2013 C贸digo de Etica y Est谩ndares de Conducta de Penta Security
CODIGO DE ETICA Y ESTANDARES DE CONDUCTA PENTA SECURITY Penta Security declara su compromiso de adherir a los más elevados estándares de ética para orientar nuestras acciones, decisiones y conducta. El presente Código está diseñado para ayudarnos a comprender las obligaciones éticas y legales cuando requerimos manejar las relaciones de negocios de Penta Security. Aunque el código no cubre todas las materias que pudieran surgir, la intención es establecer los lineamientos a los cuales podemos referirnos en circunstancias donde el curso correcto de conducta pueda ser confuso. El cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables es una obligación para todos los empleados y colaboradores de Penta Security, así como también lo es el cumplimiento de las políticas y normas internas de la Compañía. Si una ley está en conflicto con alguna disposición de este Código, siempre se deberá cumplir con la ley. Si una costumbre, práctica de la industria o política previa de la Compañía está en conflicto con este Código, se deberá cumplir con este Código. Todos los ejecutivos de Penta Security deben mostrar un compromiso con el Código de Etica a través de sus acciones. Asimismo, deben promover un ambiente donde el cumplimiento es esperado y valorado. La administración de este Código está a cargo del Oficial de Cumplimiento de Penta Security. El Código de Etica rige para todos los integrantes de Penta Security. 1.
Roles y Responsabilidades
1.1
Responsabilidades de la Compañía
Brindar a todos los empleados lineamientos claros en materias de conducta diaria en el negocio. Implementar y hacer cumplir el Código de Ética de Penta Security. Asegurarse de que todos los empleados estén en conocimiento y comprensión del Código de Ética, así como proveer asesoría continua a todos los empleados acerca de las políticas y procedimientos de la Compañía. Requerir de todos los gerentes y supervisores implementar y cumplir el Código. 1.2
Responsabilidades de Gerentes y Supervisores
Asegurarse de que todos los empleados bajo su supervisión reciban una copia del Código de Ética. Todo el personal de Penta Security tiene la obligación de firmar una confirmación escrita en que declara que ha recibido y leído el Código y en que toma conocimiento que sus disposiciones forman parte integrante de las normas que rigen su vinculación contractual con la Compañía. Esta confirmación deberá mantenerse en la carpeta personal del empleado. Responder toda consulta relacionada con el Código de Ética, y en caso de requerirlo, consultar al Oficial de Cumplimiento y asegurarse de que el empleado obtenga respuesta.
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Hacer cumplir los requerimientos del Código y de las políticas y procedimientos de la Compañía que soportan al Código. Mantener un ambiente de trabajo que permita una comunicación franca y abierta, libre del temor a represalias, en relación al Código de Ética. Reportar violaciones reales o aparentes del Código o de las políticas y procedimientos de la Compañía. 1.3
Responsabilidades de los Empleados de Penta Security
Tomar conocimiento del Código. Adherir a sus disposiciones, así como a las políticas, procedimientos y prácticas que las soportan en la conducta diaria del negocio. Solicitar ayuda cuando el curso de acción apropiado no sea claro o conocido. Permanecer alerta a situaciones que puedan resultar en acciones ilegales, contrarias a la ética, o que signifiquen una violación del Código o a las políticas y procedimientos que soportan al Código, o que puedan ser de otra manera impropias. Reportar violaciones reales o aparentes del Código o de las políticas y procedimientos de la Compañía. 1.4
Protección y Uso Adecuado de los Activos de la Compañía
Proteger los activos de la Compañía contra pérdida, robo y mal uso es responsabilidad de cada empleado. Cualquier sospecha de robo, fraude o uso inapropiado de activos de la Compañía deberá ser reportada al supervisor directo o al Oficial de Cumplimiento. Los activos solo pueden ser usados por los empleados para el desempeño de sus funciones y para el legítimo propósito del negocio de la Compañía. Los activos no pueden ser vendidos, prestados, regalados, o dados de baja sin autorización apropiada. 1.5
Salud Ocupacional y Seguridad
Penta Security hace todos los esfuerzos para proveer a sus empleados un ambiente de trabajo saludable y seguro. Todos los empleados deben regirse por los estándares de Penta Security en materia de seguridad, y colaborar en mantener un ambiente de trabajo saludable y seguro. Se entenderá que forman parte de este Código las disposiciones relativas a las obligaciones y prohibiciones de los trabajadores, contempladas en el Libro Tercero del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de Penta Security.
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2.
