PrĂŠface
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Préface Le sens du «!Rendez-vous du bénévolat et de la vie associative!»
• Permettre aux associations et aux organisations actives dans le bénévolat de se faire connaître du grand public. • Donner aux habitants du canton de Vaud la possibilité de trouver un engagement bénévole. • Faciliter les échanges entre les différents milieux bénévoles du canton de Vaud. • Favoriser la coopération inter-associative. • Proposer aux habitants et aux milieux bénévoles des animations gratuites et diversifiées. La participation active des acteurs du terrain à cette première édition a été réjouissante ! Ce recueil de fiches techniques a été réalisé afin de valoriser leurs différents apports. Il a été pensé pour être utile dans la gouvernance du bénévolat et des associations de manière quotidienne et fait office de «!mémoire!» de ces belles journées des 23 et 24 novembre 2012. Construction du «!recueil!» Le recueil se compose de deux chapitres distincts. Le premier aborde divers aspects en lien avec la gouvernance d’une association. Le second traite de thèmes spécifiques dans le domaine de la gestion des ressources humaines bénévoles. Chaque fiche peut être lue séparément et se construit selon les cinq parties suivantes!: 1. Les constats et les questionnements émis par les participants à la fin des cafés-débats, des ateliers et du Forum. 2. Une brève «!expertise!» de la part de Bénévolat-Vaud. 3. Des sources documentaires (fiches techniques, livres, sites internet, formations) pour aller plus loin. 4. Quelques pistes et propositions d’action proposées par Bénévolat-Vaud ou par les participants. 5. Un espace libre pour les annotations personnelles.
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Préface
L’action conjuguée des pouvoirs publics, du bénévolat et de l’associatif est indispensable pour répondre aux besoins et résoudre toute une série de problèmes auxquels sont confrontés les habitants du canton de Vaud. Les avantages et les inconvénients de ces deux types d’actions se compensent mutuellement. Le canton et les communes soutiennent depuis longtemps les associations et les milieux bénévoles actifs dans différents domaines. Cet appui se décline de manière large et diversifiée! : subventions régulières, financement de projets ad hoc, aide technique, mise à disposition de locaux, etc. Aujourd’hui, dans une position de subsidiarité avec l’Etat de Vaud, le milieu associatif entend faire plus. C’est pourquoi Bénévolat-Vaud souhaite proposer régulièrement, un lieu de réflexion et d’information pour mettre en évidence la vitalité des bénévoles et du tissu associatif ainsi que pour permettre à tout un chacun de trouver l’engagement bénévole qui lui convient. ! Les objectifs du «!Rendez-vous!»
Table des matières
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Préface
p. 1
Gouvernance associative
p. 3
Gestion participative
p. 4
Outils de gestion
p. 6
Communication
p. 8
Finances
p. 10
Ressources humaines bénévoles
p. 12
Recrutement / engagement
p. 13
Encadrement / intégration
p. 15
Formation
p. 17
Reconnaissance
p. 19
Salariés et bénévoles
p. 21
Gestion des compétences
p. 23
3
Valeurs, modèle d’affaire, gouvernance et stratégies
«! Au sens juridique, on considère comme association les groupements de toute nature (sociétés, unions, groupes, etc.) qui, sans poursuivre un but économique, dispose de statuts écrits et se consacrent à des tâches sociales, artistiques, récréatives, culturelles, scientifiques, sociales, etc.! » (M-C. Collaud, 2009, Comment créer et animer une association, 2009, Lausanne : Réalités sociales). Besoins des associations détectés lors du «!Rendez-vous!» Les différentes propositions, questions et constats émis par les participants ont essentiellement concerné les aspects liés à la gestion des ressources humaines, et plus précisément celle des bénévoles, à la communication et aux finances. Ces trois thèmes peuvent être réunis sous un seul et même chapeau à savoir la gouvernance associative. Depuis plusieurs années, Bénévolat-Vaud se rend compte que le milieu associatif a besoin de plus en plus d’outils spécifiques de management adaptés à son contexte de travail, à savoir la réalisation de leur mission à impact sociétal. De plus, les associations cherchent à acquérir des compétences spécialisées et professionnelles dans divers domaines telles que la finance ou la communication. Pour répondre à cette demande, Bénévolat-Vaud s’est entouré de spécialistes afin d’apporter toujours plus des conseils et de formations pointues sur la question de la gouvernance associative.
