‘Uit in het Meetjesland 2018’ Inleiding Het Meetjeslands evenementenoverleg komt sinds 2007 drie keer per jaar samen en de evenementenacties ‘Uit in het Meetjesland’ bestaan sinds 2009. Sindsdien trekt Toerisme Meetjesland dit promotieproject, indien voldoende interesse hiervoor bestaat bij de organisatoren (minimum 18). De vorige jaren hebben steeds tussen de 25 tot 30 organisatoren hier aan deelgenomen. De actie wordt voor een groot deel gefinancierd door de evenementenorganisatoren zelf, hierbij ondersteund door Toerisme Meetjesland die vooral de trekkersrol (samenstelling boekje, opvolging distributie, extra promotie online) op zich wil blijven nemen. De brochure blijft de kern uitmaken van de actie, hierbij gesteund door een intense online campagne met nadruk op facebook en door een jaarlijkse actie in de regionale pers. Kortom, de ouderwetse goed gemaakte evenementenbrochure als basis voor de stap naar meer digitale promotie, de ultieme gooi naar de smartphone van jouw potentiële bezoeker…
Wat doe jij als evenementenorganisator? Deelnameprijs? €150 Inschrijven? Vóór woensdag 10 januari 2018 op deze link: http://www.toerismemeetjesland.be/nl/formulier/inschrijvingsformulier-uit-het-meetjesland-2018 Geef ook al juiste titel van uw evenement, de datum, de locatie én een korte beschrijving door bij inschrijving. Al vrij vroeg gaan wij de lijst deelnemende evenementen opnemen in de redactieplanning van Toerisme Oost-Vlaanderen en waar we kunnen zo breed mogelijk communiceren. Uw evenement heeft een regio overschrijdend karakter, benadert of overstijgt 1000 bezoekers en is publiekstoegankelijk. Belangrijk vinden wij ook dat u zeker uw eigen evenement kenbaar maakt op de Cultuurdatabank van UiT in Vlaanderen, dan profiteer je ook maximaal mee van de website www.uitinhetmeetjesland.be, van de evenementenkalender in uw gemeenten en op vele andere (digitale) kanalen. Zeker doen!! GEBRUIK DE TAGS ‘Toerisme’ en ‘UiTinMijnRegio’ Coverfoto? Wie met een flitsende evenementenfoto de cover van onze brochure en de flyer wil halen, kan ook al bij inschrijving een voorstel doorsturen. De meest geschikte foto wordt door de personeelsleden van Toerisme Meetjesland en de dienst Marketing van Toerisme Oost-Vlaanderen weerhouden als cover voor onze actie. (zie coverfoto’s vorige jaren!) Belangrijk is de sfeer die de foto uitstraalt. (boodschap: Meetjesland maak het mee!)
Deelnamenota ‘Uit in het Meetjesland’ 2018 1/5
Wanneer verwachten we jouw (uitgebreide) informatie? De uiterste datum voor het inleveren van jouw uitgebreide informatie is woensdag 14 februari 2018 om 12 uur ‘s middags. Meteen na uw inschrijving in januari ontvang je van ons per kerende een mail. Gelieve dan zo snel mogelijk uw informatie verzamelen en doorgeven. Hoe meer we hebben hoe beter we de brochure kunnen voorbereiden en hoe vroeger wij jouw evenement ook kunnen doorgeven aan de diverse mediakanalen die wij beheren of helpen ‘voeden’. We krijgen tegen woensdag 14 februari 2018 om 12 uur ‘s middags van jou deze essentiële informatie op e-mailadres bart.van.damme@toerismemeetjesland.be en info@toerismemeetjesland.be (in cc): De correcte titel van uw evenement De correcte datum en locatie (+adres) van uw evenement De contactgegevens voor in de brochure (organisator, adres, telefoon, mail, website) De contactpersoon + mail + telefoon voor de communicatie met ons De facturatiegegevens Een wervende omschrijving van