ICT Solutions • Oktober 2013

Nummer 8 I Oktober 2013

ICT Solutions ICT-advies voor bedrijfsleiders

Unified Communications

Altijd bereikbaar zoals u wenst

Video Conferencing Services

Communicatie in woord en beeld

Het Nieuwe Werken

Wat is uw mobiele functie?

De

toekomst van‘voice’

Geef kleur aan uw bedrijf.

U doet van alles tegelijk.

Nu doet uw printer dat ook.

HP LaserJet Pro 300 Color MFP M375

Tot € 175 cash-back* HP LaserJet Pro 400 Color MFP M475

Gebruik steeds originele HP tonercartridges.

Meer info of bestellen?

Contacteer uw dichtstbijzijnde ICT Expert via www.belgacom-ict-expert.be! * Geldig van 1 september tot 31 oktober 2013, of tot einde voorraad. Vraag na aankoop uw terugbetaling aan op hp.be/superpromo. oktober 2013

•••

19

De toekomst van voice De wereld van multimedia verandert. Zo migreert televisie bijvoorbeeld van een welbepaalde infrastructuur naar computers, tablets en smartphones. Op die manier is ook telefonie geëvolueerd naar multimedia.

Het gaat niet meer alleen om de stem, maar ook om het beeld en om directe communicatie (met meerdere partijen). Het gaat niet meer alleen om een traditioneel telefoontoestel, maar ook om - inderdaad computers, tablets en smartphones.

Bezoek ons nieuwe ICTinformatieplatform. www.ictnews.be informeert iedereen die geïnteresseerd is in ICT en technologische evoluties en legt de link tussen de bedrijfswereld en ICT.

Werknemers hebben tegenwoordig een ander verwachtingspatroon qua werk en technologie. Zij willen om het even waar, wanneer en via om het even welk toestel kunnen communiceren met collega’s. Daar horen ook instant-messaging (chat) en videoconferencing bij, alsook de mogelijkheid om samen documenten aan te passen tijdens een online vergadering.

De toekomst van voice ligt niet meer in een apart, speciaal daarvoor opgezet platform, maar wel in een volledige integratie in de toestellen die we vandaag gebruiken, alsook in populaire kantoorapplicaties.

Voice zal in de toekomst vergezeld worden door het beeld van de correspondent. Telefoneren wordt een heuse multimedia-ervaring.

Vandaag staan er verschillende technologieën, producten en diensten ter beschikking om reeds nu de toekomst te realiseren. De applicaties zijn eenvoudiger en stabieler geworden - het werkt altijd - en nog beter geïntegreerd. Belgacom evolueert mee en biedt derhalve verschillende mogelijke oplossingen, waarvan we er slechts twee belichten in dit nummer van ICT Solutions Magazine.

De toekomst ziet er boeiend uit, en we trachten onze passie hier met u te delen. We wensen u alvast veel leesplezier.

Kris Verheye Vice President Corporate Market, Enterprise Business Unit, Belgacom

In dit nummer 3 Edito 4 Dossier: De toekomst van voice Communiceren is een kwestie van het juiste gereedschap kiezen voor elke situatie. En voice hoort daar bij.

7 Dossier: Alles-in-één communicatie Bellen, mailen, chatten, videoconferencing? Met Unified Communications kan het allemaal, vanuit één oplossing.

10 Dossier: De toekomst van telefonie De vervagende grens tussen vast en mobiel, spraaktechnologie en real-time vertalingen leiden spraak de 21ste eeuw in.

15 Oplossing: Belgacom Video Conferencing Services Maak gebruik van videoconferencing om kosten te besparen in uw bedrijf.

12 Infografiek: 4 communicatiedimensies

16 Digitips: Documentmanagement voor mobiele werkers

14 Oplossing: Enterprice UC voor kmo’s Omdat UC zo’n invloed heeft op de meest kritische bedrijfsprocessen is een solide, schaalbare keuze belangrijk.

17 Digitips: Nieuwe functies binnen Het Nieuwe Werken 18 Digitips: In tijden van cyberoorlog

Voor vragen rond specifieke IT-oplossingen kunt u steeds terecht bij onze account managers of ons netwerk van ICT Experts (www.belgacom-ict-expert.be).

19 Boek: iDentity

Uitgave van Belgacom Groep | Nummer 8, oktober 2013 | Verantwoordelijk uitgever: Bart Van Den Meersche, Koning Albert II-laan 27, 1030 Brussel Concept en realisatie: Minoc Business Press nv, Parklaan 22 b10, 2300 Turnhout | www.minoc.com

oktober 2013

•••

3

dossier

Nog niet uitgepraat

De toekomst Met de opkomst van e-mail, chat en videoconferenties lijkt het wel alsof ‘voice’ of ‘lekker ouderwets telefoneren’ helemaal naar het achterplan is gedrukt. Communiceren is echter meer dan ooit een kwestie van het juiste gereedschap voor de situatie kiezen. En voice hoort daar uiteraard bij.

V

ergelijk een kantoor van nu met een van een drietal decennia geleden, en u zult aardig wat verschillen zien. Het ontbreken van pc’s, vaste zitplaatsen en asbakken op bureaus springen wellicht meteen in het oog. Een verschil dat misschien niet meteen zal opvallen, is klankmatig.

Waar er in een typisch bedrijf anno 1980 continu belgerinkel te horen was, hoort u tegenwoordig vooral zacht getokkel op

4 •••

www.ictnews.be

toetsenborden en notificatiegeluidjes van allerlei communicatieprogramma’s. Getelefoneerd wordt er natuurlijk nog altijd, zij het misschien niet altijd vanaf het vaste toestel op een bureau. Verbale communicatie is nu eenmaal rijker en heeft minder last van ambiguïteit dan de tekst in mails en chatberichten, en blijft daarom een cruciaal werkmiddel. Communicatie draait immers niet alleen om wat u zegt, maar ook om hoe u dat zegt. Bij mails mist u de

subtiele lichaamstaal, zoals intonatie of de snelheid waarmee gesproken wordt. Het zijn zaken die bij verbale communicatie onderhuids veel meegeven over wat een gesprekspartner probeert te zeggen.

Alles IP Redenen genoeg waarom elke onderneming nog volop inzet op spraak. Hoe er wordt getelefoneerd, is echter fundamenteel veranderd, en dat is eigenlijk wel een

dossier

van voice Wanneer is VoIP iets voor u?

• Lopen communicatiekosten de spuigaten uit?

• Hebt u nood aan een transparante tarievenstructuur?

• Wilt u spraak beter integreren in een breder scala aan communicatiemiddelen (zoals chat, presence en video)?

• Bellen medewerkers vaak naar het buitenland?

• Hebt u medewerkers die vaak thuiswerken?

• Zijn er veel telefoongesprekken binnen het bedrijf, bijvoorbeeld tussen twee of meerdere vestigingen?

• Wordt er op kantoor veel gebeld met smartphones?

• Hebt u werknemers in dienst die op de bedrijfssite mobiel zijn, en die bijvoorbeeld rondlopen in een magazijn?

• Verhuist uw kantoor naar een nieuwe locatie?

• Is uw telefooncentrale aan vernieuwing toe?

Wat hebt u nodig?

Voice-over-IP steunt in feite op vier componenten: de IP-centrale, de netwerkswitches, de IP-telefoons en de gateway naar het telefoonnet.

Een IP-centrale (eigenlijk een server) is slechts één component van de

goede zaak. Nieuwe technologieën openen deuren naar nieuwe mogelijkheden, zodat spraak even relevant blijft als vroeger en nauw geïntegreerd kan worden in het totaalpakket van communicatiemiddelen. Over die Unified Communications hebben we het een beetje verderop, maar eerst is het een goed idee om de onderliggende technologieën te bekijken.

