сИстеМы автОМатИзацИИ

RPA-роботы как инструмент оптимизации бизнес-процессов

www.obo-rt.ru

Роботизация процессов — один из наиболее эффективных современных способов повышения производительности труда на предприятиях. и речь не только о роботах-сварщиках или интеллектуальных обрабатывающих центрах. Мастерство производителей IT- продуктов тоже дошло до того уровня, когда с помощью их программ можно существенно облегчить труд бухгалтеров, делопроизводителей, операторов 1C и других сотрудников, вынужденных по долгу службы перекладывать с места на место кипы бумаг и портить зрение перед монитором, разбирая электронную почту или вычитывая документацию. Так может, пора сжалиться над ними и подарить им RPA-робота, который сделает всю рутинную работу за них?

RPA (англ. — Robotic Process Automation) — это программные роботы, которые эмулируют действия человека, производимые на ПК. Нужны они для автоматизации рутинных часто повторяемых операций. Это одна из относительно новых технологий и в то же время одна из наиболее энергично разрабатываемых и внедряемых на предприятиях.

в чем же привлекательность?

Почти все бизнес-задачи, которые мы решаем, сидя перед экраном компьютера, можно разложить на простые шаги. Например:  проверить почту и сохранить файл вложения на диск;  залогиниться в информационную систему и открыть нужный документ;  скопировать данные из файла и внести в информационную систему;  выгрузить отчет из информационной системы в Excel;  сгруппировать данные в нужный формат в Excel;  открыть веб-сайт, скопировать данные из него или внести данные на сайт;  перенести данные из одной системы в другую и т.д.

Все эти действия можно передать RPA-роботу. Также можно доверить ему не только функцию переноса информации, заполнения экранных форм и работу с офисными программами, но и распознавание скан-образов документов, консолидацию данных и формирование отчетов. Это может пригодиться в областях финансового и управленческого учета, бухгалтерии, а также в сферах продаж и закупок. RPA-робот будет повторять последовательность таких простых действий в виде алгоритма. При этом прописать его совсем несложно — для этого даже не нужен программист, с этим в состоянии справиться любой сотрудник компании, являющийся уверенным пользователем Excel. Конечно, все это можно сделать и с помощью, так скажем, классической автоматизации, но тут вступает в силу главный козырь RPA — его высокая экономическая эффективность. Робот изначально будет работать по индивидуальному алгоритму, заточенному под потребности и задачи именно вашей компании, быстро создается с помощью простых интерфейсов, стоит недорого и не предполагает специального обучения сотрудника, работающего с ним. На разработку вашего робота уйдет максимум месяц, а окупится он примерно за два. А если ваш выбор падет на российскую разработку, то вам всегда будут доступны русифицированная поддержка и сопутствующие консалтинговые услуги при разработке роботов.

робот-бухгалтер

Первый RPA-робот, с которым мы хотели бы вас познакомить,— это робот-бухгалтер. Его основная цель — обработка первичных документов на бумажных носителях: Торг-12, счет-фактур, УПД, актов выполненных работ, договоров, накладных и т.д. А задач сразу несколько. Сначала ему нужно отсканировать первичные бухгалтерские документы в потоковом режиме, затем классифицировать тип документа и запускать в зависимости от разных сценариев процесс по его обработке. При этом он еще должен распознавать реквизиты документов и находить соответствие в корпоративных справочниках! И конечно же, создавать и заполнять данными соответствующий документ в учетной системе и привязывать к нему сканобраз. Документы для сканирования такой помощник главного бухгалтера сможет получать не только со сканера, но и с электронной почты, локальных или сетевых папок, а также из систем ЭДО, в том случае, если они поступили не в бумажном виде, а сразу в электронном виде или в виде PDF-файлов (см. рис. 1). К слову, на данный момент максимум, которого удалось добиться разработчикам при распознавании,— это 99,9% полей в 97% документов.

RPA-робот изначально будет работать по индивидуальному алгоритму, заточенному под потребности и задачи вашей компании.

Рис. 1. источники получения роботом-бухгалтером документов для сканирования

Рис. 2. Серия RPA-роботов автоматически распознает и разделяет информацию по двум производственным системам разного назначения

Однако, как мы уже упоминали ранее, задача робота — не просто сканировать все подряд и складировать в какую‑то цифровую кучу, но и особым образом выделять реквизиты первичного документа. Это необходимо для поиска по распознанному наименованию соответствующего элемента из корпоративного справочника учетной системы. Но ведь и справочников может быть несколько! Обычно их можно разделить на четыре: контрагентов, договоров, услуг и номенклатуры. Применение методов машинного обучения позволило автоматически на основании неструктурированной распознанной информации определять соответствующий тип справочника. Робот использует комбинацию модифицированного метода поиска N-грамм и адаптированный под цели проекта метод измерения расстояния между двумя последовательностями символов Джаро-Винклера и Левенштейна для поиска соответствия распознанной информации и элементов справочника. Все это позволяет решать даже проблемы, связанные с неполным указанием наименования поставщика относительно справочника номенклатуры.

