Normativa d’utilització i cessió de la Sala d’Actes Pep Montanyès de la Biblioteca Horta‐Can Mariner L’objecte d’aquest protocol és la definició del procediment, les condicions de reserva i el funcionament de la cessió d’ús de la sala d’actes de la Biblioteca Horta‐Can Mariner. La disponibilitat i els horaris de l’espai estan condicionats a la compatibilitat amb les activitats que dugui a terme el Districte d’Horta‐Guinardó i el Consorci de Biblioteques de Barcelona a través de la Biblioteca Horta‐Can Mariner en l’àmbit de llurs finalitats i dins el seu horari, sense que s’hi puguin celebrar actes que pertorbin el funcionament habitual de la Biblioteca. Característiques: Capacitat màxima de la Sala: 75 persones ‐50 cadires‐ (1,5 persones per m2). Equip d’imatge i so. (Exclusivament dins l’horari d’obertura de la Biblioteca). 1.
Condicions de funcionament i ús:
• Podran fer ús de la sala d’Actes Pep Montanyès, i del seu equipament d’imatge i so, les entitats o institucions de dret o de fet de la ciutat de Barcelona degudament reconegudes i els grups no formals de reconeguda trajectòria del districte d’Horta‐Guinardó. • La utilització de la Sala pressuposa l’acceptació de la present normativa. • L’horari habitual de la Biblioteca és el següent: Dilluns: de 16.00 a 20.30h Dimarts: de 10.00 a 14.00 i de 16.00 a 20.30h Dimecres: de 10.00 a 20.30h Dijous: de 10.00 a 14.00 i de 16.00 a 20.30h Divendres: de 16.00 a 20.30h Dissabtes (del 24 de setembre al 24 de juny): de 10.00 a 14.00h • En tots els casos caldrà deixar la Sala d’actes 15 minuts abans del tancament de l’equipament Bibliotecari. • En el cas que la petició es realitzi fora de l’horari habitual de la Biblioteca la cessió serà únicament de l’espai (no de l’equip d’imatge i/o so) i la persona responsable de l’activitat retornarà les claus d’accés el següent dia hàbil al personal de la Biblioteca. Aquesta petició de cessió de claus ha de tenir el vist‐i‐plau exprés del Districte d’Horta‐Guinardó. • Els actes que es poden dur a terme a la sala d’actes han de ser de caràcter cultural, educatiu o d’interès social. Aquests sempre tenen per objecte la cultura, la difusió de la lectura i la promoció social i comunitària, en especial del barri d’Horta. Els actes han de ser sempre de caràcter públic i d’entrada lliure i gratuïta. No es permetrà la realització d’activitats que impedeixin el bon funcionament dels serveis de la Biblioteca.
• L’entitat o institució que demani fer‐ne ús ha de fer una descripció detallada del tipus d’actes que s’hi vol celebrar. • La Biblioteca Horta‐Can Mariner, el Districte d’Horta‐Guinardó i el Consorci de Biblioteques de Barcelona no es fan responsables dels continguts ni de l’organització dels actes en els quals no estan implicats directament. No obstant, es pot impedir la celebració d’actes o activitats que atemptin contra la dignitat de les persones i els seus drets fonamentals, d’acord amb la legislació vigent. • L’espai pot ser utilitzat quan l’activitat requereixi un mínim de 25 persones i no pot sobrepassar en cap cas la capacitat màxima de la sala. • El temps de reserva de la sala ha d’incloure el temps destinat a la realització de l’activitat, el temps previ de preparació, proves de so, etc..., i el temps posterior de desmuntatge per a deixar la sala tal i com estava abans de l’activitat. • Els equips d’imatge i so de la sala han de ser –en tots els casos‐ manipulats per la persona responsable de l’espai, sense que aquest fet pertorbi l’atenció als usuaris i els serveis diaris de la Biblioteca. En cas contrari no es podrà realitzar l’activitat. • En cap cas no es pot menjar ni beure dins la sala d’actes. 2.
Procediment per a la formalització de la cessió d’ús de l’espai
• Les demandes s’atendran per ordre d’arribada i no es podrà reservar cap data amb anterioritat sense lliurar el formulari de sol∙licitud d’ús de l’espai amb tots els camps especificats degudament omplerts. • Seran prioritàries les activitats relacionades amb la finalitat específica de les biblioteques (centre d’informació, que faciliti la democratització i la difusió de la informació, la transmissió de coneixements, la formació, l’educació permanent i el lleure) i s’adapti als horaris de la Biblioteca a la qual es demana l’espai, i les peticions per part de les entitats i les institucions del barri d’Horta del Districte d’Horta‐Guinardó. • S’haurà de comptar amb la corresponent autorització prèvia de la Direcció de la Biblioteca. Per obtenir‐la caldrà adreçar‐se, per escrit, amb un mínim de 15 dies d’antelació, especificant: − − − −
Tipus d’activitat a realitzar i previsió d’assistents Data i horari –inici i finalització‐ previst Dades personals de la persona responsable de l’acte, telèfon i correu‐e Fotocòpia del DNI
• En tots els casos la decisió es comunicarà per escrit a la persona de contacte 10 dies abans de la realització de l’acte.