Gouvernance associative
L’association appartient à la grande famille des entreprises. Au même titre que d’autres formes d’entreprises à impact sociétal comme celles de l’économie sociale et solidaire, elle se distingue des entreprises à but purement économique. En effet, l’association est dotée d’un modèle d’affaire basé sur les besoins de ses usagers, clients, etc. articulé à ses impacts sociétaux, d’une gouvernance basée sur la démocratie participative et le bénévolat et de stratégies à moyen et long terme. Le tout se fonde sur des valeurs inhérentes à sa mission et à sa vision qui forme un ensemble cohérent allant des actions de réflexion, de conception et de réalisation.
4 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• Etre prêt à remettre en question sa manière de participer ou le sens d’une démarche • Faire valider les projets par le comité ou le conseil • Transposer une méthode participative appliquée aux entreprises dans un contexte associatif • Se poser des questions claires et précises
Les associations sont l’expression de l’imagination créatrice des citoyens. Ce sont des lieux de renforcement du lien social, d’innovation, de formation, de participation et de transformation d’intérêts individuels en intérêts collectifs! La gestion participative est au cœur même du fonctionnement associatif. L’Assemblée générale - réunion de tous les membres - en est l’organe souverain tandis que le comité, pouvoir exécutif, applique ses décisions et prend toute mesure utile pour atteindre les objectifs visés. Un outil : la Charte des associations et du bénévolat, code de bonne conduite pour les associations, rappelle les différentes caractéristiques d’une association, encourage la mise en place de règles de fonctionnement éthique et clarifie les relations entre les associations et leurs interlocuteurs. On y aborde notamment: - la participation et la promotion sociale des personnes et des groupes, ou comment chacun trouve sa place dans le projet collectif et participe à sa co-construction; - le fonctionnement interne conforme à leur idéal, ou comment privilégier l’acquisition de l’autonomie, le partage des responsabilités et la reconnaissance du rôle de chacun. S’interroger sur ses pratiques, son fonctionnement, prendre des mesures ad hoc, etc. permet aux associations de tendre vers un idéal associatif où la participation citoyenne est le liant.
Gestion participative
• Faciliter l'intégration dans un mode de gestion participatif surtout le public «!jeune!»
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud A01 «!Qu’est-ce qu’une association?!» A04 «!Les responsabilités dans une association!» A05 «!Place et rôle du comité!» A07 «!Une associations authentique!» A08 «!Les valeurs associatives!» F01/F02 «!Charte des associations et du bénévolat!» et «!checklist!»
Monographies Collaud, M.-C. (2009). Comment créer et animer une association. Lausanne : réalités sociales (pp. 159-163) Barthélémy, M. (2000). Associations : un nouvel âge de la participation ? Paris : Presses de Sciences Po. Kellerhals, J. (1974). Les associations dans l’enjeu démocratique. Lausanne : Payot Sites internet www.benevolat-vaud.ch/associations/conduire-une-associationFormations Bénévolat-Vaud / Associations
Questionner régulièrement sa mission et son action. Associer les membres aux réflexions et aux projets en cours en créant des groupes de travail. Renouveler le comité dans les délais statutaires. Mettre en lumières les compétences présentes au sein du comité et parmi les membres.
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• Evaluer les ressources intangibles • Assurer la pérennité des associations (processus d'autonomisation) • Transposer une méthode participative appliquée aux entreprises dans un contexte associatif • Besoin d'être soutenues par Bénévolat-Vaud sur le plan administratif • Se poser des questions claires et précises
Créer une association c’est vivre une aventure humaine. C’est aussi piloter une entreprise qui requiert des compétences diverses et variées. Passer de la détection d’un besoin à la définition d’un projet innovant à impact sociétal en passant par la mise sur pied d’un collectif de personnes n’est pas une mince affaire. Cela demande que l’entreprise soit outillée pour définir sa vision, sa mission, sa gouvernance et son modèle d’affaire. Pour chaque étape (création, consolidation, développement) du fonctionnement d’une organisation, il existe des outils qui permettent de formaliser, de suivre et d’évaluer la conduite des activités et de la gestion de la structure. Toutefois, un outil n’est utile que s’il est au service du sens et en permanence connecté avec la vision, la mission et les objectifs de l’organisation. Sinon gare au phénomène d’!»usine à gaz!» ou de bureaucratie ! Bénévolat-Vaud s’est associé à Social Business Models pour mettre à disposition, de manière gratuite, des outils (Modèle d’affaire, gouvernance, stratégies) adaptés à la création et à la gestion d’organisation à impact sociétal.
