C贸digo de Conducta Empresarial de
Komatsu Cummins Chile (IV revisi贸n, 23 de junio de 2014)
C贸digo de Conducta Empresarial de
Komatsu Cummins Chile
Contenidos 6. Proteccion del medioambiente
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Mensaje sobre la seguridad y la salud ocupacional
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7. Manejo de la información A. Protección y manejo de la información. B. Uso de la información. C. Prohibición de tráfico de información privilegiada. D. Difusión de información.
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1. Principios de la administración de la empresa A. Búsqueda de la calidad y confiabilidad. B. Énfasis en el gobierno corporativo. C. Refuerzo de la competitividad del negocio y el Estilo KOMATSU.
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2. Cumplimiento de las reglas A. Cumplimiento de las reglas jurídicas y sociales. B. Prácticas habituales. C. Evitar organizaciones criminales.
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8. Establecimiento de sistemas de control interno A. Garantía de gobernabilidad corporativa. B. Garantía de información financiera apropiada.
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3. Relacion con la sociedad A. Responsabilidad Social Empresarial (RSE). B. Relaciones entre Komatsu Cummins Chile y los grupos de interés. C. Contribución social. 4. Transacciones comerciales libres y justas A. Competencia leal. B. Relaciones sociales apropiadas. C. Relaciones con organizaciones y funcionarios gubernamentales. D. Comercio internacional apropiado.
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37 5. Relación entre la empresa y empleados A. Política de Recursos Humanos. B. Salud y seguridad ocupacional. C. Aumento de la seguridad de las personas. D. Protección de propiedades y activos corporativos.
9. Marco de cumplimiento 59 A. Comité de ética y ejecutivo de cumplimiento. B. Unidad responsable del cumplimiento. C. Canal de consultas y denuncias (para consultas y denuncias de los empleados, clientes, proveedores y otros grupos de interés). D. Protección a empleados por consultas y entrega de información. E. Acciones a nivel de la empresa. 10. Difusión y aplicación del código de conducta A. Certificado de cumplimiento. B. Responsabilidad de los ejecutivos. C. Aplicación. D. Revisión. E. Versiones locales del código.
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ANEXO : Política de regalos, invitaciones a eventos 72 y viajes.
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Introducción
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Komatsu Cummins Chile está comprometida con la Calidad y Confiabilidad como piedras angulares de su gestión a fin de maximizar su valor corporativo. Se define como nuestro valor corporativo a la suma total de la confianza que nos entrega una amplia variedad de segmentos de la sociedad y todos los grupos de interés relacionados con el negocio Komatsu Cummins Chile. Para aumentar esta confianza, debemos no sólo mejorar nuestros resultados comerciales, la solidez y transparencia de nuestra gestión, sino también convertirnos en una empresa que disfrute de un mayor nivel de confianza de parte de la sociedad. Por consiguiente, se hace cada vez más importante para nosotros cumplir a cabalidad con “las Reglas de la Comunidad Empresarial” (en adelante “las reglas”). Las reglas no se limitan a leyes y reglamentos que se aplican a nuestras actividades comerciales, incluyen también aquellas reglas que por lo general son reconocidas y respetadas en la sociedad. Además, en los últimos años se han acumulado una serie de inquietudes acerca del medio ambiente del planeta y la escasez de recursos naturales junto con el aumento de la población. En tales circunstancias, las expectativas de acciones responsables por parte de cada empresa han ido creciendo y, a fin de lograr la confianza de la sociedad, se ha vuelto un elemento importante que una empresa actúe
con reconocimiento de su propia “responsabilidad social”. Este documento, “Código de Conducta Empresarial de Komatsu Cummins Chile” (en adelante “el código”), describe las reglas. Comenzando por los altos ejecutivos de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile, cada uno de los empleados debe leer cuidadosamente, entender y actuar en conformidad con los contenidos de este documento. Esto es lo que se espera del grupo Komatsu Cummins Chile como una entidad que forma parte de dos corporaciones globales: Komatsu y Cummins. Por otra parte, Komatsu prepara y comparte con el grupo Komatsu Cummins Chile “el Estilo KOMATSU”. Dicho estilo establece “lo que se transmitirá a las nuevas generaciones en nuestra organización a nivel mundial independiente de cualquier cambio en sus miembros”. Si bien el Estilo KOMATSU representa el sentido de los valores y la fortaleza que todos los miembros del grupo Komatsu Cummins Chile debieran heredar de generación en generación, el código debe poner en práctica responsablemente dicho sentido de los valores y la fortaleza según se representa en el Estilo KOMATSU y expresar su compromiso de coexistir con la sociedad como un buen ciudadano corporativo. El código y el Estilo KOMATSU indican cómo debemos comportarnos, nos señalan nuestros más importantes principios rectores. Nuestra intención es incluir información actualizada en esta novena edición del código, porque comprendemos que las reglas y requerimientos sociales cambian de manera constante. No
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Introducción
Jeffrey Dawes Presidente Komatsu Cummins Chile Abril de 2014
Los Cinco Principios de Cumplimiento Independientemente de las circunstancias, usted debe 1 cumplir con las reglas y la confianza de la sociedad. (“Las reglas” se refieren a las “las Reglas del Código”, de acuerdo a la definición en el CÓDIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL DE KOMATSU CUMMINS CHILE, que incluye, de manera genérica, las leyes, ordenanzas, costumbres y prácticas en Chile.) No se tolerará el desconocimiento de las reglas. De no estar seguro, usted debe revisar las reglas por sí 2 mismo y derivar sus inquietudes a través del Canal de consultas y denuncias. (Todos los empleados del grupo Komatsu Cummins Chile deben leer detalladamente y asegurarse de entender claramente el CÓDIGO DE CONDUCTA EMPRESARIAL DE KOMATSU CUMMINS CHILE) Nunca oculte ni encubra algún error o incumplimiento de las reglas. Si sabe de algún error o incumplimiento 3 de las reglas, usted debe informar de inmediato a su superior inmediato o gerente del área o de la empresa.
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Si descubre algún error o incumplimiento de las reglas, debe corregirlo de inmediato, y ejecutar acciones preventivas para asegurarse de que no vuelva a ocurrir.
Usted nunca debe realizar acciones destinadas a impedir o dificultar que cualquier persona informe o reporte una denuncia o consulta al Canal de consultas y denuncias establecido en el código; o a otras 5 personas o áreas pertinentes. (Komatsu Cummins Chile está comprometida a asegurar que no se emprenderá ninguna acción adversa en contra de la persona por entregar o consultar tal información.) Cada uno de los empleados del grupo debe obedecer estos principios, a fin de hacer de Komatsu Cummins Chile una empresa que cuente con la confianza de la sociedad.
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obstante, resulta obvio que es imposible incluir todas las reglas en este documento. Cuando nos encontremos con algo distinto a lo establecido en el código o en las reglas o normas estipuladas, se espera que la dirección superior y gerentes de todas las empresas del grupo decidan con criterio y de acuerdo con el objetivo básico del grupo Komatsu Cummins Chile y los principios descritos en el código. Los “Cinco principios de cumplimiento”, resumen aquello que más deseo enfatizar. Insto a cada uno de los empleados del grupo Komatsu Cummins Chile, a tener siempre presentes los Cinco principios de cumplimiento, además de la propia Responsabilidad Social del grupo Komatsu Cummins Chile, observar las reglas contenidas en el código, e implementar medidas específicas en todas las actividades comerciales y operacionales para cumplir estrictamente con el código.
1. Komatsu Cummins Chile asegurará un ambiente laboral seguro y protegerá la salud de sus empleados. 2. Komatsu Cummins Chile promoverá actividades proactivas de seguridad y salud ocupacional para que todos los empleados desempeñen su trabajo bajo estas condiciones, trabajando en conjunto como un equipo.