Op het gebied van spraak zijn er twee grote evoluties die het gebruik van telefonie via het klassieke analoge netwerk (PSTN- of POTS-netwerk) of het ISDN-netwerk hebben afgeremd: VoIP en IP PBX. VoIP of Voice-over-IP is een van die technologieën die de telecommarkt het voorbije decennium compleet op zijn kop heeft gezet.

Maar wat is het precies? VoIP is om te beginnen gewoon ‘telefonie’, communiceren over de telefoon zoals u dat altijd gekend hebt. Het verschil zit hem in hoe uw gesproken woorden bij uw gesprekspartner raken, en omgekeerd

hoe zijn respons terug uw oren bereikt.

Bij een klassieke telefoon werd spraak omgezet in analoge of digitale signalen, die op hun beurt over een toegewijd telefonienetwerk via centrales bij uw correspondent terechtkwamen. Bij VoIP is er geen nood meer aan een apart telefoonnetwerk; alle gesprekken worden omgezet in datapakketten die over een IP-netwerk gestuurd worden. In de meeste gevallen wordt gewoon het netwerk gebruikt waarover binnen het bedrijf het internet verdeeld wordt. Een aantal ondersteunende concepten en technologieën, zoals Quality of Service (QoS) en compressie, zorgen ervoor dat gesprekken zonder haperingen verlopen en kristalhelder klinken. Vaak is de geluidskwaliteit zelfs beter dan via de klassieke of mobiele telefoon.

overstap, en niet eens de duurste. Een

Moeiteloze overstap

De gateway naar het telefoonnetwerk

Een belangrijke verandering is dat voice niet langer analoge of digitale signalen zijn die over een kabel worden

wordt ingebouwd in de server of kan

IP-centrale kan overigens ook puur uit software bestaan. U moet daarnaast ook beschikken over IP-telefoons of softphone-applicaties op de computer indien u gebruik wilt maken van gesofisticeerdere toepassingen, zoals de online telefoongids of andere consultatiefuncties. Als uw telefooncentrale maar een paar jaar oud is, is de kans groot dat die uitgebreid kan worden met een IP-kaart. Die laat toe om een aantal IP-telefoons aan te sluiten en zo geleidelijk over te schakelen - meestal een hybride oplossing genoemd. De netwerkswitches hebt u al; deze maken deel uit van uw standaard IP-netwerk.

apart geleverd worden.

oktober 2013

•••

5

dossier

Het Voice-woordenboek Voice-over-IP: telefonie met da-

oproep te melden via mail.

tapakketten die over een regulier IP-

IVR: Interactive Voice Response duidt

netwerk gestuurd worden.

op de telefoontechnologie waarbij u

QoS: VoIP deelt het netwerk met veel

met een gewoon telefoontoestel een

andere soorten dataverkeer. Dankzij

computerapplicatie kunt aanspreken,

Quality of Service krijgen de spraakpak-

zoals een stemgestuurd menu.

ketten voorrang, zodat er geen haperin-

UC: Unified Communications verwijst

gen optreden.

naar de toenemende integratie van te-

Bandbreedte: reken dat een VoIP-

lefonie, mail, instant-messaging en mo-

gesprek in de praktijk meestal tussen de

biele apparaten. Via aangepaste hard-

32 en 80 kilobit per seconde nodig heeft.

en software is men op een uniforme

CTI: Computer Telephony Integration

manier bereikbaar, zowel op kantoor als

verwijst naar de interactie en integratie

vanaf verschillende mobiele apparaten

van computers met het telefonienet-

of zelfs met een webbrowser.

werk, bijvoorbeeld om een gemiste

gestuurd, maar verpakt worden in datapakketten. Dat laat toe om voice met software te behandelen. Spraakcommunicatie wordt dus niet langer iets wat u met een apparaat doet, maar is een applicatie geworden. Dat VoIP nu in een applicatie zit, opent de deur naar heel wat nieuwe mogelijkheden. Opeens zijn er IT-oplossingen die veel beter samenwerken met telefonie. Zo kunt u op de computer een telefoongesprek starten door op een telefoonnummer te klikken in een adresboek, of zien of uw gesprekspartner vandaag wel op kantoor is. Er zijn verschillende standaarden voor VoIP-communicatie, waarvan SIP (Session Initiation Protocol) en H.323 de bekendste zijn.

Er steekt een interessant technologisch verhaal achter VoIP, maar belangrijker om te weten is dat er voor de eindgebruiker niets verandert ten opzichte van vroeger.

In het dagelijks gebruik blijft alles bij het oude. Hoogstens verschijnen er op kantoor nieuwe telefoontoestellen. Het telefoneren verloopt immers op exact dezelfde manier als voorheen. Dat maakt VoIP nog aantrekkelijker, daar de leercurve nagenoeg onbestaande is.

6 •••

www.ictnews.be

Centraal bij bedrijfstelefonie staat de Private Branch Exchange (PBX) of doodgewoon de telefooncentrale, een term uit de klassieke telefonie die nog altijd leeft. In zijn nieuwste vorm, IP PBX, gaat het zeer eenvoudig over een telefooncentrale die telefonie op het IP-netwerk kan verwerken. Een PBX-centrale is dus niet langer een kast vol schakelingen in de kelder, maar software die op een server draait. Er zijn ook hybride centrales die zowel klassieke, digitale telefoons als VoIP-toestellen kunnen ondersteunen.

Legio voordelen We zeiden het al bij het begin van dit artikel: aan IP-telefonie zijn aardig wat voordelen verbonden. Het meest voor de hand liggende voordeel heeft te maken met de kosten. Aangezien VoIP werkt met datapakketten die over een datanetwerk verstuurd worden, verdwijnen veel zaken die vroeger communicatiekosten omhoog joegen. Tussen uw bedrijfsvestigingen bellen in eigen land verloopt in principe gratis. Als u naar een buitenlandse vestiging van uw bedrijf belt met dezelfde VoIP-infrastructuur, kan de kostprijs dus

“Aangezien VoIP werkt met datapakketten die over het bredere internet verstuurd worden, verdwijnen veel zaken die vroeger communicatiekosten omhoog joegen.”

heel laag of onbestaande zijn.

De tarifering van VoIP is sowieso transparanter en voorspelbaarder. Zo kan er gewerkt worden met een vast bedrag per maand (flat-fee) in plaats van een kostenplaatje op basis van belminuten. Ook kunnen er bundels gemaakt worden met andere communicatiemiddelen.

Een belangrijke kostenbesparing is er eveneens aan de beheerzijde. Als er een nieuwe medewerker aan de slag gaat of er verhuist iemand naar een andere afdeling, is het aanpassen van de telecominfrastructuur bij VoIP eenvoudig. Zo’n aanpassingen kan de IT-afdeling gemakkelijk zelf aanbrengen via een webinterface op de computer. De tijden dat een technieker bij een uitbreiding van het aantal toestellen eerst zijn weg moest vinden in de honderden gekleurde draadjes in een telefooncentrale zijn al lang voorbij.

Er zijn nog pluspunten. VoIP-telefonie is bijzonder flexibel. Als uw bedrijf een kantoor heeft zonder vaste werkplekken kan een arriverende medewerker door een code in te voeren een telefoontoestel opeisen. Automatisch wordt zijn telefoonnummer aan dit apparaat gekoppeld en worden alle gesprekken doorgestuurd.

Als er gewerkt wordt met een Unified Communications-oplossing wordt meteen in het systeem aangegeven dat de desbetreffende persoon aanwezig is.

VoIP kan een technologisch avontuur lijken, maar hoeft dat niet te zijn. Het is belangrijk dat u in zee gaat met een partner die goed dekkende SLA’s (service level agreements) kan bieden. Een goede SLA garandeert dat u kunt rekenen op ondersteuning bij problemen en defecten.

dossier

Totaaloplossingen

Alles-in-één communicatie Bellen, mailen, chatten of toch maar een videoconferentie opzetten? Tot voor kort zou

niemand die vraag argeloos stellen, maar nu is voor het ene of het andere kiezen gewoon een kwestie van op een knop te drukken. Met Unified Communications is het allemaal mogelijk met één oplossing.