Outils de gestion
des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud F01 «!Charte des associations et du bénévolat!» www.benevolat-vaud.ch/association Monographies Collaud, M.-C. (2009), Comment créer et animer une association. Lausanne : Réalités sociales, Chambre de l’économie sociale et solidaire Après-Ge. (2012). Créer une entreprise sociale et solidaire : le guide. Genève : Après-GE Sites internet www.socialbusinessmodels / www.sportclic.ch / www.benevolat.public.lu / www.fonda.assoc.fr Formations Gestion associative et formations spécifiques (Bénévolat-Vaud) Management des NPO (IDHEAP) Formations spécifiques (SoftWeb, Après-ge) Management des ONG et du sport (VMI Fribourg)
• Identifier les forces et les faiblesses du choix de la structure juridique associative (ou autres) en lien avec le type de projets que vous souhaitez conduire et le modèle de gouvernance choisi • Définir les valeurs, la vision et la mission de votre organisation • Elaborer le modèle d’affaire de votre organisation • Définir de manière conjointe les responsabilités des différents organes et personnes actives dans l’organisation • Sélectionner les stratégies à court et moyen termes dans les différents domaines de la conduite de l’organisation (activité et gouvernance)
8 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• La circulation de l’information au sein des associations doit être améliorée • Les supports de communication se multiplient et l’information se diversifie donc il est de plus en plus difficile de cibler les informations
Les associations doivent se faire connaître et se faire reconnaître. Projeter son image à l’extérieur est utile pour promouvoir les événements, recruter de nouveaux membres, etc. Communiquer, c’est attirer l’attention sur son identité. Quel que soit le média utilisé, une bonne communication repose sur un projet, une vision et une mission institutionnelles clairement définis. Communication interne Garante du lien avec les bénévoles, les collaborateurs, les membres et les organes de l’association, elle se doit d’être transparente et a pour but de faciliter l’organisation et la cohésion interne. Exemples de supports: • bulletin d’information • lettres aux membres • charte du bénévolat • site intranet (accès membres) • plateformes 2.0 Communication externe Véhicule l’image de l’organisation, elle informe sur son identité et ses buts pour permettre au destinataire de se situer. Exemples de supports: • plaquette de présentation • papillon de promotion d’un événement • rapport d’activités • site Internet • activités web 2.0 (réseaux sociaux)
Communication
• Multitude de type de support de communication
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud E01 «!Dossier de présentation de son Association!» E02 «!Communication interne!» E03 «!Communication externe!» E04 «!Les différents outils!» Monographie Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: Editions De Boeck Université. (Chapitre 11) Pujol, L. (2009). Management du bénévolat. Paris: Vuibert. Formations Communiquer entre cultures différentes: enjeux et mécanismes (Appartenances) Communication média sociaux (Bénévolat-Vaud) Communication institutionnelle-Marketing (Bénévolat-Vaud) Comment communiquer ensemble avec nos multi différences (AVDEMS)
• Adapter sa communication (supports, graphisme, style de rédaction) en fonction des objectifs du message (projet, événement, présentation de l’association, etc.) et du public cible. • Trouver au sein du Comité, une ou des personnes disposées à se charger des relations publiques; ils seront chargés de réaliser les documents de communication et d’assurer leur relais auprès des médias. • Mandater des professionnels de la communication pour réaliser ses différents supports de communication
10 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• Allier actions et supports • Impossible de financer des postes salariés pour des petites associations
Animer une association, c’est aussi la gérer. Il existe une diversité de ressources dans une association. Citons les compétences spécifiques de tout un chacun, les équipes de bénévoles de terrain et les ressources financières. Si l’association souhaite monter un projet ou renforcer son fonctionnement, elle peut solliciter l’une ou l’autre de ces ressources pour le mener à bien. Sur le plan financier, l’association doit diversifier ses sources de financement (autofinancement, fonds privés et/ou publics). S’auto-financer a pour avantage de permettre une grande liberté d’action. Se tourner vers un soutien des pouvoirs publics, ponctuel ou pérenne signifie que les actions sont de portée d’utilité publique. Le processus du subventionnement public peut être contraignante surtout sur les aspects du cadre de la collaboration. C’est aussi une manière pour l’Etat de reconnaître la contribution des associations dans la construction de l’intérêt général. Les entreprises et fondations, quant à elles, sont très souvent sollicitées et instaurent des critères de financement qui sont étroitement liés à leur valeurs (public précarisé ou défavorisé, innovation, etc.).