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3. Sin perjuicio de que el respeto y adhesión a la seguridad y salud ocupacional debe ser un valor compartido por todos los empleados de Komatsu Cummins Chile, todas las personas que desempeñen un cargo ejecutivo o de supervisión en la empresa, deberán verificar y asegurar el cumplimiento de lo indicado en los dos puntos anteriores, demostrando en la operación diaria la ejecución de sus deberes en forma consecuente con lo señalado. Las personas cuya responsabilidad en Komatsu Cummins Chile se relacionan con la seguridad y salud ocupacional deben promover actividades concretas al efecto y acorde con las siguientes guías de acción: a. Cumplir las leyes y regulaciones relativas a seguridad y salud ocupacional , además de las normas y reglas internas. b. Resolver oportunamente cualquier contingencia, inquietud o requerimiento relacionado con la
seguridad y salud ocupacional. Para lograr dicha tarea, es fundamental trabajar en conjunto con la gerencia respectiva y las organizaciones de empleados. c. Hacer los mayores esfuerzos diarios para prevenir incendios y otros siniestros y eliminar o controlar todo posible riesgo en el lugar de trabajo. También se debe realizar los mejores esfuerzos para minimizar los daños en caso de ocurrir un desastre natural. d. Crear un ambiente de trabajo confortable y óptimo para la salud física y mental de los empleados. e. Reforzar proactivamente toda iniciativa relativa a la seguridad y salud ocupacional, no solo al interior de Komatsu Cummins Chile, sino que también con nuestros clientes, distribuidores y proveedores. Jeffrey Dawes Presidente Komatsu Cummins Chile Abril de 2014
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Mensaje sobre la seguridad y la salud ocupacional
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Principios de la administraci贸n de la empresa Independiente de las circunstancias, usted debe cumplir con las reglas y la confianza que le entrega la sociedad.
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Principios de la administración de la empresa
Las siguientes cinco directrices indican lo que debemos hacer para incrementar la calidad y confiabilidad de los aspectos recién mencionados. Éstas servirán también como directrices corporativas de Komatsu Cummins Chile, y se espera que sean la guía para todos los empleados del grupo a la hora de realizar sus tareas diarias. Estas son: a. Siempre pensar en las necesidades de los clientes y esforzarse por entregar productos, servicios y sistemas que sean seguros, innovadores y comprometidos con la protección del medio ambiente;
La esencia de la administración de Komatsu Cummins Chile es maximizar su “valor corporativo” mediante la búsqueda de “calidad y confiabilidad”. Creemos en el concepto que el “valor compartido” representa la suma total de confianza puesta en Komatsu Cummins Chile por la sociedad en general y nuestros grupos de interés. Las empresas de Komatsu Cummins Chile deben considerar la Responsabilidad Social Empresarial (“RSE”) como parte integral de la gestión de negocios. 1. Búsqueda de calidad y confiabilidad La búsqueda de la “calidad y confiabilidad” se aplica naturalmente a nuestros productos y servicios para asegurarnos que sean altamente valorados por nuestros clientes. Sin embargo, su exitosa aplicación abarca además aspectos
b. Buscar siempre la innovación de tecnología y gestión; c. Promover la gestión consolidada desde una perspectiva global; d. Contribuir al bienestar de la comunidad local como un buen ciudadano corporativo; y e. Brindar a los empleados oportunidades para la innovación y logros, a la vez de promover la salud y seguridad de los empleados y sus familias. 2. Énfasis en el gobierno corporativo Todos los ejecutivos de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deben conducir una gestión sostenida de acuerdo con este código, incrementando, al mismo tiempo, la solidez y
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como la estructura organizacional, las operaciones comerciales, los empleados y la gestión en general.
La fortaleza de Komatsu en la competitividad del negocio, las convicciones y enfoques existentes en tal fortaleza, además de los patrones de conductas para la implementación práctica, se aclaran en el Estilo KOMATSU.
3. Refuerzo de la competitividad del negocio y el Estilo KOMATSU
Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán compartir el espíritu del Estilo KOMATSU en sus operaciones diarias y traspasarlo a las futuras generaciones, de modo que el Estilo KOMATSU se herede apropiadamente en nuestra organización independiente de los cambios en sus miembros.
La fortaleza de Komatsu nace de su sólida gobernabilidad corporativa y la “competitividad del negocio” (Monozukuri Kyosoryoku).
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La competitividad del negocio que buscamos se refiere a “entregar a nuestros clientes aquellos productos, servicios y soluciones que más aprecian” apoyando el crecimiento de sus negocios y considerando aspectos ligados al cuidado del medio ambiente y a garantizar la seguridad ocupacional en todo el proceso, de modo que nuestros productos y servicios sean finalmente indispensables para los clientes. El refuerzo de nuestra competitividad del negocio requiere naturalmente de actividades conjuntas integradas dentro de la organización Komatsu Cummins Chile, que involucre a todos los departamentos y áreas relevantes, tales como venta de equipos y maquinarias, servicios, repuestos, operaciones en faenas mineras, fabricación, rental, financiamiento, servicios compartidos, marketing, soporte al producto, como también requiere al mismo tiempo de actividades integradas en toda la cadena de valor que involucra a nuestros proveedores, distribuidores y otros socios comerciales.
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transparencia de la gerencia al establecer el respectivo sistema de control interno de acuerdo con las leyes y reglamentos locales aplicables, además de las políticas del Grupo Komatsu Cummins Chile.
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Cumplimiento de las reglas No se tolerarĂĄ el desconocimiento de las reglas. De no estar seguro, usted debe revisarlas y derivar sus inquietudes a travĂŠs del Canal de Consultas y Denuncias.
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Cumplimiento de las reglas
1. Cumplimiento de las reglas jurídicas y sociales Todos los que trabajamos para el grupo Komatsu Cummins Chile, desde los altos directivos a cada uno de los empleados (en adelante los “miembros de Komatsu Cummins Chile”), debemos comprender a cabalidad nuestras responsabilidades como buen ciudadano corporativo, respetar y cumplir debidamente con todas las reglas que se apliquen a sus actividades. Tales reglas (en adelante “las reglas”) incluyen no sólo las leyes, reglamentos y estándares aplicables de las respectivas jurisdicciones, sino también las responsabilidades sociales y otras normas de conducta establecidas a nivel internacional. Debido a que las reglas cambiarán a medida que la sociedad evoluciona, nosotros, los empleados de Komatsu Cummins Chile, debemos asegurarnos
Por sobre todas las demás consideraciones, debemos dar prioridad al cumplimiento de las reglas y responder a la confianza de la sociedad, y de ninguna manera comportarnos, o permitir que nuestros colegas o subordinados se comporten infringiéndolas. El grupo Komatsu Cummins Chile no tolerará jamás que un empleado infrinja las reglas bajo ninguna circunstancia, incluso cuando se lo soliciten clientes, se lo ordenen sus superiores o lo haga por el bien de la empresa y/o del grupo Komatsu Cummins Chile. Cuando nos enteremos de alguna infracción a las reglas, debemos ponernos de inmediato en contacto con el Canal de Consultas y Denuncias de Komatsu Cummins Chile, y con su valiosa asistencia, tomar medidas apropiadas para rectificar y evitar la repetición de tal infracción. No se debe ocultar ni encubrir ningún error o falla por ningún motivo.
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de obtener siempre la última información disponible respecto de ellas. La falta de conocimiento de las reglas no servirá de excusa y debemos siempre investigar y determinar qué reglas se aplican a nuestras operaciones y hacer que todos nuestros empleados y socios comerciales las entiendan a cabalidad. En caso de duda o incertidumbre, los miembros de Komatsu Cummins Chile deberán consultar con una autoridad (supervisores, departamentos a cargo o especialistas según sea el caso) con el fin de llevar a cabo apropiadamente nuestros negocios de conformidad con las reglas aplicables. Buscaremos enérgicamente soluciones a todos los problemas conocidos sin posponer las acciones necesarias.