V

oice-over-IP heeft een enorme impact gehad op spraakcommunicatie, maar ook het grotere communicatieverhaal kent een serieuze ontwikkeling. Die omwenteling heet Unified Communications (UC), een brede term voor oplossingen die alle communicatiemiddelen bundelen in een geheel. Gedaan met heel veel verschillende systemen, elk met hun eigen logica, kosten en beheer.

Unified Communications vereenvoudigt het totale communicatieverhaal van een onderneming - en levert daarbij een mooie bonus. Door de verregaande integratie van pakweg spraak, mail en chat ontstaan er nieuwe en zeer interessante mogelijkheden.

aanzienlijk deel van hun tijd thuiswerken.

Mobiel werken is voor veel organisaties nu eenmaal de nieuwe realiteit, en dus moet er gezocht worden naar nieuwe manieren om te communiceren. Want oplossingen die ervan uitgaan dat een medewerker van negen tot vijf aan zijn of haar bureau zit, zijn niet meer van deze tijd. Er moet voldoende flexibiliteit zijn om met heel diverse scenario’s om

te gaan, van de klassieke medewerker achter een vaste desktopcomputer tot de verkoper die vooral communiceert met de smartphone in de hand. Ook niet te onderschatten is de toenemende internationalisering, waardoor zelfs kleine bedrijven de behoefte hebben om effectief en betaalbaar te overleggen met een leverancier in - pakweg - China of Brazilië.

Waarom UC? We vertelden het u daarnet al: voice is een applicatie geworden en kan dus als software op een computer draaien.

Hierdoor wordt het makkelijk om een brug te slaan naar andere toepassingen, zoals instant-messaging of een bedrijfsadresboek en -kalender.

De opkomst van Unified Communications heeft minder te maken met de technologische vooruitgang en meer met de grote veranderingen op het vlak van hoe er wordt gewerkt. Het is een verhaal dat u als ondernemer wellicht kent: bedrijven worden steeds ‘virtueler’, met medewerkers die veel onderweg zijn of een

oktober 2013

•••

7

dossier

DE VIJF BOUWSTENEN van Unified Communications • Telefonie- en spraakverkeer: dit is zowel vaste als mobiele telefonie.

Bij veel UC-oplossingen kan de integratie zo ver gaan dat u één nummer gebruikt voor beide toestellen.

• Mail: de meeste UC-oplossingen bevatten een volledige back-end voor mailcommunicatie, soms uitgebreid naar fax en voicemail.

• Instant-messaging: zeker voor interne communicatie is het versturen van snelle berichten via instant-messaging erg handig. Het lijkt meer op een conversatie dan een hoop mailberichten. Chatten kan vaak via een applicatie op de computer, maar ook via apps en het mailprogramma.

• Presence: medewerkers kunnen hun beschikbaarheid signaleren, wat bijvoorbeeld zichtbaar kan zijn in het mailprogramma. Ook het signaleren van een status is een optie. Zo kunt u aangeven dat u aanwezig bent op een vergadering en dat u enkel berichten aanvaardt, en geen telefoonoproepen.

• Conferencing: videogesprekken tussen twee of meerdere gesprekpartners behoren tot de mogelijkheden. Onder deze noemer vallen ook conference calls en videovergaderingen.

Soorten videoconferencing Met meer dan zeventien jaar ervaring

Services neemt Belgacom het beheer

in videoconferencing heeft Belgacom

en de support over, en biedt het live

producten voor elke doelgroep in het

assistentie aan de videoconferencing-

aanbod. Alle oplossingen zijn compati-

gebruikers.

bel met de ISDN- (H.320), IP- (H.323) en H.264 ITU-standaarden voor videocon-

• Videoconference-as-aService: geschikt voor bedrijven die

ferencing.

niet willen investeren in infrastructuur.

• Desktop and Tablet Videoconferencing: een zeer toeganke-

Die wordt volledig door Belgacom ver-

lijke oplossing waarbij de hardware op

support. Er wordt een dienstenmodel

computers en tablets gebruikt wordt

gehanteerd met een vast tarief.

voor videoconferencing. De back-end

• Telepresence of Immersive Video Conferencing: de absolute

is dan een dienst zoals Cisco WebEx.

zorgd, evenals de connectiviteit en de

• Managed Video Conference Services: sommige bedrijven be-

top wat videoconferencing betreft, met

schikken wel al over enige infrastructuur

geluidssysteem in een aparte ruimte.

voor videoconferencing, maar lang niet

Deze oplossing is ideaal voor overleg

iedereen is vertrouwd met het gebruik

op hoog niveau, waarbij het gevoel

hiervan. Bij Managed Video Conference

gecreëerd wordt in één kamer te zitten.

8 •••

www.ictnews.be

meerdere grote displays en een goed

Voor iedereen geschikt Net zoals stemcommunicatie in sommige situaties beter is dan een geschreven tekst, kan face-to-face contact in bepaalde situaties beter geschikt zijn. Als er iets complex besproken of uitgelegd moet worden bijvoorbeeld, is elkaar kunnen zien belangrijker dan elkaar horen. Mensen halen immers veel extra informatie uit de lichaamstaal en gelaatsuitdrukkingen.

Is uw gesprekspartner echt aan het luisteren of is zijn aandacht verdeeld? Gaat hij akkoord met wat u net zei of juist niet?

Het zijn zaken die u vaak van een gezicht afleest, maar niet kunt afleiden uit een tekst of een gesproken antwoord. Faceto-face ontmoetingen hebben één groot nadeel, vooral als meer dan twee mensen moeten overleggen: u moet iedereen bij elkaar krijgen, in hetzelfde gebouw en in dezelfde ruimte. Dat is niet altijd evident.

De oplossing - een videoconferentie heeft nog altijd het imago iets voor grote multinationals te zijn. De tijden dat u enkel een videovergadering kon opzetten in een toegewijde ruimte met heel wat apparatuur en support, zijn echter voorbij. Wie dat wil, kan uiteraard nog gaan voor een specifiek voorziene videoconferencingruimte op hoog niveau. Voor een onderneming met belangrijke vestigingen in het buitenland kan dat relevant zijn.

Via Unified Communications is videoconferencing echter eveneens zeer bereikbaar geworden voor kmo’s. Een speciale ruimte en/of infrastructuur is niet nodig en met een minimale investering kan iedere werknemer er gewoon vanaf zijn of haar computer of zelfs vanaf een mobiel toestel aan participeren. Maar waarom zou een kleiner bedrijf interesse hebben in communicatie met video? Het klassieke argument is bekend: videoconferencing spaart verplaatsingen uit, en dus tijd en geld. Laat dat nu twee dingen zijn waar de doorsnee ondernemer graag spaarzaam mee omspringt. Reizen houdt ook een zeker risico in, belast het milieu en de medewerker, en zorgt er ook voor dat die laatste tijdens het reizen buiten strijd is.

Moeten meerdere mensen zich verplaatsen, dan stijgen die nadelen alleen maar.

Bedrijven die meer lokaal ingebed zijn en amper zakenreizen maken, vinden dat argument evenwel iets minder sterk.

dossier

Heel toegankelijk Toch zijn er redenen genoeg om als kmo naar videoconferencing te kijken. En vaak gaat het dan niet zozeer om pure kostenbesparingen. Zo biedt videoconferencing nieuwe mogelijkheden, zeker als het moeiteloos opgezet kan worden.

Overleg met collega’s vereist bijvoorbeeld niet langer dat alle deelnemers aan een vergadering naar kantoor moeten komen.