uw evenement van maximaal 500 tekens en minimaal 300 tekens of alle essentiële gegevens om snel zo’n tekstje voor jou op te maken, dat kunnen we dan intern doen. (Wat doet uw evenement? Wanneer kan je naar welke activiteit? Hoeveel kost deelname of een inkomticket? Welke sfeer straalt jouw evenement uit? Wat zijn de toppers die een toerist zeker moet meemaken op jouw evenement?) Eén of maximaal twee digitale foto’s van 300 dpi (een jpg van tenminste 1,5 MB) Mail deze informatie naar: bart.van.damme@toerismemeetjesland.be Neem deel aan de distributie-actie van onze brochure en de flyer Van zodra de brochures, wellicht in 2018 in kalendervorm, gedrukt zijn, contacteren wij u zodat jij jouw brochures kunt komen ophalen en verdelen onder uw doelpubliek. De brochures kunnen vanaf maart worden afgehaald in het infokantoor Toerisme Meetjesland, Provinciaal Streekcentrum Huysmanhoeve, Bus 1, 9900 Eeklo, T 09 377 86 00, info@toerismemeetjesland.be (bart.van.damme@toerismemeetjesland.be in cc). Zet de actie, het Meetjesland en uw evenement in de kijker! Jij maakt, indien mogelijk, gewag van de website www.uitinhetmeetjesland.be en/of www.toerismemeetjesland.be op uw eigen website en nieuwsbrieven. Heel versterkend voor de actie is de zichtbaarheid van ‘Meetjesland, maak het mee!’ op uw evenement. Het delen van onze facebookberichten op www.facebook.com/Meetjesland door uw hele team werkt zeer versterkend. Omgekeerd kunnen wij ook jouw berichten op facebook en Twitter delen of retweeten. Wij kunnen dit doen als wij dit weten (je verwittigt ons via mail of messenger) of als u de tag Meetjesland, #meetjesland of de naam/hashtag van uw eigen gemeente in jouw bericht zet. LAAT ONS IETS WETEN EN WIJ HELPEN JOU!
Deelnamenota ‘Uit in het Meetjesland’ 2018 2/5
Wat doen wij als Toerisme Meetjesland / Toerisme Oost-Vlaanderen? De brochure ‘Uit in het Meetjesland 2017’ Wij maken één brochure op 10.000 exemplaren. (zie voorbeeld-pdf versie 2017) We onderzoeken voor 2018 wel een formule ‘kalender’. Indien dit financieel haalbaar is, gaan we voor zo’n formule. Formaat: hoogte 15 cm, breedte 12 cm. De backcover (laatste pagina) van de brochure/kalender wordt een lijst met de deelnemende evenementen op, zodanig dat de lezer een duidelijk beeld krijgt van wat waar wordt georganiseerd. (stond in 2015 op de voorlaatste pagina). Zo fungeert het boekje ook als evenementenkalender voor de zomer! Opening toeristisch seizoen Op dinsdag 20 maart 2018 openen wij het toeristische seizoen in de Ertveldse Brouwerij Van Steenberge. Het thema van dit openingsfeest voor de sector is ‘Smaken’ dit jaar. Ook u bent van harte uitgenodigd en het is de bedoeling om tijdens het feest ook aan de evenementen van de actie ‘Uit in het Meetjesland 2017’ die avond extra aandacht te besteden. Jaarlijkse persconferentie Het is ondertussen een traditie geworden om jaarlijks voor het Stoomfestival in het Stoomcentrum de actie Uit in het Meetjesland te lanceren. Bedoeling is ook om het eerste grote evenement in Meetjesland een extra duw in de rug te geven, omdat zij niet lang van het effect van onze actie kunnen meegenieten. Indien Stoomfestival opnieuw meedoet, willen we dat graag opnieuw daar doen. ‘Uit in het Meetjesland’ zo breed mogelijk communiceren via de bestaande TOV-middelen (directe opname in onze TOV-redactieplanning) en de jaarlijkse mediacampagne van Toerisme Meetjesland Toerisme Meetjesland en Toerisme