Conducta Corporativa
2.1
Trato Justo a Clientes
Todo cliente tiene derecho a un trato justo, profesional y con calidad de servicio, de acuerdo con la legislación y normativa vigentes. Se deberá ofrecer a los clientes productos que se adecuen a sus necesidades, de forma que al contratar una póliza con nuestra Compañía, el cliente conozca y entienda su contenido, beneficios y costos. Se les informará con imparcialidad, rigurosidad y en forma entendible, veraz y oportuna sobre los términos y condiciones de los productos y servicios de la Compañía. La venta de un producto de Penta Security estará siempre orientada al beneficio o valor agregado que dicha venta signifique para el cliente. Por su parte, el cliente tiene como deber entregar una información veraz en el momento de suscribir la póliza, pagar la prima oportunamente y cumplir con las formalidades de denuncio de siniestros, en la eventualidad que esto ocurra. 2.2
Trato Justo a Empleado y Derecho a Disenso
Todo empleado de Penta Security tiene derecho a un trato justo, cortés y respetuoso por parte de sus superiores, subordinados y pares. Así mismo, Penta Security exige a sus empleados un trato respetuoso, prudente, leal y correcto hacia el empleador. Penta Security no tolerará la discriminación ni el acoso por motivos de raza, religión, credo, nacionalidad, sexo, discapacidades, edad, ni por ningún otro motivo. La Compañía considera como un deber ético el Derecho a Disenso de sus empleados. Éste consiste en el derecho a que los trabajadores puedan plantear opiniones discordantes o discrepantes sobre una materia determinada a sus jefaturas, y que éstas sean escuchadas y consideradas como un aporte; siempre que sean planteadas en forma sensata y respetuosa, con el objeto de enriquecer y fortalecer los lineamientos sobre dicha materia La Compañía no es partidaria de prácticas contrarias a lo establecido en este punto, por lo que ante situaciones que infrinjan dicho deber, los afectados podrán denunciarlos a través de los medios establecidos y serán materias de investigación, conforme proceda cada caso. 2.3
Conflictos de Interés
Penta Security reconoce que sus directores, ejecutivos y empleados tienen sus propios intereses particulares. No obstante, siempre deben actuar en los mejores intereses de la Compañía y deben evitar cualquier circunstancia de conflictos de interés personal o que pudieran estar en conflicto con las obligaciones para con Penta Security. Se presume la existencia de un conflicto de interés por parte de un colaborador y por lo tanto se encuentra prohibido, en las siguientes situaciones: a) Que el empleado trabaje en forma simultánea para otra institución de giro igual o similar a aquel que desempeña para Penta Security. b) Que el colaborador sea propietario, por si solo o en calidad de socio, de una empresa dedicada a cualquier actividad de intermediación de seguros o de provisión de bienes y servicios para compañías de seguros.
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Ante la eventualidad de que pueda existir conflicto de intereses, se requerirá autorización del Oficial de Cumplimiento, para participar por sí o en cualquier forma en empresas que sean proveedoras o clientes de Penta Security y para desempeñar otros empleos fuera de la empresa que tengan algún grado de vinculación con ésta. Se debe notificar al Oficial de Cumplimiento cualquier relación comercial de Penta Security con cualquier Compañía en que un empleado o un familiar directo tengan participación directa o puedan obtener un beneficio y que pueda dar origen a un conflicto de interés real o aparente. Para efectos de esta norma, se considera como familiar directo por consanguinidad o afinidad al cónyuge, hijos, padres, hermanos, suegros, cuñados, nueras y yernos Los empleados no deben, directamente o a través de algún miembro de su familia: a) Intentar influenciar alguna decisión de Penta Security con vistas a derivar algún beneficio personal directo o indirecto; o b) Tener algún interés financiero que pudiera tener un impacto negativo en el desempeño de sus deberes, o derivar algún beneficio financiero de algún contrato entre Penta Security y un tercero donde estén en posición de influenciar las decisiones que se tomen en relación a ese contrato. Cualquier persona que en razón de su cargo, posición, actividad o relación con el respectivo emisor de valores o con las personas señaladas en el artículo siguiente, posea información privilegiada, deberá guardar reserva y no podrá utilizarla en beneficio propio o ajeno, ni adquirir o enajenar, para sí o para terceros, directamente o a través de otras personas los valores sobre los cuales posea información privilegiada. 2.4
Contratación de familiares y Relaciones de Pareja
Los empleados deberán informar a Penta Security, cuando se produzca una contratación de un familiar directo por consanguinidad ó afinidad (cónyuge, hijos, padres, hermanos, suegros, cuñados, nueras y yernos), independiente del tipo de contrato que se suscriba, situación que será puesta en conocimiento del Jefe de Personal y del Oficial de Cumplimiento. Así también, en los casos de relaciones de pareja entre empleados de la Compañía, esta situación debe ser comunicada por escrito al Oficial de Cumplimiento, con el objeto de evaluar si corresponde o no a una relación de trabajo inapropiada, tal como situaciones de dependencia directa o indirecta. 2.5
Relaciones con Proveedores
Los empleados deberán adquirir bienes y servicios y hacer transacciones para la Compañía en los términos más favorables para la Compañía. Los empleados deberán declarar a la Compañía en caso de que él o los miembros de su familia inmediata tengan intereses de propiedad en un negocio que sea proveedor o cliente o que esté efectuando servicios de cualquier tipo, o que sea compensado por Penta Security como tal, en virtud de algún negocio. El personal encargado de interactuar en la adquisición de productos e insumos para Penta Security debe colocar órdenes y celebrar contratos y compromisos con proveedores, privilegiando únicamente el interés patrimonial de la Compañía.