Briefings kunnen kort en krachtig gegeven worden. Dat is handig voor werknemers die thuis werken of die de rest van de dag nog klanten willen bezoeken. Een videogesprek leent zich bovendien veel beter dan een telefoon of mail voor het geven van opleidingen, en is heel wat handiger dan fysieke ontmoetingen te regelen als er meerdere medewerkers opgeleid moeten worden. Ook kwaliteitscontrole wordt eenvoudiger, omdat er veel beter overlegd kan worden met leveranciers van onderdelen. U kunt zelfs een blik werpen op het product dat geleverd zal worden.

Zeer belangrijk is dat videoconferencing bij problemen en calamiteiten een veel effectiever communicatiemiddel is, en zo downtime helpt te verminderen. Sterke troeven zijn dat.

Op technologisch vlak zijn bovendien veel drempels weggewerkt. Een belangrijke is dat de bandbreedte, nodig voor videoconferenties, niet langer een probleem is voor ondernemingen. Een typische bedrijfsverbinding volstaat. Op hardwarevlak was er zo’n sterke vooruitgang dat er qua processorkracht zelden tekorten ontstaan.

Een videoconferentie met Full HD-video kan in de meeste gevallen met een reguliere laptop of zelfs met een smartphone.

De forse evolutie bij mobiele toestellen zorgt er trouwens voor dat videocommunicatie nog haalbaarder wordt. Alleen de allergoedkoopste telefoons missen een camera voor een videogesprek. Zeer positief is dat videoconferencingsystemen niet langer exclusief zijn. Oplossingen van verschillende merken kunnen met elkaar samenwerken. Door middel van een zogenaamde gateway kan iemand met een Cisco-videoconferencingsysteem praten met iemand met een systeem van Polycom of Sony, om maar een lukraak voorbeeld te geven.

H. Essers kiest voor Lync Als een sterk groeiende onderneming gespecialiseerd in logistiek en transport heeft H. Essers nood aan een oplossing om snel en efficiënt te communiceren tussen de 32 vestigingen in binnen- en buitenland. H. Essers is actief in elf Europese landen en heeft meer dan 3.700 werknemers in dienst, wat zich vertaalt in een stevige vraag naar IT- en telefonieoplossingen. Vooral op dat laatste vlak werd het transportbedrijf geconfronteerd met een zeer complexe situatie, met ongeveer 24.000 vaste en mobiele nummers en een mix van telefooncentrales van allerlei merken. Tijd voor een overstap naar een homogene UC-oplossing.

Het werd Lync van Microsoft, uitgerold door Belgacom samen met de eigen ITafdeling. “Het centrale beheer en de diepe integratie met andere Microsoft-toepassingen - zoals Office, SharePoint, Outlook, CRM en System Center - gaven de doorslag”, legt Wouter Schuurmans, Senior System Engineer, uit. Na een pilootproject bij de IT-afdeling werd Lync naar alle Belgische afdelingen gebracht.

Voor H. Essers schuilt de toegevoegde waarde van Microsoft Lync vooral in het gebruik van de functionaliteit rond presence en videoconferencing. Het bedrijf telt veel medewerkers op veel verschillende locaties. Via Lync weten die medewerkers nu meteen of collega’s beschikbaar zijn, en zo ja, via welke communicatiekanalen. Een bijkomend voordeel is dat H. Essers snel kan reageren bij nieuwe overnames; een plotse uitbreiding is geen probleem omdat het Lyncplatform zeer gemakkelijk schaalt.

Agentschap Ondernemen, Vlaamse overheid kiest voor videoconferencing Zoals veel overheidsorganisaties wil het verzelfstandigde Agentschap Ondernemen het pendelverkeer naar de kantoren in Brussel verminderen en inzetten op thuiswerken of werken in een satellietkantoor. Zo zijn er in Vlaanderen in totaal acht vestigingen, elk met zijn eigen expertise. Dit zorgt voor veel telefoonverkeer tussen de kantoren om kennis uit te wisselen. Er werd in het verleden ook vaak vergaderd in Brussel, met veel verplaatsingen tot gevolg.

Het Agentschap Ondernemen, dat het economische beleid operationeel voorbereidt en ondernemers adviseert, opteerde daarom voor een nieuwe, efficiëntere manier van communiceren. Het koos daarbij voor een centrale van het type Forum 750 en 450 IP-telefoons, met Belgacom als implementator. De overstap naar VoIP zorgde meteen voor een belangrijke besparing. “De connectiviteitskosten daalden met de helft. Bovendien konden we niet alleen alle analoge lijnen schrappen, maar ook zowat de helft van de ISDN-aansluitingen”, zegt Luc Boone van de stafdienst ICT. Het Agentschap Ondernemen zette meteen ook de stap naar videoconferencing om zo het tijdrovende pendelen naar Brussel af te bouwen. De capaciteit was door de overstap naar VoIP toch aanwezig. Het Agentschap Ondernemen koos trouwens voor een mobiele videoconferencingopstelling en niet voor apart ingerichte ruimtes. “Wanneer we op termijn naar andere kantoren verhuizen, kunnen we de toestellen zo heel gemakkelijk meenemen.”

oktober 2013

•••

9

dossier

De volgende stap

De toekomst van Nieuwe ontwikkelingen zorgen ervoor dat telefonie zijn klassieke imago achterlaat. Het vervagen van de grens tussen vast en mobiel, spraaktechnologie en real-time vertalingen leiden spraak helemaal de 21ste eeuw in.

D

e telefoonlijn heeft allesbehalve een eindpunt bereikt.

Voice is nog in volle evolutie, en er zijn verschillende trends die het telefoneren danig veranderen en nog gaan veranderen. Wellicht de grootste verandering is de convergentie tussen mobiel en vast, waardoor het onderscheid tussen die twee verdwijnt.

Heel wat functies die vroeger door de centrale afgehandeld werden, verhuizen nu ook naar de cloud. Daar hangen heel wat voordelen aan. Met als belangrijkste de kostenbesparing, omdat uw organisatie altijd zeker is van de nieuwste en beste dienstverlening. De enorme verbeteringen op het gebied van spraaktechnologie openen bovendien de deur naar allerlei

10 •••

www.ictnews.be

nieuwe toepassingen, waarbij er met stemcommando’s gewerkt kan worden. Wat dacht u bijvoorbeeld van een automatische vertaalfunctie die wat u vertelt omzet naar iets wat uw Chinese gesprekspartner begrijpt?

Convergentie Nu al reëel is de convergentie van vast en mobiel. Het zorgt ervoor dat het klassieke onderscheid tussen die twee verdwijnt.

Dat is in de eerste plaats praktisch. We kennen het allemaal: u wilt iemand bereiken, en dan is het eerst het vaste nummer proberen en dan het mobiele. Bij een convergentiescenario is er één nummer.

Wordt daar naar gebeld, dan rinkelt zowel de smartphone als het vaste toestel,

“Heel wat functies die vroeger door de telefooncentrale afgehandeld werden, verhuizen nu naar de cloud.”

tegelijkertijd. De persoon die opgebeld wordt, kan zelf kiezen met welk toestel hij opneemt. Ook in het gebruik zijn er pluspunten. Zo is het heel eenvoudig om door te schakelen van vast naar mobiel, en kunnen mobiele telefoons met verkorte cijfers bereikt worden.

Zo nodig kan men er zelfs toestellen thuis bij betrekken. In de toekomst zal men immers om het even welk toestel met voice kunnen integreren. Een tv-toestel bijvoorbeeld, of de in opkomst zijnde slimme polshorloges. En alles wordt nog intelligenter, zodat de toestellen van de toekomst automatisch onderling afspreken wat ze kunnen. Je belt dus iemand op en als zijn/haar toestel ook video ondersteunt (en ingesteld werd om video te gebruiken), zal die video automatisch mee ingeschakeld worden.