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2. Prácticas habituales Pese a que las prácticas habituales en el negocio pueden variar de un país o región a otra, aun cuando respetamos tales prácticas habituales en el país o región en la que operamos, daremos prioridad a la búsqueda de justicia, y nos abstendremos de seguir la costumbre cada vez que creamos que existe un conflicto. En el evento de conflicto entre prácticas habituales y las leyes, siempre debemos priorizar el cumplimiento de las leyes. 3. Evitar organizaciones criminales
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Evitaremos de manera rigurosa toda conexión con poderes o grupos delictuales que presenten graves amenazas al orden o seguridad pública.
Relación con la sociedad Debemos construir y mantener una relación de largo plazo, justa y confiable con todos los grupos de interés que son valiosos para nuestro negocio (empleados, clientes, dueños, proveedores, autoridades, ONGs y comunidades locales).
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Relación con la sociedad
tales como el cumplimiento con las reglas y el cuidado por la protección del medio ambiente y los aportes a la comunidad, mientras se toman medidas apropiadas para que los interesados perciban y entiendan tales actividades. Para efectos de reforzar las mencionadas actividades, Komatsu Cummins Chile deberá establecer y mantener un Departamento de RSE en su casa matriz que coordine las actividades del grupo en materia de RSE.
2. Relaciones entre Komatsu Cummins Chile y los grupos de interés
1. Responsabilidad Social Empresarial (RSE) Komatsu Cummins Chile reconoce que nuestro negocio depende mucho de la solidez y estabilidad de la sociedad. En ese mismo sentido, comprendemos claramente la creciente importancia de la Responsabilidad Social Empresarial (“RSE”) en nuestras operaciones comerciales y la consideramos nuestra obligación esencial como ciudadano corporativo. Ello, con el fin de contribuir al desarrollo sustentable de la sociedad. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile consideran que sus actividades de RSE deben responder a las legítimas demandas y necesidades de la sociedad a través de sus propias operaciones comerciales y continuará promoviendo de manera enérgica las actividades que abarca este código,
a. Clientes Los clientes representan el grupo de interés más importante para los negocios del grupo Komatsu Cummins Chile. Trabajaremos para entregar a nuestros clientes información relevante de
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Cuando hablamos de los grupos de Interés, nos referimos a todas las partes que se ven afectadas por nuestras operaciones. Estos incluyen clientes, accionistas (incluidos inversionistas), distribuidores, socios comerciales en la cadena de suministros, miembros de la comunidad local, y empleados del grupo Komatsu Cummins Chile. Al considerar a los grupos de interés como actores del negocio igualmente valiosos, el grupo Komatsu Cummins Chile procura construir y mantener con ellos una relación de largo plazo, justa y confiable transmitiendo información precisa de una forma equitativa oportuna y apropiada a través de relaciones públicas y otras actividades.
deberá limitarse a lo requerido legalmente, sino que incluirá además, las políticas de gestión, resultados comerciales, políticas de dividendos y otras materias relevantes en cuanto a la gestión.
Valorar las relaciones con nuestros clientes no quiere decir que tenemos que obedecerles ciegamente. Si bien debemos respetar los requerimientos de nuestros clientes, no dejaremos de esforzarnos por asegurar que sus peticiones sean consistentes con las reglas y el beneficio de los clientes mismos. Cada vez que creamos que la respuesta es negativa, analizaremos a cabalidad los problemas con nuestros clientes con el valor de decir eventualmente “No”.
Los distribuidores constituyen la base de la red de ventas y servicios de Komatsu Cummins Chile. Es nuestro deber cumplir los contratos con nuestros distribuidores buscando enérgicamente el establecimiento de relaciones estables de larga duración, sobre la base de la confianza mutua. Debemos también entregar a nuestros distribuidores apoyo razonable de acuerdo con sus necesidades, e instarles a cumplir con las reglas.
b. Accionistas e inversionistas En base a la confianza de los accionistas el grupo Komatsu Cummins Chile hará sus mayores esfuerzos para proteger el valor de su inversión y maximizar su beneficio. Maximizar el beneficio de los accionistas no significa buscar ganancias a corto plazo, sino más bien lograr una gestión sustentable con una perspectiva de crecimiento a largo plazo, observando al mismo tiempo las reglas. A fin de mantener la transparencia de la gestión, trataremos a todos los accionistas e inversionistas de manera imparcial y les entregaremos información certera sobre los negocios de Komatsu Cummins Chile en forma oportuna. Esta información no
c. Distribuidores
Elegiremos a nuestros distribuidores en base a su solidez financiera y otros criterios comerciales objetivos, siempre observando el cumplimiento de las reglas. d. Proveedores Los proveedores y otros actores en la cadena de suministros son importantes socios comerciales de Komatsu Cummins Chile. Debemos buscar enérgicamente el establecimiento de relaciones estables de larga duración sobre la base de la confianza mutua. Por otra parte, debemos mantener nuestra relación con estos socios de manera apropiada y orientada a los negocios y no permitirnos el exceso de celebraciones u otros favores que sean inadmisibles conforme a las reglas. Debemos también instarlos a cumplir con las reglas.
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acuerdo con sus necesidades y requerimientos; para escuchar seriamente sus percepciones; y para brindarles las mejores soluciones posibles a sus problemas mediante productos, servicios y sistemas seguros, en armonía y respeto con el medioambiente, innovadores y de calidad superior.
e. Comunidades locales
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Las empresas no pueden existir sin mantener la armonía con los integrantes de la comunidad local. Cada una de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile, mantendrán una estrecha comunicación con sus respectivas comunidades locales y buscará activamente el equilibrio armonioso de intereses, a fin de convertirse en un ciudadano corporativo más abierto que contribuya cabalmente a la comunidad local. f. Empleados Los empleados son la fuerza impulsora de nuestras operaciones siendo activos indispensables para el grupo Komatsu Cummins Chile. Respetaremos los derechos humanos fundamentales y trataremos a cada uno de los empleados de manera justa y digna, respetando su personalidad e individualidad, en todo el mundo. Mantendremos una estrecha comunicación con los empleados y les brindaremos un ambiente de trabajo seguro, de manera que los empleados puedan mantener la tranquilidad en sus respectivos lugares de trabajo. Les daremos la educación y capacitación apropiadas para que así puedan incrementar sus
respectivas destrezas y habilidades. Procuraremos también entregarles oportunidades de desarrollo para utilizar a cabalidad sus respectivas habilidades, mejorar sus carreras y hacerlos sentirse satisfechos y orgullosos de ser miembros de Komatsu Cummins Chile.
3. Contribución social a. Principios básicos Las actividades específicas de RSE pueden variar de un país a otro, de una región a otra, o de un negocio a otro. Sin embargo, independientemente de tales diferencias, el punto clave es cómo lograr que las empresas coexistan en armonía con la sociedad, es decir, respondiendo a las expectativas de la sociedad y así ganar su confianza. Como ya se indicó, es un principio mundial común establecido entre Komatsu y Cummins que Komatsu Cummins Chile debe cumplir sus responsabilidades sociales empresariales a través de sus propias operaciones comerciales. Además, reconocemos también que una empresa, como buen ciudadano corporativo, debe cumplir las expectativas de la sociedad promoviendo relaciones armoniosas y aportando al beneficio de la comunidad en la cual opera. En consecuencia, participaremos proactiva y permanentemente en actividades regionales para aporte social como parte de nuestra responsabilidad empresarial. Los siguientes son los objetivos y principios básicos que se aplican a nuestras actividades de contribución social:
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Emplearemos el principio de libre competencia en la selección de nuestros socios en la cadena de suministros. La selección se efectuará en base a la calidad, costo, entrega y otros criterios objetivos y operativos, todo dentro del marco de la reglas.
