk Nomor Rekam Medis yang akan disusutkan dari kunjungan terakhir 5 tahun ke belakang, dan dapat menarik laporan retensi yang telah diinputkan oleh petugas rekam medis.
4. Pelaksanaan aktualisasi yang dilaksanakan tanggal 27 September 2022 hingga 06 September 2022 berjalan sesuai dengan rancangan aktualisasi yang telah ditetapkan
