juli 2010 PlusPunten is een uitgave van BaliePlus, de servicebalie voor advocaten
2 Uitgelicht: Keurmerk voor advocatenkantoren.
3
5
6
BalieZap: Een greep uit ons brede aanbod van services.
Nieuw: BaliePlus Handboek Startersinformatie.
Aanbod: Lyreco kantoor artikelen per stuk te bestellen.
Het advocatenkantoor als onderneming
Haal eruit wat erin zit Via BaliePlus koopt u niet alleen voordelig in, maar heeft u ook toegang tot een netwerk van organisaties die u op ondernemingsgebied terzijde staan. Als u het beste uit uw bedrijf wilt halen, bent u bij ons aan het juiste adres! Een kantoor laten floreren, vraagt aandacht voor andere zaken dan alleen voor die van uw cliënten. Sinds 1997 is BaliePlus daarom uw vaste leverancier voor producten en diensten die uw praktijkvoering ondersteunen, zoals: verzekeringen, accountancy, informatietechnologie en cursussen. De kracht van BaliePlus is bemiddeling bij het totstandkomen van mantelovereenkomsten. Dat betekent niet alleen een lage prijs, maar vooral tijdwinst. Het uitzoeken en beoordelen van de wirwar aan producten, hebben wij immers al gedaan. Netwerk Maar BaliePlus biedt meer. Directeur Onno Messing legt uit: “Om u nog beter te kunnen ondersteunen in uw bedrijfsvoering, gaan wij dit najaar het land in om te horen wat er speelt en leeft. Service verlenen in de huidige netwerkmaatschappij betekent immers dat je
“Het gaat steeds meer om connecties maken, elkaar introduceren.” elkaar op het spoor brengt van nieuwe kansen. Het gaat om connecties maken, elkaar introduceren. BaliePlus is geworteld in de advocatuur en kent organisaties die juist de advocaat-ondernemer helpen verder groeien.” Reflectie Viadicte en BDO zijn twee voorbeelden van zulke organisaties. De eerste
ontwikkelde een keurmerk voor advocatenkantoren en de tweede een methode voor het in kaart brengen van concrete verbeterpunten van ondernemingen. In deze PlusPunten leest u meer over deze diensten. Messing: “Viadicte en BDO nodigen ondernemers uit tot reflectie. Hun diensten helpen u uw focus scherp te houden de juiste strategische beslissingen te nemen om alles uit uw bedrijf te halen wat erin zit!” ●
Keurmerk voor advocaten
Hoe goed doet u het? Dat u als advocatenkantoor kwaliteit wilt leveren, is vrij logisch. Maar waar meet u dat aan af? En hoe garandeert u dat aan uw klanten? Dat kan met een keurmerk dat voor en door advocaten is opgesteld. Henri Niezink van Viadicte doet de achtergrond uit de doeken. Als stichting met een niet-commercieel oogmerk zet Viadicte zich in voor meetbare en transparante kwaliteit bij advocatenkantoren. De producten van Viadicte worden door advocatenkantoren zelf vervaardigd. Zo ook een kwaliteitskeurmerk en bijbehorend handboek voor advocatenkantoren. Het initiatief daarvoor ontstond tien jaar geleden bij
een aantal kantoren in het zuiden van het land die een kwaliteitskader wilden, gebaseerd op bestaande normen zoals ISO en INK, maar dan aangevuld met best practices en gedragsregels uit de advocatuur. Niezink vertelt: “De groep heeft dat normenkader in de eigen kantoren geïmplementeerd. Maar om na te gaan
of ze ook doen wat ze zeggen, hebben ze samen met PricewaterhouseCoopers een audit ontwikkeld. Kantoren die deze toets doorstaan, krijgen het keurmerk ‘Met Recht Tevreden’. Inmiddels heeft een aantal zuidelijke kantoren het keurmerk en dat aantal groeit, ook in de rest van het land.”
Handboek en audit Een kantoor dat ‘Met Recht Tevreden’ op de deur mag zetten, moet daar wel wat voor doen. Niezink: “De normen zijn vastgelegd in een online kwaliteitshandboek dat vrij eenvoudig te implementeren is. De software is ontwikkeld door een softwarehuis dat hiermee al veel succes boekte binnen de accountancy. Het handboek bevat als het ware een modelkantoor dat specifiek te maken is voor elk kantoor.”