Objetivos: Establecer las responsabilidades del grupo Komatsu Cummins Chile. y sus empleados como miembros de la comunidad local y conducir sus actividades de acuerdo a ello.
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Principios: Las actividades deben:
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•
Tener continuidad;
•
Contribuir al fomento del bienestar público;
•
Ser voluntarias por voluntad propia (no forzada);
•
Ser aceptables para los empleados; y
•
No estar diseñadas para publicitar nuestros productos o servicios.
b. Actividades voluntarias de los empleados Entendemos que el factor esencial de las actividades voluntarias de los empleados es su participación por iniciativa propia. Valoramos la participación de los empleados en actividades voluntarias y ayudaremos en tales actividades introduciendo diversos sistemas de apoyo, no obstante, sin obligar a nuestros empleados a participar en dichas actividades.
Transacciones comerciales libres y justas Cumpliremos con todas las leyes y reglamentos aplicables, y respaldaremos la leal y libre competencia, evitando por todos los medios, actos corruptos o ilegales.
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Transacciones comerciales libres y justas
c. Nos abstendremos de involucrarnos en prácticas comerciales que se consideren injustas o ilegales conforme a las leyes y reglamentos de las jurisdicciones en las que operamos; d. Representaremos siempre, de modo justo y apropiado, la calidad, precio y demás características de nuestros productos y servicios, y no emprenderemos ninguna acción que pudiera ocasionar alguna confusión o malentendido de parte de nuestros distribuidores o clientes; e. Respetaremos la propiedad intelectual de terceros y no la infringiremos; y
1. Competencia leal El grupo Komatsu Cummins Chile cumplirá con todas las leyes y reglamentos aplicables, y respaldará vigorosamente la leal y libre competencia. Pondremos especial énfasis en los siguientes principios: a. Nos oponemos y nunca nos involucraremos en actividades tales como la participación en licitaciones en colusión o acuerdos monopólicos que resulten en la restricción o reducción de la competencia libre y justa; b. Nos abstendremos de participar en difamaciones, falsas denuncias, interferencias y otras medidas injustas diseñadas para eliminar a actuales o potenciales competidores;
2. Relaciones sociales apropiadas Los gastos de representación y otros eventos sociales asociados con nuestras operaciones comerciales, se mantendrán en el nivel más apropiado teniendo en cuenta los estándares que prevalecen a nivel nacional o internacional, según corresponda, y el sentido común. Estos estándares están definidos en la Política de regalos, invitaciones de eventos y viajes, anexa al presente código. a. En principio, dar o recibir obsequios no está permitido, salvo en casos inevitables que tengan relación con leyes y costumbres comerciales locales. En tales casos excepcionales,
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f. Tomaremos las medidas necesarias para impedir el uso ilegal de información confidencial de terceros, ni usaremos aquella información patentada que pertenezca a otros.
b. Los eventos ceremoniales para relaciones comerciales se realizarán de la manera más simple posible y en conformidad con las normas locales prevalecientes. c. No se permitirán gastos de representación y obsequios entre empleados de Komatsu Cummins Chile más allá de las normas y reglas sociales comúnmente aceptadas.
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d. Los gastos de representación y obsequios solo serán permitidos cuando existan fuertes motivos o razones comerciales. Cada una de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberá controlar la cuenta de gastos relevantes dentro de los límites establecidos en las leyes y regulaciones locales. 3. Relaciones con organizaciones y funcionarios gubernamentales Las relaciones con funcionarios y organismos de gobierno deben ser correctas e íntegras. Deben evitarse, por todos los medios, actos corruptos o ilegales. Todas las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán cumplir con las leyes y reglamentos aplicables, por ende, las relaciones comerciales con funcionarios públicos de Chile u otros países deben ser totalmente transparentes de modo que nadie pueda cuestionarlas. Komatsu Cummins Chile no podrá proveer, ofrecer o prometer dinero, bienes, servicios, atenciones ni
ningún otro beneficio a funcionarios de gobierno (incluyendo aquellos que son considerados funcionarios públicos bajo leyes y regulaciones aplicables), ya sea nacionales o extranjeros, para efectos de conseguir o retener negocios u otras ventajas. Komatsu Cummins Chile deberá también prohibir estrictamente no solo a sus empleados, sino que también a sus socios comerciales, agentes u otros intermediarios, participar en las actividades mencionadas. Para cumplir con lo anterior, las empresas de Komatsu Cummins Chile establecerán pautas prácticas dentro de sus respectivas organizaciones, según las leyes y regulaciones aplicables locales así como también las vigentes en el ámbito internacional en materia de anticorrupción; y divulgará estas pautas entre sus empleados. 4. Comercio Internacional Apropiado Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile prestarán la debida atención a la preservación de la paz y seguridad mundial. Como parte de esta propuesta general, los empleados y otros actores del grupo se asegurarán que las prácticas comerciales de la empresa, incluida la transferencia de bienes o tecnologías, no terminen promoviendo actividades relacionadas con armas de destrucción masiva, terrorismo u otras amenazas inminentes para la paz mundial. A este respecto, todos los empleados observarán meticulosamente las Leyes y reglamentos pertinentes, además de las reglas internas sobre control de exportaciones.
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estableceremos directrices independientes consecuentes con tales leyes y costumbres comerciales locales.
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Relaci贸n entre empresa y empleados Respetaremos los derechos fundamentales, la personalidad propia, la individualidad y privacidad de cada uno de los empleados. Cada persona ser谩 valorada de manera justa e imparcialidad y no discriminaremos por ning煤n motivo.
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Relación entre la empresa y empleados
discriminará por motivo de su nacionalidad, origen, raza, religión, edad, género, discapacidad, estado civil, sindicación, opinión política u origen social. Buscaremos promover la igualdad de oportunidades de empleo y eliminaremos el acoso en los lugares de trabajo. c. Haremos nuestros mayores esfuerzos para entregar a los empleados lugares de trabajo donde encuentren un equilibrio apropiado entre su vida privada y la vida laboral, mientras cumplen efectivamente con sus obligaciones.
1. Política de Recursos Humanos Los sistemas de administración de recursos humanos deben reflejar los antecedentes históricos y culturales del país. Tales diferencias deben ser reconocidas y respetadas. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán establecer sistemas de administración de recursos humanos que sean los más adecuados para su cultura y características locales y en conformidad con los siguientes principios básicos: a. Respetaremos los derechos fundamentales, personalidad inherente, individualidad y privacidad legalmente protegida de cada uno de los empleados. b. Cada uno de los empleados será valorado y tratado de manera justa e imparcial. No se les
e. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables que rigen los derechos de los empleados en las regiones en que operan; y deberán entablar correctamente, cuando corresponda, las conversaciones o discusiones con los empleados o sus representantes. f. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile no tolerarán el trabajo infantil y/o el trabajo forzado. g. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile procurarán ofrecer a sus respectivos empleados términos y condiciones de empleo que sean suficientemente competitivas en sus respectivas regiones.
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d. Procuraremos diseñar y administrar los sistemas de gestión de recursos humanos de manera razonable y convincente para los empleados. Haremos que estos sistemas sean abiertos y los explicaremos claramente a los empleados en la medida de lo posible.