Finances
• Faciliter la recherche de fonds pour les associations
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud / Trébuchet MS 12 gras C01 «!En amont de la recherche de fonds!» C02 «!Elaborer une demande de fonds!» C03 «!Fonds privés: comment les solliciter?!» C04 «!Fonds Publics!» C05 «!Tenue des comptes!» C06 «!Livre comptable!» C07 «!Comptes d’exploitation!» C08 «!Le budget!» C09 «!Le bilan!» C11 «!Associations et sources de financement!» C12 «!Recherche de fonds, que doit contenir le dossier?!» C14 «!Canevas de dépôt de demande de fonds!» C16 «!Loterie romande!» Monographie Collaud, M.-C. (2009). Comment créer et animer une association. Lausanne: réalités sociales. Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: De Boeck Université (chapitre 3). Sites internet http://esv2000.edi.admin.ch/f/verzeich.asp wemakeit.ch (financement communautaire de projets) Formations Conduire un groupe de bénévoles (Bénévolat-Vaud) Les finances dans une association (Bénévolat-Vaud) Stratégies et techniques de recherches de fonds (Bénévolat-Vaud)
Plate-forme Associations-Entreprises de Bénévolat-Vaud Fonds de soutien au fonctionnement associatif de Bénévolat-Vaud
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Ressources humaines bénévoles
La gestion des bénévoles au sein d’une association demande du temps et des compétences. Il ne s’agit aucunement d’une main-d’œuvre bon marché qui fonctionne de manière autonome. Du recrutement à l’intégration en passant par la reconnaissance, la collaboration avec les bénévoles implique un important investissement en terme de ressources humaines et financières trop souvent sousestimé. Le point de départ de tout engagement bénévole est celui de la détection de la motivation du candidat. Elle a pour but de faciliter l’adéquation entre ses attentes et les besoins de l’association. En amont de l’engagement, l’organisation se doit donc d’être au clair sur le pourquoi elle fait appel à des bénévoles (politique du bénévolat inscrite dans les valeurs et les principes d’action de l’association) et sur le type de mission confiée (tâches, compétences exigées, temps demandé, etc.). Sur le plan de la gestion proprement dite des bénévoles, l’hétérogénéité sociodémographique de ce public est un élément important à considérer. Face à cette réalité, la technique d’individuation des bénévoles est la meilleure stratégie de gestion pour que chacun puisse trouver sa place et se sentir reconnu. Ecouter, être disponible et remercier personnellement les bénévoles sont des moyens efficaces. Certes cela demande du temps, mais c’est également un investissement qui porte ses fruits sur le moyen et le long terme. L’approche «! individualisante! » permet un meilleur suivi de chaque bénévole et une détection «!précoce!» des problèmes et/ou des tensions chez le bénévole, au sein d’une l’équipe ou de l’organisation. Il est ainsi conseillé de privilégier le travail de proximité et sur mesure avec chaque personne et de garder les rencontres de type collectif pour la circulation de l’information, la dispense de formation ou le partage de moments festifs à caractère institutionnel. Ces espaces peuvent aussi être utilisés pour souligner la contribution des bénévoles en valorisant les plus-values qu’ils apportent. Dans cette vision de la collaboration avec des bénévoles, les processus envisagés et les outils utilisés (entretien d’engagement, temps d’essai, accord de collaboration, formations, rencontres, etc.) sont à utiliser avec souplesse. Toutefois, cette pratique ne signifie pas pour autant que l’organisation doive engager toute personne qui se présente pour faire du bénévolat Parfois, il faut savoir dire non, avant ou pendant l’engagement. Cette décision est d’autant plus facile à prendre et à entendre si le cadre institutionnel est posé et qu’il fait l’adhésion des personnes en charge des équipes de bénévoles.