Oost-Vlaanderen zetten zich actief in om de actie ‘Uit in het Meetjesland 2017’ en de deelnemers zoveel mogelijk in de publiciteit te zetten via de middelen waarover ze zelf beschikt: de website, de elektronische nieuwsbrieven, het perswerk, de linken met Toerisme Vlaanderen, de binnenlandcampagne van Toerisme Vlaanderen, de Nederlandcampagne van Toerisme Vlaanderen en de eigen acties van Toerisme Meetjesland (met logies, horeca, musea, attracties, enz.). In 2017 surfte Uit in het Meetjesland mee op de golven van Fietscampagne 2017 met Rick De Leeuw en het fietsboekje van Bas van Oort als voornaamste speerpunten. Vele tiendduizenden Vlamingen werden voortduren naar onze facebookpagina geleid, waar ook de evenementen de nodige ondersteuning krijgen. Ook Toerisme Vlaanderen in Nederland ging hiermee aan de slag en koppelde eveneens de evenementen ‘Uit in het Meetjesland’ aan hun actie. Dit publicitair voordeel valt niet te onderschatten. Strategie Sociale Media Toerisme Meetjesland en Toerisme Oost-Vlaanderen, elke deelnemer krijgt een facebookadvertentie ter waarde van 60 euro. Op vraag van de evenementenorganisatoren heeft Toerisme Meetjesland vorig jaar, in samenwerking met Toerisme Oost-Vlaanderen, een online strategie uitgewerkt. De Oost-Vlaamse regio's komen maandelijks samen om alle evenementen in Oost-Vlaanderen te wikken en te wegen ten einde hen de correcte mediaaandacht te schenken volgens toeristische relevantie en aantrekkingskracht. Deelnemers aan Uit in het Meetjesland staan daar hoog op de agenda. Op de facebookpagina (4.547 volgers), de twitteraccount (989 volgers) en de Instagramaccount (157 volgers) van het Meetjesland en via de nieuwsbrief Toerisme Meetjesland (15.000 adressen), facebook TOV (29.445 volgers)/twitter TOV (1.459 volgers)/Instagram Stapaf.be (274 volgers) worden in aanloop van elk deelnemend evenement meermaals berichten Deelnamenota ‘Uit in het Meetjesland’ 2018 3/5
gelanceerd. Onze drukbezochte websites www.toerismemeetjesland.be en www.tov.be spelen hierbij een cruciale rol. Hierbij kunt u (of uw sponsors) ook prijzen aanbieden die (via wedstrijdformule) het verloop op deze diverse digitale kanalen nog zullen versterken. Bovendien willen wij dat linken met een ondersteunend persbericht vanuit Toerisme Meetjesland aan onze perscontacten een week voor elk deelnemend evenement. In 2015 en 2016 heeft Toerisme Meetjesland voor elk deelnemend evenement een facebookbericht gepromoot aan 20 euro als ‘facebookadvertentie’. In 2017 hebben we daar 60 euro van gemaakt. Dit geeft een totaal bereik van vele tienduizenden views en minimum driehonderden kliks en reacties per evenement. Ook de stevige promotieacties die Toerisme Meetjesland (Vakantieboek 2018) via deze facebookpagina voert, hebben van onze pagina een echt toeristisch communicatiekanaal (in twee richtingen) gemaakt waarlangs recreanten hun vrije tijd plannen en ‘mee-maken’. OVERZICHT PROMOTIEMIDDELEN T OERISME M EETJESLAND / T OERISME OOST-VLAANDEREN: Toeristische gids Meetjesland, momenteel zonder evenementvermelding, 25.000 exemplaren, distributie over heel Vlaanderen door toerismenetwerk TOV, jaarlijkse deadline begin oktober (= 9 maanden voor de evenementenzomer!). Brochure/kalender Uit in het Meetjesland, we streven naar 10.000 exemplaren. Distributie via de evenementen zelf en de distributie via de toeristische sector (B&B’s, reca, musea), toeristische diensten in Meetjesland en