2. Salud y seguridad ocupacional
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La gerencia y los empleados de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile, deberán promover actividades de salud y seguridad ocupacional trabajando juntos como equipo, a fin de desarrollar un ambiente de trabajo seguro y cómodo de conformidad con las siguientes políticas: a. Cumplir las leyes y reglamentos respecto de la salud y seguridad ocupacional, además de las reglas internas y, particularmente, los puntos acordados con los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad en cada lugar de trabajo. b. Establecer objetivos para las actividades en base a políticas de salud y seguridad ocupacional, revisar su progreso, y procurar mejorar e incrementar continuamente las actividades de salud y seguridad ocupacional. c. Realizar actividades de salud y seguridad ocupacional en conjunto con los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad sobre la base de una participación real, manteniendo una buena comunicación con los empleados respecto de la salud y seguridad ocupacional.
d. Identificar y evaluar el riesgo para la salud y seguridad ocupacional de un lugar de trabajo y tomar las acciones pertinentes. e. Colaborar en la gestión de la atención de salud de los empleados y respaldar el mantenimiento y promoción de la salud de los empleados. f. Promover activamente la educación, capacitación y calificación necesarias para el desarrollo de actividades de salud y seguridad ocupacional de los empleados, desarrollando los recursos humanos para que cumplan con las normas de seguridad en el desempeño de sus funciones en el lugar de trabajo. g. Tomando en consideración la protección apropiada de la información personal de los empleados, difundiremos información acerca de las actividades que afectan la salud y seguridad ocupacional, obtenidos a través de la experiencia en las actividades de la operación, con el fin de garantizar y mejorar la seguridad y la salud de las personas. 3. Aumento de la seguridad de las personas Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán poner debida atención durante la gestión de sus operaciones comerciales, a eventuales amenazas a la vida e integridad física de sus empleados producto de actos terroristas, conflictos, disturbios, desastres y otros eventos fuera de su control. Todas las empresas deberán esforzarse continuamente por aumentar las medidas para minimizar pérdidas humanas incluso en caso de suceder tales eventos incontrolables.
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Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán observar debidamente los principios fundamentales anteriores y, cuando se encuentren con situaciones o acciones que se desvíen de este propósito, deberán realizar de inmediato una investigación apropiada y poner en práctica medidas correctivas, según sea necesario.
de
propiedades
y
activos
intelectual de la empresa, y tomará todas las medidas pertinentes para poner en práctica legalmente dicha protección. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán asegurar que sus propiedades intelectuales se utilizan adecuada y eficazmente en cada una de sus operaciones y tomarán las medidas correctivas oportunamente en caso de cualquier infracción o apropiación indebida de terceros.
Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán procurar proteger sus respectivas propiedades e intereses contra apropiación indebida, deterioro o pérdida, estableciendo reglas apropiadas de la empresa y haciendo que los empleados las conozcan y cumplan. Estas reglas incluirán los siguientes puntos:
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a. Protección de activos Todos los activos de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile, incluidos sus instalaciones, dispositivos, equipos, artículos de oficina, inventario, fondos e información, se utilizarán únicamente para fines de negocios de la empresa. A fin de minimizar el riesgo de robo, apropiación indebida, fugas o mal uso, cada una de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile hará que el proceso administrativo de gestión de activos se detalle por escrito y se observe y compruebe meticulosamente. b. Protección y uso de propiedad intelectual de la empresa Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile darán a conocer a sus empleados que los derechos de propiedad intelectual constituyen una parte importante de los activos de la empresa. Cada una de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberá establecer reglas de la empresa que exijan que todas las invenciones, avances tecnológicos, obras de autoría y otras obras realizadas o creadas en relación con el trabajo sean protegidas como propiedad
c. Conflictos de interés Ningún empleado del grupo Komatsu Cummins Chile podrá involucrarse en negocios que compitan con el grupo Komatsu Cummins Chile o trabajar por interés propio o de terceros, comprometiendo los intereses de la empresa.
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4. Protección corporativos
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Protecci贸n del medio ambiente Buscamos contribuir al crecimiento sustentable de la sociedad promoviendo actividades para la protecci贸n del medio ambiente en todas nuestras operaciones.
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Proteccion del medioambiente
Resumen de la CARTA KOMATSU SOBRE EL MEDIO AMBIENTE EN EL PLANETA
PRINCIPIOS CORPORATIVOS 1. Aportes a la construcción de una sociedad sustentable En el grupo Komatsu, definimos los esfuerzos de conservación del medio ambiente como una de las tareas prioritarias de nuestra gestión y buscamos contribuir al crecimiento sustentable de la sociedad, integrando las tecnologías de avanzada a los esfuerzos de conservación del medio ambiente en todas nuestras actividades de negocio. Si bien los productos del grupo Komatsu Cummins Chile se usan para hacer más placentera y cómoda la vida de las personas, también generan una carga ambiental en sus procesos de producción, uso y eliminación. En tal sentido, debemos trabajar proactivamente para reducir estas cargas ambientales. Tenemos, además, la importante responsabilidad de esforzarnos por brindar a nuestros clientes productos y servicios que estén en armonía con el medioambiente y la humanidad. Komatsu ha dejado claro su compromiso con la protección del medio ambiente en su “Carta Komatsu sobre el Medio Ambiente en el Planeta”. Conforme a esta carta, consideramos la protección del medio ambiente uno de los objetivos prioritarios de la gestión y conforme a eso actuaremos consecuentemente y de manera proactiva.
2. Armonía entre equilibrio medioambiental y rendimiento económico Estamos comprometidos a mejorar tanto el equilibrio medioambiental como la eficacia económica, como un grupo de empresas que trabajan en pro de una fabricación superior para la satisfacción del cliente. 3. Cumplimiento de la Responsabilidad Social Cada una de las empresas del grupo Komatsu promueve la conservación del medio ambiente no sólo cumpliendo con todas las leyes y reglamentos aplicables de la comunidad, región o país, sino que también estableciendo sus propios estándares que consideran las inquietudes medioambientales a nivel mundial y local, esforzándose así por cumplir con su Responsabilidad Social y promoviendo la estrecha comunicación con todos los grupos de interés del negocio de Komatsu.
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Directrices para esta importante actividad corporativa a. Reducción de las emisiones de gases de efecto invernadero en el ciclo de vida completo de nuestros productos y servicios; b. Minimización del uso de recursos naturales y expansión de nuestras operaciones con emisión cero y aumento de la tasa de reciclaje de productos al momento de su eliminación;
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c. Establecimiento de estándares propios y normas de cumplimiento de estos mismos en materias tales como la conservación de la calidad del agua, la prevención de la contaminación del aire y el manejo responsable de sustancias químicas de uso en nuestras operaciones; y d. Promoción de actividades en cada lugar de trabajo para la conservación de la biodiversidad. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile promoverán actividades para la protección del medio ambiente en todas sus operaciones de conformidad con las anteriores principios fundamentales.
Manejo de la información Entendemos que la información es uno de los activo más valiosos para el negocio; y nos esforzaremos para protegerla y evitar cualquier apropiación indebida, deterioro, pérdidas o filtraciones.
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Manejo de la información
b. Uso de la propiedad de información para fines distintos a operaciones comerciales legítimas ; c. Modificación o alteración no autorizadas de la propiedad de información; o d. Cualquier conducta o acción que dificulte u obstruya el uso legítimo de la propiedad de información en el lugar de trabajo. En adición a lo anterior, las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile considerarán también los siguientes puntos según la naturaleza específica de la Propiedad de Información:
1. Protección y manejo de la información Entendemos que nuestra información del negocio y la infraestructura para el manejo de la información (colectivamente “propiedad de información”) constituyen activos valiosos para Komatsu Cummins Chile. A este respecto, las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile se esforzarán por proteger la propiedad de Información contra apropiación indebida, deterioro, pérdida o filtración, estableciendo reglas apropiadas y haciendo que sus respectivos empleados las conozcan y observen. En particular, estas reglas de la empresa prohibirán las siguientes conductas (incluso si ocurren eventos por negligencia): a. Divulgación de cualquier propiedad de información no pública a personas no autorizadas (dentro o fuera de la empresa);
b. Información sobre clientes y socios del negocio Al reconocer el hecho que la empresa está legalmente obligada a manejar y proteger adecuadamente la confidencialidad y privacidad de dicha información sobre sus clientes y socios del negocio (incluyendo información sobre sus equipos, administración de procesos
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a. Información sobre los negocios de la empresa Al reconocer el hecho que la información sobre las tecnologías, ventas y otras actividades comerciales de la empresa constituye activos importantes para el grupo Komatsu Cummins Chile, las empresas del grupo exigirán a sus respectivos empleados hacer un uso eficaz de tal propiedad de Información únicamente para los negocios y no efectuar ninguna divulgación, modificación, alteración o destrucción no autorizadas de la misma.