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• Le recrutement par le bouche-à-oreille fonctionne bien • Le recrutement de bénévoles est difficile malgré les contreprestations offertes • Il faut favoriser la diversité de l’engagement bénévole • Le travail bénévole lié à un engagement religieux est considéré comme allant de soi • L’information sur les possibilités d’engagement doit être renforcée • Des ponts avec les entreprises permettent de trouver des bénévoles qualifiés
S’il y a un point sur lequel la presque totalité des associations s’accorde c’est sans nul doute la difficulté à trouver de nouveaux bénévoles ! Est-ce que les gens s’engagent moins qu’autrefois ? Est-ce que notre société décriée comme de plus en plus individualiste est en train de tuer le bénévolat ? La réponse est non. Le nombre croissant d’associations fait que les besoins en bénévoles ont augmenté. D’autre part, et ce surtout en milieu urbain, les gens s’engagent peut-être moins car ils ne connaissent pas bien les possibilités de le faire. A cela s’ajoutent de nouvelles tendances dans les modalités de pratique du bénévolat. Celles-ci se traduisent par des engagements moins longs (voire plutôt ponctuels) et tournés vers la recherche d’un intérêt pour soi (recherche de satisfaction, acquisition de nouvelles expériences et compétences, etc.). La vision du bénévole qui s’engage sur toute une vie par devoir moral ou par conviction semble dépassée. Les associations, quant à elles, doivent davantage s’investir dans les actions de recrutement en continu tout en faisant preuve de créativité et d’innovation pour «!séduire!» de potentiels bénévoles. Par exemple, favoriser l’intergénérationnel une bonne piste mais à condition de ne pas viser le formatage des jeunes. Le bouche-àoreille est le moyen le plus efficace pour trouver de nouvelles forces bénévoles. Par conséquent, soigner ses bénévoles, c’est en faire des recruteurs en puissance !
Recrutement / Engagement
des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud B1.01!: Place et rôle des bénévoles au sein des associations B1.02!: Recrutement B1.07!: Stimuler et valoriser l’engagement bénévole au sein de l’Association B1.13(1)!: Canevas d’un accord de collaboration modèle 1 B1.13(2)!: Canevas d’un accord de collaboration modèle 2 Monographie Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: Editions De Boeck Université. (Chapitre 4) Pujol, L. (2009). Management du bénévolat. Paris: Vuibert. Sites internet www.benevolat-vaud.ch/benevole/rechercher-une-activite www.benevolat-vaud.ch/associations/rechercher-des-benevoles www.competences-benevoles.ch Formations Conduire un groupe de bénévole (Bénévolat-Vaud)
Favoriser l’engagement des jeunes grâce aux nouvelles technologies Solliciter le réseau pour recruter de nouveaux bénévoles Laisser du temps aux employés au sein des entreprises et des administrations publiques pour s’engager (créer le congé bénévolat)
15 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• Il faut garantir la participation de chacun • Le profil des bénévoles est à la fois large et spécialisé • Il faut apprendre à écouter, à s’ouvrir à la différence • Il faut aussi prévoir comment intégrer les compétences professionnelles • Chacun a sa propre capacité d’engagement • La communication peut être facilitée grâce à des référents
L’encadrement des bénévoles est un investissement essentiel dans la gestion associative. Il s’agit d’une tâche qui prend indéniablement du temps, mais aussi d’une responsabilité valorisante pour celui qui en a la mission. Bénévolat-Vaud intègre dans sa vision même, l’importance que toute personne puisse participer à une activité bénévole. Pour que cette dernière permette l’épanouissement personnel, la structure d’accueil doit poser les éléments suivants : • la définition claire du rôle et de la place des bénévoles dans l’organisation (politique institutionnelle du bénévolat) • une mission explicite et des objectifs motivants • une personne de référence, qui accueille, encadre et assure le suivi des bénévoles • une ouverture à l’autre et une volonté d’offrir des activités adaptées aux compétences de chacun • des activités et responsabilités, voire des objectifs valorisants auxquels chaque bénévole adhère. La responsabilité d’encadrer des bénévoles permet d’acquérir des compétences personnelles et organisationnelles en matière de ressources humaines. Un rôle qu’il convient aussi d’appuyer et de valoriser à l’interne !