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2.6
Tratamiento de la Compañía a autoridades públicas
Los empleados de la Compañía tratarán con la debida diligencia los requerimientos de las entidades reguladoras u otros organismos del Estado. Sin embargo, la atención a funcionarios públicos dotados de autoridad nunca deberá ser de índole que puedan comprometer o que den la impresión de comprometer la integridad o la reputación ya sea del funcionario público o de la propia Compañía. 3.
Prohibiciones
3.1
Acoso Sexual
Está estrictamente prohibido el hostigamiento o acoso sexual, entendiéndose por tal, cualquier actitud o comportamiento de carácter sexual no deseado por la persona afectada o que incida en su continuidad en la empresa. Esta prohibición es válida tanto en las relaciones jerárquicas como entre compañeros de trabajo y se extiende igualmente en la relación con clientes, proveedores o público en general. 3.2
Acoso Laboral
El personal de la Compañía debe abstenerse de ejercer presión indebida sobre sus compañeros de trabajo. Dentro de este ámbito, se reconocen como conductas especialmente prohibitivas y atentatorias con respecto a las personas, los rumores, la crítica velada y el tratamiento despectivo o humillante hacia los demás. 3.3
Confidencialidad
El prestigio del Penta Security está condicionado de manera significativa por el grado de confidencialidad que ofrezca a sus clientes y al público en general en sus operaciones y vinculaciones con la Compañía. Dicho postulado se extiende naturalmente a la información referente a estrategia y planes de negocios, lista de clientes, nómina de colaboradores, programas corporativos, aplicaciones y software, tecnología y sistemas. En el ejercicio de sus cargos, muchos empleados pueden tener acceso o conocer información confidencial sobre Penta Security, sus clientes actuales o futuros, sus proveedores, sus accionistas y otros empleados. El personal que posea esta clase de información confidencial debe observar absoluta discreción en su empleo o utilización, absteniéndose de revelarla sino a aquellas personas que también, en razón de sus funciones institucionales, deban conocerla, lo que supone necesariamente también una especial preocupación por la custodia de la documentación e información que cada uno administra en el desarrollo habitual de su cargo. Adicionalmente, el mal uso de informaciones confidenciales o reservadas da origen a responsabilidades civiles y penales, tanto contra Penta Security como también contra la persona responsable de haber hecho mal uso de dicha información en los términos que actualmente contempla nuestra normativa legal. Está prohibido que toda información confidencial, no pública de nuestras actividades de seguros y financieras propias de la Compañía o que se efectúan por cuenta de nuestros clientes, pueda ser traspasada a cualquier ente externo, que pueda emplearla con fines comerciales, publicitarios o de otra naturaleza. 3.4
Coerción de Auditores
La integridad de los estados financieros auditados de la Compañía es crítica. Ningún Directivo o empleado ejercerá alguna acción para influenciar fraudulentamente, coercer, manipular, o engañar a los auditores externos en la ejecución de la auditoría de los estados financieros de la Compañía con el propósito de hacer que los estados financieros resultantes sean materialmente falsos.