•
Un cop es tingui l’aprovació per escrit de la Direcció de la Biblioteca per a la celebració de l’acte, s’haurà d’abonar el preu públic corresponent i s’haurà de lliurar a la Direcció de la Biblioteca, o a la persona responsable de l’organització d’activitats, el comprovant d’ingrés com a mínim 5 dies hàbils abans de la celebració de l’activitat.
• Els preus públics a abonar i les exempcions establertes per al lloguer d’espais d’equipaments Bibliotecaris seran els vigents en cada moment i es podran consultar a la web de Biblioteques de Barcelona (www.bcn.cat/biblioteques). 3.
Serveis inclosos
La tarifa dóna dret a la celebració de l’activitat i als serveis següents: •
Consum d’energia de les instal∙lacions permanents segons el màxim permès.
•
Climatització de l’espai –calefacció o aire condicionat‐, que ha de ser prevista per l’equip de la Biblioteca segons els mecanismes habituals.
•
Neteja ordinària de la sala.
4.
Serveis no inclosos
•
Neteja extraordinària de la sala.
•
Vigilància i seguretat.
5.
Muntatge i desmuntatge
•
El muntatge de l’activitat s’ha de dur a terme segons el projecte aprovat i s’ha d’ajustar, en tot allò que no hi estigui previst, a les instruccions que s’efectuïn durant la preparació de l’acte per part de la Direcció de la Biblioteca i/o de la persona responsable de l’organització de les activitats.
•
Un cop finalitzat l’acte celebrat, l’entitat sol∙licitant es compromet i es fa responsable de retirar qualsevol element que formi part del muntatge, obligació que la persona responsable de l’entitat sol∙licitant ha de garantir amb la seva presència.
6.
Persones responsables
•
L’entitat sol∙licitant ha de nomenar una persona responsable per a dur a terme les funcions de coordinar, organitzar i actuar com a interlocutora amb la persona responsable de la Biblioteca, durant el muntatge, desmuntatge i la celebració de l’acte, i fer‐se càrrec de tots els aspectes de l’organització de l’activitat.
•
La persona responsable de l’entitat sol∙licitant és qui s’ha de fer càrrec de l’acolliment del públic i el control de la capacitat de la sala, i també del manteniment de l’ordre i el control durant la celebració de l’activitat, tenint en compte que la sala d’actes està dins d’un equipament bibliotecari.
•
La Direcció de la Biblioteca i/o la persona responsable de l’organització d’activitats, és la interlocutora amb l’entitat sol∙licitant per a tots els aspectes relacionats amb l’acte, i vetlla pel compliment de les condicions establertes per a l’ús de la Sala.
7.
Compliment de la normativa de seguretat i prevenció de riscos laborals
•
L’entitat sol∙licitant és l’única responsable que tots els treballs que es portin a terme per a l’organització, el muntatge i el desmuntatge de l’acte programat s’executin complint la normativa vigent en matèria de seguretat i prevenció de riscos laborals.
•
A aquests efectes, el Districte d’Horta‐Guinardó i el Consorci de Biblioteques de Barcelona tenen a disposició de l’entitat sol∙licitant tota la informació referent a les seves instal∙lacions que pugui necessitar per a complir l’esmentada normativa.
8.
Imatge gràfica del Districte d’Horta‐Guinardó i del Consorci de Biblioteques de Barcelona. Comunicacions públiques de la celebració de l’acte.
•
S’ha de comunicar a la Direcció de la Biblioteca la utilització de la imatge gràfica del Districte d’Horta‐Guinardó i/o del Consorci de Biblioteques de Barcelona i dels seus logotips en fulls publicitaris i de difusió i s’ha de sotmetre a l’autorització prèvia dels mateixos ens esmentats.
9.
Drets d’autoria i llicències
•
En cas que hi hagi cap manifestació artística o espectacle, l’entitat sol∙licitant ha de tenir el permís corresponent de la Societat General d’Autors o l’equivalent, i s’ha de fer càrrec dels drets d’autoria que es derivin de les representacions que s’hi duguin a terme.
•
Així mateix, per les activitats que requereixen llicència municipal o cap altre permís, l’entitat sol∙licitant es compromet a obtenir tots els permisos que calguin abans de l’ocupació de l’espai.