Encadrement / intégration
• Toute personne a besoin d’une activité valorisante
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud B1.03 «!Droits et devoirs!» B1.05 «!Motiver les bénévoles!» B1.06 «!Contenu d’un accord de collaboration!» B1.07 «!Stimuler et valoriser l’engagement bénévole au sein de l’Association!» B1.11 «!Les règles d’or du bénévolat!» B1.15 «!Accès au bénévolat pour les personnes sans emploi!» B1.17 «!Charte-type du bénévolat!» En projet : Elaborer et présenter une mission bénévole (canevas) Monographie Revue Autrement, sous la direction d’Anne Dhoquois, Paris, 2011 «!Bénévoles… et vous?!» Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: Editions De Boeck Université. (Chapitre 7) Pujol, L. (2009). Management du bénévolat. Paris: Vuibert. (Chapitre 6 et 7) Formations Conduire et animer un groupe de bénévoles (Bénévolat-Vaud) Sites internet • http://www.benevolat-vaud.ch/associations/fideliser-les-benevoles• !"#$%%&&&'#()*+),)'-(%./0.%/1%+),,23*#(456723*82*9235),*823*(233)7(:23* !7;4<,23*+2,2=)>23%?
Clarifier les attentes de chacun (organisation et bénévoles) Les bénévoles sont tous différents : il faut un accompagnement spécifique pour chacun. Faire de la place aux jeunes, par exemple en les intégrant dans les étapes d’un projet. Projet de mentorat.
17 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• Pendant la phase débutante d’une nouvelle activité, la marge d’erreur est plus grande • Le feedback sur les projets permet une accumulation de connaissances et une meilleure préparation pour l'avenir • L’accès aux savoirs n’est pas toujours évident • La formation initiale et continue des bénévoles est indispensable
Par formation, Bénévolat-Vaud entend tout type de dynamique de travail dans lequel un apprentissage peut être fait (séance d’introduction, mentorat, atelier, intervision, etc.). Il est toutefois important que la formation réponde à un vrai besoin et soit construite autour d’objectifs spécifiques. Il est intéressant de distinguer la formation qui s’effectue au démarrage d’un engagement de celle proposée par la suite. Si pour le premier type, l’obligation d’y participer peut être pertinente, pour le second une réflexion s’impose. Une formation d’introduction à l’engagement permet non seulement au bénévole de se sentir prêt pour démarrer l’activité, mais elle permet aussi à l’association de mieux cerner le bénévole en affinant l’adéquation entre sa motivation et ses aptitudes. Une formation dispensée au sein de l’association facilite la création du lien entre les bénévoles et les autres acteurs de l’organisation et clarifie immédiatement les aspects liés au fonctionnement de celle-ci. Une formation extramuros a l’avantage de confronter le bénévole à d’autres réalités et facilite ainsi la prise de recul face à son propre engagement. Offrir une formation à un bénévole peut l’aider à clarifier ses attentes, faire face à de la démotivation ou encore pour lui donner envie de progresser. Ne pas oublier que les membres du comité sont aussi des bénévoles à qui des formations peuvent être proposées.
Formation
• La connaissance des bénévoles du terrain est souvent insuffisante
Monographie Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: Editions De Boeck Université. (Chapitre 5) Groupe Romand de Promotion du Bénévolat (Dir.). (1994). La formation des bénévoles. Lausanne: GRPB. Sites internet www.benevolat-vaud.ch/formations Formations Journée d’introduction à l’engagement (Bénévolat-Vaud) Cours «!Ecoute!» (Bénévolat-Vaud) Cours «!Interculturalité!»(Appartenances et Bénévolat-Vaud)
Améliorer l’information sur les formations existantes. Améliorer l’instruction civique au plan scolaire. Consolider les compétences de gestion des comités. Introduire le mentorat par des bénévoles expérimentés.