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c. Información sobre empleados Al reconocer el hecho que la empresa está legalmente obligada a manejar y proteger adecuadamente la confidencialidad de la información personal y privada de sus empleados, las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile les exigirán a sus empleados no efectuar ninguna divulgación no autorizada o uso no autorizado de dicha información acerca de otros empleados que puedan adquirir en sus funciones, sin el consentimiento de los involucrados o a menos que se lo exija la ley. 2. Uso de la información Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile dejarán claro a sus empleados que la propiedad de información se debe utilizar únicamente en negocios pertinentes y que no deberán en ningún caso usarla en contra de las reglas o para fines personales o privados. Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán establecer sus respectivas reglas internas para el manejo y gestión de la propiedad de información y hacer que sus empleados las cumplan de acuerdo con sus respectivas responsabilidades laborales.
3. Prohibición de tráfico de información privilegiada Ningún empleado del grupo Komatsu Cummins Chile podrá involucrarse en el tráfico de información privilegiada u otras transacciones que puedan originar sospechas de tráfico de información sobre la base de información confidencial, ya sea respecto del grupo Komatsu Cummins Chile, sus clientes, socios del negocio u otros. 4. Difusión de Información Difundiremos de manera apropiada información sobre las operaciones comerciales de Komatsu Cummins Chile en general a nuestros accionistas, inversionistas y otros grupos de interés en la medida que lo permitan las leyes, reglamentos y contratos relevantes con terceros y sujeto a la protección adecuada de los secretos del negocio. Responderemos a las preguntas de los grupos de interés en forma apropiada y de manera oportuna teniendo en cuenta el principio de imparcialidad. Divulgaremos también, de manera proactiva, información del negocio relevante para todos los empleados en todo el país.
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y gestión de producción) que adquiere a través de transacciones comerciales, las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile exigirán a sus respectivos empleados manejar la información sobre clientes y socios del negocio con especial cuidado y no efectuar ninguna divulgación o hacer uso de la misma a menos que se les autorice o exija legalmente.
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Establecimiento de sistemas de control interno Para garantizar la idoneidad de la informaci贸n financiera de nuestro negocio, debemos procesar adecuadamente todos los ingresos y gastos de las respectivas 谩reas en conformidad con las leyes contables y tributarias, reglamentos y reglas internas aplicables.
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2. Garantía de información financiera apropiada
Establecimiento de sistemas de control interno
a. Responsabilidades conforme a las leyes y regulaciones para control interno En conformidad con leyes y regulaciones relevantes para el control interno, Komatsu Cummins Chile está obligada a presentar un informe (Informe de control interno) a las autoridades relevantes con relación a la efectividad de controles y procedimientos internos relativos a la presentación de sus informes financieros. La ley impone a Komatsu y Cummins serias responsabilidades formales en cuanto a la idoneidad de su información financiera.
1. Garantía de gobernabilidad corporativa
b. Establecimiento y mantenimiento de un sistema de control interno
A fin de garantizar la idoneidad de la gobernabilidad corporativa sobre una base consolidada, el grupo Komatsu Cummins Chile se esforzará por establecer y mantener en conformidad con las reglas de la empresa y otras leyes y reglamentos pertinentes-, un sistema de control al interior del grupo, el cual incluye:
Reconociendo las recién mencionadas responsabilidades de Komatsu Cummins Chile, las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán establecer y mantener sistemas de control interno que garanticen la confiabilidad de sus respectivos informes financieros.
a. Mejoramiento y mantenimiento de la transparencia, solidez y eficacia de la gestión. b. Adherencia de todo el grupo respecto del cumplimiento con las reglas. c. Gestión apropiada de los riesgos.
Las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán también mantener adecuadamente los libros y efectuar informes oportunos sobre sus finanzas, contabilidad e impuestos en conformidad con las leyes, reglamentos, principios contables y reglas internas aplicables. El CEO (presidente) y el CFO (vicepresidente corporativo de servicios compartidos) del grupo Komatsu Cummins Chile tendrán la
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responsabilidad de entregar todos los años un certificado a Komatsu Ltd. y a Cummins Inc. para efecto de señalar que los informes financieros de sus respectivas empresas son apropiados a la luz de las leyes, reglamentos y principios contables aplicables. En caso de encontrarse con alguna deficiencia significativa en la confiabilidad de sus informes financieros, deberán informarlo a Komatsu Ltd. y a Cummins Inc. c. Procesamiento idóneo contables y tributarias
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de
materias
A fin de garantizar la idoneidad de la información financiera de Komatsu Cummins Chile, todos los empleados del grupo deberán procesar adecuadamente todos los ingresos y gastos de sus respectivas áreas, incluidos sin limitación entre otros, informes de ventas y costos incurridos, de conformidad con las leyes contables y tributarias, reglamentos y reglas internas aplicables.
Marco de cumplimiento Sí usted no esta seguro de la interpretación o cumplimiento de las reglas; puede derivar sus inquietudes a través del Canal de Consultas y Denuncias en forma reservada o anónima.
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2. Unidad responsable del Cumplimiento
Marco de cumplimiento
Komatsu Cummins Chile ha establecido como responsable de cumplimiento en la casa matriz, al Gerente de Asuntos Corporativos. Para asegurar una cabal observancia de las reglas en todo el grupo, este ejecutivo deberá: a. Proponer las pautas y políticas relacionadas con el cumplimiento de las reglas, para la discusión en el Comité; b. Comunicar y promover las pautas y políticas a los empleados y a las empresas del Grupo;
1. Comité de Ética y Gerente de Cumplimiento Para asegurar en todo el grupo el total cumplimiento de las reglas, Komatsu Cummins Chile ha establecido el Comité de Ética (en adelante, el “comité”) en su casa matriz. Este Comité está conformado por el Presidente (CEO), el Vicepresidente Corporativo de Servicios Compartidos (CFO), el Gerente General de la empresa afectada, el Director de Recursos Humanos, el Gerente de Auditoría, el Gerente de Asuntos Legales y el Gerente de Asuntos Corporativos del grupo de empresas Komatsu Cummins Chile. Este comité se reunirá de forma regular y decidirá sobre materias relevantes. El presidente de Komatsu Cummins Chile cumplirá el rol de presidente del Comité. Al designar este comité, la empresa respalda públicamente el total cumplimiento de las reglas en todo el grupo.
d. Promover la realización de procesos de auditoría sobre el estado del cumplimiento de las reglas en todo el grupo; y e. Responder a problemas relacionados con el cumplimiento de las reglas (de acuerdo a consultas, consejos y respuestas a casos reales). 3. Canal de Consultas y Denuncias (para consultas y denuncias de los empleados, clientes, proveedores y otros grupos de interés) y línea directa. El grupo Komatsu Cummins Chile está comprometido con el actuar ético en su relación con
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c. Gestionar el proceso de denuncias establecido por Komatsu Cummins Chile y reportar periódicamente al Comité de ética sobre las denuncias recibidas, desechadas, procesadas y finalizadas.
Como forma de dar transparencia al proceso y asegurar la confidencialidad, esta herramienta está alojada en una página web externa (de una consultora independiente) alojada en Canadá, con espejo en Chile.
