OGŁOSZENIE Przetarg otwarty na obsługę finansową (w rozumieniu kodeksu cywilnego)
Instrukcja dla Wykonawców
Poznao, dnia 08 sierpnia 2012
ZAMAWIAJĄCY: FUNDACJA POMOCY WZAJEMNEJ „BARKA”
DANE ZAMAWIAJACEGO: Fundacja Pomocy Wzajemnej „”Barka” Ul. Św. Wincentego 6/9, 61- 713Poznao woj. Wielkopolskie, Polska KRS 00001370089 Telefon:+48 61 6682300 Fax: +48 61 8729050 Email: barka@barka.org.pl
http://www.barka.org.pl REGON 001415387 NIP 7821146599
Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego: 3/2012
Fundacja Pomocy Wzajemnej „Barka” ogłasza przetarg otwarty dotyczący: - obsługi finansowej projektu nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013”. Podstawa - postępowanie jest prowadzone zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007 – 2013 dla beneficjentów zwolnionych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówieo publicznych w sprawie realizowania zamówieo Współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu paostwa w ramach Priorytetu I Działania 1.4, 1.5, 1.6, i 1.7 oraz Priorytetów II i IV-VI stanowiących załącznik do uchwały Nr 1450/2011 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie zatwierdzenia ww. wytycznych.
Oznaczenie (do określenia przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówieo, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r). Przedmiot zamówienia dotyczy usług:
79.21.10.00 – 6
obsługa finansowa
Przedmiotem postępowania prowadzonego w trybie przetargu otwartego jest usługa polegająca na zapewnieniu obsługi finansowej, kontroli zgodności z projektem, rozliczeo zadao wykonywanych w ramach projektu realizowanego przez Fundację „Barka” - nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013”.
I. Opis przedmiotu.
Fundacja Pomocy Wzajemnej „Barka” w związku z organizowanym postępowaniem zainteresowana jest zapewnieniem obsługi finansowej, kontroli zgodności z projektem i rozliczeo zadao objętych projektem. Do zadao usługodawcy w ramach wykonywanej usługi należed będzie sukcesywna obsługa finansowa projektu. Projekt realizowany jest przez Fundacje „Barka” zgodnie z zawartą umową o dofinansowaniu projektu pt. Budowa dwóch budynków w Poznaniu przeznaczonych na realizację usług w zakresie ekonomii społecznej” nr UDA-RPWP 05.04.00 – 3—008/09-00 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach priorytetu V – Infrastruktura dla kapitału ludzkiego działanie 5.4 – Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013.
Wykonawca przedmiotu zamówienia w zakresie obsługi finansowej projektu zobowiązuje się w szczególności do:
1. Realizacji zadao wynikających z obsługi finansowej projektu, sprawowanie kontroli nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym w oparciu o zaakceptowany przez władze Programu wniosek o dofinansowanie oraz postanowienia umowy o dofinansowaniu projektu. 2. Kontroli poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów w tym zgodności z budżetem projektu i wytycznymi umowy. 3. Odpowiedniego opisywania dokumentów związanych z realizacją projektu, klasyfikacja dokumentów w tym kontrola poprawności dokonywanej kwalifikacji z uwagi na: nazwę projektu, wielkośd budżetowania, pozycja budżetowe projektu, podział na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane, kategorie dodatkowe (w zależności od potrzeb projektu), 4. Terminowego i właściwego realizowania zobowiązao w zakresie obsługi finansowej, przygotowania okresowych sprawozdao rzeczowo-finansowych, zbiorczych wniosków o płatnośd za kolejne okresy realizacji projektu, oraz każdorazowego udzielania dodatkowych wyjaśnieo wymaganych przez Instytucję Wdrażającą i inne upoważnione instytucje do sprawowania nadzoru i kontroli projektu. 5. Przygotowanie okresowych zestawieo o finansowym postępie realizacji projektu, wniosków o płatnośd do Instytucji Zarządzającej w ramach kolejnych etapów realizacji projektu. 6. Stałego monitorowania przebiegu rozliczeo projektu, koordynowania zadao projektu w zakresie finansowym. Nadzór nad terminowym rozliczaniem wydatków związanych z projektem, nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, zapobieganie powstawaniu jakikolwiek nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. 7. Udzielanie pisemnych odpowiedzi za zapytania i wystąpienia Instytucji Zarządzającej w zakresie spraw dotyczących wykonania i rozliczeo projektu. 8. W przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji projektu, wykonawca zobowiązuję się do kontynuacji powierzonych zadao aż do zamknięcia rzeczowofinansowego projektu potwierdzonego przez Instytucję Wdrażającą.