Aangezien voice als data verstuurd wordt, is er ook convergentie van de netwerken. In de verre toekomst zullen we in het geheel geen apart telefonienetwerk meer nodig hebben. Deze convergentie treedt nu reeds op in de bedrijven, door het opzetten van een volledig Unified Communications-platform.

dossier

telefonie Cloud Net zoals op vele andere domeinen heeft de cloud een grote impact op spraakcommunicatie en Unified Communications. Cloud als term klinkt misschien wat abstract, maar eigenlijk is het achterliggende idee eenvoudig: vervang een server die een organisatie zelf beheert op zijn eigen lokale netwerk door een server in een centraal datacenter. Het is een rationele keuze om te maken, want het is op de lange termijn goedkoper en het ontlast de eigen IT-afdeling. Omdat de serviceprovider alle infrastructuren constant onderhoudt. Het onderhoud en het aanbrengen van patches zijn namelijk ook zorgen voor de cloudaanbieder. Ook gebruikt u doorgaans veel sneller de recentste softwareversie. De uitrol is immers niet zo’n probleem. Voor het milieu is de cloud doorgaans beter. Cloudaanbieders maken efficiënter gebruik van servers dan wanneer ieder bedrijf zijn eigen onderbenutte server heeft draaien.

Op het vlak van Unified Communcations is de heersende trend om meteen voor de cloud te gaan. Onder andere Microsoft is met Office 365 een grote pleitbezorger van die aanpak. Het maakt de overstap naar een UC-platform in elk geval heel wat eenvoudiger, doordat er geen servers geconfigureerd moeten worden. Het beheer is ook eenvoudiger, onder andere omdat cloudoplossingen vaak inzetten op het selfservicemodel, gecombineerd met krachtige beheermodules. Nog een voor-

deel: UC-as-a-Service is zeer schaalbaar.

Een plotse uitbreiding van het bedrijf kan zo gemakkelijk opgevangen worden.

Maar ook voor spraak kan er met een cloudaanpak gewerkt worden. Het is perfect mogelijk om een IP PBX-centrale te vervangen door een exemplaar in de cloud of te werken met VoIP-diensten die volledig off-site draaien. Ook hier is het heersende argument er eentje van kosten besparing.

Siri De toekomst brengt nog meer geavanceerde mogelijkheden. Met dank aan de gestage vooruitgang op het gebied van spraakherkenning en -verwerking

duiken er nieuwe en onverwachte zaken op.

Siri - bekend als de slimme spraakfunctie op de iPhone wijst de weg, maar dat wil niet zeggen dat het alleen maar om technologie op mobiele toestellen gaat. Omdat het verwerken van spraak in de cloud gebeurt, waar veel rekenkracht beschikbaar is, is het bijvoorbeeld mogelijk om in realtime spraakherkenning - interessant voor securitytoepassingen - en spraakgestuurde diensten te voorzien. U kunt bijvoorbeeld via Belgacom een callcenteroplossing opzetten die niet met stemmenu’s werkt, maar ook tekst-naar-spraak (TTS) en zelf automatische spraakherkenning (ACD) voorziet. Nog even wachten, en de volgende stap zijn misschien automatische vertaalfuncties die spraak omzetten van de ene taal naar de andere. Dat klinkt misschien als toekomstmuziek, maar op Europees niveau wordt daar heel wat onderzoek naar verricht en worden er de komende jaren bruikbare applicaties verwacht.

oktober 2013

•••

11

infografiek

4 communicatiedimensies Sociaal

Mobiel

Enterprise social networks, voor contact met collega’s & partners, groeien met

Mobile enterprise applications, voor de ondersteuning van mobiele applicaties en platforms groeien met

45%

per jaar.

37%

per jaar.

Unified Communications

In België gebruikt reeds

40% 30%

van de (grote) bedrijven Unified Communications (UC) en

Video In België gebruikt

46%

van de bedrijven reeds “Immersive videoconferencing”.

12 •••

www.ictnews.be

overweegt het.

Voordelen van videoconferencing • Besparen op reiskosten • Efficiëntie vergaderingen verbeteren • Verbeteren work/life balance van zakenreizigers en thuiswerkers • De ecologische voetafdruk verminderen • Samenwerking over grenzen verbeteren

Belgacom Privilège Een persoonlijke dienstverlening 24/24u. Waar u ook bent.

Heeft u een bijkomende internet- of tv-verbinding nodig? Is uw onmisbare gsm of tablet defect of verloren?

Snel een technische storing oplossen? Moet u plots naar het buitenland en wilt u een roaming tariefplan activeren? Maak u geen zorgen: al uw technische of commerciële vragen regelen wij voor u in een handomdraai. Zo kan u steeds optimaal genieten van uw Belgacom diensten. Met Belgacom Privilège geniet u van een uitmuntende gepersonaliseerde VIP-behandeling voor al uw Belgacom diensten.

Meer weten over Belgacom Privilège?

Mail naar privilege@belgacom.be, bel 02 203 01 49 of surf naar www.belgacom.be/privilege © Belgacom 2013. Tous droits réservés. Belgacom S.A. de droit public, Bd du Roi Albert II, 27, B-1030 Bruxelles.

Elke dag meer mogelijkheden

oktober 2013

•••

19

oplossing

Cisco Business Edition 6000

Enterprise UC voor kmo’s Unified Communications staat hoog op de agenda van elk bedrijf dat kosten wil inruilen voor flexibiliteit. Precies omdat UC zo’n grote invloed heeft op de meest kritische bedrijfsprocessen is het belangrijk om een solide en schaalbare keuze te maken.

De Cisco Business Edition 6000 stelt bedrijven in staat om op een (kosten)efficiënte manier hun bestaande en verouderde telefonieinfrastructuur om te zetten naar Unified Communications..

E

ven opfrissen: Unified Communications (UC) is de noemer voor technologieën en diensten die communicatie en businessprocessen samenvoegen en optimaliseren.

Vanuit die brede definitie heeft UC invloed op elk niveau van de bedrijfsvoering. Dat gaat van eenvoudige parameters als het gebruikersgedrag tot de integratie van communicatiekanalen als telefonie, e-mail en chat binnen bestaande omgevingen, zoals Outlook. De doelstelling blijft identiek: de interactie met werknemers en klanten verbeteren, plus de kennis optimaler beheren en delen. In een tijdperk waarin ook kleine en middelgrote bedrijven afhankelijk zijn van de snelheid en betrouwbaarheid waarmee ze informatie verwerken, is Unified Communications een must om competitief te blijven.

Unified Communications zelf evolueert ondertussen razendsnel, waarbij de toegankelijkheid en veelzijdigheid met grote sprongen vooruitgaan. Dat is ook nodig als steeds meer communicatiekanalen (denk aan Facebook en Twitter) en toestellen (tablets en smartphones) toegevoegd en beheerd moeten worden.

Flexibele collaboratiediensten De fundamentele waarde van een slimme UC-oplossing schuilt in de betrouwbaarheid en de schaalbaarheid. Wie zijn kleine of middelgrote bedrijf van een solide Unified Communications-platform

14 •••

www.ictnews.be

wil voorzien, mag zich niet verbranden aan tijdelijke en ontoereikende oplossingen of producten. Net daarom is het goed nieuws dat Cisco, wereldleider in netwerk- en communicatieoplossingen, en Belgacom vandaag een van de meest beproefde Enterprise-oplossingen aanbieden in een pakket op maat van de kmo.

Overschakelen op UC De Cisco Business Edition 6000 biedt alle UC-mogelijkheden (voice-messaging, presence, chat, webconferencing, videocommunicatie, ...) en is een betaalbare, eenvoudige, schaalbare keuze voor middelgrote bedrijven. De missie van de Cisco Business Edition 6000 is eenvoudig: middelgrote bedrijven in staat stellen om op een (kosten)efficiënte manier hun bestaande en verouderde telefonieinfrastructuur om te zetten naar Unified Communications. Dit platform zorgt voor feilloze communicatiestromen waarbij de

juiste boodschap, ongeacht de vorm en locatie, bij de juiste gebruiker terechtkomt.

Ultraschaalbare oplossing Door te leunen op zijn ervaring in het enterprisesegment maakt Cisco vandaag een ultraschaalbare oplossing beschikbaar voor kleine en middelgrote bedrijven.