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Esta plataforma o canal de consultas y denuncias puede ser utilizado por todos los empleados del grupo de empresas Komatsu Cummins Chile, expatriados, estudiantes en práctica, familias de empleados, proveedores, clientes y comunidad en general. Este sistema permite que la consulta o denuncia sea dirigida directamente al Gerente de Cumplimiento, o si lo prefiere la persona, la puede dirigir a un Consejero Ético que seleccione, desde un pool de Consejeros a los cuales tendrá libre acceso. Sí es una denuncia que amerite una investigación, ésta debe ser derivada al Gerente de Cumplimiento quién analizará los antecedentes y encargará una investigación a una Comisión Investigadora cuyos miembros dependerán de la materia a investigar, la que tendrá como misión recopilar antecedentes, investigar y resolver la mayor parte de los casos. Sí es una denuncia compleja o de mayor envergadura, deberá ser derivada al Comité de Ética.
Los Consejeros Éticos son personas pertenecientes a las áreas de Recursos Humanos, Asuntos Legales y Auditoría , especialmente capacitados para cumplir este rol y que tienen como misión: dar respuesta a las inquietudes de las personas que hacen consulta; orientar; pedir más información en caso de ser necesario; hacer seguimiento; y derivar a al Gerente de Cumplimiento cuando corresponda. El Comité de Ética es responsable de entregar respuesta a los casos más complejos y/o extraordinarios (que no tienen una regulación previa). Además, deberá estar en conocimiento de la totalidad de los casos presentados a través de esta plataforma y de su seguimiento. Se deben reunir de forma mensual y deben reportar trimestralmente al Comité estratégico de Komatsu Cummins Chile (SMT). El proceso de investigación dependerá de la materia a investigar. Sin embargo, se le dará prioridad para poder concluir en un plazo que no supere los 60 días. Si luego de concluido el proceso de investigación, se acredita que se cometió una falta o delito, el caso saldrá del sistema de gestión ética y deberá ser resuelto a través de los canales regulares de la empresa o si se requiere, a través de los canales legales. Una vez que el investigador haya concluido la etapa de recolección de información, a través de los medios señalados en el punto anterior, procederá a emitir el informe sobre la investigación, que contendrá la identificación de las partes
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los distintos grupos de interés. Por esto, la empresa pone a disposición un sistema o plataforma de gestión ética denominado “Canal de Consultas y Denuncias”, el cual permitirá realizar consultas o denuncias relacionadas con transgresiones a las reglas establecidas en el Código de Conducta, asegurando la confidencialidad de la información entregada y el anonimato de la persona que lo realiza sí ella así lo decide.
involucradas, los testigos que declararon, una relación de los hecho presentados, las conclusiones a que llegó el investigador y las medidas que se proponen para el caso.
ocurrido y se responden ciertas preguntas que ayudarán a la investigación. Para el caso de las consultas, se registran en el espacio destinado para ello, lo más preciso posible
1. ¿Cuáles son los pasos a seguir para realizar una consulta o denuncia?
8.Existe la opción de adjuntar documentos, fotos y otros.
2.Luego se debe seleccionar la organización: Komatsu Cummins y hacer click para entrar
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3.La plataforma de integridad dará la bienvenida, donde se podrá seleccionar entre hacer una consulta o formular una denuncia. Se puede acceder a la plataforma desde cualquier computador externo o interno a la empresa. 4.Una vez que se ingrese, se deben completar cada uno de los puntos que se presentan en el formulario. Se debe comenzar aceptando los términos y las condiciones de uso. 5.En la siguiente pestaña se escoge si presentar el caso de forma anónima o reservada, e indicar alguna forma de contacto si así se desea. 6.Se continúa seleccionando la categoría asociada al caso a presentar para el caso de una denuncia. 7.Luego se completa el formulario con la información de la denuncia, con el mayor grado de detalle posible. Ahí es donde se explica lo
9.La persona que consulta o denuncia deberá escoger al Consejero al cual quiere derivar su consulta o denuncia, o si la persona quiere, puede hacerlo directamente con el Gerente de Cumplimiento, incluso podrá ingresar directamente a la plataforma sin necesidad de elegir un Consejero. 10.Finalmente, se recibirá un identificador y una clave, con la cual se podrá hacer un seguimiento del caso o de la consulta presentada. Estos datos deben ser guardados en un lugar seguro, ya que el identificador y la clave se entregan por una única vez antes de enviar el formulario. No existe manera de recuperarlo. En caso de pérdida la persona deberá volver a ingresar la consulta o denuncia. Si se quiere ver el estado de avance de un caso, se debe: 1.Se debe ingresar al mismo portal web: www.integridadcorporativa.cl 2.Anotar el identificador y la clave anteriormente entregada por el sistema.
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1.Se debe ingresar a través del portal web: www.integridadcorporativa.cl.
archivos:
Línea interna directa para realizar una consulta o denuncia Para los empleados que deseen utilizar una línea directa para realizar una consulta o denuncia, la empresa pone a su disposición el siguiente número telefónico: Teléfono: 02-655-7313
Komatsu Cummins Chile también gestionará a través de su plataforma ética las denuncias y consultas, respondiendo en un tiempo prudente a sus empleados, clientes, proveedores y otras personas. Para efectos de reforzar su sistema de cumplimiento, las empresas de Komatsu Cummins Chile deberán establecer y mantener reglas internas adecuadas, teniendo en cuenta los factores que son específicos a sus respectivas regiones y ámbitos de negocios y designando en forma clara las responsabilidades dentro de la organización.
4. Protección a empleados y personas de otros grupos de interés por consultas y entrega de información El grupo Komatsu Cummins Chile garantiza que no se emprenderá ninguna acción adversa contra empleados o personas de otros grupos de interés que hagan consultas relacionadas con la Reglas, entreguen información, o usen los servicios del Canal de consultas y denuncias otorgando la posibilidad de mantener el anonimato de las mismas.
5. Acciones a nivel de la empresa Para efectos de promover aún más el cumplimiento con las reglas en la empresa, la gerencia superior proporcionará proactivamente a sus respectivos empleados, proveedores y clientes cuando sea pertinente, oportunidades de una comunicación abierta y sincera.
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Difusión y aplicación del marco del código de conducta Todos los altos ejecutivos dirigirán y gestionarán sus operaciones comerciales, administrativas y técnicas en cumplimiento estricto con las reglas y ejercerán su autoridad cuando sea necesario para cumplir cabalmente con el Código de Conducta.
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2. Responsabilidad de los ejecutivos
Difusión y aplicación del código de conducta
Todos los ejecutivos de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile deberán, en el curso de las operaciones diarias, liderar la difusión y cumplimiento del código en sus respectivos lugares de trabajo. No dudarán en ejercer su autoridad cuando sea necesario hacerlo para que sus subordinados entiendan apropiadamente y cumplan a cabalidad con este código. 3. Aplicación
1. Certificado de cumplimiento Todos los altos ejecutivos de las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile declararán entender apropiadamente el “Código de Conducta de Komatsu Cummins Chile” y dirigirán sus respectivas operaciones comerciales en cumplimiento con el código. Los ejecutivos, y demás empleados en puestos directivos de Komatsu Cummins Chile (vicepresidentes, gerentes y subgerentes) presentarán una declaración anual de su observancia al código. El Presidente del grupo Komatsu Cummins Chile presentará a Komatsu Ltd. y a Cummins Inc. una declaración de cumplimiento con las reglas.
4. Revisión Este código será revisado en forma periódica y si así lo aprueba el Comité de Ética, copias del nuevo código se distribuirán a todos los empleados de Komatsu Cummins Chile luego de cada revisión. 5. Versiones locales del código Cada vez que lo consideren necesario, las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile podrán establecer sus propias versiones de este
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Toda persona que incurra en transgresión a las reglas, su ocultamiento, así como también alteración, falsificación, o distorsión de hechos que constituyan una transgresión, estará sujeta a acción disciplinaria en conformidad con las reglas pertinentes de la empresa, contenidas en su reglamento interno y/o contratos de trabajo, sin prejuicio de las acciones legales que procedieren.