9. Realizacja wszelkich pozostałych obowiązków określonych postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu ( umowa z dnia 01.02.2010r) w zakresie obowiązków określonych dla zadao z zakresu czynności i obsługi finansowej celem ich poprawnego zakooczenia zwłaszcza zamknięcie pod względem kwalifikowalności wydatków, złożenie koocowego wniosku o płatnośd, przygotowania i archiwizacji dokumentacji księgowej.
Zakres zamówienia obejmuje m.in. : W sprawach dot. organizacji wykonania zamówienia określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów faks oraz innych informacji niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia. Przy wykonywaniu związanych z niniejszym zamówieniem czynności, Wykonawca ponosi odpowiedzialnośd za wszelkie nieprawidłowości spowodowane działaniem lub zaniechaniem w zakresie wynikającym z przedmiotu zamówienia (umowy). Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uzgadniane będą przez zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem wykonawcy. Miejsce wykonania zamówienia: ul. Św. Wincentego 6/9, 61 – 003 Poznao. Realizacja zamówienia podlega prawu polskiemu, w tym w szczególności ustawie Kodeks cywilny. Na czas realizacji niniejszego zamówienia Zamawiający będzie żądał posiadania przez wybranego Wykonawcę polisy odpowiedzialności cywilnej z tyt. prowadzonej działalności (o wysokości odpowiadającej wymogom w niniejszym postępowaniu). 4.1. Postanowienia dotyczące udziału podwykonawców w wykonaniu zamówienia. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców W przypadku wykonywania zamówienia z udziałem Podwykonawców Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w swojej ofercie części, których wykonanie zamierza powierzyd Podwykonawcom.
II. Wytyczne dla Wykonawców. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Wszelkie informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną; przy czym za pomocą faksu / drogi elektronicznej uważa się za wniesione w terminie, jeżeli ich treśd została niezwłocznie potwierdzona pisemnie. Każda ze stron potwierdza fakt otrzymania informacji przekazanych za pomocą faksu na numer 61 872 90 50 Pytania kierowane do zamawiającego przekazywane drogą elektroniczną należy kierowad na e-mail: barka@barka.org.pl
Warunki uczestniczenia 1. Wykonawca winien posiadad uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy szczególne wymagają posiadanie tych uprawnieo działalnośd prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnieo. 2. Wykonawca winien dysponowad odpowiednim potencjałem technicznym, ekonomicznym oraz dysponowad osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – dysponowanie, co najmniej jedną osobą legitymującą się następującymi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem oraz wykształceniem: 2.1. wykształcenie co najmniej średnie; 2.2. minimum 6-cio letni staż w wykonywaniu zadao/ czynności z zakresu usług księgowych w tym co najmniej min. 1 doświadczenie przy prowadzeniu i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
W tym celu oferta Wykonawcy powinna zawierad: 1. Formularz ofertowy (wzór – patrz załącznik nr 1), 2. Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające dysponowanie odpowiednim potencjałem techniczny, ekonomicznym oraz osobowym niezbędnym do terminowego z należytą starannością wykonania zamówienia według wytycznych ustalonych przez Zamawiającego z załączeniem dokumentów potwierdzających: kwalifikacje, przygotowanie zawodowe uprawniające do wykonania zamówienia oraz doświadczenie (wzór – patrz załącznik nr 2),
3. Parafowany wzór umowy (wzór – patrz załącznik nr 3),
III. Zasady współpracy, które będą zawarte w umowie.
1. Fundacja Pomocy Wzajemnej „Barka” rezerwuje sobie możliwośd odstąpienia od wykonania zamówienia w przypadku zaistnienia zmian typu: siła wyższa, odstąpienie od finansowania przez Instytucję Zarządzającą, zmian warunków umowy o dofinansowaniu projektu uniemożliwiających wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z warunkami zamówienia, ograniczeo środków własnych, których to na etapie prowadzonego postępowania otwartego w rozumieniu kodeksu cywilnego nie mógł przewidzied Zamawiający oraz w przypadku nieterminowego wykonywania obowiązków oraz nienależytej staranności Wykonawcy. 2. Fundacja Pomocy Wzajemnej „Barka” rezerwuje sobie również możliwośd wprowadzenia zmian zapisów umowy dotyczących terminu czy zakresu wykonywanych czynności. IV. Postanowienia obowiązujące Wykonawców.
Fundacja Pomocy Wzajemnej „Barka” rezerwuje sobie prawo do odstąpienia od procedury bez podania przyczyny.