De oplossing kan tot acht virtuele machines hosten, die gebruikt kunnen worden voor UC-toepassingen (video, instantmessaging/chat, voicemail, redundancy, ...), maar ook voor toepassingen van derde partijen, en tot duizend gebruikers schalen. De Cisco Business Edition 6000 combineert een reeks makkelijk schaalbare en flexibele collaboratiediensten met optimale interoperabiliteit en beschikbaarheid om uw productiviteit te verhogen terwijl complexiteit en kosten gereduceerd worden.

Meer informatie op www.belgacom.be/cisco

oplossing

Belgacom Video Conferencing Services

Altijd bereikbaar Videoconferencing is een van de slimmere wapens die u kunt inzetten om kosten te besparen in uw bedrijf. Niet alleen bespaart u op reis- en verblijfskosten, maar ook inzake milieu-, risico- en tijdsoptimalisatie is videoconferencing dé manier om anno 2013 te vergaderen en te communiceren.

V

ideoconferencing is veel meer dan een groepsgesprek via een camera. De oplossingen die vandaag ter beschikking staan, bieden een brede waaier aan functies voor individuele gesprekken, groepsgesprekken, locatie-naar-locatie communicatie of mobiele gespreksdiensten. Maar u kunt uw videoconferencinginfrastructuur evengoed inzetten voor het opzetten van trainingen of presentaties die daarna intern en extern verspreid worden. Of waarom gebruikt u zo’n remote video-installatie niet om de grondstoffenopslag of het productieproces van op afstand te volgen, en zo snel en efficiënt te kunnen ingrijpen bij problemen? Om een waardevol alternatief voor face-to-face gesprekken te vormen, moet videoconferencing wel voldoen aan een aantal voorwaarden. Misschien wel de belangrijkste is dat de virtuele ontmoetingsruimte die u creëert voor alle deelnemers vlot en overal beschikbaar moet zijn. Virtueel vergaderen ging in het verleden gebukt onder het spook van de problematische opstart; er was altijd wel een deelnemer die niet over de juiste softof hardware beschikte en daardoor niet tijdig present kon geven. En dat is maar een van de problemen die Belgacom met Video Conferencing-as-a-Service van tafel veegt. Het beheer, de technologieën en de uitrusting spelen immers geen rol meer bij het opzetten van een (virtuele) vergadering. Door te leunen op een flexibel cloudmodel moet u zich alleen nog zorgen maken over de timing, de inhoud en de deelnemers van uw vergadering.

Eenvoud troef Video Conferencing-as-a-Service (VCaaS) zet eenvoud hoog op de agenda. Het proces is dan ook erg rechtlijnig. U biedt uw end-points (alles van uw smartphone tot een telepresence-room) aan bij Belgacom VCaaS, waarna het team van Belgacom ervoor zorgt dat uw infrastructuur optimaal ingesteld staat op het Belgacom-platform - en dat zowel over het internet, ISDN of Belgacom Explore.

En daarmee is de kous eigenlijk af; u kunt nu eenvoudigweg uw virtuele meetings inboeken. Het Belgacom VCaaS-platform start dan automatisch op het juiste uur de videoconferentie; de deelnemers hoeven enkel aanwezig te zijn. En als u extra infrastructuur nodig heeft - bijvoorbeeld bij het gebruik van meer dan twee end-points of zowel over ISDN- als IP-lijnen - dan hoeft u dat enkel op voorhand in te boeken.

Belgacom VCaaS lost die problemen voor u op.

Die flexibiliteit beperkt zich overigens

niet tot het dienstenaanbod; ook in de prijszetting en aanvullende diensten kunt u Belgacom VCaaS volledig naar de noden van uw bedrijf inrichten. Zo kiest u zelf tussen een fixed fee-, dan wel een ‘pay as you use’-model. In beide scenario’s mag u erop rekenen dat de diensten 24 uur op 24, 7 dagen op 7 gemonitord worden door experts van Belgacom, die - optioneel - ook meteen ter beschikking staan om rechtstreeks ondersteuning te bieden.

Standaard biedt VCaaS tot acht endpoints per conferentie, maar dat kan op maat uitgebreid worden. Er staat eveneens geen limiet op het aantal conferenties die u via het internet kunt voeren.

Videoconferencing is een must-have tool voor bedrijven die in het huidige economische klimaat competitief willen blijven.

Maar enkel als de werking ervan voldoende flexibel, efficiënt en betrouwbaar is. Door de troeven van videoconferencing te combineren met een cloudmodel, helpt Belgacom VCaaS u op elk punt verder.

Uiteraard kunt u bij Belgacom ook terecht voor standaard on-site videoconferencingoplossingen, in eigen beheer of door Belgacom. En er bestaat ook een dienst voor ‘live assistance’ tijdens het opzetten van complexe videoconferencingvergaderingen.

Meer informatie op www.belgacom.be/vcaas

oktober 2013

•••

15

digitips

Documentmanagement voor mobiele werkers

Mobiel werken wordt belangrijker Mobiele werknemers maken een steeds groter deel uit van uw onderneming. Daar wordt bij het uitrollen van een documentmanagementproject niet altijd rekening mee gehouden.

”B

ij grote bedrijven wordt vaak bewust geen rekening gehouden met mobiele toestellen in hun documentmanagementaanpak, iets wat ze zich vaak gaandeweg beklagen omdat ze beseffen dat er toch behoefte aan is”, leerde Tom Vanderbauwhede, Managing Director van communicatiebureau Lemento. Volgens hem is het meestal een kwestie van angst voor een te uitgebreide scope: ”Een documentmanagementproject duurt op zich al lang genoeg, want het zijn vaak uitgebreide trajecten. Als u daar dan ook nog een mobiel luik aan vastknoopt, duurt het veel te lang vooraleer u echt aan de slag kunt, redeneert men vaak.”

Complexer Nochtans is werken met documenten een van de grootste frustraties voor de mo-

16 •••

www.ictnews.be

biele werknemer, aldus een recente studie van IDC. Volgens die studie bij bijna duizend ‘information workers’ (werknemers wier taak voornamelijk informatiegebonden is) gebruikt bijna de helft een smartphone voor professionele doeleinden, een cijfer dat dit jaar wellicht nog zal stijgen tot bijna twee derde. Ongeveer een zesde van de bevraagden gebruikt een tablet, en dit cijfer zou op een jaar tijd ongeveer verdubbelen. “De werkomgeving wordt voor iedereen alsmaar complexer”, besluit Melissa Webster, Program Vice President bij IDC. “Met de explosie van het aantal mobiele toestellen en van nieuwe clouddiensten moeten ook information workers de kans krijgen om doeltreffender met documenten te werken, welk toestel ze ook gebruiken.”

Risico’s Vaak is het voor eindgebruikers dan behelpen geblazen en wendt men zich tot oplossingen in de cloud zoals Dropbox of FileShare. Maar daar zijn natuurlijk ook risico’s aan verbonden, waarschuwt Didier Van Speybroeck, CEO van ICTdienstenbedrijf Silicon: “Als u bedrijfsdocumenten gewoon op uw eigen account in de cloud zet, is de kans reëel dat u niet over de laatste versie beschikt. Voor veel bedrijven is dit een argument om documenten toch beschikbaar te maken voor mobiele toestellen: toegang tot de laatste versie van een document kan voldoende meerwaarde betekenen om hierin te investeren. En de leveranciers van documentmanagementsoftware werken nu heel hard aan zulke mobiele extensies omdat ze beseffen dat dit hun klanten kan weghouden van oplossingen als Dropbox.”