Oost-Vlaanderen, bib’s Meetjesland. Sectornieuwsbrief Toerisme Meetjesland (540 professionele adressen) Publieksnieuwsbrief Toerisme Meetjesland (15.000 adressen) Facebook Meetjesland: 4547 volgers, nauwe banden ook met de pagina’s van Comeet (797 volgers),, Meetjeslands Muziekplatform (812 volgers), Regionaal Landschap Meetjesland (1.046 volgers), Landschapspark Drongengoed (647 volgers) en Plattelandscentrum-Huysmanhoeve (561 volgers) waarmee we delen en gedeeld worden. Twitter Meetjesland: 989 volgers + linken met bovenstaande gelijkaardige accounts en de gemeentelijke twitteraccounts en al vrij een sterke #meetjesland, #kreken en #drongengoed Instagram Toerisme Meetjesland (157 volgers) met toch een sterke #meetjesland, #kreken en #drongengoed Jaarlijkse mediacampagne Toerisme Meetjesland + perswerk naar toeristische magazines en kranten toe waar we toch in slagen een vijftiental grote reportages te ‘slijten’ per jaar. Ook daar kan het evenementenverhaal in ingebed worden (zie Fietscampagne 2016). Websites Toerisme Oost-Vlaanderen (in oktober 2017 587.929 bezoeken) en Toerisme Meetjesland (in oktober 2017 107.320 bezoekers per jaar en dus een stijging van bijna 40%). Sectornieuwsbrief Toerisme Meetjesland (626 professionele adressen) Sectornieuwsbrief Toerisme Oost-Vlaanderen (4128 professionele adressen) Publieksnieuwsbrief ‘Stapaf’ Toerisme Oost-Vlaanderen (60.000 adressen fietsers en wandelaars in Vlaanderen en Nederland) + Provinciaal fiets- en wandelmagazine Stapaf. Facebook TOV (29.445 volgers, verviervoudigd…), Pinterest TOV, Instagram TOV (984 volgers) en Twitter TOV (1.459 volgers) Deelnamenota ‘Uit in het Meetjesland’ 2018 4/5
Perswerk en verspreiden info van andere regionale organisaties Via de perscontacten van Toerisme Meetjesland zullen wij de deelnemers van ‘Uit in het Meetjesland’ zoveel mogelijk in het zonnetje zetten bij diverse media. Zoals de afgelopen jaren organiseert Toerisme Meetjesland ook één persconferentie om de actie te lanceren. Bij de collega’s van de andere regionale organisaties zoals Plattelandscentrum Meetjesland, Regionaal Landschap Meetjesland en cultuuroverleg Meetjesland (Comeet) zullen we de deelnemers promoten in volgende media, indien mogelijk: T ER INFO: OVERZICHT PROMOTIEMIDDELEN COMEET CULTUUROVERLEG M EETJESLAND : Maandelijkse UiTmail www.uitinhetmeetjesland.be Programmakrant UIT in het Meetjesland werd op 10.000 exemplaren verdeeld. Distributie liep via alle Meetjeslandse gemeenten, en via ‘Gelezen & goedgekeurd’ (verdeeld bij 1 zelfstandige per deelgemeente, dit zijn 38 extra distributiepunten) Programmakrant: zelfde oplage Facebook UiT in het Meetjesland, Twitter UiT in het Meetjesland, facebook/twitter Comeet en Erfgoedcel en de Instagramaccount Memorabelmeetjesland en #memorabelmeetjesland. Coördinatie van de promotieactie Erik Hennes Regiocoördinator Meetjesland, Toerisme Oost-Vlaanderen erik.hennes@toerismemeetjesland.be, T 09 378 67 01, M 0477 49 75 51 Uw contactpersoon voor deze actie is: Bart Van Damme Regiomedewerker Meetjesland, Toerisme Oost-Vlaanderen bart.van.damme@toerismemeetjesland.be, T 09 378 67 01, M 0486 26 65 80 U kunt hierover ook gerust contact opnemen met de onthaalcollega’s Ilse Huyvaert en Inge Slock van het infokantoor Toerisme Meetjesland in het Provinciaal Streekcentrum Huysmanhoeve, Bus 1, 9900 Eeklo, T 09 377 86 00, info@toerismemeetjesland.be
Deelnamenota ‘Uit in het Meetjesland’ 2018 5/5