V. Wybór Wykonawcy. 1. Przesłane przez Paostwa informacje będą brane pod uwagę przy wyborze najkorzystniejszej oferty spełniającej opisane wyżej warunki podmiotowe, zgodnośd przedmiotu oraz proponowane ceny z tyt. świadczonych usług – wzór formularza ofertowego – załącznik 1. 2. Zamawiający dokona porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty według kryterium najniższej ceny. Pozostałym wykonawcom, przypisana zostanie odpowiednio mniejsza (proporcjonalnie mniejsza) liczba punktów. Wynik będzie traktowany jako wartośd punktowa oferty.
3. Oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilośd punktów (maksymalnie- 100 punktów) wynikającą z działania:
Pi (C) =
C min -----------Ci
• Max (C)
gdzie: Pi(C) C min Ci Max (C)
ilośd punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena"; najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; cena oferty "i"; maksymalna ilośd punktów jakie może otrzymad oferta za kryterium "Cena".
VI. Termin i miejsce złożenia oferty na realizację usług. 1. Oferta powinna odpowiadad w pełni na przedstawione w procedurze wymagania i warunki określone w niniejszej instrukcji dla Wykonawców, 2. Oferta powinna określad Wykonawcę oraz wskazywad osobę do kontaktu – zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do niniejszego postępowania o zamówienie. 3. Pisemne oferty prosimy przesyład do dnia 21 sierpnia 2012 r. do godz. 12:00 na adres Fundacji Pomocy Wzajemnej „Barka”: Fundacji Pomocy Wzajemnej „Barka Ul. Św. Wincentego 6/9 61 – 713 Poznao oznaczona nazwą „ Obsługa finansowa” 4. Otwarcie ofert nastąpi dnia 21 sierpnia 2012 roku, godz. 13.00 w sali konferencyjnej Fundacji Pomocy Wzajemnej „Barka” 5. Dopuszcza się możliwośd przesłania kopii oferty e-mailowo na adres barka@barka.org.pl fakt ten będzie liczony jako spełnienie warunku dotrzymania terminu. 6. Wszystkich dodatkowych informacji na temat przedmiotu zamówienia oraz niniejszej procedury udziela: Piotr Szymaoski tel. 61 668 23 00, faks 61 872 90 50 lub na adres e-mail barka@barka.org.pl
VII. Wykonawca wspólnie ubiegający się o realizację ww. usług. 1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o realizację niniejszego zamówienia zobowiązani są do ustanowienia Pełnomocnika do reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. 2. Korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem. 3. Wykonawcy wspólnie biegający się o zamówienie, których oferta została uznana za najkorzystniejszą przed podpisaniem umowy z Zamawiającym muszą zawrzed umowę cywilno-prawną określającą sposób ich współdziałania, zakres prac powierzonych do wykonania każdemu z nich oraz solidarną odpowiedzialnośd za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia. Zamawiający może zażądad tej umowy przed podpisaniem umowy na realizację przedmiotowych usług. VIII. Wadium. Wadium nie jest wymagane IX. Termin wykonania zamówienia. Termin rozpoczęcia - od daty zawarcia umowy do zakooczenia okresu trwania projektu obejmującego okres rozliczeniowy związany z projektem, wykonania wszystkich usług objętych umową o dofinansowanie projektu odnoszących się do przedmiotowych zadao obsługi finansowej w tym m.in. archiwizacji dokumentacji objętej przedmiotową realizacją planowanym na dzieo 20 grudnia 2012 roku.
X. Przygotowanie oferty. 1. Każdy Wykonawca może złożyd tylko jedną ofertę sporządzoną w języku polskim w formie pisemnej, 2. Oferta musi byd podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oznacza to, iż jeżeli z dokumentu (ów) określającego (-ych) status prawny Wykonawcy (-ów) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do
reprezentowania Wykonawcy (-ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą byd podpisane przez wszystkie te osoby. 3. Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikad z dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost ze złożonego w ofercie dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyd oryginał lub poświadczoną, notarialnie albo zgodnie z przepisami w zakresie uwierzytelniania dokumentów, za zgodnośd z oryginałem kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione. Obliczenie ceny oferty Wykonawca w obliczeniu ceny za całośd przedmiotu uwzględni 4 –miesięczny okres trwania umowy przy założeniu, że w ramach jednego miesiąca świadczenie obejmowad będzie nie więcej niż 60 r/h (roboczogodzin). Wyliczoną wartośd uwzględniająca przewidywaną liczbę godzin, oferowaną stawkę 1 r/h oraz należne z tego tyłu zobowiązania podatkowe jeżeli mają miejsce (wartośd podatku VAT) należy wpisad w „formularzu ofertowym”. Zawartośd oferty 1. Formularz ofertowy (wzór – patrz załącznik nr 1), 2. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, 3. Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające dysponowanie odpowiednim potencjałem techniczny, ekonomicznym oraz potencjałem osobowym niezbędnym do terminowego z należytą starannością wykonania zamówienia na obsługę finansową (wzór – patrz załącznik nr 2), 4. Parafowany wzór umowy (wzór – patrz załącznik nr 3),
XI. Unieważnienie. 1. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, która Fundacja może przeznaczyd na
sfinansowanie zamówienia lub w przypadku, gdy środki przeznaczone na realizację, nie zostaną mu przyznane. 2. O unieważnieniu postępowania Fundacja zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia lub złożyli oferty.