чтобы помочь обрабатывающей и добывающей промышленности

Специальный робот, высвобождающий килочасы человеческих ресурсов, был написан специально для одной крупной российской добывающей нефтегазовой компании. В нашей статье мы можем использовать его структуру в качестве примера эффективного RPA-робота для организации ввода документов. Что происходило в компании до его внедрения? Кураторы по электронной почте присылали отчеты в форме КС-3 и справки-расшифровки к ней в формате Excel, а бухгалтер открывал каждый из них и вычитывал, проверяя, корректны ли они, пытаясь не пропустить ошибки. Если находил таковые — отправлял обратно адресату на исправление. Если же все в порядке, создавал в 1С накладную и счет-фактуру и отправлял их на печать. Сейчас все эти действия выполняет робот. Разумеется, время обработки документов сократилось. В том числе и за счет того, что сократилось время взаимодействия между куратором и «бухгалтером». А для крупной отечественной двигателестроительной компании PRAробот стал, по сути, единым окном по обработке поступающих документов для учета затрат по сырью, материалам и приобретаемым входящим услугам. Сейчас он обрабатывает данные в соответствии с задачами кор

Рис. 3. RPA-робот может выгодно дополнить ERP-систему

поративных систем и разносит уже обработанную информацию по нужным системам. Тут стоит отметить, что организация получает в месяц порядка 15000 документов! Так что пришлось не просто создать RPA-робота, а их серию. Первым в цепочке стоит уже знакомый нам робот-бухгалтер, который сканирует и распознает информацию. Следующие же роботы разделяли информацию и вносили ее соответственно в собственную производственную систему компании, в которой ведется учет затрат по сырью и материалам, и в АС ФЗД — корпоративную систему госкорпорации «Ростех», где ведется учет по приобретаемым услугам (см. рис. 2). Еще один любопытный кейс — за годы плодотворной работы в корпорации накопился огромный объем неструктурированных документов формата PDF. Для реализации корпоративного проекта остро встала глобальная задача — среди двух миллионов документов найти те, которые соответствовали бы определенным критериям. Их RPA-роботу сначала пришлось распознать и отфильтровать по определенным критериям, а затем провести двухслойное преобразование и настроить поиск по полученной информации с помощью фильтров. Все опять получилось!

как снизить стоимость информационной системы?

Вторая по значимости тема, связанная с применением RPA-систем (первая — замещение человеческого труда при выполнении рутинных операций), — это внедрение роботов с целью снижения стоимости владения информационной системы, например, ERP или CRM. Сценарий этот не столь очевидный, но весьма действенный. Дело в том, что те же ERP несколько неповоротливы по части решения некоторых задач, и время ожидания результата иногда существенное. Однако выход есть — их можно передать RPA-роботу, расширив с его внедрением функционал существующей системы, усилив в то же время ее быстродействие. Это произойдет за счет того, что RPA использует иные приемы обработки информации (см. рис. 3). Именно они позволили решать задачи развития любых информационных систем, так как технология RPA обеспечивает доступ ко всем типам данных в компании и имеет конструктор приложений. Давайте рассмотрим несколько сценариев применения систем RPA в ранее установленных системах:

Сценарий №1. В крупном холдинге имеется ERP-система с единой конфигурацией, однако в ней отсутствует специфичный функционал для каждого подразделения.

Сценарий № 2. Компания использует облачную ERP-систему, которая в целом устраивает ее, но в ее бизнес-арсенале есть неавтоматизированные в облачной системе процессы.

Сценарий №3. Компания использует множество информационных систем, слабо интегрированных между собой (так называемая лоскутная автоматизация).

Сценарий №4. Компания использует тяжелую ERP-систему, кастомизация которой происходит медленно и дорого. К преимуществам развития систем с помощью RPA можно отнести высокую скорость решения задач, невысокую ее стоимость внедрения в ERP/CRM/EAM систему. При этом сохраняется функциональность тиражируемого ядра систем, что защищает их от ошибок в результате локальных доработок, а компания сохраняет возможность получать качественно проработанные новые версии системы. В качестве примера удачного включения RPA-роботов можно рассказать о компании, занимающейся бурением газовых скважин. Требовалось расширить имеющуюся систему с целью получения оперативного ежедневного анализа затрат по бурению скважин. Так что задачей RPA-робота стали сбор и консолидация суточных рапортов со скважин о глубине и параметрах проходки, а также формирование отчетности по учету расходов в соответствии с методологией Daily Cost.

— С какими еще программами может интегрироваться RPA?

— С любыми, никаких ограничений тут нет. В том числе и с теми, которые неизвестны разработчику и которые появятся в будущем. В этом ее преимущество. Сразу в системе прописаны порядка 20‑ти шлюзов для работы с распространенными программами и приложениями, но их количество всегда можно увеличить.

— RPA-робот— это макросы и запись действий пользователя?

— Прообразом RPA-систем действительно стали макросы. Роботами же их стали называть, так как они полностью стали заменять человека в некоторых участках рутинных работ, для связки каких‑то действий человек уже не нужен. Для этого есть программа-оркестратор, которая координирует действия нескольких приложений и, помимо этого, фиксирует уровень нагрузки на систему, все логики, ошибки и пр. А это уже ведет не только к автоматизации, а уже к культуре применения роботизации.

— Нужно ли иметь на компьютере набор каких‑то программ для работы робота?

— Нет, не нужно. Все необходимое уже содержится в системе.

— Сколько задач одновременно может выполнять один робот?

— Один робот— это единомоментное решение лишь одной задачи, и только по ее окончании — следующей. Именно поэтому часто нерационально иметь на ПК только одного прописанного RPA-робота. Чаще их нужно 20‑30. Жить они могут на одном компьютере, а координировать их действия будет оркестратор.

— Может ли робот работать по определенному графику или расписанию?

— Да, это можно прописать в интерфейсе. Однако рассказы об IT-продукте всегда подобны любованию тортом в витрине. Каким бы красивым он ни был, а не попробуешь кусочек — вкуса не узнаешь!