Documentmanagementspelers die uit de kopieerapparaat- en printerwereld komen, zoals Xerox, besteden hierbij de nodige aandacht aan het scannen en printen van documenten. Het bedrijf lanceerde onlangs ConnectKey, een documentmanagementmodule die geïntegreerd wordt in verscheidene multifunctionals. “Met de multifunctional als veilige hub kan ConnectKey eenvoudig documenten scannen en uploaden naar de cloud en veilig printen vanaf elk mobiel apparaat,” zegt Pierre Collette, marketing en communications manager van Xerox België-Luxemburg, “maar de software kan ook bedrijfsgevoelige informatie rechtstreeks naar het workflowproces sturen.” Een geïntegreerde omgeving voor uw documenten dus, met de multifunctional als begin- en eindpunt van uw documentenstroom.

Aandacht voor beveiliging “Naast de technische eisen om te kunnen integreren met applicaties als QuickOffice om documenten te bewerken of met Slideshark om uw presentatie vanuit de cloud te presenteren vanaf uw tablet, is beveiliging het belangrijkste aandachtspunt bij mobiel documentbeheer”, aldus Margo Vrolix, documentmanagementexpert bij EMC. “Het is belangrijk dat gebruikers toegang krijgen tot informatie wanneer ze die nodig hebben en dat die toegang hen ontzegd wordt als die noodzaak er niet meer is. Vandaar dat Mobile Document Management dikwijls opgevolgd wordt door ‘Information Rights Management’. Pas als u de intelligentie van beveiliging in het document zelf brengt, kunt u vermijden dat een document dat met een externe partner gedeeld wordt in de verkeerde handen terechtkomt. Anders gezegd: met IRM weet een document zelf of een gebruiker toegang mag krijgen tot de informatie of niet.”

digitips

Nieuwe functies binnen Het Nieuwe Werken

Wat is uw mobiele functie?

Mobiliteit betekent overal en altijd kunnen werken op elk gewenst toestel, met alle noodzakelijke applicaties en bestanden - ongeacht het beschikbare netwerk. Maar zijn we er wel klaar voor?

M

obiliteit komt in allerlei vormen. We werken op andere locaties (bij partners, bij andere bedrijven), onderweg (in trein, vliegtuig en hotels, tijdens congressen) of thuis. Of en wanneer dit mogelijk is, hangt sterk af van de eigen ambities, de organisatorische mogelijkheden die het bedrijf waar u werkt biedt en van uw functie of rol binnen die onderneming.

Ik mag wel, maar kan niet Er zijn organisaties die mobiliteit voor iedereen toestaan. Maar dat wil niet zeggen dat het voor iedereen daadwerkelijk mogelijk is. Zo zijn taakgeoriënteerde medewerkers veelal werkplekgebonden.

Denk daarbij aan receptionistes, secretariaatsmedewerkers, winkelpersoneel, inkopers, orderverwerkers, baliemedewerkers, magazijnbedienden, allerlei administratieve functies enzovoort. Taakgeoriënteerde medewerkers werken met een beperkte set van applicaties of soms zelfs maar met één bedrijfsapplicatie.

Aanpak: Het kan voor deze profielen wel zinvol zijn om buiten de klassieke werktijden zakelijke mail af te handelen, of thuis interne online media te lezen.

Ik mag wel, maar wil niet Als uw organisatie mobiliteit toestaat, wil dat nog niet zeggen dat elke medewerker dat ook wil. Er zijn zeker medewerkers die er thuis geen behoefte aan hebben om hun zakelijke mails te lezen of om bij het bedrijf online te zijn.

Aanpak: Niet iedereen wil of moet altijd bereikbaar zijn. Verschillende taken zijn voor degenen die dat willen ook thuis mogelijk zonder computer, smartphone of internettoegang.

Ik mag wel en doe het ook Een categorie medewerkers die wel nomadische werkers wordt genoemd, werkt weinig op kantoor en komt daar in sommige gevallen zelfs nooit, maar werkt veel op locatie bij klanten, op andere vestigingen of thuis. Denk daarbij aan consultants of projectmanagers. Hoe meer tijd er buiten het eigen kantoor wordt doorgebracht, hoe groter de behoefte om op afstand samen te werken en te netwerken.

Aanpak: Deze categorie beschikt over een soort ‘kantoorbaan’ die veel lijkt op die van een kenniswerker, alleen niet fysiek bij het eigen bedrijf. Maar de meesten ervaren het werk toch veel flexibeler in vergelijking met een interne functie. Voor deze functies zijn goede voorzieningen, zoals een draagbare computer of tablet, een smartphone en aangepast mobiel internet cruciaal.

Ik wil wel, maar mag niet Er zijn bedrijven waar werken buiten de deur formeel niet is toegestaan, ook al zijn er meer en meer medewerkers die erom vragen. Het vinden van de juiste balans tussen werk en leven is tegenwoordig immers erg belangrijk.

Aanpak: Neem uw beleid even onder de loep. Organisaties die medewerkers - voor wie het niet noodzakelijk is, maar wel zinvol kan zijn - niet toestaan om bijvoorbeeld thuis te werken, hebben het steeds moeilijker om jonge medewerkers te werven en in dienst te houden.

Ik moet wel Voor sommige functies of beroepen is het noodzakelijk dat u flexibel omgaat met uw werktijden en locaties, en dan zal het voor het management ook geen punt van

discussie zijn. Functies waar u eenvoudig afgerekend kunt worden op uw prestaties passen goed in het flexibele model van mobile computing, net als functies waar u bij klanten en patiënten op bezoek moet.

Vaak doet men dit werk alleen en is er geen behoefte aan veel vergaderen of teamwork. Denk aan wervers, zorgmedewerkers, inspecteurs, monteurs, veldwerkers en beveiligers. Deze functies zijn grotendeels niet werkplekgebonden, maar de werktijden liggen vaak toch binnen de kantoor- of ploeguren.

Aanpak: Voor deze profielen is aangepaste apparatuur noodzakelijk, naast speciale toepassingen en processen. Mobiel werken is een deel van de hoofdtaak.

Vroeger werd er veel offline gewerkt en moest men voorafgaand aan het werk of na thuiskomst nog de administratie bijwerken, e-mails beantwoorden en dergelijke.

Nu gebeurt dit vaak ter plaatse.

Mobile computing is nog geen flexwerken Bij al deze functies hoort een motief om anders of elders te werken. Toch is er nog niet meteen sprake van flexwerken. Dan zijn medewerkers namelijk vrij hun eigen werktijden en werklocaties te bepalen. Organisaties die actief flexwerken promoten, richten vaak intern flexibele werkplekken in. Medewerkers kiezen afhankelijk van hun activiteiten de meest geschikte werkomgeving (lounge, privékantoor, gedeeld kantoor, hal, kantine of de bar bijvoorbeeld). Mobile computing en flexwerken maken grotendeels gebruik van dezelfde technische infrastructuur.

oktober 2013

•••

17

digitips

In tijden van cyberoorlog Wat hebben ABN Amro, KLM en zelfs de CD&V met elkaar gemeen?

Allemaal werden ze slachtoffer van grootschalige cybercriminaliteit.

Hun website ging plat na een zogenaamde ‘Distributed Denial of Service’-aanval. Hoewel dit soort aanvallen niet nieuw is, is de schaal ongezien. “Cyberaanvallen zijn de grootste directe bedreiging voor de huidige samenleving.”

D

e partijwoordvoerder van de CD&V verwoordde het als volgt: “We bevinden ons in goed gezelschap. Ook de CIA en een aantal banken waren al slachtoffer van gelijkaardige aanvallen.” Via zo’n Distributed Denial of Service (DDoS) sturen (gekraakte) computers massaal aanvragen naar een bepaalde website.

Technisch gezien is het vaak niet zo ingewikkeld om een DDoS uit te voeren. En er worden ook steeds nieuwe gereedschappen ontwikkeld die op verschillende kwetsbaarheden van een site afgevuurd worden. Sommige aanvallen richten zich op de verstoring van uw IT-infrastructuur, andere proberen dan weer uw zakelijke applicaties aan te tasten. Veel aanvallen hebben trouwens niet de brute kracht van een DDoS nodig, omdat er in sites vaak zwakheden zitten die met enkele ‘precisieschoten’ uitgebuit kunnen worden.