XII. Postanowienia koocowe. 1. Zamawiający może, przed upływem terminu do składania ofert zmienid treśd postanowieo zawartych w niniejszej instrukcji. Wprowadzone w ten sposób zmiany będą wiążące przy składaniu ofert. Jeżeli to będzie niezbędne dla wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z zmian wprowadzonych przez Zamawiającego, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Informacja ta zostanie przekazana wszystkim wykonawcom, którym przekazano niniejszą instrukcję oraz zamieszczona na stronie internetowej. Wszelkie prawa w tym zobowiązania wykonawcy odnośnie wcześniejszych ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. 2. Termin związania z ofertą wynosi – 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu oznaczonego na składanie ofert. Zamawiający może przedłużyd termin związania z ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. O fakcie tym Zamawiający powiadomi Wykonawców.
Załączniki do SIWZ: Załacznik Nr .1. Formularz ofertowy Załacznik Nr .2. Oświadczenie Wykonawcy Załacznik Nr .3. Projekt / wzór umowy.
ZATWIERDZAM ………………………………………………. Zamawiający
Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTY Fundacji Pomocy Wzajemnej „Barka Ul. Św. Wincentego 6/9 61 – 003 Poznao
Przetarg otwarty „ Obsługa finansowa” Odpowiadając za ogłoszenie o zamówieniu na obsługę finansową zadao realizowanych w ramach projektu nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013” oferujemy wykonanie zamówienia - zgodnie z wymogami opisanymi w instrukcji na następujących warunkach: 1. Dane Wykonawcy: Nazwa:
................................................................................... ...................................................................................
Siedziba:
................................................................................... ...................................................................................
Adres poczty elektronicznej
...................................................................................
Strona internetowa
...................................................................................
Numer telefonu
0 (**) .........................................................................
Numer faksu
0 (**) .........................................................................
Numer REGON
...................................................................................
Numer NIP
...................................................................................
2. Wynagrodzenie - nawiązując do zapytania, oferujemy wykonanie zamówienia za cenę:
Cena netto: ................................................................................................. zł. VAT: ................................................................................................. zł.
Cena brutto: ................................................................................................. zł Słownie: ................................................................................................. ................................................................................................. 3. Do obliczenia wartości wynagrodzenia przyjęto stawkę 1 r/h w wysokości ……………….. zl. 4. Nazwiska i imiona osób upoważnionych do podpisania umowy o wykonanie zamówienia ........................................................................................................................................................ ….. ........................................................................................................................................................ ….. ........................................................................................................................................................ …..
5. Ustanowione osoby do reprezentacji Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy:
stanowisko
..........................................................
imię i nazwisko
................................................................
tel.
0 (**) ................................................
fax.
0 (**) ................................................
zakres
..........................................................
6. Oświadczenie Wykonawcy: niniejszym oświadczamy, co następuje:
5.1.
Zapoznaliśmy się i w pełni akceptujemy treści zawarte w Instrukcji dla Wykonawców,
5.2.
Zapoznaliśmy się i w pełni akceptujemy treśd postanowieo umowy Zamawiającego zapisane w załączniku Nr 3
5.3.
Zapoznaliśmy się z warunkami realizacji zamówienia oraz uzyskaliśmy wszelkie informacje konieczne do właściwego przygotowania niniejszej oferty.
7. W wykonaniu zamówienia uczestniczyd będą następujący Podwykonawcy:
Lp.
Dane dotyczące Podwykonawcy
Częśd
zamówienia Wartośd realizowanej
powierzona
części
Podwykonawcy
8. Inne informacje wykonawcy: ............................................................................................ ............................................................................................
Miejscowość i data:........................................ Podpis/podpisy osób upoważnionych do podpisania oferty
1. ......................................................................................... 2. .........................................................................................
Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE WYKONAWCY
Przetarg otwarty „ Obsługa finansowa”
Nawiązując do ogłoszenia o zamówieniu na obsługę finansową dla zadao realizowanych w ramach projektu nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013” składamy oświadczenie, że:
- stosownie do postanowieo Zamawiającego dysponujemy zarówno odpowiednim potencjałem techniczny, ekonomicznym jak i osobami gwarantującymi terminowe z należytą starannością wykonanie zamówienia opowiadające wytycznym ustalonych przez Zamawiającego. W tym celu na potwierdzenie spełnienia warunków opisanych w pkt. „Warunki uczestniczenia” pkt. 2.1 do 2.2 - załączone zostają następujące wymagane dokumenty:
………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………….
Dla udokumentowania doświadczenia w realizacji, co najmniej 1, zamówienia polegającego na prowadzeniu i rozliczaniu projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej składam wykaz wykonanych usług:
L.p.
Nazwa projektu
Wartośd w złotych
Przedmiot / zakres świadczonych usług
Data wykonania/wykonywania
początek (data)
Odbiorca usługi (nazwa, adres, nr telefonu do kontaktu)
zakooczenie (data) / trwa
1. 2.
UWAGA – Wykonawca jest zobowiązany dostarczyd dokument potwierdzający należyte wykonanie wskazanych w tabeli powyżej usług/robót. Brak dokumentu lub dokument niepotwierdzający należytego wykonania danej usługi/roboty skutkuje nie uznaniem danej usługi/roboty za należycie wykonaną
Miejscowośd i data:........................................
Podpis/podpisy osób upoważnionych do podpisania oferty
1. ................................................................................ 2. ................................................................................
Załącznik nr 3 POSTANOWIENIA UMOWY / WZÓR UMOWY Nawiązując do przetargu o zamówienie na wykonanie obsługi finansowej projektu nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013” akceptujemy niżej przedstawione postanowienia umowy / wzór umowy:
UMOWA nr …………../2012 zawarta na podstawie przetargu otwartego w Poznaniu, w dniu ……………………….. roku pomiędzy: Fundacją Pomocy Wzajemnej „”Barka” z siedzibą przy ul. Św. Wincentego 6/9, 61- 713 Poznao woj. Wielkopolskie, reprezentowaną przez: ………………………………………. zwaną w dalszej treści umowy Zamawiającym, a ………………………………………………………………………………………..……. zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: …………………………………. o następującej treści: §1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania obsługi finansowej, kontroli zgodności z projektem, rozliczeo zadao realizowanych w ramach projektu prowadzonego przez Fundację „Barka” - nr WND-RPWP.05.04.0030-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013”. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada umiejętności i wiedzę, doświadczenie oraz odpowiedni potencjał techniczny, ekonomiczny i osobowy, pozwalający na prawidłowe i terminowe wykonanie przedmiotu umowy oraz zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa, aktualną wiedzą oraz postanowieniami zawartymi w niniejszej umowie. §2 WYKONYWANIE PRZEDMIOTU UMOWY Przy wykonywaniu związanych z niniejszą umową czynności, Wykonawca ponosi odpowiedzialnośd na zasadach ogólnych za wszelkie szkody z tytułu nieterminowego czy nienależytego wykonywania obowiązków w zakresie wynikającym z przedmiotu niniejszej umowy. §3 POROZUMIEWANIE SIĘ STRON 1. Strony wyznaczają następujące osoby do przekazywania materiałów lub informacji w zakresie wykonywania niniejszej umowy: 1) Przedstawiciel Zamawiającego: …………….., nr tel. ………………. 2) Przedstawiciel Wykonawcy: …………………., nr tel. ………………, 2. Wszelka korespondencja kierowana będzie na adresy wskazane przy oznaczeniu Stron umowy. Zmiana danych Stron umowy nie stanowi zmiany niniejszej umowy i następuje poprzez przekazanie drugiej Stronie nowych, zmienionych danych. §4 Wystąpienie siły wyższej 1. Siła wyższa jest zdarzeniem zewnętrznym, niemożliwym do przewidzenia, oraz niemożliwym do zapobieżenia, obejmującym w szczególności takie zdarzenia jak: wojna, klęski żywiołowe (trzęsienia ziemi, huragan), strajki, spowodowana przez osoby inne niż pracownicy/współpracownicy Wykonawcy lub Podwykonawców. 2. Jeżeli na skutek działania siły wyższej wykonanie umowy nie będzie możliwe, Zamawiający wyda w formie pisemnej świadectwo, że wykonanie umowy nie jest możliwe. Wykonawca, po otrzymaniu wskazanego wyżej świadectwa, tak szybko jak to możliwe, wstrzyma wykonywanie przedmiotu umowy oraz zabezpieczy dokumentację składająca się na przedmiot umowy, a zamawiający zapłaci wynagrodzenie należne z tyt. wykonania usługi do czasu wydania przez Zamawiającego wskazanego wyżej świadectwa. §5