“Samen met PricewaterhouseCoopers is een audit ontwikkeld” Met het handboek alleen bent u er nog niet: de toets op naleving is even belangrijk. “Een kantoor dat het keurmerk wil verdienen, moet bereid zijn zich te laten controleren door een bedrijfskundig expert, een collega en de klant”, zegt Niezink. “Dat gebeurt in een cyclus van vier jaar. Na de implementatie volgt een audit, veelal door PricewaterhousCoopers. Het jaar daarop beoordeelt een externe collega een aantal dossiers in een ‘peer review’, daarna volgt een klanttevredenheidsonderzoek en in het vierde jaar opnieuw een ‘peer review’.” Vakbekwaam Het initiatief van Viadicte sluit aan bij de Verordening op de Vakbekwaamheid die sinds 1 januari 2010 van kracht is en nieuwe regels aan de kwaliteitseisen binnen de advocatuur stelt. Een van die regels is het implementeren van een kwaliteitshandboek. “Daarom hebben we besloten het handboek ook los van het kwaliteitskeurmerk aan te bieden. Dat kunnen kantoren zelf invoeren, zonder de toetsingen.” Financiële benchmark Kantoren die het keurmerk hebben behaald, kunnen bij Viadicte gratis andere diensten afnemen, zoals een financiële benchmark en advies van een helpdesk. De kosten voor het behalen van het keurmerk inclusief het handboek, audit, ‘peer review’ en intervisiebijeenkomsten – bedragen € 83,- per maand per advocaat in een afnemende staffel. Voor alleen het handboek loopt de prijs uiteen van € 300,- voor een klein kantoor tot € 1400,- voor grote kantoren. Meer informatie vindt u op www.viadicte.nl ●
BDO Performance Monitor
Alle ruimte om te ondernemen Hoe presteert u eigenlijk? Op welke punten valt nog veel verbetering te behalen? Welke factoren belemmeren uw groei? En hoe kunt u daar verandering in brengen? De Performance Monitor van BDO geeft antwoord op deze en vele andere cruciale vragen. De klant is koning. Een mooi uitgangspunt, maar ondersteunende processen komen dan wel eens op het tweede plan. Met vertraagde facturatie, ondoorzichtige informatie, onnodige irritaties en verminderd rendement als mogelijke gevolgen. De BDO Performance Monitor brengt de sterke en verbeterpunten van uw kantoor in beeld. En geeft aan hoe u P&O, financiën, automatisering en bedrijfsvoering kunt verbeteren. Zo kan uw praktijk beheerst groeien en heeft u hoofd en handen vrij om te ondernemen. Prestatievelden De BDO Performance Monitor beoordeelt uw kantoor op negen prestatievelden: strategie, wet- en regelgeving, financiën, automatisering, marketing & verkoop, innovatie, operationele bedrijfsvoering, inkoop & logistiek en personeel & organisatie. Niet voor niets,
De BDO Performance Monitor draagt bij aan: - een efficiënte financiële administratie - verbeterde en effectieve communicatie en besluitvorming - taak- en resultaatverantwoordelijkheid van medewerkers - verbetering van het rendement - structuur en prioriteit in stappen naar verdere groei Meer informatie: www.bdo.nl/ performancemonitor
want uit onderzoek van NYFER blijkt dat de prestaties van een bedrijf steunen op deze pijlers. Gedragen actieplan De Monitor brengt allereerst de operationele en financiële performance van een bedrijf in kaart. Dat gebeurt op basis van een digitale enquête, interviews en een beoordeling. BDO analyseert de scores en geeft advies over de mogelijke verbeterpunten en de prioritering daarbinnen. Daarbij spelen uw eigen ambities een belangrijke rol. Het onderzoek wordt uitgevoerd met de belangrijkste sleutelfiguren binnen uw bedrijf. Zo ontstaat een gedragen actieplan met actieverantwoordelijken. Want alleen dan heeft een verbeterplan echt zin. ●
I C T
Uw ICT in topconditie! Als u zich goed voelt, staat u niet stil bij de voordelen daarvan. Ligt u echter een week met griep op bed, dan realiseert u zich ineens weer hoe belangrijk uw gezondheid is om lekker te kunnen functioneren. In de automatisering is het niet anders. Als alles goed werkt, bent u zich niet of nauwelijks bewust van het belang van een optimale inrichting ervan. Maar gaat het mis, dan verlangt u hartstochtelijk naar een topconditie van uw IT… Door efficiënt gebruik te maken van moderne technologie is het goed mogelijk om de betrouwbaarheid en continuïteit van uw IT sterk te verbeteren. Waarmee snel oplopende kosten en overige schade als het toch onverhoopt fout gaat voorkomen kunnen worden. Uit de praktijk van mijn werk herinner ik mij een tweetal voorbeelden.