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3.5
Regalos de Terceros
Nunca un colaborador de Penta Security ni un familiar directo deberán aceptar obsequios o atenciones que denoten la intención del oferente o del convocante de influir en un empleado o compensarlo por algún negocio o transacción que se realice con la Institución, ya sea antes o después de que esa operación se haya llevado a cabo. Con mayor razón ningún empleado de la empresa podrá solicitar, pedir ni aceptar obsequios como condición para generar relaciones comerciales con la Institución. Lo expuesto en el párrafo precedente se traduce en que no se podrán aceptar obsequios de valor significativo, entendiendo por valor significativo a todo obsequio o atención que supere las 2.5 UF. Excepciones a la regla descrita deberán ser informadas al Oficial de Cumplimiento y aprobadas por éste. 3.6
Cohecho
Es contrario a la política de Penta Security entregar comisiones u otra clase de remuneraciones o incentivos no autorizados a personas u organizaciones, tales como agentes del Estado, abogados u otros consultores, con el propósito de atraer negocios a Penta Security. Está estrictamente prohibido ofrecer o pagar cualquier remuneración o dar consideraciones de esta especie a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, a partidos políticos o candidatos a cargos políticos, con excepción de aquellas expresamente consagradas por la legislación del país y que no se encuentran condicionadas a negocios específicos. Los regalos que Penta Security hace a algún cliente o a empleados de éste, usuarios o proveedores, no pueden tener otro propósito ni ser de magnitud tal que sobrepase los términos usuales con que se manifiesta una atención o saludo de cortesía hacia ellos; por lo tanto, deben ser adecuados y sobrios para cada ocasión. 3.7
Lavado de Activos
Penta Security, en cumplimiento de la normativa impartida por los entes reguladores y de sus políticas internas, apoya firmemente el esfuerzo en la prevención de las conductas constitutivas de lavado o blanqueo de activos, provenientes principalmente del tráfico de drogas; y tiene la obligación y compromiso de apoyar a las autoridades en la identificación de transacciones de lavado de activos, por ello todo el personal se encuentra obligado a cumplir con los siguientes principios básicos: a) Conocimiento del Cliente: es obligación de la Compañía identificar y conocer a sus clientes, a partir de documentos de identidad oficiales. b) Si se tiene la sospecha que una transacción realizada por un cliente pudiera estar relacionada con hechos ilícitos deberá reportarse de inmediato al Oficial de Cumplimiento. El lavado de dinero implica un riesgo financiero y reputacional, que puede afectar la estabilidad de Penta Security.
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3.8
Drogas ilícitas y alcohol
La Compañía prohíbe estrictamente la posesión, distribución, venta y consumo de drogas ilícitas y alcohol en sus dependencias, cualesquiera sea la forma y modalidades que ello revista. Se exceptúa de esta disposición el consumo moderado de bebidas alcohólicas con ocasión de actividades institucionales, así como en ocasión de festividades o reuniones de camaradería. Ningún empleado, bajo circunstancia alguna, podrá presentarse al trabajo o desempeñarlo encontrándose bajo la influencia de drogas ilícitas o alcohol. 4.
Transparencia
4.1
Sistemas, Libros y Registros Contables
Es política de la Compañía que sus libros y registros reflejen de forma razonable y precisa todas las transacciones y la adquisición y baja de activos con detalle razonable y estarán de acuerdo con los requerimientos legales aplicables y con el sistema de control interno de la Compañía. Los libros y registros serán mantenidos de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados por la ley chilena. Ninguna declaración o registro falso, artificial o engañoso se hará en los libros, registros y estados financieros de la Compañía. Será sancionada drásticamente la omisión o adulteración maliciosa de todo libro, registro o cuenta que refleje transacciones u operaciones indebidas de Penta Security o disposición arbitraria de sus bienes. Esto incluye cualquier actuación que tienda intencionalmente a producir una distorsión a la contabilidad general de la Compañía. 4.2
Canales de Denuncia
La Compañía asegurará la existencia de canales de comunicación que permitan a los empleados hacer denuncias sobre posibles violaciones a la ley o las regulaciones, potenciales fraudes internos o externos, supuestas infracciones al Código de Ética o a las políticas y procedimientos, con total confidencialidad y garantizará una adecuada investigación del caso denunciado y tomará las medidas correctivas pertinentes. Cualquier empleado que sufra o conozca de hechos ilícitos definidos como acoso sexual o laboral, tiene derecho a denunciarlos a través de los canales que la Compañía procurará. Asimismo, la Compañía dispondrá los mecanismos para asegurar que no habrá ningún tipo de represalia contra los empleados que reporten posibles infracciones u otras preocupaciones. Cualquier empleado que se involucre en represalias de este tipo será sujeto de serias acciones disciplinarias, incluyendo su posible desvinculación.
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