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Anexo 1 POLITICA DE REGALOS, INVITACIONES A EVENTOS Y VIAJES Efectuar regalos, o invitaciones a viajes o eventos culturales, deportivos o comidas destinados a crear y/ o reforzar las relaciones comerciales es una costumbre arraigada en las operaciones que participan las empresas del grupo Komatsu Cummins Chile (Komatsu Cummins).En consecuencia, que los empleados o colaboradores de Komatsu Cummins reciban o entreguen algún tipo de obsequio o invitación de o para sus clientes del sector privado, proveedores u otros actores comerciales que no pertenecen al sector público y que están relacionados con nuestro negocio es una realidad que no podemos desconocer, y a la vez, que debemos regular con el fin de evitar que éstas puedan reñir con la obediencia a las leyes o afecten negativamente la conducta ética que debemos mantener y respetar. De esta forma, entregar o recibir un regalo o invitación puede ser o no apropiado, dependiendo de su valor, el objetivo que persigue y su frecuencia, entre otros factores ALCANCE DE LA POLITICA Esta política debe ser cumplida por todos los empleados y los colaboradores de Komatsu Cummins, tales como contratistas, proveedores y clientes entre otros.
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código, incorporando aquellas reglas que sean específicas a sus respectivos países de operación o modelos de negocios; siempre y cuando tales códigos derivados no contradigan o entren en conflicto con este código original en términos de su contenido.
a. Los regalos que forman parte de la política de Recursos Humanos de Komatsu Cummins (navidad, fiestas patrias, nacimiento, antigüedad, etc.) b. Las donaciones que se rigen por la normativa legal vigente en el país, las cuales además deben contar con la aprobación previa de la Presidencia y Gerentes Generales y estar contenidas en el presupuesto del área de RSE. c. Los auspicios que se hagan a través de las áreas comerciales.
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Prohibicion de entrega u ofrecimiento de regalos o invitaciones a funcionarios o empleados del sector público. En el caso de las relaciones entre funcionarios públicos, con directores, ejecutivos o empleados, Komatsu Cummins prohíbe estrictamente ofrecer, entregar o recibir obsequios o invitaciones ya sea directa o indirectamente. 1. POLITICA SOBRE ACEPTACION O ENTREGA DE REGALOS El grupo de empresas Komatsu Cummins Chile entiende que es habitual que algunos de sus proveedores, clientes y otros actores relacionados se entreguen o reciban mutuamente y de manera ocasional pequeños regalos dirigido a las personas con quienes realizan negocios.
Es importante, sin embargo, que esos regalos no afecten las actitudes comerciales de los empleados ni influyan en la toma de decisiones de los empleados. Tampoco, deben dar la impresión de que pudieran hacerlo. En consecuencia las empresas del grupo Komatsu Cummins y sus empleados deben conocer, cumplir y hacer respetar la presente política de entrega y recepción de obsequios. Se pueden aceptar o entregar regalos de o a proveedores, clientes u otros actores comerciales, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones, originadas en relaciones comerciales: a. Estén dentro del marco de una relación comercial. b. No generen directa o indirectamente la obligación o incluso presión en la toma de una decisión no objetiva o que no resguarde los intereses de Komatsu Cummins o del tercero, según corresponda, como por ejemplo, no pueden implicar un derecho o trato preferente a que se le concedan contratos, mejores precios o condiciones de ventas más favorables. c. No resulte negativo para la empresa, si su existencia se hace pública. d. Debe tener un valor igual o inferior a UF 2 (aunque sea de naturaleza publicitaria). En caso de superar dicho valor, previo a ofrecer un regalo se debe tener la autorización expresa del Gerente General y, en el caso de recibir un regalo se debe notificar de inmediato al Gerente General, quién deberá autorizarlo.
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Esta política excluye:
a. Aquellos que consistan en dinero efectivo o equivalente (giff cars, vales de cambios, etc.) b. Aquellos cuyo remitente o destinatario sea un funcionario público o empleado de empresas autónomas del estado. c. Los que se dan con el objeto de conseguir un beneficio o influir en la toma de decisión. d. Los regalos que quien los recibe sabe que están prohibidos por la organización de quién los hace.
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e. Regalos en forma de servicios, descuentos especiales u otros beneficios que no sean dinero efectivo, tales como promesa de empleo, descuento no razonables por compra de un bien o artículo, etc. 2. POLITICA SOBRE ACEPTACION O ENTREGA DE INVITACIONES A EVENTOS Las invitaciones a eventos tales como cenas, entradas para actividades culturales o deportivas pueden constituir un aporte importante para formar o reforzar las relaciones de negocio con los clientes y proveedores de Komatsu Cummins. En consecuencia, los empleados de Komatsu Cummins pueden aceptar o entregar invitaciones a eventos con fines comerciales legítimos, como son crear buenas relaciones con clientes o proveedores, pero siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
Deben ser excepcionales, no frecuentes. a. Estar razonablemente relacionadas con un fin comercial legítimo (por ejemplo, actividades de sociabilización, comidas u otros similares) b. No pueden tener como finalidad conseguir un beneficio o influir en la toma de decisiones (por ejemplo, para obtener o retener contratos o para conseguir ventajas indebidas) c. Deben ser razonables y apropiadas en el contexto de la ocasión de negocios 3. POLITICA SOBRE ACEPTACION O ENTREGA DE INVITACIONES DE VIAJES Asimismo, existe la costumbre que, ocasionalmente empleados de Komatsu Cummins reciban u ofrezcan a los clientes, proveedores u otros actores relacionados al negocio viajes dentro y fuera de Chile. Atendido su alto costo, estos tipos de invitaciones deben ser excepcionales y tanto los ofrecimientos como aceptaciones de viajes deben ser revisadas y autorizadas por el Gerente General de cada compañía y, por el Presidente, en el caso que quién pretenda ofrecer o recibir una invitación sea un Gerente General Para autorizar una invitación de viaje, el Gerente General o Presidente, si corresponde, deberá tener en cuenta las siguientes circunstancias: a. Sí el fin primordial del viaje está relacionado con el negocio.
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Se prohíbe la entrega u ofrecimiento o la aceptación de los siguientes regalos:
c. Sí la clase de viaje es apropiada en el contexto comercial. d. Sí el itinerario reduce al mínimo los desplazamientos secundarios y evita los destinos para vacaciones o turismo. e. En caso de tener que aprobar una invitación hecha a un empleado de Komatsu Cummins se deberá además, tener en cuenta si se autorizaría incluso en caso de asumir el costo completo del mismo. Código de Conducta Empresarial de Komatsu Cummins Chile
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f. Las invitaciones de y hacia los clientes, proveedores y otros actores comerciales que incluyan acompañamiento de parejas o familiares (conyugues, hijos, etc.) deberá ser evaluado caso a caso por el Gerente General para verificar y autorizar si procede.
DECLARACION DE CUMPLIMIENTO
b. Dependiendo del caso, Komatsu Cummins deberá evaluar si es conveniente asumir parte del costo del viaje en señal de independencia.
Fecha
Empresa
Nombre
RUT
Cargo
Gerencia
Area/Depto
CERTIFICACIÓN He leído y entendido el Código de Conducta como empleado del Grupo de empresas Komatsu Cummins Chile, y estoy de acuerdo en cumplir con él. Entiendo que mi incumplimiento con el CODIGO, o el no responder verdaderamente a esta Declaración de Cumplimiento, constituirán razones suficientes para acciones disciplinarias. También entiendo que en casos individuales, la acción disciplinaria podría, además, incluir la obligación de indemnizar las pérdidas o daños, así como el derecho de las empresas de llevar
a cabo la persecución criminal, la acción civil, o una combinación de estas acciones. Me encuentro en cumplimiento del CODIGO y no sé de ningún conflicto de interés mío.
Firma