19 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• Renforce l’information sur les possibilités d’engagement • Favoriser le bénévolat des personnes étrangères • Les bénévoles ont besoin de reconnaissance • Contre-parties offertes aux bénévoles
Bon nombre de projets d’associations ne verraient pas le jour sans le concours de bénévoles. Et pourtant il reste difficile de les recruter et de les fidéliser ! Au centre de ces préoccupations : la reconnaissance des bénévoles. Reconnaître l’engagement des bénévoles est un processus qui commence dès la phase de recrutement. Faire coïncider les objectifs personnels du bénévole avec ceux de l’association est un défi de tous les jours. Plus encore : tout un chacun, quels que soient son origine, son statut social, son parcours de vie, peut, un jour, vouloir s’engager et participer activement à la vie d’une association. Lui offrir un cadre de référence où les droits et les devoirs de chacun sont connus et où la reconnaissance de son implication est porteuse facilite son intégration. Différents outils sont à disposition des associations pour reconnaître et valoriser le travail bénévole, notamment le Dossier Bénévolat (attestation de bénévolat) qui recense les engagements bénévoles et les compétences mobilisées/acquises. La reconnaissance passe également par de petits gestes, par une soirée de remerciements, un cadeau, la mise en valeur des forces bénévoles dans le rapport d’activités, etc. Et aussi, bien sûr, en communiquant sur l’impact du travail bénévole sur la réalisation de la mission de l’association.
Reconnaissance
• Favoriser le bénévolat dans le cadre de petites manifestations peu visibles
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud B1.08 «!Défraiement!» B1.09 «!Quelles assurances prévoir pour les bénévoles?!» B1.10 «!Dossier Bénévolat Suisse!» B1.11 «!Les règles d’or du bénévolat!» B1.14 «!Canevas d’une attestation d’engagement bénévole!» B1.16 «!Qu’est-ce le Congé jeunesse?!» Monographie Collaud, M.-C. (2009). Comment créer et animer une association. Lausanne: réalités sociales (pp. 80-82) Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: Editions De Boeck Université. (Chapitre 6) Pujol, L. (2009). Management du bénévolat. Paris: Vuibert. Sites internet www.benevolat-vaud.ch/associations/rechercher-des-benevoles www.dossier-benevolat.ch www.benevolat-vaud.ch/benevole/valoriser-son-engagementwww.benevolat-vaud.ch/benevole/conge-jeunesseFormations Conduire et animer un groupe de bénévoles (Bénévolat-Vaud) Introduction à l’engagement bénévole (Bénévolat-Vaud)
Augmenter la visibilité des projets, des associations Faire des labels de bénévoles (par exemple «!thérapeute de la nature!») Créer une certification de l’engagement bénévole Visibiliser les bénévoles (badge, programme, budget, stands, etc.) Remercier les bénévoles (repas, kit du bénévole, soirée de remerciements, cadeaux, etc.)
21 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• La frontière entre l’engagement bénévole et salarié n’est pas toujours facile à définir • La collaboration entre bénévoles de comité (employeurs) et salariés pose parfois des problèmes! • Les salariés et les bénévoles ont chacun leurs propres motivations • Les salariés ont tendance à démobiliser les bénévoles • Il y a des tensions dans la gestion des salariés et des bénévoles
La collaboration entre salariés et bénévoles est une préoccupation centrale dans la gestion des associations ou des institutions à dominante bénévole. La coopération est indispensable au bon fonctionnement et au développement de ces institutions, et également, à plus large échelle, à la mise en œuvre et au développement des politiques sociales. Toutefois, cette collaboration n’est pas simple, et c’est pourquoi il est important de débattre et d’échanger, de manière régulière, sur le partenariat entre collaborateurs bénévoles et salariés au sein de l’institution. Les frontières de la collaboration entre le travail bénévole et salarié ne se définissent pas une seule fois pour toutes. Elles évoluent au regard de la vision et de la nature de la mission de l’organisation. Le rôle du bénévolat varie en fonction du cadre dans lequel il s’exerce. Par exemple, lorsqu’une association se crée, le bénévolat peut revêtir une fonction de détection des besoins. Par contre, au sein d’une organisation employant des collaborateurs salariés, le bénévolat est complémentaire au travail salarié et prolonge celui-ci dans des formes d’interventions diverses. Les bénévoles s’engagent au service d’une action, de valeurs qui les touchent et cherchent une manière d’être valorisés pour soimême et par la collectivité. C’est une manière de «!faire société!».