Prawa i obowiązki Zamawiającego 1. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) zapłaty wynagrodzenia na warunkach określonych w niniejszej umowie, 2) dokonania niezbędnych dla wykonania niniejszej umowy uzgodnieo, udostępnienia materiałów niezbędnych dla wykonania przedmiotu umowy (dokumentów księgowych wytworzonych w ramach wykonywania zadao projektu) 3) dokonania odbioru przedmiotu umowy. §6 Prawa i obowiązki Wykonawcy Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do: 1) Prawidłowego wykonania wszystkich usług / prac związanych z realizacją przedmiotu umowy zgodnie ze złożoną ofertą i z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz uzgodnieniami wiążącymi Wykonawcę na mocy niniejszej umowy, 2) Zapewnienia obsługi finansowej, kontroli zgodności z projektem oraz rozliczeo projektu realizowanego przez Fundację „Barka” - nr WND-RPWP.05.04.00-30008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013”. 3) Wykonawca przedmiotu zamówienia w zakresie obsługi finansowej projektu zobowiązuje się w szczególności do: 3.1. Realizacji zadao wynikających z obsługi finansowej projektu, sprawowanie kontroli nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym w oparciu o zaakceptowany przez władze Programu wniosek o dofinansowanie oraz postanowienia umowy o dofinansowaniu projektu. 3.2. Kontroli poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów w tym zgodności z budżetem projektu i wytycznymi umowy. 3.3. Odpowiedniego opisywania dokumentów związanych z realizacją projektu, klasyfikacja dokumentów w tym kontrola poprawności dokonywanej kwalifikacji z uwagi na: nazwę projektu, wielkośd budżetowania, pozycja budżetowe projektu, podział na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane, kategorie dodatkowe (w zależności od potrzeb projektu), 3.4. Terminowego i właściwego realizowania zobowiązao w zakresie obsługi finansowej, przygotowania okresowych sprawozdao rzeczowo-finansowych, zbiorczych wniosków o płatnośd za kolejne okresy realizacji projektu, oraz
każdorazowego udzielania dodatkowych wyjaśnieo wymaganych przez Instytucję Wdrażającą i inne upoważnione instytucje do sprawowania nadzoru i kontroli projektu. 3.5. Przygotowanie okresowych zestawieo o finansowym postępie realizacji projektu, wniosków o płatnośd do Instytucji Zarządzającej w ramach kolejnych etapów realizacji projektu. 3.6. Stałego monitorowania przebiegu projektu, koordynowania zadao projektu w zakresie finansowym. Nadzór nad terminowym rozliczaniem wydatków związanych z projektem, nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, zapobieganie powstawaniu jakikolwiek nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich wystąpienia. 3.7. Udzielania pisemnych odpowiedzi za zapytania i wystąpienia Instytucji Zarządzającej w zakresie spraw dotyczących wykonania i rozliczeo zadao projektu. 3.8. W przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji projektu, wykonawca zobowiązuję się do kontynuacji powierzonych zadao aż do zamknięcia rzeczowo-finansowego projektu potwierdzonego przez Instytucję Wdrażającą. 3.9. Realizacji wszelkich pozostałych obowiązków określonych postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu ( umowa z dnia 01.02.2010r) w zakresie obowiązków określonych dla zadao z zakresu czynności i obsługi finansowej celem ich poprawnego zakooczenia zwłaszcza zamknięcie pod względem kwalifikowalności wydatków, złożenie koocowego wniosku o płatnośd oraz przygotowania i archiwizacja dokumentacji księgowej. 4) Współpracy ze służbami Zamawiającego, w tym informowanie Zamawiającego o zdarzeniach, okolicznościach mogących wpłynąd na jakośd lub terminy związane z obsługą zadao z zakresu obsługi finansowej, 5) Wykonawca realizujący usługę – obsługi finansowej projektu – odpowiada za prowadzenie wydzielonej księgowości projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz prowadzenie z należytą starannością, wiedzą i obowiązującymi przepisami w tym zakresie ewidencji księgowej projektu. 6) Podstawowym obowiązkiem jest terminowe i właściwe realizowanie zobowiązao wynikających z umowy o dofinansowaniu projektu dla Fundacji „Barka”. 7) Udziela wyjaśnieo również po zakooczeniu realizacji projektu i po upływie terminu zakooczenia prac do chwili zakooczenia okresu trwałości projektu tj. 5 lat od momentu zakooczenia kwalifikowalności wydatków bez dodatkowego wynagrodzenia.