Downtime vermijden De groeiende aandacht voor DDoS doet bedrijven zich afvragen wat zij met het internetrisico aan moeten. Experts benadrukken dat u op ieder niveau (applicatie, server, netwerk, …) en zowel in uw eigen datacenter (on premise) als in de cloud maatregelen moet treffen, wilt u het risico op downtime door een DDoS voorkomen.

Al is het toch meer dan dat. Waar IT Risk Management traditioneel in eerste instantie gericht is op preventie, vragen cyberaanvallen als DDoS een meer reactieve aanpak, ook wel ‘Active Threat

18 •••

www.ictnews.be

Management’ genoemd. “Zo neemt u als getroffen partij best zo snel mogelijk contact op met uw hosting provider, liefst nog tijdens de aanval. “Die kan immers een groot deel van het verkeer blokkeren”, raadt Dave Piscitello, senior security technologist van Icann aan. “Daarvoor geeft u best zo gedetailleerd mogelijke informatie door, zoals het type verkeer of de bron.”

Oorlog Ook het motief is vaak een vraagteken.

Veel aanvallen worden puur uit baldadigheid uitgevoerd. Maar in zijn recente boek ‘Cyberoorlog’ ziet Albert Benschop, docent aan de Universiteit van Amsterdam, het als een oorlog met als inzet computersystemen en netwerken die aan de basis staan van economische en infrastructurele processen. De strijdende partijen zijn geen verongelijkte radicalen of verwarde hac-

kers, maar nationale instanties met speciaal daarvoor opgeleide cybermilitairen in dienst. Nieuw is dit niet. Volgens Benschop vonden de eerste cyberoorlogschermutselingen eind jaren negentig al plaats. In 2010 bleek het Amerikaans-Israëlische Stuxnet een erg geraffineerd cyberwapen dat als wormvirus honderden kerncentrifuges beschadigde en het Iraanse kernwapenprogramma jaren terug in de tijd wist te zetten. Volgens de professor is deze oorlog nieuwe stijl relatief gemakkelijk te financieren en redelijk anoniem te starten. “Een cyberaanval is als staat lastig te verdedigen, terwijl het effect voor burgers, bedrijven en overheden alleen maar desastreuze gevolgen kan hebben”, vindt hij.

In ‘Cyberoorlog’ biedt hij tevens een cyberdoemscenario, waarbij een land als Nederland of België in het vizier komt van een vijandige staat. Het stap-voor-stapverloop, van kwaad naar erger naar een regelrechte nachtmerrie, doet denken aan een sciencefictionfilm. Maar Benschop oordeelt oprecht dat een cyberaanval de grootste directe bedreiging is voor de huidige samenleving. En daarmee schetst hij een nieuwe werkelijkheid die ons niet bepaald vrolijk stemt.

Hoe uw website beveiligen?

1. Zet het op de agenda. Een website beveiligen is bijvoorbeeld niet helemaal hetzelfde als de beveiliging voor uw pc’s.

2. Klop aan bij een expert, zoals uw hostingbedrijf of serviceprovider. Die is gespecialiseerd in websitebeveiliging.

3. Reageer snel. Merkt u ongeregeldheden, neem dan zo snel mogelijk contact op met uw hosting provider, liefst nog tijdens de aanval.

4. V erzamel informatie tijdens een aanval, of laat ze voor u verzamelen, zoals het type verkeer of de bron.

boek

Een week geen smartphone op doktersvoorschrift De overvloed aan informatie waar wij mee geconfronteerd worden, is niet gezond voor ons geestelijk welzijn. Cyberspace is je reinste verslaving geworden.

I

n 2015 zal ongeveer 80 procent van de wereldbevolking over een smartphone, tablet of laptop beschikken.

Meer dan de helft van de westerlingen maakt er vandaag al gebruik van. Vrij vertaald: zij zijn 24 uur op 24 online.

In het boek iDentity trekt Larry Rosen, professor psychologie aan de California State University, aan de alarmbel. De auteur wil aantonen dat een te sterk vertrouwen in IT-snufjes en websites de mensheid verstrikt heeft in een web van technologie. Tieners posten hun doen en laten op Facebook. Veertigers speuren het internet af op zoek naar tekst en uitleg over huidvlekken, ook al kregen ze van hun arts te horen dat ze zich geen zorgen moeten maken.

Larry Rosen, die overigens niet te beroerd is om toe te geven dat ook hij een gadgetjunk van het eerste uur was, komt met voorbeelden met een verbluffende herkenbaarheid. Een inkomende sms negeren tijdens een maaltijd of een autorit?

Onmogelijk! Gaan slapen zonder nog even de mails te checken? Onwaarschijnlijk! Naar verluidt beginnen sommige mensen na een paar dagen zonder Facebook zelfs al afkickverschijnselen te vertonen.

Stoornissen Afgezien van de vele voetnoten en een uitbundige, typisch Amerikaanse dank-

betuiging, zit het voor de rest behoorlijk snor met de leesbaarheid van het boek.

De auteur probeert aan te tonen dat velen onder ons nieuwe technologieën en media gebruiken op een manier die symptomen veroorzaakt die overeenstemmen met psychologische stoornissen.

Een fenomeen dat alsmaar hardnekkiger wordt.

Overigens gaan de gevolgen vrij ver. De auteur ziet veelvuldig gebruik van internet en sociale netwerken ook als aanleiding tot kwalen als eetstoornissen en een verstoorde lichaamsbeleving. Met nevenverschijnselen als sociale isolatie, paranoia en voyeurisme.

Maar, en dat is het tweede opzet van het boek, deze trend is gelukkig niet onomkeerbaar. Rosen biedt ons eenvoudig toe te passen strategieën en checklists.

Die moeten eerst voor een erkenning van het probleem zorgen, en dan voor een oplossing en technopauze. Met als opzet dat de technologiejunk in ons weer een gezond evenwicht kan bereiken tussen het gebruik van digitale media en menswaardig gedrag. Of zoals hij het zelf schrijft: om ons brein te resetten.

Larry Rosen, iDentity – hoe ons digitaal gedrag ons leven bepaalt, Manteau, ISBN 978-90-223-2834-7, 288 pagina’s.

oktober 2013

•••

19

Samen maken we uw ICT-visie waar

Collaboration

De Persgroep koos voor Unified Communications op ruim 20 sites

Datacenters

Pietercil verhoogt bedrijfszekerheid en efficiëntie met Belgacom Matrix Cube

Luc Verbist, CIO, De Persgroep

Jan Christiaens, CFO, Pietercil

Networks

Rijksdienst voor Pensioenen beheerst IT met end-to-end monitoring

Digital media

Renmans stuurt promoschermen van 376 beenhouwerijen aan vanuit de cloud Thomas Bovy, IT Manager, Quality Meat Renmans

Luc Coppens, Adviseur-Generaal, RVP

Security

ATS Groep sloot disaster recovery plan af met security-oplossingen Korstiaan Schipper, ICT Manager, ATS Groep

Met Belgacom Explore verbindt u naadloos al uw vestigingen en bent u klaar om te werken in de cloud. Maar uw ICT-strategie gaat uiteraard verder: van beveiliging tot big data, het nieuwe werken, unified communications, focus op uw kernactiviteiten, enz. Samen met u werken we innovatieve en betrouwbare oplossingen uit voor de meest diverse ICTuitdagingen. Bekijk de klantengetuigenissen van onze realisaties en ontdek dat Belgacom ook uw ICT-visie kan waarmaken.

Meer info? Surf naar www.belgacom.be/ict © Belgacom 2013. Alle rechten voorbehouden. Belgacom NV van publiek recht, Koning Albert II-laan 27, B-1030 Brussel.

Elke dag meer mogelijkheden

oktober 2013

•••

19