“Door moderne technologie is het goed mogelijk de betrouwbaarheid en continuïteit van uw IT sterk te verbeteren.”
Het eerste incident deed zich medio 2009 voor toen bij een klant de server gestolen werd. Tegen de tijd dat de nieuwe server was geleverd en het netwerk aan de hand van de backup helemaal gereconstrueerd was, waren bijna 2 dagen verstreken. Met virtualisatie en een slimme inrichting van het netwerk zou e.e.a. - ondanks de diefstal - binnen enkele uren alles weer hersteld kunnen zijn. Want met virtualiseren maakt u de software (van besturingssystemen t/m applicaties) hardware-onafhankelijk. De hersteltijd bij calamiteiten wordt ermee tot een absoluut minimum beperkt… Als tweede voorbeeld memoreer ik een deurwaarderskantoor waarvan enkele jaren geleden het pand afbrandde. Ook hier waren de medewerkers genoodzaakt dagenlang duimen te draaien. Met outsourcing zouden ze - wat de bedrijfscontinuïteit betreft - direct uit de brand zijn geweest. Want met outsourcing staan alle bedrijfskritische servers buiten het bedrijfspand, in een optimaal beveiligd rekencentrum. Kortom, zonder u nodeloos angst in te willen boezemen, nodig ik u van harte uit om eens stil te staan bij de voordelen en het belang van een betrouwbare IT en de continuïteit hiervan. Zeker wanneer u op het punt staat om hierin te gaan herinvesteren. Als uw IT in topconditie verkeert dan geeft dit de garantie dat u - hopelijk zelf eveneens in topconditie - zorgeloos kunt blijven werken. ●
Ing. Ger Huveneers is eigenaar van een aantal IT-bedrijven die actief zijn in de juridische sector, waaronder ICT ConcepT B.V., Light B.V. en Secure Server Hosting Nederland B.V.
“De hersteltijd bij calamiteiten wordt met virtualisatie tot een absoluut minimum beperkt.”
BalieZap
advies
Flexibel Renteniers Plan In dit pensioenproduct staan administratief gemak en heldere communicatie centraal. Als lid van BaliePlus krijgt u een interessante korting. Wilt u meer weten over de mogelijkheden? Neem dan contact op met de Servicedesk Advocaten van Centraal Beheer: tel.: 055 - 579 67 45, e-mail: servicedeskadvocaten@centraalbeheer.nl ●
ve rze k e rin g e n
Kantoorpakketpolis Samen met Aon Professional Services ontwikkelde BaliePlus een zeer concurrerende verzekering voor uw kantoorrisico’s. De polis bevat een Gebouwen(opstal)- en Inventarisverzekering, een Combinatie van bedrijfsschade-, reconstructiekosten- en extra kostenverzekering, of een losse reconstructie- en extra kostenverzekering. U kunt de polis uitbreiden met een glasverzekering, een computer en elektronicaverzekering en een fraude- en geldverzekering. Meer informatie: Aon Professional Services, 020 - 430 52 63, www.aon.nl ●
co mmu ica tie ict-o p lonssin g en
Nieuw aanbod mobiele telefonie BaliePlus leden profiteren via zakelijk telecom specialist Galaxy van heldere en scherpe tarieven voor mobiele telefonie op het KPN netwerk. Galaxy biedt u al een sim-only abonnement vanaf € 4,00 per maand. Ook zijn er abonnementen waarbij een toestel is inbegrepen. Het aanbod mobiele telefonie van Galaxy wordt in juli gewijzigd. Kijk voor de actuele tarieven op www.balieplus.nl, of bel met een van de adviseurs van Galaxy: 0800 - 535 75 35 ●
advies
Samen werken aan veiligheid Stel u eens voor dat een cliënt onwel wordt in uw praktijk. Even schrikken, maar gelukkig weet één van uw bedrijfshulpverleners adequaat te handelen. Dat u, uw medewerkers en cliënten in zo’n situatie kunnen vertrouwen op competente hulpverleners geeft toch gewoon een goed gevoel? Creëer een veilige werkplek! Basis BHV: € 265,55 per deelnemer (2 dagen inclusief lunch). Herhaling BHV: € 140,12 (1 dag inclusief lunch). Meer informatie: www.bhv.nl ●