§7 Podwykonawcy 1. Zamawiający dopuszcza zlecenie części przedmiotu umowy podwykonawcom. 2. Wykonawca zobowiązuje się przekazywad każdorazowo Zamawiającemu dowód wpłaty przez Wykonawcę na rzecz Podwykonawcy wymagalnego wynagrodzenia tytułem wykonanej przez Podwykonawcę umowy. 3. Zamawiającemu przysługuje prawo powstrzymania się z zapłatą wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku braku zapłaty przez Wykonawcę należnego Podwykonawcy wynagrodzenia. 4. Wykonawca ponosi wraz z Podwykonawcami solidarną odpowiedzialnośd wobec Zamawiającego za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy. §8 Kary umowne 1. Zamawiający może nałożyd na Wykonawcę karę umowną za odstąpienie od umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 20 % określonego w niniejszej umowie wynagrodzenia brutto wykonawcy. 2. Zamawiający może nałożyd na Wykonawcę karę umowną za opóźnienie w terminowym wykonaniu zadao związanych z przedmiotem umowy w wysokości 2 % za każdy dzieo opóźnienia liczonego od wynagrodzenia brutto wykonawcy; 3. Zapłata którejkolwiek z kar umownych wskazanych w niniejszej umowie nie wyłącza możliwości dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania przewyższającego karę lub kary umowne (żądanie przez Zamawiającego odszkodowania przenoszącego wysokośd zastrzeżonej kary lub kar jest dopuszczalne). W szczególności niezależnie od uregulowao dotyczących kar umownych, w okresie obowiązywania niniejszej umowy, po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu, Wykonawca jest i będzie odpowiedzialny wobec Zamawiającego na zasadach uregulowanych w kodeksie cywilnym za wszelkie szkody oraz roszczenia osób trzecich w przypadku, gdy będą one wynikad z nie dołożenia należytej staranności przez Wykonawcę w wykonaniu przedmiotu umowy. 5. Odstąpienie od umowy nie wyklucza obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary lub kar umownych. 6. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w terminie 14 (czternastu) dni od daty wystąpienia przez Zamawiającego z żądaniem zapłacenia kary. W razie opóźnienia w zapłacie Zamawiający może potrącid należną mu karę z dowolnej należności przysługującej Wykonawcy względem Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża nieodwołalną zgodę.
§9 Terminy wykonania przedmiotu umowy 1. Rozpoczęcie wykonania przedmiotu umowy nastąpi w dniu podpisania umowy. 2. Przewidywane zakooczenie wszystkich czynności związanych z obsługą finansową zadao związanych z projektem w tym m.in. archiwizacji dokumentacji objętej przedmiotową realizacją ustala się na dzieo 20 grudnia 2012 roku. 3. W przypadku zmian, których to na etapie podpisywania umowy nie można było przewidzied a mających istotny wpływ na wykonanie przedmiotu umowy, termin zakooczenia, o którym mowa, w pkt. 2 zostanie odpowiednio zmieniony. § 10 Wynagrodzenie wykonawcy 1. Wynagrodzenie za wykonanie czynności objętych przedmiotem umowy strony ustalają w wysokości: netto ……………………..,00 złotych, (słownie: …………………………………………………….. złotych i …/100 złotych), plus VAT w kwocie ……………………..,00 złotych, co daje razem kwotę brutto ………………………..,00 złotych (słownie: …………………………………………………… złotych i ……/100 złotych). 2. Stawka za 1 r/h wynosi ………..zł. 3. Wskazane w ust. 1 wynagrodzenie płatne będzie w formie comiesięcznych faktur w oparciu o potwierdzony przez strony umowy protokół rozliczeniowy obejmujący liczbę przepracowanych r/h nie więcej jednak niż 60 r/h pomnożone o ustaloną w ust. 2 stawkę za 1 r/h. 3. Wskazana w ust. 1 wysokośd wynagrodzenia brutto nie będzie zmieniana w toku realizacji przedmiotu zamówienia i nie będzie podlegała waloryzacji oraz obejmuje wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy wraz z usunięciem nieprawidłowości ujawnionych przy kontroli Instytucji Zarządzającej WRPO. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 uwzględnia wszystkie obowiązujące w Polsce podatki, włącznie z podatkiem od towarów i usług VAT. 5. Zapłata faktur przez Zamawiającego nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy, wskazany w treści faktury VAT, w terminie do 30 (trzydziestu) dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, przy czym warunkiem płatności przez Zamawiającego na rzecz Wykonawcy jest koniecznośd przedstawienia przez Wykonawcę oświadczenia, że uregulował z Podwykonawcą lub Podwykonawcami całośd należnego, wymagalnego wynagrodzenia oraz załączenie dowodu wpłaty. 6. Dniem zapłaty wynagrodzenia jest dzieo obciążenia rachunku Zamawiającego.