10. Publicitat comercial i senyalització de l’acte •
No es permet, llevat d’autorització expressa del Districte d’Horta‐Guinardó o del Consorci de Biblioteques de Barcelona, la col∙locació de publicitat comercial a l’exterior ni a l’interior del recinte de la Biblioteca Horta‐Can Mariner.
•
La senyalització de l’acte ha d’estar aprovada prèviament pel Cap de Comunicació del Districte d’Horta‐Guinardó i el cap de Comunicació i Premsa del Consorci de Biblioteques de Barcelona, i qualsevol modificació ha de ser prèviament comunicada i autoritzada per ambdues.
11. Ús dels espais •
Manteniment de les instal∙lacions. L’entitat sol∙licitant té la responsabilitat de mantenir les instal∙lacions en el mateix estat en què es trobaven abans d’utilitzar‐les. D’altra banda, també assumeix el cost de qualsevol desperfecte ocasionat a l’espai o al material que s’hagi cedit o que hi hagi dins l’espai.
•
Ús de l’espai cedit. Només resta a disposició de l’entitat sol∙licitant l’espai i els equipaments cedits i en l’horari preestablert. El Districte d’Horta‐Guinardó i el Consorci de Biblioteques de Barcelona no es faran responsables dels danys i els perjudicis que l’incompliment d’aquesta norma pot ocasionar, que són responsabilitat de l’entitat sol∙licitant.
•
Desenvolupament d’activitats A la sala només es podran dur a terme les activitats per a les quals s’ha cedit l’espai, i no s’hi pot fer cap altra activitat sense l’autorització expressa del Districte d’Horta‐Guinardó i del Consorci de Biblioteques de Barcelona.
•
Elements de seguretat i prevenció En cap cas no es pot dificultar l’accés ni es poden bloquejar, obstaculitzar o tapar les sortides d’emergència, la senyalització d’emergència, els extintors i els polsadors d’alarmes, els detectors d’incendis ni tampoc cap altre element de seguretat i prevenció. Les instal∙lacions elèctriques no es poden modificar sense autorització prèvia del Districte d’Horta‐Guinardó. L’entitat sol.licitant es fa responsable dels objectes dipositats, així com de la seva conservació i vigilància. La Biblioteca no es farà càrrec de possibles desperfectes, robatoris o pèrdues. Els organitzadors de l’acte es fan responsables de la elaboració del seu pla d’emergència i evacuació en cas d’incident per tal d’assegurar la vida de les persones i la reducció de danys materials.
•
Ornamentació La col∙locació de qualsevol element d’ornamentació s’ha de sol∙licitar amb el temps suficient a la Direcció de la Biblioteca. No es poden clavar, penjar ni enganxar elements d’ornamentació a les parets, al sostre ni al terra de la sala.
•
Respecte al veïnat i volum sonor. EL Districte d’Horta‐Guinardó i el Consorci de Biblioteques de Barcelona poden suspendre l’acte si se supera el volum de decibels permès en les ordenances municipals, o si es causen molèsties evidents al veïnat.
•
Prohibicions A la sala no està permès: − Emmagatzemar objectes o matèries susceptibles de produir qualsevol tipus de combustió o explosió, − Accedir a la sala amb animals, excepte els gossos pigall, − Accedir a la sala amb menjar i begudes, − Clavar, penjar o adossar materials en cap dels espais de la Biblioteca, sense l’autorització expressa del Districte d’Horta‐Guinardó i del Consorci de Biblioteques de Barcelona, − Fumar en tot l’equipament en aplicació de la Llei 28/2005.
•
Extintors d’incendi En activitats amb un especial risc, l’entitat sol∙licitant ha d’aportar el nombre d’extintors d’incendi suficients per a complementar els existents a l’espai, segons la normativa vigent.
•
Material abandonat Tot el material que no s’hagi retirat abans de les 08:00 hores de l’endemà de la celebració de l’acte o al del desmuntatge es considerarà abandonat. L’entitat sol∙licitant s’haurà de fer càrrec de les despeses que pot comportar la seva retirada.
•
Responsabilitat del servei de retirada de residus Les empreses muntadores han de responsabilitzar‐se del servei de retirada de residus per a cadascun dels actes, bé efectuant‐la directament, bé contractant‐ne la retirada amb els Serveis de Neteja Urbana de l’Ajuntament de Barcelona, una setmana abans de la data del servei.
12. Darrer En cas de conducta incívica o de transgressió manifesta de la present normativa per part dels sol∙licitants, responsables o assistents, es podran suspendre els actes organitzats, sense que això pugui motivar cap reclamació per part de l’entitat sol∙licitant. Arribat aquest cas, i a partir d’aquest moment, no s’atendran futures demandes generades pels mateixos organitzadors. Qualsevol qüestió particular no prevista en aquest protocol es resol d’acord amb el criteri del Districte d’Horta‐Guinardó i el Consorci de Biblioteques de Barcelona. Barcelona, febrer 2013