c ommunic atie
24/7 Bereikbaar Een gemiste oproep kan leiden tot een ontevreden relatie of zelfs tot gemiste omzet. Met Call Care blijft geen enkel telefoontje onbeantwoord. De medewerkers van Call Care zijn gespecialiseerd in advocatenkantoren en nemen uw gesprekken aan alsof zij bij u op kantoor zitten. Al vanaf € 50,- per maand garandeert u uw bereikbaarheid. BaliePlus-leden profiteren van extra voordeel. Voor meer informatie belt u naar 010 - 280 33 33 of kijkt u op www.callcare.nl ●
Arbeidsongeschiktheidsverzekering? BaliePlus. Maakt een zaak van uw bijzaken | www.balieplus.nl
Een eigen kantoor starten … .. maar u bent verdwaald in het woud van boeken, sites en naslagwerken? Zoek niet verder. BaliePlus heeft nu alle relevante informatie gebundeld in een praktisch startershandboek. Belangrijker nog: het is speciaal samengesteld voor de advocaat-ondernemer! Een onmisbaar instrument dat u helpt bij het maken van de belangrijkste strategische beslissingen. Het handboek volgt de structuur van het ondernemingsplan en bevat praktische tips en adviezen. Met de bijgeleverde cd-rom kunt u meteen aan de slag. Hierop staan spreadsheets en modellen die het u nog gemakkelijker maken. Bent u bij BaliePlus aangesloten? Dan is het handboek gratis. Overige geïnteresseerde advocaten betalen € 50,-. ●
PlusPunten Handboek Startersinformatie: + Bespaart startende advocaten veel zoekwerk + Geeft een helder overzicht van risico’s en keuzes + Handige richtlijnen en verwijzingen (bijv. over ICT, arbeidsvoorwaarden en financiën) + Uitgewerkt ondernemingsplan en een cash flow spreadsheet
Nu met praktische cd-rom!
Nieuw: Lyreco kantoorartikelen per stuk te bestellen In samenwerking met BaliePlus biedt Lyreco u de mogelijkheid om kantoorartikelen, computer- & printer supplies en papier te bestellen. Speciaal voor u heeft Lyreco, naast de vaste lage prijs voor kopieerpapier, een interessant kostenbesparend aanbod. Alle producten van deze kantoorartikelenspecialist zijn namelijk per stuk te bestellen. U hoeft dus nooit grote aantallen af te nemen. Voor middelgrote en kleinere kantoren is Lyreco hierdoor dus een zeer geschikte leverancier. U profiteert altijd van een aantrekkelijke lage prijs! Voor meer informatie, advies en een prijsvoorstel op maat, kunt u contact opnemen met onze customer service op tel: 088 - 603 20 01, of mail naar customer.nl@lyreco.com. PlusPunten + wereldwijde inkoopkracht + levering volgende werkdag + eigen bezorgservice + 99,4% beschikbaarheid van alle catalogusartikelen + optimaal relatiemanagement door 81 accountmanagers + perfecte aftersales en service
C O L O F O N PlusPunten is een uitgave van BaliePlus B.V. De nieuwsbrief wordt verzonden aan alle advocaten. ©2010 BaliePlus, opgericht in 1997 op initiatief van de Nederlandse Orde van Advocaten, is de serviceorganisatie voor de advocatuur in Nederland. Advocaten kunnen van de producten en diensten van BaliePlus gebruik maken via een kantoorlidmaatschap of een individueel lidmaatschap. Jaarlijks wordt hiervoor een vaste contributie in rekening gebracht. Het kantoorlidmaatschap geldt ook voor het niet-juridisch personeel.
Redactie en vormgeving Tigges: strategie, concept, ontwerp Rijswijk Fotografie Paul Voorham, Voorburg Drukwerk Thieme Media Services, Delft
BaliePlus B.V. Neuhuyskade 94 2596 XM Den Haag Secretariaat Telefoon: 070 - 335 35 72 Fax: 070 - 335 35 32 E-mail: info@balieplus.nl www.balieplus.nl