§ 11 Odstąpienie od umowy 1. Stronom przysługuje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, prawo do odstąpienia od umowy. 2. Oświadczenie o odstąpieniu od umowy następuje w formie pisemnej i musi zawierad pisemne uzasadnienie. § 12 Rozliczenia w przypadku odstąpienia od umowy 1. Wykonawca przysługuje wynagrodzenie za wykonaną częśd umowy w oparciu o obustronnie podpisane oświadczenie stron. § 14 Zmiany postanowieo umowy 1. Każda zmiana umowy musi byd dokonana w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, z wyłączeniem sytuacji dot. zmian przedstawiciela Zamawiającego, Wykonawcy, danych adresowych lub zmian numerów telefonów, danych stron lub danych kontaktowych czy adresów do korespondencji. 2. Zmiana postanowieo zawartej umowy może nastąpid w następujących przypadkach: 1) w następstwie zmian przepisów o podatku od towarów i usług (VAT), 2) zmiany terminu wykonania umowy, gdy ze względów organizacyjnych, które wystąpiły po stronie Zamawiającego, konieczne było dostosowanie się do zmian mających wpływ na termin wykonania umowy. § 14 Współfinansowanie przedmiotu umowy Wykonawca oświadcza, iż znany jest mu fakt, iż przedmiot niniejszej umowy objęty jest współfinansowaniem ze środków Unii Europejskiej w ramach realizowanego projektu nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. „Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013”. W wypadku gdy dysponent środków finansowych zawiesza Zamawiającemu finansowanie, z którego są dokonywane płatności na rzecz Wykonawcy, Zamawiający zawiadomi Wykonawcę o takim zawieszeniu w terminie 14 (czternastu) dni od otrzymania od
dysponenta środków finansowych zawiadomienia o zawieszeniu. Opóźnienia nie stanowią podstawy do dochodzenia przez Wykonawcę roszczeo z tyt. zobowiązao odsetkowych. § 15 Postanowienia koocowe 1. Językiem umowy jest język polski. Wszelkie postanowienia umowy będą interpretowane na podstawie przepisów prawa polskiego. 2. Strony umowy zobowiązują się pisemnie wzajemnie informowad o każdej zmianie nazwy, adresu, nr telefonu i adresu e-mail, przy czym zmiana niniejsza nie stanowi zmiany umowy. Jeżeli strona umowy zmieniła siedzibę (adres korespondencyjny, adres e-mail) i nie zawiadomiła o tym drugiej strony, przyjmuje się, że druga strona dopełniła obowiązku zawiadomienia, gdy pismo (w szczególności faktura za usługi) zostało wysłane pod ostatni adres strony umowy. 3. Żadna ze stron nie może przelad zobowiązao i uprawnieo wynikających z umowy na osobę trzecią bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej strony. 4. W przypadku, gdy umowa zastrzega dla dokonania czynności formę pisemną, nieodebranie pisma przez stronę do której jest ono kierowane w terminie jednorazowo awizowanym przez pocztę, uznaje się za pismo skutecznie doręczone tej stronie. 5. Strony zobowiązują się do wzajemnego, bieżącego informowania się o wszelkich sprawach mających lub mogących międ wpływ na realizację niniejszej Umowy. 6. Spory powstałe na tle niniejszej umowy będzie rozstrzygad sąd powszechny właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. 7. Jeżeli którekolwiek z postanowieo umowy okazałoby się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważnośd lub skutecznośd całej umowy, zaś w miejsce tego postanowienia strony będą stosowad postanowienia najbardziej odpowiadające treści postanowienia nieważnego lub nieskutecznego. 8. Ilekrod dla dokonania czynności niniejsza umowa zastrzega formę pisemną, jest to forma zastrzeżona pod rygorem nieważności. 9. Ilekrod w umowie jest mowa o dniu roboczym, przez dzieo roboczy strony uznają każdy dzieo tygodnia z wyłączeniem sobót oraz dni wolnych od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. Nr 4 poz. 28 z późn. zm.). 10. W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego, a w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego. 11. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze Stron.
AKCEPTACJA WYKONAWCY Miejscowośd i data:........................................ Podpis/podpisy osób upoważnionych do podpisania oferty
1. ............................................................. 2. .............................................................