Salariés et bénévoles
• Les activités bénévoles et salariées sont complémentaires
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud B1.04 «!Pour une collaboration fructueuse!» B2.03 «!Gestion des ressources humaines au sein d’une association!» B2.04 «!3 Principes pour une collaboration optimale…!» B2.05 «!3 Instruments pour une collaboration optimale!»! B2.06 «!Etre «!permanent!» au sein d’une Association!» B2.08 «!Engager du personnel salarié!» Monographie Collaud, M.C.!& Gerber, C.L. (1991). Pour la collaboration entre bénévoles et professionnels dans l’action sociale. Lausanne!: EESP. Dussuet, A., Flahault, E. & Loiseau, D. (2010). Bénévolat et salariat!: quelle coexistence dans les associations!? In Gallibour, E. & Raibaud, Y. (Ed.), Transitions professionnelles dans le monde associatif et l’animation (pp. 41-51). Paris!: L’Harmattan. Gottraux, M. (1989). Comités bénévoles et professionnels dans les organisations sans but lucratif. Lausanne!: EESP. Sites internet suisses et francophones www.centrepatronal.ch / www.hr-vaud.ch / www.benevolat-vaud.ch / Association1901.fr / volontariat.be / rabq.ca
Identifier les tâches et les niveaux de responsabilité (qui fait quoi) / outil : diagramme de fonctions. Définir la politique du bénévolat pour son organisation / outil : journée au vert. Créer des espaces d’échanges d’informations réguliers.
23 des participants au Rendez-Vous du bénévolat et de la vie associative 2012
• Il faut assurer un transfert de connaissances entre les bénévoles sortants et ceux arrivant • Le savoir intangible risque de se perdre • Il y a une méconnaissance du fait que les compétences existent sur le terrain • On sélectionne le bénévole selon des compétences «!métier!» • Le travail bénévole est parfois de l’ordre de l’expertise
Toute personne a des compétences à offrir. Tout l’art est de réussir à proposer la bonne activité à la bonne personne afin que celle-ci s’y sente à l’aise et utile. Les étapes essentielles à la bonne gestion des compétences sont : • en amont de l’engagement : définir les différentes activités et tâches à confier, et éventuellement, le profil de compétences requises • s’intéresser à chaque personne afin de mieux connaître ses atouts, envies, motivations et limites • adapter les exigences en fonction des capacités des personnes tout en permettant à chacun d’acquérir de nouvelles compétences • offrir des possibilités de formation • permettre à chacun en tout temps de s’exprimer et de réévaluer son engagement (rôle, activité, horaire, etc.). Lors de leur activité, régulière ou ponctuelle, les bénévoles développent des compétences qui leur seront utiles, notamment dans le monde professionnel et celui de la formation. L’attestation d’activité bénévole, par exemple selon le modèle du Dossier bénévolat, est le document clé pour la reconnaissance des compétences. Pour la question de l’acquisition de compétences, voir aussi la fiche formation.
Gestion des compétences
• Les bénévoles sont indispensables pour mener à bien de multiples tâches
Fiches techniques de Bénévolat-Vaud B1.01 «!Place et rôle des bénévoles au sein des associations!» B1.18 «!Identifier et valoriser les compétences acquises par l’expérience bénévole!» B2.03 «!Gestion des ressources humaines au sein d’une association!» Monographie Pujol, L. (2009). Management du bénévolat. Paris: Vuibert. Halba, B. (2011). Guide pratique du bénévolat. Paris: Larousse. Halba, B. (2006). Gestion du bénévolat et du volontariat. Bruxelles: de boeck Outils à télécharger depuis le site www.atouts-jeunes.ch : Catalogue de compétences TRIMA; Dossier bénévolat du mouvement scout de Suisse Youthpath Sites internet: www.atouts-jeunes.ch www.dossier-benevolat.ch www.petzi.ch (certificat d’engagement bénévole pour les lieux de musiques actuelles)
• Favoriser le transfert de compétences (mentorat) en faisant des binômes de bénévoles • Offrir un soutien ponctuel selon les besoins • Afin d’éviter la perte de savoirs, encourager les membres de comités et bénévoles à transférer leurs savoirs individuels et implicites en savoirs collectifs et explicites (méthodologies, listes, marches à suivre, etc.).